企業(yè)檔案管理分類方案精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；管理方案

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。

1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。

2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)

在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規(guī)范

企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復(fù)、信函、決定、會議記錄等?？梢詫Y料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對資料進(jìn)行查找利用。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。

2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強(qiáng)溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過不斷的經(jīng)驗總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方案研究[J].城建檔案，2016（05）：79-80.

[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].蘭臺世界，2016（S1）：106-107.

[3]宮春影.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].信息化建設(shè)，2016（06）：267.

第2篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

作為新管理概念，知識管理是建立在以知識為主的基礎(chǔ)上，合理利用檔案資源提升內(nèi)部知識識別、收集運(yùn)用能力，通過合理的共享機(jī)制，實現(xiàn)企業(yè)智慧提高和競爭能力。同時，知識傳播獲取、儲存共享的目的就是為企業(yè)創(chuàng)新添加原動力，實現(xiàn)收益最大化成本最小化。

（一）知識管理在企業(yè)檔案中的作用作為企業(yè)活動的記錄者，隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題，也是企業(yè)知識資源的核心組成部分，有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當(dāng)知識有了傳遞過程，才有應(yīng)用價值。隨著知識應(yīng)用范圍擴(kuò)大，檔案價值也隨之?dāng)U大。如：發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。同時，企業(yè)檔案反應(yīng)出整體企業(yè)文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業(yè)價值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。

（二）知識管理是企業(yè)檔案工作心方向順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時展要求，檔案管理工作也要實現(xiàn)以知識經(jīng)濟(jì)為主的現(xiàn)代化技術(shù)管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導(dǎo)地位的知識管理，有提升企業(yè)核心價值和競爭力等優(yōu)勢，知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)換，為企業(yè)深度發(fā)掘知識價值。

（三）知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢企業(yè)檔案管理拓展實現(xiàn)智能化服務(wù)，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護(hù)者咨詢者轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中，合理利用數(shù)字化手段，完善檔案館數(shù)字化建設(shè)。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術(shù)來說，信息化發(fā)展是不然之路，實現(xiàn)智能化服務(wù)可以通過知識導(dǎo)航、知識庫建設(shè)實現(xiàn)。同時，工作人員素質(zhì)也是提升檔案分析處理能力的關(guān)鍵。

二、知識管理視角構(gòu)建檔案管理模式

面對挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理應(yīng)該適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)，為知識經(jīng)濟(jì)服務(wù)，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規(guī)律，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優(yōu)化，解決了不切實際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機(jī)會，實現(xiàn)檔案管理上的統(tǒng)一創(chuàng)新。

（一）構(gòu)建檔案知識資源管理目標(biāo)隨著信息化發(fā)展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設(shè)立訂閱機(jī)制，對未來知識型文檔設(shè)計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構(gòu)建并配備支持員工考試及事務(wù)工作相對應(yīng)的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)分等級的訪問權(quán)限。

（二）集中化構(gòu)建知識資源庫系統(tǒng)知識檔案管理的目標(biāo)是集資源庫收集、資源庫委托、應(yīng)用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設(shè)計為知識資源管理中心和知識資源管理團(tuán)隊，推進(jìn)和完善知識資源管理體系。

（三）企業(yè)實施檔案知識資源管理的必要條件由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調(diào)查、軟硬件完善以及技術(shù)資源和人才資源，首先要制定實施目標(biāo)，以一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機(jī)制。

三、結(jié)束語

第3篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

摘要檔案管理是功夫在當(dāng)下、受益在未來的工作。如何結(jié)合自身特點(diǎn)與條件，利用信息技術(shù)因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務(wù)，而檔案分類是其核心內(nèi)容。

關(guān)鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類要根據(jù)每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設(shè)置類目，準(zhǔn)確歸類。所設(shè)置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標(biāo)準(zhǔn)的選用是檔案分類的關(guān)鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎(chǔ)等進(jìn)行具體分析、比較，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)。

（二）傳統(tǒng)分類

傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計算機(jī)信息技術(shù)，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設(shè)項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細(xì)分。這種分類以計算機(jī)軟硬件技術(shù)為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息?？梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當(dāng)年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關(guān)信息。

二、大流水分類的實踐及優(yōu)點(diǎn)

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應(yīng)用已達(dá)10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權(quán)威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點(diǎn)。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機(jī)制提供支撐。比如設(shè)備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中產(chǎn)生，并未走紙質(zhì)版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質(zhì)量地應(yīng)歸盡歸，又能幫助技術(shù)人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴(kuò)大時，也可以在一級類目內(nèi)查找到所需信息，不會在檔案檢索時產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應(yīng)的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設(shè)之初就要預(yù)留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現(xiàn)空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調(diào)整預(yù)留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術(shù)檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應(yīng)用，又彌補(bǔ)了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過幾年的運(yùn)行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關(guān)企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應(yīng)對措施

（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系

檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內(nèi)在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細(xì)，導(dǎo)致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。

（二）檔案檢索對計算機(jī)的依賴較大

使用計算機(jī)管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機(jī)系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡(luò)故障，則將無法正常工作。

（三）對管理環(huán)境要求較高

第4篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

1 新時期__（集團(tuán)）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來，隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神，__煤業(yè)（集團(tuán)）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進(jìn)國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。__四礦以改擴(kuò)建為主要項目與泰國萬浦集團(tuán)合資成立__中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、__興鶴發(fā)電有限責(zé)任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強(qiáng)做大煤炭主業(yè)，加強(qiáng)外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司，共同建設(shè)__煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。

2 企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更，需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設(shè)資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。

2.2引進(jìn)外資及對外投資合作建設(shè)新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求，成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。

面對新形勢，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。

2.2.1 煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，__集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員，對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù)，對礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起，就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項工作，設(shè)立檔案室，配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學(xué)規(guī)范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎(chǔ)，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

2.2.2 外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題

第5篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

一、強(qiáng)化對文秘工作的認(rèn)識

文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設(shè)計或客戶前來咨詢規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。

二、強(qiáng)化檔案管理職能作用的發(fā)揮

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、認(rèn)真履行文檔職責(zé)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)

第6篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

[關(guān)鍵詞]產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）；檔案管理；系統(tǒng)集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

近年來，隨著企業(yè)信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化設(shè)計技術(shù)在產(chǎn)品研發(fā)中得到了廣泛應(yīng)用。在數(shù)字化設(shè)計和管理的過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)，加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)的管理和利用已成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業(yè)迫切需要一種全新的管理模式，來管理產(chǎn)品研制中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)和電子文件。 

1 現(xiàn)狀分析 

1.1 PDM系統(tǒng) 

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）以軟件為基礎(chǔ)，是用來管理與產(chǎn)品相關(guān)的所有信息（包括零組件信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、設(shè)計文件、權(quán)限信息等）和與產(chǎn)品相關(guān)的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術(shù)。企業(yè)PDM系統(tǒng)采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統(tǒng)應(yīng)用推進(jìn)，與產(chǎn)品設(shè)計、工藝相關(guān)的全部電子數(shù)據(jù)均已納入PDM系統(tǒng)進(jìn)行了管理，如外購件、自制件、設(shè)計圖紙、電路板原理圖、工藝規(guī)程等數(shù)據(jù)。 

1.2 檔案管理系統(tǒng) 

檔案管理系統(tǒng)是應(yīng)用信息技術(shù)，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統(tǒng)計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統(tǒng)。企業(yè)目前的檔案管理系統(tǒng)使用的是金航數(shù)碼公司開發(fā)的蘭檔案管理軟件，歷經(jīng)多年系統(tǒng)建設(shè)和完善，不斷滿足企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的需要。 

1.3 電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀 

在實施PDM系統(tǒng)后，產(chǎn)品研制過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)。以往紙質(zhì)文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數(shù)據(jù)的屬性信息還包括了大量的記錄該數(shù)據(jù)和其他實體間的關(guān)聯(lián)信息（如各數(shù)據(jù)之間的裝配關(guān)系、替代關(guān)系等）和過程信息（如數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，對電子數(shù)據(jù)實施全過程管理就顯得越發(fā)重要。 

目前，企業(yè)電子數(shù)據(jù)歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)軟件來自不同的供應(yīng)商，所使用的系統(tǒng)架構(gòu)和開發(fā)技術(shù)不同，使得兩個系統(tǒng)之間相對獨(dú)立，缺少統(tǒng)一的信息表達(dá)和交換格式，缺乏信息資源的共享和數(shù)據(jù)互通。 

檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)雖然來自PDM系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)間沒有集成，檔案人員需要將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件后在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行手工著錄，存在數(shù)據(jù)歸檔滯后于PDM系統(tǒng)，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)時需要人為判斷條目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為保證數(shù)據(jù)的唯一性和規(guī)范性需要花費(fèi)大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。 

由于產(chǎn)品研發(fā)已實現(xiàn)100%數(shù)字化，部分產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)由于無法轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，尚未在檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)著錄和管理。同時，電子數(shù)據(jù)形成過程中的元數(shù)據(jù)也只留存在PDM系統(tǒng)中。 

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于數(shù)字化產(chǎn)品數(shù)據(jù)的歸檔管理，通過建立PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成實現(xiàn)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)在線自動歸檔已迫在眉睫。 

2 系統(tǒng)集成方案 

PDM系統(tǒng)和蘭臺檔案管理系統(tǒng)的集成是在不改變兩系統(tǒng)原有平臺技術(shù)架構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是一個單向的數(shù)據(jù)流動過程，即只需要將PDM系統(tǒng)上的產(chǎn)生并通過審批流程歸檔的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及其相關(guān)信息傳遞到蘭臺檔案管理系統(tǒng)中。PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成采用中間庫方式傳輸歸檔數(shù)據(jù)，具體過程如下。 

2.1 PDM系統(tǒng)內(nèi)部處理過程 

PDM系統(tǒng)根據(jù)集成需求，開發(fā)待歸檔數(shù)據(jù)處理程序，用于在數(shù)據(jù)歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進(jìn)行一系列操作和業(yè)務(wù)處理，比如：設(shè)定并選擇歸檔時機(jī)、根據(jù)待歸檔數(shù)據(jù)獲取對應(yīng)的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數(shù)據(jù)模板、進(jìn)行數(shù)據(jù)推送等。 

2.2 接口中間表的維護(hù)、和運(yùn)行 

接口中間表主要是在數(shù)據(jù)歸檔過程（即數(shù)據(jù)從PDM系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的過程）中發(fā)揮作用。該中間表主要在檔案管理系統(tǒng)方數(shù)據(jù)庫中建立、和維護(hù)。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建供PDM系統(tǒng)訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統(tǒng)中使用該用戶進(jìn)行中間表的操作，檔案管理系統(tǒng)只對該用戶分配對檔案數(shù)據(jù)庫中中間表的SELECT、INSERT權(quán)限。PDM系統(tǒng)只能讀寫約定的中間表數(shù)據(jù)，不能訪問檔案系統(tǒng)中其他數(shù)據(jù)表。 

2.3 檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部處理過程 

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)集成需求，開發(fā)數(shù)據(jù)歸檔處理模塊，用于數(shù)據(jù)推送到中間表后在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔以及歸檔后所進(jìn)行一系列操作和業(yè)務(wù)處理，如設(shè)定字段對應(yīng)、PDM已歸檔數(shù)據(jù)的歸檔處理、執(zhí)行分發(fā)流程等。 

3 系統(tǒng)集成實現(xiàn) 

根據(jù)本文所提出的PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)集成方案，PDM系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)的歸檔流程設(shè)計如圖1所示。 

對Teamcenter的服務(wù)器端進(jìn)行開發(fā)，在PDM系統(tǒng)中數(shù)據(jù)審批流程的檔案節(jié)點(diǎn)增加集成接口的handle，實現(xiàn)PDM系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)傳遞處理。通過對ITK函數(shù)的調(diào)用，獲取待歸檔數(shù)據(jù)的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統(tǒng)調(diào)用中間表中的“全文服務(wù)器配置信息表”，獲取到檔案服務(wù)器FTP的連接參數(shù)，將電子文件放到檔案服務(wù)器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統(tǒng)采用SOA JAVA開發(fā)技術(shù)調(diào)用Teamcenter函數(shù)將待歸檔的數(shù)據(jù)條目信息寫入到中間表的技術(shù)資料主表（pdm_main），關(guān)聯(lián)關(guān)系表（pdm_relation），分發(fā)路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

檔案主管在檔案管理系統(tǒng)中查看中間表中的數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)遷移到檔案系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號的各個節(jié)點(diǎn)下，并將條目對應(yīng)的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務(wù)執(zhí)行成功后，更新中間表中的接收時間，設(shè)置接收標(biāo)記accepttag為“已接收”。 

4 結(jié) 語 

在對PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，本文針對企業(yè)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)歸檔過程，提出PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成方案，確保電子數(shù)據(jù)歸檔的及時性、準(zhǔn)確性和完整性，優(yōu)化產(chǎn)品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展。 

主要參考文獻(xiàn) 

[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001. 

第7篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度

企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。

2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。

3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理

網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識別代碼型發(fā)展，機(jī)器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用。利用計算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機(jī)規(guī)定的指令來隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語

第8篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

1.1檔案工作運(yùn)行機(jī)制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌

目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，認(rèn)為檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點(diǎn)，部門檔案資料網(wǎng)點(diǎn)補(bǔ)充的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂，機(jī)構(gòu)變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴(yán)重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要

隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團(tuán)公司是以煤炭為主業(yè)，同時始終把循環(huán)經(jīng)濟(jì)作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)?，F(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制，企業(yè)集團(tuán)和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關(guān)系，已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個獨(dú)立法人單位的新型關(guān)系，企業(yè)集團(tuán)原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機(jī)構(gòu)、管理體制、經(jīng)營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)

檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術(shù)含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個職能部門工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應(yīng)對自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1沒有形成一套強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心

形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨(dú)行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心，不能準(zhǔn)確把握上級指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運(yùn)行程序銜接不上，職責(zé)不明確。

2.2沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度

不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有機(jī)聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運(yùn)行，造成檔案資料丟失。

2.3企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識

不少單位往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導(dǎo)致檔案缺失。

2.4在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3決解問題的辦法

3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理

規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團(tuán)公司為例：1988年潞安集團(tuán)公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里，集團(tuán)公司檔案館改進(jìn)工作思路，及時對公司所屬各單位進(jìn)行調(diào)查摸底，對符合構(gòu)成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進(jìn)行嚴(yán)格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關(guān)于潞安集團(tuán)公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機(jī)整體，便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，有效地保護(hù)和利用檔案。

3.2健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，堅持依法辦事

建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，形成開展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團(tuán)公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標(biāo)、有考核、有監(jiān)督。有目標(biāo)：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標(biāo)，相應(yīng)制定考核辦法，進(jìn)一步推進(jìn)和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強(qiáng)文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)為集團(tuán)的服務(wù)意識。

3.3創(chuàng)新管理模式建立檔案協(xié)助方陣

為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化。潞安集團(tuán)是山西五大煤炭企業(yè)集團(tuán)之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。潞安集團(tuán)公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設(shè)有協(xié)作負(fù)責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過反復(fù)考慮，權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后，才被列入負(fù)責(zé)單位。采用這種管理模式，一方面可以加強(qiáng)各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠(yuǎn)，不必要的人力、物力、財力浪費(fèi)，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進(jìn)公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進(jìn)公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為集團(tuán)公司服務(wù)。

3.4全面夯實檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道

由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設(shè)施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴(yán)重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道非常必要的。以潞安集團(tuán)公司為例：該公司檔案館為全面推動集團(tuán)公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項管理措施、下發(fā)各種針對性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評比、達(dá)標(biāo)活動。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴(yán)格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時配備了相應(yīng)的專職檔案管理員，制定了相應(yīng)的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，大大夯實了檔案工作基礎(chǔ)，為集團(tuán)公司全面推動檔案工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。

3.5用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失

煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發(fā)年報統(tǒng)計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對關(guān)閉破產(chǎn)單位開展檔案指導(dǎo)工作，督促這些單位夯實責(zé)任，加強(qiáng)檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調(diào)動制度。

3.6培訓(xùn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案人員，需建立靈活多樣培訓(xùn)機(jī)制，提高人員素質(zhì)

第9篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文

關(guān)鍵詞：計算機(jī)；檔案管理；軟件設(shè)計；軟件應(yīng)用

在企業(yè)實際開展檔案管理工作的過程中，基于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢逐漸凸顯出來。而如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目開展計算機(jī)檔案管理軟件的技術(shù)研究工作，就是目前各個企業(yè)的工作重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。

1計算機(jī)檔案管理軟件的技術(shù)設(shè)計流程

想要應(yīng)用計算機(jī)檔案管理軟件開展新時期的企業(yè)檔案管理工作，就必須結(jié)合工作需求，明確軟件技術(shù)的設(shè)計要點(diǎn)，掌握技術(shù)的基本設(shè)計流程。

1.1功能設(shè)計工作

本文主要以航空發(fā)動機(jī)公司的信息檔案管理工作為例展開分析，在實際進(jìn)行計算機(jī)檔案管理軟件技術(shù)的研究工作時，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)分析出計算機(jī)檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具備的基本功能有哪些。一般來說，檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作，內(nèi)容相對較為復(fù)雜和繁瑣。因此，軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備自動分類的功能。其次，為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，還要具備數(shù)據(jù)備份功能。同時，計算機(jī)檔案管理軟件的應(yīng)用優(yōu)勢就是可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術(shù)的設(shè)計環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員要重點(diǎn)關(guān)注于網(wǎng)絡(luò)連接的問題，科學(xué)合理的開展資源共享工作，保證檔案資源應(yīng)用價值的充分發(fā)揮。此外，還可以為系統(tǒng)設(shè)置打印功能，減少手工勞動的強(qiáng)度。

1.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)

計算機(jī)檔案管理軟件的設(shè)計工作應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計環(huán)節(jié)入手，設(shè)置資源存儲層，建立數(shù)據(jù)資源庫，按照不同檔案類型對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類設(shè)置，給資料查找工作提供便利。同時，應(yīng)當(dāng)從軟件操作界面的框架結(jié)構(gòu)建設(shè)工作入手，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目類型和獨(dú)特的文化精神，進(jìn)行界面布局的優(yōu)化設(shè)置工作，提高軟件的美觀性和實用性。最后，是安全防范結(jié)構(gòu)的建設(shè)工作，通常技術(shù)人員會在網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入口以及登錄界面設(shè)置安全防御機(jī)制，降低系統(tǒng)受到安全風(fēng)險干擾的幾率。各個企業(yè)都應(yīng)當(dāng)充分意識到完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)工作的重要作用，并應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注于技術(shù)人員對軟件技術(shù)的應(yīng)用情況，確保計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用價值的充分發(fā)揮。

2計算機(jī)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)

在實際操作計算機(jī)設(shè)備完成電子檔案管理工作時，還有一些操作要點(diǎn)需要遵守，具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。

2.1人員培訓(xùn)工作

雖然我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，信息技術(shù)可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機(jī)技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。安排專家為員工傳授先進(jìn)的工作經(jīng)驗，并應(yīng)當(dāng)開展素質(zhì)教育工作，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識及能力，讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢及不足，研究優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應(yīng)用效果，推動企業(yè)檔案管理工作的有序運(yùn)行。

2.2管理機(jī)制建設(shè)

企業(yè)檔案當(dāng)中涉及到的信息數(shù)據(jù)有很多，包括企業(yè)的發(fā)展歷史，項目運(yùn)行的數(shù)據(jù)信息，員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業(yè)明確哪些檔案可以進(jìn)行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應(yīng)用計算機(jī)檔案管理軟件時，在內(nèi)部建立健全的監(jiān)管機(jī)制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術(shù)手段在軟件平臺上為每位員工設(shè)置登錄賬號，以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據(jù)不同部門的工作職能需求，設(shè)置其可以查閱以及修改檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限。從而為檔案數(shù)據(jù)提供雙重保護(hù)，降低安全隱患的發(fā)生幾率。同時，檔案管理工作的關(guān)鍵就在于對數(shù)據(jù)信息的開發(fā)利用，檔案管理人員可以利用計算機(jī)技術(shù)對整體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理和分類，根據(jù)時展情況和檔案的使用年限，對失效檔案進(jìn)行集中清理。最后，將同類項目的檔案數(shù)據(jù)整合起來，分析出項目流程設(shè)置工作存在的實際問題，并及時修改。以便于充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值，達(dá)到優(yōu)化工作內(nèi)容和形式，推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)健康發(fā)展的目的。

2.3相關(guān)注意事項

在應(yīng)用計算機(jī)檔案管理軟件的過程中，還有一些注意事項需要遵守。第一，新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術(shù)手段來完成。因此，企業(yè)要想充分發(fā)揮出軟件的實際應(yīng)用效果，就需要做好前期準(zhǔn)備工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這還涉及到資金成本的投入問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排財務(wù)管理人員做好經(jīng)濟(jì)預(yù)算，提高資金的使用價值，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的問題。第二，設(shè)計計算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理的目的是為了提高傳統(tǒng)檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對檔案材料可以進(jìn)行目錄檢索，也可進(jìn)行文件內(nèi)容全文檢索；與打字機(jī)文件對接，可直接使用打字機(jī)的文件，減少文件材料手工錄入量。在這個環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)保證系統(tǒng)能夠?qū)崟r地反映檔案文件分發(fā)、借閱、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計等情況，這是有效減輕員工工作壓力，提高計算機(jī)檔案管理軟件應(yīng)用效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要各個企業(yè)引起高度重視。