檔案管理基本流程精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理基本流程主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理基本流程范文
關鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號：TP393
文獻標識碼：A
文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統開發的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計
文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系y要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。
5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。
2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。
在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統設定
系統設定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態的設定。
第2篇：檔案管理基本流程范文
【關鍵詞】“互聯網+”；醫院；檔案管理；特點：問題；對策
1“互聯網+”時代醫院檔案管理特點
1.1便捷化查找檔案
在“互聯網+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫務信息、護理信息、網絡信息以及人事信息等[1]。借助數字化檔案能在醫院各個科室之間建立資源數據共享的管理體系，有效整合并建構搜索引擎，維護檔案資料的應用效率。
1.2全面收集檔案
在“互聯網+”時代，醫院檔案管理要對各項業務、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節約存儲空間的基礎上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術不斷發展的背景下，醫院利用計算機科學信息技術就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優化信息記錄和信息管控效率奠定基礎。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。
1.3管理服務的多元化
借助“互聯網+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務職能和應用綜合價值[2]。應用互聯網管理體系構建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網絡實現線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎。
2“互聯網+”時代醫院檔案管理存在的問題
盡管醫院已經認識到“互聯網+”醫院檔案管理工作的重要性，但是在具體執行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關部門的高度關注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術在不斷發展，但是，由于醫院內部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統方式和理念進行檔案管理的現象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數據的存儲位置，沒有對其進行數據化處理和電子信息庫的應用，數據依舊無法發揮其實際價值，也不能對醫院檔案管理工作的全面優化提供保障。第二，網絡設備應用完整度缺失，在醫院內應用電子化產品對于網絡設備資源有著較高的要求，但是，因為多數醫院更加關注醫療業務，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應醫院發展的問題出現，網絡設備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫院信息檔案提取滯后等現象較為明顯，使得醫院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫院的可持續發展造成制約。第三，管理人員綜合素質較低。在醫院檔案管理部門，多數工作人員的年齡較高，對于新技術和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業能力和理論水平受到限制，就會出現實踐操作較差的問題。“互聯網+”視域下醫院檔案管理專業化人才數量不足，技術水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質較低，創新意識不足，就造成患者檔案管理和醫生檔案管控體系不能發揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫療問題[4]。
3“互聯網+”時代醫院檔案管理的路徑
3.1優化管理意識
在醫院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關鍵的問題，需要引起醫院管理層的高度關注，管理層要在集中優化醫療服務體系的基礎上，對醫院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫院檔案管理創新水平[5]。第一，領導部門要認識到“互聯網+”檔案管理體系對于醫院全面化管理的重要性，從而建立常態化管理監督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態化運維機制。第二，相關人員要結合醫院的實際情況和發展目標制定檔案管理規章制度，并且定期開展相應的督查工作，有效在檢查中發現問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態化水平。針對整改流程要進行實時監督和管理，保證監管流程更加貼合醫院的發展需求。第三，醫院要組織內部檔案管理人員參與常規化培訓，不僅要提升其檔案管理專業知識，也要優化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務。最重要的是，要確保管理人員能對相關檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網絡設備購置項目和信息安全防護項目等進行聯合管理，建構一體化監督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫院內部相關領導也要將其納入到醫院基礎性預算體系內，確保能從根本上提升管理工作的節本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。
3.2完善網絡設施
為了順應“互聯網+”視域下的管理趨勢，醫院要整合網絡設施管控工作流程，積極建立健全統籌性較好的監督機制，確保能依托網絡信息技術開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫院檔案數字化管理的專項部門，及時進行設備設施的引進和改善，對一些陳舊的設備予以及時更換，以保證檔案數字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結合醫院實際需求進行網絡設施架構體系的處理，落實具體的實施方案，維護設計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養專業工作人員對網絡軟件、硬件設施等進行應用性管理和創新性升級改革，從而順應時展要求，提高醫院檔案管理工作的基本水平[8]。
3.3優化管理水平
對于醫院檔案管理項目而言，管理人員的綜合素質和管理機制較為關鍵，也就是說，醫院檔案管理體系和信息資源結構受到限制，只有及時更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫院要在“互聯網+”視域下積極建構資源為本、依法治檔的管理準則，確保能向患者和醫生提供有價值且具有實時更新優勢的檔案，維護醫療服務需求[9]。在醫院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯網+檔案的管控平臺，確保管理流程和管理效果能滿足實際需求，也為信息檔案共享體系和遠程體系維護提供保障，為提高服務工作的實時性和便捷化程度奠定基礎[10]。醫院檔案管理工作要將提高服務水平作為管理根本，借助信息系統技術建設醫院檔案控制平臺體系，為患者設置專門的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規化健康管理結合在一起，保證就醫診斷單元、體檢過程以及轉診等基礎信息都能得到及時的收錄和處理，維護“互聯網+”時代醫院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯網+”醫院檔案管理控制工作中，從架構體系層面對其進行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎，一方面整合醫院科室信息，另一方面對信息進行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續提供良好的醫療服務奠定基礎。若是從檔案實際操作的層面進行分析，則要借助計算機技術對患者信息、醫生信息等進行檔案平臺的監督和處理，對醫療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問題[12-13]。
第3篇：檔案管理基本流程范文
關鍵詞：社會保險檔案 數字化管理
1 我國社保檔案管理的現狀
1.1 參保人數激增。以2010年末為例，全國參加城鎮職工基本養老保險的人數為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農民工參保人數為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數的迅速增長，必然導致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規范的管理提出了更高的要求。
1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應現代社會發展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業人員基本醫療保險實現跨省轉移接續，2011年，企業繳納險種在養老、醫療、失業險的基礎上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業的發展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。
1.3 社保檔案管理機構分散。具體而言：養老、醫療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優撫、低保等由民政局負責管理；個人商業保險由商業保險公司負責管理。管理機構的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社保”人死亡而保險金照領等現象的頻繁發生也就不足為奇了。
1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構建管理系統，各管理系統采用的標準和技術架構不統一，使得社保基本信息無法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統一管理使用設置了人為障礙。
1.5 社會保險的經辦效率不高。當今社會，網絡已經普及，人們已經習慣于足不出戶在網上辦理業務。傳統的紙質檔案管理體系手續復雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續、提供便捷高效的網上申報社保業務的呼聲越來越高。因此，在確保數據準確完全的基礎上，簡化申報手續，豐富申報途徑，提升經辦效率，已刻不容緩。
2 我國社保檔案管理系統存在的問題
2.1 管理體制不規范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統一的規范和標準，管理機構不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規范等諸多問題，已經嚴重影響了我國社保檔案的管理質量。
2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經費等問題的限制，許多地區的社保經辦機構沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。
2.3 管理標準不科學。當前執行的《企業職工檔案管理規定》是1992年制定的，其諸多規定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等已經不適應現實工作的需要。在新的統一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業類別的管理規范也是千差萬別。
3 社保檔案管理工作的發展方向
3.1 全面推行數字化檔案管理體系。在傳統的社保申報辦理過程中會出現大量的紙質材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質檔案轉變成數字檔案，既節約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經辦效率。
3.2 對社保檔案進行分類管理。根據不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。
3.3 統一社保管理規范標準。建立全國統一的社保檔案管理體系，規范檔案管理標準，強化社保檔案的監控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統一的社保信息網絡查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業的持續發展和完善是大有裨益的。
3.4 規范社保檔案管理機構。如設立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關規章制度、操作流程、改革規劃等，統一社保檔案的管理標準和規范，結束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設置分支機構負責公民社保檔案內容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統一保管。
參考文獻：
[1]吳倩倩.高校圖書館紙質檔案數字化管理新探[J].價值工程，2012（22）.
第4篇：檔案管理基本流程范文
從水利工程管理單位檔案管理的流程來看，水利工程技術檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項目實施過程對信息技術的廣泛應用，特別是計算機和網絡廣泛運用，更多的技術文件從項目實施計劃表、項目開工審批、項目驗收、項目決算、項目歸檔等都直接在電腦上操作，無紙化辦公出現的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統的水利技術檔案管理系統已經不能滿足當前形勢的需求，對工程技術檔案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技術檔案管理的現狀是：
（一）技術紙質檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調研中發現，水利工程技術紙質檔案比較完善，這得益于工程基本建設程序的規范化程度，工程竣工驗收必須先驗收工程技術檔案，使得工程技術檔案的齊全、完整。
（二）信息化管理起步。現在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統，一般是由江蘇省檔案局或是地級市檔案局開發的兩種，其中也有技術檔案管理的相關應用。
（三）信息化建設意識初具。由于檔案紙質件的完善和信息化管理軟件的完善，現在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學歷、精通計算機應用的年輕人為主，已經初步具備一些檔案信息化建設的意識。
二、水利工程技術檔案信息化管理過程中發現的主要問題
目前，水利工程內部技術檔案信息化建設開始使用計算機開展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準確度，但是依然出現了一些需要解決的問題：
（一）水利檔案管理信息化管理意識不強。長期以來，水利工程建設、管理部門一直比較注重工程技術紙質檔案的管理，而在新形勢下，對技術檔案信息化管理工作從未進行過專門、系統研究，無論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統的開發，都缺乏最基本信息化管理意識。
（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當前，水利技術檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術檔案形成的環節只是部分實現了信息化，而不是整個流程；另一方面，水利技術檔案的資料只是個別實現了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個流程的不完整。
（三）檔案信息化系統兼容性不高。水利工程技術檔案的內容涵蓋了工程研究、設計、招投標、審查、施工、竣工驗收、備案、監理等各個環節，涉及的專業、部門眾多，這造成每個專業、每個部門所采用的軟件和系統都不一樣，檔案信息化系統難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統一的標準。
（四）檔案信息化管理應用不多。雖然當前檔案管理系統中涵蓋了部分技術檔案管理功能，但是由于技術檔案管理功能的單一和應用不便，還僅能提供簡單檢索和查找，在技術檔案的調檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術檔案應用時往往還是查找紙質圖紙和技術資料。
三、水利工程技術檔案信息化管理系統完善的幾點建議
技術檔案信息化建設的主要作用在于：確定技術檔案信息化管理的規則、開發檔案管理應用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規范，有效利用區域網絡和全國檔案信息網絡。
（一）水利工程技術檔案信息化管理系統要實現系統化要以檔案行業管理部門為主，推動水利工程技術檔案信息化管理系統的系統化建設，在深入調研可研、規劃、設計、招投標、施工、驗收、質監、監理等每個部門的軟件應用情況，從檔案管理和應用便捷、高效的角度出發，對檔案管理軟件特別是水利工程技術檔案的形成、整理、存檔、查閱、應用等功能進行系統化整合，促進整個流程的系統化。
第5篇：檔案管理基本流程范文
一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問題
根據分析與調查，因為受到相關因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點存在問題，兩者并不匹配，導致不合理保管?樂亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權機關查詢、凍結，掛失登記以及補發憑單收據等均需要永久保管，但是很多情況下，有權機關的查詢書并沒有與財務處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業務的物件或者證據，所以從銀行的實際情況分析是不具備長期保存價值的。另掛失登記或者單據補發憑證屬于會計憑證，其保管的時間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關規定要求，則需要裝訂流轉，尤其在保管期限上存在雙重標準，所謂，在此發展背景下，為進一步緩解其矛盾，銀行會采取傳統檔案管理與電子檔案管理相互結合的方式，雖然可以保障檔案內容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。
二、電子檔案管理在銀行檔案管理應用
（一）可降低銀行檔案管理的強度
從銀行檔案管理全局出發可以清楚的認識到電子檔案管理在與傳統檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優勢，尤其在無關檔案銷毀方面優勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據業務類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質量。
（二）符合會計電算化的要求
電算化是時展的一個趨勢，但是從當前的發展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關注紙質檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應，還有部分銀行在發展過程中沒有嚴格按照實際的發展情況進行規定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發揮其自身的作用與價值，無法擴大自身的應用范圍。
（三）在銀行中的應用
在當前科學技術的不斷發展下，傳統檔案在銀行中的保管已經與現實呈現出不均衡現象，如此一來則會對財務資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護銀行自身的利益，更為主要的是滿足內外查詢的要求。通過對相關法律環境的探究，現在所保留的紙質憑證只有債權債務關系的相關資料，尤其在銀行高度電子化的發展背景下，其它的資料與內容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規章制度。然而根據分析與研究，當前銀行還存有一部分紙質檔案，尤其在業務的不斷發展下，紙質檔案的數量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現象，減少庫存壓力。
三、電子檔案管理在銀行檔案管理發展
從屬性分析在當前發展趨勢下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關鍵所在，并且在新時期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業務流程相互融合，不僅將中間環節加以簡化，并且也明確了操作流程，減少各項成本，在此發展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來的發展需要從以下三點出發：其一是需要進一步明確檔案管理的重要性，銀行的業務部門在推出業務的時候需要與部門相互溝通與交流，比如涉及到會計資料的則要與會計部門相互溝通，并界定其保管期限。其二是業務部門在對各項資料進行歸檔的時候需要從現實出發，對其正確性以及必要性進行分析與探究，將明細列出，對歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數量。比如前臺生成的各類業務資料，需要嚴格按照資料名稱進行歸納與整理，分析哪一部分內容不需要進行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點是電子數據需要滿足實際的情況，避免發生重復歸檔的現象。其三是需要在滿足會計核算基礎下，要采取系統優化的方式選擇節點，在檔案入庫之前要對資料進行分期限裝訂，或者依據實際的情況制定完善的規范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質量。
第6篇：檔案管理基本流程范文
關鍵詞：檔案利用；中國石油檔案管理系統；檔案搜索；檔案借閱；檔案報表；檔案編研
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統的使用價值。開發一個好的檔案利用模塊，使檔案管理系統不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長遠角度看，將成為一個內容非常豐富的知識平臺和社會資源。項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。本文主要介紹系統中的檔案利用模塊。
1 總體功能結構圖
檔案利用是用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括檔案的搜索、借閱、報表、編研四個子模塊。如圖1。
2 各個子模塊功能
2.1 搜索
系統不僅可以利用檔案名、檔號、類別、歸檔單位、歸檔日期等項結合進行高級搜索，還支持全文搜索。
2.2 借閱
系統除了可以借閱實體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統自動完成，無需用戶手動操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標簽頁。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。
2.2.1 我的借閱
用于實現用戶的檔案借閱以及個人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區。
包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個標簽頁。
1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒有上交審批的借閱檔案；
2）未歸還檔案：已通過審批借出，但未歸還的借閱檔案；
3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過，并已歸還給檔案館的檔案。
2.2.2 借閱審批
是對用戶提交需借閱檔案的審核過程。
審批部門包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門和指定的業務主管部門。系統規定了三種審批流程：
1）借閱無密級檔案或借閱本部門有密級檔案，如圖3；
2）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門是一般情況），如圖4；
3）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門為空或歸檔部門和檔案保管部門是同一部門），如圖5；
2.2.3 借閱辦理
是由檔案館用戶進行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。
2.3 報表模塊
固定報表模板有檔基表、人員基本情況統計表、檔案利用統計表、歷年各類檔案庫存統計表、檔案庫藏情況統計表等。系統還支持自定義報表模板，檔案工作人員可以根據自己的需求定義報表的行和列。
2.4 編研模塊
編研模塊是為編研人員提供的一個討論平臺，其中包括編研編寫、匯編、參與等工作。
檔案編研的流程是：檔案管理部門人員填報“新建編研課題” 檔案管理部門領導審核 檔案編研。標簽頁包括待審批編研、進行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。
3 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強大的搜索功能、嚴密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺，贏得了廣大單位用戶的好評。
參考文獻：
[1] 邵彬,李莉.黃河檔案利用軟件系統分析設計[C].OA'2000辦公自動化國際學術研討會論文集,2000(11).
[2] 馬娟紅.淺談檔案利用中存在的幾個問題[J].檔案天地,2000(7).
[3] 趙屹,陳曉暉.中美檔案利用若干問題比較[J].山西檔案,2002(12).
[4] 王秀霞.中國石油檔案管理系統應用架構的分析與設計[D].蘭州:蘭州大學,2010.
第7篇：檔案管理基本流程范文
目前各大高校學生檔案管理是一件非常繁瑣的事情，但同時檔案對于每一名學生也是極為重要的，所以傳統的人工管理檔案的方法已經不能夠準確快速完成學生檔案管理的工作，本文針對各高校普遍面臨的問題采用了學生檔案管理的信息化實現，保證學生檔案的管理信息化、快速化，方便各高校管理人員使用。文章通過需求分析和業務分析得出實現的方案，并進行了相應子模塊的設計。
【關鍵詞】信息化管理 學生檔案 模塊化
1 系統需求分析
目前高校作為一個巨大的集科研教學功能于一身的平臺，高校的科學研究活動和日常教學活動內容來源于社會，同時又將這些成果服務于社會，高校具有廣泛的事物以及專業性，因此，高校檔案更新速度快，并且涉及到的內容非常多。高校的學生檔案管理信息系統還有一些需求，他們是非功能性的。
首先是系統的可擴展性，因為高校檔案館的檔案信息主要來源于學生處和教務處，這些部門的數據信息格式。所以，高校檔案信息系統需要提供多種轉換方法來適應這些不同的檔案數據格式，可擴展性對獲取元數據來說是必須的；其次是系統的易用性，檔案信息系統的對象是檔案館的管理人員和用戶，系統必須為管理人員和用戶提供便利的用戶界面，確保系統操作簡單易用性。
2 業務分析
根據高校檔案館不斷出現的新需求以及日常的流程，并且學習其他較好的MIS的技術功能結構以及現金的解決方案，總結出高校MIS能夠實現的關鍵功能與模塊，包括業務表現層、業務管理層以及應用基礎三個層次 。
業務表現層的內容包括兩個方面，其一是服務申請入口，其二是檔案館的門戶網站，設計的目標是檔案館的現有客戶群和將來將成為客戶群的潛在客戶群。在這里，服務申請入口的功能是用戶通過互聯網填寫個人信息，申請檔案服務以及查閱申請服務的進展程度，從而更加方便用戶。檔案館門戶非常重要，它是系統讓外界熟知的重要通道。檔案館門為用戶提供檔案館管理流程、宣傳文件以及辦事指南，并且還提示用戶如何鏈接到服務申請入口。
業務管理層內容包括兩個模塊，其一是服務過程管理模塊，其二是檔案信息管理模塊。前者的功能是檔案館的管理人員的流程管理，內容有用戶審核、用戶繳費、用戶調檔、信息錄入/修改、信息校對、打印信息、通知用戶取件、用戶取件登記等流程。后者的功能是管理高校學生的所有檔案信息，它組成了檔案館永久檔案的一部分。檔案信息系統的數據主要源于紙質的學生檔案以及從教務處獲取的數據庫文件，的得到這些數據之后，管理人員導入這些數據、數字化處理和加工學生檔案，如此來滿足用戶不同情況的信息檢索、信息查詢或者是信息打印等需要。
應用基礎層次的內容包括三個方面，其一是權限管理模塊，其二是日志服務模塊，其三是信息統計模塊。權限管理的功能是保證不同級別的用戶擁有不同程度的操作權限。日志服務模塊的功能是追蹤用戶在系統內的所有操作行為與記錄。信息統計模塊的功能是對客戶需求、檔案館管理人員工作量、服務質量與數量以及費用收取等信息進行統計，作為檔案館其他工作的參考內容。
3 系統的總體設計
本章首先針對特定的設計目標和需求目標，總體設計了檔案信息管理系統，同時分為功能相異的字模塊，具體描述了其中關鍵模塊的功能，剖析了系統中的關鍵業務流程，最終得出檔案信息管理系統的總體框架，同時定義了系統各個子模塊的功能以及數據庫模式。然后重點分析如何設計和實現貴州商業高等專科學校學生檔案信息管理系統服務流程管理模塊。在體系結構方面，使用的架構是MVC，在實現業務管理層方面，利用的模式是傳統的C/S，有效達到學生檔案信息管理系統的功能。以下介紹的是模塊的開發框架。檔案服務工作步驟包含申清、審核、繳費、調檔、錄入/修改、校對、打印、通知取件、取件、后臺。流程的目標是為了檔案館的社會公共服務功能特別是檔案服務、檔案交流而設定。涉及服務工作流程的角色依照任務和空間的不同，服務流程劃分為客戶、超級管理員、借貸專員、錄入專員和打印專員。系統的用戶管理模塊是門戶模塊，用戶登陸用戶管理模塊之后才可以訪問檔案信息管理系統。
4 系統詳細設計
學生檔案信息管理系統就是為了解決這種事件的前后排序關系，以滿足客戶需求。初步設計的系統構架包括4個部分，分別是最底層的windows操作系統，中間層的服務器和數據庫，業務管理層和業務表現層。其中中間層的服務器包括IBM，BEA WebLogic，數據庫系統SQL。業務管理層面向檔案館的管理人員，包括服務過程管理和學生檔案管理兩個模塊。過程管理模塊用于對學生檔案服務工作的全程管理，包括數據導入、審核、繳費、調檔、校對、打印等。學生檔案管理模塊的作用主要是對學生檔案信息的增加、刪除、修改、查找等。
學校檔案管理基本功能圖如圖1所示。
5 系統總結
通過系統的基本功能的設計，可以完成系統的主要需求。滿足高校學生檔案管理的基本功能，極大的減少了學生檔案管理的工作強度，并且在系統的設計中加入了權限的管理可以對學生檔案的管理起到了保密的作用。
參考文獻
[1]羅超理，李萬紅.管理信息系統原理與應用[M].北京：清華大學出版社，2012.
[2]馬秀麟，郊示德.管理信息系統與開發技術[M].北京：清華大學出版，2006.
作者簡介
池磊（1986-），男，河北省石家莊市人。助理工程師，大學本科學歷。研究方向為計算機科學與技術。
姚軍（1981-），男，河北省石家莊市人。大學本科學歷。現為石家莊職業技術學院現代教育技術中心助教。研究方向為軟硬件開發及網絡維護。
崔成（1982-），男，河北省棗強縣人。助教，碩士研究生學歷。研究方向為軟硬件開發及網絡維護。
作者單位
1.河北科技大學教務處 河北省石家莊市 050018
第8篇：檔案管理基本流程范文
關鍵詞:檔案數字化;加工;管理
檔案現代化管理是國家電網公司建設“一強三優”現代化公司的基本要求,也是國家電網公
司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數字化是指利用計算機、掃描、數字攝影、數據庫、多媒體、存儲等高新技術,把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相聯結,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,實現資源共享。這也是辦公自動化和檔案現代化建設發展的需要。
1檔案管理現代化的定義及內容
檔案管理現代化就是指運用現代化管理理論、思想、技術、設備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發展對檔案的需求。檔案管理現代化主要包括以下內容：實現檔案的標準化、規范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應應用微機管理檔案的需要；實現檔案管理科學化、高效化和系統化；加強對檔案人員的專業培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發揮檔案工作人員的積極性、創造性，建立一支適應檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。
2協同辦公與檔案管理系統的銜接為歷史檔案數字化提供了保障
協同辦公系統與檔案管理系統的建設,為做好歷史檔案的數字化奠定了基礎。
1)檔案數據加工后,轉移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進入管理系統中。
2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。
3)在系統中對遷移的歷史數據進行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。
4)在系統中對用戶進行權限、檔案類型及角色配置。
5)對遷移的數據進行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。
6)協同辦公系統中流轉的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。
7)紙質來文可在協同辦公系統中收文登記后網上流轉,填寫文件基本信息等數據后歸檔。
3歷史檔案數字化加工實施要求
3?1準備階段
1)做好現存歷史檔案的現狀分析。包括檔案類型、載體形態、狀態、數量等。根據檔案情況
制定檔案數字化方案,確定項目需求以及掃描系統的集成解決方案。
2)發揮輔助設備功能。重點從檔案數字化設備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數
字化方案與公司檔案需求的適應性等方面加以考慮,從實際需要出發長遠打算,力求確保掃描儀等硬件設施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。
3?2實施階段
1)檔案數字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網公司實施的檔案管理系統中設置
有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、
發文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數據、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質載體檔案做數據化處理時,根據現行檔案管理系統設置的要求選擇相應的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據格式要求逐一掛接到相應文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。
2)根據公司具體情況逐年推進。檔案數字化受設備及檔案室人手制約,檔案室要根據歸檔
文件保管期限、檔案整理規范進行數字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優先進行數字化處理,力爭做到數字化檔案的高價值和高利用率。
3)加強載體質量檢查和處理。經數字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質文件在擺放時要端正,亮度達到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進
行掃描。
4)形成資料。為保證每個環節的正常進行和順利銜接,需制定紙質檔案數字化加工流程表,
如《紙質檔案數字化加工流程記錄》、《掃描圖像質檢記錄》、《目錄錄入及校對統計表》、《目錄與圖像檢查對應表》等。這些登記表在數字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數字化加工完成后,應及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎上詳細編寫數字化加工說明,包括全宗號、年代、件數、總頁數、目錄代號、案卷總數、電子數據容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規范的資料并保存,它是檔案數據有章可循的依據。
4做好文件材料雙歸制
文件材料雙歸制是保證紙質文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:
1)對有歸檔價值的文件,將紙質文件按要求掃描為電子文件;
2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進入協同辦公系統進行收文登記,保證文件在協
同辦公中流轉;
3)對辦理完畢的紙質文件在檔案管理系統中進行添加,并掛接電子文件;
4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:
①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進度同步進行,并在檔案管理系統中
錄入,掃描掛接電子文件。
②施工資料及監理資料。根據現場施工進度及時在單機版管理系統中進行處理,保證工程進
度與資料數據化同步。
③非物資及物資招投標文件、廠家設備資料。招投標單位在提供紙質文件的同時提供電子文
件,保證歸檔文件數字化。
5檔案管理人員怎樣適應檔案管理現代化的要求
實現檔案管理現代化首先是檔案人員的現代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業道德，掌握先進的科學知識和管理技能。同時還要具備較高的業務能力、理論素養和文化修
養。作為一名供電企業檔案工作者，適應檔案管理現代化應從以下幾方面著手：
（1）認清形勢，調整心態，樹立獻身檔案事業的觀念。要適應供電企業檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清供電企業改革和發展的方向，認清檔案工作的意義和價值，強化職業道德，努力開創供電企業檔案工作新局面。
（2）努力學習現代科學技術知識，積累駕馭現代科技設備，運用現代技術手段的能力。
（3）廣泛涉獵現代科學文化知識，逐步完善自身的知識結構，努力使自己成為一專多能的復合型高級人才。以適應檔案工作日益復雜、變化的需要。
（4）努力提高業務水平，在實現檔案管理規范化、標準化的基礎上，積極開發檔案信息資源，為供電企業工業的生產、經營管理提供高效的服務
第9篇：檔案管理基本流程范文
關鍵詞：監理資料管理；需注意的問題
中圖分類號：TV文獻標識碼： A 文章編號：
工程資料是工程管理工作的具體反映，也是國家工程建設管理部門開展稽查檢查非常重要的手段，參建各方也越來越重視資料管理工作。監理機構是獨立于建設單位和施工單位的第三方，監理資料是工程在建設過程中最公正、最直接的反映，特別是在工程建設過程出現了質量分歧、索賠爭議時會發揮特別重要的作用，所以監理資料管理工作更加重要。本文總結了多年從事監理資料管理工作的經驗，就平時工作中需要注意的問題進行了簡要論述。
一、制定適合本項目的資料管理制度
工程開工前，監理機構要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構的每位監理人員的監理資料管理職責分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現職責空白。在實際工作中，根據每位監理人員崗位職責，將監理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監理人員發生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結合資料形成流程，根據資料形成流程對每個施工控制環節的資料做出具體要求，并要向監理機構每位監理人員及施工單位有關人員在監理交底會上進行傳達，統一要求，以使整個工程資料達到規范化、標準化。
二、配備優秀的檔案管理人員
要創建優秀項目監理部，配備一個業務精煉、思想意識和責任心強的檔案管理人員顯得尤為重要。作為一個檔案管理人員首先要熟悉國家、行業及公司制定的相關法律、法規、制度等，另外必須要熟悉施工流程，所以檔案管理人員最佳的人選是從施工現場經過鍛煉，而且思想認識、責任心強的人員。通過多年的經驗，本文認為監理檔案管理人員的定位有兩個階段：第一階段要求檔案管理人員要熟悉掌握各個項目檔案職責規定，對檔案的處理流程清晰，能夠及時提供相應的文件即為合格；第二階段的要求較高，不僅要能夠具備第一階段的基本要求，還要對檔案進行初步審核，對施工單位上報的檔案提出自己的見解；具備編寫監理文件、報表的水平；對于歸檔文件的審核、批復、執行等情況清楚明了，能夠及時對提出的檔案管理問題進行解答，對工程現場形成的監理、施工文件填寫中發生的問題清楚解決。
三、開工前監理資料管理工作中需注意的事項
1、注意相關資質文件的搜集與審核。監理機構發出進場通知，施工單位入駐現場后，檔案管理人員應依據本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質，并將現場人員與投標文件或合同文件對應，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。
2、制定各種記錄的填寫規定。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規定，對來往文件的格式也進行詳細的規定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監理規范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產生混亂。
3、注意監理日記、監理日志填寫分工要做出明確規定
無論監理日志是作為監理機構的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監理人員的工作記錄，監理機構都應在駐場后做出明確要求，確定好，每份監理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規模比較大、專業比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規模比較小，建議一個監理機構只記錄一份監理日志便可，同時要確定每份監理日志的填寫人員。
4、建議最好將檢測計劃進行分解
水利工程開工前，都會制定一份抽樣檢測計劃，這是對工程抽樣檢測數量最基本的要求。隨著工程的開展，監理機構應制定專人按照檢測計劃對工程涉及的原材料、中間產品等進行抽樣檢測，特別是混凝土試塊的檢測，是見證混凝土質量的重要依據。根據多年的施工經驗，隨著工程的逐步展開，工作量逐步增多，檢測人員如果只注重數量，不注意抽檢部位的劃分，往往在工程完工進行評定時發生抽樣檢測數據過于集中，不能反映工程建設過程的事件，造成統計數據偏差比較大，特別是混凝土試塊完工后都會對試塊保證率和離差系數有具體要求，如果不注意，將難以保證混凝土質量的評定。所以在工程施工前，監理機構應對抽檢計劃進行進一步分解，盡量將抽檢數量分解均勻，使之能夠代表工程質量控制過程。
四、施工期間監理資料管理工作中需注意的事項
1、檔案管理是一件枯燥而又繁瑣的事情，在施工期間尤為體現，不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現象；針對現場日志、記錄的填寫除了要求規范、定期檢查。
2、文件承辦也是施工期間尤為重要的一個環節，無論是上級機關來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發登記，并對文件的內容詳細了解，在總監批示后轉相關人員進行傳閱，如有必要應復印下發，并對文件要求落實的內容進行跟蹤，確保文件第一時間相關責任人能夠及時了解，有利于工程現場監理控制。看似是一個小小的環節，但是關系重大，也體現了一個項目監理部程序化管理的水平。
3、對施工單位形成的檔案資料進行定期的審查，這項工作基本在監理合同中都會明確注明，及時沒有注明，監理也有義務和權力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應經常開展。
4、做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數碼相機，在工程中也進行了應用，但大部分拍攝的是現場存在問題的照片，很少能夠找到監理人員的影子，不能體現現場監理的工作。在將來寫材料的時候將會是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經常下工地，對現場監理人員的工作進行影像記錄，工程現場如有條件也要進行監理人員現場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。
五、分部工程驗收檔案整理工作中需注意的事項
分部工程驗收階段的檔案整理是一個關鍵階段，不論從資料的完整性還是資料質量都要求滿足規程、規范和歸檔的要求（除組卷、專頂外）。這個階段的資料整理要求對驗收分部工程前期、實施階段及試驗、評定資料進行系統的整理。
1、再次檢查開工手續是否齊全，各種專項技術方案的批復是否完善，如有不完善的應及時進行處理。
2、對現場形成的監理記錄文件進行系統整理，例如監理日志、監理現場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統的按照分部工程統一歸檔。監理日志可能包含的內容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。
3、試驗資料的整理。該工作在開工前就應由專業的試驗工程師或現場監理工程師統籌安排，根據檢測計劃制定現場可執行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數據的現象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統計、并對混凝土及砂漿進行質量評定，也是判定該分部工程質量合格和優良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現施工單位自檢于監理抽檢不相符的情況。
4、制定合理的驗收計劃。分部工程驗收前，由施工單位向監理單位提出驗收申請，監理機構針對該申請核實施工、監理資料是否齊全，滿足驗收要求，對施工現場進行檢查，是否存在質量缺陷或質量問題，如發生是否處理完成并有完整的備案。應形成監理工作報告、施工管理工作報告和驗收簽證書，檔案管理人員必須認真核對各個報告及簽證中的格式和具體數據，做到真實準確。驗收通過后驗收組成員在驗收簽證書上簽字通過，如有遺留問題也應在簽證書中注明，落實責任單位，并在單位工程驗收前必須落實完成。
總之施工過程中檔案管理人員要對形成的檔案經常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監理工程師和施工單位及時落實，總監理工程師也要賦予檔案管理人員一定的工作權限，以便檔案管理工作更好的開展。另外一個工程的監理檔案管理人員一定要固定，不要輕易進行調崗和替換，即使調替也要講交接工作落實到位，避免將來發生問題無法解決。
參考文獻：
