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(一)有利于醫院檔案管理的規范化、制度化、科學化
目前,醫院人事檔案的管理仍然以紙質存檔為主,由于檔案室空間有限,加之檔案數量龐大,導致醫院檔案的整理、更新工作開展十分不便。而且由于檔案表格填寫內容缺乏制度規范,導致不同醫院填寫的檔案資料不同,增加了醫院檔案實施規范化管理的難度。現代信息技術的應用給醫院人事檔案管理升級帶來新思路,對于減少檔案占用空間,實現檔案管理的規范化、制度化、科學化極為有利。
(二)有利于醫院人力資源的合理配置
人事檔案是記載個人經歷、德才水平、品德作風、工作表現、獎懲情況、歷史背景及其經歷等的重要文件。大多數醫院僅將人事檔案作為人力入職的憑證,忽視了人事檔案在人力資源配置方面的作用。實現醫院人事檔案的管理信息化,有利于醫院人力個人檔案信息的動態更新,有利于醫院人力資源的合理配置及考評機制的不斷完善。
(三)有助于改善檔案的管理方式
傳統的紙質檔案管理不僅占用大量的空間,而且在檔案的歸檔、整理、更新、查閱等方面都存在很大難度,加之紙質檔案容易破損,日常維護工作較為繁瑣。實現人事檔案的信息化管理,不僅可以節省空間,而且可以大大提高醫院人事檔案的記錄和檢索效率。只要借助于電腦軟件就可以實現檔案信息的更新和查找,省去了以往重新填寫、謄抄表格的一系列繁瑣程序,改善了醫院人事檔案的管理方式。
二、醫院人事檔案管理信息化建設的風險
目前,醫院人事檔案信息化管理仍處于初級階段,在技術處理、專業人員配備等方面還存在一些難題,尤其醫院人事檔案涉及個人隱私,如何確保醫院人事檔案在信息化的過程中不受到非法侵害,是醫院人事檔案管理信息化建設中的重點和難點。為此,要全面了解醫院人事檔案信息化管理的各種風險,具體如下:
(一)檔案管理系統的安全風險
醫院人事檔案信息化管理固然方便快捷,但是檔案管理系統的安全風險不容忽視。由于醫院人事檔案信息化管理建設處于初級階段,尚未開發專門的檔案管理系統軟件,多是借用現成的系統軟件經過改良后進行檔案信息處理,檔案尚未實現全部信息化,先進的加密技術、訪問控制技術、防火墻技術尚未應用,導致檔案管理系統容易受到計算機病毒、惡意軟件、黑客等的襲擊,檔案管理系統一旦癱瘓所造成的損失將是不可估量的,所以,充分認識檔案管理信息化建設中存在的安全風險,并加以防范乃當務之急。
(二)檔案信息化管理中的人為風險
有些單位對于檔案管理重視不夠,在人員配置方面不足,經常調用護士充當臨時檔案管理人員。但在檔案信息化管理建設過程中,任務繁重,臨時調用的檔案管理人員由于業務水平不高,導致檔案在信息化處理過程中內容不完善、遺漏、錯誤的現象頻頻發生,影響了檔案信息化管理升級的步伐。另外,一些檔案管理人員,利用職務之便,在檔案信息化的過程中,進行信息造假,謀取私利,增加了檔案信息化管理中的人為風險。
(三)檔案信息化管理的技術風險
醫院人事檔案的信息化管理不是簡單的將紙質的人事檔案資料電子化,而是在人事檔案規范化、標準化、電子化的基礎上,運用先進的數據倉庫技術、數據挖掘技術,建立分層檔案資源中心,進而對數據進行相關分析,為各部門提供有價值的數據報告。而現在醫院人事檔案的信息化管理僅僅處于檔案資料的電子化和簡單統計階段,檔案管理人員在技術處理方面缺乏經驗,甚至不知道如何進行檔案數據的信息化處理,在數據處理技術的選擇和應用上還存在一定難度,同時也增加了操作風險。
三、應對醫院人事檔案信息化管理風險的有效策略
針對醫院人事檔案信息化管理建設中存在的風險,可采取如下措施:
(一)樹立醫院人事檔案的現代化管理理念,健全檔案管理系統
醫院管理人員首先要明確醫院人事檔案信息化管理的重要性,樹立現代化的管理理念,同時明確醫院人事檔案管理信息化是醫改的必經之路。其次,投入必要的人力、物力,健全檔案管理系統,引入加密技術、防火墻技術、訪問控制技術等,將檔案管理系統遭受計算機病毒、惡意軟件、黑客等襲擊的可能性降到最低。最后,提高檔案管理人員的安全防范意識,定期進行軟件系統升級及病毒的查殺,提高醫院人事檔案信息化管理的安全性。
(二)加強醫院人事檔案管理人員培訓,減少檔案管理人為風險
醫院人事檔案管理信息化的過程中任務繁重,需要大量的人力支持,但原有的檔案管理人員由于年齡、學歷等原因,在檔案信息化建設工作中有些力不從心。因此,可通過開展培訓、參加講座、業余學習等方式,積極組織職工學習《檔案法》及人事檔案升級工作一系列文件精神等,提高檔案管理人員的信息化管理能力。同時,增強檔案管理人員的職業責任感,在檔案信息化過程中,務必保證人事檔案信息的真實性和完整性,有效抵制各種非法利益賄賂,減少檔案管理的人為風險。
一、醫院檔案管理信息化建設的重要性
(一)有利于保證醫院檔案信息化管理的醫療工作。在對醫院的研究過程中發現醫院在發展的過程中,醫院內部的信息檔案對醫院的發展起到非常重要的作用,這就需要對醫院的信息檔案進行合理的管理。而且對醫院的整體結構來說,最主要的任務就是醫院內部的醫療服務,這就需要對醫院內部的醫療服務進行一個合理的檔案歸納,這樣在患者進行治療的過程中能夠有充分的檔案對自身的身體狀況進行闡述。但是傳統的檔案管理模式對這些檔案并不能做到良好的管理,因此這就需要在原有的基礎上進行有效的創新,只有這樣才能真正的實現患者對檔案的查詢能夠做到及時和迅速。另外實行醫院檔案管理的信息化不僅能使得患者對自身的病情有一個全面的了解,還能為醫生在對患者進行治療的過程中提供可靠的依據,進一步實現在對者進行順利治療的過程中,提高對醫院內部信息檔案的管理。
(二)有利于促進醫院內部管理工作的開展。對醫院實施現代信息化的管理,不僅能對檔案進行管理,還可以對醫院內部的工作人員有一個有效的管理。開展信息化檔案管理對提高醫院內部工作人員的思想道德素質起到非常重要的作用,而且在進行信息化管理的條件下建立醫院內部員工的獎懲制度對醫院的發展起到不可忽視的作用。
二、醫院檔案管理信息化建設過程中存在的問題
盡管這種信息化管理在醫院的發展過程中發揮非常重要的作用,但是并不能說明這種信息化管理就完全不存在弊端。在研究過程中發現這種信息化管理模式在醫院的發展過程中還存在一些問題,在這里筆者就對醫院檔案管理信息化建設過程中存在的問題進行詳細的說明。
(一)醫院基礎設施不到位。盡管現在已經有部分醫院開始實行信息化管理,但是在技術和設施上面還有很大的缺失,而且醫院對信息化管理的重視程度并不是很高,這些問題都會導致現在醫院內部信息化管理不能得到良好的發展。在對信息化去管理的過程中大多數都需要使用計算機,這是因為只有通過計算機才能對相應的數據進行有效的處理。但是目前醫院內部對計算機的應用還存在一些問題,這就會降低醫院工作人員對醫院檔案處理和歸納的速率。
(二)管理制度不夠規范、管理范圍不夠明確。由于醫院的檔案信息化管理還存在著建設體制不完善、分工職責不明確、構建機制不健全的情況,進而不能很好的對檔案信息進行統一管理,導致相關的檔案信息法律規范不夠完善。另外,信息安全技術不具有管理性、技術性以及業務性的特點,導致其信息化管理技術以及制度不夠完善。
三、加強醫院檔案管理信息化建設的有效措施
簡單來說,也就是對檔案信息進行分類、排序、編目、檢索以及歸檔保存的各個環節中,通過運用先進的信息化技術,方便對其進行應用和查詢,并將以往的紙質管理方式轉變為電子管理方式。
(一)加大醫院檔案軟件與硬件設施的建設力度。目前,在我國的大多數醫院中,其檔案資料主要運用紙質和照片兩種形式。這兩種形式受到通風因素、溫度因素以及防火因素等因素的影響,會給醫院的檔案管理庫房帶來不利的影響。另外,考慮到檔案存儲的空間比較大,不能有效地將檔案的指標進行永久保存。因此,在對檔案信息化進行建設時,建設軟件和硬件設施是十分有必要的。其中,硬件設施指的是計算機設備、多媒體技術設備、錄入系統以及存儲設備等,例如復印機、照相機以及掃描儀等;軟件設施指的是檔案的管理軟件以及文件,例如建設的檔案查詢系統、數據庫軟件、信息安全軟件以及計算機操作系統軟件等。
(二)保證檔案管理的數字化建設。雖然大多數醫院已經有十多年的發展歷史,但是其還是運用紙質的形式對檔案進行管理。因此,為了實現檔案管理的信息化,首先,醫院通過運用數字化的方式制定相關的文件規范,將其保存為電子文檔;其次,對于已經保存過的醫院檔案管理資料來說,對其進行重新錄入工作,有效的保證檔案管理實現數字化。由于大多數醫院沒有很好地意識到檔案管理工作的重要性,進而導致醫院的檔案管理人員比較缺乏。檔案管理人員主要以兼職類型為主,專業性不強。因此,加強對醫院檔案管理人員的信息化培訓工作是十分有必要的。
[關鍵詞] 人事檔案; 人事管理體系; 信息化
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2013)012- 0089- 02
近年來,隨著醫療衛生事業單位人事制度改革和醫療體制改革的不斷推進,醫院的管理更加科學和規范。而人事檔案管理作為醫院重要的信息資源,是醫院所有工作人員的經歷和社會實踐的重要記載,是非常重要的人事信息資源。利用電子信息化手段來實現人事檔案管理的改革,對于優化人事檔案管理,更好地為人事管理服務來說,非常必要。
1 信息化人事檔案管理的優缺點
傳統的人事檔案管理存在著很多漏洞,譬如管理方式陳舊,缺乏系統管理,人事檔案隨意放置,缺乏保密性,容易丟失;檔案管理人員缺乏主動性,檔案管理意識薄弱,檔案更新不及時或檔案文件填寫隨意或不完整。這些都制約著人事檔案管理在現代社會高速發展下高效的為醫院服務。
人事檔案信息化,通過網絡可以實現資料信息共享,利于醫院各部門在人事方面的協作,合理利用人才,實現人事檔案的高效利用,體現人事檔案的價值,更利于醫院的人事管理。電子化的人事檔案存儲在電腦里,在進行添加或修改時,只需要簡單地搜索一下關鍵詞就可以新建或打開某個員工的所有資料,相比紙質檔案更快捷方便,且能夠在最快的時間里,實現人事檔案的更新。另外,人事檔案管理系統內包含的資料相比紙質資料來說更加完整,不容易缺失,也更安全,紙質文檔如果管理不善很容易被人翻閱,而電子文檔在電子計算機安全機制之下,只有擁有管理權限和查閱權限的人才能看到人事信息。另外,可以實現人事檔案的備份,當電腦故障了也不會丟失信息,而紙質文檔一般只有一份。
電子信息化對于人事檔案管理也有不足之處,由于電子計算機文檔的信息修改時可以不留痕跡,資料的真實性往往成為人們擔憂的焦點;電子文檔的高效率,帶來的是一份很小的文檔就能包含很多信息,倘若檔案管理系統出現安全隱患,將會給人事信息帶來災難,所以系統的安全性,一直是困擾檔案管理信息化的一個問題;電子文檔的可靠性不高,人們長期也來對于電腦信息的可更改和不穩定根深蒂固,所以電子文檔的信息往往會被認為是虛假的,或不能作為憑據[1]。
2 構建高效的人事檔案管理系統的措施
人事檔案管理的信息化對于醫院人事工作的發展作用重大,可以更好地實現人力資源的合理有效分配,筆者認為,要建立高效的認識檔案管理系統,必須做到以下幾點。
2.1 提高人事管理工作人員的專業水平
人事管理工作人員的檔案管理意識在人事檔案管理信息化中至關重要,是實現高效管理的基礎。醫院應該引進專業的人事管理人才,并通過一系列的培養計劃來使其成為適合醫院人事管理的專業人才。不僅具備熟練運用計算機進行人事檔案信息管理的能力,還要熟悉醫院人事結構及管理方式。由于人事檔案信息對于醫院來說是保密信息,就要求人事檔案管理人員,必須具備優秀的信息保密素質,在沒有完整的信息資源查閱權限的情況下,不可以泄露任何信息給任何人。
2.2 建設高效的人事檔案信息化平臺
根據醫院對不同專業人才的需求和管理方針,建立適合醫院引進人才、提高管理效率、降低管理成本的人事檔案信息管理平臺,這是人事檔案信息化的具體實施內容[2]。在構建這個平臺的過程中,筆者認為最重要的2點是:
(1) 人事檔案信息數據庫。信息庫內的信息是真實反映所有工作人員工作能力的內容,是其經歷的真實寫照。為醫院發展而建立的人才儲備庫,應該擁有傳統人事檔案不能比擬的信息,應該是除了每位工作人員的基本信息外,還要與其他信息相聯動,應該包括醫生的醫療檔案、護士的執勤檔案等等所有其工作內容,反映該員工的工作能力的一切數據都能夠成為其人事檔案的一部分,另外,一些陳舊的紙質文檔,也應該通過電子掃描等方式添加到數據庫之中。建成能實現數據輸入、數據整理、數據修改(權限允許下)、信息檢索等多個功能的檔案數據庫[3]。
(2) 信息檢索平臺。根據醫院的要求而設立強大的檢索功能,可以從不同的入口進行檢索,對于不同的關鍵詞設立不同的存儲字段,以方便檢索,方便信息對比和查閱。通過此檢索平臺能夠快速地找到最適合某個崗位的人,或是推薦人選,以其人事檔案數據庫內數據為依據而進行計算,避免出現人事管理中的舞弊現象。各個科室主要負責人能夠通過檢索平臺對該科室的人員人事檔案進行查閱,為他們平時的人員管理提供數據,方便他們提高科室人員素質和專業水平。
2.3 建立合理的人事檔案管理制度
人事檔案信息化管理并不能改變人事管理辦法,傳統的人事管理辦法也不會在推出信息化管理后就發生極大的變化,畢竟很多的人事管理方法很難直接通過計算機語言來實現,所以應該建立一套適合傳統人事管理辦法的信息化檔案管理制度,以達到輔助人事管理的目的。
2.4 重視人事檔案的更新和維護
人是檔案信息化管理平臺畢竟是一個不斷更新的系統,需要檔案管理人員實時地進行更新和維護。工作人員的工作能力在這個方面是最關鍵的地方,檔案管理人員要擁有極強的檔案管理意識和高尚的人格。不僅僅要準確完整地錄入每一條信息,還要及時更新每一條需要更新的信息,并對數據庫進行維護,以保證其準確性和完整性。更為重要的是懂得人事信息安全性的重要,能夠確保數據庫的安全,服務器的安全,保證服務器不受外部攻擊以及服務器的穩定運行[4]。
3 結 語
綜上所述,人事檔案信息化管理體系的構建對醫院人事管理是極為重要的,運用現代檔案管理理論與人事檔案信息化管理系統,專業的人事檔案管理人才、動態的人事檔案管理、全方位的人事檔案數據庫、高效的信息檢索系統、完善的檔案管理制度,有效地為醫院的人才交流提供可用信息,為醫院人事管理提供更多更科學的依據。
主要參考文獻
[1] 年慶娟. 淺析醫院人事檔案資源的信息化管理[J]. 中國管理信息化,2012(14):94-95.
[2] 衡明慧. 關于醫院人事檔案信息化建設的思考[J]. 黑龍江檔案,2012(5):39.
摘要醫院檔案信息化建設的最終目的便是使檔案信息得到更好更全面的利用,以此來滿足醫院各方面的需求,為醫院服務病人以及更好的發展創造有力條件。本文通過對知識管理進行概況分析,從知識管理的角度探討醫院檔案信息化建設的重要性以及相應的建設措施。
關健詞知識管理醫院檔案信息化建設重要性措施
隨著信息化時代的發展,信息化技術對各行各業都產生了深厚的影響,而信息化作為現代醫院檔案管理的重要考核標準之一,其信息技術直接關系到醫院檔案管理的效果以及服務水平,現階段,根據知識管理對醫院檔案實行信息化建設,不僅有利于醫院檔案的管理以及信息資源利用,同時對于行業的發展也有一定的促進作用。
一、知識管理的概況
知識管理具體指的是在組織中構建一個量化與質化同時兼備的知識體系,讓組織中的資訊與知識,通過獲取,創造,分享,整合,記錄,存取以及更新等過程,達到知識不斷創新的目的,并反饋到知識體系中,使個人與組織的知識得到有效的積累,從系統的角度進行思考,從而有助于組織的智慧資本做出正確的決策,以適應市場的不斷變遷[1]。
而根據醫院來對知識管理進行分析,就是以人為中心,以信自作為基礎,以知識創新作為目標,將知識看成是一種可開發資源的管理思想,簡單的分析,就是在人在管理過程中對其集體的知識與技術的捕獲與應用的一個過程,其目的就是讓信息的處理能力與知識創新能力能夠有效的結合,從而找出其結合方式,并在整個信息管理過程中以實現知識共享為目標,以恰當的時間將恰當的知識傳遞給最恰當的人,從而最終使其做出恰當的決策。
二、醫院檔案信息化建設的重要性
在如今的互聯網時代,醫院檔案信息化建設不僅可以實現醫院自身的檔案信息系統化,同時醫院也可以通過此平臺開展益民工程,樹立醫院自身的良好形象,提升醫院的經濟效益,如今隨著英特爾網絡的崛起發展,使醫院的檔案工作伴隨著發展機遇的同時也面臨著更多的挑戰,通常情況下檔案信息的收集,整理,存儲以及利用其本質上就是信息資源的生產加工,是一個完整的信息產業體系,而檔案信息作為一種特殊的知識結構,其在人類社會的發展進步中起著不可替代的作用,就醫院而言,病人的檔案信息準確與否,利用是否全面,直接關系到病人的疹斷效果以及治療情況,因此醫院的檔案信息化建設是醫院檔案工作發展之下的必然趨勢,同時也是工作重點,其發展建設的情況也勢必會影響到醫院的現代化管理。
三、基于知識管理下醫院檔案信息化建設的幾點措施
在知識管理的背景下,醫院檔案信息化建設的措施需要從檔案工作的技術層面進行分析,具體如下:
(一)建立電子檔案信息庫
通常情況下,醫院的檔案室由于空間狹小,里面許多關于醫療,教學,科研等具有重要價值的活動內容資源沒有得到充分的利用,而檔案信息化建設實現了檔案信息資源的無限儲存性,也就意味著可以無限度的收集醫療信息資源而不用擔心儲存問題,因此首先要建立一支具有專業技術水平的信息管理人才隊伍,能夠在關健時刻及時找出檔案庫中需要的信息資源,同時要對檔案進行科學的分類,錄入并管理,解決傳統檔案管理中立卷難,工作效率低下等問題,醫院檔案信息化建設實質上就是建立電子檔案信息庫,利用電子設備空間的無限性來完成檔案息化的建設。
(二)建立與發展聲像檔案
通過聲像檔案可以將一些臨床,教學,科研活動內容等完好無損的保留下來,一般情況下醫院的檔案信息具備多層次,多結構以及多視角的特點,為了使這些檔案信息的存在意義與價值能夠可視化的體現出來,可將最有意義的一個瞬間鏡頭或者一段畫面通過錄像的方式記錄下來,這樣聲像的記錄方式其價值意義遠遠大于單純的文字記錄,雖然醫院的聲像檔案較之文字檔案要少,但其特過殊的證明作用卻是文字檔案所不具備的,其可視性以及感觀性是文字檔案不可替代的,因此建立與發展聲像檔案也是醫院檔案信息化建設的重要手段。
(三)利用互聯網共享檔案信息
隨著互聯網的發展,大量的網絡信息鋪天蓋般的向著網民沖擊而去,而且隨著電腦與移動電話的普及,醫院的檔案信息資源從以前的封閉狀態過渡到現在網上資源共享,這就是醫院檔案信息化建設的有力證明。利用互聯網的特性將其作用發揮出來,然后構建醫療信息平臺,以此開設信息服務窗口,不僅可以醫院單位的服務水平,同時對于醫院的聲譽也可以相應的得到提升,而且隨著醫院檔案信息化建設的逐步完善,醫院檔案信息的管理對于醫療改革來說也會起到一定的促進作用。
四、結語
在知識管理的條件,醫院的檔案信息化建設具有重要意義,不僅關系到醫院醫療水平的提高,同時對于醫院的健康發展也起到了一定的監督促進作用,而且通過建立電子檔案信息庫以及聲像檔案等方式可實現醫院檔案信息化建設的目標,達到資源信息共享的目的。綜上所述,本文通過對知識管理進行概況分析,從知識管理的角度探討醫院檔案信息化建設的重要性以及相應的建設措施,以期對我國的醫院檔案信息化建設提供相應的參考意見。
參考文獻:
論文摘要:安全監察是生產安全一項很重要的環節,但在施工現場,作業人員對安全監察人員存在不同程度的反感心理。各種重于形式的活動偏多、項目應接不暇、本位思想嚴重、外行監督內行、人情關系等是逆反心理所產生的原因。
在安全管理中,安全監察是一項很重要的環節,但監察與被檢查一直是矛盾的,特別是在施工現場,作業人員對安全監察人員存在不同程度的反感,這樣的逆反心理對安全管理起著不小的負面作用。
1.具體表現
施工人員中凡是提及安質部,首先就會想到“罰款”的概念,對違章和事故進行處罰雖然是安質部的職能之一,但在職工中形成 “安全監察人員就是罰款人員”的認識卻是非常有害的,這是職工存在逆反心理以及安全監察人員工作方式不正確的表現,以下兩種現象比較典型。
1.1作業現場不夠規范,作業人員的安全意識淡薄,認為安全管理的要求“繁瑣、多余”,對安全監察人員存在抵觸情緒,甚至輕視安全監察人員。產生原因包括以下幾個方面。
1.1.1這種心理大多出現在具有豐富施工經驗的老職工中,個別老職工資歷深,工序熟悉,又沒有發生過大的事故,自滿心理較重,認為規章制度“太口嗦”,在接受監督檢查時“不服氣”,產生很重的逆反心理。
1.1.2個別安全監察人員業務不熟悉,工作經驗少,不全面,難以發現深層次的違章行為,只在“戴沒戴安全帽”上下功夫,對各類施工,包括現澆梁施工、既有線施工、掛籃施工等較復雜的施工需要完善的安全措施了解不全面,對施工現場安全生產缺乏指導作用,導致施工人員不服氣。
1.2懼怕安全監察人員,唯恐避之而不及,產生原因如下。
1.2.1施工人員業務技能較差。這當中又有兩類人,一部分人業務素質雖差,但態度認真,安全意識較強;另一部分人不僅業務素質差,而且態度散漫,在施工中違章不斷,并且不知道哪些做法屬于違章。這些人對安全監察人員存在懼怕心理,同時也有反感心理。
1.2.2安全監察人員進行監督檢查時態度蠻橫,有特權思想,處理情況時不認真聽取當事人意見,看法主觀、武斷,導致施工人員產生.“惹不起還躲不起?”的思想。
2.逆反心理攘合分析
以上兩種表現比較典型,也是施工作業層經常出現的心理表現,但逆反心理的產生有多層次的原因,產生逆反心理的層面也不僅僅局限于施工作業層面。安全管理是全體職工都必須參與的綜合管理行為,每一環節的斷裂都會導致整個安全工作的重大損失,下面從三個方面對安全工作中的逆反心理進行分析。
2.1管理層
領導高高在上,不了解實際情況,貪大求全,盲目拔高,制定規章制度脫離一線施工職工實際水平;規章制度、各種重于形式的活動偏多,項目應接不暇,就引發煩躁、逆反心理,致使每項活動都達不到應有的效果。這是造成職工逆反心理的一個很重要的原因,也是必須加以杜絕的現象。
2.2執行層
個別施工單位領導本位思想嚴重,認為施工單位是“自己的天下”,一切自己說了算,一旦安全監察人員進入其“領地”進行監督檢查就很不舒服、仿佛自己的權威受到了挑釁,不但對安全監察人員的工作不配合,而且帶頭發牢騷,特別是面對比自己年輕、工作經驗少的安全監察人員時,表現更明顯。
這種現象的后果相當嚴重,“領導松一尺,職工松一丈”,這種領導往往帶壞一個作業隊、一個項目甚至一個單位的風氣,是很嚴重的安全隱患。
2.3安全監察人員自身
2.3.1業務技能差,不能贏得大家的尊重。個別安全監察人員業務技能差,又不注意學習。出現外行監督內行的現象,并沒有謙虛、謹慎的工作態度,這是導致逆反心理的一方面原因。
2.3.2人情關系重,辦事不公正。對和自己關系密切的人或單位 “網開一面”,對和自己關系一般或有矛盾的職工或單位“要求很嚴,罰款很重”,看起來辦事公正,其實是借機報復。 2.3.3工作態度不端正,罰款湊數應付領導,并存在“老好人”思想,在安全生產工作中,缺乏指導作用。個別安全監察人員工作態度不端正,不是出于提高安全管理實際水平的目的進行工作,而是應付差事,往往以罰代管,忽視作為一個安全監察人員的指導作用,這種表現往往造成安全管理的浮躁心理,逆反心理,表面上抓的很緊,實際上對職工心理沒有好處。
3.對策
3.1管理層
3.1.1管理人員,包括安全監察人員,必須端正自己的心態,首先戒除自身的浮躁心理,工作的出發點與歸宿應該是提高本項目或本單位的安全管理水平,實現各項安全目標。那種“拉大旗、扯虎皮”遭聲勢,應付上級的工作方式必須杜絕。
3.1.2多下現場,多接觸實際情況,一定要對項目的安全管理水平有一個客觀的認識,在這個客觀認識的基礎上的管理才是有效的安全管理。
3.1.3勤學業務,多與工作經驗豐富的老職工交流,一方面了解作業人員的真實思想與難處,另一方面用謙虛謹慎的態度進行交流、請教,不僅提高了自身素質,擴大了知識面,而且密切了雙方的關系,不僅消除了逆反心理,而且營造了一個團結融洽的工作環境,對安全管理的促進作用會效果明顯。
3.2執行層
安全監察人員在日常工作中,必須與其他各部門加強配合與協調,取得各部門的支持。有不同看法時,要充分討論,特別是處理事故、劃分責任時,尤其要注意認真聽取各方意見,燕得大家的理解與尊重、樹立自己的威信,才能在安全管理中理順各種關系,得到各部門的理解與支持,同時避免部門之間的矛盾。
3.3施工作業層
3.3.1對于施工作業層出現的輕視安全監察人員的現象,除了安全監察人員對老職工應該表現出足夠的尊重、努力提高自身的業務素質外,一定要重視項目、班組安全活動的重要性,重視宣傳教育的作用,特別是各類事故通報,一定要定期學習,使其明白即使資歷與業務素質都很高也不是杜絕事故的資本,越是老師傅越是要樹立比其他職工強的安全意識,不僅保證自身安全,而且要帶好頭。
一、人事檔案管理信息化建設的必要性和作用
近年來,社會信息化進程逐漸加快,信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源,而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體,其在人力資源管理中的重要性日益凸顯,加上信息技術的發展和人事檔案管理開放化、社會化轉變,為人事檔案管理信息化建設提供了條件,這是時展的必然趨勢,也是我國信息化管理工作的迫切需要。
人事檔案信息化管理主要以計算機技術和網絡技術為支撐,改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法,檔案信息通過電子文件保存在計算機內,不僅能夠為人事管理提供全面信息,還能有效避免信息的丟失,可見,進行人事檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。
在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息,通過網絡可以加快更新速度,對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新,實現資源共享,消除傳統紙質信息更新的繁瑣工作,降低工作人員的勞動量,使管理人員有更多時間擴充知識,有利于提高工作人員的業務水平,信息數據庫上有關于員工和干部的最新考核信息,這些能夠為領導的選拔決策提供幫助,因而,人事檔案管理信息化建設是節約勞動力、加快信息更新速度、提高信息資源時效性的必要途徑,有利于提高人事檔案管理水平,提高工作效率和工作質量。
人事檔案信息化管理中,對于檔案的查詢、修改、更新等都是在計算機上進行的,有效避免了對原始檔案的破壞,保證了原始檔案的權威性與客觀性。每個人都有人事檔案知情權,人事檔案信息必須建立在尊重員工的基礎上,只有檔案信息得到員工的知情和認可,檔案才更具有使用價值,通過信息化建設,在進行人事檔案管理時,可以通過網絡使員工了解自己檔案,并對員工的疑義給出解答,有利于消除矛盾,體現了人性化服務。因此,人事檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、創建和諧勞動關系的重要手段。
二、加快醫院檔案管理信息化建設的主要路徑
為改變醫院檔案管理現狀,實現醫院檔案管理的數字化管理,是檔案管理適應社會信息化發展的必然要求,也是全面提升檔案管理服務的必然選擇"加快檔案管理信息化建設,需要從更新管理念,提高管理人員業務素質,把信息網絡技術應用到醫院檔案管理當中,采用與檔案管理相關的信息技術及軟件系統,形成一個覆蓋醫院檔案管理全過程全方位的信息網絡平臺,實現檔案管理的資源共享。
(一)更新管理理念,是加快醫院檔案管理信息化建設的關鍵
醫院的不斷發展,業務技術水平的不斷提高,根本上是要樹立醫院現代化管理的意識,實現醫院檔案管理現代化就必須更新管理理念,適應新形勢下的醫院管理的新要求。加快信息化建設,徹底改變傳統檔案管理以人工手動方式的模式;加快信息化建設,縮小不同專業間的差距,充分發揮檔案管理人員的作用;加快信息化建設功在當今,利在夯實醫院的發展后勁。檔案管理信息化可以徹底改變以前收集整理時間長、立卷歸檔繁瑣、查詢利用效率低的落后狀況。用現代化的管理理念和手段,使檔案管理的信息化工作與辦公室工作的制度化同步發展,以實現文檔一體化的管理,適應信息化時代的要求,增強醫院檔案管理的時效性,提高檔案查詢、利用、開發的有效性。
(二)提高檔案管理人員的業務素質,是加快醫院檔案管理信息化建設的重要保證
檔案管理人員是醫院檔案工作的主體,檔案管理質量與水平與檔案管理人員業務水平和綜合能力密切相關,加快檔案管理人員業務水平的提高刻不容緩,只有不斷提高檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法、現代的管理手段,才能快速的推進醫院檔案管理的現代化,才能適應醫院檔案管理信息化的要求。只有把檔案管理專業知識與計算機技術相結合,才能加快建設信息化建設,促進檔案信息資源庫和數據庫的完善,把分散的檔案信息和數據進行統一管理,提高檔案管理的服務效率。
(三)采用現代化的信息技術是加快醫院檔案管理信息化建設的必要手段
醫院檔案管理現代化的標志就是信息化建設。醫院檔案管理的信息化就是將計算機技、通訊技術全面的運用到檔案管理之中,以獲得最好的管理結果和最佳的工作效率,從而改善檔案管理的工作現狀,加快檔案管理信息化建設,沖破檔案利用的種種局限,從封閉走向開放,利用檔案信息的獨特優勢為領導決策和醫院管理提供支持。
關鍵詞 西安市 信息技術(IT) 從業人員 亞健康狀態
亞健康狀態是由前蘇聯學者Berkman在上世紀80年代中期研究發現,指除了健康狀態和疾病狀態之外,人體還存在著一種非健康非患病的中間狀態,稱為“亞健康”(sub-health),也稱“第三狀態”[1]。
根據不完全統計,我國目前有75%的人處于亞健康狀態,15%的人處于疾病狀態,只有10%的人處于健康狀態[2]。而IT行業由于其工作特點和工作環境決定了其從業人員身心健康受到很大的影響,據統計全國大約70%的信息技術(IT)從業人員存在亞健康狀態[3],如何提高IT行業人員身體健康水平,減少國家人才資源的巨大損失,是當前急待解決的問題。
一、研究對象及研究方法
(一)研究對象
以西安高新技術產業區信息技術從業人員的健康狀況為研究對象,男性39人,女性13人。
(二)研究方法
除了查閱文獻資料,筆者還向西安高新技術產業區的IT行業發放問卷80份(收回有效問卷52份),并對回收的調查問卷數據采用Microsoft Excel軟件進行處理。
二、研究結果
(一)亞健康狀態調查總體情況
在被調查的52名信息技術從業人員中,亞健康狀態普遍存在且比較嚴重,其發生率為90%,重度亞健康者占總人數的66.5%,這說明信息技術從業人員的健康問題不容忽視,而亞健康狀態發生率(男性為92.3%大于女性的84.6%)及程度(重度亞健康百分比里,男性為71.8%,女性為61.5%)均為男性高于女性。
(二)亞健康程度
本次調查涉及社會適應、社會支持、心理癥狀、情感維度、認知、精力、器官功能、運動功能、身體癥狀、總體評價共計10個維度;各維度基礎得分相加產生社會亞健康、心理亞健康和生理亞健康等3個子量表。
(三)亞健康狀態的主要表現
據統計,信息技術從業人員的亞健康狀態表現發生率位居前5位的是:睡眠不良、疲乏無力、精力不集中、記憶力減退、食欲不振。此外, 頭痛、頭昏、抑郁、便秘等發生的情況也比較多。
(四)發生亞健康狀態的原因調查
工作時間長且任務重,工作壓力,自我調節能力差,具有例如抽煙、喝酒、熬夜、加班等不良的生活習慣等都是造成亞健康狀態的主要原因。此外,信息技術從業人員對自身的健康關注不夠,也容易出現亞健康狀態。
三、討論
在問卷的三個子量表的得分情況及程度中顯示,亞健康狀態不單單是由于某一個環節出現問題,而是共同作用影響。因此,我們做對亞健康狀態的調查與分析,必須將社會、心理、生理這三項因素綜合起來。
(一)社會因素
由于社會競爭激烈,工作壓力、工作任務變得更加難以應對,生活節奏加快,人際關系更為復雜等都成為了造成信息技術從業人員亞健康的重要因素。在社會支持方面,從業人員普遍認為人際關系非常緊張(32人處于重度程度),這不僅增添了自身的心理壓力,而且還會產生消極的工作生活態度,使他們處于亞健康狀態。在社會適應方面,我國人口基數龐大、各種污染日益加重,空氣質量下降,長期處于這種環境,人體的細胞不能發揮正常生理功能,進而破壞人體的代謝平衡,從而導致各種疾病。
(二)心理因素
由于競爭日益激烈,日積月累的工作壓力,不和諧的人際關系,以及對未來的焦慮等,都在無形中使從業者產生不良的心理癥狀從而造成心理亞健康狀態。絕大多數人都會因為處理不好人際關系、對自己工作狀況的不滿、對未來的迷茫與不自信等原因產生焦慮的情緒,進而影響了正常的工作與生活。
(三)生理因素
在組成生理亞健康子量表的各維度中,器官功能的得分情況與程度最為嚴重,中度和重度亞健康狀態的人數總和為46人,約占總體人數的88.5%。這是由于信息技術行業的工作特點所造成的。因為必須每天久坐于電腦之前,長時間面對高亮度的顯示屏,眼睛必然會感到疲勞;而長時間的同一坐姿,還可能誘發頸椎、腰椎等骨關節的病變。所以,我們必須對自身的生理健康狀況加以重視,以防患于未然。
四、建議
針對生理、心理、社會方面這三個方面所出現的問題,筆者提出以下建議:
(一)加強保持健康的知識宣傳,注意養成有規律的飲食和生活習慣。
(二)公司管理應給予足夠的重視和充分的時間,使信息技術從業人員能夠投入到體育健身活動中。
(三)做好定期體檢工作,要對自己的身心健康狀況足夠重視,防患于未然。
五、結論
本次研究結果顯示,信息技術從業人員的亞健康情況十分嚴峻。亞健康人群比例大(約占總體的90%),亞健康情況嚴重(重度亞健康者占總體的66.5%);且男性(重度亞健康人數所占比例為71.8%)比女性的亞健康狀態程度更加嚴重。可見在信息技術(IT)從業人員中亞健康狀態的情況不容樂觀,必須引起我們足夠地重視。
參考文獻:
[1] 何裕民.關于亞健康:一個新領域命名的商討[J].醫學與哲學.2000,21(61):47-48.
【關鍵詞】信息不對稱; 原料生產; 監管
“民以食為天”。食品的質量安全與人體健康、生命安全有著極為密切的關系。食品安全一直是人類發展關心的話題。隨著我國經濟社會的進一步發展,人們對食品安全也越來越重視。近幾年來,食品安全事故頻頻發生,三聚氰胺、蘇丹紅、瘦肉精、“染色饅頭”、地溝油等事件更是引發了中國老百姓對食品安全的集體不信任,也引起了我國政府的高度重視。食品安全是關系人民群眾身體健康和生命安全的大事,而食品質量監督檢驗機構是食品安全的重要守衛者。監管人員要以對人民群眾高度負責的精神,加大監管力度,嚴把食品安全關,確保廣大群眾都能吃上放心的食品。
《食品安全法》明確規定,食品生產者采購食品原料、食品添加劑、食品相關產品,應當查驗供貨者的許可證和產品合格證明文件;對無法提供合格證明文件的食品原料,應當依照食品安全標準進行檢驗;不得采購或者使用不符合食品安全標準的食品原料、食品添加劑、食品相關產品。食品生產企業應當建立食品原料、食品添加劑、食品相關產品進貨查驗記錄制度,如實記錄食品原料、食品添加劑、食品相關產品的名稱、規格、數量、供貨者名稱及聯系方式、進貨日期等內容[1]。質監部門通過日常對企業的原料進貨查驗記錄、生產過程控制記錄等的查驗,督促企業按照有關法律、法規、標準的有關規定,依法生產,規范生產活動,督促落實食品質量安全主體責任。
雖然我國已經有了一些關于食品安全的法律法規,但是
基金項目:天津師范大學大學生創新創業訓練計劃項目:“基于信息不對稱理論的食品安全監管體系構建研究”(2012023)
作者單位:300387天津師范大學政治文化與政治文明建設研究院
食品安全問題的現狀不容樂觀,在食品的原料生產過程中仍然存在著許多問題。
一、存在的問題
1.農產品的生產者和養殖者存在違法行為
農產品的生產者和養殖者經常違法使用高毒高殘留農藥、抗生素、瘦肉精和激素等;違法使用食品添加劑和非食品原料生產加工食品;非法、超范圍、超用量使用色素、防腐劑等食品添加劑;違法使用不合格原料生產加工食品,摻假制假,如使用發霉變質原料、過期產品、病死畜禽肉等。這些行為都對我國食品安全帶來了極大的隱患。除此之外,我國還出現了一些在發達國家出現的食品污染,如在我國多個省份流行的大腸埃希菌等。在一些工業較為發達的地區,許多高污染企業不能按照有關部門的要求正常使用水污染物處理設施,而是直接將廢水未經處理就排放至江河湖海甚至居民水源中,對人類的生命健康造成了直接影響。隨著新技術、新工藝和新資源的不斷發現并應用,我們的食品安全同樣也面臨著新隱患。轉基因技術的應用、化學合成添加劑等新的食品添加劑的出現、食品新型包裝材料所使用的化學材料等現象都應引起我們的高度重視。
2.信息不對稱所導致食品安全問題
在食品安全問題中,其實許多方面都是由于信息的不對稱所引起的。在食品方面的市場交易中,企業作為生產者,在信息方面擁有絕對的優勢,對可能出現的問題和缺陷十分了解;銷售者與生產企業相比,信息的擁有方面處于相對劣勢的地位,但是依然可以根據自己的經驗去了解產品的情況;而作為最廣大群體的消費者,由于對產品信息缺乏了解的途徑,就使得消費者不能準確辨別食品質量的優劣,一些消費者在貪圖便宜的心理的驅使下,甚至還會選擇一些價格便宜的低質量產品。一些生產者常常利用自身的優勢,使用、濫用非法添加物以及食品添加劑,這對消費者的身體健康存在嚴重的影響。信息不對稱問題成為我國食品安全生產加工中的重大問題,也是我國食品安全社會監督中最大的問題。
3.法律懲處力度較小
2006年出臺的《農產品質量安全法》對之前的相關法律進行了很大的整理、修改和完善,但其懲處力度仍還不足,多數情況下的處罰以罰款或停業整改為主,這些懲處不足以震懾違法者。相比較國外的發達國家,他們嚴厲打擊出現食品安全問題的企業,天文數字的罰款常常令商家無力支付,甚至陷入倒閉的境地,如此嚴厲的刑罰對不法供應商具有更高的威懾力,使其不敢再進行違法犯罪行為。
4.執法責任制不夠完善,執法力度不足
當前,農產品安全監管權責不清是責任追究制度很難落實的重要原因之一。諸多行政部門都負責食品安全的具體事務。但是,大家都會爭著搶著管那些對自身有利益的問題,而一旦真正出現了問題,卻又會出現誰都不愿負責的局面。這樣就嚴重影響了執法監督的權威性。此外,執法者自身也存在一定的問題。有些執法人員害怕得罪人,在執法行動中就會縮手縮腳;有的執法人員法律觀念不強,就會導致野蠻執法的出現;還有的執法機構或執法人員實施重懲處而輕批評教育、重行政處罰而輕法制制裁。此外,大量的農業執法人員來自于專業技術領域,他們自身缺乏執法經驗,執法水平和執法方式都有待進一步提高。
5.農產品質量檢驗標準及質量檢驗體系有待完善
我國現行的農產品質量安全標準體系很多是在上世紀七十年代制定的,當時我國農產品農藥殘留量比較高,而現在隨著經濟的不斷發展,該標準體系執行到現在卻沒有進行較大的修訂,一些食品標準項目指標陳舊落后,已經明顯不符合現在的檢測標準。政府部門在一些標準體系建設方面的落后,也嚴重影響著我國農業標準化生產、監管等工作的進行。目前我國大范圍的快速檢驗體系還未建成,農產品質量監管的技術手段還沒有完全發揮出它應有的作用。
6.食品原料生產檢測設備差,檢驗檢測水平較低,科研經費投入少。
在我國,國家質檢總局、食品藥品監管、農業部、衛生部等多個政府部門都有食品安全檢驗檢測機構,各種檢測機構職能疊加,使得本來稀缺的檢測資源更加捉襟見肘,影響了食品安全的震懾威力和監督力度。在國外,基因探針等新的高科技檢驗檢測手段已經應用在眾多實踐之中,而在我國卻仍主要用于科研單位。在經費投入方面,我國與國外相比,更是少得可憐。
7.農產品市場準入門檻較低
農產品貿易的最后一道門檻是農產品市場準入制度,但目前我國還沒有健全的市場準入制度。對于那些不集中的農貿批發市場,我們管理起來難度更大。我國還沒有一個清晰完整的管理層次和體系,目前只有一些零散的法律法規散布在各級政府部門的規章規范之中。我國目前的市場準入制度還不夠完善,這就直接導致了我國農業一體化程度較低,一些農產品市場主體在自己的生產經營活動中未能受到有效的監督。雖然上海、廣州、北京等一些大城市已經初步建立起了農產品市場準入制度,但是該制度目前還不夠完善,并且在全國范圍內還未能建立起統一的格局。要想解決食品安全問題,我們要從全面抓起,從根本抓起。我們要重視食品原料的衛生質量監管這一環節,構建食品安全防護體系,建立統一、完善并具有統領能力的長效監管機制。我們要保證食用農產品和生產食品的原材料質量,加強對農資、農藥的監管;加大對農藥生產企業的監管;加大對食品原料、添加劑生產企業的監管,切實維護廣大人民群眾的健康安全。
二、對策及措施
1.正確全面地進行食品安全宣傳
作為市場主體的企業,在食品安全問題的整個過程中,應樹立起自己的第一責任人意識,監督企業建立相關的企業內部規范,樹立正確的企業形象,加強企業自身的道德建設。對于分散程度較高的小作坊經營者,更應該引導其擴大自身的生產,堅持誠信守法的原則,加強自身的食品安全意識,我們還要指引整個食品行業共同去營造一種和諧的食品環境,最終提高食品的安全質量。
2.建立健全食品安全監管體系,從食品生產源頭進行治理
各級檢驗監督機構都要對食品企業進行登記造冊,對企業進行規范管理,全面建立起食品企業檔案,努力做到隨時有據可查。我們要加強對食品添加劑、食品原料、包裝材料、食品用工具、消毒劑和食品標簽等全方位的監管,逐步完善對食品原料生產領域的安全監管體系。我們還要建立健全安全風險監測分析和預警制度,提高原材料生產環節的安全監測、分析與預警的水平和能力。爭取實現食品安全監管的早發現、早控制和早處理。
3.加大監管監測力度,對生產者進行動態跟蹤監管
我們要加大監管監測力度,對生產者進行動態跟蹤監管,對農村與城鄉結合部等監管薄弱地區進行重點監管,加強對各面的監管。大力加強對違法濫用食品添加劑、違法濫用藥等行為的打擊,積極引導小作坊式生產者完善其食品生產條件,建立起更加行之有效的監管模式,落實好日常監管工作。
4.加強監管執法人員的教育和培訓,加大部門間聯合執法力度
目前,食品安全檢驗檢測的工作人員總體水平還不夠高,要大力加強監管工作人員的教育和培訓工作,提高監管工作人員的整體素質和專業水準。進而積極協調各監督執法部門,加大聯合執法力度,提高其執法效率。
5.加強有關食品安全信息的透明度
現階段許多食品安全問題都是由于信息的不對稱所引起的,面對此類情況,我們應加強信息的透明度,加強社會對生產者的監督。生產經營者和監管機構及時向市場昭示相關信息,建立起滯后性信息的修正機制,以便于社會公眾及時準確地了解食品的相關信息。
參考文獻
[1]食品安全法,2009, 第三十六條.
[2]盧莉杰. 我國食品安全生產加工環節的政府監管研究[D]. 河南大學,2012.
[3]張智涵,溫志強.食品安全保障體系中的政府責任缺失分析[J]. 科技致富向導,2011,24.
【?P鍵詞】流動人員;人事檔案管理;信息化
【Keywords】mobility personnel; personnel file management; informatization
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069(2017)06-0011-02
1 引言
隨著現代市場經濟的快速發展,流動人員的規模不斷擴大,傳統的人事檔案管理模式已經無法適應這種新的形式,人事檔案管理工作改革勢在必行。同時,現代信息技術的快速發展,為流動人員人事檔案實現電子化轉變提供了重要的技術支持。流動人員人事檔案信息化管理建設的主要目標是基于現有的信息化基礎設施以及原有的紙質檔案資料,實現檔案信息化管理的過程。但是由于各種原因的限制,導致流動人員人事檔案信息化管理建設工作受到了較大的阻礙,檔案資源利用效率不高。因此,需要進一步加強對流動人員檔案信息化管理建設的研究。通過體系的建設解決當前流動人員人事檔案信息化管理建設存在的各種問題,全面提升檔案管理服務水平,整合各方面資源,提升對檔案資源的開發和利用,將其作用最大限度地發揮出來。
2 流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題
2.1 信息化建設資金投入不足
當前,對于流動人員人事檔案信息化管理的硬件配備相對較為落后。首先,資金缺乏是最主要的因素,從目前來看,隨著單位規模的不斷擴大,流動人員數量不斷增加,流動人員人事檔案信息化管理工作中會涉及大量數據的存儲、共享以及安全等方面的問題[1],因此,對基礎的網絡設備和存儲設備提出了極高的要求。但是要想滿足這些要求,需要大量的資金購置新的設備或者升級原有的設備。而單位本身具有明顯的社會服務屬性,其經費來源主要依靠政府的撥款,這些資金遠遠無法滿足單位購置新的檔案管理設施、設備的需求,對實現流動人員人事檔案信息化管理建設工作產生了極大的限制。
2.2 檔案信息化設備配置不合理
就目前來看,流動人員人事檔案信息化設備的配置缺乏合理性,其中仍然大量使用老舊設備,系統標準不兼容。同時,在新設備的采購方面,存在錯誤的投資傾向,部分機構并未考慮到檔案信息化管理的特殊屬性,僅僅將資金應用在投影儀、觸摸屏等電子化設備,導致資金嚴重浪費,難以滿足流動人員人事檔案信息化管理的實際需求。
2.3 信息化人才缺乏
當前,流動人員人事檔案信息化管理隊伍主要由傳統檔案管理人員構成,很多人員缺乏信息化方面的專業知識和技能。因此,在實際檔案管理信息化工作中,大部分管理部門在開展信息化相關工作時,會將項目外包出去,導致其無法從整體上把握整個計劃工作。同時,檔案管理部門的領導雖然具有較強的信息化意識,但是由于自身信息技術知識的限制,無法對流動人員人事檔案信息化管理建設工作制定統一的規劃。
2.4 缺乏法律法規支撐
健全的法規是流動人員檔案管理信息化建設的基礎保障。但是從當前的實際情況來看,關于流動人員人事檔案信息化的相關法規較少,使流動人員檔案信息化管理建設工作受到了極大的限制。由于各個地區單位流動人口檔案信息化管理建設存在較大差異,因此,相關的法律需要充分把握各個地方的特點。同時,地方出臺的流動人口檔案信息化規范與標準也與地區實際情況不符,很多管理規范仍然沿用上級標準,缺乏因地制宜的法規細則,缺乏可操作性。
3 流動人口人事檔案信息化管理建設對策
3.1 增加資金投入
地方政府及相關部門應該進一步提升對流動人員人事檔案管理的專項資金撥款,將地方信息化及電子政務建設規劃內容納入財務重點規劃,同時還需要進一步發掘資金來源渠道。由于政府財力較為有限,企事業單位需要將流動人員人事檔案資金需求納入年度預算,并且充分調動社會各方面的支持,籌集更多的資金用于流動人員人事檔案信息化管理建設工作。
3.2 優化基礎硬件設施配置
隨著信息化時代的來臨,各類信息設備的更新換代速度進一步加快,因此,在早期建設上,應該優先考慮重要的基礎設備,首先需要充分考慮檔案工作的實際需求,并且考慮現有資金條件,挑選最具價值的設備;其次,需要在保證新設備有效利用的基礎上,將老舊設備的作用充分發揮出來。
3.3 提高信息化人才素質
當前,流動人員人事檔案信息化管理建設專業人才普遍較為缺乏,針對這一問題,首先需要通過講座、培訓等方式實現對檔案管理人員專業知識的培訓。其次,需要進一步完善檔案管理人員的從業資格,確保檔案管理人員能夠勝任流動人員檔案信息化管理工作。第三,利用研討會、交流會等形式,為檔案管理人員創造交流學習的機會[2],進一步提升檔案管理人員的管理經驗和專業技能,通過比較和借鑒進一步拓展自己的事業,更具針對性地總結日常工作,不斷成長。另外,高校作為培養檔案信息化專業人才的重要基地,應該充分發揮作用,在檔案管理專業教學中進一步增加計算機課程、信息化技術課程等所占比例,在檔案管理研究生教學中也??該提升信息化方面的教育內容,全面提升檔案管理人才的信息化水平,為企事業單位流動人員檔案管理工作崗位輸送更多專業信息化檔案管理人才。
3.4 健全信息化法規制度建設
當前,流動人員檔案管理法規中專門針對信息化方面的內容較少,需要盡快出臺相應的法規制度,相關部門應該針對地方企事業單位流動人員人事檔案管理的特點制定相關的行政法規,為地方流動人員人事檔案管理工作的信息化建設提供相應的法律保障。地方法規的設立需要充分考慮區域流動人員檔案管理工作的特征和局限性,找到當前本地區信息化法規的空白,提升法規的可操作性。同時,流動人員檔案管理信息化的相關法規和標準,應該明確具體管理對象以及相關的權利義務和法律責任。并且法律制定需要在小范圍試行,然后不斷完善,確保其可操作性和適用性之后再進行大范圍正式推廣,從而構建一個可行性強、實效性強的流人員人事檔案信息管理法律法規體系。
3.5 加強檔案信息資源的開發利用
流動人員檔案信息化管理建設的最終目的是為了檔案信息資源的開發和利用。首先,企事業單位應該建立流動人員檔案信息查詢數據庫以及檔案信息目錄數據庫,方便對各類數字化檔案進行歸類整理,利用檔案知識對檔案工作進行指導。其次,加快流動人員檔案數字化工作的進程,由于紙質檔案的數量非常龐大,企事業單位的人事部門必須進行批量的數字化轉化,可以利用高效掃描儀對各類紙質檔案進行數字化轉化,特別需要注意的是要進行高分辨率的掃描,確保檔案數字化后的質量。另外,各部門應該建立統一的檔案數字化格式標準,確保各部門檔案的有效整合,企業內部還需要構建一個整合的信息平臺,全面提高流動人員檔案的利用效率。