電子文件管理精選(九篇)

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第1篇：電子文件管理范文

關(guān)鍵詞 電子文件;管理;措施

中圖分類號 G276 文獻標識碼 A文章編號 1674-6708(2010)18-0042-02

電子文件是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件的特定性決定了其管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也有很大的差別,下面談?wù)勲娮?a href="http://www.baojiexiang.com/haowen/108036.html" target="_blank">文件管理。

1 構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件管理的基礎(chǔ)框架

在新的時期,加強法制建設(shè),依法管理電子文件,逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應(yīng)的法律法規(guī)是電子文件管理的一個重要前提,目前電子文件管理不善,同沒有一個電子文件法規(guī)有著重要關(guān)系。因此,一檔案行政管理部門應(yīng)會同政府信息產(chǎn)業(yè)部門聯(lián)合制定電子文件管理法,確認電子文件的法律地位,明確檔案行政管理部門和政府信息產(chǎn)業(yè)部門的職責,統(tǒng)一電子文件的軟硬件設(shè)施,依法管理電子文件;二檔案行政管理部門應(yīng)逐步制定和完善電子文件全過程管理制度,做到有章可循,使電子文件的管理達到標準化、規(guī)范化、制度化;三為了承擔不久將要面臨的指導電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務(wù),各級檔案行政管理部門應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的管理機構(gòu),行使監(jiān)督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。

2 做好電子檔案利用時的保密工作

電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。由于電子檔案利用方式與所依賴技術(shù)的多樣化,導致了利用工作的復雜性。同紙質(zhì)檔案相比,電子檔案利用過程中的保密性與安全性更加難以控制。因此,加強電子檔案的利用管理,就顯得特別重要。從信息安全的角度出發(fā),在電子檔案的利用中,可采取兩項措施:審核使用權(quán)限;劃分密級層次。

3 完善電子文件管理運行模式

電子文件與紙質(zhì)文件相比,所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多,僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此,應(yīng)當采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式,各部門各司其職、各揚所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務(wù),了解電子文件歷史聯(lián)系,對于鑒定電子文件的價值富有“話語權(quán)”,是電子文件歸檔管理工作的主要責任者;檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法,又了解全局情況,歌謠效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關(guān)口的作用;而計算機與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者;另一方面又作為設(shè)計與維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門,雙重功能集于一身,是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式,可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

4 檔案管理工作提前介入

電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計,對于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言,它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別,它承擔了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作,不僅要具有電子檔案的管理功能,而且還具有相當于實體檔案庫房的保管存儲功能。把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端,盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮,以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

5 建立動態(tài)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)

電子文件的管理應(yīng)當從每份電子文件產(chǎn)生之初起,建立起一個與各部門緊密相連的系統(tǒng),對每份文件的形成、接受、利用進行跟蹤控制,以防止文件的丟失。這個系統(tǒng)應(yīng)當以檔案管理部門為核心,電子文件管理者給予各種文件類型以代碼,任何部門未經(jīng)檔案管理部門同意,不能擅自建立新的文件系統(tǒng),從而保證各類文件的產(chǎn)生均在檔案管理部門的監(jiān)控之下,以確保檔案管理者具備文件的領(lǐng)導權(quán)力。

6 提高檔案管理人員的素質(zhì)

電子文件管理要求檔案人員必須加強自身學習,全面提高理論水平,熟悉電腦操作。

檔案人員通常只是熟悉檔案業(yè)務(wù),對于電腦操作并不熟悉。而電子文件管理就要求人員必須熟知電腦基本操作、相應(yīng)軟件運動等知識。因此,在進行電子文件管理工作中檔案人員會感到知識缺乏,導致困難,工作效率不高,可以說,電子文件對檔案人員提出了更高要求。具體來說,就是檔案人員必須加強學習,全面提高理論水平,熟悉電腦,了解相應(yīng)軟件的有關(guān)知識。對于檔案人員來說,僅有單一的檔案專業(yè)知識已經(jīng)遠遠不夠,社會發(fā)展要求檔案工作者必須是知識全面的復合型人才,只有這樣,才能使檔案工作真正融入到社會的建設(shè)和發(fā)展中去,檔案工作才能真正體現(xiàn)其價值所在。

7 加強電子文件的利用

檔案工作的根本目的在于利用,首先,必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度,實現(xiàn)電子檔案管理的標準化和規(guī)范化,使電子檔案在產(chǎn)生、運行、管理過程中有法可依,有章可循,保障其工作順利開展;其次,要把好數(shù)據(jù)庫質(zhì)量關(guān)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系,根據(jù)本單位的實際情況,制定嚴格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標,責任到人,并定期檢查,常抓不懈;第三,要做到館室共建,應(yīng)將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。由內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責歸檔文件的計算機錄入,檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄,并獎其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫,同時將重要的文件原文掃描,進而向檔案館移交電子目錄,形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說,其主要是負責對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監(jiān)督;接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄,形成目錄數(shù)據(jù)庫;第四,充分利用信息安全技術(shù),切實保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全,如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級;設(shè)置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護等等,確保電子檔案的安全。因此,檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新,引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

總之,在信息社會之中,電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大,需要人們加以科學地管理,才能便于人們的利用。

參考文獻

第2篇：電子文件管理范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子文件管理;分析

近年來，我國網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)全面發(fā)展，信息技術(shù)已滲透到社會經(jīng)濟生活的方方面面，眾多領(lǐng)域已實現(xiàn)電子化、無紙化，隨即產(chǎn)生了大量的電子文件，如何管理數(shù)額巨大的電子文件，是每個單位繞不開的問題，做好電子文件的管理，既能保障單位當前業(yè)務(wù)的運行，又能體現(xiàn)其憑證性質(zhì)和記憶性質(zhì)。

一、電子文件的含義

文件是指國家機關(guān)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。文件從記錄方式上看，既包括書面文件，也包括圖示文件，還包括錄音文件、錄像文件、照片文件、影片文件和機讀文件等。從性質(zhì)上看，既包括公共文件，也包括私人文件，還包括專用文件。從運動過程看，既包括現(xiàn)行文件，也包括半現(xiàn)行文件，還包括非現(xiàn)行文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子文件是內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景這三要素的統(tǒng)一體。內(nèi)容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是指文件信息存儲于載體上的位置和分布情況。電子文件所使用的載體、編碼方案、存儲格式反映了其物理結(jié)構(gòu)方面的信息。邏輯結(jié)構(gòu)是指文件信息的內(nèi)在關(guān)系。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關(guān)系的信息。

二、電子文件管理的必要性

（一）電子文件管理是基層醫(yī)院實施科學管理的重要組要部分。要保證醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)，文件作為重要的管理工具具有不可替代的作用，醫(yī)院文件真實、詳細地記錄了醫(yī)院在從事醫(yī)療服務(wù)及其他活動的整個運行過程。近年來，各級醫(yī)療機構(gòu)紛紛借助信息化的管理平臺，全面提升醫(yī)院管理質(zhì)量與服務(wù)能力，電子文件管理成為基層醫(yī)院實施科學管理的重要組要部分，管理好大量的電子文件是醫(yī)院必須履行的職責。

（二）電子文件管理是提高醫(yī)院管理效率的基礎(chǔ)工作。隨著現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展，醫(yī)院分科呈現(xiàn)越來越細的趨勢，靠人工開展的醫(yī)療服務(wù)難以滿足人民群眾的不斷需求，借助信息化發(fā)展成果達到精細化管理是醫(yī)院現(xiàn)代管理的必然之路。通過電子文件的運行實現(xiàn)信息共享、優(yōu)化流程、規(guī)范操作，提高管理效率和效能，電子文件的管理已成為醫(yī)院的一項基礎(chǔ)工作，電子文件管理是否規(guī)范體現(xiàn)了一個單位的管理狀況，反映出醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的能力。

（三）電子文件是醫(yī)院科學決策的依據(jù)。精細化管理的要求，帶來決策的復雜性，這就需要準確、全面的數(shù)據(jù)支撐，需要不同科目、多時期、綜合性的信息，用人工進行匯集是不現(xiàn)實的，只有靠電子手段展現(xiàn)歷史的和現(xiàn)行的資料，才能為醫(yī)院提供出科學決策的依據(jù)。

（四）電子文件的廣泛運用是提升醫(yī)院服務(wù)能力的有效途徑。根據(jù)新形勢下人民群眾需求的變化，進一步改善醫(yī)療服務(wù)，改進服務(wù)流程，創(chuàng)新方便人民群眾看病就醫(yī)的措施，各級醫(yī)院推行了電子病歷，建立互聯(lián)互通的大數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)了醫(yī)院提升服務(wù)能力的意愿，通過信息平臺向患者提供診療信息、費用結(jié)算、信息查詢等，盡量縮短患者在醫(yī)院候診、檢查、出具檢查報告、取藥等候的時間等，提高病人的滿意率。

三、目前基層醫(yī)院電子文件管理現(xiàn)狀

為提高醫(yī)療的服務(wù)能力，各級醫(yī)院開展了方興未艾的信息化建設(shè)，隨之產(chǎn)生的大量電子文件管理卻存在著滯后的現(xiàn)象，記憶失存，造成歷史空白，難以彌補。

（一）電子文件的法律證據(jù)作用未得到確立。在我國現(xiàn)行法律體系中，并未明確電子憑證真實性鑒定的程序和標準，《醫(yī)療事故處理條例》的“舉證倒置”，先認定醫(yī)務(wù)人員有罪，再由醫(yī)務(wù)人員提供證據(jù)證明自己有罪或無罪，法庭并不認可電子文件的憑證作用。各醫(yī)院不得不采用紙質(zhì)文件和電子文件同時運行的“雙套制”，“雙套制”的實施浪費了大量的人力、物力，痕跡管理在各醫(yī)院的管理中占據(jù)了重要位置，醫(yī)院陷入矛盾的境地，信息系統(tǒng)方便、高效，卻離不開人工紙質(zhì)作保障，醫(yī)務(wù)人員既要進行電子文件的操作，又擺脫不了紙質(zhì)病案，不開展信息系統(tǒng)建設(shè)影響醫(yī)院的發(fā)展，開展信息系統(tǒng)建設(shè)平添許多工作量，占用了醫(yī)務(wù)人員本應(yīng)用于救治患者的大量時間，電子文件淪為紙質(zhì)文件的副本。醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)活動在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中運行，而電子文件竟然不具備證明其活動的能力，不從法律上解決電子文件的證據(jù)作用，電子文件的健康發(fā)展依然是障礙重重。

（二）電子文件管理的隨意性。1.有人辦，無人管。電子文件在完成了運行程序后不予歸檔，處于自生自滅狀態(tài)。按照國家衛(wèi)計委的要求，各醫(yī)療機構(gòu)已實行電子病歷，行政文書也通過OA系統(tǒng)運轉(zhuǎn)，電子文件在業(yè)務(wù)處理過程中有人辦，但因檔案意識淡薄，相當一部分醫(yī)院將電子文件打印成紙質(zhì)后，電子文件檔案管理再無人問津。2.有保存，無管理。電子文件的內(nèi)容在物理載體上保存下來，但沒有保證其真實、完整、可用的系統(tǒng)管理，留存下來的電子文件僅是一般電子資料，缺乏說明其形成過程、管理過程的元數(shù)據(jù)而無法證明自己的歷史記錄性，并不具有真正的“檔案價值”。3.有管理，無規(guī)范。我國的電子文件管理各自為政，無統(tǒng)一規(guī)范，各行業(yè)根據(jù)自我需要探究電子管理的方法，管理軟件五花八門，作為基層單位，上級行業(yè)監(jiān)管部門較多，不同部門的要求不一樣，由于存儲格式、元數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，形成了各不相同的電子文件，為電子檔案的收集、歸檔、整理帶來巨大的困難，相當一部分電子文件處于流失狀態(tài)。4.軟硬件環(huán)境不配套，導致不可用。由于政出多門，各行業(yè)在程序設(shè)計時，只會考慮本行業(yè)、本部門的使用，不會顧及跨專業(yè)的問題，也不會主動溝通協(xié)調(diào)，更不會考慮憑證性信息的長期保存性，各軟件之間不匹配、數(shù)據(jù)無法交換、丟失現(xiàn)象隨處可見。信息化產(chǎn)品日新月異，軟硬件更新?lián)Q代頻繁，前些年存儲在軟盤上的數(shù)據(jù)現(xiàn)已無法讀取。

（三）電子文件信息安全亟待完善。電子文件從形成到歸檔保存，涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多人員，只要其中一項管理存在缺陷，就有可能造成信息泄露，由于沒有完整、有效、覆蓋電子文件全過程的管理措施，人們可以從信息系統(tǒng)上查閱、拷貝電子文件，并可隨身攜帶，有意無意地泄露了信息。電子文件易復制、易修改，如何體現(xiàn)文件的原始記錄性和固化性是電子信息安全的重要課題，電子信息安全問題不解決，電子文件的憑證作用難以確立，衛(wèi)生系統(tǒng)的“雙套制”將會長期存在下去。

（四）國家對電子文件管理滯后。各醫(yī)療機構(gòu)的電子文件管理是跟從醫(yī)院開展的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)開展多少，電子文件就管理多少，無全程控制，OA系統(tǒng)中的歸檔模塊也是屬于文書管理中的一部分，并不是嚴格意義上的檔案管理，且還有大量的文件未進入OA系統(tǒng)。電子文件是否管、如何管、管到什么程度都由醫(yī)院自行確定，電子病歷因國家衛(wèi)計委有統(tǒng)一要求，相比其他業(yè)務(wù)要規(guī)范。電子文件管理是自發(fā)和分散的，缺少國家層面的整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃和方法指導。我國不同地區(qū)、不同等級醫(yī)院發(fā)展不平衡，業(yè)務(wù)開展存在差異，電子文件管理跟著業(yè)務(wù)走，必然存在不規(guī)范、水平參差不齊、信息資源分散、重復投資等問題，即便開展了電子文件管理的醫(yī)院，面對眾多的方法、途徑，也不清楚哪一種最適用、最規(guī)范，只能“摸著石頭過河”。造成信息“孤島”，塊塊太多，又缺乏溝通協(xié)調(diào)，電子文件的交換、移交乃至長期保存都成為問題。

（五）用分段管理模式管理電子文件。文檔一體化的理論早已得到認可，但因體制原因，在實際工作中文書與檔案仍然采用分段管理模式，前端由各行政和專業(yè)部門負責，后端由檔案部門負責，二者之間缺乏溝通與協(xié)同，其標準規(guī)范、技術(shù)方法各不相同。在紙質(zhì)環(huán)境中文件內(nèi)容與載體緊密結(jié)合，管理過程的信息都反映在載體上，分段式管理多出現(xiàn)在重復操作上。在電子環(huán)境中電子文件的信息存儲分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固體載體，而前段質(zhì)量決定了后段質(zhì)量。只有國家對于電子文件長久保存的要求在電子文件形成階段就予以滿足，加強對各文件形成機構(gòu)的有效約束力和控制力，實現(xiàn)全程無縫對接，才能保證最終保存下來的是質(zhì)量合格的電子記憶。

（六）電子文件管理人才匱乏。電子文件管理復雜程度遠大于紙質(zhì)文件，對人員素質(zhì)提出很高的要求?；鶎俞t(yī)院檔案室一般由醫(yī)院辦公室管理，檔案工作人員或由辦公室人員兼任，或由即將退休的人員擔任，人員更換頻繁，有的甚至出現(xiàn)半年一換的現(xiàn)象;工作人員在接手檔案工作之前，從未經(jīng)過檔案專業(yè)知識的培訓，對于紙質(zhì)文件如何管都理不出頭緒，電子檔案更是摸不著頭腦;電子文件管理人員知識結(jié)構(gòu)單一、信息化技能普遍低下，由于人才匱乏，多數(shù)醫(yī)院不知道如何開展電子文件的管理。

四、改變現(xiàn)狀，科學管理電子文件

（一）建立完整的電子文件的管理系統(tǒng)。遵循電子文件管理的基本原理和規(guī)律，立足于現(xiàn)狀，從國家層面進行整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃，制定電子文件管理的法規(guī)、政策、標準、規(guī)范、制度、技術(shù)、方法等，推進電子文件的科學管理、完整保存和有效利用。通過規(guī)范程序，統(tǒng)一規(guī)格、格式，明確規(guī)則，確立文件的憑證作用，建立完整的電子文件的管理系統(tǒng)，使電子文件管理走上有序、科學的發(fā)展之路。

（二）加強電子文件管理人才隊伍建設(shè)。培養(yǎng)電子文件管理專業(yè)人才，建立文件與檔案管理職業(yè)資格認證制度，加大在職人員的培訓力度，建立全員培訓制，及時更新培訓內(nèi)容。

總之，要改變電子文件管理表面一片繁華，實則無序發(fā)展、無所適從的現(xiàn)狀，只有打破現(xiàn)行體制的限制，自上而下地從國家層面統(tǒng)一規(guī)劃，才能推進電子文件的科學發(fā)展。

【參考文獻】

[1] 檔案工作基本述語， DA/TA 1-2000.

[2] 張昌山.略論“大文件學科”. 檔案學通訊，1997（3）.

[3] 電子文件歸檔與管理規(guī)范 GB/T 18894-2002

第3篇：電子文件管理范文

一、基本思路

以利用為導向，以共享為目標，先易后難，逐步規(guī)范，這是青島市電子文件管理的基本思路。2002年電子文件管理起步時，有關(guān)電子文件許多具體問題還沒有從根本上解決，譬如電子文件的真實性問題、法定效力問題和存儲格式問題等，而如果等到這些問題全部解決再抓電子文件歸檔接收，還需要很長時間。在這種情況下，如果不加強管理，許多電子文件就會消失，造成資源的浪費。鑒于這種情況，青島市根據(jù)國家的有關(guān)標準和本地實際情況，開發(fā)了“易初檔案管理系統(tǒng)”，供各機關(guān)使用，有效地解決了相關(guān)標準和軟件技術(shù)問題。而對真實性問題，先從管理角度入手，即只要是按規(guī)定程序歸檔的，暫時視為有效的，即使有萬分之一的差錯，但畢竟還有紙質(zhì)檔案并存，何況多數(shù)利用者主要是利用檔案信息，不一定都作為法律憑證。在實施電子文件管理的過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。如果不實踐，就不可能發(fā)現(xiàn)問題，也不可能一步就達到盡善盡美。按照這樣的思路，自2002年以來，青島市在業(yè)務(wù)指導上把重點放在電子文件管理上，從軟件使用到質(zhì)量檢查，從數(shù)據(jù)管理到檔案利用，對各機關(guān)進行系統(tǒng)指導監(jiān)督，促使電子文件管理在較短的時間內(nèi)基本走上正軌。

二、管理模式

隨著經(jīng)濟和科技發(fā)展，黨政機關(guān)和各行各業(yè)都在采用計算機提高效率，加速現(xiàn)代化進程，隨之產(chǎn)生大量電子文件。電子文件操作方便，傳遞快捷，存儲空間小，具有傳統(tǒng)文件無可比擬的優(yōu)勢，但從目前的情況看，由于電子文件真實性、安全性還沒有完全解決，在很長一段時間將與紙質(zhì)文件并存，因此，電子文件管理必須與紙質(zhì)文件聯(lián)系起來考慮，實行“四同步”，即“同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”。

（一）同步歸檔：在文件生成、運轉(zhuǎn)過程中，我們要求各單位電子文件要制作紙質(zhì)拷貝，紙質(zhì)文件要進行數(shù)字化形成電子文件。文件歸檔時，由文書人員核對文件材料是否完整，同時核對其電子版本的真實性與原始性，如果不符合要求，文書人員重新制作電子文件，如果符合有關(guān)要求，則將電子文件保存到計算機硬盤中進行物理歸檔。

（二）同步著錄：電子文件在收文、發(fā)文登記及其流轉(zhuǎn)過程中按照公文處理的要求進行著錄，并隨文件的流轉(zhuǎn)而補充和確認，文件歸檔后，按照歸檔文件整理要求補充與電子文件相對應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)包含的檔案信息（如：全宗號、保管期限等），電子文件與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件共享這些著錄信息。未經(jīng)收發(fā)文處理的歸檔文件及電子文件著錄信息采取歸檔時集中錄入的方式進行。

（三）同步整理：我們認為同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本應(yīng)該采用相同的分類方法，具有相同的保管期限，在電子文件管理系統(tǒng)中確定電子文件的檔號，歸檔紙質(zhì)文件與其對應(yīng)電子文件使用相同的檔號，電子文件根據(jù)全宗號、年度、保管期限、件號等著錄信息生成存放路徑保存（如C:\DATA\000012003100001，其中“DATA”為規(guī)定的存儲電子版本的文件夾；“000012003100001”為存儲一件電子文件的文件夾，文件夾可通過全宗號、年度、保管期限、件號自動產(chǎn)生，其中第1-5位為全宗號；第6-9位為年度；第10位為保管期限，永久是“1”，長期是“2”，短期是“3”，第11-15位為件號。）。

（四）同步利用：在文件查閱時，利用者可以通過同一“檔號”，檢索到紙質(zhì)和電子兩種類型的同一文件。在提供利用時以電子文件利用為主，將可公開的電子文件在網(wǎng)上直接提供利用，另外還可通過刻錄光盤或復制軟盤提供利用。由于電子文件的真實性、憑證作用、法律效力尚未根本解決，因此在需要發(fā)揮檔案憑證性作用時，可按照同一件號調(diào)閱紙質(zhì)文件。

“四同步”管理模式可以充分利用文件管理的成果，提高了電子文件歸檔齊全完整程度，實現(xiàn)文檔一體化；可以使紙質(zhì)文件及其電子版本建立準確、可靠，即統(tǒng)一的標識關(guān)系；可以有效地發(fā)揮電子文件便于利用和資源共享的優(yōu)勢，又便于確保具有憑證依據(jù)作用的實體檔案的安全，是電子文件法律效力尚不明確階段檔案整理的較好模式。通過“四同步”方法管理電子文件及紙質(zhì)文件有利于對紙質(zhì)文件及其電子版本進行一致性的核對，提高電子文件的有效性和完整性；有利于縮短文件管理的時間，消除紙質(zhì)文件整理過程中不便利用的弊端；有利于避免文件管理時間過長容易造成歸檔材料丟失，使重要文件能夠及時整理歸檔；有利于檔案行政管理部門監(jiān)督指導，從網(wǎng)絡(luò)上檢查文件材料歸檔的情況，提高工作效率。

三、初見成效

我們在開展電子文件歸檔整理的同時發(fā)現(xiàn)，不能僅要求各單位歸檔、整理、移交電子文件，還要讓各單位充分感受到電子文件利用的好處，進而提高各單位實施電子文件歸檔的積極性，如果只給各單位檔案人員壓任務(wù)，要各單位增加投入而感受不到實惠，就很難全面推進電子文件歸檔的有效開展。為此，我們以電子文件資源共享為目標，并在信息共享方法上進行了研究探索，推動電子文件資源共享工作的全面開展。青島市電子文件信息資源共享工作總體分三個部分。首先是建設(shè)數(shù)字檔案室，利用局域網(wǎng)實現(xiàn)本單位電子文件信息共享，其次是建設(shè)青島市數(shù)字文件中心，依托全市電子政務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)面向全市各單位電子文件共享，第三是全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的館室一體化。

（一）依托數(shù)字檔案室，解決電子文件在各單位內(nèi)部利用問題。2004年，我們制發(fā)了《青島市機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)標準》，在市直機關(guān)開始數(shù)字檔案室建設(shè)?？紤]到各單位不僅僅利用新形成的電子文件，以前紙質(zhì)檔案的利用率也比較高的特點，我們在數(shù)字檔案室標準中提出“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，各單位不但要通過本單位局域網(wǎng)實現(xiàn)電子文件的收集、管理和利用，還要將室藏檔案全部數(shù)字化，在局域網(wǎng)上同時提供利用，使本單位工作人員“自助式”查閱檔案信息資源成為可能。目前，青島市已經(jīng)有30多家單位建成了數(shù)字檔案室，實現(xiàn)了電子文件網(wǎng)絡(luò)查詢。實踐證明，這種利用方式不但為各單位內(nèi)部實現(xiàn)信息資源共享奠定了基礎(chǔ)，而且為全市范圍內(nèi)的信息資源共享打好了基礎(chǔ)。

（二）依托青島市數(shù)字文件中心，實現(xiàn)全市機關(guān)電子文件信息資源共享。在全市數(shù)字檔案室建設(shè)全面啟動基礎(chǔ)上，為進一步提高電子文件資源共享水平，2004年，青島市檔案局開始建設(shè)青島市數(shù)字文件中心，借助青島市電子政務(wù)信息網(wǎng)建立電子文件歸檔、管理、利用一體化的工作平臺，實現(xiàn)全市各單位公開級電子文件的實時聯(lián)網(wǎng)查詢，在市直機關(guān)范圍內(nèi)開展電子文件信息資源共享。目前，各有關(guān)機關(guān)及其工作人員已逐步轉(zhuǎn)變檔案利用觀念，從在機關(guān)內(nèi)部四處找檔案員查閱相關(guān)文件，變?yōu)榧磿r利用青島市政務(wù)信息網(wǎng)上的檔案查詢模塊開展電子文件查閱，省時、省力、高效便捷。數(shù)字文件中心為各單位解決了文件查閱難題，實現(xiàn)了機關(guān)檔案信息資源共享，在全市各單位引起很大反響

第4篇：電子文件管理范文

電子文件管理在實際工作中的優(yōu)勢和作用

1.節(jié)約了人力、物力

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，在保存過程中，首先要按照總行文件要求劃分期限，還要在紙質(zhì)檔案上編制檔號，建立全引目錄，以便查找，同時在存放過程中還要占用一定的庫房空間。工行無紙化審批系統(tǒng)建立以后與綜合檔案管理系統(tǒng)充分進行銜接，短期文件只需在系統(tǒng)中進行電子歸檔，無須再打印紙質(zhì)檔案保存。電子文件直接取代了以往的紙質(zhì)文字材料，這在一定程度上節(jié)約了人力、物力。

2.簡化了借閱流程和遠距離借閱問題

傳統(tǒng)的檔案管理，保存的是紙質(zhì)檔案，如果工作需要借閱檔案，只能是到檔案部門現(xiàn)場調(diào)閱，在借閱手續(xù)完全符合條件的情況下，由檔案人員按照檔案檢索目錄進行手工查找，查閱完畢，還要重新放回檔案庫房，費時費力。而工行綜合檔案管理系統(tǒng)解決了這個難題，由綜合檔案管理員給部室或支行綜合檔案監(jiān)管員開通客戶端，查看本部室或支行的文件，不需要專程到現(xiàn)場借閱，只需要通過網(wǎng)上瀏覽即可，解決了遠距離借閱問題。

3.實現(xiàn)了文檔一體化管理的要求

檔案是重要文件的歸宿，電子文件和電子檔案聯(lián)系更加緊密，信息化條件下，電子文件和電子檔案管理的一體化是必然趨勢和客觀要求。工行在電子文件管理方面，由于公文審批系統(tǒng)與綜合檔案管理系統(tǒng)的啟動使用，大大方便了工作，擬稿人借助計算機完成初稿后，形成電子文件，然后通過公文審批流程逐級簽批之后，由機要保密部門登記發(fā)文，手工歸檔進入綜合檔案管理系統(tǒng)，由檔案部門根據(jù)電子文件的內(nèi)容來劃分保管期限，進行二次歸檔，保證了歸檔后電子文件的真實、完整和長期可讀性，從而全面實現(xiàn)了電子文件從形成、簽批、登記、發(fā)文、歸檔等一體化管理的要求。

4.提高了工作效率

傳統(tǒng)的檔案借閱，在查詢時比較繁瑣，需要借助于檔案全引目錄，找出文件的存放位置，再對應(yīng)找出實體檔案，費時費力。而工行綜合檔案管理系統(tǒng)的建立使用，要求檔案人員只需把電子文件全部錄入綜合檔案管理系統(tǒng)，然后通過系統(tǒng)功能進行查詢即可。在查詢時，輸入文號或標題中的關(guān)鍵字就可以直接查詢出要找的電子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到業(yè)務(wù)部門的普遍好評。

5.可以監(jiān)測業(yè)務(wù)檔案歸檔的及時性

2007年總工行投產(chǎn)了個貸檔案管理系統(tǒng)和法人客戶檔案管理系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門的PcM2003、CM2002系統(tǒng)充分對應(yīng)銜接起來，方便了查詢。檔案部門通過系統(tǒng)的查詢功能，可以掌握業(yè)務(wù)檔案歸檔的及時性，確保在總行文件規(guī)定的時間內(nèi)個貸、法人等業(yè)務(wù)檔案能夠及時移交歸檔，防止檔案流失，保證工行資產(chǎn)的安全。

6.解決了異地業(yè)務(wù)監(jiān)測問題

2007年總工行投產(chǎn)的個貸檔案管理系統(tǒng)和法人客戶檔案管理系統(tǒng)，具有直通車的功能，按照定制的系統(tǒng)管理員角色，總行不直接到現(xiàn)場檢查，就可以直接監(jiān)測到各一級分行和各二級分行檔案管理情況。通過非現(xiàn)場監(jiān)測，即通過系統(tǒng)查詢功能，找出要監(jiān)測的一級分行或二級分行，了解有關(guān)檔案歸檔情況，查看個貸或法人客戶某一筆貸款的影像、貸款合同、發(fā)放時間等貸款相關(guān)要素，找出問題所在，及時向有關(guān)分行檔案部門反映或進行通報。同樣一級分行也可以直接監(jiān)測到各二級分行，這樣就解決了異地業(yè)務(wù)監(jiān)測問題，節(jié)約了出差費用成本，提高了工作效率。

電子文件管理中存在問題

1.法人客戶檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門C1d2002系統(tǒng)銜接失調(diào)

工行CM2002系統(tǒng)是操作部分信貸業(yè)務(wù)的最主要平臺，自影像掃描功能投產(chǎn)后，影像查詢及下載功能為實際工作提供了較大便利，也為檔案部門進行電子文件的歸檔打下了堅實的基礎(chǔ)，檔案人員憑借信貸部門的掃描影像以及相關(guān)資料進行電子歸檔，但兩個系統(tǒng)銜接有時不太好，信貸部門通過CM2002系統(tǒng)把掃描的影像歸檔之后，檔案部門在法人客戶檔案系統(tǒng)中無法看到影像，造成電子文件無法歸檔，給工作帶來很大的影響。

2.電子文件錯刪之后，無法恢復，給工作造成不便

工行綜合檔案管理系統(tǒng)運用以來，需要定期進行刪除系統(tǒng)中的垃圾數(shù)據(jù)和錯發(fā)的電子文件，在刪除過程中會出現(xiàn)錯刪的情況，一旦錯刪，系統(tǒng)將無法恢復電子文檔，需要與機要保密部門溝通，對電子文件進行重新手工歸檔，增加了發(fā)文機構(gòu)的工作量，同時也不利于工作。

3.電子文件歸檔之后，系統(tǒng)無法看到電子文檔

工行在電子文件管理過程中，目前實行的是電子文件隨時歸檔制，改變了過去一般一年歸一次的狀況。在電子文件歸檔過程中，有些電子文件無法歸檔，原因是總行在開發(fā)綜合檔案管理系統(tǒng)軟件時，設(shè)計了對檔號重復的檔案不能重復歸檔。檔案人員在具體操作過程中，對個別電子文件進行歸檔時，系統(tǒng)提示檔號重復，而通過系統(tǒng)查詢又找不到該檔號，也看不到該檔號歸檔的電子文件，造成系統(tǒng)中檔案存放位置的缺失或不連續(xù)性。

4.分行之間綜合檔案管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一，造成系統(tǒng)指導困難

工行在系統(tǒng)開發(fā)利用中，二級分行和一級分行綜合檔案系統(tǒng)不銜接，畫面、軟件程序不一致，造成一級分行系統(tǒng)指導困難。對二級分行在系統(tǒng)運用中出現(xiàn)的問題，一級分行無法及時幫助解決。

5.無紙化公文審批流程呈現(xiàn)操作流程較長、操作不適應(yīng)的狀況

具體表現(xiàn)為：系統(tǒng)遇業(yè)務(wù)高峰時運行較慢、逐級審批經(jīng)手人員較多，如遇簽批人出差，就會造成公文審批受阻，無法使整個審批流程繼續(xù)運行，同時各級人員職責分工不明確，仍存在雙軌制操作等。

應(yīng)采取的對策

1.加強部門之間的互動溝通

針對法人客戶檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門CM2002系統(tǒng)銜接失調(diào)問題。建議總行在開發(fā)軟件或系統(tǒng)升級過程中，業(yè)務(wù)部門和檔案部門要充分進行溝通，通過系統(tǒng)這個平臺，把兩個部門的業(yè)務(wù)充分聯(lián)系起來，以便于工作。

2.建立健全系統(tǒng)管理

工行綜合檔案管理系統(tǒng)推廣運用已經(jīng)將近十年，通過系統(tǒng)的逐步升級換代，綜合檔案系統(tǒng)的功能正在逐步健全，對加強電子文件管理、方便工作利用、提高檔案管理水平起到了很大的促進作用。針對系統(tǒng)在運用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，建議總行要及時增加補丁予以補救，以保證系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。

3.電子文件的安全系數(shù)有待提高

目前工行在實際工作中，借閱電子檔案的人數(shù)居多，只要符合借閱手續(xù)，可以直接把電子文件通過NOTES發(fā)到借閱人信箱，這在很大程度上存在安全隱患。因此，檔案人員在借閱檔案時，一定要嚴格把關(guān)，認真審查，借閱單在經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批簽字以后，還要檢查所借電子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，嚴禁通過網(wǎng)絡(luò)傳輸借閱，只能現(xiàn)場調(diào)閱，以保證電子文件的安全性。

4.做好電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

由于系統(tǒng)升級以及其他方面的影響，可能會造成部分電子文件丟失，為防止此類情況發(fā)生，檔案部門除了日常工作中在溫濕度、防磁等方面，要注意保護電子文件，發(fā)現(xiàn)問題，隨時向科技部門反映外，同時還要積極配合科技部門做好電子檔案的拷貝、備份工作，科技部門要對電子檔案離線做好準備工作，按照總行要求，有計劃、有步驟地開展電子檔案離線工作，確保電子文件的完整無缺。

5.對電子化審批流程進行整合

建議通過系統(tǒng)的不斷升級、完善，審批權(quán)限的合理配置，以及流程的合理整合，最終達到責任制項下直接審批制，減少中間環(huán)節(jié)相關(guān)人員的審批流程，為電子化審批流程開辟綠色通道。

6.完善業(yè)務(wù)部門和檔案部門的系統(tǒng)對接

第5篇：電子文件管理范文

系統(tǒng)建設(shè)成為每個形成和保管電子文件單位的嶄新且重要的工作內(nèi)容。然而，在電子文件種類繁多、業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)各異、包括人才在內(nèi)的專業(yè)資源有限的情況下，各單位如何建設(shè)合格的系統(tǒng)，逐漸成為當下文件、檔案管理領(lǐng)域需要回答的現(xiàn)實問題。本文采用文獻研究法和案例研究法，從與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系、主導方式、部署方式等角度對ERMS建設(shè)的模式進行總結(jié)，繼而分析其適用性。

一、ERMS和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系

一個單位若要建設(shè)ERMS，首先要考慮的問題之一就是本單位有多少個業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能產(chǎn)生電子文件，需要加以管理。因單位規(guī)模、業(yè)務(wù)的不同，這個答案的差異性較大。2010年4月，筆者分別走訪了北京市地稅局和北京市發(fā)展和改革委員會，兩個單位對此問題的答案依次是50多個和70多個，這還不包括桌面級的應(yīng)用。事實上，決定啟動ERMS建設(shè)的單位，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)量一般都在幾十個左右。

如此之多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的文件類型、數(shù)量、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差異性較大，ERMS的實現(xiàn)方式也不可能單一。筆者曾經(jīng)在2004年闡述了獨立、包含、嵌入等三種業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMs的關(guān)系，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMS相對獨立，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包含完整的ERMS，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中內(nèi)嵌ERMS的前端控制模塊。國際檔案理事會(ICA)2008年頒布的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則和功能要求》，提供了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件的管理方案，分別為：(1)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)文件管理功能；(2)將文件元數(shù)據(jù)輸出到ERMS中，而文件還保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；(3)將文件及其元數(shù)據(jù)直接輸出到ERMS中加以管理。

根據(jù)ERMs和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交互方式以及與之相伴的文件和元數(shù)據(jù)的存儲方式，可以總結(jié)出獨立式、嵌入式、整合式、互聯(lián)式四種ERMs建設(shè)模式。其特點比較如表1所示。

1.獨立式

所謂獨立式，就是ERMs相對獨立于形成文件的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，后者可通過應(yīng)用程序接口(API)向ERMS輸出文件及其元數(shù)據(jù)，文件及其元數(shù)據(jù)集中于ERMS保存管理。這種組合模式延續(xù)了紙質(zhì)文件前后端分離管理的做法，對應(yīng)于現(xiàn)有的組織分工模式，較為通行。在此模式中，ERMS相對被動，被動接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交的數(shù)據(jù)，需要在相應(yīng)管理制度的配合下，強化業(yè)務(wù)系統(tǒng)主動提交文件及其元數(shù)據(jù)的行為。由于向ERMS輸出數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能有多個，往往需要定制開發(fā)多個接口才能完成數(shù)據(jù)的順利交接，這將增加協(xié)調(diào)和實施的成本。

2.嵌入式

所謂嵌入式，是指在業(yè)務(wù)系統(tǒng)自行開發(fā)完善ERMS的功能，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)電子文件的捕獲、維護和處置。換句話說，ERMS嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中成為其子模塊，比如財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)中自帶的文件(檔案)管理模塊，嵌入到郵件系統(tǒng)中的電子郵件歸檔管理軟件等。在此模式中，包含ERMS功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，往往只能管理本系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)，適用于業(yè)務(wù)文件數(shù)量大，對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)依賴性強，業(yè)務(wù)流程較為規(guī)范的情況。這種模式有利于特定業(yè)務(wù)文件的專業(yè)化管理和利用。但是，如果一個單位僅采用該模式，那么就會在整體上造成文件信息的分散，若需開展全局性的利用，則還須借助于其他系統(tǒng)。

3，整合式

從某種意義上，可以將整合式理解為獨立式和嵌入式的結(jié)合，整個ERMS分為兩大部分，一部分嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實時捕獲文件及其元數(shù)據(jù)；另外一個部分則集中保管維護文件及其元數(shù)據(jù)。這種模式兼具了獨立式和嵌入式的優(yōu)點，既能捕獲來自多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件，又能集中機構(gòu)的信息資產(chǎn)，并以統(tǒng)一的方式加以維護和開發(fā)利用。目前構(gòu)建在內(nèi)容管理平臺(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用該模式，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERMS之間的集成要求較高。

4.互聯(lián)式

互聯(lián)式強調(diào)的是ERMS和業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互訪問數(shù)據(jù)的便利性，兩者可以相互獨立，也可以像整合式一樣將部分ERMs功能模塊嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。其區(qū)別在于整合式集中保管所有的電子文件及其元數(shù)據(jù)，而互聯(lián)式的ERMS僅保存文件元數(shù)據(jù)，文件則仍然保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，ERMS負責維護元數(shù)據(jù)和文件之間的關(guān)聯(lián)，始終保證二者之間的互聯(lián)。這種模式適用于業(yè)務(wù)文件對原系統(tǒng)環(huán)境的依賴性強的單位，通常需要業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供訪問接口，以便從ERMS查找利用文件。

二、ERMS建設(shè)的主導方式

大多數(shù)單位從市場上購買產(chǎn)品而非本單位自行研發(fā)ERMS，根據(jù)主導市場采購和系統(tǒng)實施的力量的不同，ERMS建設(shè)模式也可以劃分為用戶引導型、廠商引導型和上級主導型。其特點比較如表2所示。

1.用戶引導型

所謂用戶引導型，是指ERMS建設(shè)單立，即用戶單位在市場采購和系統(tǒng)實施扮演主導角色。這樣的ERMS建設(shè)單位，往往用有“明白的用戶”，即充分了解本單位業(yè)務(wù)特點、文件管理需求、IT環(huán)境、管理規(guī)范陽管理文化的專業(yè)人員，他們對于電子文件管理方法和要求有清晰的認識，能夠主導ERMS建設(shè)的方向，在與廠商的談判、溝通，產(chǎn)品二次開發(fā)以及方案驗收的過程中，處于主動的位置，用戶參與ERMS建設(shè)的程度較深，系統(tǒng)開發(fā)周期相對較長。用戶引導型的系統(tǒng)建設(shè)方式，有助于保證系統(tǒng)滿足用戶單位的個性化需求。因用戶水平的不同，ERMS實施效果可能存在差異。

2.廠商引導式

所謂廠商引導型，是指產(chǎn)品提供方，即廠商在市場采購和系統(tǒng)實施扮演主導角色。很多單位沒有貫通文件(檔案)管理和IT管理的復合型人才，故而被動地選擇廠商引導型的建設(shè)方式。由廠商提供包括業(yè)務(wù)咨詢、工作規(guī)劃、制度建設(shè)、軟硬件集成等全方位的解決方案。采用該模式的用戶單位，系統(tǒng)實施周期短，見效

快，同時也面臨個性化需求未得到滿足的風險。廠商的系統(tǒng)實施經(jīng)驗和能力在很大程度上決定了其系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量。

3.上級主導型

所謂上級主導型，是指ERMS建設(shè)單位只能選用上級主管部門指定或者統(tǒng)一采購的產(chǎn)品。這里的上級主管部門包括兩類，一類是橫向的檔案行政主管部門，另一類是縱向的行業(yè)主管部門或者企業(yè)集團。如加拿大安大略省也通過統(tǒng)一采購程序，指定了省政府機關(guān)ERMS唯一的產(chǎn)品供應(yīng)商Opentext。我國也有很多地方、行業(yè)系統(tǒng)通過行政手段指定特定政府機關(guān)采用一定的檔案管理軟件。

若上級主管部門指定產(chǎn)品質(zhì)量較高，那么該模式則有助于橫向或縱向水平上的系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)和信息的共享。該模式最大的風險就是上級主管部門指定產(chǎn)品質(zhì)量可能存在缺陷，此外，還可能存在難以滿足用戶單位的個性化需求，對于用戶單位既有系統(tǒng)建設(shè)投資保護不足等缺點。若試圖主導下級單位ERMS建設(shè)的主管部門不止一個，指定的ERMS產(chǎn)品不止一個的話，則對下屬單位而言是一場災(zāi)難。筆者了解到上海某區(qū)財政局，出于各種原因分別擁有3個辦公自動化系統(tǒng)和3個檔案管理系統(tǒng)，且同時在用，造成資源浪費、數(shù)據(jù)分散、數(shù)據(jù)不一致等。

三、ERMS的部署方式

以上兩種視角的模式分析，均站在個別ERMS建設(shè)單位的立場。下面將立足于全局，從ERMS的部署方式來分析三種ERMS的建設(shè)模式，分別是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系統(tǒng)及其中數(shù)據(jù)的受控程度有別，其特點比較如表3所示。

1.分散式

所謂分散式，即各單位自行部署ERMS，包括自行采購、安裝、運行和維護系統(tǒng)等。這是目前主流的ERMS建設(shè)模式。該模式對每個單位的文件管理、IT管理資源提出較高的要求。在這種模式下，控制各單位文件管理規(guī)范化的手段只能是由主管部門制定相關(guān)標準。

然而，并非每個單位都有足夠的文件管理、IT管理的資源；集中專業(yè)化的人力、設(shè)備、軟件資源，為更大范圍內(nèi)電子文件管理工作提供支持，是社會發(fā)展和IT建設(shè)發(fā)展的基本要求。隨著系統(tǒng)建設(shè)集約化程度的提高，集中式和分布式依次出現(xiàn)。

2.集中式

所謂集中式，即由一家單位統(tǒng)一規(guī)劃、采購、安裝、運行和維護一定范圍內(nèi)的多家單位的ERMs，軟硬件集中部署，數(shù)據(jù)集中存儲。目前的技術(shù)條件下，系統(tǒng)維護單位可以借助于云服務(wù)的方式向各個用戶單位提供ERMS存儲、平臺和(或)應(yīng)用服務(wù)。集中式的系統(tǒng)建設(shè)模式，必然伴隨著系統(tǒng)維護方和使用方之間服務(wù)模式的改變。

根據(jù)部署范圍的不同，集中式主要分為以下兩種情況。

(1)行政區(qū)劃范圍內(nèi)的集中式。即一定行政區(qū)劃范圍的機構(gòu)，通常是政府機關(guān)，統(tǒng)一采購實施ERMS。比如杭州市檔案局于2009年年底啟動的“杭州市電子文件中心”項目，即采用集中式的系統(tǒng)建設(shè)模式。不同于國內(nèi)其他很多地方政府電子文件中心，該局籽工作任務(wù)的重點放在為各黨政機關(guān)統(tǒng)一建設(shè)、部署ERMS上，各單位通過集中部署在杭州市檔案局的ERMS，管理本單位的電子文件及其元數(shù)據(jù)。也就是說，各單位ERMS建設(shè)任務(wù)集中于檔案局。這意味著數(shù)字環(huán)境下的檔案局面向各立檔單位的服務(wù)功能得以拓展，除了提供政策規(guī)范、業(yè)務(wù)指導和永久文件保存的服務(wù)之外，還提供系統(tǒng)建設(shè)、部署和維護的服務(wù)。據(jù)筆者了解，香港、澳門等地都在考慮這種基于云計算的集中式建設(shè)模式上。

(2)行業(yè)范圍內(nèi)的集中式。即面對某行業(yè)范圍的機構(gòu)集中部署同一套ERMS，包括政府行業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)集中部署和企業(yè)集團系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一部署的情況。前者如北京市地稅局，該局自2010年開始建設(shè)面向全市地稅機關(guān)的電子稅務(wù)申報原件管理系統(tǒng)，該ERMS內(nèi)嵌于產(chǎn)生電子文件的核心征管系統(tǒng)，與核心征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)大集中的建設(shè)模式相匹配，ERMS也將采用集中式。后者如中石油天然氣股份有限公司，該公司2006年建成了面向中石油機關(guān)和所屬單位的統(tǒng)一的ERMS，該ERMS內(nèi)嵌于辦公自動化系統(tǒng)(OA)，所有電子文件服務(wù)器都部署在中心站點。根據(jù)筆者的調(diào)研，由于內(nèi)嵌于OA的ERMs主要只能管理來自O(shè)A的電子公文，所以中石油自2009年啟動整合式的綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，同樣采用集中部署的方式。

集中式最大的挑戰(zhàn)有兩個：第一，系統(tǒng)維護方的服務(wù)能力問題，系統(tǒng)維護方應(yīng)保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完整、安全和可用，這需要恰當應(yīng)用數(shù)據(jù)中心建設(shè)和維護的新理念和新方法。第二，不同用戶單位個性化的應(yīng)用需求問題。很多單位之所以將嵌入式作為集中部署ERMS的起點，就是因為采用嵌入式的用戶單位，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)是統(tǒng)一的，這就極大地削減了業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)而給ERMS的統(tǒng)一存儲和管理帶來的困難?；谕瑯拥脑?，杭州市檔案局盡管部署的是獨立的ERMS，不過在項目一期，選擇了采用統(tǒng)一OA的13家試點單位，先行完善了OA，為二期ERMS的開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。

3.分布式

分布式可以理解成集中式和分散式的綜合。仍然由一家單位統(tǒng)一規(guī)劃、采購、監(jiān)管多個單位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考慮，所有數(shù)據(jù)并不采用大集中的存儲模式，部分單位的ERMS可能需要部署在本地，數(shù)據(jù)也存放在本地。相比集中式，分布式更為靈活，更容易滿足個別單位的個性化需求。但是，總部對于分布于本地的系統(tǒng)、管理流程、數(shù)據(jù)的控制力度就會下降。為實現(xiàn)全局性的信息利用和信息同步，則需要耗費額外的工作量。

四、模式選擇

任何一個形成、管理和利用電子文件的單位，首先需要判斷本單位是否需要建設(shè)ERMs這樣的專業(yè)軟件，不是每個單位部需要以獨立軟件的方式來管理電子文件。如果確需建設(shè)ERMS，那么至少需要從業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)文件的特點、管理人員的專業(yè)化程度、本單位所處政策環(huán)境等方面加以分析，從而決定ERMS的建設(shè)模式。

第6篇：電子文件管理范文

[關(guān)鍵詞]OAIS　電子文件管理　生命周期

[分類號]G27

電子文件管理系統(tǒng)(electronic record managementsystem，ERMS)是在政府機構(gòu)內(nèi)部使用的，包括技術(shù)、管理、法律、標準、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以實現(xiàn)文件、檔案的科學管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。根據(jù)“我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究”課題組的調(diào)查數(shù)據(jù)，可以看出絕大多數(shù)ERMS開發(fā)缺乏成熟通用的模型支持，因此存在功能不完善、開發(fā)不規(guī)范、維護不標準的問題，并不能算作真正意義上的ERMS。

ERMS最重要的一個功能是對電子文件的長期保存，而在國際信息資源領(lǐng)域受到廣泛關(guān)注的開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(The Reference Model for an OpenArchival Information System，簡稱OAIS)正是一項基于數(shù)字信息長期保存與獲取的標準模型，其目的與電子文件全生命周期管理是基本一致的，應(yīng)該可以成為電子文件管理實踐的參考模型，實際上0MS完全可以成為電子文件管理實踐的模型。由于0AIS專注于概念與術(shù)語，主要是一個概念模型，不完全是一個邏輯模型，直接用其來指導電子文件全生命周期管理的實踐還具有一定的難度，需要對其進行拓展。本文通過對國外0AIS研究現(xiàn)狀的分析評述，盡可能分析其對我國電子文件管理的啟示。

1　OAIS研究現(xiàn)狀

國內(nèi)外關(guān)于OAIS的研究深入、全面，既有理論方面的論述，更多的是和實踐結(jié)合的項目研究，許多研究是對OAIS的延伸。以下結(jié)合0AIS的核心內(nèi)容，從幾個方面進行總結(jié)。

1.1　OAIS功能模型的實體擴展

OAIS將其功能模型的6個功能實體分解為二級模塊，對二級模塊的功能也做了明確的說明，但對這些功能怎么實現(xiàn)、實現(xiàn)時與其他模塊的功能交互與數(shù)據(jù)交換卻沒有進一步的說明，這也是一些研究者抱怨OAIS可操作性不強的主要原因。針對這一問題，一些學者開展了富有意義的研究。

ERPANET(Electronic Resource Preservation andAccess Network)設(shè)計了攝取(Ingest)的工作流圖，認為攝取策略的關(guān)鍵目標是流程的自動化，對于攝取的標準、方法論與技術(shù)、法律與政策、人員做了初步分析。Kevin Glick和Eliot Wilczek將OAIS參考模型攝取實體的功能具體化為兩個部分：協(xié)商提交協(xié)議、轉(zhuǎn)移與確認。然后將這兩部分又分為87個步驟，對攝取實體工作流進行了詳細描述。

1.2　文件格式管理

OAIS參考模型中文件生成者向OMS提交信息包，生成者需要和OMS協(xié)商好提交的形式和內(nèi)容，文件的格式管理是一個很重要的內(nèi)容。Grauer M J、How-ley L K、Kopena J B和Regli wC等人認為文件格式管理是OAIS參考模型中的一個基本內(nèi)容，提出一種基于RDF的文件格式管理方法。Stephan Strodl、AnderasRauberd等人認為需進一步對保存規(guī)劃實體進行細化，將保存規(guī)劃與攝取實體的相關(guān)功能緊密結(jié)合起來，修改OAIS預定的文件保存格式，允許接收新的文件格式。

1.3　信息模型與元數(shù)據(jù)

國外數(shù)字資源長期保存項目的元數(shù)據(jù)格式一般都建立在嚴格的理論框架和細致的研究過程基礎(chǔ)上，比較詳細地定義了用于描述數(shù)字信息長期保護的元數(shù)據(jù)元素和子元素集合，這個理論框架最常見的就是OAIS，許多機構(gòu)或?qū)W者提出的元數(shù)據(jù)方案與OAIS信息模型的組織方式一致，如CEDARS、中文元數(shù)據(jù)方案、NEDLIB等。即使有不完全一致的，也會聲明參考了OAIS，并做到了與OAIS信息模型的完全映射，如NLA，沒有明顯采用OAIS模型，但表示從OAIS中得到啟示，宣稱其元數(shù)據(jù)可以準確向OAIS信息模型映射。

1.4　OAIS模型的實現(xiàn)

Helen Hockx―Yu認為，OAIS可用來對不同類型的數(shù)字存儲系統(tǒng)進行規(guī)劃和設(shè)計，但不是所有的OAIS設(shè)計功能都需要在一個單一存儲系統(tǒng)中得到實現(xiàn)，即可以對OAIS模型進行分解，而不一定要把OAIS作為一個整體來實現(xiàn)。

Jaqueline Spence提出了OAIS―SIMPLEX的觀點，機構(gòu)可以根據(jù)自己的可用資源與建設(shè)存檔系統(tǒng)的動機(incentive)來決定實施OAIS的復雜性、OAIS角色的分配以及建立映射以遵循OAIS的層次。

1.5　數(shù)字存儲倉庫(digital repository)的研究

數(shù)字存儲倉庫是一切基于OAIS系統(tǒng)的核心。Perla Innocenti、Andrew Mchugh、Seamus Ross與RaivoRuusalepp等人提出了數(shù)字存儲倉庫的10個特征：維護數(shù)據(jù)對象；組織適應(yīng)性；法律和制度；有效的政策；收集和攝取標準；完整性、真實性和可用性；起源；分發(fā)；保存規(guī)劃與行動；適當?shù)募夹g(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。他們進一步分析了信息數(shù)字倉庫應(yīng)具有識別風險與優(yōu)先考慮風險、減少風險發(fā)生的可能性、建立有效的應(yīng)急機制以減輕發(fā)生風險影響的能力。

1.6　其他相關(guān)問題研究

OAIS參考模型的主旨就是為了數(shù)字信息的長期保存，涉及到多個學科，內(nèi)容廣泛。許多學者從不同角度對其進行了研究。

Paul Wheatley在OAIS框架下從成本核算的角度對數(shù)字保護的生命周期進行研究；LaPlant Lisa、Zwaard Kate等人對基于OMS的系統(tǒng)進行了信息內(nèi)容真實性與完整性的研究；Nancy MeGovern從組織、技術(shù)、協(xié)作等方面對基礎(chǔ)設(shè)施與OAIS的一致性進行了研究；Dirk Roorda研究了OAIS框架下如何將電子文件遷移到XML格式。

2　OAIS研究評述

2.1　起步較晚，發(fā)展迅速；成果很多，問題不少

國際上，學界對OAIS的研究起步比較晚――從1995年NASA的CCSDS推出0AIS算起，不過只有十幾年的時間。而國內(nèi)對于OAIS的研究更晚，最早能查到的公開發(fā)表的論文是圖書情報學界張曉林教授2001年發(fā)表的關(guān)于數(shù)字信息長期保存問題的文章，而國內(nèi)檔案界最早研究OAIS的文章則發(fā)表于2007年。

國外對OAIS的研究較多，既有相關(guān)組織對OAIS的系統(tǒng)解讀，對OAIS功能模塊、信息模塊的擴展研究，也有學者對OAIS相關(guān)內(nèi)容的深入研究，取得了較為豐碩的成果，一些基于OAIS的系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)方案陸續(xù)出

現(xiàn)。國內(nèi)最初對OAIS是引進介紹、全面解讀。近一兩年，對OAIS的研究開始深入、具體，出現(xiàn)了一些論文和基于OAIS的系統(tǒng)，如李春旺與張曉林關(guān)于可信工作流的研究、中國科學院檔案館系統(tǒng)、國家圖書館的數(shù)字保存系統(tǒng)等。

但問題依然存在。從國外看，對OAIS的研究存在很大的拓展空間，如OMS功能模塊各功能實體以及模塊可操作性的延伸、OAIS對于電子文件憑證價值的作用與實現(xiàn)、可信的基于OAIS的系統(tǒng)框架等。國內(nèi)對OAIS的研究更多還是在研讀階段、不夠深入，研究成果可操作性不強，難以直接對實際工作進行直接指導。電子文件管理項目沒有通用功能需求，沒有通用的功能模型，受軟件開發(fā)商主導因素影響太大，一些號稱是基于OAIS的電子文件項目僅僅套用了OAIS參考模型的外形，并沒有實現(xiàn)OAIS的功能，電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)還是沿用普通的軟件開發(fā)模式。這種軟件生產(chǎn)商主導的模式，限于其對檔案與電子文件前沿理論的理解，其模型構(gòu)建必然局限于現(xiàn)有工作的實際，映射出的實際系統(tǒng)也必然是現(xiàn)實檔案工作的反映。OAIS模型必須有更深入的研究與擴展，才會有較強的對實踐的指導意義。

2.2　研究重心向?qū)嵶C傾斜

近年來，學界對OAIS的應(yīng)用展開了相應(yīng)的研究。一些學者提出了基于OAIS的系統(tǒng)建設(shè)框架、基于OAIS信息模型的元數(shù)據(jù)方案，盡管某些研究離OAIS的功能還有一定差距，但這些探索是有益的，為將來基于OAIS的電子文件管理項目開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。

對于電子文件管理的研究也是如此。電子文件管理是一個全生命周期管理的過程，其基礎(chǔ)理論研究是上世紀電子文件管理研究的主流方向。2000年以來，電子文件管理基礎(chǔ)理論基本明確，研究重點迅速向?qū)嶋H問題傾斜。馮惠玲教授在電子文件管理國家戰(zhàn)略中提出的“國家數(shù)字檔案館計劃”是研究向?qū)嵶C傾斜最有力的一個例證。

2.3　研究呈多學科發(fā)展趨勢

多學科發(fā)展是指研究領(lǐng)域多學科交叉、滲透、互聯(lián)。OAIS的研究呈現(xiàn)多學科發(fā)展的趨勢，通過論文前述的內(nèi)容可以看出，0AIS研究者有檔案學者、信息管理學者、計算機專家、經(jīng)濟學家、管理學家等。

電子文件管理也是一個涉及到檔案學、計算機科學、信息管理學、公共管理學、經(jīng)濟學、法學、行政管理學等領(lǐng)域的跨學科的研究領(lǐng)域?！皣覕?shù)字檔案館計劃”要從管理體制、制度、技術(shù)、方法等方面為全國電子文件管理體系奠定基礎(chǔ)，必然需要不同學科學者的共同努力。不同學科對OAIS的研究必將促進國家數(shù)字檔案館的建設(shè)。

2.4　研究力量的多元化

在國外，有不同性質(zhì)的研究機構(gòu)包括國際性組織和非政府的民間組織，積極參與電子文件管理與OAIS的研究工作，取得了豐碩的研究成果。InterPARES就是一個眾多國際專家參與的國際性項目，前兩期成果集成了各國許多優(yōu)秀實驗基地的經(jīng)驗，制定出一系列電子文件管理的原則、方法、指南、模板、功能需求等，這些成果在全球產(chǎn)生了廣泛的影響，成為美國ERA等許多項目研發(fā)的重要基礎(chǔ)和指南。

3　對我國電子文件管理的啟示

3.1　加大對電子文件管理項目開發(fā)與設(shè)計的方法論研究

傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的開發(fā)遵循從現(xiàn)實手工系統(tǒng)的工作流著手，通過實際工作業(yè)務(wù)調(diào)研、向工作人員詢問等方法，描繪出其業(yè)務(wù)流程，通過對業(yè)務(wù)流程的抽象建立其邏輯模型，再用軟件工程的方法將邏輯模型轉(zhuǎn)化為物理模型，最后經(jīng)過編程與試運行，新的信息系統(tǒng)開發(fā)就算成功了。這個過程的前提是現(xiàn)實系統(tǒng)(手工系統(tǒng)或計算機系統(tǒng))的工作流比較清晰，工作人員對業(yè)務(wù)需求比較明確。實際上現(xiàn)有的檔案管理軟件正是這樣一個開發(fā)過程。

但這樣的開發(fā)過程對于我國電子文件管理系統(tǒng)并不完全適用，原因就是檔案管理人員對于電子文件管理業(yè)務(wù)的需求不清晰，尤其是基層的檔案工作人員由于計算機與電子文件管理知識結(jié)構(gòu)的不合理使其無法提出相關(guān)的功能需求，而我國電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求規(guī)范尚未出臺，這種情況下開發(fā)出的電子文件管理項目必然會有很大的盲目性與功能的欠缺。

因此，我國的電子文件管理項目的實施必須要有方法論做指導，目前我國這方面的研究基本為空白?；诖?，從電子文件管理系統(tǒng)的建模出發(fā)，引入OAIS，致力于構(gòu)建一套適合我國電子文件管理系統(tǒng)實施的方法論，是十分必要的。

3.2　拓展對OAIS的研究

2002年OAIS成為ISO國際標準以來，許多專家從各自的角度對OAIS進行拓展，使其更加具有可操作性。筆者于2011年6月對中國期刊全文數(shù)據(jù)庫以O(shè)AIS為主題進行檢索，得到學術(shù)文獻79篇，以O(shè)AIS為篇名進行檢索，得到文獻39篇。在檢索得到的研究文獻中，真正對OAIS參考模型進行拓展研究的不過數(shù)篇。

從國外的研究看，一些基于OAIS的研究或項目都是在OAIS的框架內(nèi)或?qū)ζ?個功能實體進行細分，或?qū)ζ湓獢?shù)據(jù)模型進行具體化。國內(nèi)相關(guān)研究很少，尤其是OAIS功能模型的6個功能實體的細分幾乎沒有，這在很大程度上限制了OAIS參考模型的實際應(yīng)用。

考慮到國內(nèi)外電子文件管理體制、方法等的不同，應(yīng)在對國外相關(guān)研究梳理的基礎(chǔ)上，嘗試根據(jù)我國電子文件管理的實際對OAIS參考模型進行拓展，對OAIS功能模型各個實體的子功能再進行細分，直到分解到不可再分的操作為止，尤其是對起關(guān)鍵作用的攝取(ingest)實體(即“收集”)進行細分，使其成為一個適合我國電子文件管理實踐的真正的邏輯模型。對于OAIS的信息模型也需要實例化，細化出電子文件的元數(shù)據(jù)模型。這將對我國電子文件管理項目的實踐起到指導作用，對于我國電子文件管理通用功能需求也有一定的參考價值。

3.3　構(gòu)建基于OAIS的可信電子文件管理項目框架體系

電子文件管理項目雖然在我國出現(xiàn)了數(shù)量上的井噴，但很多是低水平的重復，一個很重要的原因是既沒有通用的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，也沒有一個可以作為示范甚至借鑒的電子文件管理項目。

電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，是由一系列相互關(guān)聯(lián)、相互作用的各種因素的集合?；陔娮游募芷诤蚈AIS參考模型，構(gòu)建一個基于OAIS的可信電子文件管理項目框架體系，重點關(guān)注綜合檔案館電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)，通過軟件系統(tǒng)的開發(fā)來實現(xiàn)其規(guī)范化要求，從標準體系、制度、技術(shù)、方法等方面為綜合檔案館電子文件管理提供一個可操作的解決方案。該框架體系應(yīng)該包含可信電子文件庫、可信電子文件管理流程、通用公共服務(wù)、標準等。

可信的電子文件庫是一個能在現(xiàn)在和將來對其所保存的電子文件向用戶提供可靠的、長期訪問的文件存儲庫，類似于國外數(shù)字存儲倉庫，是ERMS的數(shù)據(jù)存儲基礎(chǔ)設(shè)施；可信的電子文件管理流程是電子文件長期保存的保證，可信流程是對原有管理流程的優(yōu)化與重組，刪除錯誤的流程、改進低效的流程、增加缺失的流程，它和可信的電子文件庫一起組成了ERMS的物理核心，實現(xiàn)系統(tǒng)的功能，通過流程重組建立可信的流程，實現(xiàn)電子文件的長期保存與提供利用；通用公共服務(wù)提供一系列功能和機制為系統(tǒng)生成可信的環(huán)境，同時提供多種工具識別，增強電子文件的真實性、完整性與可讀性；標準和政策是系統(tǒng)設(shè)計與實施的依據(jù)。

參考文獻：

第7篇：電子文件管理范文

1．轉(zhuǎn)變觀念，提高認識

傳統(tǒng)的科技檔案管理主要是對紙質(zhì)文件進行驗收、歸檔，而新時期的科技檔案管理必須包含CAD電子文件的歸檔與管理，否則科技檔案的歸檔就不完整，企業(yè)的核心技術(shù)安全也得不到有效的監(jiān)控。CAD電子文件的歸檔管理不同于紙質(zhì)文件的歸檔管理，檔案部門必須具備基本的接收、管理硬件設(shè)施和相應(yīng)的管理平臺（軟件）。CAD電子文件的歸檔管理是企業(yè)實現(xiàn)科技檔案信息化管理基礎(chǔ)工作之一。企業(yè)只有實現(xiàn)了科技檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的各種局限，從而實現(xiàn)科技檔案信息資源科學管理和高效利用。

2．制定標準，明確要求

CAD電子文件的歸檔管理是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案部門單靠自身的力量遠遠不夠，必須與文件形成部門及信息技術(shù)部門相互合作。因此，企業(yè)必須參照國家及檔案行業(yè)相關(guān)標準，制定出切實可行的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，明確規(guī)定CAD電子文件的歸檔范圍、類型和相應(yīng)的文件格式，對電子文件的運行環(huán)境、操作平臺等要求進行必要的說明，確保CAD電子文件歸檔的完整性、準確性、有效性。

3．及時歸檔，確保質(zhì)量

雖然企業(yè)各部門平時都做了一些電子文件的整理或保存工作，但由于設(shè)備老化或頻繁更新，導致很多CAD電子文件在設(shè)備更新過程中丟失。為避免此類情況3的發(fā)生，技術(shù)人員在完成CAD電子文件的最終審定后，必須及時通過計算機網(wǎng)絡(luò)向檔案部門移交，即邏輯歸檔；檔案部門對歸檔的CAD電子文件應(yīng)及時進行整理、鑒定、編目，并集中下載到可脫機保存的光盤等載體上，即物理歸檔，以確?？萍紮n案的完整收集和安全保存。

4．提高技能，適應(yīng)需求

CAD電子文件被檔案部門正式接收后，就成為企業(yè)科技檔案的重要組成部分。在電子環(huán)境中，如果檔案人員不能積極介入CAD電子文件的形成和保管過程，那么就不可能更好地對其進行鑒定、保存、編目或者提供利用。因此，檔案人員必須在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案管理平臺，科學有效地接收管理CAD電子文件，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需求。

5．全程控制，確保質(zhì)量

CAD電子文件在定稿、打印成底圖之后，極易被忽視。它們或遭隨意增、刪、改，或被無意清除，或被新文件覆蓋，致使原有的文件面目全非，失去了歸檔、保管的意義。因此，企業(yè)必須嚴格執(zhí)行有關(guān)標準，規(guī)范CAD電子文件的形成、批準、審批、審定、邏輯歸檔等環(huán)節(jié)要求，使其歸檔準確、完整、有效。

6．定期核查，及時整改

CAD電子檔案的收集、歸檔，必須經(jīng)過版本鑒定，僅做簡單的整理與保存，將可能導致其版本與底圖不一致。因此，必須定期對邏輯歸檔的CAD電子檔案進行核查。重點核查歸檔文件是否完整，檔案形成過程的手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔要求，等等。對不符合要求的應(yīng)立即退回原移交部門，限期整改，確保CAD電子檔案與圖紙的一致性。

第8篇：電子文件管理范文

關(guān)鍵詞：電子文件管理；問題；對策

計算機技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得各個單位的辦公自動化水平越來越高。業(yè)務(wù)活動中交流和溝通的手段，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向以計算機為中介，以文字、圖像、聲音為表現(xiàn)形式的電子媒體轉(zhuǎn)變。檔案管理工作也由此發(fā)生了深刻變革，越來越多的公務(wù)活動將依賴于電子媒體而進行。由公務(wù)活動的電子化而產(chǎn)生的大量電子檔案，需要保存的數(shù)量越來越多，檔案管理的難度也越來越大。在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的今天，如何借助信息網(wǎng)絡(luò)，既將各個部門形成的電子文件納入統(tǒng)一集中管理，又能滿足利用者的需要？作者將就電子檔案管理中存在的問題及解決辦法談幾點認識。

1 電子文件的作用

電子文件作為新生事物，它具有傳統(tǒng)文件形式無法比擬的優(yōu)勢。電子文件由于記錄密度大、存儲空間小、易增刪修改等特點，給管理和提供利用帶來了極大的方便，電子文件的可共享性，使我們可以充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在方便快捷的同時為多個利用者提供便利服務(wù)。利用計算機技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用效率和管理效率。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。曲靖市第三人民醫(yī)院于2005年1月開始使用醫(yī)院建成的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺和計算機專用軟件和接受電子文件，實現(xiàn)了院內(nèi)辦公無紙化，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦事效率，節(jié)約了時間和辦公經(jīng)費，提升了醫(yī)院管理的自動化、現(xiàn)代化水平和整體形象。實現(xiàn)辦公自動化以后，所形成的電子文件在計算機信息中心的服務(wù)器上進行存儲。電子文件的存檔實行雙軌制，既存儲電子文件，又存儲紙質(zhì)文件，由計算機信息中心負責電子文件的整理、立卷和歸檔工作。實現(xiàn)辦公自動化以后，使檔案人員騰出了時間和精力，能夠更好地從事檔案信息資源的開發(fā)，較好地發(fā)揮檔案部門作為文件管理中心和檔案信息利用中心的作用。

2 存在的問題

電子檔案的管理在我國，特別是在我院還屬于起步階段，缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的、標準的管理制度要求，因此不可避免地存在著一些問題。主要表現(xiàn)在：

2.1 電子檔案的歸檔和保存存在不規(guī)范性。電子檔案使檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作逐步向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理已被檔案管理人員所普遍接受，而電子檔案的管理作為一個新生事物，它與之前的紙質(zhì)檔案及其管理有著很大的不同。電子文件的歸檔內(nèi)容較廣泛，既有文字，又有數(shù)據(jù)、表格和音像等。由于沒有統(tǒng)一的規(guī)范標準，從而使電子文件的整理歸檔產(chǎn)生了較大的難度和許多技術(shù)問題。

2.2 電子文件是以磁性介質(zhì)為載體的，與傳統(tǒng)載體的紙張相比較，存在性能不穩(wěn)定、保存時間短的實際問題。

2.3 雖然電子檔案的出現(xiàn)，提高了工作效率，但由于大多數(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差，缺乏必要的計算機知識，不能熟練操作計算機，給電子文件的歸檔和管理帶來了許多不便。這就需要檔案管理人員加強學習，提高自己的綜合素質(zhì)，從而能夠熟練掌握和操作計算機。

3 電子檔案的管理對策

第一，研發(fā)和制定統(tǒng)一的、規(guī)范的、標準的電子檔案管理軟件和電子檔案管理制度，這是當務(wù)之急。有了規(guī)章制度，才能使工作有章可循，使電子檔案的管理更趨標準和規(guī)范。

第二，改善保管和保護條件。由于電子文件的介質(zhì)比較不穩(wěn)定，對保管條件要求較高，所以改善保管條件顯得尤為重要。為了防止因計算機的更新?lián)Q代導致無法讀取電子文件，必須把電子文件統(tǒng)一存儲為通用格式，使電子文件更具獨立性，即使在新的軟硬件環(huán)境下同樣可以繼續(xù)使用。保存一段時間后，根據(jù)電子文件的內(nèi)容和數(shù)量的實際，最好將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存刻錄在光盤上保存。光盤每4年轉(zhuǎn)儲一次。必須注重防火、防水、防靜電，確保存放安全，保持電源穩(wěn)定，合理控制溫濕度，保持庫房清潔。對磁（光）盤的保存，環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)控制在40-50%，溫度應(yīng)控制在攝氏14-24攝氏度。

第三，鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也存在著技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以單獨使用并不安全。最好是電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，這樣既可以解決歸檔文件的憑證和依據(jù)作用，又便于提供利用。

第四，掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。應(yīng)更新觀念，加強學習。由于計算機的廣泛普及和應(yīng)用，辦公自動化已成為一種趨勢和必然。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。作為檔案管理人員，不僅要有必備的檔案管理知識，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習和掌握。要緊跟時代潮流，解放思想，更新觀念，檔案管理工作者要接受全新的信息資源管理理念，開展檔案的現(xiàn)代化管理，加強學習，努力提高自己的綜合素質(zhì)。結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才，做到能夠熟練運用計算機對電子文件進行編輯、整理、歸檔和編研，從而為實際工作提供利用，使檔案館（室）由檔案保管中心向檔案信息利用服務(wù)中心轉(zhuǎn)變。

參考文獻

第9篇：電子文件管理范文

關(guān)鍵詞：OAIS；可信電子文件；電子文件管理系統(tǒng)；體系構(gòu)建

中圖分類號：TP29 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 11-0000-01

System Construction of Trusted Electronic Document Management System

Based on OAIS

Yang Zhi

(China Petroleum,Lanzhou Petrochemical Company,Automation Research Institute,Beijing Project Department,Beijing 100007,China)

Abstract:For the archives,the spread of information technology and development to the new opportunities it brings,but also for document management have a very severe test.The construction of electronic document management system is an extremely complex problem that requires taking into account the technical,legal,institutional and other issues.This article will talk about the credibility of 0AIS based electronic document management system to build.

Keyworde:OAIS;Trusted electronic documents;Electronic document management system;System construction

一、可信電子文件與可信電子文件管理系統(tǒng)介紹

可信的電子文件就是那些完整性和真實性都能夠得到確定的電子文件，與

紙質(zhì)文件不同的是，電子文件很容易被中途截取和篡改而不會留下任何痕跡，所以電子文件在傳輸和管理過程中都會碰到很多難以想象的問題[1]，并不能完全保證電子文件的完整性。為了確保電子文件的可信性，目前企業(yè)或者單位都會使用數(shù)字簽名技術(shù)來為電子文件保駕護航。當然電子文件的可信性也會隨著各種技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生相應(yīng)的變化，技術(shù)更新?lián)Q代很快，而舊有的電子文件在當時的技術(shù)條件下可以確保文件的可信性，但是隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，舊有的技術(shù)可能已經(jīng)被破解，在新的技術(shù)環(huán)境下已經(jīng)失去安全保障。此時電子文件是否可信就需要區(qū)別地看待，必須進行深入且詳細的研究。

可信電子文件管理系統(tǒng)就是一個能夠起到保障電子文件可行性的管理體系，就是進入此系統(tǒng)的電子文件在經(jīng)過一段時間的保管后仍然能夠完整地進行輸出，那么這樣的系統(tǒng)就可以稱之為可信電子文件管理系統(tǒng)[2]。一般來說，可信電子文件管理系統(tǒng)需要滿足以下五個條件：首先是其設(shè)計和實施必須要符合相關(guān)的政策與法規(guī)，還有相應(yīng)的行業(yè)標準；其次是即使保存電子數(shù)據(jù)的設(shè)備發(fā)生意外或者其他未知變化時，系統(tǒng)也要保證其文件能夠被完整輸出；第三個必須要滿足的條件是系統(tǒng)內(nèi)部需要設(shè)置審計功能，一旦系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)生異常，系統(tǒng)需要及時地跟蹤到并盡量阻止異常的發(fā)生；第四，系統(tǒng)應(yīng)該能夠提供多種識別工具，這樣才能增強電子文件的可讀性與真實性；第五，系統(tǒng)有具備各種保障文件可信的功能和機制，以免信息丟失。

二、基于OAIS的可信電子文件管理系統(tǒng)的體系構(gòu)建

要構(gòu)建可信電子文件管理系統(tǒng)首先必須要建立起一個可信電子文件庫，這是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲設(shè)施，也是整個系統(tǒng)運作的核心[3]?？尚烹娮游募炱鋵嵕褪潜ＷC用戶能對其保存的文件進行長期的、可靠的訪問的文件庫，其基本功能就是要對數(shù)字信息進行維護，以保證將來文件可以被方便利用。相應(yīng)的檔案機構(gòu)必須要提供相應(yīng)的經(jīng)費和人員保證電子文件庫的長期正常運行，這是構(gòu)建可信電子文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在。

其次要規(guī)范電子文件管理的工作流程。以O(shè)AIS功能模型為參照，可信電子文件管理系統(tǒng)的主要流程至少要包括文件接收、存儲、系統(tǒng)管理、電子數(shù)據(jù)管理、文件的保存規(guī)劃以及文件的訪問這六個具體功能。所以的這些工作流程都有可能對電子文件可信性產(chǎn)生影響，必須多加小心。囿于篇幅，本文僅僅對文件移交、格式管理這兩個流程進行分析。文件移交過程中最為重要的工作就是要保證文件生成為能夠生成高質(zhì)量的SIP，也就是要將文件內(nèi)容與文件的元數(shù)據(jù)一起封裝。但是文件生成者可能在登記和處理文件元數(shù)據(jù)時有所遺漏，造成文件管理出現(xiàn)問題[4]。因此在移交過程中必須要保證文件生成者按照特定的格式、標識符以及創(chuàng)建的規(guī)則生成SIP，以提高文件移交、系統(tǒng)接收的自動化程度。在格式管理這個工作流程中，由于電子文件的生成格式紛繁復雜，因此檔案館在進行管理時必須對各種文件格式和保存活動進行長期的分析，以確保不會出現(xiàn)潛在的文件信息損失。

第三，電子文件管理系統(tǒng)還需要提供一定的安全服務(wù)，構(gòu)建一定的標準體系，這樣才能確保電子文件不受攻擊。電子文件管理系統(tǒng)需要提供的安全服務(wù)包括數(shù)據(jù)完整、真實以及文件的不可抵賴，這些安全服務(wù)對于管理系統(tǒng)來說是不可或缺的[5]。目前我國在這方面中主要采用的是數(shù)字簽名技術(shù)，在電子文件移交之前就用數(shù)字簽名對文件進行認證。

三、結(jié)束語

雖然信息技術(shù)不斷發(fā)展，保證電子文件可行性的技術(shù)日益先進，電子文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建也越來越完善，但筆者認為，單單從技術(shù)上解決問題并不是根本的解決之道。電子文件的管理涉及到法律與制度，要增強電子文件的可信性，必須要從制度和法律層面加強對電子文件的管理。制度與技術(shù)二者結(jié)合，才能對竊取電子文件信息的行為進行根本性的杜絕。

參考文獻：

[1]劉越男．提升電子文件管理系統(tǒng)質(zhì)量的路徑分析[J]. 檔案學研究，2010（05）：83

[2]李宏艷．電子文件管理問題之管見[J]. 黑龍江檔案，2010（04）：44

[3]覃美娟．電子文件管理過程中的幾個問題[J]. 檔案，2006（04）：09