智慧檔案管理精選(九篇)

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第1篇：智慧檔案管理范文

對于我來說是不平凡的一年，這一年我從云南大學(xué)畢業(yè)后非常幸運的來到了三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產(chǎn)工作，面對新的工作環(huán)境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領(lǐng)域里積極探索并迎難而上。我努力學(xué)習(xí)硫酸專業(yè)知識，在工作中我積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國60華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結(jié)活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導(dǎo)創(chuàng)建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認(rèn)真學(xué)習(xí)公司創(chuàng)建“誠信自律”班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運行，我認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負(fù)著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，我認(rèn)真排版校對，在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進(jìn)個人”。

7月1日，我通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個真誠、理性、執(zhí)著、堅毅的我。平時我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內(nèi)熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發(fā)揚優(yōu)點，再接再厲把工作做的更好。

總結(jié)一年的工作，盡管有了一定的進(jìn)步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進(jìn)。在以后日子里，我將更加認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力使思想覺悟和工作效率全面進(jìn)入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對我的幫助和關(guān)心，我將會在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學(xué)苦練,在自己平凡的崗位上創(chuàng)造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻(xiàn)自己的全部智慧和力量。

第2篇：智慧檔案管理范文

（一）文書檔案

⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀(jì)要、報表、計劃、總結(jié)等），具有保存價值的，均屬文書檔案。

⒉各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個人處。

⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時整理與年終統(tǒng)一歸檔相結(jié)合，便于保管和利用。

（二）工程建設(shè)檔案

⒈工程建設(shè)過程中形成的有關(guān)材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料以及竣工圖等竣工驗收文件材料等），具有保存價值的，均屬工程建設(shè)檔案。

⒉工程部要協(xié)調(diào)、督促好工程建設(shè)單位嚴(yán)格執(zhí)行《市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)。

⒊凡城北城市建設(shè)開發(fā)投資有限公司實施的工程建設(shè)項目中形成的建設(shè)檔案，由工程部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。待工程竣工驗收合格后移交市城建檔案館。

⒊其他納入管理的各建設(shè)單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促，以保證工程建設(shè)過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗收合格，工程部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（三）拆遷檔案

⒈在拆遷工作中形成的有關(guān)材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關(guān)材料、被拆遷房屋評估報告、拆遷情況總結(jié)、拆遷結(jié)案表、決、強制拆遷的有關(guān)文件等），具有保存價值的，均屬拆遷檔案。

⒉由城北房屋拆遷有限公司實施的拆遷項目中形成的企業(yè)、居民等拆遷檔案，應(yīng)由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統(tǒng)一保管，待工程全部結(jié)束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。

⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項目，由拆遷部指定專人定期指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項目完成并驗收合格后，拆遷部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。

（四）聲像檔案

⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價值的，均屬聲像檔案。

⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協(xié)調(diào)，委托市城建檔案館拍攝、制作。

⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。

（五）財務(wù)檔案

⒈財務(wù)部在日常工作中形成的財務(wù)資料（如憑證、帳簿、報表、合同協(xié)議等），具有保存價值的，均屬財務(wù)檔案。

⒉財務(wù)部按會計檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時報送檔案室歸檔。

二、檔案的利用

⒈為防止檔案的失泄密現(xiàn)象發(fā)生，凡查檔案者，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時，應(yīng)辦理手續(xù)，并限期歸還。

⒉借閱有密級的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。

⒊借閱檔案須嚴(yán)守機密，愛護(hù)檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應(yīng)按查閱內(nèi)容利用檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。凡抄錄、復(fù)印、拍照檔案材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應(yīng)統(tǒng)一交至文印室銷毀。

三、檔案的保管

⒈加強對永久、長期檔案的科學(xué)管理，嚴(yán)防潮濕、污染、霉?fàn)€、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。

⒉庫房內(nèi)箱柜排列要科學(xué)有序，避免陽光直射。

第3篇：智慧檔案管理范文

一、關(guān)于民政社會救助檔案的概念及特點

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質(zhì)幫助和服務(wù)。社會救助以居民最低生活保障為基本內(nèi)容，并根據(jù)實際情況實施專項救助(含醫(yī)療、教育、司法、住房救助)、自然災(zāi)害救助(含受災(zāi)人員應(yīng)急生活救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業(yè)務(wù)主管部門為民政部，財政、教育、衛(wèi)生、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)等部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)管理相應(yīng)的社會救助工作。縣級以上地方各級人民政府有關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)管理本行政區(qū)域的社會救助工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處負(fù)責(zé)社會救助的申請、調(diào)查和審核等工作；居(村)委會受委托，協(xié)助做好社會救助的申請、調(diào)查和審核工作，以及救助金發(fā)放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業(yè)檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業(yè)檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫(yī)療救助、貧困孤殘人員供養(yǎng)救助、特殊困難人員臨時救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助及災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護(hù)機構(gòu)和救助管理機構(gòu))在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質(zhì)，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉(xiāng)居民最低生活保障、農(nóng)村五保供養(yǎng)、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎(chǔ)性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎(chǔ)信息，是各項救助工作延續(xù)的基礎(chǔ)和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業(yè)檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受國家檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)。省級民政廳(局)和檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域社會救助檔案工作的指導(dǎo)，結(jié)合本地區(qū)的實際，共同制定相應(yīng)的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和救助站應(yīng)有專(兼)職人員負(fù)責(zé)救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業(yè)檔案，其管理無法可依，必須加強調(diào)研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規(guī)定，規(guī)范救助檔案的管理。

分類管理。農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、城鄉(xiāng)醫(yī)療救助檔案、臨時生活救助檔案、災(zāi)后災(zāi)民生活救助和災(zāi)區(qū)倒塌民房恢復(fù)重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準(zhǔn)后救助金的一次性發(fā)放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規(guī)定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進(jìn)行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應(yīng)當(dāng)單獨搞一個管理規(guī)定；最低生活保障檔案管理比較復(fù)雜，它是一個動態(tài)管理的過程，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合《關(guān)于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據(jù)救助工作的有關(guān)規(guī)定，各級民政部門和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站的救助工作職責(zé)范圍不同，形成與其職能相關(guān)的救助檔案也有區(qū)別。省市級民政部門負(fù)責(zé)制定救助檔案管理的政策性文件和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區(qū))、救助站負(fù)責(zé)各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))街道、居(村)三級機構(gòu)和救助站，雖然各單位的條件不同，但應(yīng)積極創(chuàng)造條件，使救助檔案的保管達(dá)到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

根據(jù)救助管理機關(guān)和救助對象以及社會利用的實際需求，救助檔案應(yīng)當(dāng)短期保管。具體說，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。

第4篇：智慧檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】城市管理 檔案管理 執(zhí)法

檔案部門對執(zhí)法管理事項的關(guān)注特點建立健全執(zhí)法，關(guān)系到對民眾法律保護(hù)、有效懲處事項的完善建立，所以檔案部門應(yīng)該將其管理事項進(jìn)行有效捕捉與提升，進(jìn)行檔案管理的重點提升就是對其建立有效的規(guī)章制度來進(jìn)行約束，真正將檔案中的各項數(shù)據(jù)的建立與統(tǒng)計進(jìn)行有效劃分，在保證不出現(xiàn)任何差錯的時候，能夠?qū)⑾到y(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)考量標(biāo)準(zhǔn)事項進(jìn)行完善捕捉。檔案部門根據(jù)現(xiàn)有執(zhí)法狀況，在建立檔案管理制度的時候，將內(nèi)部的工作人員的管理技術(shù)事項進(jìn)行關(guān)注，把握長期進(jìn)行管理建設(shè)的時候遇到的困難，使管理人員在進(jìn)行建設(shè)過程中能夠真正將數(shù)據(jù)的完善性與真實性能夠被重視起來。管理人員在不斷進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析過程中，能夠?qū)⒓?xì)節(jié)事項進(jìn)行關(guān)注，使執(zhí)法現(xiàn)狀調(diào)查能夠被關(guān)注起來，并且在統(tǒng)計建設(shè)過程中，能夠?qū)⑻厥鈭?zhí)法狀況進(jìn)行有效研究，真正將特殊案例進(jìn)行完善統(tǒng)計、比較，使存有嚴(yán)重問題的法律事項能夠得到有效重視。

一、執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容

執(zhí)法檔案工作時執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動的重要環(huán)節(jié)，執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)把執(zhí)法檔案工作與整個執(zhí)法工作緊密結(jié)合起來，其工作的主要內(nèi)容包括：收集。將分散形成的，但是價值和保存度高的執(zhí)法文字、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、照片以及相對人違法事實等各種形式載體的文件材料接收過來，以便整理。整理。將收集的資料按照執(zhí)法檔案卷內(nèi)文字排列程序的要求進(jìn)行分類，編制，方便查閱和利用。裝訂。將收集到的材料讓要求進(jìn)行裝訂，保障檔案有序、整齊、大方。保管。采取有效的措施，將裝訂好的檔案存放于標(biāo)準(zhǔn)檔案箱內(nèi)，保護(hù)好執(zhí)法檔案的安全和完整。延長檔案的保管壽命。編目和檢查。根據(jù)歸檔時的情景進(jìn)行整體和保管。按照規(guī)范編寫目錄。以變有關(guān)人員查找。利用。創(chuàng)造各種條件滿足各方面對執(zhí)法檔案利用的要求。積極最好應(yīng)有的準(zhǔn)備，包括各種查考工具，各種參考資料等能夠及時有效的提供執(zhí)法工作需要服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理的目的。

二、如何有效的做好執(zhí)法檔案管理工作。

（一）提高素質(zhì)，是做好執(zhí)法檔案管理工作的有效途徑，檔案管理人員，對執(zhí)法檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的思想，熱愛檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的執(zhí)法檔案內(nèi)容，熟悉檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能不斷總結(jié)和分析執(zhí)法檔案利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握檔案利用工作的規(guī)律。四是職業(yè)素質(zhì)，對執(zhí)法檔案的內(nèi)容要守口如瓶，嚴(yán)格遵守保密工作的有關(guān)規(guī)定，使檔案管理更好的服務(wù)于城管執(zhí)法的中心工作。在實際工作中，檔案管理人員要充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任、價值和意義。檔案管理人員所肩負(fù)的責(zé)任往往具體體現(xiàn)在大量、繁瑣和枯燥的檔案業(yè)務(wù)工作中，不能通過服務(wù)獲得直觀的物質(zhì)財富和經(jīng)濟效益，因此要求檔案管理人員既要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，甘當(dāng)無名英雄，在工作實踐中積極探索積累、豐富自己的專業(yè)知識，不斷提高自己的綜合素質(zhì)。

（二）制度落實，是做好執(zhí)法檔案管理工作的重要基礎(chǔ)建立健全城管執(zhí)法檔案管理的工作制度，對專（兼）職檔案員職責(zé)、檔案的查借閱、收集歸檔、鑒別整理、案件移送、保管保密、利用轉(zhuǎn)遞、銷毀等內(nèi)容和程序制定比較詳細(xì)的規(guī)定，配套建立保證這些制度實施的具體措施，是做好城管執(zhí)法檔案管理工作的基礎(chǔ)。建立獨立的檔案室，做好日常的防火、防盜、防蛀、防潮、防霉等工作，是執(zhí)法檔案管理工作的基本要求。但是在實際工作中，由于客觀原因一些部門雖然建立了檔案室和規(guī)章制度，但是還存在將其他材料與形成的檔案混放在同一櫥柜內(nèi)、并且調(diào)閱執(zhí)法案卷時未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意、無關(guān)人員隨意出入檔案室等違反制度的現(xiàn)象。因此，要進(jìn)一步加強執(zhí)法檔案的科學(xué)管理，不斷完善并嚴(yán)格落實檔案管理工作的有關(guān)規(guī)章制度，有條件的部門要根據(jù)檔案工作和設(shè)備管理的需要，做到辦公室、閱檔室和庫房“三室分開”，進(jìn)一步提高執(zhí)法檔案科學(xué)管理的工作水平。

（三）職責(zé)明確，是做好執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵所在。執(zhí)法檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)執(zhí)法檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。執(zhí)法檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。

（四）歸檔完整，是做好執(zhí)法檔案管理工作的重點要求。做好城管執(zhí)法檔案材料的收集，確保執(zhí)法檔案材料齊全，是檔案管理工作中尤為重要的一個環(huán)節(jié)，也是反映執(zhí)法檔案管理工作成效的一個重要標(biāo)志。對重大案件等特殊性材料，必要時要采取協(xié)調(diào)見證人與詢問當(dāng)事人相結(jié)合的方法進(jìn)行收集，以較好地解決執(zhí)法檔案缺少材料問題，確保檔案材料的完整齊全。

（五）嚴(yán)格手續(xù)，是做好執(zhí)法檔案管理工作的堅實保證。要把執(zhí)法檔案管理的重心放到制度落實上，檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，對一些行之有效的做法勇于堅持，如在執(zhí)法檔案的查閱中，做到“兩不查，兩不借”，即非正式執(zhí)法人員不查、無查閱審批表不查；非特殊情況不借、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借。對發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，及時查明原因，進(jìn)行補救有效的保證了戶外廣告執(zhí)法檔案的安全、完整。

（六）開發(fā)利用，是做好執(zhí)法檔案管理工作的目的歸宿。在日常工作中，檔案材料要做到隨時使用、隨時維護(hù)，保證執(zhí)法檔案完整。在不違背保密制度的原則下，要積極為城管行政執(zhí)法工作提供重要的參考依據(jù)。在工作中要大力加強微機的應(yīng)用，認(rèn)真抓好執(zhí)法信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè)，并不斷改進(jìn)開發(fā)利用的內(nèi)容和形式，對執(zhí)法檔案中管理相對人的基礎(chǔ)信息要建立文檔信息庫。

（七）加大投入，是做好=執(zhí)法檔案管理工作的有力保障。要高度重視和加強執(zhí)法檔案信息化建設(shè)工作，將執(zhí)法檔案納入單位檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)。檔案管理人員要充分考慮執(zhí)法檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，積極爭取單位的財力支持，配置掃描儀、開發(fā)檔案管理軟件等，解決好城管執(zhí)法檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

第5篇：智慧檔案管理范文

一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責(zé)

事業(yè)單位工程建設(shè)會計憑證檔案管理是服務(wù)于工程建設(shè)，確保工程建設(shè)能夠充分地按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識，檔案管理工作的職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致了事業(yè)單位工程建設(shè)會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業(yè)單位在工程建設(shè)會計檔案的管理上，應(yīng)該切實地提高其檔案管理人員的思想認(rèn)識，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)該更為細(xì)致地劃分檔案管理的職責(zé)，并且出臺相關(guān)的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設(shè)會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責(zé)意識、崗位落實、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機地形成一個考核與評價的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結(jié)合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設(shè)會計檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設(shè)會計檔案管理成效。

二、信息時代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展

（一）數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理。數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設(shè)會計憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設(shè)量大、工程款項計算多，造成一個工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個方面都可以實現(xiàn)即時的服務(wù)，大大提高了工程建設(shè)會計憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個檔案管理人員應(yīng)該切實認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設(shè)與管理中。

第6篇：智慧檔案管理范文

[論文摘要]行賄犯罪檔案查詢機制是檢察機關(guān)在加強社會管理創(chuàng)新的形勢下，為有效預(yù)防賄賂犯罪，促進(jìn)誠信建設(shè)的一項重大制度創(chuàng)新。但在實施過程中也面臨著信息錄入遲緩、信息屏蔽機制空白、查詢期間不明確、處置無剛性要求等困境，需要從完善信息錄入機制、立法明確查詢期間及剛性處置機制、建立檢商信息共享機制等方面來進(jìn)一步完善行賄犯罪檔案查詢機制。

[論文關(guān)鍵詞]行賄犯罪 誠信建設(shè) 信息錄入 機制

行賄犯罪檔案查詢工作是檢察機關(guān)在加強社會管理創(chuàng)新的新形勢下，立足法律監(jiān)督職能，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和制度建設(shè)預(yù)防賄賂犯罪，促進(jìn)誠信建設(shè)的重大制度創(chuàng)新；也是檢察機關(guān)聯(lián)合有關(guān)主管部門共同預(yù)防賄賂犯罪，促進(jìn)守信和守法經(jīng)營、推動誠信建設(shè)的成功實踐。

一、某市檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢情況

（一）某市檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢發(fā)展歷程

《最高人民檢察院關(guān)于行賄犯罪檔案查詢工作規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）頒布實施后，某市檢察機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，在自治區(qū)院的指導(dǎo)下，全市兩級院購買和安裝了新版行賄犯罪檔案查詢軟件，跟進(jìn)全國聯(lián)網(wǎng)步伐，擴大了行賄犯罪檔案錄入的范圍和提供查詢服務(wù)的領(lǐng)域，促進(jìn)該市的誠信體系建設(shè)，預(yù)防職務(wù)犯罪。

（二）某市檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢概況

某市檢察機關(guān)在當(dāng)?shù)厥形⑹姓С窒拢?010年3月開始面向社會全面受理行賄犯罪檔案查詢，查詢數(shù)量從無到有、從少到多，截止2012年7月份，共受理行賄犯罪檔案查詢14666次，其中有行賄犯罪記錄的申請主體2個，但至今未收到相關(guān)部門對有行賄犯罪記錄主體處置的情況反饋。

某市檢察機關(guān)通過這幾年的行賄犯罪檔案查詢工作實踐，充分體現(xiàn)了行賄犯罪檔案查詢機制對反腐倡廉、誠信體系建設(shè)的強大功效，但也發(fā)現(xiàn)了機制上的一些缺失，亟待完善。

二、行賄犯罪檔案查詢機制的功效

某市檢察機關(guān)自實施行賄犯罪檔案查詢機制以來，與該市國土資源局共同簽發(fā)了《某市國土資源招標(biāo)、拍賣、掛牌出讓活動實施行賄犯罪檔案查詢準(zhǔn)入制度的暫行規(guī)定》。此外，在當(dāng)?shù)厥形⑹姓念I(lǐng)導(dǎo)和大力支持下，在全市轉(zhuǎn)發(fā)了該市人民檢察院關(guān)于《在全市政府投資工程建設(shè)領(lǐng)域推行行賄犯罪檔案查詢廉潔準(zhǔn)入制度》的規(guī)定。這些措施的實施，更好地發(fā)揮了行賄犯罪檔案查詢機制在源頭上防范職務(wù)犯罪、凈化市場環(huán)境、促進(jìn)市場誠信體系建設(shè)的積極功效。

（一）懲戒與防范功效

有關(guān)（監(jiān)管）部門或業(yè)主單位根據(jù)檢察機關(guān)行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)出具的查詢結(jié)果告知函來決定是否采取相當(dāng)于法律意義上的“資格刑”。“一旦有關(guān)單位和個人被查出有不良記錄，將被給予取消投標(biāo)和中標(biāo)資格、甚至清出市場等嚴(yán)厲的處罰措施。”這雖屬一種算“舊賬”的失信懲戒措施，卻能防止有行賄犯罪記錄的人混入投標(biāo)人和供應(yīng)商之中再行行賄犯罪行為，消除行賄隱患。

（二）震懾和規(guī)制功效

通過對有行賄犯罪記錄的市場經(jīng)濟主體進(jìn)行懲戒，使其比無行賄犯罪記錄的市場經(jīng)濟主體更難、參加到相同的市場經(jīng)濟活動中，以此告誡行賄潛在者，從而規(guī)制了他們的行為，使其不敢、不愿實施行賄犯罪行為。

（三）擔(dān)當(dāng)與服務(wù)功效

基于辦案形成的信息資源優(yōu)勢，檢察機關(guān)將立案查辦且已生效裁判的行賄犯罪案件存建于全國統(tǒng)一的行賄犯罪信息系統(tǒng)，并向申請主體提供查詢和告知其有無行賄犯罪記錄的服務(wù)，以此引導(dǎo)市場經(jīng)濟活動主體的經(jīng)濟活動，使有行賄犯罪記錄主體受到必要的懲戒，無行賄犯罪記錄主體能順利從事經(jīng)濟活動。一定程度上減少和避免了賄賂犯罪向社會各個層面滲透、在潛移默化之中培育經(jīng)營者抵制行賄的理念和守法意識，促進(jìn)國家誠信建設(shè)。

三、行賄犯罪檔案查詢機制困境

（一）行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)信息錄入機制不完善

首先，系統(tǒng)信息更新遲緩。從某市系統(tǒng)信息錄入情況來看，主要表現(xiàn)在：一是行賄犯罪信息必須到判決生效后才可錄入，且由非直接查辦案件的預(yù)防部門負(fù)責(zé)，影響錄入及時性。二是有些案件的偵查與起訴不是同一個檢察院，由哪個檢察院負(fù)責(zé)錄入無明確的規(guī)定，導(dǎo)致某些行賄犯罪信息漏錄或者重復(fù)錄入，影響錄入的準(zhǔn)確性和完整性。

其次，系統(tǒng)信息屏蔽機制空白。目前的規(guī)定性文件只規(guī)定檢察機關(guān)行賄犯罪檔案錄入的范圍及內(nèi)容，沒有對已錄入信息的對外提供期限進(jìn)行規(guī)定。這導(dǎo)致某市檢察機關(guān)行賄犯罪信息一經(jīng)錄入將被永久對外提供，一定程度上侵犯了改過自新者重新進(jìn)行正當(dāng)經(jīng)營的權(quán)利，不符合我國刑事寬嚴(yán)相濟政策的要求。

（二）行賄犯罪檔案查詢程序繁瑣

根據(jù)行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)設(shè)計，若需查詢一個社會經(jīng)濟活動主體，需要進(jìn)行三個步驟：先登陸查詢系統(tǒng)輸入要查詢的對象，后退出重新登錄進(jìn)行審核，審核完畢后又退出再次登錄，才能實施查詢，并打印查詢結(jié)果告知函。查詢的繁瑣性極大浪費了檢察機關(guān)的人力財力物力，間接影響到預(yù)防職務(wù)犯罪其他業(yè)務(wù)的更好開展。

（三）行賄犯罪檔案查詢期間及有效期不明確

首先是查詢的期間不統(tǒng)一。某市檢察機關(guān)開展行賄犯罪檔案查詢工作情況發(fā)現(xiàn)，檢察機關(guān)出示的查詢告知函顯示的查詢期間五花八門，這導(dǎo)致一些申請查詢主體通過改變查詢期間來規(guī)避存在的行賄犯罪記錄，從而得以從事相關(guān)的經(jīng)濟活動，影響我國誠信文化建設(shè)。

其次，查詢告知函有效期不明確。某市檢察機關(guān)向申請查詢主體出示告知函時常被咨詢：“出示的告知函有效期有多久？”等等，直接影響著社會經(jīng)濟活動主體的經(jīng)濟活動，影響國家經(jīng)濟的誠信體系建設(shè)。

（四）對行賄犯罪檔案查詢結(jié)果的處置無剛性要求

《規(guī)定》第九條：“要及時了解查詢結(jié)果的處置情況，做好登記管理。不干預(yù)、不參與對行賄犯罪檔案記錄的單位或者個人的具體處置。”這規(guī)定說明了作為法律監(jiān)督的檢察機關(guān)只提供查詢服務(wù)，對有行賄犯罪記錄的主體處置與否的自由裁量權(quán)歸于招標(biāo)單位或其他單位。這些規(guī)定導(dǎo)致相關(guān)單位對某市檢察機關(guān)出具的2個有行賄犯罪檔案記錄的主體的處置情況，目前仍未反饋處置結(jié)果。這不但無法充分發(fā)揮行賄犯罪檔案查詢的震懾作用，反而對我國誠信體系建設(shè)產(chǎn)生了消極影響。

（五）申請查詢主體通過變更公司、法定代表人來規(guī)避查詢

在某市檢察機關(guān)查詢實踐中，對企業(yè)或企業(yè)法定代表人重要信息的變更，行賄犯罪檔案查詢系統(tǒng)無法得到及時反映，從而導(dǎo)致行賄犯罪檔案信息出現(xiàn)盲點，不利于對行賄犯罪的打擊，也使得行賄犯罪檔案查詢失去應(yīng)有的作用。

四、完善行賄犯罪檔案查詢機制的建議

（一）完善行賄犯罪檔案錄入機制

第一，明確行賄犯罪檔案錄入責(zé)任主體，確保錄入及時性、準(zhǔn)確性和完整性。建議由負(fù)責(zé)起訴行賄犯罪案件，掌握信息及時、全面、準(zhǔn)確的公訴部門錄入，保障信息錄入的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。

第二，建立行賄犯罪檔案系統(tǒng)信息屏蔽機制，確保刑事寬嚴(yán)政策落實到位。行賄犯罪檔案系統(tǒng)沒有檔案信息屏蔽機制的相關(guān)規(guī)定，不符合我國“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀和可持續(xù)發(fā)展的理念。建議參考我國《刑事訴訟法》關(guān)于追溯期的規(guī)定，對錄入的行賄犯罪檔案信息設(shè)置一個合理的對外提供查詢的期限，在期限內(nèi)如實提供給申請查詢主體；期限外的，予以屏蔽，只為檢察機關(guān)內(nèi)部機密保存，不再對外提供，以體現(xiàn)我國刑事寬嚴(yán)相濟政策，保障那些曾經(jīng)有過行賄劣跡的單位和個人有改過自新、回歸社會、重新進(jìn)行正當(dāng)經(jīng)營的權(quán)利。

（二）升級行賄犯罪檔案查詢程序

一是取消計算機審核程序。建議將第一步驟“查詢受理”和第三步驟“執(zhí)行查詢”合并，簡化程序，一步到位；二是研發(fā)使用科學(xué)、先進(jìn)的查詢使用軟件，在原查詢系統(tǒng)基礎(chǔ)上，能增加自動生成EXCEL一覽表、完成報表統(tǒng)計等功能，提高工作效率。

（三）明確行賄犯罪檔案查詢期限

1.加快立法步伐、明確行賄犯罪檔案查詢期間。國家立法部門或最高檢加快步伐明確查詢期間，期間可以根據(jù)上述提到的行賄犯罪檔案信息對外提供期限或參加項目類型、標(biāo)的等進(jìn)行劃分，如工程領(lǐng)域招投標(biāo)，標(biāo)的超過1000萬元人民幣的，查詢期間規(guī)定為10年或更長。

2.統(tǒng)籌兼顧，確保行賄犯罪檔案查詢制度的功效。申請查詢主體對被查詢后的記錄，如法院判決等，在使用查詢告知函時必須向要求出示告知函的有關(guān)部門、招標(biāo)單位如實說明查詢期間后的行賄犯罪記錄情況，并對隱瞞者予以一定行政處分等。

（四）加快完善對有行賄犯罪檔案記錄處置的強制性規(guī)定，深入推進(jìn)社會誠信體系建設(shè)

最高檢或地方檢察機關(guān)聯(lián)合當(dāng)?shù)攸h委、政府出臺相關(guān)規(guī)定性文件，廣泛推行行賄犯罪檔案查詢的同時將預(yù)防職務(wù)犯罪機制上升到具有強制執(zhí)行力的法律層面，切實提高查詢結(jié)果剛性效果，使行賄者付出相對應(yīng)的代價，承擔(dān)應(yīng)有風(fēng)險， 受到必要的制裁，以達(dá)到從源頭上防范、遏制賄賂犯罪的目的，從而進(jìn)一步深入推進(jìn)社會誠信體系建設(shè)。

第7篇：智慧檔案管理范文

關(guān)鍵詞：加強　社會保險檔案　建議

鐵路職工社會保險檔案管理工作是推進(jìn)鐵路社會保險事業(yè)發(fā)展的一項重要基礎(chǔ)工作，真實地記錄了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)從事社會保險管理工作的過程，主要包括養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、失業(yè)保險檔案和工傷保險檔案，它在社會保險各項工作中起著至關(guān)重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據(jù)，直接關(guān)系到參保職工的切身利益。

一、鐵路職工社會保險檔案管理工作中存在的問題

鐵路職工社會保險檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規(guī)范，管理亂，存在諸多問題：

1、沒有健全明晰的社會保險檔案管理工作機制。鐵路系統(tǒng)職工的社會保險檔案管理工作主要落實在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統(tǒng)一的社會保險檔案管理機制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內(nèi)不同系統(tǒng)，甚至同一系統(tǒng)的不同站段，社會保險管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險工作中的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、失業(yè)保險等分割成幾大塊由不同的人員進(jìn)行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時又兼管社會保險中的不同保險，以至于各自為政，保險信息不能共享，資源浪費，工作重復(fù)，效率低下，最后是職工社會保險檔案工作這項最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險工作由專門的人員進(jìn)行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險檔案管理流于形式，應(yīng)付檢查，管理混亂。

2，缺乏適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。我專職從事社會保險工作。是從廣安工務(wù)段和涪陵工務(wù)段兩個段合并后開始的，當(dāng)時我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險檔案，清理中我發(fā)現(xiàn)檔案室設(shè)備陳舊，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，職工的社會保險檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學(xué)性，隨意性很大，檔案袋內(nèi)資料陳舊，久不維護(hù)和補充，部份職工的社會保險檔案根本就沒建立。我決心認(rèn)真清理，規(guī)范管理，可是，當(dāng)我從上級發(fā)放的所有社會保險文件中查找檔案管理方面的文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時，只搜索到2006年社保處發(fā)的一份關(guān)于建立職工社會保險檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險檔案里裝資料的內(nèi)容，我無法參照標(biāo)準(zhǔn)，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經(jīng)驗，想當(dāng)然地對職工保險檔案進(jìn)行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學(xué)規(guī)范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業(yè)性很強的系統(tǒng)。隨著當(dāng)今社會保險改革的不斷深入，國家、省、市下發(fā)了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統(tǒng)的適合鐵路行業(yè)特點的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成鐵路站段社會保險檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴(yán)重流失。

3、檔案管理手段完全不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。鐵路大部份站段社會保險檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費時費力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續(xù)動態(tài)地反映參保職工的各項保險繳費和參保情況，尤其是缺少調(diào)進(jìn)職工調(diào)入時的保險轉(zhuǎn)入資料。另外管理人員檔案業(yè)務(wù)知識貧乏，沒進(jìn)行專門培訓(xùn)，難以切實履行監(jiān)督指導(dǎo)和管理職責(zé)，他們只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質(zhì)，促進(jìn)社會保險檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質(zhì)量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠(yuǎn)、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應(yīng)鐵路社會保險事業(yè)日益發(fā)展的需要。

4、鐵路職工保險檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。鐵路系統(tǒng)對社會保險檔案信息的開發(fā)利用及其歷史價值缺乏足夠的認(rèn)識，檔案管理沒有真正納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調(diào)進(jìn)調(diào)出，退休時起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業(yè)績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護(hù)自已的利益。經(jīng)費上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數(shù)職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。

二、加強鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點建議

針對上述情況，應(yīng)該根據(jù)鐵路職工社會保險檔案的特點和鐵路系統(tǒng)社會保險工作的發(fā)展，加強監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進(jìn)和完善鐵路社會保險檔案工作。建議采取以下措施：

1、充分重視鐵路職工社會保險檔案管理工作。社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展過程中積累的文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的總和，它反映著社會保險事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究社會保險工作的重要工具，管好社會保險檔案是社會保險事業(yè)健康、順利發(fā)展的必然要求。如果檔案管理不當(dāng)，勢必給社會保險工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應(yīng)本著對職工負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對歷史和未來負(fù)責(zé)，把管好用好檔案作為發(fā)展社會保險事業(yè)，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大人、財、物的投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設(shè)備簡陋等實際問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。同時加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險檔案工作的重要性和相關(guān)的檔案法律法規(guī)，提高每一位鐵路職工的社會保險檔案意識和檔案法制意識。

2、建立健全管理體制。根據(jù)鐵路社會保險工作的特點和管理機制，社會保險檔案工作必須堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，切實建立起有人管，有人抓的集中統(tǒng)一管理的社會保險檔案工作機制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實組織機構(gòu)和人員，成立社會保險檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，督促、檢查、協(xié)調(diào)解決工作中人、財、物等方面的實際問題；二是建立目標(biāo)責(zé)任制，把社會保險檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任，列入本單位工作規(guī)劃進(jìn)行管理和考核，獎懲嚴(yán)明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、相關(guān)人員的崗位職責(zé)，嚴(yán)格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系，充分發(fā)揮社會保險檔案在構(gòu)建和諧社會中的作用，

3、制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理辦法。有關(guān)部門盡快制定檔案管理準(zhǔn)則，針對社會保險檔案

的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格統(tǒng)一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護(hù)個人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫(yī)療管理、審核認(rèn)定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關(guān)證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險檔案的動態(tài)性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進(jìn)行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內(nèi)，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新資料，檔號依參保登記號進(jìn)行排列編目。電子檔案應(yīng)于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，進(jìn)行歸檔管理。

4，加快鐵路職工社會保險檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。建設(shè)統(tǒng)一的鐵路社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計算機網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實現(xiàn)所有社會保險繳費的網(wǎng)絡(luò)征收、保險費用的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)。實現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互。實現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

5、定期開辦檔案管理知識培訓(xùn)班，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的鐵路社會保險檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，是實現(xiàn)檔案微機化管理一個不容忽視的重要環(huán)節(jié)，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發(fā)與利用，有效推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

第8篇：智慧檔案管理范文

Keywords： new technological environment； environment driven； archive science； research perspective

1 引言

近幾年來，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、智能技術(shù)以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我們正在經(jīng)歷一場由大數(shù)據(jù)引發(fā)的社會革命，圍繞大數(shù)據(jù)以及相關(guān)的新技術(shù)形成的新技術(shù)背景，成為各個行業(yè)熱議的話題。大數(shù)據(jù)、云計算、智慧城市、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)等技術(shù)已經(jīng)或者即將成為國家戰(zhàn)略布局的重要組成部分，社會各個領(lǐng)域、各個行業(yè)也都在這種新技術(shù)形成的濃厚氛圍中抓好機遇，緊跟時展步伐，馬不停蹄地進(jìn)行各種創(chuàng)新和改革。檔案學(xué)當(dāng)然也不例外，圍繞這些新技術(shù)以及新技術(shù)環(huán)境，出現(xiàn)了很多相關(guān)的研究成果，雖然目前的研究整體上仍處在嘗試、摸索和思辨的階段，實踐相對較少，但是隨著這些技術(shù)真正意義上的普及，檔案學(xué)也必將在技術(shù)環(huán)境和技術(shù)應(yīng)用的驅(qū)動下，發(fā)生深層次的變革。從目前的研究成果來看，圍繞著這些新技術(shù)的研究成果仍然比較零散，缺少系統(tǒng)的、全面的對該研究主題的剖析。因此，本研究擬在系統(tǒng)搜集當(dāng)前研究成果的基礎(chǔ)上，對新技術(shù)環(huán)境驅(qū)動下的檔案學(xué)研究主題進(jìn)行深入分析，以使得學(xué)界能夠在充分了解研究現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，把握檔案學(xué)新興研究主題深化的方向，從而推動研究更加深入地進(jìn)行下去。

2 數(shù)據(jù)搜集和基本信息分析

2.1 數(shù)據(jù)搜集

本研究選取中文文獻(xiàn)集成平臺“中國知網(wǎng)”作為數(shù)據(jù)獲取來源，文獻(xiàn)類型不作限定。由于本研究關(guān)注的新技術(shù)環(huán)境，包括大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算和智慧城市，雖然出現(xiàn)的時間節(jié)點不盡相同，但基本都是在2009年以后出現(xiàn)的，同時為了避免時間選取區(qū)間不同對數(shù)據(jù)量的影響，本研究將成果的發(fā)表時間限定為2009年1月1日至2015年5月27日（檢索時間），且采用中圖分類號G27*將成果限定在檔案學(xué)領(lǐng)域。分別采用“大數(shù)據(jù)”AND“檔案”“云計算”AND“檔案”、（“移動”O(jiān)R“手機”）AND“檔案”“物聯(lián)網(wǎng)”AND“檔案”以及“智慧城市”AND“檔案”進(jìn)行主題檢索，經(jīng)過不相關(guān)文獻(xiàn)的去除以及數(shù)據(jù)去重處理，共得到586篇文獻(xiàn)，其中檔案領(lǐng)域關(guān)于大數(shù)據(jù)和智慧城市的研究成果都是從2011年才開始出現(xiàn)。

2.2 基本統(tǒng)計信息

2.2.1 文獻(xiàn)年代分布。這586篇文獻(xiàn)中，會議論文有37篇，學(xué)位論文9篇，期刊論文540篇。圖1是這些文獻(xiàn)的年代分布圖，由圖1可知，2009年、2010年檔案學(xué)對這些技術(shù)環(huán)境的關(guān)注剛剛開始，2011年文獻(xiàn)翻了一番，2012年文獻(xiàn)數(shù)量開始迅速攀升，從2009年至2014年圖像顯示來看，文獻(xiàn)大體上是呈指數(shù)增長，2015年的數(shù)據(jù)雖然絕對數(shù)量與上一年沒有可比性，但是由于我們統(tǒng)計的數(shù)據(jù)基本上是年度總出版量的20%左右（以出版物的卷期來進(jìn)行推算），所以，仍然可以預(yù)見到這類文獻(xiàn)的增長趨勢。

2.2.2 高頻關(guān)鍵詞。關(guān)鍵詞是作者對其研究內(nèi)容的高度概括，相比標(biāo)題、摘要這些內(nèi)容單元，分析過程無須進(jìn)行文本預(yù)處理，因此非常適合作為研究主題探析的知識節(jié)點。本研究利用SATI 3.2[1]題錄分析工具對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，統(tǒng)計結(jié)果顯示，這些文獻(xiàn)共包含1932個關(guān)鍵詞，總詞頻為3858，篇均詞頻為2，根據(jù)詞頻分布特征，選取頻次不小于5的100個關(guān)鍵詞作為高頻詞，表1列出了排名前十的高頻關(guān)鍵詞。通過這些高頻關(guān)鍵詞可以大體了解在新的技術(shù)環(huán)境中，檔案學(xué)關(guān)注的熱點和研究重心并沒有偏離檔案學(xué)研究核心，仍以檔案信息的管理、利用為中心，只不過在研究手段和視角上融入了新的技術(shù)手段以及對新環(huán)境影響有了更多的思考。

為了大體了解自2009年至今，檔案學(xué)在這些技術(shù)環(huán)境的推動和輔助下研究主題的沿襲和變遷，我們根據(jù)關(guān)鍵詞在當(dāng)年總關(guān)鍵詞中所占的比例，列出了2009年至2015年的高頻詞，如表2所示。由表2可知，“云計算”和“檔案信息”在每年的高頻詞表中都出現(xiàn)了，“檔案管理”和“物聯(lián)網(wǎng)”則只有2011年高頻詞表中未出現(xiàn)，它們都是這幾年來研究的重心。從研究主題的變遷來看，2009年的高頻詞中出現(xiàn)的關(guān)于移動互聯(lián)技術(shù)的詞匯較多，而在其他年份高頻詞表中則沒有顯現(xiàn)，2010年至2013年的高頻詞非常相似，都是關(guān)注云計算和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下檔案管理、利用和存儲。從2011年“大數(shù)據(jù)”和“智慧城市”在檔案學(xué)中開始受到關(guān)注，到2014年，“大數(shù)據(jù)”成為研究的熱點之一，并且在2014年和2015年都居于榜首。“智慧城市”則在2015年成為關(guān)注焦點。

3 新技術(shù)環(huán)境下的檔案學(xué)研究主題剖析

為了更加清晰地了解近幾年檔案學(xué)在新技術(shù)環(huán)境影響下研究主題的結(jié)構(gòu)以及這些研究主題的研究視角，本研究擬采用共詞分析方法對頻次不小于5的100個高頻關(guān)鍵詞進(jìn)行主題分析。

3.1 基于共詞分析方法的主題結(jié)構(gòu)剖析

利用SATI3.2[2]題錄分析工具生成共詞矩陣，將該數(shù)據(jù)輸入SPSS19.0工具中，采用系統(tǒng)聚類方法對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類，結(jié)果如圖2所示。由圖2可知，根據(jù)這些關(guān)鍵詞的共現(xiàn)關(guān)系，可以將新技術(shù)環(huán)境下檔案學(xué)的研究主題大體分為8類。主題一，主要關(guān)注物聯(lián)網(wǎng)對檔案學(xué)利用、檢索、服務(wù)等的影響；主題二，關(guān)注移動互聯(lián)技術(shù)以及移動終端對檔案資源建設(shè)和檔案服務(wù)的影響；主題三，關(guān)注大數(shù)據(jù)時代利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)去挖掘檔案資源；主題四，關(guān)注云計算技術(shù)影響下的檔案資源存儲和管理；主題五，關(guān)注社會記憶以及社會記憶的媒介的環(huán)境；主題六，幾乎涵蓋了檔案生命周期管理的整個流程，但比傳統(tǒng)的檔案管理更加注重對各種檔案資源的系統(tǒng)化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理；主題七，關(guān)注智慧城市建設(shè)中的城建檔案管理；主題八，關(guān)注大數(shù)據(jù)時代檔案管理面對的挑戰(zhàn)。

從分析的結(jié)果來看，前四個主題以及主題七分別關(guān)注的是我們數(shù)據(jù)搜集中的物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)、云計算以及智慧城市技術(shù)的相關(guān)研究內(nèi)容，主題六則是把這些技術(shù)環(huán)境與檔案管理和檔案服務(wù)等這些檔案學(xué)一貫的研究重心進(jìn)行了很好的融合，這在一定程度上說明，檔案學(xué)對技術(shù)的關(guān)注不僅僅是浮于表面和流于形式的關(guān)注，對于技術(shù)嵌入到檔案學(xué)發(fā)展才是學(xué)界對其的關(guān)注重心。

3.2 新技術(shù)環(huán)境下主流檔案學(xué)研究主題剖析

通過對搜集到的586篇文獻(xiàn)的進(jìn)一步解讀，筆者將新技術(shù)環(huán)境下的檔案學(xué)的主流研究主題大體分成三個方面：一是對新技術(shù)的應(yīng)用框架設(shè)計；二是新技術(shù)的應(yīng)用實踐介紹；三是從學(xué)術(shù)視角形成的對新技術(shù)影響的思辨。

3.2.1新技術(shù)應(yīng)用框架設(shè)計。從文獻(xiàn)調(diào)研的結(jié)果看，有關(guān)新技術(shù)環(huán)境下檔案學(xué)的研究成果大多數(shù)屬于該研究主題。這些研究大體是沿著“新技術(shù)概念和特點剖析――新技術(shù)與檔案工作的契合――新技術(shù)在檔案基礎(chǔ)設(shè)施、資源建設(shè)、平臺搭建、信息共享、服務(wù)模式、檔案存儲和傳輸?shù)确矫娴臐撛谟绊憽?yīng)用框架設(shè)計以及需要應(yīng)對挑戰(zhàn)的設(shè)想”這樣一條思路來展開研究，即一方面肯定這些技術(shù)對檔案管理和服務(wù)帶來的機遇，同時又在認(rèn)識技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)基礎(chǔ)上提出切實可行的應(yīng)用方案，但是仍處于理論框架研究階段，還沒有真正付諸實踐。例如，云計算在檔案信息化技術(shù)設(shè)施建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)平臺建設(shè)和檔案利用等領(lǐng)域的發(fā)展前景描述[3]；從云存儲、基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)云平臺、軟件服務(wù)平臺、館際云服務(wù)的角度論述云檔案館的實現(xiàn)方式[4]；物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下測繪資料檔案管理的探索[5]；基于物聯(lián)網(wǎng)的實物檔案智能管理平臺架構(gòu)的設(shè)計方案[6]；大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館建設(shè)[7]；大數(shù)據(jù)時代檔案管理與服務(wù)面臨的問題和挑戰(zhàn)[8]；在智慧城市框架下，建設(shè)基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案感知系統(tǒng)、基于云計算的檔案數(shù)據(jù)處理平臺、基于移動互聯(lián)網(wǎng)和手機閱讀的檔案信息服務(wù)平臺[9]；智慧城市背景下的智慧檔案館建設(shè)[10]。

3.2.2 新技術(shù)應(yīng)用實踐。浙江省麗水市檔案局創(chuàng)新數(shù)字檔案管理模式，創(chuàng)建了1+9+N的數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、登記備份系統(tǒng)和“云檔案”信息共享系統(tǒng)，已經(jīng)完成了系統(tǒng)的研發(fā)，并進(jìn)入了實施階段[11]。2012年，金華市檔案館通過在機房改造中引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，較好地實現(xiàn)了對機房的動態(tài)監(jiān)控和安全管理 [12]。

2013年6月9日，廣東省檔案局借助“國際檔案日”宣傳活動契機，正式向社會宣布廣東省檔案館、珠三角9個地級以上市檔案館、云浮市檔案館和佛山市順德區(qū)檔案館共12家綜合檔案館分別建成政府公開信息查閱系統(tǒng)（手機版），并向公眾提供服務(wù)[13]。廣州市城建檔案館在現(xiàn)有的廣州市城建檔案檢索系統(tǒng)及基于WebGIS的檢索系統(tǒng)基礎(chǔ)上，研究了基于移動的城建檔案檢索應(yīng)用，開發(fā)了基于HTML5和LBS的城建檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)了移動終端上城建檔案信息與GIS信息的關(guān)聯(lián)，提高了城建檔案信息化水平[14]。

嘉興市檔案局在2013年因積極開展民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作，著力為群眾開通“百姓家門口的檔案館”而廣受各方好評。2014年，嘉興市檔案局又以運行微信公眾服務(wù)平臺――“掌上檔案”再次進(jìn)入公眾眼中。公眾可以通過手機關(guān)注微信公眾號“嘉興檔案”，隨時查閱檔案資料、進(jìn)行查檔咨詢[15]。

3.2.3 新技術(shù)環(huán)境的學(xué)術(shù)思辨。2011年6月18日，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院舉辦了主題為“新技術(shù)環(huán)境下學(xué)科理論與實踐發(fā)展探討”的博士生沙龍，圍繞新技術(shù)對檔案學(xué)諸多方面的影響進(jìn)行了深入探討[16]。《論大數(shù)據(jù)對檔案工作的影響及其帶來的挑戰(zhàn)》一文，對檔案界有關(guān)“大數(shù)據(jù)”和“檔案”問題的研究成果進(jìn)行量和質(zhì)的歸納分析，對研究現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理[17]。《檔案大數(shù)據(jù)研究熱的冷思考》一文指出：檔案大數(shù)據(jù)成為檔案學(xué)領(lǐng)域的研究熱點，存在一些過度炒作與概念透支現(xiàn)象，對檔案大數(shù)據(jù)研究中概念的誤讀和檔案數(shù)字化建設(shè)誤區(qū)進(jìn)行了剖析[18]。

第9篇：智慧檔案管理范文

關(guān)鍵詞：智慧城市智慧型檔案館信息化

物聯(lián)網(wǎng)、云計算及相關(guān)技術(shù)的迅速發(fā)展推動著全球智慧地球和智慧城市的出現(xiàn)，智慧城市的發(fā)展以其獨有的魅力為我們展現(xiàn)了一個智能化的動態(tài)世界。技術(shù)的革新催生了智慧的進(jìn)步，智慧城市將會給檔案館發(fā)展帶來新的契機和深遠(yuǎn)影響，轉(zhuǎn)型發(fā)展中的檔案館開始走向智能化，智慧型檔案館的探索將成為檔案館創(chuàng)新發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的新理念和新實踐。

一、智慧城市的內(nèi)涵

（一）智慧與智慧城市

智慧（Smart），顧名思義就是聰明，對事物能迅速、靈活、正確地理解和處理的能力。智慧城市（Smart City）則是以物聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)基礎(chǔ)，實現(xiàn)智慧化的城市服務(wù)和管理，是21世紀(jì)初以來的在全球開展的未來城市的新實踐。

2008年11月，IBM公司正式提出“智慧地球”理念，2009年1月“智慧地球”成為美國國家戰(zhàn)略的一部分。2009年8月，總理在無錫視察，表示要在無錫建立中國的“感知中國”中心。2009年，迪比克市與IBM合作，建立美國第一個智慧城市。2010年，IBM正式提出了“智慧的城市”愿景，城市由關(guān)系到城市主要功能的不同類型的網(wǎng)絡(luò)、基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境六個核心系統(tǒng)組織（人）、業(yè)務(wù)/政務(wù)、交通、通訊、水和能源組成，并以一種協(xié)作的方式相互銜接。在中國“無線城市智慧生活”論壇上，國家信息中心信息化研究部首席工程師單志廣講述了我國智慧城市發(fā)展現(xiàn)狀以及所面臨的問題：據(jù)統(tǒng)計，截止到2012年2月底，我國提出智慧城市建設(shè)的總數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了154個，計劃投資規(guī)模超過11萬億元，直轄市中北京、上海、天津均提出了智慧城市建設(shè)。

（二）智慧城市的特點與構(gòu)成

智慧城市定義為“是新一代信息技術(shù)支撐、知識社會創(chuàng)新環(huán)境下的城市形態(tài)，智慧城市通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新一代信息技術(shù)以及維基、社交網(wǎng)絡(luò)、Fab Lab、Living Lab、綜合集成法等工具和方法的應(yīng)用，實現(xiàn)全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以用戶創(chuàng)新、開放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新為特征的可持續(xù)創(chuàng)新。伴隨網(wǎng)絡(luò)帝國的崛起、移動技術(shù)的融合發(fā)展以及創(chuàng)新的民主化進(jìn)程，知識社會環(huán)境下的智慧城市是繼數(shù)字城市之后信息化城市發(fā)展的高級形態(tài)”。從定義上看，21世紀(jì)的“智慧城市”，能夠充分運用信息和通信技術(shù)手段感測、分析、整合城市運行核心系統(tǒng)的各項關(guān)鍵信息，從而對于包括民生、環(huán)保、公共安全、城市服務(wù)、工商業(yè)活動在內(nèi)的各種需求做出智能的響應(yīng)，為人類創(chuàng)造更美好的城市生活。概括來講，智慧城市包含三個方面的特點：

首先，無處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。任何時間、任何地點、任何人、任何設(shè)施、任何內(nèi)容的信息獲取，互聯(lián)網(wǎng)作為智慧城市的“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”，極大增強了智慧城市信息實時獲取、實時反饋以及智能服務(wù)的能力。

其次，無所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享。整合城市的所有數(shù)據(jù)資源，統(tǒng)一管理，融合服務(wù)，數(shù)據(jù)來源于各管理部門的業(yè)務(wù)實體，并能通過智能融合技術(shù)實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的存儲、計算與分析，提升決策能力，充分實現(xiàn)信息共享。

最后，無所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式。通過系統(tǒng)接口，把城市所有的系統(tǒng)管理、服務(wù)平臺、信息查詢等系統(tǒng)模塊進(jìn)行兼容，實現(xiàn)一站式管理與服務(wù)，智慧城市利用各類隨時隨地地感知設(shè)備和智能化系統(tǒng)，繼而實現(xiàn)與外部世界互相交流，互相感知，促進(jìn)城市各個關(guān)鍵系統(tǒng)高效地運行。

智慧城市包含著智慧技術(shù)、智慧產(chǎn)業(yè)、智慧（應(yīng)用）項目、智慧服務(wù)、智慧治理、智慧人文、智慧生活等內(nèi)容。對智慧城市建設(shè)而言，智慧技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用是手段和驅(qū)動力，智慧產(chǎn)業(yè)和智慧（應(yīng)用）項目是載體，智慧服務(wù)、智慧治理、智慧人文和智慧生活是目標(biāo)。具體說來，智慧（應(yīng)用）項目體現(xiàn)在：公共服務(wù)、社會管理、安居服務(wù)、文化教育、健康保障、信息綜合管理等諸多方面。

智慧城市建設(shè)對檔案部門的發(fā)展是一次極好的機遇，同時也是一種前所未有的挑戰(zhàn)，檔案館應(yīng)順勢而為，建設(shè)智慧型檔案館成為未來檔案館的必然趨勢。

二、智慧型檔案館的探索

（一）智慧型檔案館的提出

在智慧城市發(fā)展中，圖書館學(xué)界已經(jīng)開始了“智慧圖書館”的研究，多從建筑、技術(shù)、模式等角度進(jìn)行探討。在檔案領(lǐng)域，實踐先行。2011年，南京檔案館提出了“智慧檔案，快樂檔案”理念，以服務(wù)創(chuàng)新科學(xué)發(fā)展，青島市檔案館則提出了智慧型數(shù)字檔案館的建設(shè)，另外還有檔案館提出“智慧寶庫”的說法。縱觀關(guān)于智慧型檔案館的實踐主要圍繞技術(shù)、服務(wù)等領(lǐng)域，反映了國內(nèi)檔案館對此領(lǐng)域的關(guān)注和前瞻性，但同時看到目前智慧型檔案館尚處在理念提出階段，檔案學(xué)界也僅限于云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)領(lǐng)域的關(guān)注，因此智慧型檔案館無論是理論還是實踐層面有待于探索。

筆者認(rèn)為，智慧型檔案館（smarterarchives）就是以服務(wù)城市建設(shè)、服務(wù)社會、服務(wù)大眾為方向，以深化應(yīng)用、優(yōu)化服務(wù)為核心，以資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享為主線，打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺和信息服務(wù)平臺為重點，在前期數(shù)字化檔案館建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)上，以技術(shù)為依托，全面提升信息化應(yīng)用和服務(wù)水平。具體來說，智慧檔案館=檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+云計算+智慧化設(shè)備+智能館舍+信息資源+人力資源。它以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。也就是說，一個檔案館既注重信息技術(shù)的應(yīng)用，重視檔案信息資源的智能管理，又關(guān)注用戶的信息與互動服務(wù)，同時兼顧對歷史公共文化傳播的社會擔(dān)當(dāng)，并綜合以上要素來共同推動檔案館的可持續(xù)發(fā)展就可以稱其為智慧型檔案館。

具體來說，智慧型檔案館具有以下特點：

第一，溝通感知智慧化。物聯(lián)網(wǎng)是智慧型檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)，互聯(lián)則是其核心要素。利用物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)內(nèi)部及外部信息交換，構(gòu)成一個基于物聯(lián)網(wǎng)的通信智慧系統(tǒng)。通過物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案工作人員與檔案、檔案與用戶、檔案與館舍、檔案與設(shè)備、工作人員與用戶、用戶與用戶無所不在、無時不在的溝通與感知，從而實現(xiàn)用戶、檔案、設(shè)備等之間快速、便捷、無障礙對接，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)更大范圍的信息資源共享，實現(xiàn)用戶最大范圍的信息獲取。

第二，資源管理智能化。資源是檔案館的生命，檔案資源不僅包括紙質(zhì)文檔，還包括數(shù)據(jù)庫、多媒體等電子形式，以數(shù)字資源為基礎(chǔ)的智慧檔案館可以將所有的檔案資源進(jìn)行智能化控制、組織和管理，并對檔案信息資源進(jìn)行共享和。同時在后臺建立起跨系統(tǒng)的應(yīng)用集成，以此實現(xiàn)跨部門的信息共享、跨庫網(wǎng)的互通、跨館際的服務(wù)與管理。

第三，建筑設(shè)施智慧化。環(huán)保、安全、綠色、智能等要素構(gòu)成智慧型檔案館館舍的發(fā)展目標(biāo)，也是要對檔案館內(nèi)部的各種設(shè)備實行智慧化管理，構(gòu)成智慧化系統(tǒng)，對閱覽設(shè)備、視聽設(shè)備、視頻會議等進(jìn)行動態(tài)調(diào)度分配，對消防系統(tǒng)、溫濕度控制、照明等各方面自動調(diào)節(jié)，智慧系統(tǒng)能使檔案館各種設(shè)備運行、保養(yǎng)、維護(hù)趨于智慧化，優(yōu)化人力和物質(zhì)資源的配置，降低成本，有了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的基礎(chǔ)設(shè)施，無論是物理空間還是網(wǎng)絡(luò)空間會為用戶帶來更多的方便。

第四，服務(wù)創(chuàng)新智慧化。以人為本，高效服務(wù)是智慧型檔案館的靈魂。通過物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息交換和資源共享，構(gòu)建一個具有分析事物、處理事務(wù)、管理和決策能力的智慧服務(wù)系統(tǒng)。在泛在的感知與互聯(lián)前提下，智慧型檔案館會以全新的智能館舍與設(shè)備，無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件還是數(shù)字信息，無論是檢索還是編研成品，無論是文字還是多媒體，無論是傳統(tǒng)的查借閱、信息咨詢還是用戶業(yè)務(wù)分析，都可以通過手機、互聯(lián)網(wǎng)及微博互動等信息手段，開展不受時空限制的檢索、咨詢、信息獲取等服務(wù)，智慧型檔案館給用戶帶來豐富多彩的新途徑和新境地，構(gòu)成了服務(wù)與管理的新形態(tài)。

（二）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別和聯(lián)系

檔案部門早期開展的信息化管理，從最初由用計算機進(jìn)行編制檔案目錄到單機版檔案管理軟件的開發(fā)，到網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，再到資源數(shù)字化、管理電子化、人員智能化以及整體數(shù)字檔案館的建設(shè)，都是檔案部門的有益嘗試與探索，大大擴展了檔案館的內(nèi)涵和服務(wù)性。但簡單通過將檔案實體信息數(shù)字化而構(gòu)建的數(shù)字檔案館存在著服務(wù)程度不高、數(shù)字系統(tǒng)智能不夠等缺陷，無法滿足全方位提供智能化綜合檔案信息服務(wù)的要求。

數(shù)字檔案館具有“館藏數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，管理自動化，資源共享化”的特征，而數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上加上具有全面感知、可靠傳遞、智能處理等特征的物聯(lián)網(wǎng)就是智慧檔案館的雛形。二者都具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的特征，智慧型檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展延續(xù)和升華。智慧型檔案館聚焦于信息技術(shù)的支持，更注重高品質(zhì)管理和優(yōu)良的服務(wù)，并提升管理與服務(wù)的智慧，從數(shù)字信息切入到可持續(xù)發(fā)展的管理和以人為本的服務(wù)，這也是其智慧發(fā)展的根本轉(zhuǎn)變。

1.更迅速互聯(lián)：這種互聯(lián)是檔案館館舍、設(shè)備的互聯(lián)，是單個檔案資源間的互聯(lián)，是工作人員、讀者的互聯(lián)，是館際間的互聯(lián)，是物理空間的互聯(lián)，是網(wǎng)絡(luò)空間的互聯(lián)，是人與物的互聯(lián)，人與人、物與物的互聯(lián)。

2.更智能全面：應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，把檔案信息孤島與工作人員、用戶個體互聯(lián)，建立其間全面的智能連接，并從全局角度分析數(shù)據(jù)解決問題，改變整個檔案館運作方式。從檔案資料、數(shù)據(jù)資源到運行狀態(tài)、用戶需求等任何信息，都可以迅速獲取并迅速采取應(yīng)對措施。

3.更個性主動：智慧型檔案館是服務(wù)質(zhì)量、形式、內(nèi)容更具品質(zhì)，智能化程度、個性化服務(wù)以及與用戶互動更為積極主動的檔案館，微博、網(wǎng)站、電話、短信、導(dǎo)航站、預(yù)約等借助于智能化的技術(shù)的利用形式更賦予了個性化服務(wù)新的內(nèi)涵。智慧就意味著以用戶為中心組織信息與服務(wù)，從內(nèi)容、方式、界面等提供“按需定制”的更優(yōu)良個性化服務(wù)。

三、智慧型檔案館的建設(shè)

隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字城市已經(jīng)開始過渡到智慧城市的新型階段，檔案館應(yīng)抓住智慧城市建設(shè)的契機，加大智慧型檔案館建設(shè)的實踐探索，使檔案信息化、數(shù)字化水平不斷提高。

（一）提高智慧型檔案館建設(shè)意識，加強宣傳力度

檔案部門要加大宣傳力度，提高領(lǐng)導(dǎo)的智慧型檔案館建設(shè)意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，主動地向領(lǐng)導(dǎo)宣傳智慧型檔案館建設(shè)的意義，并匯報智慧型檔案館建設(shè)工作的進(jìn)程，要使智慧型檔案館建設(shè)與智慧城市建設(shè)的整體發(fā)展同步進(jìn)行，使智慧型檔案館的機構(gòu)設(shè)置、庫房建設(shè)、人員配備及現(xiàn)代化所需的經(jīng)費、技術(shù)、裝備等落到實處。同時，借助媒體主動宣傳，以“智慧檔案”為理念，以民生為本，以智慧服務(wù)為新的時代內(nèi)涵，開啟“智慧城市記憶之門”，打造文化精品，營造檔案文化教育氛圍，重點編研精品工程，深入基層，提升檔案事業(yè)的教育文化功能，增強愛國主義情懷的服務(wù)場所，延展檔案公益性宣傳展覽服務(wù)，讓檔案資政育人的影響力傳播到千家萬戶。

（二）建立完善的智慧型檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是智慧型檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作之一。檔案管理系統(tǒng)與其它信息系統(tǒng)的對接，檔案信息資源的有序組織和共建共享，關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。面對智慧城市的發(fā)展，面對數(shù)字資源的差異性，相關(guān)技術(shù)不斷發(fā)展、變化的特點，檔案館要結(jié)合建設(shè)內(nèi)容，發(fā)揮自己作為檔案資料利用中心和政府公開信息查閱中心的作用，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)和通用標(biāo)準(zhǔn)，推出具有操作性的實施細(xì)則，并形成本部門智慧型檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定應(yīng)能夠做到在智慧型檔案館建設(shè)中少走彎路，節(jié)約成本。智慧型檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范必須與智慧城市建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相一致，以保證信息資源的暢通，跨庫查詢的實現(xiàn)及館際交流和合作。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個層面，其中最重要的是制定技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)長期保存格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范最主要是電子文件管理規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)等以及電子郵件公文管理規(guī)范等。

（三）加強智慧型檔案館建設(shè)人才體系構(gòu)建

人才是社會發(fā)展最重要的資源，是最寶貴、最有決定意義的資本。作為檔案館，首先要積極適應(yīng)智慧型城市發(fā)展的新變化，樹立科學(xué)發(fā)展新理念，圍繞“大檔案、大服務(wù)、大安全”的宗旨，將智慧型檔案館建設(shè)與檔案部門的制度改革管理理念緊密結(jié)合，使檔案部門建立起適應(yīng)本部門發(fā)展的管理理念、管理機制、工作流程和組織結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建有利于優(yōu)秀人才脫穎而出的體制機制。

作為檔案工作人員，要積極主動適應(yīng)智慧型檔案館建設(shè)的要求，除了具有過硬的政治素質(zhì)外，必須具有較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和時代意識。所謂的業(yè)務(wù)素質(zhì)就是檔案人員履行工作職責(zé)應(yīng)該具有的知識水平和實踐能力。它要求檔案人員不僅掌握檔案理論知識，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)以及檔案記載內(nèi)容有關(guān)的背景知識。所謂的時代意識就是檔案人員應(yīng)具備與時展相一致的思想觀念，包括信息意識、服務(wù)意識、現(xiàn)代化意識等。

智慧型檔案館的建設(shè)，需要大量“專”與“博”相結(jié)合的新型人才。這種“專”是跨學(xué)科的“多專”，而不是以前的“一專”。這種“博”是隨著智慧城市發(fā)展的“動態(tài)廣博”。檔案管理人員不僅應(yīng)是文獻(xiàn)史料的管理者，更應(yīng)是文獻(xiàn)信息的開發(fā)者，檔案工作人員必須由管理型向知識型、技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

（四）加強智慧型檔案館建設(shè)過程中的交流和合作

檔案部門要密切關(guān)注智慧城市建設(shè)進(jìn)程，適時向負(fù)責(zé)智慧城市建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)提出自己的業(yè)務(wù)需求，同時要深入到各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)研，聽取各部門對智慧型檔案館建設(shè)工作的意見和建議，以用戶需求為導(dǎo)向，對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行全方位的整合與集成，發(fā)揮整體功能，豐富業(yè)務(wù)需求的內(nèi)容。

另外，檔案館際之間也要加強業(yè)務(wù)交流。結(jié)合智慧城市建設(shè)對智慧型檔案館建設(shè)共同探討提出可行性的建議。檔案部門要打破檔案利用上的空間概念，改變過去那種“事不關(guān)己，高高掛起”埋頭業(yè)務(wù)的形象，致力于搭建檔案信息共享平臺建設(shè)，在館際檔案館、專業(yè)檔案館及社會上的信息服務(wù)機構(gòu)之間建立聯(lián)系與協(xié)作，實現(xiàn)更大范圍、更多種類的信息資源共享，在心理上樹立交流和合作意識，以敏銳的職業(yè)洞察力和前瞻性目光把業(yè)務(wù)建設(shè)工作向前推進(jìn)。

如果說智慧城市可以帶給我們更美好、便利的生活，更快速發(fā)展的經(jīng)濟和可持續(xù)發(fā)展的和諧的自然、社會環(huán)境，那智慧型檔案館帶來的則是更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、更高效的管理，更具文化內(nèi)涵的熏陶，智慧型檔案館模式也必將推動著檔案館在新的技術(shù)環(huán)境中催生出新的附加值，新的服務(wù)形態(tài)和多元化的系統(tǒng)機制。

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