標準化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：標準化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：農(nóng)場建設(shè)；檔案管理標準化；實施過程；問題；解決措施

農(nóng)場發(fā)展建設(shè)期間會產(chǎn)生大量的信息資料，將資料錄入到檔案中進行統(tǒng)一管理，可以作為農(nóng)產(chǎn)管理任務開展的參照標準，農(nóng)場建設(shè)要引入創(chuàng)新理念。檔案管理也要考慮信息技術(shù)的引入，進行標準化管理，檔案信息的安全性得到了保障，使用期間也不會出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。檔案標注化管理對農(nóng)場的建設(shè)也起到了促進作用，下面將針對工作任務開展期間有效的管理措施進行探討，幫助提行工作任務完成質(zhì)量。

1農(nóng)場實施檔案管理標準化的必要性

當前，我國農(nóng)場的發(fā)展方向為現(xiàn)代新農(nóng)場，除去傳統(tǒng)農(nóng)場建設(shè)要滿足的種植與養(yǎng)殖需求以外，現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)中，大部分農(nóng)場都會將農(nóng)家樂這一休閑會所納入其中，達到完善農(nóng)場功能，提高農(nóng)場經(jīng)濟的目的。農(nóng)產(chǎn)的標注化管理對發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟有很大的幫助，社會各行業(yè)不斷的發(fā)展變化，在如此激烈的競爭環(huán)境下，農(nóng)場管理人員要掌握好實際變化局勢，從基礎(chǔ)工作進行改進，促進管理體系的完善。傳統(tǒng)檔案管理方法只是針對紙質(zhì)檔案來進行的，長時間使用很容易造成檔案內(nèi)部資料損壞，對查看使用造成了影響。通過標準化管理能夠形成有效的監(jiān)管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強溝通，解決農(nóng)產(chǎn)發(fā)展所遇到的問題。這一系類優(yōu)點是傳統(tǒng)管理理念中所不具備的，并且傳統(tǒng)的管理體系中，并沒有應用信息技術(shù)，資料共享會浪費大量的時間，工作任務完成情況也不理想。在現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)中，如果想要徹底解決農(nóng)場管理混亂、管理效率不高這一問題，就必須從管理制度入手，以農(nóng)場檔案管理制度的建立作突破口，規(guī)范化、標準化農(nóng)場檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農(nóng)場檔案管理和建設(shè)管理的秩序。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)對農(nóng)場的經(jīng)營管理要求很高，只有全面提高了農(nóng)場的經(jīng)營管理能力，做好了農(nóng)場各方面工作的管理，才能從真正意義上實現(xiàn)現(xiàn)代新農(nóng)場的建設(shè)。而實施農(nóng)場檔案管理標準化正好是完善農(nóng)場管理工作的一種方式，所以說，在現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)中，農(nóng)場檔案管理標準化的實施是極具必要性的。

2農(nóng)場檔案管理標準化實施中遇到的困難與解決對策

標注化管理理念被提出后，落實階段遇到了一些問題，工作人員已經(jīng)對傳統(tǒng)的管理體系產(chǎn)生喜歡，并且不具備信息化管理系統(tǒng)的操作能力，系統(tǒng)中出現(xiàn)問題更不能及時解決，最終造成了嚴重的質(zhì)量安全隱患。因不規(guī)范操作造成的信心資料丟失也常常會發(fā)生，不利于農(nóng)場標準化管理體系的建設(shè)與發(fā)展。了解現(xiàn)存問題后需要深入的探討引發(fā)原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會與標準化管理落實出現(xiàn)沖突。

2.1存在的問題。

信息化技術(shù)應用缺乏先進的基礎(chǔ)設(shè)備，檔案管理并不能全面實現(xiàn)數(shù)字化，管理效率自然得不到保障。檔案產(chǎn)生形式比較復雜，由于標注化管理落實程度不足，導致部分信息丟失的現(xiàn)象，原始資料一旦丟失是無法進行彌補的，此類問題在農(nóng)場發(fā)展建設(shè)中真實存在，應當?shù)玫焦芾砣藛T的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實。標準化管理應用落實時間比較短，在經(jīng)驗方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發(fā)現(xiàn)象會造成檔案管理任務中斷，解決也會浪費大量的時間。就國內(nèi)目前的農(nóng)場檔案管理工作來說，盡管在政策上已經(jīng)提出了要實施檔案管理標準化，但并沒有全面落實到具體工作上。也就是說，農(nóng)場檔案管理標準化的實踐經(jīng)驗很少，正式實施時因為沒有相應的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統(tǒng)的農(nóng)場檔案管理制度來作為標準化檔案管理的制度，從而導致檔案管理標準化實施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農(nóng)場檔案管理制造更多的麻煩與困難。

2.2解決措施。

1）根據(jù)農(nóng)場的實際建設(shè)情況來建立一套完整的檔案管理標準化體系。

這一措施主要針對農(nóng)場檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問題而言，目的是解決農(nóng)場檔案管理標準化實施中的制度缺乏問題。檔案管理機構(gòu)盡快加大對現(xiàn)代農(nóng)場實際情況的了解、評估力度，并在了解了農(nóng)場實際情況之后，依據(jù)評估所得的數(shù)據(jù)結(jié)果來建立一套行之有效的檔案管理標準化體系，并以該套體系為基礎(chǔ)，將體系規(guī)定貫徹落實到具體的工作中，促使并保證農(nóng)場檔案管理標準化目標的實現(xiàn)。農(nóng)場檔案管理標準化體系的建立應該以實際情況為參考，結(jié)合財務檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標準化管理內(nèi)容，圍繞適用性和針對性這兩個中心，切實建立一套全面的、能夠滿足現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)需求的檔案管理標準化體系，促進農(nóng)場檔案標準化目標的實現(xiàn)。

2）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，提高農(nóng)場檔案管理水平。

人才是農(nóng)場檔案管理中不可缺少的一項資源，是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。針對現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)中所出現(xiàn)的檔案管理人才素質(zhì)偏低問題，筆者認為最好的解決措施是加大人才培養(yǎng)力度，盡量打造一支高素質(zhì)、高能力的農(nóng)場檔案管理隊伍，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)。通過人才引進、人才培養(yǎng)等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進農(nóng)場檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸農(nóng)場檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專業(yè)知識為輔助促進現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)中的檔案管理標準化實施。

3）以農(nóng)場財務檔案標準化為中心，實現(xiàn)農(nóng)場檔案管理標準化目標。

在現(xiàn)代農(nóng)場財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響農(nóng)場經(jīng)濟活動的重要內(nèi)容。而且，作為農(nóng)場檔案管理的核心，農(nóng)場財務檔案管理工作對農(nóng)機檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理標準化實施中應以農(nóng)場財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標準化的執(zhí)行等工作確?，F(xiàn)代農(nóng)場檔案管理標準化目標的實現(xiàn)。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內(nèi)容標準化的實施。

4）建立數(shù)字化檔案管理體系，促進農(nóng)場檔案管理標準實施目標的實現(xiàn)。

在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，農(nóng)場檔案管理標準化實施中還應針對數(shù)字化檔案管理的特點與優(yōu)勢加快數(shù)字化進程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類整理、標準化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財務數(shù)字化檔案管理方法實現(xiàn)農(nóng)場數(shù)字檔案管理標準化。針對農(nóng)場經(jīng)營內(nèi)容種植、養(yǎng)殖、娛樂經(jīng)營等內(nèi)容，以分類方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在農(nóng)場經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)中強化標準化管理制度的執(zhí)行。以標準化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)管理工作中的一項重要內(nèi)容，并且現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理標準化對農(nóng)場經(jīng)營發(fā)展有著重要的影響。針對農(nóng)場檔案管理標準化現(xiàn)狀及存在的問題，應通過管理體系的完善、人員的培訓、現(xiàn)代檔案管理方法的運用以及有效的執(zhí)行監(jiān)督實現(xiàn)檔案管理標準化目標，促進農(nóng)場綜合管理能力及管理水平的提高。

參考文獻

[1]王軍.關(guān)于機關(guān)檔案管理幾個問題[J].現(xiàn)代交際，2014（7）：12.

第2篇：標準化檔案管理范文

1 全面普查案卷

對案卷進行全面的普查是實現(xiàn)檔案標準化和規(guī)范化管理的首要工作。主要原因是多年來相關(guān)管理部門大對案卷的普查工作做的比較少，移交給檔案保管部門的檔案的保管期限的劃分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和內(nèi)容存在缺陷和不足，存在標題不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴重的話，還存在未標注標題的問題，目錄的排列和案卷的組卷存在混亂的情況，因此案卷存在一定的重復率，在其中還存在相當大一部分不具有保存價值的文件材料，因此需要進行普查工作，首先將無用的和不具有保存價值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重復的情況，避免影響計算機管理的工作效率。

2 重新組合案卷

對存在缺陷和不足的案卷進行重組工作，尤其是那些內(nèi)容較為復雜和沒有保存價值的案卷。將存在聯(lián)系的案卷盡可能的聯(lián)系到一起是重組案卷過程中需要秉持的原則。而對于沒有標題和目錄，或者是標題較為模糊和無頁碼的案卷需要進行重新審查和加工處理，從而使案卷呈現(xiàn)標準和規(guī)范的狀態(tài)，這樣一來，可以使館藏得到優(yōu)化，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學保管，計算機管理檔案后的利用率能夠得到有效的提高。

3 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規(guī)劃。

4 實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

5 提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

6 檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案資源的安全需要檔案管理人員需要負直接的責任，為了充分提高檔案管理的規(guī)范化和標準化建設(shè)，對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，因此檔案管理人員必須具有較高的綜合素質(zhì)。首先是政治素質(zhì)，檔案管理工作是國家社會管理工作中的一個重要的組成部分，對提升國民經(jīng)濟是建設(shè)水平具有較大的促進作用，因此檔案管理人員的政治責任心需要較強，并且需要具有全心全意為人民服務的精神態(tài)度，并且需要對檔案管理事業(yè)具有較高的熱情，能夠積極主動的參與到檔案管理工作中，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量；其次是業(yè)務素質(zhì)，較強的業(yè)務素質(zhì)是最好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證，因此，檔案管理人員需要了解和掌握檔案管理的理論知識，并全面的熟悉檔案保管的內(nèi)容，還需要對檔案法規(guī)做綜合的了解，只有這樣，檔案管理的規(guī)范化和標準化才能夠得到有效的提升；最后是文化素，檔案管理人員需要具有較高的文化素質(zhì)，這樣一來，能夠在管理檔案的過程總結(jié)經(jīng)驗和教訓，掌握做好檔案管理工作的規(guī)律，從而提升自身的檔案管理水平。另外，檔案管理工作人員需要具有敏銳的觀察能力和洞察力，善于觀察別人，幫助別人，為用戶提供高水平的檔案服務。

第3篇：標準化檔案管理范文

一、中專學校檔案質(zhì)量管理的含義和特點

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。中專學校檔案管理具有以下幾個特點：

（一）教育性

通過檔案管理工作分析學生在學習過程中的變化，及時引導學生揚長避短，克服不足，促使師生積極努力，奮發(fā)向上實現(xiàn)教育目標。

（二）業(yè)務性

通過對檔案的記載，采取有效措施保證教學工作的順利開展。

（三）參與性

檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各學校各部門負責人、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。充分調(diào)動了各部門、各崗位人員相互配合、積極協(xié)作，對發(fā)揚團隊精神起到了積極作用。

（四）控制性

從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

（五）研究性

通過對檔案中數(shù)據(jù)記載和分析，為探索、總結(jié)和研究教育活動提供了有效的依據(jù)和資料。對改進教育教學方法，提高教育教學水平起到了非常重要的作用。

二、中專檔案的收集整理

（一）收集內(nèi)容

從性質(zhì)來看有兩個方面：一是上級來文;二是本校產(chǎn)生的文件資料。本校產(chǎn)生的資料，一是反映學校整體情況，二是反映學校成員個人情況，三是反映學校教學情況。

（二）收集方法

事前收集學校的各種活動，上報材料，事先做好收集歸檔工作準備，必要時復制多份，以備歸檔利用。平時收集制定學校各種立卷材料類目表，在日常工作中形成的凡是能當做檔案資料用的材料要及時收集、整理、加強檢查、年度收集，每個學年度集中收集各種資料，并做好資料的查找、補漏、核實等工作。從檔案的以上收集來看，存在著如下困難，一是檔案管理工作沒有充分得到單位領(lǐng)導的重視和支持，有些單位領(lǐng)導甚至覺得檔案管理就是把一些檔案和文字類材料憑證管好就行了，不需要太多的專業(yè)知識，因此，缺乏對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓。二是對檔案管理的硬件、軟件配備不齊全，平時不注意文件資料的收集，制度不完善，到檔案利用時才知道檔案的重要性，以及影響檔案材料的質(zhì)量。

（三）檔案整理

1.分類

按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式的不同進行分類，按年度問題分類，分為文書檔案、教學檔案、會計檔案。

（1）文書檔案：文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。學校文書檔案分為黨群、行政、總務類。

黨群類：是上級黨委、團委針對本單位的批復決定等，本校黨、團計劃總結(jié)。

行政類：上級主管機關(guān)針對本單位的通知、決定、本校行政會記錄。

總務類：本校固定資產(chǎn)統(tǒng)計表，基建圖紙。

（2）教學檔案：教學檔案是教學管理和教學活動過程中直接形成的，以文字、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學文件材料總稱。教學檔案管理工作是學校管理的重要組成部分。教學檔案管理的好壞是衡量學校教學管理水平的重要標志，也是反映學校教育發(fā)展與改革的歷史進程的主要依據(jù)之一。學校教學檔案分為教學、學籍、學績、其它類。

教學類：校歷、班務日志、教學計劃。

學績類：各科成績統(tǒng)計表、運動會秩序冊。

學籍類：學生花名冊、錄取簡明登記表。

其它類：攝制教學工作的錄像帶、教學課件。

（3）會計檔案：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。學校會計檔案分為報表、賬簿、憑證類。

報表類：季度、年度報表。

賬簿類：總賬、明細賬。

憑證類：記賬憑證。

2.立卷

按照材料的自然形成規(guī)律，保證材料之間的歷史聯(lián)系，按照材料的價值，正確劃定保管期限。卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)材料的排列要系統(tǒng)化，以反映材料之間的聯(lián)系，便于利用和保管，具體可按時間、問題、作者、重要程度等排列，也可靈活掌握，結(jié)合適用。編目上架。編制卷內(nèi)目錄，案卷目錄和標題是揭示卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線索。

三、中專學校檔案的保管與質(zhì)量管理的要求

檔案的價值是保管的依據(jù)，檔案參考作用的大小來鑒定檔案的存放價值，但檔案質(zhì)量的提高與工作人員的質(zhì)量意識有著密切的關(guān)系。其中領(lǐng)導的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，認清檔案管理的重要性，牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

學校的文書檔案、教學檔案、會計檔案應編制移交清冊，在學校機關(guān)綜合檔案存放，以先文書后教學再會計的順序給檔案柜統(tǒng)一編號。lO年以上的永久檔案移交，上級檔案館統(tǒng)一保管，本校保存移交清冊，對再無保存價值的檔案造冊銷毀，領(lǐng)導簽字后方能銷毀。

為了解決不斷增長的大量檔案與利用者對檔案特定需要之間的矛盾，充分發(fā)揮檔案的作用，必須編制各種檢索性目錄，如檔案目錄，分類目錄等。建立檔案借閱登記，利用效果登記簿，并認真填寫，搞好檔案的保密工作。

在做好以上工作的同時，單位領(lǐng)導要給從事檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的機會，持續(xù)提高檔案管理人員專業(yè)知識水平，并完善各項檔案管理設(shè)施。檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都應該配備齊全。

四、解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟

現(xiàn)階段，檔案管理工作確實有很多不如人意的方面。主要表現(xiàn)在有些領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理人員業(yè)務培訓不夠、檔案管理設(shè)施不足、檔案人員業(yè)務水平不高、資料的收集、整理;檔案制度不完善等。如何切實解決和改進檔案質(zhì)量問題要從如下方面開展好工作。

（一）分析現(xiàn)狀，查找問題

檔案管理人員要自覺樹立檔案質(zhì)量管理意識，從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研等各環(huán)節(jié)都要不定期進行檢查和自查。分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因，及時找出影響和制約檔案質(zhì)量的因素。

（二）制定計劃，組織實施

對于在檢查和自查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，都要從第一步開始，結(jié)合本單位實際情況，及時制定改進計劃，并切實將計劃貫徹落實，不讓同樣的錯誤再次出現(xiàn)。

（三）總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績

第4篇：標準化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)療保險；檔案；標準化管理；建議

眾所周知，醫(yī)療保險作為我國五大社會保障險種之一，具有覆蓋范圍廣、涉及人員多的特點，面對眾多的人群，要想加大保障的方便快捷，必須通過建立檔案進行管理。然而在具體的實施過程中，由于醫(yī)療保險檔案涉及的內(nèi)容繁多等因素，一直很難在管理上得到人們的滿意，因此推進醫(yī)療保險檔案的標準化管理迫在眉睫。

一、醫(yī)療保險檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)療保險檔案是在醫(yī)保的征集繳納、基金管理以及相關(guān)業(yè)務運行的過程中逐步發(fā)展而來的，主要反映醫(yī)療保險的工作活動情況，具有重要的利用和參考價值。醫(yī)療保險檔案內(nèi)容繁雜，主要包括三個方面：參保人、零售藥店與定點醫(yī)療機構(gòu)以及醫(yī)保的經(jīng)辦機構(gòu)。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫(yī)保關(guān)系結(jié)轉(zhuǎn)和個人賬戶金額明細等內(nèi)容。零售藥店與定點醫(yī)療機構(gòu)方面涉及資格認證資料、費用清單以及服務協(xié)議、結(jié)算憑證等內(nèi)容。而醫(yī)保的經(jīng)辦機構(gòu)方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內(nèi)容。

二、當前醫(yī)療保險檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著醫(yī)保管理內(nèi)容的逐步增多，醫(yī)保檔案管理逐步出現(xiàn)了一些弊端，這些內(nèi)容的長期不解決，將會直接制約管理的標準化。文章通過總結(jié)研究，主要將問題概括為以下幾個方面。1.傳統(tǒng)的管理方式難以滿足現(xiàn)實發(fā)展的需要隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的檔案管理已經(jīng)逐漸進入信息化時代，只要通過電腦將信息輸入到網(wǎng)上，就可以實現(xiàn)全網(wǎng)共享，自動管理。而在過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，管理人員要想查找某個人員的信息，就必須大量的進行翻閱，兩者相比，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然不再適應當前快節(jié)奏社會發(fā)展的需要。2.醫(yī)療保險檔案管理制度不健全，標準不統(tǒng)一由于醫(yī)療保險涉及內(nèi)容廣，并且存在內(nèi)容上的交集，加之并沒有健全的管理制度作為引導，所以經(jīng)常出現(xiàn)同一檔案分屬于不同部門的現(xiàn)象。另外面對復雜多樣的管理類別，醫(yī)保檔案信息在分類編碼上還存在標準不統(tǒng)一的問題，并沒有做到標準化的統(tǒng)一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質(zhì)有待提高在當前的醫(yī)療保險檔案管理中，管理人員素質(zhì)低下，缺乏積極性也是制約標準化管理的重要因素。由于醫(yī)保檔案管理工作本身繁瑣復雜，枯燥無味，所以很容易使管理人員出現(xiàn)厭煩心理，加之很多管理人員認為檔案管理只是簡單的記錄查找，并沒有技術(shù)含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認識的不足是素質(zhì)的集中體現(xiàn)，難以勝任本職工作。

三、醫(yī)療保險檔案標準化管理的措施

結(jié)合上文論述的當前醫(yī)保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設(shè)，推進醫(yī)保檔案管理的標準化要想實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案的標準化管理，首先要加快信息化建設(shè)的步伐。相關(guān)部門要加大資金投入，逐步建立網(wǎng)絡化的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的共建共享，同時建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡管理標準，進行實時的網(wǎng)絡維護，保證信息化建設(shè)的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫(yī)保檔案管理制度為保證醫(yī)保檔案管理的標準化，各地區(qū)要加快制定相關(guān)規(guī)章制度，做好醫(yī)保檔案管理的職責分工，統(tǒng)一科室，逐步規(guī)范人員的管理。同時逐步完善醫(yī)保檔案管理的統(tǒng)一標準，制定標準化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質(zhì)水平和業(yè)務能力醫(yī)療保險檔案的標準化管理與優(yōu)秀的人才是分不開的，所以相關(guān)部門要加大管理人員的培訓，使其掌握一定的檔案管理學、文書學等相關(guān)專業(yè)知識，培養(yǎng)熱愛工作，對工作認真負責的態(tài)度，提高責任感。同時面對管理的信息化，管理人員還要加快普及計算機網(wǎng)絡知識，以便更好的進行檔案管理，實現(xiàn)管理的標準化。綜上所述，醫(yī)療保險檔案管理在醫(yī)保制度中至關(guān)重要，因此相關(guān)部門要加大研究力度，從加快信息化建設(shè)、健全管理制度、提高人員素質(zhì)等多方面著手，保證醫(yī)療保險檔案的標準化管理，為醫(yī)保制度的發(fā)展貢獻力量，進而推進社會保障的不斷發(fā)展。

參考文獻

[1]劉敏華．如何提高醫(yī)療保險檔案的管理水平和服務能力[J].黑龍江檔案,2013

第5篇：標準化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；精細化；創(chuàng)新化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-00-01

隨著當前改革有序的推動和管理理念的不斷成熟，檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。檔案的作用、價值和地位是隨著現(xiàn)代制度的建立和對檔案認識的不斷深化而逐漸提高的?，F(xiàn)代化的檔案管理制度已成為促進社會和諧發(fā)展不可缺少的因素。

進入新世紀以來，隨著市場經(jīng)濟體制趨向完善，知識經(jīng)濟和信息經(jīng)濟的快速發(fā)展，各單位迫切需要按照現(xiàn)代科學管理要求，創(chuàng)建和諧單位，急需在加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上推進檔案管理創(chuàng)新。但是，目前大多數(shù)單位的檔案管理仍停留在“傳統(tǒng)型”或“初創(chuàng)型”階段，檔案管理現(xiàn)狀明顯滯后于現(xiàn)代管理要求。因此，進行檔案管理創(chuàng)新發(fā)展對促進社會和諧發(fā)展具有重要的作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.管理理念滯后，沒有把檔案管理工作擺到應有位置

部分領(lǐng)導對檔案工作的認識仍停留在陳舊的觀念上，認為檔案管理工作只不過是文件資料的搜集、整理、保存和查閱，是一項簡單的管理業(yè)務輔工作，不創(chuàng)造經(jīng)濟價值，忽視檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)濟活動中的重要地位和作用，更沒有把它上升到現(xiàn)代科學管理和信息化管理的要求來認識，因此沒有將它擺到重要的管理位置上。

2.管理模式滯后，管理制度不健全

檔案管理體系跟不上發(fā)展的需要，沒有隨著單位規(guī)模的擴張、經(jīng)營層面的增加而相應建立檔案管理網(wǎng)絡，僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰(zhàn)”。甚至有的職工把有關(guān)圖書資料、文件資料、技術(shù)設(shè)計圖紙等私自保管，從而造成檔案不全，檔案資料散失的現(xiàn)象，嚴重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。

3.管理人員薄弱，綜合業(yè)務知識落后

單位沒有配備專職檔案工作人員，是由其他管理人員兼職，對于規(guī)模很小的單位為精簡人員，可以兼職，但問題在于專職、兼職的文化程度和專業(yè)知識落后，有的未經(jīng)專業(yè)培訓，缺乏檔案管理專業(yè)知識，更缺乏對計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，并有相當一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。

二、促進檔案管理向精細化和創(chuàng)新化方向發(fā)展

推進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目的主要體現(xiàn)在圍繞現(xiàn)代的科學管理要求，對檔案技術(shù)、經(jīng)濟資源進行科學整合和優(yōu)化配置，建設(shè)成為單位的信息資源中心，實現(xiàn)管理理念、管理方式、管理模式、組織形式、管理制度的精細化管理和創(chuàng)新化管理，實行規(guī)范與創(chuàng)新相結(jié)合。

1.管理理念和方法要趨于精細化

要推進檔案管理精細化，關(guān)鍵取決于更新理念。應充分認識到檔案工作在市場經(jīng)濟體制趨于完善、知識經(jīng)濟和信息經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下的重要地位和作用。促使領(lǐng)導把檔案工作納入現(xiàn)代管理創(chuàng)新的重點內(nèi)容來抓，并加強檔案工作人員、各級經(jīng)營管理人員對檔案管理重要性的教育，使之形成共識，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為組織發(fā)展和提高經(jīng)營管理水平服務。

隨著經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟、信息經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個單位更加需要注重市場信息、知識信息的積累與應用，這就迫切需要通過檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新，更好地發(fā)揮信息資源的集聚和開發(fā)利用作用。要改變傳統(tǒng)的檔案利用服務方式，逐步建立起上門服務、電話咨詢、計算機聯(lián)網(wǎng)等企業(yè)檔案利用服務體系，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位的服務體系，更主動地為領(lǐng)導決策、規(guī)劃、總結(jié)、研究和生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作服務，充分開發(fā)利用檔案信息資源，更好地發(fā)揮信息資源共享作用。隨著規(guī)模的擴展和產(chǎn)業(yè)的提升，組織機構(gòu)和管理層面發(fā)生明顯變化，加上現(xiàn)代管理制度要求運作規(guī)范、高效，更加講究法律程序化，勢必只有推進檔案管理創(chuàng)新，才能更好地適應單位內(nèi)部與外部環(huán)境的變化，更好地適應規(guī)范化、法制化、高效化的管理。此外，各個單位可以根據(jù)自身情況決定檔案管理組織形式機構(gòu)，但無論組織機構(gòu)如何設(shè)置，都必須遵循統(tǒng)一管理與分級管理相結(jié)合的基本原則；都必須推進由單一的行政管理組織向依法治檔的組織轉(zhuǎn)換；從單純的檔案資料管理組織向集檔案、情報、信息于一體化管理組織轉(zhuǎn)換，促使檔案工作從低效率、低產(chǎn)出向高效率、高產(chǎn)出轉(zhuǎn)化，建立起充滿生機活力的復合型檔案管理新組織。

2.管理模式和制度要趨于創(chuàng)新化

一個單位之所以能持續(xù)快速地發(fā)展，主要得益于機制、技術(shù)和管理的不斷創(chuàng)新。同時，科技革命和管理革命都需要檔案管理創(chuàng)新。未來的競爭既是科技的競爭，也是管理的競爭。產(chǎn)品技術(shù)需要不斷創(chuàng)新，管理也需不斷創(chuàng)新。要把檔案室建設(shè)成為組織的信息中心，成為發(fā)展服務的資料庫、智力庫、情報庫，實行虛擬和實物相結(jié)合，歷史和現(xiàn)實相結(jié)合，主動和被動相結(jié)合的管理模式。利用檔案管理規(guī)范創(chuàng)新的信息資源平臺，及時準確地提供各方面的信息資源和佐證材料，確保歷年檔案資料的綜合利用。這就足以說明規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理的重要作用。

推進檔案管理制度創(chuàng)新，要從加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)入手，按照現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新和依法治檔的要求，從檔案資料的源頭抓起，制定檔案進館時間，根據(jù)不同項目制定歸檔范圍，開展科技檔案編研，擴展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用，推進檔案管理體系和管理制度的完善與創(chuàng)新，健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更趨規(guī)范化、制度化和科學化。

三、結(jié)語

根據(jù)檔案管理精細化和創(chuàng)新化發(fā)展的新思路，建立和完善一整套新穎的檔案管理機制是檔案收集工作精細化和創(chuàng)新化的前提和保證，具有高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。因此，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息已成為各個單位發(fā)展不可或缺的重要資源。推進檔案管理的精細化和創(chuàng)新化發(fā)展，不斷提高檔案管理工作，并充分借鑒檔案管理成果顯著的單位先進經(jīng)驗，對事業(yè)的發(fā)展無疑具有十分重要的推動作用。

參考文獻：

[1]劉連俊，等.淺論知識經(jīng)濟時代檔案管理人員創(chuàng)新精神的培養(yǎng)[J].經(jīng)濟師，2003（3）.

第6篇：標準化檔案管理范文

一、電子文件標準化管理的必要性

1、電子文件標準化管理是有效保存高校各類檔案，對高校歷史負責的需要。

保存高校各類檔案是學校領(lǐng)導及檔案工作者的責任，有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保存好高校的歷史。電子文件標準化管理，可以規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標準化管理是依法管理電子檔案的需要。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級機關(guān)、企事業(yè)單位所產(chǎn)生的對國家和社會有保存價值的文件（包括電子文件）必須進行收集歸檔。

3、電子文件標準化管理是加強高校信息資源建設(shè)的需要。電子文件標準化管理可將高校各單位形成的電子文件及時歸檔、管理，并及時移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發(fā)展提供服務。

4、電子文件標準化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動化系統(tǒng)的日益完善，通過校園網(wǎng)平臺為黨政決策、機關(guān)辦公、學術(shù)研究、學科建設(shè)和學生個人檔案等，提供網(wǎng)上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對各單位的信息資源進行整合，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

二、電子文件標準化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。

前端控制是保證電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容出現(xiàn)差錯的可能性比紙質(zhì)要大得多，其中很多差錯及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復或部分修復，往往也需要付出很高的代價。這些差錯有些來自系統(tǒng)的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的措施附加于文件形成過程，把電子文件可能產(chǎn)生的失誤差錯控制在最小的范圍、最佳的時期，即文件形成階段。可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領(lǐng)域中的文件體理論與前端控制理論的組合應用。在業(yè)務流程結(jié)束后，及時將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機構(gòu)，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統(tǒng)的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點：首先，對電子文件連續(xù)的、無間斷的過程管理代替了職能管理，將文書、檔案工作看成一個連續(xù)的過程。其次，保存文件信息內(nèi)容的同時保存其形成與使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者間的有機聯(lián)系。再次，事前管理代替事后監(jiān)督，管理的切入點提前至電子文件形成之時甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項具體管理內(nèi)容的實施過程進行監(jiān)控，便于及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實電子文件管理系統(tǒng)中的運轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。根據(jù)電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內(nèi)部管理活動的集成、文件流與業(yè)務流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢互補、動態(tài)開放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案管理系統(tǒng)整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯(lián)合的《高等學校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規(guī)定“學校應當對紙質(zhì)文件同步歸檔”。因此，檔案標準化管理要嚴格實行電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉(zhuǎn)，實行“雙軌制”的檔案部門在文件包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件進入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，下列工作不容忽視：

（1）對高校辦公室自動化系統(tǒng)及各單位中心主頁上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋公章，專門作為歸檔保存，同時還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息）及時收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無紙化工作流程中，電子文件從開始產(chǎn)生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統(tǒng)中完成。目前開展電子文件管理，特別是實行檔案“雙軌制”管理的高校通常實行辦理完畢實時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他職能部門也可以直接在網(wǎng)上查閱，調(diào)用。因此，文件形成部門沒有必要把相應的紙質(zhì)文件留在辦公室里，轉(zhuǎn)而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行的，紙質(zhì)文件隨時歸檔不僅減輕了高校內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個別存放文件保管不善等問題，提高了歸檔的齊全率。

（2）對校園網(wǎng)信息服務系統(tǒng)上的有歸檔價值的電子文件。由高校網(wǎng)絡中心每年定期集中刻錄光盤歸檔。對“數(shù)字化校園”辦公自動化過程中形成的公務電子文件，先由兼職檔案員對本單位等待歸檔的OA文件進行檢查、判別，并按檔案管理的要求補充必要的檔案著錄項后再作預歸檔，待一個部門處置完了需要預歸檔的全部文件后，專職檔案員再對該部門的預歸檔信息進行審核，正確無誤后正式接收歸檔，采取與OA系統(tǒng)設(shè)計接口軟件，直接由辦公自動化系統(tǒng)的“文件管理”功能中的“文件歸檔”操作，將辦理完畢的電子文件直接由文件承辦人上傳到檔案館服務器，并按照預先設(shè)定的編目方案自動生成檔號等，即完成在線歸檔任務，與OA系統(tǒng)電子文件相對應的紙質(zhì)文件，采用相同檔號來處置并實施歸檔。各成文單位自己打印的有歸檔保存價值的電子文件，則用光盤刻錄后送檔案館歸檔。

第7篇：標準化檔案管理范文

因此，為了適應新時期高校改革發(fā)展的需要，教學檔案管理部門要進一步強化教學檔案的信息化管理水平，重視管理人員隊伍的培訓，不斷增強管理者的社會服務意識，提高教學檔案利用效率，為高校的發(fā)展提供有力的保障。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，加大宣傳力度以爭取領(lǐng)導支持。

高校教學檔案信息化管理不僅需要現(xiàn)代化的信息技術(shù)，更重要的是教學檔案管理部門和管理者要樹立現(xiàn)代管理思想和管理理念。在教學檔案管理過程中，要運用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)和管理手段。然而，我們知道用現(xiàn)代信息技術(shù)取代傳統(tǒng)的手工操作是一個口積月累，循序漸進的過程，絕非一朝一夕的事情，而在這個改變的過程中更需要一個現(xiàn)代管理思想和管理理念來指引的。因此，在目前高校教學檔案管理的過程中，轉(zhuǎn)變落后的思想觀念尤為重要。

當然，在轉(zhuǎn)變思想觀念時，教學檔案工作者并非要全盤拋棄已往的思想觀念，而是在堅持優(yōu)良的傳統(tǒng)教學檔案管理方式和管理理念的同時，要敢于引進現(xiàn)代檔案管理思想和管理理念。只有圓滿地實現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)與先進管理理念在教學文件、教學檔案管理領(lǐng)域的合理契合，教學檔案信息化管理才可能實現(xiàn)，高校教學檔案工作才能更好地適應新時期的要求。

另外，高校教學檔案工作者在轉(zhuǎn)變思想觀念的同時，還要加強對教學檔案的宣傳力度，提高全校師生的檔案意識，尤其是要借宣傳之機，轉(zhuǎn)變一些領(lǐng)導重教學輕檔案的觀念。在宣傳之際，要適時地將教學檔案信息化管理工作的進展情況和在教學檔案信化管理過程中遇到的問題及時地向領(lǐng)導匯報，爭取領(lǐng)導在政策和經(jīng)費上的大力支持，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

2.高校教學檔案管理的標準化和規(guī)范化建設(shè)。

目前，高校教學檔案的管理思想、管理手段和管理辦法等方面存在著許多問題，這些問題制約著高校教學檔案信息化管理的發(fā)展。為了促進高校教學檔案信息化管理，實現(xiàn)教學檔案信息的最大社會效益，高校教學檔案管理部門必須加強教學檔案管理的標準化和規(guī)范化建設(shè)。作為檔案事業(yè)系統(tǒng)中的一部分，我們要將高校教學檔案管理納入到整個檔案事業(yè)系統(tǒng)中去，接受國家檔案管理標準化和規(guī)范化的宏觀指導。因此，國家檔案管理標準化和規(guī)范化的要求對高校教學檔案管理具有同樣的指導作用。

檔案管理標準化和規(guī)范化，是指為了管理檔案工作而“制定、批準和實施的有關(guān)檔案形成、歸檔和檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面應遵循的政策、規(guī)定、準則、方法等”。檔案管理的標準化和規(guī)范化，相當于信息化高速公路上的“交能規(guī)則”，檔案信息化管理工作要時刻遵守這些規(guī)則，否則，檔案信息內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡中就不可能安全暢通的運行了。

教學檔案管理標準化和規(guī)范化是實現(xiàn)教學檔案信息化管理的重要前提。要實現(xiàn)教學檔案信息化管理，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式、輸入項目、輸入代碼符號和輸入代碼的轉(zhuǎn)換規(guī)則。由于標準化是分層次的，有國家標準和地方標準，因此要在高層次上制訂相關(guān)的檔案管理標準和規(guī)范，這樣才能利于高校教學檔案的信息化管理和教學信息更為廣泛地交流和共享。

筆者在廣泛閱讀有關(guān)檔案信息管理標準化和規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上，將教學檔案管理的標準化和規(guī)范化總結(jié)為以下二個方面的內(nèi)容：

第一，教學檔案管理性標準化和規(guī)范化。

教學檔案規(guī)范化管理，是指高校行政部門和檔案部門根據(jù)現(xiàn)實要求，由檔案部門管理人員對教學檔案進行科學地、系統(tǒng)地、動態(tài)地管理，以便教學檔案發(fā)揮更大社會效能，更好地為高校教學和社會發(fā)展服務。它包括“計算機安全法規(guī)與標準，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等，它需要國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享”。

目前，由國家相關(guān)部門頒布制定的，有關(guān)計算機安全和檔案信息資源管理的法規(guī)與標準有：《中華人民共和國信息系統(tǒng)安全保護條例》、《計算機信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等。

第二，教學檔案業(yè)務性標準化和規(guī)范化。

業(yè)務性標準規(guī)范是對檔案管理業(yè)務處理的規(guī)范，它包括檔案的術(shù)語標準及管理規(guī)范。高校教學檔案管理業(yè)務的規(guī)范根據(jù)《中國檔案分類法》、《中國檔案主檔詞表》、《高等學校檔案工作規(guī)范》和《高等學校檔案管理辦法》等制度規(guī)定，先剔除重份及無保管價值的教學文件材料，再對案卷按標準進行規(guī)范組合，最后結(jié)合實際和相關(guān)法規(guī)對教學檔案進行規(guī)范著錄，這也是教學檔案信息化管理中的一項重要基礎(chǔ)工作?？傊虒W檔案業(yè)務性標準化和規(guī)范化要求教學檔案管理人員在管理檔案時要做到：教學檔文件材料收集的完整性、文件材料鑒別的準確性、文件材料整理的有序性、檔案保管的安全性和用戶利用時的方便性等五個方面。

第三，教學檔案管理技術(shù)性標準化和規(guī)范化。

第8篇：標準化檔案管理范文

關(guān)鍵詞：信息化 檔案 數(shù)字化 管理工作

Abstract: the archives management information is a new file management pattern, its established in the modern computer and network technology basis, and gradually realize intelligent management, technology and standardization of the development requirements. With the development of informationization, the traditional file management mode can not meet the need of digital file management, electronic files has set up a file in the file management has been widely used in the, in the information condition, to improve archives management work is a new task faced by file workers.

Keywords: information archives digital management work

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：

1、檔案管理信息化的普遍現(xiàn)象

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1.1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2、檔案管理基礎(chǔ)工作標準化規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.3、檔案管理的技術(shù)標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。

1.4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2如何有效地實現(xiàn)檔案信息管理化

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。

2.2加強信息化檔案管理手段，提高管理水平。檔案管理信息化的管理，就是要加強對電子文檔的有效的數(shù)據(jù)管理，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類型進行不同的載體管理。同時為保證管理的標準化，應建立檔案管理辦法及流程，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)標準化。檔案信息化建設(shè)是為提高檔案管理者的工作效率，讓使用者能夠快速查詢需要的數(shù)據(jù)信息。它要求檔案數(shù)據(jù)庫信息必須標準與規(guī)范，符合檔案管理內(nèi)容、分類及編號設(shè)置的標準化，避免數(shù)據(jù)的重復開發(fā)和使用。同時要做好檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，以先國家標準，然后地方標準為主，通過標準化的檔案數(shù)據(jù)庫的建立，達到資源共享。

2.3人才的培養(yǎng)，提高信息平臺的利用效率與責任心。檔案管理者除了有較強的責任心與事業(yè)心之外，還需要強高的文化素養(yǎng)，不僅涉獵歷史、文化等知識，更要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)處理。這對于檔案管理工作者提出了較高的要求。加強檔案管理人才的培養(yǎng)，并定期培訓，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是當今檔案管理工作向檔案管理者提出的要求。

2.4在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

2.5檔案管理應實行標準化檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向，而現(xiàn)代化則又是以標準化為前提。建立檔案信息網(wǎng)絡是以計算機技術(shù)應用為中心，而計算機的高效率應用必須建立在各項業(yè)務工作標準化的基礎(chǔ)之上。對于毫無規(guī)律可循的檔案，就是經(jīng)過精心設(shè)計，也會因運算程序的復雜而使其效率大為降低。假若沒有統(tǒng)一的標準作為共同的依據(jù)，各館（室）各行其是，檔案管理工作的現(xiàn)代化也就無從談起。因此，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化，是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化及科學化的必要條件.

第9篇：標準化檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實現(xiàn)的過程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。推動檔案管理現(xiàn)代化，必須建立新的管理機制和管理體系，以適應持續(xù)、全面發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案瓷源信息化、檔案管理標準化、檔案利用現(xiàn)代化、檔案干部隊伍現(xiàn)代化等方面。

1．檔案管理觀念現(xiàn)代化

檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，也無法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。

現(xiàn)代化的檔案管理，必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。與檔案管理現(xiàn)代化相對應的是傳統(tǒng)手工管理模式。兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化，其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同，傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計和提供利用等環(huán)節(jié)；現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是要改變檔案管理模式，改變保守的思想觀念，對檔案利用手段進行變革，促進館藏檔案信息資源的開發(fā)利用，樹立檔案館對外服務的新形象，使檔案館工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理邁進，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。

2．檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在各個領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用．因此，加強檔案信息化建設(shè)，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設(shè)，將現(xiàn)行的電子文件通過邏輯歸檔方式收集和處理，將現(xiàn)行的紙質(zhì)文件通過掃描電子化，將傳統(tǒng)館藏檔案進行全文數(shù)字化處理，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)手段，按照檔案分類原則，建立起各級各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)利用，建立檔案信息資源共事的技術(shù)支撐平臺，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用，使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化，實現(xiàn)檔案信息資源傳輸?shù)墓蚕砘?/p>

3．檔案管理標準化

檔案管理標準化，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。積極推行檔案管理標準化，是檔案館的重點工作，檔案管理現(xiàn)代化，是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范。如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，并形成檔案管理標準體系。國家已頒布的標準《CDA電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》是CDA電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范．

檔案著錄標引工作，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。檔案的著錄標引是應用計算機技術(shù)的前期處理工作，著錄標引的質(zhì)量和數(shù)量，直接影響計算機管理系統(tǒng)是否實用．因此，在著錄標引工作中，要堅持著錄與標引的標準化，為檔案檢索的自動化打下扎實的基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化，對檔案管理提出了更高的要求，加強傳統(tǒng)技術(shù)的改造和手工操作的規(guī)范化、標準化，有利于加速檔案管理現(xiàn)代化。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，對其不斷改進，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機地結(jié)合起來，既要抓緊開展檔案現(xiàn)代化管理工作，也要大力做好檔案管理各個環(huán)節(jié)手工操作的規(guī)范化、標準化，以順利實現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

4.檔案利用現(xiàn)代化

保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點，在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的情況下，電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡技術(shù)的應用，將逐步突破檔案館與利用者之間的嚴格界限，改變檔案館坐等上門，被動提供利用服務的現(xiàn)狀。利用檔案網(wǎng)站宣傳檔案界的最新動態(tài)，公布已開放檔案的全文數(shù)據(jù)、目錄索引及政府公開的現(xiàn)行文件，使網(wǎng)上查閱檔案變?yōu)楝F(xiàn)實，提供多層次、全方位的服務，使檔案館的利用者范圍不斷擴大．未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網(wǎng)絡聯(lián)系起來的檔案館的集合。使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供快捷、準確的檔案信息服務。同時檔案網(wǎng)站也將成為宣傳檔案、認識檔案的一個窗口，增強全社會的檔案意識?？梢姍n案利用現(xiàn)代化將是檔案管理現(xiàn)代化的最終目的。

5．檔案干部隊伍現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才，現(xiàn)代科學技術(shù)手段和先進科學管理方法的掌握和應用，人是決定因素。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案人員不僅具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優(yōu)良品質(zhì)，還應具備工作所需的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。