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做總結(jié)僅僅是回憶過去,編制預(yù)算則是對未來的全面規(guī)劃。由于預(yù)算最終要經(jīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)的評審,很多管理者形象地稱之為“年底過堂”。一個(gè)并不夸張的實(shí)例是:一位新上任的老總因?yàn)楹ε旅鎸Χ聲念A(yù)算評審會,竟然請起了病假。
做預(yù)算難,做好預(yù)算更難,那么好的預(yù)算究竟有哪些重要的標(biāo)準(zhǔn)呢?
業(yè)務(wù)決定預(yù)算
以前一談預(yù)算,很多老總立刻感到枯燥,會說這些財(cái)務(wù)上的事情還是請CFO來做吧。但實(shí)際上,這恰恰是必須最先厘清的一個(gè)問題。財(cái)務(wù)預(yù)算是全面預(yù)算體系的最后環(huán)節(jié),它可以從價(jià)值方面總括反映經(jīng)營決策預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算的結(jié)果。因此企業(yè)的預(yù)算管理絕對不僅僅指財(cái)務(wù)預(yù)算,它實(shí)質(zhì)上是從企業(yè)戰(zhàn)略高度對未來一年整個(gè)企業(yè)的競爭環(huán)境進(jìn)行分析,比如哪個(gè)區(qū)域市場需要格外關(guān)注?哪個(gè)產(chǎn)品或者產(chǎn)品線必須加大投入?哪項(xiàng)營銷舉措是為了占領(lǐng)市場而不僅僅是為盈利?
做預(yù)算需要企業(yè)高層先定調(diào)子,然后再分解為一些大的指標(biāo),每個(gè)事業(yè)部再細(xì)分到每個(gè)具體執(zhí)行部門,然后根據(jù)自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃,最終再統(tǒng)籌到財(cái)務(wù)部門,如果財(cái)務(wù)部門對預(yù)算有任何疑問,再進(jìn)行比對和修訂。因此需要強(qiáng)調(diào)的是,預(yù)算絕對不僅僅是財(cái)務(wù)部門的事,而是公司各個(gè)業(yè)務(wù)部的事,要做好預(yù)算首先就要與部門以及企業(yè)業(yè)務(wù)高度結(jié)合。
在實(shí)踐中,有很多財(cái)務(wù)部門的管理者抱怨道,明明編寫預(yù)算很重要,可許多部門經(jīng)理就是不買賬,很多關(guān)鍵的數(shù)據(jù)難以收集??勺屑?xì)一調(diào)查,會發(fā)現(xiàn)不是這些經(jīng)理不想配合,而是他們不知道該怎么做。他們中的很多人往往都是從一線拼殺過來的,對他們來說,做戰(zhàn)略規(guī)劃難,但搞資源和關(guān)系很拿手,他們總是習(xí)慣于先做了再去想,而不是先想再做。事實(shí)上,正是業(yè)務(wù)人員的這種隨機(jī)性工作,給企業(yè)造成很大的資源浪費(fèi),特別是在同質(zhì)化競爭日趨白熱化的微利時(shí)代,不管不顧的瞎打天下只能失敗。
但這樣一來,很多部門經(jīng)理會抱怨,讓我們寫總結(jié)容易,可去預(yù)測未來實(shí)在太困難了。實(shí)則不然,做預(yù)算絕對不是空想,而是要與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合。以一個(gè)每年做1億元規(guī)模的服裝企業(yè)為例,如果明年它要實(shí)現(xiàn)2億元的銷售額,企業(yè)就必須在產(chǎn)品品類、市場開發(fā)等方面尋找實(shí)現(xiàn)2個(gè)億的方法。管理者需要明晰的是,新增的1億元在什么地方可以實(shí)現(xiàn)?老市場的成長性在哪里?新市場的開拓性又在哪里?
首先,銷售額翻倍完全依靠老市場的滾動是不可能實(shí)現(xiàn)的,一般情況下在老客戶那里只能增長20%-30%的銷售,那么,為了達(dá)成業(yè)績翻番企業(yè)應(yīng)該采取哪些措施?其次,作為預(yù)算制定者首先應(yīng)考慮到的是,一旦開拓新市場勢必要付出金錢代價(jià),付出的成本能否滿足80%的銷售增長要求?這些增長要從新市場的哪些品類、哪些產(chǎn)品、哪些人員中來,在什么時(shí)候才能見效?企業(yè)家和管理者對所有這些都需要學(xué)會去布局和安排,而不僅僅是做出簡單的銷售增長預(yù)測。
是誰阻礙了預(yù)算的實(shí)施?
那么,哪些層面又將影響預(yù)算的可行性呢?
有一次筆者無意間聽到兩個(gè)經(jīng)理人的對話。一人問:“你昨天晚上過關(guān)了嗎?”另一人答:“不過關(guān)怎么行,再不過關(guān)就不讓睡覺了!”原來他們是一家奶粉企業(yè)的兩位高管,“過關(guān)”的那位經(jīng)理是該企業(yè)鄭州市場的負(fù)責(zé)人,他在明年計(jì)劃的銷售額預(yù)算中填報(bào)了2億元,但是總經(jīng)理那里沒通過,于是改成了4億元,很快就通過了。
事實(shí)上,該企業(yè)的預(yù)算由應(yīng)付要求的“寫作業(yè)”變成了向優(yōu)等生看齊的“抄作業(yè)”。預(yù)算目標(biāo)都是由老板喊出來的,底下人拿了口號去分解目標(biāo),最后如果沒有達(dá)成,總結(jié)性的語言只有一個(gè)“因?yàn)榭陀^原因……”這就造成了公司管理機(jī)制與實(shí)際情況相脫節(jié),變成了貨真價(jià)實(shí)的數(shù)字造假。這同時(shí)也說明,很多企業(yè)家仍然是感覺領(lǐng)先的思維方式,這種思維方式在組織逐漸變大時(shí)會日趨失控。要明白考核不是最終目的,所有預(yù)算的最終目的是調(diào)動人的積極性,為創(chuàng)造利潤而服務(wù)。
我們常常發(fā)現(xiàn),一個(gè)企業(yè)的預(yù)算做不好,究其原因,往往因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者成為公司制度最大的破壞者,因?yàn)樗麄儗Y金的安排經(jīng)常是沒有任何計(jì)劃和管理的,是隨心所欲,目標(biāo)可以天天改。還有一種情況也很常見,就是有了預(yù)算,卻不做任何檢查,對執(zhí)行力缺乏監(jiān)督,當(dāng)公司業(yè)績與費(fèi)用情況不匹配的時(shí)候,并沒有及時(shí)采取糾偏的措施改正。對企業(yè)來說,有的僅僅是一個(gè)形式上的預(yù)算。此外,一些企業(yè)雖然具有預(yù)算意識也會在實(shí)施中監(jiān)督,但由于從一開始做預(yù)算就沒有進(jìn)行縝密的調(diào)查和研究,與實(shí)際情況不符,最終使得業(yè)務(wù)部門的預(yù)算跟著總預(yù)算出問題,導(dǎo)致在實(shí)施的過程中困難重重。
我們常說成功者與失敗者最大的區(qū)別在于“復(fù)盤”能力,也就是對問題預(yù)見的能力。因此你需要對任何一個(gè)不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),都給予關(guān)注。預(yù)算不是簡單的數(shù)字游戲,而是一個(gè)公司綜合管理水平的體現(xiàn)。預(yù)算就是要把企業(yè)經(jīng)營中:計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制、評價(jià)和激勵這五個(gè)方面的問題集合在一起。計(jì)劃是對目標(biāo)進(jìn)行縱向的時(shí)間分割,協(xié)調(diào)則要求企業(yè)橫向的資源匹配度,控制行為是為了確保成功,給予評價(jià)是為了在自省中及時(shí)調(diào)整對與錯,這樣做出的激勵措施才會有的放矢。
每到年末,應(yīng)該是公司年終考核的高峰期。但考核的依據(jù)是什么?很多民營企業(yè)的經(jīng)理人如此形容,“具體怎么考核不清楚,老板也說不清楚,反正只要到手的獎金不比去年少就行。”從這種對激勵措施不清楚的狀況可以看出,這些企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都沒有真正把預(yù)算與考核掛鉤,也沒有通過做預(yù)算來保證企業(yè)的戰(zhàn)略實(shí)施和激勵業(yè)績,這與一般外資企業(yè)以預(yù)算引領(lǐng)整體管理的做法差距很大,的確值得警醒。
實(shí)際上,如何做預(yù)算背后都有一定管理邏輯和戰(zhàn)略規(guī)劃在支撐,作為管理者可以借由預(yù)算的制定更好地將任務(wù)分解給每一個(gè)部門乃至每一名員工,讓他們充分理解公司管理層的戰(zhàn)略意圖及其工作的核心。同時(shí)借由財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),讓他們每個(gè)人都在工作的時(shí)候具有成本意識,把“花錢和賺錢”綁在一起去做事,樹立他們的綜合利潤導(dǎo)向。拿筆者對一家餐飲企業(yè)的建議來說,要培養(yǎng)基層服務(wù)人員的利潤導(dǎo)向,要學(xué)會分給每一個(gè)服務(wù)員管理兩張桌子的責(zé)任,并對這兩張桌子的成本、收入和支出設(shè)定一個(gè)基本指標(biāo),只有這樣他們才能想辦法提高顧客滿意率和回頭率。要記住的是:只有讓工作一線的人都知道算賬,這樣的管理才算是真正的落地。
預(yù)算也需聯(lián)動完成
當(dāng)然,企業(yè)管理者有預(yù)算意識以及普通員工了解自己的工作任務(wù)之外,部門之間的配合也很重要。比如企業(yè)的業(yè)務(wù)部門要求明年一季度上新品推廣的計(jì)劃,身為管理者的你該做何安排?是任由其他配合部門按照自己的步調(diào)走,還是會主動積極協(xié)調(diào)推動?如果要協(xié)調(diào)計(jì)劃,該如何處理?
也許你應(yīng)該要求研發(fā)部門至少在年底完成新產(chǎn)品的研發(fā)。另外,隨著明年新品上市,對業(yè)務(wù)員的需求可能會有所增加,那么人力資源部門就一定要在12月完成人員招聘工作,并在明年3月新品推廣前完成崗前培訓(xùn),保證新晉業(yè)務(wù)員能按時(shí)上崗。