公文函格式精選(九篇)

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第1篇：公文函格式范文

公文函可以從不同角度分類：

(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。

(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。

(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對性和明確性。

(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時(shí)復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

(四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

撰寫函件應(yīng)注意的問題

第2篇：公文函格式范文

公司聯(lián)絡(luò)函1

XXXXXXXXXXX有限公司 XX總：

貴我雙方自合作以來，在真誠友好、互利共贏的方針指導(dǎo)下，雙方關(guān)系一直甚為融洽，時(shí)逢金融危機(jī)肆虐，經(jīng)濟(jì)大環(huán)境十分惡劣，貴我雙方理應(yīng)抱團(tuán)取暖，共度難關(guān)。我公司以與貴公司建立戰(zhàn)略合作關(guān)系為出發(fā)點(diǎn)，將XXXXX產(chǎn)品價(jià)格調(diào)整為：

140g/m2、150 g/m2

xxxx元/噸 175 g/m2

xxxx元/噸 付款期限改為月結(jié)15天。

前段時(shí)間所謂價(jià)格影響，給貴司帶來諸多不便，我司深表歉意，還請給予諒解!望貴我雙方繼續(xù)真誠合作，互惠互利，共謀雙方最大利益。

順頌商祺!

公司聯(lián)絡(luò)函2

XX人才事務(wù)所：

同道(身份證號(hào)碼： )原租賃期自 年 月 日至 年 月 日。 因 (緣由)，現(xiàn)我單位贊同與其消弭租賃聯(lián)絡(luò)。 工資發(fā)放至 年 月，養(yǎng)老安全等繳至 年 月 ，住房公積金繳至 年 月，請予籌劃停保、離任等相關(guān)手續(xù)。

經(jīng)辦人： 聯(lián)絡(luò)電話：

單位(蓋章)：

年 月 日

公司聯(lián)絡(luò)函3

尊敬的客戶:

您好!

感謝貴司在以往的合作中對我司產(chǎn)品及服務(wù)的信賴與支持。由于XX和XX的原材料價(jià)格出現(xiàn)的下降，我司將從XX年XX月XX日起調(diào)整下降XX和XX產(chǎn)品價(jià)格表。其它產(chǎn)品保持原有價(jià)格，如有需要我司產(chǎn)品價(jià)格表，我們的銷售團(tuán)隊(duì)將隨時(shí)可以提供給您。

由此給您帶來的不便，敬請您諒解!謝謝!

順祝

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寫作要點(diǎn)

(1)準(zhǔn)確。商務(wù)信函的內(nèi)容多與雙方的利益有著直接的利害關(guān)系，因而要完整、精確的表達(dá)意思，用于乃至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都要做到準(zhǔn)確無誤，以免造成不必要的麻煩。

(2)簡潔。在做到準(zhǔn)確、周到的前提下，應(yīng)用最少的文字表達(dá)真實(shí)的意思，不能拖沓冗長。

(3)具體。信函所要交待的事項(xiàng)必須具體明確，尤其要注意需要對方答復(fù)或會(huì)對雙方關(guān)系產(chǎn)生影響的內(nèi)容，絕不能語言不詳。

第3篇：公文函格式范文

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。

二、函的特點(diǎn)

（一）溝通性。函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。

（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。

（三）單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章

即可。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。

第4篇：公文函格式范文

函是適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主部門請求批準(zhǔn)等的公文。具有輕捷簡便，靈活自由的特點(diǎn)，屬于商洽性和知照性的公文。辦公室秘書要在實(shí)際工作當(dāng)中熟練運(yùn)用函這種實(shí)用性文體，首先必須對函的種類有深入的認(rèn)識(shí)和理解。

當(dāng)前對函的分類，可以有不同的角度。從現(xiàn)有的一些有關(guān)寫作教材和書籍來看，對函的分類，還存在著不大科學(xué)和概念不大明確的現(xiàn)象。如年月檔案出版社出版的《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》（閔庚堯編著）中說：“函又有公函和便函之分，公函用來商洽，詢問和答復(fù)一般工作事項(xiàng)；便函是用來商洽，詢問，介紹，聯(lián)系和答復(fù)某些事務(wù)性的事項(xiàng)。公函屬于正式公文；便函不屬于正式公文?！庇秩绔@至年月華夏出版社出版的《公文寫作實(shí)用技巧》中說：“函有公函，便函，來函，復(fù)函之分。各有不同的含義。來函，是指主動(dòng)提出問題或公務(wù)事項(xiàng)的函件。復(fù)函，是指回答來函所提出的問題或公務(wù)事項(xiàng)的函件?！边@里對函的劃分，顯然是將公函與便函，來函與復(fù)函作為兩組相對的概念。但這樣的劃分卻是概念不明確，分類的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的，因而分類也是不科學(xué)的。先說公函與便函的劃分。前述公函處理的是“一般工作事項(xiàng)”，因而“屬于正式公文”；便函處理的是“某些事務(wù)性事項(xiàng)”，因而就“不屬于正式公文。這種劃分的方法，起碼會(huì)引起讀者的誤解。似乎“一般工作事項(xiàng)”才是“公務(wù)”事項(xiàng)，“某些事務(wù)性事項(xiàng)”不是“公務(wù)”事項(xiàng)，但實(shí)際上這兩類事務(wù)都是公務(wù)，而不屬于“私務(wù)”。從邏輯上和事實(shí)上來說，便）函既然同屬于處理“公務(wù)”事項(xiàng)，也就同屬于“公函”，沒有充分理由說便函處理的是“某些事項(xiàng)性事務(wù)”，不是“公務(wù)”事項(xiàng)而

斷定它不屬于正式公文。因此，把國家行政機(jī)關(guān)公文的函劃分成“公函”和“便函”的相對概念，不但會(huì)造成誤解，使讀者以為“便函”不屬于正式公文，而且也是概念不明確的，給秘書的實(shí)際工作帶來諸多的不便。因此，國務(wù)院辦公廳于年月的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》以及于年月修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》都取消了公函與便函的分類和名稱。

再說“來函”與“復(fù)函”的問題。這二者并不是相對的概念，分類的標(biāo)準(zhǔn)也是不同的。

從邏輯上和事實(shí)上來說，“來函”是與“去函”相對的概念，“復(fù)函”是與“問函”或

“發(fā)函”相對的概念。“來函”與“去函”是從行文的方向來劃分的概念；“復(fù)函”與

“問函”或“發(fā)函”是從行文問答的性質(zhì)和主動(dòng)還是被動(dòng)的方式來劃分的概念。而且

這些劃分還有互相交叉的現(xiàn)象。例如在來函中有“發(fā)函”或“問函”，也有“復(fù)函”；

同樣，在去函中亦有“發(fā)函”或“問函”，也有“復(fù)函”。在“發(fā)函”或“問函”中，

既有“來函”，也有“去函”；同樣，在“復(fù)函”中，亦有“來函”，也有“去函”。

因此，前述“來函，是指主動(dòng)提出問題或公務(wù)事項(xiàng)的函件。復(fù)函，是指回答來函所提出

的問答或公務(wù)事項(xiàng)的函件”。這兩個(gè)定義是“以偏概全”的，并沒有分清函的內(nèi)涵和外延。

因?yàn)椤皝砗敝胁粌H只是“主動(dòng)提出問答”的“函件”（“發(fā)函”或“問函”），也有許多是回“去函”所提出的問題的“函件”（“復(fù)函”）；而且“主動(dòng)提出問題”的函件中，也有許多是“去函”。本單位給對方的“復(fù)函”是回答“來函”所提出的問題的函件；對方給本單位的“復(fù)函”則是回答“去函”所提出的問題的函件?！皬?fù)函”，本單位可以用，對方單位也可以用，什么單位都可以用?！皬?fù)函”不只是答復(fù)“來函”的，也有答復(fù)“去函”的

因此，對函的分類，必須要有一定的標(biāo)準(zhǔn)來劃分，而且一次分類只能用一種標(biāo)準(zhǔn)。

，從格式來分，函有兩種。一種是正規(guī)的“函”，其標(biāo)題，公文編號(hào)，主送機(jī)關(guān)，

發(fā)文日期等等格式和寫法，都與其他公文文種相同。另一種是“便函”，省去了標(biāo)題和

公文編號(hào)等，格式和寫法比較簡便和靈活。

，從行文方向看，函可分為“來函”和“去函”兩種。“來函”是對方機(jī)關(guān)發(fā)來

給本單位的函件；“去函”是本單位發(fā)出去給對方機(jī)關(guān)的函件。

，從行文問答的性質(zhì)和主動(dòng)與被動(dòng)方式來分，有“發(fā)函”或“問函”和“復(fù)函”

兩種?！鞍l(fā)函”或“問函”是主動(dòng)提出詢問和商洽意見或請求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函件；“復(fù)函”

是答復(fù)“發(fā)函”或“問函”所提出的問題，意見，請求事項(xiàng)的函件。

，從函的內(nèi)容性質(zhì)和用途來分，還可以分為“商洽函”，“詢問函”，“答復(fù)函”，

“知照函”，“催辦函”，“邀請函”等等。

那么，在實(shí)際應(yīng)用中秘書應(yīng)如何把握函的特點(diǎn)，正確地使用函呢？

首先，由于函與這些“請示”，“批復(fù)”或“通知”等文體有相近之處，在實(shí)際就用

中往往容易混用。在該用函的時(shí)候，不使用函來行文卻使用這些相近的文種行文。如有

的機(jī)關(guān)請求同級(jí)甚至下級(jí)歸囗主管部門準(zhǔn)許辦某一事項(xiàng)時(shí)，不用函行文，而錯(cuò)用了“請示”來行文，致使自己降格以求。而在應(yīng)該使用相近文種“請示”，“通知”等來行文時(shí)，卻錯(cuò)用了“函”來行文，致使自己越位。其實(shí)，這些相近文體之間還是有細(xì)微區(qū)別的。比如“請示”與請求“函”，盡管二者都有請求批準(zhǔn)的意思和用途，但是其行文關(guān)系不同，請示是下級(jí)機(jī)關(guān)對上級(jí)機(jī)關(guān)的上行文；而函則是給有關(guān)主管部門或不相隸屬機(jī)關(guān)的平行文。

其次，要有鮮明的針對性，一文一事，開門見山，簡短明快，避免文牘主義。要緊密圍繞所提出的問題和公務(wù)事項(xiàng)的中心來寫，直陳事項(xiàng)，點(diǎn)到為止，不兜圈子，不繞彎子，無須講客套話，也不講大道理，好像要教訓(xùn)對方。

最后，內(nèi)容要有分寸感，措詞要得體。提出的要求等事項(xiàng)，必須是切實(shí)可行，對方能辦

得到的，不要使對方為難。對受文機(jī)關(guān)的態(tài)度也要正確。對上級(jí)要謙恭，謹(jǐn)慎，對同級(jí)

或不相隸屬機(jī)關(guān)，要友好，誠懇，對下級(jí)機(jī)關(guān)，要尊重，溫和。這些態(tài)度，要通過得體

的措詞，體現(xiàn)在函里。得體的措詞，就是既要反對傲上慢下，盛氣凌人，也要反對恭維

第5篇：公文函格式范文

商調(diào)的意思是“通過協(xié)商調(diào)動(dòng)人員、物資等”，商調(diào)函是指沒有隸屬關(guān)系的地區(qū)、部門或國有單位之間為了人才流動(dòng)而互致的公文，商調(diào)函一般采用規(guī)定格式。

商調(diào)函過去由勞動(dòng)人事局統(tǒng)一印制，全國基本相同，人才中心有現(xiàn)成的表格，具體內(nèi)容有發(fā)函單位名稱、字號(hào)、文號(hào)、受函單位名稱，商調(diào)理由、商調(diào)事項(xiàng)、發(fā)函日期等。

（來源：文章屋網(wǎng) ）

第6篇：公文函格式范文

二、至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。 函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。 “函”的寫法同時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

1、要嚴(yán)格按照公文的格式寫“函”。

2、“函”的內(nèi)容必須專一、集中。 一般來說，一個(gè)函件以講清一個(gè)問題或一件事情為宜。

3、“函”的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。

4、“函”的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答復(fù)的問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的事宜寫清楚就行。

5、發(fā)“函”都是有求于對方的，或商洽工作，或詢問題，或請求批準(zhǔn)。因此，要求“函”的語言要求樸實(shí)，語氣要懇切，態(tài)度要謙遜。

第7篇：公文函格式范文

（一）起草者的思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖相同一

公文是各級(jí)機(jī)關(guān)在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，法規(guī)和規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是領(lǐng)導(dǎo)者行使領(lǐng)導(dǎo)職能的重要手段。公文寫作任務(wù)一股由機(jī)關(guān)秘書人員承擔(dān)，只要公文寫作任務(wù)一下達(dá)，秘書人員必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求努力完成。公文寫作不同于其它文章的寫作，是受命寫作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫”而不是“我要寫”，公文內(nèi)容必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作意圖，不允許摻雜作者個(gè)人的意見。作者思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質(zhì)量，獲得領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可。這就告訴我們，秘書人員在公文寫作中一定要首先領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清發(fā)文的目的、對象、內(nèi)容、要求、時(shí)間等要素，然后再寫作。領(lǐng)導(dǎo)意圖還包括黨和國家的方針、政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，秘書人員也必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)，只有這樣，才能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件的工作意圖。

（二）寫作內(nèi)容與客觀實(shí)際相同一

公文是在公務(wù)活動(dòng)中形成，用于處理公務(wù)的文書，并具有法定的效力，因而，公文的內(nèi)容必須是真實(shí)的，所提措施是可行的，不允許有半點(diǎn)虛構(gòu)和夸張。公文起草者必須時(shí)刻牢記自己的筆下有財(cái)產(chǎn)萬千，有人命關(guān)天，有是非曲直，有毀譽(yù)忠奸。因此，寫請示和報(bào)告，必須如實(shí)反映情況，否則，就是欺騙上級(jí)組織；寫決定和指示，必須符合執(zhí)行單位的實(shí)際，否則，就是一紙空文，無法落實(shí)。這就要求秘書人員在動(dòng)筆起草公文前必須進(jìn)行調(diào)查研究，充分占有第一手材料，并且進(jìn)行實(shí)事求是的分析，提出的任務(wù)措施和要求必須從受文單位的實(shí)際情況出發(fā)，做到切實(shí)可行。行文應(yīng)簡短，文風(fēng)要樸實(shí)，做到實(shí)在、管用。

（三）行文格式與發(fā)文用途相同一

公文是具有規(guī)范體式的文書，公文寫作是一種規(guī)范寫作。國家規(guī)定的公文格式，是為了充分體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，以便更好地實(shí)現(xiàn)發(fā)文目的。每種行文格式各不相同，都與發(fā)文用途密切相聯(lián)。發(fā)文用途規(guī)定了行文格式，行文格式反映發(fā)文目的，為發(fā)文用途服務(wù)。例如，行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性措施，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定，就要選用“命令（令）”的文種和體式；對下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，就要選用“指示”的文種和體式；向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，就要選用“報(bào)告”的文種和體式。每個(gè)文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達(dá)發(fā)文用途，實(shí)現(xiàn)公文的效用；違背這一原則，就可能選錯(cuò)文種，用錯(cuò)體式，不能有效地發(fā)揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書寫作必須熟悉黨、國家和軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文處理有關(guān)條例和辦法，嚴(yán)格按照法定的格式撰寫公文，不能隨心所欲；必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關(guān)系正確選擇文種，采用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)體式，學(xué)會(huì)模式制作，使所寫的公文既規(guī)范，又適用。

（四）公文語言與行文關(guān)系相同一

公文是以書面語言為表達(dá)形式的溝通與交流工具，因此，它的語言既區(qū)別于文學(xué)作的語言，具有明白、平實(shí)、簡潔、規(guī)范等特點(diǎn)，又是要符合行文雙方的隸屬關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系選擇公文用語。例如，“報(bào)告”、“請示”是上行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出下級(jí)機(jī)關(guān)對上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重、請教、禮貌，多用陳述語氣；“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出堅(jiān)定、果斷、要求，多用祈使語氣；“函”是平行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出尊重、平和、謙恭，多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞，都是由行文雙方的隸屬關(guān)系決定的。遵循這一規(guī)律，就能實(shí)現(xiàn)公文表達(dá)形式與內(nèi)容的有機(jī)統(tǒng)一，有利于實(shí)現(xiàn)行文目的。這就要求我們，秘書在撰寫公文時(shí)，一定要根據(jù)行文雙方的關(guān)系選擇恰當(dāng)?shù)恼Z言和語氣表達(dá)形式；否則，就有失體統(tǒng)，不合規(guī)范。

第8篇：公文函格式范文

公文基本格式要求

結(jié)合日常公文處理實(shí)際，提出一些基本要求，請認(rèn)真研讀執(zhí)行。

一、公文寫作

1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達(dá)的意圖。

2.主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準(zhǔn)確，要合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次、條理清楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。

3.表達(dá)要深入。尤其請示件，一定要內(nèi)容完整、有深度。例，對于涉及到經(jīng)費(fèi)方面的請示項(xiàng)目，在明確理由的同時(shí)，還應(yīng)拿出依據(jù)，測算經(jīng)費(fèi)，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒，從而增強(qiáng)文件的前瞻性和批辦效果。

4.文題要對應(yīng)。目前上報(bào)的請示中，文不對題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開工工程需申請費(fèi)用，標(biāo)題卻寫“關(guān)于××工程的請示”。

5.用語要得體、規(guī)范。具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)文句嚴(yán)謹(jǐn)，周密、準(zhǔn)確，不生歧義，沒有漏洞、失當(dāng)之處。

(2)簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。

(3)文理通順，符合語法、邏輯規(guī)律。

(4)格調(diào)鄭重、嚴(yán)肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構(gòu)加工，體現(xiàn)公文的權(quán)威性。

(5)平實(shí)自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。

(6)要使用規(guī)范化公文書面詞語，現(xiàn)重點(diǎn)例舉以下幾種常用詞進(jìn)行說明。

稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。

領(lǐng)敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹(jǐn)悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因?yàn)椤?、“茲因”、“鑒于”。

承轉(zhuǎn)詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。

時(shí)態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準(zhǔn)確的詞，而應(yīng)使用具體化的年、月、日。此外常用的時(shí)態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時(shí)值、按時(shí)、準(zhǔn)時(shí)、屆時(shí)、在即、立即、當(dāng)即、先期、逾期、片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。

結(jié)尾詞，一般有此復(fù)、特此批復(fù)、特此函告、特此報(bào)告、 為盼、為要。還有致意性結(jié)尾詞，如謝謝合作，謹(jǐn)致謝意，順致誠摯問候等。

公文語言要符合發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)、符合文體特點(diǎn)、符合行文關(guān)系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜。

“請示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結(jié)尾處不能含糊，如“請領(lǐng)導(dǎo)考慮”、“上述意見不知妥否，請上級(jí)酌定”就含糊其詞，而應(yīng)當(dāng)明確請求批示，例如，“妥否，請批示?！钡染捅容^明確。

6.字句要正確。避免病句、錯(cuò)字、標(biāo)點(diǎn)亂用等文字性錯(cuò)誤，減少語句前后缺乏邏輯性、關(guān)聯(lián)詞使用不恰當(dāng)、標(biāo)題不準(zhǔn)確、不確切等表達(dá)上的錯(cuò)誤。

7.引文要準(zhǔn)確。常見的錯(cuò)誤有：引用某個(gè)相關(guān)文件名稱時(shí)，公文文號(hào)置前，標(biāo)題置后，或者引文文號(hào)中的六角號(hào)“〔〕”用“”代替，正確格式應(yīng)為“《標(biāo)題》(文號(hào))”;引用會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容時(shí)，專門強(qiáng)調(diào)某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)提出某某事項(xiàng)，不符合行文規(guī)定。正確的表達(dá)應(yīng)該是會(huì)議強(qiáng)調(diào)某某事項(xiàng)，不出現(xiàn)個(gè)人姓名;專業(yè)術(shù)語、計(jì)量單位和數(shù)字用法不符合相關(guān)規(guī)定等錯(cuò)誤。

二、文種使用

公文種類主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。

1.不能漏寫文種。

例：“關(guān)于××的方案”、“關(guān)于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應(yīng)為 “關(guān)于印發(fā)××方案的通知”。

2.不能自編文種，行文時(shí)必須在上述13個(gè)文種中選擇適當(dāng)?shù)奈姆N，避免出現(xiàn)“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。

3.正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)選擇，上行文多采用“請示”或“報(bào)告”，必要時(shí)也可使用“意見”;平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內(nèi)部平級(jí)單位之間或不相隸屬的任何級(jí)別的單位之間;下行文使用的文種有“通知”、“通報(bào)”和“批復(fù)”等。

要注意幾個(gè)易出錯(cuò)文種的正確使用：

“請示”和“報(bào)告”，“請示”需上級(jí)批復(fù)，而“報(bào)告”則是向上級(jí)匯報(bào)，不須批復(fù)。“請示”必須是一文一事。

“通知”和“通報(bào)”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)行文，轉(zhuǎn)發(fā)公文，印發(fā)本機(jī)關(guān)公文;通報(bào)具有教育性，如批評(píng)、表揚(yáng)及情況通報(bào)等。

“決定”和“決議”， 這兩個(gè)文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機(jī)關(guān)文種之一，而且是會(huì)議通過的，在題注中要注明是哪次什么會(huì)議什么時(shí)間通過的。

三、公文格式

規(guī)范的公文包括眉首，正文和版記三個(gè)部分。

1.眉首。一般包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)與期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人6個(gè)部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。

2.正文。一般包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文及成文時(shí)間，有時(shí)還有附件。

(1)標(biāo)題。準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，要文字簡明。文種中已表達(dá)過的內(nèi)容標(biāo)題不再重復(fù)，如，不能說“關(guān)于申請××的請示”，“申請”二字是多余的。標(biāo)題中除必要時(shí)使用書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。要正確使用介詞，要么用“關(guān)于”，要么用“對”，不能出現(xiàn)“關(guān)于對”。標(biāo)題的排列要均稱，不能將一個(gè)詞拆分成兩行。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。

(2)主送機(jī)關(guān)?！罢埵尽辈荒芏囝^主送。

(3)成文時(shí)間。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

3.版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)和發(fā)文時(shí)間。

(1)主題詞：主題詞應(yīng)主要選擇名詞、動(dòng)名詞和名詞性詞組，有些公文標(biāo)注的主題詞是將標(biāo)題簡單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“調(diào)整”等等，對于揭示公文主題內(nèi)容、便于檢索毫無意義，選詞數(shù)量應(yīng)不多于6個(gè)，排列順序?yàn)轭悇e詞、類屬詞，最后必須加上文種。

(2)版記最后要標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)、成文時(shí)間和打印份數(shù)。4.其他格式

遵循“參照標(biāo)準(zhǔn)，力求美觀”的原則，對常出現(xiàn)的格式及其他細(xì)節(jié)方面的問題作如下統(tǒng)一規(guī)范:

(1)文號(hào)、正文(除標(biāo)題外)、版記(除主題詞、詞素外)及上行文中的“簽發(fā)人”3個(gè)字都采用仿宋GB2312三號(hào)字，頁碼采用仿體四號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字;上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號(hào);標(biāo)題用宋體小二加粗;“主題詞”3個(gè)字為黑體三號(hào)，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。

(2)正文統(tǒng)一用1.5倍行距。

(3)一般標(biāo)題上與紅色反線空兩行三號(hào)字距離，下與正文空一行。

(4)附件與正文空一行，附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對齊。正確格式為：

附件: 1.××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××

(5)有附件的文件，正文中一定要按以上格式標(biāo)明，并與后附標(biāo)題一致。

(6)成文日期中的“”從特殊符號(hào)里引用，并與正文字體相同。

(7)正文層次序號(hào)依次為：“一、(一)1.(1)”或“一、1.(1)”

(8)單獨(dú)發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。

(9)用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之后再加蓋印章，必要時(shí)可調(diào)整行間距或標(biāo)題與紅色反線距離。

(10)版記應(yīng)置于文件最后一頁，亦即偶數(shù)頁。

(11)要雙面打印紙質(zhì)文件，以備歸檔。在OA系統(tǒng)電子版公文制作時(shí)，要按紙質(zhì)文件要求排版。

(12)“妥否，請批示”并不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批復(fù)”收尾，再加“妥否，請批示”，則屬多余。

(13)請示文件應(yīng)在成文日期下隔一行標(biāo)明聯(lián)系人及電話，報(bào)告因不必署聯(lián)系人。

(14)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)某項(xiàng)內(nèi)容的行文處理時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無需標(biāo)注“附件”一詞。

第9篇：公文函格式范文

商務(wù)公函格式與要求

公函是平行文。在寫作時(shí)，一般包括四大部分：標(biāo)題、行文對象、正文、落款。

1.標(biāo)題一般采用公文規(guī)范標(biāo)題法，即標(biāo)題由發(fā)函機(jī)關(guān)、事由、受函機(jī)關(guān)和文種組成。也有的只有事由和文種。

2.行文對象是指公函受文者，寫在事由之下的第一行左邊，頂袼，后面加冒號(hào)。

3.正文是公函的內(nèi)容即事項(xiàng)，是發(fā)函者要告訴對方的具體事情，由三部分組成，即發(fā)函因由，發(fā)函事項(xiàng)以及結(jié)語等，事項(xiàng)部分基本上是敘述和說明的方法，如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來安排，不可過多。結(jié)語多使用特此復(fù)函。

4.落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負(fù)責(zé)人的簽名以及日期。

撰寫公函的注意事項(xiàng)

(一)函的主旨要集中

一般要求一函一事，當(dāng)然也可寫出此事的幾個(gè)方面，但函件宜短不宜長。去函要有鮮明的目的性，復(fù)函要有明確的針對性，不要把一些不相關(guān)或離題較遠(yuǎn)的事寫進(jìn)去，顯得主旨不突出。

(二)行文要開宗明義

函件來往都要開門見山，直陳其事。開頭要注意禮貌用語，但也要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞無味的套話。表達(dá)要簡潔明快，直奔主題。

(三)語言要有分寸感

函件應(yīng)注意措辭，語氣要委婉、平和、懇切、分寸得當(dāng)，不可強(qiáng)人所難，既要符合本機(jī)關(guān)職權(quán)身份，又要尊重對方，講究禮節(jié)，忌用指令性語言。

商務(wù)公函范文

如貴公司在本地尚無固定客戶，希望考慮以本公司為交易伙伴。本公司原經(jīng)營工業(yè)機(jī)械在本國的批發(fā)零售業(yè)務(wù)，由于最近在經(jīng)營方面的變化，本公司在銷售方面的政策也發(fā)生了變化。

筆者有多年的外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)，希望在世界各地建立適宜而持久的貿(mào)易關(guān)系。由于與生產(chǎn)廠家的長期直接聯(lián)系，我們在許多行業(yè)中尤其是工業(yè)機(jī)械，是最有競爭力的。

我們也愿從貴國進(jìn)口一兩種優(yōu)良產(chǎn)品，以有競爭力的價(jià)格在美國銷售，以期能夠持續(xù)、長期占領(lǐng)市場。

我們希望聆聽貴公司的意見、要求及建議，以及如何才能使雙方協(xié)力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取傭金為條件充當(dāng)貴公司在美國的采購。

恭候回音。