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        公務員期刊網 精選范文 檔案管理風險范文

        檔案管理風險精選(九篇)

        前言:一篇好文章的誕生,需要你不斷地搜集資料、整理思路,本站小編為你收集了豐富的檔案管理風險主題范文,僅供參考,歡迎閱讀并收藏。

        檔案管理風險

        第1篇:檔案管理風險范文

        關鍵詞:電子信息;檔案管理風險分析

        如今社會中,各行各業都開不開電子信息技術,紙質記錄管理漸漸被取而代之,電子信息檔案管理,隨之因運而生。電子檔案信息的安全是指保護該檔案、保護該檔案的核心內容、數據文件,不受到破環、丟失和竊取。與傳統紙質記錄比較,電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時,電子信息檔案管理也存在著很大的風險隱患。

        一、電子信息檔案管理中存在的風險

        可是就我國目前來說,電子檔案系統的構建才剛剛開始屬于萌芽階段,自身存在著很多缺陷,電子信息檔案管理的風險重在于對其的預防措施太單薄,很難去規避風險,不知道該如何加強信息保護,問題往往出現在電子信息管理人員缺乏科學技術,該管理人員對于電子信息的保護意識不夠清晰,沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風險主要來源于網絡黑客或其它網絡病毒,一旦受到攻擊和傳染,那么電子檔案信息的安全將無從談起,這種風險無法得到及時有效的信息反饋,導致就算經歷了惡意網絡攻擊傳染后,也并沒有及時加強管理補救措施,并未對電子信息檔案系統定期及時更新升級,導致系統老化,容易被襲擊。在傳統的管理方式落后的狀態下,新的管理模式仍然還尚未研究、補救、總結、反饋,使得風險系數大大提升。未及時緩解突然風險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素,導致原本簡單的風險防御系統失效,電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性,而在面臨突然情況時,如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤,許多企業在選擇了電子信息檔案管理的同時,也做好了風險轉移的準備,而往往也有大多數企業管理人員未能及時采取措施,未能及時發現風險、未能解決風險[1]。

        二、電子信息檔案管理中應對風險的對策

        (一)設置訪問權限,減少泄漏風險。諸多企業都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失,有關企業部門并未嚴格執行人員個體確認,因為檔案工作管理人員,都曾或多或少的接觸過不同層次的檔案實體,該工作人員包括,企業人員異動、崗位調換、退休、離職等因素,都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風險。該風險需要靠企業落實到個人,對其個人設置訪問權限以及在有效期內個人可以對某部分區域的電腦進行管控和掌握使用權,這樣可大大減少人為泄漏的風險。所謂的電子信息檔案泄漏風險,除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個企業不光要大力宣導信息安全的觀念,更是要投入科學技術防護,安全觀念提醒我們,防毒措施以及相關資料備份的重要性。網絡這個大載體中可以無形間夾帶著病毒侵入電腦中,造成電子檔案信息系統的感染,導致電子信息資料可能會被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時,檔案部門應該建立更好的防毒環境。將重要資料盡可能備份在光碟中,讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。(二)維護信息檔案,規范操作流程。在各個企業檔案部門向外提供檔案資料的同時,盡可能的采用電子郵件或者網頁瀏覽的方式進行傳遞操作,在信息檔案發送前應進行強力掃描殺毒,該內容使用過濾方式循環阻隔其它普通網頁的侵入,以此來保證信息檔案的安全,監督保持殺毒掃描前后原件數量是否一致,維護發送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失,并組織確保已經發送后的系統網頁攻擊事件的出現,以及被他人侵權或盜用其他用途的可能。在當下科技發展如此飛快的社會,電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學習,不光防控防病毒這一單方面,在信息系統維護上也要加大學習力度,不能一直停止在一個階段,維系著已經過時的病毒庫,新的病毒體已經出現,就需要檔案部門操作人員及時更新,研究對策,不能持續“以不變應萬變”的思想,應該多方面掌握信息安全的資料,重點關注,就電子信息檔案的管理人員而言,最重要的就是對電子信息檔案的每個環節能有嚴格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來,檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問題[2]。(三)完善培訓計劃,統籌管理風險??刂骑L險作為損失縮小的最佳方法,加強培訓防御措施不但能夠有效的控制風險,更能降低風險的可能性。學習引進最先進的防御系統,不被外界其它網絡網頁肆意侵略,確保電子信息檔案的安全性能,學習對于電子信息技術進行加密處理。檔案部門人員可以再通過學習培訓制定實施應變計劃、災難恢復計劃、以及各個電子信息檔案所相關資產的重新布置等計劃。管理中的黃金定律就是預防勝于治理,通過培訓做到把風險預防放到首位,當風險真的出現時,采取有效的措施進行風險緩解和風險轉移,盡可能降低各種風險所帶來的危害,這才是最為關鍵的[3]。

        三、結論

        第2篇:檔案管理風險范文

        【關鍵詞】電子信息檔案;風險控制;方法

        目前,計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷,避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷,導致企業在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此,企業在運用此技術時一定要做好風險的防范措施,力求使風險降到最低?;诖耍疚闹饕獙﹄娮有畔n案管理的風險控制方法進行了探討。

        企業在日常生產經營管理過程中,計算機的應用已非常普遍,其具有多種多樣的功能,為企業管理帶來了巨大的變革,使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看,電子信息檔案并不全是優點,它也有自己的不足,比如與傳統的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業的數據被盜,所以,企業在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。

        一、避免風險的措施

        提前預防,在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式,也是最經濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理,來保證內部信息的安全可靠,主要措施有:

        1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現代操作系統最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

        2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控,而無關的人員沒有權利操作系統等。

        3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內,企業尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

        4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

        二、緩解風險的措施

        電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內,那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險,那么不管是什么情況,企業都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。

        三、分散風險的措施

        在電子信息檔案管理中,還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略,所謂轉移策略實質上是一種風險的分散,即把風險轉到其他的地方,以此來把已經存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外,還可以與網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

        四、評估風險的措施

        當風險來臨后,企業最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內,還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是:發生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點,如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于,許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環節的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發現,并把其扼殺在萌芽狀態,對于已經發生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。

        簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

        參考文獻:

        [1]馮惠玲,論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)

        [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008(1)

        第3篇:檔案管理風險范文

        關鍵詞:電子信息;檔案管理;風險;有效控制;方法

        目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為單位辦公帶來了巨大的變革,使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看,電子信息檔案并不全是優化,它也有自己的不足,比如與傳統的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致數據被盜,所以,我們在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。

        一、避免電子信息檔案風險的措施

        提前預防,在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式,也是最經濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理,來保證內部信息的安全可靠,主要措施有:

        1、積極引進最新技術。

        計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現代操作系統最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

        2、制定一些制度。

        為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以我們要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,例如:可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控,而無關的人員沒有權利操作系統等。

        3、及時消除風險。

        為了確保信息檔案數據的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內,我們尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

        4、及時進行預防和保護。

        為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

        二、緩解電子信息檔案風險的措施

        電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內,那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,很多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險,那么不管是什么情況,我們都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。

        三、分散電子信息檔案風險的措施

        在電子信息檔案管理中,還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略,所謂轉移策略實質上是一種風險的分散,即把風險轉到其他的地方,以此來把已經存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正,如:修改配置模式、與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外,還可以與網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給我們檔案管理造成損失,那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

        四、評估電子信息檔案風險的措施

        第4篇:檔案管理風險范文

        一、檔案數字化管理是時展的最佳選擇

        面對檔案數字化存在的問題有人可能會產生疑問,既然有可能不安全,為何還要實現檔案管理的數字化呢?這就不得不提出檔案管理數字化帶給人們的便捷了。對比以前的檔案管理方式,不僅需要占用的管理人員多,而且管理效率低,出錯率高,管理人員勞動負擔重。但是當計算機和互聯網的發展應用到生產、生活的各個方面時,我們不禁想到了將檔案管理工作也交給計算機和網絡。這樣不但便于檔案的保存和查詢,而且提高了管理的效率,降低了檔案管理的出錯率,還讓信息的搜集變得更加容易,更加快速,可以說是構建了信息搜索的“高速公路”。這么多的優點,使我們不得不選擇將檔案管理數字化,替代傳統的人工管理的舊方法。

        二、檔案管理數字化中的信息安全風險

        正如上面所說的,我們將檔案進行數字化管理就必須要利用計算機和網絡,而網絡是存在風險的,進而就是說,我們計算機中的各項檔案信息也是存在風險的。這些風險可能是由于網絡中的一些不法分子利用我們的檔案信息去從事詐騙或者其他犯罪事宜。尤其是一些計算機和網絡技術水平超高的黑客,憑借自己的技術將檔案中的信息弄到手,或者導致網絡癱瘓影響正常工作的進行。比如說可能會因為黑客的入侵導致檔案泄密,也可能因網絡癱瘓而影響正常工作的進行等。

        三、檔案管理數字化中的信息安全風險的控制

        對于在檔案管理過程中出現的信息安全風險,我們必須要進行控制并提出對應的解決對策,這樣才能保證檔案的安全和我們的工作可以正常地進行。我們可以從以下幾個方面來應對。

        (一)從檔案信息的錄入、接收者開始防范

        面對著檔案信息可能出問題的環節,我們就必須從源頭開始控制并預防。對于檔案信息的錄入者和接收者要進行規范,首先避免檔案信息會從他們這里漏出。

        1.規范檔案信息錄入者的行為。我們要制定好明確地規范檔案管理者和檔案信息錄入者的行為指南,讓他們了解自己經手的信息是否可以在互聯網上公開。如果能的話,應該遵循什么原則,也就是要規范好檔案的范圍和界限以及保密級別。在規定范圍內的檔案信息可以在互聯網上公開,進行調閱。但要注意,檔案的保密程度會隨著時間的延長而出現變化,所以,我們要根據檔案密級的變化而調整檔案的保密還是開放,從而使檔案能夠更好的讓人們利用。而有一部分檔案的級別是不能公開的,比如涉及個人隱私的、知識版權的都是需要永久保密的。這部分檔案絕對不能在網絡上,所以檔案管理人員在進行具體操作的時候,必須既遵守國家的法律規定,又要遵循制定的檔案規律。這樣才能避免檔案對象的合法權益受到損害。

        2.規范檔案接收者的行為。檔案接收者是那些對在網上已經的檔案信息下載或利用的個人或者組織。這些人的行為也必須加以規范,約束他們尊重別人的知識和版權,不非法占有和偽造,不對檔案信息進行非法修改,自覺遵守約束行為的這些規范。

        (二)采取技術約束

        除了依靠接收人的自覺遵守規范以外,還要加強技術方面的強制控制。比如,可以給檔案加密碼,有以下幾種方法:1.數字簽名法。讓使用人首先在互聯網上進行簽名,即身份確定,正好證明使用人的信息和身份的真實性,排除入侵者的可能性。2.加防火墻。使外部網絡無法輕易攻擊檔案信息所在的局域網,從而使內部信息不會被竊取或受到破壞。3.給檔案信息加上密鑰。將檔案信息設置成能看到一部分,即一部分明文,剩余部分需要密碼才能繼續瀏覽。

        (三)必要的政策控制和授權控制不可缺少

        第5篇:檔案管理風險范文

        1.1缺乏科學的安全管理理論與方法指導

        信息安全風險管理是解決如何確切掌握信息及其依賴信息系統的安全程度、分析安全威脅來自何方、安全風險有多大,加強信息安全保障工作應采取哪些措施,要投入多少人力、財力和物力,確定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相應信息安全等級進行安全建設和管理的依據等一系列具體問題的重要指導理論和方法。從這個視角來看文檔工作我們會發現,一直以來,文件、檔案安全管理工作都是沿襲傳統檔案載體保護工作來開展,以此形成的相關理論也是以傳統檔案載體研究為基礎的,隨著電子文件的出現,傳統以檔案載體保護為核心的檔案安全管理理論就很難適用于電子文件的安全管理。雖然檔案部門也對電子文件安全管理做過很多理論探討,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件連續體理論”、“后保管時代”、“文件運動理論模型”等理論來強化電子文件的安全管理,但不可否認的是,這些理論并不是專門的安全管理理論,很難在電子文件安全管理上取得實質性效果。

        1.2對安全管理的認識存在偏差

        1.2.1追求絕對的安全

        長期以來,我國檔案事業對安全風險的重視度不足,只是一味的采取各種絕對安全的防護措施來保證電子檔案的安全性。可是,站在風險管理視角來看,風險是絕對存在的,而安全卻是無法保障的,安全風險是隨時都可能發生的,而安全只是暫時的。其實,電子檔案管理工作就是風險管理工作,每一個電子檔案都有著專屬于自身的保護級別,想要在實際應用過程中起到絕對安全的作用,是根本無法實現的。此外,安全風險是一種隨機發生的風險,很難做到絕對安全的控制,在這一過程中,不僅浪費了大量不必要的人力、物力和資金,還使得電子檔案的安全性受到了極大的威脅,嚴重影響了電子檔案安全管理工作的順利開展。

        1.2.2風險意識薄弱

        一些安全管理人員風險意識淡薄,信息安全知識不足,卻津津樂道“太平盛世”,雙耳不聞“盛世危言”,甚至認為,談風險是“杞人憂天”,說安全是“天下本無事,庸人自擾之”,根本沒有從風險管理的角度來度量電子文件的安全性。這些都嚴重影響了正確認識安全形勢和樹立科學的電子文件安全風險觀。

        1.2.3忽視了對“資產”評估鑒定

        從目前情況看,文件、檔案管理部門雖都認識到電子文件的重要性,但絕大多數部門只是將電子文件作為日常辦公的一種輔助幫助,并沒有將電子文件提升到“資產”高度來管理,就更談不上對“資產”進行評估鑒定。然而,從安全管理角度講,一個組織系統內的資產在沒有被評估鑒定前,是不可能成功實施安全管理并進行維護的。

        1.3管理環節不完善

        首先,安全管理計劃缺乏依據?,F有的電子文件安全管理計劃的制訂,絕大多數是憑借個人經驗或者參照其他管理部門計劃來制定的,而不是依據風險應對、風險監控實際情況來制訂的,具有很大的盲目性。其次,缺乏關鍵的風險評估環節。風險評估是電子文件安全管理的基礎和關鍵環節。沒有風險評估,電子文件的安全管理就會成為無源之水、無本之木,缺乏決策行動的依據與方向,由此而引發的安全管理措施就具有很大的盲目性。

        2結束語

        第6篇:檔案管理風險范文

        關鍵詞:國有企業;人事檔案;電子化管理;風險

        人事檔案管理工作開展得好壞,直接關系到企業自身發展情況,開展高效的檔案管理工作,能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下,國企為了更好地開人事檔案管理工作,紛紛引入了信息化手段,以促進人事檔案電子化管理方向轉變,這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明,開展電子化人事檔案管理時,很可能出現一些風險,導致整個工作并未體現出最大的價值,在一定程度上制約了國企的發展。所以,國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險,制定出相應的防范措施,降低各類風險的發生率,為國企更好的發展奠定良好基礎。

        一、人事檔案電子化管理的優勢

        以往階段,企業開展人事檔案管理工作時,通常以人員手工與紙質管理模式為主,管理效果較差,不利于企業對人事檔案的使用,在一定程度上干擾企業正常運行,而人事檔案電子化管理的出現,則有效改善的這一情況,具體來說,主要體現在下述四個方面:

        1.易于分類

        對于國有企業來說,人員數量較多,人事檔案信息較為龐大,其中涉及很多方面的信息,如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等,對于這些檔案來說,需要分門別類地管理,只有這樣,才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段,通過人員手工管理時,由于檔案信息龐大,導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況,影響檔案的分類,使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時,會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成,其中包括分類功能,將人事資料導入到該平臺后,只需要簡單點擊“分類功能”,平臺會自動對人事資料予以分析,根據分析結果,結合前期設置的分類標準,將人事資料劃分到相應類型當中,操作簡單,無需人員過度參與,使得人事檔案分類更加科學、合理。

        2.儲存量較多

        紙質管理模式是在獲取職工信息后,書寫到紙張上,通過對紙張的保管,以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說,所用的紙張具有邊界,只能在邊界范圍內書寫,因而存儲的信息量并不是很大,若對大量人事檔案進行管理,則需要采用很多紙張,為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例,尺寸為210×397mm,而人正常寫字時,1cm2約為1個字,也就是說,在一張A4紙上僅可書寫600字左右,字符較小一些,書寫字數可增加一些,但相對于龐大的人事檔案信息來說,這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后,則可改善這一問題,大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中,以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說,是虛擬存在的,無須將信息記錄到實物上,因而存儲量非常高。目前,在計算機領域內,硬盤容量最高已達10T以上,日常常用的硬盤容量也有數百G,能夠存儲數億的文字、數字信息,遠遠高于以往的紙質存儲模式。

        3.應用方便

        對于以往的紙質管理模式來說,將人事檔案記錄到紙張之后,會將其放置到相應的位置存儲,在需要使用檔案信息時,由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間,導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后,則可有效改變這一問題。該管理模式當中,主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作,只需要在電腦管理系統內,錄入所需要查找的關鍵詞,計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來,并展示在用戶眼前,用戶只需要根據具體需求,選擇出最終的檔案信息即可。同時,在信息檢索時,錄入的關鍵詞越多、越準確,所檢索出來的檔案信息也會越少,進而對人事檔案的應用提供了方便。

        4.提升工作效率

        對于傳統紙質管理模式來說,主要是人員管理為主,任何工作的開展,均需要由人員完成,如由人員抄錄信息,由人員查找信息等,而人的精力與時間有限,不僅會出現一些錯誤,而且工作效率也不是很高,導致整個工作效率有待提升。同時,對紙張存儲時,很容易受到外界因素的影響而破壞,如放置到潮濕環境當中,會加快紙張的腐爛速度,還會使紙張上的文字變得模糊;若存儲場所出現火災,將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響,使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時,通過計算機代替了人員,無需人工抄錄信息等工作,人員只需要對計算機進行操作,即可在最短的時間內,完成整個人事檔案管理工作,大大提升了該項工作的效率。同時,信息存儲到計算機硬盤當中,不會受到潮濕、火災等因素的影響,即便硬盤損壞,也可通過相關技術將其修復,提升了檔案信息的安全性。此外,電子化管理無需采用紙張,具有一定的環保作用,有利于社會可持續發展。

        二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險

        雖然,相對于傳統人事檔案管理模式來說,電子化管理模式具有較多的優勢,但通過大量實踐表明,電子化管理依然會出現一定的風險,導致檔案信息損壞,或者是被不法分子所竊取,不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患,同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說,國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面:

        1.物理網絡安全風險

        在電子化管理模式當中,需要應用很多物理硬件設施,如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等,這些硬件設施性能的好壞,直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時,這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞,進而影響在電子化管理中的作用。具體來說,主要體現在兩個方面:一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所,一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞,如在雷雨天氣下,計算機未做好避雷措施,由于在短時間內電壓迅速上升,會將計算機芯片燒壞;在地震、暴風等天災情況下,也可使硬件設施產生損壞,嚴重情況下,甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時,雖然無需人員直接參與進來,但是計算機的操作依然由人員完成,若人員對計算機知識不了解,或是未能正確操作計算機,也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電,可能會損壞內存、硬盤、電源等原件,對資料造成破壞。

        2.內部網絡安全風險

        在整個網絡體系當中,可劃分成兩個組成部分,一個為外部網絡,另一個為內部網絡,即局域網,在局域網運行的過程中,可能受到多方面因素的影響而出現信息安全風險,具體來說,體現在下述幾個方面:(1)員工安全理念缺失。人員作為局域網的操作與管理者,只有具備較高的安全理念,才會防止各種安全風險的出現。但對于很多國企來說,并未對人事檔案電子化管理產生應有的重視程度,沒有聘用高素質管理人員,導致人員的安全意識相對較低,進而經常誘發各種信息安全事件。比如,人員應用完計算機后,未及時將系統關閉而離開,為其他人員的觀看提供了機會;利用企業局域網瀏覽一些不健康的網站;未能及時對計算機系統更新等,這些情況均會導致信息泄露。(2)隨意安裝各種硬件裝置?,F代計算機領域,存在很多移動硬件,這些移動硬件的出現,為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時,很可能會被植入一些病毒,若將植入病毒的硬件插到企業計算機后,這些病毒就會傳輸到計算機內,進而對計算機內存儲的數據進行破壞或竊取,對國企人事檔案管理造成嚴重影響。

        3.外部網絡安全風險

        對于國有企業來說,通常都有規定表明,網絡不可與外網連接到一起,以防止內部信息泄露的事件發生。但職工進入企業后,為了確保職工有效完成本職工作,企業通常會賦予職工自主撥號上網的權利,所以在實際當中,很難防止員工將內網與外網連接到一起,進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面,在系統運行時,會出現一些漏洞,這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來,進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面,若在計算機中未能應用安全防護措施,則會在信息管理、傳輸等活動過程中被各種方式所攻擊,如木馬、病毒等,輕者會使信息泄露或損壞,嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓,無法正常運行,對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時,需要注意的是,若出現了外網病毒攻擊,危害性巨大,很難在企業內部尋找出根源,因而需要嚴格預防這一問題的出現。

        三、國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略

        1.提升對物理網絡的保護

        通過上述分析可知,國企人事檔案電子化管理過程中,很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響,導致檔案信息出現安全隱患,進而降低整個工作的開展效果,對國企發展造成一定干擾。所以,國企開展該項工作時,一定要提升對物理網絡的保護力度,具體來說,應從下述兩方面著手:首先,針對自然因素來說,地震、暴風等天災人們無法予以控制,因而只能時時關注自然天氣狀況,及時發現可能出現的情況,應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉移到安全位置,待天災過去之后,重新組裝計算機,以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣,可采用一些避雷措施,如屋頂裝設避雷針,或采用避雷機箱等,以降低雷電對計算機造成破壞;其次,對于人員因素來說,應定期開展計算機相關的培訓活動,通過這些培訓活動的開展,使人員了解計算機的正確操作方式,避免人員出現隨意關閉計算機等現象,進而減少由人員因素而引發的信息安全風險。

        2.強化內部網絡安全防范意識

        內部網絡作為人事檔案管理的主要管理場所,確保內部網絡安全,能夠直接提升整個檔案管理的質量,減少檔案信息的泄露與損壞。所以,國企運營過程中,應強化職工的內部網絡安全防范意識,防止出現由人員導致的內部安全風險。首先,提升職工的安全理念。國企運營時,通過會議、培訓活動、網絡教育等多種途徑,向職工傳授內部網絡安全相關的理論知識,轉變職工的落后觀念,加強對內部網絡安全重要性的了解程度,確保其在日常工作當中,能夠有效約束與規范自身行為,使用計算機后,能夠按照要求關閉;在工作時間內,不瀏覽與工作無關的網頁與網站;利用專業的技術手段,定期對系統進行更新與維護等,以保證整個計算機系統處于健康狀態下,減少信息泄露的機會。其次,在使用移動硬件使用時,也應注意規范性,將生活U盤與工作U盤區分出來,生活U盤僅限于企業外部使用,而工作U盤僅限于企業內部使用,以防網址、U盤交叉使用而被植入各種病毒,降低病毒入侵企業內部網絡的機會。

        3.加強對外部網絡的監管與防控

        除上述兩個方面之外,國企還應加強對外部網絡的監管與防控,具體來說,從下述兩個方面著手:首先,制定出完善的網絡使用制度,詳細明確職工不可將內網與外網連接到一起,并針對這一情況,制定出相應的懲罰制度,以約束職工行為,確保職工工作時不會主動與外網連接,從而減少了外網病毒侵入內網的機會。其次,在計算機中安裝各種安全軟件,如殺毒軟件,自動對計算機進行檢查,確定系統內是否出現病毒。若發現,及時向工作人員報告,并將其滅殺;病毒攔截系統,分析想要進入企業內網的所有信息,若發現信息中存在病毒或不良代碼,直接將其阻攔下來,禁止其進入內網;設置密鑰,在人事檔案管理系統上,設置相應的密碼,并針對檔案信息的重要程度,賦予內部人員相應的查看權利,不同權利的職工,僅能查看相應的信息,進而加強對人事檔案的保護力度。

        四、總結

        綜上所述,國企人事檔案電子化管理的應用,有效提升了整個工作的質量與效率,為國企發展奠定良好基礎,但需要注意的是,受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響,導致電子化管理中經常出現一些安全隱患,使人事檔案損壞或泄露,危害國企發展。所以,國企人事檔案電子化管理過程中,應加強對物理硬件以及內外網的保護力度,以降低安全隱患的發生率。

        參考文獻:

        [1]王英迪.國有企業人事檔案管理信息化發展趨向的探討[J].經濟與社會發展研究,2019

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        [3]陳純艷.數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].檔案天地,2019

        [4]劉凌云,盧莎莎,齊云飛,等.國企改制中的人力資源管理風險及防范建議[J].企業改革與管理,2019

        [5]高巖.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].數碼設計(上),2019

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        [7]仲杰.新形勢下國有企業人事檔案管理工作研究[J].辦公室業務,2019

        [8]李晶,王秋蓉.醫院人事電子檔案管理的SWOT分析[J].中國衛生標準管理,2018

        [9]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見[J].科技創新導報,2019

        第7篇:檔案管理風險范文

        關鍵詞:會計檔案;計算機管理;風險;防范

        中圖分類號:TP311

        隨著計算機技術在各個應用領域的廣泛使用,當今會計工作的一個重要課題就是如何做好計算機會計檔案工作,使計算機技術在會計工作中發揮重大的作用。

        1 計算機技術運用在會計檔案工作中的重要表現

        會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料。計算機技術應用在會計檔案工作中有以下特點:(1)計算機會計檔案增加了會計檔案存儲的方向。很好的繼承了會計檔案的傳統,存儲在硬盤數據、磁媒介、光盤存儲數據也包含其中。(2)用計算機技術處理會計檔案工作需要特殊定制的計算機硬件與軟件系統環境。(3)計算機技術中的存儲技術是計算機技術在會計檔案工作中的重要應用。(4)計算機技術處理會計檔案的存儲工作受到多種因素的制約和威脅,所以對于計算機會計檔案的存儲安全需要特殊加強保護。

        2 算機會計檔案的內容及保管期限

        根據會計檔案價值鑒定標準的規定,具有一定保存價值的會計憑證、會計賬薄、會計報告及其他會計記錄和文件,均應作為會計檔案保存并統一管理。

        (1)會計憑證類。包括原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證,保管期限15年;(2)會計賬薄類。包括總賬,明細賬,日記賬,輔助賬類,保管年限都是15年;現金日記賬和銀行存款日記賬的保管年限是25年,固定資產卡片是在固定資產報廢清理后保管5年;(3)財務報表類。月季度財務報告(包括文字分析),保管年限是3年,年度財務報告(決算)(包括財務分析)包括會計報表、附表、附注及文字說明,屬于永久性保管;(4)其他類。銀行存款余額調節表,銀行對賬單,保管年限是5年,會計移交清冊的保管年限是15年;其他應當保存的會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久性保存。

        3 在會計檔案工作中應用計算機技術存在的風險

        3.1 數據存儲設備損壞

        數據的存儲設備不慎損壞,使數據丟失或者損壞。比如:機械損傷;溫度、濕度、清潔度對磁盤所存儲的會計數據的影響等。

        3.2 數據的軟破壞

        (1)通常,會計數據是運行會計軟件得出的結果。在程序設計師設計會計軟件的時候,程序設計師在程序構成和功能上考慮不夠充分,就會導致會計數據信息偏差。當然,隨著計算機軟件技術的發展,這種情況會逐步減少;(2)操作失誤和停電。突然停電對正在進行的計算機會計軟件操作是一種非常頭疼的事情,由于不能及時存盤而造成會計數據丟失不容易挽回,我們只能通過定時存盤來盡量緩解這樣的數據破壞;操作失誤會計數據丟失的一種常見錯誤。但是這種失誤可以通過加強管理,嚴肅會計管理制度等措施來規范、解決;(3)計算機病毒程序。很多計算機病毒都是存在攻擊性和破壞性的程序。它們能夠修改、刪除存儲設備上的會計數據。

        3.3 會計數據的惡意篡改

        會計數據是一種機密數據、是神圣不可侵犯的。如果被不法之徒獲取會帶來巨大的經濟損失,和不良的社會影響。會計數據可以通過主動泄露和被動泄露多種方法被截取。

        有企圖的不法分子主動竊取會計數據稱為人為主動泄露:例如,通過非常規手段獲取會計數據,賄賂財務人員等相關人員獲取會計數據等。會計數據在傳播或處理的過程中被非法截獲稱為技術被動泄露:例如,通過先進的計算機網絡通信手段截獲數據,存儲設備處理不當等。下面總結會計數據被盜取的方法:(1)通過直接非法手段來訪問會計數據。這種手段包括兩種方法:即實體訪問和遠距離訪問。實體訪問指的是不法分子在會計系統存在的計算機上,通過了用戶識別系統的確認,偽裝成合法用戶訪問會計系統,竊取機密的會計數據。這種風險可以通過加強實體控制來解決。遠距離訪問指的是不法分子使用遠程計算機遙控技術,從其他地方獲得計算機會計數據的使用權,入侵會計系統軟件。解決遠距離控制訪問要困難得多,因為侵入者的人群范圍太廣,無處可查,入侵的過程透明化,難覓蹤跡。(2)間接手段取得會計數據。間接手段取得會計數據類似于特務人員、情報人員的行事方式,例如,他們會通過非法手段賄賂相關人員,獲得計算機會計系統用戶的使用權,從而獲取會計數據;還有一些人會通過分析和詢問來獲取會計數據。(3)在數據通信中獲取。在會計數據傳送過程中,有很多途徑可以被截獲。可以通過對會計數據進行加密來解決這種數據被截獲的情況。數據加密的方法千變萬化,就算數據被截獲,不法之徒也不能輕易了解會計數據的真正意義。(4)綜合分析并推斷。當不法之徒獲得某些會計數據,如果感覺這個數據可能關系重大,會運用數學手段運算、統計,對得到的結果進一步分析推斷來獲得更重要的信息。例如,如果一個銀行的存款總額數據不小心被竊取,那么就能以此判斷出該銀行的貸款能力,再通過其他手段來對這家銀行造成危害。

        4 計算機會計數據的保護措施

        4.1 加密技術應用和推廣

        計算機數據加密技術可以使會計數據具有非常強的保密性。通過計算機數據加密技術給會計數據加密,可以使竊取者即使得到數據,也無法了解數據的真正含義,從而使非法獲取的數據失去了真正價值,也不能輕易的對數據進行篡改和偽造。所以,計算機加密技術是防止計算機會計數據失竊的重要手段。

        4.2 保護計算機硬件設備

        加強計算機設備硬件的保護:計算機及相關硬件設備需要配備防火、防地震、防水、防雷擊等必要的預防自然災害對計算機造成損壞的保護系統以及報警裝置。在計算機室的主入口安裝電子保安密碼門鎖。增強計算機的防電磁輻射以及抗電子干擾的性能,在計算機室內配備防靜電措施和空調系統,配備穩壓電源和備用電源確保電壓穩定,保證會計數據存儲設備運送安全。

        4.3 跟蹤檢測機制的建立

        建立跟蹤監測機制保護會計數據的存取操作,使用計算機技術在會計軟件系統上建立詳細記錄和跟蹤檢測。例如,對登入、退出會計系統的時間、地點、用戶;輸入錯誤的口令次數;使用的輸入輸出設備;存入、增加、刪除、更新的文件等都做詳細的記錄。而所有這些信息會反映到系統主制臺上,使系統管理員能夠及時發現問題,及時采取相應措施。

        5 結束語

        計算機技術的廣泛應用使傳統的會計實務操作方式和會計檔案的管理等方面都產生了巨大的變化,產生的風險和對風險的防范對會計人員也提出了更高的要求。為此,我們應當不斷從各方面為計算機技術的應用提供更為有效的依據,使計算機技術在會計領域內的作用得到更為充分的發揮。

        參考文獻:

        [1]俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業管理與科技,2010.

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        [3]李明英.淺談會計檔案的計算機管理[J].檔案管理,2011.

        第8篇:檔案管理風險范文

        1.1醫院檔案管理設備落后,管理人員不專業

        檔案管理屬于醫院建設“軟實力”的內容,卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關注。一方面,在檔案管理規范化中出現檔案管理人員缺乏專業知識、檔案管理人員隊伍不穩定的情況,轉崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大,帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業知識與技能匱乏,沒有受到專業的訓練,管理素質差異大,降低了檔案管理的效率,延緩了檔案管理規范化的進程。另一方面,檔案室的設備落后,使檔案檢索復雜、耗時且檢索方式單一,影響檔案的使用價值,阻礙檔案管理規范化的發展。

        1.2醫院檔案管理制度不健全,檔案安全意識不強

        檔案管理工作在醫院管理系統中占有重要位置,但各醫院的風險檔案管理制度并不健全,例如,光片、財務及病例等檔案資料分散于各管理部門,使檔案不完整,缺乏系統性的安全管理。檔案資料的分散,造成風險檔案不能得到持續、全面的后期更新,因此,建立具有統一標準的檔案管理制度非常必要,這對于醫院“軟實力”的提高以及質量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性,使其檔案安全意識薄弱,從而導致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫院建設。

        2醫院檔案規范化管理的有效措施

        2.1建立完整的風險管理檔案工作組織

        醫院組建管理組織,成立以院長為領導的三級管理委員會,制定醫院風險管理政策,對管理工作進行評審和改進;制定醫院風險管理程序,處理與風險管理檔案有關事宜;定期召開會議評估風險,并組織危險因素調查,根據問題發展的態勢,制定出解決方法和改進措施。醫院質量控制部要按照風險管理原則制定調查表或報告,按時向醫院管理委員會報告。

        2.2創新管理檔案信息

        根據大醫院體系龐大、部門數量多以及科室林立的情況,實現檔案信息化管理是今后發展的必然趨勢,它可以實現檔案管理的規范化和具體化,具有開發性和實用性。為實現現代醫院檔案管理的規范化和價值性,信息化檔案管理可以使檔案資料準確、完整和可信。醫院各部門要根據具體情況,結合自身條件,使用多元化的檔案信息管理手段,使信息化管理既與現代化醫學管理相連接,又形成獨立的信息化管理系統。

        2.3完善檔案管理制度

        醫院檔案管理必須具有嚴格性,條理清晰,提高醫院檔案管理水平離不開系統完整的檔案管理制度,要制定嚴格明確的規章制度,設立高效合理的管理程序,積極完善檔案管理制度。查找現存管理制度上的缺陷,認真調查檔案信息管理中的漏洞,做好信息的收集、整理工作。根據各個部門的需要,具體情況具體分析,實行多種載體存檔,檔案統一監督,為后期信息檔案的查找、利用與開發打下良好基礎。

        2.4提高檔案管理人員的專業素養

        醫院風險檔案管理需要較高專業素質的管理人員,以提高檔案管理的效率,進一步推動醫院檔案管理的規范化。例如,在《檔案法》中規定檔案管理人員必須盡職盡責,遵守紀律和規則,與此同時,要不斷提高自己的專業知識。檔案管理人員專業素養的提高,可通過培訓、實行高位責任制以及配合硬件設施建設等形式,提高管理人員的工作積極性,提高其責任心,并定期進行工作總結。

        2.5加大資金投入

        第一,改進檔案管理環境,安排專門的檔案室,建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室,設置陳列室、微機室。關注檔案保護,配備全套的保護設備,制定完整的檔案資料保護措施。例如,防火,防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊,延長檔案資料的保存時間。第二,更換檔案管理硬件設施,配備計算機、網絡、打印機、掃描儀;安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布;添加溫度計、吸塵器、滅火器;配備檔案柜、密集架等,做到“八防”。

        3醫院風險管理檔案規范化的重要性

        第9篇:檔案管理風險范文

        [關鍵詞]醫療檔案;管理利用;風險;對策

        近年來,社會各界對醫療檔案的認識不斷提高,人們對醫療檔案的利用和依賴也在不斷增長,醫療檔案利用,是醫療檔案利用者通過醫療檔案利用工作查找、利用醫療檔案信息,滿足其利用需求的行為過程,也是醫療檔案信息資源的利用價值得以實現的過程。醫療檔案利用是檔案管理整個工作過程中的最終環節,醫療檔案安全保管的最終目標就是能服務于醫學研究、不斷地提高醫療水平,服務于人民群眾。但是,在做好醫療檔案利用服務的同時,也存在著不同程度的利用風險。

        醫療檔案管理人員在認真履行醫療檔案利用服務職責的同時,也應特別注意到醫療檔案的利用安全,做到不丟失、不損毀。那么,醫療檔案利用過程中存在著哪些風險呢?筆者調查認為,就醫療檔案來說,在利用過程中存在的風險大致有以下幾個方面:

        一、醫療檔案利用中存在的風險點

        (一)醫療檔案管理人員安全風險、責任意識淡薄

        在醫療檔案利用過程中,有些檔案管理人員認為只要把檔案收好了,檔案就安全了,其實不然。檔案安全貫穿于檔案管理的各個環節當中,案卷裝訂、鑒定、出庫、查閱、網絡安全、檔案復查、設備運行等方面都存在著潛在的風險,醫療檔案安全的首要任務就是要不斷增強醫療檔案管理人員的風險防范和責任意識。

        (二)醫療檔案利用制度建設需進一步完善

        醫療檔案管理部門雖然制定了檔案查閱利用制度,但是隨著利用范圍的擴大,利用者的增多,利用目的的多元化,醫療檔案查閱利用的制度沒有得到及時的完善和補充,面對醫療檔案利用者新的利用需求,檔案管理人員依然墨守成規,制度落實不到位,思想觀念沒有更新。即使有完善的制度也未嚴格按照要求去做,礙于人情和面子,在工作中存在著違規操作的現象,

        (三)對醫療檔案安全責任缺少必要的監督和檢查

        在醫療檔案利用過程中,有些檔案管理人員直接把檔案交給利用者,任由隨意翻閱、摘抄與拍照、復制,而沒有必要的監管,且不說,這樣做會對醫療檔案本身易造成損害,而且由于管理工作人員嚴重失職,極容易造成醫療檔案的丟失和損毀。

        (四)電子醫療檔案的不可讀與失真現象更加普遍

        隨著檔案信息化的不斷發展,電子醫療檔案大量產生,給檔案利用增添了新的形式,在方便利用者查找和閱讀的同時,也給醫療檔案安全管理帶來了新的課題和新的挑戰。比如:電子檔案與讀取設備的不兼容,造成電子檔案不能讀?。痪W絡黑客與電腦病毒的攻擊對醫療檔案信息的威脅等等。

        (五)醫療檔案正常利用中對檔案造成的損毀

        在正常的醫療檔案利用過程中;也有可能對檔案造成損害。一是由于利用者不小心,在利用過程中損毀檔案,這雖屬“意外傷害”,但檔案管理人員也應及時提醒利用者多加注意,盡可能地避免對檔案的損害。二是工作人員違反操作規程,有的調卷后隨意堆放、有的違反網絡安全和數據庫管理規定等,這些都會增加醫療檔案利用的風險。

        二、醫療檔案利用過程中存在風險的原因

        醫療檔案利用過程中存在的風險主要體現為主觀原因和客觀原因兩方面。

        (一)主觀原因:檔案管理工作人員的責任心、工作經驗與業務素質、風險意識是醫療檔案利用存在風險的主要原因,醫療檔案管理工作是一項嚴肅性、科學性、系統性的工作,檔案管理人員的業務素質、工作經驗、風險防范意識直接影響到檔案利用工作的安全與工作質量。在整個檔案管理環節當中,檔案的鑒定、庫房管理、檔案網絡化管理、檔案的調閱與審核、案卷的質量等方面跟檔案管理人員的綜合素質有著密不可分的關系,工作人員的責任心強、工作經驗豐富、業務能力過硬,醫療檔案管理和利用的風險就小。同時,醫療檔案管理的工作人員風險意識強與弱,對產生醫療檔案利用風險的結果也不同。

        (二)客觀原因

        1、醫療檔案利用者的廣泛性以及內容的豐富性

        醫療檔案資料在工作查考、學術研究、臨床醫療等方面都發揮著不可替代的作用。醫療檔案查考和研究作用的充分發揮;均源于醫療檔案門類和內容的日益豐富。醫療檔案資源越豐富,利用就會越頻繁、越廣泛,隨之而來的就是醫療檔案利用的風險也會越來越大。

        2、醫療檔案信息的網絡化、數字化的發展與深入,增加了醫療檔案利用的風險。隨著醫療檔案信息網絡化、數字化程度的不斷提高,為醫療檔案利用提供了方便、快捷的利用方式的同時,也給檔案的安全工作帶來了新的挑戰,電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設備的兼容性、電腦病毒的攻擊,這些都會增加檔案的利用風險。

        三、采取有效措施,避免醫療檔案利用風險的對策

        (一)抓好安全和責任意識教育至關重要

        醫療檔案利用的安全需要責任到人,層層抓落實,醫療檔案安全不能總停留在口頭上,而是要制定實實在在的責任追究制度,主管領導要負總責,層層把關,一級抓一級,不斷提高檔案安全意識,加強對所主管部門工作人員的安全和責任意識教育,做到防患于未然、警鐘常鳴。

        (二)樹立和強化風險意識,促業務素質提升

        醫療檔案資源是促進醫學發展、醫療研究不可缺少的寶貴財富,針對醫療檔案的保護工作也亟待加強,醫療檔案利用過程中要時刻提高檔案工作人員的風險防范意識,認真抓好檔案人員的業務素質的提升,進一步加強對醫療檔案工作的再認識,積極創新醫療檔案管理和利用的新方法和新模式,最大限度地降低醫療檔案在利用過程中的損失和風險。

        (三)提供有效的法律保障,建立科學的管理制度

        檔案管理與利用是一個科學的、系統的管理過程,明確職責可以有效保證醫療檔案管理和利用工作的正常有序進行。筆者認為,醫療檔案管理部門要做到有效防范和降低利用風險就必須依據有關的法律法規的規定,建立科學的、完善的檔案管理、利用等一系列具有可操作性的規章制度和管理程序,以此來規范檔案工作人員和檔案利用者的行為,只有這樣,醫療檔案利用工作才能做到有法可依,有章可循。

        (四)加強在網絡化環境下的醫療檔案利用安全防范

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