文件檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：文件檔案管理論文范文

我國經過幾十年來特別是改革開放以來的快速持續建設,我國在隧道及地下工程領域已得到了很大的發展,至今已建成各類隧道超過7000座,隧道總長度超過4000km,隧道數量和總延長位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。

21世紀是我國隧道及地下工程大發展的世紀,據有關專家預測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設,平均每年約300km。到2010年,國內各種地下工程建設約需巖石掘進機、盾構機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構總數約有200多臺次。

集.1城市地鐵快速發展,對盾構需求最多。我國城市地鐵正處在高速發展期,地鐵和軌道交通規劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數量僅占規劃數量的10%左右,未來城市地鐵建設仍將快速發展。

1.2越江隧道建設方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構法越江隧道。計劃中的越江盾構隧道更多。

1.3城市各種地下管線隧道有待發展,對盾構的潛在需求大。有關專家預測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構、微型盾構或掘進機的需求量也相當大。

1.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進機需求增加。

2盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決

一是涉及行業和城市多,要求規定不一致。行業涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。

二是采用的規范不準確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規范,再結合市政規范來實施,給施工文件與城建檔案規范化管理增加了難度。

三是新參與的施工、監理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構施工的單位超過40家,分布于多個地區、多個行業,并且還在增加。

四是更新型的盾構機數量大、類型全、技術含量更高,至今我國使用的盾構機數量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。

五是檔案意識淡薄。施工企業重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在,如,工程技術資料的收集整理,本應始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理,一旦得知業主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經理臨時指派缺少盾構施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應的設備,往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中,很容易丟失或損毀。

檔案質量欠佳,目前大多數盾構施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續;檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續等等情況,由于盾構施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達到工程竣工檔案向當地城建檔案館移交的要求。

3盾構法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑

盾構施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎設施建設項目確保工程質量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構施工是高度機械化的一種施工,每日產生大量的數據,如何對這些海量數據進行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。

針對盾構施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規范化管理的解決途徑。

一是明確規范,嚴格實施。

2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉建設部、中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局聯合了《盾構法隧道施工與驗收規范》,該《規范》于2008年9月1日實施。因此,盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴格按此《規范》實施。其次,要主動參照市政基礎設施工程施工技術文件主要項目的統一規定,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》,制定盾構法隧道施工與驗收技術文件主要項目的統一規定及表格表式目錄。例如:在《盾構法隧道施工與驗收規范》中,選定盾構法隧道施工工序質量評定項目一覽表,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》的要求和盾構法施工的特點,制定每一項目的《工序質量評定表》。

二是用準規范,嚴格管理。

按該《規范》1總則1.0.6條,“盾構法隧道工程的施工與質量驗收除應執行本規范外,尚應符合國家現行相關標準的規定”的要求,針對盾構法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設部《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》建城(2002)221號文件的規定要求進行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉建設部盡快起草、制定和實施《盾構法隧道施工技術文件管理規定》,統一施工文件表格,以規范盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。

三是提高認識,加強領導

第一是要充分認識盾構施工工程檔案的作用。是要強化設計、施工、監理、檢測、質監、安全等單位的領導和專業技術人員的檔案意識,使他們認識到工程檔案是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備,充分開發、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進社會的技術進步和創造巨大的社會效益和經濟效益。

第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內業資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學收集、分級管理、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進行。根據檔案管理的檢查內容和考核評分標準,采取定期考核制度,形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導與監督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。

四是科學收集,嚴格要求。

其一,科學收集施工資料。盾構施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構施工會發生一些沒有預計的情況。因此,各地工程質監站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業務工作的指導,明確施工文件與檔案管理工作的規范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細的實施方案。針對盾構法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數據記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構機安裝、盾構進出洞、旁通道的施工等關鍵工序,均應采用聲像資料來記錄,并將拍攝內容、時間、格式也應做出相應規定。

其二,檔案工作與工程同步進行。盾構施工由于工程量大,資料數量多,施工時間相對較長,需要配備經培訓合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應參加生產調度會或工程例會,參加工程安全質量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數據準確,填寫、審批、簽章手續要完備,無擅自修改、偽造和后補現象,達到完整、準確、系統,符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態,及時收集、整理原始檔案資料。

參考文獻:

[1]黃小林.談施工企業工程項目資料的管理[J].山西建筑,2006,32(2):13214.

[2]李金.高速公路施工檔案管理中的幾點體會[J].山西建筑,2006,32(2):18219.

[3]孫祥海.嚴格把關.超前控制國家重點工程的檔案.中國檔案.2000.(4).

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第2篇：文件檔案管理論文范文

城建檔案工作具有非常強的業務性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質檔案，但是最近幾年，電子計算機和網絡技術在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應用，因此，電子檔案也大量的出現在了城建檔案管理的工作中，而傳統的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對其進行利用。檔案工作者還要在實際的工作中不斷的加強自身的工作質量和工作水平，還要做好專業知識的學習，每一個檔案都有其專業性，城建檔案利用的過程中也涉及到很多的內容，所以，檔案工作者必須要學習與之相關的知識，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質量。在我國的科學技術不斷發展的情況下，應該從多個角度進行檔案工作，檔案工作者要從多個方面掌握科學知識，同時還要在自身的工作中充分的應用這些科學知識和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內容，這樣才能更好的體現出檔案價值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質的培訓,還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業知識、大專以上的理論水平,無論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達到一定的專業水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學歷,并系統的掌握有關理論知識,在管理好檔案的同時,利用所學的理論知識,積極搜取信息,建立信息網絡,互通有無,為科技人員服務,并建立本行業設計標準圖集及科技書籍供銷點,這樣不僅服務于本單位也給社會帶來了效益,有力的促進了本地區工程設計的發展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優勢,積極向外推薦,已經不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設上建筑物加固、加層、套用等項目上,積極推薦利用建設檔案,大大提高了檔案的利用率,也創造了經濟效益及社會效益。

2管理檔案是為了檔案的再利用

這在城建系統中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經濟的發展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產生的經濟效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點,一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經濟效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩定性、長期性等特點,這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實際工作中,講究效益要有遠謀,更要有遠慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進行檔案信息咨詢服務見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因為檔案整理、保護等基礎工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發信息、產生效益,既是現在投入勞動的結果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護分不開的,現在對城建檔案整理、保護工作給予的投入,會產生長遠效益。如果看不到這一點。不在這方面給予的投入使檔案的質量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹防產生負效應。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產生負效應,要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復制、交換、轉讓中應該按照國家有關規定辦理。檔案工作具有機密性,按照國家有關規定辦理強化保密觀念,落實保密制度,確定使用范圍時,就要嚴格把關,不能因為有社會需求,就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。

3結束語

第3篇：文件檔案管理論文范文

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。

關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化

參考文獻：

第4篇：文件檔案管理論文范文

（一）城建檔案認識觀念創新由于歷史的原因，過去一提到檔案，就不自覺地突出了其政治性、神秘性，然而隨著社會的進步，觀念的轉變，人們對檔案的認識不應僅局限于時間活動的歷史記錄，還應認識到它的文化功能，對檔案機構的認識不能僅視為重要保密單位，更應看作是與人們生活密切相關的文化事業單位，因此我們要更新觀念、突破思維瓶頸，把城建檔案當作一種文化來經營，即城建檔案不應是一堆冰冷的圖紙，更應是一種建筑文化、歷史文化、人文文化的折射。伴隨著城市的發展，城市建設、管理的活動日益增加、復雜，為了便于城市管理，有關部門對城市建設和管理中重要的活動進行了記載，便形成了最初的城建檔案，城建檔案是在城市規劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等技術資料是人們規劃城市、建設城市、管理城市的勞動成果和智慧結晶。一個地方的城建檔案就是一個地方城市發展歷史的見證和縮影，從中我們可以了解歷史的變遷，社會、科技的進步。

（二）城建檔案管理觀念創新近年來，中國城市化的發展令世界為之驚異，看到這個成就的同時，是令人遺憾的城市文化遺產的破壞和城市生態環境的惡化。城建檔案工作起步相對較晚，各地城建檔案館大都是上世紀80年代初建立的，以前的城建檔案大多由于各種原因缺乏完整連貫性，還有一些類別的城建檔案未能進館，影響了檔案的利用，各類市政管線分專業、分塊管理，不同專業的管線檔案分別由權屬部門保存，由于不同專業的管線檔案分別由不同部門管理，而這些部門又存在著利益沖突，一些專業檔案管理部門不愿意將檔案移交給城建檔案館，造成市政管線檔案入庫率低。隨著城市建設步伐的加快，城建檔案的種類和數量在不斷增加，城建檔案管理也要與時俱進，管理的內容和方式也要不斷更新，伴隨著數字時代的到來，傳統的城建檔案管理受到了嚴重的沖擊。比如包頭市普遍采用CAD繪圖，但由于缺乏相關的技術人員及設備，電子檔案的法律憑證性問題尚未解決，只能依靠建設單位以誠信的態度提供資料，電子檔案和聲像檔案的甄別工作無法保證。

二、城建檔案管理創新

（一）城建檔案收集工作創新檔案作為人類勞動創造的一種特殊知識產品，是人類社會精神文化與物質文化進步與發展的一種重要的智力資源。城建檔案館在每年按規定正常收檔案之外，應主動收集或征集一批富有特色和文化底蘊的檔案，比如去年包頭市城建檔案館借規劃會議東風，利用改善、優化居住環境的有力時機，擴大對原始風貌檔案征集和收集，收集存檔中突出文化特征和地域特色，加強對名人故居、名勝古跡、風土人情，以及具有社會普遍利用價值的檔案資料的收藏力度，增強城建檔案文化積累的層面和層次，以滿足知識時代社會對城建檔案文化信息方面的需求，在館藏檔案的基礎上有的放失、拾遺補漏，收集并建立完整的檔案資料，既豐富了館藏，又可以為政府，社會民眾做好歷史建筑保護工作提供良好服務。通過整理、挖掘、綜合開發，傳播館藏檔案文化信息，以各種途徑參與城市文化建設，積極探索城建檔案文化建設的形式和途徑，不斷擴大文化輻射力，提高文化影響力，努力把城建檔案館建設成為獨具特色的先進文化建設基地傳播基地。

（二）城建檔案服務功能創新城建檔案具有一定的文化功能，開拓城建檔案文化價值，是城建檔案開發利用后被日益擴大的功能之一，這一功能在20世紀50年代就被許多國家所認可，并且已經作為發揮檔案文化屬性和實現檔案文化價值的重要手段。其二是充分發揮城建檔案的歷史信息作用。城建檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現實的紐帶。因而，檔案館應該通過各種有效的手段，為歷史學、社會學等研究提供歷史信息，以充分發揮檔案延續社會記憶的功能。城建檔案編研在實現以上兩個方面有許多工作可以進行，一方面對館藏檔案做到心中有數，順應社會各方面的工作需要，根據新形勢新要求，用創新思路對館藏檔案進行重新分類的排擋，更大程度地提供人性化服務，提高檔案的利用率，對館藏檔案的重新排列組合可以大大提高利用空間，同時，可以摸清家底，分清檔案的保存價值，把城建檔案保管工作做大做活。另一方面挖掘館藏檔案的文化底蘊的內涵，比如，從縱向上，通過研究過去老建筑的圖紙資料，了解建筑師的設計理念，做到古為今用，洋為中用，把死檔案變成活檔案。從模式上，通過多種形式創造條件，加強檔案館間的溝通和交流，去年包頭城建檔案館照片征集活動就進行了很好的嘗試，包頭作為近100多年歷史的西部城市，不少有價值反映城市建設的檔案流失嚴重，老包頭那些歷經了漫長歲月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到這些不免讓人惋惜，通過廣泛征集，收集了不少老照片，效果很好。

（三）城建檔案形式創新隨著信息技術的不斷發展，高新技術的廣泛運用，對檔案信息資源的收集和開發，除了保持原有的工作模式，還應融入技術的含量，生動、形象地表現其文化內涵，增強其文化性，觀賞性和休閑性，聲像檔案就是拓寬檔案文化工作的一個重要方面，在過去幾年里，包頭市城建檔案館在這方面已經做了大量富有成效的工作，組織了建館以來的《影像見證60年——包頭市規劃》攝影展，拍攝了“鹿城奇葩”紀錄片，檔案與文化唇齒相依，不可分割，在檔案文化建設中，聲像部門要不斷挖掘潛力，運用各種方式和手段，拍攝一些具有歷史教育意義的專題片、照片錄像，舉辦各種圖片征集展覽，出版館藏編研成果等等，通過開發館藏檔案，形成城建檔案文化的內涵。同時加強與社會各方面的聯系，通過參加城市的經濟文化和人文活動，提高城建檔案文化生命力，取得雙贏效果。

第5篇：文件檔案管理論文范文

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

第6篇：文件檔案管理論文范文

大學生是一個特殊的社會群體。大學生年紀輕輕，卻被家庭和社會寄予厚望，這種厚望也許能成為學習的動力，也許讓其不堪重負。此外，一些大學生還面臨貧困、就業、情感等問題困擾，心理問題較為嚴重。不健康的心理必然會導致不健康的行為。有的學生沉迷于網絡，有的學生與老師、學校甚至社會對抗。甚至于，有的學生產生罪惡的念頭，最后走向犯罪的深淵。因此，對大學生進行心理疏導實屬必要。如果能夠加強對大學生心理檔案的管理，就容易發現問題和解決問題。目前很多高校都設有心理咨詢室，但大多是學生有了問題自己去找老師。大多數高校僅在新生人校時對學生進行心理測評，之后就將心理檔案束之高閣，不再對資料進行更新，測評結果缺乏系統性。這種管理具有粗放性和隨意性，使得發現問題和解決問題滯后，很難針對問題采取一些預防措施，做到防患于未然。很多高校也建設了大學生心理檔案，但這些高校建立心理檔案的主要目的就是排查出有心理問題的學生，而忽略了絕大多數正常學生的心理需要。大學生心理檔案應該是普適的，如果過于重視大學生心理檔案的診斷功能，就可能忽視大學生心理檔案的預測價值，忽視正常大學生的心理發展，忽視對大學生心理檔案全面的、有價值的、有效率的研究和開發。

二、完善大學生心理健康檔案的可行性

(一)高素質師資隊伍為心理檔案的建立提供專業知識保障2005年教社政1號文件及時提出了對大學生進行心理健康教育的意見和建議。文件要求各高校要建設一支高素質的大學生心理教育和心理咨詢工作隊伍。這種要求反映了高校擴招的實際和高校自身建設和發展的需要。如果不及時解決大學生心理健康問題，高校的質量和聲譽將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學生心理咨詢室，有專業的心理咨詢老師，高素質的專業化師資隊伍已初具規模，這為大學生心理檔案管理的完善和發展提供了可靠的專業知識保障。

(二)計算機與網絡的發展為心理檔案提供技術支持隨著科技的不斷進步，計算機、多媒體和網絡技術已經融入社會生活的各個領域，并不斷發展壯大，這為進一步完善心理健康檔案的管理系統，提高其使用效率提供了技術支持。檔案管理的現代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開發應用。目前出現的心理檔案管理軟件一般分為單機型和網絡型兩種：單機型仍然依賴紙筆測試，將所得的團體數據輸入計算機，然后通過軟件進行分析，并將統計分析結果存儲在計算機系統中；網絡型是通過計算機與網絡技術來實現個人及團體的心理測驗、分析統計與評估工作。

三、完善大學生心理健康檔案的建議

(一)加強相關師資隊伍建設

1．擴大師資規模一定的專職師資規模是加強心理健康管理的保障。在發達國家，學校心理服務人員一般都占一個較高的比例。為了解決學生心理問題，加強學生心理研究，日本國立大學專職心理咨詢老師與大學生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學則為1：30O0～1：50O0。我國高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學生的比例約為1：15000，但是高校為數不少的思想政治輔導員應當成為心理健康管理隊伍的強大后備軍，根據《教育部關于加強高等學校輔導員班主任隊伍建設的意見》中“專職輔導員總體上按1：200的比例配置”的要求，經過近l0年的發展，高校輔導員隊伍已形成規模，而且他們直接面對學生，容易與學生建立友誼和加強溝通，更有利于了解學生的心理問題。

2．強化專業培訓大學生心理健康管理人員需要具備專業的心理學、教育學、管理學、統計學、檔案學等相關知識，掌握心理咨詢、統計歸檔、跟蹤服務的技巧和方法，因此強化心理健康檔案管理人員的專業知識和技能，才能保證心理健康檔案管理的準確性和有效性。在美國，心理輔導人員必須符合美國人事指導協會制定的標準，一般要求學校心理輔導人員具有碩士或者博士學位，要在心理學和教育學兩方面都受過專業的訓練。

(二)加快大學生心理健康檔案系統開發

1993年北京理工大學開發出單機版學生心理檔案管理系統，2000年王建中開發了心理測驗與統計軟件系統，目前應用比較廣泛的是2004年開發出的金海大學生心理檔案系統，這些都是單機版的大學生檔案管理系統，便于檔案的統計與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發行“心海學生心理檔案管理系統”和北京安人測評技術有限責任公司2003年發行的“京湘學生心理檔案系統(安人軟件)”都是網絡版，但這些系統重點在心理測試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時段測試人數過多時，容易出現癱瘓。2008年南昌大學碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機制，以XML作為數據的傳輸格式，開發了一套網頁版的大學生心理健康檔案管理系統，但這套系統還沒有得到充分的實踐檢驗和推廣。大學生心理健康檔案系統的開發仍是一件任重而道遠的工作。

(三)深入挖掘大學生心理檔案的應用價值

建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數高校對心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學生層面，而忽略了絕大多數正常學生的心理需要。心理學家認為，心理疾病的形成大致經歷心理危機、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個階段。心理危機是心理疾病的肇始，詳盡、準確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時了解大學生身邊發生的危機事件，有助于及早開展心理危機干預，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價值。如法國，學校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實踐的重心放在三個方面：定向、預防、綜合。心理健康專家通過建立學生心理檔案了解和分析學生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來的教學方向，給家庭提出建議，幫助學生ca我評價。德國學校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學業指導外，還在學生的職業指導和定向工作中發揮巨大作用。這些國家的學校心理健康檔案管理經過長期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價值的參考。

(四)建立成長性心理健康檔案

第7篇：文件檔案管理論文范文

1.1適應社會需求

在日新月異的社會之中，想要不被社會淘汰就要做到能夠適應社會的發展，與時俱進，而人事檔案的信息化建設便是社會發展的必然結果，這是一個信息化社會，掌握重要的信息是成功的關鍵，隨著信息化進程的加快，科學技術的發展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設與網絡技術的發展聯系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達到為社會發展服務的最終目的，人事檔案信息化建設的提出在一定程度上促進了人事檔案的改革，并且使檔案的發展適應社會發展的潮流，是一項偉大的舉措。

1.2信息的共享性

共享性是信息本身固有的特性，對于人事檔案來說，能夠為是全社會的人們提供全面有效的人事化信息，從而在很大程度上提高率社會工作運行的效率，通過人事檔案的信息化建設我們可以通過網絡迅速而準確的找到我們想要掌握的人事信息，還可以查詢人事的其他方面信息，從而達到全面了解我們想要了解的人，相比較于以前從紙質媒體等獲取信息的方式，大大提高了工作效率，節省了一定勞動力，在一定程度上優化了社會工作，促進社會進一步發展。

2人事檔案信息化建設的主要內容

2.1把數據庫的建設作為重點

數據庫作為信息的源頭，具有重要的地位，想要實現人事檔案的信息化建設就必須做好人事檔案數據庫的建設，通過計算機網絡建立多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，在數據庫的建設中，要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性，不能一味的把數據庫建設的重點放到硬件設備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現數據老化、不準確、不完整的現象。注重已有信息的整合和對未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優質更加有意義的數據，使人事檔案的信息化建設達到最優狀態，當然，主要依靠計算機網絡進行的數據庫建設，保證其硬件設施的先進性也是必要的，比如說，通過優質的硬件設施做到更長時間的對信息的保存，在數據采集的時候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優質的多媒體信息，有助于以后信息查詢時信息的識別，人事檔案包括的不僅僅是一點個人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應該注意人事檔案信息化建設時它內容的豐富性，我們只有認識到信息化建設的重要性，做好每一個細節，才能更進一步推進人事檔案信息化建設的進一步發展。

2.2規范檔案建設的各個環節

檔案作為數據信息，是很容易出現錯誤的，所以我們要對檔案建設的所有步驟都進行有效的規范，提出科學、標準的操作方式，優化以前檔案建設的步驟，實現科學化管理的目標，打破傳統的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對人們真正有用的信息檔案。

3人事檔案信息化建設中存在的問題

3.1信息化建設中的基礎化設施配備不完善

通過網絡技術進行人事檔案的信息化建設，不僅僅需要人們擁有足夠的信息資源，還有很重要的是優質的硬件設施，比如計算機、掃描儀等技術設施，只有這樣才能保證檔案的信息化，可是目前很多地方都存在技術設施不夠或者老化、功能不齊全的問題，很大程度上阻礙了人事檔案的信息化建設。

3.2檔案管理人員素質有待提高

所有工作進行的主題都是人，我們的思考能力決定了我們的領導地位，社會發展的速度和質量最終都是由我們的意識和努力決定的，同樣的，在人事檔案的信息化管理的過程當中，實施的情況，很大程度也取決于工作人員的工作態度和能力水平，從目前來看，我國的檔案管理人員大多都是學問不高而且沒有經過很好培訓的，甚至有的根本不了解計算機技術，不能適應推進人事檔案的信息化建設，這樣便導致整個檔案管理的工作售到影響，整體工作散漫效率不能提高。

3.3信息化管理標準不明確

有了目標才有動力，才知道努力的方向，對于人事檔案的信息化建設也有異曲同工之處，只有有了明確而統一的標準，工作人員才能知道具體要怎么做，現階段的檔案管理中卻沒有統一明確的標準，導致工作人員的工作沒有目標和方向，出現效率低下，工作態度散漫等情況，極其不利于工作的進一步開展和優化，人們從自身的利益出發，違背了檔案服務于社會的標準，阻塞了信息的共享。

4人事檔案信息化建設的對策

4.1加大對信息化建設中基礎設施的投資

我們已經分析了落后不完善的基礎設施對我們工作帶來的極大障礙，我們就應該意識到想要推進人事檔案的信息化建設，加大對信息化基礎設施投資的重要性。這些基礎設施作為開發和利用各種信息的基本條件和數據文檔傳輸的基本方式，占有重要的地位，我們只有加大投資購買先進的基礎設施，才能優化工作結構，保證工作效率，提高我們信息化進程的速度，做到實現人事檔案信息化的目標。

4.2提高工作人員整體素質

面對我國目前，檔案管理工作人員整體素質不高的情況，我們必須做出有效對策改變這一現象，首先我們要對檔案管理人員進行高質量的職業培訓和技能培訓，讓他們掌握信息化進程中所必須的技能，并且端正工作態度，可以適當提高檔案管理人員的薪資比例，吸引部分高學歷高質量工作人員進行檔案管理工作。

4.3統一信息化管理標準

第8篇：文件檔案管理論文范文

關鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制

0引言

宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統。

1建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系

宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現有編制的情況下，充分利用現有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業務不變，同時規定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。

宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道

近年來隨著技術進步和宣鋼發展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力

重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。

首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。

其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。

4注重實效，健全完善的保證措施

重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。

4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。

4.2在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。

4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。

5開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

第9篇：文件檔案管理論文范文

[論文摘要]本文首先對當前檔案管理信息化的現狀及發展進行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。

隨著社會的現代化發展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

一、檔案管理信息化的現狀

社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

1、社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設

1、建立網絡檔案系統。

在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

2.1電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

1、加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。