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1.存在的問題。一是以政府為中心的公共管理理念、體制和運作方式。目前,我國的公共管理是以國家為核心來運作的,即政府是公共管理的實施者,公民是公共管理的接受者,這種由政府主導而公民被動服從的公共管理局面并沒有太大的變化。二是我國社會資本存量多元并存、分布不均的總體狀況。社會轉型時期,我國社會資本分布表現出明顯的不均衡特征,制約了公民社會現代公民參與意識的普遍發(fā)展,對我國公共管理中的溝通與互動產生了極大的影響。三是參與型公共行政文化的缺失。我國是屬于服從型的公共行政文化,而參與型公共行政文化十分貧乏。參與型公共行政文化缺失的一個顯著結果就是公民主體意識薄弱,反過來它又造就公民行政文化貧瘩的土壤。
2.問題原因。一是社會環(huán)境變動快速,政府機關經常無法配合環(huán)境的需求,使社會大眾對政府產生不滿的響應;二是政府機關不了解民眾對服務的期望,相關群體間缺乏有效的溝通;三是民眾期望太高不易達成,或受錯誤資訊影響其判斷;四是公務人員對服務質量的認知及認同程度有所不同;五是服務質量的評估尚不具有客觀評量的效標加以衡量。
二、公共管理中溝通與互動的要求與原則
1.要求。有形性:提供公共服務的設施定期保養(yǎng)與整備、供應適當與充足等。即實體設備定期維修與整備的數據須建文件,適時更新?lián)Q代。可靠性:公共行政人員作業(yè)應兼具效能與效率、在約定時間內完成服務等。即公共行政人員要有事先預防的觀念,執(zhí)行服務時第一次就把事情做對。反應性:公共行政人員能立即回答民眾的問題、提供快速服務、積極協(xié)助民眾解決問題等。即要有系統(tǒng)導向的觀念,公共行政人員需清楚整個團隊的運作,才能立即回答民眾問題,不要有一問三不知的情形。勝任性:公共行政人員的專業(yè)知識與技能、改善質量的能力等。即公共行政人員要有質量管理的專業(yè)知識,并不斷持續(xù)改進。禮貌性:公共行政人員的清潔和整齊儀表、禮貌應對、親切回答等。即公共行政人員均能以民為尊,對民眾體貼、友善。信用性:公共行政人員的人格特質是值得信賴的、積極與民眾互動等。即公共行政人員對民眾做好質量承諾,以追求更好的服務質量。安全性:提供安全的工作環(huán)境、嚴防保密資料外流等。即所有公共行政人員均肩負民眾資料保密的責任。接近性:容易電話聯(lián)絡、較短等候時間、便利的服務作業(yè)時間等。即民眾容易且方便聯(lián)系到相關的公共行政人員。如落實民眾抱怨申訴處理渠道。溝通性:公共行政人員隨時與民眾溝通、傾聽民眾意見等。即公共行政人員秉持民眾導向的理念,了解民眾意見以持續(xù)改進。了解性:探知民眾需求與期望、提供個別服務等。即公共行政人員運用品質管理的方法探知民眾滿意程度,以提供良好的服務。
2.實施原則。公共管理中,實施良好的溝通與互動,必須遵守下列五項原則:以客為尊:以民眾滿意為核心,民眾又分內部民眾和外部民眾兩部分,其中內部民眾指參與政府機關各項設計、生產以及服務的相關部門或人員;外部民眾指政府機關服務的普通大眾。全員參與:全面質量管理強調組織中的所有部門、所有人員均肩負著服務管理的責任,也享受產生高質量服務所帶來的福利,這種伙伴關系(partnership)的建立,是實施全面服務管理的重要策略。事實管理:組織隨時搜集、處理與解讀有效信息,以持續(xù)改善質量、滿足民眾需求。該信息包括內部工作表現和外部民眾需求。可持續(xù)改進:分成兩部分,第一部分為政府機關內部的持續(xù)性質量改進,如設計、制造、服務過程及人員、制度的不斷自我改進,第二部分為不斷了解外部民眾的需求情形,推出新的服務形式。服務質量承諾:全面服務管理的推動,首重政府機關管理人員的認同、全力推動,營造追求質量氣氛,使所有人員齊心一致,共同為提升服務質量努力。
三、我國公共管理中溝通與互動工作促進措施
為了提升行政服務質量及民眾滿意度,導入全面服務管理理念來消除不同互動所造成的落差,先提出以下幾種做法。
1.追求精益求精的服務質量。一是政府機關必須有前瞻思維及動態(tài)導向的概念,要能掌握先機,以符應外界環(huán)境需求不斷創(chuàng)新、求新求變。公共行政人員需秉持以民為尊的理念,適時且定期調查民眾滿意程度,并能搜集、掌握有效信息,以尋求改善。二是建立良好的溝通模式,不只擴大參與,更能由上而下全員參與,借助內外部的有效溝通,更能了解民眾的期望。建立PDCA“循環(huán)圈”等團體服務質量提升的方式,加強公共行政人員、對質量管理的重視,通過團隊合作及討論,不但可找出服務管理主要障礙并加以解決,也可以借此來減少認知上的差距。三是行政服務質量的提升需要上層人員的認同、全力推動,且所有成員需齊心一致,共同為追求提升行政服務質量而努力。建立客觀、公正評估者及被評估者所接受的衡量標準,在制定效標時,相關人員需全員參與。行政服務質量改善是一個永無止境的循環(huán)過程。服務管理的作法是強調可持續(xù)改進的歷程,不斷精益求精,以求達到最好質量。