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一、醫院安全保衛工作檔案管理的作用
醫院的安全保衛工作檔案是對曾經工作中發生及遇到的狀況的真實記錄,能夠充分為現實的安全保衛工作服務。首先,它具有一定的憑證作用。由于檔案客觀地記載了歷史情況,是歷史的真實憑證,因此可以為現實工作查考并處理問題提供服務。其次,檔案具有一定的參考作用。檔案不僅對曾經工作中遇到的情況有所記錄,同時也記錄了在以往安全保衛工作進行中的形勢變化、思想發展、工作成果以及經驗教訓等,為現實工作考查和借鑒,提供了巨大的參考作用。第三,檔案還具有一定的服務作用。一般安全保衛工作的檔案都具有大量豐富的內容,能夠為安全保衛工作組織相關機構進行科學研究、教學、宣傳教育和現實工作等提供必要的服務。
二、醫院安全保衛工作中的檔案管理分類
醫院的安全保衛工作檔案管理一般分為兩類:即文書檔案管理和業務檔案管理。文書檔案管理主要包括有關領導部門下發的一些重要文件;安全保衛機構的工作計劃、報告、總結、會議記錄和統計報表等文書材料;安全保衛工作條例、規章制度、評選先進工作者和積極分子等登記表以及相關事跡材料;安全保衛機構內部辦公設備及財產的登記表和賬目等。業務檔案,主要包括治安工作檔案(如各重點部位或要害部位確定的根據、批準材料、報告、防護設備和措施;治安、刑事案件的立案及調查處理材料等)、消防工作檔案(如火災、火情事故發生的情況記錄、調查報告、結論報告、火災隱患及相關治理整改情況、消防設備的設置時間和部位等等)、政保工作檔案等(年度信息工作檔案、突發事件及處理情況、醫院內部政治案件的相關調查、偵察及處分結論等材料)。
三、醫院安全保衛工作檔案的特點
醫院安全保衛工作檔案具有如下特點:第一,多樣性。醫院安全保衛工作檔案的內容多、數量多、類別也多。其中既有調查檔案、案件檔案、重要項目的安全保衛檔案、重大事故檔案,同時還有文書檔案、治安處罰檔案、監督及改造檔案等。第二,現實性。醫院安全保衛工作檔案是對現實安全保衛工作的記錄及積累,又為現實安全保衛工作提供直接服務。第三,動態性。醫院安全保衛工作檔案會隨著工作手段的變化及問題性質的改變而發生轉化。第四,機密性。安全保衛工作由于在實施過程中可能會涉及到一些保密事件或黨政機密性文件,因此,安全保衛工作檔案具有很強的機密性。
四、醫院安全保衛工作中的檔案管理措施
(一)建立信息化、標準化檔案管理。建立標準化檔案管理,就是指對檔案工作的各項內容進行標準化要求。包括分類規則、組卷的格式、檔案文獻的編纂規則、檔案著錄及標引規則等。在標準化的基礎上,充分利用計算機等現代化科學技術,對檔案的保存、管理及處置提供系統化管理,以期獲得更高的工作效率、經濟及社會效益。例如,規范檔案整理和標引、著錄工作的標準化,然后利用計算機軟件建立相關的檔案數據庫系統,有計劃、有目標地將光盤技術和縮微技術應用到檔案的管理工作中,實現檔案的數字化、信息化、網絡化系統管理。提升醫院安全保衛工作檔案管理的自動化、便利化及高效化,進而提高其工作效率、使用價值及經濟效益。
(二)提高醫院安全保衛工作檔案管理人員的綜合素質。醫院安全保衛工作檔案管理質量及水平的高低,并不取決于檔案管理人員的數量,而是取決于檔案管理人員的專業技術、工作方法、整體素質以及科學的管理體制等綜合因素。因此必須提高醫院安全保衛工作檔案管理人員的綜合素質。例如,當前醫院安全保衛工作檔案管理人員,主要是臨床專業或其他非檔案管理專業的人員,素質水平參差不齊。因此,要想真正提高檔案管理工作的服務質量,使檔案管理逐步實現全面的規范化、專業化、統一化標準,必須提升相關工作人員的綜合素質。首先,在對檔案管理工作人員的選拔上,采取公開招聘,公平競爭的方式。選擇時要注意挑選社會關系相對簡單、思想素質較好,并擁有較強專業技能的檔案管理專業人才。并給予優厚的待遇條件,確保其能夠踏實穩定地開展檔案管理工作。其次,對于當前在崗的檔案管理工作人員,可以對其專業技能層次進行劃分,并邀請檔案局具有豐富實踐技能的專家或專業人才,對他們進行檔案專業知識及技能培訓。同時還要對他們的計算機應用知識和英語的必要聽說讀寫能力提出一定的學習要求,使其真正能夠適應新時期的信息化、國際化檔案管理模式。另外,還應該定期對醫院安全保衛工作檔案管理人員進行專業理論知識及實踐技能的檢測。采用優勝劣汰的方式,逐漸優化檔案管理工作的人員結構。