紙質檔案管理精選(九篇)
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第1篇：紙質檔案管理范文
1、紙質檔案管理
紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。
4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合
隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.
3、建立一套科學合理的管理制度
由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質
電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。
第2篇：紙質檔案管理范文
關鍵詞：檔案管理；紙質檔案；電子檔案；并存發展；
中圖分類碼：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01
引言
信息時代的腳步越來越快，使得信息高速公路朝著網絡化和智能化方向發展，這給檔案事業帶來了嚴峻挑戰的同時，也以其全新的管理方式和創新思維模式為檔案管 理工作提供了豐富發展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題， 值得我們深思和探究。
一、紙質檔案與電子檔案管理工作現狀及發展趨勢
就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發 揮開拓與創新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現象，紙質檔案受時展的影響，規模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發揮越來越好。
二、紙質檔案與電子檔案簡介及特征
紙質檔案是人們為了紀念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。
紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。
三、紙質檔案與電子檔案管理上的區別
電子檔案的管理環節，應在紙質檔案管理環節的基礎上，增強電子文件形成的參與和電子檔案長期保存，兩者根本的區別是電子檔案管理的各個環節技術含量高。電 子檔案管理，實質是一項系統技術工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎知識、計算機應用等方面知識，還要具備一定的外語能力。
第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質檔案從收集到分類和組卷，要經過對文件進行分類；對已立卷歸檔的案卷進行排列、編號和整理，使其 用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因為它可以借助計算機系統的超大功能，自動組建數據庫，從任何角度任何時間進行 組合和檢索，并呈現一種有序狀態。同時，電子檔案的歸檔時間也與紙質檔案也不同，它可以在文件辦理結案后任何時間歸檔或在某一周期內統一進行歸檔，工作人 員接受登記并給出檔案分類號，設定檔案分類級別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。
四、紙質檔案與電子檔案在管理上的共同點
第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質檔案靠紙張這個載體來延續其保存價值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質和所處環境的條件，只要 紙張纖維在所處的環境中避免氧化和水解反應，紙質檔案的壽命就會得以延長。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質和聚酯底基，這兩種化 學材料易產生強大靜電，如若管理不善，將會導致磨損、卷曲等不良現象發生，直接影響信息的再讀取能力和保存價值，對電子檔案的壽命也會大幅度縮短，因此在 檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。
第二，在管理上可以相互轉化：這是二者最為典型的共性和交融點。為實現更便捷的保存但又能最大程度的反應歷史的真實面貌，紙質檔案和電子檔 案實現了相互轉化：一是將計算機中的部分電子文件轉化為紙質文件，使之在實際應用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務實的職業道德精神；二是為現有 的一些紙質檔案制作電子文件和數字化副本，其主要出發點是便于改善和保護信息存儲，滿足異地查閱和實現資源共享。
五、紙質檔案與電子檔案應并存
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發 現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相 成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
綜上所述，做好紙質檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達到檔案信息最大限度的利用，同時又能使這些資源得到最安全和最有效的保護。就目前發展的趨勢來看， 紙質檔案和電子檔案的共存時代已經來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會有更多的技術和方法產生，同時對紙質檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會成為 一個熱點話題。
參考文獻：
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第3篇：紙質檔案管理范文
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；優劣；綜合
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01
在網絡技術和信息技術飛速發展的大環境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。
一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優勢
1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統一管理帶來很大障礙，檔案連續性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優勢大大改善了紙質檔案不便于集中統一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發的繁瑣環節，極大地提高了管理效率。
2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。
3.資源共享的實現。傳統紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們為了查閱某項資料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。
二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢
電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。
1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。
2.環境的要求嚴格電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。[2]相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。
3.安全保護困難。紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環境因素、系統本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯機狀態時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態下，很容易受到網上黑客的攻擊。
4.原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。
三、電子檔案與紙質檔案的綜合管理
從電子檔案與紙質檔案的優劣比較中，不難得出結論：電子檔案與紙質檔案必然會長期并存協同發展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，進行集中統一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質檔案管理和控制要有專業人員；管理流程上，電子文件、紙質文件必須在統一的管理流程當中；信息資源的開發利用上，電子文件和傳統文件信息資源必需綜合開發利用。
由于電子檔案與紙質檔案管理上存在著顯著的差異，要設計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統并非易事，需要我們檔案工作者以及相關技術人員的共同努力。
參考文獻：
[1]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.
第4篇：紙質檔案管理范文
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；共存性；集成化管理；措施；
中圖分類號：G275.3
隨著我國計算機信息技術與電子技術的不斷發展與進步，其涉及到的領域越來越廣泛，目前這些先進技術已經廣泛應用于檔案管理中。電子檔案與紙質檔案的集成化管理有賴于計算機信息技術，原因在于要實現電子檔案與紙質檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統、檔案管理系統與業務系統的標準接口、電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，而這些都需要先進技術作為支撐，計算機信息與電子技術是推動電子檔案與紙質檔案集成化管理的關鍵因素。
一、電子檔案與紙質檔案的共存性分析
隨著我國電子科技及信息技術的飛速發展，電子與信息技術也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質檔案，因為電子檔案與紙質檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現代化理念，并運用了先進的電子信息技術，但即使這樣依然無法替代紙質檔案。紙質檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質檔案的本質屬性是相同的，均為社會經濟發展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。
二、電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施
電子檔案與紙質檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質檔案的不同要求。在這一形勢下創新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據電子檔案與紙質檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施的具體分析：
1.建立混合文件管理系統，發揮電子檔案與紙質檔案的集成化管理功能
所謂的混合文件管理系統是指既能夠儲存紙質文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統。那么要發揮管理系統對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統內部設置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內部所有元素的共存性與協調性，在儲存過程中運用統一分類標準，使文件夾內各元素之間保持密切聯系。
對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統數據庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統，既能夠滿足紙質檔案的管理要求，對各種載體的紙質文件進行上傳，同時還能夠實現電子檔案的良好管理，接收其他管理系統中的電子文件、電子信息數據等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統中實現，不需要對紙質檔案管理系統與電子檔案管理系統進行分別設置。高校中所建立的檔案管理系統就屬于典型的混合文件管理系統，該系統不僅要對辦公系統公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。
2.建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，對兩者進行一體化管理
要使電子檔案與紙質檔案共同儲存于一個管理系統中，就必須建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，首先它可以實現電子文件與紙質文件的網絡化歸檔，將海量電子與紙質信息匯集到同一管理系統中，對其進行動態化管理，及時掌握電子檔案與紙質檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統管理中存在不合理因素能夠及時發現并加以解決。其次，它可以實現電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質檔案共同使用一個檔案管理系統，能夠使兩者相關文件動態生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現紙質檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統首頁上方的動態生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統自動填寫，將與電子文件相應的紙質文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質文件歸檔章中填入紙質文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質檔案集成化管理效率具有重要意義。
3.創建電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務
所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現檔案管理結果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質檔案等多種不同形式的檔案信息創建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關網站，全面開展集成化服務，同時還可以設置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網絡導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權限管理技術，建立檔案信息與用戶的關聯匹配，這樣一來當用戶利用網絡進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統就會根據用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權限內容，并做出響應，達到電子檔案與紙質檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。
三、總結
綜上所述，電子檔案與紙質檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統檔案管理模式已無法適應現今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現電子檔案與紙質檔案和諧共存的基礎與保障，對維護電子檔案與紙質檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現一站式全程服務，提高整體服務質量。
參考文獻：
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第5篇：紙質檔案管理范文
為進一步貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《省檔案管理條例》，有效保管保護和開發利用檔案信息資源，更好地為我縣轉型跨越發展服務，現就進一步加強機關、企事業單位檔案規范化管理通知如下：
一、工作目標
在“十二五”期間，全縣各機關、企事業單位應全面完成
檔案工作規范化管理的認定和復查工作。
（一）機關檔案規范化管理
對尚未進行規范化考評驗收的機關完成初始評定；2012—2013年對在2002年《省機關檔案工作目標管理辦法》（晉檔字〔2002〕23號）前已達標升級的機關，結合實際情況，按新的評定標準進行相應等級的重新認定；2014年后，對2002年后等級認定連續滿5年的機關進行復查評定，二級部門復查評定時間和主管部門大體一致，已評定等級的單位創造條件上檔升級，以確保檔案工作規范化管理常態化。
（二）企事業單位檔案室規范化管理
對已評定等級的單位，結合實際情況，按2005年《省企業科技事業單位檔案工作規范化管理等級評定辦法（試行）》（2005年4月6日省檔案局印發）評定標準進行相應等級的重新認定；對未申報等級評定的企事業單位應對照評定標準做好檔案工作，管理水平最低應達到A級標準（企業科技事業單位檔案工作規范化管理等級分為“AAA級”、“AA級”、“A級”三個等級，其中“AAA級”為最高級）。
二、工作要求
全縣各機關、企事業單位要嚴格按照相關檔案工作規范要求扎實做好各項工作，重點從以下幾方面加強：
（一）加強組織管理，確保人員、經費、場所、制度“四落實”
1、各單位要加強對檔案規范化管理工作的領導，將此項工作列入重要議事日程，并落實必要的人員、資金、設備。
2、要建立健全檔案工作網絡和各項規章制度，確保各種門類和載體檔案集中統一管理。
3、強化主管部門的檔案監督指導職能，確保檔案的安全和有效利用。
（二）加強收集整理，確保檔案資料的齊全完整
根據國家檔案局8號令的要求，縣直機關年內要完成本機關《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和審批工作。在做好紙質文書檔案收集整理的同時，還應加強電子、聲像、實物、重大活動、專業檔案的管理。
（三）加強規范移交，確保檔案應交盡交
凡納入國家綜合檔案館檔案全宗管理的黨政機關、群團組織、各派機關、國有企事業單位，應采取“逐年滾動移交”方式于每年10月底前將應移交的紙質檔案與該紙質檔案進行數字化處理建立的電子檔案一并移交。移交檔案必須符合進館要求，做到內容齊全完整，整理科學規范。
第6篇：紙質檔案管理范文
1.1學校的重視力度不夠我國檔案管理的起步較晚而且發展的速度較慢，導致學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不太夠，經費和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經常出現材料不齊全或者無法完整的采集材料等現象發生。相關的部門未能及時上交資料，導致許多重要的資料流失；同事，由于經費的不足，導致管理設施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質量和水平。
1.2管理設施和制度不完善學校檔案中大多是紙質的文件，因此對于管理的設施要求非常苛刻，通風、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業院校教育，沒有建立統一和系統的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發展提供幫助。
1.3管理人員數量和質量不達標職業院校的人才數量和質量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經過專業的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經費不足，檔案管理人員的數量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環。
2加強職業院校教育檔案管理的措施
2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日常活動中，潛移默化地影響學校的員工；
②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；
③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內容；
④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質。
2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發展的前提，主要方法包括：
①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；
②建立系統的管理規章制度，規范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現突發事件時，可以第一時間進行預后的管理。
2.3提高檔案管理人員的基本素質提高檔案管理人員的基本素質，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規范檔案管理的水平；
②對于出現重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。
2.4使用現代化的管理系統學校應當配有現代化的管理系統，為檔案管理的長期發展提供基礎，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。
3結論
第7篇：紙質檔案管理范文
（一）相關部門支持配合，多方面強化檔案質量管理
一是在每年的建設工程質量安全大檢查中，綿陽市住房和城鄉建設局將檔案資料及資料員持證上崗情況納入檢查的重要內容，把檔案資料的形成收集工作作為考核工程項質量安全的主要指標之一。檢查中發現問題由質監、城建監察部門直接發出整改通知或處罰決定。二是在工程檔案的審查驗收環節，市質監站對工程檔案中的質保資料先行審查驗收，合格后方能提請城建檔案機構審查驗收。三是把檔案資料員崗位設置納入施工企業資質年審內容，使檔案資料員真正進入“九大員”，明確了資料人員在建設工程中的地位和作用。四是嚴格落實建設工程竣工備案時查收工程檔案審查驗收認可文件，從而確保建設工程檔案的及時移交和歸檔。
（二）加強現場檢查指導，著力提高檔案質量
2008年以來，除日常的檢查指導外，我們每年要組織人員深入在建工地現場開展兩次集中檢查指導，內容包括六個方面：一是工程文件是否為原件；二是工程文件是否采用四川省統一用表；三是工程文件是否字跡清楚、圖表整潔；四是工程文件是否簽字、蓋章手續完備、規范；五是工程文件形成是否與建設同步；六是是否建立健全工程文件管理規章制度，檔案資料員是否持證上崗。每次集中檢查指導包括主要重點工程、市政工程和大型房地產開發項目。例如今年5月份的集中檢查就包括了31個重大項目的262個單位工程，其中房屋建筑工程252個，市政重點工程10個。對檢查指導情況每次都要匯總上報，并通報全市。
（三）對部分工程開“小灶”，強化培訓指導工作
近幾年來，通過災后重建的項目審計和大量宣傳等工作，人們的檔案意識顯著增強，很多重點項目和大型房地產項目建設方主動咨詢和對接檔案管理工作，有的要求進行專門的培訓指導。去年以來，我們先后為園藝山市級行政集中辦公區、624所航空城、二環路等市政重點工程項目以及一些房地產開發項目開“小灶”，進行專門培訓指導。在培訓指導中主要結合相關法律法規和規定，針對項目具體情況，講授建設工程檔案資料表格填寫、簽字簽章、竣工圖編制、文件材料排列分類以及安全保管和聲像、電子檔案等方面的業務知識，強化檔案質量意識。
（四）全面實施紙質檔案電子化工作，確保檔案質量和安全
從2008年開始，我們先后購置了150多萬元的設備設施，開展城建數字轉換工作，目前已完成2003年以后歸檔入庫檔案的掃描工作，并掛接在計算機管理系統，實現掃描件的直接查閱利用。去年采購了異地容災備份設備，并與山西省晉中市結對開展異地備份工作。今年10月已在晉中市城建檔案館寄存了本館城建檔案信息備份硬盤。為從源頭上解決紙質檔案數字化問題，去年底市住房和城鄉建設局印發了《綿陽市建設工程電子文件與電子檔案管理規定》，從今年5月份開始，要求報送建設工程紙質檔案時要一并報送電子檔案，并對電子檔案的形成、范圍、命名規則、驗收辦法等作出了規定。目前紙質和電子檔案同步報送工作進展順利。
二、強化工程檔案質量管理的初步成效
（一）建設工程檔案資料質量明顯提高
從現場檢查和竣工工程檔案資料來看，近年來，檔案資料員持證上崗率、資料員按工程面積的人員配備、表格使用、內容填寫、簽字、簽章以及檔案資料同步形成等方面，都更加規范、完善和符合規定要求。今年5月份的現場抽查，未發現無證上崗人員，資料員按工程規模配備到位，工程資料基本做到與工程同步形成，簽字、簽章及時、完善，表格使用規范，同時資料員代為簽字、做結論的現象明顯減少。但在2007年7月重點抽查的82個在建工程項目中，就有11個工程項目的資料人員無崗位證書，同時一些資料人員一人兼幾個工地（工程）的檔案資料工作，資料員代為簽字現象還比較突出。
（二）形成了重視和重用建設工程檔案資料人員的良好氛圍
資料員持證上崗制度的推行和相關主管部門嚴格核查，房地產開發和建筑施工企業普遍重視資料員崗位培訓和繼續教育工作。現在經過崗位培訓特別是有經驗的檔案資料員很搶手，很多企業與我們聯系，希望介紹資料員前去工作。據了解，近幾年綿陽市建設工程資料員收入穩步提高，有的老板毫不諱言：一個好的資料員勝過一個好的施工員。
（三）建設工程檔案資料員隊伍素質普遍提高
從在綿陽市城建檔案館登記注冊的1400余名資料員年齡結構來看，跟過去比，已明顯年輕化，30歲左右的人占了絕大部分；從文化程度來看，大專以上占絕大部分，達到80%以上。同時，良好的管理氛圍和工程質量責任終身制的實施，促進了資料員思想業務素質的提高，增強了工作責任心。
（四）工程檔案進館率明顯提高
由于檔案意識增強和多部門的支持配合，促進了建設工程檔案報送工作，目前綿陽市城建檔案館建設工程竣工檔案進館率達到98%以上。
（五）檔案查閱利用方便快捷
由于檔案收集齊全、整理規范，并實現數字化管理，大大方便查閱利用工作，一般情況一兩分鐘即可查閱并打印或拷貝出所要查閱的內容，同過去進庫房調閱檔案的做法無法相提并論。
三、強化工程檔案質量管理的工作體會
（一）推行建設工程檔案資料員持證上崗，是檔案
資料隊伍建設的前提和檔案資料質量的基本保證前幾年我們在開展資料員崗位培訓工作時，有很多參加培訓的人員就提出一個問題：沒有參加培訓的也在從事資料工作，城建檔案館也接收了他們的資料，如果這樣參加培訓還有何意義？似乎推行持證上崗制度就是要讓無證的上不了崗，交不了資料，顯然這不是我們的目的。我們的目的是規范行業管理，提高從業人員素質，確保檔案資料質量。通過幾年的強化管理，已沒有人這樣問了，持證上崗和參加培訓學習，已是檔案資料人員的主動行為。綿陽市已經形成一支穩定的業務素質較高的建設工程檔案資料員隊伍。
（二）建設主管部門的高度重視和相關部門的協調
配合是強化檔案管理的關鍵將檔案資料員納入施工企業管理人員的序列，才能明確檔案資料員的地位和作用，才有利于檔案資料員隊伍的穩定和健康發展；將檔案資料質量納入大檢查內容，才能得到參建各方重視，并增強檔案意識。同時相關部門對檔案資料審查和把關，才能形成共識，形成一種態勢和氛圍，僅靠城建檔案部門的單打獨斗，效果是有限的。
（三）加強現場檢查指導是確保檔案質量的基本經驗
深入工地檢查，開始有一些施工企業還十分驚訝和疑惑——為何城建檔案館要進行現場指導呢？其實，我們在現場可以及時發現工程項目在檔案資料方面存在的問題，并及時糾正。比如代為簽字問題就可以立即糾正，否則一旦移交到檔案館糾正就很困難。近年來有一些質量通病就是通過我們多次深入工地宣傳講解，得到了及時糾正。在工地現場不僅能看到檔案資料人員的工作狀態，還可以見到項目負責人、技術負責人、施工人員、甲方代表以及監理人員等，全面了解檔案資料形成收集管理情況，同時督促相關各方重視支持檔案資料工作，這都有利于提高檔案資料質量。
（四）檔案數字化工作要及早并加大投入
第8篇：紙質檔案管理范文
【關鍵詞】高職 檔案管理 信息化
檔案管理工作是建設示范性高職院校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的重要環節，也是衡量高校管理水平高低的重要標志之一。應該認真總結以往檔案管理工作中的得失，改進工作方法，更科學、更合理地利用檔案，推進檔案管理工作的現代化建設，以實現檔案的自身和社會價值。
一、檔案管理中存在的問題
近幾年來，臺州職業技術學院檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道。但從整體情況看，存在一些共性問題，如部分領導檔案意識不強，檔案工作的重視程度不夠，檔案管理制度不健全。其中，檔案工作本身還存在著以下幾方面問題。
1、檔案管理格局混亂。管理機構不健全，管理職能不明確。檔案管理一般由設在學校行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實物檔案等，而科研檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案等分屬各個業務部門、系（部）管理，在一個單位內形成了諸多部門管理檔案的格局，不利于高校及檔案事業的發展。
2、檔案管理隊伍整體素質低。有些人對檔案事業的重要性缺乏認識，認為檔案工作是一項附帶工作，好壞無關學校大局，更談不上檔案信息化建設。從目前多數高校來看，尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。另一方面，學校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業的專門培訓較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，又直接制約著檔案信息化建設進程。
3、數字化建設落后。由于不少學校的重點在建設與教學、科研緊密相關的項目，無資金投人檔案管理的基礎設施建設，因而很多學校的檔案設施設備相當落后和簡陋。形成沒有計算機的檔案室，檔案數字化管理是一片空白；有計算機的檔案室，檔案數字化管理水平也較低。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在高校管理中廣泛運用，高校管理手段不斷進步。但是，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質載體、實物存儲階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。
二、檔案管理工作的措施
1、檔案結構創新。高校檔案建設要從高校職能變化形成新檔案的趨勢和對檔案工作的新要求出發，針對高校教學、管理、科研和服務工作的一般特點和本校特色，從發展的角度，收集本校資料，努力做到全而不爛、精而不缺；同時積極收集必要的校外信息資料，形成高等教育及其科研情報，一方面與本校檔案進行比較研究，促進本校檔案研發水平；另一方面為本校教學、科研、管理和服務工作提供廣泛的技術情報，避免工作中的彎路，促進本校各項工作水平的全面提高。
2、提高檔案信息化水平。隨著時代的發展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發的要求也越來越高。傳統的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學校教育管理決策的需求差距較大的現象，其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經不能適應學校發展的要求，因此，檔案部門對利用率高的檔案信息實行數字化處理同樣勢在必行。數字化檔案實現后，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網絡終端，用戶可以立刻直接查詢到所需的保存在計算機中的數字化的文件內容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時，檔案部門還可以利用網絡，在局域網上公布非保密信息，如規章制度、科技成果等等，有效增加檔案資源的利用率，達到主動服務的目的。
3、提高管理人員素養和服務理念。重視人才培養，提高人員素質。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，做一名一專多能的檔案工作人才，自如應對高校改革對檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務工作提供具有針對性的檔案服務。
總之，高校檔案工作是一項基礎性、服務性管理工作，也是高等教育工作重要的環節，特別是在社會信息化、經濟全球化、政治多極化的今天，高校檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為檔案的工作者必須迎接挑戰，適應檔案信息化的新型管理的需要，努力學習新技術，積極探索檔案數字化建設的方式，推進檔案信息化、標準化、自動化、網絡化管理，為學校發展做出應有的貢獻。
【參考文獻】
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[2] 吳寶康：檔案學理論與歷史初探[M].成都：四川科技出版社，1986.
第9篇：紙質檔案管理范文
本文闡述了醫院檔案知識管理的內涵，明確其在醫院檔案管理中優勢；在此基礎上，指出各級各類醫院要建立起檔案知識管理體系，實施知識管理策略。
【關鍵詞】醫院檔案；知識管理；探究
近年來，醫院檔案管理廣泛引入信息化技術，邁入信息智能時代，知識管理也隨之出現，有力的提升了檔案的管理和運用。
1醫院檔案知識管理的內涵及優勢
（1）醫院檔案知識管理概念醫院檔案知識管理指的是對醫院檔案相關知識的管理。具體而言，就是對醫院檔案顯性知識和隱性知識的管理，包括對其進行獲取、采集、加工，進而創造和利用；以及實際利用中與醫院檔案知識關聯的知識資產、人員、設施、組織等資源的管理。
（2）醫院檔案知識管理的優點①加快醫院檔案信息共享現階段，我國各級各類醫院基本上建立起了內部信息網，利用內部信息網絡，實現了信息間的互聯互通。醫院檔案的知識管理就是借助于醫院內部的信息網絡強調檔案知識信息的儲備和共享，從而有助于醫院整體醫療水平的提升。②加速隱性知識顯性化轉化隱性知識貯存于人的大腦中，作為一種潛意識的知識，隱性知識難于用語義和邏輯工具來表達，因此也就很難與人實現共享。與之相反，顯性知識則能夠借助文字實現可編輯化，從而達到與人的交流和分享。醫院檔案知識的管理化能夠對隱性知識實施挖掘和組織，促進其向顯性知識轉化，達到知識的交流和分享。③促進知識運用和創新醫院檔案知識管理的終極目的在于促進檔案知識的運用和創新。檔案知識在管理的內化過程中通過知識的儲備和外溢，使個人激發創新能力，獲取新思想、新概念，在有效的時間內轉化為新知識、新能力，從而提高醫院醫療衛生水平的提高。
2醫院檔案知識管理的內涵與意義
檔案知識管理是針對醫院醫療診治、護理及其行政管理所產生的檔案給予統一集中地知識管理。它包括上述所有檔案的收錄、整理、貯存及其開發利用，醫院檔案知識管理意在通過建立一套科學、嚴謹的創新、分享制度，使醫院在醫療診治、護理及管理方面的知識應用得到整體提升。檔案知識管理把醫院檔案作為核心資源，充分體現出知識密集型組織的管理特性。
（1）保證醫院可持續性發展。21世紀是知識經濟時代，知識創新成為經濟發展的新亮點。醫院檔案作為醫院醫療診斷、護理、科研及管理的載體，是保證醫院可持續性發展的戰略資源，是科技知識集大成者，因此，充分發揮醫院檔案的知識作用，為醫院發展增添源源不斷的動力。
（2）促進知識創新。醫院檔案作為醫院醫療診斷、護理、科研及管理成果的載體，為醫院醫療診治、科研、管理提供豐富而詳實的資料，這些資料作為隱性知識，通過有效地整合、組織，被充分挖掘、再利用，從而使知識呈現出顯性化，有力的促進了知識創新。
（3）再造業務流程。隨著計算機技術的普及和廣泛運用，檔案管理也進入數字化信息時代。醫院檔案引進知識管理概念與技術，借助數字信息技術，重新梳理檔案實體的管理流程，實現紙質檔案的數字化，發揮檔案承載知識價值。
3醫院檔案知識管理體系建構
（1）建立專業管理。隊伍高素質的專業技術人才是實施醫院檔案知識管理的關鍵。再好的配置，再好的設施，如果沒有人的管理，一切都是空談。因此，醫院檔案知識管理需要一支高素質的專業技術隊伍。醫院管理者要從醫院長期發展出發，未雨綢繆，建立知識管理人才培養計劃以及行之有效的激勵制度，采取引進來走出去的戰略，從高等院校引進優秀的專業人才，同時對現有的管理人員實施外培計劃，把他們送入高等院校去進修；醫院領導也要以身作則，樹立對檔案知識管理理念，使全院上下形成檔案知識管理的氛圍。
（2）營造知識交流氛圍。醫院是知識分子聚集的地方，這里有著眾多的專家型、學者型的高科技人才，他們的頭腦中中潛藏著大量具有醫療參考價值的隱性知識，但是也要看到，他們長期承擔著繁重的醫療、科研任務，很少有空閑時間坐在電腦前，因此也難以把這些豐富的醫療知識、科研知識用語言和邏輯手段展示出來。為此，醫院領導層要采取行之有效的手段，并形成制度，為這些專家提供切實可行的交流平臺，并且讓檔案管理人員參與其中，讓醫務工作者發揮智慧潛能，開發隱性知識，從而形成顯性知識。
