檔案資料論文精選(九篇)

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第1篇：檔案資料論文范文

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：超級秘書網(wǎng)

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：

第2篇：檔案資料論文范文

高速公路不同建設(shè)階段會產(chǎn)生數(shù)量繁多的工程資料，這些資料主要包括:工程規(guī)劃項目材料、工程規(guī)劃布局圖、勘察階段的地理地形、周邊環(huán)境布局等相關(guān)資料、工程建設(shè)初步設(shè)計材料、具體施工過程中有關(guān)圖紙、施工流程方案、后期的公路養(yǎng)護(hù)維護(hù)方案等。不同階段不同種類工程資料的整理和收集由不同的部門之間進(jìn)行分工配合，最后統(tǒng)一匯總成工程檔案。高速公路工程資料的過程控制要按照國家工程資料管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行要求，一方面使得國家相關(guān)部門對工程資料的管理更加的一體化和規(guī)范化，另一方面也為國家相關(guān)工程建設(shè)部門探討研究工程建設(shè)質(zhì)量的提升提供重要的參考依據(jù)。

2工程檔案管理的信息化是發(fā)展方向

高速公路工程檔案的管理必須與工程管理相協(xié)調(diào)，而隨著工程管理方式的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)粗放式由人工對工程檔案的管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化工程管理的要求。隨著高速公路建設(shè)更加復(fù)雜化、施工要求更加嚴(yán)格化，工程檔案的管理面臨著越來越多的問題，如果這些問題得不到有效的解決，不僅會制約正在建設(shè)的高速公路的進(jìn)程和質(zhì)量，更會對未來高速公路的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。所以，不僅高速公路的建設(shè)和管理需要信息化的技術(shù)手段，而且提升高速公路工程檔案的管理水平更需要信息化的管理方式來解決。工程檔案管理的信息化指的是利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)等高科技的技術(shù)手段來解決工程資料的收集、整理、歸檔、利用等問題。而隨著信息化在高速公路工程檔案管理的發(fā)展，很多人工不能解決的技術(shù)難題在信息化過程中將得以解決?，F(xiàn)代工程管理以及工程檔案的管理的信息化，必將使未來高速公路發(fā)展更加的科學(xué)化、人性化。高速公路工程資料過程控制、工程檔案管理的信息化要達(dá)到如下所要求的目標(biāo):

(1)實現(xiàn)高速公路工程資料整理以及歸檔的規(guī)范化。

高速公路管理的規(guī)范化與工程資料的過程控制表格(abs)和工程檔案管理流程(eamp)相結(jié)合，簡化資料的過程控制步驟與檔案管理的操作流程，提高現(xiàn)場資料以及檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

(2)形成一套高效的工程檔案的管理體系。

動態(tài)的工程檔案管理體系，使得現(xiàn)場不同建設(shè)階段的工程資料同工程進(jìn)度與變更相結(jié)合，分別對建設(shè)前的工程設(shè)計、建設(shè)中的工序控制、建設(shè)后的工程養(yǎng)護(hù)維護(hù)進(jìn)行管理，形成三位一體或者多位一體的管理體系。通過施行這種管理方式，將會使工程資料的過程控制以及工程檔案的管理更加的便捷和靈活。

(3)建立一套完善的針對工程資料、工程檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)。

通過這種信息化系統(tǒng)，工程資料可自動的整理和上傳到信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，而數(shù)據(jù)庫根據(jù)規(guī)范和系統(tǒng)的固定程序?qū)Σ煌ㄔO(shè)階段的工程資料進(jìn)行匯總，自動匯編成工程檔案。這套系統(tǒng)避免人工整理的繁瑣性，只需要在工程資料上傳之前對相關(guān)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定即可完成整套的工程檔案管理流程。

3高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)發(fā)展方向探討

高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)主要包括以下兩個方面，一個是對正在建設(shè)工程的設(shè)計、施工、后期維護(hù)養(yǎng)護(hù)相關(guān)階段資料的錄入、整理、收集，一個是對已完工工程檔案材料的管理。以上兩方面則完全可用信息化系統(tǒng)的對接模式來完成工程檔案管理工作，一是采用CSI模式開發(fā)，將系統(tǒng)的收集層(C)，整理層(S)和導(dǎo)入層(I)有效分割，可使系統(tǒng)內(nèi)部的資源配置更加合理以及布局更加規(guī)范;二是采用工作流引擎技術(shù)，即采用國際上通用的wfmc標(biāo)準(zhǔn)，用戶可根據(jù)自身的工程特點對工序流程化定義;三是采用靈活的通用報表，通用報表系統(tǒng)包括報表模式自定義組、數(shù)據(jù)處理自定義組、報表模塊引擎，即MDYMA、ADP、RME三大集成組。系統(tǒng)采用智能化動態(tài)調(diào)整報表結(jié)構(gòu)，對工程材料進(jìn)行系統(tǒng)化定義和分類，通過引擎加載項對系統(tǒng)模塊進(jìn)行高效分解和整合，進(jìn)而滿足使用者需求;四是信息化軟件系統(tǒng)的可拓展性，開放式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)在外界環(huán)境改變的條件下仍能與其他系統(tǒng)互聯(lián)，同時系統(tǒng)建立對外開放的數(shù)據(jù)接口，支持其他軟件在信息化系統(tǒng)中的運行。

4結(jié)束語

第3篇：檔案資料論文范文

史志是綜合記述一個地區(qū)從自然面貌到人文歷史全面情況的資料性著述，可傳承文明、記錄歷史、弘揚文化、服務(wù)社會、借史鑒今、啟迪后人。而編纂一部志書的質(zhì)量如何，特別是史料是否真實可信，在很大程度上取決于搜集的檔案資料是否豐富完整。唐代史學(xué)家劉知幾在《史通·采撰》里，論述史料對編史修志的重要性時，明確指出：“蓋珍裘以眾腋成溫，廣廈以群材合構(gòu)。自古探穴藏山之士，懷鉛握槧之客，何嘗不征求異說，采庶群言，然后能成一家，傳諸不朽。”檔案資料是編史修志的基礎(chǔ)，沒有充實的作為歷史真實記錄的檔案史料，要編修好一部內(nèi)容豐富、可資征信的志書是不可能的。由于檔案資料具有數(shù)量浩大，內(nèi)容繁復(fù)的特點，在編纂工作中對檔案資料的查找收集是一個非常重要的問題，它直接關(guān)系到史志編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度。 

2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則 

首先，要堅持實事求是的原則。搜集檔案資料必須真實、客觀地抄錄有用資料，做到真實存史。其次，要堅持全面查找的原則。全面查找與題目有關(guān)的檔案全宗與類別，在搜集查找過程中，廣征博采，巨細(xì)皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項”“縱不斷線”，避免“依據(jù)孤證作出結(jié)論，武斷歷史”。按照這一要求則應(yīng)對檔案資料進(jìn)行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個比較完整、系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)。如果搜集檔案資料時漏一份與題目有關(guān)的材料往往要輾轉(zhuǎn)復(fù)查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時竟難以復(fù)得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴(yán)。最后，要堅持為現(xiàn)實服務(wù)的原則。搜集檔案資料時，本著為歷史負(fù)責(zé)，既要搜集反映成績和經(jīng)驗的資料，也要有反映失誤和教訓(xùn)的資料，以借鑒歷史、開拓未來、服務(wù)社會。 

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式 

3.1 分清先后緩急，循序漸進(jìn)。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個全宗中保存的數(shù)量有多寡之分，與題目的關(guān)系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時，應(yīng)首先查找與題目有直接關(guān)系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關(guān)系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進(jìn)”的查找方法，是可以避免重復(fù)勞動節(jié)省查找時間的。因為“直接”的全宗，常常保存的是與題目有關(guān)的檔案的正本或原稿，具有一定的“權(quán)威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度，做一些不必要的重復(fù)勞動。 

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動，總有一定的時間期限。從大的范圍講，編纂一個歷史時期某一方面的題目，就可以從保存這一時期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個題目屬于某一年或者某一事件，就應(yīng)該從當(dāng)年或與這一事件有關(guān)的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動，又總有一定的地區(qū)或單位的范圍，按地區(qū)或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級檔案館的新、舊檔案文獻(xiàn)匯編中發(fā)現(xiàn)新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時，要注意這些材料中引文的出處，以發(fā)現(xiàn)新的資料線索。這對史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。 

3.3 科學(xué)組織查找力量，搞好分工協(xié)作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節(jié)省時間，在查找檔案資料時應(yīng)對資料搜集人員進(jìn)行科學(xué)的分工。一般可以按檔案資料的分布特點組織力量，即按與篇目有關(guān)的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業(yè)志的編纂人員，對該專業(yè)志的整個篇目內(nèi)容和與其有關(guān)的檔案材料的分布情況進(jìn)行摸底，有一個全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業(yè)志篇目內(nèi)容的特點，把較大的題目劃分為幾個階段或幾個問題，針對不同的階段或問題對有關(guān)的檔案資料進(jìn)行分工查找。無論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過程中，都應(yīng)該注意互通情報，緊密配合，以避免出現(xiàn)漏查和重收現(xiàn)象。 

3.4 學(xué)習(xí)檔案管理知識，善于利用檔案檢索工具。檔案檢索工具是揭示和介紹檔案館所存的檔案內(nèi)容和成分，并對檔案進(jìn)行管理和提供利用的工具。它為檔案利用者研究解決各種問題，提供具有參考價值的檔案和查找檔案資料的線索起著向?qū)ё饔谩z索工具的種類是多種多樣的，從其所揭示和介紹的內(nèi)容與成分的對象劃分，大體可以歸納為三大類。第一，以一個全宗或全宗的一部分檔案為對象而編制的工具有：案卷目錄、全宗介紹、全宗單、全宗卷、卷內(nèi)文件目錄、重要文件卡片、重要文件目錄等。第二，以檔案館的全部或主要部分檔案為對象而編制的檢索工具有：分類卡片、分類目錄、檔案館介紹、全宗卡片，檔案存放地點索引等。第三，以一定的專題為對象而編制的檢索工具有：專題卡片、人物卡片、地名索引卡片、專題目錄、人名索引、地名索引、專題介紹等。編纂人員在查找搜集檔案資料時，只有熟悉和學(xué)會利用以上檢索工具，才能保質(zhì)保量地完成檔案資料的搜集查找工作。這就要求編纂人員學(xué)習(xí)和掌握一定的檔案管理知識。 

第4篇：檔案資料論文范文

論文摘要:基建工程中相應(yīng)的檔案管理至關(guān)重要,檔案管理滲透于建設(shè)整個過程,地位特殊。本文就管理以及監(jiān)控中的不足,提出了應(yīng)對策略。

基建檔案在整個企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對工程建設(shè)沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設(shè)過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業(yè)之后工程擴(kuò)建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對項目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。

一、基建工程項目中檔案資料監(jiān)控以及管理中的不足

對工程中的檔案資料進(jìn)行管理,實際上即對工程施工整個過程里涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、進(jìn)行合理編制并且歸檔、保管。因為工期較長,因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動態(tài)管理而使人員流動性高,相關(guān)責(zé)任較難落實。

1.1資料收集不夠全面

例如,某些工程上的設(shè)計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進(jìn)行記錄,卻未對相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。對基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。

1.2資料不夠準(zhǔn)確

資料上的隨意性比較嚴(yán)重:對相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來認(rèn)真落實。

1.3收集與整理不夠及時

對工程對應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手,如圖紙會審紀(jì)要以及開工報告等,對于施工過程,根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄,努力做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn),每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

二、管理以及監(jiān)控措施

2.1與工程建設(shè)同步,進(jìn)行全程監(jiān)控

2.1.1及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量

一切工程合同中都對其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求以及標(biāo)準(zhǔn),樹立檔案意識等都會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)。因此,必須及早對相關(guān)監(jiān)理人員進(jìn)行培訓(xùn),樹立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時,對施工單位相關(guān)人員開展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓(xùn),加強建檔以及歸檔意識,熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等。

 

2.1.2資料分發(fā)時必須加強監(jiān)控

基礎(chǔ)建設(shè)工程在施工過程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著十分重要的作用,同時負(fù)責(zé)圖紙以及其他資料的發(fā)放。未來確?？⒐r所需檔案高質(zhì)量,相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)親自參與監(jiān)控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特別是像詳勘這些數(shù)目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時使歸檔資料比較齊全。

2.1.3立項時應(yīng)當(dāng)加強資料監(jiān)控

工程項目在立項、審批、勘察之前,相應(yīng)的管理部門并沒有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書相關(guān)部門,部分文件放置在規(guī)劃部,并沒有經(jīng)過應(yīng)有文書處理程序,同時,投招標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時收集,久而久之,會使收集上述文件的難度加大,甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以,在工程項目立項的前期,就應(yīng)當(dāng)及時介入檔案的收集以及整理,由專人負(fù)責(zé)。

2.1.4對新設(shè)備的檢驗加強監(jiān)控

新設(shè)備到貨后,隨之會有相應(yīng)的圖紙資料,值得注意的是,進(jìn)口設(shè)備對應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置,而國產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊又不足,這些環(huán)節(jié)時常會出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度,就可能丟失設(shè)備資料。所以,必須建立合理的設(shè)備開箱檢驗相關(guān)的制度并且貫徹執(zhí)行,對開箱權(quán)限予以明確。

2.2完善制度,明確責(zé)任

對基建工程進(jìn)行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過程應(yīng)當(dāng)是有目標(biāo)、有計劃、有落實、有責(zé)任的活動。所以,承建單位必須建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導(dǎo),質(zhì)量生成或者工程檔案部門負(fù)責(zé)專管,下面的各級主管相應(yīng)的分片領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理者以及項目經(jīng)理負(fù)責(zé),由施工管理者來具體落實,并且對各級各類人員的權(quán)責(zé)予以明確規(guī)定。對于大型的工程項目部門一定有現(xiàn)場的檔案管理員,對于中型或者小型項目部門,應(yīng)當(dāng)有兼職人員對資料進(jìn)行收集以及企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時對檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平以及工作質(zhì)量。依照檔案資料管理的重點在現(xiàn)場的特點,加強建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。

2.3發(fā)揮合同的法律效應(yīng)

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨立為一條款,明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗收時間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍,使相應(yīng)的承建單位也對檔案管理有足夠的認(rèn)識與重視,這樣以來,就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。

參考文獻(xiàn):

[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對策[j]. 吉林地質(zhì), 2009;01

第5篇：檔案資料論文范文

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)資料；規(guī)范化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）12-0019-02

高校教學(xué)資料是指高校的各教學(xué)院、系、部在教育、教學(xué)、學(xué)生管理工作中形成的具體某一項工作的微觀資料，如學(xué)生考試試卷、成績登記表、普通本專科學(xué)生畢業(yè)論文、學(xué)生實驗報告、實習(xí)報告、教師聽課記錄以及各教學(xué)院系層面的統(tǒng)計、報表、活動材料等。這些微觀資料往往數(shù)量較多且雜，沒有納入檔案的管理范圍，但卻是學(xué)校迎接各種教學(xué)評估和檢查的依據(jù)，也是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，在一定時期內(nèi)具有一定的參考和利用價值。

一、高校教學(xué)資料管理存在的問題

目前各高校教學(xué)資料基本都由各二級單位自行保管。由于教學(xué)資料沒有納入歸檔范圍，絕大多數(shù)檔案管理部門都不負(fù)責(zé)教學(xué)資料的管理，以致很多教學(xué)資料都閑散置于各二級單位甚至是各工作人員手中，資料管理不規(guī)范，亂堆亂放的現(xiàn)象嚴(yán)重。目前，高校教學(xué)資料管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1.資料管理人員意識不高。資料管理人員一般是各部門的工作人員，這些人員從事的事項多且雜，資料的管理工作基本都沒有納入他們的崗位職責(zé)范圍，因此很多兼職人員對檔案資料都不重視，無心管理，這就導(dǎo)致了很多資料存放散亂，缺失嚴(yán)重。

2.教學(xué)資料管理不規(guī)范。資料的管理不規(guī)范主要體現(xiàn)在：一是沒有專人統(tǒng)一管理和存放。各個科室甚至每個職工都有各自的資料柜，都存放有一定量的資料，這種散亂的管理方式必然導(dǎo)致很多資料的遺失，尤其在人員變動時，很多人在離崗時也同時帶走了在相應(yīng)崗位上形成的資料。二是沒有統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。各單位自行整理和保管，以致各單位的管理都是五花八門，隨意堆放，隨意銷毀，甚至當(dāng)廢紙賣掉，難以提供利用。三是沒有專業(yè)的人員提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。各二級單位的資料管理人員通常是些兼職人員，這些兼職人員缺乏專門的檔案資料管理知識、經(jīng)驗與技能，需要有專業(yè)的人員對他們進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。

3.疲于制作各種迎檢支撐資料。通常，學(xué)校和各二級單位每年都要應(yīng)對各種不同的工作檢查和考核。各項工作的考核指標(biāo)都不一樣，為迎接這些考核，通常每來一項考核就要單獨做對應(yīng)的支撐資料，以致很多高校的二級單位到年終考核時就是在不斷地做支撐資料，費時費力，工作效率極其低下。并且，很多資料由于平時沒管理好，需要時找不到，待到評估或檢查時再應(yīng)急，為檢查而做資料，這種為檢查而做的資料，很多已不是原始材料，失去了應(yīng)有的價值，也使得各種評估和檢查失去了意義。

二、教學(xué)資料規(guī)范化管理的思路

教學(xué)資料規(guī)范化管理是指借用教學(xué)檔案管理中的科學(xué)分類、編號、統(tǒng)一收集、整理、科學(xué)排架以及編制檢索目錄等的管理方法來科學(xué)管理教學(xué)資料，使教學(xué)資料能夠便于檢索、便于利用、便于管理。其中，教學(xué)資料的分類可參考教學(xué)檔案的分類法，首先按資料的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動領(lǐng)域的資料作橐桓穌體歸入相同的類別，再按形成資料的特征以便于排架和管理分別不同的二級類目。例如可先根據(jù)教學(xué)工作和學(xué)生工作分成教學(xué)（JX）和學(xué)生（XS）兩大類，其中教學(xué)類又可細(xì)分為三大類，包括教學(xué)綜合類（教學(xué)管理工作中形成的資料）、試卷和實踐材料（具體的教學(xué)過程中的資料）以及普通畢業(yè)論文（學(xué)位工作中形成的資料）。同樣，教學(xué)資料的編號也可采用案卷級檔案的編號方法，可由“全宗號+年度+分類號+盒（袋）號”組成，每個二級單位分配一個全宗號。資料的排架可采用“一級類目―年度縱向排列法”，依次按類目和年度，從左至右、從上至下的順利依次排列。

三、高校教學(xué)資料兩級一體化管理模式

教學(xué)資料的規(guī)范管理可實行兩級一體化的管理模式，實現(xiàn)教學(xué)資料與檔案一體化管理。由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的一級管理；各二級單位負(fù)責(zé)本單位教學(xué)資料的二級管理。學(xué)校設(shè)立檔案館，二級單位成立檔案資料室。檔案管理部門作為專業(yè)機構(gòu)負(fù)責(zé)規(guī)范和指導(dǎo)二級單位教學(xué)資料的管理，制定統(tǒng)一的教學(xué)資料管理標(biāo)準(zhǔn)，對各二級單位進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)和檢查。各二級單位則要按照檔案管理部門的要求對形成的檔案資料進(jìn)行收集和整理，將其中具有重要價值的檔案資料移交給檔案管理部門集中保管，其余微觀教學(xué)資料由各單位按要求集中規(guī)范整理、保管、提供利用和到期銷毀。

四、教學(xué)資料規(guī)范化管理的策略

1.增強檔案資料意識。教學(xué)資料是工作中的原始記錄，反映著學(xué)校的教學(xué)管理水平，具有一定的查考價值。增強檔案資料意識就是要努力讓所有的師生都學(xué)會自覺為自己的工作和學(xué)習(xí)存檔、存資料，尤其要加強對檔案資料管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識宣傳，只有真正認(rèn)識到檔案資料的重要性，才會真正地重視這項工作，做好這項工作。

2.加強教學(xué)資料管理人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，實現(xiàn)教學(xué)資料與教學(xué)檔案一體化管理。教學(xué)資料的管理主要由各二級單位的兼職檔案資料管理人員進(jìn)行管理，這些人員通常不是專業(yè)的檔案資料管理人員，往往對檔案資料認(rèn)識不夠，管理經(jīng)驗缺乏，同時人員變動也較頻繁，這就需要專業(yè)的檔案管理部門加強對這些兼職人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，增強他們的檔案資料意識。通過組織集中培訓(xùn)，再派專人進(jìn)行一對一指導(dǎo)，既可以指導(dǎo)教學(xué)資料的整理存檔，又可以同時完成重要教學(xué)檔案的歸檔指導(dǎo)，既加強了檔案的規(guī)范化管理，也使教學(xué)資料的管理規(guī)范化，在指導(dǎo)的同時即完成了教學(xué)資料及教學(xué)檔案的一體化管理及歸檔。

3.強化與創(chuàng)新教學(xué)資料工作考核機制。將教學(xué)資料工作納入教學(xué)工作的目標(biāo)考核，定期檢查教學(xué)資料工作情況并打分，對成績顯著者給予表彰，對不合格的單位，取消該單位的評優(yōu)資格，扣減相應(yīng)的目標(biāo)管理考核項分值，同時責(zé)令限期整改。只有這樣才能讓各二級單位重視檔案資料工作，按時保質(zhì)地完成工作任務(wù)，確保檔案資料工作獲得健康、持續(xù)發(fā)展。

4.實行教學(xué)資料的科室收集整理制度。高校的二級單位一般都設(shè)有內(nèi)部科室，如教學(xué)科、學(xué)生科、辦公室等，每個科室都形成有大量的不同類的檔案資料，參照高校檔案管理的部門立卷制度，同樣，高校的教學(xué)資料也可以實行由材料的形成科室來負(fù)責(zé)教學(xué)資料的收集整理，如二級單位的綜合辦公室可負(fù)責(zé)教學(xué)綜合資料的收集整理，教學(xué)科可負(fù)責(zé)形成的試卷等材料的收集整理，學(xué)生科負(fù)責(zé)學(xué)生類資料的收集整理等?？剖沂占碇贫仁歉鞫墕挝坏馁Y料管理制度，將資料的收集整理職責(zé)具體落實到各科室的人員，既減輕了二級單位的檔案資料管理員的工作負(fù)擔(dān)，也使資料在形成后就可以直接進(jìn)入收集整理階段，減少了由于變換整理人員造成的材料交接不全、整理進(jìn)程被拖延等問題的產(chǎn)生。

5.以迎檢工作為契機，簡化迎檢支撐資料制作。學(xué)校的大型迎檢工作通常是學(xué)校的重點和中心工作，而迎檢支撐資料的準(zhǔn)備是迎檢工作中非常重要的一項，檔案資料管理部門要以學(xué)校的大型迎檢工作為契機，提高檔案資料工作地位，規(guī)范檔案資料的管理。迎檢支撐資料就是平時各種工作資料的積累，只要做好了平時資料的收集整理，迎檢時的支撐資料準(zhǔn)備工作就變得簡單得多。由于平時形成的各種教學(xué)資料都進(jìn)行了收集整理，每份資料都有相應(yīng)的資料編號，因此，在迎接各種工作考核時，不再需要為迎檢而制作資料，只需要提供支撐材料目錄，標(biāo)注上檔號或資料號，查閱每年收集的資料或檔案即可。

總之，高校教學(xué)資料的管理水平體現(xiàn)著高校的管理水平，高校教學(xué)資料的規(guī)范化管理有助于提高高校的教育教學(xué)和管理工作水平，有助于各種考核、檢查工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊杰.建立高校歸檔單位文件材料進(jìn)行全宗式管理模式初探[J].蘭臺世界，2009，（14）.

第6篇：檔案資料論文范文

【論文摘要】檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，本文通過對中職學(xué)校檔案管理工作中存在問題的探討，提出了加強和改進(jìn)學(xué)校檔案工作的針對性措施。

一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及成因

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想認(rèn)識不到位。檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識，一部分同志對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，表現(xiàn)為對檔案工作不理不問，或?qū)訌姍n案管理的重要性認(rèn)識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識，導(dǎo)致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據(jù)不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。

2.檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低。檔案管理的專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中職學(xué)校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的。因此，既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案技術(shù)人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)。檔案管理人員對分類、歸檔、整理、保管、利用等知識未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規(guī)范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業(yè)性。

3檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質(zhì)的低下，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整?？剖夜ぷ魅藛T的檔案意識談薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件卻隨意處理。

目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時速度慢、準(zhǔn)確率低。同時，很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。中等職業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。

4.檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。目前，檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在:領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學(xué)檔案的收集、整理、錄人、有些學(xué)校還未進(jìn)行整理。這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。 二、加強中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策

1.提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制。提高和增強學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深人進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.加強人員配備，搞好檔案設(shè)施建設(shè)。為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥，配備六防設(shè)施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規(guī)范。

第7篇：檔案資料論文范文

1加強領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織

抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認(rèn)識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起"內(nèi)外"有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。"內(nèi)"就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設(shè)項目開始，就積極介入。

2建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則

制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)

一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系?；n案作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設(shè)開始，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)，要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進(jìn)行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強責(zé)任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量，同時要求檔案人員，要根據(jù)工程進(jìn)度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

4把依法治檔工作落到實處

缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在基建檔案未形成時，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

第8篇：檔案資料論文范文

急救全程檔案管理的概念和定義

緊急救援工作對時效和信息的要求，決定了院前急救全程檔案系統(tǒng)與醫(yī)院門診、住院檔案管理具有極大不同。醫(yī)院檔案管理是從病人入院開始記載，記錄病人在醫(yī)院期間的治療過程。而急救全程檔案管理系統(tǒng)必須包括事前、事中和事后三個部分。

第一部分稱為預(yù)案管理系統(tǒng)。這是一個在事前就要嚴(yán)密構(gòu)建的檔案信息管理系統(tǒng)，在急救任務(wù)相關(guān)的廣闊范圍內(nèi)，記載各醫(yī)院急救應(yīng)急能力的檔案信息資料，及緊急情況下應(yīng)急處理的預(yù)案和措施。包括轄區(qū)各醫(yī)院?？铺亻L、床位情況、急救設(shè)備、專家特長、存儲血量、高壓氧艙、護(hù)理能力、坐落位置、交通情況、專家聯(lián)絡(luò)通訊表、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)制度等資料，以及各種不同緊急情況發(fā)生時的應(yīng)急處理預(yù)案和指令。

第二部分稱為事后檔案信息管理系統(tǒng)，也稱為疾病分類統(tǒng)計檔案管理系統(tǒng)。急救部門要與醫(yī)療機構(gòu)采用同樣的國際疾病分類碼，建立病種分類、發(fā)病場地、年齡分布、傷病時間等檔案資料的收集分析制度，保障檔案信息資料和數(shù)據(jù)收集的及時和完整，掌握流行病學(xué)的發(fā)病規(guī)律，為急救中心醫(yī)療、教學(xué)、科研和學(xué)術(shù)交流提供數(shù)據(jù)支持，為衛(wèi)生主管部門科學(xué)管理決策提供依據(jù)。

第三部分稱為實時急救檔案管理系統(tǒng)。這些檔案資料從接報警開始建立，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、GPS衛(wèi)星定位技術(shù)、VIP信息等現(xiàn)代技術(shù)，涵蓋接報警、出車、現(xiàn)場搶救，直至在監(jiān)護(hù)狀態(tài)下送達(dá)醫(yī)院的全過程。急救過程中形成的所有檔案信息，包括語音信息、數(shù)據(jù)信息、文本信息以及視頻信息等不同形式載體的檔案信息，均具有嚴(yán)肅的法律效力。完整收集和利用這些檔案信息，是準(zhǔn)確合理實施搶救必需的條件。這些檔案信息采用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，以支持各級管理人員和各方面工作人員，能夠采用快速查詢檢索方式進(jìn)行利用。在人命關(guān)天的急救工作中，這些檔案信息不但要發(fā)揮嚴(yán)肅的監(jiān)督檢查作用，還要發(fā)揮保障各工作環(huán)節(jié)緊密銜接的作用，防止出現(xiàn)人為錯漏事故，確保搶救生命的神圣工作不出任何差錯。

實時急救檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容

天津市急救中心采用現(xiàn)代急救技術(shù)、通信技術(shù)和保障設(shè)備，形成了復(fù)雜高效的搶救體系。在建立急救全程檔案起止時間、檔案內(nèi)容要素、管理制度等方面，經(jīng)過多年探索和不斷完善，建立了一整套經(jīng)過實踐檢驗的快速收集、傳遞和處理的管理系統(tǒng)。

規(guī)范建立實時急救全程檔案的起止時間。急救部門從受理報警開始，就與報警者發(fā)生了具有法律效力的主客體關(guān)系。天津急救中心明確規(guī)定，實時急救全程檔案從接受報警開始建立,內(nèi)容包括調(diào)度員在、離席狀態(tài)，振鈴摘機速度，調(diào)度員與報警者對話錄音，派車指令錄音等重要檔案資料。

規(guī)范檔案首頁登記內(nèi)容。包括接報警時間、派車時間、病人姓名、發(fā)病地址、候車地址、呼叫主訴；派出出車司機、責(zé)任醫(yī)生、所屬分站等。

規(guī)范救治時效檔案內(nèi)容。包括派出車型、出車時間、抵離現(xiàn)場時間、送達(dá)醫(yī)院時間、完成任務(wù)時間；急救公里數(shù)、任務(wù)類型（市郊、長途、空駛、協(xié)議）等檔案資料。

規(guī)范救治措施檔案內(nèi)容。包括發(fā)病場地（家庭、道路、公共場所等）、發(fā)病病因（疾病、外傷、車禍、災(zāi)害等）、救治措施（靜脈、肌注、心肺復(fù)蘇等）、用藥情況、救治效果，以及送達(dá)醫(yī)院名稱等重要檔案信息。

規(guī)范收費情況內(nèi)容。包括醫(yī)療費、車費、等時費、抬擔(dān)架費等檔案資料。

由于急救管理的復(fù)雜性、時效性和嚴(yán)肅性與一般單位有很大不同，急救全程檔案信息系統(tǒng)在檔案記載內(nèi)容、時效性和收集、保管、應(yīng)用方式等方面，與一般單位的檔案管理也有很大區(qū)別。僅2007年一年，天津市急救中心產(chǎn)生的實時全程急救檔案就高達(dá)9萬余份。檔案數(shù)量從2003年開始，以每年12%左右的增長率高速增長。這必然要求發(fā)展電子檔案管理系統(tǒng)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)的強大功能，使檔案的保存、檢索、統(tǒng)計和應(yīng)用具有可靠的保障。

急救全程實時檔案管理系統(tǒng)的核心功能

急救全程實時檔案信息系統(tǒng)的管理功能，一是作為各急救環(huán)節(jié)科學(xué)銜接實施指令的依據(jù)；二是作為處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)；三是作為考核急救參與部門和參與人員的依據(jù)。這是提高急救效率和救治效果的重要保證，也是評價急救工作的重要依據(jù)。檔案信息中的全方位錄音檔案以及數(shù)據(jù)檔案信息，客觀地記錄了受理報警摘機速度、派車速度、出車時間、到現(xiàn)場時間、完成任務(wù)時間、送達(dá)醫(yī)院時間、完成任務(wù)時間?？焖倨骄磻?yīng)時間、派車任務(wù)單質(zhì)量、接警語音語態(tài)、派車準(zhǔn)確性、公正性及有無投訴等，成為考核評價各環(huán)節(jié)工作人員績效的客觀依據(jù)。特別是其中的搶救預(yù)案、醫(yī)院應(yīng)急能力?？铺亻L等檔案信息，為合理分流病人、應(yīng)對突發(fā)事件發(fā)揮了巨大的實用功能。

應(yīng)用急救全程檔案信息管理系統(tǒng)的效果

顯著縮短急救反應(yīng)時間。在急救檔案管理系統(tǒng)支持下，各工作環(huán)節(jié)管理水平不斷提高。調(diào)度摘機平均時間由原先的3聲振鈴接起電話合格，發(fā)展為平均12秒之內(nèi)合格，再發(fā)展為平均3秒之內(nèi)全部摘機。平均到現(xiàn)場時間，由原先的平均30分鐘左右，縮短到平均15分鐘左右。

促進(jìn)提升急救工作效率和質(zhì)量。近五年來，天津120業(yè)務(wù)量以每年12%的速度高速增長，業(yè)務(wù)量從2001年的53301次增長到2007年的102321次。

有效服務(wù)臨床科研教學(xué)。利用該系統(tǒng)的急救全程檔案信息，總結(jié)臨床經(jīng)驗，科研論文篇數(shù)大幅度提升。1997―2001年天津急救中心共完成論文10篇，2002―2006年達(dá)到25篇。

提供社會服務(wù)。在發(fā)生惡性突發(fā)事件或糾紛時，為公安、交管、社會保險等部門提供辦案依據(jù)。天津急救中心依托現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的強大功能，僅2007年就為公安刑偵辦案、交通肇事事故處理、各種保險等出具證明600多起。為醫(yī)務(wù)人員查詢借閱急救檔案檢索統(tǒng)計分析報表上千次。

急救全程檔案管理系統(tǒng)，有效推動了急救質(zhì)量的提高，獲得了天津市政府“十五”期間信息化建設(shè)優(yōu)秀成果獎。

第9篇：檔案資料論文范文

[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；計算機；信息化

一、文物檔案管理的主要內(nèi)容

文物檔案是直接記錄和反映國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有極為重要的歷史價值和研究價值。文物檔案管理的內(nèi)容與一般專業(yè)檔案管理的內(nèi)容有所不同，具備種類多樣、內(nèi)容豐富、研究價值高等特點，所以必須配備專人負(fù)責(zé)管理，并建立健全科學(xué)的管理制度，防止文物檔案毀損、丟失。在文物檔案管理中，其管理內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

（一）文物藏品的歷史資料

有關(guān)文物來源、流傳經(jīng)過的原始記錄和采訪記錄；文化發(fā)掘報告、采集記錄、銘記題跋、鑒藏印記；書畫作者的小傳、工藝制作記錄等。

（二）文物的鑒定資料

文化鑒定意見、定級記錄；使用先進(jìn)的鑒定方法、鑒定儀器對文物藏品進(jìn)行鑒定的檢測報告、化驗報告、分析報告；專家學(xué)者對文物作者、時間、真?zhèn)巫龀龅蔫b定記錄。

（三）文物藏品的研究資料

文物專家學(xué)者在科學(xué)研究文物的過程中所發(fā)表的專著、論文、銘刻拓片、圖錄、叢書目錄索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的資料

在對文物藏品采取保護(hù)措施時，如滅菌、除銹、消毒、防蟲等過程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄；文物藏品出入庫記錄、保存現(xiàn)狀記錄；對文物藏品修復(fù)、復(fù)制的承制者、修復(fù)部位、時間、工藝流程、使用材料等方面的記錄。

（五）文物特征記述資料

對文物的時代、產(chǎn)地、色澤、質(zhì)地、數(shù)量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關(guān)文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。

（六）其它資料

在意外事故中，對文物損毀情況的領(lǐng)導(dǎo)處理意見、有關(guān)批示的原件、原文、復(fù)印件，這些資料是文物藏品原始記錄的重要依據(jù)。

二、計算機在文物檔案管理中的應(yīng)用

（一）建立文物檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案整理是文物檔案管理最基本的工作之一，也是較為繁雜的一項工作，在應(yīng)用計算機進(jìn)行文物檔案管理時，檔案數(shù)據(jù)庫的建立尤為重要。通過數(shù)據(jù)庫的建立能夠極大程度地方便檔案整理工作的開展，只需要按照文物檔案的類別將其錄入到計算機中，再將生成的新檔案添加到數(shù)據(jù)庫中，整理工作便基本完成，與傳統(tǒng)的文物檔案整理相比，計算機數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用使整理工作變得非常簡單。數(shù)據(jù)庫的建立主要涉及以下兩個方面的內(nèi)容：其一，檔案整理分類。由于文物檔案的整理分類具有一定的學(xué)科規(guī)律，故此在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)咨詢相關(guān)方面的專家，通?？筛鶕?jù)原有的文物檔案進(jìn)行分類；其二，檔案資料錄入。由于文物檔案涉及的內(nèi)容較廣，所以應(yīng)根據(jù)不同的內(nèi)容選擇不同的錄入方式，如聲音、圖片、影像等可借助專門的設(shè)備進(jìn)行錄入。

（二）建立檔案資料檢索系統(tǒng)

對文物檔案進(jìn)行檢索和查詢，是體現(xiàn)文物檔案用途和價值的一種有效途徑，通過建立文物檔案資料檢索系統(tǒng)能夠使檢索和查詢變得更加方便、快捷，也使文物檔案的應(yīng)用更加開放和廣泛，研究人員只需要在計算機上輸入想要查詢的內(nèi)容，如文物名稱、出土?xí)r間、年代、出土地點等，便可以借助檢索系統(tǒng)找到與之相關(guān)的資料，如文物藏品卡片、藏品檔案以及其它相關(guān)資料等等，這給研究人員帶來了極大的便利，既節(jié)能了時間，又提高了工作效率，最為重要的是延長了重要文物檔案的使用壽命。例如過去檔案的載體一般為紙質(zhì)卷帙，這些載體又面臨著最終消亡的結(jié)局，文物的信息生命依然存在巨大的風(fēng)險。計算機在檔案中的應(yīng)用，掃描和復(fù)制從根本上解決了這個問題。

（三）實現(xiàn)文物檔案信息資源共享

文物檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理制度進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并建立健全責(zé)任風(fēng)險體制和目標(biāo)管理機制以及相應(yīng)的激勵制度，借此來促進(jìn)檔案管理人員逐步向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢下數(shù)字化檔案管理工作的要求。同時還應(yīng)當(dāng)對文物檔案管理部門的職能進(jìn)行強化，并加大后續(xù)監(jiān)督管理力度，推進(jìn)文物檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。此外，應(yīng)當(dāng)建立并完善文物檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能，以檔案開放的明文規(guī)定為依據(jù)，并以現(xiàn)有的檔案信息資源庫為基礎(chǔ)，構(gòu)建起一個完善的檔案信息平臺，定期對特定人群以及社會公眾開放，借此來實現(xiàn)文物檔信息資源共享，最大程度地發(fā)揮出文物檔案的價值。

（四）創(chuàng)新文物檔案管理方法

文物檔案管理人員應(yīng)立足于實際，增強文物檔案管理的主動性，利用計算機技術(shù)創(chuàng)新管理工作方法，推動文物檔案管理良性發(fā)展。文物檔案管理部門可建立重點文物檔案網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)，以檔案室為中心，以相關(guān)單位為網(wǎng)點，不斷擴(kuò)大文物資料的收集范圍，提高文件材料質(zhì)量。同時，制定切實可行的文物資料收集辦法，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督檢查各項措施的落實情況，從而確保文物檔案資料收集完整。計算機技術(shù)創(chuàng)新管理從根本上解決文物的輸入分類建檔工作。

三、結(jié)論

總而言之，利用計算機實現(xiàn)檔案管理文物是極為寶貴的歷史遺產(chǎn)，而文物檔案是全面、準(zhǔn)確反映文物相關(guān)情況的重要資料。由于文物檔案涉及范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，保障文物檔案資料安全，提高文物檔案利用效率，應(yīng)當(dāng)將計算機技術(shù)引入到檔案管理工作中，以滿足信息時代下文物檔案事業(yè)的發(fā)展需求。實現(xiàn)檔案電子信息化、必需有高素質(zhì)的人才，能夠掌握和運用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)設(shè)備。而高素質(zhì)人才是實現(xiàn)這一要求的保障。文物檔案工作者要進(jìn)一步對現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，努力實現(xiàn)文物資源的全社會乃至全人類共享。這將是計算機在檔案管理應(yīng)用中的重大突破。

參考文獻(xiàn)：