畢業生的檔案存放精選(九篇)
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第1篇：畢業生的檔案存放范文
關鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業指導
中圖分類號：G641 文獻標識碼：A
1 高校畢業生報到證現狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發展的過程，它源于統包統分就業體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業體制下的“報到”，因而兼具服務性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業的高校畢業生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業證、學位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據，否則即使畢業了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發展。很多畢業生畢業時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認識到報到證的重要作用，認為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經濟體制下的產物，很多重要作用都已經隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經濟體制下仍然發揮著一定的社會作用：一是記載畢業生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構接收畢業生的有效文字證明，三是便于畢業生主管部門準確掌握各地學生的就業情況，更好地制定出促進高校畢業生就業的相關政策，四是為畢業生落實自己的檔案和戶口提供依據，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統招計劃內的學生、計算工齡、轉正定級、規定時間報到等。隨著市場經濟的發展和“自主擇業，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關報到證的法律依據，其合法性受到質疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學生才能享有；三是國家統招的全日制畢業生這個作用其實在畢業證上已經充分證明，并且全國聯網有據可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現在并沒有嚴格規定，很多畢業生畢業后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業生的報到證，很多學生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續也失去了它應有的意義；六是改派報到證手續繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學校介紹信、畢業證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經濟和精力負擔。
2 畢業生檔案管理的作用及方法
2.1畢業生檔案管理的作用
高校畢業生檔案管理工作其本質上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規定執行管理。畢業生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業通知書、年度鑒定表、實習材料等。主要記載了畢業生在校期間的思想表現、學習情況、家庭情況、社會實踐等內容，是用人單位錄用畢業生的重要參考依據，也是補辦相關畢業或學歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫保社保、落戶、升學、出國、移民等方面發揮重要作用。
2.2畢業生檔案管理的方法
很多畢業生在畢業時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規定，現階段對畢業生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權的畢業生可以直接將檔案從學校寄送至工作單位。其優勢是日后辦理保險、職稱轉正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實工作單位的畢業生，可以將檔案留校2年，兩年后若學生未對檔案作任何處理，學校會直接將檔案寄回生源地。其優勢是學校保管畢業生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學校的檔案永遠是學籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業時無論就業還是未就業都可以將檔案轉回生源地，優勢是辦理手續簡便，適合在生源地就業的畢業生，劣勢是如果以后不在生源地就業的話就需要重新轉遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機構，其優勢是便于隨時調取檔案，適合創業和靈活就業的學生，劣勢是畢業生與人才機構交流少，信息不暢。自從2015年《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構不再收費，導致很多人才機構拒絕收外地生源畢業生檔案。
3 畢業生報到證與檔案的關系
畢業生檔案去向和報到證去向既存在關系，又不完全相關。報到證是檔案投遞的依據，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
第2篇：畢業生的檔案存放范文
[關鍵詞]人事檔案；管理；普遍問題
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）03-253-01
隨著人事制度的改革，人事政策在全國的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問題，這些問題影響了檔案托管人員的利益和合法權益，也不利于人事檔案管理部門的長遠發展。在新聞媒體和網絡輿論已形成強大維權武器的信息時代，各管檔部門更應不斷提升自己的業務水平，緊跟時代步伐，借用科技手段，創新管理模式，促使檔案管理的規范化、科學化、專業化。
一、人事檔案管理人員的認識不夠
保管人事檔案是一項重要的職責，專職檔案管理人員不僅僅要遵從保密原則，保管住檔案，更要保管好檔案，這是新時代的必然要求。近幾年來，我國各機構改革力度大大加強，尤其是引進競爭機制的用人制度的改革打破了“鐵飯碗”時代，為各用人單位和社會各類人才提供了雙向選擇的機會，人才流動性大大加強，人動更加頻繁，這就要求從事檔案管理工作的部門積極、主動地為托管人員提供跟蹤服務，檔案管理人員的意識也要改變。僅僅停留在過去的“就檔案管檔案”的層面是不夠的，管檔人員還應具備“就人才管檔案”的認識，以人才為焦點，確保人才檔案的完整性和系統性。如果沒有這方面的意識，檔案管理創新的步伐就無法邁開，也難以適應新形勢下的新要求。
二、檔案管理配套設施不完善
檔案庫房設施簡陋，檔案室建設不標準、不規范、“六防”設備不配套的現象大大存在，有些部門連檔案管理的基礎設施都極度缺乏，這些配套設施的不完善不僅增加了檔案管理人員的勞動強度，直接影響了檔案的美觀整潔和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管檔風險。因此，管檔配套設施應緊跟科技的步伐，以確保安全、方便、快捷、高效地管理檔案。利用電子信息平臺和新興軟件技術登記管理信息勢在必行，系統化甚至網絡化管理措施的推行是現代化檔案管理的助推劑，是與人力資源公共信息市場化接軌的有力裝備，檔案管理的信息化水平依賴于配套設施的完善。
三、管理措施及收集工作力度不強
檔案管理人員在調閱檔案時都是采取手工方式，反復的手工接觸使檔案遭到磨損，人工的操作也容易導致檔案放置排列失誤，因此，借用先進技術手段，充分掌握現代化管理技能，提高檔案管理的信息化程度是做好檔案管理工作的新要求和檔案管理部門發展的必然方向。此外，收集、歸檔工作不到位、執行不嚴格也嚴重影響了檔案的質量，材料收集的全面性、完整性、及時性是充實檔案和提高檔案質量的前提。管檔部門應積極、主動地與各單位密切配合，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能充實豐富文件資料，避免歸檔遺漏，為用人單位和各類人才提供齊全、準確、可靠地檔案信息資源，使得滯留的死材料變為有效的活信息。
四、檔案管理人員素質不高
人事檔案至關重要，管檔人員也應是素質較高且有專業管理知識及計算機水平較高的人員。但是，就目前來看，大部分管檔人員都未進行嚴格選用，這就影響了管理的水平和效率。要擁有一支專業的管檔隊伍，各部門就必須嚴把選人關，例如，實行崗前培訓、定期考核、目標責任制等多種細則。優化自身隊伍建設是實現現代化管理的必備要求，也是提高人事檔案管理水平的原動力。
五、對人事檔案轉移渠道的宣傳解釋不到位
人事檔案屬保密材料，不得經由個人保管，必須專人專取專管。但是，社會上也有大部分高校將檔案交由畢業生個人自帶，這是對畢業生極不負責的行為，而且由于畢業生對人事檔案的重視程度不夠，往往私自將個人檔案拆封，甚至將其中的材料隨意處置，這就嚴重損害了畢業生的終身利益。目前，畢業生畢業后，人事檔案轉移渠道較多，有的直接滯留在高校，有的暫寄在畢業生就業指導中心，有的轉給用人單位，有的轉入人才機構。多種管理渠道一定程度上加強了人事檔案的流動性。而畢業生的就業方向不同，選擇人事檔案存放的渠道也應不同，例如，選擇就業的畢業生把檔案存放在正規的人才機構人才交流中心進行人事有利于以后的檔案工資調整、工齡計算、戶口遷移、辦理養老保險等，而繼續留在高校深造的學生將人事檔案存放在高校較妥，暫未落實工作單位的畢業生將檔案存放在畢業生就業指導中心較好。但是，就目前來看，由于高校和各檔案管理部門對人事檔案管理渠道的宣傳解釋力度不夠，變相地提高了檔案流失率。
所以，對檔案轉移的多種渠道的利弊還亟待加大力度宣傳和解釋，讓各類人才有針對性地選擇自己的人事檔案托管機構。
第3篇：畢業生的檔案存放范文
一、加強對高校畢業生的檔案管理
隨著畢業生的增加，存放于人才中心高校畢業生檔案逐年增加。畢業生檔案是記載個人學生時代學習經歷、學習成績、政治思想、品德作風及個人特長等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據，是畢業生綜合素質的集中反映。因此，要高度重視對高校畢業生檔案管理。
檔案對于學生來說是非常重要的，特別是對于大學生來說，如果畢業后沒有好好地管理自己的檔案將可能會丟失自己的干部身份，在校的時候，我們的檔案是屬于學籍檔案，如果在超過規定的時間沒有轉走學校內的檔案，那么我們的檔案將會打回戶籍所在的勞動局，一旦檔案打回戶籍所在的勞動局，那么我們將丟失了自己的干部身份，也就是說我們以后只能是工人身份，在社保各個方面，工人的待遇是比干部身份的差的。所以，為了避免我們丟失干部身份，我們在畢業的時候就可以將自己的檔案寄存在人才交流中心，從而確保自己的干部身份。
人才交流中心應適合新形勢的需要，通過各種途徑提高畢業生對檔案的認識。通過各種媒體向畢業生們宣傳檔案收集、轉遞、管理等檔案知識。讓畢業生們充分識到檔案不是可有可無的，它對今后就業、養老保險轉移、職稱評定、戶口等方面都有著舉足輕重的影響。
二、加快人才市場體系建設
重視人才市場體系建設，逐步建立起功能完善，機制健全，法規配套，指導及時，服務周到的人才市場體系。要強化信息交流服務功能，發揮人才市場在高校畢業生就業中的基礎性作用，開拓就業信息渠道，擴大信息量和規模，努力提高服務的覆蓋面，滿足高校畢業生和用人單位的需求。要積極推進資源共享，進一步加強人事部門、用人單位與高校畢業生之間的聯系，建立固定渠道，增進三方了解，加強彼此合作，實現畢業生就業市場、人才市場、勞動力市場相互貫通。要建立電子信息管理檔案，進一步完善高校畢業生電子信息管理檔案，及時掌握高校畢業生的基本情況，積極主動為大中專畢業生就業提供和創造機會。一是通過加強與高校、用人單位之間的聯系，比如可以在學校開展招聘會，人才交流中心通過自己所掌握到的招聘信息，邀請一些企業來高校開展招聘會；二是通過召開人才交流洽談會形式促進就業。加快畢業生就業市場的信息網絡建設，為畢業生了解市場需求，實現網上求職，提供更加方便快捷的服務。
三、加強畢業生就業前培訓
對未能實現就業的畢業生有針對性的免費進行更新知識、職業技能、創業等就業前培訓，增強自身競爭和自主創業能力，增加就業機率。針對部分學生的職業技能不強的實際，增加職業技能培訓，例如一些辦公軟件的實際操作。如果學生的職業資格證還沒考到，也可以參加人才交流中所開辦的培訓課堂，從而更好地考取資格證書。
第4篇：畢業生的檔案存放范文
論文摘要:學籍管理是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。結合工作實際，針對中職學校學籍檔案的管理進行了論述。
“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。職業教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業教育的學生層次差異較大，使得職業教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。
一、當前中等職業學生學籍檔案管理存在的問題
(一)人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。
人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。
(二)電子檔案網絡化管理存在瑕疵
學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而魚待解決。
(三)檔案作用發揮缺位
在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生學籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。
二、加強中職學校學生檔案管理的對策
(一)提高認識，樹立現代化檔案管理理念
隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性;進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。
(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
1、規范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
第5篇：畢業生的檔案存放范文
論文摘 要:本文結合筆者開發完成的山東凱文科技職業學院畢業生檔案管理系統,在詳細論述了本系統的分析與設計的基礎上,最終實現了基于b/s模式以asp.net技術、c#技術為支撐以后臺數據庫為基礎的在線高校畢業生檔案管理系統。
近年來,隨著高校的擴招,高校畢業人數不斷增加,畢業生檔案不斷膨脹,傳統的畢業生檔案管理方式已不能適應形勢發展的需要,直接影響了高校畢業生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統一的管理系統,學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統能為本院提供一個高質量、高效率的畢業生檔案管理系統,實現畢業生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應學院發展需要,開創通過校園局域網實現畢業生檔案信息管理無紙辦公協同工作的時代。
1系統架構與技術分析
1.1 系統架構
系統是基于web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層b/s(browser/server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。
1.2 技術分析
本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用b/s體系結構。在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受web服務器傳遞的web頁面數據;web服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的sql語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給web服務器,web服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,b/s結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟web服務器交換數據,數據安全性比較高。
2系統需求分析
針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。
3系統功能設計
由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。
系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。
(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護—— 按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護—— 根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。
(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。
4數據庫設計及系統實現
4.1 數據庫設計
根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號—— 檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執—— 由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。
由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。
4.2 系統實現
本系統基于asp.net平臺開發,用visualstudio.net2005作為開發環境, 界面設計采用了dreamweave,iis作為web服務器,數據存儲采用access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
5結語
本系統提高了我校畢業生檔案管理的工作效率,方便了畢業生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業生與我校畢業生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業生檔案管理系統創建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學生檔案管理的規范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。
參考文獻
[1] 周新邵.基于asp技術的網上高校畢業生檔案管理系統的設計與實現[j].湖南科技學院學報,2007.
第6篇：畢業生的檔案存放范文
【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案管理 對策與思考
隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。
1 我市高校畢業生檔案管理工作現狀
高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。
2 存在的主要問題
(1)管理機構不統一
我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。
(2)轉遞渠道不規范
現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。
(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。
3 對策建議
(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。
(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面。現在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
第7篇：畢業生的檔案存放范文
【關鍵詞】普通高校；學生檔案；管理
在市場經濟及人才市場的影響下，高校畢業生由最初的統一分配轉變為“雙向選擇”，學生在畢業之時自主進行選擇，或升學或創業或就業。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數學生無檔案意識，在離校前不關心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學校學生檔案如何高效、有序管理是現在高校面臨的普遍問題。
一、高校學生檔案管理存在的問題
（一）歸檔內容不全。學生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學生檔案中多數只裝入學生基本的檔案內容。學生檔案記載了一個人成長發展的過程，它包括了在校期間的生活學習情況，如高考記錄、學員鑒定、成績總表、畢業生登記表、入團入黨材料等等，但是學生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學生檔案。學生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關于學生創新能力、實踐能力、技術能力等材料也沒有裝入其中。
（二）管理手段落后。高校在校學生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導員為直接管理者，每個學生的檔案為手工操作管理，在增加內容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業性、技術性。現有的檔案管理方式與現代化的高等教育快速發展相比已越來越不適應。
（三）畢業生檔案滯留現象嚴重。學生在校期間沒有受到關于檔案知識的教育，對檔案的內容、功能、管理、寄存等認識模糊，學校在學生畢業時也不告知檔案去向。就業時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現象，檔案滯留現象嚴重。
（四）檔案意識不強。1.教職工檔案意識不強。大多從事學生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業學習，學校統一通知要給學生裝檔案的材料就統一給每一位學生裝入檔案袋中。屬于“批量生產、批量管理”，沒有注意個別學生其他需裝入檔案袋的材料，造成學生檔案不完整、不齊全。2.學生檔案意識不強。由于現在就業方式的改變，很多用人單位只和學生簽訂勞動合同，注重的是畢業證、學位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務中心；一些畢業生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學校或人才交流服務中心而無法建檔。有的學生畢業前的實習單位和正式畢業后的單位有變動，不及時告知學校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉遞到新單位，造成檔案丟失。
二、普通高校學生檔案管理問題的成因分析
（一）學生檔案管理崗位職責不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責落實不到位。輔導員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學生流動性強，信息更新、處理不及時。
（二）學生就業方式多樣化。畢業生擇業方式多樣化，檔案的投遞需要機要局進行轉遞，但是機要局規定接收機要件的單位必須是縣團級以上的黨政機關和企事業單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產生了不小的限制。
（三）檔案管理不受重視。檔案管理規定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設備。無專門的學生檔案管理經費，使檔案工作處于無發展狀態，與日趨高速發展的教學管理不相適應。
（四）學生個人不重視。根據《高等學校學生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規定：學生個人不能查閱自己的檔案材料。學生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學生足夠的重視。還有的學生認為自己畢業后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉走，使其成為“無頭檔案”。
三、學生檔案管理探究
（一）將學生檔案管理知識納入學生入學教育中。在學生進入高校時，組織學生學習個人檔案中涉及的檔案內容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學生檔案的轉遞等相關學生檔案管理制度、章程。一是讓學生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準備，主動將材料交到學生檔案管理老師處，信息變動時及時進行報告，畢業時將檔案轉到單位或人才服務交流中心，保證檔案的安全、不丟失。
（二）明確檔案管理人員的工作職責。學生檔案管理實行統一管理，由至少2名專人負責，在其中1人變動時保證檔案工作的連續性。每年進行一次登記和統計，并認真核實，發現問題及時解決。
（三）保障檔案管理建設經費。檔案管理要求嚴格的庫房管理條件，要保證檔案庫房達到要求，就必須保障經費。除檔案工作所需硬件設備外，檔案庫房還必須配備加濕機、除濕機、空調、滅火器等設施設備，有條件的學校還應該配備密集架進行檔案存放。
（四）學生信息數字化。在學生畢業前夕應將學生在校的德、智、體主要表現和學生歷年成績輸入計算機，在紙質檔案投遞出去以后保證學校留存學生的個人信息，若學生檔案因各種原因丟失學校可以提供補辦檔案業務。 （下轉第133頁）（上接第148頁）
（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數學生在畢業之后能順利地將檔案轉遞到學生工作的單位或人才服務中心，除此之外還有退學、因故死亡、休學等其他學生在尚未畢業就終止學業的，其檔案應分類管理，不能直接投送到人才服務中心。
【參考文獻】
第8篇：畢業生的檔案存放范文
檔案事關“寶貴的干部身份”，還涉及到職稱評定、醫療、失業、養老等各類社會保障， 于是， 以上兩類畢業生只好抓緊最后一根“救命稻草”―――找掛靠單位搞假接收。
學校需要就業率促畢業生簽約，某些用人單位大章一蓋趁機創收，而學生要保住自己的干部身份，這就業協議上的三方，再添上順便掙點錢的人才市場和那些無奈的畢業生家長們，構成了一條奇怪的“就業生態鏈”。
她早被統計為“已就業”
魯麗是去年6月份從北京一所高校畢業的，每個月，她都要去某企業合作公司交存檔費，還要去銀行存入300多元三險費用。待業在家的魯麗，在許多部門的統計數據里，早就已經就業了。
“找到工作但工作單位不簽三方協議的同學，可以另找掛靠單位；沒找到工作的，也可以找一些用人單位幫忙搞假接收”。畢業前，在沒有簽訂“三方協議”的同學中，師哥師姐們傳授的“經驗”幾乎人人皆知。
魯麗從2007年1月起就在一家行業雜志社實習，“實際上，那家雜志社非常小，效益也不好。”魯麗承認，自己去那實習是因為雜志社屬于某研究院，而那家研究院可是正牌的“國家單位”，因此，“雜志社可以解決戶口以及管理檔案。”然而，2007年5月初，魯麗卻接到一個致命的通知，雜志社的“就業接收指標”已經被別人給占了。無望的魯麗離開雜志社，家里動用了大量在京親朋好友的力量，終于找到這家名為某企業合作公司的人才公司，付了6萬元錢，公司和魯麗簽訂了“三方協議”，并接收了非北京生源魯麗的戶口，為其保管檔案。
盡管魯麗并沒有在這家公司上班，簽訂的“三方協議”也是虛假的，但為了自己的女兒，魯麗的家長還是掏出了腰包，違心地做了這一切。
鉆空子假接收大有市場
今年，北京各高校的畢業生工作提前了，對“三方協議”也是催得緊上加緊。一位畢業生在網上貼帖，“我們的就業率轉眼就達到98%以上了！所有沒正式簽訂‘三方協議’的同學，老師都苦口婆心地勸你上交協議，幫助學校增加就業率，假的也行。我們班的同學都交了。”
顯然，為高校畢業生辦理假接收是國家明令禁止的行為。可是，令行禁不止，倒指標假接收依然大有市場。
據了解，在北京，國家對很多高新科技企業在政策上進行扶持，這些企業向人事部門申請進京指標也相對容易些，其中就有些“管理靈活”的企業利用這種優勢倒賣指標。為一個畢業生解決北京戶口收費幾乎都在3萬元以上，“2007年行情是最少5萬元。”魯麗說。少數企業每年僅以此就可入賬近百萬元，而掛靠在企業里的畢業生并不能上崗，只是個空名。
還有一些企業和人才市場合作，為畢業生辦理假接收，解決其派遣證問題。“三方協議”上蓋上企業的章，檔案存放在人才市場，人才市場每年收一筆存檔費。據《青年時報》報道，杭州大批人才公司靠鉆政策空子吃飯，為畢業大學生搞假接收。代簽一份協議，公司多則可賺200元，最少也可以掙100元，而僅僅一個小公司的業務量每年就能達到幾千份，收入達幾十萬。
干部身份成“金字招牌”
“其實我辦假接收主要為了干部身份。”魯麗直言不諱地說。一般本科生畢業時的去向包括：派遣、升學、出國、緩分、待分，等等。其中，派遣就是指“ 簽訂了三方協議，用人單位以正式編制方式接收畢業生，畢業生檔案由學校統一轉到用人單位指定的存檔地址。”實習期滿轉正之后，畢業生才可獲得干部身份。一位已畢業的網友勸誡應屆畢業生：“哪怕你的戶口、檔案轉回家，也要在家找個單位搞假接收，只要這個公司有公章，能存活到你轉正為止，你就可以保住干部身份！”
而未簽訂“三方協議”的畢業生，按照相關規定，最遲在兩年內將失去其干部身份。許多高校都明確通知畢業生，“請務必要在兩年內回校辦理‘三方協議’，逾期將無法再辦理報到手續，失去干部身份，檔案轉至戶口所在街道辦事處。”記者以家屬身份致電教育部，對方確信了這點，稱就業協議和派遣證是捆綁在一起的，不簽“三方協議”，一段時間后派遣證失效，將失去干部身份。
對于干部身份與工人身份的區別，教育部工作人員稱，現在幾乎沒有差別。但事實上畢業生都知道，主要看在什么性質單位就業，如果是在民營企業，那影響就很小。如果是在國企、機關、事業單位，影響就會比較大。而以后如果換工作，沒有干部身份，對工作單位之間的銜接也會有一定影響。
“如果當初我沒花那6萬元，我的戶口和檔案就應該回本省，二年后派遣證就失效了，無法再改派。”魯麗說，“而現在，我可以以干部身份在北京流動。”
就業率事關高校存活
“先簽就業協議，才能領取畢業證。”2008年7月8日，《楚天都市報》報道了江漢大學衛生職業技術學院的這項規定，老師給學生群發短信稱“帶蓋了章的就業協議書來學校拿畢業證，隨便什么單位的章子都行。”對此，校方解釋一語道破天機，“這樣學校就能統計出就業率，而就業率會直接影響到學校的招生。”
就業率，在高校看來關系重大，影響到新生的招收規模、重點學科的建設等等。在《教育部關于促進高校畢業生就業工作的若干意見》中規定：要把畢業生就業率作為評議高校設置的主要依據和參數；凡就業率低的學校，一般不得評為優秀；對畢業生就業工作做得好的學校，適當核撥經費等。而從2005年開始，教育部和其他有關部門就表示，高校招生計劃與畢業生就業狀況要進行適度硬性掛鉤，就業率連續3年不足30%的專業要減少招生甚至停止招生。
也因此，圍著就業率指揮棒轉的高校，屢屢爆出“沒就業協議答辯成績不合格”、“沒就業協議不能領取畢業證”、“黨員同學必須要帶頭簽就業協議”的新聞。
頭頂“高就業率”的光環，學校招攬了更多新生入校；用人單位順利地享受著“假接收”的創收大餐；人才市場則增添了不少“存檔費”的額外收入。而在“就業生態鏈”里，魯麗們在為這一切買單。
“三方協議”該變身了
“三方協議”，是《全國普通高等學校畢業生就業協議書》的俗稱。1997年，原國家教育委員會頒布的《普通高等學校畢業生就業工作暫行規定》第二十四
條明確：“經供需見面和雙向選擇后，畢業生、用人單位和高等學校應當簽訂畢業生就業協議書，作為制定就業計劃和派遣的依據。”
在內容上，“三方協議”既包括了學校對學生的就業過程進行行政管理的內容，例如移轉學生檔案、發放報到證，也包括用人單位和學生平等自愿協商的內容，例如違約金。
應當說，“三方協議”當時還是很起作用的。1998年，小文從山西一所財經類的高校畢業，拿著“三方協議”的小文正式進入了國有企業山西建工集團工作。據小文回憶，當時雖是雙向選擇，但大學生很少選擇私營企業，而國有企業、事業單位也幾乎不簽訂勞動合同。“三方協議當時幾乎是惟一的正式勞動關系憑證！”
然而，10年過去了，勞動領域里發生了太多的變化。
今天，民營企業已成畢業生最大雇主。據麥可思公司“2007屆大學畢業生求職與工作能力調查”顯示，民營企業共雇用2007屆本科畢業生73.3萬人，占本科畢業生就業人數的36.2％，超過第二位的國有企業近十個百分比。同時，我國也出臺了一系列新的勞動法律法規，如《勞動合同法》、《就業促進法》、《勞動爭議調解仲裁法》，但其中對“三方協議”均無規定。
第9篇：畢業生的檔案存放范文
關鍵詞：人才培養目標 學籍檔案 學生學籍管理
高職教育以培養高素質技能型人才為己任。構建現代職業教育體系的切入點是實現中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業教學標準、教育教學過程、人才培養模式、教師培養培訓、不同層次交際間合作、教育質量評價體系、行業指導和企業參與體系、實訓條件技術水平等方面實現緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學生管理工作和學生學籍管理必須服務于高職教育的人才培養目標。以人才培養目標為視角，創新學生學籍管理機制成為新的課題。
1 高職學生學籍檔案管理的特征
1.1 應用性 從人才培養模式、目標和任務去看，高職院校主要培養一線中急需的技能型、應用型人才，這必然決定了高職院校學生檔案，除了主要記載普通高校學生在校期間的學習生活情況、成績材料，以及黨、團材料之外，更加重要的是學生專業技能檔案、藝術素養檔案、綜合素質考核檔案等集中反映的應用性為主的檔案特征。
1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學生構成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉入學生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優質生源，使得學生的來源地更加豐富。生源地區的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。
1.3 周期性 高職院校學生檔案除了隨高考招生而來又隨著學生畢業就業而走的學生檔案的特征之外，又因其學制短、流動性強、穩定性差，使得周期性的特點更為突出。
2 學生學籍檔案管理的重要性
2.1 學籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學生就業、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學歷證明或在校情況。學籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業教育，學籍檔案及其利用對學生就業及創業攸關重要。
2.2 學籍檔案工作是驗證高職教育人才培養目標和教育質量和水平的關鍵 高職教育是以培養一線所需的高素質高技能人才為目標任務，學生學籍檔案記載著在校期間學院教學、教育過程。高職教育必須走產學研結合，以服務區域經濟，凸顯產業特色的辦學路子，工學結合、校企合作成為主要的教學模式；凸顯綜合素質，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學籍檔案工作記載教學教育過程，驗證著教學質量和教育水平，成為重要的考核評估依據。
2.3 學籍檔案工作是為高職院校畢業生就業搞好服務的關鍵 學籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應往往產生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發展。要求更高，畢業生要實現自己的價值，就要經受社會的考驗和挑選。學籍檔案記載的所有內容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實，得到的保障就越有利。
3 服務人才培養目標的高職學生學籍檔案管理的舉措
針對學生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強化領導力量和責任意識管理、檔案人員要專業化、檔案材料要規范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現代化，以期有助于高職人才培養和教育目標的實現。
3.1 人才培養目標引領，強化領導指導作用 學生檔案是全面反映院校培養教育學子，提高其綜合素質的第一手資料，是校方舉薦畢業生升學就業的權威性材料，也是學生走出校門，參與社會工作的重要依據。誠然，沒有堅強的具體領導，就沒有持久的強有力的工作措施。院校領導與全體教職工都要強化學生檔案意識，自覺支持做好、做精學生檔案工作。首先，院校要把學生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標管理，把學生檔案建設當作院校一項重大的基礎性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結學生管理工作的同時，要布置、檢查、總結學生檔案工作。其次，“業精于勤而貴于專”，要在學工部編配懂業務、會管理的負責人專門分工管理檔案隊伍管理和檔案建設工作，非常必要和重要。第三，要認真落實當前檔案管理中專職人員、經費、設備等幾個急需解決的問題，做到人員落實，目標落實，責任落實，經費到位，設備到位。
3.2 檔案管理人員要專業化 任何事業的振興，關鍵在于人才；沒有專業人才，就沒有專業化創新，更不會創造出專業化成果。檔案員落實到位，可采取送出去、請進來的辦法。對學生管理部門的有關人員和檔案員進行專業培訓，學習基本知識，掌握檔案管理與現代化建設的內容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴格制度，明確職責，實行目標管理，誠心實意為生服務，在實踐中不斷提高管理水平。通過培訓組建起一支覺悟高、作風硬、業務精，比較穩定的檔案隊伍。
3.3 檔案材料整理規范化 在檔案專業隊伍組建的同時，院校學工部要依據學生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細計劃安排，集中力量，統一時間，統一目標，統一要求，對現存學生檔案進行一次徹底的收集整理。應由學工部協調各系部領導具體負責，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導員嚴格按照檔案管理中的有關規定，限期高質量、高水平地完成學生檔案重新收集整理，徹底改變學生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現代化奠定基礎。具體設想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實要真實；評定要公正；紙張要統一；書寫要規范；字跡要工整。除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。特別是學生所參與的各種社會實踐材料，學生優秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發明創造證書等復印件，建議應全部列入收集歸檔范圍。學年度班主任、輔導員鑒定要根據學生實際，盡量能真實地反映出各個學生的正能量和德、智、能、績特點。檔案材料整理基本結束后，要按時序裝入正規檔案袋，填寫封面目錄，做到內外名稱一致，順序一致。一定要經校方組織專門人員認真驗收、認同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關規定，統一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。
3.4 檔案利用傳遞要制度化 經驗教訓我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補的損失或困難。凡需調出、轉入的學生檔案，必須嚴格按照保密制度規定的程序進行。如填寫傳遞單-填寫轉檔登記-嚴密包封-通過機要傳遞-檢查收存回執-回執來退的應在一月之內及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務中心”等具有管理檔案資格的機構。若用人單位不具備保管條件的，應送所在地的人事部門所屬的人才交流服務中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現象的發生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業生檔案中能夠體現其德、智、能、績的綜合材料，如學生成績表、畢業生登記表、畢業生實習鑒定等最基礎性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學生的學籍檔案中。便于個別學生檔案丟失后，作為重新建檔的依據。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發生。
3.5 管理手段現代化 任何事業如逆水行舟，不進則退。當前已進入信息現代化時代，隨著職教事業的迅猛發展，信息技術革命也為院校學生檔案建設手段現代化提供了可靠保證。面對學生檔案數量增大，項目增多，質量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業方式多元化，投寄單位眾多等特點，原有的學生檔案建設與管理手段顯然已不適應巨變的形勢。加快推進院校學生檔案建設與管理手段的現代化，確實成為時代之要求，改革創新之必須。院校應舍得投資，與時俱進，充分利用現有之人才、設施，搶抓機遇，創新工作，以生為本，追求卓越，逐步實現學生檔案管理現代化。
總之，學生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項十分繁瑣、量大面寬的基礎性工作。“始于至誠、終于至善”。通過強化指導、責任問究，組建專業隊伍，專業培訓，重視收集整理，傳遞建制，手段現代化等科學開創工作，緊貼高職人才培養目標，切實發揮學生學籍檔案的重要作用。
參考文獻：
[1]李霞.高職院校學生學籍檔案管理若干思考[J].岳陽職業技術學院學報，2010年5月：122-123.
[2]卞婕.高職院校學生學籍檔案管理工作的問題及對策[J].辦公室業務，2012年6月：111-112.
