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關鍵詞:高職教育;會計電算化;任務驅動教學法
中圖分類號:G420 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2014)010-00-01
前言
近年來,本應在就業市場上具備優勢的高職畢業生就業情況堪憂,傳統的高職畢業生上手快、即插即用的比較優勢似乎不再存在,筆者以為,要解決這一問題,就要為學生提供更貼近真實的工作崗位體驗。本文以任務驅動教學法在會計電算化課程設計中的應用為例,進行探討。
一、基于任務驅動教學法的教學設計理念
任務驅動教學法是基于建構主義教學理論的一種教學法,它要求教師不僅要創造物理性的學習環境,更要注重心理層面的學習環境塑造,在教學過程中以一個個任務為學習單元,把知識點置于任務當中,讓學生在完成任務的同時實現對知識的理解和對知識應用方法的掌握,從而培養學生的動手能力與自主思考能力。
二、以就業為導向的課程目標設計
傳統的會計電算化課程僅有一些課堂練習穿插其中,沒有系統的工作任務相伴,學生們在完成課程學習后的技能掌握仍然不能滿足用人單位的崗位需求,因此要打破原有的課程模式,根據工作崗位對從業人員的職業能力分析,以就業為導向設計實訓情景,以工作任務為學習單元,以技能培養為核心,以工作任務為中心,將知識的傳授融合于任務驅動教學中。因此,筆者在設計課程目標時,將其分為能力目標、知識目標與素質目標三個層面,具體如下:
能力目標:1.能夠熟練的在主流操作系統環境下完成財務軟件的設置。2.能夠熟練的操作財務軟件完成記賬憑證的填制和編制工作。3.能夠運用財務軟件進行記賬、結賬等工作。4.能夠運用賬務軟件完成整個財務流程的各個環節工作,并進行報表編制。
知識目標:1.能夠掌握基本的會計理論。2.能夠迅速準確的歸納財務軟件的功能與流程環節,具有清晰的概念。3.能夠正確的理解各環節的操作方法。
素質目標:1.培養學生具備會計從業人員所必需的職業道德與心理素質。2.培養學生形成良好的自我學習能力。
三、以能力層次為基礎的課程內容設計
筆者將課程設計了五個學習情境:電算主管、總賬會計、出納管理、薪資管理和固定資產管理。每個情況下設計若干工作任務,每一個情景的完成都是一次工作任務的完成。從而打破傳統的教學以章節為單元進行的模式,針對不同會計電算化崗位進行技能培養,具體內容如下:
1.電算主管
工作職責:利用財務軟件功能完成賬套管理、年度賬目管理、操作員管理。確保系統安全。
工作任務:1.實施電算化管理,建設電算會計信息體系。2.為組織建立賬套文件,并設置參數,進行人員分工和權限設定。
2.總賬會計
工作職責:協助會計經理完善本企業的會計核算體系,正確、及時地進行會計業務綜合、匯總工作。涉及到電算化的工作有憑證的填制、審核以及記賬和期末處理等。
工作任務:1.負責總部費用類單據審核、編制記賬憑證。2.負責管理所核算部門的員工應收款項賬務處理及欠款清收。3.負責總賬-固定資產、應付賬款子模塊的業務核算。4.負責無形資產業務、員工社保核算,貨幣資金、其他往來款項的核算。5.負責總部預算的監控、反饋及離職人員費用結算。6.完善會計核算制度、優化會計核算流程。
3.出納管理
工作職責:填制現金憑證、現金日記賬、銀行存款日記賬的查詢。
工作任務:現金管理。銀行存款管理。
4.薪資管理
工作職責:建立工資套賬,進行相關信息設置,工資結算單的填制與匯總,工資月末分攤處理。
工作任務:1.進行人員、工資項目、銀行、權限等相關信息的系統設置。2.日常業務,如工資,代扣稅點,工資分攤等。
5.固定資產管理
工作職責:分析固定資產存量、類別,選擇相應的折舊方法,進行有效管理。
工作任務:1.固定資產初始設置。2.固定資產日常管理。3.固定資產期末處理。
四、任務驅動式教學環境下的課堂教學設計
為了貼近實際,筆者要求學生們以用友軟件總賬系統作為工具,在某公司某月份業務處理的模擬環境下進行,具體工作分為不同崗位,各個崗位的工作又分設若干小任務。具體教學設計如下:
1.任務展現教學環節
工作任務:1.明確財務主管人員的職責、權限與日常工作內容。2.了解財務主管人員所必需的相關技能。
教師活動:1.布置任務,做好組織。2.準備相應的材料(賬本、原始憑證等)3、向學生詳細講述任務流程及要求。
學生活動:1.明確自身職責。2.分析工作任務和初始數據。3.分組進行討論。
設計意圖:使學生參與到整個會計電算化工作的流程當中。
2.任務分析教學環節
工作任務:分析日常業務流程。教師活動:1.傾聽學生們的意見。2.分析不同方案的利弊。3.確定方案,組織實施。
學生活動:小組討論后形成方案。
設計意圖:培養學生獨立動手能力與組織協調能力。
3.任務實施教學環節
工作任務:進行憑證填制、審核、記賬以及明細賬和總分賬的記錄操作。教師活動:1.在完成任務的過程中觀察學生的進度,提醒學生時刻注意會計準則。2.注意培養學生的職業素養。3.進行細節指導。
學生活動:1.認真操作財務軟件,熟練軟件功能應用。2.進行日常會計業務的處理。
設計意圖:培養學生的實踐技能,加強學生的軟件操作能力。
4.任務反饋教學環節
工作任務:檢查各小組任務完成情況,并指出其中的問題與不足。
教師活動:1.分析各組任務完成情況。2.對問題較大的小組進行案例點評。
學生活動:1.分析問題,剖析原因。2.根據剖析結果,進行修正。
設計意圖:培養學生的分析歸納能力。
5.任務評價教學環節
工作任務:1.小組成員自評與小組之間互評結合開展。2.教師對總體任務完成情況和特別案例進行點評。
教師活動:教師進行總體評價,并對特別突出的案例進行重點點評。
學生活動:學生進行自評與互評,并以小組為單位,提交總結報告。
在會計電算化系統中,會計領域資源無法實現共享,因此,無法實現會計資源的有效利用。雖然會計電算化減輕了勞動者的工作強度,也提升了工作效率,但是這種工作模式不能滿足現代企業對會計工作的各種需求[3]。會計資源共享是會計行業發展的趨勢,但是會計電算化無法實現會計信息與企業內其他部門的共享。在要求財務管理完整性、時效性、實用性的現代企業內,會計電算化的局限性已經無法滿足企業對財務信息的實際要求,反而制約了會計行業的發展。
2會計電算化與信息化的關系
會計電算化改變了傳統會計工作效率低下的狀況,同時也為會計信息化的實現奠定了良好的基礎。從科技發展的角度來看,會計信息化是會計電算化發展到一定階段的必然產物,兩者都是為了滿足企業財務管理的實際需求而生。在過去一段時期,使用會計電算化提升了企業的綜合競爭力,而現階段,使用會計信息化可以更加有效的提升企業的綜合競爭力。會計信息化和會計電算化依據的技術手段有所不同,因此在處理信息中發揮的作用也有很大不同。運用會計電算化后,會計領域開始使用計算機技術優化會計工作,經歷了長期的實踐后取得了很大成功[4]。會計電算化的成功加快了企業會計信息化實現的步伐,從而快速的將會計工作過渡到會計信息化,使會計信息和數據可以完成快速、精準的傳遞,同時也可便利使用各種信息。在現代企業管理中,信息化技術和手段已經得到了廣泛的應用,而會計領域應用信息化技術來提升工作質量和效率也是發展的必然趨勢。會計信息化結合了多種技術,其中包括電子計算機技術、網絡技術和信息感測系統等。這些技術是會計信息化區別于會計電算化的顯著特征。會計電算化以軟件與硬件結合為基礎,通過運用核算軟件協助會計人員完成工作。會計電算化主要進行單機核算,現代化計算機網絡技術較少。
3會計電算化向會計信息化過渡的必要性
會計信息化過渡是實現財務整體信息化的必然要求。計算機網絡技術給會計信息化提供了強大的技術支持,實現了會計信息化系統的優化。目前,會計信息化理論研究較為深入,許多高校也開設了相關專業,培養了大批能熟練使用信息技術的會計專業人才,成為會計信息化的后備力量。會計電算化已經無法滿足現代企業發展的需求,并暴露出較多的問題和矛盾。面對激烈的市場競爭,企業必須提升自己的核心競爭力,因此,必須利用先進的信息化技術來提升企業內部的管理水平,而實現財務整體信息化就是其中的重要組成部分。推動會計電算化向會計信息化過渡,才能協助財務整體信息化的完成[6]。會計信息化實現了會計信息資源的共享,直接提升了企業管理效率,同時優化了資源配置水平,使財務信息成為企業決策的重要依據。
4會計電算化向會計信息化過渡的有關對策
會計電算化過渡至會計信息化已成為會計行業發展和進步的必然趨勢。依托于集中控制數據通信等信息化技術,可實現會計電算化到會計信息化的轉型。如今,信息化技術不斷更新,信息化技術已經逐漸應用于會計行業中,并發揮強大的功能。會計信息化有效地提高了數據處理的準確性,為企業的發展提供了可靠信息,因此,必須推進會計電算化向會計信息化轉變的進程。
4.1提升企業對會計信息化的重視程度
作為企業管理人員,要清楚的意識到信息化已經成為會計行業發展的必然趨勢,必須盡快完成電算化到信息化的轉變。為此,管理者要重視企業內會計信息化的轉變,提取其中重要元素以保證順利完成轉變工作。首先,管理人員要充分認識會計電算化向會計信息化的過程。其次,要對信息化的過渡給予充分的支持。再次,要使企業和社會對會計信息化建立正確的認識。此外,要加強企業內部和外部的宣傳工作。可在企業內部召開會議對會計信息化進行宣傳,給予會計信息化過渡足夠的支持。企業外部宣傳可利用企業自身的網站平臺,向公眾傳遞企業擁有的技術信息,建立良好的輿論環境[7]。也可采用新聞媒體宣傳的方式,通過制作專題節目、活動,引起社會對會計工作信息化的熱議,從而為會計信息化建設形成良好的人文環境。在信息化過渡中,要及時總結相關經驗并修正已經發現的錯誤,為信息化的過渡的逐步推進提供理論依據。
4.2更新管理理念,制定新的管理決策
目前在會計領域,會計信息化已經逐漸被企業高層重視,并被管理人員的認識領域提出差異。轉變決策層的觀念是開展會計信息化具體工作的基礎。企業管理者要更新管理觀念,正確理解企業管理者對會計信息化,并制定新的管理決策推進信息化的進程。應以提高企業生產效率、減輕勞動強度為出發點,將信息化技術應用到日常會計工作中。同時,要取締不規范的決策,對會計數據處理進行規范化整治。企業管理者要確定會計信息化的整體規劃,并使廣大員工認識到會計信息化的重要意義,使信息化工作自上而下的推廣開來。
4.3打造一支高素質的會計信息化人才隊伍
在會計信息化進程中,會計工作者工作從簡單系統的計算變為運用信息化技術對數據進行處理。這種變化大大提高了數據處理的速度和質量,但是要求會計工作者要正確運用信息化技術。雖然會計電算化人員具有一定的計算機操作水平,但是面對信息技術不斷更新的現狀,工作人員原有的計算機技術顯然是不夠的。因此,企業內部要加強相關的培養工作,打造一支高素質的會計信息化人才隊伍。會計信息化要求會計工作者具有很高的綜合技術水平,為此,企業應制定相應的人才培養方案,在充分考慮企業自身特點的基礎上,培養擁有信息化技術、會計實踐和良好綜合素質的綜合性人才。通過培訓、講座、交流等方式,使會計工作者掌握較高的計算機操作知識,為適應會計信息化做好準備。同時,還要求會計工作者能將信息化技術正確的應用于會計技術中。在會計電算化向信息化過渡中,必須加強高素質專業人才的培養工作,并通過人才素質的提高來提升信息化過渡的效率。
4.4加快企業信息與會計信息一體化建設
在這個信息化的時代,企業必須完成企業整體的信息化進程。因此,在實現會計信息化的同時,應關注企業整體的信息化系統建設。只有各項信息化建設不斷發展,才能使會計信息化與企業內部系統的信息化結合起來,從而使企業公共資源得到有效的利用。企業應制定整體的信息規劃,以推動企業整體發展為信息化建設整體目標,在信息化理念指導下對企業運行過程進行信息化的改造,使不同部門的信息能夠在外部得到共享。通過現代化的網絡技術,實現了會計信息的快速收集,不同層次的數據也可以實時傳遞,從而充分發揮出財務管理的職能。企業內的信息化系統實現多元化輸出數據后,會計信息化才能在此基礎上得到發展。在企業信息與會計信息一體化的建設中,要積極開發會計信息系統軟件,并使其盡快實現正常運行。同時,應嚴格依照我國統一的會計法規進行操作,且立足于財務報告生成。會計信息化融入到企業信息化系統后,要強調財務信息輸出的時效性,并完善系統的功能。企業信息與會計信息融合后,強化會計信息快速搜集功能,使決策者能隨時掌握人、財、物信息的最新動態,進而帶給企業更多的信息增值。兩者融合過程是一個龐雜的過程,企業切勿急于求成,應明確發展方向,理清會計信息化思路,貫徹落實各項決策,及時解決各種問題,穩步推進信息化工程,最終實現整個信息化系統的優化。
5結束語
1 會計電算化和會計信息化概念的由來與含義
1979年,計算機應會計工作在我國拉開 了序幕,當時人們的認識就是將計算機技術應 用于會計領域能夠有效地提高會計的工作效 率,學術界并沒有提出一個權威性的概念統一 人們的思想認識。1981年于長春召開的“財 務、會計、成本應用電子計算機問題討論會” 上,第一次提出了“會計電算化”的概念.
會計電算化的基本含義是指將計算機技 術應用到會計工作領域,用會計軟件指揮各種 計算機替代手工完成,或手工很難完成、甚至 無法完成的會計工作的過程.
2005年8月,由《會計之友》雜志社承辦 的中國會計學會會計電算化專業委員會年會 在山西太原召開。會上提出了“會計電算化”向 “會計信息化”發展的理念,與會專家就這兩個 概念進行了熱烈的討論,一致認為用“會計信 息化”可以更好地概括“會計電算化”的進一步 發展,也可以進一步提升“會計電算化”的應用 水平.
會計信息化是會計與信息技術融合的過 程,是將會計信息作為管理信息資源,全面運 用以計算機、網絡與通訊為主的信息技術對會 計信息進行獲取、加工、傳輸、存儲應用等處 理,為企業內部的經營管理者、企業外部的信 息使用者提供全面、及時的信息,會計信息化 是企業信息化的重要組成部分.
可以看到,兩個概念是人們在不同時期、 信息技術發展的不同階段提出來的.
2 會計信息化與會計電算化的區別
應當看到,沒有過去20多年會計電算化 所積累的豐碩成果,今天的會計信息化也就無 從提出與研究。會計信息化與會計電算化,沒 有劃定的邊界,只是隨著信息技術的不斷發展 與其在會計領域應用深度和范圍的不同而在 認識上產生了飛躍,兩者都以信息技術為特 征,所不同的是,由于在不同時代所依托的信 息技術迥異而使其各自應用的外延和內涵產 生了較大的區別.
2.1信息技術環境的區別
人們通常所說的信息技術不是單純的一 種技術,而是計算機技術、網絡通信技術和信 息感測技術等組群技術的簡稱。會計電算化階 段,人們謀求能夠開發出解決會計領域的單項 工作或整體核算工作的軟件,從而幫助會計工 作人員實現勞動力的解放和生產力水平的提 高;硬件方面則主要以單機環境或F/S(文件/ 服務器)架構為主,很少涉及網絡通信技術和 感測技術。會計信息化階段,人們需要研究和 開發集財務管理、生產管理、供應鏈管理、人力 資源管理乃至決策支持等諸多子系統于一體 的管理信息系統,會計信息系統屬于管理信息 系統的重要子系統,這個階段的MIS(管理信 息系統)、ERP(企業資源計劃)、SCM(供應鏈管 理)、CRM(客戶關系管理)等產品和概念的提 出無不建立在網絡和通信技術基礎之上.
可見,電算化和信息化都應用了計算機技 術;電算化較少使用網絡通信技術,信息化則 更多地依賴于網絡通信技術的支持;電算化幾 乎沒有用到感測技術,信息化則會隨著其發展 越來越多的使用諸如條碼感測、智能感測等感 測技術.
2.2系統地位層次的區別
? 會計電算化主要服務于財務部門的核算 與管理,屬于部門級應用;而會計信息化則是 企業信息化的有機組成部分,會計信息系統是 管理信息系統的核心子系統,除了服務于財務 部門外,還要為信息管理層、決策支持層和決 策層提供服務,屬于企業級應用.
2.3系統目標的區別
會計電算化和會計信息化是人們隨著信 息技術在會計領域應用的不斷深入而提出的 差異概念。會計電算化以解放生產力,提高工 作效率為出發點,首先強調的是會計數據處理 的規范化,改變手工會計的不規范現實,要求 會計軟件的開發、會計信息系統的運行按照我 國統一會計制度的要求規范操作,立足于財務 報告的規范生成;而會計信息化則更強調會計 輸出結果的效率和增值性,這種增值效應依賴 于網絡環境下會計數據的快速搜集、實時傳遞 以及對不同層次數據的深加工。會計信息化的 成效依賴于會計信息輸出的多元化研究.
2.4信息輸入的區別
會計電算化條件下輸入系統的是記賬憑 證,數據主要由財務部門自己輸入;而會計信 息化的大量數據可從企業內外其他系統直接 獲取,同時可以預見,隨著原始憑證標準化問 題的解決以及網絡安全技術的日臻成熟,經過 數字簽名的原始憑證會直接進入會計信息系 統.
2.5數據處理的區別
會計電算化主要通過批處理方式處理業 已發生的數據,而會計信息化使實時處理數據 成為可能。在計算機網絡環境下,企業的業務 部門通過Intrane(t企業內部網)協同工作,所 產生的各類數據信息存儲于系統集成的數據 庫中,企業信息的內部用戶可以通過對數據庫 的
實時訪問,對數據進行實時處理. 2.6信息輸出的區別
電算化環境下,會計信息的輸出主要有顯 示、打印、磁盤等方式;信息化環境下,內部需 求除了上述方式以外,更多的可以通過網絡實 現信息傳遞與共享,通過授權、劃分權限級次, 企業內部各個機構、部門從信息系統上直接獲 取。隨著XBRL(可擴展商業報告語言)深入研 究以及B/S(瀏覽器/服務器)體系架構在大型 系統中的逐步推廣和應用,會有越來越多的企 業在Internet上公布其財務信息.
3 區別會計電算化與會計信息化的意義,有利于企業正確定位自己的信息化進程.
企業信息化進程受制于信息技術的發展,1979 年我國開始搞計算機會計的試點,1983年國 務院成立了電子振興領導小組,直至1990年 國內才推出第一批品牌的會計軟件,可以說到 上世紀90年代末,一個企業能夠擁有自己的 計算機硬件,找到合適的會計軟件已屬不易, 不存在網絡大規模的應用和遍地開花,而且這 十幾年的時間里企業的計算機會計確實是只 在會計電算化階段徘徊,軟件生產廠商開發的 會計軟件業主要停留在會計電算化上,即能夠 用軟件替代手工完成傳統的手工會計核算工 作,阿尼塔。S.霍蘭德所謂的“傳統會計信息系 統是手工會計的翻版”即是這個意思。20世紀 末本世紀初,隨著大中型、分布式數據庫逐步 應用于國內信息處理領域;隨著F/S(文件/服 務器)逐步向C/S(客戶機/服務器)、B/S(瀏覽 器/服務器)體系架構的發展;隨著越來越多的 ERP產品推出,特別是越來越多的企業有實 力、有能力取得上述技術與服務以后,計算機 會計脫離了“信息孤島”時代,進入了集成財 務、生產制造、供應鏈、人力資源、經營決策的 企業信息化時代,會計信息系統不再是孤立的 系統,會計信息系統不再單獨地服務于部門需 求,會計信息會隨著更準確的輸入、更深層次 的加工、更實時的處理以及滿足了更多樣的需 求而為企業帶來了更多的增值服務.
一、會計電算化與會計信息化的區別:
會計電算化,可以說是傳統會計信息系統,是人工會計的模擬系統;而會計信息化,是采用現代信息技術,對傳統會計模型進行重整,并在重整的現代會計基礎上,建立信息技術與會計學科高度融合的、充分開放的現代會計信息系統。
會計信息化是會計電算化從觀念上的徹底改變,會計電算化與會計信息化存在很大的區別,主要體現在:
1.目標不同:會計電算化是實現r會計核算業務的計算機處理,會計信息化是實現會計業務全面信息化,從而與企業管理各環節的業務流程及社會大系統的其他信息系統相互銜接,有機構成一個開放系統,充分發揮會計工作在企業管理和決策中的核心作用。
2理論基礎不同:劊十電算化僅以傳統會目理淪和計算機技術為依托,會計信息化以信息技術、系統論和信息化會計思想為指導。
3.技術手段不同:會計電算化以單機處理為主,會計信息化把網絡、通信與數據庫等先進技術用于信息的獲取、加工、處理、傳播、存儲、應用。
4功能范圍的區別:會計電算化以實現業務核算為主,會計信息化包括財務事務處理層、信息管理層、決策支持和決策層,不僅要進行會計業務核算,還要進行會計信息管理和決策分析,并將根據信息原理和信息技術要求重新構建現代會計模型。
5.信息輸人輸出不同:會計電算化強調財務信息只能由財務部門輸人,輸出也由財務部門打印后再報送。會計信息化要求大量數據企業內外的各個機構、部門既可經授權權利級次,直接從系統當中獲取相關數據,也可從Inett上直接獲取。財務人員不再是會計信息的主要或唯一的輸人、加工處理人員,財務人員將更多地控制、分析,參與企業管理和提供專業決策。會計信息資源高度共享,在企業及社會各信息系統中被充分利用。丘會計程序不同:會計電算化基本模仿手工會計程序。會計信息化則根據劊十目標,按信息管理原理與信息技術重整扭劊長旎程。
二、從會計電算化向會計信息化轉變的必要性:
現今,在會計電算化實施過程中,我們所面臨的一大問題就是財務數據與業務數據不能共享互通,致使財務軟件只有財務部門在使用,與企業內部的業務部門也沒有很好地連接。財務人員錄入的數據,基本上只是單純地為了記賬,完成事后對業務的反映工作。會計電算化實施中還存在另一大問題就是與企業外部的信息系統隔離。其實,以上兩個問題都反映了現有的財務部門無法及時準確地提供管理者關心的財務信息??梢姀臅嬰娝慊驎嬓畔⒒D變是我國企業目前不得不解決的問題之一。E時代信息技術革命和經濟全球化浪潮沖擊著世界的各個角落,對各國經濟發展將會產生巨大而深遠的影響,中國面臨的挑戰將會更加嚴峻。而且,隨著我國加入WTO,面臨國外企業的競爭也會隨之加劇,中小企業更是首當其沖,如果我們不能在最短的時間內盡快改善自身存在的問題,那樣也就無法與國際接軌,更無法與強敵競爭了。
三、如何從會計電算化向會計信息化轉變:
通過以上分析我們可以看出,處于會計電算化階段的我國企業存在著財務管理思想、財務管理方法、財務管理手段落后的問題,使得財務與業務不協同,沒有實時動態的財務信息支持管理和決策,導致財務風險增加,資金回籠困難,采購成本居高不下,利潤被吞蝕,資金越來越緊張……這些情況正是國內大多數企業目前所面臨的嚴峻問題,很多企業都明白會計電算化必須向會計信息化轉變的道理,但是卻沒有行之有效的解決辦法。
(一)領導思想觀念的轉變。一個企業的領導者是企業的靈魂,他的決策會直接影響企業的運營。如果企業的領導能意識到會計信息化的重要性,那么這個企業的信息化進程必然會加快,反之這個企業的會計系統水平便只能停留在電算化的階段。
(二)硬件設施的準備。計算機網絡硬件系統是會計信息系統運行的硬件平臺,由于實現會計信息化是建立在會計電算化實施的基礎之上的,那么,實現會計信息化的時候計算機硬件系統是已經準備好的了。而在軟件系統的選擇上企業會有兩個選擇:一是自行開發;二是外購。兩個選擇都各有利弊,如何規避風險、作出最有利于企業的選擇,則需要具體問題具體分析。
(三)軟件設施的建設。軟件設施建設則包括以下幾個方面:
1.財務職能的轉變。會計信息化使會計人員從繁瑣的賬務工作中擺脫出來,從而把更多的精力投入到信息分析和利用、預測決策等創造性的工作中來,成為名副其實的管理者,這也是未來會計的主要責任。企業的會計人員必須盡快適應這一角色轉換。
2.將會計信息系統與企業內部的其他業務系統相連,使信息可以共享,加快數據的交流與分析,從而達到降低成本、強化資金管理與財務管理等至關重要的目標。
【關鍵詞】會計電算化;會計信息化;過渡;可行性分析
一、會計電算化向會計信息化過渡的必要性
(一)企業在不斷發展過程中對信息需求的變化
首先,企業要實現財務整體信息化。在企業信息化不斷發展的道路上,僅對會計工作實施電算化已遠遠不能夠滿足信息使用者對會計信息的需求,會計信息系統一定要覆蓋到企業整體的財務流,成為企業財務信息的處理中心。
其次,企業的總體戰略目標要求,會計信息系統要與企業的信息化系統能夠有機的結合。企業信息化包含許多的信息系統,為了獲取全面的會計信息和相關信息,就要求會計信息系統能夠與企業的其他信息系統充分保持一致,實現會計信息與企業其他方面信息能夠融為一體,無縫連接,構成整個企業的信息化基礎。
最后,企業發展要求對信息加強處理,使財務信息能夠全面滿足“完整性、及時性、正確性、有用性”。作為企業信息化發展成果的重要評價標準,“完整性、及時性、正確性、有用性”同時也是對會計信息質量的要求。所以,加強會計信息系統對財務數據的處理和加工的能力,使得財務信息能夠最大限度滿足多個方面的需求,也就是會計信息系統最終所要追求的目標。
(二)會計電算化無法滿足現代企業發展的需求
雖然在過去的很長一段時間里,會計電算化的運用和發展,讓傳統會計工作有了翻天覆地的變化,減輕了會計人員手工記賬的工作量,大大提高了工作效率,提高了會計信息的質量和水平,培養了一批既懂計算機又懂會計的復合型人才,為最終企業信息化建設奠定了基礎,提供了經驗,推動了企業管理軟件市場的發展。但是,隨著信息技術、通訊技術,特別是網絡技術的發展,會計電算化已經越來越無法適應現代企業管理發展對會計信息的高要求。會計電算化作為傳統的會計信息系統,在具體的實施過程中,我們已經遇到了很多問題,正式這些問題導致企業的發展出現了瓶頸。主要表現在以下兩方面。
1.傳統的會計信息系統容易形成企業內部的信息“孤u”。在企業里,生產、采購、供應、銷售、人力資源、財務等部門都有自己的管理子系統。但是財務人員錄入的數據,基本上只是單純地為了記賬,完成事后對業務的反映工作。財務數據與各個部門的數據不能共享互通,與企業內部的各個部門也沒有很好地連接,彼此孤立。
2.傳統的會計信息系統與企業外部的信息系統隔離,沒有成為社會信息系統的一部分,所有的經濟交易還是要通過手工方式先開據紙張單據,然后再輸人電腦。這在電子商務蓬勃發展、競爭日趨激烈的現代商業環境中,會計電算化已經越來越無法適應現代企業發展的需要。
(三)會計信息化能夠滿足現企業發展對信息的需求
會計信息化作為全球經濟迅速膨脹和計算機網絡技術快速發展下的產物,具有實時性優勢,可以在具體的實際工作中解決會計電算化所無法解決的問題,并且很好的解決現代企業發展的瓶頸。傳統會計主要是事后核算,會計信息滯后,所需的信息一般要到當月會計業務結束之后才能從賬上反映出來。會計信息化在網絡環境下,使會計數據具有及時性、準確性和實時性的特點,就是說會計數據在會計信息化模式下,可以被快速搜集、實時傳遞,發生交易的數據通過網絡傳遞,可以被直接下載到會計應用程序中,使得從原始單據到生成最終會計信息的過程瞬間就可完成,所需的會計信息隨時都可獲得。會計信息使用者亦可以根據不同的權限,經過對基礎會計數據進行不同層次的深加工,瀏覽查詢所需最新的和歷史的財務信息,從而減少其決策風險。
二、會計電算化向會計信息化過渡的可行性
(一)計算機網絡技術不斷進步
進入到21世紀,伴隨信息經濟和知識經濟全球化的到來,尤其是以 Internet 為典型的網絡技術的應用和發展,這個世界正逐步的向社會信息化邁進。會計領域里計算機的數據處理的技術的應用不斷發展,完全改變了傳統的會計信息儲存與處理的方式,會計工作效率得到了大幅度的提高。隨著現在科學技術不斷的進步,計算機網絡技術也已經日趨成熟,開始在許多企業,以及整個社會慢慢應用普及。計算機網絡技術具備數據通信、分布處理、資源共享、系統可靠、集中控制等功能和特點,因而,對于會計這樣數據源頭的分布靈活、數據處理的工作量大、數據加工的要求嚴格、數據傳輸的要求及時、信息反饋的對象廣泛、信息存儲的安全性較高的工作,計算機網絡技術具有十分巨大的吸引力。在計算機網絡的支持下,會計工作可以更加快速有效,會計信息可以在信息使用者和信息制造者之間順利的傳遞與共享,企業所有部門的有關信息都可以實現共享與傳遞,提升企業的經營效率。
(二)會計人員素質的不斷提高
會計信息化的概念提出之后,會計信息化的教育也逐步受到了重視,各大高校紛紛增設信息技術與信息管理、會計信息化等課程,專門培養在校學生有關會計信息化的相關知識,為學生將來的就業提供了著實有用的專業知識,也為企業培養了更加全面的會計人才。企業在認識到會計信息化的重要性后,也開始組織會計人員進行會計信息化方面的培訓和學習,進一步提高會計從業人員的專業知識和綜合素質。以上兩點都為會計信息化的發展奠定了人力資源的基礎。
(三)會計電算化奠定了基礎
會計電算化是會計學科進入信息化時代的發展,會計電算化是集會計學、信息技術與計算機、管理學及經濟學等各個學科為一體,互相交叉結合以后出現的綜合性的學科。從某一種意義上講,會計電算化是為滿足現代化企業制度需要,運用現代的科技和方法對傳統的會計進行改革和整合以后,產生出的能夠適應社會信息化要求的新型的應用型學科。信息技術正在改變著社會這一職業的傳統,并且重新定義著社會會計工作,同時各種新思想和新技術出現也在改變著會計管理的內容和會計人員的工作。
參考文獻:
[1]張麗萍.加強企業會計信息化建設之我見[J].山西財稅,2010(10)
一、會計信息化與會計電算化的含義
會計信息化巧妙地把會計和信息技術兩者結合起來,是顯示著會計與企業管理資源系統達到統一、相互融合的成果,靈活地運用信息技術為企業工作謀福利。會計信息化主要是建立在現代信息技術的基礎上,改造傳統會計工作模式,以一個全新的結構建立起信息技術與會計資源的相互流通的平臺,使得會計的信息資源可以運用強大的現代信息技術,通過互聯網,達到信息和資源的共享,減少業務處理量,使得大量的基礎業務處理自動化,能夠及時地反映會計信息情況,是信息技術發展到一定程度的優秀成果。它建立起會計與信息技術之間的一種新的聯系,形成新的思想和意識,促進了企業業務的健康運行。
會計電算化是建立在電子計算機的基礎上,把當代的電子技術與會計業務高度結合起來,利用電子計算機特有的功能與優勢,代替傳統會計工作模式中需要人工處理的繁瑣事物,它可以進行記賬,減少因為人工記賬而出現的信息缺失和錯誤,還可以進行算賬和報賬,一定程度上保證了信息和數據的正確度。會計電算化是最早把電子信息技術引用到會計領域中,用電子計算機代替人工完成一些項目。
會計信息化與會計電算化都是科學技術發展到一定時期的產物,是科學技術的優秀成果,它們都提高了會計工作的工作效率,促進了企業的健康發展,突破了傳統的會計信息系統,以一個全新的面貌來迎接越來越激烈的經濟競爭。
二、會計信息化與會計電算化的區別
1.兩者產生的歷史背景不同
會計信息化相對于會計電算化較為先進,會計信息化產生于信息時代,運用的是更為先進全面的信息技術,把會計與信息結合起來,適應的是越來越擴大的企業規模,是新歷史潮流發展下的產物。而會計電算化產出于工業時代,利用的是電子計算機來替代人工完成一些會計業務,降低會計業務的處理量,適應企業的發展。
2.利用的技術手段不同
會計電算化產生于工業社會的環境下,受到當時科技信息水平的制約,硬件方面多以F/S即文件/服務器這個架構為主,幫助會計工作人員減少業務的處理量,是人們開始引用電子信息技術到會計領域的成果,但是會計電算化當時的科技水平較低,甚少地運用到了網絡通信技術。經過時代的變遷和發展,科技信息水平發展到一定水平,于是產生出會計信息化,會計信息化建立在現代信息技術上,更多地運用到了網絡通信技術,集生產、人力資源、管理決策、供應信息于一體,實現人力、財力、物力三者合一,達到信息收取的實效、快捷、方便。ERP(企業資源計劃系統)是會計信息化下的產物,作為目前企業管理運營的一種重要工具,應用非常廣泛,當前國內金蝶、用友、速達也有自己的ERP軟件產品。
3.信息的輸入輸出不同
(1)信息的輸入不同。會計電算化的輸入系統是記賬憑證,財務部門需要自行輸入數據,而會計信息化的輸入系統中,大量的信息數據可以直接從企業的各個部門系統中獲取,減低了因人工輸入數據而產生的錯誤,更可以通過原始憑證和賬戶登入會計信息系統,直接獲取數據,非常地方便。例如ERP系統,它可以對不同的種類、不同的信息數據進行分類、篩選和匯總,可以快速地將該賬戶中的數據進行分析、處理和整合,方便了企業查看和分析。
(2)信息的輸出不同。會計電算化的輸出主要運用打印和制成磁盤的方式,而會計信息化可以通過網絡技術實現資源的共享和傳遞,企業可以快速地獲取信息數據,公布財務信息,貫穿于企業的各個機構和部門,達到部門與部門間聯系密切,提高企業業務的信息流通度。在ERP系統下,實行的是全面的實時跟蹤,企業管理者可以利用ERP系統對業務的每一項操作進程進行掌握,若發現問題可以及時更改。ERP更設計有專門的通報問題系統,使得管理者可以快速地進行有效措施。
4.系統的層次不同
會計電算化主要考慮的是財務部門的需要,由財務部門為核心,應用于財務部門的核算,促進財務部門的相關管理。而會計信息化服務的層次不僅僅局限于財務部門,它是應用于企業的各大部門,包括管理層、決策層,達到系統地管理企業信息,實現信息的高度統一和流通。會計電算化服務于財務部門,注重的是會計數據的處理,提高數據的科學化和準確度,統一規范會計信息系統的運行,從而生產規范的財務相關報告,而會計信息化注重增強數據的實效性和對數據進行加工處理,依賴于現代網絡通信技術,更顯示出現代信息技術的發展。在ERP系統下,服務的范圍更為廣泛,利用強大的信息技術為企業管理實施優化,把企業內部信息、企業人員、客戶需求、企業活動、財務管理、供應信息實行綜合整理,形成一個完整的供應鏈,對人力、財力、物力進行有效規劃和管理。
5.實現的目標不同
會計電算化是利用電子計算機來實現數據的處理,其目標主要是為了減輕手工輸入數據和處理信息的繁瑣勞動,其服務的流程與手工操作沒有根本上的區別,重點是提高會計工作人員的工作效率。而會計信息化是利用現代信息技術,其目標是實現資源的共享、業務處理的自動化、實時匯總數據,充分地發揮了現代信息技術的成效,突破舊的傳統信息資源模式,促進企業的決策和高度管理,發揮信息技術在當代社會的重要作用。
6.功能特性不同
會計電算化是建立在基本的業務流程上,是對手工會計操作的模仿,利用電子計算機進行記錄數據,輸出輸入,轉賬,匯總,制成報表等功能,而會計信息化除了具有會計電算化的基本功能之外,還具有對業務進行核算、管理會計信息、通過數據的處理進行分析、提供企業決策的功能,并根據信息管理的相關原理對信息數據進行處理其功能更著重于幫助企業進行全面的管理,實現信息的實效性、實時性和科學性,更適應企業的發展,跟上時代的發展潮流。
三、區別會計電算化與會計信息化的意義
當前我仍然處于社會主義初級階段,經濟發展不全面不平衡,因此同時存在著會計電算化與會計信息化,會計電算化與會計信息化的區分是重中之重的問題,影響到企業自身的定位,以及企業對信息技術的利用程度。
會計電算化始于工業社會,在我國的發展中占據了較長的時間,因此人們對于會計電算化了解和認識較深,懂得靈活地運用會計電算化,熟悉會計電算化的相關操作,現今仍有較多的企業運用會計電算化,大部分的會計從業人員也具備會計電算化的一些操作技能和水平。而會計信息化始于信息社會,發展時間較短,不為多數人而熟悉,較多企業為了適應規模的發展擴大和提高生產力水平而使用會計信息化,并從中享受到了信息技術帶來的成效。會計信息化突破傳統的會計資源系統,運用更為先進的信息理念,需要會計從業人員掌握更高的操作技能,對會計專業知識具有一定的掌握,它以一種全新的視野和概念,實現信息的集中,促進企業的全面信息化,對現代企業的發展具有重要意義。
關鍵詞:會計電算化會計信息質量
上個世紀八十年代以來,我國相關科研機構已經著手進行了會計電算化的研究工作,并將其研究使成果應用于各個行業的會計領域。會計電算化指的是通過使用計算機技術來取代傳統的算賬、手工記賬等工序,并實現了對會計資料進行電子化分析和利用的現代化記賬手段。隨著我國經濟的快速發展,傳統的手工會計工作已經不能適應時展的要求,必須通過計算機技術來對會計信息進行更準確、更快速的處理,所以,會計逐步實現電算化是市場經濟發展的必然趨勢。
一、會計電算化背景下的會計信息質量問題
(一)會計信息的保密性和安全性差
在IT技術日新月異的今天,安全性問題直接關系到會計電算化發展的生死存亡。然而,會計電算化必須要建立在計算機網絡安全技術的基礎之上,隨著計算機對各行各業的不斷滲透,通過計算機技術進行舞弊、貪污和詐騙等現象隨處可見。因此,在當今網絡環境下,大量的會計信息容易存在被篡改或者泄露機密等安全問題,很難確保其完整性與真實性。同時,由于數據庫技術的高度集中,使得某些人可以通過網絡來瀏覽全部會計數據文件,不利于公司的安全與發展危。此外,作為一個企業的秘密――會計信息,在很大程度上關系著企業的生存與發展,目前許多會計軟件都沒有真正研究數據的保密問題,從而使得安全性低成為企業會計電算化發展的制約因素。
(二)會計電算化下會計信息失真問題嚴重
調查顯示,在傳統的手工會計系統中,由于原始憑證是以紙張為載體的,因此某些不法分子在偽造或修改數據時往往都會留下痕跡。但是,在會計電算化背景下,會計資料一般都是通過電子計算機按規定的程序生成,該方法是通過數字形式存儲在磁性介質上,從而使得其極易被篡改或偽造而不留任何痕跡,很大程度上給內部會計控制帶來了不少的難題。雖然,許多可靠的會計軟件能夠為生成真實、完整的會計資料提供保障,但由于設備、技術以及操作人員的水平等方面的因素,使得所生成的會計資料難以滿足要求,并且容易導致會計資料失真。
(三)會計信息的完整性得不到保障
一般情況下,對于會計電算化的研究工作并沒有從企業管理信息化的層面上進行。從而使得許多會計軟件往往存在著重報賬,輕管理的現象,沒有形成一個完善的管理體制。例如,一些財務軟件的銷售核算或者利潤核算等的功能較強,但是對于銷售量預測、資金供求預測等方面的財務指標卻發揮不出應有的功能,即功能也不全。此外,通常是財務數據在內外子系統之間不能實現資源共享,信息交流不暢通,這樣不僅影響到了財務管理功能的正常發揮,還滿足不了企業對現代化管理技術的要求,從而使得會計各種信息數據未能形成一個有機的整體,出現各個核算模塊是彼此孤立的“孤島”現象。
二、提高會計電算化背景下會計信息質量的措施
(一)加強網絡安全方面的控制
在進行會計工作中,為了提高網絡會計信息的安全防范能力,這就要求我們采取相應的措施建立系統管理多重控制制度、預算管理流程控制制度或者業務申請處理流程控制制度等。同時,還必須采用網絡防毒技術、防火墻技術以及信息加密存儲通訊技術等手段,來確保會計信息數據的安全。此外,在登錄系統時設置一些諸如用戶口令和指紋辨認等檢測手段,或者直接考慮通過硬件加密和軟件加密技術等通過相應的機器保密措施來專門保護和管理會計信息數據。尤其是重要的計算機系統,還必須加設電磁屏蔽,從而有效地防止電磁輻射和干擾。
(二)建立好內部控制制度,確保會計信息的安全性、真實性和保密性
有數據表明,以往許多企業會計信息的質量得不到保障,很大程度上是由于其內部沒有建立起一個完善的內部控制制度,從而使會計數據的安全性、真實性和保密性大打折扣。本文主要從以下幾方面來論述如何確保會計信息的質量:
(1)不斷建立與完善一套對病毒等入侵的安全防范體系;
(2)實行用戶權限分級授權管理,分工明確,責任到人;
(3)強化審計線索制,積極開展會計電算化系統的事前審計、事中審計和事后審計工作,并要根據會計電算化系統審計的不同情況綜合采用多種科學的審計方法;
(4)實行對會計信息資料的備份工作,尤其是對重要的會計信息數據更要實行多級備份。
(三)提高從業人員的職業道德,培養適應現代會計工作要求的專業型人才
一個完善的會計信息系統的運行,其背后必須要有一大批具有創新思維、專業知識扎實的技術型人才。企業應培養一批高級的會計專業人才,通過他們的熟練應用會計電算化進而推動企業電算化事業的發展。各單位也要定期地對其會計人員進行相應的培訓,使之掌握計算機先進技術,從而為本公司創建高效、完善的會計信息系統創造條件。
結束語
綜上所述,在市場經濟的發展大潮中,企業應充分認識在會計電算化環境下,如何趨利避害,并且有效地提高會計信息質量,確保會計信息的的安全性、保密性和完整性,從而為企業能夠最大限度地實現經濟效益和社會效益提供保障。
參考文獻:
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i.隨著電子計算機在社會各個領域的廣泛應用,人類的生活在向更高效、更優質的方向邁進。電子計算機在會計方面的應用即會計電算化也逐步顯示出其優于手工會計的特點,從而得到了眾多會計工作者的青睬,并廣泛應用于會計工作的各個環節??偟膩碚f,會計電算化在我國已基本普及,但由于各地區,各企業的實際情況有較大差異,導致了我國會計電算化發展的不平衡,通常是經濟越發達的地區,效益越好的企業,會計電算化程度越高,計算機對會計工作的幫助越大。
2.近些年來,隨著會計電算化的發展,會計工作對會計人員提出了更高的要求。實行會計電算化的企業需要既懂會計知識,又精通軟件開發的復合型人才。經過社會上各種層次專業教育和會計知識培訓,會計人才已不在緊缺之列。但企業還要求會計人員不僅要對從網絡上得到的會計信息進行“過濾”,確保會計信息的真實可靠,而且要注意對本企業財務機密保密,防止網絡黑客和競爭對手非法獲取本企業的會計信息資源。目前,我國會計人員達2000萬之多,但會計人員知識結構,業務水平總體來說還不高,復合型會計人才仍供不應求。
3.在我國,會計電算化應用、推廣、發展迅速,從單項業務處理到建立較為完整的會計信息系統,從“各自為戰”的單機操作到會計軟件網絡化的實施,取得了較為顯著的成績,但隨網絡系統更進一步的發展,會計電算化在安全方面出現了巫待解決的問題:如計算機病毒和網絡黑客等。病毒具有隱蔽性高,傳播范圍廣,破壞力大等特點;黑客是未經授權侵人網絡的用戶和程序,它的危害一般有:破壞用戶個人信息,解開密碼,轟炸即時消息等。這些都對會計信息的安全性構成巨大威脅,會計電算化繼續發展的首要問題是如何加強其安全機制。
4.會計軟件是會計電算化發展的重要前提,軟件的發展和使用決定著企業、公司的會計工作能否繼續和深人。
二、會計電算化的發展趨勢
1.會計電算化由單項處理向較完整的會計信息系統發展。我國的許多會計電算化核算系統是單項的處理系統。隨新經濟時代的到來,計算機的應用日益廣泛、信息處理要求的不斷提高,需要把單項處理系統有機地聯系起來,組成一個既相互聯系又相互獨立的大系統,實現信息資源的傳遞和共享,以形成一個完整的會計信息系統。
2.會計電算化系統向網絡化、智能型發展。我國大部分企業在會計電算化應用的初始階段是采用單機處理的,隨電算化水平的提高,特別是較為完整的會計信息系統的建立,單機己不能滿足信息處理和使用的要求,越來越多的企業采用計算機網絡,網上的各臺計算機可以單獨進行數據處理,又可以傳遞、共享信息。
伴隨著計算機人工智能技術的發展,一種新型的智能會計專家決策系統應運而生,該系統是將決策型模型的管理論和專家數據庫相結合而產生的智能化統一管理,它既可以滿足傳統會計決策的需要,又可以向決策者提供意見和建議。從而避免了企業決策的非理性化和純數字化。會計電算化系統逐步向網絡化、智能型發展是會計電算化發展的必然趨勢。
關鍵詞:電算化;會計信息系統;內部控制
內部控制是企業在會計工作中為維護會計數據的真實性、業務經營的有效性和資產的安全完整而制定的各項規章制度、管理方法等的總稱。會計電算化的內部控制是內部控制的特殊形式,也是內部控制深層次的發展。進入20世紀90年代以來,伴隨著計算機技術的高速發展,會計電算化由簡單的數值計算發展到全面的數值核算,進一步發展到具有人工智能的會計信息管理系統階段,會計電算化給企業帶來效益的同時,也給企業的內部控制帶來了一系列的問題和隱患,如果不及時解決,將嚴重阻礙會計電算化向更深層次的發展。
一、電算化會計處理系統對企業內部控制的影響
(一)由于會計信息處理方式的改變,內部控制的形式發生變化
在手工會計系統中,對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章,但在電算化會計信息系統的中,業務人員可以利用特殊的授權文件或口令獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理,由此易引起失控而造成損失。在電算化會計環境下,授權控制是最主要的組織原則,內部控制的形式也由手工條件下的制度控制變為制度控制與程序軟件控制。內部控制的程序化使得內部控制具有不定期的依賴性并增加了差錯反復發生的可能,這就意味著在新的會計工作環境下,加強財務軟件的系統權限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網絡系統權限控制等工作成為內部控制的又一項重要工作。
(二)由于經濟業務記錄方法的改變,內部控制的對象發生變化
在傳統的手工會計系統中,企業會計內部控制的對象就是處理會計業務的財務人員,內部控制的重點就在人員之間的相互牽制上,通過財務人員任用和分工以及嚴格的財務管理制度,就可以實現良好的企業會計內部控制的目的。實行會計電算化后,原來的核算工作有相當一部分由計算機自動完成,會計工作的完成涉及到人與電算化軟件兩個因素,而且電算化軟件還是主要的影響因素,這使得內部控制的重點由對人的控制轉變為對人和機器的控制,如原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制等,由此可見,在會計電算化的條件下,企業內部控制的對象已由對人的控制為主轉變為對人的控制和對機的控制為主。
(三)數據記錄方式和保存介質的變化使得會計檔案的形式發生了變化,從而帶動了內部控制的變化
手工會計方式下,數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現記錄錯誤的可能性較大,而且同一數據可能被重復多次記錄,同時保記錄數據的介質的“紙”也需要很大的空間,還需要進行防火、防水、防潮、防盜等工作。而在電算化會計系統中,會計和財務業務處理方法和處理程序發生了很大變化,原來書面形式的各種會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上,節約了數據的保存空間,也使數據的存取更加方便,同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。
(四)會計電算化系統內部控制范圍發生變化,加大了控制舞弊、犯罪的難度
首先,傳統的內部控制主要針對交易處理,而在電算化系統下,由于系統建立和運行的復雜性,不僅使內部控制的范圍相應擴大,而且還增加了許多傳統手工系統所沒有的控制如系統權限控制、計算機操作管理、系統管理員和系統維護工作等;其次,隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等活動有所增加并且由于儲存在磁性媒介上的數據容易被篡改,有的甚至不留痕跡,這給察覺和防范舞弊行為造成了一定的困難。
二、會計電算化系統下內部控制面臨的問題
(一)系統的設計和使用不當
首先,目前在我國許多電算化會計系統是用戶單位的財務人員和協作單位的計算機人員合作開發的,這就存在著開發和使用脫節的問題,使得設計出來的系統存在許多問題,不能反映企業的實際情況;其次,隨著電算化水平的提高和系統功能的強大,對計算機知識水平和操作能力的要求越來越高,在崗的財務人員雖然經過一系列計算機和電算化的培訓,但與實際操作水平還有一定差距,這在一定程度也限制了ERP的推廣與應用。
(二)會計電算化系統下差錯的重復性和連續性
傳統手工會計系統下,由于會計處理環節相對分散,各個環節由不同人員登錄,一個環節數據出現錯誤,在下一個環節還可以發現更正。而在電算化會計系統的環境下,由于數據處理的程序化和集中化,只要一次輸入原始數據,系統就會自動進行多項處理。因此,一旦原始數據出現錯誤,將引發日記賬、明細賬及總賬等出現一系列錯誤,從一個環節蔓延到其他環節,使得錯誤的嚴重性加大。
(三)會計信息系統使得內部稽核和審計的難度加大
如果要對公司的信息系統進行審核,則必須考慮以下事項:
1、是否使公司機密內部資料暴露和泄密,傷害公司的競爭能力,使公司蒙受不必要的損失。
2、對會計系統進行審核,審核人員不僅要精通會計知識,還需要對所要審核會計信息系統比較了解和具備處理復雜電腦數據的能力,為此進行的培訓大幅增加了審核所需的時間和成本。
(四)會計信息系統的安全性風險
安全性風險主要有以下幾種情況:
1、系統密碼被非法竊取和盜用,會計人員甚至有的外部人員未經授權瀏覽、修改甚至破壞會計資料,舞弊的手段更加隱蔽。
2、由于計算機硬件系統存在物理性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因將導致會計數據的丟失,導致數據處理的不準確。
3、存儲數據的磁盤、磁帶等,經過修改、擦除和拷貝均不留痕跡,同時這些磁性物質容易損壞,導致會計信息的丟失。
4、各種各樣的病毒也對安全系統造成威脅,甚至導致計算機系統的癱瘓。
5、網絡財務給會計信息系統帶來的新問題。
近年來,隨著計算機技術和網絡通訊技術的迅速發展以及網絡會計信息系統的日趨普及、網絡的廣泛應用很大程度上彌補了單機電算化系統的不足,同時也帶來了一些新的問題:
1、網絡是個開放的環境,網絡環境下會計系統就很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。
2、網絡環境下,作為動態資產的無形資產的轉移無須借助外部的力量就可以發生,這使得無形資產的轉移很難控制。
3、網上商務的發展將加強企業對網上公證機構的依賴,但是技術和法規的不完善又給企業的內部控制造成了困難。
三、電算化會計系統內部控制的發展和完善
在建立社會主義經濟體制和深化現代企業改革過程中,遵守會計準則,從本單位會計工作的實際出發,建立健全和完善企業電算化會計內部控制制度。
(一)深入研究制定科學、全面的內部控制制度體系,并隨著環境的變化及時更新內部控制制度。現在財務軟件正逐步由“核算型”向“管理型”發展,會計電算化針對的不僅是會計核算,正逐步成為管理信息化、企業資源計劃的一部分。內部控制針對的也不僅是會計循環,還包括企業經營的各個環節。所以,財務部門應該對企業的會計核算體系與經營的各個環節進行深入的調查研究,制定適合本單位實際情況的內部控制制度。同時,面對經濟生活中出現的新問題不斷調整企業的內部控制制度,使內部控制制度能充分、有效地發揮作用。
(二)加強人才培訓及人才培養。內部控制是由人來執行并受人的因素影響,加強人才培訓和人才培養是內部控制建設中的重要內容。具體包括:1、加強對會計人員誠實守信的教育;2、加強會計人員后續教育,定期組織會計人員學習會計電算化知識,吸納高校會計電算化畢業新生等各種方式,建立一支具有高素質的電算化會計人才隊伍;3、采用一定的激勵手段,提高員工的積極性和創造性,以推進內部控制制度的有效實施。
(三)作好管理基礎工作,尤其是會計基礎工作,保證會計數據的準確、完整。電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據,因此,會計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。
(四)加強操作的安全控制,保證信息的準確和安全性。為保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,避免由于外部因素導致的系統運行的不安全因素,應指定相應的上機守則與操作規程。主要包括:各種錄入的數據需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;數據錄入員有疑問時要及時核對,不能擅自修改;禁止非操作人員操作電腦;不得向他人提供任何資料和數據;發生輸入內容錯誤需按系統提供的功能加以改正。只有完備詳細的制度才能減少錯誤的發生,從源頭上保證會計信息的真實性和可靠性。
(五)加強電算化環境下的內部審計,將安全性風險降到最低。會計核算的電算化沒有改變審計存在的基礎,也沒有改變會計的實質內容。在會計電算化環境下,舞弊得逞的原因主要是會計電算化系統缺乏應有的安全防范措施,控制措施執行的力度不夠。因此,會計電算化下的內部審計不僅需要審查會計電算化系統輸出的信息是否可靠,而且還要審查會計電算化系統的內部控制是否健全有效,以及會計系統本身的安全性。通過電算化的內部審計,可以發現各種控制手段的弊端,找出進一步改進的措施。在系統運行的各個環節,都應有內審人員參與,定期檢查和測試電算化會計系統的工作情況,參與指定和監督執行相關管理制度,建議修改或選折會計軟件。
(六)數據和程序控制。數據和程序控制主要是指對數據、程序的安全控制。數據的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性,而程序的安全與否直接影響到系統的正常運行。數據控制的目標就是要做到在任何情況下數據不丟失、不泄露、不被非法侵入。重要的數據要定期備份存檔,磁介質備份至少要準備兩份,分別存放在不同的地方,以便于發生故障時及時恢復。程序的安全控制是要保證程序不被修改、損壞、不被病毒感染等。非系統人員不得接觸程序的技術資料、源程序和加密文件,從而減少程序被修改的可能性。程序的安全控制還必須指定具體的防毒措施,對來歷不明的介質在使用前進行病毒檢測,對系統定期查毒、殺毒。
(七)網絡的安全控制。隨著網絡技術的發展及其對會計電算化的影響,安全問題愈加顯得重要。企業應加強網絡安全的控制,在技術上對整個財務網絡系統的各個層次都要采取安全防范措施和規則,建立綜合的多層次的安全體系。網絡安全性指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面,可采用一些安全技術,主要包括數據加密技術、訪問控制技術、數字簽名技術等,以保證會計信息在傳播過程中不被偷看、篡改和復制,基本解決財務信息在互聯網傳輸的安全問題。
隨著計算機及網絡技術的迅速發展,會計電算化已被越來越多的企業所采用。會計手段發生變化的同時,內部控制也發生深刻的變化。在會計電算化環境下,信息技術的應用增加了企業內部控制的風險,同時也能提高企業的內部控制效率,增強內部控制的效果。企業應遵守會計原則的基礎上,充分利用信息技術,使內部控制不斷完善和優化,提高企業的經濟效益。
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