檔案存檔管理精選(九篇)

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第1篇：檔案存檔管理范文

對于當(dāng)前檔案的管理制度來說，最主要的是加強(qiáng)對檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學(xué)業(yè)事業(yè)的項(xiàng)目工作憑證。檔案是所有信息的主要來源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發(fā)做基本的準(zhǔn)備。本文就從檔案的重要性和當(dāng)前檔案管理中存在的問題做了簡單的敘述，并就問題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。

一、檔案管理的重要性

檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀(jì)中充當(dāng)著人類記憶的存檔器。中國五千多年的文化史是借助檔案傳承下來的，所以說做好檔案的管理工作對于人類發(fā)展的文明史來說是至關(guān)重要的。檔案在各個(gè)不同的年代起到一個(gè)承上啟下的作用。我們可以通過對檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實(shí)，了解中國博大精深的文化發(fā)展過程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個(gè)人的成長經(jīng)歷，或者說主要的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡史，記錄時(shí)代變遷的過程。在一定意義上檔案是當(dāng)前來說最為寶貴的無形資產(chǎn)。作為無形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護(hù)起到重要的法律憑證作用。

檔案管理的工作性質(zhì)主要是機(jī)密性、政策性、專業(yè)性等。對于各級的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會活動中貢獻(xiàn)的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實(shí)社會活動中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學(xué)術(shù)性的文獻(xiàn)。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時(shí)期的檔案都記錄時(shí)代的人物、實(shí)踐活動、風(fēng)俗人情等，從不同的層度記錄了實(shí)踐活動的深度。向人們呈現(xiàn)一個(gè)真實(shí)的認(rèn)識自然、改變自然的經(jīng)驗(yàn)和事件。

二、檔案管理工作中存在的困境

當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個(gè)方面：

第一、檔案管理意識不強(qiáng)、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說人力資源市場檔案管理部的人才多是沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說工作人員對檔案的管理意識不夠強(qiáng)、收集檔案的概念薄弱。對檔案的及時(shí)收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對檔案及時(shí)的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。

第二、部分地區(qū)和企業(yè)對檔案的管理重視度不夠高。長久以來，部分地區(qū)對檔案的管理意識不夠強(qiáng)，企業(yè)對檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認(rèn)為檔案的管理只是簡單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識也造成很多人認(rèn)為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對外的查檔、外調(diào)行動了。

第三、檔案管理的外部條件不完善。當(dāng)前對檔案的管理工作并沒有進(jìn)入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。

三、檔案管理中解決問題的方法

1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對干部的檔案建設(shè)工作進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心的工作人員來從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，再就是對他們從政治上、行為上進(jìn)行教育和培養(yǎng)。在實(shí)際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵(lì)他們的工作積極性。檔案管理的妥當(dāng)與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對自身專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考量。通過不同的方式在增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)主動性。最后從自學(xué)、參與培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，對檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。

2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對檔案的功能做了全新的定位。一是要對檔案原有的功能進(jìn)行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實(shí)、可靠。二是對檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。

3、建立健全的檔案管理制度。當(dāng)前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個(gè)健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關(guān)部門要對制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學(xué)可見性。企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理規(guī)定，必須按照實(shí)際的情況來規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對檔案管理簡約、得當(dāng)、可操作。然后是堅(jiān)持制度的雙向標(biāo)準(zhǔn)約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。

4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時(shí)代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時(shí)代的趨勢迅猛而來，我們在對檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運(yùn)用新的科技手段對檔案進(jìn)行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當(dāng)代是信息社會發(fā)展的時(shí)代，我們要快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時(shí)展的腳步。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來越盛行，所以說當(dāng)代人管理的制度主要是計(jì)算機(jī)使用輔助管理檔案。

5、有檔案的管理意識。檔案的管理工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對工作人員的檔案意識和管理意識的提高，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強(qiáng)在實(shí)際中的主動服務(wù)意識，禮貌微笑服務(wù)等細(xì)節(jié)。

結(jié)語

總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展趨勢下，檔案建設(shè)的工作勢在必行，我們要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李多.市場經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué).2005年.

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008（24）.

[3]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志.2012（12）.

第2篇：檔案存檔管理范文

關(guān)鍵詞 學(xué)校 檔案管理 對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

學(xué)校中的檔案管理工作，記錄著學(xué)生從入學(xué)開始，一直到其畢業(yè)之間所有學(xué)習(xí)、生活等基礎(chǔ)信息，不僅對學(xué)生自身而言有著重要的意義，還是其在未來走向社會就業(yè)時(shí)被用人單位參考的重要依據(jù)，是屬于學(xué)生個(gè)人的重要履歷，對于學(xué)生而言起到了不可替代的作用。但是目前我國學(xué)校檔案管理方面的各項(xiàng)工作還是不能夠完全令人滿意，有著不同程度的弊端。對此，就需要我們對其進(jìn)行進(jìn)一步的管理和改革，從而能夠做好學(xué)生檔案的管理工作。

1目前學(xué)校檔案管理中存在的問題

1.1 缺少相應(yīng)硬件

對于新社會形勢下的學(xué)校檔案管理工作，國家專門頒布了新的檔案法，對檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行了要求。但是在實(shí)際情況中，很多學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，和其相應(yīng)的防盜、消防設(shè)施都有著不足的現(xiàn)象，同時(shí)一些專業(yè)的技術(shù)設(shè)備也沒有按需安放，這就將導(dǎo)致學(xué)校的檔案的整理規(guī)劃性不足，且沒有良好的保護(hù)環(huán)境。

1.2 相關(guān)管理不規(guī)范

很多學(xué)校雖然也能夠按照檔案法對檔案進(jìn)行合理安放，但是其管理措施往往不到位，造成一些檔案長期分散各處，沒有做到應(yīng)有的集中管理。有的學(xué)校則更是因?yàn)楣ぷ魅藛T缺乏，沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，這就更使得檔案管理工作“支離破碎”。同時(shí)，因?yàn)閷W(xué)校缺少相應(yīng)的檔案管制度，不能以此來對工作人員規(guī)范化管理，這些問題都會嚴(yán)重影響檔案的管理成果。

1.3 工作人員素質(zhì)參差不齊

很多學(xué)校中，雖然設(shè)置了專門的檔案管理人員，但往往是非專業(yè)出身，其對檔案管理工作的技術(shù)有著不同程度的匱乏。隨著檔案進(jìn)入現(xiàn)代化管理進(jìn)程，對檔案整體要求逐漸增高的同時(shí)也對工作人員的自身素質(zhì)提出了更大的考驗(yàn)，而目前狀態(tài)下的學(xué)校檔案人員離這個(gè)要求還很遠(yuǎn)。

2針對存在檔案管理問題的解決對策

2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識

對于任何工作來說，都需要領(lǐng)導(dǎo)對其提高認(rèn)識，才能夠使后續(xù)的工作得以順利實(shí)施。對于檔案管理工作來說也是一樣，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)改變已有認(rèn)識，把檔案看做是一種有著重要作用的資源信息。在領(lǐng)導(dǎo)深刻體會到檔案管理的重要性之后，才能夠使學(xué)校對其加大投入，以充足的財(cái)力與人力來滿足檔案管理工作的要求，為其提供必要的軟硬件設(shè)備。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)以會議、談話的方式提高學(xué)校全體教職工的認(rèn)識，這樣才能讓大家共同對檔案管理工作進(jìn)行努力。

2.2 健全相關(guān)制度

要想切實(shí)做好學(xué)校的檔案管理工作，就必須從最基本的辦公場所做起。學(xué)校必須設(shè)置專門的檔案室，并安排專門的工作人員對其進(jìn)行集中管理，以此來防止檔案遺失、分散的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善，只有通過嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的管理制度，才能夠?yàn)樽龊脵n案的管理工作打下最根本的基礎(chǔ)。在這其中，首先要做好檔案的收集工作，由于檔案的特殊性，所以在對檔案收集的過程中一定要保持收集的全面性與準(zhǔn)確性，切忌出現(xiàn)收集時(shí)丟三落四，收集后苦思冥想的現(xiàn)象發(fā)生。要保證檔案收集的系統(tǒng)化、真實(shí)化，對收集到的檔案要進(jìn)行認(rèn)真的分析鑒別，防止偽劣的檔案混入其中。對檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼硪彩橇硗庑枰⒅氐囊稽c(diǎn)，作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)的培訓(xùn)后掌握正確的整理技術(shù)，時(shí)刻保證檔案的有序性、易查性，這樣才能夠在完整保存檔案的同時(shí)隨時(shí)能夠?qū)n案信息反饋給學(xué)校中需要使用檔案的個(gè)人及部門。最后，學(xué)校還要對其建立嚴(yán)格的考評機(jī)制，不僅對于普通管理人員進(jìn)行考核，還要對分管領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行考核，只有在良好的規(guī)范及考核制度的保障下，才能夠使檔案管理的工作做到有序進(jìn)行。

2.3 提高檔案管理人員技術(shù)水平

作為直接接觸到檔案第一線的檔案管理人員，其自身素質(zhì)的高低與專業(yè)技能的好壞將直接影響到學(xué)校檔案管理的成功與否。對此學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起一支專門的管理隊(duì)伍，這個(gè)隊(duì)伍的職責(zé)就是要在保證檔案管理工作良好運(yùn)行的同時(shí)確保檔案工作的完整性、優(yōu)質(zhì)性。同時(shí)還要定期為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅能夠使其完善自身技能的各項(xiàng)不足，還能夠時(shí)刻吸收最新知識，從而能夠更好地應(yīng)用在實(shí)際工作中。最后還要注重隊(duì)伍的年齡層次分布，保持隊(duì)伍中各年齡段人員分布合理，這也是提高檔案管理工作的重要部分。

2.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著社會全面進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案信息化也成為了未來檔案管理中的必備要求。對此學(xué)校應(yīng)當(dāng)對其增加投入，對檔案館的設(shè)備及基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新完善。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動檔案管理信息化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體物件同虛擬信息的有機(jī)結(jié)合，這將不僅使檔案的整體質(zhì)量得到了提高，還能夠?qū)n案更好地對學(xué)校中的各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)。

3結(jié)束語

總的來說，隨著我國教育體制的優(yōu)化、社會科技水平的進(jìn)步，對于檔案管理要求的提高和對檔案信息化建設(shè)的需求不僅是對學(xué)校檔案工作的基本要求，也是檔案管理工作中未來的需要。所以，作為學(xué)校而言，一定要認(rèn)真思考目前檔案管理工作中所存在的各項(xiàng)問題，并及時(shí)為之實(shí)行相應(yīng)的解決措施，從而使得學(xué)校的檔案管理質(zhì)量得到提高，進(jìn)而使檔案能夠更好的為我們服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 馬靜.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的策略[J].資治文摘（管理版），2010（7）.

第3篇：檔案存檔管理范文

1 高校基建檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案意識不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高校基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重要性認(rèn)識不夠，一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應(yīng)的材料和電子資料。文件材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。

1.2 管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個(gè)部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。

1.3 缺乏檔案專業(yè)人員。基建部門和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。

2 加強(qiáng)高校基建檔案的建議及對策

2.1 加強(qiáng)宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認(rèn)識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項(xiàng)目檔案工作納入基建部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強(qiáng)化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時(shí)跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長，容易遺失基建檔案材料。

2.2 堅(jiān)持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準(zhǔn)確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價(jià)值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可研、評價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建檔案人員就應(yīng)及時(shí)建立檔案。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進(jìn)行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補(bǔ)充圖紙?jiān)斐煽⒐D失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標(biāo)的位置與實(shí)際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準(zhǔn)確性作為合同的一個(gè)附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。

2.3 建立和完善有效的保管機(jī)制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗(yàn)收等階段，階段再按基建程序進(jìn)行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項(xiàng)目二三十盒，大的項(xiàng)目達(dá)七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學(xué)校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時(shí)檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時(shí)，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時(shí)，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時(shí)間，借檔人未還，檔案管理人員要及時(shí)催還，以防丟失。

第4篇：檔案存檔管理范文

［關(guān)鍵詞］檔案管理；存在問題；對策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.037

［中圖分類號］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2013）02-0080-02

檔案管理工作是當(dāng)前血站管理中的一個(gè)重要組成部分，隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著獨(dú)特的重要意義。重視血站檔案管理，科學(xué)地積累完整的檔案資料，是血站服務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。血站發(fā)展的歷程中的原始記錄和權(quán)威憑證，同時(shí)也是血站管理發(fā)展不可分割的重要組成部分。面對日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革，血站檔案管理如何創(chuàng)新，如何適應(yīng)新的形勢，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是醫(yī)療衛(wèi)生戰(zhàn)線檔案工作者所面臨的新任務(wù)、新課題。它將影響和推動醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，同時(shí)，也是醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)保持蓬勃生機(jī)和持久生命力的力量所在。

1　當(dāng)前血站檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理意識不強(qiáng)，檔案利用率不高在檔案收集管理中，部門領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題，認(rèn)識不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（2）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，血站檔案管理分散，缺乏信息資源整體性。由于管理制度的不完善，一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料得不到及時(shí)的收集、整理，有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的利用。

（3）檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。檔案管理工作投入未列入到行政預(yù)算中，同醫(yī)療投入沒有可比性。檔案室用房面積、設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)化管理都嚴(yán)重不足。目前，區(qū)級以下血站及衛(wèi)生社區(qū)服務(wù)中心在檔案管理中存在停留在手工收集、整理、信息量小、不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

（4）檔案管理人員兼職多、素質(zhì)參差不齊。目前，從事血站、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理人員都是兼職人員，缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，這些檔案人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數(shù)職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中，難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。

（5）檔案交接手續(xù)不嚴(yán)格。①檔案交接不及時(shí)，一些血站領(lǐng)導(dǎo)對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)；不親自到場進(jìn)行監(jiān)交指導(dǎo)，把檔案交接當(dāng)做事務(wù)性工作，看成是檔案人員之間的事，有的只是檔案室的鑰匙交接，不實(shí)地進(jìn)行卷中核對。②交接手續(xù)不嚴(yán)密。移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作重要內(nèi)容和基本要求。

2　改善血站檔案管理的對策

2．1　強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段是增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。

設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。根據(jù)血站的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的血站，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，站際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動血站各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

2．2　更新思想觀念

（1）要改變舊的管理模式，樹立新的管理理念。血站檔案管理部門，要努力沖破阻礙創(chuàng)新發(fā)展的思維和理念，改變束縛創(chuàng)新發(fā)展的做法和規(guī)定。把檔案工作放到整個(gè)時(shí)代大背景下來思考，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強(qiáng)檔案工作滲透性，盡快建立適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生改革需求的檔案管理新模式，建立科學(xué)的檔案管理方法和模式，以適應(yīng)衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療的需求。

（2）提高認(rèn)識，做好充分的準(zhǔn)備。管理理念和服務(wù)模式的創(chuàng)新，直接影響著衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療實(shí)際工作效果。作為血站檔案工作者，要緊跟時(shí)代步伐，既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向。電子檔案的出現(xiàn)，信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認(rèn)識、去解決。

（3）轉(zhuǎn)變思想。①從過去的服務(wù)轉(zhuǎn)變成為血站的三個(gè)文明建設(shè)服務(wù)；②從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動開發(fā)檔案信息資源為利用者服務(wù)；③從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９堋⒗谩皟墒肿ァ薄ⅰ皟墒钟病薄?/p>

2．3　創(chuàng)新管理制度

任何管理制度都不可能一成不變，過去的檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，甚至成為前進(jìn)路上的障礙。在目前采用電腦信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，一些單位還在投入大量精力，編制日常工作中幾乎沒有用處的卡片檢索工具，這些具體實(shí)際問題，都應(yīng)該隨著時(shí)代進(jìn)步而加以改革創(chuàng)新。要廣泛應(yīng)用檔案管理信息軟件，從繁重的工作中解脫出來，在不涉及單位機(jī)密、不影響個(gè)人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2．4　創(chuàng)新管理手段

為適應(yīng)社會信息對檔案工作的新要求，檔案部門應(yīng)在繼承傳統(tǒng)管理方式科學(xué)成分的同時(shí)，積極采納和吸收國內(nèi)外先進(jìn)的管理手段和方法，與時(shí)俱進(jìn)，積極突破與時(shí)展不相適應(yīng)的工作理念和工作模式。在實(shí)際工作中，可以采用目標(biāo)管理、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式和措施，加強(qiáng)血站檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員素質(zhì)和工作效率、調(diào)動檔案工作人員積極性，從而促進(jìn)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前形勢，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展服務(wù)。在實(shí)行檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式、方法的同時(shí)，要根據(jù)檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展和認(rèn)識水平的提高，及時(shí)調(diào)整檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)的總體布局，及時(shí)修訂目標(biāo)條款要求，賦予目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)以新的內(nèi)容，進(jìn)一步優(yōu)化目標(biāo)管理體系，完善業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)更具生機(jī)與活力。

2．5　創(chuàng)新服務(wù)方式

血站檔案工作者要在實(shí)際工作中尋求機(jī)遇，在服務(wù)上，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理。充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢，進(jìn)行科學(xué)整合。

2．6　創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

（1）血站的檔案工作人員要根據(jù)本部門檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對象，按照有關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時(shí)完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價(jià)值的檔案，不斷擴(kuò)展檔案門類，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。構(gòu)造和完善涵蓋血站各個(gè)部門或者其中數(shù)個(gè)部門的電子數(shù)據(jù)庫，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、資源共享。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)筑一個(gè)檔案信息查詢平臺，使檔案查詢更加便利，并且不受時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路查詢、遠(yuǎn)程查詢，變實(shí)物檔案室為虛擬電子檔案室等。

（2）要在檔案質(zhì)量上下功夫，樹立精品意識、特色意識。要有針對性地收集有保存價(jià)值并具有地方特色的檔案，使檔案部門真正成為血站各項(xiàng)工作的信息來源和決策助手。

主要參考文獻(xiàn)

第5篇：檔案存檔管理范文

1、各行政村應(yīng)設(shè)立專門檔案室和保管檔案的櫥柜，對本村檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2、行政村檔案管理員原則上由各村文書兼任，除檔案管理員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案室。

3、村檔案室應(yīng)具備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等相關(guān)條件。

4、村檔案管理人員應(yīng)每季度對室藏檔案進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查核對工作，做到賬物相符。

二、行政村文件材料立卷歸檔制度

1、凡村黨支部、村民委員會及所屬單位在工作活動中形成的，具有查考保存價(jià)值的各種文件材料，都應(yīng)歸檔保存。

2、列入歸檔范圍的各類文件材料應(yīng)按要求及時(shí)向村檔案室移交歸檔，重要文件材料應(yīng)在形成的當(dāng)天移交，任何組織和個(gè)人不得隨身攜帶或據(jù)為己有。

3、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案制成材料應(yīng)符合檔案長期保管的要求。

4、文件材料歸檔時(shí)，交接雙方應(yīng)在清點(diǎn)完畢后辦理移交手續(xù)并在移交清冊上簽字。

三、行政村檔案借閱利用和保密制度

1、村級檔案一般不提供對外借閱，確需借閱的需經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并填寫《檔案查閱利用登記簿》。

2、除國家法律法規(guī)另有規(guī)定外，外單位人員借閱或查閱有密級和涉及村民隱私的檔案，需村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

3、檔案借閱人必須愛護(hù)檔案，并遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得損害國家、社會、集體和村民的合法權(quán)益。對破壞檔案或造成檔案泄密的，按國家有關(guān)法律法規(guī)予以處罰。

四、行政村檔案鑒定銷毀制度

1、對已到保管期限的檔案，由村兩委聯(lián)席會進(jìn)行鑒定；對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后予以銷毀。

2、村級財(cái)務(wù)檔案銷毀前，需經(jīng)村賬鎮(zhèn)中心和鎮(zhèn)財(cái)政所共同審核，查明無誤并簽字后，通知所在村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。

3、檔案銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上同時(shí)在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀清冊應(yīng)歸檔并永久保存。

4、檔案銷毀清冊應(yīng)并逐份登記每份文件的標(biāo)題、文號、制發(fā)單位、形成時(shí)間等信息。

五、行政村檔案管理責(zé)任追究制度

出現(xiàn)下列行為的，將根據(jù)情節(jié)輕重，對現(xiàn)任人進(jìn)行批評教育或其他相應(yīng)處理；構(gòu)成犯罪的，按法律規(guī)定追究刑事責(zé)任：

1、損毀、丟失或擅自銷毀檔案的；

2、擅自提供、抄錄、復(fù)制保密檔案的；

3、將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、材料據(jù)為己有，拒絕歸檔的；

4、涂改、偽造或出賣、轉(zhuǎn)讓檔案的；

第6篇：檔案存檔管理范文

一、企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（一）企業(yè)檔案管理工作的制度有待完善

新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作復(fù)雜化程度逐漸加深，隨之而來的工作強(qiáng)度也逐漸加大，檔案管理制度的不完善在一定程度上降低了企業(yè)檔案利用效率，制定科學(xué)適用的檔案管理制度對提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益也有著不容忽視的作用。

檔案管理的制度化、規(guī)范化是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。在檔案管理制度方面，結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，應(yīng)制定行之有效的“三合一制度”并隨著企業(yè)發(fā)展不斷完善、補(bǔ)充、修改；從各類檔案的收集、鑒定、分類整理到檔案的統(tǒng)計(jì)、保管、服務(wù)利用等方面進(jìn)行全方位的管理。但在實(shí)際工作中，有的企業(yè)在檔案管理方面沒有制定科學(xué)合理的檔案管理制度，或者制定了檔案管理制度卻又沒有執(zhí)行到位，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。

（二）企業(yè)檔案管理的手段與方法落后

我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀還是處于一個(gè)相對落后的狀況，企業(yè)檔案管理工作主要還是依靠人工手工作業(yè)的方式。企業(yè)進(jìn)行檔案歸檔一般是由檔案工作人員手動進(jìn)行文卷的歸檔，利用普通辦公軟件進(jìn)行手動編目，檔案管理軟件普及率不高。這種檔案管理的工作方式浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，大大降低了企業(yè)檔案管理工作效率。此外，由于多數(shù)企業(yè)主要傾向?qū)嶓w經(jīng)濟(jì)建設(shè)，對于沒有明顯產(chǎn)出的檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作力度不夠，意識不強(qiáng)，也是造成檔案管理工作流于形式的一個(gè)重要因素。

（三）檔案管理信息化問題

企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能緊跟檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

二、加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的途徑

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作制度

現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)都是在過去實(shí)踐基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，有的已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)行的檔案管理。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作必須投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，為企業(yè)增加效益服務(wù)；現(xiàn)有企業(yè)在產(chǎn)權(quán)關(guān)系，組織機(jī)構(gòu)形式、管理體制、經(jīng)營管理方式等方面都發(fā)生了深刻的變化，這就要求企業(yè)檔案管理工作者必須適應(yīng)這種變化，必須用創(chuàng)新思維來修訂和完善企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，采取多種不同的管理方式和手段做好企業(yè)檔案管理工作。

（二）規(guī)范檔案管理思路，做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)要以提高創(chuàng)新意識、提升創(chuàng)新能力、激發(fā)創(chuàng)新活力、規(guī)范創(chuàng)新行為、增強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展后勁為總目標(biāo)，關(guān)注創(chuàng)新、思考創(chuàng)新、參與創(chuàng)新，按照檔案管理工作科學(xué)化管理規(guī)范的嚴(yán)格要求，不斷開展自測自評，隨查隨糾。對企業(yè)重要營運(yùn)管理活動、重要業(yè)務(wù)推廣、重點(diǎn)工程項(xiàng)目的“三重”檔案加強(qiáng)跟蹤整理、及時(shí)歸檔，為開展檔案創(chuàng)新編研做足充分準(zhǔn)備；精選極具代表性和專業(yè)性的檔案材料，結(jié)合企業(yè)新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富室藏資源，為開展檔案創(chuàng)新編撰工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化

企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開展的手段，在企業(yè)檔案管理過程中，檢查和考核工作很容易被忽視，卻是對檔案管理監(jiān)督工作最行之有效的手段。各企業(yè)應(yīng)結(jié)合我國檔案管理的需求，制定出一套適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的考評標(biāo)準(zhǔn)。對這些標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)做到考慮周詳，留足補(bǔ)充修改的空間，并對各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)做出詳細(xì)的解釋。同時(shí)，也需要完善企業(yè)檔案管理檢查和考評制度，將檔案管理部門檢查和考評工作做為企業(yè)內(nèi)部管理工作考評的一個(gè)參考依據(jù)。

（四）依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

第7篇：檔案存檔管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；FoxPro； 檔案工作

高校是培養(yǎng)專業(yè)化高級人才的主要機(jī)構(gòu)，是提高學(xué)生綜合素質(zhì)，適應(yīng)社會各種需要的培養(yǎng)基地。高校學(xué)生檔案管理工作是高校基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，也是國家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學(xué)生檔案記錄著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和主要社會實(shí)踐等活動，它是學(xué)校考察、教育和培養(yǎng)人才的數(shù)據(jù)庫，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)。在新形勢下， 高校學(xué)生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準(zhǔn)確、完整地提供高校學(xué)生的信息，以便用人單位從大學(xué)畢業(yè)生檔案中獲得大學(xué)生在情商、誠信、創(chuàng)新能力等諸多方面的信息，促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理多由手工進(jìn)行收集、整理、分類、保存，耗時(shí)費(fèi)力，效率低，而且檔案在調(diào)入調(diào)出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發(fā)展的新形勢下，要求檔案管理做到電子、紙質(zhì)同步，高校學(xué)生檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)、出國及再深造等許多方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化已經(jīng)成為檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。筆者根據(jù)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題，對高校學(xué)生檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，供同行參考。

一、 高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題

1. 高校學(xué)生檔案內(nèi)容不完整、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄  高校學(xué)生檔案包括學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)情況

記載，主要包括學(xué)習(xí)成績方面、政治表現(xiàn)方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學(xué)通知書存根、派遣證存根，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)課程成績表，獎學(xué)金鑒定材料，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)（黨）申請書，黨團(tuán)組織社會調(diào)查證明，學(xué)生獎懲材料，畢業(yè)生登記表等等。大學(xué)生檔案是人才信息的重要組成部分，大學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容將成為學(xué)生個(gè)人的終身檔案。它必須做到相對準(zhǔn)確、齊全、完整。能充分記載大學(xué)生在校期間的生活經(jīng)歷、思想品德、政治作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績等重要信息，能全面反映出大學(xué)生在校期間的各方面情況。

目前，我國還沒有專門的檔案管理法規(guī)，也沒有統(tǒng)一的高校學(xué)生建檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，這就使得高校學(xué)生檔案管理相對混亂，有的學(xué)校把大學(xué)生檔案存放在校綜合檔案室進(jìn)行綜合管理的；有的學(xué)校則把大學(xué)生檔案存放在各個(gè)院系實(shí)行分散管理。由于管理不規(guī)范，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，學(xué)生本人對自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，如學(xué)生檔案材料內(nèi)容不夠完整，收集不夠準(zhǔn)確、及時(shí)，漏蓋章或缺成績單等問題，一些能全面反映學(xué)生個(gè)人的知識結(jié)構(gòu)、創(chuàng)業(yè)實(shí)踐、參與創(chuàng)業(yè)活動的證明等各種材料包括各種英語考試的成績及證書、計(jì)算機(jī)等級證書、心理測試成績、助學(xué)貸款及還貸等誠信材料都沒有歸檔，影響了學(xué)生檔案的完整性。

2.檔案管理制度不夠完善 

目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程、學(xué)生檔案傳遞工作規(guī)定、學(xué)生檔案室崗位責(zé)任制等規(guī)章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心決定檔案管理水平。

3.檔案管理技術(shù)陳舊落后，信息化相對滯后 

我國高校檔案建設(shè)投入不足，目前還沒有一套統(tǒng)一規(guī)范的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大多數(shù)高校學(xué)生檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段解決高校學(xué)生檔案管理問題的能力。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高 

大多數(shù)高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機(jī)會參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高。

二、做好高校學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)檔案管理，建立高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度 

高校檔案管理應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過“法規(guī)”來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識，從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則。如學(xué)生檔案收集制度、學(xué)生檔案保存制度、學(xué)生檔案調(diào)入調(diào)出制度等，以準(zhǔn)確、客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)為指導(dǎo)原則，及時(shí)全面地收集各種充分反映學(xué)生全貌的材料，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔 

高校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施,通過各種渠道加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、大學(xué)生充分認(rèn)識到學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認(rèn)識到檔案在就業(yè)中的重要作用，充分認(rèn)識到學(xué)生檔案是將來政審、入黨、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、出國、考研等很多方面的重要依據(jù)。對檔案涉及到的資料必須做到及時(shí)收集和有效整理。建檔工作是從大學(xué)生被錄取時(shí)就要做好，然后再根據(jù)學(xué)生的專業(yè)，按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、整理有關(guān)的材料，即時(shí)存檔。檔案管理工作者還要根據(jù)時(shí)展的要求，隨時(shí)向各相關(guān)的職能部門索取、征集。及時(shí)收集學(xué)生各個(gè)階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，將檔案材料收集的責(zé)任落實(shí)到人。可以以班級為單位設(shè)置兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，協(xié)助輔導(dǎo)員做好檔案管理工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，同時(shí)也有助于檔案管理意識的提高。檔案材料要經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后再及時(shí)送交檔案室。要加強(qiáng)檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。

3. 擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍 

多渠道及時(shí)收集高校學(xué)生信息，為學(xué)校和用人單位提供全面系統(tǒng)地綜合評價(jià)學(xué)生的檔案內(nèi)容，有必要擴(kuò)大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學(xué)生的完整成長過程和素質(zhì)、能力等方面的全貌，學(xué)校管理部門和用人單位對畢業(yè)生全面準(zhǔn)確的了解比較困難。因此，要擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學(xué)生在校期間的主要信息。包括大學(xué)生的學(xué)歷材料、黨團(tuán)材料、素質(zhì)培養(yǎng)、實(shí)踐技能、身心健康五個(gè)方面內(nèi)容。力爭做到檔案材料真實(shí)反映學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展特征，更好地服務(wù)于學(xué)校的教育改革，更有利于學(xué)生管理工作和將來的就業(yè)。根據(jù)當(dāng)前社會的要求，建議增加下列內(nèi)容。

（1）學(xué)生的誠信記錄。誠實(shí)守信是學(xué)生最最基本的道德修養(yǎng)。學(xué)生信用記錄將做為學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，學(xué)生在校期間誠實(shí)守信方面材料能準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。培養(yǎng)學(xué)生將誠信當(dāng)成自然的行為，成為自己的內(nèi)在需要。

（2）創(chuàng)新的潛能。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)成績，還要善于發(fā)現(xiàn)、記錄與評價(jià)學(xué)生將來可能的發(fā)展?jié)撃埽貏e關(guān)注大學(xué)生科技創(chuàng)新活動及學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力。

（3）情商記錄。“智商決定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業(yè)發(fā)展的重要信條。現(xiàn)代社會已經(jīng)非常注重個(gè)人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質(zhì)。建立學(xué)生的情商記錄檔案，對于準(zhǔn)確分析學(xué)生的個(gè)性特征、促進(jìn)學(xué)生健康成長有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.建立高校檔案管理數(shù)字化平臺,實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化 

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用的不斷發(fā)展，使用信息化、網(wǎng)絡(luò)化手段解決學(xué)生檔案管理的問題已是形勢所需。目前，各高校還沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，有的自主開發(fā)了自動化檔案管理系統(tǒng)，有的還仍采用傳統(tǒng)的手工操作。如2007年，海南大學(xué)應(yīng)用科技學(xué)院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數(shù)據(jù)庫自主開發(fā)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案管理工作的電子化處理。該系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的查詢功能和數(shù)據(jù)分析等功能實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優(yōu)勢，提高了學(xué)生檔案信息管理的高效性和準(zhǔn)確性。Visual FoxPro是基于局域網(wǎng)環(huán)境的中、小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，支持“結(jié)構(gòu)化查詢語言”(SQL)命令和函數(shù)[8-9]。具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理功能，容易實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理中的各項(xiàng)功能，但目前僅能在本校局域環(huán)境下使用。建議大學(xué)要研制開發(fā)適合學(xué)校學(xué)生教育管理需要的統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲信息與相關(guān)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理，方便學(xué)生檔案的管理、網(wǎng)上查閱和其它方面的利用，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)  應(yīng)采取多種形式加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn),在崗繼續(xù)教育,積極參加各種全國性的檔案專業(yè)會議和各種培訓(xùn)學(xué)習(xí), 加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感,提高檔案管理人員的專業(yè)水平、外語水平、計(jì)算機(jī)操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使大學(xué)生檔案管理高效、規(guī)范、有序、準(zhǔn)確、完整。

參考文獻(xiàn)：

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第8篇：檔案存檔管理范文

1 教學(xué)檔案管理存在的問題

1.1 教學(xué)檔案不完整

一所學(xué)校比較完整的教學(xué)檔案應(yīng)該包括：開設(shè)專業(yè)可行性方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)研究、實(shí)訓(xùn)教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)總結(jié)、教案、考試題庫、考試成績以及學(xué)籍管理、學(xué)生教育管理、學(xué)生變動情況統(tǒng)計(jì)、新入學(xué)生和畢業(yè)生名冊、畢業(yè)生反饋等方面的內(nèi)容。據(jù)了解，目前各類學(xué)校教學(xué)檔案的收集整理，都不同程度存在以下問題。

1.該形成的文件沒有形成。按經(jīng)驗(yàn)隨意上課已成為某些“老”教師的習(xí)慣，覺得沒有必要編寫課目新課標(biāo)、擬寫教學(xué)進(jìn)度、編寫教案、教材分析等教學(xué)文件；學(xué)期教學(xué)總結(jié)時(shí)，往往是開個(gè)會，大致談一談，作作簡單的記錄；對新開辦專業(yè)，在師資、場地、設(shè)備等辦學(xué)條件論證方面，常常是幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)坐下來議一議，沒有形成書面的可行性報(bào)告；畢業(yè)實(shí)習(xí)材料，實(shí)訓(xùn)教學(xué)管理方面材料很多都沒有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無法歸檔。

2.文件在運(yùn)行中流失。上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、招生、表彰決定、教育教學(xué)管理等文件，往往在業(yè)務(wù)部門辦理的過程中，傳來傳去傳丟了。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或處室主任收到或開會帶回的文件材料：規(guī)范學(xué)籍材料、實(shí)施素質(zhì)教育督導(dǎo)評估報(bào)告、校園安全管理、教學(xué)質(zhì)量目標(biāo)考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒有及時(shí)歸檔，最后材料丟失。

3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實(shí)施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學(xué)術(shù)上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會議材料、教師參加教學(xué)研討會、交流會帶回的材料，多數(shù)留在個(gè)人手中沒有歸檔。如教師為了出一份質(zhì)量較高的試卷，認(rèn)真研究新課標(biāo)，鉆研教材，花了很多時(shí)間，等學(xué)生考完試后，考卷也一起流失，出現(xiàn)無法補(bǔ)救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案，在授課的過程中，教師為了促進(jìn)課標(biāo)新理念與教學(xué)實(shí)踐的結(jié)合，補(bǔ)充了很多典型案例，這樣的教案對今后很有利用價(jià)值。可教師檔案意識不強(qiáng)，不肯交檔案室存檔，時(shí)間一久當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>

4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內(nèi)形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。

5、學(xué)生殘留檔案未歸檔。學(xué)生的檔案是隨著升學(xué)時(shí)，被錄取學(xué)校提著的。但有一部分學(xué)生沒能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學(xué)校，等需要時(shí)再提著。可有的學(xué)校沒把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時(shí)間一久，學(xué)生又沒來拿，就處理了，造成有的學(xué)生拿不到檔案，不能提職提薪。

1.2 教學(xué)檔案不準(zhǔn)確

1.有的教師制定的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度純粹是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門的檢查，在實(shí)際教學(xué)過程中根本不按原計(jì)劃、進(jìn)度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計(jì)劃既不準(zhǔn)確也不真實(shí)。如以往“傳授型”教師已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)課改的需要，課改需要的是“研究型學(xué)者式”的教師。教師是在教學(xué)實(shí)踐中不斷成長成才的。如果教師在教學(xué)過程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標(biāo)強(qiáng)調(diào)的上下結(jié)合，強(qiáng)調(diào)問題從實(shí)踐中來，在實(shí)踐中研究，在實(shí)踐中解決，在實(shí)踐中提升相脫離。

2.教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)進(jìn)度一般只是預(yù)設(shè)而已，在教學(xué)實(shí)施過程中往往還需考慮到專業(yè)特點(diǎn)與學(xué)生素質(zhì)等問題，對計(jì)劃、進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充，但往往沒有把這些變化情況記錄下來，或記錄不詳，最后無法提供利用。

3.教學(xué)管理及學(xué)生管理方面的臺帳記錄沒有建立或做得不認(rèn)真。如學(xué)生基本情況統(tǒng)計(jì)，對學(xué)生獎懲、成績、評語記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒有記錄。這些材料往往要等到學(xué)校評估或上級檢查時(shí)，才匆忙進(jìn)行“補(bǔ)課”，這種應(yīng)付檢查補(bǔ)做的記錄，往往與實(shí)際情況不相符合，提供不了真實(shí)的價(jià)值。

1.3 載體材料不規(guī)范

1.教師在編寫教案、授課計(jì)劃、撰寫總結(jié)、填寫學(xué)生成績、學(xué)生名冊、學(xué)籍評語等材料時(shí)，常常用復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學(xué)籍評語上記載著林XX學(xué)生在校年年都是班干部、三好生、成績優(yōu)秀，尊紀(jì)守法等等。若干年后，這位學(xué)生成了才，回母校想看看當(dāng)年自已在校情況，可提供的是一份當(dāng)年用圓珠筆書寫的，現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。

2.表格和表冊不統(tǒng)一，制作材料五花八門，既影響案卷質(zhì)量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫、有的表格豎著寫。

2 加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作

2.1 提高認(rèn)識

加大《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識，是解決教學(xué)檔案完整性與準(zhǔn)確性的根本前提，尤其是專業(yè)教師的檔案意識最為重要。

教師是教學(xué)活動的指導(dǎo)者和組織者，在教學(xué)中占主導(dǎo)地位。大量的教學(xué)文件形成于教師手中，是他們長期積累，甚至耗費(fèi)畢生精力與心血的結(jié)晶，珍愛有加，自我保存得相當(dāng)好，舍不得交出來，這是完全可以理解的。因此，對教師要做深入細(xì)致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學(xué)檔案的重要性以及教學(xué)檔案流失所造成的巨大損失，通過宣傳，讓他們明白檔案資源是一項(xiàng)社會財(cái)富，每個(gè)公民都有保護(hù)的義務(wù)與利用的權(quán)利，使之認(rèn)識到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門，才能得到最安全的保存。同時(shí)，要讓他們認(rèn)識到，建立教學(xué)檔案是做好學(xué)校管理工作的一項(xiàng)基本要求，是學(xué)校尊重知識，尊重人才的表現(xiàn)；把教師勞動成果作為學(xué)校歷史財(cái)富保存起來甚至永遠(yuǎn)地流傳下去，是學(xué)校對教師關(guān)懷和尊重。

2.2 超前控制，嚴(yán)格審核

教學(xué)檔案是由教學(xué)活動中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來，沒有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無水之渠”，缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，只有對文件材料形成進(jìn)行超前控制，對檔案收集進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確。

1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。

教務(wù)處（室）和政教處（室）是重要的教學(xué)督導(dǎo)和學(xué)生安全管理部門，所有的教學(xué)文件均在這里形成。因此，這兩個(gè)部門應(yīng)克服重教育教學(xué)、輕檔案材料收集的現(xiàn)象，把教學(xué)文件的形成、收集工作納入教育教學(xué)管理之中，依靠管理來規(guī)范教學(xué)文件材料的形成并轉(zhuǎn)化為檔案。學(xué)校檔案部門應(yīng)在每學(xué)期初，將《歸檔通知書》發(fā)放到這兩個(gè)處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導(dǎo)。教務(wù)處重點(diǎn)抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教材要收集匯總，審查修改報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)、交付打印成冊，然后將定稿和原稿歸檔。同時(shí)，對尚不會編寫教學(xué)計(jì)劃、進(jìn)度的“老”教師，進(jìn)行幫助、指導(dǎo)。第二，定期開展教案、論文評比活動，既活躍學(xué)術(shù)氣氛，交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計(jì)劃、進(jìn)度的執(zhí)行與變化情況，及時(shí)找出“失真”部分，責(zé)成有關(guān)人員修訂、補(bǔ)充、歸檔。第四，抓好各學(xué)科考試內(nèi)容（包括空白試卷、標(biāo)準(zhǔn)卷、質(zhì)量分析、考試成績等）與教學(xué)總結(jié)形成文件的收集歸檔。第五，建立學(xué)生基本情況登記、學(xué)籍變動登記、獎懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎成果等材料要有通報(bào)文件，個(gè)人獎狀要有復(fù)印件及聲像材料，針對學(xué)籍檔案形成周期長，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點(diǎn)，要注重不間斷的積累，待學(xué)生畢業(yè)時(shí)歸檔。政教處（室）應(yīng)將學(xué)生在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動中，如加強(qiáng)學(xué)生安全教育，請校外輔導(dǎo)員進(jìn)行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時(shí)收集歸檔， 為使教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計(jì)制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊分發(fā)有關(guān)人員使用。

2.嚴(yán)把材料審核關(guān)

統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)材料的的收集時(shí)間，根據(jù)學(xué)校工作周期的特點(diǎn)，教學(xué)材料一般一學(xué)期一匯總，一學(xué)年一歸檔，教學(xué)方面的材料交由教務(wù)處匯總，學(xué)生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時(shí)要“三看”：一看檔案材料項(xiàng)目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫清楚；二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)；三看材料內(nèi)容與實(shí)際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時(shí)采取措施，責(zé)任糾正，及時(shí)排除材料中的“水分”和“雜質(zhì)”，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認(rèn)可的材料不能歸檔。

2.3 建立與完善考核及獎勵(lì)機(jī)制

學(xué)校檔案人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真負(fù)責(zé)地將本校形成的教學(xué)文件、材料及時(shí)收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學(xué)文件、材料的散失。學(xué)校要把檔案管理納入學(xué)校工作的年度考核。各部門及有關(guān)人員檔案工作做得好壞，均由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)考核，根據(jù)年度歸檔率予以評分，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，做為年度考核的一項(xiàng)依據(jù)。（1）鼓勵(lì)教師有計(jì)劃地編寫教材，對于優(yōu)秀的材料應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟?lì)；（2）獎勵(lì)教學(xué)文件形成完整、準(zhǔn)確又執(zhí)行好的教師和教學(xué)人員；（3）獎勵(lì)教師上交個(gè)人在非職務(wù)活動中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎勵(lì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并取得成績的檔案員。

總之，把教學(xué)活動中形成的能夠反映教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理、教學(xué)措施、教學(xué)研究、教學(xué)總結(jié)及教師教學(xué)水平等文件材料，齊全完整的收集起來，規(guī)范化的整理好，科學(xué)的管理好，為教學(xué)管理服務(wù)，是檔案法律法規(guī)的基本要求，是提高教學(xué)水平的基本需要，也是教職員工應(yīng)盡的基本職責(zé)。

第9篇：檔案存檔管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案 信息安全 基本原則

前言：

電子檔案信息的安全主要是保護(hù)檔案核心內(nèi)容的安全，主要指保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)文件、檔案數(shù)據(jù)的完整、有效以及合法性，并保護(hù)其不受到破壞、修改以及泄露和竊取等。由于我國的電子檔案系統(tǒng)正處于建設(shè)的初級階段，有很多尚未完善的工作需要進(jìn)一步的處理，因此，加強(qiáng)電子檔案信息安全管理工作，具有重要的意義。

一、 現(xiàn)階段我國電子檔案管理中存在的問題

1． 缺少相應(yīng)的電子檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，我國的檔案信息安全工作的進(jìn)行還處在初級階段，其體系的建立還有很長的一段路要走。隨著科技進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)檔案信息化和數(shù)字化進(jìn)行到一定程度的時(shí)候，電子檔案就會大量的產(chǎn)生，因此，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是當(dāng)務(wù)之急，必須將其安排到檔案部門的議事日程上來。然而，目前許多檔案部門沒有意識到制定電子檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)的重要性，而更加注意檔案部門設(shè)備的配置工作以及網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等，忽視了安全管理標(biāo)準(zhǔn)的建立，保障電子檔案信息的安全就變得困難重重。

2. 電子檔案信息的存儲設(shè)備并不完善

現(xiàn)階段很多電子檔案中的信息都以硬盤的形式作為存儲的方式，然而隨著電子檔案數(shù)量的進(jìn)一步增加，為了更加有力的保護(hù)各種信息的安全，就要充分考慮到提高保存檔案的信息的方法和途徑，同時(shí)也要進(jìn)行先進(jìn)的存儲載體的研發(fā)工作。然而現(xiàn)階段有很多檔案管理的工作都缺少規(guī)范化的管理，在信息的存儲方法上也需要進(jìn)一步的改進(jìn)，以加強(qiáng)檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，使它們適應(yīng)改革開放以來的新形勢發(fā)展和需要。

3. 檔案管理人員缺少相應(yīng)的技術(shù)管理手段

由于檔案管理人員的復(fù)雜性，有些工作人員的文化程度較低，專業(yè)知識過于老化，有些檔案管理人員缺少計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力，檔案管理工作中的這些問題制約了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。還有些地區(qū)的檔案管理工作者對于自身工作中所面臨的挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，總是滿足于自己的工作現(xiàn)狀，對所掌握的知識也沒有更新的需要，缺乏實(shí)際應(yīng)用的動力。再加之缺少標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的體系建設(shè)和缺乏統(tǒng)一的長遠(yuǎn)規(guī)劃，所做的工作就難以獲得廣泛的認(rèn)同，也無法發(fā)揮導(dǎo)向的作用。

二、影響電子檔案信息安全的主要因素

1.電子檔案信息的安全受到自然環(huán)境因素的影響

電子檔案的信息安全首先受到自然環(huán)境的影響，例如自然災(zāi)害的影響對電子檔案信息來說是毀滅性的打擊，很多檔案的載體和硬件設(shè)備遭到了破壞，電子檔案信息的內(nèi)容也就被破壞了。同時(shí)，電子檔案載體的自然老化也威脅到電子檔案信息的安全。存放電子檔案載體的環(huán)境因素包括空氣質(zhì)量、溫濕度控制、防光、防塵的措施等也是影響電子檔案信息安全的重要因素。此外，社會大環(huán)境下能建立起來的電子檔案信息安全規(guī)范，也是為電子檔案信息的安全提供保護(hù)。

2. 電子檔案信息的安全受到理論方面的影響

理論的作用是從實(shí)踐中來并能指導(dǎo)實(shí)踐，為實(shí)踐指引前進(jìn)的方向。在先進(jìn)理論的指導(dǎo)下，電子檔案的實(shí)踐性就會取得較好的成果，因此理論水平的高低會影響著現(xiàn)實(shí)中安全保護(hù)措施的高低。很多在現(xiàn)實(shí)中遇到的一些問題也需要從理論上加以進(jìn)一步的研究和探討，然而由于電子檔案信息安全領(lǐng)域的研究尚未出現(xiàn)合理的管理規(guī)則，其理論水平也落后于實(shí)踐，無法滿足實(shí)踐中的需要。管理在電子檔案的安全保障中起著制約的作用，因此，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能保證電子檔案信息的安全性。

3. 電子檔案信息的安全受到技術(shù)因素的影響

技術(shù)也是影響電子檔案信息安全的關(guān)鍵性因素。在電子檔案信息所運(yùn)行的過程中，安全保障技術(shù)對電子檔案的安全起著支撐的作用。安全保障技術(shù)既可以保證檔案信息的安全流轉(zhuǎn)，同時(shí)抵制非法用戶的侵入以及保護(hù)電腦不受病毒的入侵等功能，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展程度對目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案信息安全有著十分顯著的作用，同時(shí)在電子檔案信息長期保存的過程中，隨著技術(shù)的變遷和安全信息平臺的升級，新舊軟件的不兼容性也會導(dǎo)致檔案信息的缺損現(xiàn)象。

三、電子檔案信息安全建設(shè)的基本原則

1. 電子檔案信息安全建設(shè)的系統(tǒng)性原則

根據(jù)電子檔案信息自身的特點(diǎn)以及對安全的需求，有必要建立一個(gè)完整的系統(tǒng)安全保障體系，對已經(jīng)存在的電子檔案信息進(jìn)行永久的保存和系統(tǒng)地保護(hù)。電子檔案信息的安全保障系統(tǒng)是一個(gè)較為全面的體系，涉及到電子檔案的保存和管理工作，只有建立一個(gè)涵蓋電子檔案信息的目標(biāo)體系、程序體系以及技術(shù)方法體系，才能真正實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的安全保障的目標(biāo)。

2. 電子檔案信息安全建設(shè)的適度保護(hù)的原則

適度保護(hù)原則是指的電子檔案信息在失去價(jià)值之前就要受到相應(yīng)的保護(hù)，各種信息被保護(hù)的程度與它們自身的價(jià)值是一致的。適度保護(hù)原則要對不同價(jià)值的電子檔案信息采取不同強(qiáng)度的保護(hù)措施。然而，由于大量的電子檔案信息的存在，我們無法讓每個(gè)檔案信息都受到最強(qiáng)的保護(hù)措施，因而只要對眾多的電子檔案信息進(jìn)行分類和分級的整理，讓它們在電子檔案信息安全保障體系中找到適合自身的位置。

3.電子檔案信息安全建設(shè)的便利性原則

電子檔案信息安全的便利性原則就是指要在檔案機(jī)密性得以保障的前提情況下，盡量使合法用戶在使用電子檔案信息時(shí)能夠更加方便和快捷，不必必須通過層層“突破”才能找到所需要的檔案信息，從而挫傷檔案信息用戶使用電子檔案的積極性。此外，由于任何事物都在不停的運(yùn)動與發(fā)展過程中，電子檔案信息安全也要經(jīng)歷一個(gè)動態(tài)的過程，必須用運(yùn)動和發(fā)展的眼光來看待電子檔案的安全性。

總之，由于時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，更多的電子檔案會出現(xiàn)并應(yīng)該受到相應(yīng)的保護(hù)，使其真正的留下歷史的印記，為我們的工作和生活提供更多的幫助。

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