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首先作為學校后勤的管理人員,在各方面起到模范帶頭作用是非常重要的。這就要求自己平時遵守學校的各項規定,不斷提高自身的業務水平和管理能力,處理好部門之間的關系。樹立為全體師生服務的意識。過去的一學期是忙碌的一學期,尤其是開學初幾乎沒有得到好好休息,由于校安工程實施,大量的圖書和桌凳在開學初需要搬遷,總務處在了李校長領導和部分年輕教師的配合下,頂著高溫一起揮灑汗水,經過不懈的努力,終于在開學初搬遷到位。在這里,我要向在搬遷中付出辛苦勞動的教師說一聲:謝謝,謝謝你們的幫助。
其次,上學期總務處還做了以下工作:
1.開學后,為了保證二樓、三樓學生的安全,我們為各班安裝了防盜窗。
2.學期初,校門口安裝了宣傳欄,公示了收費標準。
3.在學校資金困難的情況下,為兩位副校長配備了筆記本電腦。
4.學期中期安裝了常規檢查宣傳欄,極大促進了班主任老師和學生對常規檢查的認識。
5.為了使學生的操隊整齊,我帶領部分教師在操場上釘了500多個木樁。使原本參差不齊的操隊變成了整齊的軍隊。
6.利用休息時間,我和老師、校長測量并精心繪制了學校的平面圖。
第三,本人上學期擔任六年級數學教學任務,并且取得了微小的進步,實現了李校長“挪一步”計劃。更值得慶幸的是我還學會了電腦初步知識。這更是大環境的影響,也是工作的需要。并利用電腦課件在本校的“一人一課”上成功的演示了一節公開課。
關鍵詞:組織;管理;基本原理
中圖分類號:C93 文獻標識碼:A
組織是一種普遍的社會結合形式,管理是組織的特征和功能。組織管理活動不是盲干,更不是隨心所欲,而是講究方法、講究技巧的人類高級智慧性和創造性活動。在組織管理活動的實踐過程中,管理者和研究者通過不斷的探索和總結,已發現和認識了管理活動的一些基本規律。管理的基本原理,就是管理規律的具體表現形式,它是幫助管理者做好本職工作的基本方法的概括性和通俗性表述。管理的基本原理,不是管理的全部理論和方法,而是管理理論中最關鍵、最核心和最常用的理論和方法。組織管理者能夠系統、嫻熟地掌握這些基本原理,并將它們合理地運用于管理活動中,就能做到駕輕就熟、事半功倍、卓有成效。
一
組織是什么?在本質上,組織是一個復雜的集合體,它用特定的組織目標、組織結構、制度規范以及相關技術手段,將一定的資源置于組織的麾下。而這種集中資源的過程,就是組織通過其管理活動,將游移于組織之外、處于自然分散狀態的資源相對集中起來,以形成一定的規模優勢。比如:將分散的個人集中起來形成人群、群體、組織,產生超越各分散個人力量總和的集體力量,俗語云:“人多力量大!”如集體狩獵、作戰、生產、科學研究等活動,都是集中一定人力、物力,明顯地彰顯“眾人”集體力量的優勢與效果;又比如:將分散的物質資源集中起來,諸如土地、原材料、燃料、設備、運輸工具等集中起來,形成規模的生產資料、資本,從而構成更強生產能力的企業,增加產能、產出和效益。人類以往的實踐活動,都明白無誤地告訴我們這樣一條經驗:基于組織及其管理活動而達成的各種資源的集中(包括:人、財、物、信息、技術、方法等),都給人類帶來了顯著的“規模效益”,人類發展的歷史從這個角度來看,就是不斷集中資源和不斷增進福利的歷史。在人類進步和文明的同時,人類管理活動在資源集中和規模的基礎上,進一步探索對資源的深度發掘和利用,即從資源的“內涵”上做文章,通過管理活動,使資源配置更加合理,使資源利用更加科學,使資源效用最大化,這就是所謂的集約性,它是在資源量的集中和規模一定的基礎上對資源功效的質的飛躍,通常是在對資源的功能開發與提升,資源之間的兼容與匹配上下功夫。如人力資源培訓、揚長避短與優勢互補、團隊建設,組織變革實踐中的優化組織結構、優化勞動組合和組織功能再造,生產活動中的技術改造與升級和資源的循環利用,諸如太空育種、轉基因食品等,它是一種“內涵”式的管理增量活動,這種管理方式,在面對人口增長和資源稀缺的背景下,是人類文明與進步過程中管理的最高境界和終極追求。
規模集約原理,就是通過管理對資源進行量的相對集中以發揮資源的規模效應,以及在資源量的集中一定的基礎上對資源進行深度利用以增強資源效用和產出的管理活動。它的基本模型是:
資源集中――資源配置――資源利用――規模增量和內涵增量――高效率與效益
二
管理是一項組織性活動,管理在本質上就是動員、配置和利用組織資源的過程。組織資源就一般形態而言,主要表現為人、財、物、信息、技術等。在組織活動中,相對而言,人是組織資源中的核心和關鍵資源,因為人是能動的資源和具有創造性特征的資源。因此,管好人和用好人是組織管理活動的重中之重。人與人之間各有差異也各有所長,管理好人首先是用其所長,根據組織成員各人的特長進行分工,將他們安排到最適合發揮其特長的崗位上去,各盡其能,優勢互補,這就是管理學教科書上常說的:“讓合適的人做合適的工作!”如基于性別優勢的分工,男性做勞動強度大的工作,女性做輕巧精細的工作,俗語云:“男女搭配,干活不累!”又如基于性格特點的分工,細心沉穩者安排做財務工作,粗放勇敢者安排做探索性工作。再如基于經驗、知識、能力的特點,強者安排做研發和高層管理工作,差者安排做基礎性或操作性工作。這樣,可以充分提高組織成員的工作效率,增加勞動產出和成果;其次是在分工的基礎上,讓在相應崗位的組織成員經過專項培訓和長時間穩定的重復勞動鍛煉,養成專業能力,成為相應崗位上的行家里手或技術專家;使他們在自己的崗位上,創造出超過非專業人員幾倍甚至幾十倍的工作績效。歷史上關于“針”制作生產的分工實踐就是非常直觀的例證,通過分工,有專人切割、專人打孔、專人研磨,勞動效率成百倍提高。分工是專業化的前提,專業化是分工的產物。由于分工和相對穩定的工作方式,使得勞動者在較長時間內反復從事相同勞動過程和勞動動作,經驗和技術變得更加成熟和嫻熟以及不斷提高和強化,從而導致勞動生產率的不斷提高,明顯地增加產出和提高產品質量。這一點,在制造業中尤為典型,因為專業化培養和造就大批的技術工人和技術骨干,這些人也成了企業提高產出和產品品質的專業保障。正如著名管理學家羅賓斯所指出的那樣:“工作專門化的實質是,不是將整項任務交由某個人承擔,而是將之細分為若干步驟,每一步驟由一個單獨的個人來完成。各個員工都僅專門從事某一部分的活動而不是全部活動。”(羅賓斯《管理學》第七版,中國人民大學出版社2008年4月P267)分工解決的是適合做什么的問題,專業化解決的則是更好地做什么的問題,專業化是對分工的強化。分工與專業化,是現代人勞動過程的基本方式和支撐,也是管理活動一個永無止境的探索過程。
分工專業原理,就是通過管理將組織成員基于其特長和潛能分配到相應的崗位上,相對穩定地從事同一工作或勞動,使其經驗和技術不斷得到提升,從而提高工作效率、增加勞動產出的管理活動。它的基本模型是:
分工協作――專業化與技能強化――技術專家――增量產出和增質產出――高效率與效益
三
組織管理過程中,要解決的問題之一:就是要建立和維持組織生存、運行所必備的秩序與環境條件。組織中的秩序如何建構?一般主要通過組織設計來實現,包括組織的物理結構、職能設定、崗位設置、制度規范、運行機制、文化取向等,以此來構建組織內的關系和秩序。而其中,最基本的是對組織各單位(部門)、各團隊、各成員的職責權限進行明確規定,包括縱向的層級關系和橫向的協作關系,由此形成組織內的關系與秩序網絡,使權利與義務、利益與責任對應起來和對稱起來。從縱向來講,就是建立基于職權的指揮鏈,解決上級的命令權和下級(下屬)對誰負責與報告的問題。從橫向來講,就是建立部門之間和成員之間的協作網絡關系,解決在彼此分工基礎上的協作與配合問題。在這一原理中,首先是權力的界定與分配,組織內各層級、各部門以及相應崗位有什么樣的權力?比如決策權、人事權、財經權等;各種權利由誰作為主要責任人來享有和行使?比如:校長全面主持學校工作兼管人事和財經;副校長A分管教學和科研;副校長B分管后勤和學生工作等。其次是在確權的基礎上明確相關部門和崗位人員的職責(即責任或工作目標)。比如:融資額度、人才引進層次及要求、后勤工作的保障程度與服務對象滿意程度,等等。權責關系的明確與對稱,是組織運行秩序的平衡器,它能促使組織成員做到行使權力與履行義務對等,分享利益與承擔責任對稱。這樣,組織內的秩序才可能有效得到維持和維護。羅賓斯在討論指揮鏈問題時指出:“所謂職權,是指管理職務所固有的命令和希望命令得到執行的這樣一種權力。為了促進決策和協調,各級管理者作為組織中指揮鏈的一環,需要被授予一定程度的自以便履行其職責。而在管理者協調和整合雇員工作時,這些下屬員工也被認為負有執行任務的義務。這種對完成任務的期待或義務就是職責。”(羅賓斯《管理學》第7版,中國人民大學出版社2008年4月P270)如果說分工專業化原理是以組織資源的外在屬性(物質與技術的尺度)為特征進行的管理活動,那么權責秩序原理則是側重于組織資源的內在屬性(思維與精神的尺度)為依據而進行的管理活動,并且這一層面的管理活動對組織運行的影響更加深刻。這一原理在本質上就是要解決組織有目標、部門有崗位、工作有標準、人人有權責;做到各司其職、各負其責、職責明確、秩序井然。
權責秩序原理,就是通過管理明確組織成員各自的權力與責任,并以此為基礎建構組織內的層級和并行關系,形成滿足組織運行所需要的關系結構與秩序格局,服務和促成組織目標全面實現的管理活動。它的基本模型是:
崗位與職責――權利與義務――指揮鏈與協作網――組織秩序――高效率與高效益
四
組織向何處去?組織如何運行?這是組織產生后要解決的基本問題之一。在可能性上,組織面臨著多重選擇,如設立一個企業組織后,對行業與經營范圍就面臨多重選擇;設立一所民辦高校后,就面臨專業與學校類型的多重選擇。如何取舍?如何準確地把握方向和目標?需要借助管理的決策活動來解決這些基本的問題。管理決策活動及其過程,就是對多種可能性情況與信息進行分析、比較和權衡的過程。決策的過程,就是廣泛收集和分析有用信息和資源的過程,在分析的基礎上形成多套備選的臨時方案;然后進一步對各種備選方案進行全面的比較,根據各個方案的可行性與價值效用情況的程度差異排出先后順序與等次,經過綜合權衡后做出取舍,選擇最佳方案作為正式方案實施與執行。決策的過程,就是系統分析比較和辨別影響組織發展方向和運行目標的各種復雜因素的過程;在這個過程中,因為有科學的決策理念、科學的決策方法、科學的決策程序等系統的支撐和支持,能夠確保決策(方案)的科學性、可行性,從而在此基礎上實現決策最優化,即組織發展方向的正確性、組織運行目標的科學性、組織運行計劃的合理性。羅賓斯指出:“因為涉及管理者的切身利益,所以他們都希望制定正確的決策,也就是選擇最佳方案,實施它們,并且決定是否應考慮所處環境。”(羅賓斯《管理學》第7版,中國人民大學出版社2008年4月P173)決策,科學決策,是組織運行狀態最佳、組織運行結果最優的基礎和保障,決策在本質上,就是(方案)擇優的過程。方案是組織行動的綱領,統率著組織的各種活動與行為,在組織運行過程中處于前置決定性的地位。所以,著名管理學家西蒙認為:“管理就是決策。”決策是一項要求很嚴格的管理活動,它不是簡單地、隨意地做出決定,而是要求充分占有信息和材料、系統分析信息和材料,同時還要求根據現實條件、環境狀況以及對未來發展趨勢的綜合分析與判斷,盡可能形成具有代表性的各個方面的備選方案;在廣泛聽取組織成員意見和征求專家意見的基礎上,經過深思熟慮及時果斷地做出抉擇和決策。沒有決策,就不可能有擇優;但有決策并不必然地就會產生擇優的結果,決策只能為擇優提供可能。擇優是決策的目的和結果,它是在決策合理化、科學化基礎上的產物。因此,決策的理論、決策的方法、決策的程序,一切影響決策合理化、科學化的因素都直接影響到“擇優”。
決策擇優原理,就是通過管理的科學決策活動,形成完整系統的方案,并在此基礎上對方案進行比較,抉擇、篩選出適合組織運行的最佳方案,提高組織運行效率和效益的管理活動。它的基本模型是:
復雜性問題――可能性方案――擇優方案――執行方案――高效率與高效益
管理的基本原理,貫穿于各類組織管理的各個環節和全過程。在組織管理的過程中,有時候用到管理的基本原理的一個或幾個原理,有時可能同時用到全部的管理基本原理。組織管理的基本形式,按照主流的管理理論的表述,通常表現為兩種基本形態,即管理過程和管理職能。從管理過程來看,其基本路徑為:決策――執行――反饋;在這個完整的管理過程中,分別涉及到“決策擇優原理”、“計劃規范原理”、“執行效率原理”、“控制反饋原理”等原理的應用,同時也潛在地或間接地運用到其他幾個原理。而從管理職能角度來看,管理的職能系列由決策、計劃、組織、領導、控制等基本管理職能構成。每一種管理職能都比較直接地對應于一種管理的基本原理,也同時內涵地涉及到運用其他管理的基本原理,如“領導”職能就涉及“權責秩序原理”、“激勵創新原理”等。雖然從理論和邏輯分析的角度可以明顯看到管理過程對管理基本原理的分別運用,但從組織運行的全過程和組織管理的全過程來看,則是綜合運用管理基本原理的過程。每個管理的基本原理在分別發揮作用的基礎上,相互呼應、相互配合、相互支持、彼此交融,形成一個完整的組織運行過程中的“管理”支持系統。在一定意義上,我們可以說,組織運行的成功,正是管理的基本原理分別作用與綜合作用的結果。無論我們在組織管理過程中采取什么樣的形式或方式,上述管理的基本原理都必然地存在并作用于其間。任何卓有成效的組織管理,也正是成功運用這些管理基本原理的結果。在管理學著作,特別是管理學教科書有關管理問題的介紹和論述中,基本上都是以管理的基本原理為主線,是對管理的基本原理針對性運用和進一步細化的過程。因此,全面、系統、深刻地領會和掌握管理的基本原理,是學好管理學知識、用好管理學知識、提高管理效率的基礎和關鍵。
了解和掌握管理的基本原理要解決的一個前置性問題,是如何把它與管理的基本原則區別開來,以及如何正確認識它們之間的關系。客觀上講,這二者之間是明顯有別的。管理的基本原則是給管理者在管理活動中確定范圍、界限和底限,是從事管理活動的基本條件要求和基本行為準則。它是決定管理工作成敗的分界線,遵守它,則有可能把管理工作做出成效;違背它,則管理工作必然失敗。而管理的基本原理,側重于教給管理者如何把工作做好的方法和技巧,更確切地說,它側重于管理工作的經濟、便利、快捷和高效。它是衡量管理者是苦干還是巧干的標準或分水嶺,按它的要求去開展管理活動,就能提高效率、事半功倍;不按它的要求去做,則可能是事倍功半、效率低下。當然,在管理學理論框架內,它們之間的區別也是相對的,二者也有一定的聯系。管理的基本原則是管理基本原理的基礎和前提,它為管理基本原理的形成和運用提供范圍、界限和底限,它的作用就像高速公路上的護欄和行車標志與行車規則,是確保車輛道路暢通和高速行駛的前提和保障;管理的基本原理內在地包含管理基本原則的精神與要求,它是在遵循管理的基本原則前提下的提高管理工作效率的方法,就像司機在高速公路上駕車的技巧,如何望、保持車距、控制速度、超車、安全到達目的地的情形。再直接一點,比如司機駕車過程中,必須“系安全帶”是管理原則,怎樣“系安全帶”是管理原理。管理基本原則的作用是“護駕保航”,它告訴管理者做正確的事――應該做什么,必須做什么?管理基本原理的作用是“駕輕就熟”,它告訴管理者正確地做事――能夠做什么,怎樣做什么?兩者相互配合、相得益彰。
五
組織目標確定之后,如何在更具可操作性上的層面上管理組織運行?需要對決策方案進一步細化、量化和程序化。例如,某高等學校在作出創國內一流大學的決策方案之后,就需要以該方案為基礎,制訂出具有可操作性的融資投資計劃、人才培養計劃、學科建設計劃、科學研究計劃、校際合作計劃、校企聯合計劃,等等。計劃就是將決策方案的大概念,分解成一個個具體的事項、或項目、或任務,并用一定的計量單位加以量化和指標化,比如引進人才的計劃,包括數量和要求,諸如專業方向、學歷學位、職稱、社會影響等;實驗室建設計劃,包括項目名稱、總投資額、設備購置與安裝、調試、期限,等等。計劃是組織運行的路徑圖,是組織實際運行的直接依據。因此,計劃的精細化和精確化程度,也直接影響到組織運行的結果。制定計劃,在一定意義上就是給組織運行設計和安排系統的運行程序與路徑。組織運行的過程,也是貫徹和執行計劃及其意圖的過程。一個成熟的現代組織,其運行過程本身就是在組織計劃引導下的運行過程;組織目標的實現,就是組織計劃得到忠實執行和實現的結果。計劃作為一種管理方法,是由計劃編制、計劃體系、計劃管理、計劃修訂、計劃評價等內容構成的。計劃的編制和實施,是組織得以正常運行的基礎和保障。也正是計劃的這一特性,確保組織運行的程序化和規范化――嚴格按計劃方案和規定運行。如軍隊按作戰計劃打仗;企業按生產計劃生產;學校按教學計劃組織教學活動;國家按計劃(如五年計劃和十年規劃)組織經濟社會發展活動。著名管理學家萊斯利?W?魯認為:“計劃能使一個管理者或一個組織主動地影響,而不是被動地接受未來。”“組織的成功總是與好的工作計劃有關的。”(萊斯利?W?魯《管理學》第11版,北京大學出版社,2006年10月P136―137)由此可見,計劃在組織運行規范化(程序化)上的作用是十分明顯的。計劃是組織運行規范化的前提,規范化是計劃實施的結果。
計劃規范原理,就是通過管理的計劃活動,使組織決策的方案具體化、精細化、計量化和程序化,從而在此基礎上保障組織運行程序化和規范化,提高組織運行效率和效益的管理活動。它的基本模型是:
決策方案――任務分解――指標與路徑――執行計劃――高效益率與高效益
六
決策和計劃,是組織運行意圖的文本化。從管理的全過程來看,他們只是處在紙上談兵的階段。真正付諸行動讓組織運行起來的,是管理過程中的執行環節和階段。執行,就是貫徹決策和計劃意圖的過程,就是推動組織按決策和計劃的基本思路運行的過程。決策和計劃的目的,就是讓組織運行做到方向正確、目標明確、路徑精確、程序規范、控制有效、結果最優。但好的決策和計劃要真正發揮作用,就需要有“執行”環節的緊密配合與支持。執行或執行力,是現代管理的一個新名詞,它特別重視執行過程中對“決策意圖”和“計劃任務”的忠實程度,并且強調“創造性”地執行“決策”與“計劃”。管理的目的是提高組織運行的效率,決策和計劃是為組織高效運行提供行動指南。而組織運行過程的高效率,實際依賴于管理過程的執行力。因此,執行或執行力――嚴格地執行決策和計劃,既是組織運行高效率的前提也是組織運行高效率的保障。執行在本質上,就是將決策和計劃付諸實施的過程。執行,一方面要求管理人員充分理解和領會決策與計劃意圖和內容,在實施過程中忠實地按決策和計劃方案行事;另一方面又要求管理人員充分研究新情況和新環境,在不違背決策和計劃基本意圖的前提下,創造性地執行決策和計劃。執行不僅是一種照葫蘆畫瓢的管理工作,更是一項創造性的管理活動。它是以決策和計劃方案為基本藍本,在執行過程中對決策和計劃不斷創新的過程。并且通過執行的創新,尋求實現組織預期目標的更好路徑,提高組織運行的效率。執行過程中,組織中的全體管理者,需要有共同認識和統一行動;需要彼此的默契配合和強烈的整體意識、系統觀念。執行是一項特殊的團隊性活動,優化組合、優勢互補、高度認同的團隊文化與組織信念,是執行力的基礎和保障。所以,有人總結說:“決策是基礎,執行是關鍵!”
執行效率原理,就是通過提高管理活動中管理團隊執行的水平和能力,創造性地執行決策和計劃,從而提高組織運行效率和效益、更好實現組織預期目標的管理活動。它的基本模型是:
方案與計劃――研讀與理解――執行計劃――創造性執行――高效率與效益
(作者單位:長江大學管理學院)
參考文獻:
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[6]哈默,管理大未來,中信出版社,2008.7.
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