企業受控文件管理精選(九篇)

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第1篇：企業受控文件管理范文

關鍵詞：食品實驗室 質量管理體系 文件控制

中圖分類號：F253.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）10（b）-0181-02

文件控制是為了保證每一個人擁有最新、有效的版本。作為一個多部門、多人員、多設施等組成的有機體，食品實驗室在樣品受理、樣品檢測、出具報告書整個過程中，應嚴格按照管理體系文件從事每一項實驗活動。它是實驗室開展檢測業務、實施質量活動和確保質量管理體系運行的依據。如何做好文件控制工作，以保證管理體系文件現行有效，是必須高度重視的問題。為此，食品實驗室應當充分識別質量體系的所有過程，分析每個過程的輸入、輸出、所需資源及相關活動，以文件化的形式進行管理，推動質量體系的持續改進。基于上述背景，本文就食品實驗室質量管理體系文件控制問題做一點初淺的探討。

1 食品實驗室質量管理體系文件概述

1.1　體系文件的分類與層次

食品實驗室質量管理體系文件的分類：食品實驗室質量管理體系中的文件按性質可分為：質量文件、技術文件和行政法規文件。按文件內容可分為：形成文件的質量方針和質量目標的質量手冊、按標準要求形成的程序文件、為確保檢測工作順利進行所需的管理性文件、作業指導書及外來文件。按受控狀態可分為：受控文件和非受控文件。受控文件由文件管理部門提出，實驗室主任批準。受控文件應注明文件編號和分發號。而非受控文件只有文件編號。

食品實驗室質量管理體系文件的層次：食品實驗室質量管理體系文件可分為質量手冊、程序文件、作業指導書和記錄四個層次。其中，質量手冊規定了質量方針、目標、描述組織機構，體系要素要求和職責、職能分配的管理體系的綱領性文件。程序文件是質量的手冊的支持性文件，是質量手冊原則性要求的展開與細化。作業指導書是某個具體作業的指導文件。記錄是闡明所取得結果或提供所完成活動證據的文件。

1.2　體系文件控制的內容及要求

食品實驗室質量管理體系文件控制的內容包括：文件的起草、審核、批準和，確保其充分性；文件的發放控制；文件的使用控制，確保清晰和易于識別；文件的評審、修訂、更改、再評審、更換控制；作廢文件的回收、存檔；外來文件的識別和分發。其控制的要求包括：（1）清晰、易于標識和檢索。有效文件的標識應且有唯一性，即文件編號、版次號、修改碼應齊全。同時，根據需要還可加“作廢”、“臨時”、“外來”等印記。（2）文件應加蓋受控章和編制受控號，受控號是文件的唯一性編號。為了便于檢索，應進行文件分類并編制索引，確保外來文件得到識別和控制，防止誤用過期失效或作廢的標準。（3）文件的識別確認、編審、印制、發放、使用、變更、回收、作廢、銷毀均應嚴格按文件控制要求進行，防止誤用和未經授權的使用的。

2 食品實驗室質量管理體系文件的要求

2.1　文件的編寫規則

食品實驗室質量管理體系中質量手冊應由實驗室主管根據質量方針、質量目標、準則和其他法律法規的相關規定組織質量手冊等重要體系文件的編寫，程序文件由相關部門的負責人編寫，作業指導書和記錄由熟悉試驗項目的工作人員編寫。編寫前必須進行充分的培訓。同時，所有質量管理體系文件必須有實驗室名稱、文件標題、文件編號、生效日期、起草人、審批人的描述。質量手冊、質量程序文件及部分支持性文件必須有版本號或編制年號。

2.2　文件的審核和批準

眾所周知，文件正式開始運行前，應得到食品實驗室主管或有關授權人員的批準。首先，質量負責人根據審核和評審結果、法律法規變更，以及實驗室內外部環境改變的需要，適時提出質量手冊的相關內容修訂，以保證手冊的適用和現行有效。其次，質量負責人組織技術、業務、檢測人員對質量手冊進行審核，報實驗室主任批準后實施。最后，根據實驗室工作的需要組織起草實驗室對外行文，經實驗室主任審核批準，綜合業務室按照規定的范圍和要求發送并將原件存檔。

2.3　文件的發放和使用

食品實驗室要根據工作需要確定文件的發放范圍、數量進行發放，并填寫文件發放與回收記錄。要確保在相應場所，都應有現行的、經過授權的文件版本。每份文件的批準頁面加蓋“受控”印章后發行。（1）實驗室內使用的各受控文件在發放時由綜合業務室在封面編制分發號和加蓋“受控”印章。實驗室內部不得使用非受控文件。（2）需使用文件的人員未領到文件時，不得隨意用他人的文件復印，應填寫《文件發放/領用審批表》，經本部門負責人同意，質量負責人批準，在文件管理員處辦理領用手續。

2.4　文件的評審與修改

食品實驗室質量管理體系文件有效性的評審：（1）文件應定期進行評審。一般情況在內部審核和管理評審時進行，評審的內容為文件的適宜性和充分性，是否需要更新。（2）特殊情況可隨時進行評審與修改。在文件實施過程中，由于內、外部環境發生變化，如組織結構、工作流程、法律法規等發生改變時，需對原文件進行評審。（3）質量負責人應定期組織文件的有效性評審，各部門借閱和平時使用情況提出意見，必要時按規定實施修改。

食品實驗室質量管理體系文件的修改：（1）文件需要更改時，應由文件的使用或原編制部門提出，并填寫《文件修訂申報審批表》，說明更改原因和更改內容，經主管領導審核后進行修改。（2）文件的修改由綜合業務室負責通知文件的使用部門。使用部門接到修改文件的通知后，應將修改前的文件交文件管理員進行換頁或手寫修改。（3）文件修改過多或文件不適合體系要求，應對體系文件進行更換。如果體系文件，已不適應實驗室管理要求，應考慮對文件進行換版。對換版后的新文件必須重新發放登記。

2.5　文件的作廢與銷毀

食品實驗室質量管理體系文件的作廢與銷毀：（1）文件破損、模糊影響使用時，使用人可到資料管理員處辦理更換手續。新文件的分發號沿用原文件分發號，原件由資料管理員負責銷毀。（2）對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件修訂/復制/丟失/銷毀申報審批表》，編制人核準后報最高管理者或其授權人批準銷毀。（3）實驗室從法律或知識出發要保留已作廢的文件，需經主管批準，并加以明確標識，除加注“作廢”標識外，還應加蓋“保留參考”或“歷史檔案”標識作為檔案適當保管。

3 食品實驗室質量管理體系文件控制的方法

3.1　文件目錄

在文件目錄控制方面，食品實驗室質量管理體系應建立一個文件控制清，用于標識文件現行版本的狀態，并可隨時得到它。文件清單就是指各類文件目錄，這個目錄應標明現行有效版本的版次、修改碼。用某個文件與目錄加以比較，就可鑒別出是否有效版本。如果沒有文件清單，則應建立一個相應的文件控制程序。

3.2　文件發放

在文件發放控制方面，對食品實驗室質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所，均應得到相關文件的有效版本。這就要求制定一個各類文件的發放規定，以明確哪些部門應該得到此類文件。然后，應按規定發放，并留下發放記錄。同時，應當注意文件不宜濫發，只發給“需要使用者”，而不發給“想要得到者”，這樣做不僅可節約紙張，而且能使效版本的跟蹤管理工作量最小化。

3.3　文件回收

在文件回收控制方面，食品實驗室質量管理體系應從所有發放和使用文件的場所，及時撤出作廢文件。最穩妥的辦法是將全部作廢文件收回。但這有時有些困難，工作量很大。因此，允許采用其他方式進行控制，只要能確保不發生識用即可。同時，有的食品實驗室分布在國內各地，實難做到全部文件收回，但是要確保文件修改通知單或換版的新文件能送達，在異地按到換版文件或通知單后能及時加以修訂即可。

3.4　作廢文件標識

在文件作廢控制方面，為了適應法律要求和積累知識所保留的任何已作廢的文件，均應加以標識。無論文件是保留在檔案室、職能部門或使用者個人手中，都應標識，加上諸如“作廢”或“參考”等標志。所有發給實驗室人員的質量體系文件，在之前均需由授權人員審核并批準使用。需建立總目錄或相應的文件控制程序，以標明現行修改狀態和質量體系內的文件情況，并應隨時可得，以避免使用失效或作廢文件。

3.5　外來文件的控制

在外來文件控制方面，食品實驗室質量管理體系外來文件包括各種標準、顧客提供的資料由文件管理員收集登記，實驗室主任批準后按發放程序控制發放。外來文件由資料管理員適時向有關部門查詢版本的有效性，及時更換有效版本。同時，實驗室技術主管負責定期檢查實驗室使用的有關國際標準、國家標準、行業標準等外來文件是否為有效版本，版本變更時應及時通知使用部門并重新發放，同時收回失效文件。

4 結語

總之，食品實驗室是以質量管理、衛生的有效性進行評價為目的，進行檢測、鑒定或描述食品安全的實驗室。食品實驗室可以提供其檢查范圍內的咨詢性和技術，包括結果解釋和為進一步適當檢查提供建議以及相應的措施。隨著我國現代化建設各項工作的法制化、規范化、科學化進程的加速發展，食品實驗室的質量管理工作也在發生著巨大的變化，規范化、標準化、體系化的質量管理理念，方法正逐漸滲透到食品實驗室管理工作的方方面面。此外，當文件較復雜、涉及部門多以及企業規模較大時，宜將審核和批準的職責分離開來，由不同的責任者完成，這樣做有利于保證文件的正確性和適用性。

參考文獻

[1] 何曉華.實驗室質量管理體系中的文件控制[J].醫院管理論壇，2010（8）.

第2篇：企業受控文件管理范文

關鍵詞：基礎工作管理　成效　精細化管理

公司基礎管理工作最早可以追溯為以崗位責任制為基礎、配套制度為核心的管理模式，崗位責任制明確規定了各種工作崗位的職能及其責任，它要求明確各個崗位的工作內容、數量和質量，應承擔的責任等，以保證各項業務活動能有秩序地進行。其后融入了“三基”工作的內容，就是指加強以黨支部為核心的基層建設，加強以崗位責任制為中心的基礎工作，加強以崗位練兵為主要內容的基本功訓練。前兩種管理都是比較粗放的管理模式，但為企業精細化管理打下了堅實的基礎，隨著市場經濟體制的引入并不斷完善，企業不斷發展壯大，國際上一些通用的精細化管理方法也引入了企業，是企業管理獲得邁上了新的臺階。

1　基礎工作管理現狀

公司一貫重視基礎工作管理，把它當做企業發展的基石，2004年前，每年開展以勞動競賽為主題的崗位責任制大檢查活動1-2次，這種傳統的、粗放的基礎管理模式不適用現代企業管理的要求，管理問題的重要性已日益突出，管理現狀表現在以下幾個方面：

一是基礎管理工作標準不高，制約基礎工作上臺階。傳統的制度式管理模式禁錮了人的思想，造成基礎工作管理停滯不前、被動，沒有創新，標準不高在一定程度上制約了基礎管理工作的進一步深化。

二是崗位責任制工作落實不到位。公司通過開展“五定”，工作，對各崗位的崗位職責進行規范，并以此作為各崗位履行職責和行使職權的依據，但實際執行中存在部分干部、員工在思想、觀念、言行等方面不夠統一、工作作風的飄浮，責任意識不強，造成工作效率低下，工作落實不到位，工作的準確性和標準度出現降低現象。導致小事故偶有發生。

三是工作責任主體不明確造成工作落實不到位。公司管理層存在著責任主體不明確的現象，管理空白較多，存在著責任主體不明確，人浮于事的現象。

四是員工隊伍的整體素質與企業文化需求上的差距導致工作落實不到位。公司整體員工隊伍的素質與公司的企業文化要求還存在著差距，踐行的能力不足、主動學習的意識不強、自我提高的主動性不夠。

近年來，公可引入現代企業管理的元素，對基礎工作檢查的方式、方法進行全方位的探討，改革、改進，制定了公司基礎工作檢查的管理辦法，該辦法規定了基礎工作檢查的目標、原則、組織機構、方式、方法，檢查內容：涵蓋崗位責任制、勞動紀律、成本運行、設備管理、生產工藝管理、基礎資料、現場管理、對標管理、業務流程管理、生產受控、QHSE、ERP等精細化管理理念，結合制度建設等，通過基礎工作檢查，夯實了企業的基礎，使公司贏得社會榮譽的同時，業務自身也獲得了快速的發展。

2　精細化基礎工作管理的主要措施

2.1加強制度建設，夯實科學管理基礎

制度是企業進行有效管理的前提和保證，是企業管理體制和機制的載體，是企業長遠發展和規范運作的基礎和保障，沒有管理制度就沒有真正的組織，有效的計劃、組織、指揮、協調和控制、完善的制度是成熟企業的必然選擇。

公司從整體上加大了制度建設創新力度，進一步完善和優化公司制度管理體系，使各項業務職能與公司戰略目標有效銜接。通過整章建制，齊心協力，建立了一套權責明晰、科學嚴謹、比較系統的制度管理體系。組織制訂、編撰了《管理制度匯編》、新項目建設管理制度。內容包涵綜合管理、計劃管理、人事管理、財務管理、生產運行管理、設備管理、健康質量安全環保管理、內控法律事務管理、銷售管理、技術工程管理、物資采購管理、黨群工作、紀檢審計等十三個方面，共收入相關的規章制度465個400萬字，為公司管理進一步向科學化、規范化、標準化、制度化邁進打下了堅實基礎。

2.2抓體系建設，構筑精細化管理平臺

公司先后建立了QHSE體系、內控體系、生產受控體系，控制了企業的財務風險、削減了安全風險、控制了生產風險，有力的保障促進了企業精細化管理水平的提高。

2.2.1公司建立QHSE體系。運行質量、安全、環境和職業健康一體化的QHSE管理體系，建立了管理手冊、程序文件和作業文件三個層次的文件管理體系，通過體系建立進一步規范的工作流程，理順了管理界面，實現了QHSE體系規范化和流程化管理。通過推行“兩卡一單”、“兩書一表”、“四有工作法”“直線責任”、“屬地管理”HSE信息系統等有效載體不斷完善體系運行績效，確保了公司連續五年無上報事故。

2.2.2公司建立生產受控體系。編制生產受控文件460份，堅持“以人為本，預防為主”的思想，狠抓現場，強化應急管理工作，使所有生產作業都處于受控狀態，確保了生產裝置安全、平穩長周期運行，經濟指標大幅提升。

2.2.3公司建立內控體系。以國內及上市地法律法規《薩班斯，奧克斯利法案》為準繩，結合公司實際進行內控體系設計。遵循合法性原則、完整性原則、繼承性原則、有效性原則；按照COSO內部控制框架五要素全面開展內控體系建設，并覆蓋公司各項業務和部門。至2010年，公司建立起了以COSO作為內部控制體系框架，以風險管理為導向，以業務流程管理為核心的內部控制體系，有效規避了企業經營風險。

第3篇：企業受控文件管理范文

一、建立企業文件質量管理體系的意義

1.確保文件的質量特性。保證企業文件在形成、流轉、利用、歸檔流程中的質量不受到破壞。企業文件在企業活動處于動態性的運動之中，多方面因素都對其質量產生了或大或小、或間接或直接的影響，企業文件質量管理體系的根本目的，就是將這些影響因素置于受控狀態，讓這些因素變成企業文件質量管理的有益保障，從而最大限度地發揮企業文件的價值，為企業活動服務。

2.實現企業文件管理的標準化、規范化。企業文件質量管理體系的建立以滿足文件質量管理目標的需要為準，需要制定和依據一系列質量標準來實現，所以，建立企業文件質量管理體系的過程，也就是推行文件質量標準化的過程。

3.達到宏觀控制的目的。企業文件質量管理是一項復雜的全面性的工作，企業文件質量管理體系把企業文件質量管理作為一項系統工程，確定文件管理的質量方針、質量目標和職能，并在體系中通過文件質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進等活動使這些方針、目標和職能得到有效貫徹和實施，從而達到宏觀控制的目的。

4.為企業文件質量管理提供法制化工具。沒有規矩不成方圓。在許多企業現有的管理制度中制定了企業文件管理制度，但是企業人員“事后處理”的工作方式使得企業文件管理制度并未真正發揮應有的功效，企業文件質量管理體系重視過程控制，重視全面控制，將文件管理策略和控制制度融入業務處理流程中，在文件形成之初就對企業文件的質量給予嚴格的監督和控制，在企業的業務工作各個環節嚴格把關，及時采取糾正措施和預防措施，確保企業文件的質量。

5.促進企業內部溝通，提高企業整體凝聚力。企業文件管理涉及到企業工作的方方面面，上到企業高層領導下至企業基層人員，都是企業文件管理所涉獵接觸的對象，在這樣一個龐大繁雜的系統內，企業文件管理人員如何做好與各部門人員的協調溝通是文件工作能否順利開展的關鍵。企業文件質量管理體系強調全員參與，強調文件管理與所有職能部門有關，通過全體員工、所有職能部門的主動參與、齊心協力，保證企業文件在流轉過程中的高質優量，保證企業各部門文件信息溝通的真實性和可靠性，使企業員工在一種和諧向上的企業氛圍中不斷獲得進步，提高了企業的凝聚力。

二、企業文件質量管理體系的結構

全面質量管理強調全員參與，強調質量與所有職能部門有關，強調資源的高效利用，對于企業文件質量管理活動，其實質就是在企業文件從形成、發揮現行作用直至文件歸檔保存的整個生命階段，根據企業人員、組織機構設置和資源投入等情況，采取質量管理手段和方法來實現企業文件質量管理目標，它實際上是將三個不同方面的內容有機地整合在企業文件質量管理這個大的系統之中。為了更加形象和便于理解，可以用一個企業文件質量管理體系三維空間結構圖來闡釋，如下圖。

如圖中所示，企業文件質量管理活動的各種參與要素依次置于三個維度中。

過程維，指企業文件的整個生命流程即文件設計、制作、形成、處理、接收、保管、歸檔等環節。

內容維指組織結構、人員和資源等組成要素。

方法維指為提高文件質量所采用的工作方法，又稱工作步驟，由質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進等組成，即PDCA 循環法。

企業文件質量管理體系是組成內容、文件過程和方法三個方面要素共同運動、共同作用的產物。離開了其中的任何一個方面，企業文件質量管理體系都將是不完整的，都將會影響體系運行的效果。

(一)內容維

1.組織結構和職責分配

企業組織結構的設置、布局、人員結構和職責分工是文件質量管理體系構建不可缺少的組織保證。具體而言，組織結構包括兩大方面:對整個企業而言，包括文件管理部門、文件生成部門和文件使用部門(多是企業各業務部門);對人員而言，主要是指與文件工作有關的管理人員、業務人員和主管領導，包括文件的形成者、管理者、維護者和使用者等等，這些觸及文件工作的部門和人員在文件質量管理體系的構建及以后的運行中各自肩負著不同的職責，承擔著不同的崗位責任。具體來說，

(1)企業領導層的職責:一是制定文件質量管理體系的管理目標和管理方針，二是構建文件質量管理體系，并使之有效運行，三是負責對文件質量管理體系進行指導、檢查和監督，四是對各文件質量管理相關部門和人員進行配置和協調。

(2)管理層的職責:一是負責文件質量管理體系的管理和維護，及時發現體系中存在的問題。二是就文件質量管理的有效性和效率對文件的制定、使用和流轉進行評價，包括文件的功能性如何，是否具有較高的處理速度，是否便于需求部門的利用，文件質量體系運行所需要的各種資源是否齊備等等。三是對文件工作流程進行質量控制。四是按照組織溝通的原則，確保企業內部人員和其他有關人員能夠及時得到相應的文件。

(3)各業務部門的職責:一是保證本部門所形成文件的完整性、真實性和可靠性，二是保證本部門所使用文件的安全性和有效性。

(4)對于具體工作人員，其職責為:一是理解和執行文件質量管理目標，二是熟悉并掌握文件質量管理流程，三是了解本職崗位的文件質量管理要求，四是積極參與文件質量管理的改進。

(5)對于維護人員，主要是指對文件管理技術和設備的維護，主要負責文件質量管理設備的選購、配置、運行維護和更新換代工作。

在企業文件質量管理體系中，要充分明確各個部門和各個工作人員的職責分工，使每一位工作人員都清楚各自在文件質量管理體系出現問題時所應當承擔的具體責任，避免在文件質量管理體系中出現相互推諉，貽誤工作的現象，同時也盡可能防止文件質量管理過程中的重復勞動以及資源的浪費，提高人力、物力資源使用的經濟性，提高文件質量管理體系效率。

2.資源和人員

資源是企業文件質量管理體系的物質基礎和技術手段，是質量管理體系賴以存在的根本，也是質量體系有效運行的前提和保障。可以說，沒有資源作保障，企業文件質量管理體系就只是一個空殼，沒有任何的實際意義。資源可包括人員、設施、設備、資金和技術等。在資源中，要重點強調的是人的資源。

人是企業文件的形成者和使用者，人對企業文件的質量發揮著決定性的作用，企業文件質量管理體系是一個全員參與的龐大系統，人在其中發揮著最為核心、最為關鍵的作用，企業員工的素質、意識，領導者的重視程度都是關系企業文件質量管理體系實現的最根本因素。在企業文件質量管理體系中，必須堅持“以人為本，全員重視”的原則。

(二)過程維

過程維是文件在企業活動中的整個生命運動周期。在過程維中，將企業文件的整個生命過程全部納入控制之中，確保企業文件的質量每時每刻都不被忽視。對過程維各環節的控制應主要考慮以下幾個方面:

1.在企業文件形成階段，各項業務流程中都形成了哪些文件，其中哪些是必要的文件。所形成文件是否按照規定格式和內容要求進行編制，除了文件本身的信息內容外，文件的結構是否保持完整，如各種標識是否齊備，文件是否真實地記錄了業務活動。對于電子文件，主要是指電子文件的元數據和背景信息是否完整。

2.在企業文件運轉使用階段，文件的利用者是否得到利用許可，文件是否被安全利用，文件內容和各種標識是否保存完好，文件是否被更改過，文件的更改是否在職權的范圍之內，在企業文件的運轉過程中哪些人曾經使用和保留過文件，企業文件在運轉過程中的業務背景信息是否給予了明確的反映。對于電子文件運轉流程的控制，主要應借助于利用者權限和系統的監控記錄。

3.在文件移交歸檔階段，哪些文件需要進入非現行階段，在文件流轉使用中是否存在要歸檔而卻未歸檔的文件。

在企業文件整個生命階段的過程控制中，內容維和方法維中的一切因素和環節都在過程維中發揮著作用。在企業文件的每一個運動階段，都應有與其質量管理責任相適應的企業人員對其負責，并為其質量上的實現提供相應的資源保障，在每一個階段發現的質量問題，都會被記錄下來并及時找到解決的方法，以避免在下面的質量管理中重復出現。

(三)方法維

即PDCA循環法在企業文件質量管理體系中的具體運用，從質量計劃、質量執行、質量檢查和質量處理四個階段來分別論述其在文件質量管理體系中的運用。

1.質量計劃階段

質量計劃階段是四個階段中最關鍵、最重要的階段，沒有一個好的質量計劃作指導，質量執行、檢查和處理三個階段就難以有效地進行，從而影響到整個企業文件質量管理體系的效果。

第一步，開展調查研究。調查研究的目的是明確影響企業文件質量的主要影響因素，調查研究的對象和內容應當囊括企業的內外部環境，其內容包括企業所有權性質、企業經營類型、企業宗旨、企業組織結構、企業業務流程和職責權限、企業的規章制度、國家的政治經濟政策以及企業文件流程中的關鍵因素。

第二步，分析企業的業務活動，確定企業文件的質量要求。將企業各個業務部門的職能活動按重要程度進行分類排序，分析其業務流程和相關的組成事項，然后逐項分析并確定各個業務活動對企業文件證據性和信息性等方面的要求，這些要求可以通過職能活動的有關人員獲知，也可以通過分析企業的有關規章制度，從不形成文件和不維護文件可能帶來的風險和后果得出。

第三步，分析現有的企業文件質量管理狀況，發現企業文件質量中存在的重大問題。

第四步，制定滿足文件質量要求的方針戰略。應主要考慮這些方針戰略在企業各職能部門和職能活動中的適用性，以確保各個部門能夠形成并保留業務活動中的重要文件。企業文件質量的方針戰略可以考慮由文件管理部門帶頭來制定。在方針戰略中應當明確界定企業員工的職責分工，文件流程以及可能需要的設備和技術。

2.質量執行階段

將企業文件質量管理體系納入企業的業務流程中，按照質量計劃中的方針戰略來實施執行。

3.質量檢查階段

即對質量執行階段的結果進行檢查，檢查的內容應當包括:一是企業文件是否按照企業業務活動的需要形成并得到有效的組織，二是企業文件的質量是否得到可靠的保障，三是在質量執行中各項資源是否得到高效的利用，是否存在資源浪費的現象。四是企業文件的形成和利用是否達到或超出業務部門的期望和要求。五是檢查并評估質量體系的運行情況。

4.質量處理階段

也就是質量改進階段，這一階段在于對前三個階段的運作進行總結，對于所獲取的有益經驗及出現的問題進行全面分析考察，將質量檢查階段的各種發現和建議進行分析研究，以便在下一個循環中能夠有效地解決。

企業文件質量管理體系三維空間結構將企業文件質量管理活動作為一項系統工程來管理、控制，在過程中將影響文件質量的所有因素納入有序的控制狀態，并將諸多影響因素有機聯系起來。企業文件質量管理是文件管理和檔案管理研究的一個重要課題，通過研究，希望能夠改變我國企業長期以來在文件質量問題上存在的不足，實現企業文件的真實、可靠、完整和可用，使企業文件更加有效地服務于企業各方面的生產經營活動。

參考文獻

1.何嘉蓀，傅榮校.文件運動規律研究.中國檔案出版社.1999年9月.

2.劉瑩.質量體系文件的控制.石油工業技術監督，2000(10):P32.

第4篇：企業受控文件管理范文

項目泄密的可能性無處不在，在管理上稍有閃失，就可能給企業帶來巨大的損失。本文選取了幾個有代表性的項目泄密場景，并詳細分析了這些場景下的防泄密策略。

W公司啟動了ERP項目，并從各業務部門抽調人員成立了項目組，其中包括來自財務部的小張。ERP項目組全體外出進行封閉式討論，項目組成員吃住都在一起，小張的筆記本電腦在此期間經常被人借用。開始小張考慮到自己的筆記本電腦中有重要的工資表等信息，又沒有采取任何數據保密措施，不愿意共用電腦，但是后來一想，借用電腦的都是一個項目組的兄弟，不好拒絕。

沒多久，領導就找小張談話，說最近很多人議論工資待遇不公平，問是不是他泄漏了工資信息。小張后悔莫及。

對策：設置安全區域

在日益開放的辦公環境里，共用電腦、借用電腦等情況時有發生。如何防止電腦里保存的機密文檔被其他人看到，是非常讓人犯愁的事情。

過去在企業，企業領導的辦公室里往往保存了很多機密文件。他們在辦公室里接待客人，卻不用擔心機密文件被客人看到。原因在于，機密文件保存在保險柜里或鎖在抽屜里，進了辦公室是看不到這些機密信息的。

與此原理類似，用戶可以用加密產品在電腦里建一個安全區域，把自己重要的信息和資料放進這個安全區域內，自己掌握開啟或關閉這個安全區域的密碼、口令。這樣，除了用戶本人，他人是無法讀取這些重要文件的，用戶的信息就能萬無一失。

這種劃出安全區域的方法是運用控制臺管理程序（管理加密軟件創建的分區，如增加、刪除分區，口令管理，鏡像文件管理）、磁盤格式化模塊（實現對虛擬磁盤的格式化功能）、虛擬磁盤模塊（實現虛擬磁盤的功能）、磁盤鏡像文件的保護和隱藏（保護和隱藏保險箱的數據文件，防止誤刪除或者非法篡改）等程序和模塊來實現加密的。

電腦可以存儲多種類型的文件，有些文件類型占用空間很大，比如照片、視頻等。用戶要想對這種大文件進行加密，就要求用戶在電腦上創建的安全區域必須足夠大。目前加密產品的安全區域空間的上限通常只有4GB，已經不能滿足用戶需求，加密產品必然要向著創建更大安全區域空間發展。

目前，一些加密產品除硬件本身具有加密功能外，還允許用戶在使用過程中設置自己的口令。這相當于對信息進行了雙重防護。如果他人想偷看你電腦中的文件，就必須同時掌握電腦密碼、加密硬件產品的密碼。而要想同時獲取這幾個密碼，對非合法用戶來說基本上是不可能的。

在現實生活中，很少有人會在外人在場的情況下打開保險箱。用戶在讀取安全區域里的文件時，相當于打開了保險箱，極有可能被人通過網絡竊取資料和信息，或者被黑客攻擊，導致文件感染病毒。因此，用戶在讀取電腦里重要信息資料時，應該運行保護程序。用戶在對自己設置的保密空間進行更改、增加或存儲數據等操作時，應該暫時關閉系統的網絡連接，以避免其他計算機訪問此機的任何資源，從而增加受保護區域的安全性。

互聯網上有很多免費加密的軟件，用戶可以隨便下載安裝。但是，這類軟件的加密功能很弱，非常容易被破解――因為幾乎所有這些軟件都存在漏洞。如果用戶確實想保護好自己電腦上的機密信息，就必須選擇一款安全可靠的加密產品。

項目泄密場景二：U盤隨意使用

2007年8月，中央電視臺播放了法制節目《絕密圖紙》，講述了某單位耗費巨資開發的一項專利技術被人非法用U盤將專利技術圖紙文件拷貝帶走，帶來直接經濟損失500多萬元。嘉賓指出，企業及單位應當采取技術與管理并重的方法來預防泄密。

有了U盤，人們就可以方便地從電腦中拷貝文件。這卻給保密工作帶來難題。如果信息一旦因此泄密，就會使企業陷于被動。

對策：外設限制 U盤管理

U盤方便了電子文件的拷貝和攜帶，卻讓人不省心。外設限制是安全管理上較易疏忽的地方，非法用戶往往在外設接口上使用小型數碼攝像機、MP3播放器、Flash 存儲棒，并隨意上載或下載文件。當然，設備限制不能只是對USB接口的限制。當前的終端I/O接口主要有軟驅、光驅、刻錄機、藍牙、1394口、串并口、紅外口等。

豐富多樣的計算機I/O接口給用戶帶來了很大方便，同時也很大程度上增加了管理者的管理難度：如果從終端上封鎖接口，就會影響員工的正常工作需求；如不封鎖，這些接口又是信息泄密的重要途徑。I/O接口的管理容易激化管理者與被管理者之間的矛盾，讓管理者處于兩難境地。

其實，盡管計算機能夠提供豐富的I/O接口，但是只有少量接口是工作需要的。及時封閉與工作無關的接口可以降低泄密的風險。通過設備出口訪問控制系統，管理員可以集中設定策略、遠程開放或關閉接口，同時詳細記錄相關信息。

U盤管理是I/O接口管理中最重要的部分，其核心是要有效地控制U盤的使用方式及使用范圍，可以將U盤分成非法U盤和合法U盤兩種來管理。合法U盤又分為非受控U盤和受控U盤兩種。這兩種U盤都需要進行使用權限的設置，可以根據使用者的權限不同來設置U盤的權限。通過授權，U盤可以訪問相應級別的終端。非受控U盤不僅可以在區域中使用，也可以在非區域中使用。受控U盤只能在絕密機器上使用。當然，非受控U盤或受控U盤并不能在所有終端上任意使用，也需要根據使用情況進行分配。最后，還要把U盤和目標終端綁定，使用者才可以根據相應的權限正常使用。

為了方便不同級別的保密需要，可以創建個人保密U 盤、組內保密U 盤、單位保密U 盤：個人保密U 盤只能讓U盤所有人自己打開；組內保密U盤是組內所有人都能打開，但其他組的人無法打開；單位保密U 盤是單位內所有人都能打開，但外單位的人無法打開。

如此部署的U盤管理系統，可以防止公司內沒有授權的人或者公司外部人員帶來的U盤隨意接入到公司網絡中的任何終端，從而保證了公司內部文件不會通過U盤泄漏。

項目泄密場景三：郵件交流

2005年6月10日，廣州市番禺區某網吧，柳青展悄悄地進入了四川迪佳通電子有限公司深圳辦事處業務員夏某的電子郵箱。

在此過程中，柳青展得知夏某正在和也門的一個客戶通過電子郵件洽談生意并約定付款方式，于是滋生了邪念。他截留了也門客戶發給夏某的電子郵件，并自建了一個與這個也門客戶同名的郵箱給夏某發送郵件，從而盜取了夏某回給也門客戶的郵件，繼而將其收款銀行賬號更改為柳青展本人所開設的銀行賬號，導致也門客戶將4萬美元的貨款匯入了柳青展所持有的賬戶。

對策：數字證書 簽名

這個案例并不是發生在項目里，但是在進行項目交流時特別值得注意。郵件較傳統方式能大大降低信息傳送成本，已經成為項目交流普遍采用的通訊方式。企業的敏感信息越來越多地通過電子郵件進行傳輸。該如何在郵件傳輸過程中保障這些信息的安全，防止郵件傳遞過程中被人截獲或被篡改等，是企業應該關注的問題。

利用PKI的私鑰簽名技術可以確保電子郵件的真實性和完整性：以電子郵件證書作為私鑰的載體，郵件發送者使用自己數字證書的私鑰對電子郵件進行數字簽名；郵件接收者則通過驗證郵件的數字簽名以及簽名者的證書來驗證郵件是否被篡改，從而判斷郵件發送者的真實身份。

數字簽名可以幫助收信者確認發信者的身份，但是這不能確保信息不被黑客偷看。利用PKI的公鑰加密技術，以電子郵件證書作為公鑰的載體，可以避免這種情況的發生。發件人使用郵件接收者的數字證書中的公鑰對電子郵件的內容和附件進行加密。加密后的郵件只能由接收者持有的私鑰才能解密，因此只有郵件接收者才能閱讀，其他截獲該郵件的人看到的只是加密后的亂碼信息。這樣，就可確保電子郵件在傳輸過程中不被他人閱讀，防止了機密信息的泄露。

借助數字證書助手，用戶可以方便地對郵件證書的生命周期進行管理。證書助手具有證書導入導出、證書密碼修改、其他人證書管理、CA證書管理、文件加解密等功能，證書助手支持USB Key方式證書，能幫助用戶完成郵件加密操作中幾乎所有的證書操作管理功能，最大限度地提升用戶對證書的使用感受，使證書的易用性有了很大的提高。在這種方式下，用戶不用直接和CA中心打交道，只須借助證書助手就可以實現對證書的所有操作。

企業與客戶之間經常會傳遞一些重要的機密信息，而客戶采用的卻可能是免費郵箱。保證這些郵箱之間進行安全通訊，保證核心機密的安全傳輸，以及傳輸到這些郵箱后信息的安全非常重要。值得慶幸的是，有些廠商提供的解決方案已經可以保障這種情況下的安全郵件通訊。

既要防止郵件的泄密，也要防止重要文檔被人通過電子郵件發送出去。這就需要支持內容監控的郵件安全解決方案。這樣的解決方案有很多，可以通過建立公司安全策略，實現敏感信息傳遞控制，確保公司機密信息不會通過郵件的方式發送出去。

項目泄密場景四：多人協作完成文檔

某大型企業研發中心發現，其競爭對手領先一步推出了新產品，而且這個新產品和該企業將要推出的A產品幾乎是一模一樣。該研發中心領導懵了：該企業原來想依托A產品來完成產品線的轉換，并投入了大量資金，眾多研發人員也付出了辛苦的勞動。該公司已經對設計圖紙采取了嚴格的保密措施，不僅購買了加密軟件進行加密，而且還對接觸圖紙的人員進行了嚴格的限制。

公司老總的第一反應是，這是內部員工泄密導致的結果，并下令停止該產品的研發進行調查。調查發現，該公司的最終圖紙并沒有外泄，只是接近最終結果的圖紙外泄了。由于半成品圖紙涉及的人員太多，要查出是誰泄密難度太大，最終該企業只好不了了之。

對策：過程加密 角色加密

要防止設計圖紙的泄密，比較好的辦法是把設計小組隔離起來，封閉各種可能的出口。但正確的方法并不一定最有用。這種隔離的方法會遭到設計人員的反對，他們會借用不能上網查資料、不方便與其他部門溝通、需要打印設計稿看效果等理由來反對。

很多加密軟件可以針對最終文檔進行加密，但是不能保證有人在編輯文檔期間將文檔拷貝走。過程加密和角色加密是值得設計小組嘗試的一個方法。過程加密指的是在整個設計制作過程中，文檔都是被加密的。這種加密只是在保存的瞬間對文檔進行的。

以CAD文檔為例，過程加密不僅體現在CAD文檔的制作過程中，還體現在從CAD到標書制作的過程。很多時候，設計人員需要參與標書或產品說明書的制作，需要將一些 CAD軟件中的圖形數據復制到Word、Excel或PPT等文檔中去。這樣，不但能夠避免圖形的失真，而且修改起來非常方便。有些加密軟件通常是把復制、粘貼的功能屏蔽掉，但屏蔽功能會給設計人員帶來很大的不便。有些加密軟件則開放了這個功能，但因為加密軟件可能不能給Office系列軟件加密，從而帶來了圖紙通過該方式泄密的隱患。

在這種情況下，用戶選擇必須能同時加密Office系列的加密產品，保證CAD軟件和Office系列軟件的信息安全。這樣，設計人員就完全可以輕松自如地從CAD軟件向Word、Excel和PPT等文檔復制圖形數據，而不必擔心安全隱患的存在。

基于身份的加密則是另外一種情況。在同一個項目小組里，每個成員負責各自的工作內容，負責甲部分的成員不能了解乙部分的內容。但如果將每個部分拆分成獨立的文檔，既不方便文檔的制作和修改，又不方便總負責人的閱讀。這時，就可以為需要加密的文檔中的不同部分設置不同的身份，例如，可以將文檔的各個標題設置為身份一，正文中重要的句子（例如標書中的投標金額）設置為身份二，普通正文設置為身份三等等。基于身份的加密保護進一步細化了訪問權限，可以更好地滿足項目小組共同制作標書等情況的需要。

管理者可以針對單個用戶來設置權限，也可以根據用戶組來設置權限。如果根據用戶組來設置權限，所設置的權限將應用于組內所有的用戶。通過用戶組的權限來設置訪問策略后，就不用對單個用戶進行一一設置。權限可以分為本地權限、外部權限、打印權限等，還可以設定權限有效期。同時，還可以設置臨時的操作許可，以應付項目組各種臨時的需要。這種基于身份加密的方法的優點在于，能對同一個文檔中不同密級的信息設置不同的處理辦法，滿足項目小組對大文檔制作的復雜要求。

第5篇：企業受控文件管理范文

(一)國際檔案界共同關注的幾個熱點問題

國際檔案界共同關注的熱點問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協會2(X刃、2001、2002、2003年已經舉辦或將要舉辦的檔案學術年會議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護與利用:最優化管理的實踐和解決辦法”國際會議的議題;20(X〕年已經舉辦的第十四界國際檔案大會的主要議題及與會者發言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學術刊物1999年以來發表的學術論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關注的問題而言，可以歸納為以下5個方面:

1.數字檔案的保護:研究數字環境下檔案的形成、維護及利用，數字檔案保護的程序，實踐經驗，安全與質量保證，長久可獲取性，數字檔案保護的檔案觀，數字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護與利用，檔案化電子文件系統的建立，真實性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓，電子文件管理的責任，元數據標準、模式及要求的使用和實施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標準與國家標準，與電子著錄信息標準和圖書著錄標準的關系，檔案著錄的數據結構標準如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數據內容標準如國際檔案理事會的《檔案著錄通用標準ISAD(G)》和《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規程RAD》等:

4.檔案的鑒定:研究檔案鑒定的方法、準則和技術，目前被國際檔案界公認的檔案鑒定方法有美國的檔案記錄戰略，加拿大的宏觀鑒定方法、歐洲國家的職能鑒定方法、國際項目InterPARES針對電子文件的真實性鑒定方法等;

5.檔案的利用:研究公共檔案信息利用的內容，檔案信息的真實性和智能控制，檔案信息內容的管理及服務，建立和維護易于檢索的檔案利用系統，自動標引技術，檔案的數字編目及數字化檢索工具，檔案利用的法律、版權、隱私、保密、自由利用與平等利用問題及其解決辦法等。

(二)、檔案管理的未來發展方向

檔案管理的國際學術研究現狀及研究成果揭示，世界各國的檔案管理正朝著以下3個方向發展。

1.文件與檔案信息管理的國際化與標準化

隨著電子、數字和通訊技術的全球化普及，國家與國家間的電子政務和電子商務活動日益頻繁，文件與檔案的國際間合作與交流越來越多，文件與檔案管理與利用的國際化與標準化趨勢越來越明顯，也越來越重要。目前在文件和檔案的管理與利用方面已經出版了兩個方面的國際標準:檔案著錄:為了促進檔案的國際化交流和信息資源共享，目前在檔案著錄方面國際檔案理事會已于1999年出版了((檔案著錄通用標準IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，在檔案內容著錄的原則、要求、方法和著錄的基本元素等方面形成了國際規范;文件管理:2001年10月150國際標準化組織出版了世上第一個文件管理國際標準150154893，對真實、可靠、完整和長久可利用活動記錄的規范化形成、管理、保管與利用提出了最優化管理的要求、方法與技術指南。世界上許多國家的專家學者都在為真實性電子文件的長久利用、元數據標準、電子文件的法律認可、檔案資源的共享等問題開展國際間的合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。文件與檔案信息管理的國際標準為文件與檔案管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構文件和檔案是否采用國際先進經驗及其機構業務是否管理高效、機構服務是否用戶滿意和具有誠信的重要標志。

2.文件、檔案、信息、知識管理的集成化與合作化

隨著知識經濟時代的到來，檔案管理與文件管理、圖書管理、信息管理和博物管理的關系越來越密切，知識管理強調用戶至上，強調知識的積累、共享和交流，強調知識產品的輸出，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念，管理目標，管理的社會服務功能、管理過程與管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，知識管理思想和數字技術手段使得各種信息資源的集成管理與集成化服務成為了可能。為此檔案工作者需要采用合作與伙伴關系，與政府機構、信息中心、圖書館，博物館等合作共同挖掘檔案在電子政務與電子商務服務，在社會化教育與信息化服務，在休閑社會文化建設等方面的社會服務功能，共同關注檔案管理與其形成者、主要用戶、投資者、未來可能的受益者及與機構、社區、地區、國家和國際社會的關系，共同維護真實性證據、信息和記憶的完整和長久可用。

3.檔案管理的職業化與社會化

隨著人類社會文明的不斷進步，法制化社會的不斷健全和信息化社會的不斷完善，個人、機構和社會記憶的恰當保存和永久利用已成為國家和社會必需，人類社會活動真實性、可靠性、完整性證據和信息的長久維護和利用已成為各種業務活動正常運轉必不可少的法律和質量保障，成為各種社會管理活動高效率、高效益、公平競爭的必然要求，檔案管理成功的國際經驗表明，檔案管理的未來發展方向是職業化和社會化。這一發展趨勢明顯地表現在以下5個方面:*檔案管理在國家和社會的進步與發展中越來越重要，檔案管理的專業管理理念與管理知識不僅在國家信息資源的管理中有其特殊的作用，在維護人類歷史記憶的長河中更有其獨特的地位;*檔案學作為一門獨立的學科其學科方法不僅對本學科的發展有重要的指導作用，對其他相關學科和對社會科學的貢獻也越來越被社會廣泛認可;*各國檔案管理的法規體系逐漸建全，公民的檔案保護和檔案利用意識不斷加強，檔案保護已成為許多國家公民必盡的社會義務，而公民利用公共檔案的權益也已得到了國家法律的保障;*檔案管理工作是一項專門化的知識管理工作，只有接受過專業的檔案管理知識教育或培訓，獲得檔案管理職業證書或培訓證書的檔案工作者才能勝任該項工作，這已在國際檔案界達成共識;在歐美國家檔案研究生證書已成為檔案工作上崗的最低學歷要求，檔案博士生教育規模不斷擴大，成為檔案事業可持續發展的重要支持;*檔案職業協會在檔案管理的理論與實踐研究，檔案的職業化教育與培訓指導，檔案管理的規范與標準制定，檔案管理的最優化實踐經驗總結、推薦與推廣等方面起著越來越重要的指導與協調作用;在檔案職業協會的引導下，國家政府機構、公私企業、組織和個人的檔案管理行為將朝著對社會負責，為社會服務的方向發展。

二、電子文件管理的國際學術研究現狀及未來發展方向

90年代以來世界各國的檔案工作者針對電子文件的管理開展了一系列研究，在電子文件管理的理論與實踐方面取得了可喜的成就，在電子文件管理的基本概念，電子文件管理的思想與管理模式，管理方法與管理技術，管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗，如:國際檔案理事會出版的電子文件管理指南，歐洲國家的電子文件管理教育與培訓共同框架，澳大利亞的電子文件管理的戰略及元數據標準，英國國家檔案館的電子政府文件管理指南及政策框架，美國匹茲堡大學的文件管理功能要求，加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護的模式、原則與要求。目前的研究重點是電子文件管理理論和標準的應用研究和檢驗，各種不同類型電子文件管理方法的最優化方案評估和選擇等。以下就我國檔案工作者最為關注的三個問題分析其國際學術研究現狀及成果。這三個問題分別是:電子文件保管與保護的方法、電子文件管理的未來發展方向、電子文件管理和利用的思路與對策。

(一)電子文件保管與保護的方法

電子和數字信息技術給所有信息管理人員帶來了種種挑戰，文件管理人員和檔案工作者也不例外，應對數字化信息挑戰最為關鍵的保管與保護要素有三個:1.載體保護:保護電子文件的物理載體;2.技術保護:不斷更新技術從舊到新;3.智能保護:確保原始記錄下來的信息在各種有意無意或偶然的變化中能完整和真實。

其中智能保護最為困難，有五個因素決定著信息的完整性:1.信息內容;2.信息內容的固定性;3.信息長久和可靠查詢的參照;4.信息的來源;5.信息的背景。

電子文件的保管與保護方法，歸納起來有以下7種:

1.模擬存儲:即將電子文件打印到紙上或縮微膠片上，將其納人現存文件管理系統管理的方法。該方法在打印過程中有可能會丟失上述關鍵保護要素，如不加以設置或預先處理，一些元數據會丟失，電子文件的完整性會受到影響。

2.政策規定:它包括使用外部規章體系或內部政策和程序建立電子文件保管的要求。政策的制定是數字文件保護的必要條件，但并不是保證電子文件得以保護的充分條件，它只是提供了人們行為和承諾的準則但并不等于提供了解決問題的全部辦法，另外政策還需監督落實和開展常規性評估和不斷更新。

3.標準格式:標準格式的目標是為了避免人們受控于個別兜售商的專用格式，減少面臨風險的可能，使用標準格式必須保護所有關鍵數據要素及其屬性，但它的問題是標準格式較少具備數字世界最新出臺的時尚功能和組成。

4.計算機博物館:計算機博物館雖然也是保管的一種方法，卻是最后才可采用的，不得以的方法。在這一方案中，一個或多個機構要長久的收集和維護各種不同版本的計算機軟硬件。機構需為不定的未來維護大量的備件、手冊和記錄。計算機博物館的保護方法存在一系列問題:如機器是否就能運行?有多少人會用這些資源?需要多少博物館?數字技術檢索的主要優勢還能再現等?

5.轉換和遷移:這一方法一定程度與計算機博物館概念正好相反。其目標是隨軟硬件的變化保證數字文件的可讀性。轉換即是把舊的數據文件重新寫人新的計算機環境。遷移即是把數字信息從不能再工作的非現行遺留系統中移出的方法。遷移總是要有特殊的軟件作支持，會對文件信息內容的完整性帶來一定問題。

6.仿真:仿真是當前電子文件保管與保護研究的熱點主題。仿真意味著一個計算機系統會向另一個一樣工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技術，用于未來未知的計算機，它將以人類可讀的形式保存描述性數據以再形成數字文件，并將把描述性數據、軟件和仿真說明等文件一起包裝封存。

7.永久性數字檔案館:永久性數字檔案館方法是美國檔案與文件管理署資助的一個研究項目的名稱。該項目與圣地亞哥超級計算機中心合作，旨在研制一個操作系統能夠捕獲、維護和提供電子文件的利用，不受計算機環境的變化。其目標是將文件的內容連同其描述性數據和背景信息一道包裝起來，以保證文件能在未來的計算機系統閱讀。

(二)電子文件管理的未來發展方向

就信息技術發展的趨勢來說，電子文件的管理功能正向以下3個方向發展:

1.文檔管理與業務工作流集成實現文件和檔案與其它數據的積累、共享和交流。這將成為具有知識管理工具的軟件產品的重要功能。

2.文檔管理與業務系統集成，這已成為業務系統軟件產品功能不斷完善的重要標識，文檔管理是業務管理必不可少的一種管理工具，它的管理對象是由業務系統生成的，二者的關系密不可分。

3.文檔管理與其他信息資源系統集成，最大限度地實現機構內信息資源的共享。

隨著信息化的逐步深人，在保障了所捕獲的信息的完整、準確的前提下，信息系統的主要功能便是信息資源的高度集成化管理與集成化服務。就檔案管理的決策選擇來說，電子文件的管理決策正向以下3個方向發展:

1.電子文件的研究方法決策:從前端到末端(toP一down)或末端到前端伽徹m一uP)，前者采用的是演繹的方法建立起通用的規程，加拿大哥倫比亞大學的InterPARES項目便是典型;后者采用歸納的方法從已有案例總結經驗再應用于其他案例，這一方法已被印地納大學驗證。

2.電子文件保管決策:將文件管理功能建人信息管理系統或將文件移交到專門的文件保管系統。匹茲堡大學的“文件管理的功能要求”項目強調的便是前者，最新的研究成果傾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.電子文件的保管與保護決策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管與保護設施，后者愿意與其它服務機構簽定合同由外部服務機構提供保管與保護服務。決策不僅涉及經濟問題，還涉及機構機制和機構的優先權考慮等因素。

(三)電子文件管理和利用的思路與對策

就電子文件管理和利用的主要問題而言，其思路與對策可以歸納為以下5個方面:

1.電子文件保管的目標:保證電子文件的真實、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.電子文件的鑒定:可采用職能鑒定和宏觀鑒定的方法，根據文件形成機構的職能及活動過程來判斷電子文件的價值，并將鑒定方案嵌人文件管理系統和業務系統及業務活動流程，鑒定工作應當是全過程的從文件形成前端的系統設計就開始并貫穿與文件運動的全過程。

3.電子文件的保護:電子文件保護的觀念應從保護載體轉向保護內容，從保護文件的次序轉向保護文件的完整性、可存取性和可理解性。

第6篇：企業受控文件管理范文

國家電網公司堅持以“六統一、五集中、三拓展、三保障”為主線，持續提升財務集約化、信息化管理水平，逐步實現無紙化辦公、自動化處理、智能化分析等先進管理模式，并提出“應用原始憑證電子化數據中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統，實施電子化管理的工作要求”，以實現原始憑證電子化、規范化管理。國網公司根據財務政策環境及自身財務體系的建設狀況于2012年下發了國家電網財〔2012〕346號（《關于印發國家電網公司財務信息化建設方案（2012年版）的通知》）文件，該文件明確要求國網總部及各網省以規范財務及物資體系的原始憑證和記賬憑證為重點，強化會計基礎工作管理，制定原始憑證規范，統一記賬規則，推進原始憑證電子化，確保業務清晰、記錄規范、原始憑證合規。

1實施背景

11加強原始憑證影像集中管理的迫切要求

內蒙古東部電力有限公司物資公司現有的財務集約化ERP平臺系統已經走在了國家電網各網省公司的前列，目前已經實現了國家電網公司的集中部署運行，但是在物資供應過程中涉及的原始票據的留存、驗收、過賬、查閱、統計、稽核等環節的原始憑證流轉及數據稽核上還存在一些問題，如傳統的原始紙質憑證和ERP系統中的數據通過人為主觀地進行查驗核對，整個過程繁雜，加之原始票據數據資源分散，服務管理方式單一，無論從財務的業務辦理效率和服務能力，還是從供應商的管理能效上，已不能滿足國家電網總部對于財務原始憑證電子化的溯源要求，同時也不利于后續國家電網財務原始憑證電子化影像數據的集中管理和大數據分析挖掘。

12加強原始憑證電子化業務流程的重要內容

建設原始憑證電子化平臺，是國網總部《關于印發國家電網公司財務信息化建設方案的通知》中確定的重要工作任務，同時在《國家電網公司“三集五大”體系建設“大財務”評估標準》中，對建設省級集中的依托財務集約化原始憑證電子化影像數據采集平臺提出了明確的要求，該文件同時指明要對現有ERP業務流程辦理的速度、信息采集的準確度、智能化進行提升和加速，并最大限度地降低數據采集的人工工作量，最大程度地通過智能識別技術來提升原始憑證電子化的業務采集與電子化水平。

13加強提升公司財務數據采集效率和服務能力的重要舉措

通過在現有財務ERP系統中增加智能掃描OCR文字識別技術系統模塊，可以提升整個財務原始憑證電子化水平，提升物資、財務部門的供應商票據票面信息及報銷單據、訂單、合同的數據實時采集和財務會計部門的過賬中的三單（合同、訂單、匯票）匹配的實時性。通過原始憑證電子化平臺的建設，將會構建一個全省統一的影像數據采集和平臺，實現數據采集信息流和業務流的雙向實時交互，滿足財務的會計自動過賬、出納的用戶付款的服務需求，極大提升財務體系的服務管理水平。

14加強國網公司業務流程優化的必然要求

建設原始憑證電子化平臺是內蒙古東部電力有限公司物資公司在財務體系建設中對供應商票據、電力公司部門間的票據、工單等的影像數據的集中存儲、管理及影像中數據的實時采集的必然要求，無論從數據采集效率還是從整個財務體系的ERP流程優化都是必然趨勢，可以極大提升整個系統平臺的電子流程的順暢性和充分發掘該平臺的可利用度。無論從業務流程辦理的效能上，還是從財務體系建設的品牌上，都能夠展示形象、提升管理服務水平。

2內涵和主要做法

隨著物資集約化管理的不斷深化和發票驗審結算工作量的大幅增長，著力建立原始憑證電子化系統平臺，其內涵概括為建立企業級非結構化數據集中管理平臺，統一原始憑證管理標準，結合文件管理系統，實現原始憑證電子化數據的收集、識別、查詢和存儲，同時與其他業務系統緊密集成，實現對原始憑證的全生命周期管理，加強對原始憑證電子化數據的規范管理和高效利用，制定企業統一原始憑證和電子檔案管理標準規范，提升企業整體管理能力。

圍繞“3+2”的工作內容，統一開展原始憑證電子化工作。“3”是指三項建設工作內容，即規范業務體系、明確業務職責和優化業務流程，是財務原始憑證電子化的基本工作內容。“2”是指兩套配套保障措施，即制度體系保證和技術支撐保障，要在財務原始憑證運行工作中不斷優化和完善。

三項建設工作內容如下：規范業務體系，按供應商、物資部、財務部等業務功能劃分來組織開展信息系統運行工作；明確業務職責，按供應商、物資部、財務部等業務領域來細化明確各環節業務職責，合理設置崗位；優化業務流程，按供應商、物資部、財務部等業務環節，統一規范改進業務流程，明確業務流程之間關系，提高流程效率。

兩套配套保障措施的內容為建立健全管理方法，管理規定，實施細則和操作指南為主題的運行制度體系；統一建設原始電子憑證運行體系技術支撐平臺，并推廣應用。

圍繞“3+2”工作內容，建成三級審批制度體系，實現財務工作的組織形式由專業分工向業務分工轉變，工作方式由被動處理向主動處理轉變，由分散處理向集中處理轉變，最終達到財務系統的精益管理，集中管控，統一調度和高效運作。

21原始憑證電子化建設與實踐的內涵

內蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證電子化建設與實施以建設“電子化財務管理”為目標，以智能人機交互技術為基礎，按照“集團化運作、集約化發展、精細化管理、標準化建設”工作要求，對原物資供應商管理，財務過賬資源和流程進行優化整合，構建清晰、高效的運轉模式，與內蒙古東部電力有限公司物資公司發展戰略相適應，實現由復雜到簡潔、分散到集中的運行管理模式轉變，為公司提供更高效、更安全、更優質的服務。

22主要做法

以建立財務原始憑證管理系統為理論基礎，以增值稅發票智能結算平臺、原始業務憑證采集平臺、非結構化數據平臺為管理支撐。以文檔管理、協同操作、圖像捕獲、電子工作流、內容訪問、記錄管理、歸檔與數據結構緊密聯結，與各種不同的SAP界面無縫集成，使用工作臺嵌入SAP，無縫聯結SAP業務流程，實現使用內容增強的SAP財務業務流程，包括企業資產管理、合同管理、財務單據管理、品牌管理、設計文件管理、項目管理、質量管理和事件管理。

221技術支撐手段建設

采用電子化系統架構設計策略對內蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證管理進行優化。與SAP系統深度整合，既支持現有財務憑證電子化的功能需求，也支持未來其他業務領域的憑證電子化，與非機構化數據平臺、現有集團結算平臺和業務系統權限管理整合，支持百萬級財務憑證電子化的處理壓力，降低升級對現有原始憑證電子化系統的影響。通過聯結內容與業務流程，改進業務流程的效率，通過管理內容的完整生命周期，改進日常工作的規范。

（1）在原始憑證電子化系統中構建智能結算平臺，統一文件標準，為電子原始憑證在線管理提供系統支撐，規范財務相關電子文件管理，提供票據自動掃描，由“原始憑證電子化”到“結構化”的自動轉換，與其他業務系統集成應用，實現全局共享文件資源，提高原始憑證電子化數據利用效率。管理系統架構具體如下：

在業務單據或憑證錄入界面增加掃描功能，業務單據或憑證錄入時，通過啟動掃描程序，自動調出掃描窗口，掃描原始紙質憑證，調出即時圖片（也可選擇載入已有的掃描圖片）。各業務系統在業務單據或憑證提交、保存時，系統自動將電子文件存儲到非結構化數據集中管理平臺，系統流轉時可在各審批崗位查看到對應的電子圖片。在現有相關業務單據或憑證查詢分析時，可即時查看對應的電子圖片，同時也可登錄非結構化數據集中管理平臺電子圖片識別信息關聯查看對應的業務單據或憑證。

各業務系統根據業務需要進行原始憑證電子化數據實時動態收集，支持原始憑證掃描成各種圖片文件格式，進行檔案化管理，對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理，保持對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態。發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。

在電子化原始憑證傳輸過程中，按照國家相關的法律法規和規范標準要求，結合國內通過認證的安全加密產品，進行索引加密、數字簽名、RMS等技術保證電子文件的安全性以及可用性，達到控制數據安全的作用。

（2）通過OCR識別技術，對掃描件中的指定位置信息進行識別，提取指定信息，建立與電子圖片文件索引及與業務單據、憑證的關聯，或將識別信息自動裝載到業務單據中，經核對無誤后，可進行相應的后續操作。

（3）建設非結構化數據集中管理平臺。搭建企業級非結構化數據集中管理平臺，統一原始憑證管理標準，結合文件管理系統，實現原始憑證電子化數據的收集、識別、查詢和存儲，同時與其他業務系統緊密集成，加強對原始憑證電子化數據的規范管理和高效利用。根據原始憑證電子化的總體功能需求，綜合考慮系統技術架構的成熟性、穩定性和擴展性，同時為了和非結構化數據庫技術路線保持一致，選擇采用成熟的企業內容管理套裝軟件作為基礎平臺，在此基礎平臺上開發內蒙古東部電力有限公司物資公司的財務原始憑證電子化系統。

非結構化數據平臺在數據存儲、歸檔、流程和生命周期等方面為原始憑證電子化系統提供支持，具有很強的海量存儲、安全管理、快速定位、信息共享和內容關聯能力，從底層實現對各種原始憑證非結構化數據的管理業務和管理工作進行有效支持，提升財務系統產生的數據資產的價值。

（4）增加可視化管理功能。業務系統在進行業務申請和審批過程中按流程、節點隨需掃描原始紙質文件，實現原始資料的動態收集，掃描為電子圖片的原始憑證作為業務單據或憑證的附件，供業務單據或憑證在審批流轉、查詢分析時查看。利用OCR技術，對特別的原始單據（增值稅發票，訂單，合同）進行掃描識別，自動生成結構化的憑證明細數據和系統單據。

222組織體系建設

內蒙古東部電力公司財務原始憑證電子化體系以“三級審批”為基礎，總體設計架構為“兩層調度，三級審批，一體化運行”。“三級審批”體系主要包括物資供應部初審，物資采購部復審，財務部三審。物資供應部初審指供應部大廳審核人員審核，主要包括在物質供應商管理大廳對物資采購合同、增值稅發票、物資驗貨單等原始憑證進行評審，物資采購部根據物資采購訂單信息，對原始憑證影像和票據信息進行核對，物資財務部對原始憑證影像進行集中校驗，查詢過賬信息和批量清賬工作。

（1）兩層調度。按照一體化運行體系要求，建設內蒙古東部電力有限公司總部和市級公司兩層調度方式。總部財務部進行財務原始憑證的集中管理，承擔公司總體原始憑證的存儲、統計、調度、審查。市級公司財務部接受總部財務部管理，負責基層財務工作中的原始憑證電子化數據采集、上傳，同時對調管范圍內的原始憑證進行信息監管和檢查憑證完整性。

（2）三級審批。供應商通過供應商協同平臺，進行發票的電子化工作和付款進度和付款情況的查詢，同時也借此收集電子發票信息，為后期自動處理做準備。今后更可擴展為采購需求，甚至庫存狀態。發票掃描和識別平臺批量處理供應商寄達的紙質發票，并且識別其上的關鍵內容，和已采集到的電子發票明細進行比對。如果匹配則進入下一步處理。

根據三單匹配（PO（訂單），GR（收貨單）信息，紙質發票信息），再加上供應商平臺產生的預制發票，這4個數據按照預設邏輯進行判斷后，進行大量自動過賬，小量人工異常處理，最大化實現處理自動化。

供應商攜帶發票到物資供應部大廳，登錄SAP開發掃描終端選擇對應采購訂單并上載發票信息系統自動分配原始憑證編號，打印粘貼單并粘貼發票打印一級交接單，連同發票交供應部大廳人員審核供應部大廳人員接收及審核發票，并根據發票信息分類打印二級交接單，連同發票交供應部人員審核供應部人員接收發票復審，并根據發票信息分類打印三級交接單，連同發票交財務部審核財務經理智能派工接收審核粘貼單，發票過賬生成應付賬款會計憑證。

對于物資供應部門的供貨商提供的購貨增值稅發票可以按照上述數據業務流程在物資供應商大廳和大廳辦事人員處配置掃描終端設備，然后通過配置的掃描終端由供應商送發票人員或者物資大廳辦事人員接收到的供應商發票進行掃描，掃描出的發票數據（9類數據和3類文本信息）通過BASE64加密傳入ERP系統，掃描識別完成后刪除本地信息，本地不做任何數據和圖片的保存操作，打印發票粘貼單，同步利用掃描識別到的條碼信息將影像數據和工單信息進行關聯。

（3）一體化運行。按照財務運行體系要求，建設內蒙古東部電力有限公司物資公司物資、財務兩個體系原始憑證集中式調度，依托原始憑證電子化系統平臺，優化數據運行資源配置，推進運行體系的扁平化，注重管控集約化。

223強化標準化財務原始憑證管理

（1）完善財務與生產、項目、物資、人資、營銷等前端業務信息的集成，規范前端經濟業務和交易事項的處理，深化財務與業務系統集成應用，實時轉換業務信息和財務信息，促使前端業務按照財務規則或財務管理要求進行核算與管理，確保集成業務的內部原始憑證全部來源于業務處理環節。

（2）深化電子報賬系統應用，將項目管理系統與電子報賬系統集成，實現電子合同、工程預決算報告與審批單無縫鏈接。同時，制定相關的經濟業務事項財務審核規范條款，規范并細化日常費用報銷、營銷電費、物資采購、在建工程等各類經濟業務原始憑證內容，實現原始憑證精細化管理。

（3）規劃財務審查工作。從審批、記賬、校驗、過賬、預付款清賬等各個方面，規范內蒙古東部電力有限公司物資公司財務部審批操作流程，提升財務部工作的管理水平，確保公司財務的安全穩定。

（4）建立健全的評價考核體系。為加強公司財務原始憑證電子化系統建設、運行和應用情況，建立財務運行考核體系，通過從財務數據可靠性、貫通性、安全性等各方面進行評價考核，切實提高公司財務憑證電子化流轉水平，有效支撐公司發展方式和電網發展方式的轉變，加快推進公司現代化建設。

（5）強化“三級審批”流程管理。建設標準化流程并結合國家電網財務管理流程的實踐經驗，從實際財務憑證管理角度出發，旨在從整體上把握公司財務管理流程建設的基本思路和關鍵要素，總結形成全公司財務管理流程建設的統一和規范。對財務事件與原始憑證管理進行無縫銜接，固化財務處理流程，用電子化手段管理財務工作。

（6）提高財務工作運行專業化水平。依托財務原始憑證的電子化建設不斷覆蓋和實用化，從財務憑證流轉的各個環節“縱向到底，橫向到邊”逐步統一規范，從內蒙古東部電子公司到各市級子公司的財務均采用通用的管理流程進行日常操作，依托原始憑證電子化系統全面支撐運行工作，提高財務工作整體運行保障水平。

224采取整體規劃、階段推進、注重實效的實施策略

（1）原始憑證電子化建設涉及財務的各項日常工作，所以在應用系統的各項功能開發、業務配置、系統存儲規劃、項目實施等工作的規劃和實施上，要服從內蒙古東部電力有限公司物資公司長期建設規劃，需采用信息技術領域領先的技術進行開發，支撐內蒙古東部電力有限公司物資公司現有應用，并著眼于未來3～5年的管理改進，同時以國網公司整體規劃為準，各項系統業務規劃要符合國網財務各類財務業務規范、管理要求。

（2）在電子化建設項目實施過程中有意識地進行階段性推進，將工作劃分成可以控制、有明確實施目標和效果的各個實施階段，采取先試點再推廣的模塊開展實施工作，通過試點實施形成典型模式和經驗，在此基礎上全面推廣實施工作。

（3）在實施過程中以項目實施對用戶企業實際管理工作的改進和提高工作效果為最主要的考核標準，注重實效，將原始電子單據與非結構化數據集中管理平臺集成，實現數據集中管理、關聯查詢，促使日常業務憑證、單據審核的高效管理，保證業務在線審核操作的高效、簡便、友好、運行穩定。

3實施效果

31提升財務結算能力，增強自動化管理水平

依托掃描識別技術，實現全程操作“按圖索驥”。供應商物資結算自助平臺通過掃描識別技術與SAP系統數據交互，將增值稅專用發票票面信息影像化、數字化。在供應商發票掃描環節，自動識別增值稅發票票面內容，智能匹配初始信息；在發票驗審環節，自動審核發票信息，實時歸集票據影像業務數據；在集中過賬環節，實現發票自動錄入過賬，會計處理由輸入數據向檢查數據轉變；在發票檢索環節，提供多條件搜索功能，實時跟蹤發票處理業務狀態。

32提升供應商管理水平，創新優化結算流程

創新優化結算流程，實現工作模式“化繁為簡”。供應商物資結算自助平臺將財務人員從單調枯燥的手工錄入勞動中徹底解放出來，將供應商納入發票處理工作流程，由供應商發起結算業務并進行發票掃描、打印、粘貼等業務操作。財務人員通過系統完成在線審批、校驗、過賬等業務處理，使傳統的手工處理發票向自動化、智能化、集成化方向轉變，增強了供應商參與物資結算工作的積極性，改變了企業財務人員編制隨業務量增長而同比例擴充的被動局面。

33提升企業財務管控能力，保證“三集五大”體系建設有效開展

集成系統應用，實現財務業務“兼容并包”。結算平臺上線以來，供應商物資結算自助平臺掃描識別正確率達9933%，驗審正確率達100%；財務與業務納入“一體化”在線管控，“影像流”與“任務流”暢通無阻、有條不紊；原始發票影像數據一次錄入、全程共享；審批環節規范統一、職責清晰；數據收集便捷高效、口徑多樣；財務與業務部門管理職能協同銜接、緊密耦合，有效打破“條塊分割”的管理壁壘，為“三集五大”體系建設業務融合提供有益探索。

第7篇：企業受控文件管理范文

關鍵詞：電力科技 檔案 現代化管理

1、前言

電力科技檔案的現代化管理是管理方面的一種趨勢，所以說，現代化的管理手段主要依靠計算機科學的發展，我們已經有了較為成熟的計算機科學與技術，所以說要將技術運用到實際中。本文就對現代化管理進行有效的分析，從各個方面進行突破。

2、檔案現代化管理概述

檔案工作的現代化，是建立先進的管理理念，學習科學的管理理論，然后組織機構，適應，管理方法和手段，以實現所面臨的新形勢和檔案在中國建設和發展的新任務的預期目的，我們必須樹立依靠科技進步和管理。檔案信息化建設是一個龐大復雜的系統工程成本，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，培養一支高素質的檔案管理人員，確保檔案資源的安全和保密性，實現檔案信息化，促進檔案工作的改革。電子計算機技術是新技術革命的主導技術。高速度、高精度的電子計算機，存儲信息和邏輯判斷能力和自動操作等特點，在檔案管理、檔案利用計算機接收、查詢、借閱和歸還，并確定由于文件備案和使用管理的破壞。在文件管理中，利用計算機進行收集、整理、編譯的檢索工具，對目錄的內容進行介紹和編寫，也為庫務管理。對于專項檔案工作項目，如編制大索引，為檔案的研究工作提供服務和檔案統計等。計算機文件管理系統，具有輸入和輸出、插入、修改、打印、查詢、統計、查詢、刪除等功能，同時，計算機還具有識別、診斷、篩選等功能，可以利用檔案進行某些功能的識別。現代檔案管理具有占用空間小、存儲量大的信息量大、應用能力強、傳輸速度快和使用計算機等方面的信息，可以及時提供大量的檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件在檔案領域的一個新的信息載體、磁性材料、光學材料的電子檔案，將逐步取代傳統載體檔案在檔案領域占據領先地位，檔案工作注入生機與活力。

3、電力科技檔案的現代化管理

重視和電力建設項目檔案的開發利用，加強重點項目檔案編制工程檔案是建設科技資源優勢單位，檔案人員要花費大量的時間和精力對文件和資料的積累，實際上是工程的施工經驗和技術的積累。是否有效地選擇項目檔案，作為衡量和檢驗項目檔案管理水平和項目文件大小的重要標準。為了充分了解電力建設項目檔案的電力建設項目檔案的重要性，為進一步實施精細化管理的要求，強化國家的電網公司，實現電力工程項目建設標準，提高建設和管理水平。項目文件驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，不接受項目文件或項目文件不合格的建設項目，不得進行或通過整個施工項目竣工驗收。可以看出，該項目文件驗收的整個項目驗收的項目有一票否決權，充分體現了項目文件在建設項目竣工驗收中的重要性。

電力工程檔案是資本建設過程真實性和工程化的重要文件。檔案和施工人員認真研究電力建設項目檔案管理的有關規定，堅持“檔案法”的宣傳，開展工作，加強檔案的參與意識和法律制度，對檔案法治；檔案工作者應注重知識的積累，不斷提高業務水平和自身素質，并積極與相關部門和人員，了解建設項目動態。在測試過程中，要嚴格執行電力建設項目檔案管理的規定，良好的價值評估，這樣文件的合理分類，文件排列有序，寫的確切名稱，存儲期劃分文件正確，裝訂結實、整齊美觀，使建設項目檔案科學的管理和有效利用。

目前，廣泛使用計算機技術在檔案管理系統，可以完成對文件的起草，修改，刪除，查詢，打印，登記，統計工作，收集、現代科學技術手段和先進的經營理念和管理技術，是迫切需要的檔案管理人員掌握和使用。數字檔案管理、信息技術是檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此，檔案管理人員應結合自己的工作，在學習中操作，同時不斷提高服務質量，特別是對計算機知識、信息和文化學習、綜合檔案管理人員的信息，使自己的知識和網絡文化。

3.1現代化管理的定位

（一）各級領導要高度重視電力建設項目檔案工作。工程建設是至關重要的，檔案建設項目也是至關重要的，沒有項目文件將是未來的麻煩沒有盡頭。該項目從項目經理開始，指定專人負責文件、圖紙和計算資料、音像資料的收集、管理、制定崗位職責、考核和獎懲。

（二）加強組織和電力工程項目檔案工作的領導，項目管理，施工負責網絡的設計、施工、調試、監理單位的技術檔案管理網絡、施工單位等部門，明確項目責任，檔案管理責任，工作的人，責任到人。加強評估，建立和完善項目檔案的規章制度，從組織、制度上保證建設項目檔案的正常發展。

（三）檔案工作的實施與項目建設的同步，是保證檔案的完整、準確、系統的前提。

3.2如何做好檔案現代化管理

①為了與國家規定的要求，使文件、檔案工作人員應注意從“頭”項目準備早、抓源頭為項目檔案管理工作，從項目的提出，到項目，各階段設計，施工，調試，工程調試檔案部門做先進的干預跟蹤、監督。檔案建設項目密切，隨著項目進度的一部分，一步一步地，逐步形成一個連接的擴展。檔案工作者應利用工程進度報告、項目協調、檔案管理和檔案收集范圍，對施工人員的要求發展的意識，形成的檔案建設，并與項目文件的形成和積累過程檢查工作積極配合，為完成文件的基礎。

②檢查工程進度和文件同步的積累，加強對施工人員的檔案意識，檔案的形成、積累在施工階段的施工人員，并檢查在施工階段文件的積累和質量檢查。檔案工作人員和技術人員和管理人員要緊密合作，充分發揮檔案網絡的作用，掌握項目檔案工作要點，明確自己的責任和任務。充分調動兼職檔案管理人員，嚴格控制之前，期間和之后，要求各單位嚴格執行建設項目檔案管理的有關規定，申請材料符合檔案管理要求。

③完成項目驗收和文件檢查，參與檔案人員的參與完成驗收，是保證項目文件質量的文件信息。檔案人員在工程檔案審批工作中，工作應重點放在檔案的初步階段，檔案資料應一致的地圖“，簽訂完整的手續。檢查發現存在的問題，要求有關部門及時解決。在掌握驗收標準的同時，應堅持高標準、嚴要求，不馬虎住宿，保證項目檔案質量。

④為了使這個制度得到更好的實施，在項目完成后，項目協調會、設備開箱活動，指導檔案工作人員參加，使檔案工作人員了解情況和設備到貨及隨機文件的完整性，使檔案管理工作始終處于受控狀態。

⑤建立相應的會計核算，實施工程檔案動態管理。檔案人員要嚴格執行設備的開箱，準確記錄隨機文件齊全，信息不完全和其他設備的及時發現與有關部門和廠家聯系箱時要求完成設備的信息。

4、結束語

依據本文的描述可以清晰的看出，目前的計算機科學與技術已經發展的很不錯了，對于各個領域都有了一定的現代化管理方法與手段，因此，我們要與時俱進根據時代的變化以及科學的發展不斷的進行學習。本文提出的僅僅是個人觀點，但是依舊希望能夠對有關部門有一定的幫助。

參考文獻：

[1] 王娟. 淺析電力科技檔案的現代化管理[J]. 城鄉建設， 2012（29）.

[2] 宋玉萍. 淺析電力科技檔案的現代化管理[J]. 經營管理者， 2012（22）：37-37.

[3] 何翠平. 淺析供電企業科技檔案管理與利用[J]. 赤子， 2015（7）：151-151.

[4] 張鐵. 淺談高校科技檔案管理工作[J]. 中國電力教育， 2012（S1）：189-189.

第8篇：企業受控文件管理范文

關鍵詞：建筑工程；質量管理

1 建筑工程質量管理的含義

在建筑工程施工項目中，質量管理是指指導和控制某組織與質量有關的彼此協調的活動。與質量有關的活動，通常包括質量方針和質量目標的建立、質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進。質量控制是質量管理的一部分，質量控制通常是指在項目產品質量的產生、 形成全過程中實施監控，及時發現并排除過程 當中有關技術活動偏離規定要求的現象，使其恢復正常，從而達到控制的目的。使影響產品質量的技術因素、管理因素及人的因素等始終處于受控的狀態下。

2 質量管理的意義

建筑工程的質量是建筑工程最重要的核心，是決定工程建設成敗的關鍵，它對提高工程項目的經濟效益、社會效益和環境效益都具有重大意義，它直接關系著國家財產和人民生命的安全，關系到國家建設事業的健康發展。

3.當前我國建筑建筑工程質量下降的原因分析

3.1隨著我國經濟建設的步伐加快,城市建設的規模日益擴大。但是從總體方面來看,我國目前建筑工程質量的水平并不樂觀。這方面的問題歸納起來。有以下表現:工程質量不合格,影響其使用功能;許多工程結構隱患嚴重,甚至導致建筑倒塌;裝飾工程質量低劣,給排水、電氣、燃氣、消防等設施不能滿足安全防護要求;。

3.2造成建筑工程質量下降的原因

（1）質量法不健全,執法力度不夠；

（2）建筑市場行為不規范,監督查處不嚴；

（3）企業經營思想不端正,放松管理,甚至偷工減料；

（4）不少質量低劣的建筑材料進入工地。市場經濟的建立和發展,打破了計劃經濟體制的單一模式,同時也給建筑市場帶來了混亂。個別商家為謀取利潤,經銷偽劣產品,提供假出廠合格證,弄虛作假,給工程質量留下隱患。因此,必須把好建筑材料的檢驗關和試驗關,鋼材、水泥、水電設備、鹼等主要材料和試件,不能滿足于施工單位報送的工程技術資料。

（5）質量監督檢查不嚴,有的監督站或監理公司的人員素質不高。

4建筑工程項目施工質量管理要點分析

4.1施工項目技術文件的管理

加強初步設計、技術設計、施工圖設計等各階段的設計文件的管理，尤其是加強施工圖設計階段的設計文件管理，使設計內容、 深度等必須滿足項 目功能的需要、 滿足國家相關設計規范的要求。加強設計交底和圖紙會審等方面的管理工作，讓項 目參與的相關單位，特別是施工、監理單位等正確理解設計意圖，加深對設計文件特點、難點、疑點的理解，掌握關鍵工程部位的質量要求。加強施工組織設計、專項技術方案等技術文件的審查，滿足施工工藝的要求。

4.2施工項目物資設備及材料的管理

材料及設備的質量是工程質量的基礎。材料質量不符合要求，工程質量也就不可能符合標準。加強材料及設備質量的控制，是提高工程質量的重要保證。必須針對工程的特點，根據材料的性能、質量標準、使用范圍和施工要求等方面進行綜合考慮，慎重的選擇和使用材料及設備。

4.3施工項目的組織管理

依據項目目標任務，確定合理的組織機構，建立必要的規章制度和工作原則，劃分并明確工程項目系統的不同崗位、層次、部門的職責。同時加強內部各部門之間的相互聯系，按分擔的責任，劃定各部門之間的工作關系，確保各項質量管理活動的正常運行。

4.4施工項目的過程管理

過程管理主要是通過施工工序的管理來體現的。在加強工序管理的過程中，要選擇“重點”和“ 關鍵”來設置質量控制點，從而達到卓有成效的質量控制。如設置關鍵的分項工程、 關鍵部位、關鍵工序等。

4.5施工項目過程的監督管理

加強對建筑工程質量的全過程監督，是保證工程質量的首要任務。因此，可以從以下幾個方面入手：

（1）強化政府對建設工程質量監督,是在工程建設領域中對建筑市場的宏觀管理的重要手段。自20世紀80年代初,結合我國國情,參照國際慣例,政府對工程質量實行監督。相繼建立健全了工程質量監督機構,在全國形成了質量監督體系,有效地把工程質量納入法制管理軌道,加強了企業質量管理,促進了工程質量的穩定提高。

（2）增強質量意識,提高人員素質。工程質量監督是一項集法律、技術、經濟和行政于一體的綜合性工作,屬行政和技術的監督執法。因此,監督隊伍素質的高低,執法能力的強弱是搞好工程質量監督的基礎。

（3）加強對項目法人行為的監督

項目法人是投資者的代表,對工程質量負總責。加強對項目法人行為的監督應注意:加強合同管理,避免項目法人在建筑設計、施工中簽訂各種虛假合同,逃避國家的監督。加強對工程招投標的監督,嚴格審查建設單位是否依照法定程度和方式進行了公開招標;是否公正地擇優選擇了中標單位。嚴格施工許可證制度,建設單位必須按有關程序,經過嚴格的審批,領取了許可證方可開始施工。嚴格項目竣工驗收,未經驗收或驗收不合格的項目不準交付使用、不辦理產權登記、不準進入市場交易。

（4）嚴格資質審查,把好建筑市場準入關。各級建設行政主管部門應加強對參與基本建設全過程的各責氣單位的資質審查,嚴格建筑市場準入制度。

（5）用戶監督

用戶是建筑產品的最終消費者,建筑產品質量的好壞,直接關系到其人身財產安全,用戶出于自身利益,絕不會聽任行賄、受賄、偷工減料等行為發生,吸收用戶參與基本建設全過程的質量監督,對提高建筑工程質量意義重大。

參考文獻

第9篇：企業受控文件管理范文

隨著科學技術的高速發展和國際交往的增多，產品概念已超越了國界。在商務交往中，需要有共同的語言、統一的認識和共同遵守的規范，質量管理的國際化，已成為世界各國企業界的迫切要求。國際標準化組織于1979年成立ISO/TC176質量管理和質量保證技術委員會,負責制訂質量管理和質量保證的國際標準。該組織在總結各國質量管理經驗的基礎上，把各國的經驗標準加以分析、總結、系統化。通過廣泛協商，1987年3月，國際標準化組織正式公布了ISO9000質量管理系列標準，標志著質量管理走向了規范化、科學化、程序化。由于質量管理的對象從硬件逐漸擴展到軟件、流程性材料和服務業，經過“有限修改”，國際標準化組織了1994版ISO9000族標準，取代1987版標準，隨即啟動第二階段的“徹底修改”工作，并于2000年12月，正式2000版ISO9001國際標準。為加強與其他管理體系的兼容性，又對2000版ISO9001國際標準進行了修訂，于2008年12月，正式2008版ISO9001國際標準。我國一直緊跟國際標準化組織的步伐，先后等效和等同采用了1987版、1994版、2000版ISO9000系列標準，2008年12月30日國家又正式頒發了GB/T19001-2008質量管理體系要求，等同采用2008版ISO9001質量管理體系要求標準。ISO9000質量管理體系系列標準中包含了ISO9000基礎標準和ISO9001質量管理體系要求標準。ISO9001質量管理體系要求標準提出了建立質量管理體系的要求，標準第4章提出了質量管理體系總要求及文件要求，明確了管理思路、管理方法和文件管理模式；標準第5章明確了最高管理者的職責，以確保領導作用的充分發揮，是“領導作用”的管理原則和“最高管理者在質量管理體系中的作用”的質量管理體系基礎的具體體現；標準第6章明確了質量管理體系活動必須投入的資源，提出資源的確定并提供是質量管理體系實現增值、實現預期結果的必要條件；標準第7章明確了規定策劃和管理產品實現過程的要求，包括確定與產品有關的所有要求（包括顧客要求在內）及實現過程，旨在通過對產品實現過程的有效控制，確保產品最終滿足顧客要求和相關法律法規要求；標準第8章明確了對質量管理體系、產品和過程的監視、測量、分析和改進的要求，這是為了證實組織提供的產品符合要求，確保組織的質量管理體系符合要求，及持續改進質量管理體系的有效性。

二、公司實施

ISO9000質量管理體系的作用實施ISO9000質量管理體系標準有利于提高產品質量、保護消費者利益，為提高組織的運作能力提供有效方法，有利于增進國際貿易、消除技術壁壘，有利于組織的持續改進和持續滿足顧客的需求和期望。實施ISO9000質量管理體系對公司目前的管理、生產運行和服務的作用表現為以下幾個方面：公司按照ISO9001國際標準要求建立質量管理體系，可進一步規范公司內部管理流程，使公司各管理部門、各下屬單位的質量管理職責得到清晰劃分，能提高公司整體質量管理水平和管理效率，確保公司生產、管理、服務的過程處于受控狀態。完善的質量管理體系能保障市場和顧客的需求得到不斷滿足，從而提高顧客及相關方對上海石化生產、產品質量和服務的滿意度。按照ISO9001國際標準要求建立質量管理體系以構建一體化管理體系為契機后，若再通過第三方質量認證，則又能進一步滿足用戶的需求，并為公司質量管理體系的持續改進、完善和有效運行提供有力的技術支撐和外部推動力。

三、目前公司實施ISO9001質量管理體系的現狀

公司層面尚未通過質量管理體系認證。煉油部、烯烴部、芳烴部、儲運部、滌綸部的認證單位是方圓標志認證集團，化工部、腈綸部、塑料部、環保水務部的認證單位是上海質量體系審核中心，化工所的認證單位是摩迪英聯認證有限公司。熱電部、公用事業公司、新成立的質量管理中心沒有通過質量管理體系認證。認證單位分散及要求不一致。隨著公司運行機制的變化，二級單位的質量管理體系作為質量管理體系認證的主體已不完整，如把采購、質量檢驗、銷售等過程作為外包進行控制，但又沒有達到ISO9001標準對外包方的控制要求。沒有與其他管理體系有機整合，公司目前的質量管理體系運行狀況已不能滿足持續發展的需要。

四、構建公司公司一體化管理體系需注意的問題和把握的重點