檔案歸納方法精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案歸納方法主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案歸納方法范文

關(guān)鍵詞：檔案信息管理系統(tǒng)；計算機；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；應(yīng)用

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指以計算機系統(tǒng)為平臺，對系統(tǒng)中的大量隨機數(shù)據(jù)進行分析、整理，從而提取出對商業(yè)發(fā)展有用的數(shù)據(jù)。既提高了企業(yè)檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，又完善了信息化整合機制，對基本數(shù)據(jù)進行深入、差異化分析，為下一步工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的實際應(yīng)用

當(dāng)前社會，計算機信息技術(shù)在各行各業(yè)應(yīng)用十分廣泛，并且受到了社會各界的高度肯定和認(rèn)可。以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為例，在檔案信息管理工作中該技術(shù)發(fā)揮了較大的優(yōu)勢，較好的完善了現(xiàn)有檔案工作中的不足與問題，應(yīng)用計算機平臺可以在保證信息安全的基礎(chǔ)上，做到了資源信息優(yōu)化管理，提煉出有意義的數(shù)據(jù)；在醫(yī)療檔案管理上，計算機平臺可以自主分析檔案的基本情況，醫(yī)生在就診時需，要利用計算機平臺對患者進行檔案記錄，以建立完善的檔案管理系統(tǒng)；對檔案信息管理而言，數(shù)據(jù)循環(huán)需要通過計算機對目標(biāo)進行不斷的循環(huán)處理，以達(dá)到信息、篩選提取的目的。計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)方法為主，在一定條件下，工作人員通過計算機用一種具有高度概括性和邏輯性的語言，將事物的狀態(tài)過程關(guān)系表達(dá)出來。同時，在實際運算過程中，還會涉及演繹法和歸納法，以保證所收集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并且符合信息管理領(lǐng)域的基本原則。

2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)所包含的知識十分廣闊，包括機器學(xué)知識、統(tǒng)計學(xué)知識、人工智能等相關(guān)技能，進一步通過計算機平臺對企業(yè)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)進行自動化分析，并且總結(jié)出潛在規(guī)律，以輔助工作人員做出合理的決策。針對計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的類型，本了以下三點分析：

2.1過程與分類

2.1.1基本過程系統(tǒng)在運行之前需要根據(jù)實際解決的問題，合理安排任務(wù)，以明確挖掘目標(biāo)和基本程序，基本分為三個階段：準(zhǔn)備階段、挖掘階段、解釋和評價篩選階段。首先，企業(yè)所提供的無序數(shù)據(jù)庫具有隨機性、模糊性，系統(tǒng)需要自主篩選并刪除其中重復(fù)的數(shù)據(jù)，根據(jù)得到的規(guī)律與異常原因做進一步篩選，最終選擇對應(yīng)的方法清理數(shù)據(jù)。其次，對于所收集的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過物理或者邏輯的方法分析其特點，并根據(jù)系統(tǒng)、軟件等差異性完成數(shù)據(jù)收集工作。最后，根據(jù)數(shù)據(jù)源自身的特點，系統(tǒng)篩選數(shù)據(jù)的方法是多種多樣的，包括線性分析、非線性分析、聚類分析等方法，再利用數(shù)學(xué)知識與統(tǒng)計學(xué)對其進行分析，挖掘內(nèi)在聯(lián)系，找出隱藏的規(guī)律。數(shù)據(jù)處理的最終目的是幫助企業(yè)找到有價值的數(shù)據(jù)信息，并且應(yīng)用到實際生產(chǎn)中，每次技術(shù)分析所得到的數(shù)據(jù)結(jié)果，不一定一四到位，需要工作人員對數(shù)據(jù)源進行反復(fù)甄別、提取，直到得到滿意的結(jié)果為止。并且數(shù)據(jù)處理的過程是十分復(fù)雜的，工作人員需保證每一步操作的結(jié)果，滿足預(yù)期要求，在此基礎(chǔ)上進行下一步操作，以獲得有價值的檔案信息資源。

2.1.2分類傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在操作過程中存在一定的不足與問題，因此需要不斷發(fā)展融合新的知識和元素，以為用戶提供最實用簡單的數(shù)據(jù)歸類方法。首先，計算機系統(tǒng)需要對數(shù)據(jù)庫內(nèi)龐大的信息源進行甄別、分析，并將其按不同的屬性進行分類、處理、劃分。在此基礎(chǔ)上，對所得數(shù)據(jù)進行處理、劃分、測試，對滿足要求達(dá)到指定目標(biāo)的數(shù)據(jù)進行下一步分類。

2.2相關(guān)規(guī)則

相關(guān)規(guī)則是計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運行的基本原則，不僅要準(zhǔn)確描述出系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)，而且要利用數(shù)學(xué)歸納法對所得的信息進行針對性分析，以用數(shù)學(xué)的語言描述出相同屬性的事物狀態(tài)、過程與關(guān)系。相關(guān)規(guī)則可以加大系統(tǒng)處理龐大數(shù)據(jù)庫的效率，利用有效的記錄方式，降低數(shù)據(jù)占用空間，進而分析總結(jié)出對企業(yè)發(fā)展有益的規(guī)律與信息。

2.3粗糙集

在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，粗糙集具有重要的意義和作用，是數(shù)據(jù)挖掘的最實用方法，是用來專門研究不具有穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)源的基本工具，不僅運算方法簡潔，而且無須知曉額外信息，可操作性強。

3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的可行性

傳統(tǒng)的檔案管理水平已經(jīng)不能滿足時展的需求，需在技術(shù)上不斷創(chuàng)新，以提高檔案服務(wù)水平、效率與質(zhì)量。因此，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)結(jié)合計算機挖掘技術(shù)，既節(jié)省了人力資源，又提取了海量數(shù)據(jù)源中的實質(zhì)信息，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的無縫對接。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)并不僅僅是一種信息處理技術(shù)，還可以使檔案信息更加科學(xué)化、合理化，提高了在檔案應(yīng)用中的可行性。

4計算機挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用意義

檔案信息資源在我們的生活中具有重要的地位，不僅涉及個人信息，還包括了歷史獎勵問題、處罰問題，根據(jù)內(nèi)容不同，密級等級也不同。當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮計算機挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，從根本上提高了服務(wù)管理水平，優(yōu)化了檔案管理模式，為檔案的收集、整理、歸納提供了一定的便利。本文就挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用做了以下四點分析：

4.1提高了檔案信息的安全性

檔案信息所包含的信息源不僅復(fù)雜，而且內(nèi)容含量大，是對過去信息的分類、總結(jié)性記錄，是十分珍貴的文字資源。一方面這些資源為人們的工作、學(xué)習(xí)提供了專業(yè)的信息，需要盡可能長久保存，然而在實際使用儲存過程中，由于計算機系統(tǒng)或者人為因素造成了一定的信息損失。另一方面，檔案信息的資源牽涉廣泛，包括人員的教育背景、生活背景、工作背景，所接受獎勵情況、懲罰情況等等，是需要機密保存的，如果在檔案借閱過程中監(jiān)督不到位，會造成信息泄露，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以協(xié)助檔案信息管理系統(tǒng)統(tǒng)計檔案的借閱次數(shù)與內(nèi)容，從而監(jiān)督不恰當(dāng)?shù)慕栝喰袨椋⑶医y(tǒng)計分析惡意損害、利用檔案的情況，提高檔案的保密程度與安全性。

4.2提高了檔案信息的使用效率

檔案內(nèi)容不僅信息量大，而且所涉及的領(lǐng)域也十分復(fù)雜，大多帶有一定密級的，在借閱過程中需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，以保障檔案信息的安全。隨著時代的發(fā)展，國家也在一定程度上降低了檔案借閱的標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案信息的可利用性。但是在實際操作過程中，檔案借閱行為依然在法律法規(guī)的調(diào)控范圍內(nèi)，實際借閱效率并不是很高。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過計算機平臺與借閱者進行溝通，了解其需求的基礎(chǔ)上，建立雙向檔案供需渠道，既提高了檔案部門的服務(wù)水平，提升了檔案信息利用效率，又保證了檔案信息在就業(yè)過程中的安全性，從而發(fā)揮了答案信息的最寶貴價值。

4.3為檔案鑒定工作提供了便利

檔案鑒定工作是檔案管理系統(tǒng)中難度系數(shù)最高的一道流程。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案鑒定需要人為操作，受有個人能力與客觀因素的影響，容易受到人為失誤的影響，造成檔案資源的浪費，甚至某些有價值的檔案信息，也會由于人為偷的失誤未被保存下來。此時利用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，可以從龐大的數(shù)據(jù)源中篩選、分析、比對出完整、清晰、有潛在價值的信息，已被系統(tǒng)提供有力的支撐依據(jù)，防止檔案信息丟失。其次，計算機系統(tǒng)可以彌補人為失誤與疏忽，在廣泛模糊的信息數(shù)據(jù)源中，挖掘出有一定規(guī)律的實質(zhì)信息，從而保護有關(guān)人員的隱私，對借閱者提供有針對性的幫助。

4.4降低檔案鑒定工作成本

檔案鑒定是檔案工作中的一項重要內(nèi)容，貫穿檔案工作的每一個環(huán)節(jié)，通過檔案鑒定對已知內(nèi)容信息的作用與用途進行研究，有價值的會交給檔案館永久保存，沒有價值的會被送進銷毀爐進行檔案的銷毀。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強工作人員的責(zé)任心，通過行政監(jiān)督指導(dǎo)，引導(dǎo)檔案鑒定人員高效、高質(zhì)地開展歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等工作。通過計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以有效降低檔案鑒定的工作成本，通過科學(xué)合理的篩選，保證答案的真實程度。利用計算機系統(tǒng)的信息分析能力，對海量信息資源進行量化處理，從而為鑒定、歸納等環(huán)節(jié)提供基本依據(jù)。除此之外，計算機系統(tǒng)在實際運行過程中，可以針對信息資源進行管理維護，保障篩選工作的有效進行，避免出現(xiàn)檔案信息丟失等人為失誤。

5數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的詳細(xì)運用

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在20世紀(jì)80年代就已經(jīng)被開發(fā)利用，并逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域，但在檔案信息管理中還處于實驗階段，實際運用主要體現(xiàn)在以下三點：

5.1檔案信息的收集

檔案管理工作的第一步是對信息資源的收集，進而利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)角度分析數(shù)據(jù)的類型、屬性，最終獲得準(zhǔn)確的模型。對海量數(shù)據(jù)資源進行分類是信息收集的第一步，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)。比如，檔案管理員利用計算機平臺向借閱者問卷調(diào)查，并將所得結(jié)果整理、歸納，錄入數(shù)據(jù)庫中。檔案管理平臺通過借閱者提供的數(shù)據(jù)信息對其檔案需求進行分析，提供針對性較強的信息，提高數(shù)據(jù)管理的個性化服務(wù)性能。

5.2檔案的分類與預(yù)測

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將整個區(qū)域劃分為不同的工作流程類別，進而按照挖掘系數(shù)與信息屬性進行分類和分析。提供一組不同屬性的數(shù)據(jù)，通過篩選將其分成良好的訓(xùn)練集，建立模型，幫助用戶利用計算機系統(tǒng)提取最原始的查詢信息，從而總結(jié)出用戶的特征。比如，借閱者利用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案類別進行查詢，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過用戶訪問網(wǎng)頁的情況，了解用戶的需求，進而推測出用戶的特征和喜好，包括搜索內(nèi)容、停留時間、訪問次數(shù)等。

5.3檔案信息的整合

檔案館內(nèi)儲存了海量的信息，但是部分檔案內(nèi)容屬于此檔案，雖然占用了一定的信息資源，卻并未被開發(fā)利用，游離在中心工作以外。因此檔案工作人員利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)處理“死檔案”，提取其中有用的信息，開發(fā)成新的檔案資源，以為借閱者服務(wù)。比如，未被利用的信息資源是靜態(tài)的，已經(jīng)被開發(fā)、歸納的信息資源是動態(tài)的，具有可傳播和被利用性。然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源利用率較低，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開發(fā)成數(shù)字化檔案資源后，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺和信息檢索系統(tǒng)，為借閱者提供高質(zhì)高效的服務(wù)，發(fā)揮了資源整合優(yōu)勢。

第2篇：檔案歸納方法范文

關(guān)鍵詞：計算機；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案信息管理；形式分析；應(yīng)用

中圖分類號：TP311文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)02-0260-02

在21世紀(jì)科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計算機的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數(shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開發(fā)等各個行業(yè)。在促進我國社會發(fā)展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識貧乏。由此人們在分析數(shù)據(jù)的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個方面出發(fā)，針對檔案信息管理系統(tǒng)中，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。

1數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)

隨著社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時，還在一定程度上促進了社會的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：

1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念

隨著計算機的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining，DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計學(xué)技術(shù)，高度自動化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認(rèn)為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)KDD的一個環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫研究界，“數(shù)據(jù)挖掘"比“數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴(yán)格區(qū)分，而認(rèn)為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)

在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運用方法。除此之外，在整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運用的過程中，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制以及數(shù)據(jù)維護等多個方面。與此同時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門學(xué)科，同時還涉及到數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機器學(xué)習(xí)、可視化、并行計算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。

2數(shù)據(jù)挖掘的形式分析

數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時，還能確保計算機整個系統(tǒng)的順利運行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類

在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術(shù)運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分?jǐn)?shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對其進行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋螅上嚓P(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進行最終檢測，在達(dá)到檢測要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標(biāo)屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結(jié)果、抽取測試集、驗證分類規(guī)則、分類規(guī)則輸出等l0個步驟。

2.2相關(guān)規(guī)則

在計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用的過程中，相關(guān)規(guī)則作為整個技術(shù)中既簡單又實用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的描述出來，同時還能針對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進行仔細(xì)的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫， 將同類事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運行。

2.3粗糙集

在整個計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數(shù)學(xué)工具，在整個系統(tǒng)使用的過程中有著極大的優(yōu)勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應(yīng)的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數(shù)據(jù)挖掘研究的過程中，所面對的數(shù)據(jù)庫多為一系列的型號數(shù)據(jù)庫，而這種數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的規(guī)律，并通過相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現(xiàn)實世界，一些規(guī)則在使用的過程中也會發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫使用的過程中，也會發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進行解決。

3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：

3.1計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性

3.1.1增強了檔案實體與內(nèi)容的安全保護

檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過去的勞動成果，同時還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴(yán)之外，還應(yīng)注重檔案的長期保存質(zhì)量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過對異常借閱行為的分析統(tǒng)計，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護檔案實體及檔案信息內(nèi)容。

3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平

檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中，其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實現(xiàn)真正意義上的主動提供檔案利用服務(wù)。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本

在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實程度，同時還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗來實現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現(xiàn)有據(jù)可依。

3.2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行仔細(xì)的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行收集，并將其中的重點進行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。

另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴(yán)重的影響。除此之外，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的管理以及維護，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進行整理，以便能及時的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。

4總結(jié)

綜上所述，隨著社會的發(fā)展以及科技的進步，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，不僅促進了計算機行業(yè)的發(fā)展，同時還在很大程度上推動了社會的進步。檔案信息管理中計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過程中，能夠準(zhǔn)確的使用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。

參考文獻：

[1]羅艷,黃明初,陸旭安,潘雄偉.簡述數(shù)據(jù)挖掘在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用實現(xiàn)[J].廣西計算機學(xué)會2010年學(xué)術(shù)年會論文集[C],2010 .

[2]黃華.數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理方面的應(yīng)用[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用,2009,( 4).

[3]藍(lán)天,劉劍,王蘭成.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在信息管理領(lǐng)域中的應(yīng)用[J].情報探索,2009,(2).

[4]房紅菊.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案個性化服務(wù)中的運用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2009,(10).

[5]王銳,馬德濤,陳晨.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及其應(yīng)用現(xiàn)狀探析[J].電腦應(yīng)用技術(shù), 2007,(2).

[6]潘旭武,陳玲洪.數(shù)據(jù)挖掘在數(shù)字檔案管理中的應(yīng)用研究[J].浙江高校圖書情報工作,2007,(1).

第3篇：檔案歸納方法范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；分析運用

由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理模式與過去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰(zhàn)。讓人們對信息即時、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統(tǒng)急切需要解決的問題。

一、數(shù)據(jù)挖掘概述

（一）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的、不規(guī)則、亂序的數(shù)據(jù)中，進行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時又含有較大價值的信息和知識。它主要對確定目標(biāo)的有關(guān)信息，使用自動化和統(tǒng)計學(xué)等方法對信息進行預(yù)測、偏差分析和關(guān)聯(lián)分析等，從而得到合理的結(jié)論。在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠充分地發(fā)揮檔案管理的作用，從而達(dá)到良好的檔案管理工作效果。（二）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關(guān)聯(lián)分析。指從已經(jīng)知道的信息數(shù)據(jù)中，找到多次展現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)，由信息的說明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數(shù)據(jù)的特征，歸納總結(jié)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，建立所需要的數(shù)據(jù)模型，從而來識別一些未知的信息數(shù)據(jù)。3.聚類分析。通過在確定的數(shù)據(jù)中，找尋信息的價值聯(lián)系，得到相應(yīng)的管理方案。4.序列分析。通過分析信息的前后因果關(guān)系，從而判斷信息之間可能出現(xiàn)的聯(lián)系。

二、數(shù)據(jù)挖掘的重要性

在進行現(xiàn)代檔案信息處理時，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足其管理的要求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在這方面確有著顯著的優(yōu)勢。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無價，因此對于此類的珍貴檔案，相關(guān)的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價值一直保持下去。不過越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓檔案的信息數(shù)據(jù)得到分析統(tǒng)計，歸納總結(jié)，不必次次實物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關(guān)內(nèi)容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對私密檔案進行加密，進行授權(quán)查閱，進一步提高檔案信息的安全性。其次，對檔案進行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過程，過去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以及時對檔案進行編碼和收集，對檔案進行數(shù)字化的管理和規(guī)劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務(wù)水平。第三，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以減少檔案的收集和保管成本，根據(jù)檔案的特點和規(guī)律建立的數(shù)據(jù)模型能為之后的工作人員建立一種標(biāo)準(zhǔn)，提升了檔案的鑒定效率。

三、檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘運用

（一）檔案信息的收集。在實施檔案管理工作時，首先需要對檔案信息數(shù)據(jù)的收集。可以運用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料，進行科學(xué)的分析，制定科學(xué)的說明方案，對確定的數(shù)據(jù)集合類型和一些相關(guān)概念的模型進行科學(xué)說明，利用這些數(shù)據(jù)說明，建立準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)模型，并以此數(shù)據(jù)模型作為標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎(chǔ)。例如，在體育局的相關(guān)網(wǎng)站上提供問卷，利用問卷來得到的所需要的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中，讓數(shù)據(jù)庫模型中保有使用者的相關(guān)個人信息，通過對使用者的信息數(shù)據(jù)進行說明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務(wù)的準(zhǔn)確性。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續(xù)工作的順利展開，提供了有利條件，為個性化服務(wù)的實現(xiàn)提供了保證。（二）檔案信息的分類。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有的屬性分析能力，可以將數(shù)據(jù)庫中的信息進行分門別類，將信息的對象通過不同的特征，規(guī)劃為不同的分類。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理中時，可以簡單快速地找到想要的檔案數(shù)據(jù)，能根據(jù)數(shù)據(jù)中使用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，找尋使用者在數(shù)據(jù)庫中的信息，使用數(shù)據(jù)模型的分析能力，分析出使用者的相關(guān)特征。利如，在使用者上網(wǎng)使用網(wǎng)址時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分利用使用者的搜索數(shù)據(jù)以及網(wǎng)站的訪問記錄，自動保存用戶的搜索信息、搜索內(nèi)容、下載次數(shù)、時間等，得到用戶的偏好和特征，對用戶可能存在的需求進行預(yù)測和分類，更加迅速和準(zhǔn)確的，為用戶提供個性化的服務(wù)。（三）檔案信息的整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對新舊檔案的信息進行整合處理，可以較為簡單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對于企事業(yè)單位而言，培訓(xùn)新員工的成本往往比聘請老員工的成本要高出很多。對老員工的檔案信息情況進行全體整合，使檔案資源充分發(fā)揮作用，將檔案數(shù)據(jù)進行總結(jié)和規(guī)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數(shù)據(jù)庫，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在這個信息技術(shù)迅速跳躍發(fā)展的時代，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理工作中是時展的需求與必然結(jié)果。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時間，節(jié)省人力物力，避免資源的浪費，還能幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，使靜態(tài)的檔案信息變成了可以“主動”為企事業(yè)單位的發(fā)展，提供有效的個性化服務(wù)的檔案管家，推動了社會的快速發(fā)展。

作者:于然 單位:揚州市體育局辦公室

【參考文獻】

[1]欒立娟,盧健,劉佳,數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用,2015:35-36.

第4篇：檔案歸納方法范文

    一、多樣化教學(xué)方法的必要性

    初中學(xué)生正處于生長發(fā)育和學(xué)習(xí)知識的重要階段。一方面,他們正處于學(xué)習(xí)知識的黃金階段,對新事物充滿好奇,擁有旺盛的記憶力與精力。另一方面,他們還處于性格形成、心智逐漸成熟的過程中,學(xué)習(xí)的自覺性和能動性還不夠強,對于理論性較強、需要記憶與背誦較多的政治課程學(xué)習(xí),還存在一定的畏懼。此外,新時代的初中生對電腦、互聯(lián)網(wǎng)、手機等多媒體媒介接觸較早,他們的視野更加開闊,對課堂學(xué)習(xí)的要求也更加多樣化。針對初中學(xué)生的政治學(xué)習(xí)現(xiàn)狀,如果能夠使用多樣化的教學(xué)方法,豐富思想品德課堂的內(nèi)容,讓學(xué)生手腦并用、視覺和聽覺互感,并加入規(guī)律總結(jié)、諧音記憶、示意圖制作、口訣編制、事例鏈接等科學(xué)實用的方法,無疑對學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣提升有很大的作用。筆者總結(jié)了多年來的教學(xué)嘗試,將得到廣大學(xué)生所認(rèn)同和喜愛的多樣化教學(xué)方法進行了總結(jié),以期對廣大一線教師的教學(xué)有所裨益。

    二、多樣化教學(xué)方法的具體嘗試

    1.圖文并茂法。根據(jù)心理學(xué)知識,長期單一的文字閱讀,不僅容易帶來視疲勞,而且會降低學(xué)習(xí)的效率。而圖文并茂的方式,則有利于吸引學(xué)生的注意力,豐富閱讀對象的內(nèi)容,激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)新能力。例如,在進行新粵教版思想品德七年級上冊1.2“認(rèn)識新伙伴”的教學(xué)時,若采用純粹的文字?jǐn)⒄f,會顯得枯燥無味,學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣難以調(diào)動,不利于情感的培養(yǎng),而采取圖文并茂的方法教學(xué)效果則大不相同。比如:制作相關(guān)的PPT課件,播放春天、朝陽、鳥兒翱翔等代表著生機和生命力的圖片,以及歌頌青春的眾多優(yōu)美的名言警句,激發(fā)學(xué)生對青春的暢想,導(dǎo)入對課本知識的學(xué)習(xí),可以幫助學(xué)生應(yīng)對青春期的生理與心理變化,樹立正確的情感態(tài)度和價值觀。2.時事鏈接法。作為一門與時展息息相關(guān)的學(xué)科,思想品德是對社會生活的抽象和提煉,是對社會實踐的總結(jié)。古語云“風(fēng)聲、雨聲、讀書聲,聲聲入耳;家事、國事、天下事,事事關(guān)心”,現(xiàn)代中學(xué)生關(guān)心時政,頭腦敏銳,而使用時事鏈接與抽象理論相結(jié)合的方法,能夠吸引他們在暢游知識海洋的同時,將抽象的問題具體化、形象化,回歸現(xiàn)實生活。例如,青藏鐵路的建設(shè)可以與民族團結(jié)的知識相結(jié)合、奧運會的舉辦可以與社會主義精神文明建設(shè)的知識相結(jié)合、“神州九號”發(fā)射升空可以與科教興國戰(zhàn)略相結(jié)合……在教授九年級“建設(shè)社會主義精神文明”時,切入2012年感動中國人物何玥的先進事跡,講解思想道德建設(shè)的地位作用。部分學(xué)生聽到12歲的同齡人何玥的感人事跡,感動得潸然淚下,這樣就把原本抽象、乏味的知識轉(zhuǎn)化為了學(xué)生易于理解、感興趣的話題。在授課的過程中,設(shè)計一些學(xué)生喜聞樂見的話題。如:(1)作為同齡人,你從何玥身上看到了哪些優(yōu)秀品質(zhì)?(2)何玥帶給你的感動有哪些?(3)何玥的感動事跡體現(xiàn)了社會主義精神文明的哪一方面,它又意義何在?通過以上問題的巧設(shè),深入淺出,營造了生動而富有活力的課堂。像這些新鮮的時事素材,都可以用到日常的政治教學(xué)中。時事鏈接與課本知識相結(jié)合,成為了引起學(xué)生共鳴、啟迪學(xué)生思維、開發(fā)學(xué)生智慧的好方法。3.易混淆知識歸納法。在初中政治的教學(xué)中,有很多諸如根本途徑、根本原因、根本因素、基本方略、中心環(huán)節(jié)等易混淆的知識點,這些概念不容易記憶,學(xué)生在日常的作業(yè)中和考試中也經(jīng)常犯錯。針對此種現(xiàn)象,筆者提出易混淆知識歸納法:對知識點中的關(guān)鍵詞進行總結(jié)和歸納,提煉出知識點中的高頻語句,如根本、基本、最、核心、標(biāo)志等,來鎖定和把握教材中的案例、材料、概念,起到概括中心、抓住要旨、切中要害的鮮明作用。4.“病歷檔案”法。針對課本中的易錯知識點,為鞏固易混淆知識歸納法的學(xué)習(xí)成果,可以讓學(xué)生對自己在學(xué)習(xí)中經(jīng)常混淆的知識點加以歸納總結(jié),建立自己的思想品德學(xué)習(xí)“病歷檔案”。教師在收到學(xué)生反饋的“病歷檔案”后,要整合和歸納學(xué)生的多發(fā)誤區(qū)。一方面,在日常提問中,可以結(jié)合學(xué)生個體的“病歷檔案”,進行有針對性的提問,跟蹤學(xué)生的錯誤改正情況。另一方面,在小測試或復(fù)習(xí)課中,可以整合學(xué)生反饋的“病歷檔案”中高發(fā)的錯誤,設(shè)置判斷題,讓學(xué)生解答,在正誤判斷的對比中,提高學(xué)習(xí)的針對性。5.科學(xué)記憶法。科學(xué)記憶法,就是利用記憶的規(guī)律,尋找知識點之間的規(guī)律,開發(fā)記憶技巧。例如:諧音記憶法,是諧音字來幫助記憶,將一些零散的看似沒有內(nèi)在聯(lián)系的材料進行歸納,常見的有8與發(fā)、9與酒等,這些諧音使得單調(diào)的材料變得生動有趣,可以給學(xué)生留下鮮明印象。還有歌訣記憶法,按字母記憶法、交流記憶法、關(guān)鍵詞記憶法等。如在教授粵教版八年級下冊消費權(quán)時,學(xué)生只要先記住“和解”“調(diào)解”“申訴”“仲裁”“訴訟”這些關(guān)鍵詞,就可輕而易舉地掌握相關(guān)的知識。6.網(wǎng)絡(luò)資源積累法。縱觀近年來的中考試題不難看出,初中政治的題目更加具有開放性和創(chuàng)新性,多考查學(xué)生對材料的分析和理解能力,這就要求政治教師在日常教學(xué)中不能僅僅局限于教材,而應(yīng)該充分利用豐富的網(wǎng)絡(luò)資源,從相關(guān)的專業(yè)網(wǎng)站上下載或瀏覽優(yōu)秀的教案、課件和經(jīng)典測試題,跟進最新的學(xué)科動態(tài),培養(yǎng)學(xué)生的發(fā)散思維能力。仍以九年級“建設(shè)社會主義精神文明”的教學(xué)為例,可以從網(wǎng)上搜集課件,下載圖片,通過崇尚科學(xué)、建設(shè)和諧文化與電腦算命、損壞公物、給廣告人物畫胡子等正反兩方面的實例對比,提升學(xué)生的理解力,完成課程導(dǎo)入。7.寓教于樂法。寓教于樂,可以巧用學(xué)生的業(yè)余時間,組織豐富的課外活動。例如,可以組織業(yè)余興趣小組、政治知識辯論賽、辦時事政治手抄報等活動,還可以組建班級QQ群或微博群,教師定期更新最新時事政治及評論。這樣的教學(xué)法,既可以調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性,使學(xué)生在愉快的氛圍中學(xué)習(xí),又能增強理論與實踐結(jié)合的能力,豐富學(xué)生的政治素養(yǎng),起到活學(xué)活用的效果。

    隨著時代的發(fā)展,傳統(tǒng)的教師“滿堂灌”、學(xué)生背誦的模式已經(jīng)不再適用。思想品德應(yīng)該是一門鮮活、富有時代氣息的學(xué)科,在新課程改革的春風(fēng)下,思想品德課的抽象概念與定律一定會煥發(fā)時代的氣息,在初中教育的舞臺上綻放新的光芒。

第5篇：檔案歸納方法范文

一、醫(yī)院檔案辦公自動化管理的應(yīng)用價值

（一）可以提高檔案管理工作的安全度。紙質(zhì)檔案的質(zhì)量極易在外界自然、社會背景的作用下，受到損壞。比如氣溫、空氣濕度、自然災(zāi)害等要素都會縮短紙質(zhì)版文件的使用壽命，長時間的保存，可能會影響其完整程度。而與紙質(zhì)版資料相比，電子版的保存時間更長，質(zhì)量更高，而且可以在備份等軟件的應(yīng)用下，快速地實現(xiàn)復(fù)制、粘貼、修改等工作。辦公自動化系統(tǒng)的運用下，檔案可以進行電子化存儲，不僅提高了資料的可讀性和儲存性，還能夠按照相關(guān)工作人員的不同要求完成不同格式的存儲工作。在辦公自動化技術(shù)的幫助下，文檔的傳送、查閱更為便捷，還能有效防止檔案出現(xiàn)遺失問題。

（二）可以提升檔案管理工作的效率。醫(yī)院檔案和電子信息技術(shù)相配合，科學(xué)地協(xié)調(diào)了文書處理和檔案管理二者的聯(lián)系，工作者需要每天按時整理歸納好當(dāng)天的文件資料，使之變成電子檔案，這有效地防止了檔案丟失的后果，并且使檔案的完整性和可檢索查找性得到了保障。特別是那些病歷檔案，必須得到真實全面連續(xù)的記錄和保留，能準(zhǔn)確反映病人的治療情況與病情變化過程，提高辦公自動化程度，能夠使醫(yī)護工作者快速精確地了解到資料記錄的實際情況。

二、醫(yī)院檔案辦公自動化的不足之處

（一）自動化管理制度的不科學(xué)。當(dāng)前社會的許多醫(yī)院檔案信息化水平還不夠成熟，軟硬件設(shè)施不全，且電子檔案的儲存也得不到保證，致使患者病歷等資料泄露。雖然醫(yī)院對檔案管理事業(yè)的關(guān)注也越來越多，但是自動化系統(tǒng)的不完善，管理機制的缺失，都導(dǎo)致檔案管理走不上科學(xué)的軌道，從而造成醫(yī)院的資金浪費非常嚴(yán)重的問題。

（二）辦公自動化系統(tǒng)不健全。目前，許多醫(yī)療機構(gòu)在辦公自動化設(shè)備和軟件的配置上不夠完善，資金供給不足，使辦公自動化水平不高，檔案系統(tǒng)不健全，這些情況最終導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理水平較低。鑒于當(dāng)前的辦公室自動化系統(tǒng)開發(fā)商的技術(shù)實力高低不一，使許多被開發(fā)出的軟件無法滿足檔案管理的工作要求，自動化系統(tǒng)內(nèi)部也缺少傳送電子資料、歸檔管理資料相結(jié)合的電子檔案管理子系統(tǒng)。

（三）檔案管理信息化的專業(yè)人才不足。雖然現(xiàn)在許多醫(yī)院在購買和配備先進設(shè)備方面有了更大幅度的資金投入，但是在人才配備和補充方面還沒有投入必要的重視，導(dǎo)致檔案信息管理工作比較落后。檔案管理工作者總是不具備辦公自動化領(lǐng)域的理論基礎(chǔ)，醫(yī)院單位也沒有針對內(nèi)部工作人員安排專業(yè)化的知識和技能培訓(xùn)，進一步加劇了?t院檔案管理水平低下的嚴(yán)重程度。

三、做好辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施

（一）制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，醫(yī)院檔案管理的有關(guān)工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統(tǒng)計以及檢索等等步驟，這些保證了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和確認(rèn)，促使所制定的標(biāo)準(zhǔn)與國家檔案部門法定標(biāo)準(zhǔn)相吻合。如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權(quán)問題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況，因此，工作人員需要嚴(yán)格把關(guān)，開展標(biāo)準(zhǔn)化的高效率管理工作。其次，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

（二）建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員團隊。我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正在不斷地發(fā)展和壯大，醫(yī)院檔案數(shù)量也在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現(xiàn)在更多各種各樣的新型技術(shù)不斷涌現(xiàn)，檔案管理方法日趨科學(xué)化，只有能駕馭這些新技術(shù)和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，醫(yī)院要加大對檔案管理人員的知識培訓(xùn)力度，為檔案管理工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機會，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)辦公自動化環(huán)境的需求。

（三）完善檔案管理子系統(tǒng)。醫(yī)院需要加強對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)工作的研究，不斷在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)方面進行資金注入，在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)子系統(tǒng)，使電子文件的調(diào)用和運作得到充分保障，電子文檔的高效留存與科學(xué)的日常管理，可以使文檔得到正確的分類歸納和快速使用，電子文件傳輸與醫(yī)療檔案管理工作結(jié)合在一起，為醫(yī)生的資料調(diào)取與使用帶來了很大的便利。 （下轉(zhuǎn)第190頁）（上接第187頁）

第6篇：檔案歸納方法范文

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業(yè)中的人員情況與事件進行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對企業(yè)檔案定期進行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案管理人員認(rèn)識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r與時代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會影響整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。

（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進程不相符。社會的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢。為了迎合社會發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實際發(fā)展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設(shè)備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業(yè)引進管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費，在實際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進先進的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。

（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對管理工作認(rèn)識不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時代與企業(yè)未來發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強企業(yè)各個部門工作效益，提升企業(yè)競爭實力，促進企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對檔案進行分類，優(yōu)化管理工作。針對機密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。

（二）踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來越大，行業(yè)分工也越來越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法，將計算機硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。

企業(yè)中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業(yè)走在時代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

第7篇：檔案歸納方法范文

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)式；探索；醫(yī)院；檔案管理

一、“網(wǎng)絡(luò)”法分析醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）MAN-人的問題。

本院不少中層干部對檔案管理意識不強，將部門的業(yè)務(wù)檔案資料都以各種理由不移交檔案室，因此統(tǒng)一集中管理的執(zhí)行力不夠；檔案管理人員兼辦公室文秘，精力不到位，兼職檔案員由于流動頻繁，隊伍不穩(wěn)定，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，專業(yè)知識及相關(guān)知識欠缺。

（二）Machines-機器問題。

檔案用房緊張，檔案管理設(shè)備陳舊。計算機管理，目前只是起到保存資料和檢索的工具作用，由于全院辦公自動化尚未啟動，難以實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和全院共享。

（三）Materials-材料問題。

檔案材料收集困難，造成檔案資料不夠齊全完整。檔案材料載體形式多樣化，也給檔案保管帶來了新的問題。

（四）Method-方法問題。

全國缺乏統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，目前一般都是參照科技事業(yè)單位的檔案管理模式，沒有體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理的特殊性。檔案收集整理后就被束之高閣，忽視了其最重要的檔案信息資源的開發(fā)利用，體現(xiàn)不出價值，失去了管理意義，也就失去了提升檔案管理品位的機會。

二、“網(wǎng)絡(luò)”法管理醫(yī)院檔案的對策

（一）MAN-人的對策。

多渠道宣傳檔案工作的重要性，通過會議、參觀學(xué)習(xí)等，提高全院檔案管理意識，特別是重視專、兼職檔案人員的培養(yǎng)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高檔案隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。專職檔案員轉(zhuǎn)變觀念，主動服務(wù)醫(yī)院各部門工作。把檔案管理納入醫(yī)療安全積分管理，遺失檔案要扣積分，并與考核掛鉤。

（二）Machines-機器對策。

加強檔案管理的硬件投入。根據(jù)檔案的發(fā)展，給予合適的資金投入，配備必要的檔案裝備，擴展庫房，采用防磁柜、密集架，適時更新、改進檔案管理裝具。改善檔案管理技術(shù)，充分應(yīng)用計算機，設(shè)計和使用合適的應(yīng)用軟件，與醫(yī)院管理系統(tǒng)相銜接，納入醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)。

（三）Materials-材料對策。

檔案收集工作是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，也是決定醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案立卷歸檔制度》，擴大檔案材料的收集范圍，把有查考利用價值的文件資料和各種載體檔案資料及時整理歸檔，不斷拓展收集渠道，全方位開展對各種有用資料、文件的收集，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、齊全，豐富優(yōu)化室藏。對歸檔難度較大的科研課題檔案和基建檔案，可采取全程跟蹤介入的方法取得其資料。還應(yīng)注意收集那些對醫(yī)院持續(xù)發(fā)展有潛在價值的文件，防止檔案材料的流失。做好檔案價值的鑒定工作，對各部門移交的檔案以及超期保管的各類檔案進行鑒定、銷毀工作，保證館藏檔案的實用價值，優(yōu)化館藏，提高質(zhì)量。

（四）Method-方法對策。

健全醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，完善檔案管理制度，規(guī)范管理。把檔案管理納入各科室部門職責(zé)和員工崗位職責(zé)，明確規(guī)定了檔案管理員的責(zé)任義務(wù)；提高制度執(zhí)行力，專職檔案員要經(jīng)常到各部門指導(dǎo)檔案工作；加強檔案利用反饋信息的管理；重視檔案信息的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的社會效益，有目的地從室藏檔案中挖掘有價值的信息，加強二次文獻、三次文獻的編研工作，努力開拓檔案利用的新途徑。編寫專題匯編，如《治療方案匯編》、《罕見疑難病例診療匯編》、《醫(yī)療糾紛案例分析》等，給全院提供多層次、多方面、有實效的信息，為臨床科研、行政管理提供參考，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)院建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密。

三、醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)管理的范疇

從宏觀角度來看，技術(shù)檔案系統(tǒng)應(yīng)該如實記錄醫(yī)院技術(shù)發(fā)展過程。從微觀來看，應(yīng)該詳細(xì)掌握每個人各個時期技術(shù)發(fā)展的細(xì)節(jié)。但是，醫(yī)院的技術(shù)活動和個人技術(shù)生涯中產(chǎn)生的、值得積存的信息很多，如不使用計算機技術(shù)進行歸納整理、匯總分析，就不能充分發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。

第8篇：檔案歸納方法范文

一、運營所客戶檔案管理工作的問題

在當(dāng)前我國的運營所客戶管理問題中，依然存在一些問題，嚴(yán)重影響了客運檔案的管理工作，并使其未來的經(jīng)營發(fā)展受到了制約和影響。具體表現(xiàn)為以下幾點：第一，管理檔案的部門間沒有積極地協(xié)調(diào)配合，使得整個管理團隊的工作效率受到影響，且各個部門中各自的檔案管理人員還存在著實際的人力資源管理沖突。第二，管理工作缺乏正確認(rèn)識，致使工作人員沒有依據(jù)實際發(fā)展情況調(diào)整管理檔案的新措施，進而使其無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的客運管理需求。第三，沒有樹立服務(wù)意識，對客戶檔案的管理還處于計劃經(jīng)濟時代，并由于體制的落后性影響其人事檔案的管理工作效果。第四，管理結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理。對客運檔案的管理工作重點是人的管理，因此工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到最終的管理結(jié)果。但當(dāng)前的運營所建設(shè)的客戶檔案管理中，并不重視人才的培養(yǎng)和建設(shè)，沒有對人才進行合理設(shè)置與更新，也就無法滿足新時期的客運管理工作需求。第五，信息收集不健全。設(shè)計制度建設(shè)應(yīng)和公司運營的實際結(jié)合，進而實現(xiàn)準(zhǔn)確的歸檔、存檔建設(shè)，更加便于信息的查詢管理，實現(xiàn)人力資源的合理配置和調(diào)整，做到物盡其用。且在管理中應(yīng)注意先進的硬件設(shè)備代替人工手動的管理，并使現(xiàn)代的人力資源管理得到有效利用，進而節(jié)約管理工作的成本，提升其最?K效率。

二、運營所客運檔案管理工作具體實施策略

在當(dāng)前運營所的客運檔案管理工作中，最主要的是對管理職能的擴展和檔案管理方式的更新。現(xiàn)對運營所的客運管理檔案進行調(diào)整，對其歸納整理和協(xié)調(diào)工作進行論述，總結(jié)檔案管理工作方法，分析當(dāng)前建設(shè)客運管理中檔案管理的幾種定位。

（一）準(zhǔn)確定位。客運管理所在對檔案進行管理目標(biāo)定位時，首先要對其發(fā)展的社會趨勢進行明確，進而綜合分析當(dāng)前的市場發(fā)展環(huán)境，并對當(dāng)前時期的檔案管理工作內(nèi)容與目標(biāo)準(zhǔn)確定位。在當(dāng)前的運營所客運檔案管理中，要利用客運檔案資料，并將其應(yīng)用于企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，更加便于企業(yè)重大決策的調(diào)整和制定，便于員工之間的流動和檔案記錄查詢，并對資料進行分類歸納，使客運管理信息更加完善，進而為今后的運營發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）多方協(xié)調(diào)。由于當(dāng)前運營所中的客戶檔案管理工作規(guī)模較小，缺乏各管理部門的協(xié)調(diào)配合，因此，要想加強檔案管理工作的有效性，應(yīng)根據(jù)運營所的實際情況對檔案記錄定期檢查，并對其中反映出的問題進行解決。同時，構(gòu)建企業(yè)檔案管理協(xié)會，并使企業(yè)的管理工作方案傳達(dá)更加及時有效，各部門間的信息交流更加融合，加快對客運工作整體質(zhì)量的提升，維護企業(yè)良好的發(fā)展形象。

（三）依法治檔。新世紀(jì)以來，市場經(jīng)濟作用下的企業(yè)不斷發(fā)展轉(zhuǎn)型，因此，過去計劃經(jīng)濟時代的檔案管理早不適用于當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營的工作要求，對企業(yè)的檔案管理應(yīng)結(jié)合時展作出規(guī)劃，進而使運營所更加適合當(dāng)前的社會發(fā)展環(huán)境。因此，在制定運營所的客運檔案管理工作時，一定要將其與市場經(jīng)濟的發(fā)展目標(biāo)相融合，進而在企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)上設(shè)計良好的檔案管理工作制度，在依法治檔的基礎(chǔ)上制定完善的管理措施，進而使檔案管理工作有法可依。最終使運營所的檔案管理、采集查詢工作更加有效。

三、運營所中的客運檔案管理工作作用

運營所的客運檔案管理，能夠保證現(xiàn)代化施工建設(shè)的工程實施。完善的檔案管理體系能夠增進企業(yè)的發(fā)展建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如一些鐵路工程的運營所，就可通過完善的檔案管理將運營轉(zhuǎn)狀況以及各項服務(wù)信息進行綜合整理。使客運檔案管理同今后企業(yè)未來的發(fā)展目標(biāo)更加融合，運營所的管理工作與發(fā)展目標(biāo)更加同步，避免檔案管理工作的缺失。保護檔案管理的完整性和真實性，在今后運營所的客運檔案管理中起到維護作用，為今后的客運工作發(fā)展作出貢獻。

第9篇：檔案歸納方法范文

一、目前機關(guān)檔案信息開發(fā)所存在的主要問題

（一）工作人員服務(wù)意識低下。首先表現(xiàn)為消極被動的服務(wù)態(tài)度。由于長期的行為習(xí)慣、歷史因素以及客觀環(huán)境等多方面原因，檔案工作者養(yǎng)成了消極的服務(wù)態(tài)度，即“看重保管、忽略利用”。在檔案資源管理過程中，單方面認(rèn)為只要把資源歸類放好，不遺失、不磨損，能夠為檔案需要者提供信息查閱就是工作的圓滿完成。這種消極被動的思維方式，非常嚴(yán)重地影響了檔案資源的使用價值。其次是服務(wù)觀念落后。由于機關(guān)檔案的管理工作有著非常強烈的政治需要與機密性，基于政治保密性與安全性的考慮，檔案管理員進行信息壟斷的現(xiàn)象時有存在，機關(guān)檔案工作是一種不開放、半封閉的管理現(xiàn)狀，因此對檔案信息的有效開發(fā)與使用帶來了非常不良的影響。

（二）檔案資源的有限性。大部分機關(guān)單位的檔案信息資源室藏量小，因此檔案信息管理存在先天不足。沒有豐富的室藏資源，也就無法為需要者提供有效優(yōu)質(zhì)的信息。最近幾年，我國部分機關(guān)單位加強了檔案室基礎(chǔ)資源的建設(shè)，慢慢地健全了檔案管理工作守則，但由于在實際的工作環(huán)境中，必備的配套設(shè)施不足與守則制定不全面等現(xiàn)象，一些檔案室中還存在著檔案資源缺乏、檔案結(jié)構(gòu)不完整、成分不夠合理的諸多問題，十分嚴(yán)重地影響了機關(guān)單位檔案資源建設(shè)的有效性。

（三）對已有資源的加工深度不夠。對檔案信息資源的再加工是測量檔案管理員工作質(zhì)量優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。已有檔案資源的加工水平不高也影響到了檔案管理工作的開展，隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展腳步，我國科學(xué)文化事業(yè)也蒸蒸日上，檔案利用者對檔案管理員提出了更高的要求，他們不只是需要檔案管理員提供最初的原始信息，更需要檔案管理員對信息進行加工整理提供更有深度的檔案信息，而現(xiàn)在我國許多機關(guān)部門的檔案室對于資料的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及搜索的途徑、使用方法都較少宣傳；檔案系統(tǒng)檢索方法陳舊單一，檢索速度精度不高、時間耗費長；檔案室調(diào)研資源匱乏、質(zhì)量參差不齊，難以滿足檔案需要者的使用要求。

（四）檔案室工作人手不夠。大部分檔案室工作人員稀少。許多機關(guān)聘請的檔案管理員只有一名，已有的檔案管理員只能把大部分精力集中于檔案整理、歸檔、登記與借閱上，對于如何進行檔案資源的調(diào)查研究，主動進行檔案資源開發(fā)毫無觀念。其次是檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)缺乏，經(jīng)常性的人員調(diào)動，甚至是半路出家，部分檔案管理員欠缺專業(yè)知識，不僅是在思想、行為，而且在經(jīng)驗、技能以及層次上，都與實際需要不甚一致，特別是在知識技能、信息層次以及調(diào)研歸納能力等方面都需要進一步提高。

二、促進機關(guān)檔案信息資源開發(fā)與利用的方法措施

（一）提升檢索系統(tǒng)，力爭達(dá)到高質(zhì)量開發(fā)利用水平。1.建立檢索工具體系，實現(xiàn)多角度檢索。使用優(yōu)質(zhì)的檢索工具是提升檢索效率的關(guān)鍵所在，是實現(xiàn)高質(zhì)量信息檢索利用的前提基礎(chǔ)。首先，要求我們提升檔案索引工具的覆蓋面與準(zhǔn)確度，力爭讓索引工具能夠覆蓋檔案室的全部資源，同時增加資源索引的準(zhǔn)確度。然后，依據(jù)檢索人員的需要，依據(jù)不同的內(nèi)容與資源庫，分門別類地制作出多種專題檢索工具。最后，為了提升索引信息的準(zhǔn)確度與深度覆蓋率，要編出全宗介紹、案卷目錄、雙套制文件目錄、全引目錄等多層次目錄，從多角度建立索引系統(tǒng)，讓機關(guān)檔案的索引工作能夠?qū)崿F(xiàn)多角度全方位開展成為可能。2.采用現(xiàn)代化手段管理檔案，實現(xiàn)高效率檢索。檔案管理人員應(yīng)該使用高科技管理檔案資料，建設(shè)高質(zhì)量的信息索引系統(tǒng)，讓檔案管理從原始的手工錄入方式向高科技方式改變。使用高質(zhì)量的信息索引系統(tǒng)是檔案室現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)尺。計算機索引系統(tǒng)有存儲空間容量大、密度高，對周邊環(huán)境要求低，并且提取輸入的速度非常快等特點。其存儲的信息還可以進行遠(yuǎn)距離傳播，讓用戶在不同的空間時間內(nèi)能夠迅速獲得想要的資源信息，可以實現(xiàn)不同計算機之間的資源分享。因此使用高科技索引工具管理檔案，已經(jīng)成為檔案室工作人員的共同需求。

（二）強化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案資源的開發(fā)提供物質(zhì)基礎(chǔ)。首先要強化對檔案資源的收集工作，豐富檔案資源。檔案收集工作是檔案信息匯總的主要渠道，豐富的信息資源是檔案利用開發(fā)的物質(zhì)條件。檔案室工作人員要采取積極主動的工作態(tài)度，不斷擴展收集方式，改變機關(guān)檔案資源管理松散無序，不斷發(fā)掘室藏資源，建立起分門別類、結(jié)構(gòu)層次清晰、知識覆蓋面有深度與廣度的資源信息庫，把檔案室發(fā)展成為多層次全方位的現(xiàn)代化綜合性檔案室。其次，我們要健全檔案管理制度，對檔案進行分類整理。檔案室的資料是否方便提取，對檔案資源的有效可行整理是其前提條件。如若檔案資料隨意亂放，毫無頭緒，或者無規(guī)律可循（下轉(zhuǎn)第121頁）（上接第119頁）都會造成檔案索引工作的困難，甚至連基本的查檔接待工作都難于登天，更無法對資源進行開發(fā)使用。所以，我們必須建立檔案資源管理的工作細(xì)則與制度措施，要保持積極、認(rèn)真的工作態(tài)度，使用科學(xué)的管理方法，遵守檔案管理工作細(xì)則與制度，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）增加檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)，提升其信息開發(fā)利用技能。檔案信息資源的有效使用程度與檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)高度相關(guān)。為跟上社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展步伐，機關(guān)檔案室的管理人員必須不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)與信息開發(fā)使用技能，主要包含調(diào)研能力，把握檔案信息需求的分析能力；對檔案資源的熟悉程度，了解檔案信息的“來源”；對檔案信息進行標(biāo)注，編制科學(xué)的索引工具，提高檔案室資源查找的準(zhǔn)確度；深入研究檔案資源，對檔案資源進行深度加工與編輯；能熟練使用現(xiàn)代化索引工具，對檔案信息進行查證、分類與整理的能力。

（四）提高檔案管理與利用效率，增進檔案管理實際效益。首先檔案管理員要做好借閱登記工作。借閱登記是檔案室查閱信息時非常重要的環(huán)節(jié)。在借閱的同時，要積極主動地把借閱信息錄入系統(tǒng)，需要填寫的項目信息必須一一填寫；其次，要對借閱者的借閱目的進行調(diào)查，不可登記得過于簡單，如“查閱信息”等，要具體指出需要查閱檔案的何種信息，這種信息對于工作所發(fā)揮的作用與效果，這樣便于后期對檔案資源的開發(fā)使用效益進行調(diào)查與取證，以確定是否需要進一步進行跟蹤調(diào)查。

其次，要定時分發(fā)檔案信息反饋調(diào)查表。即在檔案資源借出后，需要發(fā)放信息反饋表，用于調(diào)查檔案信息資源借閱所收獲的社會效益、經(jīng)濟效益，特別是針對效益的信息要寫得更為詳細(xì)具體，要包含人、事物、地點與事例。

最后，及時對檔案信息所帶來的效益進行歸納總結(jié)。要把檔案信息所取得的具體效益反饋給社會，這樣有利于大眾了解檔案管理的作用、如何查閱檔案以及使用檔案資源，特別要讓有關(guān)國家部門了解檔案管理工作的重要性，讓國家進一步對檔案工作進行支持。