高效檔案管理精選(九篇)
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第1篇：高效檔案管理范文
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術的應用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發展效率，增強高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當今時代，科學技術迅猛發展，在信息化、現代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。如何應用現代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現為以下幾點：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數據庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現電子檔案管理信息化程度低的現象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數據利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。
第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸的方式提升其工作效率，然而，在遠程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養，要有創新的觀念、改革的精神、發展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現代化鋪平道路。，逐漸提升其發展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。
3.3 創新電子檔案服務手段
首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展，有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應用電子檔案技術的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創新其管理方式，進而提升高校檔案管理工作效率與質量，加大資金的投入力度，為其后續發展奠定基礎。
第2篇：高效檔案管理范文
檔案管理工作信息量繁多，查找起來也需要一些時間，如果領導要及時要一些文件，查詢起來很不方便，這樣暴漏出檔案查詢的效率較低，影響整個工作進程。最后，傳統的檔案管理工作，儲存檔案時間較長，會累積大量的文件數據，在檔案進行查找、更新、維護時，帶來很大的工作量，而且還容易出現差錯，傳統的檔案管理大部分都是紙張管理信息，時間久了就會堆積，一些年限就的文件在不斷的整理中就會遺漏、混亂，如果遇到一些臨時急需的文件，查找工作會消耗很長時間。
二、新時期高校檔案管理工作創新的措施
高校的檔案管理工作也要隨著社會經濟的不斷發展而進行適時的改革創新，在檔案管理體制不斷創新改革過程中，就是在傳統檔案管理工作的基礎之上進行的填補和玩啥，因此，在教育體制不斷的改革中，強化高校檔案管理程序和步驟，運用現代化的科學技術、計算機網絡，將高校的檔案管理工作更加的完善，更好的服務于高校整體管理工作中去，檔案管理創新要做好相關的措施，具體如下：
（一）通過對檔案管理工作的正確認識和分析，明確檔案管理創新
發展的思路，找到創新管理的方法和途徑領導對于檔案管理創新工作要給予重視，工作人員在實際管理工作中善于總結分析檔案管理中的利弊，通過總結分析，找到創新的頭破口，才能促進檔案管理工作有序穩定的向前發展。
（二）檔案管理的實際工作中要堅持“以人為本”
創新是一中進步的、向前的、先進的發展思想，而人無疑是產生創新思想的主體，“以人為本”就是在檔案管理工作中，人性化的采取有效的措施進一步加強管理工作，使管理工作更加高效。作為高校一項基礎的管理工作，檔案管理對于高校的發展有著重要的意義，因此，作為高校來說，定期的對檔案管理人員進行定期的培訓和教育，不斷的豐富檔案管理知識，同時也提高了他們的專業技術水平，檔案管理工作人員也要樹立終身學習的意識，二者相互配合，相互的作用，才能提高創新在檔案管理工作中發揮著越來越多的作用。
（三）采用現代的科學技術，使高校的檔案管理能夠開辟出新的天地隨著科學技術的不斷發展和進步，現在社會發展主要還是取決于技術的競爭和發展，而很多科技成果的研發也被運用到各個領域當中，在教育和教學的管理機構當中，科學成果的運用也非常的廣泛，比如在現在的課堂教學當中，多媒體技術的應用已經非常的廣泛和成熟，而在高校的檔案管理工作當中，計算機技術也已經開始被運用的非常廣泛。計算機技術的運用，使得高校檔案管理工作能夠更加方便的運行，也為高校一些基礎性工作的運行提供了更加有效和科學的方式。
（四）檔案管理的專業化水平應該要不斷的提高
高校的檔案管理工作想要長久的發展，就要建立綜合檔案管理方式，在提高檔案管理專業化水平的時候，除了要提高檔案管理工作人員的專業技術水平和綜合素質之外，還應該要建立起管理工作的創新機制、保障機制以及電子化的體系，從多個方面來對檔案管理工作進行綜合提高。
（五）對于電子檔案的安全研究工作應該要進一步的加強
檔案網絡化以及電子檔案已經開始在高校當中普及，但是因為檔案信息是具有一定的機密性，所以檔案管理的工作人員在管理的過程當中也應該要注意電子檔案的安全性。首先對于那些需要在網上進行的信息應該要進行比較嚴格的審查。對于一些不明信息要進行阻止或是經過審查之后使用，避免互聯網黑客的襲擊、導致信息泄露，給高校檔案管理工作帶來不便。其次對于網絡信息安全性，相關管理工作人員應該要加強。
三、結語
第3篇：高效檔案管理范文
【關鍵詞】高職 檔案管理 信息化
檔案管理工作是建設示范性高職院校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的重要環節，也是衡量高校管理水平高低的重要標志之一。應該認真總結以往檔案管理工作中的得失，改進工作方法，更科學、更合理地利用檔案，推進檔案管理工作的現代化建設，以實現檔案的自身和社會價值。
一、檔案管理中存在的問題
近幾年來，臺州職業技術學院檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道。但從整體情況看，存在一些共性問題，如部分領導檔案意識不強，檔案工作的重視程度不夠，檔案管理制度不健全。其中，檔案工作本身還存在著以下幾方面問題。
1、檔案管理格局混亂。管理機構不健全，管理職能不明確。檔案管理一般由設在學校行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實物檔案等，而科研檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案等分屬各個業務部門、系（部）管理，在一個單位內形成了諸多部門管理檔案的格局，不利于高校及檔案事業的發展。
2、檔案管理隊伍整體素質低。有些人對檔案事業的重要性缺乏認識，認為檔案工作是一項附帶工作，好壞無關學校大局，更談不上檔案信息化建設。從目前多數高校來看，尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。另一方面，學校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業的專門培訓較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，又直接制約著檔案信息化建設進程。
3、數字化建設落后。由于不少學校的重點在建設與教學、科研緊密相關的項目，無資金投人檔案管理的基礎設施建設，因而很多學校的檔案設施設備相當落后和簡陋。形成沒有計算機的檔案室，檔案數字化管理是一片空白；有計算機的檔案室，檔案數字化管理水平也較低。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在高校管理中廣泛運用，高校管理手段不斷進步。但是，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質載體、實物存儲階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。
二、檔案管理工作的措施
1、檔案結構創新。高校檔案建設要從高校職能變化形成新檔案的趨勢和對檔案工作的新要求出發，針對高校教學、管理、科研和服務工作的一般特點和本校特色，從發展的角度，收集本校資料，努力做到全而不爛、精而不缺；同時積極收集必要的校外信息資料，形成高等教育及其科研情報，一方面與本校檔案進行比較研究，促進本校檔案研發水平；另一方面為本校教學、科研、管理和服務工作提供廣泛的技術情報，避免工作中的彎路，促進本校各項工作水平的全面提高。
2、提高檔案信息化水平。隨著時代的發展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發的要求也越來越高。傳統的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學校教育管理決策的需求差距較大的現象，其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經不能適應學校發展的要求，因此，檔案部門對利用率高的檔案信息實行數字化處理同樣勢在必行。數字化檔案實現后，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網絡終端，用戶可以立刻直接查詢到所需的保存在計算機中的數字化的文件內容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時，檔案部門還可以利用網絡，在局域網上公布非保密信息，如規章制度、科技成果等等，有效增加檔案資源的利用率，達到主動服務的目的。
3、提高管理人員素養和服務理念。重視人才培養，提高人員素質。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，做一名一專多能的檔案工作人才，自如應對高校改革對檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務工作提供具有針對性的檔案服務。
總之，高校檔案工作是一項基礎性、服務性管理工作，也是高等教育工作重要的環節，特別是在社會信息化、經濟全球化、政治多極化的今天，高校檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為檔案的工作者必須迎接挑戰，適應檔案信息化的新型管理的需要，努力學習新技術，積極探索檔案數字化建設的方式，推進檔案信息化、標準化、自動化、網絡化管理，為學校發展做出應有的貢獻。
【參考文獻】
[1] 侯曉微：淺談高等學校檔案網絡化管理[J].貴州檔案，2003（5）.
[2] 吳寶康：檔案學理論與歷史初探[M].成都：四川科技出版社，1986.
第4篇：高效檔案管理范文
論文摘要：隨著電子計算機、電子載體和網絡技術的應用和發展，高校檔案管理服務模式的創新要實行“三個轉變”：一是服務內容的創新，從檔案數量要求向質量要求轉變；二是服務方式的創新，由被動服務向主動服務轉變；三是服務手段的創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。
隨著高科技的迅猛發展，我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此，高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用，對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明，高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的環節，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞，直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體，它的作用發揮并不是主動的，而是潛在的，需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應人們的要求。當今時代，計算機已深入到社會生活的各個領域，在檔案工作中，計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代，大大提高了工作效率。此外，網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。
二是新的電子載體（材料）的出現和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體，錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后，新型載體大量出現，如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介，過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、光盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務更完善、更便捷。
三是網絡技術的發展和應用。高校的優勢在于具有完善的校園網，校園網的產生使檔案工作發生了質的變化，一改傳統的手工操作為電子文件，變被動工作為主動工作，利用先進的設備、科學的方法和手段，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比，電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實現了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務模式創新的對策與措施
服務內容創新，從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的，高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創新工作內容，推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變，已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用，高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現服務模式的創新，很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節，以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉化成編研成果，直接為高校的中心工作服務，從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。
服務方式創新，由被動服務向主動服務轉變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來，大膽改革現有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發利用上，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識，在校領導的重視和支持下，緊緊圍繞學校的中心工作，積極參與學校的重大活動，及時了解、掌握學校發展動態，經常深入教學、科研第一線，熟悉教研業務工作的流程和具體內容，了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開展信息服務工作。同時，在檔案主管部門的協調下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實現資源共享。
服務手段創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體，隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展，數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此，必須加快檔案信息化建設步伐，把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去，改變傳統的手工操作管理模式，實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲，實現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時，加強檔案館信息網絡建設，在因特網上建立檔案信息主頁，搞好網絡化服務，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。
參考文獻：
[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報,2007,(3).
[2]李華.對高校檔案管理創新的思考[J].佳木斯大學社會科學學報,2003,(4).
第5篇：高效檔案管理范文
關鍵詞:高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發達的不竭動力,要發展就要有創新,檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新,才能使檔案事業適應和服務于社會,跟上當今和未來世界發展的步伐,才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
1.1檔案信息時展的要求
首先,數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一網的電腦,即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網絡為基礎的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網絡為基礎的新經濟,其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境,進入極好的良性循環之中。
以往檔案人員為開發檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次,使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中,各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網,并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現,使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件,即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯網(chinanet)、中國教育科研網(caep.cetinnet)、中國科技網(cstnet)和中國金橋網(chinagbnet),并均與國際互聯網internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cernet工程的促進,很多高校紛紛著手建設校園網,至1996年底,已有220所高校建成校園網并連入cernet, 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起,為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來,高校檔案館自動化建設經過10多年的努力,開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統,已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段,提高了服務質量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是,計算機應用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式,多數是建立在原有的手工管理模式基礎上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系,它只為檔案部門內部服務,作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數據庫的建設,都處于各自為政的低水平重復狀態,這不僅造成了人力物力的巨大浪費,也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備,機型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件,都沒有遵循相應國家標準,功能單一、標準化水平低,數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準,各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去,勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后;
經過多年的努力,高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性,數據庫大多自建自用,建成的數據庫規模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復建設,數據無規范化控制,商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用,嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫,缺少全文數據庫和多媒體數據庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯網,但只能訪問其主頁,根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少,用于檔案館網絡化建設的經費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網絡,更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
3高校檔案管理現代化的初步構想
第6篇：高效檔案管理范文
【關鍵詞】高校；檔案管理；效能
中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）11-0225-01
一、高校檔案管理效能的意義
（一）有助于建立高效能的管理機制。對于高校檔案管理來說，最重要的要求就是能夠提高檔案的利用效率，將高校檔案的各項功能作用都發揮出來，利用好檔案信息資源的社會功能，采取一些激勵檔案管理工作創新完善的績效機制，從而推進高校檔案信息管理的進一步完善。就當前來說，我國已經建立這種績效機制的高校有很多，大家都認為這種績效機制可以有效進行檔案管理，將檔案的效能和效益結合起來，取得雙重進步。
（二）有助于促進多層次的檔案利用。高校檔案信息資源可以促進學校重要文獻的記錄傳承，可以將學校珍貴的資料保留并運用到未來的工作中，可以反復創造價值。高效率管理的重點就是要充分利用信息資源，使高校檔案管理的作用效能都能夠充分發揮出來，使高校建設發展更加快速。
（三）有助于培養高素質復合型人才。如今是信息時代，高校檔案管理充分利用信息技術也是理所應當，并且對操作檔案管理系統的人員也提出了更嚴格的要求。作為高校檔案管理的操作人員，不僅要能夠嫻熟掌握檔案管理基本操作流程，更要在信息技術方面有一定程度的了解，在計算機發生故障的時候能夠快速予以解決。操作人員不僅要有很豐富的知識儲備，還要有敏捷的洞察力，可以準確辨別出問題的所在。高校檔案管理系統需要這種高素質的復合型人才。
二、高校檔案管理效能低的原因
（一）檔案體系建設不健全。高校檔案管理工作是對檔案資料進行系統化整理、分類、歸檔和儲存，檔案的整理方式也十分滯后。由于計算機技術的高速發展和廣泛普及，這種技術已經應用到生活的方方面面，高校更是不例外，已經在各方面都運用了計算機技術，唯獨檔案管理方面沒有充分利用計算機技術，很多高校關于檔案管理仍然采用傳統的工作方式，甚至是手工整理，這種原始方式使得工作效率落后，并且會出現很多操作性的失誤，有待解決。
（二）檔案管理服務模式單一。由于高校檔案管理面對的受眾群體多是學生教師，因此它的發展面就比較小，但是檔案管理系統發展前景卻很大。如果能夠充分運用檔案管理系統，以后就可以為社會各階層服務，使檔案管理的模式多樣化。
（三）檔案管理建設滯后。當今世界已經進入信息時代，計算機成為人們生活中必不可少的一部分，并且運用到生活的各個方面，可是檔案管理的信息技術運用卻相對落后，還在運用最原始的手工操作方法管理檔案，這使得檔案管理的效率十分低，影響檔案管理發展。
（四）缺乏績效考核評價機制。高校檔案管理應該將管理成效放在第一位，檔案管理工作有很廣闊的發展空間，并且對生活的幫助也很大，我們應該建立績效考核評價機制，使其效率大大提高。
（五）缺少專業檔案管理人才。人才是創新發展的動力之源，任何事物的發展都不能缺少人才的幫助。因為計算機的普及，對人才的要求提高，需要一些知識儲備大、高素質的、善于運用計算機的復合型人才，能夠及時糾正錯誤，避免操作失誤。
三、提高高校檔案管理效能的對策
（一）健全檔案體系建設。檔案信息系y的建立健全還有待完善，檔案信息系統的一些服務功能還沒有完全展現出來，如我國高校的學生檔案，只有學生性別、名字、年齡等基礎的信息，沒有學生在學業上的記錄。因此檔案管理系統還是有欠缺的地方，并不全面。因此應該突破這些局限，使檔案管理更加完善和健全。
（二）面向社會開放服務。高校檔案信息資源應該面向社會開放服務，因為社會發展需要資源管理，并且院校與院校之間也需要這種檔案資源管理的對接，因此完善社會服務功能有助于提高檔案管理系統的利用效率。
（三）建立現代數字館藏。建立現代檔案管理方式有助于檔案管理信息資源發展。原始館藏檔案方式不論是在儲存量、尋找資料的效率，還是占地面積，都無法與計算機系統下的檔案管理相比擬。要建立現代數字館藏，提高檔案管理效率。
（四）引進績效管理機制。有研究顯示，績效管理機制能夠快速提高檔案管理的效率，使檔案管理能夠更有效率地被使用。如果高校檔案管理想要實現出眾的管理，就應該嘗試引進BSC績效管理體系，當檔案管理與效益績效有關聯時，檔案管理自然會提高效率。
（五）引進專業檔案管理人才。復合型人才是現今檔案管理需要的管理型人才，因為在計算機技術的普及之下，檔案管理也利用計算機系統提高效率，需要有豐富的知識儲備、能夠熟練運用計算機的復合型人才來進行管理。
參考文獻：
第7篇：高效檔案管理范文
高校內部審計檔案管理工作的重要性
內部審計檔案是內部審計工作的重要組成部分，是內部審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究內部審計工作歷史的重要依據。因此，建立完整而系統的內部審計檔案有著重要的現實意義。
（一）能夠提高內部審計工作的管理水平，促進內部審計工作積極、高效發展。做好審計檔案管理工作，能夠幫助高校內部審計工作者進行審計質量檢查、評估，能夠幫助評審內部人員的工作業績和業務水平，能夠有助于對高校未來的內部審計進行規劃和執行，能夠幫助新參加工作的審計人員的學習參考和提高技能。
（二）能夠為內部審計工作保存審計證據，有效防范和規避審計風險。審計檔案是審計工作的真實記錄和反映，做好內部審計檔案的管理工作，就是為審計工作保存審計證據。高校經濟活動的日益復雜性也為現代審計帶來了不可回避的風險，在實際審計工作中就要求審計人員要嚴格依照相關審計法規進行審計，而做好審計檔案的管理工作就可以有理有據地證明審計工作是依據有關規定開展的，是符合要求程序的，從而達到對審計結論的支持，對審計人員的保護作用。
（三）能夠為連續審計提供便利，提高審計效率和效果。
內部審計檔案系統而完整的反映了內部審計的全過程，作為審計工作結束后復核和備查的依據，可以為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。一些審計項目如經濟責任審計、基建預決算審計、財務收支審計等，連續性很強，審計人員可以充分利用以前年度的審計檔案進行審計，從而縮短審計周期，達到提高審計效率、起到事半功倍的效果。
高校內部審計檔案管理工作的存在的問題
（一）對內審檔案管理工作的重要性認識不足，重視不夠。
一些單位的領導和審計人員對內審檔案的管理工作缺乏足夠的認識和重視，認為只要出具了審計報告，提出了審計意見，做出了審計決定，審計工作就結束了，對相關資料沒有及時匯總、整理和歸檔，缺乏規范性的管理。
（二）制度不健全，落實不到位。
一些單位雖然也按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《審計機關審計檔案工作的規定》、《審計機關文件材料立卷歸檔作業規程》等相關法規制度，制定了相應的審計檔案管理辦法，但是缺乏借閱、保密等細節制度，而且一些制度僅僅是“印在紙上，掛在墻上”，缺乏嚴格的執行和落實。
（三）缺乏專職人員，管理方法有待規范、提高。
許多單位都沒有專職的內審檔案管理人員，大多是兼職，不具備審計檔案管理專業知識，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經驗，難以真正發揮內部審計檔案的作用。
做好高校內部審計檔案管理工作的措施：
（一）領導重視，提高認識。
領導要進一步提高對內審檔案管理工作重要性的思想認識，把檔案管理工作列入審計工作的重要議事日程。認識是先導，工作是關鍵，不從根本上解決認識問題，工作就不可能有持續的良好效果。
（二）健全和完善各種制度，進一步提高制度化、規范化程度。
在原有法規制度的基礎上完善《檔案歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案日常管理制度》等管理制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節健全了檔案管理制度，進一步提高檔案管理的制度化、規范化程度。
（三）嚴格按照制定的規章制度管理審計檔案，狠抓落實。
制定規章制度的目的就是為了指導、規范平時的工作，若只制定而不執行，那再好的規章制度也就成了一紙空文，如何實現科學、規范管理檔案的目的。
（四）強化檔案管理人員素質，提高管理工作水平。
第8篇：高效檔案管理范文
試想，隨著未來相關政策的出臺，改革措施的步步推進，必將會對我國事業單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產生深遠的影響。那么，如何快速、有效地適應高校人事檔案管理工作發展的新要求，充分發揮人事檔案的作用，以便更好的服務和促進高校各項工作的發展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰。
1 未來高校人事管理制度必將改變
由于目前各地還在對取消編制這一政策進行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經濟體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應社會主義市場經濟體制。事業單位更是各項體制改革的重點區域。事業編制必將會逐漸縮小，直至消失。
盡管這一過程也許會很漫長，但是這是未來我國事業體制改革的必經之路和最終目的。一旦真正取消現有的編制管理制度，將會帶來一系列的人事制度改革。現有的體制會被完全打破，人事檔案的管理模式也會隨之改變。
2 目前高校人事檔案管理的主要模式
我國高校現階段的人事檔案，主要分為事?I編制內和事業編制外兩大類。事業編制內的人事檔案由各個高校直接管理，負責人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業編制外的人員統稱為人事（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事機構保存和管理。
這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個單位的人事檔案，被人為地割裂開來進行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。
3 取消編制后高校人事檔案管理
如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應該分為兩個階段，第一階段是事業編制和非事業編制共存階段，基本等同于現在的階段。但和現在也有所不同，那就是事業編制所占比重會逐步縮小，慢慢低于非事業編制人員。第二階段是完全取消事業編制。這兩個階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。
3.1 共存階段
在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事機構管理。但這兩個機構之間應保持密切聯系，共同協作。因為高校的人員主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構成。日常工作中必然因為職稱評定、鑒定考核等等原因要產生大量的檔案材料。同時這些材料還會在日后的工作中因為各種各樣的原因，被不斷的重復利用。
然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內人員的人事檔案，在上交到人才交流服務機構后，各類事務都需要去服務機構辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經過繁瑣的審批手續。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關聯的人事以及高校其他方面工作，都會不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事機構對其所保管的人事檔案，并非免費的管理，而是有償服務。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費。
因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事機構要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環節。最大化的減少因為管理機構的割裂造成的不利局面，共同促進人事檔案的管理工作。
3.2 完全取消事業編制后的人事檔案管理
高校、公立醫院等事業單位完全取消事業編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會是一個全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進行一下簡單的分析，以拋磚引玉。
3.2.1全部由高校統一管理
作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應當的。首先，人事檔案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產生，比如職稱評定、業務考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財產繼承、親屬關系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。
目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業編制后，各個高校應成立綜合檔案館。由檔案館統一對人事檔案進行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。
3.2.2全部由第三方機構管理
第9篇：高效檔案管理范文
一、加快高校檔案管理數字化建設的現實意義
數字化檔案管理是指通過計算機建立檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫（照片、音頻、視頻等），以數字化為載體的檔案信息存儲提取模式。高校近年來發展迅速，學生數量和教職工數量逐年增加，這種增長使得高校檔案處于不斷變化的狀態，檔案的維護和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰。而高校檔案記載的信息對于學生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統紙質檔案和數字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲主要還是以紙質檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術處理信息的高效、穩定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發揮優勢。問題的原因是檔案管理人員對于數字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認識。
（一）高校檔案數字化是信息時展的要求
社會發展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質的檔案已經不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數據整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內部辦公效率。
（二）高校檔案信息數字化是數字化校園的必然結果
在社會數字化的背景下，高校作為技術發展的前沿已普遍開展數字化改革，高校檔案部門的數字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現聯網共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。
（三）高校檔案數字化是完善檔案管理的重要途徑
高校檔案數字化建設是高校檔案管理模式創新的方向。在將傳統檔案管理向數字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統管理模式，實現新時期檔案管理的科學優化。檔案數字化能夠大量節省檔案存儲空間，有效減少紙質檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
二、高校檔案管理數字化存在的問題及對策分析
應當看到，高校檔案管理數字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為 “高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統與校內辦公自動化系統的兼容性問題有待解決。為保證數字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統。目前高校內部的辦公自動化系統與其檔案管理部門使用的檔案管理系統來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現的原因在于缺少科學規范的數字化檔案工作制度和專業化的數字化檔案管理人才。另外，有些單位數字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發比較混亂也是困擾檔案數字化進一步拓展，影響檔案數字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：
（一）首先要正確認識電子檔案與傳統檔案管理的差異
數字化檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術，其具體內容和關鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護，隨時進行數字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。
（二）盡快建立健全檔案信息管理標準
新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規范和標準化。在實現由傳統檔案管理向現代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業務規范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發揮自身能動性，根據自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。
（三）不斷改進檔案管理數字化系統
電子文檔具有與紙質檔案不同的技術特性，檔案數字化管理的制度、標準以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統來實現，因此要重視以軟件系統為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統設計階段，依據數字化標準，充分綜合文件檔案業務部門、管理部門及技術開發部門的意見，統籌協調，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統中，并根據實際運行中出現的問題，不斷通過軟件系統來滿足檔案管理數字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。
（四）加快硬件基礎建設
檔案管理數字化建設，需要計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產品的開發周期越來越短，如出現老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發一系列不良結果，要及時對系統關鍵設備進行更新換代和升級，以確保信息化建設的順利進行。
（五）突出數據庫建設
數據庫建設是檔案數字化管理系統建設的重要基礎。要實現檔案管理信息化，必須做好數據庫建設。在紙質檔案數字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據制定得著錄規則和細則，在搞好傳統載體檔案數字化數據庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數字化過程中，要注意館與館之間檔案數據庫建設的數據交換方式、信息分類編碼、系統匹配、功能設置和通訊規程等的統一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數據庫長遠目標。
（六）不斷提高檔案管理工作人員的業務素質
要重視對檔案管理人員應用現代化新技術的業務能力和技能素質的培養。而且數字信息技術的發展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業務的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數字化管理工作提供人才保障。
三、切實加強數字化背景下高校檔案的保護
電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網或互聯網，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰。因此，切實加強數字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數據丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設過程中的重大問題和挑戰。要做好上述工作，需把握以下原則：
（一）提高數字化檔案管理人員的安全防范意識
首先，要提高檔案管理工作者的法律法規意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規規范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數字化檔案的管理和制定詳細的規則和規范，從而規范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規程做到了心中有數，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。
（二）提高系統安全防范技術能力
一方面，要依托傳統的網絡信息保密技術，如最常用的是數據密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發揮新型網絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發：（1）授權控制。對網上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數字簽名驗證。在計算機網絡中采用數字簽名，動態驗證用戶身份與數據的真實性，確保數據的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術。根據安全實際要求，可以將數據處理、數據存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內部網絡不受外部網絡的攻擊，并防止內部網絡的用戶向外泄密。
（三）嚴格執行數據備份制度，提高系統容災能力
影響數字化檔案安全的因素眾多，有諸如網絡黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災害等原因造成的存儲設備硬件損壞。因此，必須嚴格執行電子檔案數據備份制度，有效防止這些因素對系統造成損害，確保既有的關鍵數據、關鍵數據處理系統和關鍵業務在檔案管理系統發生災難后可以迅速恢復的數據備份系統。在實際執行數據備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數據存儲難題。如何安全、科學地保存這些數據，是備份工作的關鍵。可以依托數字檔案館平臺，采取海量數據在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結合的辦法。
