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首先感謝市經委領導給我們這次機會,與大家一起分享我公司在企業技術創新方面的做法。
**公司在市經貿委及上級有關部門的大力支持和幫助下,進一步解放思想、轉變觀念,以技術、管理、觀念創新為核心動力,推動東港實現持續發展。**年,對東港來說是站在新起點,經受新考驗,實現新發展的一年,也是東港發展歷史上效益最好的豐收年,實現了“十一五”的良好開端。成績的取得是與東港公司技術創新工作密不可分。
在此,我向各位領導、各位朋友匯報東港公司在技術創新工作方面的總結,包括四方面的內容。
一、單位概況
**公司創始于**年,于**年3月在深圳證券交易所掛牌交易,股票代碼002117,注冊資本為1.1億元人民幣,資產總額7.1億元人民幣,主要從事防偽印刷、數據處理、軟件開發等業務,是國內同行業少數同時獲得ISO9001質量管理、ISO14001環境管理及GB/T28001職業健康安全管理、ISO27001信息安全管理體系四項認證的企業。連續多年榮獲山東省先進企業稱號,目前為國家秘密載體復制許可企業、省級高新技術企業、省級技術先進企業、省級十佳印刷企業、省級守合同、重信用單位。省級名牌產品企業,A級納稅信用企業,現已成為國內最大的印刷企業之一。
公司于**年投資成立了鄭州東港安全印刷有限公司,**年投資成立了北京東港安全印刷有限公司,**年投資成立新疆東港安全印刷有限公司,2006年投資成立青海東港安全印刷有限公司和上海東港印刷有限公司,**年投資設立廣州東港安全印刷有限公司和成都東港安全印刷有限公司。以上七個子公司的成立為公司實現跨省市、跨區域的戰略擴張奠定了堅實的基礎。
集團**年至**年銷售收入分別為2.8億元人民幣、3.4億元人民幣、4.1億元人民幣、4.7億元人民幣、5.3億元人民幣,市場占有率也從5%逐步提高至**年的7.9%,利潤總額分別為4300萬元、6100萬元、6500萬元、7129萬元、7606萬元,上繳各項稅金分別為2500萬元、2900萬元、3300萬元、4073萬元、5450萬元,取得了良好的經濟效益和社會效益。
本公司已經先后被中國人民銀行總行、中國建設銀行總行、中國銀行總行、中國工商銀行總行、財政部、國家稅務總局、交通部、中信實業銀行總行、國家郵政局、中國人壽保險總公司、國家金融工委、國家外匯管理局、北京市財政局、山東省財政廳、山東省地稅局等部委和系統確定為專業票據定點印刷企業,為這些單位印制了大量的票據,受到了他們的好評。
二、企業技術中心情況
東港公司技術中心于**年9月11日經山東省經濟貿易委員會批準為省級企業技術中心,文件編號為省經貿技字(**)419號。
東港技術中心承擔集團公司的產品開發、工藝技術開發及科技質量管理等職能,經多年的優化調整,技術中心目前已建立起強有力的集市場、科研、生產一體化的三級技術創新體系,現有專職技術開發人員62人,其中高級職稱人數為17人。
目前技術中心設專家委員會、技術委員會、數據部、標簽部、設備部、實驗室、市場部、工控部、辦公室、中試車間。
公司始終重視印刷技術的創新與發展,時刻關注世界印刷新技術的動態與發展,并注意及時引進、吸收先進的印刷理念和技術,同時根據市場情況和企業自身的情況,迅速轉化為生產力。公司在長期的票據印刷過程中,積累了大量的印刷訣竅和先進的印刷工藝,同時也擁有一支力量雄厚的技術人員隊伍。
公司每年組織技術骨干,由公司高管帶隊,出國參加頂級國際印刷展,了解國際印刷技術的新動向,并定期派遣一線技術人員和操作人員赴國外先進印刷企業和印刷院校接受印刷技術的培訓,提高技術隊伍的素質。
公司與國內知名印刷院校和國外先進企業的科研單位,簽訂長期合作協議,共建企業技術中心,實現產學研一體化,提高技術人員隊伍的理論與實踐統一的能力。同時,公司每年還從全國知名的高等院校招收優秀的畢業生,充實技術隊伍,使我們的技術隊伍保持活力,也為企業的長期發展儲備了大量的技術人才。
公司與國際知名的公司簽訂長期合作協議,共同研發本公司急需的高、精、尖技術,使公司的技術水平始終保持在國內的領先地位。作為山東省高新技術企業、山東省外商投資技術先進企業、中國商業表格印刷的龍頭企業之一,公司具有較強的自主開發和技術創新能力。
企業技術中心的組建促進了公司的科技創新發展,**年公司實現銷售收入41775萬元,產品銷售利潤3404萬元,其中新產品銷售收入達25065萬元,其中政府采購產品銷售額9200萬元。
目前公司現有員工581人,其中科技活動人員合計182人,其中研究與試驗發展人數82人,其中高級技術職稱人數16人。
三、企業技術創新戰略實施情況
**年公司以省級企業技術中心為依托,增加科技投入力度,科技活動經費籌集2400萬元,科技活動經費支出2312萬元,其中研究與試驗發展經費支出720萬元,對高校的支出為50萬元。
**年公司全部科技項目數達18項,其中研究與試驗發展項目8項,其中省級以上科技項目數為4項。省級技術創新計劃項目分別是工業鋼瓶自動化管理系統、保單合同制作系統、RFID管理圖書系統、電子門票,預計**年省級項目享受研究開發費用加計扣除減免稅額應為420萬元。
**年以來,公司先后主持編制了四個行業標準和一個國家職業標準,分別是新聞出版行業標準:《商業票據產品要求第1部分:通用技術要求》、《商業票據產品要求第2部分:折疊式票據》、《商業票據產品要求第3部分:卷式票據》、《商業票據產品要求第4部分:本裝票據》,該四項標準已經于**年7月14日實施。國家職業標準:《商業票據輪轉機印刷工》,標準報批稿正在申報過程中,預計2010年即可頒布實施。
四、下步工作計劃
2009年面對國際金融危機的影響,東港公司計劃繼續深化科技興企戰略,計劃科技投入2000萬元,計劃申報省級項目4項,企業內部自主創新項目10項,不斷提高企業的自主創新能力,確保公司的行業領先地位、影響力和帶動作用,同時在技術中心建設方面擬重點推進以下工作:
1、不斷完善技術中心創新機制建設。
2、不斷完善員工績效管理體系,提高員工工作積極性。
深圳九星印刷包裝有限公司長期專注于醫藥包裝領域,作為唯一的“中國醫藥包裝研發中心”,深圳九星身兼包裝配套服務企業和醫藥包裝行業引領者雙重身份。如何引領醫藥包裝發展?如何打造企業長期競爭力?地處開放地區的深圳九星較早地接觸到了精益管理,對這一先進的企業管理方法,深圳九星一直在學習、實踐。通過精益改善項目的實施,在快速換版、減少搬運、訂準化預測、工程標準化等生產環節的管理模式已具雛形。
近年,包裝行業產能過剩、產品同質化趨勢日益顯著,市場競爭越來越激烈。2012年,母公司華潤集團全面導入精益管理,深圳九星更深入地學習了精益管理概念與相關工具。為了長期系統地推行精益管理,打造包裝印刷精益工廠,公司還成立了專門組織——精益管理部,為精益管理的系統化開展做好組織保證和準備。精益管理部成立后,開始改變按項目推行的方法,利用價值流圖,引導全流程價值鏈,從全局到各環節、從上到下地推進精益管理。同年,在印刷包裝行業整體低迷的環境下,深圳九星實現了逆勢成長,精益管理效果顯著。
2013年,深圳九星將進入精益管理內部實踐與消化的關鍵時期,通過靈活運用精益理念與工具,從點、線、面全面落實推動企業內部精益管理工作,使之成為內部工作交流與檢討的利器。
如何管好你的價值流
精益管理中所指的價值,就是客戶愿意付費購買的產品功能或服務。例如彩盒,從功能上看,就是要滿足保護、展示兩大需求。彩盒一般需要經過文件制作、紙張裁切、印刷、表面處理、模切成型、粘合、包裝等過程,最后做成成品,經過運輸交與客戶。不同客戶對產品的要求不同,醫藥類產品要求防偽、防護、自動包裝,交期相對長,質量要求較高;食品等快消品要求展示功能強,交期與反應要求迅速;電子類產品要求結構設計規范合理、少量多樣、交期準時,因此要有針對性地為客戶提供服務。
精益管理中的價值流,通常指從接到訂單到原物料生產,再到成品交到客戶手中的整個活動過程。按有無附加值增加來看,該活動過程包括增值活動與未增值活動。價值流圖(VSM,Value Stream Map)又稱“物與情報流程圖”,是組織價值流的描繪方式,也是精益管理的重要工具之一。
價值流圖分為現況價值流圖和未來價值流圖?,F況價值流圖是改善的起點,未來價值流圖可以具體展現企業目標。通過產品價值分析,制作現況價值流圖,能系統地發現質量、成本、效率甚至是安全等方面的瓶頸問題,進一步清晰企業經營戰略,進而形成持續改善計劃,規劃企業運營,引導內部管理形成統一合力,推進戰略落地,拉動企業年度經營目標的實現。
如何利用價值流圖實現上述目標?在此,我以深圳九星的具體實踐為例,加以簡單闡述。
首先,明確以營銷系統為龍頭,從客戶價值與差異化需求的角度重新構思,并藉此推動戰略梳理與微調。按質量、價格、交期、服務要求不同,調整營銷系統劃分,如深圳九星將營銷系統重新劃為三大版塊:集團醫藥包裝、醫藥食品包裝和非醫藥包裝。
其次,以生產為中心,按照從客戶到供應商的順序,繪制出價值流圖。在價值流圖上將部門分成信息接收與處理部門、產品加工與搬運部門。
然后,針對增值過程,圍繞客戶服務、工程評估、生產制造三大現場,定位部門職責。通過價值流的梳理,清晰內部部門定位。例如:增值的現場部門,如客服部、印前部、生產部、物流部、技標部、PMC部;現場服務部門,如品管部、設備部;綜合保證的周邊部門,如人資部、采購部、信息部、行政性部門。
最后,通過聚焦于流動,引導內部管理形成統一合力。深圳九星以價值流圖為基礎,明確內部精益管理的推進方向,以“提高過程穩定化,加快產品與信息流動”為長期目標。同時,將此作為各部門的年度工作計劃與長期體系建設的方向。
之后,各部門在價值流圖的基礎上,把握歷史數據,找出影響本部門價值流環節的主要薄弱因素,對現狀進行數據分析和調查,確定部門年度主要改善項目以及重點管理體系建設項目。
深圳九星通過價值流圖的使用,不但簡單、清晰地明確了上下游環節,產品增值過程也有了直觀的體現,部門的協同與支持一目了然。整個公司的運作過程躍然紙上,為年度經營計劃梳理提供了更加清晰的思路,如圖1所示。
之后,我們再運用柏拉圖等工具,對數據進行深入分析。比如說,根據表1中針對全年模切環節的損失工時數據,進行層別分類,再以年度為計量單位制定重點改善項目分析,分析出主要損失的工時是校版時間,占總損失工時的75%,如圖2所示。因此,模切車間將校版工時的降低作為年度改善的重點項目。這種柏拉圖讓現狀問題剝絲抽繭般層層展現,不僅可以進行有針對性的改善,也使整個管理過程具有了連貫性與系統性。價值流圖的運用還促進了整個運營體系的數據化管理,讓公司年度經營計劃與實施路徑更加科學、合理、清晰。
價值流圖的全局觀
實際上,繪制價值流圖的過程,就是對公司內信息與產品流動進行觀察的過程。它可以起到觀察與掌握增值過程,特別是發現浪費根源的作用。這也是目前所知道的發現浪費根源最簡單、最有效的方法。精益管理運用價值流圖,可使企業最高管理者的決策透明化,上下游部門的溝通更加有效。
繪制價值流圖僅僅是一種方法,要使企業“精益”起來,真正重要的是設定一個流動的愿景,并實現一個理想的流程。而價值流圖將理想的愿景具體化了,或至少設想了一個改善后的狀況。
價值流圖將精益概念和技術連結起來,有助于避免顧此失彼,使企業具有了改善實施計劃的基礎,便于設計企業物品與信息從入到出的流程運作。完整的價值流圖,首先是一個定量工具和現場布置圖。通過數據框可以詳細地描述一系列參數,如生產時間、移動距離、庫存量、良品率和作業人員數量等。數據可創造出一種緊迫感,也可用來作為改善前后的評量工具。價值流圖也有助于詳細說明為了使各環節最優化,管理者將采取哪些實際行動。
其次,價值流圖也是定性工具。它描述了應如何操作才能產生流動,哪里是增值步驟,哪些是非增值步驟等。深圳九星在進行年度經營計劃檢討時,只使用了定性的部分,就立即起到了畫龍點睛的效果。
精選十月份的超市工作計劃
1、為配貨做好準配
2、讓大家知道目標
3、時時通報進展(門店店長室制定統一看板)
4、不斷的調節分析
5、銷售計劃的制定方法
A:有對比的計劃同期增長率*同期銷售。在提升5%--10%作為銷售目標
B:無同期門店參照可比門店選擇可比日期,計算出系數。門店的可比日期*系數*5%--10%作為銷售
備貨商品選擇
1、有同比的門店選擇同期的單品銷售。商品銷售量加銷售額得出商品貢獻值。
2、以課組提取貢獻總值70%的商品作為主力備貨商品。
3、非食品特殊商品如喜慶用品、紅色商品、果盤、待客用品等
4、采購洽談的春供商品、區域商品。
5、普通商品為訂貨量提升1.5倍。食品保證貨架的滿陳列
6、無同期門店參照可比門店(無為參照青陽、寧國、黃山參照府山)
倉庫
1、大庫存的清理
2、倉庫整理
3、倉庫規劃(現金商品不可退貨商品有專區及專人管理)(快周轉商品庫位調整方便出貨)
收銀
1、保證有足夠的零幣;
2、銷售高峰期時收銀機開啟(臨時收銀臺申請);
3、做好所有收銀員的排班工作及后背收銀的培訓;
4、檢查所有收銀設備是否能夠正常使用;
5、儲備好各項收銀物資(打印紙、色帶、馬夾袋等)
6、組織好各項促銷活動的廣播稿,節日歌曲的準備;
7、所有收銀員在下班時要將零幣準備好,避免上機時兌零(指定專人在收銀臺換零);
8、安排管理員專職客訴處理、服務臺支援
9、現場有店辦人員處理突發事件收銀臺權限控管
10、建立快速收銀機制如無法過機商品的處理、打包組織等
防損
1、前臺購物車、購物籃的回收、顧客的疏導及賣場車籃的擺放;門店的對講機能正常使用
2、寄包防損員柜負責顧客寄包、電梯安全及廣場停車;
3、防損主管負責整個賣場的巡視;
4、收貨部防損員負責收貨出口的各項安檢工作;
5、清洗購物車、購物籃
6、廣場地面清洗
7、安全大檢查含消防等
8、突發事件演練及處理機制及嚴禁任何人占用購物車籃
9、防盜設備是否能正常使用,防盜扣及防盜標貼的準備
生鮮
1、肉禽、熟食為保證銷售量及商品的出樣,在原上班時間上提前30分鐘到崗;
2、各課組要組織好貨源,以避免因缺貨造成對銷售的影響;
3、各項物資提前領用要合理;
4、組織各課的叫賣工作,特別水果、面包、熟食;
5、稱臺人員組織及稱臺調配
6、冷庫清理,保證有充足倉儲空間備貨。
食品、非食品
1、做好人員的排班,分配好各員工的工作;
2、組織好各自的貨源,特別關注節日商品的貨源,
3、做好隨時支援的準備,對講機要拿在手上。
4、將旺銷商品盡量存貨在賣場(架高層);
5、對現金及不可退貨年貨專人跟蹤;
6、每天下班前必須加滿貨架方可下班營運設備統籌通用;
7、專業的超市經營管理實操干貨。
精選十月份的超市工作計劃
一、計劃銷售任務:
xx萬
二、銷售指標分解:
(不包含送禮部分):
市場銷售部:xx盒
餐飲部:xx盒
三、廣告制作
1、制作宣傳布條,懸掛大廳人流量較大的顯眼位置;主題是“花好月圓人團圓,唐人街與您共渡中秋、國慶佳節”。感受秋天帶來的收獲與成熟的風韻。
2、設計并印制5000份宣傳廣告單,用于銷售人員外出洽談業務時提供給顧客并用于住店、用餐客人的宣傳。
3、在大廳布置月餅展廳。
四、促銷對象:
每一個來XXX超市購物的顧客,尤其是家庭主婦、學生、農民工。
五、促銷主題:
六、總主題:
家家過節家家樂,月香月甜月團圓。
1、中秋節當天:有送有贈有溫情,人來人往人人嘗。
2、中秋前后:把祝福送給你,把月餅帶回家。
七、促銷活動準備:
1、開會分配工作任務到個人以保證后面事項有序進行;
2、進貨,保證促銷產品到庫;
3、確定具體促銷所需地點如:超市內食物區,超市門口顯眼區,抽獎區等;
4、購買訂購相關用品和打印有關資料——橫幅、宣傳單、紅包;
5、場地布置,搭建商品臺、粘貼宣傳橫幅等,整個場地要烘托出節日的喜慶、熱鬧。
(1)場外超市門口大拱門,粘上氣球,花環,把總主體懸于上;(2)門口粘貼節日促銷不同階段的促銷具體情況;(3)有門口通往超市內的通道懸掛印刷的月餅圖;
(4)吊旗的顏色要與整個超市的色調設計相統一,既不顯單調又不至于花里胡哨。
八、促銷方式設計:
1、促銷活動期間凡在XXX超市購買商品滿200的可免費到促銷點品嘗月餅;
2、促銷活動期間凡在XXX超市購買商品滿500的可免費到促銷點領取月餅2個(50克);
3、會員一來就送,小袋包裝月餅500個,送給每個持XXX超市會員卡的顧客,送完即止;
九、促銷宣傳方案:
1、向顧客發放宣傳單,派工作人員在本市人口流動量大的地點發放、在超市門口張貼巨幅海報;
2、拉橫幅:
摘 要:本文從內審工作現狀及開展情況,內審面臨的問題和困難,2014 年內審工作計劃,內部審計工作意見和建議四方面闡述了內審工作的情況。
關鍵詞 :江蘇省醫學會 內審 問題 計劃 建議
2013 年,根據上級主管部門關于建立內部審計工作信息報告制度的有關指示精神,結合學會年初制定的審計工作目標和計劃,江蘇省醫學會內審積極開展工作,認真履行審計監督職能,堵塞管理漏洞、強化內部控制、防止國有資產流失,內審工作中注意積極擴大審計覆蓋面,認真做好年度財務收支審計,加大專項資金、零星修建和物資采購的審計監督力度,加強預算執行、經濟合同的管理,針對“三公經費”,選取公務用車情況對車輛運行費進行審計,在審計過程中發現了一些不規范的現象,針對出現的現象立即開始整改,積極補充完善有關管理制度,堵塞漏洞,建立長效機制。現將內審工作情況總結如下:
一、內審工作開展情況
(一)加強學習
內審人員認真學習審計法律法規,全面履行《江蘇省醫學會稽核制度》和《江蘇省醫學會內部控制制度》《江蘇省醫學會內部審計工作實施細則》,認真貫徹執行單位的各項規章制度,踏踏實實履行崗位職責,嚴格遵守內部審計準則,規范審計程序,加大審計力度,提高了審計工作水平和質量。通過學習,政治思想覺悟進一步提高。在審計工作中敢于堅持原則,秉公辦事,恪守審計人員應有的職業道德,做到了秉公審計、廉政審計。
(二)財務收支審計
江蘇省醫學會主要業務為實施政府受托項目即醫學學術交流、繼續醫學教育、醫學科技項目評價、評審和醫學科學技術決策論證、評選和獎勵優秀醫學科技成果(包括學術論文和科普作品等)、組織醫療事故技術鑒定、推動醫學科研成果轉化和應用等,財務收支實行“收支兩條線”管理,收費項目以繼續醫學教育收費為主,項目支出特點主要表現為以現金方式支付專家、學者的講課勞務費,人力成本比例較高。內審部門未單獨成立科室,但工作由財務科專人負責。各類學術會務均有財務科派員參加,負責收費與結算,內部審計對會務收支全過程實施監督,確保收入全部入賬,支出合規合法,結合各類學術會議的預決算,積極建言獻策,提出一些合理化建議,進一步規范財務收支行為。
(三)招投標工作
積極參與學會各項招投標工作,結合本部門工作特點,提出規范招投標工作意見和建議,嚴格按照規定進行采購,根據我會組織管理的特點,實行集中采購和分散采購相結合的模式,積極完成年度預算采購任務,凡列入政府采購范圍目錄內的項目,一律實行集中采購。一年來,共參與項目招標、考察、談判和驗收二十多項,參與大宗物資的采購會審,參與儀器設備采購招標、議標、競爭性談判等多次。工作中始終堅持公開、公正、公平的原則,充分發揮了事前、事中、事后審計的監督作用,并認真和相關職能部門溝通和協調,把這些意見和建議落到實處,節約了財政資金,有效的維護了單位的經濟利益。
(四)加強經濟合同管理
進一步加強單位經濟合同管理,對學會涉及的所有協議、合同進行認真審核、嚴格把關,2013 年共審核審簽經濟合同60 多份,無違約合同發生,有效的規避了風險。
(五)積極開展專項審計工作
按照有關內審工作部署與要求,針對社會熱點“三公經費”的支出情況,內審部門對學會車輛運行維護費用進行了專項審計。內審小組制定了專項審計流程,確定審計方案后,隨機抽取了一輛公務用車進行審計,審計內容為2013 全年該車發生的全部費用,具體包括發生時間、憑證號、任務內容、事項發生地、具體事項等,具體事項又分為汽油、過路停車費、維修保養、保險、司機誤餐、安全獎公里數等,經認真統計和查詢,比對和實地核查,審計結論與建議如下:
審計結論:
1、汽車加油存在不規范的行為。
2、汽車維修沒在省政府招標定點單位維修。
3、部分汽車維修沒有附維修清單 。
審計建議:
1、建立車輛臺賬,實行定點加油一車一卡制度,并加強考核。
2、車輛維修前需填寫“車輛維修申請單”報管理部門,注明車輛故障情況及估計維修費用。
3、報銷費用時應附維修清單,更換部件要交回單位。
4、登記公里數,核算佰公里油耗,加強考核。
二、內審面臨的問題和困難
2014 年,江蘇省醫學會的各種開支將明顯增加,審計任務也將更加繁重,內審工作的覆蓋面還需進一步擴展,人手少、任務重、時間緊是我們面臨的問題和困難,所以我們的內審工作要有計劃有重點地有序開展,以“三公經費”為內審抓手,進一步加強審計力度,要以規范預算管理、推動財政體制改革、保障財產安全、提高單位管理水平,為學會的整體發展戰略,做好審計工作。
三、2014 年內審工作計劃
2014 年我們將進一步貫徹執行《江蘇省醫學會內部審計工作實施細則》,緊緊圍繞2014 年醫學會整體發展戰略,進一步強化內部審計職能,加強審計工作的基礎性建設,進一步提高審計人員素質,突出管理質量效益,提高財政資金使用效益,認真履行審計監督職能。在審計力量有限的情況下,確保把工作重心放在管理薄弱的環節,切實認真制定2014 年度審計工作計劃,兼顧審計工作的覆蓋面。
2014 年,審計工作將面臨更加繁重的任務和更高的要求,我們不僅要全面做好學會的年度財務收支審計,同時計劃對印刷費進行專項審計,進一步加大財政專項資金、零星修建和物資采購和“三公經費”的審計力度,創新內審工作機制,加強對一些項目跟蹤審計、完善內控制度、招標投標、合同履行、材料與設備采購、會議預結算管理工作,全面提高項目跟蹤審計的效率和效果,進一步節約財政資金、提高資金的使用效益。
四、內部審計工作意見和建議
(一)建議內部審計協會定期舉辦審計人員繼續教育培訓,以提高審計人員的整體素質。
一,籌備管理
a,前期規劃
1,酒店前期運作計劃書
2,酒店前期運營管理
3,前期工作備忘錄
b,物品籌備
1,各部門、區域的物品籌備
2,采購物品規格價格明細單
3,各物品的供應商的敲定 酒水、香煙、調料、調味品、干貨、蔬菜、肉類、海鮮、原材料
4,采購概況明細上報
5,部門硬件設備設施、辦公用品、酒店管理軟件、常耗物品、一次性物品、清潔用品、固定物品、餐具、部門布草、員工制服、印刷品、綠化、裝飾品
c,開業籌備
1,試營業時各項籌備
2,開張時各項籌備
3,各部門開業籌備
4,酒店產品價格的前期議定
d,設備設施
1,設備設施的安裝管理
2,設備設施的前期調試
3,設備設施責任制到位
e,裝飾裝修
1,酒店外圍裝修裝潢工程
2,酒店內部裝修裝潢工程
3,各區域的效果圖
f,部門配備
1,前期酒店大部門的配制
2,人力資源部、公關部、財務部、工程部、采購部、餐飲部、房務部、后勤部
3,部門前期協調工作計劃
4,前期部門體制監督運行
二,人力資源
a,員工手冊
1,酒店的員工手冊
2,各部門規章制度
3,員工的崗位職責
4,崗位工作流程制定
b,員工培訓
1,部門經理前期培訓計劃
2,餐飲部培訓
3,房務部培訓
4,后勤部門培訓
c,員工招聘
1,按部門要求招聘
2,后勤員工招聘
d,績效考核
1,初級員工的考核
2,培訓后的員工考核
3,酒店試營業時的考核
4,階段員工品行考核
5,前期人工成本預算與控制
6,員工崗位工資的擬定
7,酒店各部門獎懲制度
三,工程管理
a,弱電管理
1,各區域的弱電管理
2,部門電源開關節能管理
3,消防區域管理
4,水、電、氣的相關管理
b,工程改造
1,前期、二期的改造工程
2,具體項目的落實、跟蹤
c,設備管理
1,酒店各部門大型設備管理
2,設備設施的維護保養
四,餐飲管理
a,餐廳管理
1,部門配制
2,部門協調配合工作
3,餐廳各崗位的工作流程和部門制度的制定
4,崗位時間表的制定
5,接待方面管理,電話預定、上門散客、宴會、婚宴、生日宴、喬遷宴
6,服務質量的控制與提升
7,服務技巧的實施與推廣
8,與其他部門協調合作
9,物耗的成本控制
10,人力資源成本控制
11,其他服務的制定
12,反饋系統的建立
b,廚房管理
1,菜單的制定
2,產品的定價
3,廚房出品質量、樣式、菜式
4,菜品培訓、資源共享
5,廚房部門制度、崗位工作流程
6,物耗、原材料、物品環節成本控制
c,部門協調
1,與酒店其他部門所有協調配合工作
2,部門協調備忘錄
3,部門協調原則
d,員工崗位培訓
1,餐廳部員工培訓工作
包括:領班、迎賓員、服務員、傳菜員、收銀員、酒水員、營業員
2,針對崗位性質進行崗位培訓,熟悉本崗位的工作流程,酒店環境、文化、人事結構
3,先由酒店統一培訓,再進行區域培訓
4,培訓后進行前期考核
5,建立考核制度
五,房務管理
a,接待
b,客房
c,洗衣房
d,商務中心
e,總機
f,大堂
六,財務管理
a, 收銀
1, 收銀員的崗位職責和工作流程
2,收銀員與財務的協調配合工作和原則
b,招投標
b, 物品采購
1, 各部門的物品采購明細清單
2,價格的審核與相關控制
c, 成本管理
1, 酒店前期運作成本預算、控制、管理
2,
d, 倉庫管理
1, 庫房的物品日常管理
2, 進、出庫的相關管理
3, 領料相關操作程序
4, 倉庫管理員的崗位職責
5,月存、日進、檢驗的相關管理
七,日常管理
a,總經理
b,部門經理
c,后勤經理
八,酒店品牌
a,發展趨勢
b,知名度
c,酒店文化塑造與提升
九,營銷管理
a,市場調研
1,產業環境:
a,商業繁盛情況
b,商業化的趨勢與潛力
c,地方政府優惠與扶持政策
d,當地消防治安、文化、工商、防疫等情況
2,社會環境
a,當地風俗習慣
b,歷史文化
c,飲食文化
3,當地同行同檔次酒店的消費、環境、概況、模式等信息調研
b,營銷戰略
1,前期營業策劃
2,酒店產品定價
3,部門營銷計劃書
4,酒店營銷部前期、試營業、開業、營業季度、營業年度的計劃書和策劃書
及相關戰略
e, 營銷管理
1, 營銷市場分配
2, 營銷部人員的配制,崗位職責、工作流程
3,
d,營銷趨勢
f, 促銷方案
1, 根據當地和酒店有利條件進行有針對行促銷
2, 前期的營銷可分為
a,廣告營銷(傳媒、室外、報刊雜志、網絡等)
b,讓利營銷
c,套式營銷
十,美食世界
a,菜譜
b,風味小吃
c,地方特色
d,酒店特色
一、寶印公司價值管理實施的背景
(一)價值管理是幫助企業快速實現三達的可靠工具 寶印公司引進的高速印鐵生產線是國內印鐵行業第一條高端生產設備,在國內沒有經驗可以借鑒,并且行業中的從業人員大多只具備印刷專業知識,缺少對先進印刷工藝的了解,更不懂先進印刷機械的工作原理,在實際生產操作中未能發揮先進的生產設備應有的工作效率。在投產的第一年,公司在印刷精度、印刷速度、過程控制和品質管理等方面的綜合性能與指標均未達到設計的最佳狀態,產品被市場接受也有過程。公司當年主要產品的產銷量不足2萬噸,只達到設計產能的一半,成本費用居高不下,經營形勢非常嚴峻。
如何實現項目的“三達”,快速提升企業的盈利能力,可以說,價值管理是企業由虧損走向盈利的必由之路。因為,公司成功的標志就是公司價值的提高,而價值管理的目標就是實現公司價值創造。價值管理的目的是通過對價值的有效管理,實現企業長期持續的有效經營。價值管理注重的是將符合公司愿景的若干價值信念具體落實到員工的日常工作中。價值管理對企業的好處,在于不僅能夠落實公司的愿景,更能設定企業員工守則、工作信條等方法,在組織內部進行各種層面的溝通,凝聚共同信念,持續組織的競爭力和獲得長久的事業成功。采用價值管理,能將企業的決策重點放在價值的驅動因素上,將總體目標、分析技巧及管理程序協調起來?;趦r值的管理強調在各個層面上都能做出有利于增加價值的決策,從而要求上至總經理下至一線員工都能樹立創造價值的概念,并能深刻理解影響企業價值的關鍵性變量,將價值最大化戰略轉化為具體的長期和短期目標,以期在組織內部傳達管理部門的期待目標。
(二)價值管理是企業創新管理的經濟價值取向 21世紀,企業處在市場化、全球化、信息化的大環境中,新環境、新形勢對我國企業既是一種機遇,更是一種挑戰。現代企業的競爭實質上是管理水平的較量,知識、勞力、資本等資源的可獲性是平等、開放的,而通過管理實現資源的優化配置并贏得效應,在企業間卻存在很大差異。管理出效益、管理出質量、管理出效率,可以說,與資金技術相比,企業面臨的挑戰更多的是管理問題。
強化管理、不斷創新已成為企業在競爭中制勝的根本保證。管理創新可以帶來企業管理成本的降低或生產效率的提升,可以帶來客戶價值的增加。而以價值創造為核心的新型企業管理系統――價值管理正在全球范圍內得到越來越廣泛的采用。價值管理對企業的作用主要體現在三個方面:優化企業的投資組合、增強企業的營運管理、建立價值導向的管理控制體系。其中建立價值導向的管理控制體系尤為重要,因為對一個沒有清晰強調股東價值的公司而言,以價值為導向的管理控制體系能夠幫助企業重新明確目標,找到關鍵的控制點,實施有效的戰略方案,從而提高公司的股票表現,為公司的股東創造更多的價值。
(三)價值管理是寶鋼金屬企業文化的核心內容 目前,越來越多的企業把文化建設作為企業發展的制高點,制定企業文化戰略,實施企業文化工程,構建企業文化體系。企業文化建設已成為企業深化改革、加快發展和應對挑戰的迫切需要,它不僅是企業提高管理效能、增強凝聚力和打造核心競爭力的戰略舉措,而且也是發展社會主義先進文化、構建和諧社會的重要組成部分。文化資源必將成為企業最獨特和最有價值的戰略資源。作為寶鋼集團鋼鐵延伸加工產業的核心企業,寶鋼金屬沿著“嚴格苛求的精神、學習創新的道路、爭創一流的目標”的寶鋼企業文化主線,建設了以價值創造、追求價值最大化的企業精神。
二、寶印公司價值管理的實施
(一)確立推行價值管理的目標 寶印公司將寶鋼金屬公司的愿景作為自己的責任和義務,借鑒寶鋼先進的管理理念,結合公司的生產經營特點,以企業發展為第一要務。以企業文化建設為管理手段,圍繞價值創造開展管理創新活動,變基于職能的管理體系為基于價值的管理體系,全面推行價值管理。價值管理的核心是價值創造,價值創造的核心是創新,而創新則必然要求發揮價值創造主體的主觀能動性。因此,為使價值管理目標的實現不是依賴企業管理層的強制執行,而是依靠企業內個人的自我實現和團隊精神的充分發揚,公司確立了推行價值管理的兩大目標:
一是提高企業的經濟價值。在以盈利為目的的組織中,價值就是經濟價值。用公式表示:經濟價值=銷售收入-直接成本(含稅)-使用資本的機會成本。價值管理的目標,就是持續創造正數經濟價值,企業要實現價值管理,需要管理人員把企業的經濟價值最大化作為目標。
二是培育企業的核心價值觀。培育核心價值觀,實際上是對員工的精神價值進行管理,即通過培育員工共同的價值理念,為企業持續的價值創造提供動力。企業文化是指一系列相互依存的價值觀念和行為方式的總和,這些價值觀念、行為方式往往為一個企業的全體員工所共有。為了促進企業長期穩定增長的經營業績,應當確立如下價值理念:即注重客戶、股東、公司員工的利益,重視領導才能和領導藝術以及其他激發變革的因素。
(二)推行價值管理的關鍵環節 首先,確立明確的價值理念。企業員工與部門對價值和價值創造的活動達成共識,這是企業成功的關鍵一步。要對價值達成共識必須要清晰定義價值、摒棄過分爭取個人或小團體利益的自私行為、防止個人或部門之間失去控制的負面競爭、以及破除部門壁壘。所以,必須用一個明確的價值定義引領和規范員工和部門的行為。第二,把握和有效經營價值驅動要素。價值驅動要素是實現價值創造的具有戰略意義的創造性活動,是價值最大化的有效載體和具體的方式。把企業的價值理念外化為價值驅動要素,從戰略的高度明確價值驅動要素,并把對價值驅動要素的管理作為基本的經營策略,這是實現價值管理的秘訣。第三,在經營管理的全過程實施價值管理。價值管理的目的即是為了實現價值最大化,它與企業的戰略選擇、資源分配、內外部競爭、薪酬制度等緊密聯系在一起。要求管理者把價值創造的理念融入日常管理和決策的實踐中,這對于企業的成長和成功至關重要。第四,價值管理重在溝通過程。價值管理需要通過一系列的行為實現,這涉及到企業的領導者及管理者應該如何與員工在價值目標的認識上形成共識。領導者負責培育、變革企業的核心價值觀,根據企業內外部環境的變化,不斷變革企業的經營管理方式,既要保持核心價值觀的相對穩定,又要不斷變革和豐富核心價值觀,以保持企業的經營管理與內外部環境的變化相適應。這就要求企業領導必須保持與員工密切溝通,即與員工在理解企業的價值觀方面達成共識。統一觀念是進行價值管理的基本保障。
(三)實施價值管理的基本框架 通過對公司員工進行基本價值觀念的培訓,用團隊精神大力開發企業潛能,最大限度地調動各
種力量,共同努力提高效率,降低成本,減少浪費,提高資本運營能力;通過對公司核心員工進行價值管理、寶鋼價值管理典型案例等相關知識培訓,提高公司內部對企業價值目標的認同,并開展廣泛深入的溝通,使創造價值成為聯系、溝通管理各方面要素的杠桿,從而建立起鼓勵價值創造的公司文化,為全面推進價值管理奠定堅實的基礎。在明確公司價值目標的基礎上,劃分各部門的關鍵業務指標進行價值衡量,真實展現公司各部門生產經營狀況。價值衡量注重價值創造,更關注持續創造價值的能力,不斷發掘生產經營各環節中潛在的價值增長點。在評價激勵方面,則以價值創造為核心,以創造績效文化為目標,引導管理人員和員工的正確行為,協調企業與員工之間的利益,平衡人力成本的付出和人才流失的風險,以確保價值管理的穩步推進和企業價值的持續提升。依據平衡記分卡結合公司年度目標建立公司KH體系,兼顧對結果和過程的關注,通過財務、客戶、內部經營過程、學習與成長四個方面指標之間相互驅動的因果關系,實現績效考核、績效改進。一方面通過財務指標關注短期業績,一方面通過員工學習,信息技術的運用與產品、服務的創新提高客戶的滿意度,共同驅動未來的財務績效。
三、寶印公司價值管理實施內容
(一)公司管理層的全程領導、全員參與 公司成立了價值管理推進小組,組長由公司總經理擔任,組員包括全體部門負責人。這樣的小組成員結構,確保了價值管理工作的順利推進。小組職能是負責對企業所在產業鏈和企業內部整個價值鏈進行分析,找出企業的競爭優勢和增值環節;通過對企業資源的戰略性整合和集中配置實現價值增值,營造競爭優勢;對微觀作業活動進行成本價值分析,消除資源浪費,節省投入,實現投人、產出兩個方面的價值增值。在此基礎上,建立價值概念的意識。將價值觀念介紹給所有員工,讓員工熟悉價值、將價值觀念與日常工作聯系起來,開展能創造價值的活動;在管理人員中導入價值管理觀念,提出各部門的工作應有邊無界、誠信協同,提倡團隊價值管理,消除內部分工專業化形成的壁壘。公司總經理對各部門負責人進行價值管理知識培訓,幫助管理人員更好地理解價值觀、正確貫徹實施基于價值的管理方法,制定公司短期工作計劃和遠景目標,進行階段性總結,分析原因、找出差距,提出下一步的工作計劃。如此循環往復,逐步提升部門價值工作成果。公司管理層對價值管理工作的高度重視和對價值觀的親身示范,以及各種有形的文字宣傳、員工的文化培訓、專門組織的主題交流活動等多途徑的宣講,使得公司管理人員和員工耳熟能詳,價值觀念在寶印公司無處不在、全面滲透。寶印公司在推行價值管理過程中形成了自己的理念:企業文化體現在,不創造價值就沒有存在的價值、每個人的活動都應該創造價值。在內部要打破部門之間的壁壘、有邊無界;外部要打破公司之間的壁壘、價值分享。
(二)設立價值目標、確定價值驅動因素、建立業績考核 根據公司前期經營虧損的實際,寶印公司制訂了價值目標。
(1)階段目標:避免損失,企業生存的最低目標首先是不再虧損;收益穩定,開發穩定的用戶、爭取大批量生產訂單;收益最大:充分發揮創造價值的能力;可持續發展,激發企業潛能、培育價值創造的能力。
(2)現階段具體目標設定:產量最大、成本最優、費用最低。加強管理,推進精益化生產和精細化管理。在原輔材料以及能源價格上漲的不利因素影響下,著力優化生產流程,減少浪費,降低單位糧耗、能耗,提高經營效率,降低生產成本和各種費用開支。狠抓市場,進一步挖掘原有市場、大力拓展新興市場,提高產品的市場份額。調整產品結構,增加盈利產品的比重,增加高附加值產品的銷量。
其次,寶印公司明確價值驅動因素,有重點地開展工作。結合公司生產經營的特點,將業務的經營指標與財務指標以可視化的方式相聯系,財務績效的每項要素被分解為經營指標,價值驅動因素和這些指標的每一項都有關系。對于價值驅動因素,要求管理人員充分理解業務的經濟聯系,并確定潛在的價值驅動因素,根據經營環境變化及時修訂。這些價值驅動因素貫穿于整個組織之中,公司管理者可能著眼于整體的生產率,而部門負責人可能更加注重自己工作時段內具體的部門生產率。
第三,業績評價支撐價值管理。在實際考評中,關注影響價值績效的關鍵指標,通過關鍵指標的改善,大幅度改善價值創造。只對價值績效的增加值提供獎勵,這使得獎金與企業的財富聯系起來,并能提供“增量”激勵,而且易于理解。根據公司總體經營目標完成情況,對各生產單元實施嘉獎(或扣獎),促使各部門系統思考,為公司整體價值的提高而努力工作。
第四,從價值鏈角度實施立項。公司經營業績的提高,不僅是內部挖潛,更要站在價值鏈的視角,提升價值鏈的總體價值,與相關環節分享,創造價值并提升價值創造的能力。通過分析前期經營狀況制定了以下實施項目:
在公司內部注重提高管理人員水平,加強員工業務培訓、生產操作技能,要求設備人員熟練掌握進口設備的設計原理、維護保養的重點和方法、在使用中存在的不足、易損件和配件國產化的程度,發揮設備的生產能力;重視以降低成本、創造價值的科技研發投入;減少能源消耗、進行設備改造。此外,公司還立足價值鏈、創造整體價值。構成產品的多種物料的價值流在順流而下的過程中陸續匯集在一起,無論哪個企業在改進整個產品或服務的價值流的活動中的作用都是有限的,必須一路回溯,改進各個企業的價值流過程。上下游企業必須共同重新思考各自的經營方法,使原本隔離的對手變成為合作的價值創造聯合體。
(1)產量最大化:提高計劃精度,集批生產。從價值的角度實施精益生產,提出“以較少的資源消耗制造最少缺陷的產品”,以創造價值為目標消除浪費。公司組織生產、技術人員對生產流程和作業的價值進行分析,找出不增加價值的流程和作業:工廠內不間斷檢查和對作業的確認、物料在工廠內的搬運、無規則堆放的庫存、人員和設備閑置的等待、不合理的換單、以及多余的動作、職能部門問冗雜的流程等都是不增加價值的環節。通過反復、多次的培訓,樹立員工的價值意識,引導生產工人和管理人員進行真正創造價值的活動,使員工能力得到極大的提升,工作更有效率,對過去很多沒增加價值的流程和作業不再視而不見,而且還提出了很多很好的改善措施;精益生產的理念,打破了公司的產、供、銷幾個部門的分工界限,提高了生產計劃的精度,實現了產能擴大、降低廢品率、減少換單時間、提高機組效率、提高產品標準單耗控制精度等的公司管理目標。
(2)油墨國產化:提高國產化率。公司生產用油墨全部依靠進口,采購成本高,但國產油墨相關技術指標又不適用。為降低成本,公司技術部門成立攻關小組,加大研發的力度,逐步推動油墨國產化進程,發掘價值創造的潛能。
(3)環保爐改造:降低燃氣消耗。公司在實際生產中發現,液化石油氣的燃氣消耗量大,且存在污染,不僅增加了生產成本,更不
利于環保。經過調研,公司決定設立技術改造項目引進使用低耗量的天然氣,同時對1、2號涂布線進行環保爐改造,預熱回收利用,降低能耗。
(4)國產涂料零庫存:降低資金占用,提高物流效率。公司在對存貨資產進行賬齡分析、結構分析以及占用資金、負擔財務費用分析的基礎上,找到價值增長點,提出實行倒拉式管理,根據顧客的訂單組織生產,決定資源配置,由供應商保證供給。在分析各類物料供應的實際情況后,公司確定以國產涂料進行試點,充分利用商業信用,推行零庫存管理。
每月月底由公司向供應商發出月度需求計劃,預測下月需求量與大致的需求時間,方便供應商組織生產;公司根據實際生產排程,提前發出送貨通知單,明確送貨時間與數量,由供應商組織運輸;公司與供應商在月底對庫存進行盤點,由供應商根據實際使用量開具發票,按約定的賬期進行結算付款。
該項目的實施給供應商帶來了極大的好處:不僅能提前準備原料,統籌組織生產,提高生產效率,降低生產成本,還可以統籌安排運輸,降低運輸成本。項目的實施也促進了公司產、供、銷部門間的協同管理,大大減少了庫存、降低了成本、提高了企業生產效率和效益。也增加了供應商與公司進行長期合作的信心,保障了資源供應的穩定,有利于降低公司采購成本。
(5)以用戶為中心,變革管理理念,降低物流成本。企業生產經營創造價值,最終都統一在用戶價值的實現上。提升用戶的滿意度和忠誠度是企業生存與發展的主要競爭點,擁有高質量的用戶、熟悉客戶的購買行為將成為強勁的競爭力。寶印公司關注戰略合作企業的價值創造,在負責已售產品的運輸過程中,找尋到用戶價值的增長點,降低物流成本。公司在成品發運過程中,強調集中、批量組織生產,加快成品周轉速度,組合發貨品種與路線,選擇低成本的運輸方式。不僅為用戶節約了成本支出,還有利于公司提高生產計劃精度,無縫銜接、加快周轉。
(6)防范經營風險、增加用戶價值:差異化定價,用價格優惠換取賬期縮短。公司銷售方式以賒銷為主,為降低應收賬款余額、減少財務費用,公司采取差異化定價措施,用價格優惠換取賬期縮短,引導用戶提前付款,不僅為用戶降低了采購成本,也為自己減少了經營風險。
四、寶印公司價值管理實施效果
(一)企業素質得以提升 遵循公司的企業精神,寶印公司從產品的競爭力、管理者的能力、公司生產經營能力及基礎能力等多層面上提升了企業素質。行為準則上,遵循誠信、合作、善于學習,認真、創新、追求卓越;團隊建設上。學會學習,學會思考,學會管理,學會創新,爭當學習型員工;做到目標共識,責任共擔,各司其職,各盡其職;企業環境上,建立催人奮進的工作環境,健康向上的文化環境,有序可控的安全環境,和諧團結的人際環境。
(二)員工技術水平提高、生產積極性大增 公司業績考核機制將員工收入與產量、質量掛鉤。開展班組競賽、大力表彰優勝者,考核獎勵每月兌現,極大地激發了員工的自我實現意識。生產產量快速提高,最高月產量超出設計產能31%,年產量3.45萬噸,超過設計產能7%。
(三)生產設備的機組效率穩步提升 機組效率在2006年末水平為70%,2007年末已達到90%。廢品率持續降低。工藝水平和操作技能的提高,大大降低了產品的廢品率,廢品率由2006年末的0.85%降低到2007年末的0.59%,全年減少損失45.7萬元。單位生產成本逐漸減少。占公司產量92%的三大產品,單位變動成本分別下降5%-9%,累計單位變動成本下降總額為431.08萬元。國產化油墨的比例由2006年末的8%逐漸增加到2007年末的60%以上,節約成本26.2萬元。燃氣由原來的液化石油氣改為天然氣,采購成本下降10%;另外在完成兩條涂布線的環保爐改造后,節能環保、預熱回收的利用效果顯現,較原消耗量下降6.67%。全年累計節省124.1萬元。
(四)物流模式進一步完善,物流成本降低 公司負責已售產品的代運業務,運費由用戶承擔。公司物流部在保證用戶產品供應的前提下,采用低成本的運輸方式,全年累計為用戶節約運費173.99萬元。推進零庫存管理,有效保障供應、降低存貨資金占用,庫存涂料下降70%,全年節約財務費用7.9萬元。
(臨沂大學建筑學院,山東臨沂276000)
【摘要】簡述了圖書館檔案管理的重要性,進而詳細說明圖書館檔案管理的具體內容。
關鍵詞 ]檔案管理;圖書館檔案;圖書管理
近年來,隨著圖書館事業的發展,圖書館檔案管理在圖書工作中的作用越來越重要。在圖書館工作評估中,檔案管理已被列為一項重要評估內容,說明圖書館檔案管理早引起了圖書界人士的重視。在這里,本文僅就圖書館檔案應設立的內容及重要性談談自已的看法。
1圖書館檔案管理的重要性
圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產生的具有查考利用價值并歸檔保存起來的資料,是圖書館工作在各個歷史時期全面、系統、真實的記錄,它作為一種文獻資源,也是圖書館系統的寶貴財富。它對于圖書館工作的總結、各種計劃的制定、業務工作的良性運轉及讀者服務的正常開展等工作,都具有十分重要的參考價值。
1.1歷史價值
檔案之所以需要而且能夠長期保存下來,為后人所利用,是因為它具備特有的保存價值。圖書館檔案是圖書館各項工作的原始記錄,是記錄圖書館各項活動最真實、可靠的信息,因此建立一套科學的檔案管理系統,既是現代管理的需要,也是科學評價的依據。檔案工作已成為圖書館建設的重要環節和現代圖書館評估考核的一個重要方面[1]。
1.2決策依據
圖書館檔案是圖書館在科學管理和各項工作中充分借鑒以往經驗的可靠依據。在長期積累的靜態信息中具有原始性、可操作性和較大的可靠性,成為管理者第一手的參考資料。有助于加強圖書館科學管理、為同行評價和領導決策提供數據量綱依據[2]。新上任的領導干部可以通過檔案迅速地了解圖書館的基本情況,利用檔案信息進行決策、總結工作和制定工作計劃。
1.3研究參考
圖書館業務檔案中收集歸納了日常工作中的各種統計數據和統計報表,檔案管理人員將各種信息分門別類地進行統計,形成最有用的信息及時報送給領導和有需要的工作人員,方便他們分析和研究有關資料,及時調整工作思路,對圖書館工作及時做出調整,保證圖書館服務能夠更加貼心。
1.4更新數據
圖書館的檔案整理是循序漸進的,不能夠一蹴而就。歷史記錄有助于成全后面的人梯,如在評估定級中整理檔案,完全可以參考往年的檔案的整理格式和文字,再融入新的數據或事實,方便工作人員高效便捷地完成檔案整理。
2圖書館檔案管理的內容
參照《高等學校檔案實體分類方法》,圖書館的檔案主要分為以下四類:黨群類、行政類、人事類、聲像類。其中黨群類主要包括黨建文件材料、宣傳統戰材料、工會、共青團工作等材料;行政類檔案主要包括上級關于圖書館工作的文件,圖書館工作計劃、總結、規章制度、會議記錄、統計報表、圖書館文獻招標材料等;人事類檔案主要包括圖書館員工的基本情況、科研成果、獲獎情況等材料;聲像檔案包括圖書館在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等材料。[3]
圖書館檔案屬于綜合性檔案,從圖書館的管理和業務流程來看,圖書館的業務檔案工作非常重要,主要包括:
2.1固定資產檔案(財產檔案)
固定資產是指使用一定的年限并且不隨著使用而消失的財產。它包括館內的一切設施。建立固定資產檔案能夠反映一個館的基礎設施情況和館內的經濟情況。固定資產檔案對圖書館的發展方向起著參考作用,它可以為決策人員考慮本館設施的增減提供參考,以避免盲目決策和不必要的財力浪費。對圖書館的財產要逐一編印財產號,防止資產流失。
2.2藏書檔案
圖書館的藏書能夠反映一個館的藏書結構、藏書質量和藏書數量。建立藏書檔案,可以使本館的藏書情況和藏書特色一目了然;通過藏書檔案,采編人員就可以明確訂購目標,哪類圖書需重點采購,哪類需一般收藏,使有限的經費發揮最大的效益。
藏書檔案應在總括登記的基礎上再加以統計加工。如:A大類,應把馬、恩、列、斯、毛、鄧著作分別進行統計歸檔,E大類則應把軍事和法律分開登記歸檔。其它類別也同樣應根據情況分開登記歸檔。只要這樣做了,在登記薄上不能反映的情況,通過藏書檔案能準確的反映出來。
2.3讀者檔案
讀者是圖書館的服務對象,通過讀者可以反映一個館的服務范圍,讀者到館率能反映出讀者服務工作的質量。讀者檔案包括讀者的職業、年齡、家庭住址和學歷等。了解讀者的職業,可以使外借人員有目的地推薦圖書,使采編人員有目的地訂購圖書,從而把服務工作做得更好。另外,讀者檔案對圖書催還工作及代借代還工作的開展都有幫助。
2.4圖書借閱檔案
圖書借閱工作是圖書館的主要工作。圖書借閱檔案要以借閱統計為依據,整理之后才能歸檔。借閱檔案應一月一歸,這樣才能更準確地掌握讀者的需求,使采購人員迅速做出反應,決定采購哪些圖書才能更好為讀者服務。
2.5圖書注銷檔案
圖書注銷檔案是指對不能適應當前的需要或者有所破損的圖書實行注銷,并全面登記,建立檔案。圖書注銷檔案同樣可以為采編人中的圖書采購工作起到必要的參考作用,通過檔案,采編人員可以及時補號,避免重號、空號現象的發生。
2.6ISBN檔案
ISBN是專門為圖書出版發行的管理面制訂的,它規定的一書一號,已在國際上普通使用。直觀的ISBN具有易認易記和易檢索等特點,在圖書采購方面能有效的避免重購現象。根據ISBN檔案,采編人員可以快速地進行,一本書入藏還是未入藏,一看便知,節省了時間,提高了工作效率。ISBN檔案便于攜帶和檢索,為采編人員的外出采購工作提供了方便。目前,縣級館一般采用其它方式進行檢索,大都尚未采用ISBN,相信在不久的將來,ISBN將會得到普遍使用。
2.7利用率、拒借率檔案
藏書利用包括外借、館內閱覽、復制等形式;利用率則是指在某一時間內正在被利用的圖書占這一時間內藏書總量的比重。拒借率是指在某一時間內讀者借閱被拒絕的次數占這一時間內讀者借閱總次數的百分比。
藏書利用率、拒借率檔案,可以反映一個館的藏書建設情況。利用率、拒借率檔案的建立,要以圖書利用、拒借為依據,因此必須做好圖書利用、拒借統計。
利用率、拒借率檔案,有助于采編制人員的采編工作以及開展館際互借工作,為建立科學的藏書體系提供詳實的資料。
2.8期刊訂購檔案
期刊訂購檔案將每年訂購期刊的代號、刊名、定價等全面登記、歸檔。借助期刊訂購檔案,可以使對過期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊,通過檔案,此刊在哪一年度訂與未訂便可很快知道,避免浪費時間,增加工作人員的工作量。
2.9期刊刊借閱檔案
期刊借閱檔案是對期刊的利用情況進行統計、歸檔。期刊借閱檔案對下一年度的期刊訂購同樣具有參考作用。借助它,訂購人員可以掌握哪一種期刊應該續訂,哪種期刊應該停訂,做到少花錢多辦事,提供期刊的利用率。
2.10資料查詢檔案
資料查詢檔案是對每位讀者的資料進行系統的登記,并建立系統的檔案。借助資料查詢檔案,可以了解資料的利用情況和讀者的需求情況,使信息服務工作做到質量好、信息準、節約時間。同時還可以體現資料人員的工作情況。
2.11業務工作量檔案
業務工作量檔案的內容包括:圖書加工的冊數,圖書分類的種數,排版、印刷的張數,裝訂、上架的圖書冊數,修補目錄的冊數,接待讀者的人數,舉辦讀者活動的次數、參加人數,編印資料和種數、期數、冊數,下基層輔導的館數、人數、天數等。業務工作檔案能全面反映本館的日常工作的開展情況,是制訂工作計劃、檢查計劃執行情況、實行崗位責任制、進行定額管理和業務考核的主要依據。
3結語
全面、系統的圖書檔案,能夠提高圖書質量,形成科學的藏書體系,提高讀者服務意識,增強工作人員的責任心。建立、健全圖書館檔案,是新時期圖書館科學管理的需要,也是圖書館事業飛速發展的需要。
參考文獻
[1]方敏.高校圖書館檔案建設與管理工作研究[J].大學圖書館學報,2008(1):73-76.
[2]孫愛華.圖書館檔案管理創新研究[J].黑河學刊,2010(3):131-132.
一、工作總結
1、酒店開業至今資產管理混亂,組織酒店財務全體員工做全面資產年終實地盤點工作,并整理完善賬務處理。讓各部門更好有效重新梳理及管理好資產。財務也一對一做好固定資產及運營資產的管理培訓。
2、11月份開始財務建立酒店成本巡查小組,每日每周不定期不定時的做全面檢查質檢,保證做到食品安全無隱患,無變質無過期無浪費現象。
3、采購控制方面在不影響酒店正常運營情況下,一方面財務做好酒店庫房最低庫存量的準備及核算標準,另一方面再不影響食材出品的情況下,采取低價格替換方式考察市場有效控制,努力將成本率降低行業標準甚至更好。
4、酒店開業至今財務賬務及報表數據無校正,首先清算酒店前期賬務處理,其次銜接財務系統賬務處理提前做好各部門培訓及系統設置工作,并按照集團要求做好財務分賬賬務處理。截止2020年度財務已清理賬套數據各會計科目數據,做到隨時集團臨檢財務一切賬務的準備工作。
5、財務提交2021年酒店預算,為酒店經營無困難更好努力完成預算財務針對運營部門進行系統化實操性、財務制度等等培訓讓一線部門提升服務質量,財務做好后勤一切準備工做。
6、成本控制方面,財務2020年11月建立食品總倉、辦公文具及印刷總倉、藥品總倉、低值易耗品總倉、運營資產總倉等,為更好有效核銷酒店每一筆開銷是否合理必須做到節能開源,讓每位員工有主人翁意識,愛惜資產管理好資產及使用的合理性。
二、工作計劃
1、每日上報酒店收入及成本分析報表;
2、每日上報酒店資金流向報表;
3、每日進行成本巡查工作及及時整改措施;
4、每周進行收銀員服務暗訪測試;
5、每月5號前準時精確進行財務月結關賬一切相關報表;
6、每月召開酒店部門例會、損益會、信貸會、成本分析會議;
7、每月二次部門業務技能按照崗位區分進行專業培訓;
8、每月免費邀請第三方公司針對管事部用品使用操作理論及實操培訓;
9、每月免費邀請第三方公司針對前臺餐飲部門進行線上系統實操培訓;
10、每季度進行酒店運營資產實盤工作匯總;
11、每季度進行財務內部交叉輪崗學習實操培訓;
12、每年12月份進行年終固定資產及運營資產盤點;
二、對經營管理措施提出個人建議與意見
序號
具體問題
整改方案
1
后廚食品食材采購擠壓未進行先進先出,造成過期食品食材較多。
財務建立成本巡查小組,每天不定時巡查后廚庫房并第一負責人簽署庫房管理處罰書
2
質檢部門臨檢頻繁,酒店存在三無產品會造成處罰
1、成本新建臺賬與實物相符合
2、取消三無產品購進,以有資質產品替換
3
員工餐出品油膩,葷素搭配不合理
1、每月用油量由35桶降到25桶
2、每日購進食材費用控制2500元/天
3、每日巡查員工吃飯打餐倒掉現象
4
部門維修用品用量無使用壽命周期
每日工程部要求記錄工程用具用量,財務根據物料壽命進行核算是否存在浪費,物品愛惜
5
酒店資產管理責任人不明確,管理混亂
1、重新制定酒店每個部門資產管理員
2、每月部分自盤整理賬務
3、財務每季度實盤
4、每月財務將從部門提成10%中暫押發放,作為部門報損賠償
6
酒店存在部門成本控制對象不清、知識面淺薄
(只是表面,專業性欠缺導致物料物品維保維護不到位)
新員工入職培訓,針對性SOP專業培訓
7
酒店部門二級倉庫不人管理,食材物品等等庫存不清楚,導致過期變質,閑置
財務收回二級倉庫進行總倉管理及賬務整理
8
各部門酒水庫與客人寄存酒水混亂擺放
區分存放,并登記相關信息
9
二次回收使用物品未做保護存放(每年一次活動物資,裝飾物等)
活動結束后全部物資交還財務保管存放,利于二次使用節約費用
10
酒店食材管理欠缺,后廚成本控制意識差
2021年財務將每日餐飲成本核算報告,并通告廚房,有效根據收益控制采購費用及成本
11
酒店開業前購置的閑置物質,庫房存在未開封使用或換人頻繁而不間斷浪費購置新物資
財務要求各部門購買新物資前必須先清查庫房閑置物資是否可以替換代替使用,節約成本支出。
12
各部門針對每月采購計劃出現無最低庫存量數量
財務將進行全酒店采購下單分類培訓,按照控制庫存最低庫存量進行采購。避免造成物品過期,變質導致的費用
13
財務開業至今財務報表數據,系統數據存在錯誤(如:科目不平、賬實不符)
年終財務將進行每個會計科目清查調賬,做到賬務精準無差異
14
酒店應收賬務掛賬賬齡時間,嚴重影響酒店資金運作
每月分配指標收款,財務重新制定資金計劃按資金周轉率進行支付相關款項
15
酒店有價票券的銷售和管理不完善,存在漏洞賬務混亂差異數據較大
年終前整理目前酒店全部票券,進一步針對有價票券做部門培訓和操作流程方案。
16
酒店部門提成存在虛假不真實,審計未能審核出異常。
針對加強審計文員自身培訓提高業務水平,加大力度審核各部門問題
17
針對特殊節日,法定節假日無數據分析收益狀況
將進行活動節日前的預算損益狀況,節后分析實際數據分析。未以后定價策略做數據支持,創利益最大化
18
部門出現客戶投訴問題
財務將采取與提成掛鉤扣除當月部分全部提成獎金
19
【關鍵詞】信息;信息素質;網絡資源;服務水平
隨著電腦的普及和因特網的迅速發展,人類社會正步入一個前所未有的網絡時代和信息時代,信息的影響已經廣泛滲透到人類社會活動的各個領域,查找和利用信息成為人們開展各種社會活動的基礎。而隨著信息技術的發展和傳播途徑的增多,人類社會的信息呈爆炸式增長,面對海量般信息,如何提高人們的信息能力,為人們的學習、生活、工作提供優質、快捷的信息保障服務,提高信息資源利用率是擺在圖書情報工作者面前的重要任務。下面就如何有效利用信息資源進行探討。
一、信息的含義
在當今社會,信息、物質、能源一起構成三大支柱資源,而其中的信息資源,對人們來說已不再陌生,隨著社會的發展,信息越顯得重要,信息是一種財富,對經濟的繁榮、科技的進步,社會的發展都起著非常重要的作用。那么,什么叫信息呢?對信息的含義,人們有著各種看法。在系統論中,信息被認為是系統內部聯系的特殊形式;在控制論中,信息被理解為對外界進行調節并使調節為外界所接受時與外界相互作用所獲取的東西;在經濟學和管理學中,信息泛指一般對象,它能為實現目標排除意外性、增加有效性。大千世界,面對浩如煙海的信息,作為圖書情報部門,要對信息進行組織,實現無序信息向有序信息的轉換,便于用戶查找和利用信息。
二、當前信息資源的現狀
(一)互聯網技術,大大降低了信息的獲取和傳遞難度,提高了信息傳遞的速度,大大拓寬了信息渠道
現在有些出版商在發行傳統的書刊文獻時,此前早已將其同樣內容的文獻以網絡數字版形式面市。據烏利希國際期刊指南2004年聯機版的一項調查表明,在近15000種學術期刊中有12000種期刊能夠通過電子方式獲得。據美國一個出版通信組織2004年春的一份調查顯示,在回收的問卷調查表中,84%的圖書館表示,只要能訂購到電子版的學術期刊,他們就不再購進相應的印刷版。更為重要是,有越來越多的學術成果已不再通過傳統版途徑進行傳播。
(二)隨著互聯網技術的出現,信息的爆炸式增長和低廉的信息獲取成本使得用戶更傾向于數字文獻信息
與持續上漲的傳統書刊價格相比,商業化的數字文獻價格在下降,圖書館可以用相對較少的費用獲得比傳統印刷書刊大得多的數字文獻,據調查,中國人民大學圖書館2003年用于文獻的支出費用為660萬元,其中紙質文獻占72.3%,電子類圖書占27.7%,從而可使用館的文獻數量上,電子類文獻占大約2.5萬冊,占當年采購文獻量的41%。以中國社會科學院圖書館系統引進的數字文獻為例。近年來,每年用大約100萬經費引進的50多種社會科學類的中外數據庫,比起每年用700萬元購書經費購買的傳統印刷書刊所涵蓋的信息量要大得多,各種學術期刊數據庫就包含了中外權威性的學術期刊索引或全文藝工作者達上萬種之多,有些數據庫收集的文獻書刊歷史悠久,有些過刊可以回溯至1665年;不但如此,JS-TOR的所有文章都可進行全文查尋;此外World cat圖書資料數據庫為全面調查前人成果提供了可靠途徑,它是全球覆蓋面最廣、信息收集最全圖書資料目錄數據庫,覆蓋了從公元前1000年一直至今用400多種語言記載的資料館,基本反映了世界范圍內的圖書館所擁有的資料,可以查詢到世界各國9000家主要圖書館館藏的近6000萬條書目記錄,適用于有關學者尋找各時代以及各語言種圖書資料,是了解某課題世界范圍研究成果概況的最佳工具。再有,數據庫中還包括了電子圖書上萬種,中外各種統計年鑒、統計資料和包含上百萬人物傳記的參考工具類文獻。與傳統書刊過長的出版周期相比,數字資源最大的優勢還在于傳達的最新科研成果要及時得多,有些報刊文獻甚至是每日更新。
三、當前利用信息存在的問題
然而面對如此豐富的信息資源,由于各種原因,使信息資源得不到很好的利用,從而影響了信息的利用率,影響了人們的學習文化生活。
(一)用戶的信息素質存在差異
什么叫信息素質呢?1974年,美國信息工業協會首先將其概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解答的技術和技能”。1989年美國圖書館協會(ALA)在其關于IL的權威報告中指出:“作為具有IL能力的人,必須能夠充分地認識到何時需要信息,并有能力去有效地發現、檢索、評價和利用所需要的信息。從根本上講,他們已經掌握了學習的方法、知道如何學習,因為他們知道知識是如何組織的,如何去發現和使用信息。他們具有終身學習的能力,因為他們總是能夠為任何任務和決策找到所需信息?!?/p>
近年來,在對不同人群信息素質調查時表明:不同層次的人,即使是同一層次的人獲取知識的能力也不盡相同,從而信息素質也不一樣,特別是對信息技術的應用更存在差異。年齡差異也會影響網絡資源的利用率。就社會科學院來說,具調查,40歲以下的人主動利用網絡數字文獻的意識相對較強,而40歲以上的中老年群體在這方面則較弱,這部分人中仍習慣于通過印刷書刊作為獲取信息的渠道,對利用網絡信息資源的意識滯后,盡管辦公室配備的網絡環境明顯改善,并且,他們有些還具有在自己家里訪問網上專用數據庫網絡資源的權限,但是仍然有很多人沒有去有效利用這一便利條件,他們中雖然偶有上網行為,也僅限于進行一般信息的瀏覽或簡單的事實查詢,在滿足自身深層次的文獻需求方面存在諸多障礙。另外,與世界各國相比,我國的信息能力水平處于十分低下的水平。據國家統計局的一項統計顯示,盡管近年來我國的的信息技術和信息產業都取得了長足的進步,但與發達國家相比,我國的信息能力仍然有相當大的差距。因此,提高我國的信息能力應當成為當今一項非常重要的戰略任務,否則,將會嚴重影響我國的國際競爭力和發展速度。
(二)技術力量薄弱
數字圖書館建設是圖書館工作人員在工作中的一個重要部分,許多技術上的問題仍需要技術人員去解決,比如設備的采購、系統的維護、網站的設計與制作等。但圖書館技術人員素質不夠理想,正規計算機信息管理專業本科學歷畢業的很少。此外,人才流失嚴重,經過專業培養的人才流失到外單位,技術人員隊伍的建設捉襟見肘。
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(三)信息資源建設有待加強,特別是網絡資源
網上資源每日都在更新,面對海量般信息,許多圖書館網站建設信息量小,缺乏有效的信息組織,一些數據庫的質量不高,客觀上大大增加了讀者有效查詢、利用文獻信息的難度,當打開一個網頁,往往找不到自己需要的東西,有些用戶檢索到中途就離開從而影響到讀者對信息的利用率。以上是造成信息資源利用率較低的原因,那么應采取怎樣的途徑才能改善這種狀況,變不利條件為有利條件,從而更有效地利用信息。
四、提高信息資源利用率的有效途徑
無論從規模還是速度,因特網的發展是信息采集傳播和利用達到了空前的水平,信息用戶的最終目的就是獲得信息服務內容,即得到關于特定問題的解決方案,從而實現其經濟效益和社會效益,這就要充分發揮網絡資源優勢,提高資源利用率。事實說明,要提高資源利用率,僅靠配備必要的計算機網絡、增加信息資源的數量和品種是不夠的,提高網絡環境下的用戶獲取能力,是當今信息用戶必須具備的信息能力。因此,除了用戶的自身努力外,還要依賴于圖書館的幫助。圖書館作為圖書情報部門,其核心價值就是“服務”,故“服務”作為重要內容。因此,圖書館的工作人員,有義務和責任來幫助和提高他們的信息能力。
(一)要加強圖書館工作人員的信息素質教育
21世紀的社會將是信息化社會,在信息化社會中,信息將成為社會發展的決定力量和主導因素,生活質量、社會變化和經濟發展越來越多地依賴于信息及其開發利用的社會,人類生活的標準、工作和休閑方式、教育系統和市場都明顯地被信息和知識的進步所影響,在這樣的社會中,信息素質將成為每個人在社會上生存的基本素質。作為圖書館的信息工作人員來說,進一步提高他們的信息素質是很有必要的。通過制訂信息制度,可以約束他們的信息行為,培養他們的良好工作習慣,提高他們的信息能力,增強他們的信息意識,使他們養成良好的信息道德??梢酝ㄟ^以下的方法來提高他們的信息素質:
1.加強培訓。大家知道,個體的學習對于組織的成功是非常重要的。因此組織必須投資既經濟又實效的教育和培訓方法來實現他們員工的學習過程,以此來增加組織成功的機會。這些方法不僅應該給員工獲得新知識的機會,而且應該能加強他們現有的知識。通過對他們進計算機技術和網絡通信技術應用等軟件的培訓,使他們掌握軟件的相關理論、操作方法、以及軟件的管理與維護的方法,有利于解決工作中出現的問題。
2.充分調動信息人員的工作積極性。新的知識、技術的學習在無形中會增加信息人員的負擔。為了使他們都投入到軟件、技術學習中,必須真正調動他們的工作積極性,而不是靠壓力和硬性規定,如果不能使他們自愿地投入實施工作,很有可能導致“出工不出力”,實施效果也會大打折扣??梢酝ㄟ^以下措施來調動他們的工作積極性:進行良好培訓;讓他們參與實施過程,并給予充分的發言權,激發工作熱情;制定適當的激勵制度。員工的信息素養提高了,才能更好地為信息用戶服務。
(二)加強用戶信息素養教育,提高用戶信息能力和服務水平,為提高信息資源利用率打下堅實的基礎
對不同層次的讀者進行信息能力的培養。培養具備信息能力的人才不是一天兩天的事,是一項長期而艱巨的工作。面對全球經濟一體化的發展趨勢,我國的基礎教育不僅要對師生進行外語水平的教育,而且更要加強師生的信息素質教育的力度,培養他們的信息能力、信息意識、信息道德,從而使他們能通過圖書館主動解決在學習中出現的問題,而改變那種遇到問題就向老師或父母請教的學習方式,使他們在學習上變被動為主動、創造性地學習。還要加強他們的文獻檢索教育,這項工作,應該從小學開始,因為文獻檢索教育有不同的層次,它是一個系統的、連續的、不斷積累的過程。
另外信息能力的培養,光靠書本上的知識是不夠的,還要參與實踐。圖書館的用戶教育應當作為圖書館讀者服務的一項重要工作來抓。要把對用戶的教育、培訓納入工作計劃中,并要真正落到實處,并作為年度考核的一個指標。同時要做好圖書館的網頁制作,廣泛深入地向讀者宣傳、介紹如何利用圖書館,舉辦不同層次的圖書館的知識講座和培訓班。尤其要重視網絡環境下的讀者培訓教育,教育讀者如何以最有效的手段獲取最有價值的知識信息,教育讀者利用網絡媒體使用多媒體教材進行遠程學習。另外要做好解答讀者的疑難問題和讀者咨詢工作等。只有真正讓圖書館的館藏資源讓讀者熟知,才能真正起到圖書館的作用,有助于提高他們的查找和利用信息資源的能力。
(三)加強信息資源管理水平
信息資源、信息人員、信息設施、信息用戶的需求一起構成信息資源體系。信息資源作為信息資源體系的一個重要的組成部分,信息資源的建立、維護、發展與開發擺在圖書館工作人員面前的一個重要而艱巨的任務。信息資源管理的好壞,直接會影響到讀者檢索信息的質量,從而影響讀者有效利用信息的程度?,F代圖書館收藏的文獻載體越來越多樣化,除傳統的紙質文獻,還有大量的電子文獻、機讀文獻和各種數據庫,面對如此豐富的信息,圖書館應沖破傳統的藏書體系,針對社會需求和人才培養的需要,精心篩選各文種、各類型、各專業、各種載體的文獻信息,提高館藏資源的利用率,滿足讀者對各類知識的需求。
21世紀是信息時代、網絡時代??傊胩岣咝畔①Y源利用率,就必須兼顧人力、物力、財力,掌握信息技術,培養讀者的信息素質,加強館藏建設的力度,真正實現為讀者服務,為有效利用信息打下堅實的基礎。
參考文獻
[1]何斌,張立厚.信息管理:原理與方法[M].北京:清華大學出版社,2006.