電子檔案辦法精選(九篇)
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第1篇：電子檔案辦法范文
關鍵詞：辦公；自動化；文件；檔案；發展；趨勢
1 電子文件的含義
我們的社會正處在日新月異的電子時代。電子計算機技術、光盤存儲技術、網絡通訊技術在辦公室領域和文件形成與交換領域的應用日益廣泛，使得以傳統方式形成和傳遞的紙質文件材料，都可以使用電子計算機來進行處理，從而產生了大量的電子文件。電子文件依其產生的工作領域可分為辦公及信息交流的事務性電子文件和記錄生產或科研活動的技術性電子文件；依據信息結構、媒體類型和用途可分為：文本文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、音頻文件、命令文件和數據文件等等。
2 電子文件的形成及特點
電子文件最早出現在美國和日本。它的產生是人類社會政治、經濟和文化發展的必然結果。科技的進步、辦公效率的提高以及政治、經濟、文化的發展，對辦公信息的處理提出了高效率、高速度和低費用的要求，這就使辦公自動化應運而生。此后，以計算機技術為代表的現代辦公設備，自動處理和管理各類信息，從而形成了大量的電子文件和電子檔案。總之，實現辦公自動化電子文件、電子檔案是現展的趨勢。
3 辦公自動化的應用
計算機技術和通信技術被廣泛地應用到辦公室的日常工作中，這從根本上改變了傳統的辦公方法，同時，對機構內部的文件管理產生了巨大的沖擊。隨著現代化、信息化建設步伐的加快，新型的網絡化辦公方式向傳統的“公文往返式”辦公提出挑戰，方便、快捷的電子政務得以推廣。
在我廠也采用了先進的開發工具，使得開發出來的系統界面友好，使用方便。系統從功能上基本覆蓋了我廠的各個單位、各個部門，企業內部實現了網絡互連，并從技術上達到了“無紙”辦公的要求。
3.1 公文管理
公文管理是一項重要日常工作，其中包括對收文、發文、會簽文、雜件等的管理，涉及到單位之間及單位內各部門。
本系統通過計算機實現對文件的起草，審批、簽發、發送、傳閱、查詢、登記、催辦和歸檔等主要過程。不僅可以取代收發文登記等手工操作，而且還能夠自動生成發文，實現公文管理自動化。
該程序具備一些功能：
（1）收文管理。收文管理里面具備收文登錄、擬辦、辦理、催辦、借閱和歸還、查詢、打印、數據備份等功能。
（2）發文管理。發文管理具備發文的登錄、會簽、查詢、打印、數據備份等功能。
（3）公文運轉。公文運轉應包括收文中的公文運轉、發文中的公文運轉、公文自動立卷。
3.2 檔案管理
檔案管理是又一項重要日常工作，是對單位各種重要文件存檔、調閱等業務進行管理的系統。本系統通過計算機實現對文件種類、標識等要素予以歸類管理和借閱管理；建立查詢記錄，統計分析等功能。實現檔案管理自動化與公文管理相結合，可實現文檔管理一體化。
3.3 初步實現辦公自動化
以辦公自動化為例，它區別于傳統的“手工辦公環境”，計算機和電子通訊設備取代了紙、筆，實現了機構內部人事部門、財會部門、辦公室等部門之間，以及這些部門和外部機構之間的信息及文件的傳遞。各部門的電子文件生成之后，通過電子數據通訊網絡傳遞，實現無紙的數據交換和自動處理。
以前業務活動中產生的大量繁瑣的文件、單據、表格都以電子的形式在計算機及其網絡上制作、寄送和處理，它加快了業務處理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企業都對辦公自動化情有獨鐘。
辦公自動化能提高效率、信息共享、協同辦公是大多數機關、部門實行無紙化辦公的最主要的出發點。電子政務的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜的工作都在手指的點擊下輕松完成。
4 電子文件控制原則
電子文件的生成、處理，必須依賴于計算機才能夠實現，離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成，傳遞和識別，亦無法對電子文件進行任何管理行為。
電子文件可以在不同的計算機之間通過網絡進行相互傳遞，也能夠在不同的載體之間相互復制，而信息本身不發生任何變化，這樣就要保證文件的真實性、完整性、有效性原則。
4.1 真實性保障原則
電子文件的真實性是指文件的內容、結構、背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。隨技術環境遷移，法律憑證作用維護其真實性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實性的難維護；二是系統的依賴性。文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。
4.2 完整性保障原則
電子文件的完整性。它是指電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。它包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形成的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶，因此，維護文件的完整性是文件檔案工作人員的重要職責。
4.3 有效性保障原則
電子文件的有效性是指文件經過存儲、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內容的真實性。包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時應根據電子文件的類型和特點注明文件存儲格式、軟硬件環境、相關的數據信息參數等。對電子文件的鑒定要從內容和技術狀態兩個方面進行分析，有效性檢測是技術分析的內容之一。在實際工作中應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施
5 電子文件管理需解決的一些問題
1、有關部門加快有關法律法規和技術標準的制定和實施，使電子文件的管理工作有法可依，有據可查。
2、對應用軟件的文件管理模塊提出相應的技術規范和標準要求，并要求應用軟件“具備”讀取和轉換“標準”文件的功能。
3、加強在管理技術、加密技術、身份驗證技術、防火技術、防寫措施方面的研究力度，為保證電子文件的真實、可靠提供有效的技術保障。
4、制定科學、合理、嚴密的電子文件管理制度，從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用各個環節控制和管理好電子文件。
5、配備質量過關的計算機，能到班組最好。
6、要達到企業內互連網的要求
6 “無紙化辦公”好處多
6.1 鼠標一摁，工作效率提高
無紙化辦公，主要是在內部局域網的基礎上建立起來的，通過采用網絡互聯后，實現信息共享和協同辦公，采用這種網絡辦公方式的主要出發點是提高工作效率，這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負擔。過去，非的發文、會議通知、信息等，都需要打印、復印，然后由文書、通訊員遞送各個部門，效率很低，在印發上浪費了大量的時間、人力和物力。各部門的信息不能得到及時地溝通，造成諸多不便。使用網絡互聯后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高，原來需要到處傳送、寄送的文件，現在只要手指一按，幾十份通知瞬間就發出去了。
6.2 鍵盤一敲，費用減少
第2篇：電子檔案辦法范文
1. 《會計檔案管理辦法》正式實施的時間是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根據《會計檔案管理辦法》規定，負責定期將應歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊的部門應是（）。
A．單位的會計機構或會計人員所屬機構
B．單位的檔案機構或檔案人員所屬機構
C．單位的人力資源機構
D．單位的有關業務部門
3.根據《會計檔案管理辦法》規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管，再移交單位檔案管理機構保管。這里所說的單位會計管理機構臨時保管會計檔案的時間應為（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 會計檔案銷毀清冊也是一種重要的會計檔案，它的編制部門是（）。
A．單位會計機構 B．單位行政辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機構
5.根據規定，負責組織會計檔案銷毀工作的部門應是（）。
A．單位會計機構 B．單位辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機構
6.根據規定，屬于企業永久保存的會計檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財務會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
7.根據規定，保存期為30年的會計檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財務會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
8.下列不屬于永久保管的會計檔案是（ ）
A．總賬 B．會計檔案保管清冊
C．年度財務會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
9.保存期為30年的會計檔案并不少，但（）例外。
A．總賬 B．會計檔案移交清冊
C．會計憑證 D．會計檔案銷毀清冊
10. 關于會計檔案所涵蓋的范圍，以下說法正確的是（）。
A．會計檔案，即為會計憑證、會計賬簿和財務會計報告
B．會計檔案既包括紙質的會計資料，也包括一些電子的會計資料
C．由于銀行對賬單和銀行存款余額調節表均不屬于企事業單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會計檔案資料
D．財政總預算、行政單位、事業單位等的基本建設撥、貸款年報（決算）不屬于會計檔案資料
11.關于會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書，以下說法錯誤的是（）。
A．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均應由單位檔案管理機構填制
B．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均屬于會計檔案資料
C．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同
D．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書產生（或填制）的時間并不一致，涉及的當事人也不完全相同
12.關于會計檔案，以下說法正確的是（）。
A．總賬、明細賬是會計檔案，而固定資產卡片和輔助賬不是會計檔案
B．銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷，單位負責人不需要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
C．對各單位每年形成的會計檔案進行整理立卷的部門是立檔單位的會計機構或會計人員
D．根據規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，應暫由會計機構保管半年
13.關于會計檔案的銷毀，以下說法錯誤的是（）。
A.保管期滿未結清的債權債務原始憑證不得銷毀
B.正在建設期間的建設單位會計檔案不得銷毀
C.會計檔案銷毀需要單位會計機構編制會計檔案銷毀清冊
D.會計檔案銷毀需要單位檔案管理機構與會計管理機構共同派員監銷
14. 關于會計檔案保管，以下說法錯誤的是（）。
A. 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年
B.會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起
C.單位的總賬和年度財務報告均屬于永久保存的會計檔案
D.會計檔案的保管辦法所規定的會計檔案保管期限為最低保管期限
15. 按照規定，主管全國會計檔案工作，并共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導的部門，是指（）。
A.財政部 B. 國家檔案局
C. 財政部和國家檔案局 D. 人大財經委員會和檔案部門
16. 關于電子會計檔案，以下說法錯誤的是（）。
A. 電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交
B. 屬于歸檔范圍的電子會計資料，必須屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案
C.電子會計檔案的銷毀應當由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷
D.檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全
二、多項選擇題（每題2分，共計34分）
1.財務會計報告屬于會計檔案的一個重要內容，而這里所說的財務會計報告具體包括（ ）。
A.月度財務會計報告 B.季度財務會計報告
C.半年度財務會計報告 D.年度財務會計報告
2. 《會計檔案管理辦法》修訂的依據是（ ）。
A．《企業會計準則》 B．《中華人民共和國預算法》
C．《中華人民共和國會計法》 D．《中華人民共和國檔案法》
3.《會計檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。
A．國家機關 B．社會團體 C．企事業單位 D．其他組織
4. 對于會計賬簿，以下屬于會計檔案的包括（ ）。
A．總賬、明細賬 B．有關輔賬簿
C．日記賬 D．固定資產卡片
5.對于會計憑證，以下屬于會計檔案的包括（ ）。
A．原始憑證 B．文件與合同
C．記賬憑證 D．預算
6. 《會計檔案管理辦法》中所規范的會計檔案內容有很多，比如其他會計資料就包括（ ）等。
A．銀行存款余額調節表 B．銀行對賬單
C．納稅申報表 D．會計檔案移交清冊
7.根據《會計檔案管理辦法》規定，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存并形成電子會計檔案，必須同時滿足許多條件，這些包括（ ）。
A．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸
B．能夠采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改
C．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
D．能夠建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響
8.單位在辦理會計檔案移交時，按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續進行移交。以下屬于正確說法的是（ ）。
A．紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝
B．電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定
C．特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交
D．單位會計管理機構應當編制會計檔案移交清冊
9.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，并組織單位有關部門共同進行，這些部門應當包括（ ）。
A．會計 B．審計 C．紀檢監察 D．有關業務部門
11. 會計檔案銷毀清冊，包括擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。為了明確經濟責任，會計檔案銷毀清冊還需要有關機構的有關人員簽署相關意見。這些機構的有關人員包括（ ）等。
A．單位負責人 B．檔案管理機構負責人
C．會計管理機構負責人 D．檔案管理機構經辦人
12.根據規定，單位電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關電子檔案的規定,并由以下部門共同派員監銷完成（ ）。
A．單位檔案管理機構 B．單位會計管理機構
C．單位信息系統管理機構 D．單位人力資源部門
13.對于保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，以下說法正確的是（ ）。
A．不得銷毀
B．紙質會計檔案應當單獨抽出立卷
C．電子會計檔案單獨轉存
D．涉及其他未了事項的會計憑證需要保管到未了事項完結時為止
14.根據規定，對于單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在相關資料中予以列明。這些資料包括（ ）。
A．會計檔案鑒定意見書 B．會計檔案銷毀清冊
C．財務會計報告 D．會計檔案保管清冊
15. 單位因分立原因會導致會計檔案的保管發生一定的變化，以下說法正確的是（ ）。
A．單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案
B．單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案
C．單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續
D．單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由中介機構保存，并按照規定辦理交接手續
16. 對于單位之間交接會計檔案，以下說法正確的是（ ）。
A．移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊
B．交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督
C．電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交
D．檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全
17.關于會計檔案，以下說法錯誤的是（）。
A.會計檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分
B.查閱或者復制會計檔案的人員，可根據需要對會計檔案進行拆封
C.凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案，這是會計檔案特征中的
普遍性所決定的
D. 采用電子計算機進行會計核算的單位，只能保存磁性介質的會計檔案，不能保存打印出的紙質會計檔案
三、判斷題（每題2分，本題共計50分）
1.會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 （）
2. 由于財政部門屬于會計工作的主管部門，因此，財政部門應當負責主管全國會計檔案工作，制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。 （）
3.縣級以下地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。 （）
4.根據規定，單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構負責管理本單位的會計檔案。單位不可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。（）
5.《會計檔案管理辦法》中所規范的會計檔案有很多，但是會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊屬于單位檔案的重要內容，不屬于會計檔案所包括的內容。 （）
6.根據《會計檔案管理辦法》的規定，單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。 （）
7. 不管是行政單位，事業單位，還是企業，按照規定，固定資產卡片的保管期限應為固定資產報廢清理后保管5年。 （）
8. 根據《會計檔案管理辦法》規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。但是單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過兩年。 （）
9. 根據《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案臨時保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會計檔案。 （）
10. 單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。 （）
11. 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。為了保證會計檔案的安全，單位保存的會計檔案一律不得對外借出。 （）
12.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據規定，會計檔案的保管期限，是從會計檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）
13．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。《會計檔案管理辦法》所規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 （）
14. 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應當由單位會計機構牽頭進行。 （）
15. 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。對于保管期滿的會計檔案一定要進行銷毀。 （）
16. 根據規定，會計檔案銷毀工作應由單位檔案管理機構負責組織并與會計管理機構共同派員監銷。但是對于電子會計檔案的銷毀還應當有信息系統管理機構派員參與監銷。 （）
17. 單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案。應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。 （）
18.根據規定，單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由上級主管單位統一保管。 （）
19.根據規定，單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。 （）
20. 根據規定，建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在建設項目達到預定使用狀態時及時移交，并按照規定辦理交接手續。 （）
21. 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。 （）
22. 一個單位的預算、計劃、制度等文件材料，也適用于《會計檔案管理辦法》。 （）
23.不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會計檔案管理辦法》。 （）
第3篇：電子檔案辦法范文
【關鍵詞】電子檔案 檔案信息 信息內容 管理 技術實施
一、對電子檔案管理的了解
跟隨著世界的現代化的飛速發展，具有信息化的技術和計算機的技術的發展給許多個地方的發展提供了優越的條件和良好的基礎。檔案的信息化的管理是在信息化技術同計算機技術混合里形成的一個具有非常先進的方法，現在檔案文件的管理都是現在世界發展過程中的最重要的服務基礎和服務設施，因此檔案文件管理的提高是保證現階段社會穩定有序發展的重要前提條件。
檔案工作人員們沒有辦法逃避的關鍵課程是電子文件檔案的安全的管理，成為當今時代給予檔案工作人員們的一個全新的任務。但是因為信息具有沒有限制的延續性與可以把它識別出來的性質，電子文件檔案一定要正視對電子文件檔案信息和特別規定載體之間的可以分開的性質、信息可以保存下來的具有非常高的密度的性質、信息對系統具有依賴的性質以及信息具有的可以變異的性質等一些問題。所以，電子文件檔案在一些安全的管理方面有很多嚴格的要求。再加上有很多種不同的新的高端技術的極其快速的發展以及網絡技術和計算機技術在檔案文件管理里的一點一點的使用，因此出現了存在著檔案可以儲存價值的一些電子文件，它的形成讓檔案文件管理的許多工作發生了深深的改變。給歸過檔后所出現的電子文件檔案進行了很有效地安全管理，確保檔案文件信息的自身性、現實性，更好的運用檔案文件所具備的可依據性與可以憑證的特性作用的基礎。電子文件檔案，就是憑借代碼的形式存在于特別規定的小介質上面，運用計算技術作成的一種檔案。它們在檔案文件信息的保存、處理、輸出等等方向上存在著很大的優點，這就是紙性質的檔案文件不能夠相比的。我們可以認為，電子文件檔案成為檔案文件現代化的突出的象征，而且成為了電子的計算機在檔案文件管理工作中使用的最終成品，正在每時每刻被檔案界所矚目
二、電子文檔管理的解決方法
信息技術的快速發展和在各方面的使用讓人們的日常生活的許多個方面產生了非常大的改變。計算機使用在工作人員工作的自己變動化與自己變動化工程的設計中，現在出現了很多的CAO或者具有公文性質的一種電子文件。因此才引發了對電子檔案與電子文件的管理，成為檔案工作人員要面對的嶄新問題。電子文件已經被大量的知道和使用，變成了一股無法抵擋的勢力。
計算機技術日益普及化使得一些傳統的文件的載體慢慢的消亡，然而計算機辦公的自身變動化正在一點一點的被勞動就業局擴展使用。辦公自身變動化最清晰的象征事情是信息文件檔案的創建，這種把信息記錄下來的辦法對于勞動就業局來說更加的便利和快速，避開了以前的紙張的檔案的缺陷，然而是有好的一面也一定有不好的一面，計算機自己也有著一點點弊端，以致使勞動就業局在運用信息文件檔案這一方法時也有著一些缺陷，就現在這個問題來說，勞動就業局在使用這個新技術的時候必須要做好防范風險的措施，爭取讓風險減少到最小.在計算機中使用文檔一體化的管理軟件就被叫做電子文件，它依據有關歸檔的原則排列順序，并且在檢查過和認定過后，已經正式的變成了電子文件檔案，電子文件檔案完全保存在計算機的硬盤里面，但是也是能夠用刻錄機把它記錄在相應的光盤里面。電子文件檔案目前對社會有很大的作用，它的發展和普及應該被大家看重起來。
隨著許多信息量的不斷增多和對電子技術的使用，以前的具有傳統性的人工的檔案文件管理方法現在不能夠實現最基礎的需要了。因為這，在電子信息技術的鼓勵和支持下，已經完全實現了檔案文件的電子管理能力。檔案的電子化管理有好的一面也有不好的一面，它不但帶來了好的機會而且也帶來了挑戰。它第一是使檔案文件管理的工作效率得到了提高，第二是給檔案文件的管理帶來了可怕的風險
第4篇：電子檔案辦法范文
[關鍵詞] 電算化會計檔案；雙套制；永久共存
[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03
1 雙套制是電算化會計檔案的基本管理模式
20世紀90年代以來，伴隨醫院現代化建設的發展，電子計算機技術在醫院財務管理領域廣泛滲透，雙套制替代傳統單一的紙質檔案管理，逐步成為醫院電算化會計檔案的基本管理模式。
所謂雙套制，是指“電子和紙質兩套文件雙雙歸檔，形成兩種介質的兩套檔案，并且所生成的電子文件的專用軟件必須一同歸檔”。
財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實施的《會計檔案管理辦法》，從制度上肯定了電算化會計檔案是雙重信息載體的特性，明確了電算化會計檔案的管理范圍不僅包括“計算機打印輸出的傳統紙質記賬憑證、會計賬簿、財務報告等專業會計核算材料”，還包括“機內會計數據、軟盤等備份的會計數據、系統開發資料和會計軟件系統 ”。
在電算化會計環境下，會計檔案存貯載體發生了巨大變化。從紙質文件到電子文件的出現，是檔案存儲方式的變革，也是檔案管理范式的轉變。電子和紙質兩種檔案在共處中既相互沖突，又相互融合。這種優勢互補，并行發展的模式，要求在推進電子檔案管理的同時，也要重視紙質檔案的管理和研究，對傳統檔案管理理念與現代管理技術進行科學整合，尋找出一條既符合時代要求，又符合科技發展特征的醫院電算化會計檔案管理之路。
2 電算化會計檔案的優勢和不足
電算化會計檔案信息的形成、歸檔、管理和利用不受時空和載體傳遞的限制，實現了資源共享。磁性介質的采用，有效避免了手工記錄中易出現的重復記錄現象，簡化了管理環節，豐富了儲存空間。
擴展了信息處理功能，實現了無紙化查閱、自動檢索、自動管理和自動計算、分析，強化了會計數據的完整性、準確性和及時性；促使會計檔案工作規范化，提高了效率；減少錯誤，提高了會計工作的質量；有利于充分發揮會計的職能，及時反映（據估計約有70%的信息來自會計部門），為醫院領導決策當好參謀助手。滿足了社會對會計檔案信息的系統性、時效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，體現了會計檔案發展的方向。
然而，電算化會計檔案具有易篡改、易滅失、易偽造等自然缺陷，難以鑒定原件，很難辨別經濟業務的原貌，無法保證會計信息的真實性。未經授權的人員出于私利或不正當目的，有可能復制、偽造或銷毀一些重要的會計數據而不留任何痕跡。會計信息的完整性、安全性因此受到挑戰。電子文件磁性記錄介質易破損，也使其記錄信息的可靠性難以保障。
3 紙質會計檔案的優勢和不足
在我國，自東漢蔡倫造紙，東晉桓玄頒以紙代簡令以來，紙張一直作為主要的檔案信息載體被使用。紙質檔案是會計檔案信息儲存的傳統標志。
紙張具有較強的耐久性和穩定性。紙質文件一旦形成，其紙張、字跡材料、字跡三者不但各有特性，且不易分離。
紙質檔案具有信息與載體相依附的特點，從當時使用的文件直接轉化而來，客觀記錄了以往的歷史情況。原始性是紙質檔案的根本優勢。
從法律角度講，紙質檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別，可以在法庭上作為司法鑒定的依據，能從技術及法律的角度嚴格保證會計憑證的原始性和真實性，具有無可爭議的法律效力。
現階段電子化會計資料打印成紙質文檔后，經當時當事會計人員和有關責任人員簽名，形成歸檔保存的電算化會計檔案的紙質副本。2009年1月總后衛生部頒布《軍隊醫療機構電子病歷管理辦法》，2010年3月衛生部頒布《病歷書寫基本規范》，均認可打印簽名后的紙質病歷具有手寫病歷同等法律效力。由于紙質會計檔案和紙質病歷都是紙質檔案，新版《會計檔案管理辦法》也從制度上肯定了打印后的紙質會計檔案，上述文件都可以作為打印簽名后的紙質會計檔案具有手寫文件同等法律效力的重要政策依據，使電算化會計檔案有了法規上的應用依從。
紙質檔案存在的主要問題是：信息容量小，信息記錄方式單一，檔案介質占據空間大，查找檢索不便，清點移交歸檔工作量大，裝訂成冊和流轉繁瑣不便，管理上存在“潮、蛀、火、盜”等風險。面對社會越來越高的發展要求，在信息存載和信息處理上漸顯乏力，日益滯后。
4 雙套制的主要任務是保證電算化會計檔案法證作用的實現
新版《會計檔案管理辦法》指出，“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”。證據即憑證。憑證作用是會計檔案的的基本價值和主要作用。
在經濟犯罪案件的查處中，常常通過對會計檔案資料的審查、核對、比較和分析，來收集涉案證據。
在司法訴訟過程中，從會計檔案中收集的能夠反映刑事訴訟案件資金及其運動過程，證明與資金有關案件事實的會計報表、會計賬簿和會計憑證所記載和反映的事實，是證明犯罪行為的有力證據，在經濟犯罪的證明中起著舉足輕重的作用。
隨著經濟的發展，不同類型經濟組織之間的經濟交往日益頻繁，經濟環境變得復雜，經濟違法犯罪和經濟糾紛問題日趨增多。在經濟案件和經濟糾紛的審理過程中，具有憑證作用的會計檔案往往成為法院審理的重點，會計檔案的法律憑證作用日益突出。
檔案的本質特征是歷史的原始記錄，注重的是原本、原稿。 在目前的法律條件下，“原件”是證據法的一個非常重要的問題。按照法律規定，只有書面形式的紙質會計檔案才有法律效力。
電算化會計檔案往往以無紙形式的電子數據作為基礎，難以對其原件進行鑒定，它的法律憑證作用難以實現。
由于電算化會計檔案的法律憑證作用難以實現，它在法庭上不可避免地要遇到證據上的法律障礙，它的合法性必然受到質疑。為了保證會計檔案的法律效力，較為妥善的辦法是把電算化會計檔案的合法性建立在傳統紙質會計檔案的基礎之上，實行兩套檔案同時歸檔保存的雙套制。通過雙套制，合理利用保存紙質檔案以及法律認可 “機打紙質會計檔案”的法律效力等同于紙質檔案的技術手段和管理方法，滿足電算化會計檔案原件形式的法律要求，保證電算化會計檔案的合法性。
雙套制盡管可以保證會計檔案法證作用的實現，但它在帶來兩種文件形態相輔相成的同時，也帶來幾乎雙倍的工作量和相關財力、物力的消耗，并且隨著時間的積累，造成醫院運營成本的不斷升高，形成醫院經營管理中的一個大問題。
談到這個問題，我們可以先拿電算化會計檔案雙套制和醫院電子病歷進行一番比較。電子病歷也叫電子病歷檔案，它也和電算化會計檔案一樣存在“原件難以鑒定”的現實問題。為了保證病歷的法律效力，醫院目前也對電子病歷實行雙套制管理，同樣也給醫院帶來運營成本不斷提高的問題。由于電子病歷在醫院使用的范圍最廣，用量最大，雙套制所帶來的紙張和計算機耗材成本數量的增大也是電算化會計檔案所無法比擬的。據測算，醫院實行電子病歷雙套制管理，給醫院所帶來的效益增長遠遠快于成本的上升。總體來看，電算化會計檔案雙套制的成本消耗比起電子病歷要小得多。而且，雙套制保障會計檔案的法律效力，會給醫院帶來良好的社會效益，也有助于提高醫院的經濟效益，其正面效果明顯超過了負面效應。
5 會計憑證是醫院電算化會計檔案雙套制永久化的決定因素
會計檔案包括會計賬簿、會計報表和會計憑證，都是會計檔案核算過程中形成的歷史記錄，分為原始和記賬兩種憑證。原始憑證是記賬憑證的基礎，記賬憑證是對原始憑證內容的概括和說明。
原始憑證的內容具有不可更改性和真實性。《中華人民共和國會計法》規定：“原始憑證記載的各項內容均不得涂改。記賬憑證應根據經過審核的原始憑證及有關資料編制”。
原始憑證不需要借助其他任何材料就能直接說明問題，在法律上具有無可爭辯的證明效力，是確鑿的“證明證書”。
原始憑證具有特殊的歸檔保管規則，它要求其原件必須作為記賬憑證的“附件”，脫機粘貼在記賬憑證的后面并注明張數。打印好的記賬憑證及其所附的原始憑證原件，必須按照編號順序裝訂成合格的會計檔案，并加具封面，由裝訂人在裝訂線處蓋章后一并歸檔保存。
這種情況同其他紙質檔案是明顯然不同的。其他紙質檔案在是否需要輸入的問題上是不受任何限制的，并且在其內容輸入計算機成為電子文檔之后，如果電子檔案已經采用可靠技術手段解決了電子檔案符合法律、法規要求的原件形式問題，達到2005年4月1日頒布的《中華人民共和國電子簽名法》第二條有關數據電文書面形式的要求，就可以將其內容直接在機內存檔和使用，不再需要打印出紙質副本。這樣，紙質檔案便會被徹底淘汰。
由上可知，一方面，兩種會計憑證之間互為條件的特殊關系，要求它們必須不可分離地一塊歸檔保存；另一方面按照原始憑證特殊的保管規則，它必須以 “粘貼于機打記賬憑證之后”的方式脫機存在，從而導致原始憑證即紙質檔案既沒有必要，也絕無可能被電子檔案所取代。由于原始憑證即紙質檔案得以永久保存，以同時保存兩套檔案為特征的雙套制因而也會永久存在。在這里，檔案界關于一般電子檔案雙套制都有 “過渡”性質的共識，即雙套制僅僅存在于“電子檔案自身的缺陷被徹底解決之前”的觀點被顛覆了！
兩種檔案永久共存既是電算化會計檔案雙套制的重要特點，也是電算化會計檔案同其他電子檔案的重要區別。
6 討 論
電算化會計檔案代表了會計檔案現代化的發展方向。但是，它的合法性因其原始性難以鑒定而受到質疑。實行雙套制，將紙質檔案和電子檔案同時歸檔保存，正是為了滿足它的合法性要求。從這個意義上看，雙套制是電算化會計檔案長期發展過程中必須經歷的過渡階段。在尚未找到解決電子檔案自身缺陷的解決辦法之前，雙套制始終是一種“較為穩妥的變通辦法”。
由于原始性決定檔案的憑證作用，具有原始性的紙質檔案可以在當前經濟犯罪案件和經濟糾紛處于上升勢頭的復雜形勢下，保證檔案法證作用的實現，維護權益人和醫療機構的合法權益。發展尚不成熟的電算化會計檔案，顯然不符合形勢發展的要求。這一點正是實行電算化會計檔案雙套制的關鍵理由。
電算化會計檔案是決定雙套制過渡期長短的主要矛盾。由于電算化會計檔案存在著自然缺陷，從根本上制約了雙套制的總體發展過程。就是說，如果電算化會計檔案自身的缺陷得到了解決，其合法性也會隨之解決，雙套制也就失去了存在的必要性；否則，電算化會計檔案的合法性必須繼續建立在紙質檔案的基礎之上，雙套制仍有其存在的合理性和必要性。
在電算化會計檔案條件下，永久保留的兩種檔案雖然各具優勢，相互沖突。但他們之間的矛盾不是采取不可調和的“一方克服另一方”，或“同歸于盡”的激烈解決形式，而是創造出一種“相互融合，永久共存，優勢互補，并行發展”的和諧新形式。這種形式是由會計憑證之間所存在的特殊關系和原始憑證的特殊歸檔保存規則所決定的。可以說，會計憑證對電算化會計檔案雙套制的整體發展過程產生了深遠的影響，不僅對雙套制本身，對和雙套制有關的檔案意識、管理理念、管理模式和管理方法等都產生了根本的影響。
雙套制的核心要處理好電子和紙質兩種會計檔案的接軌問題，讓兩種載體相互配套，并軌運行，實現其理想動作境界，避免出現兩者機械相加的現象，使內部管理達到真正相融。為此，必須做好兩者銜接工作，處理好技術的融合發展、檔案管理改革、人才培養方向、思想觀念更新等諸多矛盾，“在技術手段保證，安全性尚不完備的條件下，通過把電子化內容打印出紙張并手工簽字的做法，能夠很好地解決現階段電子檔案與紙質檔案有接軌問題”。
針對電算化會計檔案需要永久性實行雙套制的特點，提出如下對策和建議：
一要高度重視醫院會計檔案工作人員的選用與培養。把掌握現代化計算機技術、傳統紙質檔案管理技術和潛在創新意識及能力的復合型人才作為今后人才培養的主要方向。既要依靠檔案立卷工作的骨干，也要補充具備計算機、財會、檔案管理等學歷背景的專業技術人才。加強會計檔案人員的繼續教育，提高他們掌握和運用現代信息技術和傳統紙質檔案管理技術的意識和技能，逐步滿足雙套制模式下現代醫院檔案工作的發展需要。
二要努力提高檔案人員的職業道德水準，建立科學的績效考核制度，強化各項規章制度，嚴格防止惡意修改軟件程序、篡改數據、非法取得口令等不良行為的發生。
三要強化電算化會計系統網絡環境的管理維護工作，保障電算化網絡環境的安全運行，保證電子載體物理上安全，電子檔案內容邏輯上準確，使兩種檔案發揮同等社會效益。
四要做好電算化會計檔案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立嚴格的借用制度、定期備份制度和分權限調用制度等，保證會計檔案的安全，減少人為修正的可能。
五要建立和加強電子文件管理制度，逐步實現電算化會計檔案管理的標準化和制度化，推進檔案工作現代化的步伐。
主要參考文獻
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第5篇：電子檔案辦法范文
關鍵詞 文檔一體化；電子文檔；檔案意識
中圖分類號G276 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）57-0216-02
0 引言
檔案是人類知識與智慧的結晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠的意義。近年來，隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，每個企事業單位，都在積極的進行信息化建設，各種資源調查平臺的搭建，固定資產平臺的搭建，各類業務化工作陸續實現電子化，這些種種都預示著，信息化建設的迅猛發展，電子政務正在勢不可擋地向前推進，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發展方向和必然趨勢。
1 文檔一體化的含義
所謂“文檔一體化”，是指實現從文件至歸檔管理的全過程計算機控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環節。也就是說，文檔一體化不僅是指機關文書部門和檔案部門的機構一體化和人員一體化，而是內在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現行文件開放利用服務和檔案開放利用服務的一體化。
簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理。
2 建立文檔一體化的必要性
文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據：
檔案界認為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉化而來的，從現行文件到檔案是一個連續、統一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點，及兩者統一性的內在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產生之前，電子文件的生命周期就已經開始，并分為三個階段：現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現行階段為檔案的形成做好預備，實現檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。
3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用
電子文檔的科學有效管理是實現文檔一體化的重要手段。
電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價值的文件流失。因此及時、準確、科學、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經成為了我們每個檔案工作者和計算機工作者不可推卸的工作職責。解決電子文檔的整理、歸檔、維護保管、科學應用亦勢在必行。
4 目前電子文檔管理的優勢及幾個缺陷
1）與紙質文檔的區別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產生變革。
目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經歷諸多環節和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運行環節多，另外還有，產生文件的部門多。與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風險是極高的，網絡環境變化莫測，大家必須更正觀點，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計算機不壞，數據就不會丟失的；
2）電子文檔也應及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計算機來處理數據，數據的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導致課題結題時，很多重要的文件已經不復存在，對一個單位而言，是一種重大財富的丟失；
3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠利用；
4）對電子文件的價值鑒定，無明確的標準，致使很多重要的檔案資源流失。
5 電子文檔管理的幾點設想
1）軟件的支持
需要研制一套切合實際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業務工作流程有機的結合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進行有效的前端控制。
2）硬件的支持
鋪設內網、架設網絡安全硬件。將紙質檔案轉化為數字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內外網的隔離是必要條件。
3）政策的支持
（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質檔案一樣，可以反映一個項目、一個事件的形成過程，要像紙質檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；
（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；
（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規定，對重要文件、文件進行嚴格界定，對文件的數字化制定特殊的管理辦法。
4）加強業務人員檔案意識，對檔案人員加強培訓數字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學習檔案知識外，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，應該理論與實際相結合，不斷提高自身素質，做懂管理、懂業務、懂技術的復合型人才。
6 結論
文檔一體化的實現任重而道遠，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現代信息技術的飛速發展，電子文件的大量產生，電子文件與電子檔案已經沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區別也變的模糊起來，相信現在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發展方向。
參考文獻
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第6篇：電子檔案辦法范文
【關鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養
一、電子文件的特性
電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,它對計算機有很強的依賴性。在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領導應把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機構為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節點的檔案管理網絡體系,真正做到職責明確、上下聯動、保障有力。電子文件與紙質文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質文件具有同等作用。不僅要加強對這方面專業知識的學習,應積極與相關技術人員和形成電子文件的部門加強聯系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業務指導和協調,協助制定有關制度,保證電子文件的歸檔質量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業務管理部門的承辦人,還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎,電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質檔案。當正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應對起輔助作用或正式作用的草稿文件進行收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件應該制定嚴格的措施,必要時應在收集整理過程中制作成紙質拷貝件或制成縮微品,避免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規定》,從資料收集開始就落實到責任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統性。
三、電子文件的利用
在檔案網絡化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內容的手段發生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術手段和新的管理辦法來實現有效的服務,按照檔案管理現代化的要求,實現文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發揮計算機的管理優勢,提高工作效率。加強檔案信息化建設,為方便快捷服務創造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統一管理,建立電子檔案管理制度,實現電子檔案標準化,以便使各類文件管理系統都能和檔案管理系統通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進入檔案部門后實現數據共享,逐步實現檔案信息網絡化,達到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設的重要內容,檔案信息化可為各行業、單位提供日常工作所需的共享數據,逐步形成決策咨詢系統,對實現管理的科學化、規范化、高效化將起到重要的推動作用。
四、電子文件的保存問題
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復制一次并按原來編號保存。
五、電子檔案管理人員的培養
首先,重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現有培訓力度,采取走出去和引進來的雙向方式,開展電子計算機知識、數字信息技術的強化培訓,盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學習,取長補短,切實提高檔案人員的業務水平。
參考文獻
第7篇：電子檔案辦法范文
關鍵詞：行政事業單位；會計檔案管理；問題；對策
會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。主要有：會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。行政事業單位會計檔案作為記錄單位經濟業務的重要史料和證據，既是重要的經濟檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強單位財務管理、開展績效評價、實施責任審計等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局對《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行了修訂，修訂后的新《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日實施）對會計檔案管理又進一步作了明確具體的規定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業單位的會計檔案管理還存在一些問題。
一、會計檔案管理存在的主要問題
（一）對會計檔案管理的思想認識不夠第一，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經過專業培訓，缺乏檔案管理工作基本知識，不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，整理出來的會計檔案達不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業務部門或科室都只負責保管本部門或科室的檔案資料，會計檔案一直都是由單位會計直接負責保管。在舊版的《會計檔案管理辦法》中規定“未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。”但新修訂的《會計檔案管理辦法》明確指出:“當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不得超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。”第三，一些行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務管理制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時根據國家政策進行更新，更沒有嚴格執行。
（二）電子會計檔案管理不完善在傳統的會計檔案管理中，大多數單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等紙質會計專業資料的歸檔，卻忽視了對電子會計檔案數據及軟件讀取平臺及時、有效、完整的備份和存儲。有些雖然備份了，卻忽視了對文件格式的轉換和對磁存儲介質的保管，使存儲在其上的信息丟失或無法讀取，造成數據庫丟失。新《會計檔案管理辦法》明確指出：電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
（三）會計檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續不齊全、程序不規范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數，也不愿銷毀，導致積案過多、毀損嚴重。
（四）會計檔案管理監管力度不夠在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財務管理工作的全過程，作為單位財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
二、規范會計檔案管理的對策與建議
（一）提升會計檔案人員素質，規范會計檔案管理首先，單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，切實把會計檔案管理列入領導工作議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員和會計檔案管理人員的崗前培訓的重要內容，同時還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。再次，健全會計檔案管理制度。要根據財政部2016年修訂的《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等法規的規定，結合自身實際，建立和健全一套會計檔案管理制度。包括財務檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實檔案保管工作責任制，明確各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管工作落到實處。
（二）加強電子會計檔案的管理第一，要建立電子會計檔案備份制度，及時做好電子會計檔案的備份，特殊格式的網絡財務檔案應當與其讀取平臺一并備份并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護工作。第二，要使用能夠準確、完整、有效接收和讀取的電子會計資料；能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料；設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序的會計核算系統，并配備具有高清晰度打印功能的打印機，作為輸出紙質會計檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案檢索關系的電子檔案管理系統。第四要強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護。同時要利用計算機技術完善相關內控制度，比如電子簽名，禁止未經授權的訪問，防止篡改，建立災后恢復的應急方案。
（三）規范會計檔案的整理歸檔一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封貼、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會計賬簿、財務報表和其他類會計檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項填寫檔案盒上的內容。二是規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會計人員交接會計檔案時，要認真辦理交接手續。三是嚴格執行會計檔案查閱審批制度。未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；同時利用借閱登記手續，做到借出、送還、移交各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。四是要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。在銷毀會計檔案時，單位檔案管理機構要編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應嚴格執行相關部門監銷制度。對于保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止，并應在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
（四）強化會計檔案管理的監督管理財政、審計等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要使用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。
參考文獻：
[1]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法〔S〕.2015-12-11.[2]黃煥敏.淺談行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策〔J〕.合作經濟與科技，2014（02）.
第8篇：電子檔案辦法范文
關鍵詞：電子文件；電子檔案；歸檔；管理
中圖分類號：G27 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2011）032(C)-0332-01
彼得•德魯克在《21世紀的管理挑戰》中指出：“在20世紀，管理所做的最重要也是唯一的貢獻，就是把生產過程中體力勞動者的生產率提高了50倍；在21世紀，管理需要做出的最重要的貢獻，是使知識工作者的生產率得到同樣的提高。”互聯網引起了人們閱讀、溝通和工作方式的巨大變革。網絡和計算機已經成為檔案工作的一個重要手段，而隨之而來的電子檔案、電子文件已經成為我們工作的重要內容。
一、電子文件與電子檔案
電子文件是因家機關、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的，能被計算機系統識別、處理，對以按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可以在網絡上傳送的數字代碼序列。在十多年前我們還用磁盤裝載文件，而隨著時間的推移，現在我們用優盤、光盤、甚至手機裝載文件。這是科技進步給我們帶來的方便，但是不可預知未來新的工具的誕生，屆時電子文件還將會以其他的方式存在。根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》，電子文件歸檔管理工作有了基本的框架依據。因此，姑且把作為“檔案”接收和保管的電子文件稱“電子檔案”。
電子檔案具有可變性。電子文件中的信息容易變更。凡有計算機知識的人都知道，電子文件總是處于不確定狀態，內含的信息非常容易被改動，只要是在相應條件里的任何人都能對其進行刪改，人們很難認定電子文件產生時的原始狀態，導致人們對其信賴度有限。另一方面，就目前的科技狀況而言，磁盤、磁帶、光盤等電子文件信息的存儲載體抵抗外界不利因素的能力較差，在使用或保管中容易出現破碎、變形等損壞，導致信息丟失。如果不及時管理，造成電子文件的損失也難以彌補；電子文件不僅對計算機系統有很強的依賴性，而且電子文件在物質上還需要依附于某種介質或載體而存在；電子文件不受空間、時間的限制，其產生、傳遞和復制再造、存儲利用都十分便捷，但也失去了其與紙質文件同樣具有的珍貴和嚴肅性。
二、電子文檔的管理
電子文件管理是檔案現代化的基礎。我們目前能夠做的，就是利用現有的技術條件和管理手段，把電子文件納入文件歸檔管理的范疇，盡可能地保存好應該歸檔。保存電子文檔就是保存歷史，城池破了尚可以重建，但是歷史丟失了就很難彌補。1、首先來看看電子文檔應該如何歸檔？對電子文件的管理還沒有比較成熟的辦法。其中很重要的一個原因，就是我們的檔案人員的計算機專業技術水平有限，對電子文件尚不能做到自如地控制。轉換載體，即把原來的電子版的信息材料印制出來，以紙質載體的文件形式立卷歸檔。由于這種歸檔方式簡單、省事，是目前一種被普遍采用的歸檔方式。但是，在文件轉換歸檔的過程中，其電子版的文件有的一并歸了檔，而大多是以為沒有必要雙重歸檔便放棄了電子版的歸檔；轉移存儲，是將電子文件信息從計算機上轉移存儲到光碟、硬盤、軟盤等一些光介質和磁介質上，然后再將其按音像檔案或檔案實物進行集中存放和管理。存儲電子文件、信息的軟盤、光碟與一般傳統的磁帶、錄像帶管理方法相似。對于已定稿并運行的電子文件，進行鑒定并分類歸檔，按年度劃分保管期限。歸檔保存時應通過計算機轉移刻錄到只讀光碟上進行脫機保存；轉編目錄，將目錄信息用計算機存儲起來，利用網絡將電子文件目錄加以匯編和管理，可供利用者查詢檔案資源的概況。2、其次來看電子文檔如何控制？前端控制是保證歸檔文件真實性、原始性的重要方法。“前端控制是指對電子文件的管理要從文件運轉的全過程著眼進行通盤規劃，在文件形成和維護階段進行監督，即在電子文件的形成階段就要鑒定其檔案價值，根據需要加上歸檔標識，以防文件被修改或刪除。這是一種旨在提高管理效率的科學理念”；建立電子文件形成過程的責任鏈，關注責任鏈信息。這里所說的責任鏈，是指在電子文件形成和歸檔過程中環環相扣的工作關系。為保證電子文件歸檔后形成真實、完整、有效的數字檔案，應通過在各部門確定電子文件信息員的形式，對各職能部門現行業務系統實行責任管理，有效跟蹤和控制電子文件的制作歸檔。電子文件的存檔方式各不相同，各有特點，各有利弊，還需要在實踐中不斷總結完善。只有對電子文檔形成過程進行全程管理，才能有效的保存電子文檔。
三、電子文檔的管理標準
電子文檔的管理方法有很多種，但是各個部門不能各自為政，要按照國家的統一標準來進行管理。《電子文件歸檔與管理規范》。該標準規定了從電子文件形成開始便對電子文件進行登記、鑒定、歸檔、整理等管理方法及具體要求，以保證電子文件的真實、完整；《CAD電子文件管理》。該標準規定了CAD電子文件產生、處理的基本程序以及在此過程中的相關管理活動，包括文件編號、更改、簽署、存儲、歸檔等要求；《CAD電子文件光碟存儲、歸檔與檔案管理要求》。其中明確了機構內部CAD電子文件的組織制度，規定了對CAD電子文件登記、積累、整理、鑒定、歸檔等檔案管理的工作方法。此外，我國現有的關于電子檔案管理的法規是：《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》。
如何對電子文件實現永久保管還在探索中。我們每一位檔案工作者都應該發揮自己的創造性，以適應突飛猛進的計算機技術和檔案現代化的發展。
作者單位：黑龍江省伊春林業學校
第9篇：電子檔案辦法范文
（一）信息資源建設情況
1、紙質檔案數字化情況：有相當一批城建檔案館開展了紙質檔案數字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數字化。武漢是全國全部館藏檔案數字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數字化。目前大部分為此種模式。
2、電子文件歸檔情況：有少數城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領域來看，僅限于工程領域，還沒有發展到建設系統業務管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮、無錫市城建檔案館。這種模式的優點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優點是格式統一，便于保存和利用；節省掃描費用；節省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優點是更方便建設、施工、設計、監理單位；缺點是需要協調，兩個軟件融合統一有難度。
（二）保障體系情況政策法規方面：
國家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規劃》（2011-2015）；住房和城鄉建設部2004年了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》。標準化建設方面：國家建設部門頒布了5個標準：《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323-2002）；《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）；《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）等。
（三）信息資源服務情況
1、信息化對檔案信息資源開發利用的作用：內部檢索。
2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現共享。目前沒有全國性和地區性的城建檔案目錄中心，沒有一個權威的中國城建檔案網站，更沒有全國城建檔案數據中心。城建檔案信息資源與相關單位和部門政務網的鏈接很少。
（四）信息安全管理情況
1、信息安全意識很強（上網檔案幾乎沒有），技術措施有待加強。
2、異地備份：各地開展了異地備份相關工作，按照住房和城鄉建設部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。
二、存在的問題
目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現代化的名片沒有認識到；信息化是適應社會環境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業務管理文件，工程資料。不能順應形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網。三是沒有證據作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。動力不足。一是外部沒有用戶導向；二是內部沒有生存壓力。
三、信息化建設的發展方向
總體來看，城建檔案信息化發展方向有以下幾個趨勢：
（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調，領上路；信息管理要管檔案內容，你求我供，送到家。
（二）從筑建檔案庫到構建數據庫。
（三）從紙質檔案數字化到接收檔案數字化。
（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。
（五）從孤立建設到融合發展（數字化城管、數字城市、電子政務等）。
