專業檔案管理精選(九篇)

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第1篇：專業檔案管理范文

關鍵詞：基層專業檔案；管理問題；對策

基層專業檔案的存在，是檔案工作直接服務于基層的基礎環節，對其進行合理的管理，可以很好地實現對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現對于基層專業檔案的管理和利用，更好的實現其存在價值。

1 基層專業檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專業檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質差距較大，在管理制度上也沒有進行統一，導致基層專業檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領導，并沒有對于基層專業檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴重破壞，并且由于沒有專業的管理以及規范，對于基層專業檔案出現的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。

1.2 稅收檔案管理問題分析

稅收檔案主要是指各個國家機關、政府以及村鎮之間與稅收有關的各個環節形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統計以及企業納稅監管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：

（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴重，對數的問題出現是由于受到個人利益驅使，是為了增加個人的經濟利益，做出的損害國家利益的行為。

（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復雜功能的單位，他們經政府授權以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業，也能夠實現專事專管和條線交流的目的，所以很少出現專業檔案積壓和隨意毀棄的現象。而對于綜合性辦公機構，比如政府辦、發改委等這樣的機構，管理的往往是一個地區的綜合性事務，這些事務多數是政策性事務，一項工作結束以后很少具有連續性，所以有些政策性工作結束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務中出現了混亂放置甚至隨意丟棄的現象。

1.4 法律檔案問題分析

（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業的法律機關形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關，因此在管理上能夠具有系統性和規范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關系進行篡改，還有人可以對公安機關從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴重影響了社會秩序。

（2）行政部門和自治機關形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構，從事管理的人員多為社區人員或者普通的社區民警，他們往往缺少責任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問題分析

病歷檔案是指一個人在就醫等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業檔案的重要部分，也是近些年產生糾紛的主要檔案形式。在目前的規范體系下，病歷檔案的管理責任屬于醫院，但是并沒有規范具體的執行主體，由于病歷檔案的復雜形式和形成環節的多樣性，其保管責任更加不清晰。在當前，病歷檔案管理主要由醫生和出具專業檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫療一線的人員，將主要精力都放在了醫療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發生了出賣病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發揮現代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務理念，基層單位其他部門及人員，應積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。

2.2 加強檔案管理的法制化

一方面，應全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學習與掌握，并要以《檔案法》為依據，建立完善的檔案管理制度體系，規范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規違法行為的處罰辦法，對于嚴重失責的行為應堅決以制度予以追責，從而在法律與制度的約束與指導下，保證檔案管理工作的良好開展。

2.3 加強檔案管理信息化建設

應結合時展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設，加大投入完善信息化管理軟硬件系統，利用信息化技術的優勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養，加強對現有工作隊伍的信息化技術培訓，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統功能優勢的良好發揮。

3 結論

基層的專業檔案包含種類較多，所以在管理中較為復雜，其分布面太廣，給統一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據可依，在管理中態度敷衍，最后給基層的專業檔案管理帶來很不好的負面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴重影響了管理工作的有序、穩定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴重的不良影響。所以在對于基礎專業檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業管理的規范合理化，盡可能的將負面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

參考文獻

第2篇：專業檔案管理范文

【關鍵詞】醫院；專業技術人員；業務檔案；檔案管理

在信息技術、互聯網技術得到廣泛應用的背景下，醫院在加快專業技術人員業務檔案管理信息化建設的同時，也應當做好專業技術人員業務檔案保密化管理工作，在提高專業技術人員業務檔案管理工作水平和質量的基礎上，通過加強其專業化、規范化、法制化、保密化管理促使醫院專業技術人員得到穩定。

一、提高檔案管理人員信息化建設、保密意識

在醫院方面，應當加強宣傳力度，促使內部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養，加強院內檔案管理工作人員的責任感，繼而保證專業技術人員業務檔案管理工作的水平和質量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實現醫院檔案規范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫院專業技術人員方面，應當通過加強其對檔案管理工作的認識，引導其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應當注重培養檔案管理者的保密意識，通過加強檔案保密法制教育來培育院內醫務人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

二、加強專業技術人員業務檔案工作基礎建設

為了提升專業技術人員業務檔案管理工作水平和質量，醫院應當從其基礎設施建設方面著手。具體來說，專業技術人員業務檔案管理人員應當努力爭取部門領導的支持，加強財力、人力、物力投入力度，促進專業技術人員業務檔案保存與管理條件得到顯著提升。應當設置專門的專業技術人員業務檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時，還應當配備鐵質材料的檔案貯存柜，在紙質業務檔案保存室內配備空調、除濕器、滅火器等設備，保證檔案儲存室能夠得到有效的管理和維護，加強對檔案儲存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施的檢查和管理，為專業技術人員業務檔案的安全提供有力保障。

三、加大檔案管理信息化建設力度

推進專業技術人員業務檔案管理信息化建設對專業技術人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進專業技術人員業務檔案信息化建設也是醫院人事制度改革、創新的根本需求。因此，專業技術人員業務檔案管理人員應當采取有效措施促進檔案管理工作的效率和質量得到顯著提升，促使醫院專業技術人員信息得到準確、及時的傳輸和運用，從而保證專業技術人員業務檔案信息化管理的準確性、時效性。同時，應當借助計算機、掃描儀等現代化設備以及先進的技術促使專業技術人員業務檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉化為數據資料，保證專業技術人員業務檔案紙質資料與電子資料得以并存，結合實際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關內容。

四、加強對檔案管理人員的專業化培訓

醫院若想保證專業技術人員業務檔案管理工作能夠順利開展，就應當加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作人員的職業素養和專業能力，引進高水平、高素質的檔案管理專業人才，加強檔案管理隊伍內部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經驗，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。醫院應當階段性地組織院內檔案管理工作人員參與到各項教育培訓活動中，豐富其專業知識的積累，提高其信息化管理水平，促使專業技術人員業務檔案管理工作能夠高效率、高質量地完成，杜絕檔案泄密事件的發生。例如：醫院可以開展相關的專業知識培訓班、設置信息化技術培訓課程、組織開展思想道德素養的相關培訓活動等。另外，醫院還應當加強對院內檔案管理者思想政治素養的培養，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責任感，始終堅持正確的政治立場和原則，發自內心地熱愛檔案管理工作，通過嚴格實施檔案保密工作為醫院和諧發展、社會和諧穩定提供強有力的支持。

五、加強對檔案保密性監管力度

新時期，隨著互聯網技術的普及應用，醫院領導應當對專業技術人員業務檔案管理工作實施監管，積極強化法制建設，考察專業技術人員業務檔案保存和保密情況，監督院內檔案管理工作人員的工作行為，促使專業技術人員業務檔案管理工作得到規范化、保密化管理。具體來說，應當依法開展醫院專業技術人員業務檔案信息化建設工作，加強對相關制度的規范、完善和優化，保證專業技術人員業務檔案管理工作實現規范化、法制化發展。并且還應當對其檔案信息安全保障體系建設進行強化，加強對檔案信息安全保障體系的完善和優化，健全醫院檔案信息安全管理機制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發生；應當加強對計算機檔案管理系統的管理，保證醫院數據庫信息的安全性、真實性和完整性；加強對計算機設備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網的隔離，同時，還應當強化密鑰管理和身份認證，落實檔案管理崗位責任制。

六、結語

綜上所述，新時期，隨著信息技術等各類先進技術廣泛地應用到醫院檔案管理工作中，醫院不僅需要從檔案管理隊伍建設、檔案管理監督工作等方面入手，還應當在加快其信息化建設進程的同時，努力做好專業技術人員業務檔案保密化管理工作。通過規范化、法制化、保密化管理專業技術人員業務檔案，促使醫院專業技術人員得到穩定發展，為醫院醫療衛生事業建設提供一定的支持。

【參考文獻】

[1]童旭霞.淺談醫院專業技術人員業務檔案管理及其信息化建設[J].辦公室業務,2013(1):58-59.

[2]吳茜,翟會珍.醫院專業技術人員業務檔案管理芻議[J].醫學信息,2015(18):8-8.

第3篇：專業檔案管理范文

關鍵詞：基建檔案；檔案管理；問題分析；實施對策

隨著中等專業學校教育的快速發展，招生規模不斷擴大，基本建設進入了高速發展時期，從現在檔案管理工作制度還不能適應新形勢發展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設檔案管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

1 中等專業學校檔案的主要內容和特點

檔案作為學校各項工作中形成的第一手材料。如學校基本建設圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關技術資料。尤其是基建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設，從立項準備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個環節的文字或圖紙記錄，其主要特點是：

（一）專業性是指基建檔案的形成領域和內容性質具有鮮明的、不同于其他行業的專業特征。

（二）成套性是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。

（三）現實性是指檔案有很強的現實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學校將來發展規劃中發揮著重要的使用價值。

（四）周期長主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結算等多個階段形成的第一手資料。

2 中等專業學校檔案管理的意義

（一）記錄學校的歷史

如基建檔案承載了基本建設大量的信息，它真實地記載了學校內各類建筑物、構筑物及地上、地下各種管線等基本建設的規劃、設計、招投標、施工以及使用過程中的維護等實際經過的詳細資料。它是從征地、地質勘察、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數據等第一手資料。

（二）對學校的發展具有參考作用

學校完整系統的檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。如基建檔案中技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節省時間，提高效率。如某學校擬在原教學大樓上加層，該樓的基礎設計承載7層的荷載，當時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據設計圖紙直接施工。

（三）在學校的發展過程中可以重復利用

檔案的信息價值不僅是各項目建設歷史的真實記錄，而且是各項工作使用過程中的維護、改造和將來學校發展的重要依據。如工程建設檔案具備這樣的特征，可以重復利用或參考。工程設計檔案已經過實踐的考驗，通用性很強的設計標準圖整理歸檔后，重復利用不僅可以縮短建設時間，而且還能節省勞動耗費，同時也提高工作效益及建設項目的經濟效益。

3 中等專業學校檔案管理存在的問題轉貼于233網校論文中心

（一）檔案資料收集不齊全

如基建檔案涉及建設方、招投標、監理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大，直接導致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設的各個主體單位，只重視工程進度、工程質量等硬性指標的效果，對表示工程形象進度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實反映施工現場實際數據。

（二）檔案資料編制質量不高

大多數學校對檔案的管理沒有嚴格的標準、規范或制度可以執行，普遍存在管理意識較差的現象。如基建參建的施工單位技術水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應付竣工資料的要求。竣工圖是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣，它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等的技術文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時也不嚴格按照相關規范執行，導致歸檔資料質量不高。多數竣工圖沒有按實際施工程序進行修改，造成竣工圖與實際竣工項目不相符，存在數據誤差是一定的；竣工圖紙上相關責任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規范、標識不統一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時歸檔，嚴重影響了后期檔案的完整性。

（三）檔案資料的數據內容缺乏準確性

就基建施工過程中臨時發生的變更，沒有將這些變更的數據及時反映到竣工資料中，變更執行的程序也不規范，導致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設相關的技術知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確識別數據可靠性。

（四）檔案資料使用手段有待更新

傳統的檔案主要以紙質、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立檔案的最終目的是為了利用，目前中等R笛校基建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會破損。因此，傳統的檔案使用手段無法適應現代化發展的要求。

4 加強檔案管理的措施

（一）領導重視是做好檔案管理工作的關鍵

學校主管領導，尤其是基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強檔案建設意識，思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實現規范化的管理，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

（二）增強學校部門收集檔案的責任感

只有提高檔案管理意識才能做好檔案管理工作，學校要建立以各處為責任主體的組織機構，明確檔案管理人員。如基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

（三）加強檔案管理人員業務培訓，提升專業化管理水平

檔案管理部門應有針對性地加強檔案管理人員的業務培訓，讓管理人員學習相關理論知識，領會現代化管理的業務要求標準，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。

（四）明確職責、及時收集，確保檔案工作有效落實

如基建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時查驗、監督監理和施工單位做好技術變更記錄和竣工圖繪制。監理單位和施工單位要把完整的、系統的、準確的施工變更數據和有關信息及時反饋給甲方工地代表，確保基建工程竣工檔案是準確的第一手資料。

第4篇：專業檔案管理范文

DCN數據傳輸網的建設與作用

DCN（Data Communication Network，數據通信網絡）的建設對于信息化的推進起著至關重要的作用。實際上DCN數據傳輸網就是為信息化搭建一個平臺，一種環境、高速公路，讓各個管理系統都能在這個平臺上運行，它打破了各專業各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個單位、同一個行業或特定的環境實現信息交流資源共享。

建設DCN數據傳輸網就是為了實現信息化、網絡化使資源共享最大化。當DCN建成后，在同一個單位內，各個專業管理系統的信息也就可以相互交流，實現資源共享。DCN網的建設為解決檔案管理接收各個專業管理的電子信息奠定了基礎條件，檔案管理系統就有可能與各個專業搭建渠道，實現電子檔案的接收，歸檔和利用等項具體工作了。

專業管理系統與檔案管理系統應用與存儲分析

專業管理系統在項目建設的設計中，對業務的分析、流程的分析，每個環節都會考慮得十分細致。如OA系統對收文處理的環節、發文處理的環節以及文書處理的每一個環節流程都會細致考慮。合同管理系統從合同項目的提出、多層次的審批、審核商務報告，技術報告，每一步、每一環節都考慮得十分細致。在專業管理系統中環節考慮得細，是因為從事專業的人對業務熟悉，業務分析得細，IT人員在此基礎上按分析做出了管理系統。

每一個專業都十分重視辦事的過程和最終的結果，結果就是工作集中表現，這是十分正確的。正如一個擬寫請示的人，希望看到批復，進行科研盼望的是成果一樣，這無可厚非，十分正常。但是通常在專業管理設計中往往忽略了管理系統最終形成的數據如何存放。這個問題在開始的一段時間還不明顯，總是等數據量到了膨脹時，問題才被重視起來。

檔案管理系統對辦理完畢需要歸檔的電子文件進行存儲、保管和提供利用，與其他專業管理系統有著明顯的不同特點。它是對歸檔的數據進行處理、保存和提供利用，它不產生數據，是對數據的利用。在文件的接收、處理管理過程中，主要由檔案管理部門執行。從流程環節來看豎線性流程長，橫向性流程短，在數據的處理環節來說較為穩定，復雜程度不及一些專業管理系統。

無論是人工管理檔案還是系統管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數據才可能利用數據，檔案數據是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統的設計中業務分析是不能缺少的環節，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統的設計和運用簡化了人工干預的程度，最大限度依賴于系統的運行，檔案工作流程化、數據處理規范化使得檔案管理流程較為規范。

在不同的檔案管理系統中在對檔案管理流程方面各具特色，一般來說都能實現檔案管理的作用，但是在對各個專業管理系統數據的接收、轉化，乃至數據遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統本身就依附于某一管理系統，只是這個系統的一個模塊，從功能上、存儲能力上是無法滿足對其他專業系統的數據進行全方位的接收。有的檔案管理系統顯然是一個完整的系統，但是它沒有處在數據傳輸網絡中，不具備與其他專業系統的溝通和往來，只有處于信息傳輸網絡又是一個專門完整的檔案管理系統，才能與各專業管理系統進行溝通，接收數據進行交流對接能力，有足夠的存儲能量和能實現脫機存儲能力的檔案管理系統，才具備承擔網絡管理中檔案管理的功能。

檔案管理系統與各專業管理系統的相互關系

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個傳統的規則也體現了文件的形成和歸檔檔案管理間的關系。檔案管理系統是對各專業系統形成的具有保存價值的文件進行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業管理系統是檔案數據形成的源泉，檔案管理系統是歸檔數據進行接收儲存、整合、備查的終端，形成了一個形成――保存――利用的循環關系。

當專業管理系統的數據傳入檔案管理系統后，無論檔案管理系統是否對數據進行整合，都不影響查詢利用，當檔案管理系統做了數據整合歸檔后，在文件查詢的信息中會增加文件實體的存放位置標準。當文件數據做了歸檔，完成邏輯歸檔和實體歸檔保存后，即會通知專業管理系統，專業管理系統即可對系統數據進行清理，刪除專業管理系統中已經向檔案管理系統做了移交的數據，減少專業管理系統的數據壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時移交，檔案管理系統隨時都可進行文件數據的接收和文件數據的查詢工作。

檔案管理的主題是在文件數據接收之后開展的各項具體工作，但是有關文件的相關基礎數據應在各專業系統（例如：文件的頁數、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過程中標注出來，使檔案管理的基礎數據在文件辦理過程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準備完整的數據。移交后的檔案數據經過檔案管理系統整合后進行有效保存，一套做隨機保存，另外一套做脫機保存，兩套數據保持一致。這樣整個網絡的數據就處于完全可靠的保管中，不會形成數據丟失無法彌補的情況，檔案管理系統實際上也就成為整個網絡的數據存儲中心。

建立網絡檔案管理系統是實現網絡系統正常運行的重要保證

網絡平臺提供了各種專業管理系統運行的條件，運行的專業管理系統自然會產生大量的數據，需要加工、保存、備查。專業管理系統一是不能長期保存批量數據，二是不能保存其他管理系統的數據。檔案管理系統需要具備數據處理功能，提供利用功能和具備數據儲存的能力。建立這樣的檔案管理系統，對整個網絡建設是十分必要完全可行的。

1.建立網絡檔案管理系統有利于各專業管理系統的正常運行，檔案管理系統接收各專業管理系統的數據后，專業管理系統數據壓力減輕，有利于系統的正常運行。

2.檔案管理系統接收網絡內專業系統的歸檔數據有利于數據的完整齊全。

3.建立檔案管理系統減輕專業系統的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。

4.建立網絡檔案管理系統有利于檔案工作的健康發展，有利于網絡建設的節省和正規發展，避免重復建設，重復投資。

第5篇：專業檔案管理范文

關鍵詞：衛生專業技術人員 檔案管理 信息化

筆者專職從事基層醫療衛生機構干部人事檔案管理，工作的衛生系統干部人事檔案室管理的檔案有近5000卷，檔案室是干部人事檔案管理目標一級達標單位。在衛生系統改革發展和人事管理制度改革的過程中，現代信息技術應用越來越普及，在醫療衛生單位信息化程度不斷提升的同時，干部人事檔案管理工作的專業化、標準化、規范化和現代化程度也在不斷提升，怎么樣最大限度地利用衛生專業技術人員檔案，加強衛生專業技術人員檔案的信息化建設，是現階段我們干部人事檔案管理的工作重點。

一、衛生專業技術人員檔案的內容

衛生專業技術人員的檔案因行業的特殊性，檔案信息著重強調人的個性特點和專業能力，干部人事檔案材料它真實的反映了一個人的政治思想表現、文化專業水平、工作態度、工作表現和工作業績等各個方面，它是我們各醫療衛生單位對衛生專業技術人員年度考核、職稱晉升，繼教培訓、科研課題申報、績效考核、工資調整、崗位變動、干部任免等業務工作及合理配置人力資源的重要依據。

二、衛生專業技術人員檔案信息化的優勢和意義

干部人事檔案的計算機管理，對強化人事管理，提高工作效率，改進服務質量，有著十分重要的意義。

首先，對檔案管理部門來講，每個衛生專業技術人員的人事檔案記錄是動態持續的，我們檔案室每年有大量的考核、工資、學歷、職稱、培訓進修、科研課題申報、干部任免等多種檔案材料歸檔，需要及時地更新人事檔案信息，所以檔案管理工作者的工作量相對較大，實現檔案信息化管理后，既能保證干部人事檔案的動態性、連續性和完整性，而且能夠快捷地完成檔案的接收、轉遞、查借閱和利用等檔案業務工作，提高了檔案管理工作效率。

其次，實現檔案信息化后，檔案部門可以借助信息化手段，提高檔案工作管理水平和服務能力，信息化的查詢功能能夠在短時間內及時有效地掌握一個人的人事檔案信息，信息數據庫功能為實現衛生專業技術人員各類信息統計提供了方便，為開發衛生專業技術人員人事管理信息化提供可靠安全的數據，能更好地滿足各醫療衛生單位對檔案信息的利用需求。

三、衛生專業技術人員檔案信息化建設

由于計算機技術的快速發展，信息化已不可避免地進入了檔案管理領域，目前檔案管理工作已經從傳統的檔案管理逐漸過渡到現代化管理，增強了檔案管理工作的科學性和時效性。

1.加快紙質檔案數字化轉換

在加快紙質檔案數字化轉換工作時我們首先要結合醫療衛生單位工作需求，根據衛生專業技術人員人事檔案信息資源實際情況按重點分階段地做好數字化對象材料內容的選擇工作，將那些可以開放及利用率較高的檔案進行優先信息化加工，加快檔案管理信息化的進程和提高利用的效率，即把衛生專業技術人員檔案中涉及業務能力、醫德考核、科研課題、學術論文、繼教、培訓進修等業務內容做為重點，然后在此基礎上逐步實現干部人事檔案基礎信息、個性特點等各個方面的檔案信息化。

2.建立檔案信息管理系統

干部人事檔案信息管理系統應由檔案查詢系統、檢索管理系統以及信息綜合開發系統三部分組成。根據每個醫療衛生單位的實際特點和需求，信息綜合開發系統一般要具有統計功能、分析功能和預測功能三大功能。信息綜合開發系統要建立嚴謹的資格審查制度，確保基礎信息的可靠性，要及時更新衛生專業技術人員的動態信息，不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映干部職工的個性特點、專業能力和醫德考核等方面的信息，加快人事檔案信息更新的速度，確保信息的實效性。

3.拓展檔案信息資源渠道

檔案信息化建設的最終目的是加強檔案信息資源的利用。要加大干部人事檔案的開發利用工作，通過檔案信息數據庫，進行檔案信息的開發和再加工，綜合考察、量化分析衛生專業技術人員的政治思想表現、文化專業水平、工作態度、工作表現和工作業績，并及時匯總所得信息，為各醫療衛生單位人事工作和人力資源管理提供相應的參考憑證，為衛生專業技術人員職稱評定、業務考核、進修培訓、科研課題申報等提供最新的依據。

4.規范檔案信息化管理體系

建立規范的管理體系，堅持檔案信息規范性和安全性原則。為保證檔案信息的安全，要按照上級檔案行政管理部門的要求采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份、恢復機制和訪問使用安全管理制度，防止出現非法訪問以及對檔案信息作非法添加、修改等，因為電子文字修改后是不留痕跡的。同時要根據衛生專業技術人員檔案信息的內容，處理好檔案信息的保密與開發利用間的關系，保障檔案信息的安全性。

四、結束語

實現衛生專業技術人員檔案信息化管理，能夠有效地利用檔案信息，信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，檔案管理工作者要結合醫療衛生單位具體工作需求，進一步改進信息化建設體系，提高檔案信息資源建設的質量和效率，保證檔案數據的真實性和完整性、可用性和安全性，更好地為醫療衛生單位和衛生專業技術人員服務。

參考文獻：

[1]陳洪.醫院檔案的門類與管理[J].蘭臺內外，2008，25（6）

[2]沈培林.新時期醫院檔案管理工作探討[J].現代醫院，2010，10（9）：137-138

第6篇：專業檔案管理范文

醫院職工專業技術檔案是記錄醫院職工各項信息，如經歷、學歷、業務能力等的重要載體。它是醫院職工個人業務活動的原始記錄與真實反映。同時，醫院職工專業技術檔案也體現了醫院職工在長期醫療實踐及科研活動當中獲得的成果，一定程度上反映了醫院綜合醫療水平及相關科研能力，是醫院發展過程中的重要無形資產[1]。在醫院規模不斷擴大，醫療技術水平不斷提升的過程中，醫院職工專業技術檔案管理也愈來愈受到重視。首先，醫院專業技術檔案為職工晉升提供了可靠參考。結合相關檔案信息，能夠將職工的真實工作情況清晰地反映出來，有利于客觀、真實地對人才進行合理評價。其次，醫院專業技術檔案為職工自我能力提升提供了重要依據。這些檔案清楚地記錄了職工的成長經歷，職工能夠從檔案信息當中了解自身能力不足之處，并逐漸完善自我，使自身業務能力及綜合素養水平不斷提升。總體上來看，醫院職工專業技術檔案在醫院日常業務、管理等活動開展過程中發揮了重要的支持作用，是醫院穩定發展的基礎，應給予重視。

2 醫院職工專業技術檔案管理過程中存在的問題分析

2.1 相關制度缺失

近年來，我國醫療衛生事業發展較快，社會整體醫療水平有了很大提升。公立醫院作為我國醫療衛生系統當中的先導者，無論在規模、設備，還是在技術、人才等方面，均取得了較大進步，醫療實力明顯提升。然而，在醫院不斷發展的過程中，檔案管理工作并未得到應有的重視，檔案管理制度未能結合醫院及外部發展形式進行調整，使得檔案管理滯后較為嚴重。部分醫院內部未建立專門的職工專業技術檔案部門，導致職工專業技術檔案分散于各個部門[2]。這種分散化的管理方式，無法對相關檔案材料信息進行有效整合，嚴重制約了檔案管理工作的效率及質量。同時，部門之間的檔案材料經常出現重復，查閱起來十分不便。長期以往，各部門的專業技術檔案不斷累積，但由于制度上的缺失及管理模式的不規范，無法對相關資源進行有效整合，使得檔案管理工作趨于紊亂。在這種情況下自然無法客觀、真實地反映出醫院員工的實際情況，約束了專業技術檔案的功能。

2.2 重視程度不夠

一方面，醫院職工對專業技術檔案重視程度不夠，缺乏良好的存檔意識。某些職工為了方便自身工作，未及時提交檔案資料，甚至遺失檔案資料，使得檔案資料不夠完整，影響了專業技術檔案的真實性與完整性。另一方面，檔案管理人員對自身工作重視程度不夠，缺乏責任感，影響了實際工作成效。部分醫院檔案管理人員都是兼職人員，并不是專業出身，甚至某些人員未經過系統化的崗前培訓就直接投入到崗位工作當中，容易出現失誤。同時，兼職檔案工作人員可能因為本職工作繁忙或工作調動等原因，造成臨時換人管理。交接工作未得到充分落實，導致檔案管理秩序紊亂[3]。一些檔案工作人員對專業技術檔案的認知程度只是停留在資料收集、材料整理上，未能理解檔案管理工作的本?|。除此之外，院內領導對醫院檔案建設也不夠重視，未給予充分的財政支持，導致檔案設施費用不足，制約了檔案管理工作的成效。

2.3 檔案內容不完整

在進行歸檔時，由于檔案工作人員的不嚴謹，未對檔案資料進行嚴格審核，導致部分檔案信息不完整，甚至存在嚴重失真的情況。部分醫院依然以紙質檔案管理為主，通過紙張來保存相關資料，經常會出現無序、零散存放的情況，容易造成檔案丟失。有些醫院盡管已經實施了電子檔案管理，但未能建立電子信息文件標準，缺乏統一的電子信息格式。在檔案信息傳遞過程中，由于兼容性問題，導致部分信息丟失，使得檔案內容不夠完整。另外，醫院內部未能建立統一的檔案管理系統，無法對專業技術檔案相關信息進行整合化處理，使得檔案內容得不到及時更新。

3 加強醫院職工專業技術檔案管理的相關對策

3.1 對相關管理制度進行完善

首先，醫院內部要加強檔案管理意識培養，特別是院內領導要重視醫院職工專業技術檔案管理。醫院領導及管理層應該充分認識到加強醫院職工專業技術檔案管理是醫院發展、建設的必然性需求，這樣才能在院內形成一種良好的檔案管理氛圍，為相關制度實施奠定基礎。其次，要對相關管理制度內容進行補充、調整、完善。醫院要結合市場環境及自身發展需求，對檔案管理制度進行細化，將粗放式管理轉變為精細化管理、集成化管理，構建出標準化的認識管理流程及配套細則，促使專業技術檔案管理工作規范化實施。例如，在檔案收集及歸檔方面，要明確規定歸檔時間、歸檔流程、歸檔范圍，并加強檔案材料審核工作，確保檔案材料真實可靠，保證檔案內容的真實性與完整性[4]。另外，要加強制度執行力。院內可構建專門的檔案工作監督小組，對檔案制度執行情況進行監督，并實行獎懲機制作為督促，以此來激發檔案工作人員的積極性。

3.2 將個人技術檔案管理與信息化技術相互融合

在醫院職工專業技術檔案管理工作具體實施過程中，要轉變傳統觀念，善于應用信息化技術實現檔案信息化管理，進一步提升檔案管理工作成效。一方面，要加大相關軟硬件設施投入，完善檔案室建設，根據行業及國家標準，構建出現代化的檔案工作室。同時，醫院內部要建立檔案信息管理平臺，平臺包括檔案檢索系統、查詢系統及人才信息庫等，方便檔案信息查詢、管理、調用[5]。另一方面，要加快傳統紙質檔案文件轉化工作。由專業檔案人才負責檔案信息轉錄、整合，將紙質化檔案管理逐步轉變為電子檔案信息化管理。同時，要做好電子檔案信息備份、存儲、安全保護等工作，將信息化技術與醫院職工技術檔案管理充分結合起來。

3.3 及時更新、完善相關檔案資料

當醫院職工出現人動或崗位調整時，其專業技術檔案也要得到及時更新。因此，醫院可根據實際管理需要，周期性地對職工專業技術檔案進行審查，并對職工進行考核。考核過程中，可及時收集相關人員檔案材料，以此為依據對檔案內容進行更新。同時，每個季度可集中時間抽調人員對醫院職工專業技術檔案資料進行針對性完善、補充，保證檔案信息與職工真實情況相符合。另外，要充分利用檔案數據庫，實現職工專業技術檔案動態跟蹤管理。

第7篇：專業檔案管理范文

經過調查研究可知，現在很多的大學生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業生在校期間的整體素質信息，是整體上反映畢業生素質的重要憑證。但目前相關人員對檔案不夠重視，現有很多問題需要整改。

一、人事檔案管理存在的問題

1.畢業生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務制度的改革變化，用人單位對有關資料的審查要求，使一部分的畢業生認為畢業檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經濟的發展用人單位自由制定用人標準，所以畢業生們為了盡快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關人事部門也不過于重視畢業生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業生檔案有關作用。

2.檔案的管理工作不夠規范。相關檔案管理部門沒有自身嚴格的管理制度，在對檔案進行歸檔、收納等工作時不認真負責，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴重的影響了檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。

3.檔案管理方式陳舊。在部分地區還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴格，在現在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現象。檔案長時間沒有人認領，傳統管理方式又做不到及時的數據更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應了畢業生在校活動的真實情況，是各方面人們認識客觀事實的依據材料，不管是畢業生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業生的檔案管理工作的好壞更是關系到了眾多畢業生的自身利益。

二、做好畢業生檔案管理的有關措施

為了讓大中專畢業生的檔案更好的發揮出其作用，為畢業生們提供更好的服務，提出幾點管理檔案的具體措施。

1.加強畢業生對檔案的重視性。畢業生初步邁進社會，沒有相關的實踐經驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業生只以為檔案只是脫離學校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業生畢業時，學校相關部門一定要讓畢業生們認識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉移到生源地的有關工作。而另一方面，作為用人機構，要向畢業生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。

2.確保檔案管理部門的規范化。檔案的管理部門在接收畢業生檔案時，要做好詳細的記錄和分類存檔，要詳細根據學歷、專業等信息進行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業生檔案統一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業素質，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。

3.加強畢業生檔案信息的利用。有關人員在整理檔案的過程中，要充分了解學生的各種信息，比如學生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設立多項查詢條件，可以根據不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業生信息多元檢索系統的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優秀人才不流失。

三、結語

第8篇：專業檔案管理范文

關鍵詞：新形勢企業檔案管理創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著科技水平的進步和社會經濟的發展，各種先進信息技術慢慢融入到了企業當中，改變了企業的工作模式，提高了企業的生產效率，同時也增強了企業之間的競爭力。檔案部門作為企業的一個重要服務部門，如何能夠順應企業改革和發展的巨大變化，抓住機遇，開拓創新，探索檔案管理的新路子，成為檔案管理者思考的主要課題。

一、企業檔案管理工作者應具有創新理念

信息化的推進，使企業檔案工作面臨著一些新問題：企業體制的改革、電子檔案的大量產生、網絡技術的廣泛應用等，這些都需要以一種求實創新的精神去研究和解決，在探索中前進，在創新中求發展。

1、檔案工作應突破“以我”為中心的定位

當前，在建立現代企業制度過程中，企業檔案工作者應轉變觀念，把一直向內看的眼光調整向外看，從以檔案工作為中心的誤區中跳出來。在新形勢下企業檔案工作者首先應調整好心態和觀念，將企業檔案工作重新定位在為企業積累并管理好各類檔案信息，在傳播企業文化、降低企業管理成本方面，為企業提供最佳服務。

2、制定精干的檔案管理機構

我國企業的檔案工作大多是在統一模式下發展起來的，尤其經過八十年代企業整頓和企業升級等活動，企業檔案工作無論是在機構設置、人員配備、還是基礎建設上都有一定的要求和規范，從某種程度上講，這種規范對我國企業檔案工作的發展起到了一定的推動和促進作用，但同時也應看到這些年我國企業檔案工作中追求形式上的東西太多，尤其在機構設置上追求大而全、小而全，應予以適當精干。

3、積極介入電子文件生命周期，提高檔案工作管理

檔案工作者應提前介入文件生命周期，到文件產生部門去指導工作，直接對文件進行鑒定、著錄，使文件從產生到最后利用形成一個完整的系統。只有采取前端控制思想，才能保證電子文件的真實性、憑證性，以確保電子文件的檔案管理落到實處，避免檔案機構成為純粹的收藏式機構，為檔案部門的發展奠定基礎。

二、建立健全的檔案法規制度，實現依法制檔

在建立社會主義市場經濟體制的新形勢下，隨著企業改革的加快，不可避免的大量出現企業聯合、兼并、控股、租賃、承包、轉讓、破產等情況。這種所有制實現形式的多元化和企業組織形式、運營方式的復雜多變，使得企業檔案管理遠遠不能適應新形勢發展的需要。要實現企業檔案工作的管理方式向法制化轉變。首先要加強檔案法規制度建設和業務規范建設，解決企業檔案工作有法可依的問題。各地要以《檔案法》為核心，結合本地的實施細則，明確對企業的具體要求，使企業檔案工作有法可依，有章可循。其次，要抓住重點，分類指導。三要依法管理，強化監督。通過多種手段，強化法制宣傳的力度，不斷增強企業領導和廣大員工的檔案意識和檔案法制觀念，同時針對一些企業存在的檔案工作不受重視甚至被忽視的問題，各種檔案行政管理部門應加大執法力度，強化監督職能，對企業檔案管理中的各種違法行為和違法案件進行督促整改、立案調查和執行違法處罰，使企業檔案工作沿著法制軌道健康地發展。

三、充分利用現代化技術和手段，實現檔案管理工作重點轉移

檔案管理手段的現代化，主要指電子計算機技術、縮微技術以及光盤技術在檔案工作中的應用。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作。這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。只有實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能上臺階。檔案匯集著大量的指示、也記載著豐富的信息是一種豐富的信息資源。檔案的整理工作繁瑣、重復勞動多，勞動強度大。只有利用計算機等現代化手段整理檔案，才能收到事半功倍的效果。在實際操作中，我們按照文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

四、提高檔案管理人員的素質，實現企業的可持續發展

一個好的企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，靠的是信譽與質量。質量的優劣靠的是企業管理，企業管理的好壞與領導決策、市場信息、職工素養有直接的關系。這個關系處理得好，將推動企業的發展。企業的發展促進了管理水平的提高，必將形成大量的檔案資料，如技術資料、工程圖紙、標準規范等，這些檔案資料在企業經營管理中起著巨大的信息支撐作用，特別是當前面臨著企業改革改制、市場激烈競爭檔案信息資源更是企業發展的有力依據。因此，檔案人員業務素質的高低、能力水平的大小，決定了企業檔案管理的優劣。提高檔案人員的業務素質，是新形勢下提升企業管理水平的需要，也是檔案工作科學發展的需要。想要成為一名合格的檔案管理者，要從以下幾個方面著手：

（1）堅持自學，不斷充電。要注重理論知識與操作技能的學習。處于信息時代的今天，我們要重新認識企業檔案工作的主要內容和服務對象，不斷調整知識結構，擴大知識面。檔案工作者不僅需要具備一定的科學文化素質、良好的檔案專業知識和技能，更要懂得相關專業技術和網絡信息技術的知識和操作技能，以適應信息化時代企業創新發展的要求，提高檔案管理水平。

（2）堅持向他人學習，取長補短。所謂“三人行．必有我師”。檔案工作是一門學問，面對新情況新問題要深入研究，向工作搞得好的單位和個人學習，將他人好的經驗和做法運用到本單位的工作中，不斷提高自己的專業水平，做好企業檔案管理工作。

（3）要時刻關注和了解本企業的主要工作內容，主動提供檔案信息服務。要熟悉本企業的業務內容和發展趨勢。關注企業生產經營及科研活動，了解企業發展方向和趨勢，做好企業檔案利用工作，不斷提高檔案信息資源開發利用能力。

五、在新形勢下實現檔案信息服務手段的多樣化

（1）圍繞企業改革發展的重大問題、生產經營的急需信息等課題，主動地、有針對性地提供優質服務。主要采取以下幾種方式：一是超前服務。即檔案工作者要隨時了解、掌握企業檔案利用者的需求趨勢，根據生產、經營、科研需要，預測他們所需的檔案信息材料，并把這些檔案材料及時送到有關人員手中，做到服務的超前性和針對性：二是跟蹤服務。企業要發展，就需不斷進行自身改革、不斷開發新產品。因此，檔案人員也應根據企業改革需要和產品開發計劃，主動與相關人員接觸，溝通信息，了解需求．并可一起討論，提出建設性建議，并有針對性地收集、提供與其相關的技術、經濟資料等：三是現場服務。檔案工作者在接待上門查閱的同時，還應深入基層，進行現場調查研究，隨時提供所需的檔案信息，幫助他們解決難題。只有這樣才能開辟檔案利用的新路子，提高檔案資源的利用率，形成檔案收集與利用的良性循環。

（2）積極參與市場交流。技術市場交流。是指企業檔案部門將企業的科技成果檔案制成復制品后推向市場，參與技術貿易，為企業創造更多的經濟效益。這是企業檔案部門實行有償服務、搞活工作的一個契機。在市場化服務的過程中，應注意保護企業技術秘密。同時，企業檔案部門應積極收集行業內別的企業最新的科技成果材料，為本企業服務。

（3）加強檔案編研工作，主動為領導決策提供依據。企業檔案工作者要注重對檔案進行深層次開發，通過對原始檔案信息進行綜合分析、比較、歸納，加工形成有價值的匯編文件，為領導決策提供重要參考價值的信息。加強新時期企業檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為企業發展服務，是企業檔案創新發展的目標和動力。是每一名企業檔案管理人員的職責所在。

總之，新形勢下企業檔案工作與企業同樣面臨著各種各樣的影響，對于檔案部門來說，既是機遇也是挑戰，我們檔案工作者只有結合形勢的發展，及時制定應對措施，與時俱進，才能更好地為企業中心工作服務。

參考文獻：

[1] 黃存勛等.關于企業檔案工作改革的思考[J].中國檔案,2000（03）.

[2] 黃輝.淺談新形勢下企業檔案工作的轉變[J].陜西檔案，2005（05）.

第9篇：專業檔案管理范文

食品藥品檢驗檢測機構的職能和任務要求，其依法出具的檢驗報告書必須科學、真實、準確，而決定實驗室檢測/校準的正確性和可靠性的因素有很多，包括人員、設施和環境條件、檢測和校準方法及方法確認、設備、測量的溯源性、抽樣、檢測和校準物品的處置等各個方面，其中第一要素為人員的科學管理，要求省食品藥品檢驗檢測機構必須擁有一支各類專業人才齊全、技術全面、能快速應對食品藥品突發安全事件的精英隊伍。如何科學管理和規范建設這支隊伍是食品藥品檢驗檢測機構面臨的一項重要問題。加強專業技術人員技術檔案的管理，是實施人力資源技術信息儲備和人才發展戰略的基礎。人員技術檔案是全面反映人力資源整體情況，充分發掘人力資源的基礎，現就專業人員技術檔案的管理作以探討。

一、做好專業人員技術檔案管理的作用

1.滿足食品藥品檢驗檢測機構事業發展的要求。隨著國民經濟和社會的快速發展，公眾飲食用藥安全意識不斷提高，對食品藥品監管工作的要求也愈來愈高。做好專業人員技術檔案工作，能便于領導及時了解和掌握食品藥品檢驗檢測隊伍各類專業人員現有的狀況，為合理使用、培養和開發利用各類專業急需人才，提高專業人員隊伍整體素質，提高專業人員快速應對和處理各種飲食用藥安全突發事件能力，提供重要的參考依據。

2.滿足食品藥品檢驗檢測機構人才管理要求。專業人員技術檔案能夠完整地記載各類專業人員的資歷、能力、業績和專業技術水平。管理并運用好專業人員技術檔案，能為各項科技工作招聘、人才交流、推薦科技人才、專業技術職務晉升評聘、人力資源儲備提供詳實、可靠的材料依據。

3.滿足社會服務的需求。在食品藥品檢驗檢測和科學研究工作中，各省級食品藥品檢驗檢測機構必須按照相關準則和法規，建立規范的質量管理體系，對人員進行必要的培訓與管理，確保出具的檢測數據準確、可靠，滿足服務社會的需求。

4.滿足實驗室認可/認證工作的要求。《檢測和校準實驗室能力認可準則》要求：“實驗室管理者應確保所有操作專門設備、從事檢測和/或校準、評價結果、簽署檢測報告和校準證書的人員的能力。當使用在培員工時，應對其安排適當的監督。對從事特定工作的人員，應按要求根據相應的教育、培訓、經驗和/或可證明的技能進行資格確認”。“實驗室應保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲取。”所以，完善的、行之有效的專業人員技術檔案管理程序，也是滿足質量管理體系及實驗室認可/認證工作要求的重要條件之一。

二、食品藥品檢驗檢測機構專業技術人員組成與技術檔案材料分類

省級食品藥品檢驗檢測機構專業技術人員隊伍以食品、藥學（含中藥學）專業人員為主，同時應有醫療、生物、藥物制劑、分析化學、生物醫學工程、計算機、檔案管理、圖書情報、會計、法律等各類專業人員，以確保各學科互為補充，合理配置。

省級食品藥品檢驗檢測機構各類專業技術人員檔案應全面、客觀、真實，其主要內容包括以下五個方面：

1.基礎材料。主要包括專業人員履歷表、學歷和學業證書（含畢業、結業、修業、肄業）及后繼學歷證書；各種專業技能考試、考核合格證、資格證；參加各種科技研討會、專業技術會議、出國考察、進修學習、短期培訓；繼續教育及能反映專業人員個人資歷和技能水平的各種材料。

2.任職資格材料。主要包括專業人員歷次任職資格評審表、任職資格證書、任職聘書及檢定員證、操作員證、上崗證、上機證、內審員證、監督員證、審核員證、評審員證等相關的任職證書。

3.科研技術成果材料。主要包括反映專業人員業績的專業工作總結、技術報告；發表的學術論文、論著；主持或參與各項科研課題鑒定證書、獲獎證明、證書及完成者證書；發明創造專利證書及外語等級證書、計算機等級證書等。

4.考核材料。主要指每年度對專業人員進行考核的考核登記表。內容包括：本人述職；培訓進修學習情況；著作論文及重要技術報告情況；完成主要專業技術工作；創造發明及成果情況；工作失誤、失職情況等。

5.其他材料。指專業人員參加各種專業學會、學術團體的聘書、聘任證及各類榮譽證書等。每一卷技術檔案應具備的基本信息有：檔案號、姓名、科室、最高學歷、畢業時間、第一學歷、畢業時間、第二學歷、畢業時間、工作時間、職稱、任職時間。論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責任者、級別、（標有ISSN或CN）收錄、數量、歸檔時間。論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數量、歸檔時間。參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經費、研究起止時間、承擔單位、負責人、參加者名次、歸檔時間。科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負責人、參加者名次、歸檔時間。獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱（科技成果、醫療成果、優秀論文、專利證書、榮譽證書）、授獎單位、授獎時間、級別（國家、省、部、市）、證書號、歸檔時間。學術會議情況信息管理：檔案號、會議內容、參加地點、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。培訓、進修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業內容、進修單位、參加者、培訓鑒定歸檔時間。學術職務情況信息管理：檔案號、學術團體、職務、任職時間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時間等。

三、專業人員技術檔案材料的收集管理

1.實施“一人一檔”。為便于檔案管理，了解每一位專業技術人員的專業背景及崗位變動情況，需要建立包括專業技術人員和管理人員在內的每人一套的技術檔案。

2.將文件的收集貫穿到日常工作中。業務報告、年終工作總結，國內外各種刊物發表或會議交流的論文等材料，醫學科技成果，都屬于收集的范圍，應該隨時注意收集；還可以制定規章制度，規定外出人員學習結束后及時向培訓管理部門上交培訓資料，由培訓歸口管理部門再向人員技術檔案管理部門移交等。

3.把好專業技術職稱評聘材料關。技術人員檔案大部分是技術職稱評聘過程中形成的，評聘工作為個人技術能力和業績的集中展示提供了機會，它比較全面地反映了技術人員在專業技術工作中的經歷、品德、業務專長、工作能力和管理水平，所以在專業技術職務晉升評定和技術職務聘任時同步收集材料，大量的專業技術證明材料可以通過這一渠道來收集。

4.在完整收集各類資料的基礎上，檔案管理人員逐人、逐項進行整理、編目、著錄，整理完畢的技術檔案材料，存放檔案盒歸檔。有條件的機構，在保存文本技術檔案的同時，還可以將計算機技術應用于檔案管理，采用電子表格錄入，將專業技術人員技術檔案的全部信息建立關聯，集中表達在一個窗中的各頁面內，直觀地展示個人的基本信息、技g信息，專業人員可以通過內部局域網點擊查閱本人的技術檔案材料，最終達到技術檔案管理自動化的目標。

5.對每個專業技術人員收集的論文、成果等個人技術材料，要建立嚴格的登記手續，同時，對散失在外沒有登記的文件材料，各有關科室要集中收到檔案室進行統一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。