智能化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：智能化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；智能化管理；發(fā)展趨勢(shì)

中圖分類號(hào)：F49文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2013）08-0164-01

1計(jì)算機(jī)時(shí)代下的智能化管理

隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎(chǔ)，如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲(chǔ)等一系列的應(yīng)用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上信息咨詢平臺(tái)等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)制度的保障下，如檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)等被嚴(yán)格規(guī)定下來，這為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數(shù)據(jù)庫中信息資源的建立。

從檔案管理自身發(fā)展來看，其一，隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理的數(shù)量、種類不斷增加，其形式不斷發(fā)生變化，如現(xiàn)代的電子檔案、數(shù)字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來的檔案管理方式的改變；在人類知識(shí)化的今天，檔案容量不斷增加，其內(nèi)部信息量的增加，必定要求具備高儲(chǔ)存、高輸出性能的技術(shù)為保證，而要實(shí)現(xiàn)對(duì)新形式、新內(nèi)容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識(shí)容量提升，對(duì)知識(shí)的要求量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了開放性的平臺(tái)，這就利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。其二，現(xiàn)存檔案自然老化、人為損失的現(xiàn)象嚴(yán)重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護(hù)檔案原件、延長檔案壽命，同時(shí)可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)于損失文件采用數(shù)字拷貝等方式進(jìn)行復(fù)原處理，這對(duì)保護(hù)原檔案起到了積極作用。

2檔案管理智能化發(fā)展趨勢(shì)

2.1智能化存儲(chǔ)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲(chǔ)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身最重要的智能特征，其改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫形式，依靠智能系統(tǒng)運(yùn)行智能存儲(chǔ)管理軟件，來支持多種文件和操作系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)資源的虛擬化。計(jì)算機(jī)智能化存儲(chǔ)其最重要的特征就是信息容量性，在現(xiàn)代檔案信息大容量的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)以數(shù)字化、程序化的存儲(chǔ)方式，縮小信息空間，以數(shù)據(jù)庫、內(nèi)存等形式，將信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這就提升了信息的存儲(chǔ)空間。其二，提升存儲(chǔ)設(shè)備之間的信息聯(lián)系，并有效實(shí)現(xiàn)備份、容錯(cuò)、改錯(cuò)、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值。

2.2智能化檢索

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，文獻(xiàn)檢索的智能化特征越來越明顯。在現(xiàn)代檔案管理中，答案存在的形式越來也多，既有文字、數(shù)字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲(chǔ)信息，也有異地存儲(chǔ)信息，而要獲得相關(guān)性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的享用，而在智能化管理?xiàng)l件下，計(jì)算機(jī)將檔案信息進(jìn)行歸類后進(jìn)行整體性存儲(chǔ)，在檢索過程中，以文獻(xiàn)、檢索詞等信息為基礎(chǔ)，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行分類排列，這就提升了文獻(xiàn)檢索的準(zhǔn)確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關(guān)文獻(xiàn)，而且各類文獻(xiàn)也以“期刊”、“碩士文獻(xiàn)”、“博士文獻(xiàn)”等方式進(jìn)行分類，突出了文獻(xiàn)的重要性和性能，進(jìn)而提升了文獻(xiàn)選用率。

2.3智能化應(yīng)用

檔案管理智能化將檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們?cè)谶M(jìn)行檔案采用時(shí)，以網(wǎng)址、程序的形式進(jìn)行搜索，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)提供的大規(guī)模空間，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源共同利用價(jià)值，進(jìn)而以檔案使用的反作用，實(shí)現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當(dāng)然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價(jià)值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強(qiáng)兩者之間的了解度與合作度，可以進(jìn)行商情預(yù)測(cè)，提升企業(yè)市場預(yù)測(cè)力，可以進(jìn)行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價(jià)值。

3提升檔案管理職能化的措施

3.1完善管理機(jī)制

各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段以及運(yùn)行程序之間的聯(lián)系，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理中，一定要將其進(jìn)行統(tǒng)一化規(guī)定，從而提升數(shù)據(jù)庫的完整性和安全性；制定統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)，管理標(biāo)準(zhǔn)的完整性與一致性是衡量管理的重要指標(biāo)，這就要求進(jìn)行規(guī)范性的制度約束，強(qiáng)調(diào)各個(gè)管理部門與管理信息的鏈接性，以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通無阻。

3.2鞏固保障因素

在進(jìn)行硬軟件建設(shè)中，要加強(qiáng)專業(yè)數(shù)字化設(shè)備的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)配備的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的型號(hào)統(tǒng)一、購置統(tǒng)一、內(nèi)部系統(tǒng)統(tǒng)一；充分利用設(shè)備功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)化、編制、檢索、存儲(chǔ)、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。

3.3提升人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，面向檔案管理的基本技能與計(jì)算機(jī)技能，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保障管理工作的信息安全性和工作的科學(xué)性；注重基礎(chǔ)性工作管理，加強(qiáng)收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)性，保證檔案管理質(zhì)量化；加強(qiáng)素質(zhì)教育與培訓(xùn)，促使工作人員樹立良好的崗位意識(shí)、職責(zé)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理智能化的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王秋霞，徐忠勇.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則研究[J].檔案學(xué)研究，2011，（02）.

[2]鄒吉輝.論檔案信息檢索智能化趨勢(shì)[J].浙江檔案，2010，（04）.

第2篇：智能化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：國土資源；電子檔案；管理；智能化

中圖分類號(hào)：F301.2；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年來，電子信息技術(shù)的發(fā)展為人類的生活帶來了極大方便，豐富了人們的商務(wù)活動(dòng)。目前，利用網(wǎng)絡(luò)開展交易已經(jīng)成為人們購物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產(chǎn)生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來了極大不便，采用現(xiàn)代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢(shì)。

1 電子檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質(zhì)的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復(fù)雜性和集成性的特點(diǎn)。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中，并且電子檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進(jìn)行電子交易時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數(shù)量多，虛擬性強(qiáng)，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復(fù)雜性，電子商務(wù)檔案通過數(shù)字信息直接存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)上，人們無法用肉眼識(shí)別文件信息，只能借助于計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行閱讀和記錄。同時(shí)，存儲(chǔ)在介質(zhì)上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。最后，相對(duì)于單一的紙質(zhì)檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復(fù)雜的電子信息可以存儲(chǔ)在同一份存儲(chǔ)介質(zhì)上。因此，在管理電子商務(wù)檔案時(shí)，要針對(duì)其檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理的管理。目前，隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。

2 國土資源電子檔案管理智能化趨勢(shì)

2.1 電子檔案信息存儲(chǔ)的智能化

電子檔案的存儲(chǔ)和查詢以及改寫都需要依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲(chǔ)主要是通過計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備之中。智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，通常能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)資源的透明式管理和訪問，同時(shí)還要能夠完成存儲(chǔ)資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級(jí)存儲(chǔ)管理，存儲(chǔ)安全控制和存儲(chǔ)設(shè)備安全預(yù)警等一系列功能。在未來，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)可以集存儲(chǔ)與管理與一體，能夠保證存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)能夠被應(yīng)用系統(tǒng)安全訪問，并確保數(shù)據(jù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)可以迅速恢復(fù)。對(duì)電子檔案而言，電子檔案信息存儲(chǔ)智能化可以有效提高存儲(chǔ)系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)行故障，及時(shí)保護(hù)數(shù)據(jù)不受損壞。總之，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)功能，將會(huì)提高整個(gè)電子檔案的管理。

2.2 國土資源電子檔案信息檢索的智能化

電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務(wù)信息存儲(chǔ)智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務(wù)信息智能存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，以文獻(xiàn)和檢索詞的相關(guān)度為基礎(chǔ)，按照相關(guān)度進(jìn)行匹配排序，在結(jié)果排序的同時(shí)考慮相關(guān)性和重要性，使相關(guān)性分析更為準(zhǔn)確，更能將與用戶愿望最相關(guān)的文獻(xiàn)排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子商務(wù)檔案智能化信息檢索將會(huì)更加人性化，利用人工智能開展電子檔案信息檢索會(huì)提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。

2.3 國土資源電子檔案應(yīng)用的智能化

電子檔案的智能化存儲(chǔ)和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M(jìn)行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲(chǔ)和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數(shù)據(jù)分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關(guān)資源進(jìn)行整合，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)的營銷策劃提供數(shù)據(jù)支持。其次，在進(jìn)行企業(yè)客戶資源管理同時(shí)，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，通過智能化的客戶管理系統(tǒng)來加強(qiáng)對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數(shù)據(jù)分析和資料查詢將會(huì)大大節(jié)省國土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 張冬青.電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)[J].檔案學(xué)研究，2011（6）.

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[3] 陳一紅.電子商務(wù)檔案管理面臨的問題及其對(duì)策[J].檔案，2011（6）.

[4] 沈江勝.關(guān)于電子商務(wù)檔案管理的兩個(gè)問題[J].黑龍江史志，2012（12）.

第3篇：智能化檔案管理范文

城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是建設(shè)行政主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富。城建檔案在進(jìn)行社會(huì)管理、提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。新時(shí)期城建檔案管理工作要做到“為事業(yè)而為”，“有為才有位”，才能充分展示城建檔案管理工作在公共事務(wù)管理中的位置和作用。

堅(jiān)持“依法治檔”

城建檔案管理工作只有在法律法規(guī)保證下才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等國家層面的法律法規(guī)以及各省市出臺(tái)相關(guān)的政策法規(guī)，為我們做好城建檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的法律支撐。在實(shí)際工作中，一是要加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳，使建設(shè)、施工、監(jiān)理部門明了向城建檔案管理機(jī)構(gòu)按質(zhì)按量及時(shí)移交城建檔案是應(yīng)盡的法定義務(wù)，改變建設(shè)單位“一重、一輕”（即重視抓工程項(xiàng)目的建設(shè)，輕城建檔案歸檔報(bào)送）的現(xiàn)象。二是要推行檔案管理從業(yè)人員資格培訓(xùn)考試、資質(zhì)認(rèn)證制度，不斷提高基礎(chǔ)檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，糾正建設(shè)單位對(duì)檔案人員安排的隨意性，確保從業(yè)人員相對(duì)穩(wěn)定。三是積極推進(jìn)城建檔案的執(zhí)法檢查。城建檔案執(zhí)法工作不僅是貫徹執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)的有效手段，而且是城建檔案行政管理部門依法行政的重要形式，同時(shí)又是促進(jìn)各單位依法管檔、確保檔案安全與完整，為國家積累檔案信息資源，提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)、因此，各單位要充分認(rèn)識(shí)城建檔案執(zhí)法工作的重要性，把城建檔案執(zhí)法工作落到實(shí)處，常抓不懈。

明確“身份”，確定性質(zhì)

城建檔案館是各級(jí)建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門所屬的事業(yè)單位。2000年我館經(jīng)市人民政府批準(zhǔn)成立“天津市城建檔案管理處”，與城建檔案館合署辦公，實(shí)行“兩塊牌子，一套人馬”。從形式上賦予了城建檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)以管理職能，履行市政府管理城建檔案工作專門機(jī)構(gòu)的職能，但由于“身份”問題，其行政管理職能在實(shí)際工作中難以得到很好的體現(xiàn)。當(dāng)前國家正在啟動(dòng)新一輪的事業(yè)單位分類改革，其中具有行政管理職能的事業(yè)單位可按“參公”管理，城建檔案館雖歸口城市建設(shè)、規(guī)劃行政部門管理，但并不是一個(gè)部門的檔案館，而是國家專業(yè)館。城建檔案工作是面向全市的，城建檔案不僅產(chǎn)生于某一個(gè)系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專業(yè)領(lǐng)域，這就使得城建檔案的范圍極為廣泛。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)內(nèi)容有政治、經(jīng)濟(jì)、軍事文化，有物質(zhì)文明建設(shè)，還有精神文明建設(shè)等，而且這些內(nèi)容都是互相關(guān)聯(lián)的，城市建設(shè)各方面的問題關(guān)系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問題反過來又影響到城市建設(shè)的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點(diǎn)，決定了城市建設(shè)具有內(nèi)容龐雜，廣泛性強(qiáng)的特點(diǎn)，管理的是城市規(guī)劃、建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、地下管線等重要工程檔案，如果沒有其賦予城建檔案行政管理職能，必然會(huì)影響到城建檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在這一輪事業(yè)單位分類改革中，國家層面，省市層面建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門應(yīng)積極主動(dòng)向各級(jí)編制部門反映城建檔案館的工作職能，力爭納入“參公”管理。這樣，一是有利于職工隊(duì)伍的穩(wěn)定，解決職工的后顧之憂，二是有利于吸引人才，三是解決了單位的經(jīng)費(fèi)列支渠道，四是有利于有效實(shí)施行政管理職能。

充分發(fā)揮城建檔案信息資源作用

城建檔案作為社會(huì)共享的信息資源，是社會(huì)發(fā)展和城市建設(shè)過程中不可缺少的寶貴資源，城建檔案工作不僅是收集管理，關(guān)鍵在于利用，把“死檔”變成“活檔”，更好地發(fā)揮城建檔案信息服務(wù)城市建設(shè)發(fā)展，服務(wù)于政府決策，服務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目，服務(wù)廣大人民，這樣才能不斷提升城建檔案管理工作在社會(huì)公共管理的地位。

要充分利用行政措施和法律法規(guī)手段加大接收力度，由于城建檔案產(chǎn)生于不同的行業(yè)各部門，特別是地下管線檔案，涉及單位多，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，資料保管各自為政，很難形成共享的社會(huì)資源。僅憑城建檔案館工作人員為建設(shè)單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)來取得建設(shè)單位理解和支持是不夠的，要輔以相應(yīng)的措施配套，把工程建檔服務(wù)放在首位，采用提前介入，現(xiàn)場指導(dǎo)，跟蹤管理等多種方式，從工程建設(shè)的源頭抓起，做到工程建檔與工程開工同步，檔案整編與工程進(jìn)展同步，檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步，使建檔的指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督貫穿于工程建設(shè)的全過程，才能扭轉(zhuǎn)城建檔案接收難的局面，確保城建檔案最大限度地接收進(jìn)館。同時(shí)，廣泛征集、收集具有保存價(jià)值和地方特色的檔案資料進(jìn)館，不斷豐富優(yōu)化館藏，提高其利用價(jià)值。

1、合理制定歸檔范圍，精簡接收內(nèi)容

全國的城建檔案館在開展城建檔案特別是工程檔案管理工作時(shí)，都根據(jù)本地實(shí)際情況制定了進(jìn)館范圍和歸檔內(nèi)容，作為工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)部2002年頒發(fā)的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》也對(duì)建設(shè)工程的歸檔內(nèi)容作出詳細(xì)的規(guī)定，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件六個(gè)部分共計(jì)200多項(xiàng)，信息量巨大。但是通過工作實(shí)踐證明了一點(diǎn)，有些歸檔文件中包含的信息大量重復(fù)，比如，天津城建檔案館接收的工程檔案里，大多數(shù)工程準(zhǔn)備階段文件和規(guī)劃審批管理檔案中的文件重復(fù)；通過對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)對(duì)比分析，相當(dāng)數(shù)量的施工文件，比如混凝土抗壓強(qiáng)度實(shí)驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件的利用率幾乎為零。這其中很大的原因是重復(fù)歸檔，多套保管。另外，施工文件里包含的各類信息的結(jié)果在監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等文件和竣工圖中有所反映，產(chǎn)生了信息交叉。

針對(duì)這些情況，我們認(rèn)為：隨著城鄉(xiāng)建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案工作者們有必要重新審視和制定新的建設(shè)工程進(jìn)館范圍和建設(shè)工程文件的歸檔內(nèi)容，提高工程進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)，大量減少接收進(jìn)館工程的數(shù)量；精簡建設(shè)工程文件的歸檔內(nèi)容，減少接收檔案的數(shù)量。雙管齊下，并且形成一個(gè)長效機(jī)制，長期堅(jiān)持下來，就有助于改變庫房容量緊張的局面和現(xiàn)象，讓城建檔案館成為真正意義上的永久保管城建檔案的基地。

2、檔案接收工作與利用工作接軌

豐富館藏是利用工作的基礎(chǔ)，而檔案的接收是豐富和優(yōu)化館藏的唯一途徑。所以要注重強(qiáng)化檔案接收，抓住重點(diǎn)，超前控制，圍繞館藏檔案的利用熱點(diǎn)來指導(dǎo)和進(jìn)行檔案接收工作，才能逐步完善館藏檔案的結(jié)構(gòu)。城建檔案館作為一個(gè)地方檔案事業(yè)的重要組成部分，其歷史使命在于服務(wù)這個(gè)地區(qū)、這座城市，通過服務(wù)來發(fā)展、壯大自身，所以其發(fā)展動(dòng)力也來源該地區(qū)、該城市。為此，要優(yōu)化館藏,就必須面對(duì)和置身于能豐富自身的這座城市,吸收其能全面、生動(dòng)反映地方現(xiàn)代化城市建設(shè)的各種信息資源。因此，為了更好地服務(wù)社會(huì)進(jìn)步和城市發(fā)展，城建檔案館在摸清自身家底的同時(shí)，必須著手制定接收規(guī)劃，強(qiáng)化接收工作，抓住館藏檔案的服務(wù)熱點(diǎn)來制定接收城建檔案的重點(diǎn)，并確定超前控制的工作思路，嚴(yán)格把好進(jìn)館關(guān)。

3、加快城建檔案信息化建設(shè)市利用手段

城市建設(shè)的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊傳播技術(shù)以及多媒體技術(shù)的互相滲透和融合，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可能。城建檔案只有通過這一現(xiàn)代化手段，促進(jìn)城建檔案資源的開發(fā)利用、保存和傳遞，使社會(huì)更廣泛的了解城建檔案，更方便的使用城建檔案，更加深刻認(rèn)識(shí)城建檔案的作用，使城建檔案工作從“默默無聞”中走出來，使城建檔案信息從“靜態(tài)”、“封閉半封閉”的狀態(tài)下“動(dòng)”起來，我們的工作只有在社會(huì)上有了知名度，才能有地位、有價(jià)值。

第4篇：智能化檔案管理范文

關(guān)鍵詞:檔案管理;技術(shù);文件

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1009-0118(2012)09-0248-01

一、摩爾定律下的硬件發(fā)展

摩爾定律,是由因特爾創(chuàng)始人之一的戈登摩爾提出來的。其內(nèi)容為:當(dāng)價(jià)格不變時(shí),集成電路上可容納的晶體管數(shù)量,約每隔18個(gè)月就增加一倍,性能也將提升一倍。換言之,每一美元所能買到的電腦性能,每隔18個(gè)月就要翻兩倍以上。這一定律雖然沒有那么精確,但是卻深刻地揭示了現(xiàn)今電子科技發(fā)展的驚人速度。作為全球最大的處理器研發(fā)廠商,因特爾在2012年了22納米的處理器,使得計(jì)算機(jī)的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研發(fā)只是硬件的一個(gè)標(biāo)志,實(shí)際上目前的硬盤技術(shù)、顯卡技術(shù)等都得以了長足的進(jìn)步。

在現(xiàn)代化的檔案管理工作中,從文件生命初始產(chǎn)生,到文件歸檔和檔案的保存和利用,都難以離開計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)。因此我們必須充分重視硬件發(fā)展給檔案管理事業(yè)帶來的便利和進(jìn)步。但是面對(duì)市場上龐大的軟硬件供應(yīng)商,很多單位的采購人員都無從選擇。在此有必要討論一下在檔案管理現(xiàn)代化中對(duì)硬件采購的要求:

(一)前瞻性。在摩爾定律之下,計(jì)算機(jī)硬件發(fā)展迅速,而我們?cè)谑褂弥幸膊豢赡芙?jīng)常性更換機(jī)器,因此在采購硬件時(shí)必須要有前瞻性,以滿足在未來時(shí)期的硬件需求,但同時(shí)也必須注重成本的控制,這樣就要求我們購買的是性價(jià)比較高的產(chǎn)品。

(二)適用性。每一個(gè)不同級(jí)別的檔案館、企事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu),規(guī)模與功能都各不相同,對(duì)配套軟硬件的需求也就各不相同。其在采購軟硬件時(shí)要考慮到自身的情況而進(jìn)行定奪,適用于自身即可,以避免出現(xiàn)性能浪費(fèi)和性能緊張的情況。

(三)穩(wěn)定性。在采購系統(tǒng)時(shí)還要考慮到系統(tǒng)平臺(tái)之間的兼容性,這些都影響了整套檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。新上市的系統(tǒng)往往會(huì)有BUG或者兼容問題,我們?cè)诠芾砉ぷ髦?要盡量避免出現(xiàn)問題,所以要從源頭上就考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

(四)易用性。我們的檔案管理工作人員雖然大多具有很高的專業(yè)素養(yǎng),但是并不都是計(jì)算機(jī)專業(yè)型人才,在采購系統(tǒng)時(shí)要考慮到系統(tǒng)對(duì)于大部分人都易用,這一點(diǎn)很重要,否則后期的維護(hù)和使用將遇到很大的困難。

二、檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化趨勢(shì)

(一)檔案管理的數(shù)字化。目前檔案管理的數(shù)字化可以分為兩部分,一部分是其原始形態(tài)為非數(shù)字化,我們要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換;另一部分就是其從產(chǎn)生伊始就依托于計(jì)算機(jī)平臺(tái),直接以數(shù)字形式記錄在案的。由于紙質(zhì)文檔在查閱和保存方面具有很多局限性,我們對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。隨著計(jì)算機(jī)的普及,對(duì)檔案的管理已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,這也是現(xiàn)代化檔案管理的首要特征。數(shù)字檔案管理具有易保存、易查詢、容量大等優(yōu)點(diǎn),是傳統(tǒng)檔案管理的重要進(jìn)步。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化技術(shù)的核心構(gòu)成,隨著其普及,目前我國各個(gè)檔案管理部門都能實(shí)現(xiàn)基本的數(shù)字化。

(二)檔案管理的自動(dòng)化。在文檔生命周期的三個(gè)階段,可以由三個(gè)不同的信息管理系統(tǒng)完成其該階段的任務(wù),從而實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化過程。在電子辦公環(huán)境(OA)下,可以將檔案管理模塊化,為每一個(gè)模塊設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)。如在檔案產(chǎn)生初期,即文件階段,應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng),在文件的初始就對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)記錄保存,每一個(gè)模塊無縫鏈接,自動(dòng)記錄文檔的全部生命周期。在完成記錄后,還要自動(dòng)生成目錄索引,以方便后期的查找,這是檔案管理自動(dòng)化的理想模型。例如上海通用汽車有限公司,在08年就完成了檔案信息自動(dòng)化管理,躋身中國信息化500強(qiáng)之列。

(三)檔案管理的智能化。數(shù)字檔案具有虛擬性、復(fù)雜性、繼承性等特征,所謂智能化就是在數(shù)字檔案管理過程中,利用計(jì)算機(jī)軟硬件的配套系統(tǒng),對(duì)檔案對(duì)象進(jìn)行可以代替某些人工服務(wù)的智能化存儲(chǔ)、歸類、分析等業(yè)務(wù)。從計(jì)算機(jī)硬件要求來看,智能化需求高兼容性的設(shè)備端口,以便與各類輸出輸入設(shè)備連接;其次還需要高擴(kuò)展性的硬件平臺(tái),以適應(yīng)智能化處理設(shè)備的添加;然后還要有很強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸能力和存儲(chǔ)能力。從計(jì)算機(jī)軟件要求來看,貫穿于數(shù)字文件的生命周期,可以分為智能化的存儲(chǔ)、訪問、檢索、數(shù)據(jù)分析、安全保護(hù)等幾個(gè)模塊。智能化的數(shù)字檔案管理將節(jié)約大量人力物力,同時(shí)有效地提高辦公效率。

三、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的要求

在21世紀(jì)的今天,我們處在一個(gè)科技迅速發(fā)展的新時(shí)期,我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)要充分應(yīng)用科技給我們帶來的便利與進(jìn)步,這是一個(gè)思想觀念上的轉(zhuǎn)變。這一轉(zhuǎn)變,意味著檔案管理的工作人員要接受先進(jìn)技術(shù)與思想,學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。同時(shí)還要結(jié)合我國國情,堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀,要有為我國檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化奉獻(xiàn)的精神,投入到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的大潮中。

另一點(diǎn),檔案管理還有研發(fā)和更新設(shè)備,學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn),熟悉檔案管理的硬件平臺(tái)和軟件系統(tǒng),熟練掌握數(shù)字化檔案管理的每一個(gè)程序,能夠?yàn)槠渌块T的工作提供良好穩(wěn)定的支持,實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的最大價(jià)值。

除此之外,還要進(jìn)行定期的集中培訓(xùn)學(xué)習(xí),并且與先進(jìn)的檔案管理部門要有溝通交流。

社會(huì)愈向前發(fā)展,所產(chǎn)生的檔案資料就會(huì)無限增多,但如果我們能以現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,相信定能化繁為簡,使我國檔案管理事業(yè)向前邁進(jìn)一大步。

參考文獻(xiàn):

[1]高曉玲.談如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2011,(11).

[2]黃玉明.電子文件管理建設(shè)的需求分析[J].中國檔案,2011,(2).

[3]閻淼.淺談檔案管理電子化[J].科學(xué)之友,2011,(9).

第5篇：智能化檔案管理范文

【摘要】檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理，如何對(duì)信息資源進(jìn)行合理的管理受到越來越多企事業(yè)單位的重視，智慧檔案管理就是在信息化的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，并且成為新的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞 檔案管理；智慧；信息化

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢(shì)。

一、新技術(shù)發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性

數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的很多問題，比如存儲(chǔ)的數(shù)量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數(shù)字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數(shù)字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實(shí)現(xiàn)真正的革命，只是依托信息化實(shí)現(xiàn)了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實(shí)體上有革命性的進(jìn)展。在技術(shù)上，數(shù)字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達(dá)到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對(duì)檔案開展業(yè)務(wù)工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進(jìn)行檔案的管理。在資源上，數(shù)字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎(chǔ)的限制。它的核心資源是數(shù)字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。

解決這個(gè)問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術(shù)。檔案部門在鞏固數(shù)字檔案館的同時(shí)，還需要提升它的建設(shè)成果。采用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，建立智慧檔案館，并探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。將檔案信息化建設(shè)推向新階段。

二、智慧檔案的服務(wù)方向

智慧檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建的一個(gè)智能模塊，這個(gè)模塊可以實(shí)現(xiàn)管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動(dòng)感知和處置檔案信息能力的功能，是一個(gè)提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)都聯(lián)通起來，并時(shí)時(shí)采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動(dòng)態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對(duì)的智能化，并能隨時(shí)對(duì)檔案的資源進(jìn)行反饋，對(duì)客戶實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)。

這里能最大化地發(fā)掘數(shù)字檔案的資源和傳播優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字檔案館信息化的基礎(chǔ)上，運(yùn)用更發(fā)達(dá)的通信技術(shù)和科技手段，對(duì)檔案的資源進(jìn)行分析整合，并感知?jiǎng)討B(tài)的檔案信息。在對(duì)檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候，對(duì)用戶的需求做出智能響應(yīng)和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎(chǔ)條件。

三、智慧檔案管理的特點(diǎn)

智慧檔案館的智能化，不僅要在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強(qiáng)的檔案室，建立更先進(jìn)的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個(gè)綜合處理平臺(tái)就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎(chǔ)。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個(gè)媒體和網(wǎng)站的信息都可以成為智能檔案館的信息構(gòu)成。智慧檔案館的資源多元化，還體現(xiàn)在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時(shí)需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預(yù)測(cè)能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進(jìn)行自動(dòng)化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯(lián)網(wǎng)和檔案實(shí)體聯(lián)系起來的同時(shí)，也需要對(duì)檔案內(nèi)容和檔案管理信息進(jìn)行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的感知、檔案內(nèi)容信息的感知、檔案管理信息的感知。對(duì)檔案內(nèi)容的感知，通過識(shí)別數(shù)據(jù)，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內(nèi)容信息。對(duì)檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測(cè)和評(píng)價(jià)檔案的管理狀態(tài)。

（三）綜合處置能力更強(qiáng)。智慧檔案的管理先進(jìn)之處在于它具有完善的處理應(yīng)對(duì)和反饋機(jī)制。將檔案信息的需求特征通過解析和識(shí)別，對(duì)應(yīng)相應(yīng)的管理策略，利用管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)感知到的檔案信息進(jìn)行評(píng)價(jià)，進(jìn)一步獲得對(duì)檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機(jī)制和查全率。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)工作需求的應(yīng)對(duì)與處置，在檔案實(shí)體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設(shè)智慧檔案館是一個(gè)長期的過程，更是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。在技術(shù)方面，管理方面的軟件方面都會(huì)遇到諸多問題。技術(shù)的發(fā)展和推進(jìn)，讓智慧檔案館的建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻(xiàn)：

[1] 許德斌. 智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

[2] 方雪. 智慧城市背景下的檔案信息化[J]. 管理觀察,2014（13）:51-52.

第6篇：智能化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】電子信息 工程建設(shè) 特點(diǎn)

1 前言

信息技術(shù)的應(yīng)用主要包括有計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、通訊等技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種電子商品以及技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在人們的生活、工作中，尤其是在工程建設(shè)方面，電子信息應(yīng)用在工程建設(shè)中，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著非常重要的作用和意義。然而，電子信息作為一項(xiàng)長期的工程，其在發(fā)展過程中，對(duì)技術(shù)的要求非常高，需要的資金較多，操作的系統(tǒng)較為復(fù)雜等，所以，在實(shí)際操作過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)該建立科學(xué)的操作系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化的工程建設(shè)。

2 電子信息在工程檔案管理中的作用及其特點(diǎn)

檔案管理在工程建設(shè)中是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，具有獨(dú)特的、不可或缺的地位，而電子信息能夠作用于檔案管理中涉及的設(shè)計(jì)圖紙、工程文字?jǐn)⑹龅戎匾馁Y料，對(duì)工程的建設(shè)起著推動(dòng)作用。所以，在實(shí)際操作過程中，加強(qiáng)對(duì)電子信息管理，是提升工程建筑企業(yè)市場競爭力度的核心內(nèi)容。電子信息在檔案管理中主要是指電子文件、電子圖表以及電子圖書等，與常規(guī)的檔案管理相比，電子信息檔案管理的特點(diǎn)有以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（1）電子信息在計(jì)算機(jī)設(shè)備中才能夠使用，所以，電子信息的儲(chǔ)備是一個(gè)全方位、數(shù)字化的管理模式，其通過計(jì)算機(jī)的相關(guān)處理，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)中信息資源的共享。

（2）電子信息在工程建設(shè)中，不受時(shí)間、空間的限制，為人們提供便利的使用條件。

（3）在使用過程中，人們能夠依據(jù)自己的需求對(duì)電子信息進(jìn)行調(diào)整，其在使用的過程中隨意性較強(qiáng)，通過電腦獲取信息更加便捷、快速，為人們節(jié)省更多的時(shí)間。

（4）電子信息在使用的過程中，具有智能化、集約性等特征，電腦為信息的儲(chǔ)存以及使用提供智能化操作的平臺(tái)，電子信息的智能化是建立在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上。智能化操作是電腦技術(shù)發(fā)展的不然趨勢(shì)，電子信息在使用過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)施工現(xiàn)場的真實(shí)模擬，使信息化處理更加科學(xué)、合理。

3 加強(qiáng)電子信息管理的有效措施

在工程建設(shè)的過程中，電子信息管理是非常重要且不可或缺的一部分。所以在實(shí)際操作中，應(yīng)該及時(shí)儲(chǔ)備好相關(guān)信息、合理使用以及科學(xué)處理等，為工程建設(shè)的順利進(jìn)行提供有力的保障[1]。

3.1 加強(qiáng)電子信息的存儲(chǔ)

移動(dòng)硬盤以及U盤是人們儲(chǔ)存電子信息常用的工具，其在使用的過程中具有便于攜帶、移動(dòng)等特點(diǎn)，適宜長期儲(chǔ)存，且不受外界環(huán)境（空氣、水、霧霾等）影響。但是，電子信息在工程建設(shè)中使用的時(shí)間還處于起步階段，經(jīng)驗(yàn)不足，所以，在使用過程中，相關(guān)人員應(yīng)該考慮如何做好電子信息存儲(chǔ)工作是非常必要的，對(duì)其進(jìn)行復(fù)制、粘貼、云存儲(chǔ)等，能夠有效的預(yù)防信息的丟失，為電子信息的儲(chǔ)存提供便利的條件。

3.2 健全電子信息管理體系

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，工程檔案管理模式不斷由直線發(fā)展成為平面結(jié)構(gòu)，而電子信息的出現(xiàn)，使工程建設(shè)中的檔案管理模式豐富多彩[2]。所以，在實(shí)際操作中，單一的平面管理模式已經(jīng)不能滿足人們的需求，人們應(yīng)該不斷建立健全的電子信息管理體系，實(shí)現(xiàn)工程信息的有效、科學(xué)管理。

3.3 合理規(guī)劃電子信息歸檔

電子信息在歸檔儲(chǔ)存的過程中發(fā)揮著非常重要的作用，相關(guān)人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到電子信息管理的內(nèi)容以及必要性，對(duì)電子信息進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該專業(yè)化的對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存和分類，確保電子信息的原始性，保證其正確、可靠性。

3.4 加強(qiáng)電子信息智能化管理

實(shí)現(xiàn)電子信息智能化管理是確保信息準(zhǔn)確的有效途徑，在工程建設(shè)過程中，電子信息智能化主要體現(xiàn)在信息的開發(fā)利用，結(jié)合施工現(xiàn)場的實(shí)際情況，不斷吸收科學(xué)的管理措施，完善電子信息運(yùn)行體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子信息管理的智能化，推進(jìn)工程建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

4 電子信息在工程建設(shè)中的發(fā)展前景

電子信息在工程建設(shè)中具有快捷、方便、容量大等優(yōu)勢(shì)，所以成為工程建設(shè)中非常重要的環(huán)節(jié)。電子信息的不斷發(fā)展，推動(dòng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的前進(jìn)，使國家的電子信息不斷面向全球的方向進(jìn)軍，電子信息的規(guī)?；约熬W(wǎng)絡(luò)普及化，決定著工程建設(shè)的發(fā)展前景。同時(shí)，電子信息還具有國際化的優(yōu)勢(shì)，被廣泛的應(yīng)用在各大工程建設(shè)中，并推其向國際化發(fā)展，使其成為電子行業(yè)發(fā)展的龍頭。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的信息時(shí)代成為電子信息發(fā)展的必然模式，進(jìn)一步推進(jìn)信息化向工程建設(shè)中發(fā)展，推動(dòng)工程建設(shè)的發(fā)展步伐，加快工程建設(shè)的進(jìn)度，提高工程建設(shè)的效率，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

5 結(jié)束語

電子信息在工程建設(shè)中主要的作用對(duì)于工程的檔案管理，是工程建設(shè)中的核心內(nèi)容，不可缺少。在工程建設(shè)中為人們提供有利條件的同時(shí)，其存在的問題也不斷凸顯，影響著電子信息在工程建設(shè)中作用的正常發(fā)揮。所以，在實(shí)際生活中，應(yīng)該不斷加強(qiáng)電子信息建設(shè)以及管理，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的信息化以及現(xiàn)代化，充分發(fā)揮其作用，提高工程建設(shè)的效率，創(chuàng)造更多的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]許起寧.淺析電子信息在工程建設(shè)中的特點(diǎn)[J].電子信息與計(jì)算機(jī)科學(xué)，2013，04（07）：11-12.

[2]Camp.Analyzing about the characteristic of electronic information engineering construction [J].Journal of information science and technology，2013 and practices（56）：149-150.

[3]梁景雙，王鈞.淺析電子信息在工程造價(jià)管理中的應(yīng)用[J].科技致富向?qū)В?014，06（23）：77-78.

[4]Pennie.Electronic information in the application of construction project management analysis [J].Science and technology，BBS，2014，11（12）：95-98.

第7篇：智能化檔案管理范文

關(guān)鍵詞:檔案管理; 信息化

Abstract: file refers to various forms of value state organs, social organizations or individuals directly formed in social activities, is put down phenomenon continuously reciprocating authentic records, become people repeated observation and study of historical phenomenon, the reliable basis to find the law of development of things. So for the healthy development of the archives management work of the modern enterprise system in our country plays a vital role in the. With the continuous development of economy, people increasingly interlinked, information has gradually become the main trend of the world economic and social development. The rapid development of computer technology makes people enter an era of information technology, whether it is from a number of areas of politics, economy, culture, science and technology, military or into every corner of human life, information technology has become the modern society and the modern people life indispensable tools. So the archives management informationization construction work related to the enterprise's progress, is to adapt to the development requirements of the times.

Keywords: file management; information

中圖分類號(hào)：文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2013）

一、檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理也稱之為檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。所以對(duì)于檔案的管理工作無論是對(duì)國家還是對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。

二、新形勢(shì)下信息化的發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。智能化生產(chǎn)工具與過去生產(chǎn)力中的生產(chǎn)工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個(gè)具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。這種網(wǎng)絡(luò)性生產(chǎn)工具將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會(huì)發(fā)生極其深刻的變化。隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國家的距離。在我國，“十一五”期間，我國信息化應(yīng)用逐步深入，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益明顯提高。數(shù)據(jù)顯示，我國醫(yī)療信息化、政務(wù)信息化和物流信息化市場規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大。此外，電力信息化、金融信息化、酒店信息化等也取得了顯著進(jìn)展。信息化對(duì)人們的工作、生活、學(xué)習(xí)和文化傳播方式產(chǎn)生了深刻影響，促進(jìn)了國民素質(zhì)的提高和人的全面發(fā)展。在行業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，仍存在著突出的問題。在社會(huì)信息化、政務(wù)信息化與信息安全建設(shè)領(lǐng)域仍有不同程度的不足。相信隨著我國政策的支持和產(chǎn)業(yè)問題的解決，我國信息化將進(jìn)一步向著縱深方向發(fā)展。可見信息化不僅代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時(shí)信息化也代表著一個(gè)國家的科學(xué)技術(shù)水平和人民的生活水平。

三、做好檔案管理的信息化工作勢(shì)在必行

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。一方面，因?yàn)闄n案需要長久保存，為提高其存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，無論是國家還是企業(yè)，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)是在所難免的，而且因其無備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔(dān)憂。另一方面，因?yàn)闄n案需反復(fù)被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來管理上的憂慮?？梢?，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)工作，是一種既節(jié)省人力，又減少紙張的浪費(fèi)保護(hù)環(huán)境，避免不必要的困憂的現(xiàn)代信息管理的手段。

要做好檔案管理的信息化工作首先要：加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如計(jì)算機(jī)的配備，在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行檔案的整理、收集、編制、檢索內(nèi)容、相關(guān)介紹等工作。也同時(shí)可以用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。所以，首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。第二，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都形成網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，從而加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用。第三，加強(qiáng)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫的相關(guān)建設(shè)：形成檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式的統(tǒng)一，逐步適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時(shí)查、取。最后，加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新出更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，所以，要通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。從多方面提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理做好檔案的開發(fā)和利用工作，做好檔案管理的信息化工作是時(shí)代的要求，可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張峰，姜興美.《信息化對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)及對(duì)策》.[J].《山東檔案》.2000

第8篇：智能化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；現(xiàn)代化；趨向

1 檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。

2 檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。

目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。

網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。

4 檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。

5 檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場化

其一，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

其二，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

第9篇：智能化檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理軟件；業(yè)務(wù)流程；組合檢索；分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)；特性需求

[中圖分類號(hào)]G640

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1671-5918（2015）24-0032-02

檔案管理軟件被廣泛應(yīng)用，大大便利了檔案業(yè)務(wù)工作。在數(shù)據(jù)錄入和檢索利用方面，系統(tǒng)起到了巨大的作用，方便了目錄的生成和信息的檢索，提高了工作效率。但是隨著業(yè)務(wù)工作的增加，系統(tǒng)在功能上漸漸跟不上需求，而用戶對(duì)這些功能的需求日益迫切。檔案管理軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)和優(yōu)化升級(jí)，應(yīng)當(dāng)更加靈活、人性化、智能化。

一、檔案業(yè)務(wù)流程

檔案業(yè)務(wù)流程包括收集、整理歸檔、著錄、上傳數(shù)據(jù)、檢索利用、統(tǒng)計(jì)分析等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)流程中需要使用到檔案管理系統(tǒng)的，是著錄、上傳數(shù)據(jù)、檢索利用和統(tǒng)計(jì)分析這些環(huán)節(jié)。

（一）著錄

著錄，就是將檔案實(shí)體整理編號(hào)以后，根據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)，將檔案目錄輸入到系統(tǒng)中，包括一級(jí)、二級(jí)甚至三級(jí)目錄；實(shí)體分類號(hào)；保管期限；標(biāo)題、副標(biāo)題；責(zé)任者；文種；頁數(shù)；日期；文號(hào)；載體；型號(hào)；主題詞；存址；全文等多個(gè)著錄項(xiàng)。著錄得越詳細(xì)，在檢索利用時(shí)，越能夠查全、查準(zhǔn)。蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統(tǒng)，包括了以上所有著錄項(xiàng)，可以基本滿足常規(guī)業(yè)務(wù)工作需求。

（二）上傳數(shù)據(jù)

上傳數(shù)據(jù)，有三種類型：①把word、excel等可以直接獲取內(nèi)容的電子文件復(fù)制粘貼到全文，相當(dāng)于一個(gè)著錄項(xiàng)；②將紙質(zhì)檔案掃描、實(shí)物檔案拍照，形成電子文件掛接到對(duì)應(yīng)的目錄下；③將各部門移交的圖片文件、音視頻文件掛接到對(duì)應(yīng)的目錄下。其中，全文可以被系統(tǒng)識(shí)別，和著錄項(xiàng)一樣，一旦與檢索字段相匹配，則被列入檢索結(jié)果，提高檔案信息的查全率。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容包含了這三種，在檔案表中將這些數(shù)據(jù)具體劃分為全文、電子文件、音視頻文件。

（三）檢索利用

為用戶提供便捷的檢索和全文查閱服務(wù)，是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。在檢索界面輸入關(guān)鍵字段，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)關(guān)鍵字段遍覽檔案表中的信息。檢索結(jié)果按照一定的順序排列，用戶可以在眾多條目中找到所需檔案。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件具備檢索功能，但不能實(shí)現(xiàn)組合檢索。系統(tǒng)只能接受一個(gè)檢索詞，符合一個(gè)條件的檔案數(shù)量眾多，在檢索結(jié)果中找到所需檔案比較費(fèi)時(shí)。而且該系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)模糊檢索，檢索字段必須小于或等于著錄項(xiàng)所錄入的信息，否則就顯示0條檢索結(jié)果，不利于檢索工作的開展。

（四）統(tǒng)計(jì)分析

檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案管理所開展的一項(xiàng)工作。一個(gè)單位可能接收到來自不同條線、不同要求的檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)。以學(xué)校為例，每年開展一次年終檔案工作情況總結(jié)匯報(bào)；每一學(xué)期也需要開展總結(jié)匯報(bào)；地方檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門每年開展一次數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；教育主管部門不定期開展檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。每年總共開展4至5次不同類型的檔案統(tǒng)計(jì)分析，如果沒有檔案管理系統(tǒng)，管理員必須根據(jù)不同的要求，手工清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)出這些數(shù)據(jù)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。而手工操作所獲得的數(shù)據(jù)，不能保證其精確性。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)每個(gè)大類檔案總數(shù)的統(tǒng)計(jì)，也可以顯示每個(gè)一級(jí)目錄下檔案條目的數(shù)量，但是不能進(jìn)行分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，每次都要結(jié)合手工操作來完成任務(wù)。

二、檔案管理軟件功能需求

在全面著錄信息和上傳相關(guān)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，檔案管理軟件還應(yīng)當(dāng)具備組合檢索和分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)功能。

（一）組合檢索

組合檢索是相對(duì)于單個(gè)檢索詞而言的，運(yùn)用單個(gè)檢索詞往往能夠檢索到所有包含該詞的檔案記錄，而同時(shí)運(yùn)用多個(gè)檢索詞，可以準(zhǔn)確地查詢到所需的檔案記錄，大大減少檢索結(jié)果，保證查準(zhǔn)率，提高檢索效率。檔案管理系統(tǒng)的組合檢索功能，是指同時(shí)運(yùn)用兩個(gè)及以上的檢索詞，檢索符合條件的檔案記錄。

組合檢索在搜索引擎上有著廣泛運(yùn)用，搜索結(jié)果按照與檢索字段的相關(guān)度排列，排除廣告因素，用戶可以選取排列靠前的搜索結(jié)果，從中提取所需信息。檔案管理系統(tǒng)也可以借鑒這一檢索方法，基于檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)組合檢索功能，用戶可以使用多個(gè)檢索詞，快速查找到符合這些條件的檔案。隨著時(shí)間的推移，單一檢索所獲得的信息量，也會(huì)越來越龐大，要從大量的檢索結(jié)果中找到所需信息，將越來越困難，組合檢索正好可以解決這一問題。

隨著時(shí)間的推移和人動(dòng)，搜索詞也將越來不精確，檔案管理系統(tǒng)可以進(jìn)一步開發(fā)模糊檢索功能，系統(tǒng)自動(dòng)匹配相近詞匯，將檢索結(jié)果按照相關(guān)度進(jìn)行排列，極大減少甄別信息的時(shí)間，還可以解決0條檢索結(jié)果的問題。

（二）分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)

分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)常見于excel表格，是指根據(jù)若干項(xiàng)目中的某一項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與統(tǒng)計(jì)。而檔案管理系統(tǒng)的分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，是根據(jù)用戶需求，按照檔案記錄中的某些特征，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與統(tǒng)計(jì)，并輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

這些“特征”，在檔案著錄環(huán)節(jié)已經(jīng)輸入到檔案管理系統(tǒng)中，包含所有著錄項(xiàng)的內(nèi)容。用戶可以根據(jù)需要，選取其中的一個(gè)或多個(gè)特征，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化統(tǒng)計(jì)。

單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，往往只能統(tǒng)計(jì)出具備某一種特征的檔案的總數(shù)。比如按照年度統(tǒng)計(jì)，則顯示該年度各類檔案的總數(shù)；按照大類統(tǒng)計(jì)，則顯示某一大類的檔案總數(shù)。業(yè)務(wù)工作中，用戶往往不只需要統(tǒng)計(jì)年度或者大類，更多的是需要統(tǒng)計(jì)出某一年度、某一保管期限的檔案總數(shù)或者某一年度、某一大類、某一保管期限的檔案總數(shù)。比如需要統(tǒng)計(jì)2012年保管期限為永久的檔案數(shù)量，需要檔案管理員將2012年各大類中保管期限為永久的檔案數(shù)目一一相加，才能得出數(shù)據(jù)。

分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)功能可以根據(jù)用戶需求，選取相應(yīng)特征，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，輸出結(jié)果，可以避免遺漏和重復(fù)，獲得精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。

三、檔案管理軟件特性需求

檔案管理軟件還應(yīng)當(dāng)具備一些優(yōu)良的特性，使其更加容易適應(yīng)不斷應(yīng)變化的需求。

（一）靈活性需求

靈活性就是對(duì)功能模塊的可操作性，是指可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、優(yōu)化、改良，根據(jù)用戶需求，開發(fā)、設(shè)置不同的功能模塊，將這些模塊進(jìn)行科學(xué)組合，或留有一定的余地，由用戶自行選擇并安裝運(yùn)用。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件，在應(yīng)用之初，由于業(yè)務(wù)工作的有限性，軟件功能顯得比較充足。隨著業(yè)務(wù)工作的增加和校園信息化建設(shè)的普及，該檔案管理軟件的某些功能已經(jīng)不能滿足用戶需求，迫切需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，而系統(tǒng)本身的某些設(shè)置，限制了一些功能的運(yùn)用，漸漸不能凸顯檔案管理軟件的優(yōu)越性。

（二）智能化需求

智能化依附于軟件功能模塊的預(yù)設(shè)，又高于靈活性的要求。智能化檔案管理軟件，應(yīng)當(dāng)可以根據(jù)用戶的操作習(xí)慣和經(jīng)常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，實(shí)現(xiàn)便捷化操作。還可以接收用戶功能訴求模塊，系統(tǒng)接收后，可進(jìn)行模塊的增加和運(yùn)行。