檔案管理實訓總結精選(九篇)

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第1篇：檔案管理實訓總結范文

關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務行政資料的歸檔

包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。

1.2 教學常規資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學校總檔案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。

（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。

（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學校基礎工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

第2篇：檔案管理實訓總結范文

關鍵詞：高職；雙主體人才；培養模式；檔案管理；教學設計；項目化教學

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1672-5727（2013）05-0044-02

校企雙主體課程的定位

課程性質 《檔案管理》是一門系統講述檔案管理的基本原理、工作流程和工作方法的專業課程。作為高職院校人力資源管理專業的必修課，是集于理論與實踐一體的專業基礎課程，其前導課程為人力資源文書撰寫，后續課程是人力資源管理崗位綜合實訓，適宜在第三學期開設。

培養目標 《檔案管理》課程以職業能力為重點、以實踐能力為本位，教學內容主要依據崗位及崗位群的典型工作任務，以能夠反映工作過程、工作步驟、工作方法的實用性知識為主，培養能夠在一線從事人事檔案管理工作，具備基于檔案管理工作過程的檔案收集能力，檔案整理能力（如分類、排列、編號、編目等），檔案提供與利用的能力（包括提供利用的手段和處理有關問題的方法等）的應用型人才。

課程的專業特性 專業屬性體現在學生就業后從事的崗位工作和崗位群主要隸屬的人事部門，有別于培養檔案館或檔案室的檔案管理專業技術人員。課程設計依據人事崗位及崗位群典型工作任務與職業能力，按照學生的認知規律和特點，以企業常見的檔案管理活動為載體整合教學內容，以一個完整的檔案管理活動過程為主線形成教學實訓項目，以支撐檔案管理活動關鍵技能點的訓練為教學重點。

基于工作過程的校企雙主體課程教學設計

基于工作過程的教學內容 人力資源管理專業開設《檔案管理》課程，缺乏檔案學科知識基礎的支撐。因此，要充分考慮檔案管理涉及的檔案學、檔案管理技能、檔案技術保護、專門檔案等相關知識，同時秉承高職教學理論夠用即可、重視動手能力的理念，注意口徑適度，教學內容適宜涵蓋以下幾個方面（見表1）。

雙主體教學資源整合 實施校企雙主體教學，教學主體除了常規的學校教師之外，還應包括企業的技術人員；教學資料除了傳統的教材、案例等，還應包括企業真實工作中使用的檔案裝具、各種工具和材料。教學資源的整合設計如圖1所示。

1.教材。教材是實施教學的載體，無論是教法還是學法改革，無不受制于教材。教材從根本上制約了教與學，教材不改，再好的教法也不能奏效。校企雙主體共同孕育人才，工學結合，需要相應的教材，教學改革與教材建設必須具有高度的相互協調性。

2.教師。校企雙主體的師資隊伍，意味著不僅有學校的教師，同時還有從事檔案管理工作的企業一線工作人員。要聘請企事業單位多年從事檔案工作的相關人員擔任學校兼職實踐指導教師，把實踐經驗、操作技能以及最新的行業發展信息帶入課堂，在開闊學生的視野、提高實踐教學質量的同時，更進一步推進專業教學的改革。雙主體的師資隊伍不僅參與教學，同時還要參與對學生的考評，按照考評體系對學生做出評價，所占比重值應不低于50%。

3.場地。傳統的教學場地非教室就是實訓室，校企雙主體的教學場地是多樣化的。理論課的學習可以選擇教師在教室上課，檔案管理系統的操作訓練可在實訓室完成，更多的工作實務可在企業庫房、檔案館完成學習任務，將真實的工作場景植入現代教學場所。

4.考評體系。雙主體模式的課程考評體系加入了新的元素，即企業績效考核。企業績效考核是對管理過程的一種控制，其核心是通過評估考核學生員工的績效以及團隊、組織的績效。評價的內容主要包括職業素質、專業技能、理論知識、創新能力、對完成任務的總結等，可設計多種表格。考核人包括學校教師和企業的指導教師，考評方式包括平時測試、實訓成績、頂崗表現和期末總評，考核手段包括考試、問答、解決實際問題，等等。

教學方法 高職教學的關鍵是落實理論與實踐的一體化。為了解決理論與實踐的統一，可以采取項目化教學方法，通過創設教學情境實施教學。項目教學法是師生通過共同實施一個完整的項目工作而進行的教學活動，是“行為導向”教學法的一種。同時，項目也是學習情境的載體，《檔案管理》課程的項目設計如圖2所示。

學習情境設計和實訓條件配置 為了將企業的真實情境納入培訓過程之中，需要首先關注企業的工作情境。學習情境泛指一切作用于學習主體，并能使學生產生一定情感反應的客觀環境。課程設計要基于職業工作過程，將典型的工作任務分解成職業行動，因此，要通過虛擬現實的職業工作情境創設合理的學習情境。為了保證學習情境的真實性，《檔案管理》課程的實訓條件配置非常重要。捷克教育家夸美紐斯曾說：“一切知識都是從感官開始的。”在可能的條件下，一切看得見的東西都應盡量放在學生的面前。因此，實施雙主體教學要盡可能地創設真實的學習情境，充分發揮檔案用具的作用，以學生為主導，通過實踐帶動知識與技能的學習（見表2）。

學時安排及分配 《檔案管理》課程屬于人力資源管理專業的專業基礎課，適宜在大學一年級下學期安排。學時通常為54～72學時不等。根據就業初期從事檔案整理工作所占的比重，課程計劃60學時，學分3分，低于專業核心課程學時，略高于普通綜合課程學時。學時分配原則上每個項目5～6個學時，理論教學不超過30個學時，企業教師教學不少于20學時，非教室教學場所教學不少于12學時。

課程教學設計小結

高職院校人力資源管理專業的《檔案管理》課程的課程設計旨在探索在教學層面踐行基于工作過程的校企雙主體人才培養模式。應依據人力資源管理專業人才培養方案，與人力資源管理從業人員共同開發教學內容，結合崗位典型工作任務序化學習內容，基于工作過程創設學習情境，培養學生特定的檔案管理職業能力。應由學校專任教師與企業一線人員組成教學團隊，形成雙主體人才培養模式，采取教室、企業庫房、實訓室、檔案室等多場地教學場所相結合的模式。對學生的學習成績應根據平時課堂測試、實訓任務完成情況、頂崗實習情況并結合考試等多項指標進行綜合考評。

參考文獻：

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第3篇：檔案管理實訓總結范文

隨著我國經濟建設和科學技術的迅速發展，給學校的整體管理工作帶來了發展的機遇。現代化信息技術的推廣和計算機在各領域得到普及應用，也給檔案事業的現代化發展帶來前所未有的挑戰。在學校工作的全面發展過程中，對檔案管理工作的要求逐步提高，對學校檔案管理信息化程度和現代化管理有更高的要求。然而，我國的中等技術學校在檔案管理方面普遍存在各種問題，如管理設備落后、管理模式陳舊、檔案意識淡薄、管理隊伍老化等，嚴重制約著學校檔案管理工作朝著現代化科學管理的方向快速發展。根據本人多年來從事學校檔案管理工作的實踐，發現存在的問題及不足之處，現提出自己的看法和改進建議。

一、技工學校檔案工作的重要性和必要性

1.技工學校檔案工作內容和特點

我國技工教育承擔著培養和造就一支專業技能強、技術過硬的工人隊伍的光榮使命，它在我國國民經濟發展中具有十分重要的作用。由于技工學校的教育不同于大學、中專的教育，更不同于普通中學的教育，技工學校的學生在學校學習過程中，既要學會一定的技術理論知識，又要掌握一定的實際操作技術，這是技工學校區別于其他類型學校的一個重要標志。它有著自身的規律和特點，因此，我們要不斷總結經驗，從工作實踐中探索適合技工學校的檔案管理模式，科學有效地管理學校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎工作。學校檔案工作是指學校檔案室從事的一項檔案專業的業務管理工作，即用檔案管理的原則和科學方法管理學校日常工作中產生的檔案，為黨和國家及學校教育事業的發展提供借鑒和參考作用的專業性工作。檔案工作的基本內容主要包括：對檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統計、編研和利用工作。檔案工作是由相對穩定的各個環節工作組成的有機整體，各個環節工作之間互相制約，互相促進，應該嚴格遵循各個環節之間相互關系的規律性，科學規范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識隨意破壞或改變各個環節的程序。從其工作特點說：檔案管理與其他文獻及圖書管理有相同和近似的特點，都具有對信息的儲蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統。但是檔案工作又有獨有的特點：（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。（2）檔案管理活動過程的階段性。（3）檔案管理對檔案形成部門的依附性。（4）檔案的保密性、對社會的相對封閉性。

2.檔案的定義及技工學校檔案的內容

檔案是機關、組織和個人社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。

技工學校檔案是學校在教育、教學和科研實踐活動中的原始記錄。它客觀地反映著學校教育教學工作的歷史發展過程，又是學校廣大教師在教育教學實踐活動中的智慧結晶，它的主要內容包括學校的文件資料管理、校園文化教育建設、教學科研成果、技能實訓考核、招生入學和學籍管理、畢業就業管理、財務賬目管理、國資財產管理、教學設備管理及職業技能培訓、技能等級鑒定、特種作業安全培訓和測評考務管理等方面的實踐過程中、形成的大量檔案資料。

二、學校檔案以教學、教務檔案為重點管理

1.學校教學檔案的重要性，主要表現在學校教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，它反映著學校工作的歷史發展過程，同時又是教學工作的信息庫。做好這項工作，便于學校領導了解學校面貌，了解各屆、各班的教學質量，掌握學校歷史發展進程中各種重大措施及其落實情況，掌握教師和學生學習情況的各種數據。這些原始檔案材料是學校做出決策，制定規劃，科學管理教學的重要依據；也是學校總結經驗、吸取教訓、進行教學研究、提高學校管理水平的重要基礎材料。

2.教學檔案的基本內容。包括國家及上級主管部門的條例、法令、文件，各項教學計劃，各種教學大綱，以及本校歷年的教學進程計劃、總課表、學期授課計劃、教師進修計劃、教學質量提高計劃、課外活動計劃、各種教務行政統計資料、教學工作總結、各班成績統計匯編、試卷分析報告、試題匯編、學校考勤材料、升級、留級、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。

3.學校教務檔案：包括以下幾個方面內容：（1）學生名冊。其中包括學生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學成績、畢業分配情況等內容。必須每班一冊，每冊第一頁要有綜合性材料。（2）學生學籍檔案。每個學生應有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學習情況、獎懲情況、學籍登記情況以及畢業生登記表等。（3）教師業務檔案。包括教師基本情況、來校時間、歷年任課情況、教學效果、科研及科研成果、歷年進修計劃考核情況、技術職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學參考資料的記錄等。（4）教學改革方面的有關資料。包括學校各種教學改革方案、改革經驗及教育教學科研工作總結等。

三、計算機的應用對學校檔案工作的影響

1.加強技工學校檔案現代化基礎建設，我校近年來在信息化技術普及中，計算機應用到各部門的日常工作中。政府加大對技工學校教育、教學基礎建設的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學、數控車床實訓、數控機電實訓及計算機辦公自動化等教學設備。學校財務管理、技能創業培訓、職業鑒定、特種作業安全培訓等部門先后與上級業務部門建立互聯網絡辦公系統，使學校的教育質量和工作效率得到極大的提高。同時，有很多部門的文件在計算機上產生，在網絡上進行處理，因此，產生大量電子文件。經過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環節工作，形成日后具有重要參考價值和憑證作用的電子信息檔案。

2.提高學校檔案管理工作效率，進行現代化管理的不斷改進和創新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實踐中，先進的檔案管理技術模式與傳統的手工管理技術模式無法比擬的優越性被充分體現出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲量大、保密性強、檔案壽命長、成本低廉等。這些優勢能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業部門科學化、正規化管理，與世界先進的檔案科學管理技術接軌的重要條件；同時，也是擺在我們新時期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實專業知識，用積極的工作態度滿足新時期檔案管理工作的新要求。

四、做好電子文件的保管工作和加強學校檔案工作的對策及建議

電子文件作為未來社會現行文件的主要形式，同時也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對其長期保存和充分利用、延續數字時代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點做好學校檔案工作的建議想法及對策：

1.做好電子文件歸檔的技術處理工作，認真貫徹實施電子文件科學管理戰略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢所迫，這就要求檔案人員必須深入到現行文件領域中，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行科學指導，保護電子文件的原始記錄信息。同時，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細過程。采用先進的信息技術處理方法，將歸檔電子檔案管理好。

第4篇：檔案管理實訓總結范文

關鍵詞:新升本的院校系級教學檔案問題對策

隨著專升本的成功標志著一所院校辦學層次的提升。它的辦學規模、硬件投入以及教師素質都達到了一定水平，但從管理模式上仍需進一步轉變和提高，以更好地適應本科院校的教育體制。系級教學檔案管理作為學校管理的一個組成部分，在向本科管理模式轉變過程中，地位更加重要，內容更加豐富。教學檔案的最終目的是服務于學校的教學管理，良好的教學檔案管理可以有效地促進教學、科研管理的科學化，進而加快學校向本科教育轉型的進程。反之，如果輕視教學檔案、疏于對教學檔案的管理，則極容易導致教學管理、科研管理處于無序狀態，使高校的轉型流于形式。本文就升本后加強系級教學檔案管理，充分發揮其在教學管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系級教學檔案的內容、特點和作用

1.1 系級教學檔案的內容

由于教學管理和教學活動是一項復雜的實踐活動。因此，反映這一實踐活動的教學檔案的內容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：

(1)教學計劃管理方面：主要包括教學計劃、教學大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學狀態管理方面：主要包括教學管理工作規章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學實訓、畢業實習資料（實習計劃、實習任務指導書、實習學生分組情況登記表、實結）、實驗教學文件（實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗儀器設備使用情況、實驗成績等）、學生課程設計、畢業論文（或設計）等內容。(3)考務管理方面：主要包括系內和學校期末考試試卷、考場及監考教師安排等內容。(4)學籍管理方面：主要包括學生入學學籍登記表（或卡）、學生學籍變動、獎懲記錄、考試成績等內容。(5)教師工作量及業務考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計算、承擔科研及發表學術論文等內容。(6)教學工作年度總結和教研、教改總結等內容。(7)師資培養方面包括師資培養計劃、教師業務進修情況、師資隊伍建設材料。如學科帶頭人、骨干教師、學術梯隊建設；科研和教改實踐、學術研討等。

教學檔案是全院師生的勞動成果，是教學工作的重要信息資源，是系級教學歷史真實面貌，體現了一所學院成長、發展、壯大的歷史見證。

1.2 系級教學檔案管理的特點

系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點如下:

(1)檔案來源的分散性。它來自于教學活動的各個環節和教學活動的全過程,由教與學兩方面材料轉化而來，一方面包括了教育改革、教學計劃、教學總結、專業建設和課程設置等文件,及政府教育主管部門、本校教學主管部門的有關教學工作的規章制度、數據統計、分析資料等,另一方面也包括了學生工作的總結、學生的實習鑒定、見習鑒定、學生的學習成績、實驗成績和畢業論文等。

(2)檔案的原始性。教學檔案是系級教學活動、教學管理、學生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學工作的全貌,記錄著教學管理活動的真實過程。它主要包括系級有關教學工作會議的記錄、簡報,以及各種教學制度、規定、辦法條例等教學工作文件。

(3)檔案的專業性。系級教學檔案工作既要遵循人才培養方案的共性,也要根據系級專業設置、課程設置教學內容、學時分配的不同,遵循其專業性特點。

(4)檔案資料的多樣性。由于教學活動內容的多樣性,在日常教學活動過程中,為了教學的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質的文件材料、教材、學生學籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。

1.3系級教學檔案的作用

(1)系級教學檔案是真實的原始資料。系級是高校基層的教學部門，系級教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，真實、客觀地記錄了在教學改革、教學質量、師資隊伍建設等各個方面的教學管理工作，全面地反映了教學工作的進程和特點，是今后進行教學管理和教學研究活動不可缺少的，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的依據和參考。對今后各項工作的開展有重要的借鑒和指導意義。

(2)系級教學檔案是重要參考依據。為了有效地進行教學管理和開展教學活動，系領導和教研室主任必須切實掌握有關的檔案信息。在熟悉教學情況、總結教學經驗、制定教學計劃和處理存在問題時，不可能單純地只憑個人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學管理、教學實踐和教學信息反饋都離不開教學檔案，它可以為這些教學工作提供比較詳盡的參考依據。

(3)系級教學檔案是教學評估的基礎。開展教育評估是現代教育的要求，也是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學評價指標體系如何確定，高校在進行教學評估時，必然要通過查閱相關檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實的評價，在對教學條件、教學狀態、教學效果進行跟蹤調查和分析時系級教學檔案可以提供比較完整、系統、真實可靠的信息和數據，是高校搞好教學評估工作的重要基礎。

2、新升本院校系級教學檔案管理工作存在的主要問題

新升本的院校一般是由專科學校升格而來,本科層次辦學時間短,由專科向本科的轉變需要一個過程,專科層次的檔案管理發展到本科層次的檔案管理也需要有一個適應過程。加之檔案管理專業技術人員偏少,在教學檔案管理中難免會存在一定的問題。

(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學檔案的歸檔制度,是做好教學檔案管理工作的基礎。由于新升本院校重點考慮的是學科專業建設與師資隊伍建設,重點投入放在改善教學條件和提高教學質量上,對教學檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應的規章制度,檔案材料存在不全的現象,具體負責教學檔案的工作人員缺乏相應的專業業務體系指導和管理規章的約束。系級教學檔案應如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應交由教務處或院校檔案部門保存?應如何整理文件材料? 沒有統一管理要求。

(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學、科研、學生等多種資料,絕大部分來源于教學一線的教師和學生。一方面,一些教師認為教學科研成果、文件材料等是個人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學工處,有的存放在教務處,有的存放在招生就業處,有的分散在各系（學工大隊部）中,這樣就造成了教學檔案收集不夠完整,歸檔質量不高,一些在教學過程中形成的有價值的文獻資料丟失,難以發揮教學檔案應有的作用。

(3)教學檔案缺乏科學性、系統性和完整性。隨著新升本的院校辦學層次的提高,辦學規模的擴大,教學檔案的規模也在不斷擴大,工作量增加了但教學秘書隊伍的編制卻沒有增加,大多數還是一個人干。教學秘書往往兼職教學檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學資料處于沒有規范整理、零散而不成體系的自然狀態。具體表現在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運行過程中自己所形成的具有保存價值的,原始的、真實的文件材料,致使教學檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴重影響了檔案的質量。

(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識，計算機管理的應用能力較弱,辦公自動化、管理科學化水平較低,對教學檔案的管理還是以傳統的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。

3、加強新升本院校系級教學檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案意識,加強系級教學檔案工作的管理

系級教學檔案是院校教師及學生從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學工作方針、政策的真實寫照,是院校教學管理的重要內容,是教學活動不可缺少的重要依據和主要參考資料。在社會不斷發展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發揮很大程度上取決于領導對檔案工作的認識程度。

在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價一所院校管理質量優劣的重要指標。因此，各級領導要充分認識到教學檔案在院校教學管理中的作用,應重視和關心系級檔案管理工作,把教學檔案管理規范化工作真正納入系級教學工作計劃中,配備有一定管理水平且責任心強的檔案管理人員,切實提高系級教學檔案管理水平。

3.2 嚴格系級教學檔案的管理和歸檔制度

教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴格的管理制度。在收集整理各類教學資料時,要做到完整、規范并及時進行編目統計,使教學檔案的收集工作同計劃管理相結合,保證能按時完成建檔工作。鑒于院校教學工作的連續性和長期性,可在每學期開學和期末兩個時間定期收集整理、歸檔。對參與教學活動的人員要明確責任和任務,規定時限要求,并進行相應的登記、考核和獎懲,使教學檔案管理工作收到實效。

3.3 系統、完整、科學地收集檔案材料,提高教學檔案的服務水平

要提供一份科學完整的教學檔案,必須從教學材料的收集開始。由于各院校辦學規模、辦學定位及內部管理模式的不同,教學檔案管理方式也有所不同。例如我院教學檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業情況信息；教務處形成學生個人基本狀況、學業成績、畢業和學位情況信息；學工處和系學工大隊形成學生在校表現狀況和獎懲信息；各系形成學生學習考試原始記載和專業實習、實訓狀況記載信息等等。加強系級檔案管理工作的根本目的是及時準確地提供檔案材料,發揮教學檔案的作用。因此，以江西警察學院為例應建立以檔案館為主導,教務處、學工處和各學工大隊、招就處、各系為主體的教學檔案收集網絡。在“分類法”與“工作規范”的指導下,明確各級管理內容、管理職責,實行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態的檔案轉換成動態的信息,為院校的教學和師生服務。

3.4 加強教學檔案的信息化建設,提高教學檔案的科學管理水平

教學檔案是院校的寶貴財富,教學檔案管理的目的是為了利用。在當今信息化時代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應不了形勢發展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優勢,加強教學檔案的管理工作,逐步實現檔案管理和開發利用的數字化、網絡化,利用統一的網絡平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、合理的網絡信息系統,最大限度地實現信息資源共享。

總而言之，系級教學檔案是學院檔案的重要組成部分，在學院由專科教育向本科教育轉型的重要歷史時期，必須把教學檔案信息資源的開發作為日常工作的重要內容，使教學檔案，在學院的教學管理、優化人才培養和教育事業改革發展中發揮出積極作用。

個人簡介:

第5篇：檔案管理實訓總結范文

關鍵詞：高校 檔案管理 信息化 網絡化

一、高校檔案管理的重要意義

首先，高校檔案是學校成立發展的一個記錄，是最原始的文件。高校檔案開始于學校的成立，經歷了學校發展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數據支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發現學校的特點和規律，對于總結學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據。學校檔案記錄了學校組織工作和優秀員工的工作經歷，對檔案的管理和總結，可以更好地發掘學校精神，也是學校自身形象的一種建設，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現。總之，學校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發展提供幫助。

隨著課改的深入進行，高校檔案在管理上呈現了很多新的特點。首先，高校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內容逐步增多，除了正常的教學活動外，現在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內容，這些反映教學過程和學生經歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關注了教學活動，包括各專業的建設、各專業輔導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。高校檔案信息內容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。現在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現在學校開始走產學研結合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）資料歸檔缺乏重視，網絡安全有隱患

隨著學校教學和科研活動增加，以及學校管理工作進一步細化，目前需要歸檔的資料越來越多，包括學生戶籍資料、教學資料、科研資料、基建資料等等，檔案資料成倍增加。但是很多部門對資料歸檔不夠重視，一些資料沒有及時歸檔，甚至被遺漏，直到有需要的時候才發現沒有歸檔。另外，目前高校辦公自動化程度進一步提高，檔案信息很大一部分都是電子文檔，數字化的資料已經成為檔案信息的重要組成部分。但是目前對于電子文件的管理還沒有明確要求，數字化的檔案管理工作沒有被足夠重視，很多先進的管理技術沒有被采用，現在的數字化僅僅停留在電子版文件上。除此以外，網絡安全也給檔案信息管理留下了隱患。現在高校都有校園網，多數電子文件都會存儲在個人計算機和學校服務器上，檔案管理也是依托學校的服務器。但是校園網的安全卻存在隱患，各種軟件病毒經常會導致小范圍的網絡故障，一些集體性的校園活動，例如專業考試報名、評教活動等等，都有可能導致服務器癱瘓，這給檔案資料帶來了極大威脅，對學校管理、個人信息以及科研成果都是一種威脅。

（二）檔案資料缺乏規范性，增加歸檔負擔

目前對于紙質版文件的歸檔基本已經有了明確的規范，相對而言是比較成熟的。但是由于資料電子化和數字化速度非常快，而且各級辦公單位都樂于辦公自動化，極大減輕了工作量，導致檔案資源進一步數字化。校園網的建設也是學校各級單位之間的信息通道更加通暢，也使學校與上級單位，例如教育廳等聯系更加緊密與方便，現在很多文件的都是通過網絡，文件下達和上傳都是利用網絡，這樣也進一步促進信息交流數字化。但是無論是學校之間的文件交換還是上下級之間的下達上傳，目前都沒有明確的規范，很多文件在歸檔時也沒有統一處理，而且對于電子文件也沒有明確的標準，造成歸檔不規范。電子檔案不僅僅包括了傳統的電子版文件，還包括一些聲音圖片和視頻文件，這些也都沒有統一的標準。現在高校對于這些歸檔資料的處理有很大的隨意性，造成很多文件在需要的時候無法使用，存檔也就沒有實際的意義。

（三）檔案管理忽視檔案的利用

目前高校的檔案資料多是行政性的，基本上是為了上級的決策服務，檔案資料作為一種信息資源被極大的浪費掉了。檔案資源僅僅服務學校和政府機關，就限制了其社會功能的發揮。而檔案管理部門長期堅持的上門才被服務的態度一直備受詬病。反觀一些發達國家的學校檔案，一部分作為公開文件對社會公布，作為監督內容。而一些學術性的資料在法律允許范圍內無償提供給學生，而且多數資料可以在指定的網絡查看，或者在檔案室輕松拿到。，而不像國內高校，查看檔案還需要各級領導的批示。檔案本身也是一種信息資源，僅僅保存在檔案館里是一種極大的資源浪費。除此以外，檔案管理隊伍建設一直都是老大難問題。

三、提升高校檔案管理質量的措施

（一）加強領導的重視

檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向學校闡述檔案管理的重要性，爭取領導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網絡化管理，發揮檔案資源的優勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。

（二）完善管理的規章制度

任何工作都需要完善的規章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規范化、正規化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規章制度，導致一些資料存檔出現問題。因此，今后要加強檔案管理部門規章制度的完善，嚴格要求工作流程。可以與學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。

（三）提高檔案管理人員的業務素質

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領導安排，而且很少對工作人員的專業技能和業務素質提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工得不到升遷機會，很少有員工主動提高業務素質。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業務素質。目前提高業務素質主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現在檔案管理越來越信息化和網絡化，引進具有專業技術的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業務精良，具有專業技能的高素質檔案管理隊伍。

（四）提高檔案管理的系統設置和技術手段

高校檔案資源要實現信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現計算機管理，而網絡化是計算機管理檔案信息的必由之路。現在高校都普遍配備了計算機等現代設備，但大多數高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統和檔案數據庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍需工作人員來檢索，這與手工檢索并無區別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現代信息技術，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應用現代化辦公設備，為利用者提供遠程服務。寬帶互聯網的開通，使我們在吸納信息的時空上產生了重大變革，表現出強大的優勢。聯網出現的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，使利用者可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。

參考文獻

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【3】梁丹.教學檔案管理意義、特點及路徑創新【J】.欽州學院學報，2007 （3）.

第6篇：檔案管理實訓總結范文

關鍵詞：教務管理；信息化檔案；規范化

隨著科學技術的不斷發展，傳統的手工檔案已逐漸被信息化檔案所替代，其管理的方式方法也同樣出現了信息化趨勢，在檔案的收集與整理，包括使用方面都越來越表現出自動化、網絡化與實時性等特征。這不僅減輕了相關管理人員日常的工作負擔，同時使得檔案在查詢與共享上也變得十分簡單與便捷。教務管理工作是保證學校教育教學機制正常合理運行的樞紐，教務檔案則為學校的教育教學在資料查證參考、數據統計分析及管理控制決策方面提供了重要且真實的數據資料，同時也為教學評估分析提供真實的數據支撐與評價依據。隨著近年來高職教育的不斷開展，其辦學規模不斷擴大，教學模式也得以不斷豐富與更新，其教務信息檔案也變得越來越重要。它從客觀層面上反映了一個學校的整體教學管理水平，規范化的教務信息檔案管理將為學校更好地開展教學提供基本保障。

一、教務檔案管理工作中存在的問題

教務信息檔案是學校教育教學中一種特殊的工作資源。它不單提供數據資料的查證，還可以為學校在管理決策上提供重要的數據分析與數據支撐。因此它是學校發展的一項重要的數據資源。但目前在教務信息檔案管理工作中仍然存在一些檔案管理的共性問題以及信息化管理所帶來的特殊問題，主要體現在以下幾個方面。

（一）部分教務管理人員檔案管理意識不強

目前，部分學校的教務管理部門，尤其是學校內部的各個教學部門在教務管理工作中并沒有安排或設立專門的教務檔案管理人員。一般由教務管理人員來對相應的教學教務檔案進行管理，而這些管理人員并沒有經過專業的檔案管理相關知識培訓，或因教務教學管理工作所累，檔案管理意識不強，沒有更多的精力去面對繁雜的檔案管理工作，從而造成了檔案歸檔不及時、檔案管理不規范、檔案遺失等問題。

（二）檔案管理規范及分類標準不統一

教務檔案應根據學校在教育教學內容和形式對其所產生的歸檔件進行相應的分類，并對歸檔的形式進行統一。但目前仍然存在檔案整理沒有統一的分類標準和存檔形式，大多是按照各個教務管理人員平時的工作習慣對檔案進行存檔歸類，從而造成了在檔案收集和數據調用的時候出現資料數據查詢困難或有重復數據產生，使得檔案的整體利用價值下降，同時降低了工作效率。

（三）信息化檔案管理人員專業能力不高

隨著時代的不斷發展，檔案信息化被越來越多地運用到教務檔案管理工作中。但在教務檔案信息化管理方面，由于大部分教務教學部門很難找到信息化管理能力和教務管理能力同時都能夠達到要求的工作人員，而又沒有足夠的人手和精力去對工作進行分解，從而在信息化檔案管理操作能力、信息化系統使用及維護能力、信息化檔案安全保障等方面產生諸多問題。

（四）檔案信息化管理工作還需進一步規范

檔案管理工作在部分學校已經有一套基本的管理規范，但隨著信息化檔案運用越來越普及，對其信息化的管理從工作流程到具體工作內容仍然需要進一步完善，如信息化檔案的存檔與提交，通過什么載體對信息化檔案進行共享與，信息化檔案如何與紙質檔案進行相對統一管理等方面都需要設立相應的管理流程及規范。

二、規范教務信息化檔案的構成與分類

高職教務管理信息化檔案是學校在各級教學及管理實踐活動中所形成并具有一定價值的文字、表格、圖表、圖像、影音視頻等相關電子檔案；隨著電子信息化的飛速發展，其文件類型也在逐漸增多，但無論其如何增加，教務信息檔案仍然應該按照教務檔案管理的規范進行相應的分類，以方便將來對這些檔案進行查找與分析。

（一）教務檔案的分類

關于教務檔案如何分類，不同的院校可能會根據不同院校的教學特點以及教務管理人員平時的工作習慣進行不同的劃分。筆者認為，從教務教學管理的日常工作內容和工作性質上來看，教務管理檔案主要分成教務行政職能管理檔案、教學管理檔案及學生學籍檔案三大部分，確定這三大類檔案后再根據各院校不同特點進行相對細化。

1.教務行政職能管理檔案

此類檔案主要應包含國家相關的法律法規、管理條例、政策及實施細則等相關規定，學校及各院系有關教務教學管理的各項規章制度及實施細則，學校及各院系教務及教學管理相關工作人員的相關檔案等。

2.教學管理相關檔案

此類檔案主要應包含各專業的專業建設、課程建設相關文件資料，各類課程開課及課程安排相關信息，教學實施與教學過程控制相關內容與信息，教學研討、專業人才培養方案制定規劃相關記錄，各類考試安排與考務管理相關表格文檔，各類學生競賽文件、照片、視頻等相關資料，教學質量情況調查統計及教學設施設備的采購與管理等相關材料檔案。專業建設方面，相關檔案資料可細分為重點專業建設與普通專業建設相關材料、專業建設調查報告與專業建設相關規劃以及各專業的人才培養模式及計劃進程等。考試管理方面，相關檔案資料可細分為各類課程考試安排及考務管理相關表格、考試試卷及各類考核成績檔案，學生參與各類職業資格證書考試、英語、計算機等國家級考試相關信息表格等相關檔案。課程建設方面，相關檔案資料則可細分為精品課程、公共課程、專業課程建設相關文檔表格資料等。課程建設方面檔案包含的種類較多，其存檔形式應以課程為單位分別包含了課程教材建設材料，課程師資（包含教師的個人相關資料）及教學團隊相關材料，課程相關教學文件、課程標準、授課計劃、教案、課程演示文稿總結等相關材料，學生的實習實訓作業及相關照片、視頻，同時還應包含實踐課程等相關信息資料檔案。

3.學生學籍信息檔案

此類檔案主要應包含學校及各專業每學年的新生錄取情況報表，學生相關電子照片、身份證復印件或掃描件，各專業班級情況表，每學期學生注冊登記及學籍異動情況表，每學年畢業生情況信息表等相關信息檔案。

（二）高職院校教務檔案分類

隨著高職院校的不斷發展，在原有的理論教學基礎上，高職教育越來越注重學生的動手操作能力與實驗實訓及創新能力，實踐教學、頂崗實習越來越多地融入到高職教學范疇中來。教務檔案管理本身就涉及學校在教育教學中的方方面面，是一個復雜的管理過程。若在原有的教務檔案管理分類的基礎上對這類檔案進行規整的話，不但增加了檔案規整的復雜性，容易產生錯誤，同時在檔案整理與查詢方面也增加了不小的難度。筆者認為，在高職教務檔案管理分類上，應在原有的教務檔案分類基礎上再增加一項“校企合作與實踐實習”信息檔案類別，從而能夠更好的對高職教育在校企合作及實踐實習方面的教學檔案進行整體的分類管理。這其中可包含校企合作相關規章及協議、校企合作“訂單班”人才培養方案模式與計劃、企業專家講座教學、企業實踐教學、學生頂崗實踐實習及企業專家信息資料等相關信息檔案。

三、教務信息化檔案管理的規范性

高職教務信息檔案不但涉及到學校日常教學中方方面面的信息，同時在校企合作、學生實習實踐等方面也會產生大量的信息檔案，因此在管理方面一定要采取必要的規范化措施以保障檔案管理工作能夠有條不紊的進行。

（一）規范信息化檔案的類型

教務檔案管理是一項嚴肅的工作，必須保證真實性，然而隨著信息化水平不斷提升，其文件載體與文件類型也多種多樣，這在一定程度上影響了教務信息檔案的統一性，對檔案的收集與整理也造成了很大的困擾，同時也增加了檔案的數據分析難度。因此，在教務信息檔案管理過程中，必須要嚴格規范其文件存儲類型和操作載體，以保證信息檔案文件的統一性。

（二）規范信息化檔案的文件命名格式

規范信息檔案的文件命名格式，主要是為了方便檔案有效的歸類與查找，同時可以有效地避免檔案的重復存儲造成的數據冗余。

（三）規范信息化檔案管理的操作流程

任何的管理模式都必須要有一套規范性的操作流程，在當前信息化的條件下，檔案的收集整理與檢索統計等工作，都可以利用自動化的信息技術來高效完成。這大大提高了檔案管理人員的工作效率，從而能夠最大限度地發揮信息技術的效能。

四、教務信息化檔案管理的安全策略

當前，是信息爆炸的年代，信息載體隨處可見，這也給教務檔案管理工作帶來了變革，使得其信息的查詢與共享沒有了時間與空間的概念。由于當前網絡環境復雜，部分教務檔案管理人員的安全意識不足，且教務檔案有其一定的隱私性，因此，加強教務信息檔案管理的安全意識變得尤為重要。

（一）加強教務檔案管理人員的安全意識培訓

通過多種渠道和方法對檔案管理人員進行專業及能力培訓，提高其計算機應用及軟件操作能力，同時也要增強其安全防范意識。如不要將各種管理檔案存放在公共的網絡平臺上，每一臺服務器、計算機要確定其安全保障范圍，服務器和計算機要有專人進行管理并設置相應的安全口令。

（二）從技術上完善安全防范措施

在教務信息檔案系統中，設定專屬的用戶賬戶、權限及口令，規定和限制訪問用戶的合法性及操作權限。由專人通過定時備份和及時備份等相關手段，保存好教務信息檔案相關數據，確保檔案信息在遺失或系統癱瘓后能夠以最快的速度恢復。教務檔案管理的最終目的是更好地為學校的教育教學提供服務。在完善教務信息化檔案管理工作的同時，我們還應該強化教務檔案管理人員的管理意識，加強其檔案管理的業務能力，強化管理流程和管理規范，從而使得教務檔案管理工作能夠更加規范、有效且順利地開展。總之，教務檔案管理工作是學校教學管理工作的基礎，而教務信息化檔案只是教務檔案中的一部分。檔案的信息化管理只是為檔案管理工作所提供的一種工具，并不是檔案管理的全部，因為紙質檔案具有明顯的原始性、真實性和權威性，這是信息化檔案所無法替代的，如“學生相關信息”、“校企合作協議”和“相關的審批材料”等。因此，我們在對教務信息化檔案進行規范管理的同時，一定要堅持重視紙質材料檔案的存檔與管理，并要做好兩者之間的相對統一，以免在檔案查找、利用、檢查與評估的過程中出現材料缺失等相關問題。高職院校的不斷發展和科學技術水平的不斷提高必然會對高職院校的教務檔案管理工作提出更高的要求。我們一定要充分利用現代化的資源和方法，科學有效地管理好教務檔案，使其能夠在學校今后的發展中發揮更大的作用。

作者:王田榮 單位:南京城市職業學院

參考文獻:

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[2]葉建國.論高校教務檔案管理[J].考試周刊，2011(15):191-192.

第7篇：檔案管理實訓總結范文

高校教研室在從事教學、管理、科研等各種活動中，會產生大量的歸檔材料，隨著目前計算機應用技術和網絡技術的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現，特別是一些新設立的學院或學校，在發展教研室建設的同時，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規范、資料查閱困難等現象。從高校各個教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統的以紙質文檔為主的管理模式。

二、教研室檔案管理現狀

教研室的檔案通常分類為幾個大類，如教學資料、教務資料、實驗實訓、學科活動等資料，每一大類資料中，又存在很多細類，并且資料繁多。若在教研室專業較多的情況下，每一個專業均應設置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現狀，為了提倡低碳節約、節能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。

三、電子檔案庫的構建

面對數量大、類別多的文件，可以對文件進行模塊化分類，建立模塊內部文件之間的上下層關系，通過一定的計算機技術手段，實現對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。

1.文件類別的模塊化。結合教學管理的要求及教研室實際工作的需要，對教研室管理工作中產生的文件類型進行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質歸類）分類，實例如圖1。第三級采用縱向（即按時間歸類）分類，實例如教學資料某某專業教學日歷，教學日歷則為第三層次，里面所有內容為按時間序列進行歸類，如圖2。

2.編寫電子檔案檢索目錄。根據模塊化后的文件結構層次及各層次內部文件的結構關系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實例如教師考核這部分內容，劃定為C板塊，如下表。

某某教研室電子檔案檢索目錄

3.電子文檔庫的建立。根據電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構建實質就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關系來反映各類文件的層次關系。建立各層次文件夾后，可將相應類別的文件放入，完成文檔庫的構建。

4.電子檔案檢索關系的建立。電子檔案檢索關系的建立是通過超鏈接技術來實現的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實際模塊進行超鏈接關系的設置。例如，在教師考核部分，就可以設置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準確及時定位。

四、電子檔案庫的日常維護

電子檔案庫的主要管理維護者是教學部門的教務員和教研室相關負責人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時使用和維護，結合實際使用經驗，現提出幾個日常管理和維護電子檔案庫的手段。

1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實質是設置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時直接在U盤上進行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。

2.網絡化管理模式。網絡化管理模式有兩類，一類是局域網共享管理模式，另一類是互聯網共享管理模式。（1）局域網共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網絡的部門和機構采用。將電子文檔庫進行局域網共享設置，局域網內部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進行管理和維護。此種模式管理較為繁瑣，當有若干人員對電子文檔庫進行管理的時候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯網共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強制保密性的文檔管理規定的條件下。此管理模式需要借助一些網絡存儲軟件進行日常管理和維護。經過一段時間的管理實踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時間地點的靈活性。可操作性體現在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網盤中的電子檔案庫進行編制和管理；可追溯性體現在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復管理；靈活性體現在凡是具有互聯網的地方，在任何時間和地點均可進行電子檔案庫的管理與維護。

第8篇：檔案管理實訓總結范文

一、全省教學管理情況

（一）整體情況大部分縣級農廣校能夠合理安排授課計劃，任課教師做好教學輔導，編寫教案、制作教學輔導課件，班主任盡最大可能組織學員參加學習，保證到課率，按照省校要求做好考試考務工作，將主要教學環節采取留文字、留視頻、留照片等形式豐富教學檔案，學籍管理基本規范，錄取、畢業、學籍異動記錄完整。

（二）值得推廣的經驗1.雙班主任制教學班多方管理，實行雙班主任制，有效確保教學輔導工作的順利開展，保證學員到課率。（1）平泉市農廣校銜接中專的各個教學班都安排了雙班主任，1名是為農廣校專職教師，1名為村兩委班子成員，負責教學班的組織與管理。（2）豐南農廣校對特色中專班實行“雙班主任制”管理，即學校安排一名班主任，鄉鎮或企業安排一名班主任共同進行管理。從而保證了面授輔導落到實處。（3）安新縣農廣校農村干部中專班實行雙班主任制，農廣校教師和鄉鎮組織委員擔任班主任，由鎮組織部門負責組織學員，農廣校負責教學管理，學生到課率和學習積極性高，教學效果好。（4）藁城農廣校實行三人管理制，即農廣校兩名教師負責教學班管理，聘一名課外實習實踐指導員，班主任不定期組織開展教學調研活動，增強學員學習凝聚力，提升教學預期效果。通過統計和調查，學員到課率達到了85%以上，學員對教學滿意率達到95%以上。2.科學有效的教學模式（1）廊坊市農廣校注重課前準備、授課、課后等各教學環節的管理。課前準備。對教師提出“五備”的明確要求：備教材、備教學目標、備時間、備授課方式方法、備學生，教學質量得到了有效保障。有效授課。一是嚴格組織到課率，二是有效講授、有效互動，在有限的教學單元時間內完成課程目標。永清縣校的做法很有借鑒意義。每次開班前都要大造宣傳聲勢，形成良好的學習氛圍；每次上課都要簽到，課中要錄像和拍照。另外，每個班都建立了班級微信群，確實做到了整個教學過程可查可視。事后評價。一是收集各種有效信息，包括教師的自我評價，上課學員的反饋，教學組織者的反映等，二是將學校形成的正式評價意見以書面或口頭形式傳達給授課教師，以利其改進提高，形成良性機制。（2）藁城區農廣校結合農藥經營人員專項培訓，制定詳細的實施性教學計劃，做到四統一，即案設置、材、學指導、統一考試考核。科學組織基礎知識、專業技術教學及實踐教學等各項教育、教學活動。根據專業特點，增加了進銷貨查驗和可追溯管理、農藥安全使用模擬實訓—無人機植保應用現場教學等內容，使理論和實踐相結合，便于學生接受。（3）平泉市農廣校在教學班中成立了班級組織和學習小組。學員按照學校創新的“635225式”辦學形式，即集中6天到縣城或是就近的專業合作社進行大課堂學習，共享專家培訓和互動交流，教師下沉到村35天的分段集中理論、實踐培訓和跟蹤服務，學員進行225天的生產自學。

二、農廣校教學管理新模式探索

教學管理是中等職業教育的核心工作，人才培養質量是學校的生命線。加強教學工作，規范教學過程是提高人才培養質量的關鍵措施和有效途徑。因此，探索出一套適合農廣校教學管理的新模式，有效提高學員的學習效果，是省農廣校今后工作的重點。

（一）教學督導形成常規機制，推動中等職業教育長效發展。加強對市、縣各基層教學點的監查督導，省校成立專門的教學督導組，定期對全省各市、縣基層教學點、教學班進行全面普查。采取聽匯報、看設施、問問題、查檔案、提建議、促規范的辦法，對各基層教學點實施教學計劃的執行、教學點管理、課堂教學管理、實踐教學管理、學生出勤管理、考核與成績管理、文書檔案管理等進行重點督查。同時通過與學生座談，和任課教師座談，與班主任座談，掌握學生對所學知識的接受情況，聽取學生的意見和建議，研討教學方法。在檢查過程中，及時總結推廣典型經驗，促進教學和管理質量的提高。建立一套完整有效、科學、規范、可操作性強的督導制度，切實有效地提高教學質量和教師教學水平。教學質量監控工作要做到經常化、制度化和科學化，實事求是、公平公正、科學合理，做到整個督導過程在符合督導制度約束下的痕跡化管理。

（二）完善全省教學管理工作各教學環節的基本規范，加強教學檔案管理。教學檔案工作在學校檔案工作中處于極為重要的位置，是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是反映學校教育發展與教育改革的重要依據。因此，要加強教學檔案工作，充分發揮其在學校教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，提高教學檔案的質量和科學管理水平，逐步實現教學檔案工作的標準化、規范化和現代化，更好地為學校的發展服務。教學檔案是教學管理的重要組成部分，應納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學管理水平的標準之一。為了進一步完善全省農廣校系統教學檔案管理工作，省校將制定《教學檔案管理規定》，對各級校教學檔案的管理進行規范，包括教學檔案的內容、歸檔流程、保管期限、檔案管理人員職責等，努力實現教學檔案從經驗管理向科學管理轉變，逐步實現現代化管理。

第9篇：檔案管理實訓總結范文

關鍵詞 高職院校 文秘專業 課程建設

近幾年來，不少高職院校的文秘專業招生和就業出現兩難局面，甚至有的學校已經停止了文秘專業的招生。是社會不再需要秘書人才了嗎？根據調查數據顯示，秘書職業在人才需求榜上仍然在前十位。現實是一方面用人單位招不到合適的文秘人員，另一方面，文秘專業畢業生卻拿著文憑找不到合適的工作。究其原因在于，我們培養的畢業生不能滿足用人單位的需要，這其中很重要的一點就是，我們的文秘專業舊有的課程設置已經越來越不適應社會經濟的日益發展，必須進行改革。

1高職文秘專業課程設置現狀

高職文秘專業建設經過近三十年的發展，取得了一些成績，但也存在一些基本問題亟待解決，其中課程設置問題比較突出。它直接關系到人才培養是否適應市場需要，是否符合用人單位要求，畢業生能否順利就業。

任何教育的最終效果都取決于課程設計和實施過程，由于文秘專業課程設置不合理，實施效果不理想，使得畢業生與用人單位需求之間的距離加大。文秘專業課程設置存在的問題具體表現為以下幾個方面：

1.1課程設置不適應社會發展

如今，各類中小微企業是接納我們高職文秘專業的畢業生主渠道。這些用人單位由于規模小，因此員工的分工不可能太細，往往是一個人需要能做幾個方面的事情。對于我們文秘專業畢業生而言，可能既需要懂文秘專業的相關知識，又要懂點財務稅務知識，還可能需要進行檔案人事管理等等。在全球經濟一體化和用人機制社會化的新形勢下，用人單位所需要的大多是“綜合秘書”，秘書人員不僅需要具備辦文辦事、熟練掌握現代辦公設備的能力，還要有較強的語言能力和社會活動能力，要搞接待、公關，還需要能夠為領導出謀劃策。然而當前，我們很多高職學校文秘專業在課程設置上還是以傳統的培養行政秘書為主，只重視培養學生從事辦公室實務、檔案資料管理等事務性工作的技能，課程設置傳統化、專業化，不符合社會對復合型文秘人才需求的趨勢 。

1.2課程設置缺乏科學合理的論證

高職教育的主要任務是培養技能型應用型人才，高職文秘專業學科內容應該隨著社會需求的變化而不斷發展變化。課程設置要按照文秘專業人才培養目標，結合經濟社會發展和人才市場需求的變化，及時有效地進行調整。目前有的高職院校文秘專業有的課程設置與大學的漢語言文學專業差別不大，有的是大專與中專課程設置層次劃分不明顯，至今尚未形成科學合理、嚴密完整的課程體系。存在著有開設的課程相互之間不能有效銜接的現象，由于課程的設置沒有進行科學的論證，文化課和專業課、專業課和專業基礎課不能形成完整的邏輯結構體系，甚至相互脫節；還存在著盲目設置課程的現象；還有的高職院校由于受到辦學形式的制約，辦學過程中，往往還會隨意更改或設置課程。

1.3課程實訓教學地位重視不夠

教育部關于高職院校教學要求明確提出“實踐教學課時一般應占教學計劃總課時的50%左右，教學計劃中規定的實驗、實訓課的開出率在90%以上；每個專業必須在校內擁有相應的技能訓練、模擬操作場所和穩定的校外實習實踐活動基地。”職業院校必須重視實踐性教學環節，通過實訓教學，促使學生將理論知識轉化為實際能力，在實訓過程中加深對知識的理解和運用。但有些高職院校學校領導對文秘專業重視不夠，缺乏專業實訓教學設施，不能滿足實訓教學需要，只能采取教室授課的形式，使實訓教學無法有效進行。如會務管理課程，要讓學生熟悉整個會議管理流程，就需要在會務實訓室進行現場教學，讓學生有切身體會，才能將學習到理論知識轉化為技能。

2我校文秘專業課程設置的改革嘗試

文秘專業作為我校曾經的品牌專業，也曾招生火爆。但自2009年以后，由于經濟和社會的飛速發展，我校文秘專業的生源日益萎縮，出現家長不想報，學生不愿報的局面，近幾年來文秘R笛生，大多數都沒有報文秘專業，而是從其他專業調劑過來的。

由于招生難，不少高職院校已經停辦了文秘專業，我校的文秘專業該怎么辦？為此，我們進行了廣泛的調研。

根據專業調研結果，我們確定文秘專業以服務區域經濟社會發展為宗旨，面向商業服務類企業，培養德智體美全面發展，具有良好的綜合素質，掌握秘書的基本理論、方法和技術，能夠熟練運用現代信息技術，具有辦公室日常事務和商務事務處理能力，適應現代中小微型企業需要的高素質技術技能型勞動人才。確定我們的培養目標是除了擁有較高的職業素養外，還應該具備熟練的專項職業技能，包括日常商務事務處理、會務辦理、公文處理、公共關系管理等。

2.1以培養學生職業能力為主線，設置專業核心課程

課程設置是指學校選定的各類各種課程的設立和安排，主要包括有合理的課程結構和課程內容。課程設置必須符合培養目標的要求，它是一定學校的培養目標在一定學校課程計劃中的集中表現。

教育部要求職業院校要積極與行業合作開發課程，根據技術領域和職業崗位的要求，參照國家職業標準，改革課程體系和教學內容。我們在課程設置過程中認識到，專業的課程體系應重視職業素養的培養，拓展知識面，注重職業遷移性，促進學生廣泛就業。確定以秘書職業標準為依據，通過崗位分析，以工學結合課程開發理論為指導，按照高技能技術人才成長規律，努力實現培養目標。

根據用人單位對秘書工作的要求，依據秘書技術領域和職業要求，按照秘書國家職業標準，結合我們深入企業、深入市場的調研活動得到的反饋，組織有關專家召開專業論證會，我們設置了秘書寫作、秘書禮儀、檔案管理、公關管理、日常辦公室事務處理、會務辦理、信息資料處理、會計基礎等八門課程為文秘專業核心課程。這些核心課程的教學目標是使要求學生明確秘書人員的職責和素養以及秘書的社會活動和人際關系等，使學生熟悉秘書工作要求，能熟練地處理秘書工作。

2.2根據現代秘書職業要求，課程設置中增加選修課程比重

社會和企業要求文秘人員應該是復合型人才，這就要求我們的文秘專業教育要走復合化的培養人才道路，要使我們的學生在學好自己的專業知識的同時，對其他相關專業知識也應該有所涉及。開設選修課可以開闊學生的文化視野，加強學生的文化積淀。目前各高職院校課程體系中選修課的范圍和比例偏小，這在很大程度上束縛了學生的個性發展。因此，文秘專業應在開設公共基礎課、專業基礎課和專業核心課等必修課的基礎上，進一步擴大選修課的范圍，選修課的內容可以涵蓋人文、社會、經濟、管理等學科。我們開設的選修課分為專業選修課、拓展專業選修課和跨學科選修課。

我們還注重加強學生在選修課選擇上的引導。不少學校在進行選修課設置的時候并沒有考慮到與必修課之間的聯系。學生對于選修課的選擇也沒有從自身知識體系的需要出發，只是單純地從個人興趣出發，所以選擇的結果可能對于自己的專業課學習沒有太大的幫助。因此，我們在設置選修課的同時，還引導學生從自身知識體系以及專業需要的角度出發進行選擇，使學校的通識教育課程體系更加有利于學生專業水平及基本素養的提高。

2.3突出應用型特點，合理設置實踐實訓課程

要將秘書職業能力真正落到實處，合理設置實踐實訓課程是相當重要環節。我們對學生的實踐課程進行合理設計，精心設置課堂教學、校內外實踐和社會實習等，使學生更好地獲得從事文秘職業所需的知識和技能。

建立系統、完整的專業主干課程的校內課堂實訓體系。在課堂實踐教學前制定切實可行的實訓指導手冊，教學計劃中明確實訓課時的比例，實訓課時在教師課表中體現出來。做好實訓教學課堂記錄，教學管理部門定期檢查實訓記錄。同時建立有效的實訓考核方式，加大實訓考核在課程考核中的比例。

設置校內實訓場所。在校內機關處室設立辦公室助理，根據工作的需要配備相應實習崗位人數，制定詳細的實習崗位職責和實習考核辦法及獎懲制度，并定期召開討論會議，交流總結實習工作，讓學生對自己今后要從事的文秘工作的職責、日常事務等有所接觸，養成良好的職業習慣，畢業后能夠很快適應投入到工作中去。現有辦會會展、計算機、速錄實訓室共3個文秘專業實訓室。同時，充分利用校內相關實訓場所作為文秘校內實訓基地，如校圖書館、校檔案室、校辦公室等進行文獻檢索、檔案管理、辦公自動化、公文處理等課程實訓。另外資源共享，利用校體育部形體訓練中心、旅游學院形體房，進行形象設計、職場禮儀等課程實訓。

建立校外實訓基地。確定了一批硬件條件好、人員素質高、熱心教育事業的單位作為文秘專業實訓基地，聘用一批既有較深厚的理論水平，又有S富的文秘工作經驗、責任心強、思想境界高的人員擔任實習指導教師，建立文秘實習領導組，召開文秘實習專門會議，明確文秘實習時間，審定文秘實習任務書、文秘實習指導教師任務書、實訓基地負責人責任書、實訓基地帶隊教師任務書，確定各實訓基地的實習指導教師和實習人數以及各實訓基地實習帶隊教師，確保校外實習真正出效果，而不是流于形式。

3結語

高職文秘專業的課程設置是一個不斷探索、不斷發展、不斷實踐的過程，我們在教育教學過程中，要始終堅持更新觀念，緊跟社會發展、人才需求的步伐，以社會需求為導向，以提高學生職業能力為目標，建立更加合理的、科學的的專業課程體系，才能培養出適應社會需要的文秘專業人才。

參考文獻

[1] 譚一平.文秘專業課程設置的四大偏差[J].秘書，2008（4）.

[2] 王萁裘.淺談高職文秘專業課程設置原則[J].教育與職業，2007（6）.