檔案整理服務要求精選(九篇)
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第1篇：檔案整理服務要求范文
今年是“*”規劃的開局之年，如何開好局、起好步，使我市檔案工作在新的起點上再上新臺階，為肇慶政治、經濟、文化等各項事業的跨越發展更好的服務，確實需要再動員、再部署。所以，今天召開這個會議很重要、也是很必要的。剛才，*同志對“*”時期我市檔案工作做了簡要回顧，對去年的工作做了總結，對今年的工作進行了部署，我完全同意，希望各級各部門認真抓好各項工作的落實。剛才，還表彰了檔案工作先進單位，在此，我代表市委、市政府對獲得檔案工作先進稱號的單位表示熱烈祝賀，對過去付出辛勤勞動的廣大檔案工作者表示衷心的感謝和誠摯的問候！下面，我講四點意見。
一、各級領導要努力提高對新時期檔案工作的認識。
提起檔案，一些人就會想到文書檔案、人事檔案。其實，這是極其狹義的、陳舊的理解。檔案是人類活動方方面面的記憶和寶貴財富，不但有文書、人事檔案，還有各行各業的檔案，如企業有基建、設備、產品、科研、會計等檔案；公安機關有戶籍、刑偵等檔案；紀委有案件檔案；學校有學籍、教研檔案；勞動保障也有各種專業檔案……。由此，我們要充分把握檔案及其工作的兩大功能，來服務現實工作、服務社會。一是基礎管理功能。也就是說每個單位必須將本單位的各種檔案材料收集、整理、保存、利用，這是最基礎的管理，這是一個單位有序、高效運作的基本前提，檔案的原始憑證以及法律作用是其他東西無法替代的，這個基礎管理功能、法律憑證作用正是市場經濟不斷深入發展對我們各項工作的必然要求，所以，加強檔案工作也是當今社會講管理、求效益以及轉變經濟增長方式的有效途徑和必然選擇。從這個意義講，重不重視檔案工作，是—個領導有沒有管理意識和能力的表現。二是檔案的文化、歷史積淀功能，任何文化、歷史都要通過檔案這個載體來承傳。任何一個單位、任何一座城市如果沒有檔案的建立和積累，歷史就會變得一片空白，也就是只有“硬件”而沒有“軟件”、沒有底蘊，更談不上對文化、歷史的承傳和發揚。所以，重不重視檔案工作，說到底是—個領導有沒有文化的表現。加強檔案管理工作，對于我市實施文化名市發展戰略、促進文化名市建設有著重要的意義，也可以說是我市文化建設的一項根本性工作。
現在，社會的檔案意識淡薄，缺乏認識，原因也是多方面的：各級黨政機關考核領導的指標、機制缺乏科學性，只考核“熱點、硬件、面上”的，對“冷的、軟的、潛在的”不注意，甚至束之高閣；檔案部門宣傳不夠；社會主義初級階段人們重視物質和硬件、忽視軟件意識濃厚；整個經濟、社會管理處于粗放型管理階段等等。所以對新時期檔案及其工作要有前瞻性的認識，對其基礎管理性、文化和歷史的傳承性、效益潛在和不可估量性、資源不可再生性；不可代替的憑證性；覆蓋社會的廣泛性；載體（紙質、磁盤、光盤等）的可變性；工作的繁雜性都要有一個新的認識，對檔案工作要本著為現實服務、替未來著想、對歷史負責的態度，要以科學發展觀和前瞻性的思維去對待，而絕不能用老眼光、舊思維去處理目前各種檔案事務，要增強做好檔案工作的自覺性。
二、各級檔案部門和檔案工作者要創新工作，突出重點、做好服務。
檔案工作要創新，首先是我們要樹立創新的意識，其次要明確創新的重點：—是要管理創新，推動檔案事業加快發展，必須堅持依法治檔，深入貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》，推動檔案工作向著法制化的軌道運行。二是創新工作要圍繞服務大局拓展建檔領域，檔案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也沒有這個人力、物力。所以，我們就要以敏銳的眼光去洞察經濟、社會的新發展，去拓展新的建檔領域。如近幾年我市抓的重點工程建設項目檔案，就很有成效。市委市政府提出跨越發展所采取的一個重大措施，就是以大力抓重點工程建設項目來拉動經濟的發展，我們檔案工作就是要及時拓展這一領域加強建檔，把重點工程的可行性研究、報批、立項、設計、勘探、施工、監理、竣工驗收等全過程的材料收集、整理、保管、提供利用，為建設項目順利開展做好檔案服務，這就是立足大局謀服務、圍繞大局拓建檔。三是創新工作要善于采用新技術。社會的發展、科技的進步使檔案及其工作發生了革命性的變化。以前的檔案都是以紙質為載體，而現在不但有紙質為載體的檔案，還有磁盤、光盤、錄音錄像帶等載體的檔案。所以，創新工作就要善用新技術，跟上時代步伐，提高服務水平往往也同采用新技術、改善工作手段連在一起，如我們現在產生于各級機關事業單位的大量電子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用計算機、網絡等先進設備、技術來收集、數據保管和傳輸提供服務。市檔案局大型網站建成后，我市非性的“紅頭文件”，包括各縣（市）區和省直單位的文件就可以全文上網，使我市廣大干部群眾足不出戶、隨時隨地就可以通過計算機網絡查詢到所需的文件，這就大大提高了我們的工作效率和服務水平。四是創新工作要拓展檔案館服務功能。拓展檔案館服務首先要抓好檔案資源建設，檔案種類少、資源貧乏，服務功能就弱，就很難談拓展服務。拓展檔案館的服務要大力抓好向公共型、開放型轉變，要讓更多的人走進檔案館，查資料、看文件、參觀展覽、查找憑證等等，要將檔案館建成檔案信息中心、青少年愛國主義教育基地和文化休閑的場所。拓展檔案館服務要重點抓好網絡化傳輸技術的應用，無論各單位向檔案館移交歸檔文件，還是檔案館向外提供查詢服務，都要大力應用網絡傳輸技術。拓展檔案館服務要加強檔案的開發利用。檔案的收集、整理、保管最終的目的都是為了利用，所以，各級各部門的檔案工作，都要加強檔案的開發利用，變廢為寶、變歷史資源為文化產品甚至文化商品，并結合推介、宣傳肇慶開發圖片檔案辦好展覽等。
三、各級黨委、政府和各部門要以科學發展觀為指導，推進檔案事業與經濟等各項工作協調發展。
近幾年來，我市檔案工作總體來看是不錯的，取得較大的成績，廣大檔案工作者負出了艱辛的努力，但從“*”回顧的問題來看，還存在一些問題，主要是資金投入嚴重不足，一個縣的檔案事業，一年才二、三萬元的經費，還不如一個家庭的裝修費用，處于一種十分艱難的運作狀態；信息化建設滯后，直屬機關事業單位的檔案信息化與辦公自動化不同步，各縣（市）區檔案館的信息化建設還沒有起步；檔案館庫落后，全市各級檔案館的面積都與省的要求有較大的差距，幾個山區縣都沒有獨立的符合標準的檔案館；專業人才不足等等。這些問題，都反映出檔案事業的發展與我市經濟、社會和各項事業的發展不夠協調，應該引起各級黨委、政府以及各單位領導的高度重視。一要加強領導。各單位都要明確分管的領導，各級分管檔案工作的領導要自覺的把檔案工作列入自己的工作議事日程，各級領導在抓好經濟工作、熱點工作的同時，要以科學發展觀為指導，協調好檔案工作。社會就象—臺機器，無論是大部件還是小鑼絲釘，也無論是看得見的大部件還是隱蔽的小零件，都會產生獨特的不可替代的作用，只有各部件正常，機器才能協調、持續、快速運轉。所以，希望各級領導要多了解檔案工作，多聽取檔案工作匯報，多解決檔案工作的實際困難，多關心檔案干部的思想、政治、工作和生活。當然各級檔案部門和檔案工作者，要克服消極與畏難情緒和依賴思想，積極主動的多請示、多匯報，爭取領導的了解和支持。二要增加投入。《檔案法》明確規定檔案事業要納入社會發展的規劃，各地各單位不但要把檔案事業、工作納入規劃，而且檔案事業發展的經費要有—定的保證，使之與其他事業發展相協調。具體來說，除了正常的辦公經費之外，檔案館的事業經費每卷每年不能少于2元，這是一個最低的限度，也是謝副省長的要求，希望各分管領導做好這件工作的協調。三要配置好人力資源。各級各部門的領導，對檔案部門，要加強計算機和檔案專業人才的配置，以適應檔案工作快速發展的需要。目前各縣（市）區檔案部門已出現嚴重的人才短缺，已直接影響了日常工作的開展，希望各分管領導以高度負責的精神協調好檔案部門人員的配置。
四、加大力度，強化檔案干部隊伍建設。
第2篇：檔案整理服務要求范文
一、強化“民生檔案”管理的現實意義
檔案工作理應服務于社會發展的需要，這既是檔案工作的“安身立命”之本，也是社會發展的必然要求。然而，檔案工作服務社會發展需要，絕非僅靠“滿腔熱情”即可以完全做到，而是必須在嚴格遵循檔案工作基本規律的同時，尋求檔案工作與社會發展需要的結合點。只有這樣，才能使檔案工作始終在健康的軌道上獲得發展與完善。正因如此，關注民生、保障民生、改善民生，有針對性地履行檔案管理職能、開展社會服務成為檔案部門當前的重要工作內容。
開展檔案信息服務是檔案部門所肩負的社會使命。關注民生、保障民生、改善民生、建設和諧社會，同樣離不開檔案信息服務實踐的支撐。因此，參與社會建設、關注改善民生、強化“民生檔案”管理、深化檔案信息服務，對于更好地發揮檔案部門的自身優勢、投身和諧社會建設實踐具有特殊意義。
（一）強化“民生檔案”管理
參與社會建設、關注改善民生的檔案需求，開展惠及全民的檔案信息服務是檔案部門的基本職能。檔案部門肩負著為黨和政府的決策服務、為社會經濟發展服務、為社會公眾服務的多重職能，具有得天獨厚的檔案信息服務優勢。而檔案信息服務的基本要求在于保證服務公共性、普惠性與社會公平。同時，檔案信息服務具有量多面廣、針對性強的特點，是構建和諧社會、促進社會發展、改善民生問題等不可或缺的內容與手段。因此，要適應社會建設的需要，必須改變以往過分強調政治性與保密性，忽視社會公眾利用需求的思維定式與行為方式。樹立以人為本、貼近社會公眾的服務理念，積極參與社會建設、關注改善民生問題、強化“民生檔案”管理，通過網絡化、信息化和數字化平臺，開展以集成化、個性化、便捷化為主要特征的檔案信息服務，逐步形成具有公共性、普惠性與社會公平特點的檔案信息服務體系。
（二）強化“民生檔案”管理
參與社會建設、關注改善民生的檔案利用需求，建立完善的檔案信息服務體系是檔案部門的工作目標。檔案部門必須圍繞構建和諧社會、關注改善民生的需要，加大人力、物力的投入，改進檔案管理與檔案信息服務機制、完善檔案信息服務設施、健全檔案信息服務體系，盡快地了解社會各方面、尤其是關于改善民生方面的檔案利用需求、促進建立檔案信息服務窗口建設，調動社會各方面的積極性，充分利用一切有效方式，面向社會公眾開展更加集中規范、系統完善、權威有效的檔案信息服務，發揮檔案部門對社會協調發展的積極作用，實現檔案部門的工作目標。
（三）強化“民生檔案”管理
參與社會建設、關注改善民生的檔案利用需求，深化檔案信息服務能力建設是檔案部門的現實任務。要以提高檔案信息服務效益和質量為中心，適應社會公眾、尤其是關于改善民生方面的檔案信息需求，不斷豐富檔案信息資源，拓寬檔案資源的收集渠道，夯實檔案部門參與社會建設、關注改善民生、強化“民生檔案”管理的工作基礎。不僅要注意優化以管理公共事務為職能的國家機關宏觀層面的國家檔案資源，更要關注與社會公眾生活息息相關的微觀層面的社會檔案資源。通過富集與整合相關檔案資源，完善檔案信息服務決策機制、創新檔案信息服務方式，力求以最低廉的“成本”，向社會公眾提供更多優質高效、方便快捷的檔案信息服務，真正投身于關注民生、保障民生、改善民生、建設和諧社會的偉大實踐之中。
二、“民生檔案”管理的內容實質
當前，在相當一部分檔案部門及其工作人員中，對于關注改善民生、強化“民生檔案”管理的實際舉措存在著模糊認識，甚至主張將“民生檔案”作為專門檔案的屬類去認識與管理，極易造成對“民生檔案”管理實踐工作的混亂。究其原因，主要在于對“民生檔案”內涵與“民生檔案”管（下轉第50頁）（上接第47頁）理實質存在著認識偏差。檔案部門在關注改善民生，強化“民生檔案”管理，參與和諧社會建設的實踐中，分析研究“民生檔案”的內涵、進而準確把握“民生檔案”管理的實質，對于統一認識、探求檔案工作與社會發展需要的結合點、更好地開展“民生檔案”管理實踐具有重要作用。
“民生檔案”既是一個非實體表述性的概念，也是一個整體集合的概念。這是由社會實踐中“民生問題”本身的特點與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的。從社會發展實踐中的“民生問題”本身分析：所謂“民生問題”，顧名思義就是民眾的生計與生活，即社會民眾物質生活與精神生活的生存狀態問題。具體而言，民生涉及普通百姓的勞動就業、社會保障、收入分配、基礎教育、醫療衛生、居住條件、食品安全、社會治安、資源環境等多方面的內容。因此，關注改善民生，至少需要從民眾對生產、生活資料的占有程度；民眾精神追求的滿足程度與民眾生產、生活環境的舒適程度等三個維度著眼開展工作。由此可見，“民生問題”既是一個關系到公民生存質量與人們之間關系和諧的社會問題；也是一個關系到國家政局穩定，體現政府體制設計、制度安排，且與政府職能、政府行為密切相關的政治問題。同時，由于人們對于幸福美滿生活的追求是無止境的，隨著經濟的發展與社會的進步，原有的“民生問題”解決了，新的“民生問題”又會出現。導致不同時期、不同發展狀態下人們會有不同的民生追求，使“民生問題”成為一種始終呈現動態發展特征的漸進過程。“民生問題”所具有的這種復雜性、廣域性、動態性、長期性等特點，使其“如影隨形”般地與整個社會生活同生共存，幾乎涵蓋了社會發展的所有領域。因而，難以通過檔案管理實踐從“專業”領域角度對社會的全部“民生問題”進行“專門”的記錄與再現。
第3篇：檔案整理服務要求范文
關鍵詞：檔案 作用 科學管理
檔案記錄著企業生產、經營、科研等活動，是企業信息資源寶庫，如何使企業檔案管理工作更大限度的發揮價值，為企業管理工作提供服務，能夠滿足企業需求，充分發揮檔案管理作用，體現檔案的自身價值，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。
一、做好檔案管理工作的意義
科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著單位發展史的優秀成果，對單位的發展提供第一手資料。檔案工作是企業各項管理工作的基礎，做好檔案管理工作、更新管理理念，不斷探索和嘗試新的檔案管理手段，把檔案工作列入企業內部管理基礎工程來抓。檔案管理工作不容忽視，必須建立有效地領導管理模式，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位。要及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作創造良好環境 ，保證檔案管理工作得到有效落實。
二、規范進行集中統一管理
檔案工作部門在檔案工作中要建立集中統一的管理模式即檔案工作部門要對本企業檔案實物實行檔案集中統一管理。集中統一管理便于對新型檔案研究、收集、歸類整理，也能有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強調統一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，克服各自為政的混亂歸檔現象。從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強化檔案管理的責任，便于檔案的收集與利用。集中管理有利于檔案規范化管理，企業能克服分散型管理工作中的許多弊端。集中統一管理本單位全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理體現在各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，集中到本單位綜合檔案室統一管理，各部門檔案管理人員要納入本單位檔案管理部門管理；單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。同時，使機關檔案室的檔案得到豐富，以便于集中人力、物力、財力，不斷更新和添置檔案保管與保護設施，改善機關檔案室保管保護條件，加快機關檔案工作現代化管理的進程。
三、建立健全企業檔案工作管理體制
企業檔案是企業生產、經營、管理、科研活動、職工隊伍建設、基礎設施建設等的真實記錄 ，是企業開展各項工作的重要信息和重要依據 ，是保護企業利益和企業合法權益的珍貴資料 ，是企業的寶貴財富。為了管理好企業的檔案工作，依照《檔案法》的有關規定 ，對企業檔案工作實行“四統一”（即統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導） ，對檔案進行科學管理 ，挖掘檔案信息資源 ，為企業經濟發展服務。各企業要建立健全企業檔案工作管理體制，建立健全檔案管理網絡，制定本單位檔案管理辦法、規范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環節的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協調及時有力，檔案收集整理有章可循。
四、檔案工作標準化、信息化
隨著電子技術的發展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。由此看來，檔案信息化建設是檔案利用工作發展的必然趨勢。檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務。利用檔案信息化管理平臺，對檔案材料收集的完整、準確、系統、及時性進行有效監控，對電子文件采集、歸檔、存儲進行有效管理，對紙質檔案進行數字化處理。
五、強化檔案保管條件及措施
加強檔案保護，是對書面檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；對電子檔案要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護和加強對電子檔案的信息保護。
六、提高檔案人員綜合素質
檔案管理工作涉及內容廣泛，除了要求檔案人員要具有強烈的事業心和正確的思想意識外，還需要不斷地努力學習。每一名檔案人員要當好專業及部門的行家里手，不僅要改變原有的簡單落后的思想管理技能觀念。通過思想觀念的轉變，積極發揮檔案人員的主觀能動性，主動、熱情、及時、準確、全面、周到的為檔案使用者服務。結合計算機操作、多媒體、網絡運用，加快學習掌握這些現代技術，提高操作和使用現代化工具的水平，不斷加強檔案管理的基礎性工作，建立完善保管、借閱制度，堅持做好收集、整理、鑒定、著錄等各個環節的日常性基礎工作，通過責任心的加強，提高服務質量和服務水平。不斷拓展自己的知識領域，豐富科技文化知識，才能適應社會發展需要。
七、加強對檔案人員的管理和教育
第4篇：檔案整理服務要求范文
檔案部門應經常的宣傳《檔案法》，增強各類人員依法管理檔案意識，使他們關心和支持檔案工作，建立統一管理檔案的規章制度，同時要對制度實行嚴格的考核，做到獎罰分明。建立業務規范，形成機關檔案管理整體機制。除統一的制度外，還必須確立各項業務標準，諸如檔案制成材料的規格，文字符號、分類、組卷、裝訂、編目等標準，使各項工作按統一的標準進行。要建立相應的機構，實行綜合管理，必須設立綜合性的檔案室，它既是機關的職能部門，又是管好檔案的實體部門使檔案更好的為我國的現代化建設服。要轉變觀念，一是要排除檔案員“看堆”的舊觀念，真正樹立起為機關和基層服務的新觀念，我們所處的時代是信息時代，特別是過去的“信息”———檔案，常常會給我們目前的工作提供難以想象的參考價值。二是要改變以黨政工團的文書檔案為主體的舊觀念，樹立以科技檔案為主體的發展生產力提高經濟效益的新觀念。三是轉變坐等歸檔為主動超前歸檔，變守門待客的被動利用為送出去、請進來的主動服務。四是變經驗管理模式為實行全面質量管理、目標管理、系統工程和ABC等科學管理方法，推動檔案工作全面發展。
2擺正關系，解決好文書處理、科技文件形成與積累和檔案管理的關系
檔案是文件材料轉化來的，文件材料收集不全就沒有完整的檔案。做好文書檔案工作和科技文件的管理工作是做好檔案工作的前提條件。因此檔案工作部門要與技術部門、文書部門加強聯系，切實做好文件材料的形成和管理，做到手續齊全、歸檔完整。一是建立機關檔案管理網絡，機關下轄的單位較多，檔案難于全部集中，故應按層次分別管理，建立檔案分室，組成檔案管理網絡。二是擺正檔案工作的位置，為科技工作提供依據，為領導提供信息，做好技術后勤服務工作。三是檔案部門要擔負起對文件材料圖紙資料形成、積累、整理、歸檔的監督指導作用。積極開發檔案信息資源。全面開發的關鍵是檔案人員要全面熟悉檔案內容，并了解各方面對檔案信息的需求，掌握檔案利用特點，充分發揮檔案的潛在功能。
3建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務
隨著檔案館（室）內部局域網的建立，企業檔案部門應利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織證據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。操作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站實現電子文件的實時管理與利用，實現可公開檔案信息資源共享。一是開展在線服務，積極改變被動的、手工式的檔案提供方式，采取主動地、現代化的檔案服務方式。企業檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。二是實現信息資源共享。檔案服務要創新，必須和各煤炭企業建立一個完整的檔案信息系統，實體化管理，充分發揮整體優勢。三是采用建立聯合形式，實現資源共享，使各煤炭企業充分挖掘資力，實現檔案資源互補，提高各煤炭企業檔案館藏利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足煤炭企業多方面的需要。
4創新煤炭企業檔案服務
第5篇：檔案整理服務要求范文
很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。
-小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。
三市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩定，專業素質有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業務培訓和業務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業素質有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
四現代化管理進程緩慢
文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質量，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。文件中心突出的優勢是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發展方向。
二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現經濟上的節約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現行和半現行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現行文件和半現行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業及個人所形成的不同門類、不同載體的現行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發展的規模和工作水平。
4、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據文件中心的發展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現在將分散資金、多方位投資變為統一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節約得多。
文件中心取代檔案室，各基層單位節省了檔案室占用的辦公室，而市政?度胍槐首式鸞ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚薊芾硪確稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統籌安排。總之，工作專一了，質量提高了，工作面更廣了，現代化水平高了。
第6篇：檔案整理服務要求范文
一、實行檔案管理服務創新的必要性
（一）檔案管理的創新服務是經濟全球化的客觀要求
當前我們處于信息時代，社會對信息需求量急劇增加，這對信息行業帶來了嚴竣的挑戰。檔案工作是國社會提供檔案信息服務的一項工作，只有實行檔案管理服務創新，加快推進檔案信息化建設，實現檔案管理服務現代化，才能使檔案工作更好的與時展需求相適應。
（二）利用創新意識有效的推動檔案事業的可持續發展
當前社會功能不斷完善，社會功能與經濟社會保持同步協調發展，從社會需求角度要求檔案事業要保持可持續發展，因此需要利用創新意識來把握檔案事業發展方向，更好的促進檔案事業的健康、持續發展。
（三）網絡的快速發展迫使檔案管理服務的創新發展
在當前信息化環境下，傳統檔案利用方式已無法滿足時展的需求，人??對信息的時效性更為關注，獲取信息的渠道也發生了較大的變化。人們更希望利用網絡足不出門來獲取到有用的信息，這就迫使檔案管理服務要進行創新，以現代化的管理技術及主動的服務更好的滿足人們對信息利用的需求。
二、檔案管理服務的創新途徑分析
（一）思想觀念意識上的創新
要將檔案管理工作的質量放在第一位，相關的從業人員要積極的提高自身的專業素質和技能，做好檔案接收、整理、鑒定等工作，加強對檔案工作的監管，使檔案部門能夠落實好自身的檔案管理任務。檔案工作者要有建設檔案信息化的意識及追求，從思想觀念上接受其信息化。樹立檔案管理工作的時效觀念，具備超前的服務意識，這樣才能準確及時的為利用者提供檔案信息。
（二）管理手段上的創新
首先，運用現代科技手段和先進管理方法。明確歸檔資料的歸檔范圍，合理劃分保管期限。做好檔案的收集、整理、分類、裝訂、歸檔等工作，完善檔案保管、借閱、保密、統計、鑒定、銷毀等管理制度，確保檔案管理的規范化和標準化。
其次，要求檔案管理人員了解一定的現代化管理知識，并掌握現代化管理技術，將新型技術應用于檔案管理中，提高檔案管理的數字化和信息化水平。
最后，實現檔案服務模式的創新，傳統的服務形式一般是到檔案管理部門進行查找所需要的信息，效率很低，可以將這種方式轉變為電話咨詢或網絡在線客服的形式，可以提高服務效率和質量。
（三）服務方式的創新
首先，實現檔案資源共享，建立聯合目錄。在檔案工作中要打破部門各自為政的局面，構建一個系統、完整的資源共享系統，充分發揮檔案資源整體優勢，并利用建立聯合目錄的方式，為檔案利用者提供更文化的檔案信息。同時各文獻部門也要深入挖掘資源潛力，實現文獻資源共享的互補，進一步提高檔案資源的利用率。加快推動檔案信息資源共享的同時，還要促使檔案走特色化發展之路，以便于為社會各行各業的發展提供更優質的服務。
其次，開展在線服務。在當前信息化環境下，需要對檔案服務方式進行創新，利用在線服務方式來為檔案利用者提供便便捷及優質的服務。可以通過建立檔案網站，實現檔案信息的網上檢索。同時各單位檔案部門還要與宣傳部門有效結合，及時將單位重大活動檔案資料進行歸檔，并實現有效利用。另外，檔案人員還要認識到自身的服務角色，可以利用網上平臺、電子郵箱、通訊軟件等解答服務對象關于檔案內容和利用方面的各種咨詢，為檔案利用者提供更優質的服務。
最后，開展檔案閱覽服務。單位檔案室可以定期開展檔案閱覽服務，設立檔案閱覽日或是開辟閱覽空間，使檔案利用者能夠更便捷的調閱檔案，了解自己所需要的信息，從而進一步提高檔案信息的利用效率。
（四）創新檔案管理的標準化進程
新的歷史時期，我國的檔案管理工作已經發生了重大的變化，并且已經取得了很大的進步，但是在檔案管理工作的系統和結構還存在一定的弊端，需要相關的工作人員結合當前時代的發展狀況以及科技發展水平進行適度的檔案管理創新，提高檔案管理工作的標準化進程，同時還需要建立檔案管理工作標準化體系，并建立相關的管理機制。同時隨著科技的發展，還需要豐富檔案管理內容，增加檔案中的音頻資料和視頻資料，檔案需要是記錄重大的歷史事件、重點人物的影響力，這樣可以彌補文字檔案中存在的不足，通過圖像資料來完善檔案管理工作，通過創新檔案管理工作提高檔案管理適應時展的能力，為社會提供更加準確的資料，彌補傳統檔案管理工作中存在的不足，強化檔案管理的全面性，完善檔案管理工作的標準化進程。
（五）注重檔案管理人員隊伍綜合素質的培養
檔案管理需要一批具有工作態度端正、政治素養高、綜合素質高、業務能力過硬、學習能力強等特點的檔案管理工作人員。在短時間內要提高單位檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作，除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著檔案管理信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，成為既懂專業知識，又能適應信息化要求的合格檔案管理人才，為檔案管理與服務提供保證。
第7篇：檔案整理服務要求范文
1 “十二五”期間檔案管理建設的新成果及新理念
在“十二五”期間，檔案文化建設取得了長足發展，檔案管理基礎工作明顯加強，檔案管理向現代化推進。在政府部門高度重視下，檔案法制建設進一步加強，各項規范性文件的下發，對進一步提高檔案管理水平，強化檔案監督，提升檔案工作隊伍的整體素質都提出了指導性意見。檔案法制宣傳工作得到順利展開，部分地區積極組織大規模的宣傳活動，通過新聞媒體進行報道和宣傳，活動類型包括舉辦檔案法制知識競賽、懸掛宣傳標語等，為檔案事業的發展奠定了可靠的基礎。
與此同時，檔案基礎設施建設也逐步得到改善，集檔案資料安全保管基地、檔案利用服務中心以及政府信息公開查閱中心于一體的檔案館的建立，有效的滿足了檔案資料的保管和利用需求。檔案資源建設也取得了新的成就，民生檔案明顯增加，特殊載體檔案日益豐富，且重大活動的檔案管理效率和管理水平不斷提升，原生電子檔案收集工作順利有序開展。通過檔案信息資源的有效開發利用，檔案編研工作的穩定落實以及社會宣傳教育活動的多樣化，促進了檔案服務工作的穩定有序推進，檔案信息化建設進程逐漸加快，以實現檔案資源共享為目的，積極打造檔案信息化網絡平臺。
2 “十三五”期間檔案管理建設面臨的新問題與新思考
2.1 房地產產權檔案管理建設所面臨的問題
一是當前房地產行業的產權檔案管理質量不高，嚴重影響了房地產產權檔案信息的準確性，并在一定程度上制約了房地產產權檔案工作的順利開展。部分管理部門并未及時對房地產信息進行更新，部分房地產行政部門對房地產的信息登記缺乏準確性，甚至出現嚴重的低級錯誤，導致房地產產權檔案信息數據混亂，嚴重影響房地產檔案信息的有效性，不利于房地產產權檔案管理建設的現代化發展。
二是房地產產權檔案服務范圍有限，僅僅為用戶提供房地產檔案的查詢服務，通常情況下不提權相關信息的查詢，此種情況下，導致房地產產權檔案的服務缺乏一定主動性，其服務理念難以與現代房地產信息的應用需求保持高度一致，對房地產產權檔案管理建設的創新產生不利影響。
三是產權檔案載體單一，產權檔案除了常見的紙質材料以外，還包括反映房屋現狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片以及在使用計算機進行產權管理過程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方而比紙質檔案更容易遭到損壞。因此，對特殊載體的檔案要采取特殊的保管方法。
四是房地產權屬檔案管理人員水平不足，房地產權屬檔案的管理是一項繁雜的工作，需要管理人員對于檔案信息有良好的處理能力，但是部分檔案管理工作人員缺乏相應的管理能力，甚至存在工作人員對于計算機使用不當的現象，從而影響了檔案管理工作的有效性。此外房地產權屬檔案涉及到房地產交易和權屬登記工作，對于每一個環節都有相應的業務要求，這就需要管理人員有較強的檔案管理知識，同時也要兼備測量、法律等知識，這也給管理人員的工作水平提出了較高的要求。
2.2 房地產產權檔案文件建設的創新策略
一是要完善房地產產權檔案管理規范，提高房地產產權檔案文件管理工作效率，要嚴格執行檔案管理規范，結合當前工作現狀完善房地產產權檔案管理流程，細化管理文件的規格、大小和期限等內容，為工作人員的實際工作提供可靠的參考，確保房地產產權檔案信息的規范性和完整性，促進房地產產權檔案服務質量的提升。
二是提高房地產產權服務水平，促進房地產產權檔案的應用價值的實現。因此在房地產產權檔案文件建設過程中，應當全面提升社會公眾對房地產產權檔案的認知，積極開展多元化的宣傳活動，完善查詢和咨詢通道，為社會群體提供更具有精準性和房地產產權檔案服務，通過深層次的數據挖掘，提高房地產產權檔案信息的系統性和準確性。積極建立完善的信息網絡，應用數字技術和網絡技術，實現房地產產權檔案信息的同步和共享，建立全方位的房地產產權網絡服務模式，促進房地產產權檔案文件建設的創新化發展。
三是充分運用科技化手段。充分利用現代的科學技術多方而收集產權檔案信息，提高產權檔案的服務功能。隨著社會的發展和科學技術的進步，音像技術和計算機的普及給產權檔案信息的收集提供了有效的手段，為產權檔案的質量提供了保障。檔案管理人員應該充分利用現有的音像技術，收集產權的音像資料、完善產權檔案的信息。計算機技術為整理、分析、保存、查閱和保護這些音像信息提供了方便。產權檔案中的音像信息使產權更加直觀、形象，產權檔案的使用者對產權的基本情況也更容易理解和接受。
四是實現房地產權屬方案管理模式創新，要從加強管理人員的培訓工作入手，提高對于相關工作人員的專業培訓，尤其是針對于其檔案管理、數據統計、法律知識等方面進行全面的培訓，保證管理人員的工作水平符合管理工作要求。此外要加強管理人員與其他房地產部門的配合和交流。例如和測繪、拆遷、司法等部門保持密切的聯系，更加充分掌握房地產權屬的變動狀況，確保管理工作的準確性和有效性，做到對各個環節工作中的文件資料胸有成竹。
五是建立健全檔案管理網絡機構，充分發揮兼職檔案管理人員的作用。在日常的管理中應制訂合理的檔案利用規章制度，比如閱覽制度、外借制度、復制制度、保密銷毀制度等。建立健全檔案管理網絡機構使產權檔案的電子化采用相同的標準，便于更好地發揮產權檔案的服務功能。發證窗口是產權人在房屋權屬登記部門進行產權登記的最后一站，一定要由業務熟練的工作人員把關，負責核實檔案資料，確保資料符合要求。
第8篇：檔案整理服務要求范文
關鍵詞：檔案；數字；信息化
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2012）05-0268-01
一、檔案信息數字化的作用
具體地講，檔案信息數字化的作用在于：
（一）提高檔案管理工作效率
通過檔案的數字化轉換，檔案的整理、查詢、保護都可以借助于計算機信息系統進行，較之傳統的手工作業方式大大提高了工作效率。
（二）壓縮存儲空間，實現異地備份
為了減輕災難發生時對檔案實體可能造成的不可挽回的損失，需要對珍貴的檔案文件進行異地備份。運用數字化轉換技術，可以以較低的成本獲得檔案的數字化備份，而且檔案數據庫占用的物理空間很小，因此對于實現異地備份十分有利。目前，考慮到盡管數字化技術檢索效率高，但縮微膠片比磁盤光盤等載體保存時間更長，保真性能更好，一些學者提倡為檔案原件同時建立縮微膠片備份與數字化備份，以減少在檔案長期保存中可能發生的損失。
（三）擴大檔案利用范圍，充分發揮檔案價值
檔案數字化所帶來的最大好處莫過于可以為更多的用戶提供本地或遠程檔案信息服務。經過數字化之后，一份檔案文件信息可以通過計算機檢索系統同時為多人提供閱覽服務，還可以借助于檔案網站、電子郵件以及其他網絡傳輸技術，為異地用戶提供遠程服務。
（四）促進檔案開放，提高檔案館的公共服務能力
數字化大大加快了檔案的開放步伐，使得更多的開放檔案可以通過網絡為公眾提供服務，從而提高了檔案館的公共服務能力，使檔案信息資源可以更多地為社會政治、經濟與文化事業服務。
二、檔案信息數字化的對象
對于檔案館(室)而言，檔案信息數字化工作包括：紙質檔案的數字化，縮微檔案的數字化及其與數字檔案之間的相互轉換，聲像檔案的數字化以及實體檔案的論是哪種載體形式檔案的數字化工作，都應遵循規范性、標準化、安全性、經濟性原則，以保證數字化檔案信息真實、完整地忠實于檔案原件。具體地，應保證工作流程的科學性，業務要求的標準化，工作過程與信息系統的安全性，保證檔案數字化項目管理的質量與效率。
三、檔案信息數字化的方式
在檔案數字化過程中，各檔案館根據各自的實際條件，常常采用不同的工作方式。有的檔案館將數字化轉換工作外包給專業公司；有的檔案館則自己購買數字化設備，成立專門的部門進行數字化工作；也有的檔案館與專業公司合作，派出本館的專業人員與承包公司合作完成任務。從目前我國的情況來看，第三種形式比較常見。
檔案數字化是一項工作量大、質量要求高的工作，由專業機構來承擔可以保證工作質量和項目進度，有利于工作的順利完成。在檔案信息數字化之前，應當就館藏檔案數字化的范圍、結構、數量進行選擇和鑒定。
四、館藏檔案數字化之前的鑒定
檔案數字化之前的鑒定與傳統的檔案價值鑒定既有相似之處，又有不同之處，需要遵循特定的原則。對此，有學者提出了精練原則、存史原則與使用優先原則；也有學者提出了利用價值性原則、搶救性原則、主體原則、原貌與系統性原則。結合上述觀點，館藏檔案數字化鑒定的原則包括以下幾條。
（一）開放原則
數字化意味著檔案內容的復制與傳播都變得更加容易，加之數字檔案系統容易經受各類攻擊，較之傳統檔案管理方式存在更高的安全風險。因此，在現有的信息安全技術條件下，館藏檔案的數字化應優先考慮開放檔案。對于未開放甚至是保密的檔案，則應根據需要慎重對待。
（二）利用價值原則
檔案數字化的價值之一是可以為用戶提供跨越時空的檔案信息服務。在經費有限的條件下，檔案館應優先選擇利用率高的檔案進行數字化，以滿足用戶的需要。
（三）搶救原則
第9篇：檔案整理服務要求范文
關鍵詞：高速公路；人事檔案；信息化管理
中圖分類號：F27文獻標識碼：A
近年來，隨著計算機網絡技術的廣泛應用，無紙化辦公、信息化管理的實現，為高速公路實現人事檔案信息化管理奠定了基礎。
一、人事檔案信息化管理方法和途徑
人事檔案信息化，是從原始靜態檔案管理到動態檔案信息化管理，是人事檔案工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創新的起點。
（一）建立健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理中，要實現信息化管理，建立規范化、制度化人事管理制度是前提。檔案的收集要及時、完整；檔案的鑒別必須“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應保證檔案的安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地為全省高速人才合理流動、合理配置和合理使用及為人力資源建設提供更好的服務。
（二）儲備高素質的檔案管理專業人才。由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，各人事部門必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人，人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，利用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。檔案人員應首先具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關技術；其次，重點應能熟練掌握數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用，能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，保障檔案信息化管理系統平穩、正常運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，促進檔案管理信息化工作為單位服務。
（三）建立標準規范的人事檔案管理系統。目前，檔案信息化系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。檔案信息化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息化管理，必須抓好檔案標準化、規范化。
利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。一方面通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網上接收、整理提供、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書，業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理；另一方面單位文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為單位建設提供了快捷、高質量的服務。
二、如何做好人事檔案信息化管理
（一）加強人事檔案數據庫研究和開發。省高管局有關部門應根據全國人事檔案管理工作的要求，研究、開發全省高速公路通用的、先進、適用、可靠的人事檔案管理軟件，避免各單位自行設計而影響人事檔案信息資源的共享。通過數字化人事檔案信息的輸入和電子檔案的形成，如人事檔案管理中的人員基本情況、人員信息學習培訓的情況、誠信記錄、表現情況（德能勤績廉等）、專業技術人員的科研成果、專利、論文特長、干部任免獎勵等，把人事信息庫變成人才資源庫，實現人事檔案信息為各類人才提供個性化服務的方法和途徑。因此，人事檔案數據庫的研究和開發，應具有不斷豐富和創新人事檔案信息內容、擴大信息內涵和信息量的功能才能真正提升人事檔案數據庫的使用效能，從而增強人事檔案信息的活力。
（二）加強人事檔案分級管理。在統一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數據庫的基礎上，加強計算機網絡建設，建成技術先進、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務網絡。根據人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數據和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權限，利用者在被授予權限后擁有查看權，獲得相關信息，從而實現高速公路管理局內部、各高速公路管理處之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享，既方便利用者也提高了人事檔案利用工作的效率和質量。
三、人事檔案信息化管理應注意的問題
信息網絡已經深入到各個領域，因此檔案保密和檔案安全受到挑戰。在網絡環境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素。檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題。當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密性受到威脅，勢必引起高度重視，需加以研究解決。
綜上所述，人事檔案管理應以網絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發揮人事檔案的實際效能，為高速公路更好的發展提供服務。
（作者單位：河北省高速公路石安管理處邢臺管理所）
主要參考文獻：
