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公司組織機(jī)構(gòu)是依法行使公司決策、執(zhí)行和監(jiān)督職能的機(jī)構(gòu)的總稱。公司的權(quán)利能力和行為能力是由人組成的機(jī)構(gòu)行使和實(shí)現(xiàn)的,故公司機(jī)構(gòu)對公司運(yùn)作及對公司的生存發(fā)展至關(guān)重要,是公司生命力的集中體現(xiàn)。在某種程度上,它體現(xiàn)并決定著公司的生命活力和運(yùn)作效率。而其中公司秘書作為公司的一個獨(dú)立機(jī)構(gòu),顯然有著不可忽視的作用。
(一)公司秘書的職權(quán)與職責(zé)
澳門公司組織機(jī)構(gòu)由四部分構(gòu)成:股東會、行政管理機(jī)關(guān)、公司秘書和監(jiān)事會。
公司秘書作為一個獨(dú)立的機(jī)構(gòu)有著廣泛的權(quán)力。(注:在香港公司制度中,公司秘書可以稱為行政主管人員(chief admiuistrativeofficer)。見曾華群、李曙峰:《公司法律實(shí)務(wù)》,商務(wù)印書館、香港。1994年8月第一版,第180頁。)對外,公司發(fā)行的股票、債券除須有公司行政機(jī)關(guān)成員的簽名,同時還必須有公司秘書的簽名。對內(nèi),公司的職權(quán)有:
1.證明公司設(shè)立文件的譯本和符合原文無誤;
2.負(fù)責(zé)股東會議及行政管理機(jī)關(guān)會議的秘書工作,簽署有關(guān)的議事記錄;
3.必要時證實(shí)公司文件上簽名的真實(shí)性;
4.確保出席股東會會議的股東名單的填寫及簽名;
5.在公司登記簿冊上登錄有關(guān)事項(xiàng)及其修改情況;
6.證明公司簿冊的副本或轉(zhuǎn)錄本的真實(shí)、完整;
7.確保帳簿表冊供股東或有關(guān)人士公開查閱;
8.確保在8日內(nèi)將最新章程、 決議及設(shè)定負(fù)擔(dān)與擔(dān)保的副本交付有關(guān)人士,等等。(注:顧經(jīng)儀、黃來紀(jì):《公司法比較研究》,澳門基金會出版,1997年,第124頁。)
綜上觀之,公司秘書的職權(quán)有:確認(rèn)權(quán)、公證權(quán)、監(jiān)控權(quán)。秘書必須對其所簽名的文件做真實(shí)性審查,核實(shí)無誤后,簽名蓋章。經(jīng)秘書簽名蓋章的文件類似被公證了的文件,任何人無權(quán)變動文件內(nèi)容。這一簽名權(quán)的行使對董事及董事長在公司內(nèi)部的活動起到了一種監(jiān)控的作用,以避免將個人的行為作為公司行為而損害公司的利益。該制約可以防止權(quán)力的濫用,從而保護(hù)股東、債權(quán)人的利益,保護(hù)公司運(yùn)作的安全。
關(guān)于秘書權(quán)力范圍,主要限定在公司內(nèi)部的日常管理活動里。其簽名權(quán)限制在本公司的文件、表格、簿冊、股票、債券。但不能以公司的名義對外簽署文件。公司法只賦予了董事長為公司的法定代表人,而秘書不具有該種地位。
公司秘書的職責(zé)法條化,使其責(zé)權(quán)分明而又規(guī)范,所有的活動都在法律授權(quán)范圍內(nèi),手續(xù)減化,不受干擾。從而提高公司機(jī)構(gòu)的管理水平與辦事效率,促進(jìn)公司業(yè)務(wù)水平的提高,保障公司運(yùn)作的安全性,這基本上是公司秘書制度的立法目的。
(二)公司秘書的資格與限制
關(guān)于秘書的任職資格、法律地位,澳門公司法的規(guī)定是:公司秘書是公司的高級管理人員。公司均應(yīng)設(shè)一名秘書,首名秘書必須由股東在公司設(shè)立時即時指定,后任公司秘書由行政管理機(jī)關(guān)成員中選用,也可以由公司聘用的律師、法律人(法律代辦)擔(dān)任。由于秘書在公司中擁有諸多權(quán)力,故其資格要求很高,限制較嚴(yán)格。秘書應(yīng)具有必備專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)的人員,可以是公司董事或其他管理人員。由于他們在公司中的地位和信譽(yù),能為自己的行為負(fù)責(zé),體現(xiàn)出一種權(quán)威性和可信性。例如充當(dāng)秘書的律師必須是執(zhí)業(yè)3年以上的人員, 他們既懂專業(yè)又有經(jīng)驗(yàn)。又例如一些法律人(一些專業(yè)性的咨詢公司或律師事務(wù)所)擔(dān)任公司秘書,不但業(yè)務(wù)熟,而且資信也較高。在很多情況下,他實(shí)際上起著公司的“公證員”作用,因而對其資格和信用的要求是頗高的。(注:前引米也天書,第264頁。)
對秘書身份的限制是:當(dāng)秘書和行政管理人員為一人時,他不能以雙重身份做出同一行為。比如:當(dāng)董事同時也是秘書時,不能以董事的身份做秘書的事情,而只能以秘書身份做秘書的事務(wù)。要么必須放棄秘書身份,另找他人代替行使秘書的職責(zé)。這一規(guī)定是為防止董事以秘書的身份為自己的行為公證,使公司內(nèi)部管理出現(xiàn)漏洞和無序。(注:前引曾華群、李曙峰書,第179頁。)
(三)澳門公司法引入公司秘書的法制背景
澳門公司法增加秘書制度,是法律與經(jīng)濟(jì)變革的需要。澳門目前正處在過渡時期,1999年回歸祖國即將實(shí)現(xiàn),其政治、經(jīng)濟(jì)正在發(fā)生巨大的變化,它必然影響到以往的法律制度。其特殊的地理位置及經(jīng)濟(jì)環(huán)境的因素存在,使澳門的法律尤其是商事法律領(lǐng)域里呈現(xiàn)了大陸法系與英美法系融合的趨勢。大陸、臺灣是大陸法系的法律,香港、新加坡等地是英美法系的法律,澳門法律亦屬大陸法系,隨著越來越多的商事活動,不可避免地要與不同法系的國家、地區(qū)打交道,尤其與香港地區(qū)的商業(yè)往來頻繁,使得澳門必須將過去長期沿用的公司法做必要的修改。公司秘書制度是英美法的一項(xiàng)制度,現(xiàn)時香港、新加坡、澳大利亞及英國等都有此項(xiàng)制度。澳門公司秘書制度就是參照香港《公司條例》引進(jìn)的。香港《公司條例》第154條為公司秘書。條例較簡單, 規(guī)定了秘書的任職條件、空位時的措施、助理秘書和副秘書的設(shè)置。但職責(zé)與權(quán)力沒有寫進(jìn)條例。澳門公司法將秘書制度引入并專作一節(jié),把秘書的任職、資格、權(quán)限、職責(zé)以法條形式一一列明,具體而明確??梢哉f澳門公司法的公司秘書制度是兩大法系法律制度相互借鑒學(xué)習(xí)的一個具體例證。
(四)公司秘書設(shè)置對公司法實(shí)踐的意義
從公司自身的特點(diǎn)要求看,公司秘書制度的引進(jìn)是非常必要的。公司的人格是擬制的,其權(quán)利能力和行為能力的行使是通過公司機(jī)構(gòu)中自然人的活動得以實(shí)現(xiàn)的。從某種意義上講,公司的各種權(quán)益、投資人股東利益的實(shí)現(xiàn)與保護(hù),最終落實(shí)在公司組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)作中,這種運(yùn)作是由人來完成的,故公司在法律上和運(yùn)作中的生命力就集中體現(xiàn)在公司的組織機(jī)構(gòu)上。澳門公司秘書制度作為一個獨(dú)立的機(jī)構(gòu)與股東會、行政管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)事會共同組成一個完整的公司組織機(jī)構(gòu),它們彼此間既相互聯(lián)系,又各自獨(dú)立。分工明確,各司其職。秘書制度的建立又使公司的運(yùn)作更為機(jī)動靈活,可使公司的經(jīng)營效率提高?;仡櫢母锴暗陌拈T舊公司法的組織機(jī)構(gòu),其規(guī)則是不完善的?!坝邢薰镜墓芾頇C(jī)構(gòu)是公司所委任的經(jīng)理,由經(jīng)理管理公司的日常事務(wù),經(jīng)理可以由股東擔(dān)任,也可以由非股東擔(dān)任。經(jīng)理有權(quán)使用公司的印鑒,經(jīng)理在文件上的簽字和加蓋的公司印鑒即代表公司,所簽署的文件對公司產(chǎn)生法律效力?!笨梢钥闯雠f公司組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)理權(quán)力過于集中,而法律規(guī)則過于簡單,勢必使公司運(yùn)作蘊(yùn)藏著不安全性,不適合現(xiàn)時日益復(fù)雜多變的市場經(jīng)濟(jì)形勢。所以修改舊公司法,引進(jìn)先進(jìn)的法律制度,充實(shí)完善新法,使其成為一個切實(shí)可行的法律制度,是澳門公司法革新的主要目的。這一博采眾家之長的制度,有著十分積極的意義。
(五)我國現(xiàn)行公司管理制度及相應(yīng)于公司秘書的機(jī)制
我國公司法是具大陸法系性質(zhì)同時又有中國特色的法律制度。其組織機(jī)構(gòu)根據(jù)三種管理職能設(shè)置,即股東會(行使決策職能)、董事會(行使執(zhí)行職能)和監(jiān)事會(行使監(jiān)督職能)。董事會是公司的決策執(zhí)行機(jī)關(guān),有對外對內(nèi)的職權(quán)。對內(nèi)管理公司事務(wù),對外代表公司進(jìn)行活動。根據(jù)我國公司法規(guī)定:董事會的職權(quán)有10項(xiàng);第1項(xiàng)至第7項(xiàng)是規(guī)定董事會對公司的決策執(zhí)行、經(jīng)營計(jì)劃、投資方案、財(cái)務(wù)預(yù)算決策、公司合并分立解散方案的職權(quán);第8項(xiàng)是決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置;第9項(xiàng)是聘任或解聘公司經(jīng)理,根據(jù)經(jīng)理的提名,聘任或者解聘公司副經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員,決定其報(bào)酬事項(xiàng);第10項(xiàng)是制定公司的管理制度。也就是說公司管理的內(nèi)部事務(wù),制定規(guī)章制度等權(quán)力在董事會。董事長是由董事會推選的,他對外對內(nèi)的職權(quán)有:(一)主持股東大會的召集,主持董事會會議;(二)檢查董事會決定的實(shí)施情況;(三)簽署公司股票、公司債券。董事長是公司的法定代表人,公司管理的最高負(fù)責(zé)人。經(jīng)理是董事會的助理機(jī)構(gòu),對內(nèi)負(fù)責(zé)公司的日常經(jīng)營管理,對外擁有權(quán),在經(jīng)營過程中,經(jīng)理以公司的名義對外進(jìn)行活動。不過經(jīng)理以公司名義對外活動的性質(zhì)不同于法定代表人的董事長,其權(quán)限不如法定代表人寬泛。(注:前引曾華群、李曙峰書第182頁。 )他對外代表公司的權(quán)限,由董事長代表公司授予。經(jīng)理的管理職權(quán)有:(一)主持公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作,組織實(shí)施董事會決議;(二)組織實(shí)施公司年度經(jīng)營計(jì)劃和投資方案;(三)擬訂公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方案;(四)擬訂公司的基本管理制度;(五)制定公司的具體規(guī)章;(六)提請聘任或者解聘公司副經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人;(七)聘任或者解聘應(yīng)由董事會聘任或者解聘以外的負(fù)責(zé)管理人員;(八)公司章程和董事會授予的其他職權(quán)。經(jīng)理列席董事會。同是董事會助理機(jī)構(gòu),經(jīng)理的權(quán)限要比公司秘書的權(quán)限寬泛得多。經(jīng)理有權(quán),而公司秘書沒有權(quán)。經(jīng)理有公司內(nèi)部人員的聘任的權(quán)力,制定內(nèi)部規(guī)章制度的權(quán)力,而公司秘書沒有這方面的權(quán)力。
但是作為公司秘書的那部分權(quán)能在我國公司法是如何體現(xiàn)的?我國現(xiàn)行《公司法》第49條董事會的議事方式和表決規(guī)定,董事會應(yīng)當(dāng)對所議事項(xiàng)的決定作成會議記錄,出席會議的董事應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)妥善保存。《公司法》第39條股東會議事方式和表決規(guī)定:“股東會會議應(yīng)當(dāng)對所議事項(xiàng)的決定作成會議記錄,出席會議的股東應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。會議記錄應(yīng)妥善保存。”《公司法》第132 條:“股票由董事長簽名,公司蓋章,第167條:公司發(fā)行公司債券, 必須在債券上載明公司名稱、債券票面金額、利率、償還期限等事項(xiàng),并由董事長簽名,公司蓋章?!睆臈l款規(guī)定的內(nèi)容可以看出:股東會議由股東簽名即可,文件保存在股東會,董事會議由出席的董事簽字,文件保存在董事會,但由誰來保存沒有明確規(guī)定。股票債券由董事長簽名即對外生效,對簽字和文件的真實(shí)性如何確認(rèn),沒有明確的條款規(guī)定。關(guān)于董事的責(zé)任與免責(zé),第118 條規(guī)定:“董事應(yīng)當(dāng)對董事會的決議承擔(dān)責(zé)任。董事會的決議違反法律、行政法規(guī)或者公司章程,致使公司遭受嚴(yán)重?fù)p失的,參與決議的董事對公司負(fù)賠償責(zé)任,但經(jīng)證明在表決時曾表明異議并記載于會議記錄的,該董事可以免除責(zé)任。”可以作為免除責(zé)任的證據(jù)的會議記錄,其真實(shí)性可靠性如何確認(rèn),股東或利害關(guān)系人對記錄是否承認(rèn)?公司法都沒有做規(guī)定。這樣有可能導(dǎo)致權(quán)力因缺乏即時的監(jiān)控發(fā)生濫用,導(dǎo)致虛假、謀取私利的現(xiàn)象發(fā)生。從而增加公司運(yùn)作的危險(xiǎn)性,加重管理成本。
在實(shí)踐中,我國的有限責(zé)任公司都設(shè)有秘書。但這里的秘書與澳門的公司秘書的概念大相徑庭。澳門公司秘書是董事會助理機(jī)構(gòu),是公司組織機(jī)構(gòu)中與其他機(jī)構(gòu)平行的一個獨(dú)立的機(jī)構(gòu),有廣泛的權(quán)力。我國公司里的秘書沒有法律上的地位,也無法定權(quán)力。通常被視為經(jīng)理助理,處理日常事務(wù)性的工作。秘書的崗位職責(zé)由經(jīng)理制定,秘書對經(jīng)理負(fù)責(zé)。其任職資格由經(jīng)理決定,與經(jīng)理是上下級的關(guān)系。
(經(jīng)XXXX年X月X日公司股東大會審議修訂)
第一章總則
第一條為規(guī)范公司董事會的議事方法和程序,保證董事會工作效率,提高董事會決策的科學(xué)性和正確性,切實(shí)行使董事會的職權(quán),根據(jù)《中華人民共和國公司法》及《公司章程》的有關(guān)規(guī)定,特制定本規(guī)則。
第二條公司設(shè)立董事會。依法經(jīng)營和管理公司的法人財(cái)產(chǎn),董事會對股東大會負(fù)責(zé),在《公司法》、《公司章程》和股東大會賦予的職權(quán)范圍內(nèi)行使經(jīng)營決策權(quán)。
第三條董事會根據(jù)工作需要可下設(shè)專業(yè)委員會。如:戰(zhàn)略決策管理委員會,審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)控制委員會、薪酬與績效考評委員會、提名與人力資源規(guī)劃委員會等。
第四條本規(guī)則對公司全體董事、董事會秘書、列席董事會會議的監(jiān)事和其他有關(guān)人員都具有約束力。
第二章董事會職權(quán)
第五條根據(jù)《公司法》、《公司章程》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,董事會主要行使下列職權(quán):
(1)負(fù)責(zé)召集股東大會,并向大會報(bào)告工作;
(2)執(zhí)行股東大會的決議;
(3)決定公司的經(jīng)營計(jì)劃;
(4)制訂公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案;
(5)制訂公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案;
(6)決定公司的投資、資產(chǎn)抵押等事項(xiàng);
(7)決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置;
(8)聘本文出處為文秘站網(wǎng)任或者解聘公司總經(jīng)理、董事會秘書;根據(jù)總經(jīng)理的提名,聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等高級管理人員,并決定其報(bào)酬事項(xiàng)和獎懲事項(xiàng);
(9)制訂公司增加或者減少注冊資本的方案;
(10)制訂公司合并、分立、解散、清算和資產(chǎn)重組的方案;
(11)制訂公司的基本管理制度;
(12)聽取公司總經(jīng)理的工作匯報(bào)并檢查總經(jīng)理的工作;
(13)法律、法規(guī)或公司章程規(guī)定,以及股東大會授予的其他職權(quán)。
第三章董事長職權(quán)
第六條根據(jù)《公司章程》有關(guān)規(guī)定,董事長主要行使下列職權(quán):
(1)主持股東大會和召集、主持董事會會議;
(2)督促、檢查董事會決議的執(zhí)行;
(3)簽署董事會重要文件和其他應(yīng)由公司法定代表人簽署的其他文件;
(4)行使法定代表人的職權(quán);
(5)在發(fā)生特大自然災(zāi)害等不可抗力的緊急情況下,對公司事務(wù)行使符合法律規(guī)定和公司利益的特別處置權(quán),并在事后向公司董事會和股東大會報(bào)告;
(6)董事會授予的其他職權(quán)。
第四章董事會會議的召集和通知程序
第七條公司董事會會議分為定期會議和臨時會議。
第八條董事會定期會議每年至少召開2次,由董事長召集,在會議召開前十日,由專人將會議通知送達(dá)董事、監(jiān)事、總經(jīng)理,必要時通知公司其他高級管理人員。
第九條有下列情形之一的,董事長應(yīng)在五個工作日內(nèi)召集臨時董事會會議:
⑴董事長認(rèn)為必要時;
⑵三分之一以上董事聯(lián)名提議時;
⑶監(jiān)事會提議時;
⑷總經(jīng)理提議時;
董事會臨時會議通知方式為:書面方式、傳真方式、電話方式、電郵方式等。通知時限為會議前5日內(nèi),由專人或通訊方式將通知送達(dá)董事、監(jiān)事、總經(jīng)理。
第十條董事會會議通知包括以下內(nèi)容:會議日期、地點(diǎn)、會議期限、會議事由及議題、發(fā)出通知的日期等。
第十一條公司董事會的定期會議或臨時會議,在保障董事充分表達(dá)意見的前提下,可采取書面、電話、傳真或借助所有本文原創(chuàng)出處為文秘站網(wǎng)董事能進(jìn)行交流的通訊設(shè)備等形式召開,董事對會議討論意見應(yīng)書面反饋。
第十二條董事會由董事長負(fù)責(zé)召集并主持。董事長不能履行職務(wù)時或不履行職務(wù)時,由副董事長召集和主持,副董事長不能履行職務(wù)時或不履行職務(wù)時,由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。
第十三條如有本章第九條⑵、⑶、⑷規(guī)定的情形,董事長不能履行職責(zé)時,應(yīng)當(dāng)指定一名董事代其召集臨時董事會會議;董事長無故不履行職責(zé),亦未指定具體人員代其行使職責(zé)的,可由二分之一以上的董事共同推舉一名董事負(fù)責(zé)召集會議。
第十四條公司董事會會議應(yīng)由董事本人出席,董事因故不能出席時,可以委托其他董事出席。委托董事應(yīng)以書面形式委托,被委托人出席會議時,應(yīng)出具委托書,并在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)利。委托書應(yīng)當(dāng)載明人的姓名,事項(xiàng)、權(quán)限和有效期限,并由委托人簽名或蓋章。
董事未出席董事會會議,亦未委托其他董事出席的,視為放棄在該次會議上的表
決權(quán)。第十五條董事會文件由公司董事會秘書負(fù)責(zé)制作。董事會文件應(yīng)于會議召開十日前送達(dá)各位董事和監(jiān)事會主席(監(jiān)事)。董事應(yīng)認(rèn)真閱讀董事會送達(dá)的會議文件,對各項(xiàng)議案充分思考、準(zhǔn)備意見。
第十六條出席會議的董事和監(jiān)事應(yīng)妥善保管會議文件,在會議有關(guān)決議內(nèi)容對外正式披露前,董事、監(jiān)事與列席會議人員對會議文件和會議審議的全部內(nèi)容負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)。
第五章董事會會議議事和表決程序
第十七條公司董事會會議由二分之一以上董事出席方可舉行。董事會會議除董事須出席外,公司監(jiān)事、總經(jīng)理列席董事會會議。必要時公司高級管理人員可以列席董事會會議。
第十八條出席董事會會議的董事在審議和表決有關(guān)事項(xiàng)或議案時,應(yīng)本著對公司認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,對所議事項(xiàng)充分表達(dá)個人的建議和意見;并對其本人的表決承擔(dān)責(zé)任。
第十九條列席董事會會議的公司監(jiān)事和其他高級管理人員對董事會討論的事項(xiàng),可以充分發(fā)表自己的建議和意見,供董事決策時參考,但沒有表決權(quán)。
第二十條公司董事會無論采取何種形式召開,出席會議的董事對會議討論的各項(xiàng)方案,須有明確的同意、反對或棄權(quán)的表決意見,并在會議決議、董事會議紀(jì)要和董事會記錄上簽字。
第二十一條董事會會議和董事會臨時會議的表決方式均為記名投票方式表決。對董事會討論的事項(xiàng),參加董事會會議的董事每人具有一票表決權(quán)。
第二十二條公司董事若與董事會議案有利益上的關(guān)聯(lián)關(guān)系,則關(guān)聯(lián)董事對該項(xiàng)議案回避表決,亦不計(jì)入法定人數(shù)。
第二十三條公司董事會對審議下述議案做出決議時,須經(jīng)2/3以上董事表決同意。
(1)批準(zhǔn)公司的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)營計(jì)劃;
(2)批準(zhǔn)出售或出租單項(xiàng)金額不超過公司當(dāng)前凈資產(chǎn)值的15的資產(chǎn)的方案;
(3)批準(zhǔn)公司或公司擁有50以上權(quán)益的子公司做出不超過公司當(dāng)前凈資產(chǎn)值的15的資產(chǎn)抵押、質(zhì)押的方案;
(4)選舉和更換董事,有關(guān)董事、監(jiān)事的報(bào)酬事項(xiàng);
(5)公司董事會工作報(bào)告;
(6)公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案;
(7)公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案;
(8)公司增加或者減少注冊資本方案;
(9)公司合并、分立、解散、清算和資產(chǎn)重組方案;
(10)修改公司章程方案。
第二十四條公司董事會對下述議案做出決議時,須經(jīng)全體董事過半數(shù)以上表決同意。
(1)決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置;
(2)聘用或解聘公司總經(jīng)理、董事會秘書;并根據(jù)總經(jīng)理的提名,聘用或者解聘公司副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等高級管理人員,并決定其報(bào)酬和獎懲事項(xiàng);
(3)制定公司的基本管理制度;
(4)聽取公司總經(jīng)理的工作匯報(bào)并就總經(jīng)理的工作做出評價;
(5)就注冊會計(jì)師對公司財(cái)務(wù)報(bào)告出具的有保留意見的審計(jì)報(bào)告向股東大會做出說明的方案;
(6)法律、法規(guī)或公司章程規(guī)定,以及股東大會授權(quán)事項(xiàng)的方案。
第二十五條公司董事會審議事項(xiàng)涉及公司董事會專業(yè)委員會職責(zé)范圍的,應(yīng)由董事會專業(yè)委員會向董事會做出報(bào)告。
第六章董事會會議決議和會議紀(jì)要
第二十六條董事會會議形成有關(guān)決議,應(yīng)當(dāng)以書面方式予以記載,出席會議的董事應(yīng)當(dāng)在決議的書面文件上簽字。決議的書面文件作為公司的檔案由公司董事會秘書保存,在公司存續(xù)期間,保存期限不得少于十五年。如果董事會表決事項(xiàng)影響超過十五年,則相關(guān)的記錄應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保留,直至該事項(xiàng)的影響消失。
第二十七條董事會會議決議包括如下內(nèi)容:
(1)會議召開的時間、地點(diǎn)、方式,以及是否符合有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和公司章程的說明;
(2)親自出席、委托他人出席和缺席的董事人數(shù)、姓名、缺席理由和受托董事姓名;
(3)每項(xiàng)提案獲得的同意、反對和棄權(quán)的票數(shù),以及有關(guān)董事反對或者棄權(quán)的理由;
(4)涉及關(guān)聯(lián)交易的,說明應(yīng)當(dāng)回避表決的董事姓名、理由和回避情況;
(5)審議事項(xiàng)具體內(nèi)容和會議形成的決議。
第二十八條公司董事會會議就會議情況形成會議記錄,會議記錄由董事會秘書保存或指定專人記錄和保存。會議記錄應(yīng)記載會議召開的日期、地點(diǎn)、主持人姓名、會議議程、出席董事姓名、委托人姓名、董事發(fā)言要點(diǎn)、每一決議項(xiàng)的表決方式和結(jié)果(表決結(jié)果應(yīng)載明每一董事同意、反對或放棄的意見)等。
第二十九條對公司董事會決議和紀(jì)要,出席會議的董事和董事會秘書或記錄員必須在會議決議、紀(jì)要和記錄上簽名。
第三十條董事會的決議違反《公司法》和其他有關(guān)法規(guī)、違反公司章程和本議事規(guī)則,致使公司遭受嚴(yán)重?fù)p失的,參與決議的董事對公司負(fù)賠償責(zé)任。但經(jīng)證明在表決時曾表明異議并記載于會議記錄的,該董事可免除責(zé)任。
第三十一條對本規(guī)則第五章第二十三條二、三款規(guī)定的議事范圍,因未經(jīng)董事會決議而超前實(shí)施項(xiàng)目的,如果實(shí)施結(jié)果損害了股東利益或造成了經(jīng)濟(jì)損失的,由行為人負(fù)全部責(zé)任。
第七章董事會會議的貫徹落實(shí)
第三十二條公司董事會的議案一經(jīng)形成決議,即由公司總經(jīng)理組織經(jīng)營層貫徹落實(shí),由綜合管理部門負(fù)責(zé)督辦并就實(shí)施情況及時向總經(jīng)理匯報(bào),總經(jīng)理就反饋的執(zhí)行情況及時向董事長匯報(bào)。
第三十三條公司董事會就落實(shí)情況進(jìn)行督促和檢查,對具體落實(shí)中違背董事會決議的,要追究執(zhí)行者的個人責(zé)任;并對高管及納入高管序列管理人員進(jìn)行履約審計(jì)。
第三十四條每次召開董事會,由董事長、總經(jīng)理或責(zé)成專人就以往董事會會議的執(zhí)行和落實(shí)情況向董事會報(bào)告;董事有權(quán)就歷次董事會決議的落實(shí)情況向有關(guān)執(zhí)行者提出質(zhì)詢。
第三十五條董事會秘書須經(jīng)常向董事長匯報(bào)董事會決議的執(zhí)行情況,并定期出席總經(jīng)理辦公例會,如實(shí)向公司經(jīng)理層傳達(dá)董事會和董事長的意見。
第九章附則
第三十六條本議事規(guī)則未盡事宜,依照國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十七條本議事規(guī)則自股東大會批準(zhǔn)之日起生效,公司董事會負(fù)責(zé)解釋。
監(jiān)事會議事規(guī)則
第一章總則
第一條為規(guī)范公司監(jiān)事會的議事方法和程序,保證監(jiān)事會工作效率,行使監(jiān)事會的職權(quán),發(fā)揮監(jiān)事會的監(jiān)督作用,根據(jù)《中華人民共和國公司法》和公司《章程》的規(guī)定,制定本規(guī)則。
第二條公司設(shè)立監(jiān)事會。監(jiān)事會依據(jù)《公司法》、《股東大會規(guī)范意見》、《公司章程》等法律法規(guī)賦予的權(quán)利行使監(jiān)督職能。
第三條本規(guī)則對公司全體監(jiān)事、監(jiān)事會指定的工作人員、列席監(jiān)事會會議的其它有關(guān)人員都具有約束力。
第四條監(jiān)事會(監(jiān)事)行使職權(quán),必要時可以聘請會計(jì)師事務(wù)所等專業(yè)性機(jī)構(gòu)給予幫助,由此發(fā)生的費(fèi)用由公司承擔(dān)。
第五條監(jiān)事會設(shè)主席一名。監(jiān)事會主席由全部監(jiān)事的過半數(shù)之決議選舉和罷免。
第二章監(jiān)事會的職權(quán)
第六條監(jiān)事會(監(jiān)事)對公司財(cái)務(wù)的真實(shí)性、合法性以及公司董事、總經(jīng)理和其他高級管理人員履行職責(zé)的合法性進(jìn)行監(jiān)督,依法行使下列職權(quán):
(一)檢查公司的財(cái)務(wù);
(二)對董事、
經(jīng)理和其他高級管理人員執(zhí)行公司職務(wù)的行為進(jìn)行監(jiān)督,對違反法律、法規(guī)、公司章程或者股東大會決議的董事、高級管理人員提出罷免的建議;(三)當(dāng)董事、總經(jīng)理和其他高級管理人員的行為損害公司的利益時,要求其予以糾正;
(四)提議召開臨時股東會會議,在董事會不履行本章程規(guī)定的召集和主持股東會會議職責(zé)時召集和主持股東會會議;
(五)向股東會提出提案;
(六)要求公司高級管理人員、內(nèi)部審計(jì)人員及外部審計(jì)人員出席監(jiān)事會會議,解答所關(guān)注的問題;
(七)依照《公司法》第152條的規(guī)定,對董事、高級管理人員提訟;
(八)列席董事會會議,在董事會議案討論時提出建議、警示;
(九)公司章程規(guī)定或股東大會授予的其他職權(quán)。
第七條公司在出現(xiàn)下列情況時,公司開股東大會的,監(jiān)事會可以決議要求董事會召開臨時股東大會;如果董事會在接到監(jiān)事會決議之日起三十日內(nèi)沒有做出召集股東大會的決議,監(jiān)事會可以再次做出決議,自行召集股東大會。召開程序應(yīng)當(dāng)符合《股東大會議事規(guī)則》:
(一)董事人數(shù)不足最低法定人數(shù)或者公司章程所規(guī)定人數(shù)的三分之二
時;
(二)公司累計(jì)需彌補(bǔ)的虧損達(dá)股本總額的三分之一時;
(三)單獨(dú)或合并持有公司有表決權(quán)股份總數(shù)百分之十(不含投票權(quán))以上的股東書面請求時。
第三章監(jiān)事會主席的職權(quán)
第八條監(jiān)事會主席依法行使下列職權(quán)
(一)召集和主持監(jiān)事會會議,主持監(jiān)事會日常工作;
(二)簽署監(jiān)事會的有關(guān)文件,檢查監(jiān)事會決議的執(zhí)行情況;
(三)組織制定監(jiān)事會工作計(jì)劃;
(四)代表監(jiān)事會向股東大會做工作報(bào)告;
(五)認(rèn)為必要時,邀請董事長、董事、總經(jīng)理列席會議;
(六)公司章程規(guī)定的其他權(quán)利。
第四章監(jiān)事會會議制度
第九條監(jiān)事會會議分為定期會議和臨時會議。每年至少召開兩次會議。出現(xiàn)下列情形之一時,可舉行臨時會議:
(一)監(jiān)事會主席認(rèn)為必要時;
(二)三分之一以上監(jiān)事提議時;
(三)董事長書面建議時;
第十條監(jiān)事會會議由監(jiān)事會主席負(fù)責(zé)召集和主持。監(jiān)事會主席不能履行職務(wù)時或不能履行職務(wù)時,由半數(shù)以上監(jiān)事共同推舉一名監(jiān)事召集和主持。
第十一條監(jiān)事會召開定期會議,會議通知應(yīng)當(dāng)在會議召開五日前書面送達(dá)給全體監(jiān)事,監(jiān)事會與董事會同時召開的,可以用同一書面通知送達(dá)監(jiān)事。
召開臨時會議的通知方式為書面通知(包括傳真方式)、電話通知、電郵通知等,通知時限為會議召開前二日。
第十二條監(jiān)事會會議通知包括以下內(nèi)容:會議的日期、地點(diǎn)和會議期限,事項(xiàng)及議案,發(fā)出通知的日期。
第十三條監(jiān)事會會議應(yīng)有監(jiān)事本人出席,監(jiān)事因故不能出席時,可以書面形式委托其他監(jiān)事代為出席,代為出席會議的人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使被監(jiān)事的權(quán)利。
委托書應(yīng)載明:人姓名、事項(xiàng)、權(quán)限和有效期限,并由委托人簽名蓋章。
監(jiān)事連續(xù)二次未能親自出席,也不委托其他監(jiān)事出席監(jiān)事會會議,視為不能行使監(jiān)事職責(zé),監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)建議股東大會予以撤換。
第十四條監(jiān)事會會議應(yīng)有過半數(shù)以上監(jiān)事出席方可召開。監(jiān)事會會議由監(jiān)事會主席主持會議,監(jiān)事會主席因故不能出席時,由監(jiān)事會主席指定一名監(jiān)事代行其職權(quán)。
第五章監(jiān)事會的決議規(guī)則
第十五條監(jiān)事會的表決方式為:投票表決或舉手表決,當(dāng)場宣布表決結(jié)果。
第十六條每一監(jiān)事享有一票表決權(quán),對表決時享有關(guān)聯(lián)關(guān)系的監(jiān)事,應(yīng)回避表決。會議決議應(yīng)由全體監(jiān)事的二分之一以上票數(shù)表決通過。
第十七條監(jiān)事會會議應(yīng)作會議記錄,出席會議的監(jiān)事和記錄人,應(yīng)在會議記錄上簽名。監(jiān)事有權(quán)要求在記錄上對其在會議上的發(fā)言做出某種說明性記載。監(jiān)事會會議記錄作為公司檔案由董事會秘書或?qū)H吮4妗?/p>
第六章附則
第十八條本規(guī)則未盡事宜,依照國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
【晚會地點(diǎn)和時間——地點(diǎn):廣州酒店(廣州市133號)多功能會議廳
時間:2007年10月23日晚19:00~22:00
【出席人員名單——我方:董事長陳禮先生、王先生,副董事長宋先生,總經(jīng)理何先生,副總經(jīng)理萬先生以及公司全體員工(130人);
中天公司方:總經(jīng)理杜先生,秘書齊小姐;
永業(yè)公司方:副總經(jīng)理張卓先生,秘書袁珍小姐;
客戶代表:吳東升先生,鄧子仁先生,湯桂芬小姐。
【晚會邀請函及回執(zhí)——
邀請函
____先生/女士:
10月23日為我公司創(chuàng)立五周年紀(jì)念之期,茲定于同日晚上19:00在廣州君御酒店多功能會議廳舉行慶祝晚會。屆時我們將為您傾心奉上多項(xiàng)表演、互動游戲等精彩節(jié)目與您同樂,敬請光臨。
(注:接到此函后,請?zhí)顚懞没貓?zhí),寄回我公司行政部關(guān)秘書收)
威奉國際展覽有限公司
二零零七年十月十日
回執(zhí)
____先生/女士將于2007年10月23日晚出席威奉公司周年慶典晚會。
簽名;____
年月日
【晚會場地選擇——因參加此次公司周年慶典晚會的總?cè)藬?shù)約有137人,屬半開放式的中型員工會議,但也邀請了兩間合作伙伴公司的代表和三位客戶代表參會,為了能充分展現(xiàn)晚會喜慶氣氛和公司業(yè)務(wù)實(shí)力,在對會議規(guī)模、會議性質(zhì)、會場周邊交通條件、會場附屬設(shè)施和經(jīng)費(fèi)情況等因素作綜合分析總結(jié)后,我們選取了廣州君御酒店多功能會議廳為此次晚會的主辦場址。
【會場氣氛規(guī)模的設(shè)計(jì)——
1、臺下就座區(qū)的布置:總體按“而”字型模式排列,以職務(wù)高低和合作關(guān)系親疏為標(biāo)準(zhǔn)對座次進(jìn)行先后劃分并在主要與會人員的座背上貼好名簽,以便對號入座。
2、臺上表演、發(fā)言區(qū)的布置:舞臺上方懸掛印有“威奉公司周年慶典晚會”字樣的彩圖大幕布,幕布旁配以彩色氣球和彩帶以烘托歡樂氣氛。舞臺右方設(shè)一人發(fā)言臺,發(fā)言臺上應(yīng)配有兩個麥克風(fēng),舞臺臺板上鋪紅地毯,臺板前方近觀眾處拉一串彩燈作裝飾,臺上兩側(cè)各放置一盆景和小型擴(kuò)音器。
3、會場燈光設(shè)置:為了能給來賓一種溫暖、輝煌和喜慶的感受,會場燈光將以黃色為主色調(diào),配以紅、藍(lán)二色作襯托。
【晚會具體崗位負(fù)責(zé)人及其職務(wù)——
公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理——審批會前會后相關(guān)文件和確定會務(wù)人員職責(zé);
公司行政部——
總經(jīng)理秘書:會前制訂晚會策劃方案,參與布置會場,協(xié)助后勤開展工作,會中做好會議協(xié)調(diào)工作和接待工作;
關(guān)秘書:收發(fā)會議邀請函和回執(zhí),核實(shí)統(tǒng)計(jì)與會人員和人數(shù),會中接待;
羅秘書:預(yù)訂會場,會后收集相關(guān)材料(包括來賓的反饋信息)擬一份晚會專題報(bào)告交領(lǐng)導(dǎo)審批;
王秘書:晚會主持;
其余文員協(xié)助后勤部開展工作。
公司后勤部——
汪正:后勤總指揮,協(xié)助總經(jīng)理秘書開展工作;
梁日方、康天、陳玲玲:負(fù)責(zé)布置會場,確保會場音響、燈光等附帶設(shè)施的齊備和正常運(yùn)作;
付媛、李曉舒:負(fù)責(zé)會中簽到,引導(dǎo)座次,兌獎,迎來送往等服務(wù)工作;
許強(qiáng)、徐志:負(fù)責(zé)會場內(nèi)外保安工作;:
其余人員負(fù)責(zé)搞好會后的會場整理工作。
公司財(cái)務(wù)部——
編制會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案后交總經(jīng)理秘書,按計(jì)劃發(fā)放會務(wù)經(jīng)費(fèi)并做好開銷記錄(楊瑤總負(fù)責(zé))。
董事會秘書,在資本圈里儼然處于
一個各方利益交匯的樞紐點(diǎn)上―公司的“對外發(fā)言人”,
公司與政府主管部門的“指定聯(lián)系人”,公司與新聞媒體的“窗口”,
公司股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層之間的協(xié)調(diào)人,還是公司進(jìn)行資本運(yùn)作時的參與者。在種種眩目的光環(huán)下,董事會秘書似乎集資本市場的萬千寵愛于一身。研究他們,我們卻發(fā)現(xiàn)董秘更接近于“弱勢群體”這一角色。
為了真正了解目前上市公司董秘―這個扮演特殊角色職群的生存狀態(tài),我們對在首屆“《新財(cái)富》金牌董秘”評選中勝出的100名新財(cái)富“優(yōu)秀董秘”進(jìn)行了問卷調(diào)查,這些董秘所在上市公司遍及全國23個省、直轄市和自治區(qū),共發(fā)放調(diào)查問卷100份,回收問卷73份。問卷內(nèi)容涉及董秘的素質(zhì)、職能、地位、待遇、工作情況等方面,我們期望可以從中找到一些答案,結(jié)果發(fā)現(xiàn)“外表光鮮”的董秘們實(shí)則內(nèi)心苦楚,因?yàn)閷擂蔚奶幘呈沟枚剡@一職業(yè)人群更接近于“弱勢群體”這一角色。
職業(yè)群體初步形成
判斷一個職業(yè)群體是否形成,可從人群規(guī)模、職業(yè)要求、是否有相同或相似的價值取向及認(rèn)知程度等方面來衡量,而經(jīng)過十多年的發(fā)展,董秘作為一個新興的職業(yè)人群已初步形成。
據(jù)Wind資訊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示,中國股票市場出現(xiàn)的最早一批董秘應(yīng)該是在1994年之前,據(jù)統(tǒng)計(jì),1994年之前(包括1994年)上任的董秘有83人,其中,目前仍然擔(dān)任原上市公司董秘的僅余6人,占比7%(見表1)。
據(jù)統(tǒng)計(jì),在國內(nèi)上市公司擔(dān)任過董秘職務(wù)的人數(shù)達(dá)到2799人(包括已卸任和現(xiàn)任董秘),其中,目前現(xiàn)任董秘1249人,董秘的平均任職年限4年。如果再加上眾多的非上市公司的董秘,這一群體的數(shù)字會更加龐大。可見,“董秘”隊(duì)伍隨著資本市場的發(fā)展也在不斷的壯大,逐步形成具有一定規(guī)模和穩(wěn)定性的職業(yè)化人群。
據(jù)《新財(cái)富》本次問卷調(diào)查顯示,董秘在職業(yè)素質(zhì)、工作性質(zhì)、工作方法和群體認(rèn)知程度等方面的高度趨同性上,也表現(xiàn)出了這一職業(yè)群體的共同特征:
年齡適中、高學(xué)歷、高職稱人才成為董秘基本素質(zhì)
董秘被譽(yù)為“公司高管層中最職業(yè)化的崗位”,因此,上市公司對董秘個人素質(zhì)的要求也相應(yīng)較高。在學(xué)歷構(gòu)成方面,本科及碩士學(xué)歷占絕大多數(shù),占被調(diào)查董秘的八成以上。其中,本科學(xué)歷的董秘有27人,碩士學(xué)歷的有24人,MBA有6人,碩士兼MBA的有2人,研究生及在讀研究生2人,在讀MBA有1人。此外,大專學(xué)歷的董秘8人,博士學(xué)歷的3人(見圖1)。90%以上的董秘?fù)碛薪?jīng)濟(jì)師、高級經(jīng)濟(jì)師、會計(jì)師、高級會計(jì)師、工程師、高級工程師、政工師、高級政工師、高級國際商務(wù)師、副研究員、統(tǒng)計(jì)師等各種職稱頭銜,更有兩位董秘?fù)碛袃蓚€以上的職稱。其中,又以經(jīng)濟(jì)師、高級經(jīng)濟(jì)師職稱最多,達(dá)到42人,占被調(diào)查董秘的一半以上(見圖2)。由此可以看出,董秘的知識水平、知識結(jié)構(gòu)與其工作內(nèi)容相適應(yīng)。
在年齡結(jié)構(gòu)上,30歲以下(含30歲)的董秘占7%,31歲至40歲(含40歲)的董秘占47%,41歲至50歲(含50歲)的董秘占39%,51歲以上的董秘占7%,董秘的年齡大多集中在30至50歲之間,剛好是堪當(dāng)“董秘”重任的適當(dāng)年齡段(見圖3)。
董秘個人素質(zhì)過硬也從一個側(cè)面反映出“董秘”作為較特殊的職位已經(jīng)開始步入職業(yè)化發(fā)展之路。
對董秘工作性質(zhì)的認(rèn)知高度一致
接受調(diào)查的董秘認(rèn)為,上市公司區(qū)別于非上市公司的主要工作基本上由董秘完成,董秘是公司治理結(jié)構(gòu)中非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。同時,董秘也應(yīng)成為提升公司治理結(jié)構(gòu)的重要推動者。董秘對于自身職責(zé)的認(rèn)識比較一致,主要包括:信息披露工作;籌備董事會會議和股東大會;協(xié)助董事會行使職權(quán)時切實(shí)遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)、公司章程及交易所有關(guān)規(guī)章制度;協(xié)調(diào)上市公司與股東之間關(guān)系;聯(lián)絡(luò)相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu);為公司重大決策提供法律援助、咨詢服務(wù)和決策建議。
董秘工作的主要對象是中小投資者、機(jī)構(gòu)投資者、大股東、董事會、管理層、中介機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)等公司相關(guān)利益人,其從中起到橋梁和紐帶作用;主要工作方式是溝通和協(xié)調(diào),一是要重視投資者,尤其是中小投資者,對他們提出的問題耐心解答;二是重視境內(nèi)外券商業(yè)、基金經(jīng)理等機(jī)構(gòu)投資者的來訪,使其充分了解公司;三是規(guī)范資本運(yùn)作,開好股東會、董事會,規(guī)范信息披露;四是借助新聞媒體提升公司形象,董秘在其中需要兼顧各方的利益和接受法律法規(guī)的約束,其工作的主導(dǎo)事項(xiàng)是以誠信、開放的態(tài)度做到公開、公正、公平對待所有股東,投資者關(guān)系工作的成效已成為衡量董秘工作的重要方面。
在具體的工作方式上,接聽電話和接待來訪者是董秘與投資者溝通的最重要的方法
董秘在協(xié)調(diào)上市公司與投資者之間關(guān)系時的表現(xiàn)是最受投資者關(guān)注的,董秘在這方面所做的工作主要包括:接聽投資者咨詢電話;接待來訪投資者、機(jī)構(gòu)研究員;定期(不定期)組織召開投資者見面會;保持與媒體的良好關(guān)系,采用路演等手段加強(qiáng)與公眾溝通;回訪投資者;建立與維護(hù)公司網(wǎng)站的投資者論壇以加強(qiáng)與投資者的溝通;就某些議案與投資者進(jìn)行事前溝通等。在這些與投資者溝通的方法中,董秘最經(jīng)常使用的是接聽投資者電話和接待來訪的投資者、調(diào)研員,在被調(diào)查董秘中分別占比85%和99%(見圖4)。日均接聽投資者電話5次以下(含5次)的董秘占70%,23%的董秘日均接聽電話6-10次,另有7%的董秘日均接聽投資者電話達(dá)10次以上(見圖5)。在接待投資者來訪方面,九成董秘月均接待來訪者10次以下,只有1位被調(diào)查董秘月均接待來訪者不足1次(見圖6)。接待來訪者次數(shù)最多的是雙匯發(fā)展的董秘祁勇耀,月均接待來訪者達(dá)100-150次,相當(dāng)于每天都要接待來訪者3-5人。
信息披露中董秘的經(jīng)驗(yàn)判斷很重要
在被調(diào)查的董秘所在上市公司中,已建立信息管理制度且運(yùn)轉(zhuǎn)正常的占80%;已建立信息管理制度但執(zhí)行中得不到其他部門配合的占13%;仍在建設(shè)中的占7%(見圖7)。在披露信息過程中,最考驗(yàn)董秘能力的當(dāng)屬“對股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的信息”如何判斷,在我們的調(diào)查中,81%的董秘認(rèn)為個人的經(jīng)驗(yàn)判斷很重要,41%的董秘認(rèn)為事前向監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢也很重要,21%的董秘表示還要依據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)則來進(jìn)行判斷,11%的董秘表示也要遵照董事長或總經(jīng)理的意見,另有1位董秘提出參考同事特別是證券事務(wù)代表的意見也同樣重要(見圖8)??傮w而言,“對股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的信息”的判斷最終還是要靠董秘自己來完成,個人經(jīng)驗(yàn)還是第一位的。
更為關(guān)鍵的是,作為一個職業(yè)群體,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,上市公司的董事會秘書必須經(jīng)證券交易所的專業(yè)培訓(xùn)和資格考核,取得合格證書后,由公司董事會聘任,并報(bào)交易所備案并公告。這樣的“董秘”數(shù)量,全國不過幾千人,而且隨著上市、非上市股份制公司的數(shù)量不斷增加,董秘資源的稀缺性會持續(xù)相當(dāng)一段時間。
董秘屬于“弱勢”職群
“物以稀為貴”的原則卻并沒有在董秘們的身上體現(xiàn),《新財(cái)富》的調(diào)查表明,董秘屬于“弱勢”職群。需要說明的是,這里所強(qiáng)調(diào)的弱勢是指董秘的責(zé)任與相對應(yīng)的權(quán)利而言。
董事會秘書在中國得到有關(guān)法律、法規(guī)上的認(rèn)同,最早起源于國務(wù)院根據(jù)《公司法》第85條及155條而制定的《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》(1994),該規(guī)定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。而后,國務(wù)院證券委員會、國家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會頒布的《到境外上市公司章程必備條款》(1994),以及中國證監(jiān)會頒布的《上市公司章程指引》(1997)中,都進(jìn)一步重申了董事會秘書屬于公司的高級管理人員。特別是《上海證券交易所股票上市規(guī)則》(1998)和《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》(1997)中有關(guān)章節(jié)都明確了董事會秘書這一職位,要求“上市公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立董事會秘書,董事會秘書為上市公司的高級管理人員,對董事會負(fù)責(zé)”,并規(guī)定了相應(yīng)的職責(zé)和作用。
但是實(shí)際情況如何呢?
兼職實(shí)權(quán)高管的董秘只是少數(shù)派
在接受調(diào)查的董秘中,專職董秘10人,其他63人為“兼職”董秘。在“兼職”董秘中,兼任公司董事、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、副總裁、附屬企業(yè)負(fù)責(zé)人的有27人,占被調(diào)查者的37%,其余“兼職”董秘主要是兼任董事會辦公室主任、相關(guān)部門(證券部、投資者關(guān)系管理部、投資發(fā)展部、財(cái)務(wù)部、公司計(jì)劃處等)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理辦公室主任、董事長助理等。在“兼職”董秘中,有29%的董秘兼任2個以上的職務(wù)??梢姡捎趽?dān)任董秘職位而升至公司實(shí)際意義上的高管還只是少數(shù)現(xiàn)象(見圖9)。
93%的董秘都有助手,其中,有3名以下(含3名)助手的董秘占到73%,有 2名助手的董秘為最多,占比27%;20%的董秘有3名以上的助手,擁有助手最多的董秘有7名助手,有5人沒有助手(見圖10)。
職責(zé)大于權(quán)利
在接受調(diào)查的董秘中,39%的董秘認(rèn)為自己的職責(zé)與權(quán)利相平衡,認(rèn)為職責(zé)大于權(quán)利的董秘占60%。認(rèn)為職責(zé)大于權(quán)利的董秘中,有30%的董秘認(rèn)為職責(zé)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于權(quán)利。僅1人認(rèn)為所擔(dān)負(fù)職責(zé)小于權(quán)利(見圖11)。
一個有趣的現(xiàn)象是,接受調(diào)查的董秘在闡述自己對董秘生存環(huán)境的認(rèn)識時,除一人認(rèn)為責(zé)權(quán)對等外,其余的都認(rèn)為董秘的責(zé)任大于權(quán)利,認(rèn)為職責(zé)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于權(quán)利的比例則上升到60%。這一明顯前后矛盾的回答表明了董秘似乎有話不便直言。
職業(yè)前景 : 升遷難、風(fēng)險(xiǎn)大
一個職業(yè)群體的地位如何,其發(fā)展前景及職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)也是一個重要因素。在這,我們將統(tǒng)計(jì)的樣本擴(kuò)大到所有國內(nèi)上市公司。
對上市公司而言,董秘的核心價值在于其資本運(yùn)作的豐富經(jīng)驗(yàn)及三方(上市公司、投資者、監(jiān)管機(jī)構(gòu))利益中樞的特殊角色,也正因?yàn)槿绱耍夭艜蔀橘Y源在握的重要高級人才,逐步走上職業(yè)化之路。董秘可以長期為某家上市公司服務(wù),也可以自由選擇不同的上市公司,或者到經(jīng)過股份制改造但仍未上市的公司任職,當(dāng)然最理想的出路是升至公司的真正高管。據(jù)統(tǒng)計(jì),上市公司中由董秘職位而高升至副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總裁、總經(jīng)理等的(僅統(tǒng)計(jì)本公司內(nèi)部升遷,包括仍兼職任董秘的)有601人,在擔(dān)任過董秘職務(wù)的人中僅占兩成。
可是,董秘的職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)卻不可忽視。在“伊利事件”中,隨伊利股份原董事長鄭俊懷等人一起被刑事拘留的還有原董秘張顯著,雖然張顯著并不是第一個被刑拘的上市公司董秘,相信也不是最后一個,但這一事件再次揭示了董秘的職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。隨著監(jiān)管部門對上市公司監(jiān)管力度的加大,當(dāng)違規(guī)、造假上市公司的董秘被牽連進(jìn)去的時候,董秘們越來越感到壓力重重。據(jù)Wind資訊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),自國內(nèi)股票市場產(chǎn)生以來,共有192家上市公司(包括已退市公司)因違規(guī)受到過交易所處罰,有265位董秘可能因?yàn)楣具`規(guī)而受到處罰甚至因此而被調(diào)整或撤換,其中在交易所公開披露的處分措施中明確提及對董秘處分措施的有18家,并且這18位董秘在處分之后無一例外地被撤換(見表2)。當(dāng)然,我們無從調(diào)查這些受到過處分或被撤換的董秘中,有多少是“不得已而為之”的被動違規(guī),多少是“心甘情愿”的主動違規(guī)。但是,董秘的職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)由此可見一斑。因此,許多董秘在談及自己任職時的心態(tài)多是“戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢,如履薄冰”。
七成董秘薪酬處于高管層的中等及以下水平
在接受調(diào)查的董秘中,認(rèn)為自己的薪酬水平在高管層中處于中等水平的董秘為數(shù)最多,達(dá)到42%;29%的董秘薪酬水平在高管中處于中上等水平,這其中七成以上的董秘都兼有公司副總以上的頭銜;處于中下等水平的占25%,另有4%(3人)的董秘表示薪酬僅相當(dāng)于部門經(jīng)理水平,根本未達(dá)到高管水平(見圖12)。有13位董秘表示對自己的薪酬水平“不滿意”或“非常不滿意”,占比25%。一位董秘更明確表示“公司支付的酬勞與自己付出的勞動及所肩負(fù)的責(zé)任極不相稱”。
制度缺陷導(dǎo)致職業(yè)困境
一個關(guān)鍵崗位、一個新興職業(yè)卻在短期內(nèi)蛻變?yōu)槿鮿萋毴?,董秘們?nèi)绾慰创@一令人深思的現(xiàn)象呢?《新財(cái)富》調(diào)查顯示,多數(shù)董秘認(rèn)為,根本原因是由于制度不健全使得公司內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)不盡完善從而導(dǎo)致董秘工作陷于職業(yè)困境。
接受調(diào)查的90%以上的董秘認(rèn)為,在股權(quán)分置、股份非全流通的情況下,大股東的利益往往與中小股東不一致,端著大股東的飯碗為中小股東的利益說事,使得董秘的工作環(huán)境從根本上來說是受到擠壓的:董秘的工作環(huán)境往往取決于大股東的意識及態(tài)度, 而不少上市公司的管理層并不了解董秘的職責(zé)和上市公司的相關(guān)規(guī)則,使得董秘往往成為公司管理層“行使職權(quán)”的障礙,因此,董秘在一些上市公司往往是“不受歡迎”的人。而董秘所從事的溝通、協(xié)調(diào),平衡各方利益、矛盾的工作特點(diǎn),又使得董秘經(jīng)常處于一種兩面受氣,多方施壓的尷尬境地。
接受調(diào)查的75%左右的董秘指出,在《公司法》中找不到董秘的職位定位,造成董秘的風(fēng)險(xiǎn)較大;雖然深滬交易所新修訂的上市規(guī)則進(jìn)一步明確了董秘在上市公司中的高管地位,但沒有強(qiáng)制性規(guī)定條款,董秘的高管地位沒有從資格認(rèn)定、任免程序等方面得以落實(shí),也沒有具體措施來防范董秘的職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)。由于制度的缺陷導(dǎo)致董秘這一崗位存在“先天不足”,相當(dāng)多上市公司的董秘實(shí)質(zhì)上不能進(jìn)入公司高管行列,使得董秘在多數(shù)情況下對公司的眾多決策只是了解但不能全程或充分了解,執(zhí)行多數(shù)任務(wù)要在多方面的壓力和規(guī)定中尋求平衡,在一些敏感問題上,董秘不具有依據(jù)相關(guān)規(guī)定制約董事會、董事長、總經(jīng)理一些不妥決定的能力。法律的缺位導(dǎo)致在目前,董秘仍處于職責(zé)大于權(quán)利的地位,難以完全達(dá)到中國證監(jiān)會及深滬交易所賦予的權(quán)利。
缺乏市場化的職業(yè)制度,也被許多董秘認(rèn)為是癥結(jié)所在。另外一個值得注意的現(xiàn)象是,在接受調(diào)查的董秘中,絕大多數(shù)人都認(rèn)為自己工作的內(nèi)部壓力要大于外部壓力。因?yàn)?,外界對董秘工作重要性的認(rèn)知程度在提高,主要體現(xiàn)在監(jiān)管部門對董秘的工作比較支持,社會上對董秘這一職業(yè)群體比較認(rèn)可;就內(nèi)部環(huán)境而言,關(guān)鍵要看公司的董事長、總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)對董秘工作職責(zé)的認(rèn)識程度及支持力度,如果認(rèn)識不到、支持不夠,董秘就很難開展工作―一方面既要承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé),另一方面工作起來受到的掣肘較多。
加快職業(yè)化是出路所在
對自身生存環(huán)境的認(rèn)識,接受調(diào)查的董秘都認(rèn)為是“有所改善,還需加強(qiáng)”。他們對董秘這一職業(yè)的整體發(fā)展前景還是比較樂觀的,認(rèn)為董秘這一職業(yè)大的生存環(huán)境越來越完善―因?yàn)殡S著中國證監(jiān)會及深滬交易所等監(jiān)管部門對董秘的職責(zé)及工作環(huán)境作出了相應(yīng)的規(guī)定;同時,隨著證券市場的不斷完善,董秘的工作地位得到了強(qiáng)化,有利于董秘更好地發(fā)揮自己的才能;相關(guān)法律法規(guī)的出臺也給董秘工作指明了方向;另外,隨著公司治理結(jié)構(gòu)的不斷完善,也為董秘提供了更廣闊的發(fā)展空間。在具體途徑方面,加快董秘的職業(yè)化進(jìn)程是他們共同的呼聲。
在外部制度建設(shè)方面,接受調(diào)查的董秘呼吁:要提高董秘水平,必須進(jìn)行綜合治理。首先,要解決公司的法人治理結(jié)構(gòu),促進(jìn)公司規(guī)范運(yùn)作,應(yīng)對公司法律制度的建設(shè)進(jìn)行大膽創(chuàng)新與改革,董秘的職責(zé)要擴(kuò)大,如參與公司重大決策、相關(guān)資本運(yùn)作以及參與研究和制定公司發(fā)展戰(zhàn)略等;其次,用法律的形式明確董秘的職責(zé)與權(quán)限。監(jiān)管部門應(yīng)出臺詳細(xì)工作指引,嚴(yán)格任職條件,規(guī)范任免程序,明確職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任;改善和提高工作條件,健全工作規(guī)則,使董秘工作有章可依、有例可循、避免沖動和盲從。第三,要用制度來保證董秘職業(yè)的市場化,用制度創(chuàng)新來改變目前董秘產(chǎn)生的方法,如實(shí)行社會化推薦機(jī)制、統(tǒng)一執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、定期考核等,以使董秘更加具有獨(dú)立性。第四,設(shè)立董秘職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)基金,并在全國設(shè)立董秘維權(quán)組織等。
董事會秘書,不同于一般意義上的秘書,被譽(yù)為“公司高管層中最職業(yè)化的崗位”,尤其是上市公司董秘,在資本圈里儼然處于各方利益交匯的樞紐點(diǎn)――公司的“對外發(fā)言人”,公司與政府主管部門的“指定聯(lián)系人”,公司與新聞媒體的“窗口”,公司股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層之間的協(xié)調(diào)人,同時還是公司進(jìn)行資本運(yùn)作時的參與者。而從國外的制度來比較,接待投資者一般都是由公司CEO或者CFO直接出面,國外其實(shí)是沒有董秘制度的。
中國《公司法》規(guī)定,上市公司應(yīng)設(shè)公司董事會秘書,由董事會委任;公司董事會秘書是公司的高級管理人員,負(fù)責(zé)公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理,辦理信息披露事務(wù)等投資者關(guān)系管理的事宜。作為資源在握的高級人才,董秘是最佳的副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總裁、總經(jīng)理的人選。這是董秘職業(yè)發(fā)展的一個渠道。作為公司財(cái)務(wù)事務(wù)的最高負(fù)責(zé)人――CFO,通常又都是公司必然的高級管理人員。在投資者關(guān)系管理的實(shí)務(wù)中,投資者所關(guān)注的很多事務(wù)都與財(cái)務(wù)有關(guān),董事會秘書經(jīng)常需要從CFO處了解財(cái)務(wù)數(shù)字及形成該數(shù)字背后的邏輯,有些時候還需要邀請CFO直接回答投資者的問題。近年來,越來越多的上市公司不再單獨(dú)設(shè)立董事會秘書一職,而選擇由CFO兼任董秘,而這一改變對公司治理有何利弊、又會對投資者關(guān)系管理產(chǎn)生哪些關(guān)鍵影響?筆者試從自身實(shí)踐體會來加以解讀。
董秘的歷史沿革及職責(zé)
董事會秘書在英美公司法上被稱作公司秘書(company secretary),最早追溯到1841年的英國公司法報(bào)告的案例中。最初,董事會秘書僅作為公司的普通雇員,處理一些文書事務(wù),與普通的“秘書”無本質(zhì)區(qū)別,隨著董事會秘書所承擔(dān)的責(zé)任越來越多,在公司中的地位日益上升,開始發(fā)揮重要作用。1971年,董事會秘書作為公司法定機(jī)關(guān)的地位得到確認(rèn)。英國1985年公司法和1989年公司法都對董事會秘書的任職資格、職權(quán)與責(zé)任等方面進(jìn)行了更為詳細(xì)的規(guī)定,特殊屬性的賦予使董事會秘書開始在公司治理結(jié)構(gòu)中成為關(guān)鍵因素。
在中國,董事會秘書得到有關(guān)法律、法規(guī)上的認(rèn)同,最早起源于國務(wù)院《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》(1994),該規(guī)定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。而后,中國證監(jiān)會頒布的《上市公司章程指引》(1997)中及《上海證券交易所股票上市規(guī)則》(1998)和《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》(1997)中有關(guān)章節(jié)都明確了董事會秘書這一職位,都進(jìn)一步重申了董秘屬于公司的高級管理人員并成為投資者與上市公司溝通的重要橋梁。
2005年10月,新修訂的《公司法》第124條明確規(guī)定:上市公司設(shè)董事會秘書,并規(guī)定了董秘相應(yīng)的職責(zé)。
從以上董事會秘書的發(fā)展沿革可以看出,在英美法系國家,董事會秘書制度設(shè)置的最初目的是為了完善公司內(nèi)部的管理,使公司運(yùn)轉(zhuǎn)更加規(guī)范、協(xié)調(diào)。它隨著公司制度的發(fā)展而衍生,并從公司法角度進(jìn)行規(guī)制。而在中國設(shè)立董事會秘書制度的主要目的是為了滿足公司上市后的規(guī)范運(yùn)作和監(jiān)管要求,也更多地表現(xiàn)為證監(jiān)會和證券交易所從證券法的角度進(jìn)行規(guī)制。
英美法系國家董事會秘書的法律地位經(jīng)過了一個不斷上升的過程,董事會秘書現(xiàn)作為公司管理方面的主要高級職員,已具有廣泛而實(shí)質(zhì)性的義務(wù)和責(zé)任。但在我國,雖然根據(jù)《公司法》、中國證監(jiān)會、滬深證券交易所制定的有關(guān)規(guī)定,上市公司均設(shè)立了董事會秘書一職,證監(jiān)會、滬深證券交易所也制定了相應(yīng)的制度,明確了董事會秘書作為上市公司高級管理人員,負(fù)責(zé)涉及董事會和股東大會相關(guān)文件及籌備事宜、信息披露事務(wù)、文件管理及處理董事會執(zhí)行職權(quán)所產(chǎn)生的事務(wù)等職責(zé)。但從我們國家現(xiàn)狀來講,一個不爭的事實(shí)是:董秘還不是一個具有資歷深、影響力大的職務(wù)(否則就不會在公司法中規(guī)定“董秘也是公司的高級管理人員”),很多公司董事會秘書難有實(shí)質(zhì)意義的高管地位,更無法實(shí)現(xiàn)披露、協(xié)調(diào)及監(jiān)管的治理職能。
董秘工作的主要對象是中小投資者、機(jī)構(gòu)投資者、大股東、董事會、管理層、中介機(jī)構(gòu)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等公司相關(guān)利益人,其從中起到橋梁和紐帶作用;主要工作方式是溝通和協(xié)調(diào),董秘在其中需要兼顧各方的利益和接受法律法規(guī)的約束。由于大股東的利益往往與中小股東不一致,端著大股東的飯碗為中小股東的利益說事,使得董秘的工作環(huán)境從根本上來說是受到擠壓的,同時由于不少上市公司的管理層并不了解董秘的職責(zé)和上市公司的相關(guān)規(guī)則,使得董秘往往成為公司管理層“行使職權(quán)”的障礙。董秘在多數(shù)情況下對公司的眾多決策只是了解但不能全程或充分了解,執(zhí)行多數(shù)任務(wù)要在多方面的壓力和規(guī)定中尋求平衡。如果公司的董事長、總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)對董秘工作職責(zé)認(rèn)識不到、支持不夠,董秘就很難開展工作。以上因素導(dǎo)致董秘“基本上是監(jiān)管部門用來幫助公司規(guī)范和監(jiān)督合規(guī)運(yùn)營的工具”,而很難真正發(fā)揮董秘作為高管人員的作用。
CFO兼任董秘的天然優(yōu)勢
投資者關(guān)系管理的實(shí)務(wù)已經(jīng)表明,CFO在企業(yè)處理與投資者關(guān)系的時候所起的作用是巨大的,甚至在某些方面所起的作用是董秘所不能替代的。尤其是當(dāng)董秘不懂財(cái)務(wù)管理,對財(cái)務(wù)知識比較缺乏時,CFO對投資者來說表現(xiàn)的更為重要。
一方面,CFO作為公司財(cái)務(wù)工作的負(fù)責(zé)人,參與公司戰(zhàn)略制定,戰(zhàn)略在財(cái)務(wù)方面的落實(shí)、重要經(jīng)營事項(xiàng)的決策,財(cái)務(wù)預(yù)算審核與控制,資金的調(diào)度與監(jiān)控等,對公司經(jīng)營情況的了解和掌握比董秘詳細(xì)深入得多,有天然的優(yōu)勢。CFO兼任董事會秘書能夠自然滿足董秘為履行職責(zé)了解公司相關(guān)經(jīng)營情況的需求,而且由于參與了整個經(jīng)營計(jì)劃的擬定和落實(shí),能夠更系統(tǒng)和真切的感知和掌握公司所處的市場運(yùn)營環(huán)境、公司應(yīng)對市場競爭的措施及由此造成的財(cái)務(wù)影響。
另一方面,公司的財(cái)務(wù)信息是資本市場及投資者非常關(guān)注的內(nèi)容,CFO在履行其職責(zé)的過程中自然涉及到了對交易財(cái)務(wù)處理的判斷、決定并形成了投資者看到的結(jié)果,CFO兼任董秘,可以讓CFO以董秘身份面對投資者時,提供投資者更加詳盡的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及背后的邏輯,同時增強(qiáng)投資者對此種信息的信賴度。
投資者關(guān)心的很多問題,包括運(yùn)營和業(yè)績等多方面都是CFO的工作范疇,而且許多問題雖然表現(xiàn)為財(cái)務(wù)問題,但仍是綜合了公司當(dāng)前的運(yùn)營、未來的發(fā)展等一系列涉及生產(chǎn)經(jīng)營、資本運(yùn)作、戰(zhàn)略發(fā)展等一整套用價值反映數(shù)字的問題。由于CFO既了解公司所有重大的經(jīng)營狀況,也知道公司發(fā)展思路和發(fā)展定位,又對資本市場有一定程度的認(rèn)識。由CFO兼任董秘,憑借其對公司財(cái)務(wù)、對行業(yè)前景的熟稔和敏銳,能夠從多方面更好的滿足資本市場對董秘在扮演公司“新聞發(fā)言人”角色時的期望,從而讓投資者更加深入和踏實(shí)的了解公司、做出全面的判斷。
在海外,CFO的工作主要由三個部分組成,一是處理與投資者關(guān)系,及時向他們通報(bào)公司動態(tài);二是公司的內(nèi)部財(cái)務(wù)管理;三是融資。而CFO在實(shí)現(xiàn)其主要職責(zé)“為股東創(chuàng)造更高的價值”時,除了采取傳統(tǒng)、穩(wěn)健的“成本節(jié)約控制和風(fēng)險(xiǎn)管理”措施外,更多的是擔(dān)當(dāng)維系公司與投資者關(guān)系的橋梁,通過“協(xié)調(diào)和保持與投資者的良好關(guān)系”,借助資本市場,為公司的快速發(fā)展融得所需資金以及通過企業(yè)并購等資本運(yùn)作的手段為公司整體價值的提升貢獻(xiàn)力量。
根據(jù)美國國家投資者關(guān)系協(xié)會(NIRI)公布的2005年投資者關(guān)系執(zhí)行人評估調(diào)查報(bào)告顯示,69%的美國公司投資者關(guān)系官員要向CFO負(fù)責(zé),而這個百分比在2003年后就沒有再改變過,這一結(jié)果表明了CFO在投資者關(guān)系管理中責(zé)無旁貸。
實(shí)際上,如上對CFO角色的擴(kuò)展定位,在海外上市的中國企業(yè)中已經(jīng)在實(shí)踐,眾多CFO早已經(jīng)奔走于公司與投資者之間,成為上市公司維護(hù)投資者關(guān)系中重要的一環(huán)。相反,國內(nèi)A股上市公司卻更多地把相關(guān)的職責(zé)交由董秘來處理,CFO仍深深隱身于投資者關(guān)系管理的幕后,埋頭于公司的財(cái)務(wù)及融資文件之中。在資本運(yùn)作大行其道的今天,市場更需要富有激情的表演能力以及卓有成效的溝通能力的全能CFO。CFO有能力也應(yīng)該在投資者關(guān)系維護(hù)中扮演重要角色。
提升公司治理水平
按照財(cái)政部等五部委頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其指引要求“董事會負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施。監(jiān)事會對董事會建立與實(shí)施內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督。經(jīng)理層負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部控制的日常運(yùn)行;企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立專門機(jī)構(gòu)或者指定適當(dāng)?shù)臋C(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)部控制的建立實(shí)施”。由于中國的內(nèi)控概念最初源自會計(jì)控制(1999年修訂的《會計(jì)法》,第一次以法律的形式對建立健全內(nèi)部控制提出原則要求,財(cái)政部隨即連續(xù)制定了《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范――基本規(guī)范》等七項(xiàng)內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范),相應(yīng)的在企業(yè)談內(nèi)控也主要是基于會計(jì)、財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制,與此相適應(yīng),在企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的實(shí)際推動者和責(zé)任者往往落在了CFO(或類似分管財(cái)務(wù)的副總經(jīng)理)身上;雖然法律法規(guī)沒有明確規(guī)定董秘在內(nèi)部控制建設(shè)方面的職責(zé),但落實(shí)“董事會負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的建立健全”的推動責(zé)任實(shí)際上落在了董秘身上,董秘規(guī)范公司治理、合規(guī)經(jīng)營的職責(zé)必須通過不斷健全公司內(nèi)部控制體系、并保證有效運(yùn)行才能實(shí)現(xiàn)。
在公司內(nèi)控管理的實(shí)務(wù)中,由于董秘更側(cè)重于三會的形式規(guī)范運(yùn)行及相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)按照法規(guī)及監(jiān)管部門的要求設(shè)立,并不具體關(guān)注董事會如何實(shí)質(zhì)推動細(xì)節(jié)的內(nèi)部控制制度的完善與銜接,而負(fù)責(zé)內(nèi)部控制建設(shè)的CFO往往又無力影響董事會(除CFO已經(jīng)進(jìn)入董事會的情形)強(qiáng)化對具體內(nèi)部控制體系的完善及為實(shí)施有效內(nèi)部控制的機(jī)構(gòu)的設(shè)置及調(diào)整,這就導(dǎo)致大多數(shù)公司的內(nèi)部控制的宏觀層面(內(nèi)部治理)與內(nèi)部控制的微觀層面(制度體系的完善及相應(yīng)的組織及執(zhí)行)相脫節(jié)。從宏觀看,公司的治理似乎很規(guī)范,從微觀看,內(nèi)部的制度體系似乎也很健全,但此二者之間缺乏有機(jī)的聯(lián)系和協(xié)調(diào),導(dǎo)致公司的內(nèi)部控制還是停留在會計(jì)控制的層面,難以有實(shí)質(zhì)性的突破。顯然,隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)環(huán)境的變化,單純依賴會計(jì)控制已難以應(yīng)對企業(yè)面對的市場風(fēng)險(xiǎn),會計(jì)控制必須向全面風(fēng)險(xiǎn)控制發(fā)展;公司需要有一個更綜合且更具推動力的職位去協(xié)調(diào)公司治理與內(nèi)控建設(shè)、協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門在內(nèi)控建設(shè)方面的分歧,推動內(nèi)部控制建設(shè)有力、深入開展。CFO兼任董秘將有利于使管理層的利益同股東一致,對財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)部控制更有效率,同時由于CFO更可能與董事會其他成員分享財(cái)務(wù)報(bào)告功能的相關(guān)信息,討論促進(jìn)公司規(guī)范、持續(xù)發(fā)展及保證財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)確、完整的內(nèi)部控制體系的建設(shè),從而實(shí)質(zhì)推動公司內(nèi)部控制建設(shè)水平的提高。
多贏的選擇
從筆者的切身體驗(yàn)來看,CFO兼職董秘后確實(shí)工作更繁忙,壓力更大,有關(guān)資本市場的知識、與投資者、媒體的溝通能力等方面對我也提出了更高的要求。但對我本人來說,顯著加深了自己對資本市場運(yùn)作、投融資管理、公司治理等方面的認(rèn)識,拓展了工作視野,提升了綜合能力,也讓自己的職業(yè)生涯更加豐富,未來職業(yè)規(guī)劃空間更加寬闊。對公司而言,客觀上減少公司高管職數(shù)、降低了管理成本、溝通也更有效率、同時還有利于提升公司的投資者關(guān)系管理水平、推動公司治理及內(nèi)部控制的提升。我認(rèn)為,CFO兼職董事會秘書是多贏的選擇。
股東大會議事規(guī)則第一章總則
第一條 為了完善公司法人治理結(jié)構(gòu),規(guī)范股東會的運(yùn)作程序,以充分發(fā)揮股東會的決策作用,根據(jù)《中華人民共和國公司法》等相關(guān)法律、法規(guī)及《公司章程》的規(guī)定,特制定如下公司股東會議事規(guī)則。
第二條 本規(guī)則是股東會審議決定議案的基本行為準(zhǔn)則。
第二章股東會的職權(quán)
第三條 股東會是公司的權(quán)力機(jī)構(gòu),依法行使下列職權(quán):
(1) 決定公司經(jīng)營方針和投資計(jì)劃;
(2) 選舉和更換董事,決定有關(guān)董事的報(bào)酬事項(xiàng);
(3) 選舉和更換由股東代表出任的監(jiān)事,決定有關(guān)監(jiān)事的報(bào)酬事項(xiàng);
(4) 審議批準(zhǔn)董事會的報(bào)告;
(5) 審議批準(zhǔn)監(jiān)事會的報(bào)告;
(6) 審議批準(zhǔn)公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案;
(7) 審議批準(zhǔn)公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案;
(8) 對公司增加或者減少注冊資本作出決議;
(9) 對發(fā)行公司債券作出決議;
(10)對公司合并、分立、解散和清算等事項(xiàng)作出決議;
(11)修改公司章程;
(12)對公司聘用、解聘會計(jì)師事務(wù)所作出決議;
(13)審議單獨(dú)或者合并享有公司有表決權(quán)股權(quán)總數(shù)25%以上的股東或者三分之一以上董事或監(jiān)事的提案;
(14)對股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資作出決議;
(15)審議法律、法規(guī)和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)由股東會決定的其他事項(xiàng)。
第三章股東會的召開
第四條 股東會分為年度股東會和臨時股東會。年度股東會每年至少召開一次,應(yīng)當(dāng)于上一會計(jì)年度結(jié)束后的10日之內(nèi)舉行。
第五條 有下列情形之一的,公司在事實(shí)發(fā)生之日起一個月以內(nèi)召開臨時股東會:
(1)董事人數(shù)不足《公司法》規(guī)定的法定最低人數(shù),或者少于章程所定人數(shù)的三分之二時;
(2)公司未彌補(bǔ)的虧損達(dá)股本總額的三分之一時;
(3)單獨(dú)或者合并享有公司有表決權(quán)股權(quán)總數(shù)25%(不含投票權(quán))以上的股東書面請求時;
(4)三分之一以上董事認(rèn)為必要時;
(5)三分之一以上監(jiān)事提議召開時;
(6)公司章程規(guī)定的其他情形。
前述第(3)項(xiàng)持股股數(shù)按股東提出書面要求日計(jì)算。
第六條 臨時股東會只對會議召開通知中列明的事項(xiàng)作出決議。
第七條 股東會會議由董事會依法召集,董事長主持。董事長因故不能履行職務(wù)時,由董事長指定的副董事長或其他董事主持;董事長和副董事長均不能出席會議,董事長也未指定人選的,由董事會指定一名董事主持會議;董事會未指定會議主持人的,由出席會議的股東共同推舉一名股東主持會議;如果因任何理由,該股東無法主持會議,應(yīng)當(dāng)由出席會議的享有最多表決權(quán)股權(quán)的股東(或股東人)主持。
第八條 召開股東會,董事會應(yīng)當(dāng)在會議召開十五日以前以書面方式通知公司全體股東。
擬出席股東會的股東,應(yīng)當(dāng)于會議召開十日前,將出席會議的書面回復(fù)送達(dá)公司。公司根據(jù)股東會召開前十日時收到的書面回復(fù),計(jì)算擬出席會議的股東所代表的有表決權(quán)的股權(quán)額。擬出席會議的股東所代表的有表決權(quán)的股權(quán)數(shù)達(dá)到公司有表決權(quán)的股權(quán)總數(shù)二分之一以上的,公司可以召開股東會;達(dá)不到的,公司在五日之內(nèi)將會議擬審議的事項(xiàng)、開會日期和地點(diǎn)以公告形式再次通知股東,經(jīng)公告通知,公司可以召開股東會。
第九條 股東會會議通知包括以下內(nèi)容:
(1)會議的日期、地點(diǎn)和會議期限;
(2)提交會議審議的事項(xiàng);
(3)以明顯的文字說明:全體股東均有權(quán)出席股東會,并可以委托人出席會議和參加表決,該股東人不必是公司的股東;
(4)有權(quán)出席股東會股東的股權(quán)登記日;
(5)投票授權(quán)委托書的送達(dá)時間和地點(diǎn);
(6)會務(wù)常設(shè)聯(lián)系人姓名,電話號碼。
第十條 股東可以親自出席股東會,也可以委托人出席和表決。
股東應(yīng)當(dāng)以書面形式委托人,由委托人簽署或者由其以書面形式委托的人簽署;委托人為法人的,應(yīng)當(dāng)加蓋法人印章或由其正式委托的人簽署。
第十一條 個人股東親自出席會議的,應(yīng)出示本人身份證和持股憑證;人出席會議的,應(yīng)出示本人身份證、授權(quán)委托書和持股憑證。
法人股東應(yīng)由法定代表人或者法定代表人委托的人出席會議。法定代表人出席會議的,應(yīng)出示本人身份證,能證明其具有法定代表人資格的有效證明和持股憑證;委托人出席會議的,人應(yīng)出示本人身份證、法人股東單位的法定代表人依法出具的授權(quán)委托書和持股憑證。
第十二條 股東出具的委托他人出席股東會的授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)載明下列內(nèi)容:
(1)人的姓名;
(2)是否具有表決權(quán);
(3)分別對列入股東會議程的每一審議事項(xiàng)投贊成、反對或棄權(quán)票的指示;
(4)對可能納入股東會議程的臨時提案是否有表決權(quán),如果有表決權(quán)應(yīng)行使何種表決權(quán)的具體指示;
(5)委托書簽發(fā)日期和有效期限;
(6)委托人簽名(或蓋章)。委托人為法人股東的,應(yīng)加蓋法人單位印章。
委托書應(yīng)當(dāng)注明如果股東不作具體指示,股東人是否可以按自己的意思表決。
第十三條投票委托書至少應(yīng)當(dāng)在有關(guān)會議召開前二十四小時備置于公司住所,或者召集會議的通知中指定的其他地方。委托書由委托人授權(quán)他人簽署的,授權(quán)簽署的授權(quán)書或者其他授權(quán)文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過公證。經(jīng)公證的授權(quán)書或者其他授權(quán)文件和投票委托書均需備置于公司住所或者召集會議的通知中指定的其他地方。委托人為法人的,由其法定代表人或者董事會其他決策機(jī)構(gòu)決議授權(quán)的人作為代表出席公司的股東會議。
第十四條 出席會議人員的簽名冊由公司負(fù)責(zé)制作。簽名冊載明參加會議人員姓名(或單位名稱)、身份證號碼、住所地址、享有或者代表有表決權(quán)的股權(quán)數(shù)額、被人姓名(或單位名稱)等事項(xiàng)。
第十五條 三分之一以上董事或者監(jiān)事以及股東要求召集臨時股東會的,應(yīng)當(dāng)按照下列程序辦理:
(1)簽署一份或者數(shù)份同樣格式內(nèi)容的書面要求,提請董事會召集臨時股東會,并闡明會議議題。董事會在收到前述書面要求后,應(yīng)當(dāng)盡快發(fā)出召集臨時股東會的通知。
(2)如果董事會在收到前述書面要求后十日內(nèi)沒有發(fā)出召集會議的通告,提出召集會議的董事、監(jiān)事或者股東可以在董事會收到該要求后兩個月內(nèi)自行召集臨時股東會。召集的程序應(yīng)當(dāng)盡可能與董事會召集股東會議的程序相同。董事、監(jiān)事或者股東因董事會未應(yīng)前述要求舉行會議而自行召集并舉行會議的,由公司給予股東或者董事、監(jiān)事必要協(xié)助,并承擔(dān)會議費(fèi)用。
第十六條 股東會召開的會議通知發(fā)出后,除有不可抗力或者其他意外事件等原因,董事會不得變更股東會召開的時間;因不可抗力確需變更股東會召開時間的,不應(yīng)因此而變更股權(quán)登記日。
第十七條 董事會人數(shù)不足《公司法》規(guī)定的法定最低人數(shù),或者少于章程規(guī)定人數(shù)的三分之二,或者公司未彌補(bǔ)虧損額達(dá)到股本總額的三分之一,董事會未在規(guī)定期限內(nèi)召集臨時股東會的,監(jiān)事會或者股東可以按照本規(guī)則規(guī)定的程序自行召集臨時股東會。
第十八條 公司董事會可以聘請律師出席股東會,對以下問題出具意見:
(1)股東會的召集、召開程序是否符合法律法規(guī)的規(guī)定,是否符合《公司章程》;
(2)驗(yàn)證出席會議人員資格的合法有效性;
(3)驗(yàn)證年度股東會提出新提案的股東的資格;
(4)股東會的表決程序是否合法有效。
第十九條 公司董事會、監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)采取必要的措施,保證股東會的嚴(yán)肅性和正常程序,除出席會議的股東(或人)、董事、監(jiān)事、董事會秘書,高級管理人員、聘任律師及董事會邀請的人員以外,公司有權(quán)依法拒絕其他人士入場。
第四章股東會提案的審議
第二十條 股東會的提案是針對應(yīng)當(dāng)由股東會討論的事項(xiàng)所提出的具體議案,股東會應(yīng)當(dāng)對具體的提案作出決議。
董事會在召開股東會的通知中應(yīng)列出本次股東會討論的事項(xiàng),并將董事會提出的所有提案的內(nèi)容充分披露。需要變更前次股東會決議涉及的事項(xiàng)的,提案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,不能只列出變更的內(nèi)容。
列入“其他事項(xiàng)”但未明確具體內(nèi)容的,不能視為提案,股東會不得進(jìn)行表決。
第二十一條 股東會提案應(yīng)當(dāng)符合下列條件:
(1)內(nèi)容與法律、法規(guī)和章程的規(guī)定不相抵觸,并且屬于公司經(jīng)營范圍和股東會職責(zé)范圍;
(2)有明確議題和具體決議事項(xiàng);
(3)以書面形式提交或送達(dá)董事會。
第二十二條 公司召開股東會,單獨(dú)或合并享有公司有表決權(quán)股權(quán)總數(shù)的25%以上的股東,有權(quán)向公司提出新的提案。
第二十三條 董事會應(yīng)當(dāng)以公司和股東的最大利益為行為準(zhǔn)則,依法律、法規(guī)、公司章程的規(guī)定對股東會提案進(jìn)行審查。
第二十四條 董事會決定不將股東會提案列入會議議案的,應(yīng)當(dāng)在該次股東會上進(jìn)行解釋和說明。
第二十五條 在年度股東會上,董事會應(yīng)當(dāng)就前次年度股東會以來股東會決議中應(yīng)由董事會辦理的各事項(xiàng)的執(zhí)行情況向股東會做出專項(xiàng)報(bào)告,由于特殊原因股東會決議事項(xiàng)不能執(zhí)行,董事會應(yīng)當(dāng)說明原因。
第五章股東會提案的表決
第二十六條 股東(包括股東人)以其出資比例行使表決權(quán)。
第二十七條 股東會采取記名方式投票表決。
第二十八條 出席股東會的股東對所審議的提案可投贊成,反對或棄權(quán)票。出席股東會的股東委托人在其授權(quán)范圍內(nèi)對所審議的提案投贊成、反對或棄權(quán)票。
第二十九條 股東會對所有列入議事日程的提案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行逐項(xiàng)表決,不得以任何理由擱置或不予表決。年度股東會對同一事項(xiàng)有不同提案的,應(yīng)以提案提出的時間順序進(jìn)行表決,對事項(xiàng)作出決議。
第三十條 董事、監(jiān)事候選人名單以提案的方式提請股東會決議。
股東會審議董事、監(jiān)事選舉的提案,應(yīng)當(dāng)對每一個董事、監(jiān)事候選人逐個進(jìn)行表決。改選董事、監(jiān)事提案獲得通過的,新任董事、監(jiān)事在會議結(jié)束之后立即就任。
第六章股東會的決議
第三十一條 股東會決議分為普通決議和特別決議。
股東會作出普通決議,應(yīng)當(dāng)由代表二分之一以上表決權(quán)的股東通過。
股東會作出特別決議,應(yīng)當(dāng)由代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過。
第三十二條 下列事項(xiàng)由股東會以特別決議通過:
(1)公司增加或者減少注冊資本;
(2)發(fā)行公司債券;
(3)公司的分立、合并、解散和清算;
(4)公司章程的修改;
(5)公司章程規(guī)定和股東會以普通決議認(rèn)定會對公司產(chǎn)生重大影響的、需要以特別決議通過的其他事項(xiàng)。
上述以外其他事項(xiàng)由股東會以普通決議通過。
第三十三條 股東會決議應(yīng)注明出席會議的股東(或股東人)人數(shù)、所代表股權(quán)的比例、表決方式以及每項(xiàng)提案表決結(jié)果。對股東提案作出的決議,應(yīng)列明提案股東的姓名或名稱、持股比例和提案內(nèi)容。
第三十四條 股東會各項(xiàng)決議應(yīng)當(dāng)符合法律和公司章程的規(guī)定。出席會議的董事應(yīng)當(dāng)忠實(shí)履行職責(zé),保證決議的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整,不得使用容易引起歧義的表述。
第三十五條 股東會應(yīng)有會議記錄。會議記錄記載以下內(nèi)容:
(1)出席股東會的有表決權(quán)股權(quán)數(shù),占公司總股本的比例;
(2)召開會議的日期、地點(diǎn);
(3)會議主持人姓名、會議議程;
(4)各發(fā)言人對每個審議事項(xiàng)的發(fā)言要點(diǎn);
(5)每一表決事項(xiàng)的表決結(jié)果;
(6)股東的質(zhì)詢意見、建議及董事會、監(jiān)事會的答復(fù)或說明等內(nèi)容;
(7)股東會認(rèn)為和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)載入會議記錄的其他內(nèi)容。
第三十六條 股東會記錄由出席會議的董事和記錄員簽名,并作為公司檔案由董事會秘書保存。
公司股東會記錄的保管期限為自股東會結(jié)束之日起三年。
第七章附則
第三十七條 股東會的召開、審議、表決程序及決議內(nèi)容應(yīng)符合《公司法》、《公司章程》及本議事規(guī)則的要求。
第三十八條 對股東會的召集、召開、表決程序及決議的合法性、有效性發(fā)生爭議又無法協(xié)調(diào)的,有關(guān)當(dāng)事人可以向人民法院提起訴訟。
員工崗位聘用辦法
第一章
總 則
第一條 為規(guī)范公司勞動人事管理制度,形成平等競爭、擇優(yōu)錄用、獎罰分明、合理流動的用工用人機(jī)制,特制定本辦法。
第二章
適用范圍
第二條 公司全體員工均適用本辦法
第三章
定編及崗位設(shè)定
第三條 公司人力資源部根據(jù)企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)和要求,提出公司人員規(guī)模和人力資源需求規(guī)劃,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。
第四條 人力資源部會同各部門科學(xué)合理地劃分企業(yè)組織職務(wù),明確職務(wù)間的相互關(guān)系,建立清晰的職務(wù)層次和順序。
第五條
編制崗位說明書,明確每個崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、
權(quán)限、責(zé)任大小以及任職條件。
第四章 崗位聘用原則
第六條
堅(jiān)持任人唯賢、優(yōu)化組合結(jié)構(gòu)。
第七條
公司調(diào)配方案與個人業(yè)務(wù)專長和意愿相結(jié)合。
第八條
實(shí)行自上而下的逐級聘用制,并由人力資源部統(tǒng)一辦 理聘用手續(xù)。
第九條
崗位聘用期限不得超過員工勞動合同期限。
第五章 管理人員任免
第十條
公司高級管理人員由董事會成員、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、 董事會秘書和財(cái)務(wù)總監(jiān)組成;公司中級管理人員由各部門部長、經(jīng)理、主任和部門副部長、副經(jīng)理、副主任組成。
第十一條 公司管理人員任免通過聘用制實(shí)現(xiàn),即聘用和解聘。
第十二條 公司高級管理人員的任免:
1、總經(jīng)理由董事長提名,董事會任免;
2、董事會秘書由董事長提名,董事會任免;
3、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)由總經(jīng)理提名,董事會任免。
第十三條 公司中層管理人員由總經(jīng)理任免。
第十四條 公司所有人事任免事項(xiàng),均須正式行文通告。
第六章
晉升和降職
第十五條 公司建立正常職務(wù)升遷機(jī)制,由人力資源部提出備選方案報(bào)總經(jīng)理辦公會議審議后實(shí)施。
第十六條 對成績出色者或卓著者,可以晉升職位,特殊情況可破格晉升。
第十七條 對業(yè)績不良者或違反公司規(guī)章制度者,可以降職使用,特殊情況可連降幾級。
第十八條 職位升遷由部門負(fù)責(zé)人或公司高級管理人員提出,經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),由公司人力資源部行文通告。
第十九條 當(dāng)事人可因自身工作原因向公司提出晉升或降職請求,人力資源部受理后提出初步意見,報(bào)公司高級經(jīng)理會議審批。
第二十條 員工職位升遷后,其工資福利待遇應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整,特殊情況報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可保持不變。
第七章
崗位調(diào)換
第二十一條 為了做到人盡其才,公司允許員工在公司崗位間調(diào)動。
第二十二條 員工主動提出崗位調(diào)換時,可向人力資源部遞交調(diào)動申請書,經(jīng)新舊崗位部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部正式行文任免事項(xiàng),當(dāng)事人辦理交接手續(xù)。
第二十三條 公司提出人事調(diào)動命令時,征求員工個人和新舊崗位部門負(fù)責(zé)人意見后,人力資源部正式行文調(diào)動,當(dāng)事人辦理交接手續(xù)。
第二十四條 所有崗位變動,其部門負(fù)責(zé)人均須對員工原崗位的工作進(jìn)行考核、鑒定,并交人力資源部存檔。
第八章
試用及正式聘用
第二十五條 公司所有員工均應(yīng)實(shí)行試用制,須簽訂試用勞動合同或在勞動合同中規(guī)定試用期。新員工試用期一般不超過3個月,需延長試用期的必須報(bào)總經(jīng)理審批,但試用期最長不超過6個月。
第二十六條 試用員工部門負(fù)責(zé)人對其試用期工作績效進(jìn)行考核,提出提前結(jié)束、按原定期限、延期、解聘等意見,并填寫試用考核單,送人力資源部審核。
第二十七條 員工由試用轉(zhuǎn)入正式聘用,須簽定正式勞動合同或由人力資源部發(fā)出通知。
第二十八條 根據(jù)員工崗位、職務(wù)等原因,可協(xié)商決定員工的聘用年限,一般分別為1年、2年、3年。員工在公司連續(xù)工作滿10年的,如員工提出,可續(xù)簽無固定期限的勞動合同。
第二十九條 員工和公司根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定,確定員工在試用、正式期的工資、獎金和其他福利待遇。
第九章
解 聘
第三十條 公司因下列原因,可對有關(guān)員工解聘:
1、受聘人因本業(yè)務(wù)、技術(shù)水平等原因,經(jīng)考核不能勝任崗位要求;
2、受聘人在規(guī)定的一段時間內(nèi)不能完成崗位任務(wù);
3、因違反國家和公司法律規(guī)章制度;
4、因公司部門工作變化,部門提出撤崗;
5、公司因經(jīng)營業(yè)務(wù)和經(jīng)營范圍調(diào)整、變化;
6、受聘人因脫產(chǎn)進(jìn)修、長期外借,難以履行崗位責(zé)任;
7、無正當(dāng)理由連續(xù)曠工達(dá)十五天;
8、因身體健康狀況不適宜崗位要求;
9、受聘人因勞動合同趨于屆滿;
10、其他本公司認(rèn)為不合適崗位工作要求且不觸犯國家有關(guān)法規(guī)的事宜。
第三十一條 解聘可由員工或公司各方提出,須于離職前1個月提出。
第三十二條 公司無正當(dāng)理由提出解聘要求的,按雙方簽定的勞動合同進(jìn)行補(bǔ)償。
第三十三條 員工解聘后,公司將不再負(fù)擔(dān)員工的任何非公司職責(zé)范圍內(nèi)的費(fèi)用。
然而,對于中國的董秘群體而言,情況并非如此。甚至對董秘的認(rèn)知,國內(nèi)都有特別之處:參與過IPO的董秘,才會被認(rèn)為是真正的董秘,會被資本市場認(rèn) 可。
因此,國內(nèi)真正有能力的董秘通常存在于擬上市公司而非已上市公司。他們被稱為“職業(yè)董秘”。
職業(yè)董秘通常是“打一槍換一個地方”,完成一個IPO項(xiàng)目就會轉(zhuǎn)戰(zhàn)下一個。然而,即使是沉醉于不停地帶著擬上市公司闖關(guān)IPO的職業(yè)董秘,也會承認(rèn),這并不是董秘真正該有的狀態(tài)。成熟資本市場上的董秘在他們看來才是真正的職業(yè)董秘,更令他們向往。
IPO情結(jié)
“王先生,我是XX獵頭公司的XXX,我們正在為XXXX尋找一位董事長秘書,得知您也是董秘,所以想問問您……”
“抱歉,不感興趣!”
“為什么?XXXX可是上市公司!”
“小姐,我是董事會秘書,不是董事長秘書!”
“哦……可是,有什么區(qū)別嗎?”
說起最近與一獵頭打交道的經(jīng)歷,35歲的王科(化名)忍不住苦笑,9年董秘生涯,在深圳、香港等地的四家公司做過,像這樣被外界誤解為普通的秘書,他基本已經(jīng)習(xí)慣了。
即使在公司內(nèi)部,董秘身份認(rèn)知,也是一個問題,尤其是在擬上市公司中,不知道董秘職責(zé)的人,從控制人到普通員工,比比皆是。
董秘身份認(rèn)知的尷尬是有淵源的?!豆痉ā吩?005年修訂之前,沒有對董秘職位在法律層面上進(jìn)行確認(rèn),是直接原因。
雖然當(dāng)時滬深交易所的上市規(guī)則明確規(guī)定董秘在上市公司中的高管地位,但因?yàn)闆]有強(qiáng)制性的規(guī)定條款,董秘的高管地位并沒有從資格認(rèn)定、任免程序上得到落實(shí)。制度的缺陷導(dǎo)致董秘存在“先天不足”。
梳理中國的董秘制度發(fā)展,從1993年開始,董秘作為高管人員在公司設(shè)置,經(jīng)歷了從境外上市的外資股、到境內(nèi)上市的外資股、再到境內(nèi)上市的內(nèi)資股的漸進(jìn)過程。直到1997 年12月,證監(jiān)會《上市公司章程指引》,專章列示“董事會秘書”條款,要求所有上市公司都必須配備董秘。
不過,這個“外行”的獵頭還有所不知的是,目前真正對王科有吸引力的并不是上市公司,而是擬上市公司。
王科稱,在中國目前的董秘圈,大家公認(rèn),有過公司IPO成功經(jīng)歷的董秘,才是真正有能力有價值的。雖然按照《股票上市規(guī)則》中的規(guī)定,董秘的六大類職責(zé)是:與監(jiān)管部門的溝通聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)公司與投資者之間的關(guān)系、處理公司信息披露事務(wù)、督促上市公司規(guī)范運(yùn)作、股權(quán)事務(wù)管理、三會組織與文件的保管。
身在上海,在資本市場打拼了17年的馮攀(化名),曾親眼看著一家已上市公司從興盛到衰弱,看著這家公司的四任董秘離職,自己也5次董秘職責(zé),直至心灰意冷,最終離職,發(fā)誓不再涉足董秘領(lǐng)域。然而得知有機(jī)會做一家企業(yè)的IPO,2008年,他毫不猶豫殺了回馬槍。
一句話,沒做過IPO,無以談董秘。在中國有職業(yè)榮譽(yù)感的董秘,必有做IPO的打算。
職業(yè)經(jīng)理人
有IPO成功經(jīng)歷的董秘,在中國的發(fā)展路徑就是成為“職業(yè)董秘”。成功的畢竟是少數(shù),和擬上市公司的數(shù)量相比,有成功IPO經(jīng)驗(yàn)的董秘供不應(yīng)求。
馮攀用醬油之于豬肉的關(guān)系比喻董秘之于上市公司的關(guān)系和作用。
當(dāng)肉的擁有者(股東)想做紅燒肉(上市)了,便會不自然地想起醬油(董秘)來。老板其實(shí)是巴望肉最好本身就是紅的(內(nèi)部產(chǎn)生),這樣就可省了買醬油的錢。但這樣的便宜一般是撿不到的,肉不可能自身分泌醬油。
沒在資本市場打過轉(zhuǎn)的企業(yè),想不交學(xué)費(fèi),就玩轉(zhuǎn)資本市場也不太現(xiàn)實(shí)。出于成本考慮,從外面直接引入熟悉資本運(yùn)作規(guī)則和規(guī)范的職業(yè)董秘,顯然比內(nèi)部培養(yǎng)更經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。
雖然董秘和企業(yè)是雙向自由選擇,但馮攀和王科都很清楚,職業(yè)董秘對于上市公司而言,就是個“打醬油”的。
企業(yè)最后發(fā)展到上市階段,他們才被引進(jìn),全部使命就是幫助企業(yè)IPO成功。IPO完成后,也是他們退出之時。
來自北京的董秘潘路(化名)介紹,通常情況,職業(yè)董秘做成一個IPO項(xiàng)目,除了高管的標(biāo)準(zhǔn)薪酬收入,還會有0.5%原始股權(quán)。這是較為樂觀的預(yù)期,當(dāng)前IPO形勢不太好的情況下,0.5%已經(jīng)很難拿到。
此外,如果介入得實(shí)在太晚,或者實(shí)際控制人又不夠大方,董秘拿不到股權(quán)的情況也非常普遍。
雖然在中國做過IPO的董秘自稱為“創(chuàng)業(yè)型董秘”,但他們自己也很清楚,職業(yè)董秘在做IPO的時候,即使做得再成功,也最好用“職業(yè)經(jīng)理人”的標(biāo)準(zhǔn)要求自己,IPO使命完成,拿到事先約定的薪酬獎勵后,讓他們退出,就必須退出。
在資本市場撲騰了十多年,他們已經(jīng)能夠很快分辨一個公司是否到了可上市階段。春節(jié)過后,王科已經(jīng)“幫”證監(jiān)會刷了五六個企業(yè),勸阻那些遠(yuǎn)未達(dá)標(biāo)的企業(yè)暫時放下上市的打算。
其實(shí),只要公司本身過硬,通過IPO只是時間問題。但要在規(guī)定時間里做好IPO,就得看董秘在資本市場江湖里撲騰的能力,和IPO利益相關(guān)各方協(xié)調(diào)、“議價”能力,此外還有天時、地利、人和的因素。
對于職業(yè)董秘來說,一個IPO的過程中,實(shí)際上就是他協(xié)調(diào)各方來梳理一家企業(yè)法務(wù)層面的股權(quán)結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)層面的營收狀況以及業(yè)務(wù)層面的商業(yè)模式的過 程。
他的目標(biāo)必須是通過法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的梳理,呈現(xiàn)一家歷史清晰、架構(gòu)合理、賬目合規(guī)、業(yè)務(wù)高速發(fā)展的上市公司。
董秘江湖
在所有需要協(xié)調(diào)處理的關(guān)系中,職業(yè)董秘們一致認(rèn)為,和“老板“的關(guān)系最微妙也最難處理,其次就是財(cái)務(wù)總監(jiān)。
這兩人基本決定了職業(yè)董秘是否有必要存在。通常情況下,身為公司實(shí)際控制人的老板會讓財(cái)務(wù)總監(jiān)兼任董秘,財(cái)務(wù)總監(jiān)忙不過來,才會找一個職業(yè)董秘。有時候,職業(yè)董秘也會兼任財(cái)務(wù)總監(jiān),但這種情況很 少。
因此,作為職業(yè)董秘,在IPO整個過程中,他們更多的是按照資本市場游戲規(guī)則,做一些關(guān)于上市的團(tuán)隊(duì)組織、進(jìn)度安排、各方關(guān)系協(xié)調(diào)等執(zhí)行層面的工作。
在這個過程中,IPO的協(xié)調(diào)人董秘必須要一一協(xié)調(diào)并處理好與這些人和機(jī)構(gòu)的關(guān)系:股東、前股東、公司高管、中介機(jī)構(gòu)(律所、會計(jì)事務(wù)所、券商)、投資者(PE/VC等機(jī)構(gòu)投資者)、政府機(jī)構(gòu)(包括證監(jiān)會、發(fā)改委、稅務(wù)、統(tǒng)計(jì)、工商、環(huán)保、社保、公積金等方方面面的部門)等。
職業(yè)董秘的工作環(huán)境,也往往取決于大股東的意識及態(tài)度, 不少上市公司的管理層并不了解董秘的職責(zé)和上市公司的相關(guān)規(guī)則,使得董秘往往成為公司管理層“行使職權(quán)”的障礙。
事實(shí)上,職業(yè)董秘可以理解為資本市場派駐到擬上市公司的合規(guī)審查員,盡管行權(quán)并非那么容易,但董秘必須要讓企業(yè)上下了解市場規(guī)則,要按法規(guī)行事。
職業(yè)董秘的就業(yè)行情,還會受到資本市場以及經(jīng)濟(jì)形勢的影響。
王科、潘路兩人都已經(jīng)從各自效力的擬上市公司辭職,對于他們來說,當(dāng)前情形,他們再去找合適的擬上市項(xiàng)目,會比過去困難一些。潘路干脆暫停了做董秘的打算,一心一意做一些公司的顧問。
在王科的印象中,上一次感受到資本市場對董秘這個職業(yè)的沖擊是2009年創(chuàng)業(yè)板開閘的時候。王科所擁有的IPO成功經(jīng)驗(yàn)就發(fā)生在那一年。
正是因?yàn)榭吹轿磥砺殬I(yè)董秘的大好前景,他在那一年參加了深交所舉辦的董秘資格培訓(xùn)班,正式取得董秘資格證書。
眼前,雖然IPO暫停,但王科并不覺得這將真正影響到職業(yè)董秘的工作。他認(rèn)為,資本市場對企業(yè)永遠(yuǎn)都是有吸引力的,企業(yè)不管以什么形式進(jìn)入資本市場,職業(yè)董秘都可以有所作為。
王科說,職業(yè)董秘要做的是把企業(yè)的優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)證券化,然后借助投資者閑置資源促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,同時把企業(yè)發(fā)展的成果回饋給所有投資者。
真正的職業(yè)董秘
事實(shí)上,即使是王科這樣對做IPO充滿激情的人,內(nèi)心深處還是希望自己在一家好的企業(yè)做專職董秘和企業(yè)一起成長。他認(rèn)為這才是真正的職業(yè)化的董秘。
完成上市之后,控制人一般認(rèn)為職業(yè)董秘是可有可無的,完全可以由其他高管兼任。這也是目前的職業(yè)董秘沒法在一個企業(yè)干得長久、不能真正“職業(yè)化“的重要原因。
現(xiàn)在的王科已經(jīng)能很平靜地接受“公司上市之時就是自己離開之日”的現(xiàn)實(shí)。不過,他對國內(nèi)董秘真正的職業(yè)化始終很關(guān)心。他也聽說國內(nèi)有些一流的財(cái)經(jīng)公關(guān)公司,已經(jīng)開始著手培養(yǎng)“職業(yè)董秘”,準(zhǔn)備為一些擬上市公司提供“董秘外包”服務(wù)。
王科并不看好董秘外包。他覺得董秘未來的職業(yè)化應(yīng)該循著券商保代的思路。保代取得資格之后需要真正簽兩個項(xiàng)目才能成為保代。董秘也應(yīng)該如此,取得資格之后,先做證券事務(wù)代表,熟悉上市公司日常工作管理,然后到擬上市公司做IPO項(xiàng)目,做過IPO項(xiàng)目,才可以到上市公司做職業(yè)董秘。
關(guān)鍵詞:我國;公司監(jiān)事會;職能;虛化;強(qiáng)化
公司監(jiān)事會作為公司內(nèi)部專門行使監(jiān)督權(quán)的監(jiān)督機(jī)構(gòu),是公司法人治理結(jié)構(gòu)的重要組成部分。在我國公司治理結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)中,監(jiān)事會亦是極為重要的公司機(jī)關(guān),被賦予一定的職能,但目前監(jiān)事會遠(yuǎn)沒有發(fā)揮其本應(yīng)有的職能。
一、我國公司監(jiān)事會職能的現(xiàn)狀
目前,我國公司監(jiān)事會的職能現(xiàn)狀如下:一是機(jī)構(gòu)沒有到位;二是人員沒有到位;三是日常工作沒有到位;四是職責(zé)沒有到位;五是部分監(jiān)事會的檔案管理、會議紀(jì)要等不完善。
二、我國公司監(jiān)事會職能虛化的原因
從主觀上來說,一是公司重視不夠,監(jiān)事會沒有下設(shè)審計(jì)監(jiān)督職能部門,無法開展日常監(jiān)督檢查工作,不能深入了解和掌握公司真實(shí)的、第一手的信息資料;二是監(jiān)事會人員不專職,兼職過多過雜,無暇顧及監(jiān)事工作,僅充當(dāng)掛名監(jiān)事而已;三是監(jiān)事個人素質(zhì)不高,難以擔(dān)當(dāng)監(jiān)事工作的重任;四是薪酬待遇不高,費(fèi)用開支無保障。
從客觀上來說,一是我國《公司法》中雖然對監(jiān)事會的職責(zé)做出了明確規(guī)定,但缺乏行之有效的操作細(xì)則;二是一股獨(dú)大和股東缺位,使得公司內(nèi)部人控制現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重,許多公司的股東大會、董事會、監(jiān)事會實(shí)質(zhì)上是由董事長或總經(jīng)理一手操縱的,監(jiān)事會成員實(shí)際上大部也是由大股東的“股權(quán)代表”提名決定的;三是監(jiān)管部門把注意力停留在公司董事、經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事會秘書身上,忽視了監(jiān)事會這個本應(yīng)在公司規(guī)范化運(yùn)作中起關(guān)鍵性作用的群體。
三、強(qiáng)化我國公司監(jiān)事會職能的對策
(一)改革監(jiān)事會的組成,擴(kuò)大監(jiān)事會成員的來源范圍。監(jiān)事會成員應(yīng)允許有各方的代表:股東、職工、債權(quán)人和社會公眾,可以確定其相應(yīng)比例為3:3:2:2,這樣的人員結(jié)構(gòu)有助于監(jiān)事會保持公司的立場,維護(hù)公司利益。
(二)改革監(jiān)事選任制度,避免董事會與監(jiān)事會的利益趨同。將原有的通過提名選舉職工監(jiān)事的制度改為公開競選,即由職工自愿報(bào)名向非提名、由職工或職工代表選舉而非指定;債權(quán)人監(jiān)事可以明確由債權(quán)總額較多的銀行或其他債權(quán)人直接派出;獨(dú)立監(jiān)事可由股東監(jiān)事、職工監(jiān)事和債權(quán)人監(jiān)事審議后以監(jiān)事會的名義向社會聘任。
(三)明確監(jiān)事會的職能,加強(qiáng)監(jiān)事會的職權(quán)。監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)代表股東、公司職工、債權(quán)人和潛在的投資者等群體,盡力維護(hù)公司利益。在監(jiān)督的內(nèi)容上,重點(diǎn)是決策的正當(dāng)性和管理層的執(zhí)行活動及其成效。
(四)提高監(jiān)事的報(bào)酬,完善監(jiān)事激勵機(jī)制。包括規(guī)定監(jiān)事的報(bào)酬不能低于董事、經(jīng)理的平均水平;原用于對公司高管人員進(jìn)行激勵的股票期權(quán)制度,完全也可以應(yīng)用于對監(jiān)事的激勵。
(五)提高監(jiān)事個人素質(zhì),加強(qiáng)監(jiān)事會的責(zé)任。監(jiān)事應(yīng)當(dāng)注重個人素質(zhì)的提高,遵守法律、法規(guī)和公司章程,忠實(shí)履行職責(zé),維護(hù)公司利益。監(jiān)事在不盡其職責(zé)時,應(yīng)承擔(dān)一定的行政或民事責(zé)任,嚴(yán)重者應(yīng)承擔(dān)刑事責(zé)任。
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