電子化檔案管理精選(九篇)
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第1篇：電子化檔案管理范文
中圖分類號：F284 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0332-01
一、招投標業務電子檔案管理當中存在的問題分析
傳統的招投標業務檔案管理以紙質為主，無論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當數量的檔案管理環境完全達不到要求，導致檔案霉變、蟲蛀甚至是丟失。目前，招投標檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。第一，管理水平相對而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號的編排不規范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標大量進行，尤其是招標機構內更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴重的工作負擔，長達十幾年的保存期更是給相當數量的機構帶來極大的管理負擔。第三，完整性上達不到要求，歸檔的檔案本應完整記錄整個項目在招投標活動當中的記錄，但是實際當中是很難做到完整的，尤其是在傳統的模式下時，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫的。
二、招投標業務電子檔案管理的必要性分析
傳統檔案工作當中以紙質文件為主要對象，在文件形成之后進行必要的立卷和歸檔，已經形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現代科學技術以及電子信息技術的飛速發展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應和應用的一種新模式。在電子檔案當中，除了傳統紙質文件的保存以外，還會有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內，但是發展到目前為止，總體上仍然套用的傳統檔案管理模式。
電子檔案是由招投標業務階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業務工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續的監督檢查當中不可獲取的資料，通過對檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當時招投標的真實過程。電子檔案依靠于計算機和網絡技術，有很多優勢，如能實現遠距離的傳輸和海量儲存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統檔案管理模式完全無法實現的。l展到目前為止，全國范圍內都在進行電子招投標的推廣和使用，電子化檔案管理的實現也將開始成為體現招投標電子化水平的重要標志。
三、招投標業務電子檔案的管理措施分析
1.規范保存年限
在招投標活動中，會涉及到較多方面的單位和人員，如招標單位、投標單位、招標單位、行業主管部門或者是政府服務部門以及監督機構等，招投標業務首先就是會形成較多的檔案類文件，其次就是針對于同一內容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實際管理工作當中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來的。加之資料保存期方面的規定，更使招標單位或者是交易服務單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來，針對于此，在進行檔案管理時要嚴格按照歸檔范圍和保存年限來進行控制與保存管理。
2.電子檔案的管理要點
電子化的管理方式對于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲存量大，二是查詢快速簡便，三是便于規范管理。但是在管理過程當中需要注意以下幾點。第一，考慮到電子招投標業務當中的流程都是在網上進行，包括業務審批和備案、網上投標報名和網絡投標、評委的抽取與開評中標等，在對電子檔案進行管理時，有必要選擇上述一些關鍵的節點來進行資料的整理與收集，同時保證資料文件的真實可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲存于保護。電子檔案的優勢較多，但也并不是完全沒有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發展到目前為止，電子信息的保護措施已涉及到較多方面，如防火墻、數字印章、數據加密或者是存取權限的控制等，但是要保護電子信息不受損害仍然是一個任重道遠的過程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質的壽命問題，需要對檔案保存期未滿而介質保存期將至的電子文件進行必要的復制和備份。
3.電子檔案的文件識別問題
科學技術和網絡技術的飛速發展使得無論是電腦軟件還是電腦硬件技術都不斷的提升和創新，而作為歷史見證的電子檔案很重要的一點就是要隨時能夠被調閱和識別，這一點對于招投標業務的電子檔案而言是非常關鍵的，也可以認為就是招投標電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識別問題主要體現在兩個方面，一方面是應用軟件更新，導致低版本的文件無法兼容和被識別，另一方面是硬件和新的計算機配置不兼容，無法讀取儲存高達十年以上的軟盤文件。
四、結語
電子化的招投標是必然的趨勢，電子化檔案管理也是電子化招投標不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學領域內需要拓展研究的部分。針對于此，建立完善的電子檔案管理制度，對電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對于電子招投標業務的發展水平同樣有著促進作用。
參考文獻
[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設工程招投標電子檔案的科學管理[J].寧夏黨校學報，2009（3）：125-126.
第2篇：電子化檔案管理范文
一、文書檔案管理信息的電子化優點
1.使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2.提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。
3.電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現代社會快節奏的工作特點。比起傳統的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經濟效益是無法估量的。網絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內，人們可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實現了從外部的目錄管理到內部的內容管理，并且實現了信息系統的工聯，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業務聯系。
4.信息易于保管。與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。
二、文書檔案管理信息的電子化缺點
1.檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
2.網絡化的發展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
3.電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。
4.文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。
三、解決措施
第3篇：電子化檔案管理范文
〔關鍵詞〕人員技術檔案管理；電子化
〔中圖分類號〕R197.3〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03
實驗室專業人員技術檔案是實驗室的技術性檔案資料的重要組成部分，專業人員技術檔案包含了實驗室人員的學歷、工作經歷、專業技能、所受培訓、工作業績、科研成果等各個方面，是實驗室人員整體情況的最直觀、最真實的綜合體現。人員技術檔案不僅反映了實驗室人員個人的技術能力，也是一個實驗室技術能力的體現。實驗室建立完善、有效的專業人員技術檔案，是對實驗室認可準則規定的遵守，在實驗室評審和認可機構對實驗室能力認可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業人員技術檔案可以提高質量工作的管理效率，對質量管理體系的持續有效運行也發揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業人員技術檔案，加強專業人員自身對專業人員技術檔案的認識，實驗室應從以下方面著手。
1完善的制度
專業技術人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業的檔案管理技術，建立檔案管理的制度。專業技術人員的檔案管理應設立歸口部門，配有專職或兼職的人員負責，規定職責，建立人員技術檔案管理制度和相關的程序文件或作業指導書，做到職責明確，有章可循。實驗室的人員技術檔案管理的歸口部門一般為質量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關部門、質量部和人力資源部等，實驗室應在質量管理手冊中明確各部門的職責，并配套編寫相關的程序文件。特別是對專業人員技術檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規定。
2完善的內容
CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》5.2.5條款：“實驗室應保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲取。”根據文件要求，人員技術檔案至少包含專業人員的教育背景（如學歷、學位證明）、工作經歷（如職稱證明、證明專業技能和經驗的記錄或能力確認證明）、培訓、考核證明資料、授權和資格確認以及取得的證書、技術水平證明材料等內容。
2.1教育背景
CNAS的各領域應用說明對專業人員的教育背景提出了相應的要求，表1以醫療器械檢驗實驗室為例，列舉了醫療器械檢驗領域涉及的應用說明中對專業人員的教育背景及工作經驗要求。當然，實驗室人員在工作中進行了繼續教育，也應及時將繼續教育的學歷學位證書等證明材料歸入專業技術人員的檔案中。
2.2工作經歷資料
實驗室人員在進入實驗室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經歷與本實驗室現有工作相關時，實驗室在建立人員技術檔案時應收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業人員的相關工作時間，彌補教育背景的不足。在特殊崗位授權時，專業人員技術檔案可以起到關鍵的查詢作用。
2.3培訓證明資料
實驗室的專業技術人員在專業相關工作期間，為維持或增強技術能力，必須接受符合崗位要求的培訓，獲得相應的培訓證書或者上崗證書。以醫療器械檢驗領域實驗室為例，專業技術人員應取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓證書是有有效期的，需要對人員資質進行維持。另外有一些內部培訓，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓記錄表。
2.4授權和資格確認
本部分包含了專業人員上崗授權和持續授權的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規定：“實驗室管理者應對特定人員進行授權，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準人員、報告簽發人員、特定設備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權文件也應保存在人員技術檔案中。由于實驗室人員工作經歷的增加，實驗室能力范圍不斷的擴充，專業技術人員的人才流通等因素，專業技術人員的授權能力也是每年都在變化中的，如何維護專業技術人員的授權與資格確認，是專業人員技術檔案管理的一大難點。很多實驗室采取建立專業技術人員的年度授權書的形式，雖符合CNAS對實驗室評審的要求，但并不利于個人技術檔案的查詢，因此電子表1醫療器械檢驗實驗室人員教育背景、工作經驗要求分析化的授權書即成為了必要的補充手段。
2.5科研成果
實驗室人員的科研成果如科研項目、標準編寫、文章發表等也是專業技術人員的能力表達方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業人員本身的意識和實驗室各個相關部門的配合。
3有效的實施
目前，專業人員技術檔案收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。實時收集指個人日常取得的有關專業技術證明和業績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。這需要技術檔案管理人員的細心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經過多年的摸索，很多實驗室都建立了自己的收集模式。以我實驗室為例，專業人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關資料轉到質量部進行預建檔，待專業人員完成室內考核轉正后，正式建立該人員的技術檔案，并集中收集該人員自入職到轉正期間的培訓、能力授權等相關資料歸入專業技術人員檔案中。然后轉入實時收集的模式，隨時根據人員情況更新完善人員技術檔案。在建立和收集過程引入人員技術檔案的電子化管理，將技術檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統籌規劃專業人員的繼續教育、職業發展規劃，專業技術人員也可以實時掌握自身的技術檔案情況。專業技術人員離職后，人員技術檔案轉回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當然，每個實驗室的實際情況不一樣，只要保證可以收集到技術人員完整的技術相關證明資料的運轉模式都是可以被接收的。
4存在的問題
專業技術人員對技術檔案認識不足。專業人員技術檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業技術人員的職稱晉升、績效成果、培訓教育、科研及、年度考核等個人工作能力及業務水平的整個過程，不斷產生的證明材料，在這些證明材料不斷補充的過程中，包含了該專業人員的多方面多層次的發展。長期以來，部分專業技術人員對技術檔案認識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統籌職工能力發展帶來了困難。檔案管理人員專業知識薄弱。檔案管理的工作是一項專業性和技術性很強的工作，但很多單位專業技術人員檔案的管理人員為兼職，沒有經過檔案專業正規培訓，專業知識薄弱，檔案管理經驗不足，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優等需要才查查資料，認為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規范的弊端。檔案的查詢。專業人員技術檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。
5解決問題的對策與方法
第4篇：電子化檔案管理范文
關鍵詞：事業單位；人事；檔案管理；電子化建設
檔案管理工作屬于企業及事業單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學業以及和人才相關的內容，這些信息對于事業單位進行人事調動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎上探索未來的事業單位進行人事檔案管理電子化建設有效路徑。
一、事業單位中人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才。現階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。
(三)檔案資源開發與利用不足
隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。
二、事業單位人事檔案管理的電子化建設
事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：
(一)提高檔案管理系統電子化建設速度
事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設
為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。
(三)引進檔案管理電子化專業人才
根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。
三、結語
綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。
參考文獻：
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[4]王靜.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2014(17):81-82.
第5篇：電子化檔案管理范文
一、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
二、檔案信息電子化的現狀
1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、推行檔案電子化管理的幾點建議
當今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進入數字化發展階段，以數字化采集技術為手段，以檔案業務管理系統為依托，向檔案電子化管理發展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，增強做好電子檔案管理的責任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質量和效果。
1、積極培養電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業人才充實干部隊伍，如計算機專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
2、及時做好硬件設備的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的“生存環境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發生。
3、建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統一的電子檔案管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。
第6篇：電子化檔案管理范文
【關鍵詞】檔案信息電子化安全管理
1 檔案信息電子化安全管理的現狀
1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。
1.2 在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
1.3 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.4 檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。
2 檔案信息電子化安全管理的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。
3 檔案信息電子化安全管理的益處
所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
3.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館 室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
3.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務領域
4.1 信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
第7篇：電子化檔案管理范文
地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個地理實體的標準名稱及與其相關的圖文聲影像等信息材料。它是國家民政系統的一種專門檔案，也是國家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調查、編研、科學研究、開發利用等為主要內容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會現象、語言現象、歷史現象、地理現象以及地名的空間分布情況等。
隨著社會經濟的發展，辦公自動化水平的不斷提高以及電子信息化產品的不斷增多，社會上出現了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設不僅是信息時展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網絡、計算機、信息技術手段，以地名檔案資源為管理對象，運用檔案管理學最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。收集環節主要是將紙質資料和電子資料統一制作目錄，核對后歸檔。整理環節是依托計算機信息網絡，標明柜號、編號、序列號等檔案電子信息，通過建立數據庫信息系統，實現圖形化管理。保管環節主要是采用常規保存，在搬運、移送資料時，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發和利用應屬同一環節，根據實際應用開發。
地名檔案電子化管理打破了傳統的實體檔案管理模式，通過掃描、壓縮、轉化、傳輸等技術手段轉換成數字文件、圖片、音像及圖形等的數字化信息，并充分利用數字識別和分級存儲等高科技手段將有關電子檔案信息存儲在光盤、磁帶、數據庫等各種大容量存儲介質上，同時可將有關數字地名信息到局域網、國際互聯網等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過各種便捷的查詢手段快速檢索和應用到所需要的地名電子檔案資料，從而實現地名檔案信息電子化的管理與應用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時間、空間限制，而且能夠通過網絡使地名檔案信息進行異地傳輸和利用，最大限度地實現地名檔案資源的共享，還便于通過計算機進行快速檢索與利用，促進各種高科技技術在地名檔案管理中的應用，進而推動地名檔案信息資源的綜合開發利用。地名檔案電子化可以充分發揮網絡的作用，使地名檔案網站成為檔案宣傳和檔案信息服務的社會窗口，通過不斷豐富地名檔案網站的內容，為社會各界提供網上搜索和利用服務，進一步發揮地名檔案信息資源服務社會的作用。
二、地名檔案電子化管理的要點
1.電子地名檔案信息的采集
現有地名檔案多半是紙質檔案，占用儲存空間大、紙張易受潮老化、不便長久保存，為了提高地名檔案的存儲和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應網絡時展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來源：傳統檔案的電子化、從業務部門接受的電子文件和網絡上具有檔案價值的相關信息資源等。地名檔案工作者應與城建部門建立密切友好的合作關系，及時了解城市總體規劃，做好記載和信息采集工作。信息數據包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語拼音、來歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對地名檔案進行電子化時，要根據電子化的不同原因（利用、復制或保存等）選擇不同的技術。電子檔案管理部門應和信息形成者簽訂協議，對移交信息的格式、范圍等作出規定。
2.電子地名檔案信息的處理
地名檔案的管理具有動態性，隨著城市化和現代化建設的發展，不斷出現新的地名信息，同時一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時更新地名檔案內容，并對這些內容的真實性、完整性進行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時，應將其檔案從行政區域地名類別中列出，作為歷史地名單獨存放，以備查考，對于原存放檔案的位置及編號，可以用新地名編號來補充。對那些更新的地名應將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時間，這樣便于查找和利用。
3.電子地名檔案信息的查詢
地名檔案管理電子化的核心是應用計算機，對地名檔案進行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強大的檢索功能，能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化;能根據用戶需要設置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理。
4.電子地名檔案信息的
電子地名檔案信息的是面向有針對性需求的服務對象。電子地名檔案管理部門可以通過多種方式進行信息，包括：對各立檔單位及相關業務部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對大眾用戶提供網上查詢和搜索等。
5.電子地名檔案信息的安全
隨著現代化的發展，電子地名檔案信息的載體種類越來越多，這就對檔案的安全保護措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統的安全，網絡安全，信息安全和用戶利用的安全等。運用現代科學技術成果對電子檔案信息進行預防性和治理性安全保護是一種有效的措施，在有限的權限范圍內讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。
6.電子地名檔案信息的保存
傳統地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價值的檔案，存儲、開發并提供利用。在傳統環境下，紙質地名檔案的長久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問題。而在電子環境下，地名檔案信息對于硬軟件的存儲媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術快速發展的當今社會，硬軟件更新換代的速度又非常快，常出現當前的硬軟件無法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術問題，一個系統產生的電子信息卻無法在別的系統中顯示。因此，電子地名檔案信息的長久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個突出的問題。
三、地名檔案電子化管理的發展趨勢
1.電子地名檔案的歸檔系統建設與管理
利用先進的科學技術研究成果，收集地名數據庫信息，通過信息系統建設，將電子地名文件在網絡中進行傳輸、整理、歸檔與提取運用，從而實現電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據實際需要公開必要的地名信息，集中向社會提供利用，運用用戶身份認證、電子簽名等技術手段，保障電子地名信息的真實性、完整性和長期可用性。
2.電子地名檔案統一的管理與服務平臺建設
電子地名檔案的標準化和規范化是相輔相成的兩個方面，設計一套統一的電子地名檔案管理標準，包括電子地名檔案形成的標準、電子地名檔案存儲與歸檔的標準以及電子地名檔案利用的標準等，從而增強電子地名檔案服務平臺的管理能力，提高網絡化服務的能力， 提高服務管理的現代化水平。
3.電子地名檔案資源規范使用的標準化建設
地名檔案管理部門有責任有義務整合轄區內的地名資源，根據《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術語》等標準，結合當地地名管理的規范，利用多種形式通過多種渠道向社會廣大群眾宣傳地名使用規范，面向社會提供集中的咨詢和查詢服務。
4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發利用能力建設
大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統功能的完善，為電子地名檔案的編研創造了良好條件。充分利用搜索引擎技術，可以有效建立與主題、內容關聯的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過深度數據統計分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價值的信息資源。
5.電子地名檔案信息服務網絡建設
第8篇：電子化檔案管理范文
1 電子檔案管理的作用
電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。
2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。
2.2 操作性
傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。
3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢
3.1 鑒別整理
傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。
3.2 存貯
傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術在電子檔案管理中的改進
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
目前信息技術應用下的電子檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。
第9篇：電子化檔案管理范文
關鍵詞：文書檔案；管理；電子信息化
電子信息化管理是指借助計算機設備及其軟件系統對電子文件進行管理。通過將不同類型的文書檔案存儲于數據庫，賦予不同人員查閱權限，建立基于電子信息化管理系統的文書檔案自動收集、記錄和存儲的管理系統，可為文書檔案信息查詢提供可靠保障。與傳統的紙質文書檔案管理模式相比，文書檔案電子信息化管理不受時空限制，存儲所需空間更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年來，隨著OA辦公系統的日益普及，電子信息化管理發展迅速，文書檔案管理模式發生了很大變革。通過探索新思路、樹立新理念、掌握新方法，有利于進一步提升文書檔案電子信息化管理的能力和水平，促進新時代文書檔案管理體系更加完善、科學。
1文書檔案電子信息化管理的意義
1.1管理效率顯著提升。文書檔案電子信息化管理依托計算機信息技術，以及數據庫管理平臺，實現文書檔案生成、歸檔、管理的自動化，相較于傳統的紙質檔案管理模式，文書檔案電子信息化管理無需手工對紙質文檔進行操作，在檔案信息化管理系統中進行即可，極大地提升了文書檔案管理的效率和效果。1.2信息共享越發便捷。文書檔案電子信息化管理，基于計算機信息系統及設備，對原本紙質的文書檔案進行了電子化文獻信息轉化，隨著網絡信息技術的應用，電子文獻信息可以通過“關鍵詞”等形式進行檢索、查閱，且可以通過計算機網絡技術的應用，實現文書檔案管理系統間的互聯互通，突破了文書檔案管理的時空界限，實現文書檔案電子信息的跨系統、跨區域共享。1.3電子文件保存穩定。紙質文書檔案管理受高溫、高濕、氧化劑等外部環境影響，保存壽命難以與電子文件模式下的電子文件管理相比。隨著電子信息技術的換代更新升級，在存儲、讀取電子文件信息時，可根據系統兼容要求和光盤、磁盤、U盤等不同電子載體特點，實現電子信息的實時存儲、傳輸和讀取，具有較強的安全穩定性。1.4文件傳遞速度更快傳統管理模式下，文書檔案的傳遞速度主要依靠郵政系統、機要郵寄等形式，文件傳輸受距離長短影響較大，給檔案存檔、檢索以及利用等造成極大不便。隨著計算機信息網絡技術的應用，文書檔案電子信息化管理可借助網絡渠道，利用網絡技術進行傳輸，極大地提升了文書檔案傳遞的效率。
2文書檔案電子信息化管理的原則
隨著計算機信息網絡技術在辦公系統中的深入運用，文書檔案管理的方法、范圍以及手段均發生了很大變化，也深刻地影響著文書檔案管理的形態。為使文書檔案電子信息化管理更好地適應社會發展現狀及要求，應堅持三個原則。2.1規范性。所謂規范性，是指文書檔案進行電子化管理應從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進行規范化。應根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關規定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標準等方面，建立規范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規范的流程和要求。2.2效益性。在社會主義市場經濟條件下，應把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應立足文書檔案管理現狀，積極主動地適應新的管理模式對于文書檔案管理的現實要求，始終堅持效益優先的原則，更好地將新的管理模式和管理機制運用于文書檔案管理中，求效益，重服務，更好地發揮文書檔案在體現社會主義巨大政治優勢、滿足經濟建設及社會發展實際需要中的作用。2.3安全性。電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設必不可少的考量因素。應根據文書檔案載體、形態等發生的這種變化，采取切實有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計算機等電子設備形成，并且隨著電子設備系統的更新升級，電子文件的存儲環境發生深刻變化，電子文件管理要積極適應這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應確保電子文書檔案管理網絡軟件系統的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統行文、收集、管理和歸檔，應防止網絡環境下的黑客、病毒等構成的電子文書檔案管理系統的安全威脅，積極構建新的檔案安全存儲、管理和利用網絡平臺，強化安全防護措施，確保電子文書檔案安全。
3文書檔案電子信息化管理存在的主要問題
3.1管理體系不夠完善。隨著辦公OA系統等電子信息化管理系統在日常辦公中的普及，電子文書“雙軌制”管理模式逐漸朝著“單軌制”轉變，但從實際應用來看，文書檔案管理系統與辦公系統應用管理不夠完善，相關的電子文書檔案收集、存儲、鑒定、利用，以及管理等方面的體系還不夠完善。3.2管理媒介不夠全面。電子信息化系統在后期的運行過程中，無論是軟件系統還是硬件設備均需要長期進行同步升級、改造，尤其是隨著大數據、云計算、云存儲技術的應用，電子信息技術系統所管理的文書檔案及所要處理的對象不同、要求不同，無論是存儲媒介還是利用媒介等都有待進一步完善。3.3管理系統銜接不暢。文書檔案電子信息化管理系統銜接不暢：一是人員銜接不暢，表現在文書起草、管理者與檔案管理者缺乏必要的溝通，歸檔文書常常不符合歸檔標準和要求；二是辦公系統與檔案管理系統之間銜接不暢，電子文書難以直接實現存儲和歸檔。3.4管理路徑不夠適配。電子信息技術應用于文書檔案管理，能夠實現不同密級文書檔案的即時識別、即時存儲，但從當前電子信息化管理現狀來看，電子信息技術還不具備這一功能，還需要檔案工作者進行識別，文書檔案信息分辨還存在精準性不高等問題。
4文書檔案電子信息化管理的措施
4.1不斷完善管理體系。文書檔案電子信息化管理體系的完善應從三個方面入手。4.1.1完善檔案管理制度。根據《檔案法》《保密法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規，結合文書檔案管理實際，建立電子文書檔案全生命周期管理各項規章制度。4.1.2完善檔案管理人員配置。根據文書檔案電子信息化管理的實際需要，為檔案管理崗位配置專業化、復合型檔案管理人才。4.1.3完善系統結構。根據辦公OA系統應用實際，建立與辦公OA系統相適配的檔案管理接口，保證系統功能的可擴展性，滿足后期電子文書檔案信息化升級的實際需要。4.2及時升級管理媒介。文書檔案電子信息化管理需要借助各種媒介，應根據文書檔案信息化管理實際需要，及時做好媒介系統升級。一方面，做好文書檔案數據庫升級管理。可選用SQLServer架構建設不同保密等級的數據庫，并對其進行編號，實現基于不同保密等級的特定數據庫管理。另一方面，升級服務器。針對機關企事業單位文書檔案數量越來越多，不同文書檔案類型查詢頻率、程序不同，可將虛擬服務器與物理服務器相結合，其中，虛擬服務器重點處理檢索、查閱頻率高的信息，而物理服務器則重點做好保密等級高、查閱頻率低的檔案持存儲、檢索和利用。此外，積極應用“兩微一端”新媒體平臺做好電子文書檔案的查詢、利用，提升文書檔案電子信息化管理效率。4.3確保管理系統銜接。管理系統的銜接主要包括兩個方面：一是人的銜接。機關企事業單位檔案工作者應增強工作的主動性，提前介入，建立基于文書全生命周期質量管理，與文書起草等部門做好對接，提升文書檔案質量。二是系統銜接。積極構建基于辦公OA系統與檔案管理系統相銜接、暢通的檔案管理體制機制，使文書處理部門利用現代辦公系統和辦公軟件時，充分了解和遵守檔案管理規章制度，嚴格按照電子信息系統的設置和要求，做好文書檔案電子化收集、存儲、查詢和利用等項工作。4.4做好管理路徑適配。從文書檔案電子信息系統的運行模式、檔案人員的業務素養等方面，確保文書檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事文書處理工作人員應熟練掌握電子信息系統的操作流程、方法，確保嚴格按照系統要求管理文書檔案，相關參數規范、科學。另一方面，檔案從業者以及文書管理者應掌握一定的計算機信息技術、檔案理論知識和公文辦理常識等，提升自身綜合業務素養。
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