二級檔案管理辦法精選(九篇)
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第1篇：二級檔案管理辦法范文
關鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設 發展目標
一、檔案工作發展現狀
1.基本情況
檔案館負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作，開展檔案的開放和利用。目前，我院檔案館有3名專職檔案員，其中本科學歷1名，研究生學歷1名，在讀博士研究生1名；高級職稱1人，中級職稱2人。館長全面負責檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負責檔案工作的技術管理、業務指導、資源管理與綜合管理工作。此外，學校兼職檔案員的人數為34名，負責學校各部門檔案的收集、整理、歸檔、移交。
現館藏檔案總數截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學校檔案實體分類法分為黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、出版物、外事、財會、人事、照片、特殊載體、文書、示范建設、評估共十六大類。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。
2009年，檔案館開始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強檔案工作的規范化、數字化、信息化建設，通過管理手段與模式的轉變，使我院的檔案管理與時俱進。
2.工作思路
提高檔案意識，增強宏觀管理。健全全校檔案工作網絡的二級管理，德陽、青白江校區檔案工作實行綜合管理，堅持集中統一管理原則，統一領導，統一機構，統一制度。堅持檔案規范化管理，重視專兼職檔案員隊伍建設及培訓，提高業務工作水平和檔案知識涵養。不斷更新檔案自動化網絡化管理設備，逐步實現檔案數字化與信息化。不斷改善服務方式與手段，提高檔案信息服務水平和質量。
3.組織管理
四川建院檔案工作由院長領導，主管副院長協助院長負責。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設館長一人。在全校形成了檔案館、學生檔案分室、人事檔案分室、財務檔案分室以及各部門配備的兼職檔案員的檔案工作系統，各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人。檔案館對全校檔案工作進行組織、協調和管理。
4.管理措施
在四川省教育廳、四川省建設廳、四川省檔案局的領導下，以及省檔案局經科處、高校檔案工作協會的指導下，依托學校檔案館為主體、各部門兼職檔案員形成的檔案工作網絡系統，執行我院《檔案管理規章制度》，切實將檔案工作落實到人頭，保障學校檔案的全面性、準確性和持續性；落實檔案管理崗位責任制，制定并執行檔案工作院長、主管副院長、各部門主管領導職責、專職檔案員崗位職責、兼職檔案員崗位職責，并由檔案館進行業務指導、監督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統為手段，實現檔案的數字化、網絡化管理；有計劃地培養檔案員，提高檔案員的素質，保障檔案信息的挖掘、編研與開發利用。
二、今后工作方向
學院的檔案工作雖然取得了一定的成績，但管理水平還有待進一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領導下，在省檔案局經科處、四川省高校檔案工會協會的具體指導下，我院將以此次達標為契機，以評促建，以評促管，以評促改，切實落實改進措施，爭取建成數字化檔案館。
三、發展目標
四川建院檔案館的短期目標是：以2013年達省二級標準為新的起點，堅持以評促建、以評促管、以評促改，切實落實改進措施，爭取三年以后申請檔案工作規范化管理達省一級標準認定。
我院檔案館的發展目標是：不斷提高檔案專兼職管理人員的綜合素質和業務水平，加強檔案管理手段自動化、形成積累程序化、檔案整理規范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數字化、數據錄入標準化、檔案檢索網絡化、利用服務人性化，逐步實現檔案館全面現代化、規范化、智能化、數字化、信息化的科學化管理。
參考文獻
[1]王雅南 高校檔案工作規范化管理途徑探討.教育學文摘[J]，2011，11下，總第44期，7-8。
[2]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省高等學校檔案管理辦法實施細則（試行）.川教〔2009〕204號，2009，08，28。
第2篇：二級檔案管理辦法范文
開封市中心血站系國家二級檔案管理先進單位，近年來，在圍繞血站采供血業務工作，保證輸血安全，提高服務質量方面做了大量工作，取得卓有成效的成績，特別是在處理血站采供血業務工作與檔案工作的關系、血站業務檔案規范與血站質量體系規范的統一性、血液質量與存放檔案的監督檢查結合等方面有一些創新性做法。在“寫基層?說基層”活動中，對我站的檔案工作進行了一次全面調查，基本情況如下：
1 開封市中心血站的設立與檔案機構
開封市中心血站前身是開封市血站，隸屬開封市防疫站（市疾病預防控制中心）。1996年12月，經開封市編制委員會汴編事［1996］11號文件《關于設置開封市中心血站的批復》批準，從市疾病預防控制中心劃出，設立開封市中心血站，隸屬開封市衛生局。目前，年供血量已超過15噸，還在逐年增加，同時，血站還擔負著我市輸血科研、臨床輸血技術推廣、輸血技術培訓、臨床用血醫療機構監督檢查以及對五縣供血庫技術指導和業務監督等工作。
開封市中心血站建站后，1999年，成立了血站綜合檔案室（隸屬辦公室），并配有專職檔案員2名，兼職檔案員4名。遵循《中華人民共和國檔案法》、《血站質量管理規范》、《血站管理辦法》等法規、制度和標準，通過不懈努力，開封市中心血站的檔案管理工作先后取得“省級檔案工作目標管理先進單位”和“國家二級檔案管理先進單位”的榮譽稱號，成為開封市衛生系統第一家的國家二級檔案管理單位。
2 開封市中心血站內設機構變化與檔案工作網絡
隨著采供血量的加大，血站依據《血站質量規范管理》中的第3條“組織與人員”中的要求：“血站必須建立與其業務相適應的組織機構。設置滿足獻血宣傳和獻血者招募、獻血者服務、血液采集、制備、檢測、儲存和供應，質量管理等功能需求的部門。”血站在原有的科室及人員上，不斷進行調整。據統計，從1997年至今，血站科室設置變化情況如下：
由上表可以看出，血站的各科室設置隨著業務工作量的加大在不斷增加，自1997年的6個科室增至目前的15個科室。這些科室增加是隨著血站業務工作的發展設置的，增設科室有：貯發血科、質檢科、成分科、業務科、總務科、信息科等，嚴格按照《血站管理辦法》與血站實際工作需要設置。其中，業務科室的增設是血站開展采供血業務工作的必需科室，但是，業務工作的開展也離不開一些行政科室。如：質管辦（質量體系運行的文件體系就在本科室執行）、監督檢查科（監督檢查血站所有工作開展情況），這些科室設置后所形成的檔案全部歸入血站綜合檔案室歸檔存放，是血站的行政、業務工作開展、業務工作開展過程是否嚴格按照標準執行等一系列工作情況記錄。其完整保存使血站的各項工作都有據可查，全面保證了血站的質量安全。在增加人員時，血站依據《血站管理辦法》中人員配備要求及血站實際工作人員結構情況，從1996年的17人增加到了現有的128人。在這128人中，專業技術人員97人，檔案工作人員22人，其中，專職檔案員3人，兼職檔案員19人。檔案工作人員占血站職工總人數的17.19%。
第3篇：二級檔案管理辦法范文
完善標準，規范運作
自1987年《檔案法》頒布實施以來，吉化陸續編制出臺了24項檔案管理標準和21項工作標準。在建設項目檔案管理方面，編寫了《建設項目檔案文件選編》。對于規模較大、投資較多的項目，吉化及時有針對性地制定了專項管理辦法。例如：1994年的《吉化30萬噸乙烯檔案管理辦法》和2005年的《關于加強60萬噸/年乙烯改擴建工程檔案管理工作的通知》，從管理體制到具體工程檔案業務，都作了詳細規定。
2006年，為了加強“十一五”期間建設項目的檔案管理，公司編制了《吉化集團公司“十一五”建設項目檔案管理工作的規定》，進一步明確了管理機構與職責、歸檔范圍與質量標準、檢查驗收與歸檔要求。同時，結合多年來的工作實踐，編制了《吉林石化公司建設項目檔案驗收指南》，對項目檔案驗收的準備、項目檔案驗收報告的撰寫以及迎檢工作和驗收會議程序，作了詳細介紹。
統一領導，健全體制
要求各二級單位根據自身的實際情況，建立健全檔案管理網絡，并把檔案管理納入年度的方針目標中。嚴格執行公司制定的各項檔案管理標準、查借閱制度、檔案庫房管理制度等。
按照統一領導，分級管理、專業管理的原則，明確分工，落實責任，執行標準。在建設項目檔案管理工作中，建立了自上而下，由吉林石化公司檔案局、工程管理部、各參建單位檔案管理機構，配備檔案專、兼職人員，形成了完整的檔案管理網絡體系，將建設項目檔案管理納入制度化管理。同時，明確分管領導職責，專、兼職檔案員職責。對設計單位、施工單位和監理單位提出明確的要求，配備專、兼職的信息員(檔案員)，嚴格執行《中國石油天然氣集團公司建設項目檔案管理辦法》、《吉化集團公司建設項目檔案管理標準》和《吉林石化公司“十一五”建設項目聲像檔案管理工作的規定》；從本單位的職責出發，收集、形成、積累、整理。歸檔、移交各階段各專業的檔案資料，以確保建設項目檔案的完整、準確、系統和安全。
加強培訓，提高實效
在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，公司檔案局通過對建設單位檔案員人員的集中培訓，使其勝任現場指導工作。特別是“十一五”期間，公司加強了建設項目檔案管理的指導和培訓力度，專門成立了兩個建設項目檔案管理指導處室。在此基礎上，今年又組織了由參建單位檔案人員參加的培訓班，對建設項目檔案管理、建設項目聲像檔案管理以及計算機管理軟件的應用方面進行了講座，從建設項目檔案管理基本概念、項目文件的跟蹤管理、檔案的系統整理；建設項目聲像檔案的管理機構與職責、歸檔范圍、移交時間、質量要求、整理、歸檔、保管；到建設項目檔案計算機管理軟件的應用等方面，進行了詳細的講解。同時，我們還將講座的課件掛到網頁上，使各參建單位檔案人員可以隨時查閱。
跟蹤管理，貫穿全程
檔案管理工作必須與項目建設同步。在項目建設之初，公司檔案局、建設單位檔案部門就提前介入，按階段跟蹤指導，使檔案管理與項目建設同步進行。為了統一標準，使項目文件形成、整理、匯編、驗收和歸檔工作順利進行，檔案局定期參加項目建設調度會，及時掌握建設項目動態，向參建的施工單位、監理單位明確項目文件編制、整理和歸檔的標準。要求統一執行《中國石油天然氣集團公司煉油化工建設項目(工程)竣工驗收手冊》和《吉化集團公司建設項目檔案管理標準》，并特別對竣工文件和竣工圖的編制質量提出要求。在項目建設過程中，公司檔案局、建設單位檔案部門會同公司項目管理中心共同對項目文件的形成及編制進行跟蹤管理，深入各有關單位進行指導、檢查，對存在問題提出整改意見，限期整改，保證了竣工文件和竣工圖的編制質量。在工程交接后，公司檔案局、建設單位檔案部門與項目管理中心、監理公司、工程質量監督站共同對竣工文件和竣工圖的編制、整理、匯編工作進行檢查驗收，確認合格后，由施工單位向建設單位歸檔。
監督指導，納入考核
公司要求建設單位的檔案人員，指導本單位有關部門做好項目前期文件、竣工驗收文件的保管登記工作，對于辦理完畢的文件可按階段歸檔。同時，按照項目建設施工進度，及時檢查指導監理文件、交工技術文件的形成是否與項目建設同步；檢查已形成的監理文件、交工技術文件是否符合要求。認真抓好這項工作有利于促進工程管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗收和移交工作。
另外，公司檔案局將根據工程項目的進展情況，隨時深入現場，抽查檔案的收集、整理和歸檔情況，發現問題及時糾正，并定期在每一個季度進行一次考核，對所有二級單位的檔案管理情況進行檢查監督，考核結果上報公司企管部，將與公司其他管理指標加權重系數平均處理后，與獎金掛鉤，以引起各方面的重視。
齊抓共管，密切協作
根據建設項目檔案管理工作的參建單位多、涉及專業多等特點，公司及時掌握參建單位人員變化的情況，加強建、監、設、施相關部門檔案人員和技術人員的密切配合，建立良好的檔案工作協作關系。形成了以業主為中心、以監理為保證、以施工為主體、以設計為基礎的檔案管理模式。在工程建設過程中，調動各方面人員的積極性，建設單位的檔案人員與其他單位各專業技術人員，加強溝通，互相配合，密切協作，以建設項目檔案實現同步管理為原則，形成業主、設計、監理、施工單位齊抓共管的良好局面，使建設項目檔案管理工作，按照預定標準，更加扎實有效地貫徹和落實。
驗收歸檔，確保質量
第4篇：二級檔案管理辦法范文
自公司成立以來，我們一直將檔案管理作為重要工作來抓，特別是在年，公司被大化集團兼并，成為其全資子公司以后，大化集團公司規范的管理，使我公司的檔案管理工作不斷走向嚴細化和規范化。多年以來，隨著我公司的不斷發展壯大，為檔案管理工作打下了堅實的基礎，也提出了更高的要求。而檔案管理工作的不斷深化和日益完善以及對檔案的有效利用，又促進了我公司的進一步發展。下面對我公司在規范檔案管理方面的一些做法和取得的效果進行一下淺談，與檔案管理工作的各位同仁一起交流，共同學習。
一、成立綜合檔案室，并為其提供必備的基礎設施。
為做好檔案管理工作，我公司成立了綜合檔案室，用于各種檔案的存放。綜合檔案室現有里外套間兩個，總面積達100多平方米，內設檔案柜120個，這些檔案柜分類存放各種檔案資料，以外貼標簽加以識別。公司先后為綜合檔案室配備了電腦、打印機、復印機、掃描儀、切紙機等硬件設施，為做好檔案管理工作提供了有力地支持。
二、建立檔案管理組織機構
公司成立了檔案管理領導小組，設立了專職的檔案管理員，負責綜合檔案室的檔案收集、整理、借閱、回收及銷毀工作。同時，為強化檔案管理，公司各二級單位都分別設立了檔案專責人，用于收集、整理本單位的檔案，并定期將收集、整理好的檔案交于綜合檔案室。這樣，就形成了網絡管理體系，確保各二級單位的檔案資料能夠及時被收集到綜合檔案室內，對保證檔案資料的齊全提供了保證。
三、制定切實可行的檔案管理制度
在硬件和組織機構都具備了的情況下，有效的管理制度就成了做好檔案管理工作的關鍵。歷年來，公司經過逐步探索，總結出一套較完整的檔案管理制度。年，公司制定出臺了《氯堿公司檔案管理暫行規定》，在這一暫行規定的基礎上，經過進一步修訂完善，年12月，以公司紅頭文件的形式，出臺了《大化集團氯堿公司檔案管理標準》。這一制度的出臺，成為我公司檔案管理的指南，為我公司以后幾年的檔案管理工作指明了方向。
《大化集團氯堿公司檔案管理標準》分為目的，適用范圍，公司檔案資料管理工作，職責，文件、材料、資料歸檔范圍，部門及人員管理標準，檔案管理標準及考核標準等八項內容。該制度制定了嚴格的檔案立卷、歸檔、保管、移交、借閱、保密、修改、鑒定與銷毀等相關內容。以《檔案管理標準》為中心，我公司出臺了一系列配套的管理辦法，如《會計檔案管理辦法》、《科技檔案整理辦法》、《文書檔案整理辦法》、《文檔分類》，等等。這些管理辦法與《檔案管理標準》相輔相成，為提高我公司的檔案管理水平提供了充足的制度保證。
四、理順檔案管理程序
為理順檔案管理，公司制定了“資料歸檔—移交—登記—借閱—銷毀”的管理程序，并制作出相應的記錄表。
在檔案立卷建檔方面，我公司設有公司級檔案、專業職能科室級檔案、車間級檔案三級。公司級檔案資料由公司綜合檔案室管理，專業職能科室級和車間級檔案分別由本單位管理，并接受公司檔案室的指導、監督、檢查，車間同時接受職能科室專業檔案資料管理的指導、監督、檢查。公司級歸檔的文件材料分類編號，分別為：黨群工作類（代碼為0）、行政管理類（代碼為1）、經營管理類（代碼為2）、生產技術管理類（代碼為3）、產品類（代碼為4）、科學技術研究類（代碼為5）、基本建設類（代碼為6）、設備儀器類（代碼為7）、會計檔案類（代碼為8）、名人檔案類（代碼為9）、員工檔案類（代碼為10）、實物檔案類（代碼為11）、特殊載體檔案類（代碼為12）。公司各部門檔案的分類編號采用漢語拼音和阿拉伯數字為代號，并附中文具體名稱。檔案分類編號格式為：第一層為檔案管理層級，第二層為檔案類別，第三層為屬別，第四層為案卷號，第五層為年度，第六層為檔案中文名稱。
在資料移交時，要登記資料移交清單，送交人、接收人、監交人、監收人要分別在清單上簽字，同時注明交接日期。在登記時，檔案管理人員要在文件歸檔登記表中填寫發文單位、字號、文件標題、接收日期、移交人、份數及卷別等。
在檔案的借閱方面，我公司員工查閱檔案，按公司檔案資料管理層級，須由主責領導審批；查閱上層級或帶密級的檔案資料須持本單位領導簽批的介紹信；查閱密級檔案均由公司檔案資料管理主責領導審批。外單位來公司借閱檔案，必須持單位價紹信并經公司檔案管理主責領導批準，由公司有關單位派人帶領導查閱。職工退休或調離時，所借檔案資料必須還清，否則不予辦理調離手續。在日常檔案借閱時，要填寫檔案借閱登記冊，注明數量、檔案編號、要點、單位、借閱人姓名、借閱日期、借閱目的、是否復制（摘抄）或掃描、續借（歸還）記錄及證明人等。
在檔案銷毀方面，我公司一直持極為慎重的態度。在保管期限已滿后，由各層級檔案資料負責人組織相關人員組成鑒定小組，對被鑒定的檔案資料進行逐件審查，寫出鑒定報告，提出存毀意見，報上一層級檔案資料管理部門審批。經鑒定確認無保存價值的檔案，由相應層級檔案資料專責人編制銷毀清冊，與已批準的鑒定報告一起存檔。在清冊中要注明檔案名稱、卷號、起止年度、應保管期限、已保管期限、所屬部門等，并由相關部門負責人、檔案整理人、審核人、監銷人、辦公室主任及公司主管經理簽字，同時寫明銷毀的時間和地點。銷毀檔案時，公司嚴格執行檔案保密規定，由兩人以上在指定地點進行監銷，銷毀完畢，監銷人員在銷毀清冊上簽字。
這套檔案管理程序，就把檔案資料從收集、整理到存檔、借閱、歸還再到按期銷毀連成了一個閉環，最大限度地消除了檔案管理中的漏洞，提高了檔案管理水平。
五、抓好檔案管理人員的培訓工作
檔案工作要適應不斷發展的新形勢的需要，人員素質是關鍵。近年來，為不斷提高檔案管理人員的素質，我公司檔案管理人員先后多次參加了市檔案局、市檔案局組織的培訓學習，學習時間累計達60課時以上，為進一步做好檔案管理工作做好了知識儲備。在此基礎上，公司多次組織檔案管理人員到集團公司各兄弟單位進行學習、取經，不斷提高檔案管理員的實際工作能力，使檔案管理人員熟悉本部門的職責，熟悉不同文件材料，能夠按照管理標準進行科學地分類、整理、編目、立卷。
通過以上工作的有力實施，我公司檔案管理工作成果豐碩。目前，公司綜合檔案室共計收集整理文書檔案360卷、會計資料檔案1711卷、工藝圖紙2082張、照片200張、聲像資料100盤。這些珍貴的檔案資料既記錄了企業發展歷史、傳播了企業文化精神，同時又為企業的發展提供了快捷高效的信息服務，發揮出不可替代的重要作用。近年來，隨著檔案管理的深化，公司利用檔案開展技術改造、融資及開展相關業務性工作的事例不斷增加，對提升公司管理水平、促進企業發展起到了關鍵的作用。
1、查閱檔案，完成試驗裝置安全驗收，并新增試驗設備。
我公司5000噸/年試驗裝置是與北京化工機械廠合作建設的電解槽試驗項目，該項目于年試運行，年通過安全驗收。在安全驗收過程中，一些圖紙和設計方案已經存檔，需要檔案部門大力配合，才能完成此項工作。在這種情況下，檔案管理起到了關鍵作用，為驗收單位和人員及時提供了可信的檔案資料，得到了驗收人員的一致好評，使此次驗收工作一次通過。接著，由于試驗裝置的特點，要不停的改變試驗任務，需要新增試驗設備。而要新增試驗設備，就必須在以前的設計基礎上完成，于是檔案又一次發揮了它獨特的魅力，幫助設計人員完成了這項任務。可以說，我公司試驗項目的發展，離不開檔案的支持，與公司檔案管理息息相關。
2、利用檔案，開展舊設備再利用。
自從年以來，我公司受到了金融危機的猛烈沖擊，氯堿市場不斷下滑，公司的生產經營遇到了前所未有的困難。在這種情況下，強化內部管理，節本降耗，顯得尤為重要。在公司倡導下，技術人員開始研究對一些舊設備進行再利用。但是，當初的很多設計工藝和管線已經變更，不能有效地發揮舊設備的作用。這時，檔案又一次進入了人們的視線。經過查閱檔案，技術人員理清了工藝線路，重新設計了工藝圖，有效地發揮了舊設備的作用，為公司增加了經濟效益，促進了企業發展。
第5篇：二級檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校檔案；實體分類；《高等學校檔案實體分類法》
《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《分類法》）由國家教委1993年底以教辦[1993]429號文件正式頒布實施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過程中，《分類法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規律，明確管理范圍，進行科學管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環境的不斷變化、新的法規制度的出臺和修訂，以及高校檔案工作內容的發展，《分類法》的修改已經成為勢所必然。本文擬從高校檔案工作的實際，嘗試提出《分類法》的具體修改意見。
1 穩中求變，以穩為主的修改思路
求變求改已經成為高校檔案實體分類工作的迫切要求，這一點為高校檔案實踐工作者所共識。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎上進行適應性修繕，同時注重未來高校檔案工作的發展趨勢，具備一定的前瞻性。
在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎框架內進行局部調整”。[2]已有的工作實踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結構需要進行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號編制體系的前后對應，讓館藏檔案的整理缺乏連續性和系統性。
《分類法》的出臺，結束了之前高校檔案實體分類方案各自為政的局面，形成了較為統一的檔案分類體系和檔號編制模式，這也為高校之間的業務交流提供了統一的平臺。作為高校檔案工作最根本的法規制度，新的《高等學校檔案管理辦法》也基本延續了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護原有分類體系和檔號模式相對穩定不變的基礎上進行適度調整和補充”。[3]
2 文書檔案以“組織機構”為主的分類標準
《分類法》作為一部檔案實體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標準，而“是想融組織機構分類法與問題分類法、實體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標準的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機構’和按‘問題’分類并存的混亂局面”。[5]
基于穩中求變的修改思路，《分類法》在分類標準上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續性。在一級類目方面，《分類法》現有的一級類目不宜刪減，對于聲像檔案、實物檔案、學生檔案等則應從整體上納入《分類法》的一級類目體系之中。
現有的分類體系中，基建、設備、科研、產品等科技檔案的二級類目以項目或產品為單位進行劃分，符合科技檔案的成套性特點，應該予以保留和延續。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標準來劃分，但是每個二級類目的組織機構指向卻相對明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內容主要來源于人事處和離退休處兩個機構。這為文書檔案按照組織機構分類法來劃分提供了可能，可以利用一個二級類目或三級類目來具體對應相應的機構部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實踐中因為不同組織機構公用同一個分類號而造成的工作不便。對于組織機構出現的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調分類體系的方式來解決。
3 堅持“年度號—分類號—案卷號”的檔號編制模式
《分類法》對檔號模式作出了明確的規定，即高校檔號由“年度號—分類號—案卷號”構成。這種分類體系符合高校檔案工作的實際，也為絕大多數高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統一的技術平臺。以“年度”作為一級分類標準來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統計館藏檔案，符合高校“次年歸檔”的工作慣例。同時，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節省庫房空間，便于查找，不用倒庫，真正實現排架和檢索的雙向功能。
隨著高校檔案工作的發展，也出現了“分類號—年度號—案卷號”為主的檔號編制模式。這種“類別”檔號模式，便于對館藏檔案按內容進行管理，實現不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號模式已經廣為使用的現實狀況下，筆者建議堅持沿用。首先，“年度”檔號模式也能夠分庫保存館藏，實現按內容管理，只需對每個庫房放置檔案類別作出明確規定。其次，“類別”檔號模式無法兼顧多樣的實踐狀況。對于條件較為簡陋，甚至只有一個庫房的高校而言，“類別”檔號模式容易出現頻繁倒庫等弊端，實踐效果不及傳統的“年度”檔號模式。
4 法規制度層面的一致性修改
在《分類法》運行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規制度，也就出現了《分類法》與有關法規制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現在《高等學校檔案管理辦法》將“學生類”檔案作為一個單獨大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學生類”檔案的列入引發了業界不小的爭議，但是作為《高等學校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時理應將“學生類”列為單獨的一級類目加以體現，其具體的分類方法則應參照人事檔案的相關管理辦法。
《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實行標時制，分為30年和10年。《分類法》在修改時需要將保管期限部分作相應的變更，以符合檔案工作的實際，在高校起到一種積極的引領作用。
5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系
《分類法》對特殊檔案涉及較少，且內容較為簡略，已經無法適應現實工作的發展，需要給出更為明確的分類指導意見。
聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應該依據承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫和組織館藏。《分類法》中聲像檔案現有的8個二級類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實際工作需要，應該保持不變。至于其中數量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個高校可以根據自身的實際情況來研制更為細致的分類體系。
實物檔案方面，雖然“實物檔案”這一概念尚未得到學術界的統一認可，但是在現實工作中卻已經廣為使用，并且是展示高校辦學歷程的重要實物性證據，因此將實物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實物檔案的分類標準和聲像檔案一樣，主要依據檔案載體的不同來劃分，以達到方便組織館藏的目的。高校實物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎牌、獎狀、錦旗等，內容涉及廣泛，其類目設置在注重實物檔案載體特性的同時要兼顧各個類別之間檔案數量的平衡，做到類目設置富有包容性和穩定性。
高校特殊檔案中還存在著一些內容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業務檔案等。與載體特殊檔案在高校基本普及所不同的是，這些內容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細具體的分類體系。鑒于內容特殊檔案的特點，以所涉及的自然人或法人為標準進行分類較為切合實際。
6 電子文件分類方案與其實體檔案一致
《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關內容，而隨著信息技術和檔案工作實踐的不斷發展，對這一問題的思考已不容回避。例如，傳統的光學照片有紙質底片，而數碼照片時代“底片”已經基本演變為紙質照片對應的電子文件，傳統“底片”基本退出歷史舞臺。
在電子文件真實性和法律憑證價值問題沒有得到解決之時，高校只能采取紙質檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質文件共同反映了某個具體的檔案信息，是同一信息的不同表現形式。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第17條規定“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理”。因此，在進行《分類法》修訂時，電子文件不能作為單獨的一級大類，其分類方法應與對應的檔案實體一致。具體而言，某個紙質檔案文件與其電子文件應該具有相同的檔號，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統自動生成等何種方式產生。對于沒有紙質檔案相對應的電子文件，其分類方法同樣應該依據電子文件的內容進行歸類，同時賦予相應檔號。
*本文系浙江省教育廳項目（編號：Y201329313）和浙江師范大學項目（編號：JYGL201225）的研究成果之一。
參考文獻：
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第6篇：二級檔案管理辦法范文
關鍵字：境外機構 會計檔案 歸檔
會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。隨著中原油田境外機構數量不斷的增加，會計檔案業務和管理工作越來越重要，做好境外機構的歸檔整理和管理，就能更好地發揮會計檔案在企業經營活動中的作用。
一、境外機構會計檔案的移交歸檔
根據“走出去戰略”， 中原油田在非洲、中東等地進行了積極的市場開拓，先后申請注冊成立了十幾個公司。這些境外機構在業務活動中形成了大量的會計檔案，這些檔案如何移交歸檔，我們進行了如下探索。
1.移交。境外機構會計檔案的前期裝訂、整理工作依據《會計檔案管理辦法》執行。境內與境外在移交時間方面有差異。在境內，當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。而在境外，境外機構從事經營管理活動必須遵守所在國法律規定，會計檔案一年期滿后，受各種條件限制，不可能立刻運回境內保存，只能先寄存在各個境外機構。通常情況是境外機構項目結束時，由會計部門人員將檔案運回國內。例如2009年4月，zpeb埃塞俄比亞公司項目完工后，會計部門人員把2007-2009年會計檔案61卷運回國內。另外一種情況是境外機構路途遙遠，項目運作周期較長，會計部門人員會把一定期限形成的會計檔案一起運回國內。例如2009年11月，會計部門人員把zpeb蘇丹公司2004-2007年會計檔案801卷運回國內交檔案部門保存。
2.分類。首先，區分各境外機構，對已接收的會計檔案進行再次核對，清除憑證中的訂書釘、曲別針等金屬物，確保每個境外機構的檔案齊全完整。其次，對每個境外機構會計核算單位內的檔案按年度—類型分類。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告和綜合四大類。
3.裝盒。檔案部門接收的會計檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號填寫完整。中原油田境外機構的會計檔案，“回歸”國內，是沒有“外衣”的，這就要求會計部門裝盒。境內的會計憑證是特定的格式，比b5還要窄一些。境外的會計憑證都是國際標準a4大小，所以境內憑證盒不適合境外的會計憑證，只能裝在賬本盒中。 境外會計憑證裝在賬本盒中，按要求填寫題名、年度、期限、卷號,憑證號寫在賬本盒背脊中的目錄號下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會計憑證案卷題名的格式為：單位+時間+憑證名稱+（憑證號），如蘇丹公司2007年1月現金憑證（1-39號）。賬本的案卷題名格式為：單位+時間+賬本名稱，如尼日利亞公司2008年現金日記賬，對于幾類明細賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類別的名稱。報表的案卷題名格式為：單位+時間+報表名稱。綜合類案卷題名格式為：單位+時間+文件材料名稱。
4.檔號。中原油田的會計檔案為一級類目，下設若干二級類目。會計檔案檔號由“一級類目號+二級類目號+單位代號+年度號+案卷順序號”組成。一級類目號是一位數，用英文字母“i”表示；二級類目是兩位數，憑證為01，賬本為02，報表為03，綜合為04；單位代號和年度號都為兩位數，年度號取年度后兩位數；案卷順序號為三位數，在二級類目內分年度和單位各自流水編號。如境外機構蘇丹公司的2008年一月份會計報表，檔號為i030108001（i是一級類目，是會計檔案；03為二級類目，是報表的代號；01是單位代號，蘇丹公司為01；08是年度號，是2008年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）；埃塞俄比亞公司的2009年總賬、現金賬和三欄式明細賬，檔號為i020209001（i是一級類目，是會計檔案；02為二級類目，是賬本的代號；02是埃塞俄比亞公司的單位代號；09是2009年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）。
二、境外機構會計檔案的管理
1.各級領導的高度重視是有效提高境外機構會計檔案管理的根本保證。2010年中國石化集團公司辦公廳召開了兩次全系統檔案工作的視頻會議。會議傳達了黨組領導同志的重要批示，體現了集團公司黨組對檔案工作的重視和肯定，對檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊伍，為提高境外機構檔案管理工作提供了保證。
2.制定相適應的境外機構檔案管理規定，使境外機構有法可依，有章可循。中石化集團公司下發了《中國石油化工集團公司駐外機構檔案管理規定（試行）》的通知，對境外會計檔案的立卷歸檔、保管、統計、利用、安全和保密制度做出了具體規定，嚴防境外機構會計檔案的損毀、散失和泄密。根據會計檔案的特點及境外機構背景，制定出行之有效的、符合境外會計檔案實際的檔案管理制度，使境外會計檔案有法可依，有章可循。
3.針對境外機構的特殊性，保證會計檔案的完整。境外機構的會計檔案要全部歸檔，財會管理部門或經辦人員必須按規定將應歸檔的會計檔案全部移交到檔案管理部門，保證檔案的齊全完整。如果會計檔案殘缺不全，將會大大降低會計檔案的保存和利用價值。
第7篇：二級檔案管理辦法范文
社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執行，關系到社會保險的作用能否發揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。
（一）檔案意識薄弱
一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。
（二）檔案管理混亂
實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。
（三）缺少規章制度
哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等。客觀上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。
二、加強社會保險檔案管理的對策建議
社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。
（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作
社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。
（二）規范社會保險檔案管理業務流程
多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。
1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。
2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。
（三）實現社會保險檔案管理的標準化
社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。
1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。
2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：
(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。
(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。
(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。
(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。
（四）注重社會保險檔案的開發利用
第8篇：二級檔案管理辦法范文
關鍵詞 高校 學生檔案 精細化 管理
在現階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學生為本”，服務廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。
一、學生檔案的內容
一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料,其基本內容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學體檢表。(三)學生情況登記表。 (四)學生實習鑒定表、學年鑒定表；(五)學生學籍變更材料。 (六)學生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業生檔案材料。
學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。
二、高校學生檔案的精細化管理流程
學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。
（三）存
1.入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。
2.休學和轉專業學生檔案的存放。
一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。
3.托管檔案的存放。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。
4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等。總之就是要保證學生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。
（七）查
有條件的高校可以設計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。
（八）退
在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。
“一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切。”要真正做到這一點，說難也難，說不難也不難，關鍵是我們的態度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務的可操作平臺也是一個服務窗口；他既是學校管理水平的體現，也是學校教育質量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務好學生，就是服務教師本人，也就是在服務人民大眾，也是在回報社會。
第9篇：二級檔案管理辦法范文
一、畢業生學籍檔案的利用價值
隨著畢業就業人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：
首先，憑證價值。畢業生學籍檔案從形成規律來看，它是畢業生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業生全貌，評判畢業生優劣，選拔優秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業生學籍檔案服務于學生就業、企業招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。
二、畢業生學籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。
三、畢業生學籍檔案管理的相應對策
1、培養檔案意識，注重法規學習。首先，培養學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。
2、加強隊伍建設，完善規范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規范工作用語，熟悉專門術語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規范。學籍檔案規范本身是一個系統工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規范標準按其內在聯系組成一個科學的有機整體――學籍檔案規范體系[3]，就本校現狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業處相關負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現專門術語的統一、規范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業務素質，規范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。
