檔案管理實施細則精選(九篇)
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第1篇：檔案管理實施細則范文
第二條本辦法所稱城市建設檔案，是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。
第三條本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)城市建設檔案的管理活動。
第四條城市人民政府應當加強對城市建設檔案工作的領導，把城市建設檔案事業(yè)的發(fā)展納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，適應城市建設的需要。
第五條建立健全以各級城市建設檔案館（室）為基礎的城市建設檔案工作網(wǎng)絡，保證城市建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
城市建設檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規(guī)范要求。
城市建設檔案館（室）應當運用計算機和網(wǎng)絡技術，建立和完善城市建設檔案信息網(wǎng)絡，將城市建設信息資料納入收集范圍，及時采集、接收、存儲、整理。
城市建設檔案館（室）所必需的經(jīng)費，由同級財政部門通過預算予以安排。
第六條縣級以上建設行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)的城市建設檔案工作，業(yè)務上受同級檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導。
有關行政主管部門應當重視本系統(tǒng)的城市建設檔案工作，建立健全本系統(tǒng)城市建設檔案管理制度。
第七條城市建設檔案機構(gòu)履行下列職責：
（一）負責城市建設檔案的收集、保管和利用；
（二）受建設行政主管部門委托，具體負責城市建設檔案管理；
（三）法律、法規(guī)和本辦法規(guī)定的其他職責。
第八條城市建設檔案機構(gòu)接收和管理下列檔案：
（一）各類城市建設工程檔案：
1.工業(yè)、民用建筑工程；
2.市政基礎設施工程；
3.公用基礎設施工程；
4.交通基礎設施工程；
5.園林建設、風景名勝建設工程；
6.市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；
7.城市防洪、抗震工程；
8.結(jié)合民用建筑修建的地下防空工程；
9.軍民共建工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。
（二）城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各類地下管線工程（包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業(yè)等地下管線）檔案。
（三）城市建設系統(tǒng)各專業(yè)管理單位（包括城市規(guī)劃、勘察、設計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理等單位）形成的業(yè)務技術檔案。
（四）有關城市規(guī)劃、建設、管理的政策法規(guī)、科研成果和城市風貌史料。
（五）建設部、國家檔案局確定的其他城市建設檔案資料。
前款規(guī)定的接收、管理的檔案材料的具體范圍，由省建設行政主管部門、省檔案行政主管部門會同省有關主管部門另行規(guī)定。
第九條城市建設工程檔案材料由各建設單位按照國家和本省規(guī)定的標準收集、整理，并向城市建設檔案機構(gòu)移交。
前款所稱建設工程檔案，包括工程項目前期、施工及竣工所形成的應當歸檔保存的文件材料。工程項目前期管理文件材料可以移交副本。
第十條建設單位在向有關部門申領建設工程規(guī)劃許可證或者施工許可證期間，應當將有關申報材料向工程所在地城市建設檔案機構(gòu)備案。城市建設檔案機構(gòu)在接受備案時，應當書面告知建設單位有按規(guī)定移交城市建設檔案的義務。
第十一條有關行政主管部門或者建設單位組織工程竣工驗收時，應當通知城市建設檔案機構(gòu)參加，由城市建設檔案機構(gòu)對建設工程的技術檔案和施工管理資料是否完整提出意見。
第十二條建設單位應當自建設工程驗收合格之日起20個工作日內(nèi)，向所在地城市建設檔案機構(gòu)報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案，但建設工程決算資料可以在建設工程驗收合格之日起3個月內(nèi)移交。建設工程檔案不齊全的，應當補充齊全。
第十三條各建設單位對形成的城市建設檔案，除按照本辦法規(guī)定向城市建設檔案機構(gòu)移送外，還應當做好整理、歸檔和利用工作，并由本單位綜合檔案室集中保管。
第十四條建設項目投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原建設工程檔案；涉及結(jié)構(gòu)和平面布置
改變的，應當重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城市建設檔案機構(gòu)移交檔案。
第十五條城市建設系統(tǒng)內(nèi)部各專業(yè)管理單位形成的業(yè)務技術檔案，凡具有永久保存價值的，應當自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，向城市建設檔案機構(gòu)移交；對具有長期保存價值的檔案，城市建設檔案機構(gòu)可以自檔案形成之日起1年至5年內(nèi)，根據(jù)需要選擇接收。
第十六條建設單位應當向城市建設檔案機構(gòu)移交下列地下管線工程檔案：
（一）地下管線工程項目前期工作、施工、監(jiān)理及竣工驗收文件和竣工圖；
（二）地下管線工程竣工測量成果；
（三）其他有關地下管線工程的電子文件、照片、錄像、縮微品等特種載體形態(tài)的檔案資料。
前款規(guī)定的地下管線檔案資料，建設單位應當按照本辦法的規(guī)定，與建設工程檔案一并或者單獨向城市建設檔案機構(gòu)移交。
第十七條建設單位申領建設工程規(guī)劃許可證時，應當?shù)匠鞘薪ㄔO檔案機構(gòu)查詢該建設工程施工地段的地下管線檔案資料，取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料，并向建設工程規(guī)劃許可證核發(fā)機關說明地下管線現(xiàn)狀情況。
第十八條城市地下管線權屬單位應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線及時修改、補充到地下管線專業(yè)圖上，并在修改、補充后3個月內(nèi)向城市建設檔案機構(gòu)報送。
第十九條城市人民政府應當定期對地下管線進行普查和補測。普查和補測形成的檔案材料，由城市建設檔案機構(gòu)負責管理。
第二十條建設單位收集、整理或者補測補繪檔案材料確有困難的，城市建設檔案機構(gòu)可以提供咨詢、服務。
第二十一條城市建設檔案機構(gòu)應當定期公布開放檔案的目錄，有計劃地編纂檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，為檔案的利用提供便利。有關單位查詢利用檔案信息資料，城市建設檔案機構(gòu)除收取復印費等工本費外，不得收取其他費用。
涉及國家秘密的城市建設檔案應當按照國家秘密范圍的規(guī)定確定密級,并遵守國家有關保密管理規(guī)定。未經(jīng)產(chǎn)權單位或者上級主管部門批準，不得查閱使用。
有關建設單位應當及時、充分地利用城市建設檔案資料，確保建設工程項目的設計、施工、監(jiān)理質(zhì)量，防止各類損害事故的發(fā)生。
第二十二條城市建設檔案機構(gòu)應當建立健全科學的管理制度，依法做好檔案的接收、整理、保護、鑒定、統(tǒng)計、保密等工作。
城市建設檔案工作人員應當忠于職守，維護史實，遵紀守法，具備相應的城市建設檔案管理專業(yè)知識。
第二十三條違反本辦法第十二條、第十四條規(guī)定的，依照《建設工程質(zhì)量管理條例》第五十九條規(guī)定處理。
第二十四條違反本辦法第十五條規(guī)定，不按期移交業(yè)務技術檔案的，由建設行政主管部門責令其限期改正，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政或者紀律處分。
第二十五條違反本辦法第十六條、第十八條規(guī)定，未按規(guī)定向城市建設檔案機構(gòu)報送地下管線檔案資料的，由建設行政主管部門責令限期改正，并可處1萬元以上5萬元以下的罰款。對他人造成損失的，依法承擔賠償責任。對城市建設公共利益造成損害的，由有權機關對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政或者紀律處分。
第二十六條違反本辦法有關規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門或者建設行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：
（一）對不符合規(guī)定要求的檔案予以接收的；
（二）在參與工程竣工驗收或者檔案管理工作中弄虛作假的；
（三）其他、行為。
第2篇：檔案管理實施細則范文
四川省社會組織登記檔案整理實施細則最新全文第一條 為切實做好社會組織登記檔案管理工作，規(guī)范社會組織登記檔案整理，根據(jù)《 社會組織登記檔案管理辦法》及檔案管理相關規(guī)定,制定本實施細則。
第二條 本實施細則的社會組織登記檔案整理，是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
第三條 社會組織登記檔案文件材料歸檔范圍按照《社會組織登記檔案管理辦法》附件規(guī)定執(zhí)行。
第四條 社會組織登記管理業(yè)務機構(gòu)應當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關事項辦理完畢30個工作日內(nèi)完成歸檔文件材料的收集和移交，社會組織登記檔案管理機構(gòu)應在自收到歸檔文件材料后60個工作日內(nèi)完成歸檔文件的整理工作。
第五條 社會組織登記檔案歸檔文件材料以件為單位進行整理，每件歸檔文件材料應印制標注有文件名、責任者、成文日期、社會組織名稱、社會組織登記證號、所屬盒號、本件件號等有效信息的文件封面。(封面式樣見附件)
社會組織一項申報事項辦結(jié)后所形成的文件材料為一件，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件(一次辦理事項應將全部申報材料作為批準文件的附件)，傳真件復印后與原件作為一件處理。
社會組織登記檔案件內(nèi)文件材料的排列應與《社會組織登記檔案管理辦法》附件所列各項目的文件材料排列順序一致。
第六條 每件文件以棉線采用縫紉機軋邊或用三孔一線方式固定，并按順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會組織登記檔案歸檔文件材料按照形成時間的先后順序以三位數(shù)編制件號，盒內(nèi)文件件號從001起順序編制并排列。通常一個社會組織的文件材料拉通編一個流水號。
第八條 一個社會組織登記檔案的所有文件材料按照形成時間順序排列裝盒。如社會組織存續(xù)時間長，材料較多，可分別裝入若干盒內(nèi)。
第九條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，并按照社會組織登記證號的順序進行排列。社會組織登記證號按六位數(shù)排列，不足六位數(shù)的用0補足六位，如001234(民辦非企業(yè)單位從第三位開始用0補足六位)。
第十條 社會組織登記檔案按社會團體、民辦非企業(yè)單位、基金會三類分類編號排列。
第十一條 社會組織登記檔案盒號由正號和附號兩部分組成。正號為五位數(shù)，第一位為社會組織識別號，1為社團，2為民辦非企業(yè)單位，3為基金會，后四位為該社會組織登記檔案在該類中從0001起的盒號順序號。一個社團組織登記檔案有若干盒時，需編附號，附號為一位數(shù)，與正號用-隔開，附號從1開始順序編制排列。
第十二條 社會組織登記檔案盒內(nèi)需編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
后續(xù)追加的歸檔文件材料須在追加的同時補入歸檔文件目錄中。社會組織登記檔案管理機構(gòu)應視補入目錄情況，重新及時編制歸檔文件目錄。
第十三條 社會組織登記檔案應當在社會組織注銷或撤銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。社會組織登記檔案管理機構(gòu)應在檔案移交后，對所空盒號作說明。
社會組織主要功能整合
所謂整合是指調(diào)整對象中不同構(gòu)成要素之間的關系，使之達到有序化、統(tǒng)一化、整體化的過程。具體表現(xiàn)為組織的各種規(guī)章制度(包括有形的、無形的)對組織成員的約束，從而使組織成員的活動互相配合、步調(diào)一致。通過組織整合，一方面可以使組織成員的活動由無序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)，另一方面，又可以把分散的個體粘合為一個新的強大的集體，把有限的個體力量變?yōu)閺姶蟮募w合力。這種合力不是1+1=2，而是1+12。顯然組織整合功能的有效發(fā)揮有利于組織目標的實現(xiàn)。
組織內(nèi)部各職能部門、各組織成員盡管都要服從組織的統(tǒng)一要求，但是，由于他們各自的目標、需要、利益等方面得以實現(xiàn)或滿足的程度和方式存在著事實上的差異性，因此，組織成員之間或組織的各職能部門之間必然存在一些矛盾和沖突。這就需要組織充分發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，調(diào)節(jié)和化解各種沖突和矛盾以保持組織成員的密切合作，這是組織目標得以實現(xiàn)的必要條件。
3、維護利益的功能
社會組織是基于一定的利益需要而產(chǎn)生的，不同的組織是人們利益分化的結(jié)果。組織利益與個人利益息息相關，正所謂一榮俱榮，一損俱損。維護利益功能的有效發(fā)揮能充分調(diào)動組織成員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高組織的凝聚力，增強組織成員的向心力，從而順利高效地實現(xiàn)組織目標。
第3篇：檔案管理實施細則范文
1 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 基建檔案收集不夠齊全
工程前期文件，如項目批復、土地批文、規(guī)劃許可證、征用紅線圖等工程合法性、依據(jù)性文件缺失或為復印件；施工文件中材料合格證、試驗報告是復印件；招投標文件，只有評標、議標等文件；主要設備開箱時由于設備部門沒有及時通知檔案人員到場，造成設備開箱資料不齊全；工程改動缺工程聯(lián)系單，工程項目缺監(jiān)理審核單等。
1.2 基建檔案內(nèi)容質(zhì)量與實際不符
基建檔案的內(nèi)容質(zhì)量要求檔案所反映的數(shù)據(jù)必須真實、準確。然而在工程中經(jīng)常出現(xiàn)一些與實際不符的現(xiàn)象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數(shù)據(jù)填寫不真實；竣工圖沒有根據(jù)設計變更通知單作相應的修改，使竣工圖紙失去準確性，造成與工程實際不相符。
1.3 文件填寫或書寫簽字不規(guī)范
由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規(guī)范。如在施工報審文件中，只有施工單位申報內(nèi)容，沒有監(jiān)理單位審批意見，質(zhì)量驗評等文件中簽字夫結(jié)果或表述不規(guī)范。各種簽字不規(guī)范問題，如簽訂的合同、試驗報告、質(zhì)監(jiān)報告、施工記錄等用私章或用計算機打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認；用圓珠筆、純藍墨水筆、復寫紙等不耐久的書寫材料簽名或書寫，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。
2 醫(yī)院基建檔案存在問題的原因
醫(yī)院領導不夠重視，只重工程建設而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開展；建設單位未及時制訂有關項目檔案管理制度，明確基建項目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項目檔案不符合有關的檔案規(guī)定；醫(yī)院基建項目參建單位多，工程技術人員檔案意識及重視程度差異較大，造成檔案形成質(zhì)量參差不齊；監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、工程部門一些專業(yè)技術人員把關不嚴，造成一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實不符。
3 醫(yī)院基建檔案管理的對策
3.1 領導重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關鍵
醫(yī)院領導對檔案的重視程度，是強化檔案管理意識的關鍵。只有領導高度重視檔案工作，建立和落實項目檔案工作領導責任制，并將基建檔案工作納入領導議事日程，對工程檔案集中統(tǒng)一管理，定期召開參建單位檔案管理部門領導會議，協(xié)調(diào)和解決檔案材料在收集和積累過程中的實際問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓，使檔案工作順利進行。
3.2 建立健全制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建項目從工程建設一開始，必須根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國務院批準的《科技技術檔案工作條例》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等，建立科學、合理、適用和操作性強的一整套基建檔案管理實施細則，以規(guī)范基建檔案的管理。實施細則明確了醫(yī)院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位的規(guī)范化管理，有效控制檔案形成的質(zhì)量。
3.3 檔案工作與工程建設同步管理是基建檔案管理的基礎
基建部門應把基建檔案工作納入基建規(guī)范、計劃、管理制度和工作技術人員職責范圍之中，做到三個同步：基建項目開工與建立基建檔案規(guī)劃同步進行；工程建設實施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收與提交一整套合格的竣工圖驗收同步進行。如果不“同步”會造成前期資料遺失，施工文件不規(guī)范，設備資料不完整，竣工圖編制不規(guī)范，檔案不齊全或事后補檔等現(xiàn)象?！巴焦芾怼币蠊こ虣n案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。
第4篇：檔案管理實施細則范文
【關鍵詞】病理；檔案管理
【中圖分類號】 R197.32 【文獻標識碼】B 文章編號：1004-7484（2012）-04-0584-01
醫(yī)院病理檔案管理是病理工作的重要組成部分，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的標志。隨著國家醫(yī)療保險及大病統(tǒng)籌政策的實施，病理檔案的利用率逐年上升，因此必須做好病理檔案管理工作。
1.病理檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用。
病理檔案為臨床提供了大量資料，管理工作的好壞直接關系到醫(yī)院病理科及各臨床科室的發(fā)展。是醫(yī)院各項工作的橋梁和紐帶，病理檔案資源和其他檔案資源一樣隨時轉(zhuǎn)化為社會效益和經(jīng)濟效益，讓病理檔案發(fā)揮最大限度的價值，為臨床、患者和社會服務。
2.病理檔案管理在病理工作中的要求
2004年出版的《臨床技術操作規(guī)范》病理學冊中明確規(guī)定：各種文字及非文字資料門診患者應保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人員必須嚴格按照《檔案法》和《檔案實施細則》認真對待病理檔案，由專人負責管理這些病理檔案資料。
3.病理檔案管理要制度化
在檔案管理的各個步驟各個環(huán)節(jié)建立科學的統(tǒng)一的規(guī)章制度。①制定申請單、玻片、蠟塊歸檔、移交接受制度。②制定檔案保管、借閱制度。嚴格按照檔案管理的要求制定借閱辦法，嚴格登記借閱時間，借閱編號，嚴禁損壞或丟失。③制定檔案庫房管理制度，不同資料分別保存，積極采取防火、防盜、防水、防蟲、防霉、防日曬等措施，從根本上確保檔案安全。④制定檔案保密制度。檔案管理人員應嚴格遵守保密法，遵守醫(yī)務人員行為道德隱私。⑤制定到期檔案銷毀制度。明確銷毀檔案的程序。
4.病理檔案管理規(guī)范化原則
從申請單登記，取材記錄，大體標本照相及標本制作和保存，申請單裝訂、編號、玻片、蠟塊裝盒等嚴格按標準操作。
5.信息化是病理檔案管理的必由之路
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機管理成為必由之路，因其儲存量大、方便、更便于管理、教學和科研。
6.病理檔案可以作為科研檔案保留
病理檔案具備科研檔案的原始性和可靠性，便于日后查閱，具有一定的科研價值。
7.病理檔案管理要做到完整保留文字資料、實物、電子資料，缺一不可
因病理檔案的特殊性，不僅需要完整保存文字資料，還要有玻片、蠟塊等實物，這就要求病理檔案要做到紙制檔案，實物和電子檔案并存的發(fā)展方式。
8.病理檔案管理要注意一定的保密性
第5篇：檔案管理實施細則范文
圍繞監(jiān)理合同明確的工作范圍，以及合同賦予監(jiān)理行使的權利，系統(tǒng)的對工程資料的形成、歸檔進行檢查監(jiān)督。這包括：對監(jiān)理自身形成資料的自我檢查以及對施工單位資料形成的審查過程。
2檔案過程管理
2.1建立、健全檔案管理組織機構(gòu)
工程監(jiān)理中心作為工程的監(jiān)理單位，圍繞監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容，在工程監(jiān)理過程中成立了由總監(jiān)理工程師負責的檔案管理體制，領導層設立分管副總監(jiān)、總工技術把關，管理層主要由綜合部負責人具體管理，其他部門負責人牽頭配合。執(zhí)行層以綜合部檔案專工具體實施，各部門監(jiān)理工程師配合，真正做到職責分明、層層把關，保證歸檔資料真實、齊全、完整、高質(zhì)量。
2.2確定檔案整編依據(jù)
（1）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(D/T28-2002）；（2）《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）；（5）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）；（6）《相應施工項目檔案管理辦法》文件規(guī)定及要求。
2.3建立、健全規(guī)章制度
在工程監(jiān)理過程中要建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，應制定事宜本工程的《工程信息管理監(jiān)理實施細則》及《工程文檔管理監(jiān)理實施細則》，明確各專業(yè)負責人對監(jiān)理文件資料的收集、整理、編制的職責和監(jiān)理工程師在施工過中對原始資料進行控制和把關的責任，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、真實。
2.4加強過程檔案資料收集、整理、保管
（1）為保證檔案資料收集齊全、完整、真實，監(jiān)理應采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，專責監(jiān)理工程師隨機抽查，現(xiàn)場監(jiān)理工程師在對進度與施工質(zhì)量檢查時，同時也對施工工程資料的收集、整理情況進行檢查，督促施工單位建立和實施檔案管理制度，隨工程進展加強檔案管理，做好檔案各項工作。
（2）針對工程項目的特點及施工過程中的檔案整理情況，監(jiān)理應聯(lián)合業(yè)主檔案管理人員定期對各施工單位的檔案整理情況進行檢查，并進行月考核打分。督促其不斷完善和實施工程資料的管理制度，及時收集和編制工程資料，避免檔案原始材料散失，對已完成的單位工程，及時進行檔案歸檔、移交，保障工程檔案的完整性、系統(tǒng)性。
（3）監(jiān)理應會同業(yè)主每月按時召開檔案管理專項會議，會議由監(jiān)理主持，各單位匯報本月檔案完成情況、下月計劃安排、對上次會議提出問題的整改情況以及需監(jiān)理業(yè)主協(xié)調(diào)事宜；監(jiān)理點評各單位月計劃執(zhí)行情況、通報月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會后形成會議紀要，督促各單位按照會議紀要要求落實相關事宜。
2.5強化監(jiān)理檔案人員的業(yè)務培訓、不斷提高檔案管理水平
監(jiān)理應積極參加業(yè)主組織的類似工程檔案參觀學習以及業(yè)主聘請檔案專家到現(xiàn)場的指導、培訓，提高了檔案人員的業(yè)務水平。定期組織監(jiān)理中心內(nèi)部員工進行檔案學習培訓，提高兼職檔案員業(yè)務水平。圍繞檔案歸檔監(jiān)理中心以年青員工為主成立QC小組，開展QC活動，提高檔管理水平。
3監(jiān)理對施工單位竣工資料及竣工圖的審查
3.1對竣工資料的主要審查內(nèi)容
3.1.1往來文件方面
以監(jiān)理收發(fā)文記錄為準核對文件的完整性，檢查文件處理是否閉合，文件的分類組卷是否滿足組卷要求，卷內(nèi)目錄及備考表編寫是否符合要求等。
3.1.2驗收資料方面
監(jiān)理工程師審查資料是否符合項目劃分要求，是否完整，驗收資料內(nèi)容填寫是否符合技術規(guī)范要求（該項工作已在過程中執(zhí)行），檔案專職人員審查資料歸檔方面相應內(nèi)容，如是否預留裝定線，內(nèi)容劃改是否符合要求，卷內(nèi)目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。
3.1.3試驗資料方面
試驗監(jiān)理審查種類是否齊全，確認資料的真實性，抽檢頻率是否滿足要求，同完工報告描述是否一致，檔案專工審核裝訂線、卷內(nèi)目錄、備考表填寫等歸檔方面的內(nèi)容。
3.1.4影像資料方面
監(jiān)理工程師審查照片內(nèi)容反映是否真實，是否能體現(xiàn)質(zhì)量控制及施工過程，檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。（施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統(tǒng)，同樣遵循上述審查方式，保證了工程照片收集質(zhì)量）
3.2對竣工圖紙的主要審查內(nèi)容
3.2.1監(jiān)理工程師審查內(nèi)容
首先核對圖紙及設計更改通知單的完整性，（通過核對圖紙及設計更改通知單收發(fā)臺賬）；審查單張竣工圖更改是否真實完整（結(jié)合設計更改通知單）；審查竣工圖編制一覽表，是否同單張圖紙更改及設計更改通知單一一對應；竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明、竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，是否真實完整。
3.2.2監(jiān)理檔案人員審查內(nèi)容
修改篇幅是否超過35%，修改方式是否滿足要求，布局是否合理，竣工圖章選用及填寫是否滿足要求，折疊方式是否滿足要求，卷內(nèi)目錄、備考表填寫是否規(guī)范等檔案內(nèi)容。
3.3對歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序
3.3.1施工單位建立自查體系
技術人員整理，部門負責人審核，項目相應負責領導最終把關的三級審核制度。
3.3.2監(jiān)理審查程序
施工單位按相應要求編制好歸檔資料自檢合格監(jiān)理工程師及部門負責人（審查資料的真實性、完整性）監(jiān)理檔案專工及部門負責人（審查歸檔范圍、格式等）分管副總監(jiān)或總工（技術把關）總監(jiān)（落實執(zhí)行情況）進入業(yè)主單位審查流程。
4結(jié)束語
第6篇：檔案管理實施細則范文
在進行企業(yè)知識產(chǎn)權檔案分類整理的時候，需要充分考慮企業(yè)知識產(chǎn)權活動的特點。因此，筆者認為在企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的分類與整理過程中，主要應當解決企業(yè)知識產(chǎn)權檔案一級類目如何設置、企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的組成內(nèi)容、不同類型的知識產(chǎn)權檔案如工業(yè)產(chǎn)權檔案、工業(yè)版權檔案、反不正當競爭檔案在整理過程中應當注意哪些問題等等。
一、企業(yè)知識產(chǎn)權活動的基本特點
我們都知道在檔案管理工作中有一個基本原則，就是在進行檔案的分類、整理過程中，應當遵照文件形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、以便于檔案的保管和提供利用活動。那么，企業(yè)在知識產(chǎn)權活動中有哪些基本特點，這些基本特點對做好知識產(chǎn)權檔案管理工作有哪些影響，在進行企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的分類、整理過程中如何具體體現(xiàn)知識產(chǎn)權活動的基本特點，就是一個具有關聯(lián)性的問題。
知識產(chǎn)權法律是一個獨立的法律體系，是由《專利法》、《專利法實施細則》、《商標法》、《商標法實施細則》、《著作權法》、《著作權法實施細則》、《計算機軟件保護條例》、《計算機軟件著作權登記辦法》以及《反不正當競爭法》等一系列相關法律法規(guī)所組成的，因此在設置企業(yè)檔案中有關知識產(chǎn)權檔案類目特別是一級類目的時候，就需要充分考慮知識產(chǎn)權活動的這個特點。
知識產(chǎn)權法律法規(guī)一般都具備十分明顯的程序法特點，也就是說企業(yè)在進行各種類型的知識產(chǎn)權活動的時候，必須按照一定的法定程序進行，而且各種類型的知識產(chǎn)權文件的形成與傳遞、使用，同樣也體現(xiàn)出與知識產(chǎn)權活動這種程序性特征完全相一致的特征。這樣在進行企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的分類整理過程中，應當充分注意到這種程序性特征，注意保持這種程序性特征。
按照我國的知識產(chǎn)權法律法規(guī)和其他相關法律法規(guī)的規(guī)定，企業(yè)可以用自己所擁有的專利權、注冊商標等知識產(chǎn)權作為手段與其他企業(yè)或者個人進行許可合作，可以按照一定的法定程序?qū)ψ约核鶕碛械膶＠麢?、商標權進行轉(zhuǎn)讓。這些文件同樣具有法律性文件的特征，屬于同一個知識產(chǎn)權活動的內(nèi)容，所以也應當納入企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的管理范圍。
企業(yè)知識產(chǎn)權活動是一直處于動態(tài)性狀態(tài)下的，因此其知識產(chǎn)權文件的形成過程一直不會中斷或者可能會延續(xù)很長時間，如按照我國《專利法》規(guī)定，發(fā)明專利權自申請日開始要延續(xù)20年之久。企業(yè)所擁有的注冊商標，只要按照《商標法》、《商標法實施細則》的規(guī)定，在注冊期限到期之前進行續(xù)展，就又可以繼續(xù)保持其有效性。企業(yè)如果在中國提出了專利申請以后，還可以按照我國所簽署的《國際專利合作條約》(即PCT條約)的規(guī)定，向國外或者其他地區(qū)申請專利。而注冊商標則可以利用《商標國際注冊馬德里協(xié)定》(馬德里協(xié)定)進行國際范圍的注冊。以上這些文件都是在商標文件、專利文件形成之后又形成的新的知識產(chǎn)權文件，這個特點也是必須予以認真注意的。
二、企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的一級類目
筆者認為，在設置企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的類目時，應當保持與知識產(chǎn)權法律法規(guī)以及企業(yè)知識產(chǎn)權活動的一致性，把企業(yè)知識產(chǎn)權檔案作為一個一級類目明確地規(guī)定下來。即在原有的企業(yè)檔案類目中，增加一個新的和原有的會計檔案等專業(yè)檔案并列的一級類目。
為什么需要把企業(yè)知識產(chǎn)權檔案作為一個新的一級類目，而不是把企業(yè)知識產(chǎn)權檔案劃分到目前現(xiàn)有的類目中進行整理呢?筆者認為有以下幾個原因：
從企業(yè)對知識產(chǎn)權的認識程度上來看。筆者曾經(jīng)搜集了一些企業(yè)檔案管理標準進行研究，發(fā)現(xiàn)雖然在一些現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理標準中，把知識產(chǎn)權檔案的一部分內(nèi)容分別劃分在生產(chǎn)經(jīng)營、技術管理等類目中。但是必須看到，目前我們所看到的這些企業(yè)檔案管理標準的形成時間都已經(jīng)比較早了，當初在制定這些企業(yè)檔案管理標準的時候，企業(yè)知識產(chǎn)權活動僅僅是偶爾為之，形成的有關知識產(chǎn)權文件無論從類型、內(nèi)容以及對企業(yè)的重要意義都不能與今天相比。
從知識產(chǎn)權對企業(yè)參與市場競爭的重要作用來看。如果從企業(yè)對知識產(chǎn)權重要意義的認識程度上看，以前處于計劃經(jīng)濟體制下的我國企業(yè)實際上對知識產(chǎn)權可以說是根本不在乎的。而現(xiàn)在呢?目前我國企業(yè)已經(jīng)普遍接受了知識產(chǎn)權是保證企業(yè)擁有強大市場競爭力的決定性因素之一的觀念，是把知識產(chǎn)權活動放在企業(yè)是不是擁有核心競爭力的高度來認識的，現(xiàn)在企業(yè)對知識產(chǎn)權的重視程度與當時而言完全是不可同日而語的。
從本文一開始對企業(yè)知識產(chǎn)權活動基本特點的討論來看，也只有把企業(yè)在知識產(chǎn)權專業(yè)活動中形成的所有文件材料集中在同一個一級類目類目中，才更加符合企業(yè)知識產(chǎn)權活動的規(guī)律、才可能更好地維持知識產(chǎn)權文件形成規(guī)律。因此筆者認為，只有把企業(yè)知識產(chǎn)權檔案列為新的一級類目，才有利于企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理工作的順利開展。
三、企業(yè)知識產(chǎn)權檔案二級類目的內(nèi)容
企業(yè)知識產(chǎn)權檔案應當由哪些內(nèi)容組成呢?筆者認為企業(yè)知識產(chǎn)權檔案二級類目應當與現(xiàn)行知識產(chǎn)權法律法規(guī)所規(guī)定的企業(yè)知識產(chǎn)權活動范圍相一致，只要是符合其特征的知識產(chǎn)權文件就應當劃分進入相應的知識產(chǎn)權檔案二級類目中。
雖然看起來企業(yè)知識產(chǎn)權活動所包含的內(nèi)容十分廣泛，但是可以根據(jù)目前法學界對知識產(chǎn)權所包括的內(nèi)容的一般理解，把企業(yè)知識產(chǎn)權活動劃分為企業(yè)所擁有的工業(yè)產(chǎn)權(專利權和商標權)、工業(yè)版權(著作權及其鄰接權)以及反不正當競爭(商業(yè)秘密與反侵權)三個方面，與此相對應，企業(yè)知識產(chǎn)權檔案就相應地應當包括專利檔案、商標檔案、著作權檔案以及反不正當競爭檔案這樣四個部分。
1．專利檔案：主要收集企業(yè)在專利申請、專利審查、專利權的授權及其維持、專利權的使用(包括自己企業(yè)使用、許可其他人使用、專利權轉(zhuǎn)讓等等)、專利權保護等方面形成的專業(yè)活動文件。
2．商標檔案：主要收集企業(yè)在進行商標注冊、商標審查、注冊商標及其續(xù)展、注冊商標的使用(企業(yè)自行使用、許可其他人使用、轉(zhuǎn)讓等等)、在進行商標權保護(馳名商標認定、制止侵犯企業(yè)商標權)等方面形成的文件材料。
3．著作權檔案：主要收集企業(yè)在著作權及其鄰接權的取得、使用、轉(zhuǎn)讓、許可、制止侵犯企業(yè)著作權等方面的文件材料。
4．反不正當競爭檔案：主要收集企業(yè)在保護自己未公開的商業(yè)秘密、制止其他人侵犯自己企業(yè)所擁有的專利權、商標權和著作權過程中形成的文件材料。同時也包括企業(yè)在制止其他人侵犯自己的企業(yè)標識、宣傳材料以及其他相關活動中形成的文件材料等等。
四、企業(yè)知識產(chǎn)權檔案在整理過程中應當注意的方面
在整理企業(yè)知識產(chǎn)權檔案過程中，需要注意哪些方面呢?筆者認為在整理企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的過程中，需要注意以下幾個方面：
1．正確區(qū)分知識產(chǎn)權檔案與其他企業(yè)檔案類目之間的關系。企業(yè)中與知識產(chǎn)權相關的活動很多，因此在進行文件整理的過程中，首先應當把屬于知識產(chǎn)權檔案的文件與其他雖然也與企業(yè)知識產(chǎn)權活動有關，但是并不屬于企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理范圍的文件劃分出去。如各種有關企業(yè)知識產(chǎn)權管理的規(guī)章制度、企業(yè)在宣傳知識產(chǎn)權工作方面的文件，應當分別劃分到企業(yè)檔案的其他類目中進行保存。不能望文生義，看見有“知識產(chǎn)權”這四個字就往一起放。
2．保持企業(yè)知識產(chǎn)權文件的整體性。在進行企業(yè)知識產(chǎn)權文件的整理過程中，一定要注意保持企業(yè)知識產(chǎn)權文件的整體性，把屬于同一個知識產(chǎn)權活動的文件都劃分在同一個類目中進行保存。筆者建議，為了保持企業(yè)知識產(chǎn)權文件的整體性，可以按照“一案一卷”的原則來組織企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的案卷。也就是把屬于同一個知識產(chǎn)權事物內(nèi)容的文件，不論其形成的時間早晚、形成的部門是哪里，都集中在同一個案卷中進行保管。特別是應當把專利證書、注冊商標證等等證書都集中在同一個案卷中。
3．在收集知識產(chǎn)權文件過程中，應當把各種類型的、具備法律性文件特征的、具有憑證性價值的文件都集中收集起來，如一般人不注意的知識產(chǎn)權審查機構(gòu)、專利機構(gòu)、法院、工商局回函時的信封，由于上面有郵局的郵戳，因此具有憑證作用，也需要收集保存。
4．在組織知識產(chǎn)權檔案的案卷的時候，建議采取DA／T22《歸檔文件整理規(guī)則》中的“不裝訂”形式，因為這樣比較有利于卷內(nèi)文件的補充和提供利用。當然，如果愿意采用傳統(tǒng)的裝訂形式也是可以的。
5．在編制知識產(chǎn)權檔案案卷目錄的時候，可以在專利檔案、商標檔案、著作權檔案、反不正當競爭檔案這四個二級類目下面，分別直接組織案卷目錄。
第7篇：檔案管理實施細則范文
事業(yè)單位登記管理情況檢查內(nèi)容與方式
1.新辦事業(yè)單位法人設立登記情況 檢查方式
登記數(shù)量 2014年 家 2015年 家 2016年 家 2017年 家 查看事業(yè)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)，逐年記錄新設立事業(yè)單位數(shù)量
提供的要件是否齊全規(guī)范 是 否 存在問題： 查看紙質(zhì)檔案并與系統(tǒng)中材料進行核對，設立登記要件包括：1.批準設立的文件；2.法人登記申請書（重點核對職責、開辦資金、經(jīng)費來源等）；3.法定代表人登記申請表；4.開辦資金確認證明（2014年允許驗資報告）；5.住所證明；6.主要行政負責人任職文件；7.銀行開戶許可證；8.公章、財務章、法人章印模留痕
是否在網(wǎng)上進行了公告 是 否 "公示網(wǎng)站名稱：
存在問題：" 2014年5月省局發(fā)文要求實行網(wǎng)上公告，查看相關公示網(wǎng)站，逐一核對新設立事業(yè)單位是否進行了公告，網(wǎng)上信息已刪除的是否有截圖
是否有不符合登記條件的 是 否 存在問題： 調(diào)取2014年以來新登記事業(yè)單位名單，檢查其中是否有加掛牌子、內(nèi)設機構(gòu)等不應登記的（通過成立批文確定機構(gòu)性質(zhì)）
2.是否存在越權登記情況
是 否 越權登記單位名單： 調(diào)取2014年以來新設立事業(yè)單位名單，查看單位名稱是否冠“中國”、“全國”、“國家”、“中華”、“吉林省”字樣，有上級登記管理機關授權文件的除外
3.事業(yè)單位法人登記檔案管理情況
"2017年以前形成檔案
是否已整理裝訂" 是 否 存在問題： 2015年、2016年年報通知中不要求提供紙質(zhì)件的地區(qū)可沒有同年的年報檔案
是否每項業(yè)務單獨裝訂 是 否 存在問題： 查看紙質(zhì)檔案的裝訂、保存是否符合登記檔案管理標準，如封皮上有單位名稱、歸檔號，案卷中有目錄等
是否每個單位單獨歸檔 是 否 存在問題：
"檔案是否存放于
專用檔案柜" 是 否 存在問題：
"是否有單獨登記業(yè)務
檔案室" 是
否 "與編辦檔案存放在同一檔案室 存放在登記局辦公室
存在問題："
"組織或個人查詢檔案是否
登記并提供相關身份證明" 是 否 存在問題： 查看是否有登記本及相關身份證明
4.2017年度“雙隨機、一公開”抽查工作開展情況
"是否建立了
“一單兩庫一細則”" 是 否 存在問題： "抽查事項清單 有 無
事業(yè)單位法人名錄庫 有 無
檢查人員名錄庫 有 無
抽查實施細則 有 無"
"“一單兩庫一細則”是否
形成正式文件" 是 報相關部門備案 以編辦文件印發(fā) 以登記局文件印發(fā) 抽查事項清單、實施細則為紙質(zhì)材料，其中細則可使用吉編辦發(fā)[2017]15號；法人名錄庫、檢查人員名錄庫可保存在excel或相關系統(tǒng)中，也可為紙質(zhì)材料
否 "形成紙質(zhì)材料 形成電子檔案
存在問題："
"是否已開展“雙隨機
一公開”抽查工作" 是 是否下發(fā)正式通知 是 否 對已開展檢查的，查看形成的工作材料，如抽查記錄單、限期整改通知書等；對未開展檢查的，查看檢查計劃
已完成 家
否 計劃開展時間：
是否隨機抽取檢查對象 是 否 存在問題： 查看隨機抽取檢查對象和檢查人員形成的痕跡
"隨機抽取檢查對象的
方式及數(shù)量" " 省工商局監(jiān)管平臺 事業(yè)單位網(wǎng)上登記系統(tǒng) excel 其他
抽取數(shù)量 家，占事業(yè)單位法人名錄庫百分比 %"
檢查結(jié)果應用情況 對存在問題單位是否下發(fā)了整改通知 是 否 檢查紙質(zhì)材料及公示網(wǎng)站
檢查情況是否形成了檢查報告 是 否
檢查結(jié)果是否在網(wǎng)上進行了公示 是 否
5.優(yōu)化事業(yè)單位登記管理服務工作情況
是否設立獨立辦事大廳 是 否 存在問題： 現(xiàn)場查看
辦公場所是否有指示牌 是 否 存在問題：
是否印制了政策宣傳手冊 是 否 存在問題： 查看紙質(zhì)材料
是否建立了相關服務制度 是 否 具體制度：
是否定期登記公告 是 否 "公示網(wǎng)站名稱：
存在問題：" 在相關網(wǎng)站查看近期公告情況
是否進行流程再造 是 否 具體內(nèi)容：
其他優(yōu)化服務措施： 由被檢地區(qū)自行提供相關材料
6.統(tǒng)一社會信用代碼賦碼工作情況
統(tǒng)一代碼賦碼進度 "已發(fā)放統(tǒng)一社會信用代碼 家，其中機關 家，群團 家
其中機關特殊情形 家，群團特殊情形 家
機構(gòu)編制名錄庫內(nèi)尚有 家未辦理統(tǒng)一社會信用代碼" 在黨群機關管理系統(tǒng)中查找
"是否為不應賦碼的組織
賦碼" 是 否 存在問題： 查看已賦碼單位中是否有地稅、統(tǒng)計、檢察院、法院等垂管單位，以及編辦不管理機構(gòu)編制不應由編辦賦碼的單位
7.登記管理機關現(xiàn)有人員配備情況
第8篇：檔案管理實施細則范文
關于印發(fā)山東黃河河務局
檔案工作要點的通知
局屬各單位：
現(xiàn)將《山東黃河河務局檔案工作要點》印發(fā)給你們，請結(jié)合本單位實際，認真貫徹執(zhí)行。
附件：山東黃河河務局檔案工作要點
年三月三十日
抄送：黃河水利委員會、山東省檔案局。
山東河務局檔案工作要點
一、繼續(xù)開展《檔案法》及有關法規(guī)、制度的宣傳，進一步增強全體職工的檔案意識，要重視和加強對檔案工作的領導，確保檔案工作的依法開展。
二、按照機關檔案工作規(guī)范，認真做好各門類文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保按時按要求完成立卷歸檔工作。
三、各市河務（管理）局要加強對所屬單位檔案工作的監(jiān)督與指導，做到標準統(tǒng)一，案卷質(zhì)量符合規(guī)范要求。同時加強對聲像檔案、資料的收集、管理。
四、認真做好對達標3-5年的部級檔案管理單位進行復查工作。今年，黃委將繼續(xù)對檔案管理已達標單位進行復查，已經(jīng)復查的單位，要鞏固和保持相應等級的檔案管理水平；沒有復查的單位，要認真做好復查前的準備工作，針對達標考評時提出的問題，制定整改措施，認真組織落實，確保復查順利通過。自1996年以來沒有開展檔案管理升級達標的單位，也要依據(jù)水利部《科技事業(yè)單位檔案管理升級辦法實施細則》的有關要求，做好檔案工作。
五、繼續(xù)做好水利工程項目檔案管理工作，要認真執(zhí)行“三參加”“四同步”的有關規(guī)定，加強對工程項目驗收前的業(yè)務指導，認真把好工程檔案的驗收關，確保工程檔案應歸檔材料的齊全完整、準確、系統(tǒng)。
第9篇：檔案管理實施細則范文
20**年是電力裝備制造業(yè)供貨任務最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網(wǎng)建設與改造工程全面啟動，輸變電設備的需求缺口加大，輸變電設備生產(chǎn)雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網(wǎng)企業(yè)的贏利能力，還達不到能夠正常發(fā)展的水平。要解決這一問題，電力企業(yè)除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應加強企業(yè)內(nèi)部管理，利用現(xiàn)有資源——文書檔案，尋求新的閃光點。本文提到的文書檔案側(cè)重于會計檔案。
一、會計檔案的定義
作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環(huán)節(jié)，會計檔案則是這個環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機關單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動和財務收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應由財會部門按照歸檔的要求，負責裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。
二、會計檔案的特點和功能
(一)會計檔案的特點
1、專業(yè)性。會計檔案是經(jīng)濟活動和財務收支過程中的產(chǎn)物，與會計工作活動密切相關。
2、廣泛性。從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。
3、嚴密性。會計檔案形成過程具有嚴密性，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，在反映經(jīng)濟活動與財務收支方面缺一不可。
(二)會計檔案的功能
1、為國家經(jīng)濟建設進行決策及對宏觀經(jīng)濟進行監(jiān)督管理，提供真實可靠的信息。
2、小范圍能為加強企業(yè)內(nèi)部微觀經(jīng)濟管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)，大范圍能為保護國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟領域不法行為提供有力證據(jù)。
3、為研究財政經(jīng)濟、歷史和發(fā)展提供可靠史料。
三、電力企業(yè)會計檔案利用的現(xiàn)狀
隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，電力企業(yè)逐步成為自主開發(fā)、自我發(fā)展的經(jīng)濟實體，電力企業(yè)面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形勢。首先，國家宏觀調(diào)控政策影響逐步顯現(xiàn)，經(jīng)濟增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受第二輪煤電聯(lián)動電價調(diào)整政策以及枯水期電價上浮影響，高能耗企業(yè)的用電需求將進一步萎縮，市場形勢更加嚴峻，并且極有可能導致政策性欠費及電費壞賬的大幅發(fā)生。此外，枯水期需購入計劃外電量填補缺口，將增加購電成本2億元。
會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業(yè)發(fā)展帶來巨大的利益?？上У氖牵娏ζ髽I(yè)在企業(yè)經(jīng)營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運用在增效上。受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對事業(yè)收入、經(jīng)費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經(jīng)濟管理過程中的各項活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時，由于電力企業(yè)會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調(diào)保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導致一批現(xiàn)實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉(zhuǎn)化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。
四、電力企業(yè)會計檔案利用的意義
從各類權威電力投資信息分析材料得知，隨著國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國電力市場進人了新一輪景氣循環(huán)，城市化和重工業(yè)化的高速發(fā)展帶動了電力需求的強勁增長。20**～2007年，我國將新增電力1.80億千瓦，到2010年我國電力裝機容量將達6億千瓦，2020年將達到10億千瓦。從2004年到2020年，我國電力將翻一番。我國特高壓電網(wǎng)工程的建設給輸變電行業(yè)帶來新商機。據(jù)預計到2020年，全國特高壓及跨區(qū)電網(wǎng)的輸送容量約為2.1億千瓦，其中800千伏直流約為5600萬千瓦，另外約1.5億千瓦由交流構(gòu)成。從投資角度看，2020年，特高壓交流加直流的市場約為4060億元，其中交流2560億元，直流1500億元。
在輸配電設備行業(yè)，雖然行業(yè)資質(zhì)與產(chǎn)品研發(fā)量核心要素至關重要，但企業(yè)營銷策略也正在逐步成為制勝的重要手段。電力企業(yè)檔案記載企業(yè)的歷史，信息連著企業(yè)的未來。充分利用會計檔案，可以對市場范圍廣、投資戰(zhàn)線大的電力企業(yè)提供工程的投標、預算，自身可支配資金的動態(tài)，整體資金狀態(tài)的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預測、戰(zhàn)略決策支持，以便更好地把握企業(yè)的發(fā)展方向。
我們知道，所謂預算管理，就是用貨幣來計量，將決策目標所涉及的經(jīng)濟資源配置，以計劃的形式具體地、系統(tǒng)地反映出來。簡言之，就是決策目標的具體化。“預則立，不預則廢?！边@句古語早已確切地道出了預算的重要性，因此做好電力企業(yè)全面預算管理是非常重要的，這又正是會計檔案所能提供的。會計檔案所記錄的是投入價值中的歷史成本，而歷史成本的可靠性是不言而喻的。
我們知道，資產(chǎn)的定義是預期能夠流入企業(yè)未來經(jīng)濟利益的資源。我們可以看出會計檔案資源和物資資源都符合此定義，即兩者都有為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益的能力。會計信息的需求者最關心的是檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)創(chuàng)造的價值大小，期望會計檔案信息能幫助他們預測企業(yè)未來的現(xiàn)金流量，對檔案價值的需求相對而言要小些。也就是說，利益關系人并不太在乎企業(yè)檔案本身的價值大小，他們更關注企業(yè)取得和利用會計檔案的成本和檔案信息給企業(yè)帶來的效益。總的來說，充分利用會計檔案，可以實現(xiàn)以下管理效果：
(一)掌握整個企業(yè)的整體資金狀況
企業(yè)管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢，實時、動態(tài)、完整地掌握整個企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區(qū)用電結(jié)構(gòu)差異和不同時期用電特點，研究制定出多種營銷策略組合。
(二)監(jiān)控資金動態(tài)。防范風險、堵塞漏洞
利用會計檔案可方便地隨時監(jiān)測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業(yè)減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內(nèi)控制度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅實的基礎。
(三)提高資金的使用效益
利用會計檔案，實時掌握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務費用，向資金要效益，提升企業(yè)價值。
(四)對資金狀況進行各種分析和預測，提供決策支持
根據(jù)資金需求和存量，作出資金預測；通過對資金支付信息的分析，安排對企業(yè)最有利的資金付款計劃；通過對企業(yè)范圍內(nèi)的現(xiàn)金流量的完整分析，作出全面的資金規(guī)劃；通過對不同銀行間存款余額、協(xié)議存款利率、實際貸款利率的綜合比較分析，對融資結(jié)構(gòu)和存款結(jié)構(gòu)進行最優(yōu)規(guī)劃。
(五)深化預算資金管理
利用會計檔案，繼續(xù)擴大企業(yè)賬戶規(guī)模，加強運作。貫徹國家電價調(diào)整政策，確保執(zhí)行到位。繼續(xù)做好西電東送輸電價格兩部制及豐枯電價機制研究。建立統(tǒng)一高效的保險管理模式，加強稅務籌劃，爭取稅收優(yōu)惠政策。
(六)為搞清單位債權債務、理順和明晰產(chǎn)權關系發(fā)揮作用
某些企業(yè)的會計人員崗位變動大，情況復雜，但一些歷史遺留問題，可以通過會計檔案，明確單位與單位之間、單位與內(nèi)部成員之間的債權債務關系，劃分經(jīng)濟責任，理順和明晰產(chǎn)權關系。
(七)為努力消化成本、挖潛降耗提供數(shù)據(jù)分析
利用會計檔案，建設節(jié)約型企業(yè)，堅持開源與節(jié)約并重的原則，把節(jié)約放在首位。通過各種數(shù)據(jù)分析對比節(jié)約成本，整改降耗，同時開展節(jié)鋼、節(jié)水、節(jié)電、節(jié)油為重點的節(jié)約工作，牢固樹立電力企業(yè)節(jié)約意識，使資源高效循環(huán)利用，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。五、電力企業(yè)利用會計檔案管理取得的成果
迄今為止，南方電網(wǎng)公司創(chuàng)造性地運用會計檔案的相關數(shù)據(jù)，取得了不俗的成績o，
(一)利用檔案資源，多方面為企業(yè)提供有力證據(jù)。有效地挽回了經(jīng)濟損失
從2006年初開始，陸續(xù)開展預算執(zhí)行檢查，逐個單位跟蹤，逐個指標落實，確保完成全年資產(chǎn)經(jīng)營任務。有計劃地安排已完工項目貸款提前還貸，壓減利息支出3000萬元，緩解了融資成本上升的壓力。
2003年，廣西送變電建設公司經(jīng)審理的案件在2004年已全部結(jié)案并進入執(zhí)行階段，公司訴玉林市某工行分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失85.6萬元；公司訴玉林某農(nóng)村信用社存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失85萬元；公司訴中國農(nóng)業(yè)銀行南寧某分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失50萬元；公司鐵塔廠在與甘肅省天水市鍛壓機床廠改造合同糾紛一案中運用調(diào)解手段維權，與對方達成和解協(xié)議，妥善解決了糾紛。
(二)經(jīng)營管理水平不斷提高，效益穩(wěn)步增長
南方電網(wǎng)公司電價工作取得了新的突破，改善了經(jīng)營環(huán)境。全面預算管理繼續(xù)深化，經(jīng)濟活動分析質(zhì)量得到不斷提高，加強了對基建成本、購電成本和可控供電成本的管理。因購電結(jié)構(gòu)優(yōu)化，公司平均購電單價下降了15.33元／千千瓦時，可控供電單位成本比預算下降了2.67元／千千瓦時。出臺了《“十一五”節(jié)能降損綱要》，繼續(xù)強化線損管理，全網(wǎng)綜合線損率為7.16％，比年度計劃指標低0.2個百分點。2006年上半年，公司實現(xiàn)售電量1788.7億千瓦時，同比增長13.2％，應收電費余額比上年同期減少9.9億元。公司在全球500強企業(yè)中排名上升了50位，列第266位。
(三)南方電網(wǎng)公司配合廣西壯族自治區(qū)經(jīng)委、物價局出臺了豐水期低谷時段優(yōu)惠電價政策。開拓低谷用電市場
有60萬～80萬千瓦的停機負荷重新開機生產(chǎn)，拉動低谷平均負荷增加30萬千瓦。重點跟蹤的273家企業(yè)開機負荷達到253萬千瓦，開機率達74.2％?；謴土藰I(yè)擴緊急金，從第一期資金的使用情況看，對開拓居民、商業(yè)、非普等優(yōu)質(zhì)用戶市場，解決局部配網(wǎng)卡脖子問題發(fā)揮了較好的作用。公司抓住國家實施第二輪煤電價格聯(lián)動政策的機遇，配合物價部門制訂了廣西煤電價格聯(lián)動方案，疏導電網(wǎng)輸配電價矛盾。從2006年7月1日起，銷售電價平均提高3.33分／千瓦時，較好地解決了電網(wǎng)建設還本付息、來賓BOT電廠新增電費和國家出臺優(yōu)惠電價造成的電費缺口。重新修訂內(nèi)部經(jīng)營責任制，實施新的量價結(jié)合，更注重市場差異的內(nèi)部經(jīng)營責任制考核，調(diào)動供電局開拓市場、提高效益的積極性。開展市場調(diào)研，分析電價調(diào)整帶來的影響，為下半年營銷工作做好準備。
六、加強電力企業(yè)會計檔案管理工作的措施
(一)進一步完善企業(yè)會計檔案管理制度實施細則
電力企業(yè)財務部門要結(jié)合本單位會計電算化的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》制定適合本單位的會計檔案管理制度實施細則。對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的實施細則規(guī)章制度。定期對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、收費報表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印裝訂成冊并進行存檔，這種管理方法與傳統(tǒng)的會計檔案管理方式相一致。計算機打印的會計賬簿應填制賬簿啟用表和科目目錄，賬簿封面要填寫賬簿名稱和單位名稱，對賬簿、報表還要打印頁碼，認真做好會計檔案立卷工作，并根據(jù)會計檔案管理辦法要求，填寫案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。還應設置專職會計檔案管理崗位，由專人負責向公司檔案室移交會計檔案，在交接時要認真清點，保證歸檔數(shù)量準確，確保會計檔案安全完整。應對計算機環(huán)境中形成的會計檔案實行多備份：一是采用在專用計算機上進行電子檔案備份；二是在磁盤、光盤上進行電子檔案備份；三是對電子會計檔案進行異地備份，以防發(fā)生事故時使會計檔案盡失。同時還應將制定的管理制度，特別是要形成電子會計檔案的管理制度，推行電子檔案與多套保管制度，對所有備份的電子會計檔案數(shù)據(jù)以最優(yōu)質(zhì)的光盤刻錄備份，從而保證數(shù)據(jù)的實體和信息安全。
(二)加強會計檔案管理的硬件投入
電力企業(yè)存放電子會計檔案的場所，應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的會計電算化檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)，對電子信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權批準制度。為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，防止計算機病毒造成電算化信息的重大損失。由于目前會計核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)形成，病毒容易從外來軟盤或光盤的渠道帶來。因此，企業(yè)要加強計算機系統(tǒng)管理，對一般操作人員的計算機一律去掉軟驅(qū)和光驅(qū)，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上解決病毒的威脅。
(三)加強組織領導。提高會計檔案管理水平
領導重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確各人職責，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。企業(yè)在會計檔案管理人員聘用上，要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計檔案管理人員人口關。要將那些有責任心、有耐心、有經(jīng)驗、有專長、業(yè)務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質(zhì)獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業(yè)務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務水平、綜合素質(zhì)始終處于動態(tài)的發(fā)展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務部門要聯(lián)合起來，組織會計人員學習《會計檔案管理辦法》和本企業(yè)的會計檔案管理制度，使每位會計人員認識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項工作的完成質(zhì)量。對會計檔案的使用要嚴格借閱手續(xù)制度和使用權限制度。電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意，嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)盤片不得帶出檔案室。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應定期檢查，防止出現(xiàn)人為或自然損壞等問題，以免造成電子會計檔案信息的丟失。
(四)加強會計檔案利用工作
充分利用現(xiàn)代化科技設備和手段，建立會計檔案網(wǎng)絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢、，實現(xiàn)資源共享。開發(fā)會計檔案信息資源，增強會計檔案信息的時效性是會計檔案信息資源得以充分利用的關鍵。另外，檔案利用工作還需要從觀念轉(zhuǎn)變到加強自我宣傳；從豐富內(nèi)容到提高服務水平，工作要有超前意識，不斷實現(xiàn)檔案管理服務創(chuàng)新，圍繞企業(yè)的方針、目標、生產(chǎn)經(jīng)營、管理等，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷多種形式的服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化，實行分級、分密管理，滿足利用者需求。特別是在提供完善服務方面，我們的服務意識要有創(chuàng)新性和前瞻性，改善檔案利用的環(huán)境，增強會計檔案信息的時效性，使會計檔案利用工作躍上一個新的臺階。
總之，電力企業(yè)財務部門應依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，逐步建立健全企業(yè)會計檔案管理制度的實施細則，運用各種不同類型的手段和方式利用好企業(yè)會計檔案信息資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高企業(yè)會計檔案利用效率，為企業(yè)領導決策服務，逐步使企業(yè)會計檔案走入正軌，真正發(fā)揮電力企業(yè)會計檔案在行政管理和后勤服務工作中應有的作用，給企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益。
