檔案數字化管理方案精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案數字化管理方案主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案數字化管理方案范文
（一）房產檔案服務更具多樣化。對于房產檔案的網絡化服務，需要借助信息技術，實現紙質檔案向數字化信息的轉化。在房產檔案中，涉及較多的合同、協議以及文件等，在數字化管理模式下，可以將其有效轉化為圖片文件、聲音文件等形式，實現對資料的科學管理，切實提升房產檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數據庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務的支持下，能夠為房產用戶提供更加全面、及時和方便的服務，提升房產信息管理部門的服務水平。（二）房產檔案管理網絡化特征突出。在傳統的房產檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產用戶相關業務的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務。但是，很難實現信息的及時收集，無法實現高效的應用，對檔案信息深入開發應用產生阻礙。目前，網絡化管理模式在房產檔案管理中得到廣泛應用，便于實現方案信息的高效整理，檢索效果增強，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產檔案管理工作的效率和質量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務。（三）房產檔案保密性更強。對于房產檔案而言，很多信息需要實現高度的保密性，但是，在傳統的檔案管理模式中，保密性不高。借助數字化管理方式，能夠實現數字化房產檔案內容與管理主體、載體的一一對應，切實增強人員對檔案信息保護的意識。在數字化的檔案管理中，同時在計算機技術以及數據庫的支持下，能夠實現檔案實體與服務之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。
二、如何推動房產檔案管理的數字化水平的提升
（一）重視房產信息庫的構建。將數字管理模式引入房產檔案管理，需要重視檔案資源和相關文件保存形式的轉變，應用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質的信息庫，實現房產信息全面、準確地錄入，為信息檢索和應用提供便利。在進行數據檢索的時候，結合文件信息，輸入相應內容，切實提升房產檔案信息查詢的速度。應用數字化管理模式，借助對數據庫的查詢，實現對房產檔案資源的有效整合。（二）切實提升房產管理中對數字化觀念的認識。任何事物的發展都需要思想意識上認同，而后提升行動力，因此，在房產檔案管理中，鑒于數字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現，要強化對數字化管理理念的認識。針對房產檔案管理中出現的資料不真實、不完善和不完整的問題，借助數字化管理，能夠實現對不良問題的解決和完善，推動房產管理工作的不斷完善。另外，在數字化模式中，重視在局域網和數據庫中進行相關房產信息的登記。要提升對房產檔案管理的認識，切實提升房產檔案數字化管理能力，實現整個管理工作的高效化。在數字化管理模式的應用下，房產檔案資源更具真實性與完整性，切實提升房產數據的質量，以更好地發揮對房產管理的支撐作用。（三）重視建立科學的房產檔案數字化管理體系。為了更好地推動數字化管理模式在房產檔案管理中的應用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結合各地房產檔案實際，構建數字化系統。要充分考慮各種因素，如人員分配、數字化技術水平等。其次，加快構建數字化管理模式。鑒于房產檔案規模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數字化管理模式建設速度，以更好地滿足社會的實際需求，擴大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實現對房產檔案資源的科學管理。（四）提升房產檔案數字化管理的規范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業都具有相應的標準和規范，因此，要提升房產檔案管理的規范化水平，立足國家統一的規范，制定合理的房產管理數字化標準，切實提升房產檔案管理水平和服務水平。另外，明確房產檔案中數據信息的權限，使得用戶能夠進行相關信息的有效查詢，加快遠程服務建設。
三、結束語
綜上，在信息高速發展的背景下，房產檔案管理需要與時俱進，適應時展的新要求，將數字化管理模式引入管理領域，切實提升整體管理水平。為此，要明確數字化房產檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產信息管理的科學性與合理化，提升管理使用效率，強化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。
作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區建設工程質量檢測中心
【參考文獻】
[1]黎美彩.基于新形勢下的房產檔案數字化管理探究[J].辦公室業務,2016(22):182+184.
第2篇：檔案數字化管理方案范文
（1）安全性
數字化技術雖然給房地產檔案管理帶來了諸多便利，但是在復雜多變的網絡環境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數字化技術應用過程中，房地產檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運用數字化技術的過程中，應該采取相應的措施保證檔案網絡系統的安全性，使得系統不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進而避免房地產檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環節、各個方面入手，通過用戶權限的設置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網絡安全防范措施等方法，進一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。
（2）真實性
對于房地產檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產檔案管理數字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。
（3）便捷性
通過計算機網絡系統所實現的數字化檔案管理取代了傳統手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數字化技術為房地產檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢瀏覽，并且不會相互干擾。
（4）可讀性
數字化技術在房地產檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。
二、房地產檔案管理中數字化的應用策略
1.加強創新型數字化技術人才的培養
首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業的創新型數字化技術人才隊伍，以便對各種專業設施的維護、維修和升級，促進專業設備的順利安全運行。同時通過相關數字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業務能力，促進數字化技術的運用和建設。
2.加強檔案資源的規范以及標準體系的建立
只要保證了規范和完整的房地產檔案信息，那么數字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現數字化管理的真正價值和意義。同時還要統一房地產檔案管理的標準和規范，進而充分發揮出數字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規范的檔案管理將會對房地產數字化檔案管理建設、發展產生極大的阻礙。
3.建立健全的數據系統
檔案數據庫的建立是數字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統的開發人員將各種房地產檔案導入到數據庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據實際檔案變動和增加及時更新和擴展數據庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數據系統也能為其提供一些真實、全面的有利依據，進而促進相關政府部門更好的提供優質服務。此外，還需要在該數據系統中建立檔案目錄數據庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數據化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數據化信息的同時也需要運用傳統紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現丟失、損壞等現象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。
三、結束語
第3篇：檔案數字化管理方案范文
關鍵詞：房地產；檔案；數字化管理；電子檔案
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：
引言
房地產產權檔案是城市房屋管理部門在房地產權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中形成的具有保存價值的不同形式的歷史記載, 是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄。房地產產權檔案具有真實性、憑證性、動態性和共享性等特征,產權檔案形成于產權管理過程中,其數量大,內容涉及面廣,多為文字與圖表相結合,內容涉及建筑、測繪、法律等專業知識。產權檔案是非常寶貴的資料, 產權檔案管理的最終目的是服務于民生，它為解決群眾房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮房屋產權不明、產籍不清的問題提供了法律依據。產權檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
為了適應新時期社會各界對房屋產權檔案信息資源的需求，我們必須改變原有的工作程序及內容，利用計算機技術、掃描技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術，把各種載體的房產檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
1 建立數字化產權檔案的條件已成熟
目前，國內幾乎所有城市的房管部門都已采用計算機系統進行登記發證，并采用局域網、數據庫技術對登記信息進行管理，但真正全面實現了產權檔案數字化的地方并不多，其原因除實現產權檔案數字化還沒有一套完整的標準和規范外，很重要的一點在于受當時技術條件的限制，例如沒有成熟的大容量存儲技術、高速掃描技術、模糊識別技術等。
隨著科學技術的日益發展和計算機應用的普及，實現產權檔案管理現代化的條件已逐步成熟。換成以磁盤、光盤或磁帶為載體的檔案，首先要進行數字化處理，掃描和數字照相是最常用的技術。
1.1 高速掃描技術
高速掃描儀能夠實現每分鐘上千頁的雙面掃描，是以前每分鐘只能掃描幾頁的單面掃描技術無法比擬的。數碼相機雖也可以實現檔案快速成像，但對操作人員的技術要求較高，且不易實現程序控制。因此，高速掃描儀的出現，為檔案數字化提供了最現實的手段。
1.2圖像處理技術
要保證數字化檔案圖像清晰、又不能占用過多的存儲空間，以提高在網絡應用中的傳輸效率，必須對掃描圖像進行分析，在不影響效果的前提下自動采用更高效的存儲、壓縮格式，還要實現對圖像的自動識別分類，提高建庫效率；對要求全文存儲，全文檢索的檔案資料，在掃描建庫時，還需用到漢字識別技術。
1.3存儲技術
數字化檔案必須有大容量、高效率的存儲介質，以前，由于技術的限制，硬盤存儲容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盤庫作為介質。近年來，硬盤技術飛速發展，容量、可靠性均大幅提高，而成本卻下降了許多。目前，專用存儲克服了光盤庫檢索速度慢、機械故障高的缺點。另外，通過十多年的信息化建設，各地房管部門都培養了一批信息技術方面的專業人才，工作人員的計算機使用技能也大幅提高，各級領導也對本單位信息化建設前所未有地重視，把它作為提高管理服務水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力進行建設。
2 房屋產權檔案數字化管理較之傳統手工檔案管理有不可替代的先進性
2.1 提高經濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2.2 提高辦事效率
房屋產權檔案數字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以證實房屋產權為例，產權人的首套房、二套房的證明都需要詳細準確的房屋產權檔案信息。
然而房屋產權檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為社會各界及領導決策提供服務。與此同時，檔案數字化管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
2.3增強檔案原件保護
由于保管條件的限制導致紙張發黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調用，紙質記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，對長期保存檔案造成了很大的損害。而檔案數字化管理不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數字化副本異地存放，使檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。因此實現“數字檔案”是檔案保護的一種必要手段。
3 做好房屋產權檔案數字化工作，我認為應從以下幾個方面入手
3.1 人員培訓。人員培訓主要包括兩個方面:一是針對選擇的數據庫技術,對員工進行培訓;二是數字化管理的職責劃分, 即分清誰是權屬檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員。并明確其相應的工作內容、責任后果。
3.2 錄入、掃描及備份。對相應人員進行培訓后,就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。
第一道工作程序:房屋產權檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態度和熟練的打字基礎, 對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意。確保所輸產權檔案內容的真實性、可靠性、完整性。
第二道工作程序:房屋產權檔案資料掃描。房屋產權檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋產權檔案中每一頁材料, 不得造成因在這個工作程序中房屋產權檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失, 給房屋產權人造成不可彌補的損失。
第三道工作程序:對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋產權檔案材料每一個信息歷經錄入、掃描以后, 就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段,是紙質檔案轉變為電子檔案最后一道關鍵環節。檢查人員要對房屋產權檔案中每一個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。
第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態度，每天房屋產權檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。備份工作不能松懈、馬虎,要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性，為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。
房屋產權檔案的重要性需要我們慎之又慎。在完善數字化管理的同時，對傳統的紙質檔案管理方式絕不能拋棄，因為它是真實原始憑證。將紙質檔案與電子檔案管理結合起來，是今后房產事業發展的一個必定趨勢，是服務民生的重要途徑。
參考文獻
[1]何曉玲.淺析房地產檔案管理[J].福建建設科技,2011,6.
第4篇：檔案數字化管理方案范文
（一）房產測繪事業持續發展的需要
隨著國家住房和城鄉建設部、國家測繪地理信息局有關房產測繪規程的出臺，我市房產測繪事業蓬勃發展，房產測繪檔案保有數量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統的房產測繪檔案管理模式已經不適應社會發展的需要，房產測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數據時代社會共享的資源。因此，房產測繪檔案管理必須實現數字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現。
（二）信息時代的需要
隨著辦公自動化和計算機網絡化的飛速發展，未來社會人類交流的主要工具將是數字網絡，來自社會各方面的信息將通過數字網絡傳遞和交流。房產測繪檔案必須從傳統的手工管理方式轉化到現代化層面上來，只有實現數字化管理，才能適應社會信息化進程的需要，為經濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準確的房產測繪信息服務。
（三）實現房產測繪檔案社會服務的需要
傳統的房產測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發企業和產權業主難以接觸具體的房產測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發展和城市建設以及業主自身權利的需要。數字系統的建立，不僅可以使房產測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內容的公開透明。房產測繪檔案數字化管理在實現為國土房管行政管理提供全方位房產測繪信息的同時，還可實現將有限范圍內的房屋信息、權籍數據等向社會和業主個人開放，不僅有利于加強對房產測繪檔案工作的監督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。
二、實現房產測繪檔案數字化管理急需解決的問題
房產測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發企業和房屋業主個人隱私及信息安全。盡管房產測繪檔案數字化管理是社會和經濟發展的必然要求，但必須注意到，在推動實現房產測繪檔案數字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。
（一）房產測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證
在電子文檔給人們生活、學習、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優點的同時，也帶來不利于房產測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數據丟失、信息泄密、人為破壞等。
（二）房產測繪檔案信息系統缺乏通用性和科學性
國家沒有形成統一的房產測繪檔案管理信息系統，各地甚至各部門都在研究開發適合本地區本部門的信息系統。由于層次、標準各不相同，使得系統的通用性較差，基礎數據難以交換、難以共享，不能適應房產測繪檔案信息資源共享的基本要求。
（三）房產測繪檔案數字化建設發展不平衡
由于各地區的經濟發展水平不同，房產測繪檔案數字化管理的進程也各不相同。有的地區按系統建立了網站和局域網，實現了計算機輔助檔案管理；有的地區只是把房產測繪基礎信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索等仍習慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質化，房產測繪檔案數字化管理仍未起步；有的地區干脆完全采用紙質化手工管理。
（四）房產測繪檔案管理隊伍素質偏低
在檔案數字化建設過程中，檔案管理人員是關鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發揮作用。由于傳統的檔案管理模式只是紙質材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質整體偏低，技能提高緩慢，既懂計算機網絡技術、又懂檔案管理的復合性人才嚴重缺乏，影響了房產測繪檔案數字化管理的正常開展。
三、實現房產測繪檔案數字化管理的幾點建議
（一）研發科學合理的房產測繪檔案信息管理系統
嚴格按照國家和我市有關房產測繪和檔案管理法律法規的相關規定，結合房產測繪檔案管理的實際需要和經濟社會發展需求，適當增減房產測繪檔案材料收集范圍，調整檔案目錄，增加房產測繪檔案使用價值。加大科技投入，研發適合房產測繪檔案數字化管理的系統，切實做到“三統一”，即：實用性與科學性有機統一；信息安全和技術安全有機統一；通用性和適用性有機統一。只有建立科學合理的房產測繪檔案信息化系統才能提高整體工作效率，加快房產測繪檔案數字化管理進程，提高房產測繪檔案信息資源的利用率。
（二）加強檔案保密工作，確保房產測繪檔案信息安全
一是檔案行政部門應會同房產測繪部門共同制定房產測繪檔案信息開發、利用的相關政策，明確網絡環境下房產測繪檔案信息的收集整理、開發利用以及房產測繪檔案信息的分類等級、查閱權限及授權條件等，為房產測繪檔案數字化管理提供基礎保障。二是房產測繪檔案管理人員必須增強保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產測繪檔案信息作出科學判斷，根據檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴格審查，嚴格管理，確保計算機網絡安全和檔案信息安全。
（三）努力培養高素質的房產測繪檔案管理人員隊伍
第5篇：檔案數字化管理方案范文
【關鍵詞】 新形勢；房產檔案；數字化；管理；探究
房產檔案數字化管理主要指的是把傳統紙質的原始檔案以及材料借助于現代化的機器以及設備，對它們進行掃描、拍攝，然后通過壓縮、轉化為聲音文件、圖片文件以及錄像文件等，最后把它們進行分級存儲與管理，從而使得這些檔案資料能夠在服務器中得到良好的保存，同時建立良好的程序，從而為人們更好地檢索以及查詢相應的檔案資料提供便利，這是房產檔案管理重要的發展方向，它既滿足了社會對信息資源開發的要求，又能夠適應我國市場經濟建設與發展的需要，因此，推進房產檔案數字化管理，已經成為了房產檔案發展的重要方向，面對新形勢下的機遇，要積極推進檔案管理工作的創新，從而為信息產業中檔案事業的體系建立以及完善奠定良好基礎。
一、房產檔案管理的數字化模式所具有的特點
（一）房產檔案的多樣化服務。在一般情況下，房產檔案在網絡化的服務中，需要把傳統紙質化的檔案通過相關的技術將它們轉化為數字化的信息，例如房產中相關的資料、合同、協議以及特殊說明等轉化為圖片文件、聲音文件等，從而使得這些重要的資料能夠得到科學的管理，同時提升房產檔案的管理水平，除此之外，這些資料在完善之后，還可以統一進入數據庫，這為信息的查閱工作也帶來了便利性，此時，人們憑借自己的身份認證，自行查詢房產檔案的信息，從而減少了人工查詢的繁瑣步驟，同時也提升了信息查詢的速度，通過實施這些多樣化的服務，不僅為房產用戶提供了便利，而且也提升方房產信息管理部門的服務水平。
（二）房產檔案的網絡化管理。眾所周知，我國傳統房產中檔案的管理工作基本是人工操作，這僅能滿足用戶辦理相關手續以及基本信息的查詢需求，但是對于信息的及時收集與應用則難以做到及時性，而且對檔案的信息深入開發應用也難以實現，當房產檔案的管理工作逐漸地進入了網絡化模式，就能夠十分便利地實現房產檔案信息的整理、檢索、歸檔以及查詢等目標，從而極大地提升房產檔案在管理工作中的效率，同時對用戶而言，也為他們帶來了便捷的服務。
（三）房產檔案數字化的模式。房產檔案中的信息需要具有高度的保密性，而在傳統的管理模式中，難以提升其保密性，在數字化的管理模式中，能夠有效地把數字化房產檔案的內容以及管理對象與載體實施改變，提升相關人員在保護房產檔案信息中的能力，例如針對用戶可以設計一個專門的信息查詢入口，在此信息查詢的入口處，用戶可以憑借自己的賬戶信息以及密碼自主地查詢相關的信息，對于工作人員而言，在數字化的檔案管理中借助于計算機的技術以及數據庫的應用，有機結合檔案實體與服務的分離，把檔案中的原始憑證錄入信息資料庫，這就為順利開展圖文一體數字化管理模式提供了便利。
二、房產檔案管理的數字化實施策略
房產檔案實施數字化的管理需要一個循序漸進的發展過程，當前辦公逐漸進入了自動化的階段，人們對數字化的技術應用也在不斷地加深以及深化，這為房產檔案進入數字化的管理模式提供了良好的指導：一方面是數字技術發展，需要工作人員加快提升自己的管理理念，在實踐工作中加快創新房產檔案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不僅在房產檔案的管理工作中，做到既懂管理又能夠掌握數字化技術相關的能力，從而為房產用戶提供良好的知識服務，實現房產檔案資源共享和有效利用。
（一）積極建立房產信息庫。在數字化的管理模式中，房產檔案的管理工作需要把檔案資料以及文件轉為便于保存的形式，其中的圖片文件是比較常見的方式，因此對這些文件的保護工作就需要建立一個良好的信息庫，把房產中的重要信息錄入信息庫中，從而為信息的檢索工作提供便利，在檢索相關的數據時，可以根據文件信息的提示輸入對應的內容，從而有效提升房產檔案的查詢速度，把房產檔案實施數字化的管理之后，通過數據庫的查詢工具就能夠更好地提升房產檔案資源的整合能力。
（二）提高對房產管理中數字化的認識。科學的思想認識能夠有效地提升行動力，因此，在房產檔案的管理中，數字化的管理模式已經在最大限度中提升了檔案的利用率，同時也對滿足社會的需求帶來有效性，首先是針對房產檔案出現資料的不真實、不規范以及不完整的問題，在實施數字化管理工作中就能夠較好地進一步地補充完整，從而使得房產管理工作能夠進一步完善。其次是在數字化的模式中，需要在局域網以及數據庫的技術中登記房產信息，由于當前的房產檔案在數字化方面并沒有獲得全面同步的發展，因此，提高對房產檔案管理的認識，有利于更好地提升房產檔案數字化管理能力，從而提升工作效率。最后，應用數字化的模式管理房產檔案，能夠更好地保證房產檔案資料具有完整性以及真實性，同時加快提升房產數據中的質量，更好地服務于房產管理的工作。
（三）制定數字化發展與建設的策略。數字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數字化系統中，必須要充分地考慮各地的房產檔案實際情況，例如工作人員的配置情況、對數字化技術的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會對房產檔案中的數字化的推進帶來一定的影響，因此在詳細地分析了這些基本因素之后，就可以適應各個地區對房產檔案中的數字化推進情況，從而有步驟地實施以及推進數字化的管理模式。第二是加快構建數字化管理模式的步伐，由于我國每年房產檔案數量在不斷增加，其數量之龐大也使得檔案的庫存出現了一定的難題，例如存儲空間的有限性，因此在構建數字化的管理模式中，可以通過先進的技術把紙質化的檔案資料轉為電子文件的形式，（下轉第184頁）（上接第182頁）從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對房產檔案的管理以及庫存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時也能夠在權屬問題方面進行資料登記，使用戶的房產資料能夠得到科學的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應對檔案數量的增加。
（四）完善房產檔案的數字化利用以及標準。根據國家檔案局對電子文件與檔案所制定的標準與規范，房產檔案能夠在管理工作中做到規范化，同時在房產檔案的管理工作中，需要在國家的統一規范中確立良好的房產管理數字化標準，從而有效地提升房產檔案的管理水平，提升服務水平；再者需要限定房產檔案中信息數字化的利用權限，這主要是面對用戶而言，他們能自行地查詢相關的信息，從而使得房產檔案的管理可以實現遠程服務。對檔案管理人員而言，可以在內部的局域網中查詢與利用檔案信息。因此，在房產檔案的管理工作中，數字化的技術能夠發揮重要作用。
三、結語
推進房產檔案的數字化是適應時展的要求，同時也符合我國當前的實際發展情況，房產檔案的數字化管理擁有許多優點，例如節省查詢時間以及房產資料的庫存空間等，同時也能更好地滿足了人們對房產信息資料的利用和安全保管。
【參考文獻】
[1]商動.如何加強房產檔案的管理與合理利用[J].企業文化（下旬刊）.2016，08（07）：167-168.
第6篇：檔案數字化管理方案范文
中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內容記錄時間跨度上都處于絕對優勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數字化的步伐，加大檔案數字化的力度。
制定氣象記錄檔案數字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數字形態檔案信息進行科學管理
數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。
數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。
數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。
二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。
三、 氣象記錄檔案數字化實施原則
氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數字化的經驗與不足
通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。
2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：
1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。
2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內容信息安全的管理在檔案內容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數字化工作委托企業進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數字化過程有質量檢查、格式檢查、信息復制等環節，無法實現掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內容進行更嚴密的安全管理做深入研究。
第7篇：檔案數字化管理方案范文
關鍵詞：檔案；數字化建設；實踐
引言
在經濟與科學技術不斷發展的背景下，傳統的紙質檔案存在著易損壞、效率低占用空間大等問題，很難滿足當前社會發展的實際需求。因此，應對海量的數據膨脹，充分利用信息技術以構建數字化檔案成為了必然選擇。檔案的數字化建設最早出現在美國，主要是指運用相關的數據庫技術、高速掃描技術等手段，將紙質檔案逐漸的轉換為電子文件，從而實現對紙質檔案的保存與檢索，最終建成科學有序的檔案數據庫。隨著計算機技術、互聯網技術的不斷發展，檔案數字化建設這一理念漸漸的滲入到其他的國家或地區。檔案信息經過數字化處理后，具有很多優勢，具體表現為以下幾個方面。首先，能夠減少紙質檔案的磨損。其次，有利于檔案的檢索與利用，提高工作效率。最后，隨著云計算技術的發展與應用，通過有效整合的方式，還能夠實現檔案數字化信息的資源共享，減少大量的重復性工作。因此，我國應當加快檔案數字化建設的步伐，實現更高效率的檔案管理，為社會提供更加快速、靈活、多元化的服務方式。
1 建設檔案數字化的可行性
近年來，檔案信息化的發展非常迅速，“電子檔案”、“數字檔案館”、“數字檔案云平臺”等檔案管理理念也相繼的被提出。在建設數字化檔案的過程中，已經取得了一定的成績。但是，由于我國檔案數字化建設還處于研究與探索的初級階段，無論是技術層面、合作方面，還是數字化、標準化方面，都不可避免存在一定的問題，制約著數字化檔案的發展。使得我國的大部分檔案管理工作仍然呈現出以下幾個方面的問題。首先，整體的效益比較低。其次，資源的不均衡分布。再次，資金的投入量比較大。最后，存在著資源的重復性建設等問題。
因此，要想做好檔案的數字化建設工作，需要依據具體的實際情況，從客觀的角度分析構建數字化檔案的可行性。如果缺乏必要的可行性分析，進行盲目的建設，不僅浪費了大量的資源，還不利于檔案管理工作的有效開展。通常來講，科學、合理的檔案數字化建設需要同時滿足以下幾個方面的條件。第一，具備必要的技術條件。在檔案數字化建設的過程中，如果缺乏技術條件的支持，那么數字化建設只能停留在表面，無法投入到實際的應用階段。其中，涉及到的技術條件包括：多媒體技術、網絡技術、計算機技術、通訊技術、安全防護技術等。換而言之，這些技術條件是建設數字化檔案的基礎。第二，需要建設網絡基礎設施，包括局域網、信息網以及資源網。如果缺乏完善的網絡的基礎設施，那么數字化的檔案信息就無法得到有效的傳輸。因此，網絡基礎設施建設，同樣是構建數字化檔案的基礎條件。第三，在資金方面符合檔案數字化建設的條件。在建設數字化檔案的過程中，涉及到很多方面的影響因素，是一項比較復雜的系統工程。如果缺乏充足的資金支持，或者是對于資金的使用存在錯配、浪費等不合理現象，都將影響數字化檔案建設的最終成果。第四，在人才方面同樣需要滿足檔案的數字化建設需求，尤其是網絡系統的維護與管理方面的專業人才。
2 檔案數字化建設的實施方案的制定
通過上文的分析，可以了解到構建數字化檔案需要滿足多個條件，任務相對來說比較艱巨。所以，通過可行性分析之后，仍然需要制定行之有效的實施方案，以降低數字化檔案在建設過程中遇到的阻力，保證其能夠順利的進入到建設階段，進而為社會提供更加多元化的服務方式。制定方案的過程中，需要注意以下幾個方面的問題。
2.1 制定科學合理的實施目標
在構建數字化檔案的過程中，要想制定一個滿足客觀需求的實施方案，首先需要確立科學、有效并且合理的實施目標。一旦實施目標不合理，那么數字化檔案即使建成以后，也難以有效的投入使用。因此，應當成立專門的領導小組，依據當前的現狀以及未來一定時間內可能的發展趨勢，共同商議，最終制定出科學的、符合實際的實施目標。
2.2 明確實施的要素
在構建數字化檔案的過程中，應當依據已制定好的實施目標，明確具體的實施要素。這樣才能有效保障目標的順利執行。在數字化的過程中，需要重點實施的項目或者是領域，也就是我們常說的實施要素。具體包括：檔案目錄的數字化建設、檔案全文的信息化與數字化、檔案數字化局域網建設等方面。由于這些不同的要素具有不同的指標體系，在建設的過程中，如果缺乏有效的融合，就會在很大程度上影響建設后的使用效果。因此，必須采取適當的措施，促進這些實施要素相互融合，為建設數字化檔案奠定堅實的基礎。
2.3 建立檔案數字化的保障系統
在構建數字化檔案的過程中，還需要建立相應的保障系統。因為檔案信息的數字化如果缺乏統一的標準，那么在實際應用的過程中會出現很多問題，比如說資源無法共享、數據無法有效傳輸等。所以，建立完善的檔案數字化保障機制具有非常重要的意義。檔案數字化的保障機制主要包括以下幾個方面：（1）組織機制。（2）運行機制。（3）管理機制。（4）人、才、物等方面的相關技術支持。（5）其他保障機制。
3 檔案數字化中信息的利用
數字化檔案在應用的過程中，為了提供更加快捷、高效的服務，應當運用先進的科學技術手段，并且改變傳統的操作方式。具體需要注意以下兩個方面的問題。其一，應當加大數字化建設的力度，尤其要注重對于檔案內容的處理與維護。一旦出現數據資源與檔案內容不相符的情況，將直接影響到檔案管理的工作效率，不利于檔案數字化的發展。要知道，檔案數字化建設是主要的發展趨勢，應當做好相關工作，促進檔案數字化建設逐漸有效的開展。其二，在數字化建設的過程中，還應當根據檔案的具體價值，權衡數字化處理的力度。因為在數字化處理檔案信息的過程中，不僅涉及到相關的技術，還需要考慮到相應的成本與收益。如果缺少必要的分析，那么在數字化處理的過程中，容易產生不必要的資源浪費，這對于檔案數字化建設來講，增加了建設成本，進而降低了建設的價值，使其變得沒有實際的意義。
4 結束語
科學技術的發展帶來的不僅僅是成本的節約，生活的便利，還從根本上改變了人們的工作方式，極大地提高了社會生產效率。因此，在檔案管理中，同樣需要有效的利用現代科學技術，以提高工作效率。文章通過分析建設檔案數字化的可行性，強調了在制定檔案數字化建設的實施方案中，首先，應當制定科學合理的實施目標；其次，明確實施的要素；最后，建立檔案數字化的保障系統。現階段我國的檔案數字化建設仍然處于初級階段，但是可以預見，隨著計算機、互聯網技術的不斷發展與應用，檔案管理將實現無紙化、虛擬化，并逐步完善并解決當前存在的問題，通過轉變傳統的紙質檔案管理模式，為社會公眾提供更加靈活、快速、多元化的服務方式，實現高效率的現代化檔案管理。
參考文獻
[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.
第8篇：檔案數字化管理方案范文
關鍵詞：數字化；檔案質量；安全保密
檔案數字化的實質是將不斷更新的信息技術運用于檔案管理的過程中。不斷完善的管理系統支撐著檔案數字化的正常運作，與傳統的檔案管理工作不同，底只檔案的管理聯系著許多因素，需要各部門之間的相互配合。目前，我國的檔案數字化進程已經由最初的起步階段逐漸過渡為發展階段，各地的檔案管理所正逐步開啟信息資源共享。當然，檔案數字化的飛速建立也為檔案管理過程帶來了一定的問題，其中作為數字化檔案核心部分的質量及安全保密工作都有待進一步的加強。在檔案管理過程中，相關負責人員正通過實踐不斷地摸索尋求有效措施，幫助完善數字化檔案的管理系統，建立良好的氛圍，切實解決數字化檔案管理過程出現的問題，全面推動檔案管理工作的深入發展。
1 加強檔案數字化質量控制
步入新世紀以來，國家的信息化制度得到了進一步的完善，相應的帶動了數字化檔案的蓬勃發展，大力創新的計算機技術幫助工作人員快速準確的進行檔案查詢及調整工作，在促進檔案信息共享的同時極大的改善了檔案的管理操作效率，幫助提升數字化檔案管理的工作效率。
（一）檔案數字化質量控制內容
數字化檔案的質量控制主要通過控制措施確立不同部門工作人員的具體工作內容，從而達到數字化檔案的質量要求。運用信息化管理設備整理檔案數據，建立符合數字化檔案管理工作的數字化管理模式。在管理過程中，細致詳盡的工作分散路線可以幫助管理人員綜合全面的把握住檔案管理的主要進程，幫助員工提高行業責任意識。
強化滿足當前發展趨勢的檔案數字化質量控制主要從制定規劃、選取行業軟件、創新技術路線等方面著手。在實踐過程中，全面合理的制定方案，參與部門遵照規劃方案中的具體內容進行分工合作，遵循檔案數字化的工作原則，依據不同的工作流程確定相應技術路線，對工作參與人員進行科學分配，提升工作效率。
使用相關的技術軟件是數字化檔案管理工作中必不可少的，每一行軟件都具有自身的技術特點，軟件選取不恰當會影響到后續檔案管理工作的順利進行。因此，不同工作部門應當根據實際需求正確選擇工作軟件，這也是保障數字化檔案質量過程中的重要組成部分。
工作人員是實際工作開展進行的基礎，相關參與部門需要加強對檔案管理工作人員的招收和培訓工作，關于工作軟件的使用有關部門可以組織技術人員對員工進行親身示范，鍛煉員工的實際動手能力，確保工作人員能夠熟練使用新型的信息技術設備。信息技術的不斷更替使得檔案數字化標準及相關參數的確定愈發重要。當前出臺的數字化檔案建設的標準和規定符合我國目前的信息技術發展形勢，相關行業可據此為出發點制定符合自身發展特征的相應制度。
（二）檔案數字化質量控制措施
檔案質量的保障是檔案數字化過程的核心工作。信息是一種社會基礎性資源，信息質量合格化是建立在選取優良的數字化檔案管理方案、合理使用數字化軟件、嚴格制定員工招收標準、謹慎把控參數選取過程等良好措施實施的基礎上的。局部過程的細節對整個過程順利與否起著關鍵作用，加強對于具體實施過程的監控是保證數字化檔案質量的重要舉措。
提升數字化檔案質量首先應建立與之相適應的數字化管理體系，進而制定具體的管理方案，選擇行之有效的軟件作為工作的主要技術支持，幫助質量控制工作的順利操作和實施。在數字化管理模式的運行下，對信息技術處理軟件的要求也相應增加，在處理各類繁瑣復雜檔案信息的同時還要求建立高效的數字化檔案系統，軟件相關參數的設定必須符合數字化檔案質量的要求，滿足相關標準，應對數字化檔案管理過程中產生的相關技術問題，方便工作人員在管理過程中有據可循，確保數字化檔案質量控制。
完善的規章是建立檔案資源共享的前提。檔案工作過程的順利進行需要健全的制度作為基礎保障，確保每一名工作人員在質量控制階段分工明確，責任落實。檔案數字化工作具有很強的實踐性和可操作性，由于傳統的檔案管理經驗無法借鑒，因此要求工作人員在檔案管理工作中不斷積極摸索，階段性講評正是一種高效切實的工作方法，通過對每一工作階段的優勢與不足進行及時的了解與分析，對工作方法的使用和選取進行檢驗和創新，幫助工作人員全面認識了解自身工作中存在的問題，從而及時改進，提高工作效率。數字化檔案的工作性質決定了不能單單依靠階段性講評，將獎懲性制度與階段性講評相結合可以彌補檔案工作過程中缺乏監督力度的這一劣勢。另一方面，檔案工作的檢查和后續部分的驗收也是工作進行中需要重點關注的部分。
2 完善檔案數字化安全保密控制
檔案的文件原始記錄性決定了其作為憑證價值的重要屬性，因此，檔案數字化管理工作的開展需要首先確保檔案的安全保密得到良好的解決。每一名檔案管理人員肩上都擔負著保護檔案安全的責任。檔案安全保密包括檔案實體安全和檔案內容保密兩方面。兩者必須同時把控，不能產生偏頗。
檔案安全保密工作首先來源于健全的規章制度，在檔案管理工作的進行中難免會遇上秘密文件的處理，在此基礎上完善檔案安全保密制度，并要求工作人員了解遵守相關制度，明確保密安全的重要性，在工作進程中形成環環相扣的檔案保密安全系統，避免出現重要信息泄露的現象。
在管理模式方面，建立符合數字化檔案管理的高安全性信息管理系統，在信息技術飛速發展的今天，工作人員通過計算機對檔案管理數據進行調用歸類的同時需要保證網絡環境的安全隔外，預先制定相關措施應對可能產生的網絡攻擊、系統癱瘓等問題，保障在特殊情況下檔案信息的安全保密工作順利進行。
人是一切工作的主體，加強對檔案數字化管理工作人員的管理以及提高員工自身綜合素質是檔案保密工作落實的重要基礎。例如對于直接參與建立檔案管理系統的工作人員必須建立完善的身份識別制度，防止與其他工作人員發生混淆。對于其他檔案管理工作人員，需要按照各自工作內容進行小組劃分，不同小組具有不同的工作性質，并分別對每一組工作人員設定獨有的檔案資源接觸權限，并以單個文件為單位記錄工作人員的查閱歷史，保證檔案資源的安全保密。相關部門在檔案數字化工作開展初始過程中便已設立相關安全保密制度，但是在實際執行過程中往往由于員工的粗心大意而造成檔案工作效率降低。據此，可在工作進行階段不定期組織工作內容糾察活動，幫助員工認識到自身的工作問題并及時處理，加強對犯錯員工的培訓工作，對于數字化檔案管理過程中出現的安全保密問題，一經發現馬上嚴肅處理。
3 結語
完善的檔案信息管理系統是幫助檔案工作人員良好開展數字化管理工作的先決條件。檔案管理部門在在檔案數字化質量控制過程中占據著主導地位。因此檔案管理工作人員在工作中必須嚴格遵守相關制度。檔案安全保密工作來源于健全的規章制度，階段性講評和相關獎懲調理的設立實行是幫助完善檔案管理制度，保證數字化檔案質量和安全保密工作順利進行的有效措施。我國目前的數字化檔案開展工作已經取得了一定的成果，隨著科技水平和信息技術的不斷飛躍，檔案數字化的進展速率也相應加快，基于當前發展形勢，數字化檔案質量和安全保密工作的高效開展才是我國檔案事業健康成長的重要因素。
參考文獻
[1]王璐穎，軻鑫.檔案數字化的質量和安全保密控制[J].檔案學研究，2011（4）：68-70.
[2]徐佳.檔案數字化的質量和安全保密控制[J].赤子：上中旬，2015（9）：175-175.
[3]邱宸.檔案數字化的質量和安全保密研究[J].才智，2016（11）.
[4]洪楠.檔案數字化的質量和安全保密控制[J].辦公室業務，2012（11S）：106-106.
第9篇：檔案數字化管理方案范文
一、檔案基礎數據庫建設的緊迫性
今天，我們處于信息技術快速發展的知識經濟時代，國家、城市綜合服務資源庫的建設是社會發展的需要，是加強政務公開、實現便民服務的一項基礎性工作。我國已經在人口、法人、自然資源與宏觀經濟四大數據庫的建設方面取得較大成效，檔案作為人類社會活動的歷史記載，檔案資源的開發利用和檔案基礎數據庫的建設已經成為國家信息資源建設的重要組成部分。可以說，檔案基礎數據庫的建設已經成為各級各類檔案館面向社會提供檔案資源利用服務的基本職能，成為我國整合檔案信息資源、弘揚民族文化、提高民族素質的歷史性課題，同時也是我們檔案工作者采用現代化手段記憶當今社會改革、建設、發展真實過程，支撐社會經濟發展的歷史性責任和義務，更是政務公開，提高辦事效率和促進科學決策的依據。
美國、加拿大、澳大利亞、德國、韓國等一些發達國家已經在檔案數字化、文檔一體化、數字資源長期保存、數字檔案館等方面開展了一些預言性、前瞻性和應用性研究，相繼制定了電子文件管理的元數據格式與規范，研究開發檔案管理信息系統、檔案資源共享的網站系統的建設思路和方法。2003年2月國際檔案理事會檔案著錄標準特別委員會正式公布了新修訂的第二版《規范記錄著錄規則》，于2004年第十六屆國際檔案大會上正式頒布修訂后的第二版《規范記錄著錄規則》，該檔案著錄規則對規范檔案目錄數據庫的檢索服務，建立高質量的目錄中心具有重要的參考價值。發達國家的經驗告訴我們，建設基礎數字資源庫的宗旨是遵循國際標準，構建跨區域的開放檔案的共享資源庫，針對公眾對檔案資源的利用需求提供高效率的查準、查全服務機制。
目前在我國，也有一些省市級檔案館開展數字檔案館建設，制定了符合各地區自己需求的數字檔案的元數據格式規范，建立了檔案目錄中心，提供部分開放檔案信息的檢索服務功能，具有典型示范作用的有福建省檔案基礎數據庫建設，它是基于分布式數據庫，在原來單機和局域網絡的基礎上開發完成，它連接了若干分布式數據庫，并建立了檔案目錄數據庫，檔案內容數據庫，等。但是多數檔案館還沒有真正建立全面的、系統的、面向公眾查檔需求的檔案基礎數據庫，而只是建立了一些專門的特定主題的檔案數據庫，只能滿足一些局部的特定的用戶需求，特別是開放的檔案信息資源沒有實現集成，信息結構不統一，檔案數據不系統、不完整、不共享，更為嚴重的是沒有形成一個統一的能夠描述數字檔案資源的格式規范和建設檔案基礎數據庫的標準方法、實現檔案資源的整合、組織與存儲的技術方案和行之有效的建設思路；另外，還由于建設檔案基礎數據庫的關鍵技術，如海量、非結構化的數據存儲解決方案，基于知識管理的數據倉庫和數據挖掘等技術尚未在檔案信息化領域得到廣泛應用，這些因素都大大降低了檔案基礎數據庫建設的速度和質量，致使各類檔案資源難以形成一個統一的資源庫整體，限制了檔案資源的深層次挖掘和廣泛化利用。
因此，研究檔案基礎數據庫的元數據標準集、數字化檔案信息的格式規范以及檔案基礎數據庫建設的思路和方法、各類結構化和非結構化檔案數據的組織、存儲和檢索利用的關鍵技術及整合應用方案，以及提供檔案信息檢索服務的有效機制將成為當前檔案館基礎數據庫建設的重要的基礎性工作。
二、檔案基礎數據庫建設的工作內容
建設檔案基礎數據庫是一個長期的、復雜的系統化工程，它包括各類標準規范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數據存儲服務器和提供數據檢索服務的軟硬件平臺的建設以及開展基礎數據庫建設的組織與團隊及其長效服務機制的形成。而在眾多的數據庫建設工作中，標準規范與數據資源的滾動建設則是最基本的也是最重要的內容。
1．標準規范體系建設。包括元數據格式規范、管理規范和業務工作制度三大方面。制定數字化檔案的存儲標準與格式規范，明確檔案數據庫的存儲與訪問方法。包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式、著錄規則與要求；各種類型檔案內容（包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結構化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機制等；檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求。
制定檔案基礎數據庫建設的管理規范和制度，明確數據庫建設過程中的程序化和規范化操作方法。主要包括數字化數據庫的建設步驟、方法和要求；數字化檔案信息的網絡存儲、離線備份和災難備份與恢復的功能、性能、技術規范和管理規定；數字化檔案信息的安全管理規范、備份方式與要求；備份的數字化檔案信息的管理方法等；檔案基礎數據庫的原始性保障措施，規定如何采用身份認證、數據加密、電子簽名等技術確保檔案的真實、完整、有效和憑證性作用；數字化檔案信息的授權訪問制度，定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權管理與訪問制度。
制定檔案基礎數據庫建設的業務規范和制度，明確接收數字化檔案信息和開展館藏檔案數字化加工的工作要求。主要包括數字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內容、范圍、方式、方法及安全保障要求；開展館藏數字化加工的全過程工作方法、安全制度、保密措施、人員要求等；檔案基礎數據庫的滾動建設與完善制度和工作要求。
2．檔案信息資源滾動建設。主要包括數據庫平臺的建設以及數據著錄、數據處理、數據整合與數據備份系統的建設。數據庫平臺是指存儲檔案數據的軟硬件存儲系統，包括網絡存儲設備的選型、安裝、調試和使用，數據庫管理系統，存取數據的軟件平臺，多門類檔案數據存儲方案的確定和實施，以及數據存儲系統的升級、維護與持續服務的計劃和工作要求等。檔案數據存儲系統的建設主要涉及到需求分析、方案確定、設備的購買及其與服務器的連接等內容，網絡存儲設備一般應與服務器的購買同步考慮。多數服務器供應商提供存儲解決方案，并提供服務器與存儲設備之間的集成與互聯。
數據著錄系統是獲取檔案信息的門戶應用，包括檔案內容信息、檔案目錄和標引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內容，著錄系統的建設主要是要將標準規范加以實施，在數據入口處將不合規范的數據進行預處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數據捕獲到數據庫存儲系統中。
數據處理系統是實現批量數據導入、導出、掛接和規范性校驗的自動化數據著錄系統，一般由技術支持人員來完成，系統的建設需要根據檔案業務工作的需求，總結和預先定義數據處理的標準和自動處理規則。
數據整合系統是在數據處理之前，根據檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進行分門別類的整理與規范化處理，以方便實現檔案信息資源的集成與共享。
數據備份系統建設的目的是提高數據的安全性，根據備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機備份兩種方式。建設數據備份系統，一方面要建立實施備份的軟硬件支撐平臺系統，一方面要制定備份的策略和計劃，并在工作中實施和維護，同時還需要對備份的數據實行全面的管理，這三方面內容缺一不可。
三、檔案基礎數據庫建設是實現檔案資源共享、開展社會化服務的基石
社會信息化使檔案信息資源面臨著一個全新的生存環境與發展空間。美國檔案學者杰拉爾德?漢姆先生曾指出：檔案應該記載“人類生活的方方面面”，檔案工作者要“創造一個反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文獻材料世界”，檔案館藏是反映“人類生活的廣闊領地” ①。因此，檔案資源唯有回歸社會，得到最大限度的利用，才能體現檔案保管的價值和作用。事實告訴我們，實現檔案信息資源的集成化管理和共享化利用是檔案貼近公眾、服務社會的最佳解決方案。
要實現檔案信息資源的共享化利用，首先必須在檔案基礎數據庫的建設上下功夫，而檔案基礎數據庫的建設必須在檔案的形成、存儲和提供利用的各個環節加以重視。檔案的形成是一個從個體知識到組織知識，再到社會知識轉換的文化積累、動態跟蹤和滾動發展的歷史記憶過程，檔案的開發與利用則是人類傳承文明、創新發展的進步與成長的歷史形成過程。如圖1所示。這兩個相互銜接、彼此推動的過程，循環往復、推陳出新構成了人類社會的知識化動增長（Adaptive）和社會化自適應的檔案資源形成過程模型。這表明了檔案文化通過“傳―承―積累―發展―傳”這樣一種類似于文化加工廠的生產工序，隨人類自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、無始無終的傳承環鏈②。
圖1檔案資源的知識化共享和社會化服務過程模型
進入21世紀，我國的電子政務與各行各業的信息化已經進入了以知識管理為核心的快速提升和綜合運營的重要發展階段，信息技術的發展也把知識管理推到了一個核心重要的位置，“以知識為基礎的經濟社會” 的提法更表明了人們對知識和技術在經濟增長中的作用有了更充分的認識。可以想象，未來的互聯網是一個豐富多彩的“知識網”，是一個儲存綜合知識的文化資源大倉庫。檔案作為人類社會活動的原始記錄者和忠實承載者，記錄了人類的社會成果的同時也揭示著人類文化，它是民族文化遺產的重要組成部分。同時檔案在文化傳承中占據著舉足輕重的地位，發揮著不可替代的作用， 正如張輯哲在其《維系之道―檔案與檔案管理》著作中所談：“正是由于有了檔案與檔案管理，人類才能夠不斷地在繼承中存在、發展，在存在、發展中延續，不斷使自己真正成為一個連續的時空整體。檔案與檔案管理是人類社會時空統一性和連續性的維系之道……”。
檔案信息資源必將會成為未來“知識網”中不可或缺的重要組成部分，因此，在開展檔案信息化建設過程中，首要重要的事情是建設高質量的檔案基礎數據庫，充分利用數據挖掘、數據分析工具提供快速檢索與服務，實現檔案信息資源的社會化共享，才能真正體現檔案保存的價值和意義。
注釋：
①.F.杰拉爾德，漢姆，劉越南譯，檔案邊緣，《山西檔案》，1999年第1期．
