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1.提升硬件水平,保障服務質量
多年來,我企業后勤部門為企業干部職工建立了許多與職工工作和生活息息相關的設施,目的就是為了給各職工干部創造一個文明、優美、干凈的工作環境,這又稱之為硬件建設,只有硬件建設搞好了,才能夠為優質服務打下良好的基礎。所以要搞好企業后勤就要搞好后勤服務保障工作。
2.堅持服務宗旨,提升服務品質
搞好服務很重要,能夠大力發展企業后勤經濟,能夠更好地為企業服務,為職工服務打下良好的物質基礎。這與我國企業在進行后勤改革之后,對內實行有償服務對外實行經營服務是分不開的。
3.提高升后勤工作科學化管理水平
后勤改革制度自實施以來,先后運用了人事制度,建立起了優勝劣汰機制。再又建立新的收入分配機制,之后進行妥善安置分流人員,最后建立了科學的結算制度。不僅如此,后勤管理還通過實行科學化管理協助企業妥善解決了職工的養老問題。
二、當前國有煤炭企業后勤管理流程化存在的問題
1.管理真空現象嚴重
隨著煤炭企業愈發發展成熟,現代化程度和規模都大大地提高和擴大了,此時再沿用適合中期發展的模式來進行管理,就會造成管理真空,與目前的業務不相匹配。如現在許多大型煤礦企業的電梯設備是歸設備科管理,但是設備科又不具備清潔功能,這也是一個管理職責不清楚的具體表現。
2.人員素質有待提高
煤炭企業職工的工作能力不高,因為當前煤炭企業后勤部分本科以上學歷只占到全體后勤人員的2%,其中還不包括物業管理類的專業人才,職工不具備規范的執行力度,導致職工工作期間信心不足和能力不夠。
3.缺乏科學的工作規范
煤炭企業要想保證工作的穩定、持續、高效,就要在大事小事上都具備細致和明確的操作規范,例如小到清潔工抹布的使用方法、樓內通風系統的開啟、關閉的方式和時間等;大到行政管理政策的形成和執行辦法都要做到保質保量的完成。
三、煤礦后勤工作應注重三個度
要構建和諧礦區是為了能更好的為井下職工服務,讓他們解除后顧之憂,因為礦工在煤礦井下工作,煤礦井下條件惡劣,職工們很辛苦。所以礦區后勤工作應當注重三個度。一是加強改善對職工服務的工作態度,這是后勤工作的根本所在,所以需要后勤工作人員對井下職工提供優質服務,把礦井職工當成是自己的兄弟姐妹,換位思考職工在井下的勞作有多艱辛,即使個別礦井職工對服務人員偶爾表現出了不禮貌的行為,也要用善意、和藹的笑容去融化職工心中的不快,努力做到位每個礦井職工送去溫暖,送去體貼。可樹立礦工兄弟是上帝的思想,做到無條件無借口為他們服務,時刻保持主動、熱情、耐心、周到的服務態度。二是企業要保證對后勤工作的支持力度,生活服務設施、設備的更換、維修、配置方面上都離不開企業得資金支持,只有支持力度做足了才能保證服務質量。所以企業應選派具有強烈敬業精神和具備后勤管理經驗的人才來進行培訓,之后再充實到后勤隊伍當中,為后勤隊伍所用。要做到完善和健全各項規章制度,做到標準化管理和實行目標管理責任制,也就一定的實現了職工對后勤負責,后勤對全體礦工負責。后勤要做到對每個礦工職責分明、獎優罰劣,要嚴格將服務質量和經歷利益掛鉤,這樣才能保證后勤的管理水平和服務質量得到提高。三是把握為職工服務的程度。礦工的要求隨著生活水平的提高和礦區環境的改善而不斷提高,所以要對職工服務的程度進行一個定位,做到在量力而行的基礎上盡量滿足職工的需要。隨著社會的快速發展,職工的需求還要向更高的層次邁進,要想體現出一個企業的形象,增強職工的歸屬感,增強企業的向心力和凝聚力,構建出一個和諧的礦區,就需要職工把后勤服務工作做得更加人情化、細致化、規范化。
四、結束語
一、目前我國企業中辦公后勤管理中的不足
(一)就后勤保障制度而言,不夠健全
筆者發現,當前我國的企業中普遍存在著后勤保障制度不夠完善的現狀,這嚴重制約了企業工作效率的提升。社會主義市場經濟體制確立后,我國的企業也得到了極大發展,然而其后勤保障管理工作上卻并未同市場機制相結合。盡管當前的企業中分設了財務、維修、餐飲等,然而在具體的工作過程中企業難以真正做到同后勤管理各部門的有機統一。另外,企業的后勤管理中還存在著各利一室權責不明確的弊端,從而出現后勤利一室間出現了相互推診扯皮的現象,不利用后勤管理工作的順利開展
(二)就辦公后勤保障工作而言,相對保守
我國企業的后勤保障工作中還存在著另外一大問題就是流于傳統守舊的工作方式,從而導致了后勤保障工作效率低下。當前我國大部分的企業其后勤保障工作依舊是以傳統高度集權類型的計劃經濟管理模式為基礎所開展的,這就導致了后勤管理工作難以追趕時展的步伐,呈現出明顯滯后的現狀。其中,這里所說的保守落后既包括了思想觀念上的滯后,又包括了在管理方式上并沒有引人現代市場機制,同時展相脫節
(三)就辦公后勤的人才構成而言,有待提高
企業的辦公后勤管理工作離不開專業人才的輔助,然而筆者發現,當前我國的很多企業中其后勤保障部門明顯缺乏專業化的工作人員,其后勤管理人員呈現出結構老齡化、文化素養水平較低以及缺乏專業的管理能力等問題,從而不利于后勤管理工作的有效開展。同時,很多企業中缺乏必要的人才淘汰機制,使得后勤部門的人員水平難以得到提升,繼而影響后勤管理工作的質量
二、當下實現我國企業辦公后勤良好管理的對策
(一)進一步健全辦公后勤保障體制
一方面,應當依據企業當前發展的狀況實現其后勤保障體制的進一步完善,堅持實事求是的工作原則,做到一切從實際出發。畢竟伴隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展,各個企業也得到了良好的發展,口住有對于企業的后勤管理現狀予以充分地了解,方能夠制定與之相適應的解決對策,實現保障管理制度的健全。例如,筆者作為企業中的一員,見證了單位由于車輛的不斷增多而相應提出了更為完善的后勤車輛管理制度,單位中的后勤管理部門對于車輛的管理工作進一步加強,其中包括了車位的管理與后續對于車輛的維修管理制定了利一學合理的制度,由此實現了后勤車輛管理的制度化與規范化,對于單位的發展具有重要的意義;另一方面,企業辦公后勤保障體制的完善離不開各利一室的相互配合,因此應當明確單位中各利一室的職權與責任,實現利一室間各司其職與互不干涉,充分做好本職工作,提高辦事效率,進而實現辦公后勤工作管理水平的提升
(二)實現企業后勤保障工作的創新
鑒于當前我國相當一部分的企業在后勤管理工作中沿用傳統落后方式的現狀,實現其后勤保障工作的創新化管理成為解決該問題的主要路徑,具體內容為:一方面,在后勤管理工作方面要積極樹立創新意識,堅持與時俱進,不斷創新的工作理念,根據當前企業的發展現狀制定相應的解決方案,避免受到傳統落后管理理念的干擾,如釗一對于辦公室的管理工作中可以依托互聯網技術的發展實現企業的網絡化辦公,后勤保障人員就要做好充分的網絡管理工作;另一方面,企業的辦公后勤管理工作還應當適時引人市場機制,實現后勤管理工作同社會市場機制的有機結合,實現辦公資源的優化配置,提高其使用效率,從而促進后勤保障工作的進一步發展
(三)組建高素養的后勤管理保障團隊
我國企業要想實現其辦公后勤管理工作水平的進一步完善與提升離不開專業的后勤保障人才團隊建設,筆者認為企業應當著重組建具備高綜合素養的后勤管理保障隊伍,具體措施有:一方面,在辦公后勤工作崗位的人才選聘環節上,堅持公平、公正、公開的選拔原則,制定一系列利一學的人才選拔標準,不僅考查應聘人員的知識素養,更重要的是關注其實踐應用能力,對于特別優秀的人才可以予以破格錄用,為賢任能,獨絕走后門與暗箱操作等不良現象的出現,保障整個選聘過程的透明化;另外,企業還應當充分做好對于當前在職后勤員工的培訓工作,企業要想不斷發展提升,后勤管理水平也要相應進步,因此,企業在其日常工作過程中要定期開展對于后勤管理人員的培訓,充實其專業知識與技能,提升自身的綜合素養,為后期工作的順利開展奠定良好的基石。
(一) 制度不完善
從總體看各種制度缺乏標準化、規范化、制度化、程序化,工作效率低下、管理混亂、人為因素大、隨意性強等,各項工作體系難以協調運行,這就在一定的程度上造成了職責不明確的現象發生。
(二) 設備不完善
在傳統的后勤管理中,設備陳舊,很多工作都是通過手工完成的,不僅工作效率低下,而且大大增加了成本。
(三) 人才短缺
由于信息化建設需要廣泛運用計算機技術,需要大量的計算機人才。當前,從事后勤管理工作的職工綜合素質偏低,對后勤管理的經驗不足,年齡也普遍偏高,很難適應信息化建設的步伐,而沒有技術力量的支撐,信息化只是一句空話。
(四) 缺乏信息共享
高校后勤管理工作是一項復雜的綜合性工作,業務點多、服務范圍廣、數據采集點較分散,難以采集全面的信息,加上有些信息點采用的是獨立的信息系統,造成了信息難以共享,給系統之間的整合工作帶來了困難。
二、后勤信息化建設的對策
(一) 更新觀念
高校領導和管理人員必須轉變觀念,樹立后勤管理人員信息化建設觀念,充分認識到信息化建設的重要性和必然性,只有這樣才會有更多的資金投入到信息化建設中來,才能使后勤管理人員做到全面落實信息化建設制度或措施,為廣大師生提供多種優質的服務。
(二) 完善后勤管理信息系統建設
首先要積極采用多種先進的科學技術,選擇質量較好的硬件設備,實現后勤管理信息資源的共享,以校園局域網為平臺,構建標準化的后勤管理信息系統,為學生的學習和生活提供便利,不斷提高后勤管理水平。我院新校區在餐飲經營和水電管理方面建立了信息化服務平臺,管理上和效益上都取得了較好效果。
(三) 強化制度建設
要制訂健全、標準化、制度化的信息化建設制度,樹立統一的技術規范,實現資源和信息的共享,加強對各崗位人員的權限控制和數據接觸控制,這些對于保證數據準確性和安全性具有重要意義。在工作中認真貫徹落實各項制度,充分發揮制度的積極作用。
(四) 提高人才素質
高校要樹立科學利用人力資源的重要觀念,為了提高信息化建設人才的素質,一方面可以對現有的人才進行培訓,不斷培養職工信息化意識來激發工作興趣和工作能力,還可以通過必要的行政手段或者激勵機制,以此來刺激管理人員參與學習。另一方面可以面向社會選拔多種優秀的信息化建設的人才,為高素質管理人才的進步和發展推動廣闊的空間。
三、小結
后勤服務的對象是寄宿學生,而寄宿生賴以生活的場所需要良好的硬件設施,因此,硬件設施的好壞對學生的寄宿生活有著至關重要的影響,甚至可以說,良好的硬件設施就是良好寄宿生活的一半。首先,要加強學校食堂建設。學校食堂建設關系到寄宿生的飲食問題,正所謂民以食為天,寄宿生離開父母和家庭,要在學校里獨立生活,吃飽飯、吃好飯能讓寄宿生減少對家庭和父母的思念,進而安心學習。同時,科學豐富的飲食對正在成長身體的學生來說也非常重要。其次,要加強宿舍建設。宿舍是寄宿生就寢和課余生活的重要場所,良好的寄宿條件和溫馨的宿舍氛圍有利于學生的休息,減少學生對寄宿的抵觸情緒,讓其安心于寄宿生活,最終促進其學業的提升。要特別重視宿舍文化的建設和創新,良好的宿舍文化能夠促使宿舍內成員的團結互助,在學生心理產生家的歸屬感,相反,不和諧的宿舍氛圍會導致宿舍內矛盾重重,不利于學生安心學習。第三,要加強學生活動設施建設。寄宿生飯后活動場所僅僅局限于學校內,如果沒有豐富的活動器材和形式多樣的活動內容,單一而乏味的活動會滋生偷盜、學生矛盾等不良行為,因此,豐富的活動器材和多彩的活動內容是后勤建設的重要方面,對寄宿制學校的辦學質量和辦學效益有重要作用。
二、整章建制,加強后勤管理制度建設
制度是行動的指引和監管,沒有規矩不成方圓。寄宿制學校的良好運轉離不開后勤服務工作的高效有序,想要做好后勤服務工作,首先要建立健全各項后勤管理制度。本文認為可以將后勤管理制度分為三個大塊,即飲食安全管理、宿舍安全管理和水電暖基礎保障管理。飲食安全管理方面,要從食堂工作人員檢疫、食材進料監管、食品加工流程、飯菜留樣等方面確保飲食安全;宿舍安全管理方面,要從就寢制度、宿管值班制度、學生執勤制度、宿舍文化建設方案等方面入手,將學生的住宿安全放在首位,用制度確保宿舍安全;水電暖基礎保障方面,要從學生的需求和寄宿制學校的有序運轉入手,將水電暖維修、故障排查、日常維護等內容納入到管理制度當中,為常規工作提供制度保障。只有建立完善了管理制度,后勤工作才能夠有序高效的開展。
三、提升后勤人員專業素養
農村寄宿制小學由于地處偏遠,條件艱苦,加之經費短缺等原因,在教師的配置上不能夠完全滿足后勤工作的需要,這就要求現有的后勤工作人員不斷提升自我素養,勝任各項工作。首先,在人員安排上要科學合理。后勤人員因為其從事的工作比較瑣碎繁雜,也有許多體力工作,所以在在人員安排上,既要有中老年教師,也要有青年教師。其次,要定期對后勤人員進行技能培訓。后勤工作中需要接觸電、水管、機械等器具,要求后勤工作人員掌握一定的機電知識,定期對他們進行相關知識的培訓,能提高他們的工作效率,確保后勤工作的有序開展。同時,對宿舍管理教師進行教育心理學等方面的培訓,提高解決宿舍矛盾的能力,形成宿舍文化創建能力,保證宿舍建設有序開展。第三,合理激勵后勤工作人員。后勤工作繁重而且比較臟和累,所以后勤人員時不時會產生抱怨和抵觸心理,做好后勤工作人員的心理調適和引導,同時科學的評價他們的工作,并給予一定的激勵,最終確保后勤工作人員能夠全身心地投入到工作之中。
四、加強財務管理
后勤工作是學校正常運作的生命線和保障點,正如油一樣,學校的后勤工作需要資金的大量投入。學校經費中很大一部分就是投入到了學校的后勤部門。正因如此,就更需要將資金花在該花的地方,讓花出去的每一分錢都發揮它的作用。首先,學校要健全財務管理制度,嚴格控制資金的使用,從資金的使用起點到最終產生效益都要有嚴格的監管。其次,資金的使用要經過校委會的批準,杜絕領導拍腦袋決策,尤其是后勤資金的使用上,總務主任要經過多次論證之后拿出可行的方案,才能將資金落到哦實處。只有加強財務管理,在后勤工作中才能既不浪費錢財,又能合理使用資金,確保后勤工作的高效開展。
五、創新后勤管理理念
(一)模擬市場模擬市場常在高校后勤改革初期進行,通過校內甲乙方模式開后勤管理。在管理過程中,甲方為學校成立后勤管理處,而乙方則為從學校分離出來的后勤實體,甲乙雙方簽訂契約,建立契約關系,按照企業形式進行運行。在高校后勤管理中,其后勤實體并不是獨立法人,與學校具有一定聯系,且后勤實體具有教育屬性,為學校服務,并不像社會企業那樣一味的追去利益最大化。因此,高校后勤實體并不能完全做到獨立核算、自負盈虧、自主經營。同時,模式市場中,后勤服務產品的購買者是高校或師生,而后勤服務產品的生產者是后勤實體。
(二)BOTBOT即為建設、經營、轉讓。在運行過程中,通過政府的運作渠道,高校與非官方資本共同簽訂項目特許經營協議,向非官方資本組建的投資機構移交投產后一定時間內的經營權、基礎設施項目的建設權等,利用自行籌集資金,投資機構自主進行項目經營、建設。而等到特許經營期滿后,公司將獲取合理利潤,并收回建設項目成本,向高校無償移交基礎設施。同時,BOT具有以下優點:
1)可對社會的閑置資本進行直接利用,增加高校后勤資本投入,在一定程度上彌補后勤資本不足。
2)有助于高校集中精力進行科研、教學,從市場原則指導后勤管理。
3)由投資者經營管理投資BOT項目,從而使高校節省了與后勤人員相關的醫療、住房、工資等開支。
(三)自由市場高校后勤管理改革,自由市場模式是其主要選擇,社會企業是生產者,消費者是學校或師生,直接購買后勤服務產品,選擇生產者、安排服務。在自由市場模式中,通過向社會企業招標,與中標者簽訂合同,高校將許多后勤服務產品擇優發包,并由中標者提供后勤服務產品。該模式引進、借助優秀社會力量,為高校提供服務,從而形成一種有效的制度安排。同時,自由市場模式對制度環境的要求較高,需要較高的市場成熟度、健全的法律制度,在良好的市場環境中實現自由競爭,確保市場的高效性、有效性。
二、高校后勤管理模式多元化發展的影響因素
在高校后勤管理模式的探索、發展中,其多元化發展受各種因素的影響,管理模式的選擇需要對這些因素進行考慮。
)改革方面的因素,主要包括相關法律法規、政府支持度、高校所在地的市場化程度等。由于高校后勤管理涉及到物價、認識、稅務、勞動等多方面問題,相關法律的規定將直接影響高校后勤服務選擇的自由度。
2)高校自身因素,主要包括高校的重視度、后勤人員素質、學校規模、學校師生購買力等。其中,高校決策者對后勤管理越重視,高校便會采用BOT、自由市場等相對開放的管理模式。同時,后勤人員的能力、素質決定著后勤管理改革的質量,高素質后勤管理人員可根據高校、師生需求,根據市場因素采取科學的管理模式,提高改革進程。此外,高校月密集、規模越大,市場規模效益越好,引進更多企業。
三、結語
1.后勤管理的產權關系不清晰
高校后勤管理的社會化是通過組建高校后勤服務公司、實體、中心或集團,用企業化、集約化、專業化的管理形式,提供高效的后勤保障服務。因此,實現后勤管理的企業化經營,做到與高校分離是社會化改革的關鍵所在。目前,在高校后勤管理社會化的改革中,雖然后勤管理的經費和人員與學校已經分離,但是后勤管理部門的資產仍歸高校所有,使得后勤管理實體的產權關系不清晰。后勤管理實體的人員和資金在與高校分離后,高校卻抓住后勤的資產不放,造成以企業管理方式運行的后勤管理實體在自負盈虧的模式下,無法明確與高校之間的產權關系。
2.后勤管理社會化的體制不完善
“后勤社會化改革的長期性和缺乏市場競爭的后勤管理觀念導致后勤管理機制不合理和管理體制不健高校后勤管理社會化改革中存在的問題及對策徐光偉全”目前,高校后勤管理的體制還很不完善,其主要表現為監督和經營的體制不完善。部分部屬或省屬的高校的主管部門在管理過程中,只是按照國家的相關政策去進行宏觀調控,而一些具體的管理政策是由高校自行制定,這樣一來,后勤管理的社會化改革也就變成這些高校獨立的管理行為,使得高校的主管部門也無法對其進行監督,而高校中有監督職能的部門受到專業水平和經驗等方面的種種限制,往往無法與后勤部門進行有效的協調,對于監督也起不到作用,因此造成高校的后勤管理工作在社會化改革的進程中出現諸多問題。另外,很多高校原有的后勤管理部門在社會化改革的過程中被后勤集團代替,在實際的運作過程中,后勤集團經常會將自己作為管理部門,通過管理代替服務與經營,使后勤部門的經營過程過于行政化,忽視了經濟效益和成本核算的重要性,從而導致經濟效益差、員工沒有積極性,與后勤集團的經營目的和服務宗旨嚴重偏離。
3.后勤管理社會化的制度不健全
對學生食堂與學生公寓管理的規章制度是目前高校后勤管理社會化過程中最為缺乏的。在學生食堂的運營管理中,高校沒有相關的規章制度進行約束,很多承包方由于過分追求利益,從而降低成本,服務質量也隨之下降。此外,高校也沒有明確的規章制度來保障學生公寓的用水、用電,對于違章用水、用電的現象無法做到完全禁止,因此管理方常常會為了節約成本,而違規的停電停水,對于學生們的正常的學習和生活會造成嚴重的影響。
4.后勤管理隊伍的專業水平偏低
目前,高校的后勤管理人才資源匱乏,現有管理人員普遍存在基本素質低、文化水平差等問題,他們對于高校的后勤管理工作知之甚少,所以很難適應社會化改革的新形勢。對此,高校的后勤管理部門應不斷加強管理隊伍的建設,提高管理人員的素質,推動社會化改革的發展進程。
二、推動高校后勤管理社會化的相關對策
1.更新管理觀念,提高后勤管理及服務的水平
在社會化改革中,高校的后勤管理人員一定要更新觀念,將為高校師生提供優質的服務作為目標,提高自身的服務意識,同時要加強監督,注重收集和匯總學校師生對后勤工作的意見和建議,對于存在的問題要采取及時有效的措施進行改進,銜接好后勤管理實體與學校之間的關系,從而將社會化改革落到實處,提高后勤管理工作的服務水平。
2.加強隊伍建設,提高后勤管理人員素質
我國高校的后勤工作人員通常是由臨時工及部分后勤管理人員組成的,他們的待遇普遍較低,使得他們的工作積極性不高,因此,在聘用人員時,要選擇專業素質較高的人員作為管理者,提高這些人員的待遇,并給他們提供培訓和學習機會,不斷提高他們的管理水平,對于普通工作人員,要采取一些有效的獎懲機制,激發他們工作的積極性和主動性,提高他們的服務意識和服務水平,從而使后勤隊伍的整體素質得到提高。
3.健全監督體系,促進后勤管理的社會化
在高校后勤管理的社會化改革中,對于后勤服務的質量、價格以及管理水平都不能通過行政指令進行強行監督,而是要進行有系統、有計劃、有組織的監督。這就必須要建立健全消費者的監督體系,并且嚴格貫徹執行該體系,才能使高校后勤管理社會化改革的方向有所保障。
三、結語
(1)當前,我們國家有許多高校的后勤管理工作模式比較單一與陳舊,有的高校雖然應用了管理信息系統軟件,但是其信息化的程度與水平較低,完全不符合當前的教育改革目標。不僅如此,高校管理信息系統水平與方式大有不同,并且發展層次極度不平衡,有的學校應用了比較高端的管理信息系統,但是有的高校僅僅只是運用了一些簡單的計算機技術,例如基本的辦公軟件與統計軟件等,這沒有從根本上改變當前的后勤管理現狀。
(2)高校在學生管理工作方面有些改進與完善,例如,高校后勤管理工作中運用了IC卡來管理學生的食堂管理工作與生活用水等方面的工作,這雖然為高校后勤管理工作提供了便利之處,同時也避免財務問題的出現。但是這種簡單的后勤信息管理系統仍然不能夠滿足到其他的后勤管理工作的發展要求。
(3)我國高校整體的后勤管理信息化水平差異化比較明顯,有的高校管理化水平較高,有的高校管理化水平仍然停滯不前。后勤管理信息化水平較低的高校主要體現在:管理信息系統設施比較陳舊與落后、后勤管理工作的制度與標準不健全、相關方面后勤人員的信息更新較慢。不僅如此,學校在后期人員培訓等方面投入的時間與資本較少,使得后勤人員的專業性稍弱等。
2高校后勤管理信息系統的設計與實現
高校后勤管理工作的范圍比較廣,并且相關方面的規模比較龐大,因此在進行管理的時候常常會出現一些偏差,因此必須加強相關方面的管理工作,提高管理信息系統的設計與實現質量。當前,許多高校都有自己專門的Web網址,這樣就有利于加強后勤管理工作質量,加強內部管理信息之間的溝通。當前,高校后勤管理信息系統的設計采用了計算機網絡技術、管理理念以及信息化技術等,這樣才設計出符合高校后勤管理工作的系統。在高校后勤管理信息系統設計的過程中要綜合考慮以上幾個方面的因素,在設計的時候要深入分析各因素之間的關聯,這樣才能夠有效提高系統的運行效率。高校后勤管理信息系統的設計理念應當始終貫穿著實事求是的原則,將學校的后勤實際情況納入其中,不能夠盲目的借鑒其他高校的設計,只有這樣才能夠有效促進高校各部分改革工作的進程。設計的板塊主要是指:后勤管理工作信息系統、系統運行數據庫以及后勤管理信息系統安全防護板塊等。高校后勤管理信息系統的實現:高校后勤管理信息系統主要包括基礎設施統計系統、資源管理系統以及日常事務管理系統等。基礎設施設計系統是指物業保潔基礎設施、校園綠化的基本運用工具、設備維修工具、食堂內部基礎設施、保健部門的設施以及車輛等的統計與管理工作,均利用此項系統進行統計與管理。資源管理系統以及日常事務管理系統都是統計資源與日常事務所需物資的購進與發放,以此來詳細的反應后勤管理過程中物資的流動方向、用度開支以及損害情況等。高校后勤管理信息系統的實現主要是利用各種計算機技術、互聯網技術、統計學技術、管理知識理論以及其他方面的技術,不僅僅涵蓋了學校的后勤工作,同時也為其他工作的有效開展提供了重要的基礎信息。
3結語
湖南農業大學后勤服務集團于2005年引進ISO9001:2000版質量管理體系,順利完成質量手冊等體系文件的編寫、審查和實施工作,同年10月份圓滿通過質量體系的認證工作。2011年,根據質量管理體系認證的要求,將ISO9001:2000版升級至ISO9001:2008版,我校后勤制定的總質量方針是:“質量求生存、管理出效益、創新謀發展、服務創品牌。”主要的質量目標是:顧客滿意度達85%以上,每年提高一個百分點;顧客投訴處理率達95%;服務設施完好率達95%;及時消除安全隱患,杜絕一切重大事故。目前認證體系覆蓋集團辦公室、接待旅游與培訓中心、學生餐飲服務中心、通訊服務中心、物業管理公司。通過體系建設,有效促進了各部門規范運行和質量提升。
2推行ISO9001質量管理體系的成效
ISO9001質量管理體系經過幾年的運行,給集團服務工作帶來了新變化,后勤集團的日常管理日趨規范,員工的服務能力與水平不斷提升,師生滿意率不斷提高。
2.1后勤服務管理更加規范化、標準化
后勤集團質量管理體系文體包括《質量手冊》、《程序文件》和《質量記錄》等,文件中明確了各部門、各崗位的職責權限,界限清晰,操作規范,任何工作都可以從體系中找到規范的程序,并進行有效的協調。因此,推進ISO9001體系的實施,能夠促進一步范圍內服務標準化的形成,從而加深高校后勤間的相互溝通與理解,為后勤服務提高競爭力、加強交流及行業自律創造良好條件。
2.2員工的服務能力與水平進一步提升
全員參與是ISO9001質量管理體系強調的一個重要管理原則。人力資源是發展之本,員工整體素質的提高是質量管理體系運行有效的重要因素。目前后勤服務處的員工整體素質偏低,這就需要集團堅持不懈地開展教育培訓,采取多種形式提高后勤工作人員的質量意識和業務素質,構建網絡信息學習平臺,使員工快速學習所需知識和技能,明確崗位職責,完善內部監督機制,從根本上解決管理程序不善所導致的種種損失。后勤服務的每一個職工要積極主動地參加培訓學習,深入理解質量管理體系的精神,提高業務技能和服務意識,逐步提高后勤服務質量管理水平。
2.3師生滿意率得到有效提升ISO9001質量管理體系是一種有效的質量管理手段,能夠在體系內部建立程序化、規范化的工作秩序,各部門通過宣傳網站、調查表等形式定期與顧客溝通,進行滿意度調查、分析、處理、反饋溝通和調查結果,真正做到以顧客(師生)為關注焦點,事先了解顧客需求,從而把工作做在先,避免了一些不必要的顧客投訴,提高了顧客滿意度。
3ISO9001質量管理體系運行中應注意的問題
3.1要防止ISO偏重文件化的傾向
實施ISO質量管理體系,首先要編寫一定數量的程序文件和相關資料作為實施的前提條件,然而在實際的運用中會發現這些資料同現實有很大的差距,有些條款互相矛盾,不適用于后勤服務部門,這時就不得不重新修改文件或刪除不必要的條款。因此要正確理解標準的內容和要求,結合實際情況,制定可操作的文件,而不是在文件的編寫形式、編寫數量上糾纏。
3.2正確認識ISO9001認證的目的
后勤管理如果僅僅是圍繞提高管理水平而開展ISO9001認證,往往會陷入“為了認證而認證”和“巧婦難為無米之炊”的尷尬局面,這也是有些后勤實施ISO9001認證后為何效果不理想和存在“兩層皮”的原因。殊不知后勤在實施ISO9001認證的過程中不是簡單提高管理水平的過程,而是綜合全面提高的過程,提高管理僅僅是一個手段,真正的目的是提高后勤的服務質量。所以應該以提高后勤服務質量為目標進行認證,不是以提高后勤管理水平為目標進行認證。
3.3注重職工的培訓學習
全員參與是質量認證體系中的重要原則,若使質量管理體系能夠有效運行,必須對職工進行培訓,以提高職工的參與意識、參與技能,對職工培訓主要有以下幾個方面:首先培訓職工體系文件的學習,包括過程、質量方針以及質量目標。質量目標要得越詳細,職工越容易學習和掌握,并易于操作。其次崗位技能及崗位考核學習,要具備崗位技能,掌握崗位指標要求,做到程序化標準。
4有效運行ISO9001質量管理體系的對策
4.1要廣泛宣傳和全員參與
質量管理體系是一個涉及各部門全過程的綜合體系。ISO9001標準中明確要求“全員參與”,這是質量管理體系有效運行的保證。建立和推進ISO9001質量管理體系不僅需要后勤集團領導的高度重視,從人、財、物上給予大力支持,還需要大批中層領導干部自覺主動地學習質量管理體系文件,執行體系標準和規范,做好宣傳發動工作,調動員工的工作熱情,帶動全體員工自覺地按照體系要求去做。特別是后勤管理人員,要解放思想,更新觀念,接受從人治管理向法治管理的改變,正確認識管理體系的作用,正確處理舊的管理模式和質量管理體系要求之間的矛盾。
4.2不斷加強體系文件的學習與培訓
通過ISO9001質量管理體系認證后,要繼續加強員工對文件的培訓與學習的工作。一方面制定詳細的培訓的計劃,既要重視開始,也要重視過程和結果,通過培訓學習使文件的內容與要求內化為員工的工作需要,熟練掌握工作流程與程序。另一方面要對員工進行職業道德教育,提高員工的質量意識,樹立遵守質量標準的理念。只有全體員工的質量意識提高了,對自己的工作忠于職守,才能使后勤服務管理工作有著更大的進步。抓好內審員和基層部門管理人員的培訓,為管理評審活動的開展提供人力資源保障。
4.3堅持管理體系的持續改進
教師定期開展公開課和展示課是我校開展教師培訓、打造高效課堂的常規性工作,隨著學校規模的擴大和教師數量的增多,公開課和展示課的安排成為了工作的難點,不能組織大規模長時間的課堂觀摩活動,不能滿足教師實際的學習和展示需要。為了實現教師上課,聽課的自主選擇性,學校開發了在線報課系統,教師通過此平臺申報公開課的時間、地點,科目、內容,其他教師有選擇的在線注冊聽課。這樣一來,對于授課教師來說,展示課的備課環節、時間、展示班級的選擇都是自己決定,自主性大大提高;對于聽課者來說,通過自主選擇,提高了聽課的針對性。課后主講教師、聽課教師還可以通過聯合備課系統交流反思與收獲,在互動交流中,在“供與求”的和諧中促進了教師專業發展。
二、利用現代網絡技術,整合學校、家庭、社會教育資源,提升教育管理效能
在對學生的教育過程中,只有學校教育和家庭教育二者有機結合形成教育合力,才能更有力地促進學生的健康成長。許多教育問題單憑教師個人能力是不能解決好的,需要家長和老師的密切配合。為了實現“家校互動”“家校共育”,發揮家庭教育的影響力,我校充分利用網絡在信息傳遞方面的優勢,為每個班級建立了網上班級空間,班級空間分為班級日志、班級相冊、班級視頻、班級作業、家長寄語等功能,每一位學生都有一個賬號,隨時隨地登陸進入自己的班級空間中,發表日志、圖片和視頻,查看當天的作業,給老師留言等。班級空間拓寬了傳統班級管理的時間、空間限制,家長朋友隨時可以通過空間了解孩子在校的學習情況,通過圖片了解孩子班級環境及近期各類活動。家長還可以在班級空間上表達家長之聲、交流家教經驗、共聊育兒話題,同時也可提出班級建設意見或建議。班級空間是進行班級數字化管理的有效工具,也是一個平等的教育平臺,實現了學生、家長、教師在網絡空間中深度交流溝通,讓家長與孩子共同成長。隨著智能手機和微信的快速普及,我校及時開通了微信公眾服務平臺,又開辟了一條學校與家庭、學校與社會溝通的快捷通道。此平臺不僅僅是一個展示學校的舞臺,還是一個及時反饋平臺。通過發送互動問題,收集學生、家長和社會各界對學校管理過程中存在的問題、意見和建議,反饋教師的教育教學、班務管理、職業道德等,反映家長和學生的心聲,為學校的決策,制度的完善和修訂提供了依據,為學校對老師的評價提供了依據。有了家長和社會的參與,學校教育管理就更完整了,管理效果也事半功倍。
三、建立后勤服務數字化