會議紀要書寫格式精選(九篇)
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第1篇：會議紀要書寫格式范文
常用公文寫作格式與技巧
（一）上行文種的寫法
1、請示
請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：
（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；
（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；
（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。
2、報告
報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。
報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：
（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。
（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。
（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。
（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。
報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：
（1）情況——做法——問題（意見）；
（2）情況（做法）——問題——今后意見；
（3）情況——原因（責任）——下步做法；
（4）情況——原因——責任及處理意見；
（5）情況——問題——建議等。
（二）下行文種的寫法
1、通知
通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。
通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。
通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通
知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自之日起實行”等習慣用語表示。
制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。
2、通報
通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：
（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；
（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；
（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；
（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。
通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。
3、會議紀要
會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。
一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。
（三）公布性文種的寫法
1、公告和通告
公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。
兩者的不同點主要有三條：
一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；
二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；
三是從兩告的機關看，公告的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用；
四是從所的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以；通告既可采用公告的手段公開，也可在內部行文。
兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、
不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。
（四）信函性文種的寫法
1、函
函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：
（1）標題
函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于XXX的復函；事由＋文種，如“關于懇求XXX的函”或“關于申請XXX的函”；“關于請求批準XXX的函”。
（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。
（3）正文：
開頭概括交函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。
主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。
結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。
落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。
（五）其他常用應用文的寫法
1、介紹信
介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。
介紹信通常有兩種形式：
普通介紹信。用公文紙書寫：
（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。
（2）聯系單位或個人的稱呼。
（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。
（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。
（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。
帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。
（1）存根部分簡填，以便日后查考。
（2）本文部分要填寫詳細些。
（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。
（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。
（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。
2、申請書
申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。
（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。
（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。
（3）寫申請書的具體內容：
申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。
申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。
（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。
（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。
3、工作計劃
工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。
工作計劃的格式：
（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。
（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
（3）最后寫訂立計劃的日期。
工作計劃的內容。一般地講，包括：
（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。
（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。
（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。
4、工作總結
總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。
基本情況。
（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。
（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。
（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。
（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。
寫好總結需要注意的問題
（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。
（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。
（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。
第2篇：會議紀要書寫格式范文
主要欄目
設有專論、康復論著、臨床研究、功能評定、傳統醫學與康復、護理、綜述、講座、學術動態、會議紀要、信息等欄目。
投稿須知
1 文稿務求精練、通順、準確，主題明確。論文一般不超過3000字(包括圖表和參考文獻)。來稿請附中文摘要(250個字左右)，是否配英文摘要由作者自定(400個實詞左右)，摘要按結構式書寫，即必須包括：目的、方法、結果、結論4要素。關鍵詞請參照最新出版的《醫學主題詞注釋字順表》選取，一般選取3～6個。
2 綜述、講座一般不超過5000字。
3 文稿要求打印稿，并附電話號碼 (很重要，關系修稿聯系，稿件能否及時發表)，作者單位，作者簡介(包括姓名，出生年月，性別、民族、籍貫，職稱，學位，研究方向；如項目不全，不宜刊登)，一式二份，最好能附寄軟盤或通過E-mail傳送，格式以Word、方正為好。
4 簡化字以國務院1986年重新公布的《簡化字總表》為準，數字請按國家語言文字工作委員會等7個單位公布的《關于出版物上數字用法的試行規定》書寫；醫學名詞以全國自然科學名詞審定委員會公布的《醫學名詞》(科學出版社出版》為準；計量單位實行國務院198 4年頌布的《中華人民共和國法定計量單位》；統計學符號按國家標準GB-3358-82《統計學名詞及符號》的有關規定書寫。圖表要少而精。圖片要求清晰，不折疊，其說明用另紙打印。圖片背面注明圖號、作者、文題、方向。
5 文稿中摘編或引用他人作品，請按《著作權法》有關規定，在參考文獻中注明原作者姓名、作品名稱及其來源。關于參考文獻著錄格式，本刊采用順序編碼制，按引用的先后在文中引用處上角以阿拉伯數字排序，并加方括號標注，再在文末依次列出。
6 西文作者姓在前不縮寫，名在后，用大寫字母縮寫。縮寫字母之間、姓名之間用空格，不用縮寫點或符號。請勿一稿多投。作者在向我刊投稿期間欲投他刊，請先在本刊注銷。
稿件處理
1 來稿需經作者工作單位審查，并附以蓋有公章的推薦信。凡屬國家項目或省、部級以上科研或基金項目 (可以優惠)請標明課題編號，系科技成果獎或在國際學術會議交流的論文，請注明。都請寄復印件。
2 稿件3個月未收到退修或采用通知者可自行處理。稿件作者修改逾3個月不寄回者，即屬自動撒稿。
3 對于決定采用的稿件，將通知作者付發表費。發表費由作者單位從課題基金、科研費或其他費用中支付。不采用的稿件恕不退稿，請自留底稿。
第3篇：會議紀要書寫格式范文
【培訓講師】：陳馨賢
【課程背景】
辦公室辦什么？
辦公室講究三辦：辦文、辦事、辦會。
辦文，指的是辦公文。企業公務文書是記錄企業運營的信息載體，是企業溝通力、執行力的重要保障因素，在企業實施
領導、處理公務、溝通信息、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用。 不懂公文規范，即使本身精致，也會因其粗俗而難堪；
不懂寫作技巧，縱使有再深刻的內涵，也會如茶壺中的餃子，不為人所道。
今天，公文寫作的好壞直接影響企業對外的形象，對內的信息傳達的準確度。高效規范嚴謹的企業公文，已經成為現代
企業管理水平的標志之一。
那么：
企業行文，應該遵守什么規矩？
收文和發文的處理流程應該怎樣？
對政府機關行文，哪些文種不能使用?
對下級單位行文，要注意什么樣的格式？
擬寫工作總結、工作計劃、工作報告，要注意些什么？
為什么文學功底好卻不能寫出好的公文？
我們要從哪里收集素材？
我們應該怎樣謀篇布局？ ??
辦會，指的是會務管理。我們每個人都參加過這樣或者那樣的會議，而辦公系統，是會務組織相對較多的部門。
我們老是聽人說，中國的會可真多；
我們偶而聽人說，今天的會煩死了，亂哄哄，啥也沒定下來；
我們很少聽人說，今天的會可真高效。
為什么我們的會議頻繁卻又沒有效果？
為什么開會前我們進行了精心的準備但會議一開始就發現總是不如意？
為什么會議結束了但整個過程卻是有議無決？
為什么會后總是在講宣傳貫徹落實但其實什么也沒有落？??
本講座旨在通過培養員工學習各類文書寫作，掌握對各種文書的基本原則、格式、技巧及寫作規范，學會運用會務管
理技巧，進而把握科學、精準的表達能力與組織能力，提高員工個人的專業水準，提高企業的公文處理能力與會務管
理能力。
【培訓收益】
掌握公文寫作的基礎知識
熟悉及運用常用的公文文種
掌握企業公文的寫作流程與技巧
了解和避免商務公務寫作的常見問題
掌握常見文種公文的寫作技巧并熟練應用
掌握會務準備的要點
掌握會場布置的細節
了解會務服務與接待的技巧
【培訓大綱】
序：關于辦公室工作的三件往事
（一）、認識公文寫作
公文究竟用來做什么？
公文的特征特點
公文處理
公文運轉的流程
公文文種及其適用范圍
（二）、國務院對公文的格式規范有哪些基本要求？公文用紙有哪些要求？
公文的排版、印刷和裝訂有哪些要求？
公文中眉首部分的標識規則有哪些？
公文的標題有哪些要求？
公文的主送是誰？
公文中主體部分的規則有哪些？
公文中的結構層次序號有什么要求？
公文中如何引用公文？
公文中如何引用數字？
公文中如何使用計量單位？
公文的成文時間怎樣寫？
公文如何用印？
公文的附件有何要求？
公文如何用印？
公文的版記有哪些要求？
公文的主題詞如何選用？
公文的頁碼有何規定？
公文修改符號有哪些？
課堂實戰：公文寫作常見病例診斷
（三）、常用公文寫作提點
法定公文
通知、通報、通告
請示、報告、批復
決定、決議、會議紀要
意見
函
事務文書
工作總結
工作計劃
調研報告
述職報告
講話稿
簡報、信息
專用書信（請柬、邀請函、賀電、賀信、傳真、電子郵件） 典型材料
（四）、公文寫作實用技巧
公文寫作基本要求
準確體現寫作主旨
搭架子，粗略提綱
打腹稿，謀篇布局
廣咨詢，征求意見
繞主題，不斷完善
廣泛收集積累材料
合理布局避免枯燥
公文寫作常見的開頭形式
公文寫作中的“篇（段）前撮要”
公文寫作常見的結尾形式
公文寫作中的層次安排
公文寫作中的段落設置
公文標題的擬制要求
公文寫作中的過渡照應
精心雕琢語言文字
語法、語氣、語言
公文用語的基本要求
公文寫作的用詞規范
公文寫作的煉句藝術
巧妙傳達負面信息
修改把關必不可少
（五）會務管理
案例分享：九段秘書的會議管理會前準備
思考：我們都需要準備什么？ 會議組織者（會務秘書）準備什么 主持人準備什么
參與人準備什么
明確會議議題
明確會議目標
明確會議規模
確定與會人員
確定會議時間
確定會議議程
擬訂會議日程
選擇會議地點
制發會議證件
制發會議通知
制作會議請柬
與供應商進行合作
準備會議必需品
做好費用預算
準備會議文件
會場布置要領
了解會場設施用品
配齊會場所需設備
掌握會場布置技巧
會議接待工作
作好接待準備
會議食宿安排
會議文化生活
會議交通保障
會議用品供應
醫療衛生服務
會議安保工作
會場服務工作
組織與會者簽到 引導代表入座 發放會議文件 安排會議發言 組織分組討論 做好會議記錄 處理臨時事項 內外聯絡工作 組織參觀考察
會議目的達成
第4篇：會議紀要書寫格式范文
三級秘書考試題型一、經常在錄象題中出現的問題包括以下幾點：
1、環境問題。如會議室、會客室、接待室、走廊、辦公室布局/布置/清潔/辦公用品的擺放/、整齊、衛生、光線、綠色植物等。
2、職業形象。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。
3、接待方面。環境情況、辦公用品的準備情況、接待預約和未預約的來訪者、電話接待的要求等。
4、溝通方面。包括溝通的基本技能、具體技能要求、內容等。
5、接打電話和處理通話中的問題。如方法，語言等等。
6、會議方面。會議籌備的各項環節、會中的服務工作、會后的善后工作、會議協調、商務活動和旅行的工作事宜等。
7、檔案信息。收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發工作等等
8、辦公室事務管理。庫存管理、進貨保管、緊急事故的處理、辦公設備用品的采購等。
此外，在書本每章節內的注意事項也是考試的知識點分布所在地。
二、其他要注意的問題：
1、選擇題量很多，120道題目要求在90分鐘內完成。選擇題發題型包括單項、多項、不定項、中性選擇四項。
2、工作務實題主要偏重實際操作，包括某項工作的方法、內容、寫作的格式等等，并且形式很靈活，如擬寫一份完整的庫存管理方法，以備忘錄的格式，通過電子郵件發送給某某經理等。這就要求大家掌握多種知識的同時學會靈活運用。
3、錄象分析題只要找出錄象中的正確或錯誤的地方即可，不需要加以分析(這是近及期考試的形式)。每個級別分別都有兩道錄象題，每道在5-10分鐘。試卷要求找出15個正確或錯誤的地方即可，但是每道錄象題中至少有15-20個錯誤和正確的地方，甚至更多。 大家都可以寫下來。
總體注意事項：錄象分析題以具體實際操作技能為重點，考點涉及面積廣，較分散。
一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密。
三級秘書證考試試題1[多選題]零基預算法的優勢主要有()。
A.能夠避免內部各種隨意性費用的支出
B.有利于將組織的長遠目標和具體目標以及要實現的效益有機結合起來
C.可以節約大量的人力、物力和時間
D.有利于提高主管人員的控制與決策水平
【參考答案】ABD
2[多選題]通過督查促進決策和上司指示的落實，這就是督查工作的()。
A.本質要求
B.基本目的
C.出發點
D.歸宿
【參考答案】ABCD
3[多選題]下列公文采用引述式開頭的有()。
A.商洽函
B.請批函
C.答復函
D.批復
【參考答案】CD
4[多選題]信息利用服務的途徑有()。
A.信息搜集
B.信息檢索
C.信息登記
D.信息加工
【參考答案】BD
5[多選題]決定可分為指揮性與知照性兩種類型。下列事由中應使用知照性決定的有()。
A.設置機構
B.部署工作
C.表彰先進
D.人動
【參考答案】ACD
6[多選題]下面是關于傳統預算法的描述，正確的是()。
A.傳統預算法核算比較簡單，核算成本低
B.傳統預算法的前提是上年度的每項支出均為必要
C.傳統預算法能夠避免內部各種隨意性費用的支出
D.傳統預算法在安排項目的優先次序上存在著相當程度的主觀性
【參考答案】AB
7[多選題]承辦周期制度要求人們照章辦事，不準人們的行為偏離規定的要求，以提升企業的()。
A.應變能力
B.形式
C.信譽
D.效率
【參考答案】CD
8[多選題]在糾正會議檢查過程中所發現的問題時，要努力做到()。
A.必須由領導對問題提出處理意見
B.不擴大問題的影響面
C.在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備
D.及時將糾偏的結果進行通報
【參考答案】CD
9[多選題]辦公室工作目標管理要求建立一套完整的目標體系，其具體內容是()。
A.從企業的最高主管部門開始
B.由上向下逐級地確定目標
C.從企業的一般員工開始
D.由下向上逐級地確定目標
【參考答案】AB
10[多選題]文書寫作中，使用第三人稱的文種有()。
A.通報
B.會議紀要
C.會議記錄
D.合同
【參考答案】ABCD
11[多選題] 下列日常事務文書，開頭需寫稱謂的是( )。
A.啟事
B.感謝信
C.請柬
D.備忘錄
【參考答案】BC
【參考解析】感謝信和請柬的內容結構均為：標題+稱謂4-正文4-落款+成文日期。因此，感謝信和請柬的開頭需寫稱謂，啟事和備忘錄不需要。故答案為BC。
12[多選題] 會議常用的視聽設備使用時應注意( )。
A.會前由專門人員負責檢查所有設備
B.簡單的故障可由與會者或發言人自己維修
C.設備出現故障時最好及時更換新的設備
D.會議設備檢查人員要有可以提供緊急維修技術人員或技術部門的電話號碼
【參考答案】ACD
【參考解析】在會議常用的視聽設備的使用時應注意：會議承辦者應在會前向設備供應商明確詢問具體的解決程序;在會議召開前由專門人員負責檢查所有設備;會議檢查人員應該有一個可以請求緊急幫助的電話號碼，以便與相關部門進行聯絡;有些設備故 障(如燈泡報廢等)可以由會議工作人員自行處理，因此，在可能的情況下，應該在會場準備一些備用的設備;發現設備故障要及時請有關的公司和專業服務機構派人修理;有些設備在出現故障時最好更換新的設備，等到會議結束后再進行修理。故答案為ACD。
13[多選題] 公司總經理辦公會議事規則要求各部門提出的議題要()。
A.提前上報審核
B.立足全局
C.在會上直接提出
D.事先征求領導意見
【參考答案】AB
14[多選題] 值班秘書要記好值班電話記錄，其內容有()。
A.來電人姓名
B.自己電話號碼
C.來電的內容
D.自己如何處理
【參考答案】AC
【參考解析】B、D兩項是秘書自己知道的，不用記錄在值班電話記錄中。
15[單選題] 衡量刻錄機數據傳輸速度的單位是( )。
A.速率
B.倍速
C.流明
D.位速
【參考答案】B
【參考解析】數據傳輸速度又稱讀寫速度，表示讀取數據和刻寫數據的快慢程度，單位是倍速，通常用x表示。故答案為B。
16[單選題] 進行有效溝通除了要進行正確的引導、了解和說服外，還要( )。
A.安排各種活動
B.換位思考
C.強調自己的要求
D.注意安全隱患
【參考答案】B
【參考解析】有效溝通要以理解為前提，強調在溝通中的換位思考、積極的了解、引導與 說服。故答案為B。
17[單選題] 接待計劃的主要內容不包括( )。
A.確定接待規格
B.日程安排
C.經費預算
D.客人背景資料
【參考答案】D
【參考解析】接待計劃的主要內容有4項：確定接待規格、日程安排、經費預算、工作人員，客人背景資料不屬于接待計劃的內容。故答案為D。
18[不多選題] 公務文書文面結構中的主體部分不包括()。
A.文件名稱
B.主送機關
C.發文字號
D.成文時間
【參考答案】AC
19[多選題] 在準備會議名簽時，秘書人員應做到()。
A.選擇質地優良的名簽
B.妥善保管名簽
第5篇：會議紀要書寫格式范文
（一）分管檔案工作局領導責任制
1、領導局系統的檔案管理工作。
2、審定局系統檔案管理各項制度，并監督貫徹執行。
3、解決檔案工作中的實際問題。
（二）主管檔案工作辦公室領導責任制
1、組織制定檔案管理制度，并認真執行。
2、抓好局機關和局屬單位檔案建設與管理工作。
3、定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業務技能。
（三）檔案管理人員崗位責任制
1、對機關各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
2、負責集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案以及有關資料。
3、為黨和國家積累檔案財富，按規定將具有長遠保存價值的檔案向省檔案館移交。
4、貫徹執行檔案工作的法律、法規及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規章制度。
5、對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全局各項工作服務。
6、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。
二、文書檔案立卷歸檔制度
檔案是本單位在工作活動中形成的保存備查的原始記錄。為了歸檔文件材料的齊全完整，提高歸檔案卷的質量，結合實際制定本制度。
（一）凡是各項工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件及其他材料，均屬于接收范圍。具體包括重要的收發文件、會議文件、內部文件、會議紀要、調查報告、會議記錄、工作計劃總結、重要件、統計報表、財務報表、電報、電話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊等。以上應立卷歸檔的文件材料，由各處（科）室文書管理人員負責組織整理、立卷，并按期向局綜合檔案室或所在單位檔案室移交，任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不得據為己有。
（二）文件立卷工作實行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個處室辦理的文件材料，就由哪個處室立卷歸檔。
（三）歸檔的文件材料要按規定進行分類，每份文件的頁數及卷內目錄、備考表應齊全完整，每一案卷一般不得超過200頁。
（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。
（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在復文年份立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。
（六）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
（七）卷內文件材料應按排列順序，依次給有文字的每面材料編寫頁號，正面頁號編在右上角，背面頁號編在左上角。編寫頁號一律用黑色鉛筆，并做到不重復、不漏頁。號碼一律用阿拉伯數字。
（八）歸檔的案卷必須按規定的格式填寫卷內文件目錄和備考表，填寫的字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用炭素墨水或藍黑墨水，禁用純藍墨水。卷內文件目錄放在卷首，備考表應置卷尾。
（九）卷宗內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應裱糊，理順取齊，案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距7公分。
（十）案卷標題要簡明，準確反映卷內文件材料內容，要用鋼筆書寫或微機打印，字跡要工整、清晰，標題末尾不用句號，保管期限欄內必須填明保管期限。
（十一）歸檔。每年四月底以前，各部門必須將上年度的文件材料及相關資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。歸檔時，交接雙方核對案卷，并在檔案移交登記表上簽字。
三、檔案利用制度
（一）檔案室所藏檔案，主要是供局機關、局屬單位及上級領導機關利用。
（二）檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,根據機關工作的需要,編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務。
（三）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。
（四）利用檔案工作結束后，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，及時交檔案室存查。
（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷不符或其他問題，應及時報告。
（六）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結經驗，做好檔案開發利用工作。
四、檔案保密制度
（一）檔案管理人員必須嚴格執行黨和國家的保密法規及檔案管理的規章制度，確保保密檔案的安全。
（二）保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規辦理。
（三）保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍，查閱利用須經領導批準。利用保密檔案，嚴禁復印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發現此類情況，應及時追查并報告領導。
（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執行保密紀律，對失密、泄密事件要及時報告并認真查處，情節嚴重者要追究法律責任。
（五）檔案管理人員要嚴守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。
五、檔案保管制度
（一）檔案室（庫）由專人管理，未經工作人員許可，不得擅自進入檔案室（庫）。
（二）嚴格執行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自保存檔案。
（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。
（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內嚴禁吸煙，嚴禁在其周圍堆放易燃易爆物品。
（五）檔案室（庫）要保持衛生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全。
（六）隨時檢查庫房消防設備、電器電源及門窗等設施設備的安全情況，發現問題要立即向領導報告，并采取有效措施及時解決。
六、檔案查閱、借閱制度
（一）查閱檔案，必須在檔案室進行。局機關各處室、局屬各單位查閱檔案須與檔案管理人員聯系，并履行審批登記手續。外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經局檔案管理領導組副組長批準，并辦理登記手續后方可進行。
（二）查閱檔案，如需復印或摘抄，需經局檔案管理領導組副組長同意。復印材料由檔案管理人員負責辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認真審查核對，不得有誤。
（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，可持單位介紹信，說明原因，經局檔案管理領導組副組長批準，履行借閱手續。
（四）借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應辦理續借手續。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標記。
（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時間。
七、檔案鑒定和銷毀制度
（一）局檔案鑒定小組負責對本局保存的檔案進行鑒定。
（二）局檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的案卷進行鑒定，對不符合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據《檔案保管期限表》的規定，對超過保管期限的檔案進行鑒定，決定銷毀確無利用價值的檔案。
（三）銷毀檔案需逐卷登記造冊，經局檔案管理領導組副組長簽字批準，在保密局指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監銷。監銷人員要認真負責，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對安全。
八、檔案統計制度
（一）檔案統計工作由檔案管理員負責。
（二）檔案統計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及時、完整、系統。
（三）統計內容主要有：檔案機構人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進和移出數量，檔案利用情況，檔案庫房、設備情況以及上級機關和檔案部門要求統計的其他內容。
（四）上級機關和檔案部門要求報送的各種統計報表、資料，必須按照要求統計、填寫，經領導審批后方可報出。
第6篇：會議紀要書寫格式范文
第一條為使石城化學公司有限責任公司（公下簡稱石城化學公司）的公文處理工作規范化、制度化、科學化，特制定本辦法。
第二條石城化學公司的公文，是石城化學公司在生產經營建設和管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹集團公司各項工作要求，規章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導部署和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經驗的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。
第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，確保國家秘密和企業商業秘密、工作秘密的安全。
第六條石城化學公司各部門和各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門本單位公文處理工作的領導和檢查。
第七條總經理辦公室是石城化學公司公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導各單位的公文處理工作。
第八條石城化學公司機關各部門和各單位辦公室應當設立文秘部門或者配備專（兼）職人員負責公文處理工作。
第二章公文種類
第九條石城化學公司公文種類主要有：
（一）命令（令）
適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
（二）決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）公告
適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告
適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
（六）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）報告
適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
（八）規定
適用于對特定范圍內的工作和事務制訂有約束性的措施。
（九）請示
適用于向上級機關請求指示、批準。
（十）批復
適用于答復下級機關的請示事項。
（十一）意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（十二）函
適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
（十三）會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
（一）文件眉首。一般指首頁橫線以上，包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號和簽發人等內容。發文機關標識和橫線用紅色印刷，稱文件紅頭。文件的眉首占首頁的三分之一。
（二）涉及國家秘密和企業商業秘密、工作秘密的公文，應當依據有關規定標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。
（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
（四）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。
（五）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。發文字號一般置于發文機關標識的下面，橫線中央上面。石城化學公司文件字號為石城化學公司×〔200×〕×號。前“×”為石城化學公司機關部門代字，如：辦公室為“辦”、人力資源部為“人”。
（六）上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
（七）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。紅頭文件的標題可以省去發文機關的名稱。
（八）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
（九）公文如有附件，應當在正文之后成文時間之前注明附件順序和名稱。
（十）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。
（十一）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。
（十二）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。
（十三）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞要從集團公司公文主題詞表中選用，最多不得超過5個，排列次序是先標注類別詞，再標注類屬詞，最后標注文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面。
（十四）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
（十五）印發機關的名稱印在文件末頁最后一行，印發日期一般為送印日期。
（十六）石城化學公司辦公會議紀要，眉首占首頁的三分之一，印發日期印在橫線上面發文機關標識的右側，順序號印在發文機關標識和印發日期中央的上面。密級和保密期限印在首頁右上角。
第十一條公文各組成部分的其他標識規則，可參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。
第十二條文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用a4型，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第四章行文規則
第十三條行文應當確有必要，注重效用。
第十四條石城化學公司各部門、各單位的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。
第十五條石城化學公司各部門、各單位在各自職權范圍內，可以互相行文。必要時，可以向省、市人民政府的有關業務部門行文。機關各部門一般不要直接向下屬單位和下屬單位的業務處（科）室行文。各部門之間可以通過電話、面談解決問題的，盡量不要行文。
第十六條屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。
第十七條部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。
第十八條向下級機關、單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。
第十九條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十一條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
第五章發文辦理
第二十二條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。
第二十三條草擬公文應當做到：
（一）符合國家的法律、法規及其它有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。
（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。
（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發言語字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
（六）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。
（七）應當使用國家法定計量單位。
（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯文。
（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
第二十四條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級領導協調或裁定。
第二十五條公文送負責簽發后，再由辦公室審核，審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。
第二十六條公文由本機關負責人簽發。以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。有的公文經授權可由辦公室主任簽發。
第六章收文辦理
第二十七條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第二十八條認真辦理往來文件，是辦公室工作的一項重要內容。從事收文處理工作的人員應當遵守以下規定：
1．以高度負責的精神，準確、及時、安全地處理好每一份文件。
2．對公文運轉的每一個環節，都要建立登記制度，避免延誤、丟失。
3．遵守保密紀律和工作紀律，確保國家秘密安全，收文處理過程中的信息（辦理情況、領導批示等）不得擅自對外提供。
4．注意把握來文需要辦理事項的緊急和重要程度，切實做到急事急辦，特事特辦。
5．加強學習，精通業務，全面掌握情況，提高收文處理的工作質量。
第二十九條公司收文處理由總經理辦公室機要秘書統一負責簽收、登記，并進行審核，送由辦公室主任簽署擬辦意見后，按照擬辦意見進行分送、傳閱和內部催辦。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。
第三十條凡上級來文和送總經理辦公室的文件都要逐件進行登記。登記內容包括收文日期、來文機關、文號、頁數、標題等。
第三十一條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦的機要部門并說明理由。
第三十二條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。
第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第三十四條機要秘書要及時掌握領導日程安排，適時提請領導閱處文件。遇有領導同志出差等特殊情況，機要秘書要調整傳閱流程，避免因此置壓文件，對重要的文件要特別請示辦公室主任進行處理。
第三十五條機要秘書按照領導批示進行文件的后續運轉，及時通知責任部門或單位取閱文件，確保領導批示事項得到貫徹落實。各部門和單位要根據機要秘書通知及時到辦公室取閱文件，取閱文件的人員應在《每日文件收轉單》上簽署取閱人姓名和取閱日期，歸還時在《每日文件收轉單》上簽署歸還人姓名和歸還日期。運轉過程中出現延誤、遺失的，由取閱人負責。
第三十六條傳閱件應在3個工作日內退回辦公室機要秘書，在此期間文件的復印、傳閱等工作由責任部門按照有關保密規定進行。文件取閱人對該文件在責任部門運轉的全過程負責，遇有部門負責人出差等特殊情況，須由指定的工作負責人進行辦理，不得置壓文件。對特殊文件和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進行辦理。
第三十七條轉各部門或單位辦理的請示件和領導批示，由機要秘書負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。領導明確批示由牽頭部門負責處理的文件，由牽頭部門組織協調，直至文件辦理完畢。
第三十八條有限公司與分公司間的公文傳閱要做到及時，按照收文口徑做好文件的催辦、歸檔。
第三十九條凡符合下列條件之一的，可視為文件辦結：
（一）已按領導批示認真承辦，履行了處理程序并有結果；
（二）上級機關公文，已通過行文或其它方式貫徹執行；
（三）函件已明確答復；
（四）要求公司答復問題的來文已作出明確答復；
（五）應閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。
第七章公文歸檔
第四十條公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和集團公司、石城化學公司的有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。石城化學公司及其機關各部門的發文由總經理辦公室負責立卷歸檔。立卷歸檔工作應在主管檔案工作部門的指導下進行。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第四十一條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。
第四十二條代表石城化學公司外出參加重要會議后，應將會議文件、資料交總經理辦公室立卷、歸檔。
第四十三條本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。
第四十四條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。
第四十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第四十六條公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十七條文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。
第四十八條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。
第四十九條公開行政機關公文，必須經發文機關批準，經批準公開的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。
第五十條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。
第五十一條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。
第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。
第五十三條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。
第五十四條機關合并時，全部公文當應隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。
第7篇：會議紀要書寫格式范文
關鍵詞：住宅工程；施工質量
住宅工程質量涉及到千家萬戶，我國已將住宅工程質量列入必須實施監理的范圍，作為監理單位要將住宅工程的質量作為工作的重點，采用科學的方法和手段，以實現合同中的質量目標，使業主滿意，讓政府放心，住戶稱心。現結合本人監理多棟住宅樓工程經歷，對施工階段質量監理方法作些探討。
一、要做好開工前的準備工作
1、組建項目監理機構要根據具體的特點和現場的實際需要組建項目監理部，項目監理班子負責制定相應的項目監理內容及流程，為保證監理工作的順利進行，要求其組成人員具有合理的專業結構和技術職稱結構。在監理班子成立之后、具體的監理工作開始之前，監理班子要確定項目的投資額、預計工期和質量要求，即確定監理目標。
2、熟透施工圖紙
開工前，各專業監理工程師要認真細致地閱讀審查圖紙，以熟悉設計意圖、結構處理、構造要求、施工中難點及易出問題的部分，找出圖紙中存在的問題。主要看建施圖與結施圖的標高、尺寸是否統一，土建工程與水電安裝是否協調，各細部做法說明是否有遺漏等。對有疑問的一一列出，并在圖紙會審中提出，以避免日后一些不必要返工或相互扯皮。項目監理部還根據以往的監理經驗，向業主提出一些合理化建議，特別是質量通病的防治。
3、開好第一次工地會議
工程開工前，業主主持召開第一次工地會議，監理、施工單位參加。總監在會議上要著重介紹監理規劃中的監理工作程序、監理工作方法和措施等主要內容，并向施工單位交待資料的范圍、內容和填寫要求，統一格式、標準和書寫方法。從一開始就向各方傳遞監理信息，使各方了解監理工作的做法和要求，起到“預防為主”的作用。會議紀要由項目監理部起草，經與會各方代表會簽。
4、把好工程開工關
工程開工前，總監組織各專業監理工程師審查施工單位報送的施工組織設計。主要審查其施工方案、施工工藝及人員、機械、材料配備是否能滿足施工合同要求，質保體系是否完善，現場管理人員是否到位，特殊工種及專業人員是否持證上崗。對本工程易產生的質量通病，要求施工單位拿出具體的防治措施，報監理工程師審查。當具備符合要求的開工條件后，由總監簽發開工令。
二、施工過程中的質量控制重點
1、施工測量放線的報驗。要求施工單位按業主提供的水準點將設計標高引到建筑物附近，設立永久性水準點，監理工程師進行復核，確保其準確性。施工過程中，要求施工單位分別報送基礎、每層柱、每層樓面的測量放線報驗單，監理工程師現場進行復驗和確認。要注意檢查測量儀器是否在檢定合格的有效范圍內。
2、進場工程材料的審查。由施工單位報送進場材料報審表及其質量證明資料后，專業監理工程師認真審核所進材料的外觀、規格、型號、數量、使用部位等是否符合設計及規范要求，出廠合格證及材質化驗單是否真實有效。對按規定需見證取樣的材料（如鋼材、水泥、防水材料等），監理人員按規定的程序嚴格進行見證取樣，樣品由監理單位的見證人與施工單位的取樣人共同送交具有相應資質的檢測單位檢測。對未經監理人員驗收或驗收不合格的工程材料，監理人員有權拒絕簽認，并簽發監理通知單，責令施工單位限期將不合格材料撤出現場。
3、隱蔽工程的驗收。施工在對隱蔽的工程進行自檢、互檢、交接檢合格后向監理工程師填報隱蔽工程報驗表。監理工程師現場進行認真檢查，符合要求予以簽認。對未經監理人員驗收或驗收不合格的工序，監理人員拒絕簽認，并要求施工單位不得進入下道工序施工。有的隱蔽工程雖然不影響到主體結構的質量，但是對日后住戶的使用有很大的關系，如廚衛間、屋面滲漏問題，監理人員把蓄水試驗當作重點工作來抓，達到規定的蓄時間后，對凡有立管穿過樓板的地方一處處仔細檢查，直到無任何滲漏現象才準許施工單位進入下道工序。
4、加強巡視和旁站。施工中每個過程都可能出現質量問題，事前監理能及早發現質量苗頭，由于建筑產品特點決定，隱蔽后很難整改到原來模樣。因此做監理的就不能做事后諸葛亮。巡視、平行檢驗、旁站和見證取樣送檢到位的標準是：①干前到位好比打“接種疫苗”。例如澆筑混凝土柱子前，要提前告知鋼筋骨架綁扎中箍筋間距、箍筋加密區、保護層混凝土塊固定、柱根部雜物清刷和接漿、模板涂刷隔離劑種類、合模后模板內徑尺寸及混凝土振搗是重點；②干中檢查是“心理托底”。看干前所提的預見性問題落實情況；③關鍵工序進行旁站等于“上保險”。混凝土振搗是關鍵。通過看、聽、摸等一系列直觀檢查，獲取了對柱子混凝土振搗密實度的直觀判斷依據。要使巡視和旁站發揮切實的作用，首先監理人員必須事先熟悉與施工工序、部位有關的規范、標準及施工圖紙等，了解容易產生質量通病的地方，這樣才能在巡視和旁站中及時地、有理有據地指出存在問題，使施工人員心服口服地整改，否則，只能是每次在現場轉一轉，有問題也看不出來，易留下質量隱患。第二，監理人員要增強責任心。因為需要旁站的都是關鍵工序、關鍵部位，馬虎不得。對澆筑混凝土，項目監理部安排監理人員認真進行全過程旁站，重點檢查砂石等材料過磅、混凝土攪拌時間、水灰比、振搗、施工縫的處理、澆筑后的覆蓋養護等情況，發現問題，立即向施工單位指出并監督其整改。對不聽指揮的工人，要求項目經理讓其退場，必要時通過總監下達工程暫停令，要求施工單位停工整改。
5、推行樣板間做法。
俗話說，沒有規矩不成方圓。樣板是集群眾智慧于一體，符合規定、標準，為大家所認可的一種做法。項目監理部要求施工單位在墻面抹灰、刮膩子、貼墻面磚及鋪地板磚等工序做出樣板間，經監理和業主代表檢查認為達到要求后，才能進行大面積施工。其后監理人員仍需經常進行抽檢，這是因為施工單位往往會派出技術水平高的工人來做樣板間，通過驗收后，大面積施工時工人水平則可能參差不齊了。經監理人員檢查，對達不到要求的堅決予以返工處理。
三、做好協調溝通，保證工程質量
1、定期召開工地例會。項目監理部在第一次工地會議上即確定了今后每周召開一次工地例會，由總監主持，其中一個內容是檢查分析上周工程質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施，以督促施工單位提高施工質量水平。會議紀要由與會各方簽字認可。
2、注意與業主、施工單位的交流。在建筑市場中，業主、監理單位、施工單位是平等的責任主體，監理人員應充分發揮協調作用，做好與業主、施工單位的交流。與業主交流，是為了爭取業主對監理工作最大限度的理解和支持，業主在公開場合對監理做法的肯定和支持，對于監理部開展工作是很利的。另一方面，要注意與施工單位技術人員特別是項目經理、技術負責人多交流，共同研究解決施工質量薄弱環節、質量通病的辦法，如何實現合同規定的質量目標，做到事前控制、預防為主。
3、合理利用工程款的簽認權。根據本工程合同規定，未經總監簽字，業主不撥付工程款。每月底施工單位報送本月完成的工程量及工程款支付申請表，監理工程師進行現場計量，對未經監理人員質量驗收合格的工程量，是不予簽認的。此舉的目的是讓施工單位認識到，只有嚴把工程質量關，向業主交付經監理人員驗收合格的工程，才能得到相應的工程款，從而提高工程整體施工的質量水平。
4、學會激勵施工方
監理單位要學會使用激勵法，哪怕是微不足道卻是出自真誠的關心，對于施工方都是無窮的激勵。通過對施工方進行關懷、愛護來激發其積極性、創造性
第8篇：會議紀要書寫格式范文
關鍵詞：建筑工程；現場；管理
中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：
1、建筑工程現場規范管理的意義
民用建設工程同樣是一個投入、產出的過程，無論從事哪一類建設工程，其目的均是為了取得相應的經濟效益或社會效益。建筑工程的生產者也就是承建單位必須在一個行之有效的約束機制下才能從事最合理的生產。以一棟民用建筑物的建成過程為例，生產者通過建筑過程獲得了自身的生產利潤，投資者通過組織各個生產環節和銷售環節取得相應的銷售利潤，而使用者即購房業主通過購買房屋提高了自己的生活質量。建設工程管理能夠在建設工程的實施過程中，對施工方的建設行為進行約束；加之建設工程的目標實現不僅要求保質保量，而且有大幅度突破投資預算和不嚴重損壞環境等方面的限制，這要求整個建設工程必須從立項、論證、勘察設計、施工、竣工等過程中，參建各方均能嚴格遵守國家的法律、法規及各項制度。實現這一目標如單純依靠建設、施工兩方的自覺行為，難以避免部分建設、施工單位追求短期經濟利益而忽視工程質量的行為。參照國際上的先進經驗，徹底解決建設工程在投資、進度、質量的保證和自然、社會環境的保護等方面的問題，除必要的政府干預之外，更好的手段是引入社會咨詢服務體系的參與和管理，由于這種規范管理的形式不僅體現于建設工程管理體系的內在性，而且還表現為全過程的貫穿性，使得建設工程的現場規范管理和控制功能顯得極為重要，已成為我國建設工程目標實現的必要條件之一。
2、建設工程現場規范管理的內容
按規范管理的原則，管理對建設項目的參與，必須依循建設工程管理制的要求，規范地從事管理責任范圍內的建設活動，其主要內容是:項目管理機構、設施的建立；制定管理規劃及管理實施細則；實施施工階段的管理；規范施工合同的管理；建立施工過程管理資料的管理體系；設置設備采購管理并參與設備的監造。
2．1項目管理部門的確認必須經過招投標
這項制度直接影響現場管理的規范性，也體現了建設單位對項目管理部門管理能力的選擇權力。有了這項制度，建設單位可根據工程項目的規模、等級、工期、投資數額以及技術特色等方面的要求，正確選擇管理單位、總管理工程師，如有必要還可以細化到整個管理部門的基本組成和配套設施的使用。這樣做有利于實現管理目標的控制、施工合同以及供貨合同的管理、參建各方決策機構的建立和信息的溝通，更有利于建立公平競爭的市場環境，加速公平交易有形市場的建設和建設工程管理市場行為的規范化。
2．2管理規劃及實施細則應該結合工程實際制訂具體內容
要按照《建設工程管理規范》及其配套的規范表格進行監督管理，其積極含義在于:能節省項目編寫“規范”及“細則”的精力和時間；易于在同行中或與建設、施工單位間進行信息交流；標準規范的書寫格式符合哲學上“形式上的相對，內容上的豐富多變”的范疇定義，也符合規范管理的要求。
2．3實施施工階段的管理
施工階段的管理工作是建設工程現場管理的主要內容和關鍵環節，本文僅就施工準備階段的管理工作、工地例會、施工過程的控制工作、竣工驗收四個關鍵環節的內容加以分析和論述。
一是施工準備階段的管理工作。該階段的工作表現為建設工程管理對施工單位和對自身的事前規范管理特征，不僅能夠體現管理部門的技術管理能力，還考驗了其對施工單位市場行為的控制能力。要求管理人員通過參與“技術交底”會議等活動，按各自的分工，熟悉項目的技術要求，掌握總承包單位質量管理體系、技術管理體系及質量保證體系；按照“合同管理”的相應要求，檢查分包單位及施工隊的資質狀況；核實施工許可條件，如規劃許可證、施工許可證等，準備簽發“開工令”。可見，準備工作的充分與否是管理簽認開工令的必要條件。
二是工地例會。這一工作內容在管理工程管理工作中已形成相應的制度。作為管理，應正確地認識到它是信息交流和關系協調的重要場合，所以要做好會前準備，列出在執行合同發生分歧的問題的動議；簽發召集會議的書面通知；注意引導甲、乙雙方圍繞動議進行討論，并提出協調意見；做好會議記錄，并作為重要資料備檔。通過例會方式解決問題是強調透明化、規范化操作的基本方式。
三是施工過程的控制工作。建設工程是一個周期長、影響因素較多的實施過程，建設單位在施工階段引入管理機制，就是要讓這一過程處于受控狀態。建設工程管理的職責是在工程目標實現的同時，保證工程質量能夠達到設計要求，并使投資和進度不會明顯地偏離事先設計的計劃范圍。由于控制工作的三個對象（投資、進度、質量)的創造和完成主體是施工單位，而不是工程管理，所以控制工作只是管理工作中的一個重要手段，其工作的特點是對施工單位的工作成果加以分析、認定和考核。按照《建設工程監理規范》的要求，項目管理部門在此時的權力、職責，集中于對分項、分部施工和計劃的完成情況、工程質量驗收、各種報表以及各種上報資料的“簽認”上。因此，控制工作是管理規范管理的主題，也是建設工程管理是否能夠協助建設單位實現建設目標的基礎考核依據。
四是竣工驗收。該階段工作的重點是工程質量的驗收，其依據是法律、法規、強制性標準、設計文件及施工合同，對質量不合格的分項和分部要責令施工單位進行整改:最后由總監和管理單位技術負責人對單位工程質量評估等竣工驗收報告審核簽字。
3、建設工程管理現場規范管理的落實與檢查
3．1落實現場各項負責及管理制度
鑒于建設工程管理的高科技工作特點，要指定懂技術的專門人員開展管理工作，建設工程管理工作的核心仍是為建設項目提供質量保證，因而工程質量的監督工作是管理現場規范管理的重點。落實這一制度主要分如下三個工作內容:審查、監督施工單位質保體系的建立和執行；施工階段各種與工程質量有關的規范表格、資料的簽署和記錄；通過旁站、巡視、平行檢驗、見證取樣等職責的履行，對材料、施工工藝等質量問題的發現和整改。規范參建各方的質量行為一直是建設行業各項工作的重點，《中華人民共和國建筑法》的第六章即專為質量管理設置，而《建設工程質量管理條件》更是通篇為其專設，國家、省、市、縣等各級政府圍繞著保障建設工程質量所設置的管理規章和文件則是年年皆出、不斷更新，監督、檢驗、驗收機構可謂之是層層重疊、名目繁多。但是，能對施工現場施行具體監控且負有連帶責任者，僅是建設工程管理，可見管理在工程質量保證工作中的地位之重要。要建立現場管理部門的管理制度。由于工程項目管理工作的需求和人員的技術所長各有不同，可根據具體工程的特點建立項目管理部門專設的規章制度。常見的有管理人員考勤制度、具體人員的工作負責制度，例會或其它會議的記錄存放制度、文檔管理制度等等，這些也是落實現場規范管理的保障。管理工作要講求效果。對于管理工作效果的評價，主要有施工階段的管理記錄，包括對施工各類問題的發現及整改、解決措施的落實等情況；各項工作（特別是決策工作)的參與情況；項目完工備案時上交資料的完整與否。
3．2對現場規范管理的檢查方法
現場規范管理的檢查檢查內容包括:項目管理部門形象:辦公場所和設施、人員到位情況；文字資料:管理規劃和實施細則，合同備案情況、法人委托書、有關質量控制及報驗資料、會議紀要等；文檔管理情況；反映市場行為的記錄:開工報告及開工令，對施工企業的資格審查及考核記錄；其它情況的備案:工程量審批、進度計劃審批等。
一是入庫管理檢查。當項目管理部門成立、領取到項目管理證時，管理部門應派人前往相關管理部門辦理入庫登一記，內容包括工程項目等級，合同期限、管理內容、管理人員名單及資格狀況等。
二是專項檢查。由政府部門依據相關政策要求，組織臨時性、拉網式的大檢查，僅對辦理了監理證的項目管理部門實施檢查，事先確定檢查內容，檢查工作完畢后，由組織單位進行抽查和講評。
第9篇：會議紀要書寫格式范文
“財富的一半來自合同”，合同是企業從事各項經濟活動獲取經濟效益的橋梁和紐帶。當前，合同管理非常重要，關乎企業生死存亡，合同管理是企業管理的重要內容，做好合同管理工作，是維護企業合法權益的最基本的要求。筆者針對黑龍江墾區國有農場土地等資源合同管理中出現的突出問題，提出了具體解決辦法，旨在提高企業經營管理水平和經濟效益，規避各種經濟風險。
【關鍵詞】
土地資源；合同管理；存在問題；措施及辦法
黑龍江墾區擁有土地總面積5.54萬平方公里，耕地4338萬畝，其中水田2268萬畝。黑龍江墾區占全國農墾耕地面積近一半，是我國耕地面積最大的墾區，土地是墾區立足之本，發展之基，土地等資源收入是墾區目前主營收入，占其自身資源收入的80%以上。土地承包合同好與壞，不僅關乎墾區的發展，而且直接關系到墾區的穩定及廣大職工的切身利益。
一、合同簽訂情況
黑龍江省農墾齊齊哈爾管理局土地總面積398.23萬畝，其中耕地面積219.83萬畝，按照管理局關于對農（牧）場2016年上半年經濟活動開展考核調研的通知要求，管理局黨委責成相關部門組成調查組，對全局土地資源合同執行情況進行檢查，對下一步如何完善合同管理體制、合同簽訂和履約等情況進行充分的調研，通過檢查，共清理各類經濟合同24540份，其中：當年簽訂土地承租合同21837份，長期出租土地承租合同502份，草原合同1684份，林地合同391份，水面合同55份，資產租賃合同8份，建筑施工合同59份，其他資源合同4份。在對土地承包合同進行查閱過程中發現，全局共有外來承包戶408戶，占全局土地承包總戶數的1.8%。這些外來戶一部分是當年農場種植業結構調整，職工沒有水稻種植經驗，從外地引來的水稻種植戶；另一部分是2000年初農場土地效益不好，農場職工沒有種地積極性，土地發包較困難，在周邊農村通過做工作吸引來場的種植戶。從合同管理來看，總體情況較好，但個別農場仍然存在一些不可忽視的問題。
二、合同管理現狀
黑龍江墾區由于歷史機構、管理體制、客觀形勢和相關管理制度的變更等多方面因素影響，引發合同糾紛呈逐年增長態勢，合同管理需加強，主要體現在以下幾方面。
（一）合同簽訂不規范
通過調查發現，一些農（牧）場在合同簽訂規范上存在大量問題：一是格式化合同筆填出現失誤后，經辦人直接在合同上修改。二是一些補充條款不注明在相應的位置，而是填寫在合同空白處。三是土地承包合同漏填相關項目條款。四是土地承包合同承包人簽字有錯誤。五是合同數字書寫潦草難辨。六是合同審查校對不細，存在多、少、錯字。七是合同漏填重要內容。八是簽約人簽字蓋章不全。九是合同變更不簽補充協議。
（二）合同內容存在問題
1.缺乏必備條款。重點體現在缺少合同的變更、解除、中止等條款以及違約責任條款。這樣將直接導致有的合同不能變更解除，有的合同不能中止，如當事人違約不能受到相應的制裁。
2.條款內容存在問題。一是內容簡單，約定不細。二是表述存在問題，容易產生疑義。三是約定不合規、不合理。四是權利義務條款有失公允。
3.無用條款過多。主要是一些采用格式化范本的合同。一些范本為了適應大范圍使用，規定羅列了很多方面的條款。有的農場簽訂合同將范本照搬照抄，一些無用的或雙方未約定的條款也不刪除，造成合同條款過多，很多條款不能執行。
（三）簽約技術存在問題
1.不達成合同約定生效條件。達成合同中約定生效的條件是合同生效的基礎。因此要使合同真正生效，合同的約定必須達成，但實際上這方面也存在問題。如合同中約定簽字蓋章后生效，但合同只簽字不蓋章或只蓋章不簽字，或簽字蓋章不全。有的合同約定公證后生效，但簽訂合同不辦理公證。
2.合同生效時間與合同約定生效時間存在矛盾。如某承包合同為2011年7月30日簽訂，但在合同中約定“承包期限自2011年1月1日起……”，造成2011年1月1日至2011年7月29日承包不發生效力。
3.既又承包，合同簽訂無效。在各場簽訂的承包合同中，有的約定了人，由人代表農場在合同上簽字，但同時有的人承包了土地，又在承包人一欄上簽字，造成了合同的無效。
4.簽約時間過長，合同難以履行。有一租賃合同，期限50年，但租賃人已經57歲，如合同履行完，其已百歲以上，但合同中還約定合同履行完，租賃人有優先承租權。其中提前終止合同條款約定如乙方確需提前解約，須提前3個月書面通知甲方。本合同應針對乙方年齡特點，重點考慮合同期限及中止解除等條款。
（四）簽約主體存在問題
一是無主體資格者簽訂合同。各場簽訂的各類合同，簽約主體只能是農（牧）場，不應當為其他的非法人單位。但還有少部分合同由非法人單位作為甲方簽訂承包合同。二是代表人無主體資格。有的合同人在法定代表人一欄上簽字，顯然不具備主體資格。有的合同未約定人，合同簽字一欄也未載明是法定代表人還是人，卻由人簽字。三是無主體資格認定材料。雙方是單位的無營業執照，是個人的無身份證明，建筑公司等特殊行業無資質證明，法定代表人無法定代表人身份證明，委托人無授權委托書。
（五）長期合同問題較多
一是個別農（牧）場簽訂土地長期合同，存在問題較多，如承包期限太長。二是承包費過低。每畝幾元、十幾元、幾十元的都有。三是合同條款過于簡單。有的合同就是幾句話，普遍缺少切實可行的變更和解除條款，造成無法有效地調整承包費用或解除合同。四是發包方五花八門，有的是農場、有的是分場、有的是連隊、甚至是莫名其妙的單位。長期合同基本上都是歷史遺留下來的，體現了當時機構管理體制和經營管理出現了許多問題。
（六）合同管理制度滯后
一是合同管理檔案沒有完全建立，底數不清，合同編號不統一。個別農（牧）場合同管理檔案還沒有建立，單位究竟簽訂多少份合同底數不清，各類經濟合同編號無序、混亂。二是合同管理缺少審批、會簽、登記、備案歸檔等管理制度。農（牧）場基本上沒有完善的合同管理制度，合同管理的各環節沒有制度約束，管理存在漏洞。三是重大的經濟合同簽訂無會議紀要或相關文件、合同履約中隨意變更。四是合同保管分散，無統一保管部門，出現“誰都管，誰都不管”的現象。五是合同管理委員會沒有真正發揮作用。在合同起草、訂立、簽訂等過程中沒有起到應有的審批和監督作用，存在監管真空狀態。六是合同歸檔不夠嚴肅。將一些未簽訂完成或有缺欠的合同保存歸檔。
三、提高合同管理的建議和措施
1.認真貫徹執行《齊齊哈爾管理局合同管理辦法》，要將合同管理辦法作為各單位簽訂、履行、管理各類合同的規范性文件，貫穿于合同管理工作的始終。各單位應當依照管理局的管理辦法，結合本單位的實際，制定本單位的實施細則，并在今后的合同管理工作中認真貫徹執行。
2.認真清理合同，摸清底數。要認真清理本單位的各類合同，分類建立好管理檔案，準確摸清底數，檔案中要按照合同類別統一進行編號，做到紙質合同與編號對應，以便查閱。管理檔案要載明合同當事人、標的、履行期限、履行狀況、是否修改及修改補充內容、是否產生糾紛和產生糾紛的原因及如何解決處理等內容。針對合同存在問題，各單位要及時整改不合規合同。如對簽訂不規范，缺章少字、填列內容筆誤等能夠補充完善的合同進行認真整改。
3.對顯失公平等不合規合同進行清理。必要時通過政法機構部門付諸法律程序予以修改和完善。
4.成立合同管理組織機構，完善合同管理制度。各單位要按照合同管理辦法的要求，成立合同管理委員會和合同管理辦公室。建立健全合同管理制度，有效地監督管理各類合同的簽訂和履行。合同管理辦公室要及時搜集、整理合同，要及時將到期的合同向本單位檔案管理部門移交，并編制移交清冊，重要的合同實行文本電子儲存。合同正本、副本、附件，以及雙方變更、修改合同的協議或往來傳真函件，都要妥善保管。
5.認真清理、保管和使用合同印章。企業要認真清理合同印章，對外簽訂的各類合同的印章必須唯一，嚴格控制非法人單位對外簽訂合同，對外的合同印章必須報管理局備案，合同印章要指定專人保管，印章使用要建立登記和審批制度。
6.加強合同訂立人的身份確認和主體資格審查。合同簽訂對方是自然人的，要審查其身份信息。是單位的，審查企業法人營業執照，簽訂人的授權委托書和身份信息，并對企業的勞務、供貨或生產等資信和能力進行審查。
7.大宗資源承包或租賃合同簽訂期限不宜過長。要在合同中約定切實可行的變更解除條款，保證合同的順利履行和合理有效地變更解除。
8.簽訂合同應使用管理局下發的統一文本。無統一文本的，各單位要在起草合同后，及時由合同管理辦公室進行審查修改。
9.嚴格履行合同簽批手續，有效杜絕訴訟風險。根據合同管理辦法中的各類合同審批權限，制訂更加詳細的補充規定，將哪一種合同由誰審批，多大標的合同由誰審批等內容作具體的規定。
10.加大公證力度，規范合同管理。對各類合同，特別是大標的或其他重要的合同，應當辦理公證，對合同內容、簽訂程序等進一步規范化，避免產生不必要的糾紛和損失。
