檔案管理應急預案精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理應急預案主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理應急預案范文

組成部分。實施檔案管理網絡化能夠規范檔案管理，實現網絡管理科學化管理，實現人力資源管理的專業化發展，為企業發展提供良好的人才管理保障。

關鍵詞：檔案管理；網絡化；現狀；優化措施

0 引言

科技水平發展促進我國社會發展速率進一步提升，加強網絡應用廣泛程度，促進我國網絡應用程度進一步提升，提高檔案管理網絡化的應用程度。檔案管理網絡化發展能夠促進檔案管理數據分析管理更加科學化、明晰化發展，提高檔案管理的效率，實現檔案管理準確性。

1 現階段檔案管理的發展現狀

檔案管理是我國人力資源管理應用的重要管理途徑，實施檔案管理網絡化發展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發展，但現階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發展中的障礙。

一方面表現為檔案管理的內容科學化水平較低。目前我國大部分企業或單位對檔案管理依舊采用傳統人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統檔案管理層面，檔案的內容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規范性較低[1]，網絡應用程度較低。檔案管理不能為企業發展提供直接經濟收益，企業在發展過程中對企業檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規范性，導致企業檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創新能力低，影響企業檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應用水平較低，是企業檔案管理的現代化程度較低，造成企業人才檔案管理與企業總體發展之間出現嚴重的管理脫節。

2 實施檔案管理網絡化的措施

2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統檔案同步實施

實施檔案管理網絡化管理應當矜持傳統檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面傳統檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應網絡化管理，進行檔案信息數據管理的準確性發展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統檔案管理與網絡管理相結合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。

2.2 應用網絡數據管理手段進行檔案管理

實施網絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數據化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網絡化發展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應用、管理的專業化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發展。例如：我國某企業實施人力資源檔案管理網絡化發展，這種管理措施企業人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業人發展創造財富。此外，網絡化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統檔案管理儲存空間的問題，節約了檔案管理的應用空間。

2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力

提高檔案管理人員計算機應用能力是開展檔案管理網絡化程度的重要基礎保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應用管理水平，促進檔案管理人員計算機應用能力，檔案管理自動化系統的應用程度進一步提升，實現檔案管理網絡化人員的專業性。

3 檔案管理網絡化的優勢

3.1 檔案信息管理可靠性增強

檔案管理網絡化是當今社會科技發展促進資源管理的重要體現，其優勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網絡化發展主要依托互聯網檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現檔案管理，檔案管理系統的登錄需要相應賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。

3.2 檔案管理的準確性提高

其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網絡化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。

3.3 檔案管理的工作效率提高

其三，檔案管理工作效率提高，網絡化管理措施使檔案管理人員從傳統的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現網絡化發展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發到不同管理部門，提高了單位檔案收發和應用的效率性[6]。

3.4 檔案管理科學化，規范化發展

其四，檔案管理實施網絡化使檔案管理科學性，規范化發展。傳統的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業會程度較低，影響了檔案管理的質量性；實施檔案管理網絡化采用電子管理措施實現了檔案管理，分配數字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現檔案管理的科學化，規范化發展。

4 結論

檔案管理網絡化發展是現代化科技手段應用于社會資源管理發展中的體現，實現資源應用，管理，分發的專業化發展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規范化發展。

參考文獻：

[1]馮子直.積極實現由傳統檔案工作向信息化檔案工作的轉變――在老檔案工作者座談會上的發言[J].檔案學研究，2002，03：8-12.

[2]倪代川，戚穎.檔案信息網絡傳播案例評析――以《檔案界》網站及《檔案界》電子雜志為例[J].檔案管理，2010，05：59-62.

[3]安小米.城市建設文件、檔案信息集成管理與集成服務的理論框架[J].檔案學通訊，2004，02：88-92.

第2篇：檔案管理應急預案范文

關鍵詞：會計檔案管理運用

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業資金周轉活動的全過程，利用它對于加強企業管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據。利用它可以進行各項經濟指標的數量分析，并針對實際情況找出差距、發現問題最終提出改進工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發現生產經營和企業管理規律性特點，總結企業發展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應管理

現金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應的現金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應憑證順延管理至帳簿到期或業務結束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規定移出庫存而根據實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協商解決。

3.財務機制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應考慮到今后數十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務工作實際的需要，在本會計年度結束后，其當年產生的會計檔案由財務部門自行保管一年，以滿足其中未結事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統一執行的歸檔例外），這樣經過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務部門和檔案部門協同動作，財務部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。

5.檔案到期可其中債權債務未了結

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結的債權債務的原始憑證、明細賬應獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結清債權債務為止或未了結事項完結五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權債務關系是否結束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據作用、查考價值是不會隨著債權債務關系的結束而結束的，對欠債不還的企業，哪怕已經列入呆賬，債權人也可以保持對其隨時追索的權力；而涉及經濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。

因此，在保管期滿并已結清債權債務情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經濟、法律等多方面的作用是否已經結束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買檔案設備、加強檔案管理，這對企業的經營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質量和效果。

第3篇：檔案管理應急預案范文

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業資金周轉活動的全過程，利用它對于加強企業管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據。利用它可以進行各項經濟指標的數量分析，并針對實際情況找出差距、發現問題最終提出改進工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發現生產經營和企業管理規律性特點，總結企業發展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應管理

現金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應的現金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應憑證順延管理至帳簿到期或業務結束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規定移出庫存而根據實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協商解決。

3.財務機制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應考慮到今后數十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務工作實際的需要，在本會計年度結束后，其當年產生的會計檔案由財務部門自行保管一年，以滿足其中未結事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統一執行的歸檔例外），這樣經過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務部門和檔案部門協同動作，財務部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。

5.檔案到期可其中債權債務未了結

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結的債權債務的原始憑證、明細賬應獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結清債權債務為止或未了結事項完結五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權債務關系是否結束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據作用、查考價值是不會隨著債權債務關系的結束而結束的，對欠債不還的企業，哪怕已經列入呆賬，債權人也可以保持對其隨時追索的權力；而涉及經濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。

因此，在保管期滿并已結清債權債務情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經濟、法律等多方面的作用是否已經結束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買檔案設備、加強檔案管理，這對企業的經營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質量和效果。

第4篇：檔案管理應急預案范文

關鍵詞：檔案管理；私營企業；經濟效益

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03

私營企業和國營企業是國家經濟的重要組成部分，國營企業的檔案采取集中統一管理的模式，具體表述為：在企業內設置檔案室或是檔案中心，有相應的機構領導將所有檔案放入檔案室，統一管理和調配促進國營企業的工作順利開展。國營企業的檔案受到上級機構的監督和審查，使得國營企業的檔案管理有序化、透明化。但私營企業因為并不受上級機構的監督和審查，私營企業主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業的檔案管理出現了混亂狀態，私營企業的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現象。由于電子檔案的出現，一些私營企業開始利用電子檔案對企業進行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質檔案更好地結合，依舊是一個需要解決的問題。

一、私營企業檔案管理與經濟效益之間的關系

1.科學的私營企業檔案管理能夠促進經濟效益的提高。首先，需要明確什么是企業檔案這個概念。企業檔案是指借助文字、表格、數據、報告、論文等形式記錄企業的過去和現在生產、經營、管理等方面的成果。企業檔案不僅是對過去和現在企業發展的總結，更主要的是通過檔案企業可以安排生產，總結經驗促進企業的發展。企業檔案作為企業的重要知識產權，在發揮企業的發展和預測企業的發展動力等方面，發揮著不可替代的作用。現有的企業檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業的發展中企業檔案通過對社會和企業的相關方面，對各類信息進行再加工，解釋企業出現的問題，進而對企業進行合理規劃，促進企業的長遠發展。其中，企業檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應該具有怎樣的素質。為員工的升遷提供重要的參考項目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進企業人力資本的開發，評估企業的發展潛力。科技檔案是指企業在發展時記錄企業科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業的科技成果和智慧代表著企業的創新和創造能力，宣示了企業的發展動力。一個企業的科技檔案越豐富，證明企業人員的積極性和創造力得到了很大程度的開發，提高企業的發展水平。會計檔案是指企業在一個時期收支情況的明細。一個企業是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業檔案的重要組成部分，代表了企業生存和發展的結果。會計檔案中含有企業的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進企業工作的更新和發展，促進企業發展的正規化和品牌化。

2.客觀的私營企業檔案管理，能夠評估企業的發展動力。私營企業的檔案的管理不僅包括企業檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進行檔案的管理。在企業的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發展潛力，人力資本的開發能夠更好地促進企業的發展動力。當然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業的發展潛力除了人力資本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發，才能評估到企業的發展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠為私營企業理清企業的財務，為企業正常的運轉提供保障；科技檔案是一個企業人力資本得到最大程度的開發的依據能夠為企業和員工個人的發展提供更多的無形資產。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業的發展潛力。但現存的私營企業的檔案存在流動性大、規范性不足等問題，所以私營企業需要建立一個統一的檔案管理規范。

3.規范的私營企業的檔案管理能夠有理有據地解決糾紛。在法治社會中，在企業界有經濟往來的私營企業免不了會發生經濟糾紛。對待經濟糾紛，最好的方式是能夠達成某種經濟利益的一致，如果達不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應的證據，證明企業在整個經濟往來中的合法地位。在經濟糾紛中，規范合理的企業管理為解決糾紛提供相當有分量的證據。如果一個企業陷入到經濟糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業來說會是致命的打擊。此外，在私營企業的內部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據。在處理糾紛時，應秉承公正公開的原則。規范的私營企業的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規定，在各個環節都做到了公正和客觀的原則，能夠促進檔案管理的正常發展。如果在檔案管理的某個方面出現了遺漏或是出現了紕漏，在整個檔案的發展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規，企業所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現影響企業正常發展的現象。

二、私營企業檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營企業檔案管理存在管理意識淡薄、內容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務于私營企業的正常運轉，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規章制度上，要體現靈活性原則。特別是在規章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領導的審批的，哪些是必須經過大領導的審批后才能調動檔案的。如果所有涉及到企業檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因為員工的履v和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進企業的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實到行動中。在規章制度上體現靈活，在審查方面體現靈活等等，各方面都體現靈活，才能將靈活的原則貫徹到實際中。同時，靈活性原則也使私營企業的規章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業檔案。

2.方便實用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統一管理模式、分散式管理模式和協作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據企業的具體發展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業內設置檔案中心，檔案中心專門負責檔案的管理和保存；協作式的管理模式是指將管理網絡化、將管理層次呈現多樣化的特點，協作式管理是堅持檔案的集中統一管理和分散管理相結合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業的現在發展和未來發展都有利的情況下，秉承為企業的員工和企業的長遠發展，在檔案的使用和提取等方面呈現方便的特點。實用性原則是指在企業的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業的發展前景和發展近況，能夠用最少的成本促進企業效益的最大化，使企業獲得更好的發展。

3.效益性原則。靈活性和方便實用的原則是更好的服務于企業，私營企業是盈利性企業，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實用性能夠促進企業各個機構的協調，提高企業的工作效率。效益型性原則突出了私營企業的性質，私營企業在合法的范圍內最求效益的最大化，除了能夠促進自身的發展外，更能夠促進私營企業之間的發展，活躍我國的市場經濟。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內的合法經營取得的效益，才能更好地為私營企業的發展提供動力。規范的私營企業的檔案能夠協調各個部門，提高企業的工作效率，在人力資本的使用上，規范的私營企業檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業需要多少人員和企業需要多少技術員工、多少領導階層的員工，分析檔案能夠促進企業人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業的收支明細，會計檔案的明細能夠更多地體現企業的發展現狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數目，這些都體現規范的私營企業檔案管理能促進企業的發展。同時，在制定和執行企業檔案的規則時，要遵守企業的效益最優化的原則。

4.自主性原則。私營企業和國營企業的區別是私營企業擁有更多的管理權和自。國營企業的檔案管理要受到上級或是本企業的監督和審查，而私營企業的檔案管理更多的是只受自己本企業的監督并不受上級機構的審查和監督，私營企業的檔案管理只對自己負責，不對上級機構負責，所以在發展中有更多的自主性。私營企業具有更多的自主性的原則，但相應的也存在一定的問題，例如因為不受上級機構的檢查和監督，一些企業在檔案管理上隨意性較強，使得檔案管理參差不齊，規范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業檔案管理時要秉承自由和規范的原則，將自由和規范的規章制度相結合，充分發揮自由的作用。自身檔案部門的發展要有充分的監督和審查制度，將檔案這種無形的企業資產充分得到開發和利用。

三、現有私營企業檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業學習國營企業的檔案模式，在企業的內部設置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發能夠有了更規范的發展。集中式管理模式是指將檔案管理的權力進行集中，檔案的調配和開發利用等的權力歸檔案室的領導階層。權力的集中，使得檔案的管理規范化和系統化[2]。規范化和系統化是指檔案的存儲、管理、開發和利用有了相應的規章制度的制約的規定。集中式的管理模式的管理促進權力的集中，促進企業檔案發展的系統化和規范化。但與國營企業相比，私營企業的檔案管理呈現出更多的自主性，沒有了上級機構的監督，私營企業的集中式管理模式也會呈現出管理混亂，權力的過分集中也會使得企業中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優點，還要明確私營企業的缺點。取長補短，促進私營企業的長足發展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權和管理權交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現出管理的機制靈活和職責分明的特點。各個部門有權力對自己所屬的機構進行審查和管理，呈現出靈活性的特點。各個部門只對自己部門的檔案進行管理又呈現出職責明確的特征。職責明確、靈活性高的特點能夠促進檔案管理的有序發展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優點，也有缺點。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統一的規章制度，則會出現各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業統一的規章制度的管理上，還要根據部門實際情況，在統一規章制度的基礎上，設置服務自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進檔案的合理開發利用。

3.協作式管理模式。協作管理模式是指將統一管理和分散管理相結合，促進管理的層次化和網絡化。協作式管理堅持管理的集中統一，同時也下放檔案管理的權力。這樣的管理適合大中型的私營企業，大中型的私營企業有自己比較完善的規章制度，有專業化水平比較高的檔案的從業人員，有相應的配套設施，成熟的軟件和硬件設施。網絡化的協作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運行。協作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點，針對重點的檔案管理有區別對待檔案，分類的管理促進檔案管理的健康有序的開發和利用。協作式的管理因為網絡化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業來說，并不能達到效益最優化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運營成本和企業自身的發展規模和發展現狀。

四、通過檔案管理提高經濟效益的措施

1.完善檔案管理的規章制度。規章制度的建立是為了促進機構或部門的運轉有章可循，促進機構或部門的正常的運轉。規則制度能夠促進檔案管理的正規化、正常化。規章制度的內容應包括采取什么樣的檔案管理模式和設置什么樣的機構，機構具有哪些權利和義務，有哪個機構對檔案的管理進行監督和審查等等。如果沒有思路清楚的規章制度，檔案管理也就會出現各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現象。同樣，對相關的工作人員的責任要通過具體的規定進行相應的規范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規章制度進行完善，建立高效合理的規章制度，為企業的長足發展提供保障，從另一方面也能夠提高經濟效益。規章制度的完善是企業的軟件，是無形資產，促進企業軟件資產的發展。

2.推動檔案管理的信息化建設。傳統的檔案管理是紙質為載體呈現檔案的信息，紙質化檔案的存儲需要進行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現在的信息化時代，檔案管理也呈現出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業中發展起來。電子檔案因為本身的輕便、快捷等特征，在檔案管理中占據著重要地位。私營企業要將電子檔案和紙質的檔案管理相結合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業內部的重要資產，理應受到嚴格的保密。現今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統崩潰，數字化的資料在短短幾分鐘就能復制和泄露。在數字化的時代，應將保密工作做到位。此外，除了建立強大的系統和開發防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業，一個員工的離職就很容易將企業的機密泄露出去。企業從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進行儲存。加強炔亢屯獠康姆婪叮給企業檔案的管理營造一個和諧的環境。

參考文獻：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經濟效益相關性[J].管理世界，2015，（11）.

第5篇：檔案管理應急預案范文

繼續醫學教育;網絡信息化;檔案管理

1.背景分析

繼續醫學教育是指醫學學歷教育畢業后,以學習新理論、新知識、新技術、新方法為主的一種連續性、全員性和終身性的醫學教育,是衛生專業技術人員年度考核、職稱聘任和醫生、護士執業再注冊的必備條件,其運作的檔案跟蹤和管理則顯得尤為重要。傳統的繼續教育管理方式及檔案的保存陳舊、被動、效率極低,嚴重制約了日益多樣化、系統化的繼續教育模式,在繼續醫學教育的課程跟蹤及檔案管理等方面已明顯滯后,2009年我院為規范繼續教育管理標準,滿足繼續教育課程多元化、系統化、層次化等管理要求,經過前期的準備及相關培訓,使用了繼續醫學教育管理系統(三網一庫綜合管理平臺),本文就近年來網絡信息平臺在我院繼續醫學教育檔案管理中的實踐經驗及對該管理系統在工作中的應用作淺顯的分析、總結。

2.系統主要功能設計及實現途徑

系統主要功能框架。繼續醫學教育管理系統是用于繼續醫學教育管理工作的計算機軟件平臺。此系統從各級衛生醫療管理機構的實際工作出發,以衛生技術人員為中心,利用先進的電子化手段將繼續醫學教育管理系統所涉及的業務進行分級分類管理,逐一建檔,同時將相關數據結果準確匯總、歸類到每一名衛生技術人員繼續教育檔案之下,方便查詢,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理質量,使檔案管理者從陳舊的繁雜的管理事務中解脫出來,以便更高效、更快捷、更準確地完成繼續醫學教育管理系統工作。

華醫網組織開發的“三網一庫”繼續教育管理平臺,功能齊全,操作方便,科學管理,它是為協助醫療衛生主管部門建立的一個涵蓋政策信息、繼續教育檔案管理、學員學習培訓三項功能一體化的平臺,平臺采用統一的數據庫將所有科教信息以人員為主線融合在一起,做到數據統一管理,集中存放,互通互聯,充分共享。

系統主要功能特點。信息便捷:方便快捷的政策信息,開放式數據庫設計,實現了信息的快速傳播,及時共享,無縫對接;管理工作一體化:各級管理機構通過管理平臺,實現對項目、人員、學分等工作的一體化管理,完整的繼教項目控制流程,及時、準確地管理學分及學員繼續教育檔案,具有強大的統計功能;數據采集自動化:采用智能IC卡作為學員的身份證,通過“MBOX醫學寶”刷卡實現數據的自動化采集;資源整合,自主學習:充分整合不同培訓機構的繼續教育視頻課件,形成內容豐富的教育超市,可自主選擇學習內容。

實現途徑。我院自2009年使用該管理平臺,在三年的實際使用中,不斷更新不斷完善,目前,我院繼續教育管理工作已日趨成熟,從人員參加培訓活動到學分授予情況、數據信息錄入、存檔、查詢,審核等操作,都簡捷規范,有條不紊,大大提高了工作效率及準確率。現將具體操作簡述如下:科教管理平臺采用BS結構,共有七大功能:人員管理、繼續教育活動管理、科室管理、學分管理、統計查詢、系統設置及修改密碼。

人員管理:涵蓋我院全部參加繼續教育的人員,包括基本信息檔案,調入調出人員變動情況,職稱變化及辦理‘醫通卡’時需要打印的資料。該模塊數據隨時變化隨時修改,即時存檔,管理非常方便。為了方便繼續教育工作的開展,我們為每位參加繼教人員辦理一張醫通卡,用以標識人員身份,記錄個人學分,查詢達標情況,繼教檔案隨建隨查,培訓內容隨時跟蹤。

繼續教育活動管理:該模塊包括項目管理和集體活動管理兩大子功能,項目管理為國家級、省級等具有統一項目編號的培訓活動建立檔案,記錄學習項目內容及授予學分情況等;集體活動管理可對院內舉辦的繼教活動進行建檔,隨時錄入,隨時存檔,方便查詢。

科室管理:是我們對科室的信息進行維護操作的功能。可隨時添加、刪除科室,并可將權限下放到各科室,對臨床大科室組織的學習及學分錄入使用“MBOX機”考勤,并將活動數據接入系統,實現數據上傳,以前需要一到兩天的工作量,用了MBOX機,幾分鐘便成功完成,減少了在信息及學分錄入時的工作量,提高了工作效率及管理質量。

學分管理:此模塊共八個子功能項,對培訓人員的學分授予及管理作了細致、規范的分級分類。

學分管理模塊功能情況

檔案管理及統計查詢:該模塊用于統計查詢人員的學分達標情況,以及項目和集體活動的舉辦情況,并可以方便導出用戶所需要的各類報表。其中最常用的功能為個人學分情況查詢、個人達標情況查詢、項目開展情況個別查詢、集體活動開展情況個別查詢。

系統設置:分為職稱瀏覽、字典表瀏覽、學分級別瀏覽、達標標準瀏覽四個子功能項。操作時可根據想要查詢的內容設置具體參數,例如按學歷、民族、職稱、院內職務等條件,作相應的篩選統計和查詢。

另外,系統中還開辟了學員學習超市模塊,學習超市充分整合了醫學院校、學術團體、及遠程教育機構的教學資源,為學員提供多元化的學習形式,包括教學輔導、交流互動、課程評價、考試管理。學員可根據個人需要自主選擇課程,在線視頻學習,也可以進行小組學習,互動討論,監督學習進度。為繼續醫學教育的培訓提供了寶貴的學習內容和學習方式。

本文僅對網絡信息平臺在我院繼續教育檔案管理工作中的應用作了最簡要分析和總結,隨著繼教工作的開展和不斷深化完善,必定需要對系統功能作及時的升級和更新,以滿足新的規范和要求。繼續醫學教育檔案管理信息系統是醫療檔案網絡管理的開端,今后,將推動醫療綜合檔案管理系統的構建,進一步推動醫院的發展和滿足醫護人員的需求。

[1]黃艷.繼續醫學教育檔案系統的構建.醫學信息,2011

[2]朱耀萍,丁文祥,蘇肇伉.醫學教育信息化在繼續教育中的應用.醫學信息,2009

[3]張文康.抓住機遇,開拓進取,開創繼續醫學教育工作新局面[J].繼續醫學教育,2001.15

第6篇：檔案管理應急預案范文

[關鍵詞]“互聯網+”；科技檔案；應用

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）02-0342-01

互聯網的發展已經給人們的生產和生活方式帶來了極大的改變，對社會的發展也產生了深刻的影響。當前“互聯網+”政策已經為國家政府所推動執行，各行各業都開始需求與互聯網的結合手段，挖掘需求，順應時展潮流。科技檔案管理工作因其具備良好的信息化管理基礎，在引入“互聯網+”手段之后，能夠充分利用信息化平臺來實現檔案工作的數字化，充分的利用大數據和共享等技術手段來推動科技檔案的管理，更好地的為我國科學技術進步服務。

一、“互聯網+”形勢下的科技檔案的現狀與不足

1、管理功能不到位、歸檔率較低

目前，國內大多數科技檔案在管理方面普遍認識不到位，歸檔率也較低，很多大型科技活動和項目的檔案只存有立項檔案，對于項目全過程缺乏數據等重要信息的記錄，部分項目甚至連驗收記錄都有缺失。這導致很多科技檔案不能發揮應有的作用，造成了信息缺失，也不具備共享的條件。

2、時效性較差，法律法規不完善

當前科技檔案的管理在時效性方面較差，同時缺少完善的立法和執行，立法重c和立法目的也不明確。目前我國實行的《中華人民共和國保守國家秘密法》是對保密法規、具體保密制度進行規定的法律，在我國整個保密法律方面發揮著主導作用，但是與當前互聯網技術的發展速度相比，滯后性較強，這既限制了互聯網技術在科技檔案管理方面功能的發揮，同時也給互聯網技術的應用帶來了較大的瓶頸和限制，保密工作也存在大量的隱患，科技檔案的管理和保管人員在管理過程中對法律法規的執行不能有效貫徹。

3、利用率較低，無法滿足實際需求

目前的檔案管理在實際利用的過程中利用率較低，與實際的需求存在一定差距，也春存在一定的失衡現象，這就造成了目前檔案管理難以實現質的突破的現狀。同時，很多科技檔案的管理人員年齡較大，綜合素質較低，在專業技能方面不能夠適應互聯網+的要求，大部分機構的科技檔案管理體系還處于較為傳統的階段，互聯網技術對于科技檔案的介入還比較初級，互聯網技術在科技檔案的管理中的廣泛應用還有很長的路要走。

三、基于互聯網平臺的科技檔案管理創新策略

1.全面收集檔案，建立專門數據庫

檔案的收集是檔案工作的基礎，確保檔案的完整和準確是有價值的檔案的基本屬性。所以說，在進行科技檔案的管理過程中，首先要構建一套完整的管理平臺和管理中心，形成檔案管理機構之間的協調聯動機制，形成由上而下的的檔案收集體系，使各個部門、各個人員之間保存的檔案能夠得到匯集。要明確科技檔案的收集規范，劃定收集范圍和手機檔案的內容，每個部門和機構確定檔案管理的聯系人員。統一歸檔時間，梳理每一項科技檔案文件目錄，采集科研項目全過程、全方位的記錄信息，收集階段性、總結性、鑒定性等歸檔材料。要加強檔案管理硬件設施的維護和升級，同時改善檔案管理技術的軟件設施，形成可搜索，可追溯，可擴充的檔案信息管理系統，形成各種類別的數據庫，發揮互聯網絡平臺的特性和技術優勢，從而加速推進科技檔案管理的進程。而對于大型的科技研究機構來說，它們具有龐大的信息資料和科技檔案，而這些檔案和數據無法通過人力來實現完整的整理和保存，這就需要通過信息技術并且結合互聯網技術來處理，從而實現檔案管理平臺對于科技檔案的大數據收集和整理，并應用于生產之中，提升科研工作的效率，降低各類研發成本。

2.轉變思想認識，實施專業化管理

科技檔案的管理工作服務于科研和生產，并為相關工作的開展提供決策支持，這就需要科技檔案的管理工作與機構的研究和生產工作相結合，實現有效互動。在當前互聯網+滲入各行各業的大環境下，要明確科技檔案的管理工作不僅僅是管理部門的事情，要列入單位各部門的日常工作之中，作為單位整體的重要工作來落實。同時，科技檔案管理人員要認真落實相關的法律法規，并在相關部門和個人之間進行廣泛傳播，為機構的科技檔案管理工作進步創造良好的輿論和理論環境。在管理模式方面，要嚴格檔案管理的準入原則，讓那些具備專業技能、責任心強的工作人員擔任科技檔案的管理人員，從而滿足互聯網+環境下的檔案管理相關要求。

3、重置流程管理，健全機制

在進行科技檔案的數字化和自動化改革之后，要將科技檔案管理的全流程進行重新梳理和重新安排，對應相關崗位和相關職能，提升技術和管理的契合程度，提升科技檔案管理的效率。要扎實推進切實推進業務流程優化、業務標準制度化、檔案管理工作環節標準化等。要圍繞互聯網+環境下的管理思路創新來推動管理流程和管理思路的轉變，在實踐過程中善于總結和推廣轉化，在做好檔案管理的同時，要將檔案的作用充分的發揮出來，使之價值不斷放大和體現。

四、結語

科技檔案與互聯網+的融合，既強調基礎工作，又要求系統的功能性、實用性相結合。只有打造一套完善的檔案管理體系，重視科技資料在搜集和保存的基礎上通過互聯網進行升級，才能夠調動科技檔案工作人員的積極性和主動性，推進互聯網與科技檔案管理工作的深度融合。

參考文獻

[1] 杜志宏.二維碼技術在企業科技檔案管理中的應用[J].檔案天地，2014，S1：51-53.

[2] 王芝萍.關于科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合問題的研究[J].科技創業家，2013，22：255-256.

第7篇：檔案管理應急預案范文

關鍵詞：檢察機關；檔案管理；信息化；作用

自“科技強檢”戰略在檢察機關得以落實以后，電子檢務便在檢察機關全面開展，特別是伴隨信息化時代的到來，信息載體及記錄方式逐步呈現出多樣化趨勢，電子檔案對紙質檔案產生了巨大的沖擊，檢察業務數據、電子檔案也隨之增多，大量多媒體信息檔案形式出現，如影視、聲音、圖像等，而這些檔案信息無法進行有效科學地管理，將嚴重影響其安全性，導致歸檔、檢索、查閱難度增大，將大幅度降低檔案的價值意義。基于此，本文提出了檢察機關檔案管理信息系統設計與應用，通過建立與完善檔案管理信息系統，能夠提高檔案資料的利用價值，提高檢察機關檔案管理水平。

1 檢察機關檔案管理信息系統的作用及目標

檔案作為檢察機關案件辦理的重要依據，并沒有將其價值作用充分發揮出來。主要原因在于現階段我國檢察機關檔案管理信息系統還不完善，如仍選用傳統紙質檔案管理模式進行檔案管理查閱等工作，即使相關部門在計算機內錄入了檔案目錄，但管理對象還不是電子檔案，并沒有真正實現檔案信息化管理。為此，在檢察機關檔案管理中必須完善檔案信息管理系統，確保其科學性、準確性。

1、檢察機關檔案管理信息系統的作用

隨著社會經濟發展速度的不斷提升，我國檢察機關工作量也越來越大，進而檔案數量也隨之增多，以往檔案管理模式與當前檢察機關的工作存在嚴重的滯后問題，為滿足現代檔案工作發展需求，必須重視檢察機關檔案工作，建立與完善檔案管理信息系統，這也是檢察檔案工作得以快速發展的重要條件。

在整個系統中必須將檢察機關檔案數據庫作為系統建設的前提，將檔案查詢業務作為重點內容，保證檢察機關檔案管理自動化、智能化及網絡化的實現，確保各級檢察機關檔案管理水平的有效提升。

檢察機關檔案管理信息系統在滿足檔案管理要求的同時，還能規范檔案管理操作流程、改善管理模式、提升工作效率及實現信息資源共享，為檢察機關檔案管理信息化發展提供強有力的保障。檢察機關檔案管理信息系統的建立主要通過數據庫技術與網絡通信技術，并與原有業務管理流程及發展需求相結合，進行本系統的合理設計與開發，確保數據庫信息的準確性。在轉變魍車蛋腹芾矸絞降耐時，可以將檢察機關檔案管理所需的檔案信息通過局域網或廣域網進行信息查詢、轉入、編輯等業務的開展，這樣不僅減少了時間空間對數據信息的影響，還實現了遠程管理查詢與無紙化辦公。

2、檢察機關檔案管理信息系統的目標

將檢察機關檔案分類作為檢察機關檔案管理信息系統建立的主要依據，并與管理處檔案管理的實際檔案文件相結合，統一集中管理檢察機關檔案中的信息數據，并進行信息共享，利用網絡平臺系統管理員可以按照自身的權限在客戶端上實現檔案信息化管理的各項操作，將檔案信息技術充分應用到案件辦理重大決策中。

2 檢察機關檔案管理信息系統設計及應用

檢察機關檔案管理信息系統中廣泛應用計算機網絡技術，可以確保檢察機關事業轉向高科技化、高智能化。將計算機技術廣泛應用到證據收集、案件辦理等各個方面，加快各項數據信息的傳輸速度，確保信息的及時性、真實性、有效性。

在進行檢察機關檔案管理信息系統設計中，必須確保系統內各個模塊之間具有緊密的聯系，充分發揮各模塊之間的功能性，實現檢察機關檔案管理信息化。檢察機關檔案管理信息系統如圖1所示。

檔案管理員可進行新管理項目及時添加與選擇，系統可自動生成檔案管理信息系統相關的檔案目錄表，并將檔案文件夾進行有效儲存，同時能夠對多個類似案件檔案進行分析、對比。建設與管理是檢察機關檔案管理的重點，案件辦理過程各個環節產生的信息、資料等都是檔案建設的主要內容。通過檢察機關檔案管理模塊可及時管理統計檔案信息的具體情況，如信息資料的查閱、修改等，并對信息系統管理水平的提升具有關鍵性的作用。

3 檢察機關檔案管理信息系統的發展

隨著我國檢察機關事業發展速度的不斷提升，檔案管理作為檢察機關單位管理工作的重要內容，其管理水平地高低將直接影響到檢察機關單位工作的整體質量。為有效提升檢察機關檔案管理水平，檢察機關單位必須重視該信息系統的發展，規范操作流程，嚴格按照相關要求進行有效操作，只有這樣才能實現其經濟效益。

1、基于平臺軟件模塊信息化系統的發展

檢察機關檔案管理系統與其特定管理制度之間存在著緊密的聯系，在建立檢察機關檔案管理信息化系統時必須對管理制度的相關要求進行充分考慮，在檢察機關檔案管理中對其業務需求起決定作用的就是管理制度，檢察機關檔案信息化建設的內容主要受業務需求的影響，因此必須嚴格按照現有管理制度、工作流程進行業務需求分析報告的制定，并確保管理平臺的開放性與擴展性。按照需求軟件公司與工程技術人員共同進行系統功能模塊的添加，確保檔案管理信息系統和紙質檔案管理具有統一性，確保信息系統具有良好的可行性與使用性，并及時交換各個模塊的數據信息，最終實現資源共享。

2、基于統一界面的檔案數據融合度

在檢察機關檔案信息系統設計與應用中必須采用統一平臺，確保信息系統界面的良好度，只有這樣才能確保各方面檔案數據的充分融合，整個系統在其發展過程中必須對其數據的融合度進行最大限度地提升，實現各模塊之間數據的密切聯系，形成一個有機整體。除此之外，檢察機關檔案管理信息系統建設中必須充分考慮其功能協調性與界面統一性，在實現系統各種信息處理完成后常規辦公自動化系統必須做到自動歸檔，并向檔案管理系統內輸入。

3、基于交互式功能的操作模式系統

在檢察機關檔案管理信息系統發展中可視化管理及交互式操作功能已成為其發展的新趨勢，這種操作模式系統具有較高的直觀性與便捷性，相比單一功能模式系統，這種交互式功能操作模式系統工作效率更高。相比簡單的界面切換設計，交互式功能操作設計必須將數據信息的科學組織管理作為其發展的前提條件，其圖形界面的形成必須由數據屬性信息與空間信息完成，并利用專業計算模型進行分析界面的形成，隨后三者有機結合在同一個主界面內，實現三者之間的交互操作。在檢察機關檔案管理信息系統中應用這種操作模式系統，通過可視化圖形操作界面檔案管理人員可以進行專業數據信息的分析，實現檔案信息的準確度及實用性。

4 結束語

綜上所述，隨著國民經濟發展速度的不斷提升，我國檢察機關檔案管理也得到了極大的發展。通過轉變傳統紙質管理方式，遵循檢察機關檔案分類辦法，建立并完善檢察機關檔案管理信息系統，確保其設計的合理性與科學性，才能實現檢察機關檔案管理信息的利用價值，才能推動檢察機關管理單位的快速發展。

參考文獻

[1] 楊歡. 遼寧省檢察系統檔案數字化工作現狀研究[A]. 第十屆沈陽科學學術年會論文集（經濟管理與人文科學分冊）[C]. 2013

[2] 李卿. 基于B/S架構的金沙縣紀委檔案管理系統設計與實現[D]. 廈門大學 2013

[3]卜淑芬. 地方檢察檔案信息資源開發與利用的實證研究[D]. 湘潭大學 2012

第8篇：檔案管理應急預案范文

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；企業管理；階段

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

4 結語

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。

參考文獻

第9篇：檔案管理應急預案范文

一、職工業余大學檔案管理融入和應用信息技術的意義呈現

職工業余大學檔案管理融入和應用信息技術，實質上就是實現檔案管理的信息化、電子化，即是將紙質檔案資料通過計算機來進行信息技術加工處理，使之成為計算機軟件形式的二次文獻信息，方便檔案管理過程中的歸檔、提取和儲存。

（一）以計算機的信息加工處理功能發揮來提升檔案的利用率。知識經濟時代最為明顯的特征是信息化對人類生活和工作模式的深刻改變，在信息化、網絡化時代，以計算機的強大信息加工處理功能來提升資源的利用效率是形勢所需，發展所求。以往職工業余大學在檔案管理的過程中，不注重開發計算機的功能，僅儲存檔案的著錄或者文件名，這與全社會格局下的電子檔案建設是背道而馳的，甚至造成了人力、物力、財力和時間的極大浪費，對此，將信息技術融入檔案管理的過程中，無疑是提升檔案管理的高效化，助推檔案利用效率的有效之舉。

（二）以計算機的信息加工處理功能發揮來提高檔案的時效性。在以往的檔案信息管理的過程中，僅靠手工操作來實現，手工檔案信息加工工作模式可以體現為：選題―選材―編輯―出版，這種“慢工出細活”的工作模式，從檔案的歸集、整理到最終檔案信息的實現，耗時較長，甚至造成信息的實效。然在實現檔案信息電子化的之后，通過相應計算機軟件的操作，可直接對檔案信息以機讀的形式來實現，并在計算機內部實現對檔案信息的整合、歸類，有效提升了檔案信息加工的時間，從而確保了檔案的時效性。

二、職工業余大學檔案管理融合與應用信息技術的現實考量

現代社會是一個信息化社會，在此境遇下，社會各項事業都必須圍繞信息化技術進行完善和優化，不難看出，包括企事業單位在內的檔案管理都顯示出了與時俱進的趨勢，逐步推進檔案管理信息化的進程，基于此，職工業余大學檔案管理融合與應用信息技術顯得不可或缺。

（一）原有的檔案管理制度模式與職工業余大學的發展局面不相呼應。隨著職工業余大學的快速發展，招生數量急劇擴大，如何做好學生的學籍檔案管理以及教職工的檔案管理成為了職工業余大學必須深入考量的現實課題，在現有的人工檔案管理辦公面積嚴重不足的情形下，大量的檔案無法及時的整理，要查閱一份檔案需要很長的時間，同時檔案管理的錯誤也很多，嚴重制約了職工業余大學的又好又快發展。

（二）檔案管理信息化是職工業余大學檔案管理的發展所求。電子學籍檔案、辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案生成方式的信息化趨勢，內在要求在檔案管理的過程中也必須吻合此種變革，對于檔案管理者而言，其所要做的就是實現對電子式文化信息的系統性、真實性、價值性歸類和整合，以真正凸顯為用戶提供更優質服務的效能。

三、職業業余大學檔案管理融合與應用信息技術的具體路徑

業業余大學檔案管理融合與應用信息技術是一項系統工程，需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套來達成。怎樣才能又好又快地推動檔案信息化建設步伐，使其與社會信息化建設協調發展呢？

（一）實現技術引領。技術的創新和完善是實現檔案管理信息化的首要問題，離開了高端技術的支持，檔案管理信息化不可能實現。對此，必須引進質量可靠、性能優良的計算機硬件設備，并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并過硬件的改善來奠定檔案管理信息化的根基。