檔案歸檔管理制度精選(九篇)

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第1篇：檔案歸檔管理制度范文

一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

檔案借閱制度

一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。

四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可查閱。

檔案立卷歸檔制度

一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

二、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。

四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。

檔案鑒定與銷毀制度

一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。

二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。

三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批準后，方可銷毀。

四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。

五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

檔案庫房管理制度

一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。

三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

第2篇：檔案歸檔管理制度范文

第二條本規定所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案）是指在城市規劃、建設和管理中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、圖片、聲像等各種載體的文件材料。

第三條本規定適用于本市行政區域內城建檔案的報送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四條市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業的建設納入城市建設發展規劃。

第五條市建設行政主管部門負責本市城建檔案的統一管理工作；縣（市）建設行政管理部門負責本轄區內城建檔案的管理工作。

市、縣（市）建設行政管理部門所屬的城建檔案館對城建檔案實行集中管理。市城建檔案館負責本市市區城建檔案以及市區以外市級以上重點建設工程檔案的接收、收集、保管和利用，縣（市）城建檔案館負責本轄區城建檔案的接收、收集、保管和利用。

市、縣（市）檔案行政管理部門應當對本轄區內城建檔案管理工作加強監督和指導。

第六條市、縣（市）城建檔案館負責接收下列城建檔案：

（一）各類城市建設工程檔案：

1．工業、民用建筑工程檔案，包括工礦企業，辦公、商業用房，學校、醫院、文化體育場所，住宅小區及市區七層以上、其他區域五層以上住宅樓等建筑工程檔案；

2．市政基礎設施工程檔案，包括道路、排水、橋涵、隧道、水質凈化廠、城市照明、泵站、大型停車場等工程檔案；

3．公用基礎設施工程檔案，包括供水、供氣、供熱、供電、通訊、廣播電視等工程檔案；

4．交通基礎設施工程檔案，包括鐵路客運站、鐵路運輸編組站、鐵路貨運場站、長途汽車客運站、機場、碼頭等工程檔案；

5．園林綠化、風景名勝建設工程檔案，包括名泉、公園、綠地、苗圃、紀念性建筑、名人故居、名勝古跡、古建筑、有代表性的城市雕塑等檔案；

6．市容環境衛生設施建設工程檔案，包括垃圾糞便處理場、大型垃圾轉運站、公共廁所等工程檔案；

7．城市防洪、抗震和環境保護、人防工程檔案；

8．建制鎮公用設施、公共建筑工程檔案；

9．軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

（二）城市規劃、勘測、城管、公用、建管、園林、環衛等城市建設備專業管理部門形成的業務管理和技術檔案。

（三）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

第七條本規定第六條第一項規定的建設工程檔案，由建設單位會同勘察、設計、施工、監理單位負責編制，并于工程竣工后三個月內按本規定第五條第二款規定，向有關城建檔案館報送。

本規定第六條第二項規定的業務管理和技術檔案，在本單位保管、使用一至五年后按本規定第五條第二款規定，向有關城建檔案館移交。

本規定第六條第三項規定的基礎資料，由市、縣（市）城建檔案館負責收集。

第八條向市、縣（市）城建檔案館報送和移交的城建檔案應當是原件或者原件的縮微膠片，并符合國家檔案案卷質量標準。

第九條編制和報道建設工程檔案，應當遵守下列規定：

（一）建設工程檔案資料齊全，包括規劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料。

（二）建設工程檔案必須在施工過程中按照落成實體同步編制，不得在工程竣工后補繪。

（三）隱蔽工程檔案應當附有重要部位狀況的圖片或錄像。管線工程覆土前，建設單位應當委托具有測繪資質的單位進行竣工測量。

（四）繪制工程竣工圖，須采用統一座標系、高程系實測數據。工程竣工圖與工程實體相符，并加蓋竣工圖章。

（五）建設工程檔案應當完整、準確、系統，字跡清楚，圖面整潔，紙質優良，規格統一，并有編制單位技術負責人簽章。

第十條新建、擴建、改建地下管線工程的單位，應當對本單位的地下管線專業圖進行修改補充，并于工程竣工后三個月內將修改補充后的地下管線圖按本規定第五條第二款規定報送有關城建檔案館，由市、縣（市）城建檔案館對地下管線總圖進行綜合、修改和補充。

第十一條凡在城市道路、道溝、各種管線附近地段進行開挖、爆破、鉆探等施工活動，建設單位在該建設項目規劃定點前，必須到市、縣（市）城建檔案館查詢利用該施工地段的地下管線檔案，憑市、縣（市）城建檔案館出具的地下管線技術數據證明書到規劃行政管理部門辦理規劃定點手續。

第十二條對列入城建檔案館檔案接收范圍的建設工程，建設單位在組織建設工程竣工驗收前，應當向市、縣（市）城建檔案管理部門申請對該工程檔案進行預驗收。屬于市級以上重點建設工程的，應當通知市檔案行政管理部門參加預驗收。預驗收合格的，由城建檔案管理部門出具建設工程檔案認可文件，作為工程竣工驗收的必要條件。

管線工程的竣工驗收，須有城建檔案管理部門參加。對重要的管線工程，城建檔案管理部門要進行現場核驗，建設單位及有關部門應當給予配合。

第十三條停建、緩建的建設工程，建設單位應當妥善保管工程檔案，不得遺失，待工程竣工后按本規定向市、縣（市）城建檔案館報送。撤銷單位的建設工程檔案應當向其上級主管部門或者市、縣（市）城建檔案館報送。

第十四條市、縣（市）城建檔案館應當建立健全城建檔案保管制度。保管城建檔案應當具有專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施，對損壞和變質的及時修復，確保城建檔案的安全完好。

第十五條市、縣（市）城建檔案館對館藏的城建檔案，應當依照有關規定向社會提供利用。

第十六條公民和組織持有合法證件可以利用城建檔案。在查閱利用城建檔案時可進行復制，不得損壞城建檔案，不得將檔案帶出檔案館。城建檔案館及其工作人員，應當為城建檔案的利用簡化手續，提供方便。

第十七條提供社會利用的城建檔案可按國家有關規定收取費用。

利用本單位或者本人形成、報送、捐贈、寄存的城建檔案，城建檔案館不得收取費用。

第十八條城建檔案管理工作人員在提供利用檔案時，應當嚴格遵守法律、法規有關保密規定。

第十九條損毀、丟失、涂改、偽造、銷毀、擅自提供城建檔案的，依照《中華人民共和國檔案法》的規定處罰。

第3篇：檔案歸檔管理制度范文

【關鍵詞】 企業科技檔案 超前管理 制度 建設

伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數量的不斷激增，目前，眾多企業科技檔案部門已愈來愈認識到建立、健全企業科技檔案的超前管理制度，為促進規范管理科技檔案工作，夯實堅實的基礎，已勢在必行。

1 “超前管理”理論

“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎，將以往檔案管理的起點，進行前移，針對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個活動，而實行全過程的管理與監督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷毀的各個不同的階段，均看作是一個完整的過程。而在這一過程中，文件的形成應為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動則為中端，永久保存或銷毀是后端。而將過去分環節的階段性管理，調整成為協同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實可靠、完整安全。

“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動、文件的生成背景及其機構的職能。簡而言之，就是對整個管理過程中的目標、要求和規則，進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現的，或部分實現的管理功能，均盡量在這一階段實現。

“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對可能成為檔案的文件的質量控制。是旨在提高管理效率的一種科學理念，其實質就是對檔案的質量控制。目的即要使檔案在剛形成時，就處于受控狀態，并及時糾偏、糾錯，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環節中，實現對檔案形成內容和質量的全過程控制。它已被越來越多地應用到檔案管理理論中去。

2 企業科技檔案超前管理制度

（1）企業科技檔案超前管理制度含義：指從制度控制的角度，實行全程標準化、規范化管理，通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項要求，從而實現企業科技文件資料的規范管理、有序控制。

（2）建設企業科技檔案超前管理制度的意義：它是構建企業科技檔案工作制度體系的重要一環，也是整個企業科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業科技檔案質量的利用效益，實現企業科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務質量，以及和工作效率，促進企業開發利用科技檔案信息資源。

（3）其建立的核心基礎：企業科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎，應是制定出統一、規范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技檔案的來源。科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作。科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是科技文件的轉化形式，二者之間既有聯系又有區別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個方面（如內容、人員、制度）必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態--科技文件的形成過程和運動規律，在明確科技文件工作管理職責的基礎上，適當地將科技檔案工作向前延伸，做好對科技文件形成與積累工作的指導、監督和檢查，實施超前管理。科技文件的運轉程序并非積累過后就終止了，具有保存價值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經過整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門，它并非簡單的物理移位的轉移。此兩項“檔案化”程序工作，雖是以科技部門和人員為主體而承擔的業務，但企業科技檔案部門也需實施超前管理，承擔協助和指導的職責。科技文件的最后一個環節是歸檔。歸檔的結束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉化。科技檔案部門至此即完成了以檢查、監督、協助、指導為主要內容的科技檔案超前管理，而后便開始科技檔案諸項的管理。對于一些能從源頭上進行控制的工作環節，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實現。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應提前到科技文件管理階段。

（4）企業科技檔案超前管理制度具體內容：主要應涉及三方面：文件流轉過程中可能涉及的部門（機構）、相關人員，以及企業科技文件自身流程及相關的制度（即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運動

律）（如表1）。

（5）它與企業科技檔案管理制度的銜接問題：企業科技檔案超前管理是企業科技檔案管理工作的源頭，是與企業職能活動同步進行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協調起來，對企業各項活動過程中，所產生的大量科技文件資料進行有效管理，是對可能成為檔案的文件的質量控制，并形成質量閉環。簡而言之：即強調從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過程管理控制，這兩個制度內容的相互呼應是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。因此，在其制定和執行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業科技檔案管理制度的有效銜接問題，使之成為一個協調的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實踐中，把“收集”、“利用”作為服務，其中心內涵均在于“超前”，而完美地結合起來。

（6）實施企業科技檔案超前管理制度，應從以下方面入手：（a）提高相關人員的整體業務素質：企業各部門相關人員（即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門）是實現制度有效對接的主體。其包括：一是有關的科技、生產人員，二是有關的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實施。應加大繼續教育力度，采取脫產、業余等多種形式培訓，有計劃、多層次地安排與之相關的業務，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業務，以及管理科技文件的整體水平。企業科技檔案人員必須在提高業務素質的同時，主動了解企業整體情況，抓住工作中的重點和難點，超前指導、及時檢查，確保科技檔案的完整、準確。（b）從組織機構和人員上落實管理：企業應依據實際情況，建立相應的科技檔案管理工作網絡，統一領導，分級管理，實現科技檔案的全面質量控制。（c）分解制度指標，納入責任制：將制度的指標層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責范圍、納入科技工作計劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應依據企業實際，明確他們在科技檔案全程管理中的責任與義務，還要實行量化考評，并將考評結果納入績效考核體系。（d）選擇行之有效的管理方式：要依據專業特性，因地制宜，制定出切實可行，且可操作性強的業務流程，進行合理分工，明確界定在管理的各個節點上，相關人員的業務范圍和工作職責。（e）加強標準化和規范化：要按照國家標準來制訂，才能有助于制度執行的標準化、規范化。必須遵循企業文件自身的特點、流程、規律，結合本企業實際，應明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項要求，實行全程標準化、規范化管理，是確保實現超前管理制度的保障。（f）營造齊抓共管的氛圍：為充分調動積極性、主動性和創造性，應盡力營造有利于團結協作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責任制明晰化的同時，引導相關人員自覺地形成積極配合，共同奮進的合力。（g）實現企業各部門之間的資源共享：企業應充分發揮內部各部門自身的優勢，整合并優化資源配置，促進企業實現信息化的進程。

3 企業執行檔案管理制度普遍存在的問題

（1）有章不循，有章難循：某些企業的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設，無人重視，故很難發揮出自身應有的作用。（2）程序不完善，執行力欠缺：某些企業制定程序不完善，只以檔案室的名義印發，而未納入企業的整體管理系統，也未列入有關人員的崗位責任制和工作程序，導致制度不能得到保證有效地落實。（3）修訂、補充和完善未及時，導致制度滯后：應在實踐檢驗的基礎上，不斷修改、補充和完善，確保制度更合理、規范，以趨于完善。（4）缺乏檢查、監督和控制機制：應建立、健全和完善與制度相匹配的嚴格檢查、監督與考核的制度，并切實落實，以確保各項制度的有效執行。

4 結語

綜上所述，在理論研究的基礎層面上借鑒，檔案超前管理制度現已初有成果，但在企業科技檔案超前管理制度建設的具體操作實踐，以及研究方面，仍很不樂觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進一步深入開展。在企業科技檔案管

理制度建設過程中，建立、健全和完善一套完整、系統，且科學實用的企業科技檔案超前管理制度，應是一項重要的系統工程，其任重而道遠，迫切地需要堅持不懈的長期努力，才能得以實現。

參考文獻：

[1]戴潭棋.淺析現代檔案管理中歸檔電子文件的前端控制[j].2011（1）.

第4篇：檔案歸檔管理制度范文

關鍵詞：高校 教學檔案 管理

近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規律的要求，實現教學檔案管理的規范化和現代化。

一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍

要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。

（四）實現高校教學檔案管理信息化

第5篇：檔案歸檔管理制度范文

關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

第6篇：檔案歸檔管理制度范文

【關鍵詞】資料；歸檔管理；檔案管理制度

引言

東莞市防雷設施檢測所是東莞市氣象局重要的對外服務單位，日常主體業務產生的文書資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來規范業務工作，以體現公開、公平、公正的服務原則。

1 現行東莞市防雷設施檢測所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設施檢測所主體業務資料

防雷所日常工作所產生的資料繁多，主體業務資料包括建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，風險評估資料，雷災調查資料，內部評審，外部評審，現行規范，內部文件，實驗室資質資料，各項工作細則等。

1.2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理機構

現行防雷所內的檔案管理機構主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，報建審核資料，風險評估資料進行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設施檢測所檔案管理存在的問題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內僅對日常主體業務資料進行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒有進行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷毀，儀器報廢維修，會議記錄，技術討論結果等等。

2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強防雷設施檢測所檔案管理工作，更好地為企業提供信息服務。

（2）防雷設施檢測所檔案是防雷所在各項活動中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測檔案為主體，包括：新建防雷設施資料，定期年檢資料，化學危險品場所防雷資料，報建資料等等。

（3）檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護防雷所經濟利益、合法權利和歷史真實面貌的一項工作。

（4）檔案工作要堅持統一領導，分級管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

（6）結案后及時交專職人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

2.2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理組織架構

建立四級的管理體制。所長統領整個所內的檔案管理工作；歸檔審核員對各項資料結案確認、編號入室；專職資料收集歸檔員對各項資料進行收集歸檔提交歸檔審核員；報建窗口收集新建、擴建報建資料和發票，審核組收集報建審核資料，檢測組收集年度檢測資料、竣工驗收資料和分段驗收資料，風評組收集雷擊風險評估資料和雷災資料，辦公室收集上級單位的文件、人事資料、各項工作細則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測所各項工作細則

（1）防雷裝置報建審核工作細則；（2）防雷裝置年度檢測工作細則；（3）防雷裝置竣工驗收工作細則；（4）雷電風險評估業務操作細則；（5）計費、收費和發票管理工作細則；（6）防雷合格證、副證、報告書發放、更改和銷毀工作細則；（7）檔案管理工作細則；（8）印章使用操作細則；（9）技術規范使用操作細則；（10）圖紙使用操作細則；（11）儀器、設備、辦公用品購買使用操作細則；（12）內部管理評審工作細則；（13）實驗室資質認定操作細則；（14）文件收發操作細則；（15）保密工作細則；（16）公眾網信息操作細則；（17）以上細則修改、作廢操作細則。

2.3.2 防雷裝置報建材料

（1）防雷裝置報建登記表；（2）防雷工程專業資質；（3）焊工證書；（4）相關圖紙；（5）建設工程規劃許可證；（6）防雷裝置報建受理回執 。

2.3.3 防雷裝置設計審核材料

（1）防雷裝置設計審核申報表；（2）防雷裝置設計審核資料補正通知；（3）防雷裝置初步設計核準意見書；（4）防雷裝置設計核準意見書；（5）防雷裝置設計審核受理回執；（6）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（7）防雷裝置檢測協議書；（8）繳費發票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測材料

（1）防雷裝置竣工驗收申請書；（2）防雷裝置檢測報告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測材料

（1）防雷裝置檢測協議書；（2）交費發票；（3）防雷裝置檢測報告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測原始記錄表。

2.3.6 雷電災害風險評估材料

（1）建設工程立項批文；（2）雷電災害風險評估協議書；（3）雷電災害風險評估報告；（4）雷電災害風險評估原始記錄單；（5）交費發票。

2.3.7 雷電災害調查材料

（1）雷電災害調查原始記錄；（2）雷電災害調查報告。

2.3.8 學習、會議記錄資料

（1）學習、會議紀要；（2）技術討論結論記錄。

2.3.9 防雷設施檢測所人事檔案資料

（1）勞動合同；（2）學歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓資料；（5）上崗證資料；（6）獎勵證書；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設備、辦公用品資料

（1）儀器、設備、辦公用品購買申請、發票；（2）儀器、設備使用說明書；（3）儀器、設備檢定證明；（4）儀器、設備使用登記表；（5）儀器、設備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內部評審資料，外部評審資料，實驗室資質認定資料，現行使用規范，上級部門發放文件，培訓學習資料等。

3總結

通過分析東莞市防雷設施檢測所檔案管理現在的缺陷，針對防雷所的主體業務和對外服務的特性，依據中國氣象局第20號令《防雷減災管理辦法》、中國氣象局第21號令《防雷裝置設計審核和竣工驗收規定》和《關于核定防雷設施檢測等服務項目和收費標準的復函》粵價函[2004]409號等文件精神建立防雷設施檢測所檔案管理制度，架設管理機構和規范歸檔資料，不僅有效規范所內的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進行有效歸檔管理，為實驗室資質認定和風險效能防控提供全面真實的資料。

參考文獻：

[1]中國氣象局第20號令《防雷減災管理辦法》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國氣象局第21號令《防雷裝置設計審核和竣工驗收規定》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關于核定防雷設施檢測等服務項目和收費標準的復函》粵價函[2004]409號，廣東省物價局文件，2004年8月1日

作者簡介：

朱錦坤（1982—），男，助理工程師，本科，主要從事防雷減災工作。

第7篇：檔案歸檔管理制度范文

（一）規范化、標準化的檔案歸檔

檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。

（二）醫院部門之間的共同協作

在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。

二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施

（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理

在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。

（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

（三）建立專業檔案管理隊伍

第8篇：檔案歸檔管理制度范文

關鍵詞：企業單位 檔案管理 規范化

推進企業單位檔案管理工作規范化是新一輪企業單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業單位發展的重要瓶頸因素之一。企業單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統的規劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規范化方面存在的問題

1.1 對檔案管理規范化重視不足

規范化是對企業單位各項工作提出的基本要求，目前企業單位檔案管理規范化方面仍存在不足，規范化水平較低是制約企業單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業單位沒有認識到檔案管理規范化的重要意義，對檔案管理規范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規范與程序規范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業單位檔案管理規范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規范化問題，沒有在檔案管理規范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執行問題，阻礙了企業單位檔案管理的發展。

1.2 對檔案管理制度缺乏規范化

檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規范不符合實際情況，檔案管理規范的執行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。

1.3 對檔案管理模式缺乏規范化

我國企業單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業單位檔案管理與行業聯系不緊密，沒有發揮出行業檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。

2.檔案管理規范化方面的幾點嘗試

2.1 統一檔案格式

統一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規范化的基礎工作，企業單位檔案管理應當在統一的格式下進行。首先，嚴格統一事業企業公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規范等，做到企業單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規范檔案的簽發手續，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規范檢查制度。

2.2 科學立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業單位檔案管理的重點工作，也是企業單位檔案管理規范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運用檔案

檔案管理規范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規范化的檔案管理操作手段，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規范化方面的主要措施

3.1 建立科學的規范體系

企業單位檔案管理規范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規范化。首先，根據企業單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發揮企業單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規范操作檔案資料。其次，借助科學的規范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規范化，逐步使企業單位檔案管理適應信息化社會發展的實際需要。

3.2嚴格履行各種制度規范

制度規范只有通過全面履行才能發揮出實效，為了提高企業單位檔案管理工作水平，應當發揮事業單位檔案管理工作各種制度規范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好w檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩定科學的檔案管理，發揮出檔案管理的實效性。

3.3 加強做好檔案保密工作

檔案不僅是企業單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。

4.結論

做好檔案管理規范是企業單位發展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。

參考文獻：

第9篇：檔案歸檔管理制度范文

【關鍵詞】改革創新；與時俱進；開創；檔案管理工作；新局面

一、建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

二、嚴格公文的制發

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。

四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

五、加強對聲像檔案的管理和保護

聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關工作和各類業務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準確。所以這就要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。