電子檔案管理風險點精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理風險點范文
【論文摘 要】目前,計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷,避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機自身也存在著一些缺陷,導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施,力求使風險降到最低?；诖?本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業的辦公帶來了巨大的變革,使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看,電子信息檔案并不全是優化,它也有自己的不足,比如與傳統的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業的數據被盜,所以,企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防,在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式,也是最經濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理,來保證內部信息的安全可靠,主要措施有:
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現代操作系統最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控,而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內,企業尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內,那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險,那么不管是什么情況,企業都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中,還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略,所謂轉移策略實質上是一種風險的分散,即把風險轉到其他的地方,以此來把已經存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外,還可以與網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后,企業最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內,還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是:發生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點,如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于,許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環節的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發現,并把其扼殺在萌芽狀態,對于已經發生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。
簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37
[3]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29
第2篇：電子檔案管理風險點范文
【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低?；诖耍疚闹饕獙﹄娮有畔n案管理的風險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3．及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲．論電子文件的風險管理[j]．檔案學通訊．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[j]．浙江檔案．2004（1）：36～37
[3]鄒生．開放網絡環境下的信息安全問題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29
第3篇：電子檔案管理風險點范文
關鍵詞：電子信息；檔案管理；事業單位；應用；風險控制
一、電子信息檔案管理在事業單位中應用的主要作用
（一）電子信息檔案管理符合時展的基本要求
在當前的社會發展形勢下，科學技術已經發展到了前所未有的高度，并且隨著科學技術的發展，各行各業的傳統工作形式也在發生改變。高速發展的科學技術催生了信息化水平的提升，強化信息化建設也已經成為當前許多行業發展的主要趨勢，檔案管理領域同樣如此。傳統的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數量的增多，管理工作的難度也呈現出逐漸加大的態勢，給事業單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質量低下的現狀，并且可以有效提升事業單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發展趨勢，促進了事業單位檔案管理工作的發展。
（二）電子信息檔案管理是事業單位的檔案管理工作得到一定程度的優化
在當前形勢下，事業單位檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業單位的檔案管理人員從傳統工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發上。通過對檔案的總結和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業單位主營業務的發展與優化提供建議，實現工作效能總體提升。
（三）節省了事業單位檔案管理工作的大量資源
在傳統的事業單位檔案管理模式下，管理質量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統檔案會占據較大的空間，事業單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數的增加，會產生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發與利用[2]。此外，傳統的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調取等方面，都要耗費較大的人力物力。
二、電子信息檔案管理在事業單位工作中應用及風險控制措施
（一）建立一套科學完善的電子信息檔案管理工作模式
在事業單位的檔案管理工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構建一體化的檔案管理模式，在傳統的事業單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。
（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風險防控質量
在事業單位的檔案管理中開展電子信息建設，既要優化工作流程，發揮現代信息技術的快捷性和便利性，還要實現檔案資源的充分利用。通過大數據分析和大數據檢索等方式，發現檔案之間的有機聯系，找到共性和有指導性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數字，指導具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導意見[4]。
（三）及時填補事業單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性
在事業單位的檔案管理工作中，應該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風險，保證檔案的安全性，一方面應該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數據被不法分子利用和盜取，另一方面應該加強對檔案管理人員的培訓力度，提升他們抵御檔案風險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風險抵御能力。
（四）提升事業單位檔案管理工作人員的整體素質
傳統的檔案管理工作較為機械，重復性很強，不需要很高的技術水平，對檔案管理工作人員的素質要求并不高，但是隨著現代信息技術與傳統檔案管理工作的融合，越來越需要專業化的檔案管理人才[6]。在現代高等教育體系下，很多學校都開設了檔案管理專業，事業單位在引進人才的時候，除了需要引進專業人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓等方式，提升事業單位原有檔案管理人員的現代信息技術應用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業務密切相關，要經常性開展電子信息檔案管理方面的培訓，提升工作人員的信息應用意識，提升工作水平。
三、結語
綜上所述，事業單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風險控制措施給予重點關注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應積極制定檔案管理的風險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。
參考文獻：
[1]付冰.電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016（21）：186.
[2]敏.現代事業單位檔案管理的電子信息技術化[J].中國信息化，2013（10）：20-20.
[3]谷紅艷.電子信息時代檔案管理的風險控制方法分析研究[J].東方教育，2014（z2）：90-90.
[4]李詠梅.事業單位檔案管理信息化建設的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.
第4篇：電子檔案管理風險點范文
關鍵詞：電子文件；電子檔案；風險估測；信息化
1 強化電子檔案的風險管理
1.1 電子檔案風險管理現狀
從電子檔案管理現狀來看，從電子文件形成之前，即電子文件的生成軟件開始，到電子檔案利用的各個環節，影響電子檔案管理的風險因素是客觀存在的。這些因素中除了人力不可抗拒的自然災害因素之外，還包括保管條件、法規制度等客觀因素因素，以及工作不規范、抵觸、懈怠等主觀因素，造成了電子檔案資源的流失和損毀，嚴重影響其真實性、完整性、可用性和安全性等。同時，由于信息技術的飛速發展和自然環境條件的變化，新的風險會不斷出現，因此建立電子檔案風險管理模式是非常必要的。
1.2 電子檔案風險管理體系的構建主體
對的電子檔案管理實行風險管理，是做好電子檔案工作的客觀要求和必要內容。黨委和政府、各級文件生成和管理參與機構（特別是信息化和電子政務主管部門、有關標準制定和系統開發部門、檔案部門）、機構領導、機構相關工作人員都是風險管理體系的構建主體。電子檔案風險與多個層次、多個領域的因素有關，構建電子檔案風險管理體系需要根據電子文件和電子檔案管理工作的實際情況和相關配套工作的實際情況進行統一謀劃，需要各相關部門和社會力量的協調配合，進而構筑起全方位的應對體系。
1.3 構建電子檔案風險管理體系
應以風險發生為界點，既建立風險發生前的防止或降低風險發生概率的體系，又建立風險發生后的降低風險影響減少風險損失的體系。風險前體系。這是電子檔案風險管理體系中最基礎的部分，也是工作細致程度和復雜程度最高的部分，其主要包括風險識別、風險估測、風險防范三大內容。風險識別：通過對自然環境條件等客觀因素，以及從電子文件的生成之前到電子檔案的利用的產生、存儲、轉移等各個工作環節進行細化和監測，結合電子文件和電子檔案的種類、特點、管理要求等，對可能造成風險的因素進行分析提煉，對已存在的和可能出現各種風險進行辨識和總結歸類。
2 梳理規范電子文件管理流程
2.1 傳統電子文件管理流程弊端
傳統的紙質文件從形成到被永久保存或永久銷毀的管理流程，是按管理環節進行分工的，即以“歸檔”為界點，分別由文件生成部門進行歸檔前的管理，而由檔案部門（包括機構內檔案部門和檔案館）進行歸檔后的管理。這種管理環節上的分工在一定程度上破壞了文件運動的連續性。電子文件具有傳統紙質文件沒有的虛擬性、與載體的可分離性、易更改性等特點。因此，必須要加快推進電子檔案統一接收、保管和利用工作，同時在開展這幾項工作之前，要結合電子文件的特點和實際，參照外省的做法，對相關管理流程進行優化。
2.2 電子文件管理專業性和規范性
電子文件生命周期理論表明，電子文件從形成到永久保存或永久銷毀是一個不可分裂的運動過程，這一過程可以根據電子文件的功能和價值形態的變化劃分為若干個階段，對不同階段的管理需求應該統籌實現；電子文件生命周期全程的管理和監控措施由電子文件管理系統實現，因此，電子文件管理活動應該向前延伸到電子文件管理系統的設計階段。文件連續體理論則“進一步強調電子文件運動過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與或介入電子文件管理，要求對電子文件的管理與監控在電子文件生成的同時或之前就開始。”因此，優化電子文件管理過程必須充分利用檔案部門的專業性和規范性，“更積極地將文件從生到死、從頭到尾的整個運動過程，全面而又系統地管理起來。”這是符合電子文件運動客觀規律的。也就是說，要保障電子檔案資源的真實、齊全和完整，必須從對國家檔案資源負責任高度出發，切實采取有效措旌，從根本上保障各級檔案部門，特別是檔案行政管理部門和綜合檔案館在電子文件生成之初，甚至是電子文件管理系統設計之初開始，在整個電子文件的運動過程中對電子文件進行有效的控制。
2.3 增強電子文件統一管理試點
建議借鑒外省、市經驗，盡快開展電子文件統一管理試點工作?？蛇x擇系統運轉較好、電子文件管理有一定基礎的省直單位作為試點，通過黨政專網平臺對所選試點單位所歸檔的電子公文進行統一管理，通過試點積累經驗、建好標準、做好網絡建設，以逐步實現對電子文件的統一、全程、規范、安全管理。建議穩步推進電子文件中心建設，以省、市（州）、縣（市、區）國家綜合檔案館為基地，建立起三級互聯的電子文件管理中心信息應用系統體系，利用電子政務網相互連通，形成“縱橫”型的框架結構。建立互聯的電子文件中心信息應用系統體系，就是在整體上實現電子文件的規范生成、流轉交換的管理，統一電子文件流通格式。通過建立電子文件前端控制機制，保證電子文件在生成、編輯階段符合相關規范，使一份完整的電子文件由足以為其提供憑證價值的內容、結構與背景信息組成，從電子文件產生的源頭保障其的真實性、完整性與有效性；通過建立電子文件流轉交換系統，在綜合運用加密、壓縮、消息認證、電子水印、數字簽名等技術，對電子檔案、電子文件的交換、加密、壓縮、簽署、檢索實現綜合管理。利用電子政務網絡與各機關、企事業單位在辦公自動化系統中產生的文件、檔案資源，建立一個廣域性的電子文件流轉交換接口，形成一個共享的綜合技術平臺。
3 形成協調順暢的合作共建機制
總體上講，這主要是指理順電子文件和電子檔案管理主要相關部門之間的關系，明確各自的職責，同時加強關于電子文件和電子檔案管理的跨部門溝通與合作，以期消除我國直線職能式行政組織結構在運行中客觀存在的“容易因循守舊，各機構橫向聯系和協同不足”的缺點，進而協調和統一各方力量共同做好電子文件和電子檔案管理工作。理順電子文件和電子檔案管理各部門之間的關系，明確各自的職責，既包括各單位內部部門和機構，也包括單位之間。特別是要通過對法規體系的健全，加大對檔案部門的制度性授權和事務性授權力度，提高檔案部門的工作主動性和積極性，保證檔案部門的專業性在電子文件和電子檔案管理中得到充分發揮，同時使其責任更加細化和明確，使管理更加方便。在標準方面，要堅持“有章先行、無章緩行”的原則，嚴格根據國家已經頒布的標準開展相關工作。要根據國家的標準及時制定地方性標準并對具體執行提出要求，但不應有超出國家現有標準規范的地方性標準存在。重點是提高貫徹標準的質量和水平，做到“步步有章可循、件件標準規范”，使的電子文件和電子檔案管理更規范，成功率更高。
參考文獻
第5篇：電子檔案管理風險點范文
[關鍵詞]醫療檔案；管理利用；風險；對策
近年來，社會各界對醫療檔案的認識不斷提高，人們對醫療檔案的利用和依賴也在不斷增長，醫療檔案利用，是醫療檔案利用者通過醫療檔案利用工作查找、利用醫療檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是醫療檔案信息資源的利用價值得以實現的過程。醫療檔案利用是檔案管理整個工作過程中的最終環節，醫療檔案安全保管的最終目標就是能服務于醫學研究、不斷地提高醫療水平，服務于人民群眾。但是，在做好醫療檔案利用服務的同時，也存在著不同程度的利用風險。
醫療檔案管理人員在認真履行醫療檔案利用服務職責的同時，也應特別注意到醫療檔案的利用安全，做到不丟失、不損毀。那么，醫療檔案利用過程中存在著哪些風險呢？筆者調查認為，就醫療檔案來說，在利用過程中存在的風險大致有以下幾個方面：
一、醫療檔案利用中存在的風險點
（一）醫療檔案管理人員安全風險、責任意識淡薄
在醫療檔案利用過程中，有些檔案管理人員認為只要把檔案收好了，檔案就安全了，其實不然。檔案安全貫穿于檔案管理的各個環節當中，案卷裝訂、鑒定、出庫、查閱、網絡安全、檔案復查、設備運行等方面都存在著潛在的風險，醫療檔案安全的首要任務就是要不斷增強醫療檔案管理人員的風險防范和責任意識。
（二）醫療檔案利用制度建設需進一步完善
醫療檔案管理部門雖然制定了檔案查閱利用制度，但是隨著利用范圍的擴大，利用者的增多，利用目的的多元化，醫療檔案查閱利用的制度沒有得到及時的完善和補充，面對醫療檔案利用者新的利用需求，檔案管理人員依然墨守成規，制度落實不到位，思想觀念沒有更新。即使有完善的制度也未嚴格按照要求去做，礙于人情和面子，在工作中存在著違規操作的現象，
（三）對醫療檔案安全責任缺少必要的監督和檢查
在醫療檔案利用過程中，有些檔案管理人員直接把檔案交給利用者，任由隨意翻閱、摘抄與拍照、復制，而沒有必要的監管，且不說，這樣做會對醫療檔案本身易造成損害，而且由于管理工作人員嚴重失職，極容易造成醫療檔案的丟失和損毀。
（四）電子醫療檔案的不可讀與失真現象更加普遍
隨著檔案信息化的不斷發展，電子醫療檔案大量產生，給檔案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和閱讀的同時，也給醫療檔案安全管理帶來了新的課題和新的挑戰。比如：電子檔案與讀取設備的不兼容，造成電子檔案不能讀取；網絡黑客與電腦病毒的攻擊對醫療檔案信息的威脅等等。
（五）醫療檔案正常利用中對檔案造成的損毀
在正常的醫療檔案利用過程中；也有可能對檔案造成損害。一是由于利用者不小心，在利用過程中損毀檔案，這雖屬“意外傷害”，但檔案管理人員也應及時提醒利用者多加注意，盡可能地避免對檔案的損害。二是工作人員違反操作規程，有的調卷后隨意堆放、有的違反網絡安全和數據庫管理規定等，這些都會增加醫療檔案利用的風險。
二、醫療檔案利用過程中存在風險的原因
醫療檔案利用過程中存在的風險主要體現為主觀原因和客觀原因兩方面。
（一）主觀原因：檔案管理工作人員的責任心、工作經驗與業務素質、風險意識是醫療檔案利用存在風險的主要原因，醫療檔案管理工作是一項嚴肅性、科學性、系統性的工作，檔案管理人員的業務素質、工作經驗、風險防范意識直接影響到檔案利用工作的安全與工作質量。在整個檔案管理環節當中，檔案的鑒定、庫房管理、檔案網絡化管理、檔案的調閱與審核、案卷的質量等方面跟檔案管理人員的綜合素質有著密不可分的關系，工作人員的責任心強、工作經驗豐富、業務能力過硬，醫療檔案管理和利用的風險就小。同時，醫療檔案管理的工作人員風險意識強與弱，對產生醫療檔案利用風險的結果也不同。
（二）客觀原因
1、醫療檔案利用者的廣泛性以及內容的豐富性
醫療檔案資料在工作查考、學術研究、臨床醫療等方面都發揮著不可替代的作用。醫療檔案查考和研究作用的充分發揮；均源于醫療檔案門類和內容的日益豐富。醫療檔案資源越豐富，利用就會越頻繁、越廣泛，隨之而來的就是醫療檔案利用的風險也會越來越大。
2、醫療檔案信息的網絡化、數字化的發展與深入，增加了醫療檔案利用的風險。隨著醫療檔案信息網絡化、數字化程度的不斷提高，為醫療檔案利用提供了方便、快捷的利用方式的同時，也給檔案的安全工作帶來了新的挑戰，電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設備的兼容性、電腦病毒的攻擊，這些都會增加檔案的利用風險。
三、采取有效措施，避免醫療檔案利用風險的對策
（一）抓好安全和責任意識教育至關重要
醫療檔案利用的安全需要責任到人，層層抓落實，醫療檔案安全不能總停留在口頭上，而是要制定實實在在的責任追究制度，主管領導要負總責，層層把關，一級抓一級，不斷提高檔案安全意識，加強對所主管部門工作人員的安全和責任意識教育，做到防患于未然、警鐘常鳴。
（二）樹立和強化風險意識，促業務素質提升
醫療檔案資源是促進醫學發展、醫療研究不可缺少的寶貴財富，針對醫療檔案的保護工作也亟待加強，醫療檔案利用過程中要時刻提高檔案工作人員的風險防范意識，認真抓好檔案人員的業務素質的提升，進一步加強對醫療檔案工作的再認識，積極創新醫療檔案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低醫療檔案在利用過程中的損失和風險。
（三）提供有效的法律保障，建立科學的管理制度
檔案管理與利用是一個科學的、系統的管理過程，明確職責可以有效保證醫療檔案管理和利用工作的正常有序進行。筆者認為，醫療檔案管理部門要做到有效防范和降低利用風險就必須依據有關的法律法規的規定，建立科學的、完善的檔案管理、利用等一系列具有可操作性的規章制度和管理程序，以此來規范檔案工作人員和檔案利用者的行為，只有這樣，醫療檔案利用工作才能做到有法可依，有章可循。
（四）加強在網絡化環境下的醫療檔案利用安全防范
第6篇：電子檔案管理風險點范文
1.電子檔案儲存的安全性問題
醫院保存的電子檔案大部分是屬于重要的文書材料，如今很多儲存設備具有高速讀寫的速度，如果被盜取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因為信息化手段所使用的都是統一的字體與標識，喪失了手寫漢字的特點，這樣也不利于對真假進行鑒別，導致被侵害的文件不易被察覺。另外，網絡傳輸的風險性也很大，在傳輸的過程中存在被修改、被惡意破壞、被盜用等風險。因此電子檔案儲存的安全性問題是不可忽視的。
2.電子檔案管理的長期可讀性問題
電子檔案的信息存儲在不同的載體上，信息的讀取與儲存需要指定的設備，這樣會導致信息對軟硬件的依賴。當前信息技術等發展非?？?，計算機影響的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出現了問題，也有幾率會讓信息丟失，直接將電子檔案的使用壽命縮短。
3.電子檔案管理人員的綜合素質問題
應用辦公自動化對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。如果引進了現代化的設備，卻不能得到充分的利用，那么就談不上檔案管理信息化。
二、信息技術在電子檔案管理中的具體應用
1.提升設備的安全性，確保電子檔案的安全性
前面提到電子檔案在網絡傳輸過程中存在一定的安全風險性，因此，要重視這個環節，要針對性地加強檔案儲存設備的安全性，方法可以是：對相關軟硬件進行檢查、更新、升級、維修，要定期對相關設施與網絡服務期進行檢測、維護與清理，要以此為職責設立網絡安全監督員，定期對存檔的電子文件，特別是重要的電子文件進行備份與更新，還要加強身份驗證、數字簽名、網絡防火墻等等，利用這些手段來提升設備的安全性，最大限度地保障電子檔案在傳輸、儲存、運用操作的過程中的保密性、發展性、持續性、安全性。同時，應用辦公自動化技術進行電子檔案管理時，必須遵照相關的要求，在使用的過程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止電子文件被其他用戶進行非法使用或者隨意修改，進一步提高其安全性。
2.完善相關規章制度，對電子檔案操作流程進行規范
首先，在利用信息技術對具體的電子檔案進行管理的過程中，要以實際情況為出發點，對相關制度進行科學完善，如電子文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度等等，從而最大限度地保障電子檔案管理中的安全程度。最后，在實際的工作過程中，應該構建一個相對規范的電子檔案管理制度與操作標準，需要將各個部門的儲存格式、處理手段進行統一，對保管、使用、收集等各個環節的標準進行完善與規范，最大限度地防止在轉換過程中又或者兼容性的問題導致電子文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現漏洞，同時更要保障電子文件制作與檢索過程中與電子檔案管理及時同步。
3.利用信息技術分步推進，實現電子檔案信息管理
要堅持從實際出發，在醫院推出總體規劃條件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重視所有電子檔案管理必須重視的環節，就是特殊性與安全性，從而構建系統平臺，制定規范的管理模式。最后，需要對電子檔案數據進行積累，在這個過程中，我們要長期堅持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實際出發，根據醫院現有的資源，加以充分利用，來對階段性的目標進行明確?；谀壳搬t院電子檔案管理信息化的現狀來分析，必須要分步推進，實現電子檔案信息化管理。最后需要加強這方面技能與思想方面的培訓，從而擁有正確的電子檔案信息服務意識。
4.強化技能培訓，提升電子檔案管理人員的綜合素質
第7篇：電子檔案管理風險點范文
（一）電子檔案管理能夠有效的節省人力和物力與傳統的檔案管理相比較，傳統的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網絡的廣泛應用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當面提供了相當的便利。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質量，還節約了大量的人力與物力。
（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務的質量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數字化的信息形式儲存在計算機中，并且經過互聯網的傳播，方便世界各地網絡在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關的視頻資料等，由于傳統檔案的種種限制，導致是在電子檔案迅速發展的今天，已經遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務，隨著檔案需求的多樣性與社會科學的不斷發展，檔案管理工作的服務對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態、全面的服務特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。
二、加強電子檔案管理的方法
（一）利用風險管理方法，提升電子檔案管理的水平
電子檔案管理由于利用的計算計算機網絡平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應的措施進行應對，通過這些手段的應用，將電子檔案的管理風險降低到用戶可接受的范圍內，進一步的達到電子檔案管理的安全系數。
（二）規范電子檔案管理的操作流程
傳統的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網絡上的虛擬信息，通過網絡這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環節中實現的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統而安全的管理起來。
（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制
電子檔案作為一種新興的事物，其發展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當重要的。在建立完善的管理機制的基礎上，還應該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應該投入一定的資金，在硬件設備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。
三、結語
第8篇：電子檔案管理風險點范文
【關鍵詞】中職學校檔案；檔案管理程序；檔案管理風險
1 中職學校檔案管理的內容和程序
1.1 中職學校檔案管理的主要內容
學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：
（1）綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校規劃、實施計劃及各種會議記錄等。
（2）規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。
（3）課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。
（4）學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。
（5）學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。
（6）教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。
（7）招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。
1.2 中職學校檔案管理的程序
中職學校檔案的管理從流程上來講，分為檔案的收集工作，檔案的分類和保存工作，檔案的提出和運用工作，這三個環節是檔案管理中出現問題的主要環節，從三個環節入手分析存在的問題，有效防止問題和困難的出現，將檔案管理的風險降到最低，是一種科學合理的簡潔化檔案管理模式，即使出現了問題從環節上進行排查也能更輕易的找到問題的本質原因。
2 管理程序中存在的問題
2.1 教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識
大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。
2.2 沒有系統的管理，導致檔案管理混亂
中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。
3 如何在管理程序上降低管理風險
3.1 檔案收集的制度化降低風險
檔案的收集工作主要是解決檔案的來源和集中，從中職學校檔案的內容來說，學校檔案是一個很龐雜的系統，涉及到各個部門，各個組織體系，如果只依靠專職人員上門上戶式的收集整理，那是一項艱巨而困難的任務，而且非常容易出現收集中的失誤，造成檔案資料的流失。這時檔案報送的制度化管理就顯得尤為重要，依據制定系統的檔案收集制度，規定學校各部門、各組織在何時、何地、以何種形式將檔案報送具體的部門或個人，組織專職人員對檔案進行收集，簡化檔案的收集工作，同時，也能培養專職的檔案收集人員，有利于檔案后續的管理，達到優化檔案管理的目的，降低管理風險。
3.2 檔案保管的專業化降到風險
對檔案的重視程度不夠，人事檔案交接手續不嚴密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位，檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足，認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。這些都是檔案保存過程中管理人員對檔案管理認識不足的表現和中職學校檔案管理的現狀，如何在檔案保存的過程中加強檔案管理人員的專業素質和職業道德就是保存程序中重點。為了達到提高管理人員專業化的目的，可以從以下幾點入手：第一，增強檔案管理人員知識面，強化通識教育，實現專業人員知識素質全面。第二，樹立以人為本的服務意識，加深以提供服務為己任的認識，各項管理工作都應該首先從利用者的角度來考慮，以利用者的需求為出發點。第三，靜態管理與動態管理相結合，保存在檔案室的紙質檔案和電子檔案本身是一種靜態的檔案，而人為的對這些檔案進行維護、分類和轉運則是一種動態的管理。第四，手工操作與電子操作相結合，隨著科學技術的發展，網絡的普及與應用，逐步實行中職學校檔案的現代化管理是大勢所趨。從以上幾方面加強檔案管理人員的專業化管理水平，才能更大程度的降低管理風險。
3.3 檔案查閱的規范化降低風險
中職學校教學檔案管理的特點是來源渠道多、涉及面廣泛。形式多樣，專業性強。針對中職學校檔案管理的這些特點，學校制定規范化的查閱和審查機制，組織定期或不定期檢查或抽查。如新學期開學或期末，可以開展全校性的對上學期或本學期檔案審閱和運用方面的檢查工作，并進行評比，對個人和部門進行定性定量評價，納入教職工考核體系。設置不同管理人員針對不同部門的管理工作，規定檔案查閱和運用過程中的責任人負責制，對檔案的發放和傳送責任到人，形成規范化的傳閱形式，降低檔案丟失的風險。
4 結論
學校的檔案管理是中職學校日常工作中的一項重要任務，教學檔案管理的好壞，是各項檢查和實際學校工作狀況的文獻證明，也是評價學校工作成績的一項標準。檔案工作人員應嚴格要求自己，做好教學檔案管理工作，從檔案管理的三個環節上將檔案管（下轉第190頁）（上接第221頁）理的風險降到最低，這樣才能發揮出學校檔案對學校發展的最大作用。
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第9篇：電子檔案管理風險點范文
關鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化
1 檔案信息化面臨的安全保密的風險問題
館藏檔案數字化是開發和提供檔案利用的主要手段，數字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數設置或操作工序等問題引起從模擬到數字轉換過程中檔案信息的不完整、不準確、不標準等風險。
數字檔案信息依附的軟硬件網絡環境存在先天不足和技術方面的風險。網絡、計算機、服務器、存儲設備、系統軟件和檔案管理信息系統是數字化檔案信息賴以生存的IT基礎環境，也是引發檔案信息安全問題的風險基地。
檔案信息化應用系統的專業技術性和知識綜合性，以及以指數方式快速增長的電子文件的存儲與保管，要求對檔案信息實施科學組織、合理存儲、有效管理和安全備份，這對具有傳統知識結構的檔案工作者而言是個挑戰，若不及時參與繼續教育，更新知識結構，了解和研究電子文件及其工作機理，檔案人員將會面臨難以應對電子文件管理工作之風險。
2 保證檔案管理信息化安全建設的有效措施
2.1 提高檔案管理人員的信息化意識
和傳統意義上的檔案管理相比，當前的信息化管理模式主要是實現了文件的自動登記、歸檔、查詢、傳遞等方面在計算機上的實現。這一轉變也對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要掌握每個電子文件的特征，還要對電子檔案的全程管理都能夠詳細地了解。同時還要掌握網絡安全防護和相應系統的使用，進而保證每道信息管理的安全性和完整性。此外，作為檔案信息化管理人員還應該在本職工作的技術上，不斷地通過自我學習的方式以及參與單位組織的培訓，提高自身的專業素質水平和工作能力。
2.2 加強檔案信息安全保障體系建設
國家對電子文件管理的要求是保存電子文件，同時歸檔紙質文件。2003年國家檔案局關于《電子公文歸檔管理暫行辦法》中第七條規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯?！彪娮游募切畔⒓夹g的產物，其制作及管理必須采取有效技術措施來確保它的安全。目前用來維護電子文件真實性的安全技術主要有：密鑰技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火、防寫處理、加水印等技術措施。在管理策略上，最好采用異地備份，存用分離的管理模式。
電子文件是由人來制作和管理的：一要對參與制作和管理的人員要進行思想、道德、品質的審查；禁止那些道德品質不好、工作不認真負責的人員參與電子文件制作和歸檔電子文件管理，這是從源頭上保證電子文件與歸檔電子文件的真實性、安全性的關鍵措施。二要不斷進行思想教育，要養成認真負責的工作態度，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平。此外，還應建立歸檔電子文件管理的崗位責任制，把責任和任務落實到每個人；保證電子文件從制作到歸檔管理的真實性、安全性和有效性。
2.3 建立技術保障體系
這種方式是進一步提高檔案管理系統免疫力，增強安全系數的重要手段。任何的信息技術產品的科學使用，都需要從系統保護、信息保存等幾個方面來開展。作為檔案管理信息化工作也應該從這幾個方面入手，提高自身的發展優勢。
2.4 加強檔案信息化人才建設
人員是檔案管理工作得以進行的重要因素，當前的檔案管理人員并沒有根據時代的變化而提高自身的意識。這就直接影響到了檔案管理現代化進程的速度。就算是擁有一流的設備，沒有高質量的檔案管理人員也不會長久發展。這也就說明了人員是檔案管理信息化建設的關鍵因素。任何的設備和信息化建設最終依靠的都是人。作為當今社會的高品質人才除了要掌握專業的檔案管理知識，還要會使用計算機操作，并不斷提高自身的專業素質。作為檔案管理部門應該定期組織檔案管理人員參加培訓，學習相應的業務只是，不斷探索出更好的檔案管理模式，這也是加強檔案管理人員隊伍建設的主要方法。
2.5 保障應用軟件的安全
為了保證檔案的安全性，我們可以開發出防止偷竊和身份識別認證系統。只有合法的用戶在合法的環境下使用了合法的方式查看檔案才是檔案管理的安全運行。如果內部人員使用非法操作查看檔案，應該給予一定的懲罰，并進一步加強數據加密方面的工作。
2.6 加大投入，增配軟、硬件設施
高質量檔案信息化的實現必須投入大量的人力、財力、物力。根據檔案管理的實際需求配置相應的軟硬件設施。當前的檔案管理資金主要來自政府撥款，為了加快改造的步伐，也可以采取收入資金的方式。如果遇到一些阻礙，也可以向上級主管部門溝通，并商榷解決辦法，加強檔案信息化的發展。
2.7 病毒防范與治理
病毒對檔案管理具有一定的威脅，所以信息化檔案管理人員應該根據實際情況建立起高級病毒防范網，對不斷升級的病毒都提出相應的解決辦法。對相關管理人員的信息技術培訓十分必要，有利于提高其安全意識。
2.8 建立監督執行體系
對檔案信息化管理工作進行監督能夠提高檔案工作的質量。一方面要強化對整個檔案信息化管理工作的過程控制和跟蹤，保證每一個步驟都能夠有效落實，實現信息化管理的要求和目標。檔案管理工作的信息化保障工作通過監督分析和管理，進一步推進相關標準和規范的升級。
3 結束語
綜上所述，檔案管理實現信息化不僅對檔案建設工作十分有利，同時也對社會的發展起到積極的促進作用。檔案管理要想進行得好，檔案管理人員就必須全面地掌握檔案信息化管理的主要方法。檔案管理中的一項重要工作就是保證檔案的安全保密，這也是保證其他工作有序發展的一個方面。
參考文獻
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