畢業(yè)生的檔案存放精選(九篇)

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第1篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

關(guān)鍵詞：報(bào)到證 檔案管理 思想教育 就業(yè)指導(dǎo)

中圖分類號：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 高校畢業(yè)生報(bào)到證現(xiàn)狀及其利弊

報(bào)到證的歷史是一個不斷發(fā)展的過程，它源于統(tǒng)包統(tǒng)分就業(yè)體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業(yè)體制下的“報(bào)到”，因而兼具服務(wù)性、政治性和管理性。

1.1報(bào)到證的社會作用

面臨畢業(yè)的高校畢業(yè)生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業(yè)證、學(xué)位證外，還需要用心管理好自己的報(bào)到證、檔案、戶口，而這個報(bào)到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據(jù)，否則即使畢業(yè)了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發(fā)展。很多畢業(yè)生畢業(yè)時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認(rèn)識到報(bào)到證的重要作用，認(rèn)為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報(bào)到證雖然是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，很多重要作用都已經(jīng)隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經(jīng)濟(jì)體制下仍然發(fā)揮著一定的社會作用：一是記載畢業(yè)生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生的有效文字證明，三是便于畢業(yè)生主管部門準(zhǔn)確掌握各地學(xué)生的就業(yè)情況，更好地制定出促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)政策，四是為畢業(yè)生落實(shí)自己的檔案和戶口提供依據(jù)，五是檔案材料的重要組成部分。

1.2報(bào)到證的弊端

報(bào)到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統(tǒng)招計(jì)劃內(nèi)的學(xué)生、計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級、規(guī)定時間報(bào)到等。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和“自主擇業(yè)，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復(fù)存在，報(bào)到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關(guān)報(bào)到證的法律依據(jù)，其合法性受到質(zhì)疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學(xué)生才能享有；三是國家統(tǒng)招的全日制畢業(yè)生這個作用其實(shí)在畢業(yè)證上已經(jīng)充分證明，并且全國聯(lián)網(wǎng)有據(jù)可查，報(bào)到證這個作用顯得多余；四是報(bào)到證期限現(xiàn)在并沒有嚴(yán)格規(guī)定，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一兩年都沒有去報(bào)到；五是絕大部分回原籍的報(bào)到證與工作單位不是同一個地方，報(bào)到地也根本不看畢業(yè)生的報(bào)到證，很多學(xué)生的工作單位也不知道報(bào)到證是什么，因而履行報(bào)到手續(xù)也失去了它應(yīng)有的意義；六是改派報(bào)到證手續(xù)繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因?yàn)閳?bào)到證白聯(lián)在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學(xué)校介紹信、畢業(yè)證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學(xué)生為了一次改派至少得耗費(fèi)2個工作日，并且改派還要收取150元的費(fèi)用，加上路途費(fèi)用等，無疑又是一筆經(jīng)濟(jì)和精力負(fù)擔(dān)。

2 畢業(yè)生檔案管理的作用及方法

2.1畢業(yè)生檔案管理的作用

高校畢業(yè)生檔案管理工作其本質(zhì)上是一項(xiàng)政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統(tǒng)一、便于利用、維護(hù)檔案完整與安全的原則，按規(guī)定執(zhí)行管理。畢業(yè)生檔案主要包括高考錄取材料，黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業(yè)通知書、年度鑒定表、實(shí)習(xí)材料等。主要記載了畢業(yè)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況、社會實(shí)踐等內(nèi)容，是用人單位錄用畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，也是補(bǔ)辦相關(guān)畢業(yè)或?qū)W歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫(yī)保社保、落戶、升學(xué)、出國、移民等方面發(fā)揮重要作用。

2.2畢業(yè)生檔案管理的方法

很多畢業(yè)生在畢業(yè)時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業(yè)后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補(bǔ)辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規(guī)定，現(xiàn)階段對畢業(yè)生的檔案管理主要有如下方法：

一是落實(shí)了工作單位且用人單位有人事管理權(quán)的畢業(yè)生可以直接將檔案從學(xué)校寄送至工作單位。其優(yōu)勢是日后辦理保險(xiǎn)、職稱轉(zhuǎn)正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。

二是沒有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，可以將檔案留校2年，兩年后若學(xué)生未對檔案作任何處理，學(xué)校會直接將檔案寄回生源地。其優(yōu)勢是學(xué)校保管畢業(yè)生檔案安全可靠、不收費(fèi)用，劣勢是存在學(xué)校的檔案永遠(yuǎn)是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。

三是畢業(yè)時無論就業(yè)還是未就業(yè)都可以將檔案轉(zhuǎn)回生源地，優(yōu)勢是辦理手續(xù)簡便，適合在生源地就業(yè)的畢業(yè)生，劣勢是如果以后不在生源地就業(yè)的話就需要重新轉(zhuǎn)遞檔案，重新改辦報(bào)到證。

四是把檔案存放在人才機(jī)構(gòu)，其優(yōu)勢是便于隨時調(diào)取檔案，適合創(chuàng)業(yè)和靈活就業(yè)的學(xué)生，劣勢是畢業(yè)生與人才機(jī)構(gòu)交流少，信息不暢。自從2015年《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機(jī)構(gòu)不再收費(fèi)，導(dǎo)致很多人才機(jī)構(gòu)拒絕收外地生源畢業(yè)生檔案。

3 畢業(yè)生報(bào)到證與檔案的關(guān)系

畢業(yè)生檔案去向和報(bào)到證去向既存在關(guān)系，又不完全相關(guān)。報(bào)到證是檔案投遞的依據(jù)，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報(bào)到證，檔案憑借報(bào)到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報(bào)到證抬頭”是兩碼相關(guān)的事，一般報(bào)到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。

第2篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；普遍問題

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）03-253-01

隨著人事制度的改革，人事政策在全國的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當(dāng)前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問題，這些問題影響了檔案托管人員的利益和合法權(quán)益，也不利于人事檔案管理部門的長遠(yuǎn)發(fā)展。在新聞媒體和網(wǎng)絡(luò)輿論已形成強(qiáng)大維權(quán)武器的信息時代，各管檔部門更應(yīng)不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，緊跟時代步伐，借用科技手段，創(chuàng)新管理模式，促使檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。

一、人事檔案管理人員的認(rèn)識不夠

保管人事檔案是一項(xiàng)重要的職責(zé)，專職檔案管理人員不僅僅要遵從保密原則，保管住檔案，更要保管好檔案，這是新時代的必然要求。近幾年來，我國各機(jī)構(gòu)改革力度大大加強(qiáng)，尤其是引進(jìn)競爭機(jī)制的用人制度的改革打破了“鐵飯碗”時代，為各用人單位和社會各類人才提供了雙向選擇的機(jī)會，人才流動性大大加強(qiáng)，人動更加頻繁，這就要求從事檔案管理工作的部門積極、主動地為托管人員提供跟蹤服務(wù)，檔案管理人員的意識也要改變。僅僅停留在過去的“就檔案管檔案”的層面是不夠的，管檔人員還應(yīng)具備“就人才管檔案”的認(rèn)識，以人才為焦點(diǎn)，確保人才檔案的完整性和系統(tǒng)性。如果沒有這方面的意識，檔案管理創(chuàng)新的步伐就無法邁開，也難以適應(yīng)新形勢下的新要求。

二、檔案管理配套設(shè)施不完善

檔案庫房設(shè)施簡陋，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范、“六防”設(shè)備不配套的現(xiàn)象大大存在，有些部門連檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施都極度缺乏，這些配套設(shè)施的不完善不僅增加了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，直接影響了檔案的美觀整潔和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管檔風(fēng)險(xiǎn)。因此，管檔配套設(shè)施應(yīng)緊跟科技的步伐，以確保安全、方便、快捷、高效地管理檔案。利用電子信息平臺和新興軟件技術(shù)登記管理信息勢在必行，系統(tǒng)化甚至網(wǎng)絡(luò)化管理措施的推行是現(xiàn)代化檔案管理的助推劑，是與人力資源公共信息市場化接軌的有力裝備，檔案管理的信息化水平依賴于配套設(shè)施的完善。

三、管理措施及收集工作力度不強(qiáng)

檔案管理人員在調(diào)閱檔案時都是采取手工方式，反復(fù)的手工接觸使檔案遭到磨損，人工的操作也容易導(dǎo)致檔案放置排列失誤，因此，借用先進(jìn)技術(shù)手段，充分掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理的信息化程度是做好檔案管理工作的新要求和檔案管理部門發(fā)展的必然方向。此外，收集、歸檔工作不到位、執(zhí)行不嚴(yán)格也嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，材料收集的全面性、完整性、及時性是充實(shí)檔案和提高檔案質(zhì)量的前提。管檔部門應(yīng)積極、主動地與各單位密切配合，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能充實(shí)豐富文件資料，避免歸檔遺漏，為用人單位和各類人才提供齊全、準(zhǔn)確、可靠地檔案信息資源，使得滯留的死材料變?yōu)橛行У幕钚畔ⅰ?/p>

四、檔案管理人員素質(zhì)不高

人事檔案至關(guān)重要，管檔人員也應(yīng)是素質(zhì)較高且有專業(yè)管理知識及計(jì)算機(jī)水平較高的人員。但是，就目前來看，大部分管檔人員都未進(jìn)行嚴(yán)格選用，這就影響了管理的水平和效率。要擁有一支專業(yè)的管檔隊(duì)伍，各部門就必須嚴(yán)把選人關(guān)，例如，實(shí)行崗前培訓(xùn)、定期考核、目標(biāo)責(zé)任制等多種細(xì)則。優(yōu)化自身隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必備要求，也是提高人事檔案管理水平的原動力。

五、對人事檔案轉(zhuǎn)移渠道的宣傳解釋不到位

人事檔案屬保密材料，不得經(jīng)由個人保管，必須專人專取專管。但是，社會上也有大部分高校將檔案交由畢業(yè)生個人自帶，這是對畢業(yè)生極不負(fù)責(zé)的行為，而且由于畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠，往往私自將個人檔案拆封，甚至將其中的材料隨意處置，這就嚴(yán)重?fù)p害了畢業(yè)生的終身利益。目前，畢業(yè)生畢業(yè)后，人事檔案轉(zhuǎn)移渠道較多，有的直接滯留在高校，有的暫寄在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，有的轉(zhuǎn)給用人單位，有的轉(zhuǎn)入人才機(jī)構(gòu)。多種管理渠道一定程度上加強(qiáng)了人事檔案的流動性。而畢業(yè)生的就業(yè)方向不同，選擇人事檔案存放的渠道也應(yīng)不同，例如，選擇就業(yè)的畢業(yè)生把檔案存放在正規(guī)的人才機(jī)構(gòu)人才交流中心進(jìn)行人事有利于以后的檔案工資調(diào)整、工齡計(jì)算、戶口遷移、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，而繼續(xù)留在高校深造的學(xué)生將人事檔案存放在高校較妥，暫未落實(shí)工作單位的畢業(yè)生將檔案存放在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心較好。但是，就目前來看，由于高校和各檔案管理部門對人事檔案管理渠道的宣傳解釋力度不夠，變相地提高了檔案流失率。

所以，對檔案轉(zhuǎn)移的多種渠道的利弊還亟待加大力度宣傳和解釋，讓各類人才有針對性地選擇自己的人事檔案托管機(jī)構(gòu)。

第3篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

一、加強(qiáng)對高校畢業(yè)生的檔案管理

隨著畢業(yè)生的增加，存放于人才中心高校畢業(yè)生檔案逐年增加。畢業(yè)生檔案是記載個人學(xué)生時代學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、政治思想、品德作風(fēng)及個人特長等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的集中反映。因此，要高度重視對高校畢業(yè)生檔案管理。

檔案對于學(xué)生來說是非常重要的，特別是對于大學(xué)生來說，如果畢業(yè)后沒有好好地管理自己的檔案將可能會丟失自己的干部身份，在校的時候，我們的檔案是屬于學(xué)籍檔案，如果在超過規(guī)定的時間沒有轉(zhuǎn)走學(xué)校內(nèi)的檔案，那么我們的檔案將會打回戶籍所在的勞動局，一旦檔案打回戶籍所在的勞動局，那么我們將丟失了自己的干部身份，也就是說我們以后只能是工人身份，在社保各個方面，工人的待遇是比干部身份的差的。所以，為了避免我們丟失干部身份，我們在畢業(yè)的時候就可以將自己的檔案寄存在人才交流中心，從而確保自己的干部身份。

人才交流中心應(yīng)適合新形勢的需要，通過各種途徑提高畢業(yè)生對檔案的認(rèn)識。通過各種媒體向畢業(yè)生們宣傳檔案收集、轉(zhuǎn)遞、管理等檔案知識。讓畢業(yè)生們充分識到檔案不是可有可無的，它對今后就業(yè)、養(yǎng)老保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、職稱評定、戶口等方面都有著舉足輕重的影響。

二、加快人才市場體系建設(shè)

重視人才市場體系建設(shè)，逐步建立起功能完善，機(jī)制健全，法規(guī)配套，指導(dǎo)及時，服務(wù)周到的人才市場體系。要強(qiáng)化信息交流服務(wù)功能，發(fā)揮人才市場在高校畢業(yè)生就業(yè)中的基礎(chǔ)性作用，開拓就業(yè)信息渠道，擴(kuò)大信息量和規(guī)模，努力提高服務(wù)的覆蓋面，滿足高校畢業(yè)生和用人單位的需求。要積極推進(jìn)資源共享，進(jìn)一步加強(qiáng)人事部門、用人單位與高校畢業(yè)生之間的聯(lián)系，建立固定渠道，增進(jìn)三方了解，加強(qiáng)彼此合作，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)市場、人才市場、勞動力市場相互貫通。要建立電子信息管理檔案，進(jìn)一步完善高校畢業(yè)生電子信息管理檔案，及時掌握高校畢業(yè)生的基本情況，積極主動為大中專畢業(yè)生就業(yè)提供和創(chuàng)造機(jī)會。一是通過加強(qiáng)與高校、用人單位之間的聯(lián)系，比如可以在學(xué)校開展招聘會，人才交流中心通過自己所掌握到的招聘信息，邀請一些企業(yè)來高校開展招聘會；二是通過召開人才交流洽談會形式促進(jìn)就業(yè)。加快畢業(yè)生就業(yè)市場的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為畢業(yè)生了解市場需求，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上求職，提供更加方便快捷的服務(wù)。

三、加強(qiáng)畢業(yè)生就業(yè)前培訓(xùn)

對未能實(shí)現(xiàn)就業(yè)的畢業(yè)生有針對性的免費(fèi)進(jìn)行更新知識、職業(yè)技能、創(chuàng)業(yè)等就業(yè)前培訓(xùn)，增強(qiáng)自身競爭和自主創(chuàng)業(yè)能力，增加就業(yè)機(jī)率。針對部分學(xué)生的職業(yè)技能不強(qiáng)的實(shí)際，增加職業(yè)技能培訓(xùn)，例如一些辦公軟件的實(shí)際操作。如果學(xué)生的職業(yè)資格證還沒考到，也可以參加人才交流中所開辦的培訓(xùn)課堂，從而更好地考取資格證書。

第4篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

    論文摘要:學(xué)籍管理是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。結(jié)合工作實(shí)際，針對中職學(xué)校學(xué)籍檔案的管理進(jìn)行了論述。

    “學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。職業(yè)教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業(yè)教育的學(xué)生層次差異較大，使得職業(yè)教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。

    一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問題

    (一)人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。

    人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。

    (二)電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵

    學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而魚待解決。

    (三)檔案作用發(fā)揮缺位

    在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場用人機(jī)制的大環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務(wù)中職學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

    二、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對策

    (一)提高認(rèn)識，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

    隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，就要實(shí)現(xiàn)從上到下的思想轉(zhuǎn)變。一方面，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價值、地位和作用，意識到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性;進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，強(qiáng)化檔案管理意識，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，加強(qiáng)對學(xué)校檔案信息的綜合分析和深度利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作從簡單的管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把學(xué)校檔案管理部門建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學(xué)校檔案資源的開發(fā)利用。

    (二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

    1、規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

第5篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

論文摘 要:本文結(jié)合筆者開發(fā)完成的山東凱文科技職業(yè)學(xué)院畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),在詳細(xì)論述了本系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上,最終實(shí)現(xiàn)了基于b/s模式以asp.net技術(shù)、c#技術(shù)為支撐以后臺數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)。

近年來,隨著高校的擴(kuò)招,高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。學(xué)院對于畢業(yè)生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學(xué)生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費(fèi)力、費(fèi)時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個高質(zhì)量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需要,開創(chuàng)通過校園局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無紙辦公協(xié)同工作的時代。

1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析

1.1 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)是基于web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層b/s(browser/server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

1.2 技術(shù)分析

本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用b/s體系結(jié)構(gòu)。在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請求,并接受web服務(wù)器傳遞的web頁面數(shù)據(jù);web服務(wù)器接收請求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的sql語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給web服務(wù)器,web服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),b/s結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展?？蛻舳藶g覽器只跟web服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。

2系統(tǒng)需求分析

針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。

3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。

系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。

(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護(hù)—— 按年度,每年一個畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護(hù)—— 根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。

(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學(xué)號;打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。

4數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

4.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學(xué)時間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機(jī)要編號—— 檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)—— 由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。

由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。

4.2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)基于asp.net平臺開發(fā),用visualstudio.net2005作為開發(fā)環(huán)境, 界面設(shè)計(jì)采用了dreamweave,iis作為web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲采用access,通過編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

5結(jié)語

本系統(tǒng)提高了我校畢業(yè)生檔案管理的工作效率,方便了畢業(yè)生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強(qiáng)了畢業(yè)生與我校畢業(yè)生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。

參考文獻(xiàn)

[1] 周新邵.基于asp技術(shù)的網(wǎng)上高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[j].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào),2007.

第6篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案管理 對策與思考

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國教育體制和用人制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革,國家培養(yǎng)人才的方式方法發(fā)生了很大變化,大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養(yǎng),統(tǒng)一分配的傳統(tǒng)做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優(yōu)錄用的高校畢業(yè)生就業(yè)工作新機(jī)制。隨之而來的是高校畢業(yè)生的人事檔案管理的管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞渠道、管理方法、開發(fā)利用、重視程度等各方面出現(xiàn)了很多與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,出現(xiàn)了隨意涂改檔案內(nèi)容、檔案自我管理、由于企業(yè)破產(chǎn)造成檔案丟失、企業(yè)員工不能辦理退休、因?yàn)闄n案內(nèi)容不全不能夠辦理社會保險(xiǎn)繳納、轉(zhuǎn)移等諸多問題,大大制約了高校畢業(yè)生的就業(yè)與合理流動。近期,就進(jìn)入我市就業(yè)的高校畢業(yè)生采取了座談交流會、書面統(tǒng)計(jì)和實(shí)地調(diào)查形式,對高校畢業(yè)生人事檔案管理的情況進(jìn)行了深入調(diào)研。

1 我市高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀

高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業(yè)生,挑選人才,合理使用人才的重要依據(jù)。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作,東營市畢業(yè)生就業(yè)辦公室和東營市人才服務(wù)中心是專門負(fù)責(zé)我市生源畢業(yè)生和來我市就業(yè)的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)。主要服務(wù)范圍是學(xué)生報(bào)道、檔案轉(zhuǎn)遞、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持、三支一扶考試、職業(yè)介紹、社會保險(xiǎn)繳納等一系列針對畢業(yè)生就業(yè)的管理與服務(wù)工作。2009年,我市接收高校畢業(yè)生共計(jì)有12108人,登記就業(yè)10590人,未就業(yè)1518人,就業(yè)率達(dá)到87.5%。

2 存在的主要問題

(1)管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一

我市現(xiàn)管理高校畢業(yè)生檔案的部門大致有五類機(jī)構(gòu):一是考取了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生,由用人單位上級行政部門進(jìn)行管理。二是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心管理;三是師范類高校畢業(yè)生由教育行政部門進(jìn)行管理;四是具有人事管理權(quán)限的國家企業(yè)或國有控服企業(yè),例如:國有四大銀行、商業(yè)銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、電力部門等。五是由于學(xué)校和學(xué)生個人的原因,還有相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個人手中或非公企業(yè)人力資源部。

(2)轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范

現(xiàn)在高校畢業(yè)生的檔案大部分由學(xué)校直接寄往學(xué)生畢業(yè)前所簽約單位所在城市的高校畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu),然后再由畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)高校畢業(yè)生畢業(yè)生所簽約單位所在市縣區(qū)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至所在市縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。有的高校為了就業(yè)率,直接將學(xué)生檔案寄往學(xué)生所簽約用工單位。過了幾個月這個學(xué)生要求到其它企業(yè)工作時,企業(yè)把檔案扣住,造成嚴(yán)重混亂。有一部分在學(xué)生畢業(yè)前將檔案讓學(xué)生自帶回家。有一部分學(xué)生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學(xué)校。

(3)檔案內(nèi)容更新不及時、內(nèi)容簡單、檔案內(nèi)容與檔案相對人不統(tǒng)一,個別有不真實(shí)的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發(fā)現(xiàn)同是研究生畢業(yè)的學(xué)生,有的有畢業(yè)設(shè)計(jì)書(論文)和學(xué)位認(rèn)定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業(yè)生的人事檔案材料。還有的內(nèi)容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學(xué)校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容,很不完善。轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的學(xué)生檔案,后續(xù)檔案材料不全面,無法依據(jù)檔案材料為其出具社會化證明材料。

(4)學(xué)生的檔案意識不強(qiáng),認(rèn)為“可有可無”。有的學(xué)生畢業(yè)十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險(xiǎn)、考資格證等各項(xiàng)社會化人才服務(wù)項(xiàng)目,結(jié)果耽誤了自己的職業(yè)發(fā)展。

3 對策建議

(1)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),從制度上避免高校畢業(yè)生檔案多頭管理的現(xiàn)狀。大部分高校畢業(yè)生畢業(yè)后分布在在非公有制企業(yè),屬流動人員范疇。人發(fā)【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確:流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。此《規(guī)定》的頒布明確了高校畢業(yè)生檔案的管理機(jī)構(gòu)就是各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自管理高校畢業(yè)生人事檔案,這為高校畢業(yè)生人事檔案價值的實(shí)現(xiàn)提供了制度保證。下一步工作中必須加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理職能,加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)與畢業(yè)生就業(yè)部門的工作銜接,切實(shí)維護(hù)高校畢業(yè)生人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進(jìn)人才的合理流動。

(2)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業(yè)生檔案管理混亂的局面?，F(xiàn)在高校畢業(yè)生就業(yè)或未就業(yè)都必須在高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)上注冊個人信息后,才能夠離開學(xué)校。所以各級各類學(xué)校、各級畢業(yè)生就業(yè)管理部門要充分利用高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng),在學(xué)生網(wǎng)上注冊時,提前告知學(xué)生將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或戶籍所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得接收學(xué)生檔案。然后各級人才服務(wù)中心再根據(jù)實(shí)際情況再細(xì)分到縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣就不會出現(xiàn)學(xué)生找檔案,檔案找不到當(dāng)事人的情況。學(xué)生畢業(yè)后,用到人事檔案時,會自覺到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發(fā)揮人事檔案的價值。

(3)提高檔案意識,拓寬服務(wù)內(nèi)容,發(fā)揮檔案價值。高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐能力及個人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。所以各級各類學(xué)校要重視學(xué)生在校期間的表現(xiàn),本著對社會負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度,及時準(zhǔn)確的將學(xué)生本人的各類檔案材料歸檔。為學(xué)生走向社會做好做一些必要的準(zhǔn)備。比如學(xué)生在校期間的榮譽(yù)、參加社會活動的證明、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該適應(yīng)新形勢發(fā)展,就需要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。創(chuàng)建能力檔案,重點(diǎn)記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。

第7篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

【關(guān)鍵詞】普通高校；學(xué)生檔案；管理

在市場經(jīng)濟(jì)及人才市場的影響下，高校畢業(yè)生由最初的統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)椤半p向選擇”，學(xué)生在畢業(yè)之時自主進(jìn)行選擇，或升學(xué)或創(chuàng)業(yè)或就業(yè)。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數(shù)學(xué)生無檔案意識，在離校前不關(guān)心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學(xué)校學(xué)生檔案如何高效、有序管理是現(xiàn)在高校面臨的普遍問題。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）歸檔內(nèi)容不全。學(xué)生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學(xué)生檔案中多數(shù)只裝入學(xué)生基本的檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案記載了一個人成長發(fā)展的過程，它包括了在校期間的生活學(xué)習(xí)情況，如高考記錄、學(xué)員鑒定、成績總表、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料等等，但是學(xué)生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學(xué)生檔案。學(xué)生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關(guān)于學(xué)生創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、技術(shù)能力等材料也沒有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學(xué)生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導(dǎo)員為直接管理者，每個學(xué)生的檔案為手工操作管理，在增加內(nèi)容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業(yè)性、技術(shù)性?，F(xiàn)有的檔案管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比已越來越不適應(yīng)。

（三）畢業(yè)生檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。學(xué)生在校期間沒有受到關(guān)于檔案知識的教育，對檔案的內(nèi)容、功能、管理、寄存等認(rèn)識模糊，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)時也不告知檔案去向。就業(yè)時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現(xiàn)象，檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）檔案意識不強(qiáng)。1.教職工檔案意識不強(qiáng)。大多從事學(xué)生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)校統(tǒng)一通知要給學(xué)生裝檔案的材料就統(tǒng)一給每一位學(xué)生裝入檔案袋中。屬于“批量生產(chǎn)、批量管理”，沒有注意個別學(xué)生其他需裝入檔案袋的材料，造成學(xué)生檔案不完整、不齊全。2.學(xué)生檔案意識不強(qiáng)。由于現(xiàn)在就業(yè)方式的改變，很多用人單位只和學(xué)生簽訂勞動合同，注重的是畢業(yè)證、學(xué)位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務(wù)中心；一些畢業(yè)生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業(yè)后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學(xué)?；蛉瞬沤涣鞣?wù)中心而無法建檔。有的學(xué)生畢業(yè)前的實(shí)習(xí)單位和正式畢業(yè)后的單位有變動，不及時告知學(xué)校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉(zhuǎn)遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學(xué)生檔案管理問題的成因分析

（一）學(xué)生檔案管理崗位職責(zé)不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責(zé)落實(shí)不到位。輔導(dǎo)員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學(xué)生流動性強(qiáng)，信息更新、處理不及時。

（二）學(xué)生就業(yè)方式多樣化。畢業(yè)生擇業(yè)方式多樣化，檔案的投遞需要機(jī)要局進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，但是機(jī)要局規(guī)定接收機(jī)要件的單位必須是縣團(tuán)級以上的黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產(chǎn)生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規(guī)定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅(jiān)固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學(xué)生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設(shè)備。無專門的學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)，使檔案工作處于無發(fā)展?fàn)顟B(tài)，與日趨高速發(fā)展的教學(xué)管理不相適應(yīng)。

（四）學(xué)生個人不重視。根據(jù)《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規(guī)定：學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料。學(xué)生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學(xué)生足夠的重視。還有的學(xué)生認(rèn)為自己畢業(yè)后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉(zhuǎn)走，使其成為“無頭檔案”。

三、學(xué)生檔案管理探究

（一）將學(xué)生檔案管理知識納入學(xué)生入學(xué)教育中。在學(xué)生進(jìn)入高校時，組織學(xué)生學(xué)習(xí)個人檔案中涉及的檔案內(nèi)容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞等相關(guān)學(xué)生檔案管理制度、章程。一是讓學(xué)生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學(xué)生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準(zhǔn)備，主動將材料交到學(xué)生檔案管理老師處，信息變動時及時進(jìn)行報(bào)告，畢業(yè)時將檔案轉(zhuǎn)到單位或人才服務(wù)交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責(zé)。學(xué)生檔案管理實(shí)行統(tǒng)一管理，由至少2名專人負(fù)責(zé)，在其中1人變動時保證檔案工作的連續(xù)性。每年進(jìn)行一次登記和統(tǒng)計(jì)，并認(rèn)真核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（三）保障檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)。檔案管理要求嚴(yán)格的庫房管理?xiàng)l件，要保證檔案庫房達(dá)到要求，就必須保障經(jīng)費(fèi)。除檔案工作所需硬件設(shè)備外，檔案庫房還必須配備加濕機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，有條件的學(xué)校還應(yīng)該配備密集架進(jìn)行檔案存放。

（四）學(xué)生信息數(shù)字化。在學(xué)生畢業(yè)前夕應(yīng)將學(xué)生在校的德、智、體主要表現(xiàn)和學(xué)生歷年成績輸入計(jì)算機(jī)，在紙質(zhì)檔案投遞出去以后保證學(xué)校留存學(xué)生的個人信息，若學(xué)生檔案因各種原因丟失學(xué)校可以提供補(bǔ)辦檔案業(yè)務(wù)。 （下轉(zhuǎn)第133頁）（上接第148頁）

（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數(shù)學(xué)生在畢業(yè)之后能順利地將檔案轉(zhuǎn)遞到學(xué)生工作的單位或人才服務(wù)中心，除此之外還有退學(xué)、因故死亡、休學(xué)等其他學(xué)生在尚未畢業(yè)就終止學(xué)業(yè)的，其檔案應(yīng)分類管理，不能直接投送到人才服務(wù)中心。

【參考文獻(xiàn)】

第8篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

檔案事關(guān)“寶貴的干部身份”，還涉及到職稱評定、醫(yī)療、失業(yè)、養(yǎng)老等各類社會保障， 于是， 以上兩類畢業(yè)生只好抓緊最后一根“救命稻草”―――找掛靠單位搞假接收。

學(xué)校需要就業(yè)率促畢業(yè)生簽約，某些用人單位大章一蓋趁機(jī)創(chuàng)收，而學(xué)生要保住自己的干部身份，這就業(yè)協(xié)議上的三方，再添上順便掙點(diǎn)錢的人才市場和那些無奈的畢業(yè)生家長們，構(gòu)成了一條奇怪的“就業(yè)生態(tài)鏈”。

她早被統(tǒng)計(jì)為“已就業(yè)”

魯麗是去年6月份從北京一所高校畢業(yè)的，每個月，她都要去某企業(yè)合作公司交存檔費(fèi)，還要去銀行存入300多元三險(xiǎn)費(fèi)用。待業(yè)在家的魯麗，在許多部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)里，早就已經(jīng)就業(yè)了。

“找到工作但工作單位不簽三方協(xié)議的同學(xué)，可以另找掛靠單位；沒找到工作的，也可以找一些用人單位幫忙搞假接收”。畢業(yè)前，在沒有簽訂“三方協(xié)議”的同學(xué)中，師哥師姐們傳授的“經(jīng)驗(yàn)”幾乎人人皆知。

魯麗從2007年1月起就在一家行業(yè)雜志社實(shí)習(xí)，“實(shí)際上，那家雜志社非常小，效益也不好?！濒旣惓姓J(rèn)，自己去那實(shí)習(xí)是因?yàn)殡s志社屬于某研究院，而那家研究院可是正牌的“國家單位”，因此，“雜志社可以解決戶口以及管理檔案?！比欢?，2007年5月初，魯麗卻接到一個致命的通知，雜志社的“就業(yè)接收指標(biāo)”已經(jīng)被別人給占了。無望的魯麗離開雜志社，家里動用了大量在京親朋好友的力量，終于找到這家名為某企業(yè)合作公司的人才公司，付了6萬元錢，公司和魯麗簽訂了“三方協(xié)議”，并接收了非北京生源魯麗的戶口，為其保管檔案。

盡管魯麗并沒有在這家公司上班，簽訂的“三方協(xié)議”也是虛假的，但為了自己的女兒，魯麗的家長還是掏出了腰包，違心地做了這一切。

鉆空子假接收大有市場

今年，北京各高校的畢業(yè)生工作提前了，對“三方協(xié)議”也是催得緊上加緊。一位畢業(yè)生在網(wǎng)上貼帖，“我們的就業(yè)率轉(zhuǎn)眼就達(dá)到98%以上了！所有沒正式簽訂‘三方協(xié)議’的同學(xué)，老師都苦口婆心地勸你上交協(xié)議，幫助學(xué)校增加就業(yè)率，假的也行。我們班的同學(xué)都交了。”

顯然，為高校畢業(yè)生辦理假接收是國家明令禁止的行為?？墒?，令行禁不止，倒指標(biāo)假接收依然大有市場。

據(jù)了解，在北京，國家對很多高新科技企業(yè)在政策上進(jìn)行扶持，這些企業(yè)向人事部門申請進(jìn)京指標(biāo)也相對容易些，其中就有些“管理靈活”的企業(yè)利用這種優(yōu)勢倒賣指標(biāo)。為一個畢業(yè)生解決北京戶口收費(fèi)幾乎都在3萬元以上，“2007年行情是最少5萬元?！濒旣愓f。少數(shù)企業(yè)每年僅以此就可入賬近百萬元，而掛靠在企業(yè)里的畢業(yè)生并不能上崗，只是個空名。

還有一些企業(yè)和人才市場合作，為畢業(yè)生辦理假接收，解決其派遣證問題?！叭絽f(xié)議”上蓋上企業(yè)的章，檔案存放在人才市場，人才市場每年收一筆存檔費(fèi)。據(jù)《青年時報(bào)》報(bào)道，杭州大批人才公司靠鉆政策空子吃飯，為畢業(yè)大學(xué)生搞假接收。代簽一份協(xié)議，公司多則可賺200元，最少也可以掙100元，而僅僅一個小公司的業(yè)務(wù)量每年就能達(dá)到幾千份，收入達(dá)幾十萬。

干部身份成“金字招牌”

“其實(shí)我辦假接收主要為了干部身份?！濒旣愔毖圆恢M地說。一般本科生畢業(yè)時的去向包括：派遣、升學(xué)、出國、緩分、待分，等等。其中，派遣就是指“ 簽訂了三方協(xié)議，用人單位以正式編制方式接收畢業(yè)生，畢業(yè)生檔案由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)到用人單位指定的存檔地址?！睂?shí)習(xí)期滿轉(zhuǎn)正之后，畢業(yè)生才可獲得干部身份。一位已畢業(yè)的網(wǎng)友勸誡應(yīng)屆畢業(yè)生：“哪怕你的戶口、檔案轉(zhuǎn)回家，也要在家找個單位搞假接收，只要這個公司有公章，能存活到你轉(zhuǎn)正為止，你就可以保住干部身份！”

而未簽訂“三方協(xié)議”的畢業(yè)生，按照相關(guān)規(guī)定，最遲在兩年內(nèi)將失去其干部身份。許多高校都明確通知畢業(yè)生，“請務(wù)必要在兩年內(nèi)回校辦理‘三方協(xié)議’，逾期將無法再辦理報(bào)到手續(xù)，失去干部身份，檔案轉(zhuǎn)至戶口所在街道辦事處?！庇浾咭约覍偕矸葜码娊逃?，對方確信了這點(diǎn)，稱就業(yè)協(xié)議和派遣證是捆綁在一起的，不簽“三方協(xié)議”，一段時間后派遣證失效，將失去干部身份。

對于干部身份與工人身份的區(qū)別，教育部工作人員稱，現(xiàn)在幾乎沒有差別。但事實(shí)上畢業(yè)生都知道，主要看在什么性質(zhì)單位就業(yè)，如果是在民營企業(yè)，那影響就很小。如果是在國企、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，影響就會比較大。而以后如果換工作，沒有干部身份，對工作單位之間的銜接也會有一定影響。

“如果當(dāng)初我沒花那6萬元，我的戶口和檔案就應(yīng)該回本省，二年后派遣證就失效了，無法再改派?！濒旣愓f，“而現(xiàn)在，我可以以干部身份在北京流動?！?/p>

就業(yè)率事關(guān)高校存活

“先簽就業(yè)協(xié)議，才能領(lǐng)取畢業(yè)證?！?008年7月8日，《楚天都市報(bào)》報(bào)道了江漢大學(xué)衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院的這項(xiàng)規(guī)定，老師給學(xué)生群發(fā)短信稱“帶蓋了章的就業(yè)協(xié)議書來學(xué)校拿畢業(yè)證，隨便什么單位的章子都行?！睂Υ耍７浇忉屢徽Z道破天機(jī)，“這樣學(xué)校就能統(tǒng)計(jì)出就業(yè)率，而就業(yè)率會直接影響到學(xué)校的招生?！?/p>

就業(yè)率，在高?？磥黻P(guān)系重大，影響到新生的招收規(guī)模、重點(diǎn)學(xué)科的建設(shè)等等。在《教育部關(guān)于促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)工作的若干意見》中規(guī)定：要把畢業(yè)生就業(yè)率作為評議高校設(shè)置的主要依據(jù)和參數(shù)；凡就業(yè)率低的學(xué)校，一般不得評為優(yōu)秀；對畢業(yè)生就業(yè)工作做得好的學(xué)校，適當(dāng)核撥經(jīng)費(fèi)等。而從2005年開始，教育部和其他有關(guān)部門就表示，高校招生計(jì)劃與畢業(yè)生就業(yè)狀況要進(jìn)行適度硬性掛鉤，就業(yè)率連續(xù)3年不足30%的專業(yè)要減少招生甚至停止招生。

也因此，圍著就業(yè)率指揮棒轉(zhuǎn)的高校，屢屢爆出“沒就業(yè)協(xié)議答辯成績不合格”、“沒就業(yè)協(xié)議不能領(lǐng)取畢業(yè)證”、“黨員同學(xué)必須要帶頭簽就業(yè)協(xié)議”的新聞。

頭頂“高就業(yè)率”的光環(huán)，學(xué)校招攬了更多新生入校；用人單位順利地享受著“假接收”的創(chuàng)收大餐；人才市場則增添了不少“存檔費(fèi)”的額外收入。而在“就業(yè)生態(tài)鏈”里，魯麗們在為這一切買單。

“三方協(xié)議”該變身了

“三方協(xié)議”，是《全國普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》的俗稱。1997年，原國家教育委員會頒布的《普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作暫行規(guī)定》第二十四

條明確：“經(jīng)供需見面和雙向選擇后，畢業(yè)生、用人單位和高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)簽訂畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書，作為制定就業(yè)計(jì)劃和派遣的依據(jù)?！?/p>

在內(nèi)容上，“三方協(xié)議”既包括了學(xué)校對學(xué)生的就業(yè)過程進(jìn)行行政管理的內(nèi)容，例如移轉(zhuǎn)學(xué)生檔案、發(fā)放報(bào)到證，也包括用人單位和學(xué)生平等自愿協(xié)商的內(nèi)容，例如違約金。

應(yīng)當(dāng)說，“三方協(xié)議”當(dāng)時還是很起作用的。1998年，小文從山西一所財(cái)經(jīng)類的高校畢業(yè)，拿著“三方協(xié)議”的小文正式進(jìn)入了國有企業(yè)山西建工集團(tuán)工作。據(jù)小文回憶，當(dāng)時雖是雙向選擇，但大學(xué)生很少選擇私營企業(yè)，而國有企業(yè)、事業(yè)單位也幾乎不簽訂勞動合同?！叭絽f(xié)議當(dāng)時幾乎是惟一的正式勞動關(guān)系憑證！”

然而，10年過去了，勞動領(lǐng)域里發(fā)生了太多的變化。

今天，民營企業(yè)已成畢業(yè)生最大雇主。據(jù)麥可思公司“2007屆大學(xué)畢業(yè)生求職與工作能力調(diào)查”顯示，民營企業(yè)共雇用2007屆本科畢業(yè)生73.3萬人，占本科畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)的36.2％，超過第二位的國有企業(yè)近十個百分比。同時，我國也出臺了一系列新的勞動法律法規(guī)，如《勞動合同法》、《就業(yè)促進(jìn)法》、《勞動爭議調(diào)解仲裁法》，但其中對“三方協(xié)議”均無規(guī)定。

第9篇：畢業(yè)生的檔案存放范文

關(guān)鍵詞：人才培養(yǎng)目標(biāo) 學(xué)籍檔案 學(xué)生學(xué)籍管理

高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任。構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的切入點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教育教學(xué)過程、人才培養(yǎng)模式、教師培養(yǎng)培訓(xùn)、不同層次交際間合作、教育質(zhì)量評價體系、行業(yè)指導(dǎo)和企業(yè)參與體系、實(shí)訓(xùn)條件技術(shù)水平等方面實(shí)現(xiàn)緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學(xué)生管理工作和學(xué)生學(xué)籍管理必須服務(wù)于高職教育的人才培養(yǎng)目標(biāo)。以人才培養(yǎng)目標(biāo)為視角，創(chuàng)新學(xué)生學(xué)籍管理機(jī)制成為新的課題。

1 高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征

1.1 應(yīng)用性 從人才培養(yǎng)模式、目標(biāo)和任務(wù)去看，高職院校主要培養(yǎng)一線中急需的技能型、應(yīng)用型人才，這必然決定了高職院校學(xué)生檔案，除了主要記載普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況、成績材料，以及黨、團(tuán)材料之外，更加重要的是學(xué)生專業(yè)技能檔案、藝術(shù)素養(yǎng)檔案、綜合素質(zhì)考核檔案等集中反映的應(yīng)用性為主的檔案特征。

1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學(xué)生構(gòu)成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學(xué)生的來源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。

1.3 周期性 高職院校學(xué)生檔案除了隨高考招生而來又隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而走的學(xué)生檔案的特征之外，又因其學(xué)制短、流動性強(qiáng)、穩(wěn)定性差，使得周期性的特點(diǎn)更為突出。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性

2.1 學(xué)籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關(guān)鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學(xué)生就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學(xué)歷證明或在校情況。學(xué)籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業(yè)教育，學(xué)籍檔案及其利用對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)攸關(guān)重要。

2.2 學(xué)籍檔案工作是驗(yàn)證高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育質(zhì)量和水平的關(guān)鍵 高職教育是以培養(yǎng)一線所需的高素質(zhì)高技能人才為目標(biāo)任務(wù)，學(xué)生學(xué)籍檔案記載著在校期間學(xué)院教學(xué)、教育過程。高職教育必須走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色的辦學(xué)路子，工學(xué)結(jié)合、校企合作成為主要的教學(xué)模式；凸顯綜合素質(zhì)，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學(xué)籍檔案工作記載教學(xué)教育過程，驗(yàn)證著教學(xué)質(zhì)量和教育水平，成為重要的考核評估依據(jù)。

2.3 學(xué)籍檔案工作是為高職院校畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)的關(guān)鍵 學(xué)籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應(yīng)往往產(chǎn)生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發(fā)展。要求更高，畢業(yè)生要實(shí)現(xiàn)自己的價值，就要經(jīng)受社會的考驗(yàn)和挑選。學(xué)籍檔案記載的所有內(nèi)容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實(shí)，得到的保障就越有利。

3 服務(wù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的舉措

針對學(xué)生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理、檔案人員要專業(yè)化、檔案材料要規(guī)范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現(xiàn)代化，以期有助于高職人才培養(yǎng)和教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.1 人才培養(yǎng)目標(biāo)引領(lǐng)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 學(xué)生檔案是全面反映院校培養(yǎng)教育學(xué)子，提高其綜合素質(zhì)的第一手資料，是校方舉薦畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的權(quán)威性材料，也是學(xué)生走出校門，參與社會工作的重要依據(jù)。誠然，沒有堅(jiān)強(qiáng)的具體領(lǐng)導(dǎo)，就沒有持久的強(qiáng)有力的工作措施。院校領(lǐng)導(dǎo)與全體教職工都要強(qiáng)化學(xué)生檔案意識，自覺支持做好、做精學(xué)生檔案工作。首先，院校要把學(xué)生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標(biāo)管理，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作院校一項(xiàng)重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，要布置、檢查、總結(jié)學(xué)生檔案工作。其次，“業(yè)精于勤而貴于?！?，要在學(xué)工部編配懂業(yè)務(wù)、會管理的負(fù)責(zé)人專門分工管理檔案隊(duì)伍管理和檔案建設(shè)工作，非常必要和重要。第三，要認(rèn)真落實(shí)當(dāng)前檔案管理中專職人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等幾個急需解決的問題，做到人員落實(shí)，目標(biāo)落實(shí)，責(zé)任落實(shí)，經(jīng)費(fèi)到位，設(shè)備到位。

3.2 檔案管理人員要專業(yè)化 任何事業(yè)的振興，關(guān)鍵在于人才；沒有專業(yè)人才，就沒有專業(yè)化創(chuàng)新，更不會創(chuàng)造出專業(yè)化成果。檔案員落實(shí)到位，可采取送出去、請進(jìn)來的辦法。對學(xué)生管理部門的有關(guān)人員和檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)基本知識，掌握檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴(yán)格制度，明確職責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理，誠心實(shí)意為生服務(wù)，在實(shí)踐中不斷提高管理水平。通過培訓(xùn)組建起一支覺悟高、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精，比較穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。

3.3 檔案材料整理規(guī)范化 在檔案專業(yè)隊(duì)伍組建的同時，院校學(xué)工部要依據(jù)學(xué)生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細(xì)計(jì)劃安排，集中力量，統(tǒng)一時間，統(tǒng)一目標(biāo)，統(tǒng)一要求，對現(xiàn)存學(xué)生檔案進(jìn)行一次徹底的收集整理。應(yīng)由學(xué)工部協(xié)調(diào)各系部領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導(dǎo)員嚴(yán)格按照檔案管理中的有關(guān)規(guī)定，限期高質(zhì)量、高水平地完成學(xué)生檔案重新收集整理，徹底改變學(xué)生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。具體設(shè)想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實(shí)要真實(shí)；評定要公正；紙張要統(tǒng)一；書寫要規(guī)范；字跡要工整。除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。特別是學(xué)生所參與的各種社會實(shí)踐材料，學(xué)生優(yōu)秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發(fā)明創(chuàng)造證書等復(fù)印件，建議應(yīng)全部列入收集歸檔范圍。學(xué)年度班主任、輔導(dǎo)員鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能真實(shí)地反映出各個學(xué)生的正能量和德、智、能、績特點(diǎn)。檔案材料整理基本結(jié)束后，要按時序裝入正規(guī)檔案袋，填寫封面目錄，做到內(nèi)外名稱一致，順序一致。一定要經(jīng)校方組織專門人員認(rèn)真驗(yàn)收、認(rèn)同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。

3.4 檔案利用傳遞要制度化 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補(bǔ)的損失或困難。凡需調(diào)出、轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格按照保密制度規(guī)定的程序進(jìn)行。如填寫傳遞單-填寫轉(zhuǎn)檔登記-嚴(yán)密包封-通過機(jī)要傳遞-檢查收存回執(zhí)-回執(zhí)來退的應(yīng)在一月之內(nèi)及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規(guī)定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送所在地的人事部門所屬的人才交流服務(wù)中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)其德、智、能、績的綜合材料，如學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生實(shí)習(xí)鑒定等最基礎(chǔ)性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學(xué)生的學(xué)籍檔案中。便于個別學(xué)生檔案丟失后，作為重新建檔的依據(jù)。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機(jī)，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發(fā)生。

3.5 管理手段現(xiàn)代化 任何事業(yè)如逆水行舟，不進(jìn)則退。當(dāng)前已進(jìn)入信息現(xiàn)代化時代，隨著職教事業(yè)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命也為院校學(xué)生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可靠保證。面對學(xué)生檔案數(shù)量增大，項(xiàng)目增多，質(zhì)量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位眾多等特點(diǎn)，原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段顯然已不適應(yīng)巨變的形勢。加快推進(jìn)院校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化，確實(shí)成為時代之要求，改革創(chuàng)新之必須。院校應(yīng)舍得投資，與時俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)有之人才、設(shè)施，搶抓機(jī)遇，創(chuàng)新工作，以生為本，追求卓越，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化。

總之，學(xué)生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)十分繁瑣、量大面寬的基礎(chǔ)性工作?！笆加谥琳\、終于至善”。通過強(qiáng)化指導(dǎo)、責(zé)任問究，組建專業(yè)隊(duì)伍，專業(yè)培訓(xùn)，重視收集整理，傳遞建制，手段現(xiàn)代化等科學(xué)開創(chuàng)工作，緊貼高職人才培養(yǎng)目標(biāo)，切實(shí)發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的重要作用。

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