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一、加強人事檔案管理基礎工作的意義
高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分,是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作,涉及集體和個人雙重利益,在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化,人才市場的不斷擴展,對人事檔案管理規范化要求更加迫切,人事檔案基礎工作規范化,是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提,能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷,知其人,用其長”之效果,為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息,進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行。基礎工作的規范能提升干部人事檔案的價值,人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據,它既存儲了組織人力資源信息,又是管理的核心,是“人”的歷史和現狀的一個真實反映,二十一世紀的競爭是人才的競爭,真實準確、完整系統的人事資源信息,有利于進一步與社會接軌,加快人才流動頻率,提高人們的就業自由度。
二、做好高校人事檔案基礎工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規定,結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度,如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》,制定材料的審核、檔案的保管和保護、查(借)閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度,實行依法治檔,依法管檔。
2.規范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源,理清收集渠道,這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的,有個人形成的;基層單位形成的,上級機關形成的;本部門形成的,其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料,如:干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、(離)退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料,以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大,有規律,時間性強,檔案管理人員必須抓住時機,第一時間收集齊全,成套材料必須保持其完整性,不可缺頭少尾,對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網,確保檔案材料收集的保障性,各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔,做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選,內容質量要好,有一定保存價值。
人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成,材料文字清楚、所指對象明確,材料內容符合檔案人的客觀實際,材料內容沒有涂改造假,沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明,又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規范,手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料,凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章,審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料,要求本人簽署意見者,本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先,整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途,辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值,并確定其是否屬于歸檔范圍。其次,對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟,嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》,嚴格把關,既不能整“欠”也不可整“過”,做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀,對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全,屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料,一律不得歸檔。
二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔,要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者,及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料,要清理出去,并在《剔除檔案材料登記表》中登記后,按照銷毀規定集中銷毀,不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙,字跡材料應是耐久或比較耐久的,不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫,不采用噴墨打印件、傳真件歸檔,應選用激光打印件或靜電復印件歸檔,歸檔材料采用原件,一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料,可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。
干部人事檔案分為十大類,即:履歷;自傳;考核鑒定材料;學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料;政審、三個時間認定;黨、團組織材料;獎勵;處分;工資待遇(轉正定級、招聘、任免調動、退(離)休、、辭職、退職、出國(境)、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表);其他材料。排列順序為:干部(專業技術)職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序,但特殊情況可特殊處理,如第四、九類中含有不同性質的材料,采取二級分類法排序,先將性質相同的材料集中后,再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步,要做到認真鑒別,準確歸類。
技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損,以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料,在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片,不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等,要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作,實行依法管檔,科學管理。
檔案歸檔入庫后排架是一個重要環節,科學合理的排架有利于檔案管理人員快速準確的查閱到檔案,提高工作效率。目前高校人事檔案均根據各自實際選擇其排架方法,常用的有:部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結構排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結各方法利弊后采用的方法是:部門+姓氏編碼排架法,即以學校各學院或部門劃分為類區,再采用四角號碼對姓名進行編碼,取每字四碼中的任意碼組成一組x位數的號碼(依習慣而取),用阿拉伯數字表示,兩字姓名用0補齊,從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區分,另外可在檔案盒脊附上標簽,除編碼、姓名外,再加上籍貫,查閱起來更加科學方便快捷,此方法簡單明了,只要掌握四角號碼編碼口令即可,案卷間不必預留空余,易于隨時增加或減少,便于Excel下操作。
[關鍵詞]人事檔案;干部隊伍建設;問題;途徑
在當前人事檔案管理工作中,現代化的管理思想和先進的技術手段為人事檔案管理現代化的實現奠定了良好的基礎。目前檔案管理工作信息化建設進度不斷加快,計算機網絡技術、數據庫等都在檔案管理工作中普及應用,檔案管理水平及服務質量也取得了較快的提升。但為了更好跟上時展的步伐,人事檔案管理工作中,還需要加強干部隊伍建設工作,努力提高檔案管理人員的整體素質,確保其在檔案管理工作中能夠更好的適當當前的新形勢和新變化的需求。
一、人事檔案干部隊伍建設中存在的問題
(一)檔案意識不強
由于人事檔案管理工作并不能帶來直接的效益,這就導致很大一部分主管領導對人事檔案管理工作缺乏重視,并沒有認識到檔案的重要性,存在著人事檔案是為領導提供服務的錯誤思想。再加之檔案管理人員自身檔案意識較薄弱,只是單純的從事著保管員的工作,對工作缺乏積極性,責任心較差,對于干部人事政策的變動,不能及時對工作思路和管理模式進行調整,在新環境及新要求下,缺乏創新意識,管理水平有限,工作效能很難得到有效的提升。
(二)人員配備不足
目前人事檔案管理工作中,由于人員流動性較大,而且人事檔案信息數量也在不斷的增加,但由于人員配備不足,這就導致在實際人事檔案管理工作中普遍是以干部檔案管理為主。再加之管檔隊伍存在著新老交替,但沒有完善的交替機制,這就導致管理經驗得不到有效的傳遞,人事檔案管理基礎較薄弱,管理質量不高。
(三)素質能力不適應
在當前人事檔案管理隊伍中,多為兼職人員,而且新人及年輕人較多,再加之平時專業系統性的培訓欠缺,這就導致管理人員需要在邊工作中邊學習,由于管檔業務不熟練,缺乏豐富的經驗,這就導致在檔案收集、整理、審核、管理、溝通、協調等方面能力較弱,達不到當前對檔案管理人員復合性素質的標準要求,這對于越來越多的人事檔案工作很難有效的適應。
二、提高人事檔案干部隊伍建設的有效途徑
人事檔案規范化管理具有極為重要的意義,所以為了實現這個目標,則需要加快建立一支政治素質高、業務能力強、知識面寬、德才兼備的干部隊伍。
(一)加強思想政治教育,提高個人政治素養、
人事檔案管理人員應具備堅定的思想政治素質和高度的責任感,要加強政治理論學習,,樹立正確的人生觀、價值觀,忠誠和熱愛人事檔案事業,樂于在平凡的崗位上兢兢業業、默默奉獻,全心全意為人民服務;保持嚴謹細致的工作作風,一絲不茍,嚴肅認真,以科學的態度對待人事檔案工作;堅持改革創新,與時俱進,以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神,為人事檔案事業做貢獻。
(二)領導重視,切實抓好人事檔案管理人員教育培訓工作
單位領導要提高對人事檔案管理工作重要性的認識,真正把人事檔案工作列入重要議事日程。在時間、資金、政策方面給予支持,鼓勵支持從事檔案管理人員參加檔案專業學歷教育,系統學習和熟悉檔案專業知識;定期參加專業培訓,深入了解檔案管理工作的重要性,完善檔案知識結構,提高檔案管理技術水平。
(三)積極充實人事檔案干部隊伍
把一些政治素質好,有檔案專業知識和組織人事工作經驗的同志充實到人事檔案工作崗位上。要保持隊伍的相對連續性和穩定性,保證檔案干部隊伍梯次遞進、自然輪換、有機銜接的發展態勢。同時要明確兼職人員要以干部檔案工作為主,保證管理檔案的工作時間和精力,并落實管檔人員待遇,注意對管檔人員的教育培養,關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。
(四)加強自主學習意識的動力
學習崗位相關知識,提高業務素質,學習業務文件,掌握新的知識和先進的管理技術,熟悉檔案管理的法律法規,及時貫徹落實檔案管理的新規定;熟悉本行業、本單位、本部門的專業知識,學習掌握現代技術,利用現代化管理手段為檔案工作服務;積極參加人事檔案工作交流,開拓視野,取長補短,提高檔案管理水平。
(五)增強管理、溝通與協調能力
干部人事檔案目標管理是一個系統工程。一方面,管檔人員要積極主動地開展工作,突出檔案管理的重要性,爭取領導的重視和支持,每年檔案工作計劃、總結要早于其他部門完成,及時給予本單位分管領導和本部門領導提供決策信息。另一方面要與材料形成部門協調好工作關系,開展好和協調好各項工作,保證檔案管理與服務工作的有效開展。
(六)提高創新能力
具有創新意識、創新精神是干部人事檔案工作實現新突破、邁向新臺階的關鍵。管檔人員要勇于提出改進工作的意見和設想,善于大膽提出新思路、新舉措、新辦法。通過管理手段和利用服務工作上的創新,從而更好的為當前社會和經濟的發展提供信息服務。
三、結束語
在當前新形勢下,人事檔案管理工作面臨著嚴竣的挑戰,這就對干部隊伍建設提出了新的要求。人事檔案干部隊伍需要努力提高自身的綜合素質,加快自身知識結構的更新,做到與時俱進。單位也需要為人事干部隊伍建設提供良好的工作和學習環境,從而培養出政治素質過硬及業務水平較高的人事檔案隊伍,以便于能夠更好的與當前新形勢下的檔案管理要求相適應。
參考文獻
[1]洪彬.淺談全面提高人事檔案管理人員的綜合素質[J].黑龍江紡織,2013年1期.
近年來,國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統一法規性文件指導,這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現了制度化、規范化。但有的法規文件要求不統一、變化相對快,有的條款只是暫時的并多次改變,如工資級別登記表1992年以前立卷歸檔時沒放,1992年以后要放,并只須放九類1-1號,可是2000年又發文規定新整檔案工資級別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度,也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計材料,入黨積極分子考察表,預備黨員考察表,2000年下文要求歸檔,而要求從1996年收集,這樣收集起來就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規范
1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業程度普遍偏低,且又多屬兼職,有的自身要求不嚴,對立卷歸檔的材料沒有認真把關、鑒別,再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠,使許多該歸檔的材料,有的沒歸檔,有的填寫不全,不該歸檔的材料混入了檔案內,造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核,干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整,雖多次催交,但有的材料年代久遠,原件無法找到。責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別,但有失歷史原貌,影響了檔案的完整性、系統性和真實性。
2、紙張不統一,表格不規范。雖然明文規文秘雜燴網定檔案材料要統一使用十六開規格辦公用紙,不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫,但材料形成過程中,有的紙張大小不一,大的要切,小的要糊,有的表格印制超過裝訂線等,無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19×26.5規格,組織部門印制的表格都達到了此要求,但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙,如報送的學歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現,又必將影響到將來的檔案立卷工作,影響案卷質量。
3、檔案意識淡薄,部分材料散失嚴重,歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強,大多數檔案都能及時立卷歸檔,但立卷中發現,有的檔案材料短缺,如表彰材料散失嚴重。
三、檔案管理人員不穩定,素質有待提高
干部檔案立卷工作是一項專業性、知識性較強的工作,需要有一定業務知識的人才能做好。但現實并非如此,檔案管理人員身兼數職,疲于應付,沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作,再加上有的基層領導重視程度不夠,還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”,導致了干檔人員調整頻繁,剛剛熟悉業務,又被調到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業務的過程。
以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作,提高檔案管理水平,針對檔案立卷管理工作中出現的問題,基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。
首先,統一標準,強化管理。要建立健全各項規章制度,統一標準,強化管理。文件的類別、條款等盡量少改動。要求形成干部檔案材料單位的紙張規格要用a4紙,特別是高校的一些學籍材料。這樣會避免少拆卷,少改動,少切紙,避免浪費過多的人力、物力,同時也有助于保持檔案的美觀,使干部檔案立卷工作在統一的法規文件指導下,走上健康發展的道路。
【關鍵詞】 人事檔案; 管理; 醫院; 人力資源; 可持續發展
doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.13.058
醫院人事檔案是指醫院醫護人員在醫療、科研等過程中形成的文字材料,它反映了醫護人員的思想品德、專業能力、工作業績和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著不可替代的關鍵作用,為醫院領導提供各類人才信息和用人依據,為勞動工資制度改革、醫院各類專業技術人員的職稱評定和醫院職工享受各類福利待遇提供依據,是醫院人才開發的重要資源[1]。
隨著社會發展,人們對健康的重視,醫療保健日趨規范,醫療行業競爭日益激烈,人才流動向市場化發展,“科技興院、人才興院”作為主戰略已深入人心。人才是醫院的核心競爭力,醫院要在競爭中求生存、求發展,就要及時發現人才、培養人才,不斷改革用人制度,務求準確識才、選才、用才。因此,只有在管理好人事檔案的基礎上建好醫院的人才庫,才能有效促進醫院人力資源管理工作的開展。
1 加強人事檔案管理,推進人事檔案管理的科學發展
1.1 要加強人事檔案管理隊伍的建設,全面提高人事檔案管理水平 目前,大多數醫院檔案管理人員均非專業專職人員,學習檔案專業知識的機會較少。同時,部分檔案管理人員年齡較大,計算機能力水平偏低,不能較好地利用現代化人事檔案系統。各級檔案工作主管部門必須結合專業特點,注意對檔案管理干部隊伍自身建設和培養,采取各種形式,定期對人事檔案管理人員進行崗位培訓,不斷提高他們的政治素質和業務水平,能夠精通人事檔案管理工作的業務,如收集、鑒別、整理、保管、轉遞和提供利用等工作的有關規定和工作方法以及檔案保護技術、信息化管理等科學技術知識,使他們在思想上過硬、在業務上熟練、在方法上創新、在能力上領先,真正成為實現醫院正確決策的好參謀。
1.2 創新檔案管理方式,醫院人事檔案管理由傳統手段向現代信息化管理轉變 醫院人事檔案反映了個人的成長經歷、教育背景、政治思想、醫療業務能力水平、績效考核情況等,它具有動態性的特點。傳統手工管理需要耗費大量的人力、物力,管理效率較差,不便于流動管理和信息利用。傳統手工管理耗時較久,檔案材料往往大量積壓,查閱檔案時看到的還是幾年前的信息。而現代信息化管理可制作電子檔案,逐步將檔案管理由文件處理轉向數字管理系統,開發和建設好人事檔案數據庫系統。利用計算機使檔案數字化、信息化,節省了人力、物力,提高了檔案管理的效率。同時,實行現代化管理,動態管理人事檔案信息,面向應用,建立“活庫”,保證了人事檔案信息的時效性和準確性,能夠促進人才資源的開發和利用。
在此基礎上,建立全國統一的干部人事檔案信息系統,利用現代化的計算機技術和科學的檢索系統,可提供檔案材料的鑒別、分類、查閱、轉遞功能,有利于流動人員的檔案管理,也便于檔案信息隨時查閱和利用。實現檔案工作各個環節的信息化,沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變,實現檔案信息資源的合理配置、科學管理,為社會提供高效、優質的服務,適應新時期的發展需要。如在辦理干部任前考察、政審、戶口遷移、公證信息采集、職稱申報等事宜時,能夠直接在系統中查閱相關人事檔案信息,不再需要辦理繁雜的各類證明手續,簡化了辦事流程,提高了效率。
2 人事檔案管理工作促進醫院人才資源的可持續發展
2.1 充分利用現有人事檔案信息,建立醫院的人才庫 作為人才信息縮影的人事檔案,在開發醫院人才資源過程中占有重要的位置。人事檔案是貯存醫院人才資源的信息庫,具有信息集中、系統、準確、全面的特點,能為人力資源工作提供各種有價值的信息,充分利用現有的人事檔案信息,建立醫院的人才庫,能為選拔、使用和培養人才提供服務,逐步形成能夠有效進行選才、育才、用才、惜才、展才的人力資源管理制度,促進優秀人才脫穎而出。
人事檔案為醫院人才資源的開發提供了重要信息資源。一份完整的人事檔案,可以提供一個醫務人員較全面的個人信息,為工資、獎勵、升降、調動、聘任、職稱晉升與教育培訓提供人力資源信息與依據。
2.2 科學分析人事檔案,實現醫院人力資源規劃 人力資源規劃是現代醫院人力配置的前期性工作,是一個對醫院人員流動進行動態預測和決策的過程,它在人力資源管理中具有統領與協調作用。任何組織,要想有合格、高效的人員結構,就必須進行人力資源規劃。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等,因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據。通過對人事檔案信息的分析,能夠預測醫院人力資源需求和可能的供給,按醫院人才發展規劃制定年度人才招聘計劃,合理配備人員。
在醫院,影響人力資源需求的因素主要來自醫院內部,有效的人事檔案管理對分析醫院內人力資源狀況是否適應醫院的改革與發展的要求,人才工作計劃制定是否科學合理、實施是否順利等方面發揮著重要作用。
可以通過分析人事檔案信息,總結醫院整體的人才儲備狀況,結合人事流動的檔案信息,預測醫院人才的需求狀況,從而有效科學的制定人力資源規劃、崗位設置、人員基本編制,為醫院領導的決策提供可靠的依據。如果沒有詳細的人事檔案信息分析,就無從清晰的了解醫院整體的人才儲備狀況,也就無法進行科學預測,由此可見,做好醫院人事檔案工作,對于人力資源需求預測的關鍵性。所以,醫院人力資源部門要以利于醫院人才隊伍建設為立足點,做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析,為醫院人力資源管理工作提供有效的服務。
2.3 通過研究人事檔案制定員工培訓發展計劃,實現人力資源綜合素質能力提升 人事檔案中員工知識素質、工作經驗和工作技能是其中的重要組成部分,通過對這些資料的研究,能為制定多元化的員工職業生涯規劃提供依據。人力資源部門對人事檔案信息進行研究分析,可以從中發現人才成長的某些特點和規律,對于識別人才、培養人才都有著十分重要的意義。透過對員工人事檔案中的學歷、履歷、進修、培訓材料分析,制定出符合醫院實際的多元化職業發展規劃,有目的、有針對性地制定和安排培訓發展計劃,利用多種教育資源,組織員工全面實施政治理論學習、專業技術人員繼續教育及崗位規范化培訓,全面提升員工的整體素質[2]。
人力資源管理的價值絕非單純的功能應用,作為醫院戰略的重要組成部分,人力資源戰略的制定需要基于詳實、客觀、深度的分析基礎之上,因此,人力資源的各種分析是人力資源戰略決策的基礎。人事檔案管理與人力資源管理有機結合起來,通過對醫院現有人員信息的分析,整合相關信息資源,使人事檔案管理逐步走向標準化、系統化、規范化,為人力資源的開發利用奠定堅實的基礎,為醫院的長足發展提供人力資源保障。
隨著衛生系統人事制度改革的不斷深化,人力資源管理方法和理念的不斷更新,相信人事檔案必將成為人力資源管理的新突破口,人事檔案也必將為實現醫院人力資源的可持續發展做出更大貢獻。
參考文獻
[1] 石青.醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國醫院,2009,13(8):50-51.
Abstract: This paper studied the internal management mechanism for information disclosure work in colleges and universities, and divided it into three main parts, the first was the working mechanism of public university information; the second was the principles and characteristics of university information disclosure; the third was role of information disclosure in the university internal management.
關鍵詞: 高校;信息公開;管理機制
Key words: colleges and universities;public information;management mechanism
中圖分類號:G640 文獻標識碼:A 文章編號:1006-4311(2013)06-0222-02
0 引言
高校信息公開是在法律法規和教代會條例規定的范圍內,通過一定的形式,將學校發展信息適時、規范、如實地向師生員工和社會公布的一種制度。全面推行信息公開,對充分發揮群眾的監督作用,加強學校黨風廉政建設,推進領導干部隊伍建設,密切黨群、干群關系,維護學校的穩定具有重要的意義和作用。
1 高校信息公開工作的機制
1.1 設置機構、建章立制,制定《信息公開實施細則》規章制度 制定《信息公開實施細則》,開展高校信息公開的具體工作。建立健全校長領導、黨政辦公室組織實施、師生員工積極參與、監察部門監督檢查的信息公開內部工作機制。下設的具體工作機構有:信息公開工作領導小組主管和領導學校信息公開工作,負責指導、推進、協調學校信息公開工作。信息公開工作監督小組負責對信息公開工作執行情況的監督檢查。信息公開辦公室信息公開工作領導小組下設信息公開辦公室,具體由校長辦公室負責。
1.2 對高校信息公開的公開范圍進行界定 根據《高等學校信息公開辦法》對以下信息進行重點公開:(一)學校名稱、辦學地點、辦學規模、機構設置、學校領導等基本情況;(二)學校規章制度及其他規范性文件;(三)學校發展規劃和年度工作計劃、工作總結;(四)學校各層次、類型學歷教育學生招生、考試與錄取,學籍管理、學位評定等相關規定以及畢業生就業指導與服務情況等;(五)學科與專業設置,重點學科建設情況,課程與教學計劃,實驗室、儀器設備配置與圖書藏量,教學與科研成果評選,國家組織的教學評估結果等;(六)學生獎學金、助學金、學費減免、助學貸款與勤工助學申請與管理規定等;(七)教師和其他專業技術人員數量、專業技術職務等級,崗位設置與聘用辦法等;(八)收費的項目、依據、標準與投訴方式;(九)學校財務、資產管理制度,學校經費來源,年度經費預決算方案,財政性資金的使用與管理情況,儀器設備、圖書、藥品等物資設備采購和重大基建工程招投標;(十)學校突發事件的應急預案、預警信息,涉及學校的重大事件的調查和處理情況;(十一)對外交流與中外合作辦學情況及外籍教師與留學生的管理制度;(十二)依照法律、法規和國家有關規定需要公開的其他信息。
1.3 嚴格制定信息公開的程序和信息公開的方式 高校公開信息前,依照《中華人民共和國保守國家秘密法》以及其他法律、法規和國家有關規定對擬公開的學校信息進行保密審查。學校通過校園網、簡報、報刊、廣播或者電視等媒體以及文件、年鑒、會議紀要等方式公開學校信息。學校師生員工和社會公眾還可以填寫《信息公開申請表》,采取現場申請、書面申請(信函、傳真等)、網上申請等方式進行申請。對申請人的信息公開申請,根據具體情況在15個工作日內分別做出答復。
1.4 制定信息公開監督和保障機制 高校信息公開工作領導小組對學校信息公開的實施情況定期進行考核、評議。高校信息公開工作監督小組負責組織對學校信息公開工作的監督檢查。高校每年要按規定編制信息公開工作年度報告。
2 高校信息公開工作的原則與特點
2.1 高校信息公開工作的原則
第一,高校信息公開工作堅持平等原則。平等原則是指學校師生員工以及社會公眾,都有獲取學校信息的平等權利。師生員工與社會公眾只要通過合理合法的途徑,均可以獲得需要公開的信息,對于不予公開的信息,學校也擁有保留權。
第二,高校信息公開工作堅持準確及時的原則。由于信息的時效性,高校公開的信息必須是準確、及時的。要讓師生員工和公眾能在第一時間了解到與自己工作、管理、科研密切相關的信息。
第三,高校信息公開工作堅持全面的原則。根據信息公開目錄要求,主要有以下內容。對學校職能、學校政策、干部人事工作、科研工作、學科建設、招生、學生管理、財務管理、對外交流、資產招投標、基建招投標、繼續教育、工會等工作都按規定進行全面公開。
2.2 高校信息公開工作的特點
第一,高校信息公開工作有規范、便民的特點。在信息公開制度的設計,信息公開的方式、程序等方面都堅持以規范、便民為原則。開設校園網“信息公開”專欄,設置:即時信息公開、重點信息公開、依申請公開、信息公開年度工作報告等子欄目,方便師生員工與公眾查詢信息。如果公示已經下線,師生員工可以通過電話、Email進行依申請公開,程序方便、快捷。
第二,高校信息公開工作的開展以普及到二級學院為特點。二級學院將院務公開規章制度、黨政聯席會議記錄、財務收支情況、教師勞務酬金的發放、學院重大改革的措施、崗位聘用、設備招標采購、科研立項、教學實施情況、訪問進修、學生入黨評優、獎助貸補等需要面向教師或者學生公開的材料存檔,以備供教師、學生查閱。二級學院結合自身發展的特點,將院務公開的工作融入到具體的教學、科研各項工作中,不僅促進了日常的工作,也注重了以師為本、以生為本的良好風氣。二級學院積極開拓院務公開的渠道,如開展網上論壇、利用QQ群、短信群發等辦法,讓更多的教師準確、及時地獲得信息,促進了學院的團結、融合的風氣。
第三,高校信息公開工作以把握人事、教學、科研、招投標等重點工作為特點。教代會期間可以向代表印發《校務公開報告(教代會書面報告)》,向代表們公布了一年度人才隊伍建設、科研立項情況、招生錄取情況、基建招投標、資產購置、后勤服務情況等等重點信息。
第四,高校信息公開工作注重信息存檔工作和校務公開評議工作。由校長辦公室進行校務公開信息備份、存檔,做到對各部門信息公開工作的監督,并做好校務公開各項會議的會議記錄。工會制定校務公開評議工作制度,建立校務公開長效評議機制。
第五,高校信息公開工作將信息公開與校務公開緊密結合。高校信息公開的范疇包括了校務公開,一般來說,校務公開更注重學校的內部發展,信息公開還包括新聞信息等方面的公開。高校信息公開工作將校務公開工作作為重點,兼顧信息、信息報送,及時向省教育廳、市委、市政府報送重要信息,做到將信息公開與信息報送工作相結合。
3 信息公開工作對高校內部管理的作用
3.1 信息公開促進高校實現民主管理 民主管理是建立現代大學制度的充分必要條件。在現代大學制度中,黨委領導下的校長負責制,教授治學等等,都必須通過民主來達成,而民主的前提就是知情。信息公開是民主化管理的重要手段,信息公開能夠使學校的管理公開化、透明化,防止暗箱操作,對于學校的健康發展有重要意義。轉變管理方式,變被動為主動,是民主化管理的目的所在。信息公開是民主化管理的重要前提,只有實現了從學校到二級學院層面的信息公開,學校的決策、學院的決策才能做到正確、有效。
3.2 信息公開有助于高校轉變機關作風,去行政化
過度行政化是現代大學制度建設要克服的頑癥,信息公開有助于高校轉變機關作風,去行政化。信息公開從根本上說,就是為師生員工、公眾提供信息,必要的時候提供查詢服務。在此,服務師生員工,服務公眾是第一位的。這對于各機關部處、各二級學院轉變作風,服務教師、學生是一種態度上的轉變。對于學校內部管理來說,行政權力的過度膨脹,將不利于民主、科學治校。所以信息公開帶來的服務意識以及態度改變將有助于高校發展“去行政化”。
3.3 信息公開有助于高校反腐倡廉 預防腐敗是新時期高校治理的重要目標。在一些重要環節,如教材設備采購、基建招標、招生等方面,都需要“陽光”的照射,需要在師生員工、公眾的監督下進行。要杜絕腐敗現象的發生,就要進行信息公開、校務公開。師生員工、公眾通過監督這些重要環節,可以督促高校辦學行為依法依規,是高校反腐倡廉的有力武器。
3.4 高校信息公開工作展望 高校要進一步深化信息公開工作,要進一步提升工作層次,通過深化工作方法,把督辦與調研工作融入到信息公開工作當中,使信息公開工作賦予新的內涵。通過把督辦信息公開,督促各部處落實、完善好各項重點任務,在群眾的監督下完善各項工作;通過公開調查研究信息,為高校科學發展出謀劃策,協助校領導科學決策。
參考文獻:
[1]閻鳳橋.高校信息公開辦法解讀:建立問責制的有效途徑[N].中國教育報,2010-07-10.