招標檔案管理制度精選(九篇)
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第1篇：招標檔案管理制度范文
1健全制度,落實責任制
健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執行《中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。
在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執行情況監督檢查,協調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等。總之,只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統,做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,資料完整化
在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。
在資料收集分類方面,根據項目執行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。
3分類整理,歸存精細化
項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件資料
從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。
3•2排序分類整理
排序原則是:遵循文件的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,按照文件材料性質區分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。
3•3文件質量要求
原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。
3•4頁碼編寫
按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。
3•5編寫目錄擬寫標題
按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。
4檔案管理工作的幾點體會
4•1領導重視,建立健全檔案管理體系
俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環節不出漏洞,檔案工作抓出成效。
4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”
在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環節收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。
4•3制定收集檔案資料的保證措施
在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。
第2篇：招標檔案管理制度范文
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.08.096
醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要參考價值。當前，如何準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，最大限度地發揮檔案的作用，對促進醫療事業的發展具有重要作用，筆者結合多年檔案管理實踐，探討一下加強醫院檔案管理的幾條途徑。
1加強全員的檔案管理意識
加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部檔案工作認識，才能使檔案工作順利開展。
2健全醫院檔案管理制度
醫院檔案管理制度內容十分廣泛，如檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。
3拓展醫院檔案歸檔范圍
醫院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。
4重視檔案資源的開發利用
檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，一方面，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設；另一方面，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
5加強病案的規范化建設
檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理抓落實。實行監督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰， 要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量低下，很可能由此引起醫患糾紛。
6積極制定相應的考核制度
檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。筆者所在醫院將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規范化。
7實現醫院檔案管理現代化
充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍。加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育，可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
8實現檔案管理設施的標準化
地區醫院積極實現基礎設施標準化，辦公設備自動化，保管設施配套化，建立了人事檔案專用庫房，做到檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，配備計算機，打孔切紙機和打印復印、擋描一體機及照相機等器材設備，并在檔案庫房添置空調、滅菌機、去濕機及滅火器等設備，嚴格執行防火，防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等六防措施，確保了檔案保管的安全，為檔案保存提供了更為舒適的環境。
9提升檔案管理人員的專業化
第3篇：招標檔案管理制度范文
醫院的本質工作是進行醫療工作，存在目的是不斷提高醫療工作者的醫療水平和技術，改善醫院工作環境，全心全意為每一個患者服務。所以，很多醫院并不是非常重視檔案管理工作，檔案管理在很多醫院也被束之高閣、棄之不顧。筆者從以下幾個方面探討醫院管理、建設工作中檔案管理工作的缺陷和弊端
（一）缺乏健全的檔案管理機構，檔案管理權責分工不明確
每一個醫院都設有行政辦公室，檔案管理工作一般由行政辦公室下設的綜合檔案室負責。醫院行業有特殊的文件歸檔要求，加之我國醫院發展有其獨特的特點，使得醫院的綜合辦公室負責管理的檔案局限在音像檔案、紙質檔案、文物檔案幾個類別中，注入會計檔案、工程建設檔案、科研研究檔案、病理切片檔案、醫療記錄檔案分別由財務部、建設部、科研部、各個醫療部門關咯，導致檔案管理分散，醫院內部形成多個部門進行檔案管理的局面。
（二）沒有明確的檔案管理制度，缺少有效的監督考核
醫院的管理和建設通常集中在健全運行管理制度，明確各個部門、各個級別人員的職責上，嚴格按照衛生部的要求改善醫院的管理工作，但是對檔案管理制度的建設和職責明確則關注的較少，在日常的管理和建設中也沒有進行嚴格的考核和及時的監督。醫院的管理者和領導者在績效考核時也不重視檔案管理工作的實施效果，檔案管理工作邊緣化現象嚴重。檔案管理只是滿足于一般的工作需要，只是在有查閱需求時看上幾眼，之后又束之高閣。
（三）檔案管理工作者素質良莠不齊
從醫院檔案管理工作者的實際調查中不難發現，我國的檔案管理工作者專業素質有高有低、理論知識能力有強有弱、受教育程度參差不齊，這與時展對檔案管理工作的要求以及檔案管理工作的能力要求相去甚遠。從事檔案管理工作的人員大多半路出家，專業的檔案管理人才較少，有一些檔案專業人員的知識結構陳舊、知識面狹小、受教育程度偏低，缺乏科學的管理理念，不具備豐富的外語知識，總而言之，高素質和高層次的檔案管理人員嚴重匱乏。這必然導致檔案管理工作者的工作難以滿足時展要求，缺乏與時俱進的品質。伴隨著信息技術發展和經濟社會不斷進步，檔案管理工作只會規模越來越大，內容越來越繁雜、數量越來愈多、方法和手段越來越多樣化，對檔案管理人員的素質要求也會越來越高。從醫院的人力資源規劃和培養的計劃中，筆者發現絕大多數醫院將在職培訓和繼續教育的重點放在了醫療工作者的身上，而對如何提高檔案管理工作者的技能和素質沒有概念也沒有計劃，許多醫院的檔案管理理念依然停留在傳統工作經驗上，工作思路和管理實踐完全不符合時代要求，導致醫院檔案管理工作死氣沉沉、沒有活力。
（四）病歷檔案在醫患關系發生本質變化的前提下漸漸受到醫院的重視
首先，當前各個醫院的醫療費用均發生大幅度上漲，普通的人民群眾往往難以承受，一人生病可能耗盡一個家庭的亟需，導致了患者對醫療工作者和醫院的工作體制充滿戒心；其次，醫療工作者和醫院提供的服務不能用常規的、一般的商業企業或者服務業提供的服務標準來衡量，但是當患者認為治療效果不甚滿意或者很不理想時，往往不分青紅皂白的怪罪醫院，提出賠償要求，這種情況下醫院對病案檔案的重視程度超出了歷史上任何一個時期，病案檔案記錄了治療的全過程，這就使病案成為醫患雙方爭論的焦點。病歷質量的好壞直接影響了醫患糾紛的最終評定結果。因此提高病案書寫質量，完善病案管理也就成了醫院迫切需要解決的熱點問題。
（五）醫院檔案管理工作規劃和醫療改革、醫療建設不同步
在醫院的戰略管理工作中，常常對規模擴張、設備更新、醫療技術引進、醫院人員結構調整等工作進行明確、詳細和長遠的規劃，但是卻很少提及對檔案管理工作的改革和檔案設備的升級，這導致大部分醫院存在著檔案管理水平和醫療水平及業務發展不均衡的現象。檔案管理是和醫療管理同等重要的管理工作，如果醫院只重視其中一個而忽視另一個，必然導致醫院管理效率低下，業務提升和技術更新工作難以完善。
（六）醫院整體的檔案管理工作水平低下，現代化管理手段普及率不高
科學技術的進步使得計算機網絡技術進入到各行各業，可以說幾乎每一個行業都離不開計算機的應用，醫院檔案管理工作也不例外，但是醫院的科研管理和醫療管理雖然已經實現計算機化，但是運用計算機及網絡技術錄入病歷檔案等由于受電子簽名有效性等影響，現在還處于爭議的狀態，檔案管理工作基本上還處于資料收集、歸檔和檢索的傳統工作形式，很少運用計算機和網絡技術進行管理工作繁瑣、效率低下、產生的信息少，對于大批量的檔案收集、開發和利用存在很大限制。
二、改進策略
（一）著重學習檔案法律知識，提高醫院管理者和領導者對檔案管理工作的重要性認識，將檔案意識普及到每一位員工檔案管理工作能夠有效開展的重要前提是醫院領導的絕對重視，醫院領導應該講檔案管理工作作為重點工作來抓，并將其視為醫院進步和發展的重要判斷標準。在大力提高醫療工作者醫療水平、擴大醫院規模、更新醫療設備的同時，要宣傳檔案工作的重要性，使得醫院的各級領導干部和每一個職工都對檔案管理工作有明確的認識，將檔案管理工作融入到自己的日常工作中去，為檔案管理工作創造良好的內部環境。為了改善長期以來醫院只重視考核醫療工作績效，忽視對檔案管理工作的考核和監督的現狀，轉變員工和各級管理者對檔案管理工作輕浮、忽視的態度，醫院必須在實際工作中強化檔案意識。另外，各醫院應該投入經費、精力和人力大力發展和改革檔案管理工作。檔案資源是一種潛在的生產力。加強檔案管理，必須正確擺正檔案工作同醫院中心工作的位置，做到服務于臨床醫療這個中心，是擺在管理工作中的首要任務。一方面要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領導，增強檔案意識，提高人們對檔案作的認識。另一方面要千方百計通過各種方式、方法提高檔案工作人員的政治思想素質和道德素質。只有提高各級干部加強檔案管理工作認識，才能使檔案工作順利開展。
（二）醫院應該理清醫療工作和檔案管理工作之間的關系，建立完善的檔案管理制度，擴大檔案管理工作邊界要實現科學、高效的檔案管理工作，就必須建立完善的檔案管理制度，優化檔案管理體系以實現科學化。檔案管理的手段和檔案管理工作的水準在科學技術發展的過程中不斷提升，醫院也要適時地建立與之相適應的的檔案管理體系，成立專門的、獨立的檔案管理科室，提高領導力度，明確職責劃分，統一管理和考核醫院不同部門和不同載體形式的檔案，促進檔案管理工作和醫療業務工作的同步化。與此同時，醫院應該不斷擴展檔案管理工作的邊界。醫院的管理不同一般制造業企業和商業企業的管理，它的管理處在特殊的社會環境之下，面臨著諸多的問題。所以，檔案管理工作也要不斷擴展范圍，實現全面、科學管理。以醫院的經營管理為例，檔案管理工作應該對承包、租賃、基建、合同以及協議等文件資料全面歸檔和記錄。在醫院采購招標的過程中，不能僅僅只歸檔最終的投標方案，還要對招標的程序和方法、規范和協議進行歸檔。不斷擴大的檔案管理范圍要求檔案管理組織不斷完善，管理人員提高專業化程度。
（三）檔案資源對醫院工作具有重要意義，醫院應該重視對其的開發利用工作我們之所以進行檔案管理，是因為檔案管理具有開發價值。醫院應該深度挖掘和開發檔案管理工作，從檔案之中發現其使用價值，從而提高的醫療服務水平，改善醫患之間關系。良好的運用檔案管理工作成果能夠為醫院創造良好的經濟效益，同時能夠帶來優異的社會效應。醫院管理者和每一個員工應該意識到檔案在醫院管理之中的這種作用和地位，并提升檔案管理工作效果。
（四）規范病案檔案的建設工作制度化是目前醫院檔案管理工作必須強化的重點，尤其是比例檔案的制度化和規范化。醫院應該規范醫療工作者的病案書寫，使其認識到病案檔案的嚴肅性，讓其從思想上意識到病案檔案的重要性，通過嚴格的把關和要求不斷養成認真、嚴謹的病歷書寫習慣。醫院應該出臺病案書寫規范制度，培訓醫療工作者，提高書寫規范程度，并由專人檢查和監督其病歷書寫是否規范。在很多醫院中，許多病歷書寫都是上級醫師負責簽名的，這說明醫療工作者缺乏對病歷書寫的重要性認識和嚴肅性認識，醫院應該強化這方面工作。實施和有效的監督是良好的規范方法，定期或者不定期對病歷進行抽查，做到賞罰分明，提升醫療工作者對待病歷的態度和敬業精神，提高執業質量。質量低劣的病歷質量很容易導致醫患糾紛，激化醫患矛盾。
（五）提升檔案管理工作信息化程度檔案管理工作應該嘗試使用影響或者數字資料為載體，從本質上講，檔案工作是一種基礎的信息管理工作，隨著網絡的發展，檔案工作也隨之進入信息化、網絡化時代，醫院檔案也伴隨著高科技的應用豐富了內涵。醫院檔案的類別在增加，一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，需保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發展和計算機的普及也為我們提供了更為便捷、系統的管理手段。
第4篇：招標檔案管理制度范文
[關鍵詞]招投標業務，電子化檔案，檔案管理
中圖分類號：F284 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0332-01
一、招投標業務電子檔案管理當中存在的問題分析
傳統的招投標業務檔案管理以紙質為主，無論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當數量的檔案管理環境完全達不到要求，導致檔案霉變、蟲蛀甚至是丟失。目前，招投標檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。第一，管理水平相對而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號的編排不規范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標大量進行，尤其是招標機構內更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴重的工作負擔，長達十幾年的保存期更是給相當數量的機構帶來極大的管理負擔。第三，完整性上達不到要求，歸檔的檔案本應完整記錄整個項目在招投標活動當中的記錄，但是實際當中是很難做到完整的，尤其是在傳統的模式下時，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫的。
二、招投標業務電子檔案管理的必要性分析
傳統檔案工作當中以紙質文件為主要對象，在文件形成之后進行必要的立卷和歸檔，已經形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現代科學技術以及電子信息技術的飛速發展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應和應用的一種新模式。在電子檔案當中，除了傳統紙質文件的保存以外，還會有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內，但是發展到目前為止，總體上仍然套用的傳統檔案管理模式。
電子檔案是由招投標業務階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業務工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續的監督檢查當中不可獲取的資料，通過對檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當時招投標的真實過程。電子檔案依靠于計算機和網絡技術，有很多優勢，如能實現遠距離的傳輸和海量儲存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統檔案管理模式完全無法實現的。l展到目前為止，全國范圍內都在進行電子招投標的推廣和使用，電子化檔案管理的實現也將開始成為體現招投標電子化水平的重要標志。
三、招投標業務電子檔案的管理措施分析
1.規范保存年限
在招投標活動中，會涉及到較多方面的單位和人員，如招標單位、投標單位、招標單位、行業主管部門或者是政府服務部門以及監督機構等，招投標業務首先就是會形成較多的檔案類文件，其次就是針對于同一內容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實際管理工作當中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來的。加之資料保存期方面的規定，更使招標單位或者是交易服務單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來，針對于此，在進行檔案管理時要嚴格按照歸檔范圍和保存年限來進行控制與保存管理。
2.電子檔案的管理要點
電子化的管理方式對于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲存量大，二是查詢快速簡便，三是便于規范管理。但是在管理過程當中需要注意以下幾點。第一，考慮到電子招投標業務當中的流程都是在網上進行，包括業務審批和備案、網上投標報名和網絡投標、評委的抽取與開評中標等，在對電子檔案進行管理時，有必要選擇上述一些關鍵的節點來進行資料的整理與收集，同時保證資料文件的真實可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲存于保護。電子檔案的優勢較多，但也并不是完全沒有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發展到目前為止，電子信息的保護措施已涉及到較多方面，如防火墻、數字印章、數據加密或者是存取權限的控制等，但是要保護電子信息不受損害仍然是一個任重道遠的過程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質的壽命問題，需要對檔案保存期未滿而介質保存期將至的電子文件進行必要的復制和備份。
3.電子檔案的文件識別問題
科學技術和網絡技術的飛速發展使得無論是電腦軟件還是電腦硬件技術都不斷的提升和創新，而作為歷史見證的電子檔案很重要的一點就是要隨時能夠被調閱和識別，這一點對于招投標業務的電子檔案而言是非常關鍵的，也可以認為就是招投標電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識別問題主要體現在兩個方面，一方面是應用軟件更新，導致低版本的文件無法兼容和被識別，另一方面是硬件和新的計算機配置不兼容，無法讀取儲存高達十年以上的軟盤文件。
四、結語
電子化的招投標是必然的趨勢，電子化檔案管理也是電子化招投標不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學領域內需要拓展研究的部分。針對于此，建立完善的電子檔案管理制度，對電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對于電子招投標業務的發展水平同樣有著促進作用。
參考文獻
[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設工程招投標電子檔案的科學管理[J].寧夏黨校學報，2009（3）：125-126.
第5篇：招標檔案管理制度范文
[關鍵詞]招標；機構項目；檔案管理模式
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0326-01
隨著改革開放形勢的發展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創造公平競爭的市場環境，提高經濟效益，保證服務質量，防止招標投標中的腐敗現象都具有重要意義。
一、招標項目檔案在企業發展中的地位和作用
首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業務工作中形成的文字、D紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業業務活動不可或缺的重要文件材料。我國《招標法》中明確規定，招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。
其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業務文件整體，是企業在經營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。
再次，建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系，充分發揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續發展和企業以后的經營、管理、發展奠定堅實的基礎。
二、企業招標項目檔案管理存在的主要問題
據調查，近年來，在一些招標機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業的發展來看，經營業績和經濟效益是企業的命脈，而檔案工作效果難以立竿見影，不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度，造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二，檔案管理制度有待補充修訂。企業對檔案的管理一般都有制度可循，但這些制度都有待健全與完善，比如鑒定銷毀制度和借閱制度等，這反映出企業的檔案工作缺乏可持續發展和與時俱進的科學意識，從觀念和工作理念上亟待加強。第三，檔案工作程序不規范，管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業務經辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全，造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規范的問題。第四，檔案室或庫房面積受單位辦公環境限制，檔案室內部資料存放零亂，不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。
三、新時期企業招標檔案的管理模式
隨著中國建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。
第一，應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規統領企業招標項目檔案工作，對招標機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據招標業務特性，明確職責，執行招標項目檔案由經辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉變業務部門人員意識中存在的一些誤區，認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是，這種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念，使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規范，這種新的理念將有效地促進招標企業各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理，并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規范活動中可能產生的文件材料的業務內容、種類、載體。這樣始終強調“本企業職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式，也是考量其與立檔部門活動聯系的緊密程度及價值的重要依據，從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二，招標機構檔案工作的具體實施必須是一個系統工程，要求從上到下、從領導到檔案工作人員，都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數量的日益增多，形成環節復雜，需要建立一個完善的檔案工作網絡，從基層開始，每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員，由檔案室進行業務指導和監督檢查，這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規范、案卷質量達標，便于檢索和提供利用，為企業的發展和建設服務。
第三，制度是保證，人才是關鍵，場所是基礎。為使招標檔案管理與業務的增長、企業的發展相適應，企業招標檔案管理應從自身實際出發，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業務部門的溝通與協作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。
綜上所述，企業的檔案工作是自身建設的重要環節，同時更是進行經營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見，以科學發展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業的檔案工作走上規范化、科學化的道路，將企業的建設提高到新的水平。
參考文獻
第6篇：招標檔案管理制度范文
北京國際貿易公司為綜合性國有外貿企業，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發展以及經濟全球化進程的加快，為適應首都經濟建設和發展，北京國際貿易公司轉變主營方式，先后獲取國家部委頒發的國際招標機構甲級資質、政府采購機構甲級資質、中央投資項目招標機構甲級資質和工程招標機構甲級資質，成為北京市國資委系統惟一具有“四甲”資質的招標機構，專業從事各類招標業務和進出口業務。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣，檔案的管理和編研工作更加復雜，使企業檔案工作遇到了前所未有的挑戰。
一、招標項目檔案在企業發展中的地位和作用
首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業業務活動不可或缺的重要文件材料。據統計，2007年-2010年6月，北京國際貿易公司完成的各類招標項目每年增長45%，各類招標業務已占公司總體經營規模的74%。我國《招標法》中明確規定，招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。
其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業務文件整體，是企業在經營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。
第三，建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系，充分發揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續發展和企業以后的經營、管理、發展奠定堅實的基礎。
二、企業招標項目檔案管理存在的主要問題
據調查，近年來，在一些招標機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業的發展來看，經營業績和經濟效益是企業的命脈，而檔案工作效果難以立竿見影，不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度，造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二，檔案管理制度有待補充修訂。企業對檔案的管理一般都有制度可循，但這些制度都有待健全與完善，比如鑒定銷毀制度和借閱制度等，這反映出企業的檔案工作缺乏可持續發展和與時俱進的科學意識，從觀念和工作理念上亟待加強。第三，檔案工作程序不規范，管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業務經辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全，造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規范的問題。第四，檔案室或庫房面積受單位辦公環境限制，檔案室內部資料存放零亂，不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。
三、新時期企業招標檔案的管理模式
隨著北京建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。
首先，應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規統領企業招標項目檔案工作，對招標機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據招標業務特性，明確職責，執行招標項目檔案由經辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉變業務部門人員意識中存在的一些誤區，認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是，這種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念，使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規范，這種新的理念將有效地促進招標企業各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理，并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規范活動中可能產生的文件材料的業務內容、種類、載體。這樣始終強調“本企業職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式，也是考量其與立檔部門活動聯系的緊密程度及價值的重要依據，從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二，招標機構檔案工作的具體實施必須是一個系統工程，要求從上到下、從領導到檔案工作人員，都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數量的日益增多，形成環節復雜，需要建立一個完善的檔案工作網絡，從基層開始，每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員，由檔案室進行業務指導和監督檢查，這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規范、案卷質量達標，便于檢索和提供利用，為企業的發展和建設服務。
第7篇：招標檔案管理制度范文
搬入新辦公樓后積極為各科室安裝網線、電話線，提供質優價廉的辦公家具和電腦，組織全所固定資產的登記、報廢申報工作。對防火、防盜等安全工作做到警鐘常鳴，凡重要節假日都有布置、有值班、有檢查;同時，積極配合鄭州市消協進行每年一次的防火、防盜知識講座，為大家創造了一個安穩、舒適、干凈、整潔的辦公環境。
(二)在完善制度方面：
為提升本所和企業集團的管理水平，完善了各種規章制度，修訂了《安全、消防制度》、《崗位紀律規定》等一系列管理制度，使本所和企業集團步入管理制度化、規范化的現代管理模式。
(三)在科研服務方面：
組織、協調國家部委、省科技廳、省院合作、院專項資金等科研項目的招標、申報、總結等工作;組織院、所優秀科研成果、論文的獎勵工作;規劃和承辦梨試驗站等工作會議和學術交流活動;負責本所種質資源庫管理和知識產權保護的工作，共累計整理、收集多份種質資源。
(四)在檔案整理方面：
為使本所和企業集團各類檔案、文件資料的管理，做到不遺失，查閱方便、迅速。健全了檔案管理制度，嚴格按照上級規定整理文件、資料，收到上級文件后先進行登記，經請示領導批閱后，及時裝訂、存檔，真正做到了手續程序化，累計接受上級文件余份，移交院里檔案余件。
(五)在開發服務方面：
組織、協調科普、扶貧、新農村示范基地建設等示范推廣項目的招標、申報、總結等工作;今年我所共承擔科普項目項，扶貧項目項，新農村示范基地建設項目項;在我所領導的支持和同事們的共同努力下，今年我所被河南省科學技術協會評為河南省農村科普工作先進集體;在我院展覽廳籌建中，組織、上報關于園藝成就的文字、圖片、實物共計份。
(六)在人事醫保方面：
工資和醫保是關系到全所每位職工的切身利益，為了工資和醫保數據的準確性，累計多次到省人事廳和省醫保中心核對數據，完成了全所職工的工資晉升、新參加工作人員的
工資審批和醫保年檢、新增、減少人員等手續，累計辦理退休人，工作調動人;還按照《勞動法》的要求，為企業集團聘用人員辦理了有關社會保險，使其安心在工作崗位上發揮積極作用;組織、協調職稱評定、年度考核等工作，受到了上級部門的肯定。
第8篇：招標檔案管理制度范文
關鍵詞 項目檔案驗收 企業檔案管理 項目實施與管理 積極作用 轉型策略
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，項目檔案驗收水平也在發生著非常大的變化，當然不能落后，不能影響企業的管理建設水平，不能保障企業的權益受到損害。為了實現企業利益的最大化，實現企業管理建設的快速提高，我們需要逐步地實現項目檔案驗收管理的逐步優化，促進檔案管理向一體化發展，同時實現項目實施與管理更進一步發展。不能把項目檔案驗收管理與企業檔案管理、項目實施與管理進行分類來管理，這樣的話，不利于管理水平的合理化處理，也不利于項目檔案驗收過程中，人力資源信息的信手拈來，相對應地，就會在這個環節中，浪費信息資源共享時間。為此，我們需要構建完善的項目檔案驗收管理機構，對檔案進行合理歸檔、安全存放。
二、項目檔案驗收在企業檔案管理的過程中起著非常重要的作用
（一）建立健全企業檔案管理建設，完善管理制度
在項目檔案驗收的過程中，使得企業檔案管理建設在不斷地趨于完善，只有不斷地強化建設，才能符合驗收的標準，從而促使其過關。這也就在客觀上逐漸地建立健全檔案管理建設，完善檔案管理制度法規，約束其向規范化、合理化、一體化、安全化發展。自然就會自覺地制定一整套嚴格的檔案管理制度，讓人們有法可依，時時刻刻約束著檔案管理工作從業人員以及具體的操作人員，這樣才能做到有理有據。畢竟企業檔案管理在企業管理建設中占據著非常重要的地位，為了加快企業管理的發展腳步，我們需要漸漸地加強對項目檔案驗收的力度，促進檔案建設不斷地優化，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。
（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上促進企業檔案管理人員業務水平的逐步提高
開展項目檔案驗收工作，使得企業檔案管理人員與驗收人員之間的接觸頻繁，在他們的驗收過程中就會提出一系列關于檔案業務需要提升的問題，換句話說，也就在潛移默化中影響著企業檔案管理人員業務水平的提高，為他們上了免費的課堂，使之逐步地完善檔案管理知識，增加檔案管理安全防范意識，并且在彼此交流與合作的過程中，更加拓寬知識面，如何防潮防霉、防盜、檔案的安全存儲、分類歸檔、備份等方面更加熟悉，能夠在很大程度上促進企業檔案管理人員業務水平的逐步提高。從而為企業建設和培養一批有能力、有文化、有技術的專業型人才而做出自己的貢獻。并且運用統一、安全、合理的方式把檔案資源進行統一規劃，保存企業的寶貴財富，為以后企業的發展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩步前行。
（三）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化企業檔案管理水平以及保密程度的逐步提高
項目檔案驗收的開展，需要對企業檔案管理的問題進行檢查與驗收，為了達到預期的安全效果，就要求企業檔案管理人員對檔案進行保存的時候，綜合考慮保密安全、防潮防霉、備份處理、防盜系統、高科技信息儲存等各方面的因素，把企業的檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，能夠在很大程度上優化企業檔案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于統一管理條件的優化，進而保障企業的權益不受損害。
三、項目檔案驗收在項目實施與管理的過程中起著非常重要的作用
（一）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化項目實施與管理
項目檔案驗收的開展，使得各單位為了實現檔案驗收工作的目標，加快自身項目實施與管理的步伐，嚴格按照國家規定的程序進行。對項目的實施和管理需要進行招標與監管，不能以各種理由而推脫，不去招標，如此長期發展下去，能夠在很大程度上優化項目實施與管理。否則，一些項目的實施與管理沒有經過嚴格的招標與監管，而是任意妄為，違法操作工程項目，那么就屬于違法行為，可能造成一些無法彌補的損失，那樣的話，就得不償失了。
（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化相關部門建設水平的逐步提高
項目檔案驗收的開展，使得各單位的相關部門加強改革與管理的理念，并且在平時，不斷地催促相關人員進行檔案工作的培訓與學習，了解檔案管理的知識，使得部門管理嚴謹而且規范，有一種無形的力量在鞭笞著他們不斷前行，從而在很大程度上優化相關部門建設水平的逐步提高。
四、鑒于項目檔案驗收的重要性，我們需要不斷地改革與創新
項目檔案驗收在企業檔案管理和項目實施與管理的過程中，起著非常重要的作用，鑒于其重要意義，需要我們不斷地改革與優化項目檔案驗收工作，具體可以闡述為以下幾點：
（一）針對項目檔案驗收檢查結果中不盡如人意的地方，需要對其進行及時地反饋與改革
針對項目檔案驗收檢查結果中不盡如人意的地方，驗收參與人員需要進行仔細地記錄以及匯總，并且把需要改革的地方做出標記，然后將統計出來的資料分析，進行及時地反饋與改革、創新。在反饋與改革的過程中，逐步地優化驗收工作的效果，改進驗收途徑，促使檔案驗收工作的逐步完善。
（二）逐步地優化項目檔案驗收程序，讓各驗收人員分工合作，共同促進驗收工作的順利進行
我們在進行下面檔案驗收工作的時候，需要逐步地優化項目檔案驗收程序，并且讓各驗收人員分工合作，各盡其責，那個人員負責那個驗收工作，具體的記錄、匯總等則另外安排人，這樣分工明確的檔案驗收工作，將大大地提高驗收效果，提高準確程度，從而共同促進驗收工作的順利進行。
五、結語
綜上所述，我們了解到：項目檔案驗收在發展的過程中，不斷地促使企業檔案管理工作的發展與預防措施的不斷改進；也使得項目實施與管理更加趨于規范化、完善化。因此，我們需要對項目檔案驗收進行管理，不斷地優化檔案驗收方法，注重驗收實效，并且對于檔案驗收的成果需要進行及時地匯總、反饋以及改革與創新，在推陳出新的過程中，逐步地完善驗收工作，加強驗收真實性，以此對企業檔案管理進行客觀地保護，為企業的發展提供完整的、準確的材料資源。并且快速地促進項目實施與管理的規范化、完善化、穩定化，使其為各單位的發展而不斷努力。
參考文獻：
[1] 朱海群.七六所國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收機構資質[J].機電兵船檔案，2007（4）.
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[3] 盧東.對固定資產投資項目檔案驗收工作的思考[J].經營管理者，2009（09）.
[4] 梁宇菁，巫慶紅.固定資產投資項目檔案的管理[J].廣船科技，2007（03）.
第9篇：招標檔案管理制度范文
關鍵詞：水利部門；檔案管理；措施
中圖分類號：TV文獻標識碼： A
引言
水利檔案是指水利工程在規劃、勘探、設計、施工、竣工驗收等各個環節中形成的具有保存價值的各種資料。水利檔案在水利工程的技術專利、質量評定、工程驗收、安全防護方面起著不可替代的重要作用，關系到工程竣工后的日常運行維護和管理。水利檔案不僅在工程項目建設中對規范工程建設管理，及時界定工程中存在的問題和責任，同時也對后續的維護與保養提供依據。
1、水利部門檔案管理的基本信息
1.1、水利部門檔案管理的內容
水利部門的檔案管理是整個水利工程的重要組成部分，同時還是水利信息化建設中的中心環節，不僅包括了檔案的有序整理和信息網絡建設，還包括了信息資源的開發和利用。水利部門的檔案管理主要是對工程各期資料的管理，包括工程前期、工程建設設計期、工程施工期、工程建設后期以及文件的建立和設備的資料管理。
1.2、水利部門資料的特點
1.2.1、分散性
水利的資料檔案主要在于資料的收集，但是跟水利工程的總體建設相比，分散性較強，所有的水利投資基本設計和建設完成的過程中都會累積大量的資料和資源。如果不提前整理和收集好資源，容易在過程中造成一些不必要的失誤和引起資料的散失。
1.2.2、可塑性
水利工程的建設是一個長期的過程，所以水利部門的資料也應該跟隨工程的建設不斷修改和完善，隨時關注工程的進度和變化，將初期資料和后期修改資料同時收藏整理，便于工程竣工后的分析。
1.2.3、周期性
重大的水利工程建設歷時較長，周期性也相對比較長，特別是在進行水文勘測資料的收集整理中，需要及時更改資料，做好查缺補漏工作，全面細致的收檔。
2、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案管理的主要功能時真實的反映水利工程建設以及工程管理的全過程，真實、完整的水利工程檔案不僅可以全面、系統的反映水利工程在運行管理過程中每一個細節的真實情況，同時在水利工程竣工后的工程質量評定、維護以及管理工作中也起著重要作用，因此水利工程檔案管理水平直接體現著水利單位的綜合管理水平。在水利工程建設的整個過程中會有不同的階段，每一個階段會有很多細小的分支，不同專業技術人員會形成不同種類的檔案信息，只有確保檔案的形成環節以及檔案形成后的管理環節都沒有出現偏差，才可以確保整個施工環節的質量以及安全。同時，健全、完善的水利工程檔案資料方便相關工作人員及時掌握工程的動態，及時的做好維護及改造工作，從而確保整個水利工程的安全運行。
3、水利部門檔案整理現存的問題
3.1、管理意識淡薄，影響檔案完整
政府職能的轉變，行政審批制度的簡化，水利工程建設管理體制的變革，項目法人負責制、招標投標制、建設監理制度、竣工驗收備案制和質量終身制等制度的逐步完善，均促使水利工程檔案的管理內容、形式、規定、制度及各種檔案載體發生了相應的變化。但水利工程檔案管理手段落后的情況沒有根本改變。個別單位負責人及檔案管理者，對水利工程檔案管理的重要性認識不足，重視程度不夠，沒有把檔案工作滲透到水利工程建設的全過程，缺乏相應的管理制度來規范日常的水利工程檔案管理行為，致使水利工程檔案的收集、整理不及時，甚至延誤，影響了檔案收集整理、歸檔的時效性和完整性。
3.2、管理機構不全，檔案殘缺丟失
水利工程檔案管理是一項專業性很強的工作。一些單位沒有設置獨立的檔案管理部門，只是把檔案管理工作納入綜合部門的管理職能；雖然制定了相關的規章制度，但大多是流于形式，形同虛設，沒有形成有效的監督管理機制，缺乏對水利工程施工單位檔案管理的業務指導，造成水利工程建設部門和綜合管理部門各自為政，工作中存在著很大的隨意性，出現由于工程技術人員的流動，檔案也隨之流失的情況，導致檔案資料殘缺不全，給檔案的收集、整理和歸檔帶來困難，嚴重影響了日后水利工程的正常維護與管理。
3.3、管理人員管理水平低下
水利工程的檔案管理工作在較強政策性下具有很高的專業技術性。水利工程檔案管理的一系列性質對管理人員的工作水平提出了較高的要求。水利工程檔案管理人員的基本上崗要求就是其應該具有工程檔案管理的資質。在擁有基礎條件下，還必須具有水利工程工作經驗或者具有一定程度上的水利工程知識，只有檔案管理人員具有這些資質才能夠高質、高效的做好檔案管理工作。就目前情況來看，大部分水利工程的檔案管理人員都不具備較高的管理水平，只是單純的將檔案進看管，沒有切實做到將檔案進行分類管理。更有甚至，有一部分管理人員不單單不具備相應的管理水平，更加沒有按照管理制度對檔案進行管理。忽略了大難管理的標準化、制度化、規范化。在社會經濟不斷進步，管理水平不斷提高的前提下，水利工程的檔案管理人員遠遠不能適應水利工程建設對檔案管理的客觀要求。
3.4、收集方法單一，管理方式被動
一些單位不能根據不同水利工程特點，采取不同的檔案資料收集管理辦法。一方面，一些單位負責人和檔案管理者平時只注重抓工程質量、進度和安全等工作，而忽略了檔案管理工作的前期投入和管理，往往在工程建設后期，才突擊收集整理資料；另一方面，個別檔案管理者缺乏檔案管理經驗，只是機械和被動地從工程技術人員手中接收資料，往往是有多少接多少，致使工程原始資料收集不全。最后，不得不用復印件充數，從而造成工程檔案收集的遺漏和不完整。
4、水利部門檔案管理加強的對策
4.1、提高對基層水利檔案的認識
水利檔案管理機構應深入基層水利部門，搞好檔案法規的宣傳，提高基層水利工作者的認識。要靈活運用各種方式，如配發宣傳手冊、現場講解宣傳，提高一線檔案管理人員的業務水平；主管部門應督促下屬單位健全檔案管理制度，進行合理的工作分工，明確各自職責，形成行之有效的監管監督體制。
4.2、建立專門的水利工程管理機構
單位管理者應指派專人來負責水利工程的檔案管理工作，努力實現“統一領導”、“協調配合”、“專人負責”的管理模式，如果是尚未具備設置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業的工程檔案管理人員進行管理；若完全有實力創建一個專門獨立的水利工程檔案管理部門的單位，應全部按照專業的專職檔案管理人員。同時應注意與施工部門人員做好協調工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設的全過程中。
4.3、提高管理人員的專業素質
水利檔案管理人員不僅要具備檔案專業管理知識，還應具備一定的水利工程專業知識，只有這樣，才能更細致、更合理、更符合工程特點地制定相應的水利工程檔案管理體系，有的放矢地要求水利工程專業技術人員及時歸檔，更好地做好水利檔案管理工作。為此，要加強水利工程檔案管理人員的業務培訓，提高他們的檔案管理水平，打造一支優秀的水利工程建設項目檔案工作隊伍，使水利檔案實現標準化、規范化的管理有一個切實可行的保障。
4.4、改變管理方式，豐富收集手段
根據不同水利工程特點，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應水利工程檔案管理的要求。對建設周期較長的大型水利工程檔案收集，應與施工現場資料員及其他施工部門保持聯系，及時溝通，隨時掌握水利工程進展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續性。對建設周期較短的小型水利工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現場了解施工進度，及時掌握施工信息，指導和督促施工現場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。
4.5、加強樞紐工程檔案規范化管理
作為水利樞紐工程建設單位,為實現檔案管理規范化,根據國家《檔案法》、水利部的《科學技術檔案管理暫行規定》等有關法律法規,制定樞紐工程《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位責任制》等管理規定,并嚴格按照執行,使水利樞紐工程檔案從產生到形成的那一刻起就對它的真實性、完整性、準確性負責。樞紐工程建立了檔案統計臺帳,做到了帳實相符,做到查閱、借閱有登記,利用效果有記載,使檔案業務管理工作井然有序。
結束語
水利檔案管理作為做好水利工作的重要內容，對提高基層水利管理效益，確保水利工作安全、有效運行具有重要作用。因此，在實際工作中，必須根據檔案裝訂、整理等工作進程以及存在問題，從各方面完善水利管理檔案管理工作，提高生活與社會效益。
參考文獻
[1]魯菊秀.如何加強水利部門的檔案管理[J].甘肅農業,2014,04:62-63.
