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一般而言,完善的水利檔案管理制度必須包括以下幾個方面:
1.檔案室的管理需要和限制
對于檔案室應當做到,始終保持檔案室的整潔和衛(wèi)生狀況,防止因為火災,潮濕,塵土,強光照射,高溫,蟲害和鼠患以及盜竊等形成的對檔案原件的損壞。檔案室內(nèi)部應當嚴格禁止對于其他物件的存放,做到一室一用。同時,管理人員要注意出入時要將檔案室的電子設(shè)備全部關(guān)閉,同時注意關(guān)門落鎖。
2.檔案室的檔案保密準則
如果工作人員要進入檔案室,必須攜帶相關(guān)的證件和身份資格證明,通過審查后,到指定的鑰匙存放地點取出要查閱的檔案所在檔案室的鑰匙;如果是內(nèi)部文件,必須出示上級批注以及該工作與檔案的密切關(guān)系證明。
3.檔案室的借閱準則
一般情況下,檔案室的資料查閱要在管理人員的監(jiān)督下進行,只能閱讀有批準資格的檔案部分,不得外借。不準對任何檔案進行毀損和復制。如有需要將檔案外帶或復制,必須經(jīng)過上級批準。
4.檔案的鑒定和銷毀
工作人員應當根據(jù)相關(guān)準則和規(guī)章制度,定期對檔案進行鑒定,如發(fā)現(xiàn)過期檔案應該按時進行登記造冊,向上級打銷毀報告,批準后進行銷毀。毀損過程仍然要注意確保保密,不使檔案外泄。這樣完善的檔案管理制度,能夠保證社會主義新農(nóng)村的水務(wù)建設(shè)時時刻刻有據(jù)可查,且所查內(nèi)容真實可信,工作內(nèi)容不會泄漏。這對水務(wù)檔案的管理人員提出了比較高的要求:首先,管理人員應當意識到農(nóng)村水務(wù)檔案管理對于村民生活的密切關(guān)系和重要作用,強化保密意識和服務(wù)意識。更新觀念,從而實現(xiàn)水務(wù)檔案管理的多層次管理和制度的嚴格遵守。其次,要對管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技巧進行培訓,保證其能夠?qū)n案進行定期審查和養(yǎng)護。同時充分提高其對信息的駕馭能力和道德意識,從而防止監(jiān)守自盜的情況發(fā)生。
二、水務(wù)檔案管理與其它技術(shù)部門的密切配合是建設(shè)社會主義新農(nóng)村的保障
水務(wù)檔案管理是對社會主義新農(nóng)村的水利建設(shè)的準備和改進工作的支持,其和工程管理部門,其他技術(shù)人員,甚至是上級部門的配合程度都會極大的影響水利工程的正常運行。因此,應當從以下角度加強水務(wù)管理部門和他人的配合工作:
1.水務(wù)檔案管理部門與工程管理部門的配合
水利工程屬于社會主義新農(nóng)村建設(shè)工程的一種,因此水務(wù)檔案管理部門應當服從于工程管理部門。在工程計劃開始施行之后,確定本檔案管理部門的的管理范圍和歸檔標準。在工程的圖紙完善和審查時積極參與,從檔案管理的角度提出對專業(yè)資料格式和內(nèi)容的具體意見,做好保障工作。工程預驗收的時候,檔案室的管理人員應當參與進去,通過信息審核系統(tǒng),查看文件材料數(shù)據(jù)的真實性,工程項目的完善性,資料整理的規(guī)范性,從而確保各單位竣工檔案的編制合理合格,施工職責劃分明確。檢出過程中發(fā)現(xiàn)的問題,檔案管理人員應當立即向工程管理部門匯報,要求按照標準進行整改,以便整體工程的歸檔能夠達到預期要求。
2.水務(wù)檔案管理部門與技術(shù)部門的配合
在一個完善的水利工程中,檔案人員主要負責歸檔的制度制定和審核,而技術(shù)人員則是形成該檔案的中堅力量。水利工程的特殊性導致其檔案的形成過程中需要大量技術(shù)人員的參與,檔案內(nèi)容包括了較多的專業(yè)名詞,對于不熟悉該項目的人來講往往難以理解,更難審核。因此,檔案管理人員要充分學習水利工程的基礎(chǔ)知識,在審核過程中通過對技術(shù)人員的詢問確保理解的正確性和審查的規(guī)范性不因?qū)I(yè)難度而受到影響。對于技術(shù)人員來說,往往對于檔案的格式不甚了解,則應該配合檔案管理人員的要求,保證水利工程檔案的完整和準確。
3.水務(wù)檔案管理部門與建設(shè)單位的配合
檔案工作人員的任務(wù)之一就是擬定檔案的建立標準和管理規(guī)范。這一點必須與建設(shè)單位的要求相互配合,幫助其一起制定技術(shù)文件的編制要求,爭取做到不重不漏,相互依仗。保證檔案管理符合水務(wù)建設(shè)單位的后期要求。同時這也可以確保檔案的規(guī)范制定和后期審核符合建設(shè)單位的基本情況。
4.水務(wù)檔案管理部門與上級部門的配合
在稅務(wù)檔案管理過程中,往往需要進行多方面的協(xié)調(diào),這離不開上級部門的支持。只有遇到問題及時向上級部門進行反應,在可控范圍內(nèi)對問題進行解決,防止其最終影響整個工程的完工。同時,一些新出臺的規(guī)章制度和管理內(nèi)容都需要上級部門及時反饋給水務(wù)檔案管理部門對其進行更新和完善。因此,主動爭取上級部門的支持對水務(wù)檔案管理部門極為重要。
三、水務(wù)檔案管理的創(chuàng)新意識是提高社會主義新農(nóng)村水利工程建設(shè)效率的基礎(chǔ)
當今信息技術(shù)的進一步發(fā)展對于水務(wù)檔案管理的創(chuàng)新提出了新的要求。如何充分利用信息化技術(shù),建立完善的檔案信息庫,是當今社會主義新農(nóng)村建設(shè)的重要內(nèi)容。主要包括以下三個方面:
1.加強信息的硬件基礎(chǔ)建設(shè)和軟件使用
必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施是現(xiàn)代化檔案建設(shè)過程中不可或缺的部分,如何保證資金利用的合理性,設(shè)備使用的正確性,軟件購買的高效性以及后期培訓的必要性,是水務(wù)檔案管理的新的內(nèi)容。
2.加強水務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
為了將水務(wù)信息進行更好的分析和共享,需要建立數(shù)據(jù)庫。首先要對檔案室中的檔案進行數(shù)字化,通過掃描技術(shù)等實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。通過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的建立和完善,保證信息的查詢和分享愈發(fā)便利。
3.培養(yǎng)新型檔案管理人才
現(xiàn)代化的檔案管理和創(chuàng)新意識需要高素質(zhì)高能力的檔案管理人才。通過對其的業(yè)務(wù)知識培訓和基本信息技術(shù)的使用培訓,才能充分應對水務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)的信息化要求。
四、結(jié)論
級別:省級期刊
榮譽:中國期刊全文數(shù)據(jù)庫(CJFD)
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