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(1)完善管理制度,加強責任考核。完善管理制度,規范物資的收、發、存管理?;厥諒U舊物資,變廢為寶。制定廢舊物資管理制度,清理積壓物資,減少庫存。公司對庫存物資按照質保期及庫存時間進行分類清理,重點關注質保期敏感的物資和超過一年未領用的物資,分析庫存結構和積壓原因,尋找對策,最終完成積壓物資出庫,有效盤活庫存,降低庫存積壓與報廢、貶值的風險,同時也為物資計劃提供依據。根據“EAM管理考核規定”制定物資管理考核細則,依據考核細則,每月對各部門從物資計劃提報、物資驗收、物資領料等方面進行對標分析,對計劃準確度低的部門予以考核,激勵使用部門提高計劃提報的準確性和及時性。(2)合理儲存物資,規范物資的收、發、存管理。一是規范物資驗收工作,加強倉儲管理人員專業知識培訓,提升物資質量管理的水平,嚴格按照驗收標準對安防用品、勞保用品、電氣產品、氣體、?;返鹊冗M行驗收,做好質量把關與跟蹤工作;二是嚴格管理物資出庫,堅持“先進先出”的原則,嚴格按提報計劃、消耗定額發放材料,確保存貨合理、周轉快速;三是科學保管在庫物資,根據實際情況和物資的類別、用途、規格型號等科學地設置庫區,合理儲存物資,嚴格按照《物資保管保養標準》開展保管的工作。(3)做好采購數量計劃。企業之經營始自購入原料、物料之后,經過加工制成產品或經組合裝配成為產品,再透過銷售過程獲取利潤。其中如何獲取足夠數量的原料、物料,即是采購數量計劃的重點所在。因此,數量計劃乃是為維持正常的產銷活動,在某一特定的期間內,應在何時購入何種材料多少的估計作業。此項數量計劃應達到下列的目的:第一,預估材料需用數量與時間,防止供應中斷,影響產銷活動。第二,避免材料儲存過多,積壓資金,占用堆積的空間。第三,配合公司生產計劃與資金調度。第四,使采購部門事先準備,選擇有利時機購入材料。第五,確立材料耗用標準,以便管制用料成本。(4)加強企業信息化建設,完善物資管理圖文信息系統。公司要及時更新露天礦系統物資備品配件的詳細信息,形成涵蓋制造商、供應商、采購、使用等詳細信息的物資供應鏈;收集了物資基礎信息、圖片、系統圖、采購信息、倉儲信息等,達到信息全面、適時、圖文并茂的效果,形成由物資管理圖文信息系統、資產管理系統(EAM)、網上招投標平臺、供應商管理系統構成的物資管理系統框架,實現企業物資管理工作的標準化、科學化、專業化和精細化,提高物資計劃管理人員的工作效率和計劃提報的準確性。(5)進行物資管理的信息化建設。由于物資管理系統本身的復雜性和繁瑣性,所包含的物資種類眾多,要讓物資管理工作提高到一定的層次,做到系統化、規范化和網絡化,必須采用信息化手段,把物資計劃、采購、倉儲、配送、供應商等的管理納入網絡管理之中,有效地利用共享信息資源,改善企業管理環節。先進的網絡技術和信息技術的使用不僅可讓對企業物資管理更為便捷,同時也可以實現企業內部和外部信息的有效溝通,讓企業及時獲取市場信息。
市場經濟下加強企業物資管理的措施
(1)加強對采購計劃的管理。為了準確掌握生產物資總需求,合理組織貨源,有效使用流動資金,發揮規模經營優勢,努力降低材料采購成本,提高經濟效益,必須加強物資計劃管理工作。物資計劃管理是物資供應部門管理工作的基礎,它是依據倉儲量、用量、渠道、價格等制定的,是以季度計劃為準執行的,是考核計劃執行情況的主要依據,通過物資計劃管理,發揮物資供應部門的主要渠道優勢,規范市場主體物資計劃采購行為,提高供應環節的經濟效益,及時均衡地保證煤炭企業生產的物資供應,實現最少的資金占用和勞動消耗。(2)強化企業的物資采購管理。在企業的物資管理工作中,其關鍵就是物資的采購環節,因為其不僅需要保障企業正常的物資運轉,同時還需要肩負著為企業彌補企業的成本漏洞以及防止企業的隱形利潤出現流失而導致企業盈利能力下降。在目前的經濟環境之下,企業的流動資金的總量以及其周轉率等都是關乎企業命脈的重要部分,如果想要保證企業的健康發展就需要強化物資的采購管理來提升其采購資金的周轉率。在企業進行物資采購之前,首先需要多方位的信息評估工作來明確企業生產所需要的物資具體數量以及其技術要求,通過對供應商的技術能力以及物資設備狀況等進行深入的了解,同時結合市場需求來選擇最優的物資供應商。同時企業還需要明確其物資管理制度并且進行嚴格的執行,這樣才可方便企業采購資金的運轉來實現企業效益的最大化。(3)健全制度,逐步完善采購管理的運行體系。在貫徹執行國家經貿委九號令的基礎上,結合實際完善管理制定。針對目前企業物資采購中存在的一些腐敗現象,企業要進行更為有效的制約監督制度建設,通過將企業在物資采購以及付款環節和驗收環節等進行分離來實現采購信息的公開化和透明化。同時,加強企業采購部門與其他部門的合作,實現科學管理。由于物資管理系統本身的復雜性和繁瑣性,所包含的物資種類眾多,要讓物資管理工作提高到一定的層次,做到系統化、規范化和網絡化,必須采用信息化手段,把物資計劃、采購、倉儲、配送、供應商等的管理納入網絡管理之中,有效地利用共享信息資源,改善企業管理環節,實施有效控制與全程管理。(4)進行物資管理的信息化建設。在企業管理中物資管理是一個重要的部分,在信息時代中就需要護結合信息化管理來對企業物資實現科學化管理。因為物資管理是一個很復雜又很繁瑣的過程,所以針對現在的隨時處于變化中的市場環境,企業必須要在物資的采購以及使用等環節實現信息化的管理來實現創新。先進的網絡技術和信息技術的使用不僅可以讓對企業物資管理更為便捷,同時也可以實現企業內部和外部信息的有效溝通,可以讓企業及時的獲取市場信息。面對當下經濟的復雜形式,企業可以將對物資的管理看作是企業新的經濟增長點。(5)加強對企業物資儲備的管理。目前隨著我國電子商務的快速發展以及物流交通網絡的發展,在企業中物資儲備占據生產資金的比重不斷下降,但是在企業的生產環節卻是一個必要的環節。對于企業來說,如果想要降低流動資金的占有率就需要對此進行科學的物資儲備管理。對此,第一需要嚴格的建立物資儲備管理制度,在物資的入庫和出庫階段需要進行品種以及數量和規格上的嚴格審查;其次就是確定一個物資儲備的額度,這樣才可以保證企業的物資貯備量更為科學合理。因為對于企業來說并非是物資儲備越多越好,也不是越少越好。對于企業來說物資儲備過多會導致其占用大量的資金,同時還對增加企業對物資進行管理中的費用,而物資儲備過少的話一旦市場中出現變化就可能影響到企業生產的連續性,這就給企業帶來重大的經濟損失。第三就是對于企業來說,對于物資的管理需要進行對儲備量進行實時的監控,通過信息化建設來更新數據。
關鍵詞:機電物資;設備管理;成本控制;管理效益
一、工程概況
錦屏一級水電站工程主要任務是發電,并結合汛期蓄水兼有減輕長江中下游防洪負擔的作用。水庫正常蓄水位1880m,死水位1800m,正常蓄水位以下庫容77.65億m3,調節庫容49.1億m3,屬于年調節水庫。電站裝機6臺,單機容量600MW。
本工程樞紐建筑物主要由混凝土雙曲拱壩、右岸泄洪洞、右岸引水發電系統及開關站等組成。雙曲拱壩最大壩高305m,壩體混凝土量約528萬m3。工程等級為Ⅰ等工程,主要水工建筑物為1級。
二、錦屏一級水電站機電物資管理的方法
2.1錦屏項目的機電物資管理特點
自錦屏一級水電站工程開工以來,錦屏一級項目部在錦屏工程中承擔了5個工程項目的施工。除錦屏一級水電站大壩右岸工程正在施工,前期表現為多個工程項目齊頭并進,搶工期,爭速度;后期則是工程項目規模龐大。所以工程項目的機電設備投入和物資材料的需求量非常大。由于工地地處偏遠,運輸困難,施工場地狹窄,倉儲設備有限,加上施工部位分散,戰線長,機電物資的管理難度增大,前期有一定程度的混亂。
項目部遵循公司的管理理念,落實公司的管理要求,根據錦屏工地的實際,著力在機電物資管理規范化、程序化、標準化建設上下功夫。建立和完善了一整套適合錦屏實際、滿足施工需要、節約成本費用的制度體系、操作程序和執行標準。機電物資管理躍上了新臺階,取得了明顯的管理成效。
2.1錦屏項目部的機電物資管理制度
錦屏一級水電站項目部的機電物資管理嚴格執行三個約束性的文件:
即《中國葛洲壩集團第二工程有限公司項目管理細則(試行);物資管理辦法(試行)和設備管理辦法(試行)》。
錦屏一級水電站項目部按照文件提出的要求,逐條逐款對照錦屏的機電物資管理現狀,逐項落實。出臺了《設備管理辦法》、《設備安全管理辦法》、《外協隊伍設備安全管理辦法》、《車輛外協維修管理辦法》、《機械設備事故處理實施細則》、《設備維修保養制度》等設備管理規章制度。物資材料方面有《物資管理辦法》、《油料管理辦法》、《火工材料管理辦法》、《辦公設備管理辦法(暫行)》、《機電物資部設備、物資招標采購評標辦法》、《廢舊物資處理管理辦法》、《施工用電管理辦法》等。
三、錦屏一級水電站機電物資管理成本費用過程控制
3.1機電物物資管理單機核算控制
錦屏一級水電站項目部在設備使用上實施了單機核算管理辦法,這就是“定人、定機、定崗位”和機長責任制,通過各項管理制度在單機上得到落實,使設備的安全操作、例行保養、日常維護和單機成本核算的工作在單機上展開,責任明確,投入產出明確,設備完好率明確。單機結算的結果與機組人員的績效掛鉤,有明確的標準,經過機電物資部、計劃合同部的綜合考核,依照考核結果分配。
項目部實行的單機核算方法,其核心是“三個明確”。
一是明確單機的產出;
二是明確單機的消耗;
三是明確消耗標準。
單機產出的考核,是以單機一個月里完成的工作量,如臺班、方量,乘以內部臺班單價或者方量單價,得出單機月產值。單機消耗主要考核四個指標:一是油耗多少,二是配件消耗多少,三是輪胎消耗多少,四是人工費多少,消耗都以實際消耗統計。項目部規定了單機油耗、配件、輪胎等各種消耗標準,如規定大車油耗每車公里0.8~0.9升;配件每車公里消耗0.68元;輪胎每車公里消耗1.2元。這樣,月單機產出減去月單機實際消耗,就可以得出月單機的實際盈虧。項目部以核算出的盈虧數額,用績效工資的方式反映在單機核算后的個人收入中。
3.2精確調度設備提高設備使用效率
錦屏一級水電站項目機電物資部每周組織召開一次設備管理專題會,集中解決一周里機電設備現場運行存在的問題,對上一周的修理、保養計劃執行情況進行總結,對未完成的計劃進行分析,提出解決方案;同時,制訂出下周的修理、保養和配件計劃,機物部對執行情況全程監控。
項目部在各合同項目的設備配置、管理上實行了動態控制,充分利用現有設備和社會設備,用租賃的方法,把設備投入降下來。項目部進行社會市場行情調查,比較設備效率,加強協作隊伍的監管力度,精確計劃,充分利用社會資源來滿足施工生產需要。項目部對完成任務的設備及時進行調、退、封,不閑占設備增加費用,取得了較好的使用效果。
項目部根據實際,將部分反鏟、奔馳重卡、鉆機等設備以租賃的形式給外協隊使用。這樣做,可以提高這些設備的使用效率,遏制住這些設備的虧損趨勢。如業主提供給項目部的進口鉆機,每臺價值在200多萬元,由于項目部缺少此類鉆機的操作手,而外協隊又恰好有很出色的操作人員,以租賃的方式更能讓設備盡快發揮效率,避免每臺鉆機月使用費5萬元的沉重壓力,避免虧損風險。
四、加強機電物資現場管理和控制
4.1加強機電物資合同管理
項目部對物資實行了單項工程統一計劃管理。項目部實行了需求總計劃和年度、季度、月份和周計劃編制。材料需求總計劃由各單項工程限額計劃匯總而成,是項目的總控制計劃,以上兩者均由工程技術部編制。限額計劃是單項工程材料供應的數量,按時間分段控制,每周限制須用的材料數量。年度、季度、月份和周計劃由前向后精確滾動編制,物資計劃嚴格與施工生產進度計劃一致,因變更可以及時調整。物資計劃要經過工程技術部部長審核,報項目總工程師批準。
項目部對重復使用的周轉材料實行租賃管理。我們對鋼管、扣件、方木、板材一類能夠重復使用的材料,對內對外實行租賃。租賃材料返庫嚴格檢驗,損壞和短少都要賠償。租賃使材料管理的效益更加直觀。項目部對材料實行了統一倉儲管理。統一倉儲管理促進了工程項目管理水平整體提高。
4.2加強機電物資采供管理確保暢通
錦屏一級水電站項目部按公司要求,成立了由主管領導和各職能部門組成的招標小組,除業主供應的材料外,凡10萬元及以上的機電設備、物資材料采購,都要由招標小組決策,簽訂合同后,要接受有關部門的監督。
項目部按公司要求建立供應商檔案,通過書面調查、實地考察、間接尋訪和供應方自薦等方式,填寫《供應方調查表》,經審查合格者進入《合格供應方名冊》?!逗细窆矫麅浴穼嵭袆討B管理,不合格的將注銷其合格供應方資格。一年內不得錄用,項目部規定的采購原則有:成本效益原則;產品質量和服務質量原則;供應及時原則;公平公開,優中選廉原則。
結束語
機電物資管理的關鍵環節就是工程項目成本核算,是一項綜合性管理工作。錦屏一級水電站項目部成立了成本管理小組,各職能部門按照職責和成本進行控制,財務部門進行監督,形成了機電物資綜合管理機制,共同把機電物資的成本控制在合理范圍之內。錦屏一級水電站項目機電物資成本管理通過系統工程,通過實行全員、全方位和全過程的管理,提高設備效率、優化工藝和優化操作、實現了節能降耗取得了良好的經濟效益。
參考文獻
1、管理學(第七版)[M],[美]斯蒂芬.P.羅賓斯著,中國人民大學出版社
關鍵詞:物資管理;成本;核算;委派制
中圖書分類號:F532 文獻標識碼:A 文章編號:1006-8937(2012)32-0071-02
隨著國內鐵路市場的萎縮,鐵路施工企業對提高物資管理質量、降低物資消耗成本的要求越來越迫切。本文從目前鐵路物資管理狀況出發,結合財務委派制的特點,提出了新的物資管理模式——物資管理委派制。
1 鐵路施工企業物資管理存在的問題
①現行的人事關系阻礙物資管理職能的發揮。目前鐵路施工項目物資部門的組建及人員的配置基本上采用“上級物資部門推薦,項目經理選擇”的體制。這種體制下物資人員的人事、薪酬均在項目,導致物資人員必須以項目領導為中心,聽從項目領導決策,公司的成本管理也一定程度上服從項目的進度管理,物資管理職能無法充分發揮。
②適應現場的物資管理制度缺失,沒有符合項目特點的管理辦法?!皼]有規矩不成方圓”,制度是項目物資管理的基本依據。項目物資管理中往往只是被動的使用上級公司的相關管理制度,沒有制定符合現場特點的規章制度,或是只有存在電腦中應對公司檢查簡單的規章制度。物資管理制度的不完善或缺失,一定程度上造成了現場的物資管理混亂。
③項目物資機構人員配置不到位,人少活多,只能被動管理??茖W的物資管理至少應設物資主任、庫管員、材料員、信息員4個職務。現場為了降低成本,往往縮減了物資人員編制,根據項目工程量大小往往只設1~2名成員進行物資管理。人員的嚴重不足,造成了物資的粗放式管理——白天手忙腳亂的應對凌亂復雜的業務管理,晚上氣急敗壞的應付內業管理。致使管理人員人困馬乏,成本控制不到位,上報的物資數據失真。
④項目物資人員薪酬不高,管理缺少激勵機制。1個人做2種甚至3、4種職務,而管理人員的收益甚至還達不到作業隊收益的平均水平。這種情況下,項目物資人員對現場物資管理也就力不從心。這種身兼多職、缺少激勵機制的物資管理模式,在物資成本核算上不容易取得理想效果。
⑤項目決策層及各個部門認識不到物資管理的重要性。項目決策層認為它只是采購供應的部門;財務部門認為它是花錢的部門;技術部門認為它是跑腿的部門;作業班組認為它是給自己備料的部門;而物資人員對自己部門的評價是“說了不算的”、只有管理職能但沒有管理能力的部門,比如:選擇供應商的能力不足;采購行為缺乏計劃依據;出庫物資沒有具體的限額領料單等。由于對物資部門重要性認識的不到位,導致與項目決策層及各部門間的溝通很困難,往往造成物資管理被動的局面。
⑥項目人能征善戰,但缺少系統的成本核算。鐵路工程是系統工程,應該科學的統籌施工、全面的降低消耗、系統的核算成本。而目前實際情況是,項目施工前期往往松松散散,后期迫于工期的壓力,不惜代價的調動了一切人、財、物力去保證開通。結果每個項目雖然都能完美的開通,但付出的代價也是巨大的。系統工程沒有做到科學的計劃、系統的管理,也無法達到系統成本最優的目標。
2 物資委派制及其特點
2.1 物資管理委派制
計劃經濟時代,鐵路物資管理采用“物資公司制”;市場經濟時代采用了“公司的物資部門制”;在新世紀、新形式下,為了進一步規范鐵路項目的物資管理工作,強化物資負責人成本約束機制,提高物資信息質量,保障物資人員合法權益,培養鍛煉物資干部隊伍,應該建立符合施工企業特點的“物資管理委派制”。
2.2 物資管理委派制的特點
為了使物資管理人員排除現場工作的干擾,物資管理委派制至少應該具有一下特點:現場物資人員的人事管理直屬于公司;項目推薦、公司物資部選擇委派的部門組建形式;配備專業素質的物資主任、庫管員、材料員、信息員等;制定科學的物資成本管理制度,量化降低成本的指標;委派工資及效益獎金由公司發放;現場物資人員只對公司級的物資管理部門負責。
3 物資管理委派制配套的運營機制
為了保證物資管理委派制能持續推行和運營,必須建立配套的物資管理運營機制。主要應包括以下幾方面。
3.1 目標成本管理制
如果說委派物資人員能解決的是物資管控項目最中心人的問題,那么,目標成本管理制就是賦予委派人員的“尚方寶劍”。這個制度是物資工作順利開展的基本依據。
3.2 規范的物資管理制度
規范的物資制度是現場各項工作順利開展的具體依據,物資制度中至少應包含針對項目實際情況制定的物資管理細則、量化的部門職責和各崗位職責、量化的物資成本指標和要達到目標的考核獎罰尺度、節能減排管理制度、工機具管理制度等。
3.3 集采和限額領料制
集中采購和限額領料屬于物資管理業務中收、發兩條線最關鍵的管理流程。
3.3.1 物資集采制是“開源”管理
目前項目物資供應基本上有三種形式:甲供物資、甲控物資、自采物資。我們能具體管控的只有自采物資。對于自采物資,我們可以具體劃分為以下兩種形式:主材由公司招標集采;勞保、二三項料等現場急需零星料,由項目指定當地供應商集采。這樣就可以從價格上控制住項目成本,所以集采制是一種有效的“開源”管理。
3.3.2 限額領料制是“節流”管理
限額領料制是指把技術部編制的限額領料單作為物資部門發放材料、作業隊領取材料依據的一種管理制度。這種管理制度,可以有效的節制作業隊施工的浪費、可以督促技術部門需求計劃的及時更新,關鍵是可以保障物資部門采購計劃的實時更新,保障物資的經濟供應。所以,限額領料制是一種科學的“節流”管理。
3.4 付款流程的聯簽制
付款流程的聯簽制度體現出了諸多優點。項目物資申請的權利可以規范合同執行情況,保障物資的及時供應;項目財務審核的權利,可以監督物資管理活動;項目負責人審批的權利,可以保證項目整體利益;公司物資部復核的權利,可以監督、規范委派項目目標成本管理的情況;公司財務的復審權利,可以監督、規范委派項目目標核算管理的情況;總會復批的權利,可以保障公司的整體利益。這種制度,建立了科學的付款流程,淘汰了過去的“一支筆”。
3.5 建立集成化的物資信息制
目前,物資信息化已經開始引起鐵路施工單位的高度重視。物資信息化首要解決的問題是公司內部物資的工作繁雜、信息孤立和內容失真的情況。
建立集成化的物資信息制度,關鍵在于建立集成化物資信息管理模式。集成化物資信息管理模式,就是將物資信息處理與計算機網絡技術結合起來,通過信息的收集和處理,把物資管理和業務管理融為一體,把物流、信息流和資金流等進行集成,使公司的生產效率和經濟效益,以及管理能力、應變能力等得到有效提高,它是一種新型的物資管理模式,可以極大地適應鐵路施工現場的個性化需求。集成化物資管理模式可以極大地幫助公司物資部門對下屬各項目進行實時監督和控制管理,幫助企業的物資管理達到更高的水平。所以集成化的物資管理應該是科學的、系統的、公開的,它不但可以減輕物資信息收集的勞動強度,還能加強物資信息的實時監控,避免物資信息失真。
4 科學的委派制對項目物資管理起到的積極作用
①獨立的人事制度及收益政策,利于從基層克服物資管理混亂的現象。項目的物資管理是記錄和披露其經濟活動成本情況的主要手段。通過實施物資管理委派制,使物資管理人員不再受項目管理當局的控制,獨立實事求是地依據物資管理辦法和相關制度進行物資核算,能從基層克服物資管理混亂的現象。
②利于制定適應項目管理要求的物資管理制度和物資人員崗位職責。依據公司物資管理規定及委派人員的特點,科學的制定適應于項目的物資管理制度及崗位職責,有利于物資人員主動的開展各項工作。
③利于物資管理水平提高??茖W的管理制度、有針對性的崗位職責及專業素質的物資人員的配備,可以把物資管理水平迅速提高。
④具有激勵機制的收益制度,勢必促進物資成本的降低。委派人員的委派工資只能滿足基本的物質需求,而降低項目成本,贏得可觀的獎金才是委派人員精神享受的需求。追求精神需求越迫切,降低成本的決心就越大,思路才能越廣,措施才能越有力,成果才能越明顯。
⑤物資管理委派制勢必引起各個部門高度重視。物資部門只有做好了管理,做出了成績,才能豎立威信,才能受到其他部門的認可。有了物資委派制物資部門不在是領導眼里單純的采購供應部門,而是科學管理核算的部門;有了物資委派制物資部門不再是財務眼里花錢的部門,而是靠業務能力“追求精神享受”的部門;有了物資委派制物資部門不再是技術部門眼中跑腿的部門,也不再是作業班組眼里給自己備料的部門,而是限額發料,開源節流,保障物資經濟供應的部門;有了物資委派制物資部門也不再認為自己是沒有管理能力的部門,而是能科學管理、保障供應,督促、配合其他部門搞好成本核算、降低項目成本的重要的部門。
⑥利于科學的核算物資成本,系統的開發利潤源泉??茖W的物資委派賦予了委派人員不受干擾的管理權力,利于物資部門充分發揮管理能力,極大的降低物資成本。這時,擁有經濟頭腦、能征善戰的項目人,勢必會以利潤的巨人矗立于鐵路建筑領域的不敗之地。
⑦利于促進和提高物資人員的業務水平及經濟管理水平。派出的物資人員本身應具備一定的文化素養和業務水平,通過相應的業務考試及考核,才能具備被派出資格。這樣就增加了物資人員的競爭,必然激勵物資人員學習的積極性,從而提高業務水平。同時物資管理委派制可實行定期輪換,不同項目有不同的管理模式,對物資人員的管理水平也是一種促進,利于提高物資隊伍的整體素質、規范物資管理工作。
5 結 語
總之,物資管理的基本職能是保障供應、降低成本。長期以來各級領導對物資管理工作寄予很高的期望,但實際現場效果并不理想。實行物資管理委派制后,由于委派物資人員獨立于為之服務的項目組織之外,且直接歸屬項目組織的上層管理部門,使物資管理形成相對獨立管理的權力,物資管理才能發揮真正的作用。
現行醫院會計制度將醫院定位于行政事業單位,對醫院而言,面臨當前激烈的醫療市場競爭,以全成本核算帶動醫院管理,提高經濟效益是醫院適應市場經濟發展的必然趨勢,也是醫院醫療服務體系進入市場參與市場競爭的必然結果。從醫院的管理模式看,醫院雖定位于行政事業單位,但醫院的管理是企業化管理的事業單位,是實行獨立核算、自負盈虧的經濟實體,會計核算更加趨同于企業化,既要核算藥品、器械、部門等成本,又要確定收益的產生以及盈利的實現,以保證經濟活動的持續進行。因此,醫院會計的成本核算按照管理的要求劃分為院級、科級、單病種以及單項成本等成本核算模式,這種模式也是目前大多數醫院開展成本核算的主要形式。目前,有相當多醫院的成本核算工作仍處于初級階段,成本會計核算管理模式單一,僅僅圍繞院級和科級成本核算的某些項目而進行,而沒有真正按照成本核算管理的要求進行。其中院級成本核算是以會計科目分類進行,反映全院各成本項目的總體情況和會計信息對外上報情況;而科級成本核算僅僅是作為業務科室獎金分配的一種措施。在科級成本核算中,因沒有專門的成本核算人員,加之科室管理者對成本、費用認識不夠,導致科室在確認費用歸屬方面不規范,成本費用分攤的隨意性大,涉及的人為因素多。使科室成本、費用的管理缺乏科學性、系統性,從而造成科室成本核算不實、不準,使院、科兩級在利益的界定和利益的分配中矛盾重重,也給醫院的財務狀況帶來了一定的財務風險。
2 實行成本核算,嚴格成本控制的關鍵點
2.1 建立醫院成本核算管理體系、完善成本控制制度
醫院成本核算管理是全員參與的一項經濟管理的系統工程,涉及面廣,醫療服務成本復雜,醫院和科室之間聯系密切,綜合性強,需要各部門分工協作,共同配合。劃分成本核算單位,是進行成本核算與管理的關鍵。對此,醫院應設立一系列相關配套的成本核算管理機構。如:建立經濟成本核算中心、醫療收費價格管理小組、固定資產清產核資小組、固定資產報廢審批小組,設立科室或部門成本核算員,從而為醫院和科室成本核算管理的良好運行奠定基礎。醫院在建立成本核算管理體系的同時,還應該建立一套與之相適應的核算管理制度,如:《采購與付款管理辦法》、《成本核算管理實施細則》、《成本費用歸集與分攤標準》、《院科成本測評考核辦法》、《固定資產管理細則》、《資產清查核對制度》、《醫院收費定價與管理規定》等。另外,科室或部門在醫院制定的規范制度下,還要根據本科室或部門的實際情況,制定出相應的具體細則,以便更好地開展科室或部門成本核算,從而完成各項成本目標,使科室或部門的工作質量和效益都有所提高。
2.2 做好成本核算原始數據的搜集、記錄和歸集。建立成本核算分析報告制度
原始數據是反映醫療服務活動的原始資料,是進行成本預測、編制成本計劃、進行成本核算、分析消耗定額和成本計劃執行情況的依據。所以,醫院要組織成本核算人員會同各相關部門,認真制定出既符合成本核算規定,又符合各方面管理需要,既科學又簡便易行,講求實效的原始數據登記、歸類、傳遞、審核和保管制度;以便正確及時地為成本核算和其他有關方面提供翔實的資料和相關的信息。
建立醫院成本績效分析考核報告制度,是開展成本管理與核算的重要內容之一,也是成本管理反饋的主要途徑。成本績效分析考核報告的內容,應該符合醫院的實際狀況,并且能反映和說明一定的同題。其成本績效分析考核報告應包括以下內容:(1)管理目標實際完成了多少和應該完成多少,和上期比較是增還是減或者相一致;(2)實際和上期兩者之間產生的差異,是誰的責任;(3)分析發生差異的原因;第四,獎勵與懲罰所采取的措施以及如何杜絕偏差的產生等。 2.3 提高信息網絡對成本管理和質量控制能力
由于醫療服務涉及面廣,其專業分工精細,各學科和保障部門之間的聯系密切復雜,加上醫療服務成本核算數據龐雜,若用手工統計核算,工作量大且不準確。因此,醫院要適應知識經濟、網絡經濟時展的需要,運用現代計算機網絡實現成本核算管理的網絡化、信息化、自動化、科學化。要在醫院建立一套功能完善、包括成本核算管理功能的計算機模塊系統,在模塊系統中應包含在臨床科室設立的“醫生工作站”和“護士工作站”,還應包含各臨床和醫技科室的檢查治療發生地、各實物管理庫房、行政后勤部門、各收費結賬網點及賬務核算管理處等,并實行聯網,爭取最大限度地實現成本核算數據的收集、存貯、傳輸、匯總,以便對取得的數據及時、準確的分析。從而使科室和部門之間便捷、共享成本核算數據,使全院成本核算管理的質量和效率不斷提高。
2.4 降低采購價格。加強物資管理
隨著醫療技術的進步,各種設備、材料在醫院總成本中所占的比重越來越大,有效的物資管理在醫院成本控制中變得至關重要。目前,醫院應該主要通過以下三個方面降低物資采購成本:(1)通過集中采購、聯合采購等方式降低物資采購成本,尤其是在大型器械采購中聯合多個單位或參與政府的批量采購可以降低采購成本,并能為醫院節約大量的資金。(2)加強材料的庫存管理,減少浪費與損失。通過引入計算機網絡系統,提高物資管理的人出庫制度以及盤點工作的效率。嘗試直接將藥品、物資供應實行托管。減少醫院的管理成本。(3)加強診療過程中消耗材料的使用。通過設立藥品、消耗器材的使用標準,給藥劑量、途徑、手術方式的改進達到在保證醫療質量的同時,合理使用藥品及消耗材料,降低成本。
電網企業屬于資本密集型企業,電網設備類固定資產占總資產的70%至80%,折舊費占輸配電成本的50%左右,如何確保電網基建工程及時、準確轉增固定資產是提高電網企業會計信息質量和財務管理水平的關鍵,雖然在省公司層面已建立按月跟蹤和全省通報工程竣工決算進度機制,將竣工決算及時完成率納入年度重點工作任務組織績效考核,但仍然存在工程竣工決算工作不及時,大量工程竣工決算擠壓,無法及時、足額轉增資產情況。本文以地市供電局基建工程財務決算管理為例,談談在供電局層面如何規范和加強基建工程竣工財務決算工作,促進工程竣工財務決算工作有序進行,避免工程竣工決算積壓和超期現象發生。
二、電網基建工程竣工財務決算管理存在問題
(一)電網基建工程同期竣工項目多、竣工決算流程長、配合部門單位多,工程初設深度不夠,預算、結算審查不到位、不嚴格、審查質量不高造成工程竣工決算進度滯后。電網基建工程完工后需要經過固定資產暫估入賬、甲供物資結算、工程竣工結算初稿編制、工程竣工結算審計、工程竣工結算批復、工程竣工財務決算編制、工程竣工財務決算審計、工程竣工財務決算批復等8個環節,涉及建設單位計劃、工程、物資、審計、財務等部門和施工、監理、設計、物資供應商外部單位,以及省公司工程、審計、財務等上級部門,工程竣工決算流程長,涉及管理部門單位多,特別是近些年來電網基建工程建設任務重,工程部門管理相對薄弱,工程完工后及時、準確轉資已成為一個長期、重點、難點工作任務。
另外,建設單位系統性思考不足,對造價管理認識不深,基層領導對造價工作重視不夠,造價管理隊伍不穩定,審查方未堅持公平、公正、公開原則,未真正做到對工程建設流程和結算依據文件合規性、合法性與合理性的嚴格把關,某些費用僅憑建設單位的一個電話或者口頭協議就同意列入工程結算中,沒有任何票據或者合同作為依據,造成費用審核增減隨意性大,審查流于形式化,造成預算、結算、決算報表不對應和脫節,影響決算完成進度。
(二)工程預算、結算、決算報表未能有效對接和對應,造成工程竣工決算編制困難。現行預算、結算報表與財務決算報表存在口徑不一致的地方,不能與財務決算報表和會計核算一一對應,決算報表編制時需要調整和轉化,且工程預算、結算編制時未考慮固定資產實物和價值管理要求,建設移交些資產不確定,給竣工財務決算編制帶來困難。工程管理部門根據合同開展結算,而合同又不及時履行變更手續,合同與財務實際發生存在差異,導致與財務不銜接,工程結算甲供物資與財務列支物資存在差異,數量、規格型號、名稱存在不一致。
(三)受外部環境影響,工程建設重安全、質量和進度,不重視造價管理,造成主體工程完工后大量費用未定和審批程序未履行,影響工程決算進度和工程完工交付使用資產信息質量。部分工程建設進度快,主體工程已完工,但尚有征地、尾工工程未完成,甚至工程完工后施工圖預算未批復,而相關設計變更也未出具,此外,工程竣工財務決算周期短,項目管理、生產運行等部門對資產形成重視度不夠,重按期無缺陷投產輕資產移交管理,未參與設備的投運驗收及現場實物清點,未及時創建設備臺賬,加之審計中介對交付使用資產也不夠重視,難以保持設備臺賬、資產卡片及實物的信息一致,影響工程竣工決算報表質量,造成工程暫估轉資、結算、決算編制、審計、上報等環節環環失控,影響移交資產的準確性。
(四)物資調撥單、出入庫、入賬、結算工作滯后,嚴重影響工程竣工結算和財務決算工作進度和決算金額的準確性。物資管理滯后一方面是農網工程物資零星、量大、管理鏈條長造成,另一方面是物資制度不完善、物流各環節相關部門管理不到位引起。存在物資管理流程不暢、不閉環,物資管理臺賬不完善,物資實物管理與價值管理不能有效銜接,物資部門出入庫手續滯后,不能實時掌握實物流與資金流狀況。物資出入庫不及時,施工現場物資移交失控,現場物資直接由廠家移交給施工單位,存在物資部門和項目管理部門缺位現象;物資對賬、盤點、清理工作未及時開展。加之業主項目部和施工單位對領用物資管理不到位,容易造成物資漏列和差異發生;隨著網省公司深化推行統簽統付的情況下,物資入賬與實物入庫、領用很可能會更加不同步,難以避免差錯和漏列工程成本發生。
(五)工程、物資、財務信息化水平不高,造成工程竣工決算進度滯后。目前,相關工程管理部門均建立了管理信息系統,但系統功能應用不完善,各信息系統間信息不共享,在工作量呈幾何級數遞增的情況下,信息系統不能帶來管理效率的提升,部分系統功能成為負擔,部分信息需在不同系統錄入,且可用性不高,比如,物料管理系統不能與財務互聯,新老系統均在使用,數據重復和冗余,給物資核對和清理帶來困難,影響工程物資及時清理和結算。
三、電網基建工程竣工財務決算管理舉措
在基建工程竣工財務決算編制流程管控中,財務部門要充分發揮基建工程竣工財務決算的統領作用,主動向基建、物資管理部門靠攏,充分運用Excel功能,固化表單,實現工程結算報表與財務決算報表無縫對接,縮減各環節等待時間。主要做法有以下幾個方面:
(一)制定考核實施細則,建立督辦機制,按紅、黃、綠燈預警,動態跟蹤決算工作進度,不等不靠,實現竣工決算工作“零等待”。
以甲供物資結算及時率、工程竣工結算編制及時率、工程竣工財務決算編制及時率、工程竣工結算及財務決算審計及時率和工程竣工決算上報及時完成率等五項指標設置基建工程竣工結算及財務決算考核管理體系,制定《基建工程竣工結算及財務決算考核管理實施細則》管理辦法,明確各責任部門負責按下表規定的時限提供竣工結(決)算相關文件和資料,與監察審計部聯合建立了竣工結算和財務決算進度通報、預警及考核、定期召開工作例會和督辦機制。
在制度建立的基礎上,以工程竣工結算及財務決算完成情況進度表為依托,對鄰近各環節完成時限7天的項目顯示黃色預警,對超完成時限項目顯示紅色預警,其余項目顯示綠色可控,并相應顯示節約和超時天數,確??⒐Q算各環節工作實時監控。工作中,充分利用工程結算批復環節不可控等待時間,在工程結算報告初稿提交一個周內完成工程竣工財務決算初稿編制和上報審計工作,并在工程結算審定后立即報送竣工決算報告送審版,基本實現了工程結算批復立即出具審計報告和上報竣工財務決算請示,確保了竣工決算編制、審計、上報決算請示等環節“零等待”。
(二)做好工程項目日常財務核算和管理工作,節省賬務清理和竣工資料收集時間。
改變過去財務部門在編制基建工程財務決算需要對基建項目賬務進行全面清理,在調整會計差錯的基礎上編制基建工程竣工財務決算模式,建立基建會計核算業務作業指導書,對每一項業務的摘要、方向、科目、附件、現金流量等內容進行了規范,同時制定了會計業務差錯考核辦法,加大會計憑證審核力度,提高了賬務處理的準確性,有效避免決算編制全面清理賬務的重復工作。在“銀行存款”、“庫存現金”、“預付賬款”、“應付賬款”科目中按“基建項目”設置輔助核算對象,增強財務信息系統數據的分析與運用能力。
(三)固化表單和公式鏈接,基本實現工程結算報表與竣工財務決算報表無縫對接。
在工程竣工財務決算編制過程中,通過建立竣工決算編制底稿對接關系,固化了工程結算報表和竣工財務決算報表格式,充分利用Excel公式、鏈接、查找替換功能,實現了高效編制工程竣工財務決算,有效縮短了報表編制和修改時間。
(四)工程完工后及時辦理物資出入庫和入賬手續。
針對省供物資調撥單傳遞嚴重滯后問題,認真做好物資到貨清理工作,對未入庫物資采取暫估入賬和先行結算,避免等待物資調撥單而影響工程竣工結算進度。
石油企業物資部門采購物資質量的好壞,對保證生產建設項目、工程質量,降低生產成本,提高經濟效益,有著重要的意義和作用。多年來,采購物資質量問題一直是比較敏感的話題,其牽涉面廣,工作難度大。要從根本上杜絕假冒偽劣產品流入油田生產領域,就需要著力強化物資質量監控,嚴格質量監督和約束。本文以中原油田為例,對油田企業物資采購質量監控工作進行了積極的探索。
1、完善質量工作運行機制
1.1完善規章制度。修訂完善了《物資質量管理實施細則》、《物資質量管理責任追究辦法》、《計量管理辦法》等制度,對物資采購、質量監造、檢驗驗收、保管保養、不合格物資處理、質量監督考核等工作進行了明確和規范,物資管理制度做到全過程、全覆蓋。對物資質量實行量化指標管理,納入經營管理、“三基”工作同步考核,確保物資質量管理制度落實到位。堅持將物資質量管理指標納入油田降本增效項目管理,明確各業務部門產品監督抽查合格率、標準采用正確率、憑證采購率、入庫物資質量檢驗(驗收)合格率等績效考核指標,考核結果與月度績效工資掛鉤,形成了比質量、趕先進、創效益的良好態勢。
1.2優化管理模式。結合中原油田物資管理實際,建立了“三級物資質量管理模式”,物資供應實行物資部門入庫檢驗驗收、技術監督部門質量監督抽查、生產單位使用前檢驗的工作機制,做到了物資采購、入庫檢驗、使用過程全面監管。對入庫檢驗、質量監督、質量回訪等業務流程及報檢程序進行優化改進,統一規范計劃、采購、質檢、發料等標準業務文本,為實施采購質量評價和管理責任追溯提供了依據。建立采購質量協同共管機制,組織優選采油、鉆井、設計、工程、地質、科研等方面的專業技術人員,成立油田物資采購專業評委,參與重要物資采購招標和聯合談判,對采購物資的技術性能、制造工藝、生產配套等方面進行技術論證和綜合評估。
2、強化質量過程控制,提高采購物資質量水平
2.1強化入庫物資質量控制。嚴把必檢物資檢驗關口,按照物資料性和在生產中的重要程度,組織編制油田《必檢物資目錄》,固化在ERP系統中,實現了系統自動識別、即時報檢,保證了油田生產本質安全。嚴把一般物資入庫質量關口,在物資到貨驗收時,認真核對數量、標識和隨貨資料等,控制好每一個環節,把好每一個關口,防止不合格產品流入生產領域。同時,加大物資保養工作力度,根據不同物資的料性,制定切實可行的保養計劃和措施,堅持保養經?;3謳齑嫖镔Y質量狀況良好。嚴把質量監督抽查關口,每月制訂在庫物資質量監督抽查計劃,要求抽檢率不低于在庫物資的11%,年度抽檢覆蓋率達到100%。
2.2加強重點物資質量治理。針對生產單位反映問題突出、質量監督抽查發現問題的物資,納入重點物資治理范圍,建立重點物資治理目錄,實行動態監控和重點治理,通過深入開展調查,剖析問題原因,制定專項措施,跟蹤治理結果,對質量改進合格的物資從重點物資治理目錄中予以刪除,對質量改進不滿意的物資持續跟蹤督查,并對新出現質量問題的物資納入目錄管理。先后對油田化學劑、壓力表、水表、管鉗、三角帶、橡膠制品、油漆、閥門等15項物資質量進行了專項治理,通過采取責令整改、暫緩采購、改進工藝、引入競爭等措施,有效提高了此類產品的質量。
3、夯實質量基礎工作
3.1提升物資質檢能力。一方面,加大物資質量檢測技術和設備投入,更新高中壓閥門檢測裝置,配備新增化工產品、專用管材檢測儀器,提高了對油田重要、關鍵物資的質量檢測能力。另一方面,注重加強隊伍素質建設,采取舉辦質量管理培訓班等方式,提升質量管理人員業務技能。
Xie Huaxing;Fu Yongqing;Yan Liming;Yang Dongmei
(Fujian Electric Power Technical College,Quanzhou 362000,China)
摘要: 在ERP管理系統中,供應商管理是核心,只有將供應商管理好了,電力物資企業ERP物資管理模塊才有了堅固的重心。本文從供應商調查、考核、激勵與控制等多角度進行探討,得出實現供應商有效管理的方案,以達到電力物資企業與供應商的雙贏。
Abstract: In the ERP management system, supplier management is the core. Only good supplier management would electric supplies enterprise ERP Material Management module have a solid center of gravity. This article has a dicussion with the supplier survey, evaluation, motivation and control of multiple perspectives, comes to the programe to realize effective management of suppliers to achieve a win-win business between power enterprises and suppliers.
關鍵詞: ERP 供應商管理 考核 激勵
Key words: ERP;supplier management;evaluation;incentive
中圖分類號:F274 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2011)14-0122-02
1問題提出
對電力物資企業來講,引入ERP系統是企業管理水平再上新臺階的需要,在ERP系統中,居其核心地位的是物資管理、人力資源管理和財務管理,而在物資管理中,供應商管理是核心,只有將供應商管理好了,ERP物資管理模塊中所包含的計劃管理、采購、庫存管理才有了堅固的重心。
ERP系統中供應商管理分為供應商調查、考核、激勵與控制,以實現電力物資企業與供應商的雙贏,達成科學、規范和透明的管理目標。因此,對供應商管理來說,基礎是我們對供應商的合理調查,然后在此基礎上,對供應商選擇、考核、評估,本文將對此進行探討。
2初步供應商調查
所謂初步供應商調查,是對供應商的基本情況的調查。主要是了解供應商的名稱、地址、生產能力、能提供什么產品,能提供多少,價格如何,質量如何,市場份額有多大、運輸進貨條件如何。
2.1 供應商調查的目的初步供應商調查的目的,是為了了解供應商的一般情況。而了解供應商的一般情況的目的,一是為選擇最佳供應商做準備,二是為了了解掌握整個資源市場的情況,因為許多供應商基本情況的匯總就是整個資源市場的基本情況。
2.2 供應商調查的特點初步供應商調查的特點,一是調查內容淺,只要了解一些簡單的、基本的情況;二是調查面廣,最好能夠對資源市場中所有各個供應商都有所調查、有所了解,從而能夠掌握資源市場的基本狀況。
2.3 供應商調查的方法初步供應商調查的基本方法,一般可以采用訪問調查法,通過訪問有關人員而獲得信息。例如,可以訪問供應商單位市場部有關人員,或者訪問有關用戶、或有關市場主管人員,或者其他的知情人士。通過訪問建立起供應商卡片,實施供應商檔案管理。
3供應商考核
電力物資供應商考核主要是指供應商簽訂正式合同以后正式運作期間對供應商整個運作活動的全面考核。這種考核應當比試運作期間更全面。主要應從以下幾個方面進行考核:
一般從企業資信、銷售業績、質量情況、服務水平、履約情況等指標體系進行考核,各類產品具體、量化的評審細則另行分別制定。
3.1 企業資信包括:①注冊資本;②銀行資信等級;企業財務情況;主要考核供應商履行自己的承諾、不故意拖賬、欠賬的程度。
3.2 銷售業績包括:①銷售業績;②當地年銷售額。
3.3 質量情況產品質量是最重要的因素,在開始運作的一段時間內,主要加強對產品質量的檢查。檢查可分為兩種:一種是全檢,一種是抽檢。全檢工作量太大,一般采用抽檢的方法。質量的好壞可以用質量合格率來描述。包括:①物資供應合格情況;②廠商質量保證體系;③產品在系統運行情況。
3.4 服務水平表現在:能對顧客高度負責、主動熱誠認真服務,并且售后服務制度完備、服務能力強。包括:①零星供貨完成能力;②售前及售后服務水平;③服務響應時間;④銷售人員的服務態度及水平。
3.5 履約情況包括:①供貨的及時性;②客戶投訴情況;③以住合作情況。
3.6 合作年限
3.7 配合度主要考核供應商的協調精神。在和供應商相處過程中,常常因為環境的變化或具體情況的變化,需要把工作任務進行調整變更,這時可以考察供應商在這些方面積極配合的程度。另外如工作出現了困難、或者發生了問題,可能有時也需要供應商配合才能解決。在這樣的時候,都可以看出供應商的配合程度。
考核供應商的配合度,主要靠人們的主觀評分來考核。主要找與供應商相處的有關人員,讓他們根據這個方面的體驗為供應商評分。
4供應商的評級、激勵與控制
在供應商使用的初期,電力物資企業的采購部門,應當和供應商協調,建立起供應商運作的機制,相互在業務銜接、作業規范等方面建立起一個合作框架。在這個框架的基礎上,各自按時按質按量完成自己應當承擔的工作。在日后供應商使用的整個期間,供應商當然盡職盡責,完成企業規定的物資供應工作。采購企業的采購管理部門應當按合同的規定,嚴格考核檢查供應商執行合同、完成物資供應任務的情況。既充分使用、發揮供應商的積極性,又進行科學的激勵和控制,保證供應商的物資供應工作順利健康地進行。
為了保證供應商使用期間日常物資供應工作的正常進行,要采取一系列的措施對供應商進行激勵和控制。[1]供應商激勵和控制的目的,一是要充分發揮供應商的積極性和主動性,努力搞好自己所承擔的物資供應工作,保證本企業的生產生活正常進行;二是要防止供應商企業的不軌行為,預防一切對企業、對社會的不確定性損失。激勵和控制往往是并存不可分割的,一些激勵措施可能同時又是一種控制措施。因此我們覺得對供應商的激勵與控制應當注意以下一些方面的工作。
4.1 逐漸建立起一種穩定可靠的關系企業應當和供應商簽訂一個較長時間的業務合同關系。時間不宜太短,太短了讓供應商不太完全放心,從而總是對本企業要留一手,不可能全心全意為搞好企業的物資供應工作而傾注全力。只有合同時間長,供應商才會感到放心、才會傾注全力與企業合作,搞好物資供應工作。特別是當業務量大時,供應商會把本企業看作是它自己生存和發展的依靠和希望,這就會更加激勵它努力與企業合作,形成一種休戚與共的關系。但是合同時間也不能太長,一般以一年比較合適,如果合適,第二年繼續,可以再續簽。第二年不合適,則合同終止。這樣簽合同,就是既要讓供應商感到放心,可以有一段較長時間的穩定工作,又要讓供應商感到有危機感,不要放松競爭進取精神,才能保住明年的工作。
4.2 有意識地引入競爭機制有意識地在供應商之間引入競爭機制,促使供應商之間在產品質量、服務質量和價格水平方面不斷優化而努力。例如,在幾個供應量比較大的品種中,每個品種可以實行角制。所謂角制,就是一個品種設兩個供應商,一個角,作為主供應商,一個角,作為副供應商。在運行過程中,對供應商的運作過程進行結構評分,一個季度或半年一次評比,如果主供應商的月平均分數比副供應商的月平均分數低,就可以把主供應商降級成副供應商、同時把副供應商升級成主供應商。
4.3 召開供應商年會,與供應商建立相互信任關系疑人不用,用人不疑。當供應商經考核轉為正式供應商之后,一個重要的措施,就是要不時地隨機抽檢一下,以防供應商的質量滑坡,影響本企業的產品質量。一旦發現了問題,就要增大抽檢頻次,進一步加大抽檢的強度,甚至取消免檢。通過這種方式,也可以激勵和控制供應商。此外,建立信任關系,還包括在很多方面。例如定期地召開供應商年會,交換意見,研究問題,協調工作,甚至開展一些互助合作。特別對涉及企業之間的一些共同的業務、利益等有關問題,一定要開誠布公,把問題談透、談清楚。要搞好這些方面的工作,需要樹立起一個指導思想,就是“雙贏”。一定要盡可能讓供應商有利可圖。不要只顧自指導思想,就是“雙贏”。一定要盡可能讓供應商有利可圖。不要只顧自己,不顧供應商的利益。只有這樣,雙方才能真正建立起比較協調可靠的信任關系。這種關系實際上就是一種供應鏈關系。我們的工作,實際上就是一種供應鏈管理的工作。
4.4 建立相應的評級、監督、獎懲措施在建立起信任關系的基礎上,也要建立起比較得力的、相應的監督控制措施。特別是一旦供應商出現了一些問題或者一些可能發生問題的苗頭之后,一定要建立起相應的監督控制措施。根據情況的不同,可以分別采用以下一些措施:
對供應商采取評級分類及獎懲措施。供應商評級由高到低可分為優良、合格、不合格三大類。具體分值可為:優良≥90分;70<合格<90;不合格≤70。(若入圍廠商的產品一年內銷售額未達一定比例,將直接列入不合格供應商)。
優良供應商,其獎勵措施可為:有資格參加公司系統內組織的所有相應產品的采購活動并推薦至省公司;保證貨款優先支付;定期舉行交流合作洽談會,分享合作經驗;連續三年被評為特級供應商的,可發展為長期戰略合作伙伴,并與之簽訂長期合作協議。
合格的供應商,其獎勵措施可為:有資格參加公司系統內組織的所有相應產品的采購活動;對供應商進行跟蹤輔導,使之發展為優良供應商;增進溝通,不定期舉行交流合作洽談會;
不合格的供應商,其懲罰措施可為:本年度不邀請其參加公司系統內組織的所有相應產品的采購活動;原則上一年內停止向該供應商訂貨;將不合格供應商的信息在系統內通報并報送上級電力物資公司及相關部門。
關鍵詞:完善物資質量管理 配送管理 實踐探索
0 引言
勝大物資供應自2009年7月歸口以來,在公司領導、供應處各部門領導的正確領導和全體干部職工的共同努力下,緊緊圍繞勝大發展目標,緊密貼近勝大生產實際,貫徹落實油田物資供應管理工作理念,以“強化管理,規范運行”為工作主線,著力提升管理水平。下面將主要工作開展情況匯報如下:
1 歸口至今物資收發存業務情況
1.1 歸口時的情況
根據“關于勝大集團公司物資采購供應歸口管理的意見”中要求:物資需求計劃方面,勝大集團公司生產所需要的鋼材、油料、化工、勞保等大宗通用物資以及鉆井和采油設備、配件等物資,必須報物資供應處統一實施采購。物資采購管理方面,對于勝大集團公司下屬幾個面向社會企業的的生產急需特殊品種物資采購,物資供應處每月核定部分自購資金指標,由管理局財務資產部核撥資金予以解決;下屬的面向社會企業經營的不屬于56大類物資范圍內的農副產品,由勝大集團公司向管理局財務資產部申請資金自行采購。
1.2 歸口后物資用料品種
涉及鋼材、木材、水泥及建筑材料、煤炭、原油加工及石油制品、化學原料及化學產品、油漆涂料、天然橡膠、橡膠制品及塑料制品、勞保用品、雜品、石油專用設備等共30個大類。
1.3 歸口后物資發料情況
2010年度發料、2011年度發料、2012年度較上年均有大幅度的提高。
2 完善物資質量管理和配送管理的實踐探索
2.1 加大物資供應管理工作理念的宣貫力度
積極貫徹落實中石化物裝部、供應處各項會議精神,組織物資供應干部職工層層傳達、深入學習會議精神。堅持油田物資供應管理實行“歸口管理、集中采購、統一儲備、統一結算”的管理體制,為宣貫主導。定期安排物資供應工作,總結重點工作運行情況,推進各項工作有序運行。定期對主要用料單位單位進行物資管理檢查,推動各單位物資供應管理規范化。
2.2不斷完善物資供應管理制度建設
結合勝大集團實際和油田物資管理要求相繼制定了勝大集團物資供應管理規定、勝大集團物資供應管理績效考核辦法、勝大集團外部市場物資采購供應管理辦法、勝大集團物資配送實施細則、勝大集團供應商動態量化考核辦法。指導各單位物資供應規范管理。
2.3持續加強物資需求計劃管理
年度需求計劃方面,供應部門建立供應領料物資物資消耗數據庫,計劃員建立有所轄物資消耗臺賬,逐步摸清所涉及物資消耗規律。按照相關單位的生產規模、年度投資計劃等,結合年度物資消耗規律,能夠做到每年9月份完成本單位下年度物資需求計劃部分編制,經本單位相關部門和領導審核后提報物資供應處。
季度物資需求計劃編制與匯總上報方面。依據本單位季度生產和投資安排,結合物資消耗數據庫和個人消耗臺賬,每季末25日前,編制下季度物資需求計劃,經本單位相關部門和領導審核后以書面形式于30日前提報物資供應處。
2.4不斷完善質量管理和配送管理,強化過程控制
配送管理方面,我們根據用料單位實際需求,按照物資種類、數量、料性,合理安排行車線路,組織協調二級配送業務實施,保證了配送物資及時、準確送到用料現場。確保了物資安全。在基礎資料管理方面,建立有完整的物資配送臺賬,確保物資去向明確。定期對基礎資料管理情況進行檢查,保證資料、臺賬準確率、完整率達到100%。以達到強化過程控制的目的。
質量管理方面對所有物資部門保管和兼職質檢員嚴格檢查物資合格證是否有效有效,標識標注是否齊全,質檢資料記錄齊全準確,對物資檢驗所已進行檢驗的物資,進行外觀檢驗。對直達物資由保管員到現場抽檢,三級單位技術人員進行質檢,確保產品的標識標注、質量證明書、檢驗報告及隨機配件齊全、有效,辦理完質檢和發放手續后方可使用。物資質量信息反饋郵箱,暢通質量信息綠色通道,每季度定期開展質量回訪。
2.5切實提高物資價格管理水平
通過對宏觀市場環境、物資市場行情、原材料價格走勢等方面的關注,緊密結合市場形勢和供應價格變化月度價格信息報告。
2.6積極參加全員崗位練兵活動,提高人員素質
按照處的有關要求,結合勝大實際情況,積極參與網上注冊和自測自練的自助培訓學習,及時根據更新題庫,組織員工聯系,營造了良好的學習氛圍。
結合勝大物資供應管理工作實際,除參加油田統一培訓外,以中國石化物資供應管理和采購技術指南、采購管理為載體持續加強內部學習,加大了物資管理基本知識和管理制度和業務知識的普及培訓力度,提升了業務人員的綜合素質。
3 勝大集團集中采購方面的特殊情況
現有幾家建筑施工單位:都是獨立法人單位,根據調研分析,各家承攬工程比較分散,用料計劃性方面普遍很差,從計劃到供料一般3—5天;應甲方的要求,經常調整施工順序,變更用料計劃;為節約成本,鋼材、砂石料、水泥直接送達工地現場,而由于大部分工地現場場地受限,不能存放大量材料,經常是量小多批次。所以很難按照油田材料計劃管理的要求運行。
3.2油田內獨家使用的特殊品種物資采購問題
幾個主要生產面向社會生活市場的產品的單位,所需原材料基本上在油田范圍內獨家使用。還有幾家是中石化A類供應商。他們生產的產品所需原材料在油田范圍內也是獨家使用的特殊品種。主要原材料在油田只有我們獨家使用,而且這些原材料在市場上價格波動頻繁,有的物資有時一周之內升降幅度很大,且由于訂單的原因導致計劃性較差。
比如在油田內部,只有勝大使用鍍錫薄鋼板為主要原材料。主要產品氣霧罐,完全面向社會,市場競爭充分,利潤極薄,因此對原材料價格極其敏感;目前國內馬口鐵行業內競爭也很激烈,市場現貨價格根據市場情況隨時變化,廠家基本是月度定價。目前的采購狀況只能是:在市場相對低價穩定期定貨,在市場高價時,主要從現貨市場應急采購。采購周期極短,付款方式很難協調,廠家變換頻繁。為了成本、訂單材質的要求,需要使用符合自己需求的供應商。而主體企業網絡內這方面的供應商很少,很難形成競爭機制,而為了從競爭中取優,供應商還需要不斷地增減變化。這些單位普遍存在:獨家使用、生產訂單無法預計,用料計劃性很差,而且量小、多品種、多批次等情況,這些諸多生產經營中的現實情況嚴重制約著這些單位統一執行油田集中采購工作的運行。
關鍵詞:設備物資;質量監督管理;電網安全運行
1入網設備物資質量監督管理的背景
近年來,電力設備設施生產廠商所需原材料一路攀升、人工費用逐年提高、管理成本節節攀升。國家電網公司實行物資集中采購率達到100%,供應商之間競爭愈演愈烈,一些供應商為了在競爭激烈的集中招標中拿到訂單,不惜采取一切手段降低生產成本。如采取降低原材料購置成本、減員增效、縮短管理鏈條等手段。上述原因導致入網物資設備質量明顯下降,給電網安全運行造成隱患。
2主要做法
2.1組織體系建設
為落實國家電網公司物資集約化管理的戰略,推進物資質量管理不斷深化,東營公司成立了質量監督工作領導小組,根據國家電網公司物資集約化戰略,提出東營公司質量監督工作的整體部署和管理目標,指導、協調質量監督管理中的重大問題,監督檢查質量監督工作落實情況,推進各項工作的全面開展。
2.2隊伍建設
東營公司在組織體系建設的同時,重視人員隊伍的培養,對質量監督相關單位和部門員工的設備監造專業知識培訓并進行業務考試,考試合格后頒發執業證書,作為東營公司質量監督工作具體實施的后備力量,實現兼職監理工程師持證上崗,合理利用東營公司兼職監理師和社會技術資源,共同實施對供應商產品的質量監督工作。每年開展質量監督工作培訓,宣傳國家電網公司新的管理理念和管理思路,不斷學習創新,保證質量監督工作人員業務素質與時俱進。
2.3常態化機制建設
物資質量監督人員按時參加東營公司的安全生產例會,參加公司每月召開的質量監督與供應商關系管理月度例會,建立與生產、基建、營銷、物資等部門和單位的橫向溝通機制,以及與項目管理部門、施工單位等上下聯動的縱向機制,深化設備材料質量監督主體責任的落實。常態化機制的建立充分調動基建、生產、營銷、物資等各環節的力量并使得信息高度綜合和集中,使得每次抽檢的結果分析都能全面和客觀,每次問題處理都徹底、及時,保證質量監督工作取得良好的效果。
2.4考核機制建設
結合山東省電力公司物資質量監督管理有關規定,根據《山東省電力公司供應商不良行為處理實施細則》及東營公司有關制度,制定了《國網東營供電公司物資質量監督管理考核辦法》。物資管理部門每月組織相關部門召開月度例會,對各單位月質量監督工作完成情況予以通報,并按照指標得分進行排名,考核機制的形成有效地提高各單位的工作積極性,壯大質量監督人員隊伍,改變原來參與性不強、工作質量不高的弊端,為保障質量監督工作的順利開展起到積極作用。
2.5監造工作管理
保證主設備質量,公司監造工作由物資部門統一管理,監造范圍除嚴格按照公司要求的范圍實施外,擴展了110kV變壓器、電抗器、斷路器、組合電器四類產品,均通過招標方式選擇中標的監理公司進行監造。對于220kV及以上電壓等級的其他設備類產品,由物資部門組織項目單位結合廠內出廠試驗進行關鍵點見證。保證監造質量,杜絕監造不力,缺崗,漏監等情況,對駐廠監造組進行“飛檢”,并根據“飛檢”結果對監造組進行評分,評分標準涉及內部管理、監造人員配置、檔案文件管理、監造過程管理、監造文件編寫以及信息溝通管理等多個方面,根據年度工作情況進行綜合評價,評價結果作為下一年度的參考,保證主設備的駐廠監造工作實效打下基礎。
2.6抽檢工作管理
結合東營公司實際情況,按照電壓等級及項目需求單位對抽檢實施單位進行劃分,220kV及以上電壓等級工程項目,公司組織質量檢測中心或送第三方檢測機構進行抽檢,110kV及以下工程項目由各項目需求單位組織抽檢。充分利用公司資源,避免到貨高峰時任務扎堆,人員不足的情況,充分調動各項目需求單位的積極性,保證抽檢工作的實際效果。
2.7安裝調試階段的質量管理
物資安裝調試階段,質量監督人員對設備安裝、調試過程中的質量控制,主要內容如下:(1)監督設備基礎、預埋件的施工及檢測工作。(2)對設備安裝中的隱蔽工程進行檢查驗收。(3)在設備安裝過程中進行旁站監理,監督設備安裝的工藝過程和關鍵工序的施工。
2.8運行階段的質量管理
在設備安裝、調試完畢,已交工驗收后,按正式生產條件和規定的期限運行,通過運行數據記錄與設計要求對比,檢查生產設備的設計、制造、安裝和調試的設備連續正常運行的可靠性和穩定性。
3實施效果
3.1提高入網設備物資質量
通過不斷探索發現部分設備制造過程中的質量問題。例如,在配電變壓器的抽測中,發現諸如空、負載損耗超標、漏油、防腐涂層偷工減料等多種質量問題,有些問題情況較為嚴重。對線纜類裝置性材料的抽檢中發現問題較多,主要為導線節徑比、線密度、直流電阻不符合要求等。針對發現的問題都做了妥善處理,通過對供應商不同程度的處罰,提高了供應商的質量意識,保證了入網產品的質量。
3.2“四位一體”有效聯動機制初步形成
深入開展供應商產品質量監督工作以來,一直將質量監督工作與招標工作及供應商關系管理相結合,改變了原來各部門銜接不夠緊密的多頭管理模式,逐步形成了質量監督與合同、招標及供應商關系管理“四位一體”的有效聯動機制。
3.3產品質量監督鏈條形成
抽樣檢測結果作為供應商績效考核的一部分計入考核,供應商現場實地認證結果作為招標部門評標的重要參考,這一聯動機制形成了以檢測為手段,以數據為支撐,以提升中標供應商水平為目的的環環相扣的產品質量監督鏈條。