檔案歸檔管理制度精選(九篇)

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第1篇：檔案歸檔管理制度范文

一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門(mén)按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。

三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。

四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。

檔案借閱制度

一、查閱檔案時(shí)，首先由借閱人認(rèn)真填寫(xiě)查閱檔案登記簿。

二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

三、如因工作需要借出檔案時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對(duì)所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對(duì)外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。

四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。

檔案立卷歸檔制度

一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

二、各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。

三、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書(shū)寫(xiě)。

四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書(shū)寫(xiě)規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，也不能用復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。對(duì)不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。

檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度

一、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷(xiāo)毀。

二、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。

三、經(jīng)過(guò)鑒定，需要銷(xiāo)毀的檔案，必須編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。

四、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。

五、銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)。

檔案庫(kù)房管理制度

一、檔案庫(kù)房門(mén)窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。

二、非本室工作人員不得擅入庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有本室人員陪同。

三、庫(kù)房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強(qiáng)光），庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

第2篇：檔案歸檔管理制度范文

第二條本規(guī)定所稱城市建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案）是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、圖片、聲像等各種載體的文件材料。

第三條本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的報(bào)送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四條市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案事業(yè)的建設(shè)納入城市建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。

第五條市建設(shè)行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)本市城建檔案的統(tǒng)一管理工作；縣（市）建設(shè)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)城建檔案的管理工作。

市、縣（市）建設(shè)行政管理部門(mén)所屬的城建檔案館對(duì)城建檔案實(shí)行集中管理。市城建檔案館負(fù)責(zé)本市市區(qū)城建檔案以及市區(qū)以外市級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)工程檔案的接收、收集、保管和利用，縣（市）城建檔案館負(fù)責(zé)本轄區(qū)城建檔案的接收、收集、保管和利用。

市、縣（市）檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)本轄區(qū)內(nèi)城建檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)。

第六條市、縣（市）城建檔案館負(fù)責(zé)接收下列城建檔案：

（一）各類城市建設(shè)工程檔案：

1．工業(yè)、民用建筑工程檔案，包括工礦企業(yè)，辦公、商業(yè)用房，學(xué)校、醫(yī)院、文化體育場(chǎng)所，住宅小區(qū)及市區(qū)七層以上、其他區(qū)域五層以上住宅樓等建筑工程檔案；

2．市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，包括道路、排水、橋涵、隧道、水質(zhì)凈化廠、城市照明、泵站、大型停車(chē)場(chǎng)等工程檔案；

3．公用基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，包括供水、供氣、供熱、供電、通訊、廣播電視等工程檔案；

4．交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，包括鐵路客運(yùn)站、鐵路運(yùn)輸編組站、鐵路貨運(yùn)場(chǎng)站、長(zhǎng)途汽車(chē)客運(yùn)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭等工程檔案；

5．園林綠化、風(fēng)景名勝建設(shè)工程檔案，包括名泉、公園、綠地、苗圃、紀(jì)念性建筑、名人故居、名勝古跡、古建筑、有代表性的城市雕塑等檔案；

6．市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案，包括垃圾糞便處理場(chǎng)、大型垃圾轉(zhuǎn)運(yùn)站、公共廁所等工程檔案；

7．城市防洪、抗震和環(huán)境保護(hù)、人防工程檔案；

8．建制鎮(zhèn)公用設(shè)施、公共建筑工程檔案；

9．軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

（二）城市規(guī)劃、勘測(cè)、城管、公用、建管、園林、環(huán)衛(wèi)等城市建設(shè)備專業(yè)管理部門(mén)形成的業(yè)務(wù)管理和技術(shù)檔案。

（三）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

第七條本規(guī)定第六條第一項(xiàng)規(guī)定的建設(shè)工程檔案，由建設(shè)單位會(huì)同勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制，并于工程竣工后三個(gè)月內(nèi)按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定，向有關(guān)城建檔案館報(bào)送。

本規(guī)定第六條第二項(xiàng)規(guī)定的業(yè)務(wù)管理和技術(shù)檔案，在本單位保管、使用一至五年后按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定，向有關(guān)城建檔案館移交。

本規(guī)定第六條第三項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)資料，由市、縣（市）城建檔案館負(fù)責(zé)收集。

第八條向市、縣（市）城建檔案館報(bào)送和移交的城建檔案應(yīng)當(dāng)是原件或者原件的縮微膠片，并符合國(guó)家檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

第九條編制和報(bào)道建設(shè)工程檔案，應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

（一）建設(shè)工程檔案資料齊全，包括規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料。

（二）建設(shè)工程檔案必須在施工過(guò)程中按照落成實(shí)體同步編制，不得在工程竣工后補(bǔ)繪。

（三）隱蔽工程檔案應(yīng)當(dāng)附有重要部位狀況的圖片或錄像。管線工程覆土前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)委托具有測(cè)繪資質(zhì)的單位進(jìn)行竣工測(cè)量。

（四）繪制工程竣工圖，須采用統(tǒng)一座標(biāo)系、高程系實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)。工程竣工圖與工程實(shí)體相符，并加蓋竣工圖章。

（五）建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清楚，圖面整潔，紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，并有編制單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽章。

第十條新建、擴(kuò)建、改建地下管線工程的單位，應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的地下管線專業(yè)圖進(jìn)行修改補(bǔ)充，并于工程竣工后三個(gè)月內(nèi)將修改補(bǔ)充后的地下管線圖按本規(guī)定第五條第二款規(guī)定報(bào)送有關(guān)城建檔案館，由市、縣（市）城建檔案館對(duì)地下管線總圖進(jìn)行綜合、修改和補(bǔ)充。

第十一條凡在城市道路、道溝、各種管線附近地段進(jìn)行開(kāi)挖、爆破、鉆探等施工活動(dòng)，建設(shè)單位在該建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃定點(diǎn)前，必須到市、縣（市）城建檔案館查詢利用該施工地段的地下管線檔案，憑市、縣（市）城建檔案館出具的地下管線技術(shù)數(shù)據(jù)證明書(shū)到規(guī)劃行政管理部門(mén)辦理規(guī)劃定點(diǎn)手續(xù)。

第十二條對(duì)列入城建檔案館檔案接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位在組織建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)向市、縣（市）城建檔案管理部門(mén)申請(qǐng)對(duì)該工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。屬于市級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)工程的，應(yīng)當(dāng)通知市檔案行政管理部門(mén)參加預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格的，由城建檔案管理部門(mén)出具建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件，作為工程竣工驗(yàn)收的必要條件。

管線工程的竣工驗(yàn)收，須有城建檔案管理部門(mén)參加。對(duì)重要的管線工程，城建檔案管理部門(mén)要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核驗(yàn)，建設(shè)單位及有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予配合。

第十三條停建、緩建的建設(shè)工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)妥善保管工程檔案，不得遺失，待工程竣工后按本規(guī)定向市、縣（市）城建檔案館報(bào)送。撤銷(xiāo)單位的建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)向其上級(jí)主管部門(mén)或者市、縣（市）城建檔案館報(bào)送。

第十四條市、縣（市）城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全城建檔案保管制度。保管城建檔案應(yīng)當(dāng)具有專門(mén)庫(kù)房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施，對(duì)損壞和變質(zhì)的及時(shí)修復(fù)，確保城建檔案的安全完好。

第十五條市、縣（市）城建檔案館對(duì)館藏的城建檔案，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定向社會(huì)提供利用。

第十六條公民和組織持有合法證件可以利用城建檔案。在查閱利用城建檔案時(shí)可進(jìn)行復(fù)制，不得損壞城建檔案，不得將檔案帶出檔案館。城建檔案館及其工作人員，應(yīng)當(dāng)為城建檔案的利用簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。

第十七條提供社會(huì)利用的城建檔案可按國(guó)家有關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用。

利用本單位或者本人形成、報(bào)送、捐贈(zèng)、寄存的城建檔案，城建檔案館不得收取費(fèi)用。

第十八條城建檔案管理工作人員在提供利用檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守法律、法規(guī)有關(guān)保密規(guī)定。

第十九條損毀、丟失、涂改、偽造、銷(xiāo)毀、擅自提供城建檔案的，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定處罰。

第3篇：檔案歸檔管理制度范文

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)科技檔案 超前管理 制度 建設(shè)

伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數(shù)量的不斷激增，目前，眾多企業(yè)科技檔案部門(mén)已愈來(lái)愈認(rèn)識(shí)到建立、健全企業(yè)科技檔案的超前管理制度，為促進(jìn)規(guī)范管理科技檔案工作，夯實(shí)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，已勢(shì)在必行。

1 “超前管理”理論

“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，將以往檔案管理的起點(diǎn)，進(jìn)行前移，針對(duì)文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個(gè)活動(dòng)，而實(shí)行全過(guò)程的管理與監(jiān)督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷(xiāo)毀的各個(gè)不同的階段，均看作是一個(gè)完整的過(guò)程。而在這一過(guò)程中，文件的形成應(yīng)為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動(dòng)則為中端，永久保存或銷(xiāo)毀是后端。而將過(guò)去分環(huán)節(jié)的階段性管理，調(diào)整成為協(xié)同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實(shí)可靠、完整安全。

“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點(diǎn)前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動(dòng)、文件的生成背景及其機(jī)構(gòu)的職能。簡(jiǎn)而言之，就是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程中的目標(biāo)、要求和規(guī)則，進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的，或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能，均盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。

“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對(duì)可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制。是旨在提高管理效率的一種科學(xué)理念，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)檔案的質(zhì)量控制。目的即要使檔案在剛形成時(shí)，就處于受控狀態(tài)，并及時(shí)糾偏、糾錯(cuò)，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案形成內(nèi)容和質(zhì)量的全過(guò)程控制。它已被越來(lái)越多地應(yīng)用到檔案管理理論中去。

2 企業(yè)科技檔案超前管理制度

（1）企業(yè)科技檔案超前管理制度含義：指從制度控制的角度，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，通過(guò)明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過(guò)程中的各項(xiàng)要求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技文件資料的規(guī)范管理、有序控制。

（2）建設(shè)企業(yè)科技檔案超前管理制度的意義：它是構(gòu)建企業(yè)科技檔案工作制度體系的重要一環(huán)，也是整個(gè)企業(yè)科技檔案制度體系的開(kāi)端。它是一種確保提高企業(yè)科技檔案質(zhì)量的利用效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案全過(guò)程管理的有效手段。不僅有利于優(yōu)化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務(wù)質(zhì)量，以及和工作效率，促進(jìn)企業(yè)開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源。

（3）其建立的核心基礎(chǔ)：企業(yè)科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎(chǔ)，應(yīng)是制定出統(tǒng)一、規(guī)范、有效的科技文件管理制度?？萍嘉募强萍紮n案的來(lái)源?？萍嘉募男纬?、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項(xiàng)的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作?？萍嘉募强萍紮n案的前身，科技檔案是科技文件的轉(zhuǎn)化形式，二者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個(gè)方面（如內(nèi)容、人員、制度）必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業(yè)科技檔案部門(mén)要熟知科技檔案的前身形態(tài)--科技文件的形成過(guò)程和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，在明確科技文件工作管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)貙⒖萍紮n案工作向前延伸，做好對(duì)科技文件形成與積累工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，實(shí)施超前管理?？萍嘉募倪\(yùn)轉(zhuǎn)程序并非積累過(guò)后就終止了，具有保存價(jià)值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經(jīng)過(guò)整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門(mén)，它并非簡(jiǎn)單的物理移位的轉(zhuǎn)移。此兩項(xiàng)“檔案化”程序工作，雖是以科技部門(mén)和人員為主體而承擔(dān)的業(yè)務(wù)，但企業(yè)科技檔案部門(mén)也需實(shí)施超前管理，承擔(dān)協(xié)助和指導(dǎo)的職責(zé)?？萍嘉募淖詈笠粋€(gè)環(huán)節(jié)是歸檔。歸檔的結(jié)束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉(zhuǎn)化?？萍紮n案部門(mén)至此即完成了以檢查、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)為主要內(nèi)容的科技檔案超前管理，而后便開(kāi)始科技檔案諸項(xiàng)的管理。對(duì)于一些能從源頭上進(jìn)行控制的工作環(huán)節(jié)，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實(shí)現(xiàn)。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應(yīng)提前到科技文件管理階段。

（4）企業(yè)科技檔案超前管理制度具體內(nèi)容：主要應(yīng)涉及三方面：文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中可能涉及的部門(mén)（機(jī)構(gòu)）、相關(guān)人員，以及企業(yè)科技文件自身流程及相關(guān)的制度（即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運(yùn)動(dòng)

律）（如表1）。

（5）它與企業(yè)科技檔案管理制度的銜接問(wèn)題：企業(yè)科技檔案超前管理是企業(yè)科技檔案管理工作的源頭，是與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協(xié)調(diào)起來(lái)，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中，所產(chǎn)生的大量科技文件資料進(jìn)行有效管理，是對(duì)可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制，并形成質(zhì)量閉環(huán)。簡(jiǎn)而言之：即強(qiáng)調(diào)從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過(guò)程管理控制，這兩個(gè)制度內(nèi)容的相互呼應(yīng)是制度銜接的關(guān)鍵問(wèn)題，制度在內(nèi)容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實(shí)施的效果。因此，在其制定和執(zhí)行過(guò)程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業(yè)科技檔案管理制度的有效銜接問(wèn)題，使之成為一個(gè)協(xié)調(diào)的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環(huán)節(jié)是連接兩個(gè)階段工作的接口，處理好這一環(huán)節(jié)的交接工作，是文件從各部門(mén)移交至檔案部門(mén)的關(guān)鍵一環(huán)。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實(shí)踐中，把“收集”、“利用”作為服務(wù)，其中心內(nèi)涵均在于“超前”，而完美地結(jié)合起來(lái)。

（6）實(shí)施企業(yè)科技檔案超前管理制度，應(yīng)從以下方面入手：（a）提高相關(guān)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)：企業(yè)各部門(mén)相關(guān)人員（即參與文件形成、管理的部門(mén)和檔案管理部門(mén)）是實(shí)現(xiàn)制度有效對(duì)接的主體。其包括：一是有關(guān)的科技、生產(chǎn)人員，二是有關(guān)的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產(chǎn)生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實(shí)施。應(yīng)加大繼續(xù)教育力度，采取脫產(chǎn)、業(yè)余等多種形式培訓(xùn)，有計(jì)劃、多層次地安排與之相關(guān)的業(yè)務(wù)，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業(yè)務(wù)，以及管理科技文件的整體水平。企業(yè)科技檔案人員必須在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，主動(dòng)了解企業(yè)整體情況，抓住工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，超前指導(dǎo)、及時(shí)檢查，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確。（b）從組織機(jī)構(gòu)和人員上落實(shí)管理：企業(yè)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況，建立相應(yīng)的科技檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)科技檔案的全面質(zhì)量控制。（c）分解制度指標(biāo)，納入責(zé)任制：將制度的指標(biāo)層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責(zé)范圍、納入科技工作計(jì)劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應(yīng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際，明確他們?cè)诳萍紮n案全程管理中的責(zé)任與義務(wù)，還要實(shí)行量化考評(píng)，并將考評(píng)結(jié)果納入績(jī)效考核體系。（d）選擇行之有效的管理方式：要依據(jù)專業(yè)特性，因地制宜，制定出切實(shí)可行，且可操作性強(qiáng)的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行合理分工，明確界定在管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，相關(guān)人員的業(yè)務(wù)范圍和工作職責(zé)。（e）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化：要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制訂，才能有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。必須遵循企業(yè)文件自身的特點(diǎn)、流程、規(guī)律，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，應(yīng)明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過(guò)程中的各項(xiàng)要求，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，是確保實(shí)現(xiàn)超前管理制度的保障。（f）營(yíng)造齊抓共管的氛圍：為充分調(diào)動(dòng)積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，應(yīng)盡力營(yíng)造有利于團(tuán)結(jié)協(xié)作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責(zé)任制明晰化的同時(shí)，引導(dǎo)相關(guān)人員自覺(jué)地形成積極配合，共同奮進(jìn)的合力。（g）實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)之間的資源共享：企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部各部門(mén)自身的優(yōu)勢(shì)，整合并優(yōu)化資源配置，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的進(jìn)程。

3 企業(yè)執(zhí)行檔案管理制度普遍存在的問(wèn)題

（1）有章不循，有章難循：某些企業(yè)的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設(shè)，無(wú)人重視，故很難發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。（2）程序不完善，執(zhí)行力欠缺：某些企業(yè)制定程序不完善，只以檔案室的名義印發(fā)，而未納入企業(yè)的整體管理系統(tǒng)，也未列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和工作程序，導(dǎo)致制度不能得到保證有效地落實(shí)。（3）修訂、補(bǔ)充和完善未及時(shí)，導(dǎo)致制度滯后：應(yīng)在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上，不斷修改、補(bǔ)充和完善，確保制度更合理、規(guī)范，以趨于完善。（4）缺乏檢查、監(jiān)督和控制機(jī)制：應(yīng)建立、健全和完善與制度相匹配的嚴(yán)格檢查、監(jiān)督與考核的制度，并切實(shí)落實(shí)，以確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在理論研究的基礎(chǔ)層面上借鑒，檔案超前管理制度現(xiàn)已初有成果，但在企業(yè)科技檔案超前管理制度建設(shè)的具體操作實(shí)踐，以及研究方面，仍很不樂(lè)觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進(jìn)一步深入開(kāi)展。在企業(yè)科技檔案管

理制度建設(shè)過(guò)程中，建立、健全和完善一套完整、系統(tǒng)，且科學(xué)實(shí)用的企業(yè)科技檔案超前管理制度，應(yīng)是一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程，其任重而道遠(yuǎn)，迫切地需要堅(jiān)持不懈的長(zhǎng)期努力，才能得以實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]戴潭棋.淺析現(xiàn)代檔案管理中歸檔電子文件的前端控制[j].2011（1）.

第4篇：檔案歸檔管理制度范文

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 管理

近年來(lái)，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

一些高校的教學(xué)和教輔人員，對(duì)教學(xué)檔案工作缺乏充分認(rèn)識(shí)，甚至于對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒(méi)必要?dú)w檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來(lái)方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開(kāi)展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進(jìn)行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著國(guó)家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問(wèn)題。如：有些高校沒(méi)有建立規(guī)范的部門(mén)立卷制度；有些高校各基層部門(mén)沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門(mén)，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來(lái)管理。但目前許多高校都沒(méi)有給這些部門(mén)配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門(mén)的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的措施

（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級(jí)人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過(guò)問(wèn)教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題。其次，學(xué)校檔案部門(mén)必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗(yàn)收各部門(mén)移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度

由于認(rèn)識(shí)不到位，致使檔案管理部門(mén)缺少相對(duì)完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒(méi)有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢(shì)?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時(shí)掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時(shí)限制度（強(qiáng)調(diào)及時(shí)收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對(duì)制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍

要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，以人才資源推動(dòng)檔案工作前進(jìn)的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)召開(kāi)交流會(huì)議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。

（四）實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化

第5篇：檔案歸檔管理制度范文

關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門(mén)立卷 信息化 編研

【分類號(hào)】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營(yíng)管理類合同、資源開(kāi)發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。

2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門(mén)及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車(chē)采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門(mén)立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門(mén)及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門(mén)及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門(mén)下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門(mén)立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門(mén)的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門(mén)職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門(mén)各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門(mén)員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門(mén)合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。

通過(guò)對(duì)合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門(mén)需求，編制各類合同信息小冊(cè)子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門(mén)，或是通過(guò)如OA平臺(tái)或是信息管理系統(tǒng)平臺(tái)合同目錄信息等活動(dòng)，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門(mén)利用需求，又可通過(guò)對(duì)合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

第6篇：檔案歸檔管理制度范文

【關(guān)鍵詞】資料；歸檔管理；檔案管理制度

引言

東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所是東莞市氣象局重要的對(duì)外服務(wù)單位，日常主體業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文書(shū)資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)工作，以體現(xiàn)公開(kāi)、公平、公正的服務(wù)原則。

1 現(xiàn)行東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所主體業(yè)務(wù)資料

防雷所日常工作所產(chǎn)生的資料繁多，主體業(yè)務(wù)資料包括建筑物年度檢測(cè)資料，建筑物竣工驗(yàn)收資料，建筑物新建、擴(kuò)建報(bào)建資料，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料，雷災(zāi)調(diào)查資料，內(nèi)部評(píng)審，外部評(píng)審，現(xiàn)行規(guī)范，內(nèi)部文件，實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)資料，各項(xiàng)工作細(xì)則等。

1.2 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理機(jī)構(gòu)

現(xiàn)行防雷所內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對(duì)建筑物年度檢測(cè)資料，建筑物竣工驗(yàn)收資料，建筑物新建、擴(kuò)建報(bào)建資料，報(bào)建審核資料，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料進(jìn)行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理存在的問(wèn)題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內(nèi)僅對(duì)日常主體業(yè)務(wù)資料進(jìn)行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒(méi)有進(jìn)行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷(xiāo)毀，儀器報(bào)廢維修，會(huì)議記錄，技術(shù)討論結(jié)果等等。

2 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強(qiáng)防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務(wù)。

（2）防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案是防雷所在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測(cè)檔案為主體，包括：新建防雷設(shè)施資料，定期年檢資料，化學(xué)危險(xiǎn)品場(chǎng)所防雷資料，報(bào)建資料等等。

（3）檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)防雷所經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)利和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

（4）檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

（6）結(jié)案后及時(shí)交專職人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

2.2 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理組織架構(gòu)

建立四級(jí)的管理體制。所長(zhǎng)統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)所內(nèi)的檔案管理工作；歸檔審核員對(duì)各項(xiàng)資料結(jié)案確認(rèn)、編號(hào)入室；專職資料收集歸檔員對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行收集歸檔提交歸檔審核員；報(bào)建窗口收集新建、擴(kuò)建報(bào)建資料和發(fā)票，審核組收集報(bào)建審核資料，檢測(cè)組收集年度檢測(cè)資料、竣工驗(yàn)收資料和分段驗(yàn)收資料，風(fēng)評(píng)組收集雷擊風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料和雷災(zāi)資料，辦公室收集上級(jí)單位的文件、人事資料、各項(xiàng)工作細(xì)則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測(cè)所各項(xiàng)工作細(xì)則

（1）防雷裝置報(bào)建審核工作細(xì)則；（2）防雷裝置年度檢測(cè)工作細(xì)則；（3）防雷裝置竣工驗(yàn)收工作細(xì)則；（4）雷電風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估業(yè)務(wù)操作細(xì)則；（5）計(jì)費(fèi)、收費(fèi)和發(fā)票管理工作細(xì)則；（6）防雷合格證、副證、報(bào)告書(shū)發(fā)放、更改和銷(xiāo)毀工作細(xì)則；（7）檔案管理工作細(xì)則；（8）印章使用操作細(xì)則；（9）技術(shù)規(guī)范使用操作細(xì)則；（10）圖紙使用操作細(xì)則；（11）儀器、設(shè)備、辦公用品購(gòu)買(mǎi)使用操作細(xì)則；（12）內(nèi)部管理評(píng)審工作細(xì)則；（13）實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定操作細(xì)則；（14）文件收發(fā)操作細(xì)則；（15）保密工作細(xì)則；（16）公眾網(wǎng)信息操作細(xì)則；（17）以上細(xì)則修改、作廢操作細(xì)則。

2.3.2 防雷裝置報(bào)建材料

（1）防雷裝置報(bào)建登記表；（2）防雷工程專業(yè)資質(zhì)；（3）焊工證書(shū)；（4）相關(guān)圖紙；（5）建設(shè)工程規(guī)劃許可證；（6）防雷裝置報(bào)建受理回執(zhí) 。

2.3.3 防雷裝置設(shè)計(jì)審核材料

（1）防雷裝置設(shè)計(jì)審核申報(bào)表；（2）防雷裝置設(shè)計(jì)審核資料補(bǔ)正通知；（3）防雷裝置初步設(shè)計(jì)核準(zhǔn)意見(jiàn)書(shū)；（4）防雷裝置設(shè)計(jì)核準(zhǔn)意見(jiàn)書(shū)；（5）防雷裝置設(shè)計(jì)審核受理回執(zhí)；（6）新建建筑物防雷裝置檢測(cè)手冊(cè)；（7）防雷裝置檢測(cè)協(xié)議書(shū)；（8）繳費(fèi)發(fā)票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測(cè)材料

（1）防雷裝置竣工驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)；（2）防雷裝置檢測(cè)報(bào)告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測(cè)原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測(cè)手冊(cè)；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調(diào)查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測(cè)材料

（1）防雷裝置檢測(cè)協(xié)議書(shū)；（2）交費(fèi)發(fā)票；（3）防雷裝置檢測(cè)報(bào)告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測(cè)原始記錄表。

2.3.6 雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估材料

（1）建設(shè)工程立項(xiàng)批文；（2）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估協(xié)議書(shū)；（3）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告；（4）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估原始記錄單；（5）交費(fèi)發(fā)票。

2.3.7 雷電災(zāi)害調(diào)查材料

（1）雷電災(zāi)害調(diào)查原始記錄；（2）雷電災(zāi)害調(diào)查報(bào)告。

2.3.8 學(xué)習(xí)、會(huì)議記錄資料

（1）學(xué)習(xí)、會(huì)議紀(jì)要；（2）技術(shù)討論結(jié)論記錄。

2.3.9 防雷設(shè)施檢測(cè)所人事檔案資料

（1）勞動(dòng)合同；（2）學(xué)歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓(xùn)資料；（5）上崗證資料；（6）獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設(shè)備、辦公用品資料

（1）儀器、設(shè)備、辦公用品購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)、發(fā)票；（2）儀器、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)；（3）儀器、設(shè)備檢定證明；（4）儀器、設(shè)備使用登記表；（5）儀器、設(shè)備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內(nèi)部評(píng)審資料，外部評(píng)審資料，實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定資料，現(xiàn)行使用規(guī)范，上級(jí)部門(mén)發(fā)放文件，培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料等。

3總結(jié)

通過(guò)分析東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理現(xiàn)在的缺陷，針對(duì)防雷所的主體業(yè)務(wù)和對(duì)外服務(wù)的特性，依據(jù)中國(guó)氣象局第20號(hào)令《防雷減災(zāi)管理辦法》、中國(guó)氣象局第21號(hào)令《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》和《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測(cè)等服務(wù)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》粵價(jià)函[2004]409號(hào)等文件精神建立防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理制度，架設(shè)管理機(jī)構(gòu)和規(guī)范歸檔資料，不僅有效規(guī)范所內(nèi)的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進(jìn)行有效歸檔管理，為實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和風(fēng)險(xiǎn)效能防控提供全面真實(shí)的資料。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國(guó)氣象局第20號(hào)令《防雷減災(zāi)管理辦法》，中國(guó)氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國(guó)氣象局第21號(hào)令《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》，中國(guó)氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測(cè)等服務(wù)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》粵價(jià)函[2004]409號(hào)，廣東省物價(jià)局文件，2004年8月1日

作者簡(jiǎn)介：

朱錦坤（1982—），男，助理工程師，本科，主要從事防雷減災(zāi)工作。

第7篇：檔案歸檔管理制度范文

（一）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔

檔案的歸檔主要會(huì)分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案歸檔工作，以實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，著眼于建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，歸檔工作需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行明確的規(guī)范，使各個(gè)層面達(dá)到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢(shì)。

（二）醫(yī)院部門(mén)之間的共同協(xié)作

在辦公自動(dòng)化的背景下，檔案自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門(mén)承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)檔案管理部門(mén)的工作，需要檔案部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來(lái)的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

二、改善辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方式，促進(jìn)高效檔案管理

在辦公自動(dòng)化的背景下，文件自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門(mén)承擔(dān)歸檔管理不同的是，自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)部門(mén)的工作，需要檔案部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來(lái)的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度

辦公自動(dòng)化下的檔案管理具有及時(shí)、方便、快捷等的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)伴隨著這些優(yōu)點(diǎn)下的問(wèn)題就是檔案管理工作必須要標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和規(guī)范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會(huì)存在越權(quán)問(wèn)題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的管理工作。第二，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過(guò)程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

（三）建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

第8篇：檔案歸檔管理制度范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

推進(jìn)企業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化是新一輪企業(yè)單位改革的重要任務(wù)。檔案管理工作水平已經(jīng)成為制約企業(yè)單位發(fā)展的重要瓶頸因素之一。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從檔案管理的實(shí)際情況入手，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，全面細(xì)化檔案管理各項(xiàng)工作，不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規(guī)范化方面存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理規(guī)范化重視不足

規(guī)范化是對(duì)企業(yè)單位各項(xiàng)工作提出的基本要求，目前企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化方面仍存在不足，規(guī)范化水平較低是制約企業(yè)單位檔案管理水平的重要問(wèn)題。首先，個(gè)別企業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要意義，對(duì)檔案管理規(guī)范化的特殊性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到制度規(guī)范與程序規(guī)范相結(jié)合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問(wèn)題。其次，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)單位檔案管理規(guī)范的重視程度不夠，很少過(guò)問(wèn)檔案管理的規(guī)范化問(wèn)題，沒(méi)有在檔案管理規(guī)范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設(shè)輕視執(zhí)行問(wèn)題，阻礙了企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

1.2 對(duì)檔案管理制度缺乏規(guī)范化

檔案管理工作依賴嚴(yán)格的管理制度，需要較高的標(biāo)準(zhǔn)才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，目前幾乎所有的企業(yè)單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業(yè)單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設(shè)水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業(yè)單位檔案管理制度側(cè)重存儲(chǔ)，不注重檔案資料的收集，沒(méi)有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒(méi)有開(kāi)成檔案管理規(guī)范合力，相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理人員配合較少，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)任務(wù)繁重，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)制作檔案，還要進(jìn)行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯(cuò)誤，還會(huì)出現(xiàn)相關(guān)部門(mén)的推諉扯皮現(xiàn)象。第三，檔案管理規(guī)范不符合實(shí)際情況，檔案管理規(guī)范的執(zhí)行較弱，實(shí)際操作混亂，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。

1.3 對(duì)檔案管理模式缺乏規(guī)范化

我國(guó)企業(yè)單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過(guò)于傳統(tǒng)，沒(méi)能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有效管理，這樣不僅發(fā)揮不出檔案管理工作的實(shí)際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務(wù)。首先，企業(yè)單位檔案管理與行業(yè)聯(lián)系不緊密，沒(méi)有發(fā)揮出行業(yè)檔案的實(shí)際作用，檔案管理方式方法過(guò)于傳統(tǒng)。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質(zhì)量提升。

2.檔案管理規(guī)范化方面的幾點(diǎn)嘗試

2.1 統(tǒng)一檔案格式

統(tǒng)一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，企業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一的格式下進(jìn)行。首先，嚴(yán)格統(tǒng)一事業(yè)企業(yè)公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規(guī)范等，做到企業(yè)單位往來(lái)公文的標(biāo)準(zhǔn)化，全面提高檔案資料的質(zhì)量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規(guī)范檔案的簽發(fā)手續(xù)，有效分配管理檔案的審核權(quán)限，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的標(biāo)題，對(duì)檔案資料施行嚴(yán)格的規(guī)范檢查制度。

2.2 科學(xué)立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)工作，也是企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的基本體現(xiàn)。首先，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)檔案立卷的基本法規(guī)，細(xì)致的做好立卷歸檔工作，嚴(yán)把立卷歸檔質(zhì)量關(guān)，對(duì)不合格文檔嚴(yán)禁進(jìn)入檔案。其次，重點(diǎn)把握好相似、重復(fù)、無(wú)序立卷問(wèn)題，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，恰當(dāng)?shù)倪壿嬳樞?，分門(mén)別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時(shí)間，要在文檔任務(wù)完成以后，且相關(guān)資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運(yùn)用檔案

檔案管理規(guī)范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務(wù)。規(guī)范化檔案管理還應(yīng)當(dāng)以有效運(yùn)用檔案為重要標(biāo)準(zhǔn)。首先，借助規(guī)范化的檔案管理操作手段，消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規(guī)范化的檔案管理手段，全面建成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)共享，檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規(guī)范化方面的主要措施

3.1 建立科學(xué)的規(guī)范體系

企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化離不開(kāi)科學(xué)的管理體系，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用必要的管理體系，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。首先，根據(jù)企業(yè)單位實(shí)際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發(fā)揮企業(yè)單位檔案管理工作人員作用，促進(jìn)管理人員規(guī)范操作檔案資料。其次，借助科學(xué)的規(guī)范體系，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，樹(shù)立良好的檔案保存意識(shí)，全面提高基層檔案管理質(zhì)量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，逐步使企業(yè)單位檔案管理適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。

3.2嚴(yán)格履行各種制度規(guī)范

制度規(guī)范只有通過(guò)全面履行才能發(fā)揮出實(shí)效，為了提高企業(yè)單位檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作各種制度規(guī)范的實(shí)際作用。首先，要按照檔案資料的內(nèi)容，檔案的先后順序，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，在做好分類的基礎(chǔ)上，做好w檔工作。其次，根據(jù)檔案的調(diào)閱程序，嚴(yán)格把好檔案調(diào)閱關(guān)，嚴(yán)格防止檔案資料丟失，切實(shí)減少檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定科學(xué)的檔案管理，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)效性。

3.3 加強(qiáng)做好檔案保密工作

檔案不僅是企業(yè)單位主要數(shù)據(jù)信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過(guò)程中，要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現(xiàn)隱私泄露問(wèn)題。

4.結(jié)論

做好檔案管理規(guī)范是企業(yè)單位發(fā)展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，做到與時(shí)俱進(jìn)，為人民群眾更好的提供服務(wù)。目前，應(yīng)當(dāng)圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發(fā)揮檔案實(shí)際作用，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：檔案歸檔管理制度范文

【關(guān)鍵詞】改革創(chuàng)新；與時(shí)俱進(jìn)；開(kāi)創(chuàng)；檔案管理工作；新局面

一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門(mén)庫(kù)房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

二、嚴(yán)格公文的制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

三、做好文書(shū)以及電子文件的處理工作

工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

五、加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，如果不及時(shí)歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。所以這就要強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮。