檔案存檔管理精選(九篇)

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第1篇：檔案存檔管理范文

對于當前檔案的管理制度來說，最主要的是加強對檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學業(yè)事業(yè)的項目工作憑證。檔案是所有信息的主要來源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發(fā)做基本的準備。本文就從檔案的重要性和當前檔案管理中存在的問題做了簡單的敘述，并就問題的出現提出了有建設性的建議。

一、檔案管理的重要性

檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產物。在不同世紀中充當著人類記憶的存檔器。中國五千多年的文化史是借助檔案傳承下來的，所以說做好檔案的管理工作對于人類發(fā)展的文明史來說是至關重要的。檔案在各個不同的年代起到一個承上啟下的作用。我們可以通過對檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實，了解中國博大精深的文化發(fā)展過程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個人的成長經歷，或者說主要的學歷、工作經驗等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡史，記錄時代變遷的過程。在一定意義上檔案是當前來說最為寶貴的無形資產。作為無形資產存在的另一種形式，它也在為資產的增值、保值、維護起到重要的法律憑證作用。

檔案管理的工作性質主要是機密性、政策性、專業(yè)性等。對于各級的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識到檔案安全的重要性。檔案存在的性質是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會活動中貢獻的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現實社會活動中的檔案是歷史存在的依據，，并且是有法律性質的存在體。在這一層面上不同于其他學術性的文獻。參考作用體現在檔案作為一種歷史的依據是最重要的基本存在證明。每一時期的檔案都記錄時代的人物、實踐活動、風俗人情等，從不同的層度記錄了實踐活動的深度。向人們呈現一個真實的認識自然、改變自然的經驗和事件。

二、檔案管理工作中存在的困境

當前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個方面：

第一、檔案管理意識不強、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說人力資源市場檔案管理部的人才多是沒有經過專業(yè)技能的培訓而直接上崗的。所以說工作人員對檔案的管理意識不夠強、收集檔案的概念薄弱。對檔案的及時收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對檔案及時的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。

第二、部分地區(qū)和企業(yè)對檔案的管理重視度不夠高。長久以來，部分地區(qū)對檔案的管理意識不夠強，企業(yè)對檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認為檔案的管理只是簡單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識也造成很多人認為的只要做好檔案的存放工作就能應付對外的查檔、外調行動了。

第三、檔案管理的外部條件不完善。當前對檔案的管理工作并沒有進入到真正的重視，基本的管理設備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。

三、檔案管理中解決問題的方法

1、把檔案管理人員的素質提高。首先要對干部的檔案建設工作進行隊伍建設，并選擇安全可靠、作風嚴謹、有責任心的工作人員來從事有關的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對管理人員進行專業(yè)培訓，再就是對他們從政治上、行為上進行教育和培養(yǎng)。在實際的生活和工作中關心員工，從另一方面鼓勵他們的工作積極性。檔案管理的妥當與否與他們的工作態(tài)度有很大的關系。作為工作中有建設性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對自身專業(yè)性質進行考量。通過不同的方式在增強自己的學習主動性。最后從自學、參與培訓等方式加強自身的管理素質，對檔案管理中的各個環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。

2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對檔案的功能做了全新的定位。一是要對檔案原有的功能進行分析、保留、升華，使其記錄的內容夠全面、真實、可靠。二是對檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務要求中去，為把單位的服務功能完善好而努力。

3、建立健全的檔案管理制度。當前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關部門要對制度的制定體現出合理的需求性、科學可見性。企業(yè)內部對檔案的管理規(guī)定，必須按照實際的情況來規(guī)范，以適應企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現出制度對檔案管理簡約、得當、可操作。然后是堅持制度的雙向標準約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領導受到制度的管理。

4、采用現代化的手段管理檔案。時代的發(fā)展是現代化的，隨著信息化時代的趨勢迅猛而來，我們在對檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運用新的科技手段對檔案進行管理，從而提高工作效率和服務水平。在當代是信息社會發(fā)展的時代，我們要快速實現檔案的信息化管理，才能跟上時展的腳步。計算機輔助管理檔案的手段已經越來越盛行，所以說當代人管理的制度主要是計算機使用輔助管理檔案。

5、有檔案的管理意識。檔案的管理工作實際上是服務性的工作，在管理中有必要對工作人員的檔案意識和管理意識的提高，同時要強調服務態(tài)度的重要性。要培訓檔案管理人員的服務意識，心中要有工作就是服務的態(tài)度。積極的增強在實際中的主動服務意識，禮貌微笑服務等細節(jié)。

結語

總而言之，在新時代的發(fā)展趨勢下，檔案建設的工作勢在必行，我們要時刻關注時代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。

參考文獻

[1]李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學.2005年.

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）.

[3]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志.2012（12）.

第2篇：檔案存檔管理范文

關鍵詞 學校 檔案管理 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

學校中的檔案管理工作，記錄著學生從入學開始，一直到其畢業(yè)之間所有學習、生活等基礎信息，不僅對學生自身而言有著重要的意義，還是其在未來走向社會就業(yè)時被用人單位參考的重要依據，是屬于學生個人的重要履歷，對于學生而言起到了不可替代的作用。但是目前我國學校檔案管理方面的各項工作還是不能夠完全令人滿意，有著不同程度的弊端。對此，就需要我們對其進行進一步的管理和改革，從而能夠做好學生檔案的管理工作。

1目前學校檔案管理中存在的問題

1.1 缺少相應硬件

對于新社會形勢下的學校檔案管理工作，國家專門頒布了新的檔案法，對檔案管理中的基礎設施進行了要求。但是在實際情況中，很多學校檔案室的基礎設施，和其相應的防盜、消防設施都有著不足的現象，同時一些專業(yè)的技術設備也沒有按需安放，這就將導致學校的檔案的整理規(guī)劃性不足，且沒有良好的保護環(huán)境。

1.2 相關管理不規(guī)范

很多學校雖然也能夠按照檔案法對檔案進行合理安放，但是其管理措施往往不到位，造成一些檔案長期分散各處，沒有做到應有的集中管理。有的學校則更是因為工作人員缺乏，沒有設置專門的檔案管理人員，這就更使得檔案管理工作“支離破碎”。同時，因為學校缺少相應的檔案管制度，不能以此來對工作人員規(guī)范化管理，這些問題都會嚴重影響檔案的管理成果。

1.3 工作人員素質參差不齊

很多學校中，雖然設置了專門的檔案管理人員，但往往是非專業(yè)出身，其對檔案管理工作的技術有著不同程度的匱乏。隨著檔案進入現代化管理進程，對檔案整體要求逐漸增高的同時也對工作人員的自身素質提出了更大的考驗，而目前狀態(tài)下的學校檔案人員離這個要求還很遠。

2針對存在檔案管理問題的解決對策

2.1 提高領導認識

對于任何工作來說，都需要領導對其提高認識，才能夠使后續(xù)的工作得以順利實施。對于檔案管理工作來說也是一樣，學校領導應當改變已有認識，把檔案看做是一種有著重要作用的資源信息。在領導深刻體會到檔案管理的重要性之后，才能夠使學校對其加大投入，以充足的財力與人力來滿足檔案管理工作的要求，為其提供必要的軟硬件設備。同時領導也應當以會議、談話的方式提高學校全體教職工的認識，這樣才能讓大家共同對檔案管理工作進行努力。

2.2 健全相關制度

要想切實做好學校的檔案管理工作，就必須從最基本的辦公場所做起。學校必須設置專門的檔案室，并安排專門的工作人員對其進行集中管理，以此來防止檔案遺失、分散的現象發(fā)生。同時，學校還應當對檔案管理的相關制度進行完善，只有通過嚴謹、科學的管理制度，才能夠為做好檔案的管理工作打下最根本的基礎。在這其中，首先要做好檔案的收集工作，由于檔案的特殊性，所以在對檔案收集的過程中一定要保持收集的全面性與準確性，切忌出現收集時丟三落四，收集后苦思冥想的現象發(fā)生。要保證檔案收集的系統(tǒng)化、真實化，對收集到的檔案要進行認真的分析鑒別，防止偽劣的檔案混入其中。對檔案進行適當的整理也是另外需要注重的一點，作為檔案管理人員，應當在系統(tǒng)的培訓后掌握正確的整理技術，時刻保證檔案的有序性、易查性，這樣才能夠在完整保存檔案的同時隨時能夠將檔案信息反饋給學校中需要使用檔案的個人及部門。最后，學校還要對其建立嚴格的考評機制，不僅對于普通管理人員進行考核，還要對分管領導以及相關責任人員進行考核，只有在良好的規(guī)范及考核制度的保障下，才能夠使檔案管理的工作做到有序進行。

2.3 提高檔案管理人員技術水平

作為直接接觸到檔案第一線的檔案管理人員，其自身素質的高低與專業(yè)技能的好壞將直接影響到學校檔案管理的成功與否。對此學校應當建立起一支專門的管理隊伍，這個隊伍的職責就是要在保證檔案管理工作良好運行的同時確保檔案工作的完整性、優(yōu)質性。同時還要定期為檔案管理人員進行培訓，不僅能夠使其完善自身技能的各項不足，還能夠時刻吸收最新知識，從而能夠更好地應用在實際工作中。最后還要注重隊伍的年齡層次分布，保持隊伍中各年齡段人員分布合理，這也是提高檔案管理工作的重要部分。

2.4 加強信息化建設

隨著社會全面進入信息化時代，檔案信息化也成為了未來檔案管理中的必備要求。對此學校應當對其增加投入，對檔案館的設備及基礎設施進行更新完善。同時學校還應當借助先進的網絡技術，推動檔案管理信息化的進程，實現檔案的實體物件同虛擬信息的有機結合，這將不僅使檔案的整體質量得到了提高，還能夠將檔案更好地對學校中的各項工作進行服務。

3結束語

總的來說，隨著我國教育體制的優(yōu)化、社會科技水平的進步，對于檔案管理要求的提高和對檔案信息化建設的需求不僅是對學校檔案工作的基本要求，也是檔案管理工作中未來的需要。所以，作為學校而言，一定要認真思考目前檔案管理工作中所存在的各項問題，并及時為之實行相應的解決措施，從而使得學校的檔案管理質量得到提高，進而使檔案能夠更好的為我們服務。

參考文獻

[1] 馬靜.加強學校檔案管理的策略[J].資治文摘（管理版），2010（7）.

第3篇：檔案存檔管理范文

1 高校基建檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案意識不強，歸檔材料質量不高。高?；ú块T以及主管領導對基建檔案工作重要性認識不夠，一些基建管理人員嚴重存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，經常發(fā)現有些工程項目檔案內容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現象，將資料作為個人財產，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。文件材料又常常是復印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。

1.2 管理制度不嚴格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機制和調控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設備經費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，這些都是缺乏有效管理和約束機制造成的。

1.3 缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。

2 加強高?；n案的建議及對策

2.1 加強宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領導的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領導和有關人員崗位職責。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設周期長，容易遺失基建檔案材料。

2.2 堅持資料收集與工程建設同步，確保檔案資料的質量。檔案資料的準確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應及時建立檔案。因為工程建設周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標的位置與實際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設單位抽查。

2.3 建立和完善有效的保管機制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗收等階段，階段再按基建程序進行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項目二三十盒，大的項目達七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時間，借檔人未還，檔案管理人員要及時催還，以防丟失。

第4篇：檔案存檔管理范文

［關鍵詞］檔案管理；存在問題；對策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.037

［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2013）02-0080-02

檔案管理工作是當前血站管理中的一個重要組成部分，隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，在市場經濟飛速發(fā)展的現代社會，有著獨特的重要意義。重視血站檔案管理，科學地積累完整的檔案資料，是血站服務管理的一個重要環(huán)節(jié)。血站發(fā)展的歷程中的原始記錄和權威憑證，同時也是血站管理發(fā)展不可分割的重要組成部分。面對日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革，血站檔案管理如何創(chuàng)新，如何適應新的形勢，更好地服務于醫(yī)療、教學、科研等工作，是醫(yī)療衛(wèi)生戰(zhàn)線檔案工作者所面臨的新任務、新課題。它將影響和推動醫(yī)院各項工作的發(fā)展，同時，也是醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)保持蓬勃生機和持久生命力的力量所在。

1　當前血站檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理意識不強，檔案利用率不高在檔案收集管理中，部門領導干部對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題，認識不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（2）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，血站檔案管理分散，缺乏信息資源整體性。由于管理制度的不完善，一些有價值的文獻資料得不到及時的收集、整理，有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的利用。

（3）檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。檔案管理工作投入未列入到行政預算中，同醫(yī)療投入沒有可比性。檔案室用房面積、設備投入、網絡化管理都嚴重不足。目前，區(qū)級以下血站及衛(wèi)生社區(qū)服務中心在檔案管理中存在停留在手工收集、整理、信息量小、不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

（4）檔案管理人員兼職多、素質參差不齊。目前，從事血站、社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理人員都是兼職人員，缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，這些檔案人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中，難以適應新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。

（5）檔案交接手續(xù)不嚴格。①檔案交接不及時，一些血站領導對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴；不親自到場進行監(jiān)交指導，把檔案交接當做事務性工作，看成是檔案人員之間的事，有的只是檔案室的鑰匙交接，不實地進行卷中核對。②交接手續(xù)不嚴密。移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作重要內容和基本要求。

2　改善血站檔案管理的對策

2．1　強化檔案室的硬件建設

加強檔案管理的現代化手段是增加資金投入，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。

設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現檔案資源的合理配置和利用。根據血站的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的血站，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統(tǒng)加強各部門之間，站際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求，從而推動血站各項事業(yè)的發(fā)展。

2．2　更新思想觀念

（1）要改變舊的管理模式，樹立新的管理理念。血站檔案管理部門，要努力沖破阻礙創(chuàng)新發(fā)展的思維和理念，改變束縛創(chuàng)新發(fā)展的做法和規(guī)定。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，不斷拓展檔案工作領域，延伸檔案工作觸角，增強檔案工作滲透性，盡快建立適應當今醫(yī)療衛(wèi)生改革需求的檔案管理新模式，建立科學的檔案管理方法和模式，以適應衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療的需求。

（2）提高認識，做好充分的準備。管理理念和服務模式的創(chuàng)新，直接影響著衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療實際工作效果。作為血站檔案工作者，要緊跟時代步伐，既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向。電子檔案的出現，信息技術的應用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認識、去解決。

（3）轉變思想。①從過去的服務轉變成為血站的三個文明建設服務；②從被動服務轉變成主動開發(fā)檔案信息資源為利用者服務；③從重保管、輕利用轉變?yōu)楸９堋⒗谩皟墒肿ァ?、“兩手硬”?/p>

2．3　創(chuàng)新管理制度

任何管理制度都不可能一成不變，過去的檔案管理制度已經不適應時代的發(fā)展，甚至成為前進路上的障礙。在目前采用電腦信息系統(tǒng)進行管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，一些單位還在投入大量精力，編制日常工作中幾乎沒有用處的卡片檢索工具，這些具體實際問題，都應該隨著時代進步而加以改革創(chuàng)新。要廣泛應用檔案管理信息軟件，從繁重的工作中解脫出來，在不涉及單位機密、不影響個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多的檔案資料，實現檔案資源共享。

2．4　創(chuàng)新管理手段

為適應社會信息對檔案工作的新要求，檔案部門應在繼承傳統(tǒng)管理方式科學成分的同時，積極采納和吸收國內外先進的管理手段和方法，與時俱進，積極突破與時展不相適應的工作理念和工作模式。在實際工作中，可以采用目標管理、質控標準等方式和措施，加強血站檔案基礎業(yè)務建設，全面提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員素質和工作效率、調動檔案工作人員積極性，從而促進檔案工作適應當前形勢，更好地為經濟建設和科學技術發(fā)展服務。在實行檔案工作目標管理和質控標準等方式、方法的同時，要根據檔案工作實踐的不斷發(fā)展和認識水平的提高，及時調整檔案工作目標管理和質控標準的總體布局，及時修訂目標條款要求，賦予目標管理和質控標準以新的內容，進一步優(yōu)化目標管理體系，完善業(yè)務建設標準，使目標管理和質控標準更具生機與活力。

2．5　創(chuàng)新服務方式

血站檔案工作者要在實際工作中尋求機遇，在服務上，變被動服務為主動服務，把檔案實體的靜態(tài)管理轉變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理。充分利用檔案信息和現行文件資源優(yōu)勢，進行科學整合。

2．6　創(chuàng)新服務內容

（1）血站的檔案工作人員要根據本部門檔案工作的性質、任務和服務對象，按照有關的規(guī)定，加強檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。構造和完善涵蓋血站各個部門或者其中數個部門的電子數據庫，設置管理權限，在保證數據安全保密的前提下，實現統(tǒng)一管理、資源共享。在此基礎上，構筑一個檔案信息查詢平臺，使檔案查詢更加便利，并且不受時間、空間限制，實現網路查詢、遠程查詢，變實物檔案室為虛擬電子檔案室等。

（2）要在檔案質量上下功夫，樹立精品意識、特色意識。要有針對性地收集有保存價值并具有地方特色的檔案，使檔案部門真正成為血站各項工作的信息來源和決策助手。

主要參考文獻

第5篇：檔案存檔管理范文

1、各行政村應設立專門檔案室和保管檔案的櫥柜，對本村檔案實行集中統(tǒng)一管理。

2、行政村檔案管理員原則上由各村文書兼任，除檔案管理員外，其他人員不得隨意進入檔案室。

3、村檔案室應具備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等相關條件。

4、村檔案管理人員應每季度對室藏檔案進行一次專項檢查核對工作，做到賬物相符。

二、行政村文件材料立卷歸檔制度

1、凡村黨支部、村民委員會及所屬單位在工作活動中形成的，具有查考保存價值的各種文件材料，都應歸檔保存。

2、列入歸檔范圍的各類文件材料應按要求及時向村檔案室移交歸檔，重要文件材料應在形成的當天移交，任何組織和個人不得隨身攜帶或據為己有。

3、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，檔案制成材料應符合檔案長期保管的要求。

4、文件材料歸檔時，交接雙方應在清點完畢后辦理移交手續(xù)并在移交清冊上簽字。

三、行政村檔案借閱利用和保密制度

1、村級檔案一般不提供對外借閱，確需借閱的需經村主要領導審批同意，并填寫《檔案查閱利用登記簿》。

2、除國家法律法規(guī)另有規(guī)定外，外單位人員借閱或查閱有密級和涉及村民隱私的檔案，需村主要領導審批同意。

3、檔案借閱人必須愛護檔案，并遵守國家有關保密規(guī)定，不得損害國家、社會、集體和村民的合法權益。對破壞檔案或造成檔案泄密的，按國家有關法律法規(guī)予以處罰。

四、行政村檔案鑒定銷毀制度

1、對已到保管期限的檔案，由村兩委聯(lián)席會進行鑒定；對經鑒定確無保存價值的檔案進行登記造冊，經村主要領導簽字同意后予以銷毀。

2、村級財務檔案銷毀前，需經村賬鎮(zhèn)中心和鎮(zhèn)財政所共同審核，查明無誤并簽字后，通知所在村主要領導批準銷毀。

3、檔案銷毀時應有兩人以上同時在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀清冊應歸檔并永久保存。

4、檔案銷毀清冊應并逐份登記每份文件的標題、文號、制發(fā)單位、形成時間等信息。

五、行政村檔案管理責任追究制度

出現下列行為的，將根據情節(jié)輕重，對現任人進行批評教育或其他相應處理；構成犯罪的，按法律規(guī)定追究刑事責任：

1、損毀、丟失或擅自銷毀檔案的；

2、擅自提供、抄錄、復制保密檔案的；

3、將應當歸檔的文件、材料據為己有，拒絕歸檔的；

4、涂改、偽造或出賣、轉讓檔案的；

第6篇：檔案存檔管理范文

一、企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（一）企業(yè)檔案管理工作的制度有待完善

新時期企業(yè)檔案管理工作復雜化程度逐漸加深，隨之而來的工作強度也逐漸加大，檔案管理制度的不完善在一定程度上降低了企業(yè)檔案利用效率，制定科學適用的檔案管理制度對提高企業(yè)經濟效益也有著不容忽視的作用。

檔案管理的制度化、規(guī)范化是企業(yè)檔案管理工作的基礎。在檔案管理制度方面，結合企業(yè)管理實際，應制定行之有效的“三合一制度”并隨著企業(yè)發(fā)展不斷完善、補充、修改；從各類檔案的收集、鑒定、分類整理到檔案的統(tǒng)計、保管、服務利用等方面進行全方位的管理。但在實際工作中，有的企業(yè)在檔案管理方面沒有制定科學合理的檔案管理制度，或者制定了檔案管理制度卻又沒有執(zhí)行到位，導致檔案管理工作流于形式。

（二）企業(yè)檔案管理的手段與方法落后

我國企業(yè)檔案管理現狀還是處于一個相對落后的狀況，企業(yè)檔案管理工作主要還是依靠人工手工作業(yè)的方式。企業(yè)進行檔案歸檔一般是由檔案工作人員手動進行文卷的歸檔，利用普通辦公軟件進行手動編目，檔案管理軟件普及率不高。這種檔案管理的工作方式浪費了大量的人力和時間，大大降低了企業(yè)檔案管理工作效率。此外，由于多數企業(yè)主要傾向實體經濟建設，對于沒有明顯產出的檔案基礎建設工作力度不夠，意識不強，也是造成檔案管理工作流于形式的一個重要因素。

（三）檔案管理信息化問題

企業(yè)內部信息處理網絡雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒有良好的技術與系統(tǒng)支持，工作質量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認識到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

二、加強新時期企業(yè)檔案管理工作的途徑

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作制度

現行的企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標準都是在過去實踐基礎上產生的，有的已經不適應現行的檔案管理?，F代企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作必須投入到經濟建設中去，把工作重點轉向為企業(yè)的生產經營服務，為企業(yè)增加效益服務；現有企業(yè)在產權關系，組織機構形式、管理體制、經營管理方式等方面都發(fā)生了深刻的變化，這就要求企業(yè)檔案管理工作者必須適應這種變化，必須用創(chuàng)新思維來修訂和完善企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標準，采取多種不同的管理方式和手段做好企業(yè)檔案管理工作。

（二）規(guī)范檔案管理思路，做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)要以提高創(chuàng)新意識、提升創(chuàng)新能力、激發(fā)創(chuàng)新活力、規(guī)范創(chuàng)新行為、增強檔案事業(yè)發(fā)展后勁為總目標，關注創(chuàng)新、思考創(chuàng)新、參與創(chuàng)新，按照檔案管理工作科學化管理規(guī)范的嚴格要求，不斷開展自測自評，隨查隨糾。對企業(yè)重要營運管理活動、重要業(yè)務推廣、重點工程項目的“三重”檔案加強跟蹤整理、及時歸檔，為開展檔案創(chuàng)新編研做足充分準備；精選極具代表性和專業(yè)性的檔案材料，結合企業(yè)新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富室藏資源，為開展檔案創(chuàng)新編撰工作奠定堅實基礎。

（三）實現企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化

企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開展的手段，在企業(yè)檔案管理過程中，檢查和考核工作很容易被忽視，卻是對檔案管理監(jiān)督工作最行之有效的手段。各企業(yè)應結合我國檔案管理的需求，制定出一套適應企業(yè)檔案管理工作的考評標準。對這些標準的制定應做到考慮周詳，留足補充修改的空間，并對各項標準做出詳細的解釋。同時，也需要完善企業(yè)檔案管理檢查和考評制度，將檔案管理部門檢查和考評工作做為企業(yè)內部管理工作考評的一個參考依據。

（四）依托互聯(lián)網實現檔案管理的信息化

第7篇：檔案存檔管理范文

關鍵詞：檔案管理；大學生；FoxPro； 檔案工作

高校是培養(yǎng)專業(yè)化高級人才的主要機構，是提高學生綜合素質，適應社會各種需要的培養(yǎng)基地。高校學生檔案管理工作是高?；A工作的重要內容，也是國家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學生檔案記錄著大學生在校期間的學習、生活和主要社會實踐等活動，它是學校考察、教育和培養(yǎng)人才的數據庫，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據。在新形勢下， 高校學生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標準化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準確、完整地提供高校學生的信息，以便用人單位從大學畢業(yè)生檔案中獲得大學生在情商、誠信、創(chuàng)新能力等諸多方面的信息，促進大學生的就業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理多由手工進行收集、整理、分類、保存，耗時費力，效率低，而且檔案在調入調出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發(fā)展的新形勢下，要求檔案管理做到電子、紙質同步，高校學生檔案的規(guī)范化、科學化、信息化管理關系到學生的畢業(yè)、就業(yè)、出國及再深造等許多方面，實現高校檔案管理的規(guī)范化、科學化、信息化已經成為檔案管理人員面臨的重要任務。筆者根據高校學生檔案工作的現狀及存在問題，對高校學生檔案管理工作提出幾點建議，供同行參考。

一、 高校學生檔案管理存在的主要問題

1. 高校學生檔案內容不完整、領導檔案意識淡薄  高校學生檔案包括學生在校期間的各種表現情況

記載，主要包括學習成績方面、政治表現方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學通知書存根、派遣證存根，軍訓考核表，大學課程成績表，獎學金鑒定材料，學生在校期間的政治思想表現及入團（黨）申請書，黨團組織社會調查證明，學生獎懲材料，畢業(yè)生登記表等等。大學生檔案是人才信息的重要組成部分，大學生畢業(yè)時檔案的有關內容將成為學生個人的終身檔案。它必須做到相對準確、齊全、完整。能充分記載大學生在校期間的生活經歷、思想品德、政治作風、學習成績等重要信息，能全面反映出大學生在校期間的各方面情況。

目前，我國還沒有專門的檔案管理法規(guī)，也沒有統(tǒng)一的高校學生建檔標準及規(guī)范，這就使得高校學生檔案管理相對混亂，有的學校把大學生檔案存放在校綜合檔案室進行綜合管理的；有的學校則把大學生檔案存放在各個院系實行分散管理。由于管理不規(guī)范，學校相關領導檔案意識淡薄，學生本人對自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，如學生檔案材料內容不夠完整，收集不夠準確、及時，漏蓋章或缺成績單等問題，一些能全面反映學生個人的知識結構、創(chuàng)業(yè)實踐、參與創(chuàng)業(yè)活動的證明等各種材料包括各種英語考試的成績及證書、計算機等級證書、心理測試成績、助學貸款及還貸等誠信材料都沒有歸檔，影響了學生檔案的完整性。

2.檔案管理制度不夠完善 

目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規(guī)范及制度、學生檔案管理的工作流程、學生檔案傳遞工作規(guī)定、學生檔案室崗位責任制等規(guī)章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經驗和責任心決定檔案管理水平。

3.檔案管理技術陳舊落后，信息化相對滯后 

我國高校檔案建設投入不足，目前還沒有一套統(tǒng)一規(guī)范的大學生檔案管理應用軟件，大多數高校學生檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，缺乏采用信息化、網絡化等現代科技手段解決高校學生檔案管理問題的能力。

4.檔案管理人員素質不高 

大多數高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質亟待提高。

二、做好高校學生檔案管理工作的幾點建議

1.加強檔案管理，建立高校學生檔案管理規(guī)章制度 

高校檔案管理應以《檔案法》為指導，嚴格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神，結合大學生檔案管理工作的實際情況，通過“法規(guī)”來強化領導、學生、檔案管理人員的檔案意識，從學校的實際情況出發(fā)，制定相應的檔案管理細則。如學生檔案收集制度、學生檔案保存制度、學生檔案調入調出制度等，以準確、客觀地反映學生的綜合素質與現實表現為指導原則，及時全面地收集各種充分反映學生全貌的材料，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.加強檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔 

高校檔案管理部門應采用各種措施,通過各種渠道加強檔案管理重要性宣傳教育,讓學校領導、教師、大學生充分認識到學生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認識到檔案在就業(yè)中的重要作用，充分認識到學生檔案是將來政審、入黨、轉正定級、職稱評定、出國、考研等很多方面的重要依據。對檔案涉及到的資料必須做到及時收集和有效整理。建檔工作是從大學生被錄取時就要做好，然后再根據學生的專業(yè)，按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、整理有關的材料，即時存檔。檔案管理工作者還要根據時展的要求，隨時向各相關的職能部門索取、征集。及時收集學生各個階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網絡，將檔案材料收集的責任落實到人。可以以班級為單位設置兼職檔案聯(lián)絡員，協(xié)助輔導員做好檔案管理工作，以便實現檔案材料及時、安全地傳遞，同時也有助于檔案管理意識的提高。檔案材料要經輔導員驗證簽字后再及時送交檔案室。要加強檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔。

3. 擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍 

多渠道及時收集高校學生信息，為學校和用人單位提供全面系統(tǒng)地綜合評價學生的檔案內容，有必要擴大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學生的完整成長過程和素質、能力等方面的全貌，學校管理部門和用人單位對畢業(yè)生全面準確的了解比較困難。因此，要擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學生在校期間的主要信息。包括大學生的學歷材料、黨團材料、素質培養(yǎng)、實踐技能、身心健康五個方面內容。力爭做到檔案材料真實反映學生的個性化發(fā)展特征，更好地服務于學校的教育改革，更有利于學生管理工作和將來的就業(yè)。根據當前社會的要求，建議增加下列內容。

（1）學生的誠信記錄。誠實守信是學生最最基本的道德修養(yǎng)。學生信用記錄將做為學生個人職業(yè)生涯的信用資本，學生在校期間誠實守信方面材料能準確反映學生的信用行為和品行狀況。培養(yǎng)學生將誠信當成自然的行為，成為自己的內在需要。

（2）創(chuàng)新的潛能。檔案材料不僅要關注學生的學業(yè)成績，還要善于發(fā)現、記錄與評價學生將來可能的發(fā)展?jié)撃埽貏e關注大學生科技創(chuàng)新活動及學生的實踐能力和創(chuàng)新能力。

（3）情商記錄?！爸巧虥Q定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業(yè)發(fā)展的重要信條?，F代社會已經非常注重個人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質。建立學生的情商記錄檔案，對于準確分析學生的個性特征、促進學生健康成長有重要的現實意義。

4.建立高校檔案管理數字化平臺,實現大學生檔案管理信息化、網絡化 

隨著計算機、網絡技術及其應用的不斷發(fā)展，使用信息化、網絡化手段解決學生檔案管理的問題已是形勢所需。目前，各高校還沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理應用軟件，有的自主開發(fā)了自動化檔案管理系統(tǒng)，有的還仍采用傳統(tǒng)的手工操作。如2007年，海南大學應用科技學院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數據庫自主開發(fā)的學生檔案管理系統(tǒng)，實現了學生檔案管理工作的電子化處理。該系統(tǒng)提供的強大的查詢功能和數據分析等功能實現了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優(yōu)勢，提高了學生檔案信息管理的高效性和準確性。Visual FoxPro是基于局域網環(huán)境的中、小型數據庫系統(tǒng)，支持“結構化查詢語言”(SQL)命令和函數[8-9]。具有強大的數據庫管理功能，容易實現高校學生檔案管理中的各項功能，但目前僅能在本校局域環(huán)境下使用。建議大學要研制開發(fā)適合學校學生教育管理需要的統(tǒng)一的學生檔案管理系統(tǒng)，采用現代技術實現存儲信息與相關學生檔案數據的鏈接處理，方便學生檔案的管理、網上查閱和其它方面的利用，實現畢業(yè)生電子檔案的快捷轉接。

5.加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的綜合素質  應采取多種形式加強檔案管理人員的在職培訓,在崗繼續(xù)教育,積極參加各種全國性的檔案專業(yè)會議和各種培訓學習, 加強檔案管理人員的責任感,提高檔案管理人員的專業(yè)水平、外語水平、計算機操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，使大學生檔案管理高效、規(guī)范、有序、準確、完整。

參考文獻：

[1]中華人民共和國教育部令第 27 號《.高等學校檔案管理辦法》.

[2]韓寶華.檔案文獻編纂學教程.中國人民大學出版社，1999 年 10月第 11 頁.

[3]岳德海.高校檔案編研工作的思考.青島職業(yè)技術學院學報，2008年 6 月第 21 卷第 2 期.

[4]張秋萍,曾水平.工程師技術培訓網站的建設[J].現代遠程教育研究,2005(8):53-55.

[5]孫其信,孟祥增.當前信息技術教育網站的分析與述評[J].現代遠距離教育,2004(2):49-51.

[6]譚浩強.Visual FoxPro 及其應用系統(tǒng)開發(fā)[M].北京:清華大學出版社,2000．

[7]馬志紅,黃建華.Visual FoxPro 程序設計[M].北京:北京郵電大學出版社，2007.

第8篇：檔案存檔管理范文

1 教學檔案管理存在的問題

1.1 教學檔案不完整

一所學校比較完整的教學檔案應該包括：開設專業(yè)可行性方案、教學計劃、教學進度、教學研究、實訓教學、教學質量分析、教學總結、教案、考試題庫、考試成績以及學籍管理、學生教育管理、學生變動情況統(tǒng)計、新入學生和畢業(yè)生名冊、畢業(yè)生反饋等方面的內容。據了解，目前各類學校教學檔案的收集整理，都不同程度存在以下問題。

1.該形成的文件沒有形成。按經驗隨意上課已成為某些“老”教師的習慣，覺得沒有必要編寫課目新課標、擬寫教學進度、編寫教案、教材分析等教學文件；學期教學總結時，往往是開個會，大致談一談，作作簡單的記錄；對新開辦專業(yè)，在師資、場地、設備等辦學條件論證方面，常常是幾個領導坐下來議一議，沒有形成書面的可行性報告；畢業(yè)實習材料，實訓教學管理方面材料很多都沒有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無法歸檔。

2.文件在運行中流失。上級機關的批復、招生、表彰決定、教育教學管理等文件，往往在業(yè)務部門辦理的過程中，傳來傳去傳丟了。如學校領導或處室主任收到或開會帶回的文件材料：規(guī)范學籍材料、實施素質教育督導評估報告、校園安全管理、教學質量目標考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒有及時歸檔，最后材料丟失。

3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學術上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會議材料、教師參加教學研討會、交流會帶回的材料，多數留在個人手中沒有歸檔。如教師為了出一份質量較高的試卷，認真研究新課標，鉆研教材，花了很多時間，等學生考完試后，考卷也一起流失，出現無法補救的現象。另一種教師自編的教案，在授課的過程中，教師為了促進課標新理念與教學實踐的結合，補充了很多典型案例，這樣的教案對今后很有利用價值?？山處煓n案意識不強，不肯交檔案室存檔，時間一久當廢紙?zhí)幚怼?/p>

4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。

5、學生殘留檔案未歸檔。學生的檔案是隨著升學時，被錄取學校提著的。但有一部分學生沒能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學校，等需要時再提著?？捎械膶W校沒把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時間一久，學生又沒來拿，就處理了，造成有的學生拿不到檔案，不能提職提薪。

1.2 教學檔案不準確

1.有的教師制定的教學計劃、教學進度純粹是為了應付上級領導和教務部門的檢查，在實際教學過程中根本不按原計劃、進度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計劃既不準確也不真實。如以往“傳授型”教師已遠遠不能適應課改的需要，課改需要的是“研究型學者式”的教師。教師是在教學實踐中不斷成長成才的。如果教師在教學過程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標強調的上下結合，強調問題從實踐中來，在實踐中研究，在實踐中解決，在實踐中提升相脫離。

2.教學計劃和教學進度一般只是預設而已，在教學實施過程中往往還需考慮到專業(yè)特點與學生素質等問題，對計劃、進度進行調整、修改、補充，但往往沒有把這些變化情況記錄下來，或記錄不詳，最后無法提供利用。

3.教學管理及學生管理方面的臺帳記錄沒有建立或做得不認真。如學生基本情況統(tǒng)計，對學生獎懲、成績、評語記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒有記錄。這些材料往往要等到學校評估或上級檢查時，才匆忙進行“補課”，這種應付檢查補做的記錄，往往與實際情況不相符合，提供不了真實的價值。

1.3 載體材料不規(guī)范

1.教師在編寫教案、授課計劃、撰寫總結、填寫學生成績、學生名冊、學籍評語等材料時，常常用復寫紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學籍評語上記載著林XX學生在校年年都是班干部、三好生、成績優(yōu)秀，尊紀守法等等。若干年后，這位學生成了才，回母校想看看當年自已在校情況，可提供的是一份當年用圓珠筆書寫的，現字跡已模糊不清的材料。

2.表格和表冊不統(tǒng)一，制作材料五花八門，既影響案卷質量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫、有的表格豎著寫。

2 加強教學檔案的管理工作

2.1 提高認識

加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識，是解決教學檔案完整性與準確性的根本前提，尤其是專業(yè)教師的檔案意識最為重要。

教師是教學活動的指導者和組織者，在教學中占主導地位。大量的教學文件形成于教師手中，是他們長期積累，甚至耗費畢生精力與心血的結晶，珍愛有加，自我保存得相當好，舍不得交出來，這是完全可以理解的。因此，對教師要做深入細致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學檔案的重要性以及教學檔案流失所造成的巨大損失，通過宣傳，讓他們明白檔案資源是一項社會財富，每個公民都有保護的義務與利用的權利，使之認識到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門，才能得到最安全的保存。同時，要讓他們認識到，建立教學檔案是做好學校管理工作的一項基本要求，是學校尊重知識，尊重人才的表現；把教師勞動成果作為學校歷史財富保存起來甚至永遠地流傳下去，是學校對教師關懷和尊重。

2.2 超前控制，嚴格審核

教學檔案是由教學活動中形成的文件材料轉化而來，沒有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無水之渠”，缺乏物質基礎，因此，只有對文件材料形成進行超前控制，對檔案收集進行嚴格審核，才能確保教學檔案的完整、準確。

1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。

教務處（室）和政教處（室）是重要的教學督導和學生安全管理部門，所有的教學文件均在這里形成。因此，這兩個部門應克服重教育教學、輕檔案材料收集的現象，把教學文件的形成、收集工作納入教育教學管理之中，依靠管理來規(guī)范教學文件材料的形成并轉化為檔案。學校檔案部門應在每學期初，將《歸檔通知書》發(fā)放到這兩個處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導。教務處重點抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學科教學計劃、教學進度、教材要收集匯總，審查修改報校領導核定簽發(fā)、交付打印成冊，然后將定稿和原稿歸檔。同時，對尚不會編寫教學計劃、進度的“老”教師，進行幫助、指導。第二，定期開展教案、論文評比活動，既活躍學術氣氛，交流教學經驗，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計劃、進度的執(zhí)行與變化情況，及時找出“失真”部分，責成有關人員修訂、補充、歸檔。第四，抓好各學科考試內容（包括空白試卷、標準卷、質量分析、考試成績等）與教學總結形成文件的收集歸檔。第五，建立學生基本情況登記、學籍變動登記、獎懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎成果等材料要有通報文件，個人獎狀要有復印件及聲像材料，針對學籍檔案形成周期長，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點，要注重不間斷的積累，待學生畢業(yè)時歸檔。政教處（室）應將學生在校內外的學習和活動中，如加強學生安全教育，請校外輔導員進行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時收集歸檔， 為使教學檔案管理規(guī)范化和標準化，確保檔案質量，有關部門應根據教學檔案材料的結構與內容，設計制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊分發(fā)有關人員使用。

2.嚴把材料審核關

統(tǒng)一規(guī)定教學材料的的收集時間，根據學校工作周期的特點，教學材料一般一學期一匯總，一學年一歸檔，教學方面的材料交由教務處匯總，學生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時要“三看”：一看檔案材料項目是否齊全、完整，內容是否填寫清楚；二看字跡、紙質材料是否符合標準；三看材料內容與實際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現材料“失真”，要及時采取措施，責任糾正，及時排除材料中的“水分”和“雜質”，確保檔案材料的準確性。同時，要明確規(guī)定未經審核認可的材料不能歸檔。

2.3 建立與完善考核及獎勵機制

學校檔案人員要切實負起責任，認真負責地將本校形成的教學文件、材料及時收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學文件、材料的散失。學校要把檔案管理納入學校工作的年度考核。各部門及有關人員檔案工作做得好壞，均由學校檔案室負責考核，根據年度歸檔率予以評分，報學校領導，做為年度考核的一項依據。（1）鼓勵教師有計劃地編寫教材，對于優(yōu)秀的材料應給予適當的獎勵；（2）獎勵教學文件形成完整、準確又執(zhí)行好的教師和教學人員；（3）獎勵教師上交個人在非職務活動中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎勵工作認真負責并取得成績的檔案員。

總之，把教學活動中形成的能夠反映教學質量、教學管理、教學措施、教學研究、教學總結及教師教學水平等文件材料，齊全完整的收集起來，規(guī)范化的整理好，科學的管理好，為教學管理服務，是檔案法律法規(guī)的基本要求，是提高教學水平的基本需要，也是教職員工應盡的基本職責。

第9篇：檔案存檔管理范文

關鍵詞：電子檔案 信息安全 基本原則

前言：

電子檔案信息的安全主要是保護檔案核心內容的安全，主要指保證計算機系統(tǒng)的檔案數據庫、數據文件、檔案數據的完整、有效以及合法性，并保護其不受到破壞、修改以及泄露和竊取等。由于我國的電子檔案系統(tǒng)正處于建設的初級階段，有很多尚未完善的工作需要進一步的處理，因此，加強電子檔案信息安全管理工作，具有重要的意義。

一、 現階段我國電子檔案管理中存在的問題

1． 缺少相應的電子檔案安全管理的標準和規(guī)范

目前，我國的檔案信息安全工作的進行還處在初級階段，其體系的建立還有很長的一段路要走。隨著科技進步和網絡技術的發(fā)展，當檔案信息化和數字化進行到一定程度的時候，電子檔案就會大量的產生，因此，制定相應的管理標準規(guī)范是當務之急，必須將其安排到檔案部門的議事日程上來。然而，目前許多檔案部門沒有意識到制定電子檔案安全管理標準的重要性，而更加注意檔案部門設備的配置工作以及網絡和數據庫的建設等，忽視了安全管理標準的建立，保障電子檔案信息的安全就變得困難重重。

2. 電子檔案信息的存儲設備并不完善

現階段很多電子檔案中的信息都以硬盤的形式作為存儲的方式，然而隨著電子檔案數量的進一步增加，為了更加有力的保護各種信息的安全，就要充分考慮到提高保存檔案的信息的方法和途徑，同時也要進行先進的存儲載體的研發(fā)工作。然而現階段有很多檔案管理的工作都缺少規(guī)范化的管理，在信息的存儲方法上也需要進一步的改進，以加強檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，使它們適應改革開放以來的新形勢發(fā)展和需要。

3. 檔案管理人員缺少相應的技術管理手段

由于檔案管理人員的復雜性，有些工作人員的文化程度較低，專業(yè)知識過于老化，有些檔案管理人員缺少計算機應用的能力，檔案管理工作中的這些問題制約了檔案工作的進一步發(fā)展。還有些地區(qū)的檔案管理工作者對于自身工作中所面臨的挑戰(zhàn)認識不足，總是滿足于自己的工作現狀，對所掌握的知識也沒有更新的需要，缺乏實際應用的動力。再加之缺少標準而規(guī)范的體系建設和缺乏統(tǒng)一的長遠規(guī)劃，所做的工作就難以獲得廣泛的認同，也無法發(fā)揮導向的作用。

二、影響電子檔案信息安全的主要因素

1.電子檔案信息的安全受到自然環(huán)境因素的影響

電子檔案的信息安全首先受到自然環(huán)境的影響，例如自然災害的影響對電子檔案信息來說是毀滅性的打擊，很多檔案的載體和硬件設備遭到了破壞，電子檔案信息的內容也就被破壞了。同時，電子檔案載體的自然老化也威脅到電子檔案信息的安全。存放電子檔案載體的環(huán)境因素包括空氣質量、溫濕度控制、防光、防塵的措施等也是影響電子檔案信息安全的重要因素。此外，社會大環(huán)境下能建立起來的電子檔案信息安全規(guī)范，也是為電子檔案信息的安全提供保護。

2. 電子檔案信息的安全受到理論方面的影響

理論的作用是從實踐中來并能指導實踐，為實踐指引前進的方向。在先進理論的指導下，電子檔案的實踐性就會取得較好的成果，因此理論水平的高低會影響著現實中安全保護措施的高低。很多在現實中遇到的一些問題也需要從理論上加以進一步的研究和探討，然而由于電子檔案信息安全領域的研究尚未出現合理的管理規(guī)則，其理論水平也落后于實踐，無法滿足實踐中的需要。管理在電子檔案的安全保障中起著制約的作用，因此，科學的管理理念加上嚴格的管理制度才能保證電子檔案信息的安全性。

3. 電子檔案信息的安全受到技術因素的影響

技術也是影響電子檔案信息安全的關鍵性因素。在電子檔案信息所運行的過程中，安全保障技術對電子檔案的安全起著支撐的作用。安全保障技術既可以保證檔案信息的安全流轉，同時抵制非法用戶的侵入以及保護電腦不受病毒的入侵等功能，網絡技術的發(fā)展程度對目前網絡環(huán)境下的電子檔案信息安全有著十分顯著的作用，同時在電子檔案信息長期保存的過程中，隨著技術的變遷和安全信息平臺的升級，新舊軟件的不兼容性也會導致檔案信息的缺損現象。

三、電子檔案信息安全建設的基本原則

1. 電子檔案信息安全建設的系統(tǒng)性原則

根據電子檔案信息自身的特點以及對安全的需求，有必要建立一個完整的系統(tǒng)安全保障體系，對已經存在的電子檔案信息進行永久的保存和系統(tǒng)地保護。電子檔案信息的安全保障系統(tǒng)是一個較為全面的體系，涉及到電子檔案的保存和管理工作，只有建立一個涵蓋電子檔案信息的目標體系、程序體系以及技術方法體系，才能真正實現電子檔案信息的安全保障的目標。

2. 電子檔案信息安全建設的適度保護的原則

適度保護原則是指的電子檔案信息在失去價值之前就要受到相應的保護，各種信息被保護的程度與它們自身的價值是一致的。適度保護原則要對不同價值的電子檔案信息采取不同強度的保護措施。然而，由于大量的電子檔案信息的存在，我們無法讓每個檔案信息都受到最強的保護措施，因而只要對眾多的電子檔案信息進行分類和分級的整理，讓它們在電子檔案信息安全保障體系中找到適合自身的位置。

3.電子檔案信息安全建設的便利性原則

電子檔案信息安全的便利性原則就是指要在檔案機密性得以保障的前提情況下，盡量使合法用戶在使用電子檔案信息時能夠更加方便和快捷，不必必須通過層層“突破”才能找到所需要的檔案信息，從而挫傷檔案信息用戶使用電子檔案的積極性。此外，由于任何事物都在不停的運動與發(fā)展過程中，電子檔案信息安全也要經歷一個動態(tài)的過程，必須用運動和發(fā)展的眼光來看待電子檔案的安全性。

總之，由于時代的進步和發(fā)展，更多的電子檔案會出現并應該受到相應的保護，使其真正的留下歷史的印記，為我們的工作和生活提供更多的幫助。

參考文獻：

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[2] 崔俊杰 吳志英．淺談電子檔案安全管理與防范措施[J]．北京檔案．2011，05．